Các Giai Đoạn Trong Đàm Phán Hợp Đồng

như vậy đàm phán trong hợp đồng gồm mấy giai đoạn ?Đàm phán trong hợp đồng gồm 6 giai đoạn, bao gồm các giai đoạn:Giai đoạn 1: giai đoạn chuẩn bịGiai đoạn 2: giai đoạn tiếp xúcGiai đoạn

CÁC GIAI ĐOẠN TRONG ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG

( đàm phán là gì? Và mục đích của đàm phán?)

Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác Đó là quá trình giao tiếp có đi

có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những

quyền lợi đối kháng Mà mục đích của đàm phán là sự tìm kiếm sự nhất trí giữa các bên thông qua đối thoại vì vậy đàm phán trong hợp đồng là một bước rất quan trọng, phản ánh sự thành công của chủ thể đàm phán

( như vậy đàm phán trong hợp đồng gồm mấy giai đoạn ?) Đàm phán trong hợp đồng gồm 6 giai đoạn, bao gồm các giai đoạn:

Giai đoạn 1: giai đoạn chuẩn bị

Giai đoạn 2: giai đoạn tiếp xúc

Giai đoạn 3: giai đoạn đàm phán

Giai đoạn 4: giai đoạn kết thúc- ký hợp đồng

Giai đoạn 5: rút kinh nghiệm

Để hiểu rỏ hơn thì ta sẻ tìm hiểu từng giai đoạn

Giai đoạn 1: giai đoạn chuẩn bị

Giai đoan này được xem là giai đoạn quan trọng nhất,

quyết định 70% kết quả đàm phán vì thế ở giai đoạn này chúng ta cần lập ra kế hoạch và chuẩn bị các thông tin cho cuộc đàm phán

 Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán:

+xác định

đối tượng của hợp đồng

hình thức của hợp đồng:văn bản, lời nói, email, fax,

…

phương thức kết giao hợp đồng: trực tiếp, chào hàng,

…

luật áp dụng, tìm hiểu về luật,

đánh giá lại những điểm mạnh, điểm yếu của mình

và đối tác

+ tìm hiểu thông tin

thông tin về hàng hóa

thông tin về thị trường

thông tin về đối tác

+chuẩn bị

địa điểm ký hợp đồng

thời gian ký hợp đồng

thiết lập phương án thay thế khi không đạt được thỏa thuận

 Cụ thể trong hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất gắn liền ta cần:

 Xác định cụ thể đối tượng của hợp đồng có bao gồm tài sản gắn liền với đất k,…

 Chọn hình thức hợp đồng là văn bản

 Phương thức kết giao: trực tiếp

 Xác định luật áp dụng: luật dân sự, đất đai, …

 Tìm hiểu trước về chỗ đất sẽ mua: có nằm trong dự án quy hoạch k, có tranh chấp không, nếu để ở và kinh doanh thì tìm hiểu thêm dân cư xung quanh,…

 Tham khảo giá đất hiện hành để đưa ra quyết định đúng đắn

 Tìm hiểu về chủ của mảnh đất: có phải chủ thực k, có đồng sở hữu với ai k,…

 Chuẩn bị địa điểm và thời gian ký hợp đồng phù hợp với đôi bên và có thống nhất trước

 Chuẩn bị điều khoản khác khi k đạt được thỏa thuận -Trên cơ sở chuẩn bị chung, ta cần tiến hành kỹ các vấn đề sau trước khi đàm phán:

 Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng

 Xác định mục tiêu đạt được và giới hạn của sự thỏa thuận

 Đánh giá lại điểm mạnh và điểm yếu của chính mình

 Thiết lập giải pháp tốt nhất khi không đạt được sự thỏa thuận

 Thăm dò những vấn đề, những mối quan hệ tiềm ẩn trong những yêu sách của đối tác

 Cần trao đổi nội bộ về những thông tin liên quan đến đối tác trước khi đàm phán xảy ra

 Cân nhắc những lý lẻ và lập luận mà đối tác có thể sử dụng, dựa vào đó chúng ta sẻ tìm được những biện pháp thích hợp để đối phó

 Tìm những vấn đề có thể ảnh hưởng đến kết quả của cuộc đàm phán

 Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử

Và sau khi đã chuẩn bị cho cuộc đàm phán thì ta nên lập phương án đàm phán

Lập phương án đàm phán:

- Mục tiêu đàm phán cần đạt được là gì ?

