HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP Chuyên đề Tìm hiểu Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng Họ và tên[.]
Trang 1HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
-HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP Chuyên đề: Tìm hiểu Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức
hành nghề công chứng.
Họ và tên: Nguyễn Trọng Linh Sinh ngày 10 tháng 06 năm 1996
Số báo danh: 171 Lớp: CCV24.2C (T7, CN): HCM
Bình Thuận, ngày 19 tháng 11 năm 2021
Trang 2MỤC LỤC
I Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng Trương Hoàng
My, tỉnh Bình Thuận
2
3 Cơ chế quản lý hoạt động của Văn phòng công chứng 3
II Tìm hiểu nhiệm vụ quyền hạn và việc thực hiện các quyền và nghĩa
vụ của Văn phòng công chứng Trương Hoàng My.
6
2 Thực hiện các quyền của tổ chức hành nghề công chứng 7
3 Thực hiện các nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng 8
III Kiến thức và kinh nghiệm học được sau thời gian thực tập 9
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Đợt thực tập tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng là một học phần quan trọng trong Khóa đào tạo nghề Công chứng của Học viện Tư pháp Trong quá trình thực tập học viên được Công chứng viên và các chuyên viên văn phòng công chứng hướng dẫn các kỹ năng cơ bản khi tiếp nhận hồ
sơ, tư vấn cho khách hàng và được tạo điều kiện tốt nhất để tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng
Trong thời gian từ ngày 08/11/2021 đến ngày 12/11/2021 học viên phải học hỏi tất
cả kiến thức thực tiễn về công chứng mà học viên đã được tìm hiểu về lý thuyết về nghề công chứng tại Học viện Tư pháp Cho nên học viên cần cố gắng tận dụng thời gian, cố gắng tập trung tìm hiểu cũng như nắm bắt và trực quan hóa các kiến thức lý thuyết mình
đã được học về Tổ chức hành nghề công chứng cũng như chủ đề mà Học viện đưa ra cho đợt thực tập này
Sau khi kết thúc quá trình “Thực tập tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm
vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng” tại văn phòng công chứng Trương
Hoàng My tỉnh Bình Thuận từ ngày 08/11/2021 đến ngày 12/11/2021, học viên viết Báo cáo thực tập trình bày những nội dung cơ bản về cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng, các quyền nghĩa vụ, chức năng và nhiệm vụ của Công chứng viên và Văn phòng công chứng
Sau khi kết thúc quá trình thực tập tại tổ chức hành nghề công chứng học viên rút
ra được những bài học kinh nghiệm sau thời gian được va chạm, tiếp xúc với người yêu cầu công chứng và môi trường thực tiễn của hoạt động công chứng
Trang 4NỘI DUNG
I Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng Trương Hoàng My, tỉnh Bình Thuận
1 Giới thiệu chung về Văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng Trương Hoàng My được thành lập theo quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng số 586/QĐ-UBND do Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Thuận cấp ngày 05/3/2021 và Giấy đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng số 31/ TP-ĐKHĐ-CC do Sở Tư pháp tỉnh Bình Thuận cấp ngày 24/8/2021 Do Công chứng viên Trương Thị Hoàng My làm Trưởng văn phòng Văn phòng công chứng Trương Hoàng My đã thực hiện đầy đủ việc đăng ký hoạt động theo đúng trình tự thủ tục mà pháp luật quy định tại Điều 23 Luật công chứng năm 2014
Tên của văn phòng là “Văn phòng công chứng Trương Hoàng My” đúng với quy định tại khoản 3, Điều 22 Luật công chứng năm 2014, tên gọi của văn phòng công chứng Trương Hoàng My bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng văn phòng Trụ sở văn phòng đặt tại “Quốc lộ 1A, Lô B1/1 KDC Bến Lội – Lại
An, xã Hàm Thắng, huyện Hàm Thuận Bắc, tỉnh Bình Thuận”
Văn phòng công chứng Trương Hoàng My tỉnh Bình Thuận có diện tích 140 m2 gồm 2 tầng, có bãi để xe trước văn phòng Văn phòng khang trang, rộng rãi các trang thiết bị làm việc của văn phòng như: bàn làm việc, máy tính, máy photo, máy in, máy lạnh, máy đếm tiền và các thiết bị văn phòng phẩm hỗ trợ hoạt động của văn phòng để thuận tiện nhất cho việc công chứng cho người dân Văn phòng có kho lưu trữ hồ sơ công chứng đảm bảo