+Mục đích mà các bên muốn hướng tới

- Phương thức đàm phán sẽ tiến hành như thế nào ?

+Đàm phán qua thư tín

+Đàm phán qua điện thoại

+Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp

- Đối tượng đàm phán sẽ tiếp xúc là ai ?

+ Tìm hiểu người sẽ đàm phán ( quan hệ nhân thân, ngành nghề, tiểu sử,…)

- Những nội dung chi tiết (về mẫu mã, về giá cả, hay về thời gian giao hàng…) cần bàn bạc thống nhất giữa các bên đàm phán

- Đưa ra những biện pháp khắc phục khó khăn nếu có

Ví dụ: Hợp đồng mua nhà:

- Mục tiêu đàm phán:

+ Bên mua: Mua được nhà, được giao nhà và giấy từ đầy đủ

+ Bên bán: Bán được nhà, được thanh toán đầy đủ đúng thời hạn

- Phương thức đàm phán:

Có thể qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp Nhưng với những hợp đồng mang tính chất quan trọng nên gặp trực tiếp hơn

- Đối tượng đàm phán sẽ tiếp xúc:

+ Kiểm tra quan hệ nhân thân: Đã kết hôn chưa

+ Tìm hiểu nghề nghiệp, năng lực hành vi, có tiền sử phạm tội không,

- Nội dung chi tiết:

+ Bản vẽ chi tiết ngôi nhà, giấy pháp xây dựng, giấy chứng nhận quyền sỡ hữu, kiểm tra ngôi nhà có đang bị tranh chấp, kê biên quy hoạch hay không,

+ Xem xét giá cả phù hợp

+ Thời gian giao nhà: Càng sớm càng tốt

sau khi lập phương án đàm phán thì sẻ tiến hành đàm thử

tiến hành đàm phán thử

Sau khi đã có sự chuẩn bị kỷ, thì ta nên gặp gỡ, trao đổi qua thư từ, điện thoại hay những buổi gặp mặt để thử đàm phán nhằm thăm dò thái độ, quan điểm của bên đối tác như thế nào, thì khả năng trong đàm phán thật sẻ càng chắc chắn hơn có như thế thì ta mới có điều kiện đánh giá lại toàn bộ thông tin đã thu thập được, kịp thời điều chỉnh lại phương

án cho thích hợp

Giai đoạn 2: tiếp xúc

Để tiến tới đàm phán chính thức thông thường các bên phải tiến hành tiếp xúc với nhau để trao đổi những thông tin cần

thiết Trong quá trình tiếp xúc với đối tác cần chú ý:

 Thời điểm tiếp xúc:

 Giai đoạn tiếp xúc thường được tiến hành trước khi cuộc đàm phán chính thức được xảy ra

=> Trước khi bước vào cuộc đàm phán, đôi bên cần dành ra một ít thời gian nói về những vấn đề không liên quan gì đến đàm phán khiến đôi bên cảm thấy hứng thú như: về thời tiết, về thể thao, phim ảnh, tin tức trong ngày, v.v…

 Phương thức tiếp xúc:

 Có thể tiếp xúc trực tiếp hoặc gián tiếp bằng cách trao đổi thông tin qua điện thoại hoặc Email

=> Tùy thuộc vào kế hoạch, mục đích, dự định ban đầu của mình mà đưa ra quyết định sẽ tiến hành phương thức tiếp xúc trực tiếp hay gián tiếp đối với hợp đồng để đảm bảo tính phù hợp, xác thực và đem lại kết quả thành công cho cuộc đàm phán giữa đôi bên

 Môi trường tiếp xúc:

 Tạo ra bầu không khí tin cậy và có thành ý hợp tác

=> Tạo không khí tiếp xúc Để cuộc thương lượng đạt kết quả thì việc tạo ra bầu không khí cởi mở, tin cậy lẫn nhau, thành thật hợp tác là vô cùng cần thiết

 Trình tự tiếp xúc:

 Ban đầu đôi bên tiến hành chào hỏi

=>Thể hiện sự tôn trọng, hiếu khách, hòa nhã, lịch sự, thái

độ hợp tác nghiêm túc, tác phong làm việc chuyên nghiệp

và điều quan trong hơn hết chính là để lại ấn tượng tốt đẹp đầu tiên trong lòng của đối tác để có thể mong muốn tiến

xa hơn cả về kế hoạc dự định ban đầu, mở rộng và gắn kết các mối quan hệ cũng như tạo niềm tin đối với các bên tham gia đàm phán hợp đồng

 Tiếp theo trao đổi hợp đồng và đặt vấn đề cần đàm phán trong hợp đồng

=>Trong quá trình trao đổi hợp đồng 2 bên cần phải cung cấp cho nhau những thông số cần thiết, đặc biệt là những thông tin về ưu thế của mình Bởi vì nếu đối tác không biết được ưu thế hoặc không có được nhận thức cụ thể, đầy đủ

về những ưu thế mà doanh nghiệp có được thì các ưu thế hay nói cách khác là những thế mạnh của doanh nghiệp đó cũng không thể phát huy được tác dụng của chính nó.Và đồng thời hướng đến vấn đề quan trọng cần đàm phán trong hợp đồng để đi đến quyết định thống nhất cuối cùng dựa trên mục đích, sự bình đẳng, tự nguyện, ý chí và lợi ích của các bên

 Cuối cùng là việc thăm dò đối tác ( về những ưu thế và hạn chế của họ) để điều chỉnh mục tiêu và kế hoạch

=>Nhằm mục đích điều chỉnh mục tiêu và kế hoạchsao cho phù hợp với điều kiện, cách thức trong nội dung của cuộc đàm phán giữa các bên nhưng vẫn không làm ảnh hưởng, hoặc thay đổi quá nhiều cũng như làm giảm đi giá trị ban đầu của hợp đồng

như vậy nhiệm vụ cần đạt được của giai đoạn này đó chính

là giới thiệu các thành phần quan trọng trong một hợp đồng bao gồm: đối tượng(thành viên tham gia), trình tự tiếp xúc

để bàn bạc giải quyết vấn đề đồng thời xây dựng bầu không khí thuận lợi kích thích sự quan tâm, thu hút các khách hàng tiềm năng tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động cùng phát triển và quan trọng hơn hết là phải nắm được quyền chủ động trong thương lượng, đạt được mục tiêu ban đầu đề ra

Ví dụ:

Công ty X muốn ký kết hợp đồng mua bán nhà với Công ty

Y, hai bên đã liên hệ và thống nhất với nhau có một buổi gặp mặt tại nơi Z để cùng bàn bạc, trao đổi về vấn đề mua

bán nhà, đất Ngay từ lần gặp đầu tiên trong quá trình đàm phán các bên bao gồm có người Đại diện Công ty và các

thành viên liên quan đã thể hiện cũng như thực hiện tốt và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần có của giai đoạn tiếp xúc như thể hiện mong muốn hợp tác, thái độ chân thành, tôn trọng, tác phong nghiêm chỉnh, tạo không gian thoáng, cơ

hội rộng mở, niềm tin trong đối tác… Để đi đến mục đích cuối cùng trong của giai đoạn tiếp xúc là thực hiện được mục tiêu đặt ra cho sự khởi đầu của việc mua bán nhà đất.

giai đoạn 3 đàm phán:

 đưa ra đề nghị và lắng nghe đối tác:

 đưa ra đề nghị: khi đưa ra đề nghị ta cần chú ý

 đưa ra các yêu cầu một cách hợp lý

 trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặc chẽ có căn cứ

 đảm bảo sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ đàm phán

 luôn nhớ tới lợi ích cơ bản

 không nên sử dụng cách nói yếu mềm trong đàm phán

 lắng nghe đối tác: để có thể lắng nghe một cách tốt nhất ta cần phải chú ý:

 không được ngắt lời đối tác ngay cả khi họ đang nói những thông tin sai lệch

 kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp

 chỉ nói những điều cần thiết

 thường xuyên tóm lược lại những gì cần nói theo cách của mình

 tránh bị lạc đề

 tránh xa sự xao lãng, tập trung vào vấn đề

 nhận và đưa ra nhượng bộ

 khi cuộc đàm phán đã đi vào giai đoạn giữa thì các vấn đề sẽ trở nên rõ ràng hơn và lúc này việc tránh cho hai bên chuyển sang tâm lý đối kháng là một điều rất quan trọng, vì khi đó bên đối tác sẻ rất dể biết được