an toàn bảo mật, thoáng mát rộng rãi để bảo đảm hồ sơ lưu không bị thất lạc, ẩm mốc, mối mọt Các quầy photo, chứng thực bản sao từ bản chính, quầy thu tiền và trả hồ sơ, các hàng ghế chờ, bàn làm việc tiếp xúc khách hàng Văn phòng có niêm yết nội quy làm việc của văn phòng, biểu phí, thu lao và mức trần thù lao công chứng Nội quy làm việc của Văn phòng có quy định cụ thể về thời gian làm việc, các quy định về tác phong đối với nhân viên văn phòng và đối với khách hàng
Các hoạt động của văn phòng bao gồm: chứng nhận các hợp đồng, giao dịch, bản dịch; chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký các giấy tờ, văn bản thuộc thảm quyền công chứng của Văn phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng 2014 Văn phòng công chứng Trương Hoàng My có tài khoản và con dấu riêng Văn phòng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công
chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng
Trang 5Văn phòng công chứng Trương Hoàng My được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật công chứng và Luật doanh nghiệp đối với loại hình công ty hợp danh Hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính , phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng văn phòng công chứng Trưởng phòng công chứng là công chứng viên hợp danh của văn phòng và đã hành nghề công chứng được hơn 03 năm
Văn phòng công chứng Trương Hoàng My được tổ chức như sau:
- Trưởng văn phòng công chứng: 01
- Hai công chứng viên (một công chứng viên là trưởng văn phòng và một công chứng viên hợp danh)
- 03 chuyên viên giúp việc cho công chứng viên
- 01 nhân viên kế toán, thủ quỹ
- 02 nhận viên văn thư lưu trữ, phụ trách công nghệ thông tin
- 01 nhân viên bảo vệ
Các công chứng viên của văn phòng công chứng là những công chứng viên có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực công chứng Đội ngũ chuyên viên đều là những người tốt nghiệp chuyên ngành về luật hay về lĩnh vực chuyện môn theo đúng vị trí công việc như chuyên viên nghiệp vụ, nhân viên kế toán, văn thư lữu trữ…
Trên cơ sở của Luật doanh nghiệp, Luật công chứng hiện hành; học viên thấy Văn phòng công chứng Trương Hoàng My tỉnh Bình Thuận được thành lập theo đúng quy định của pháp luật Văn phòng được thành lập theo quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận Tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng đã tuân thủ đúng quy định của Luật công chứng 2014 và Luật doanh nghiệp 2014 về loại hình công ty hợp danh Văn phòng công chứng có hai công chứng viên hợp danh và không có thành viên góp vốn Người đại diện là Trưởng văn phòng công chứng là công chứng viên hợp danh và đã hành nghề công chứng trên 02 năm Văn phòng công chứng có trụ sở đáp ứng đủ các điều kiện do Chính phủ quy định, Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác
3 Cơ chế quản lý hoạt động của Văn phòng công chứng
a) Cơ chế quản lý hoạt động
* Văn phòng công chứng Trương Hoàng My niêm yết nội quy của văn phòng tại trụ
sở các quy định về thời gian làm việc, quy định đối với nhân viên văn phòng và đối với
Trang 6khách hàng yêu cầu công chứng
- Thời gian làm việc của văn phòng sáng từ 7h30 đến 11h30, chiều từ 1h30 đến 17h00, làm việc từ sáng thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần
- Quy định đối với nhân viên văn phòng:
+ Thái độ tôn trọng, niềm nở, khiêm tốn, nhiệt tình, với người yêu cầu công chứng; Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực thể hiện thái độ văn minh trong giao tiếp và giải quyết công việc, không thể hiện thái độ hách dịch, sách nhiễu, gây khó khăn, phiền
hà tới người yêu cầu công chứng Tạo điều kiện thuận lợi tối đa đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khi làm việc với văn phòng
+ Hướng dẫn, giải thích cụ thể, rõ rang theo đúng quy định của pháp luật cho khách hàng yêu cầu công chứng
+ Giải quyết công việc nhanh chóng, khách quan theo quy định của pháp luật
+ Thực hiện nghiêm túc tác phong giờ làm việc theo quy định
+ Đeo thẻ công chứng viên, thẻ nhân viên theo đúng quy định
+ Thực hiện nghiêm túc tôn chỉ làm việc của văn phòng “làm việc trí tuệ - ứng xử tử tế