rằng bạn đang tìm ra một phương án để cả hai bên cùng có lợi hay bạn dùng thái độ cương quyết để giữ lấy thế thượng phong

 nếu lập trường hai bên theo hai hướng khác nhau thì khi bắt đầu chúng ta nên đồng tình với quan điểm bên đối tác sau đó áp dụng phương pháp 3F( feel-felt-found) cảm giác- cảm nhận- phát hiện để xoay chuyển được cục diện tình hình

 phá vở sự bế tắc:

 đôi khi trong đàm phán, khi các bên đều cảm thấy không thể nhượng bộ nhau được nữa, cuộc đàm phán

sẻ dừng lại và có nguy cơ tan vỡ nếu gặp phải tình huống này thì chúng ta có thể chọn một trong hai cách

để phá vỡ bế tắc

 đơn phương phá vỡ bế tắc bằng nhiều kỹ thuật khác nhau như: lợi dụng mâu thuẫn; nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn công; tập trung vào nhân vật chủ chốt; thay thế cán bộ đàm phán;tập trung vào phần lợi ích chứ không tập trung vào lập trường;

 tiến tới sự thỏa thuận

 cái đích của đàm phán là tiếng tới thỏa thuận, càng tiến gần tới tới thỏa thuận thì cuộc đàm phán càng trở nên tinh tế hơn vì vậy mà chúng ta cần phải tập trung,

cố gắng sử dụng những kỹ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất

giai đoạn 4: kết thúc – ký hợp đồng:

sau khi đàm phán thì ta cần chú ý các vấn đề sau:

 thảo luận nội bộ để đánh giá việc thực hiện phương án đàm phán

 rút kinh nghiệm

 xác nhận lại với bên đối tác những điều còn chưa rõ khi đàm phán

 soan thảo hợp đồng hoặc chỉnh sửa lại hợp đồng nêú

đã lập sẵn

bên cạnh đó cần phải lưu ý các điểm sau:

 hợp đồng không được có nhũng điều khoản trái với pháp luật hiện hành cũng như sự thỏa thuận của hai bên

 hợp đồng cần được trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng từ ngữ mập mờ gây khó hiểu

 đối chiếu các điều khoản với thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán

 ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng phải là ngôn ngữ cả hai bên đều thông dụng

Nếu kết thúc đàm phán và hai bên đã đạt được thỏa thuận Trước khi ký kết hợp đồng cần lưu ý những điểm sau:

- Hợp đồng không có những điều khoản trái với pháp luật hiện hành;

- Phải sử dụng từ ngữ rõ ràng, chính xác trong hợp đồng để tránh gây hiểu nhầm về hợp đồng;

- Kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng các điều khoản đã thỏa

thuận;

- Ngôn ngữ trong hợp đồng phải là ngôn ngữ cả hai bên thông thạo;

- Những người tham gia ký kết hợp đồng phải là người đại diện hợp pháp cho mỗi bên, người khác ký phải có giấy ủy quyền hợp lệ

* Một số lưu ý khác:

- Ta nên chủ động hơn về vấn đề giành quyền để soạn thảo hợp đồng;

- Khi soạn thảo hợp đồng cần lầm rõ các vấn đề như:

+ Tên hàng hóa;

+ Số lượng, đơn vị đo lường;

+ Chất lượng;

+ Điều kiện giao hàng: thời gian, địa điểm;

+ Đơn vị tính giá;

+ Phương thức thanh toán: chuyển khoản, tiền mặt, ;

+ Điều khoản đảm bảo thực thi hợp đồng: Cầm cố, thế chấp,…;

+ Điều khoản thủ tục giải quyết tranh chấp ;

+ Các điều khoản khác,…

giai đoạn 5: rút kinh nghiệm

 sau khi kết thúc cuộc đàm phán với đối tác, ta cần tổ chức lại cuộc họp để nhìn lại, đánh giá lại ưu nhược điểm trong cuộc đàm phán vừa rồi

 cần phải theo dõi suốt quá trình tổ chức hợp đồng ghi lại những vướng mắc do hợp đồng gây ra để lần sau kịp thời sửa chữa