- Phí, thù lao công chứng được niêm yết rõ ràng, minh bạch tại văn phòng theo đúng quy định tại thông tư 257/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng, lệ phí cấp thẻ công chứng viên ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ tài chính; Thông tư 111/2017/TT-BTC sử đổi bổ sung một số điều của thông tư 257/2016/TT-111/2017/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm
2016 của Bộ trưởng Bộ tài chính và Quyết định số 33/2015/QĐ-UBND về việc quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Thuận ngày 24 tháng 7 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận
* Văn phòng công chứng Trương Hoàng My có cơ chế hoạt động và quản lý thông qua nội quy của văn phòng và đảm bảo các hoạt động của văn phòng tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật
- Trưởng văn phòng là người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng, lãnh đạo điều phối mọi hoạt động của văn phòng bố trí cơ cấu nhân sự, phân công công việc cho công chứng viên và các nhân viên trong văn phòng Ngoài ra, Trưởng văn phòng công chứng có các quyền và nghĩa vụ khác liên quan đến hoạt động quản lý của mình theo quy định của pháp luật
Trang 7- Hai công chứng viên bao gồm Trưởng văn phòng và công chứng viên hợp danh thực hiện tiếp nhận hồ sơ của người yêu cầu công chứng, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ các quyền, nghĩa vụ, lợi ích và hậu quả pháp lý của việc công chứng Thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch, bản dịch; chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản mà công chứng viên có thẩm quyền theo quy định của pháp luật
- Các chuyên viên giúp việc cho công chứng viên làm các công việc do công chứng viên phân công như: hỗ trợ công chứng viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, soạn thảo hợp đồng giao dịch dưới sự hướng dẫn của công chứng viên, hỗ trợ công chứng viên và người yêu cầu công chứng trong quá trình thụ lý và giải quyết hồ sơ công chứng, thực hiện các công việc khác theo sự phân công của công chứng viên và Trưởng văn phòng công chứng
- Kế toán, thủ quỹ có nhiệm vụ tính phí và thu phí công chứng, thù lao công chứng, các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động công chứng; trả lương cho nhân viên văn phòng; báo cáo thuế hàng quý…
- Văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ quản lý, sử dụng con dấu của văn phòng; đóng dấu vào các công văn đi công văn đến của văn phòng; đóng dấu vào hợp đồng giao dịch, bản dịch, bản sao y và các văn bản chứng thực chữ ký; thực hiện công việc liên quan đến lưu trữ hồ sơ yêu cầu công chứng
- Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm về quản trị mạng của văn phòng, sửa chữa các lỗi liên quan đến mạng và máy tính của văn phòng; cập nhật các thông tin về hồ sơ công chứng lên phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng của văn phòng để bổ sung cơ sở dữ liệu công chứng của Sở tư pháp
- Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm trông giữ xe của nhân viên văn phòng và của khách hàng; bảo đảm an ninh cho văn phòng
b) Đánh giá về mô hình tổ chức và quản lý của văn phòng
Văn phòng công chứng Trương Hoàng My do hai công chứng viên hợp danh thành lập mới được gần 01 năm, hoạt động theo loại hình công ty hợp danh không có thành viên góp vốn
Là Văn phòng mới được thành lập các hoạt động của văn phòng đang dần được đi vào nề nếp, khuôn khổ; việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ yêu cầu công chứng đạt hiệu quả cao phù hợp với quy định của pháp luật; được khách hàng tín nhiệm, chất lượng hồ sơ công chứng ngày càng được nâng cao
Các chuyên viên tiếp nhận hồ sơ, xử lý, giúp việc cho công chứng viên được đào
Trang 8tạo chuyên môn các chuyên viên đều đã có bằng cử nhân luật Nhân viên kế toán, văn thư lưu trữ đều có chứng chỉ về chuyên ngành của mình, được đào tạo nghiệp vụ và có kinh nghiệm làm việc
Cơ sở hạ tầng của Văn phòng khang trang, thoáng mát, rộng rãi, văn phòng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị để phục vụ công việc
II Tìm hiểu nhiệm vụ quyền hạn và việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng Trương Hoàng My.
1 nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng công chứng
- Cung cấp dịch vụ công chứng theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành
- Thực hiện hoạt động chứng thực theo quy định hiện hành của pháp luật
- Thu phí công chứng, phí chứng thực, thù lao công chứng, chi phí khác
- Cung cấp dịch vụ công chứng, chứng thực ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân
- Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan
- Quản lý công chứng viên hành nghề tại đơn vị trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của đơn vị theo quy định của pháp luật; tạo điều kiện cho công chứng viên trong đơn vị tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm
- Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê
-Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước; niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, chứng thực, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, phí chứng thực, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ
sở của đơn vị
- Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình
- Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng
- Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng
- Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp
Trang 9đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào
cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của pháp luật
- Ký hợp đồng làm việc với công chứng viên, nhân viên văn phòng theo quy định
2 Thực hiện các quyền của tổ chức hành nghề công chứng
Việc thực hiện các quyền của tổ chức hành nghề công chứng được Văn phòng công chứng Trương Hoàng My thực hiện theo đúng quy định tại Đều 32 Luật công chứng năm 2014:
“1 Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.
2 Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.
3 Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
4 Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.
5 Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác
có liên quan.”
- Trưởng văn phòng thay mặt ký hợp đồng lao động với các công chứng viên, các chuyên viên và các nhân viên khác trong văn phòng theo đúng quy định tại Khoản 1, điều
32 Luật công chứng 2014 Việc ký hợp đồng lao động đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ cho văn phòng và cho người lao động
- Văn phòng đã thực hiện quyền thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo đúng quy định tại Khoản 2, điều 32 Luật công chứng 2014 để đảm bảo quyền lợi của văn phòng và giúp văn phòng duy trì hoạt động Việc thu phí của văn phòng được thực hiện theo đúng quy định tại thông tư 257/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng, lệ phí cấp thẻ công chứng viên ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ tài chính; Thông tư 111/2017/TT-BTC sử đổi, bổ sung một số điều của thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ tài chính và Quyết định số 33/2015/QĐ-UBND về việc quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Thuận ngày 24 tháng 7 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận
- Để đáp ứng nhu cầu của người yêu cầu công chứng Văn phòng công chứng Trương Hoàng My cũng cung cấp các dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc, ngoài trụ sở
Trang 10đối với những trường hợp được quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật công chứng 2014
“Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng”
- Văn phòng có quyền được khai thác, sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng-chứng thực tỉnh Bình Thuận tại website http://binhthuan.cati.vn/SignIn.aspx Việc kết nối với hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng- chứng thực tỉnh Bình Thuận giúp cho văn phòng thuận tiện trong việc khai thác dữ liệu công chứng, tra cứu thông tin tài sản, thông tin liên quan đến tài sản và người yêu cầu công chứng, các tài sản và những các nhân tổ chức bị ngăn chặn cấm giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Thuận, giúp hạn chế được phần nào rủi ro khi công chứng các hợp đồng, giao dịch
2 Thực hiện các nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng
Việc thực hiện các nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng được Văn phòng công chứng Trương Hoàng My thực hiện theo đúng quy định tại Đều 32 Luật công chứng năm 2014:
- Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Trưởng văn phòng thường xuyên có những buổi sinh hoạt hàng tuần với công chứng viên và toàn bộ nhân viên của văn phòng để quán triệt việc thực hiện công chứng tuân thủ đúng hiến pháp và pháp luật về công chứng, tuân thủ đúng đạo đức hành nghề công chứng theo quy định Các nhân viên phải luôn có thái độ tôn trọng, niềm nở, khiêm tốn, nhiệt tình với người yêu cầu công chứng
- Chấp hành đúng quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê Nhân viên văn phòng được nhận lương đầy đủ hàng tháng, được hưởng chế độ nghĩ lễ, tết, thai sản, được đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ Báo cáo tài chính hàng quý đến cơ quan thuế và thực hiện đóng thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật về thuế Văn phòng thực hiện đầy đủ việc tổng hợp số Hợp đồng giao dịch, số sao y gửi đến Sở tư pháp,
- Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước Thời gian làm việc của văn phòng sáng từ 7h30 đến 11h30, chiều từ 1h30 đến 17h00, làm việc từ sáng thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần được niêm yết cụ thể ở nội quy làm việc tại trụ sở của văn phòng công chứng
- Có bảng niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, danh sách cộng tác viên dịch thuật, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình