Kiểm toán công ty tnhh deloitte việt nam

Theo xu thế hội nhập toàn cầu, hiện tại DeloitteViệt Nam đang đẩy nhanh tiến độ để hướng tới mục tiêu hội nhập kinh tế thị trường.Kể từ khi ra đời, chuyển đổi và đi vào hoạt động đến nay

Danh m c các ch vi t t t ụ ữ ế ắChữ viết

WTO World Trade Organization Tổ chức Thương mại Thế giới

FAS Finance Advisory Services Dịch vụ Tư vấn tài chính

ERS Enterprise Risk Services Dịch vụ Kiểm soát rủi ro doanh nghiệpTAS Tax Advisory Services Dịch vụ tư vấn Thuế

PMS Practice Management System Hệ thống Quản lý Công việc

PMA Performance Management Approach Hệ thống Đánh giá Kết quả hoạt động

AS / 2 Audit System / 2 Phần mềm kiểm toán AS2

CRM Customer Relationship Management Quản lí Quan hệ Khách hàng

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hệ thống tổ chức 8

S đ 2.2: S đ các level ơ ồ ơ ồ 10

B ng bi u ả ể

Bảng 1.1: Doanh thu 13 Bảng 1.2: Cơ cấu vốn góp 14

L I M Đ U Ờ Ở Ầ

1 Tính t t y u: ấ ế

Từ năm 1991, hoà chung với quá trình đổi mới của nền kinh tế đất nước, hệ thốngcác công ty kiểm toán tại Việt Nam đã tăng lên đáng kể trong thời gian qua, sau quý IInăm 2009, số lượng các công ty kiểm toán tại Việt Nam đã là gần 200 công ty Điều này

đã phần nào phản ánh thực tế về nhu cầu và vai trò ngày càng được nâng cao của kiểmtoán độc lập Hệ thống các công ty kiểm toán tại Việt Nam đã và đang từng bước hoànthiện và trưởng thành, đáp ứng được những đòi hỏi cũng như nhu cầu cấp bách của nềnkinh tế thị trường Thực hiện chức năng là nâng cao công tác quản lí tài chính kế toán,Công ty TNHH Deloitte Việt Nam đóng góp một phần không nhỏ vào nhiệm vụ ấy ViệtNam đã ra nhập Tổ chức Thương mại quốc tế WTO và trở thành thành viên chính thứccủa tổ chức này vào ngày 11/01/2007 Theo xu thế hội nhập toàn cầu, hiện tại DeloitteViệt Nam đang đẩy nhanh tiến độ để hướng tới mục tiêu hội nhập kinh tế thị trường

Kể từ khi ra đời, chuyển đổi và đi vào hoạt động đến nay, Deloitte Việt Nam đónggóp một phần không nhỏ vào sự nghiệp phát triển chung của đất nước, Deloitte Việt Namcũng không ngừng phát triển để góp phần vào sự lớn mạnh của hệ thống các công ty kiểmtoán trên cả nước

Sau một thời gian thực tập tại phòng Kiểm toán 2 thuộc Công ty TNHH DeloitteViệt Nam, dựa trên những kết quả thu được, tôi xin trình bày vài nét về Công ty TNHHDeloitte Việt Nam, và công tác quản lí tài liệu và thư xác nhận tại công ty, từ đó làm cơ

sở thiết kế phần mềm về quản lí tài liệu và thư xác nhận tại Deloitte Việt Nam trong thờigian tới

2 M c đích nghiên c u ụ ứ

Trên cơ sở phân tích những thông tin và số liệu tập hợp được, bài báo cáo thực tậptổng hợp dưới đây sẽ làm rõ về các vấn đề:

 Những thuận lợi, khó khăn mà Deloitte Việt Nam gặp phải trong thời kỳ hộinhập kinh tế quốc tế.

 Tìm hiểu về quản lí tài liệu tại công ty TNHH Deloitte Việt Nam

 Tìm hiểu về quy trình, thủ tục gửi và nhận thư xác nhận tại Deloitte Việt Nam

 Dựa vào thông tin thu thập được, từng bước thiết kế phần mềm quản lí tài liệu

và thư xác nhận tại công ty

Mục đích khi xây dựng phần mềm là giải quyết bài toán thiếu thông tin chi tiết, tậptrung và thống nhất về thư xác nhận và tài liệu của công ty Phần mềm sẽ quản trị cácthông tin về tài liệu và thư xác nhận của các kiểm toán viên qua đó sẽ cung cấp các thôngtin cần thiết, tập trung và thống nhất cho các nhân viên cũng như kiểm toán viên của công

ty để mà từ đó có thể phục vụ khách hàng tốt nhất, phục vụ nhu cầu của nhân viên nhanhnhất và đề ra các quyết định đúng đắn và kịp thời có lợi nhất đối với sự hoạt động và pháttriển của Deloitte Việt Nam

3 Đ i t ố ượ ng nghiên c u ứ

Đối tượng nghiên cứu là việc quản lí tài liệu và thư xác nhận tại Deloitte ViệtNam Đối tượng mà phần mềm hướng đến là các loại tài liệu và cung cấp đầy đủ và kịpthời nhất về thư xác nhận cho các kiểm toán viên của Deloitte Việt Nam trong dịch vụkiểm toán

mềm (Những thông tin được sử dụng trong bản báo cáo được lấy từ các báo cáo tổng kếtcủa Deloitte Việt Nam, bảng cân đối kế toán của công ty, các website…)

Sử dụng các công cụ:

 Phần mềm

 Công nghệ phần mềm

 Quy trình phát triển phần mềm

 Nền tảng thiết kế trong sản xuất phần mềm

 Các quy trình trong công nghệ phần mềm

 Một số nguyên tắc khi thiết kế phần mềm

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DELOITTE VIỆT NAM VÀ

BÀI TOÁN QUẢN LÍ LÀI LIỆU VÀ THƯ XÁC NHẬN

Tên công ty: Công ty TNHH Deloitte Việt Nam

Thành viên Deloitte Touche Tohmatshu

Tên tiếng Anh: Deloitte Vietnam Company Limted

Member of Deloitte Touche Tohmashu

Địa chỉ: Số 8 Phố Phạm Ngọc Thạch, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt NamĐiện thoại: +84-4 38524123

Fax: +84-4 38524143

Website: www.deloitte.com/vn

Được thành lập năm 1991, Công ty Kiểm toán Việt Nam (nay là Công ty TNHHDeloitte Việt Nam) là công ty kiểm toán đầu tiên và lớn nhất tại Việt Nam, cung cấp cácdịch vụ kiểm toán, kế toán, tư vấn thuế và tư vấn doanh nghiệp Công ty TNHH DeloitteViệt Nam được chuyển đổi chính thức từ Công ty Kiểm toán Việt Nam TNHH theo GiấyChứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102030181 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấpngày 19 tháng 12 năm 2007

Deloitte Việt Nam gia nhập Deloitte Đông Nam Á vào tháng 5/2007 để có thể cungcấp dịch vụ tốt hơn thông qua việc kết hợp các kiến thức chuyên môn, cũng như mở rộngphạm vi hoạt động Là thành viên của Deloitte Đông Nam Á nói riêng và của Deloittetoàn cầu nói chung cho phép Deloitte Việt Nam cung cấp dịch vụ chất lượng cao tạinhiều quốc gia nơi mà khách hàng có hoạt động

1.2 C c u t ch c c a Deloitte Vi t Nam ơ ấ ổ ứ ủ ệ

Thước đo giá trị của Deloitte là yếu tố con người, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đượcđào tạo có hệ thống tại các trường đại học có danh tiếng, có trình độ chuyên sâu và kkinhnghiệm thực tiễntrong các lĩnh vực tài chính, kế toán, kiểm toán…

Tại trụ sở số 8 Phạm Ngọc Thạch, có 206 nhân viên, trong năm vừa qua, công ty

có cử nhân viên đi học ở nước ngoài Hơn nữa, công ty có chính sách đào tạo để các nhânviên đều có cơ hội phát triển và hoàn thiện bản thân hơn nữa, công ty cũng có chính sách

cử nhân viên đi học các chứng chỉ quốc tế như ACCA, CPA, CFA…

Bên cạnh đó công ty cũng có yêu cầu với các nhân viên, đặc biệt là về Tiếng Anh,đây cũng là một yếu tố để đánh giá cuối năm cho mỗi nhân viên Hơn nữa, Công ty cũngphát triển một hệ thống gửi nhân viên đi các nước khác nhau để làm việc trong 140 nướctrong hệ thống của Deloitte Global (Global Deverlopment Program), thời gian thường là

18 tháng, riêng nếu nhân viên được gửi sang Mĩ thì thời gian sẽ là 24 tháng, do chi phícho mỗi lần gửi đi rất lớn nên công ty có kế hoạch lựa chọn rất kĩ càng Công ty cũng cóchương trình luân chuyển nhân viên (Exchange Office Program) tại các văn phòng (cóthể là trong hoặc ngoài nước), thời gian làm việc của nhân viên tại các văn phòng này là 6tháng hoặc nhiều hơn Việc thực hiện các chương trình này trước tiên sẽ giúp choDeloitte huy động được nguồn lực ở các khu vực, sau nữa là giúp cho nhân viên có điềukiện chia sẻ, học hỏi được nhiều kinh nghiệm hơn về kiến thức và tác phong làm việctrong thời gian được luân chuyển hoặc gửi đi đến các văn phòng, các nước khác, cũng tạođiều kiện cho nhân viên của mình refresh cuộc sống

Công ty TNHH Deloitte Việt Nam có sơ đồ tổ chức về hệ thống tổng quát như sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hệ thống tổ chức.

Cơ cấu tổ chức bộ máy, quản lý điều hành của Deloitte Việt Nam bao gồm 9

người, được sắp xếp, bố trí như sau:

 Giám đốc: 1 người

 Phó giám đốc: 8 người

Các phòng khác được bố trí nhân sự cụ thể như sau:

 Phòng CMBD (Council for Multilateral Bussiness Diplomacy): 3 người, chức

năng là tìm hiểu các thông tin cần thiết về các khách hàng tiềm năng trên tất cả các mặthoạt động, tất cả các dịch vụ của công ty nhằm đạt được mục tiêu phát triển kinh doanhmột cách an toàn, hiệu quả của Công ty

 Phòng Tài Chính Kế Toán: 8 người, thực hiện chức năng tính hiệu quả của cuộc

kiểm toán, làm cơ sở tính lương cho mỗi nhân viên; trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toánthống kê và thanh toán theo quy định của công ty; quản lí và sử dụng các quỹ; thực hiệncác khoản nộp ngân sách; thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao

 Phòng Nhân sự: 4 người, thực hiện chức năng lập kế hoạch tổ chức, tuyển dụng

nhân viên, bố trí, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, tiếp nhận,tuyển dụng nhân viên theo quy định của công ty, lưu giữ hồ sơ theo quy định

 Phòng Công nghệ thông tin: 2 người, chức năng chính là quản lí các thiết bị phần

cứng liên quan đến công ty, quản lí phần mềm và các hệ thống hiện có của công ty

 Phòng Đào tạo: 2 người, thực hiện chức năng đào tạo và triển khai đào tạo, bao

gồm đào tạo ở từng bộ phận, đào tạo các nhân viên có đủ điều kiện và nhu cầu học tập

 Phòng Văn thư lưu trữ: 4 người, thực hiện chức năng trực tiếp quản lý con dấu

của Công ty Thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, in ấn, telex, fax; chăm lođời sống vật chất, văn hoá tinh thần và thăm hỏi ốm, đau, hiếu hỷ của nhân viên trongcông ty

 Phòng Thư kí: 9 người, chức năng của phòng thư kí là xem xét các báo cáo trước

khi phát hành cho khách hàng và thực hiện công việc do giám đốc chỉ định

 Các phòng chuyên môn nghiệp vụ của công ty gồm có:

 Phòng kiểm toán:

- Phòng kiểm toán 1: 52 người

- Phòng kiểm toán 2: 52 người

- Phòng kiểm toán 3: 47 người

1.2.2 Các level trong công ty

Cũng như Deloitte Global, các level tại Deloitte Việt Nam, tương đồng trong Big4,gồm các level được bố trí như sau:

Để lên được một level phần lớn là do sự thể hiện (performance) của mỗi nhân viênqua mỗi cuộc kiểm toán và đánh giá trên hệ thống PMA (Performance ManagementApproach) cùng với khả năng Tiếng Anh là những yếu tố đánh giá quyết định xem nhânviên đó có đủ điều kiện để lên level tiếp theo hay không Đối với mỗi nhân viên, đều cóngười hướng dẫn, level của người hướng dẫn phải cao hơn ít nhất là 2 so với người đượchướng dẫn Riêng đối với bộ phận Thuế thì người hướng dẫn phải cao hơn 3 level so vớingười được hướng dẫn Đây cũng là một trong số những chính sách của công ty để hỗ trợcác nhân viên cùng phát triển, thự hiện đúng mục tiêu của công ty.

1.3 D ch v c a Deloitte Vi t Nam ị ụ ủ ệ

Dưới đây là một số dịch vụ chính của Deloitte Việt Nam:

1.3.1 D ch v ki m toán – Audit Services ị ụ ể

 Kiểm toán Báo cáo tài chính theo luật định

 Kiểm toán báo cáo tài chính cho mục đích đặc biệt

 Kiểm toán hoạt động

 Kiểm toán tuân thủ

1.3.2 D ch v ki m soát r i ro c a doanh nghi p – Enterprise Risk Service ị ụ ể ủ ủ ệ

 Soát xét và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

 Kiểm soát, đánh giá rủi ro hệ thống công nghệ thông tin

1.3.3 D ch v t v n thu - Tax Advisory Services ị ụ ư ấ ế

 Cơ cấu kinh doanh có hiệu quả cho mục đích tính thuế

 Soát xét tính tuân thủ luật thuế của doanh nghiệp

1.3.4 D ch v t v n và gi i pháp doanh nghi p ị ụ ư ấ ả ệ

 Dịch vụ tư vấn tài chính doanh nghiệp

 Dịch vụ tưu vấn giải pháp quản lí

1.3.5 D ch v đào t o và qu n lí ngu n nhân l c ị ụ ạ ả ồ ự

 Tổ chức đào tạo và hội thảo

Hoạt động trong các ngành công nghiệp như:

 Dịch vụ tài chính, bao gồm các ngân hàng, bảo hiểm thực thể liên quan đến các công ty dịch vụ và đầu tư (Financial Services, comprising banks, insurance related

entities and investment services companies)

 Khách sạn và Giải trí (Hospitality and LeisureSản xuất (Manufacturing)

 Bán buôn, bán lẻ (Wholesale and Retail)

 Chuyển hàng (Shipping)

 Viễn thông (Telecommunications)

 Chơi game (Gaming)

 Công nghệ thông tin (Information Technology)

1.4 Doanh thu

Tại Việt Nam, trong những năm gần đây, Deloitte luôn đứng đầu về doanh thu tronglĩnh vực kiểm toán Doanh thu năm 2008 của Deloitte Việt Nam là khoảng 12 triệuUSD, cùng với đó là mức tăng trưởng cao

Theo số liệu thu thập được, doanh thu năm 2009 đã đạt hơn 13 triệu USD, tăng 11%

so vớ năm 2008 Số liệu cụ thể có thể đối chiếu như trong bảng sau:

Bảng 1.1: Doanh thu Đơn vị: USD’000

Tăng/giảm so với

Hiện nay công ty được trang bị đầy đủ máy tính cho tất cả các nhân viên, phần lớn

là máy tính xách tay, gồm có các loại sau: IBM Laptop T60, T61, T400, X61, X200,ngoài ra máy tính để bàn tại công ty là loại HP 27xx Desktop Thiết lập mạng Intranetlànơi chia sẻ tài liệu của công ty Sử dụng Mail thông qua Exchange Microsoft Outlook

Đặc biệt tại công ty sử dụng 2 hệ thống PMS (Practice Management System) vàPMA (Practice Management Approach):

 PMS (Practice Management System) là phần mềm tính số giờ làm việc của tất cảcác nhân viên trong công ty Nhân viên tự cập nhật số giờ làm việc từng tháng, kế toándựa vào đó để làm cơ sở tính lương cho mỗi nhân viên Trên hệ thống cũng có phânquyền sử dụng cho các nhân viên, nếu chức vụ của nhân viên càng cao thì quyền hạn củanhân viên trên hệ thống sẽ càng lớn Thông qua hệ thống, khách hàng cũng như ngườiquản lí nhóm kiểm toán có thể biết được công việc của kiểm toán viên khi đi đến kiểmtoán cho khách hàng Đây cũng là một hệ thống hỗ trợ rất lớn trong việc tính phí kiểmtoán cho mỗi khách hàng.

 PMA (Performance Management Approach) là website được xây dựng độc lậpphục vụ cho việc theo dõi performance của mỗi cá nhân, vì thế hân viên có thể connect24h/ngày, 7 ngày/tuần Khi bắt đầu năm tài chính mới, mỗi nhân viên sẽ xác định mụctiêu năm tới của mình trên hệ thống cứ nửa năm sẽ đánh giá một lần tiến độ thực hiệncông việc, từ đó sẽ điều chỉnh tốc độ sao cho phù hợp để cuối năm có bản đánh giá tổnghợp cao nhất Sự đánh giá này dựa vào đánh giá của từng cuộc kiểm toán, dựa vào đánhgiá của chính bản thân nhân viên, và manager sẽ là người đưa ra nhận xét cuối cùng thậtkhách quan

Để phục vụ cho công việc của kiểm toán viên, tại máy tính của hộ, nhân viên IT sẽcài phần mềm kiểm toán là AS/2 (Audit System / 2) Phần mềm này đưa ra cách làm việccho nhóm kiểm toán sao cho đạt được năng suất và nâng cao chất lượng của cuộc kiểmtoán AuditSystem / 2 là sản phẩm của Microsoft Windows-based, theo đó nhân viênkiểm toán có thể trực tiếp tiếp cận và xử lý dữ liệu từ hệ thống kế toán – từ đó giảm thờigian tham gia và nguy cơ bị lỗi AuditSystem / 2 kết hợp công nghệ độc quyền Smart Hỗtrợ kiểm toán, giúp kiểm toán viên xác định và đánh giá rủi ro, đánh giá kiểm soát nội bộ,

và phát triển một cách hiệu quả nhất của cả cuộc kiểm toán

2 Bài toán qu n lí tài li u và th xác nh n t i công ty TNHH Deloitte Vi t ả ệ ư ậ ạ ệ Nam

2.1 M t vài nét khái quát v quy trình g i và nh n các th xác nh n c a ộ ề ử ậ ư ậ ủ

 Thư xác nhận cho các khoản vay ngân hàng: Cùng tương tự các thủ tục như gửithư xác nhận cho các khoản tiền gửi ngân hàng, thư xác nhận cho các khoảnvay ngân hàng sẽ cho kiểm toán viên cái nhìn khách quan nhất về các khoảnvay của khách hàng

 Thư xác nhận cho các khoản phải thu (phải trả): Thư xác nhận loại này nhằmmục đích phục vụ kiểm toán viên trong việc xác định rõ ràng các khoản phảithu hay phải trả của khách hàng

Trong mỗi cuộc kiểm toán thì việc gửi thư xác nhận là một công việc rất quantrọng

2.1.2 Tài liệu và các quy định về quản lí tài liệu

Sơ lược quy trình lưu trữ tài liệu tại Công ty TNHH Deloitte Việt Nam

- Các loại tài liệu được quản lý

o Tài liệu tham khảo :

 Các loại báo, tạp chí , các bản tin

 Các loại sách tài liệu hỗ trợ việc học tập và nâng cao trình độ củanhân viên : Sách học ACCP, CPA …

 Các loại công văn, quyết định của các cơ quan chức năng, và củacông ty

o Tài liệu lưư trữ:

 Các Form phục vụ nhu cầu của nhân viên, các mẫu đơn xin việc(application)

 Các báo cáo kiểm toán đã đựoc phát hành

 Các hồ sơ về quá trình kiểm toán được cung cấp và lưu trữ của mỗiđợt kiểm toán tại khách hàng (chủ yếu ở dạng hard copy)

- Các quy định trong việc quản lý tài liệu:

o Các loại tài liệu đều được đánh số và sắp xếp lưu trữ theo từng loại (báochí, sách tham khảo), hay theo thời gian (hồ sơ (file) kiểm toán …)

o Các hồ sơ (file) kiểm toán được được lưư giữ tại các phòng kiểm toán tạicông ty, chủ yếu được lưu trữ tại 3 phòng kiểm toán để phục vụ việc tìm tàiliệu có liên quan đến khách hàng của kiểm toán viên

o Với các tài liệu tham khảo như các sách phục vụ cho công tác đào tạo, đểđược tiếp xúc và khai thác phải được sự đồng y về văn bản của người cóthẩm quyền

o Hằng năm, phòng văn thư có nhiệm vụ hệ thống hóa và công bố danh sáchtài liệu để tiện cho việc tra cứu và sử dụng trong toàn công ty, ví dụ như cácthông tư, nghị định mới được Bộ Tài chính chỉnh sửa, bổ sung

o Người mượn và cán bộ lưư trữ phải kiểm tra tình trạng tài liệu và ghi chép

bộ lưư trữ phải lập biên bản và đề nghị xử lý theo quy định của công ty

2.1.3 Qu n lí tài li u và th xác nh n - Bài toán đ t ra t i Công ty TNHH ả ệ ư ậ ặ ạ

Deloitte Vi t Nam ệ

Mỗi cuộc kiểm toán thì số lượng thư xác nhận được gửi đi là khoảng 40 thư chotất cả các phần hành, trong khi đó nhu cầu của kiểm toán viên về tính kịp thời của thưxác nhận lại rất cao, căn cứ vào kết quả của thư xác nhận có thể giúp kiểm toán viên

ra những quyết định đúng đắn và kịp thời cho cả cuộc kiểm toán Do vậy việc triểnkhai phần mềm quản lí thư xác nhận trước tiên sẽ giúp cho kiểm toán viên có thôngtin đầy đủ và kịp thời về việc

Việc quản lí tài liệu, đặc biệt là các file hard copy liên quan đến từng đối tượngkhách hàng qua các năm, tại công ty hiện nay khiến chi việc tìm kiếm các loại tài liệunày mất nhiều thời gian, nếu không nhớ chính xác file này ở đâuthì người đi tìm phảitìm lấn lượt tất cả các phòng kiểm toán, không những thế việc di chuyển các file chưađược quản lí nên cho dù một kiểm toán viên nhớ vị trí của file cũng có thể mất thờigian tìm kiếm do file đã bị người khác di chuyển đến một vị trí khác

Giải pháp xây dụng phần mềm quản lí tài liệu và thư xác nhận tại công ty về cơbản sẽ hoàn phù hợp với hệ thống máy tính hiện có tại văn phòng công ty cũng nhưlaptop hiện có của công ty, dựa trên mạng nội bộ (Intranet) có sẵn của công ty, tất cảcác nhân viên trong công ty có thể truy cập và tìm kiếm tài liệu và những cập nhậtmới nhất về thư xác nhận để từ đó phục vụ tốt nhất nhu cầu công việc của mình

 Với các tài liệu ở dạng bản mềm, nhân viên có thể được khai thác trực tiếp nếu

ở trọng hệ thống mạng nôi bộ của công ty

 Với phần mềm quản lý tài liệu :

o Cán bộ nhân viên:

 Tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí trong việc tìm kiếm thôngtin về khách hàng

 Tiếp xúc, tìm kiếm các tài liêu nhanh chóng và thuân tiện

 Có thể khai thác kho tài liệu ở dạng bản mềm

 Cập nhật nhan chóng và kịp thời các thông tin cũng như các xácnhận của các đơn vị, đem lại hiệu quả công việc cao

o Cán bộ lưư trữ :

 Lập danh sách tài liệu nhanh chóng, đơn giản và đầy đủ

 Tra cứu thông tin tài liệu, vị trí tài liệu nhanh chóng , thuận tiệncho việc tìm kiếm và bổ sung tài liệu

 Giảm đi gánh nặng quản lý thông tin

 Có thể truy xuất thông tin về tài liệu nhanh chóng và thuận tiệnthông qua mạng VPN

o Công ty

 Hạn chế các thủ tục giấy tờ phức tạp

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU VÀ THƯ XÁC NHẬN TẠI CÔNG TY TNHH

DELOITTE VIỆT NAM

1 C s ph ơ ở ươ ng pháp lu n xây d ng ph n m m qu n lí ậ ự ầ ề ả

1.1 Các khái ni m c b n v ph n m m ệ ơ ả ề ầ ề

1.1.1 Khái ni m ph n m m và các giai đo n phát tri n c a ph n m m ệ ầ ề ạ ể ủ ầ ề

Phần mềm (software) là một tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiềungôn ngữ lập trình theo một trật tự nhất định nhằn tự động thực hiện một số chức nănghoặc giải quyết một bài toán nào đó

Khi phần mềm trở thành đã trở thành một nền công nghiệp và có vị trí đặc biệtquan trọng trong nền kinh tế quốc dân thì người ta trú trọng nghiên cứu chuẩn về các kháiniệm phần mềm cũng như công nghệ phần mềm Theo nhà tin học người Mĩ RogerPressman thì:

Phần mềm là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố:

 Các chương trình máy tính

 Các cấu trúc dữ liệu sử dụng trong các chương trình ấy

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm

Các giai đoạn phát triển của phần mềm:

Năng lực máy

tính còn hạn chế,

CSDL ít

Ngôn ngữ thuậttoán

Có CSDL

Xuất hiện máy tính

để bàn IBM PC

Đã bắt đầu thươngmại hóa phần mềm

Xuất hiện khái niệmphần mềm côngnghiệp

CSDL phát triểnThương mại hóaphần mềm

Có thể kết luận về các giai đoạn tiến hóa của phần mềm như sau:

Về phần cứng, năng lực của máy tính ngày càng được nâng cao và khối lượng,kích thước của máy tính ngày càng được thu nhỏ

Công cụ để viết chương trình từ ngôn ngữ máy được thay bằng ngôn ngữ lập trìnhcấp cao và rất gần với Tiếng Anh thông thường

Máy tính điện tử từ một công cụ xử lí thông tin đơn thuần đã trở thành một yếu tốcủa sản xuất, phần mềm trở thành một ngành công nghiệp

1.1.2 Thu c tính c a ph n m m ộ ủ ầ ề

Thuộc tính của sẩn phẩm phần mềm là các đặc tính xuất hiện từ sản phẩm một khi nóđược cài đặt và đưa vào sử dụng Các đặc tính biến đổi tùy theo phần mềm, tuy nhiêncũng có một số thuộc tính đặc biệt quan trọng như sau:

Trong quy trình này, mỗi giai đoạn ở phía trước sẽ tác động tới tất cả các giai đoạn

ở phía sau Tức là công nghệ hệ thống giai đoạn đầu tiên và nó tác động đến 5 giai đoạncòn lại Đến lượt mình công đoạn phân tích chịu tác động của công đoạn công nghệ hệthống nhưng nó lại bao trùm, tác động lên 4 công đoạn còn lại Nghiên cứu để hiểu rõtừng giai đoạn và có biện pháp thích hợp để tác động vào từng giai đoạn đó nhằm đảmbảo chất lượng sản phẩm

Phân tích hệ thống: Quy trình này bao trùm nên tất cả các công đoạn trong sản

xuất phần mềm công nghiệp vì bản thân phần mềm chỉ là một phần của hoạt động quản

lý Do vậy, khi xây dựng phần mềm phải đặt nó trong các ràng buộc của yếu tố như:phần cứng, nhân tố con người, cơ sở dữ liệu Kĩ sư phần mềm tiến hành phân tích tổngthể tất cả các lĩnh vực liên quan đến phần mềm vì một doanh nghiệp, một cơ quan là mộtchỉnh thể có mối liên hệ chawyj chẽ giữa các bộ phận với nhau

Quá trình phân tích: Về bản chất là xác định yêu cầu phần mềm Việc xác định

càng cụ thể, chi tiết và giới hạn được phạm vi phần mềm sẽ càng dễ dàng cho quá trìnhthực hiện sau này Nhu cầu về ứng dụng, sự cần thiết và mục tiêu của hệ thống được tâphợp thông qua trao đổi với người dùng hệ thống

Thiết kế: Là một trong những công đoạn trung tâm của kĩ nghệ phần mềm mà kết

quả quan trọng nhất là hồ sơ thiết kế, sau đó hồ sơ này được chuyển qua phòng lập trình

Mã hoá: Bản chất của quá trình này là kĩ sư phần mềm lựa chọn một ngôn ngữ lập

trình nào đó rồi tiến hnahf lập trình bằng tay hoặc lập trình tự động trên cơ sở hồ sơ thiếtkế

Kiểm thử: Là quá trình test phần mềm sau khi đã thiết kế, đây là một công đoạn

đặc biệt trong sản xuất phần mềm công nghiệp, người ta dùng những kĩ thuật như kiểmthử hộp đen, kiểm thử hộp trắng

Bảo trì: Đây là công đoạn cuối cùng nhằm đảm bảo chất lượng của phần mềm.

Đây là giai đoạn dài nhất trong vòng đời phát triển của phần mềm

1.2 Các ph ươ ng pháp xây d ng ph n m m ự ầ ề : Ph ng pháp thi t k t trên ươ ế ế ừ

xu ng (Top down design) ố

Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá Nộidung của phương pháp: Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đótrên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giảiquyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trêncho đến module chính Sau đó thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy

đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm

vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất hoàn chỉnh

Minh hoạ cho phương pháp này, chúng ta xét bài toán thiết kế phần mềm quản lýtài liệu và thư xác nhận tại Công ty TNHH Deloitte Việt Nam Mục đích của bài toán làthiết kế một hệ thống các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu

Phần mềm quản lí tài liệu và thư xác nhận

Danh mục Quản lí tài liệu Quản lí thư xác

Các phép toán xử lý:

 Vào số liệu cho tệp tài liệu

 Tìm kiếm, hiển thị, xoá , sửa tài liệu

 Lập báo cáo tổng hợp tài liệu theo loại tài liệu, theo người mượn tài liệu…Module chính được chia làm 4 phần:

 Module quản lý danh mục

 Module quản lý tài liệu

 Module quản lý thư xác nhận

 Module lập báo cáo

Phác thảo tổng quan

Module quản lý danh mục làm các công việc chính là:

 Cập nhật danh mục tài liệu

 Cập nhật danh mục nhóm tài liệu

 Cập nhật danh mục nhân viên

Module lập báo cáo làm các công việc chính sau:

 Lập báo cáo tổng hợp tài liệu theo loại tài liệu

 Lập báo cáo tổng hợp thư xác nhận theo ngày

 Lập bảng kê ý kiến nhân viên

 Lập danh sách yêu cầu mượn/ trả tài liệu

 …

Nếu coi mỗi công việc là một module ta sẽ có phác hoạ sau:

Phần mềm quản lí tài liệu và thư xác nhận

Danh mục Quản lí tài liệu Quản lí thư xác

Cập nhật nhóm tài liệu

Danh mục

thư xác

nhận

Cập nhật tài liệu

Cập nhật thông tin thư xác nhận

Cập nhật thư xác nhận

Lập bảng kê

ý kiếm nhân viên

Báo cáo tổng hợp thư xác nhận theo ngày

Báo cáo tổng hợp tài liệu theo loại tài liệu

Lập danh sách yêu cầu mượn trả tài liệu

1.3 Quy trình cơ b n xây d ng ph n m m ả ự ầ ề

Về mặt lí thuyết khi sản xuất một phần mềm thương mại người ta thường chia haicông đoạn phân tích và thiết kế, còn trong thực tế sản xuất phần mềm thì người ta chianhiều giai đoạn hơn để tiện cho việc sản xuaatts phần mềm

Tại Việt Nam hiện nay, việc xây dựng một phần mềm quản lý gồm 6 quy trình:Quy trình 1: Xây dựng hợp đồng phần mềm

Quy trình 2: Xác định yêu cầu

Quy trình 3: Phân tích chi tiết

Quy trình 4: Lập trình

Quy trình 5: Kiểm thử

Quy trình 6: Triển khai

Việc phân chia thành từng công đoạn cụ thể nhằm chuyên môn hóa cao độ mỗilĩnh vực công việc Trong toàn bộ day truyền sản xuất phần mềm các công đoạn có mốiquan hệ chặt chẽ với nhau thể hiện ở hai điểm sau:

Các công đoạn này đều nằm sưới sự chỉ đạo của quy trình quản trị dự án phầnmềm thống nhất

Sản phẩm đầu ra của mỗi công đoạn lại chính là sản phẩm đầu vào của công đoạntiếp theo

Mỗi quy trình đều xác định rõ mục đích của quy trình là gì, người thực hiện mỗiquy trình đó được cung cấp phương tiện gì, và khi kết thúc phải giao nộp những sảnphẩm gì

Mục đích: Nghiên cứu, đề xuất giải pháp kỹ thuật, tiến hành xây dựng hợp đồng

với khách hàng, theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng, tổ chức thanh lý, thanh toán hợpđồng và lập hồ sơ tổng quát về quy trình hợp đồng phần mềm

Dấu hiệu: Quy trình xây dựng và quản lí hợp đồng phần mềm được đặc trưng

bằng 3 dấu hiệu:

 Xây dựng hợp đồng phần mềm với khách hàng

 Theo dõi thực hiện hợp đồng với khách hàng

 Thanh toán thanh lý hợp đồng phần mềm

Lưu đồ:

là phải lượng hoá các dạng mô hình.

Tổ chức thanh toán thanh lí hợp đồng phần mềm

Hồ sơ quy trình 1

E

Lập kế hoạch xác định yêu cầu

Xác định yêu cầu người sử dụng

Phân tích nghiệp vụ

Lập mô hình hệ thống

Báo cáo quy trình 2

Quản trị viên dự án duyệt

Không duyệt

K

Duyệt

Lưu đồ:

Lưu đồ quy trình 2: Xác định yêu cầu khách hàng

Giai đoạn đánh giá yêu cầu nhằm cung cấp những thông tin đầy đủ chính xác đểhiểu rõ về tính khả thi và hiệu quả của phần mềm Khả thi ở đây ngoài tính khả thi về mặt

kỹ thuật còn là tính khả thi về mặt tài chính Một dự án xây dựng phần mềm rất tốn kém

về nhân lực, tiền bạc, thời gian và chất xám Vì thế giai đoạn đánh giá yêu cầu nó quyếtđịnh xem dự án có được tiếp tục hay là bị huỷ bỏ.

Đánh giá đúng yêu cầu cũng là yếu tố quyết định đến sự thành công của việc sảnxuất phần mềm Bất cứ một sự sai lầm nào dù lớn dù nhỏ thì cũng đều gây nên những tổnthất khôn lường cho công ty Đánh giá yêu cầu được bắt đầu từ việc nêu ra các yêu cầucủa khách hàng, từ đó xác định được quy mô của phần mềm, xác định những thay đổi cóthể có trong tương lai, xác định xem phần mềm chịu tác động của những yếu tố nào Tuyvậy giai đoạn này phải tiến hành tương đối nhanh, tránh gây tốn kém về nhân lực và tiềncủa, giai đoạn này chiếm 4 đến 5% tổng thời gian dành cho dự án, vì vậy giai đoạn nàycần các chuyên gia nhiều kinh nghiệm

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu: Nó bao gồm các công việc xác định xem giaiđoạn này cần phải tìm hiểu những gì từ hệ thống, cần phải thực hiện những công việc gì,thời gian thực hiện

- Làm rõ yêu cầu: Phân tích viên phải xác định được chính xác yêu cầu của kháchhàng, cũng như yêu cầu của hệ thống, môi trường của hệ thống những ràng buộc của hệ thống

- Đánh giá tính khả thi: Xác định những yếu tố gây trở ngại cho hệ thống, đánh giátính khả thi của hệ thống về mặt kỹ thuật, tổ chức, tài chính, thời gian

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

1.2.3 Quy trình 3 : Thi t k ph n m m ế ế ầ ề

Mục đích: Sau khi quy trình xác định yêu cầu phần mềm, trên cơ sở hồ sơ của giai

đoạn phân tích ta chuyển sang quy trình thiết kế nhằm xác định hồ sơ tổng thể các vấn đềthiết kế phần mềm từ tổng quát tới chi tiết

Thiết kế là chìa khoá dẫn đến thành công của một dự án Thiết kế là một quá trìnhđòi hỏi tính sáng tạo, tinh tế và hiểu biết sâu sắc của người thiết kế.Thiết kế phần mềm

Thiết kế dữ liệu Duyệt

Lưuđồ:

Mục đích: Trên cơ sở của hộ sơ thiết kế, bộ phận lập trình tiến hành chi tiết hoá

các sơ đồ khối hay các lưu đồ để biến thành các bản vẽ thiết kế sản phẩm phần mềmnhưng bản thân công đoạn lập trình phải trung thành với thiết kế

Lập trình là một tiến trình dịch thiết kế chi tiết thành chương trình bao gồm tậphợp các dòng mã lệnh mã máy tính có thể hiểu được Mỗi ngôn ngữ lập trình có nhữnggiới hạn nhất định do vậy dựa trên các đặc trưng của ngôn ngữ, chúng ta sẽ chọn ngônngữ phù hợp

Dấu hiệu:

 Lập trình các thư viện chung

 Lập trình module

 Tích hợp hệ thống

Mục đích: Sau khi đã có công đoạn lập trình, các lập trình viên tiến hành test

chương trình và test toàn bộ phần mềm bao gồm test hệ thống, test tiêu chuẩn nghiệm thunhằm đảm bảo có một phần mềm chất lượng cao

1.2.6 Quy trình 6: Tri n khai ể

Mục đích: Đây là quy trình cuối cùng trong toàn bộ công đoạn khép kín của quy

trình sản xuất phần mềm Triển khai là một giai đoạn quan trọng, là một phần việc tất yếu

đi kèm khi chuyển giao phần mềm, nên khi đánh giá thường chỉ quan tâm đến các chứcnăng và tính năng của hệ thống mà quên một điều quan trọng rằng đó là những tiềm năngsẵn có Để đưa hệ thống cùng toàn bộ tính năng ưu việt của nó vào ứng dụng trong thực

tế thì chỉ có quá trình triển khai tốt mới có thể biến các tiềm năng đó thành hiện thực Tỷ

lệ thất bại của phần mềm do quá trình triển khai vẫn đang chiếm một tỷ lệ rất cao mànguyên nhân chủ yếu là do:

Năng lực của người sử dụng còn hạn chế

Truyền đạt và thông tin không tốt

Phương pháp triển khai thiếu tính khoa học và không rõ ràng

Đào tạo người sử dụng là vấn đề không thể thiếu trong quá trình triển khai Đểngười sử dụng có thể điều hành trôi chảy hệ thống mới, thông báo một số tình huống cóthể xảy ra lỗi khi vận hành sản phẩm để người dùng biết cách xử lý

Các khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu:

Bảng (table): bảng thống kê, bảng danh sách… ghi chép dữ liệu về một nhóm

phần tử nào đó gọi là thực thể

Thực thể (entity): là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm Thuộc tính (attribute): là đặc điểm hay tính chất của thực thể Mỗi thuộc tính là

một chi tiết dữ liệu tách biệt thường không thể chia nhỏ được nữa

Dòng (row): mỗi bảng có nhiều dòng, mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi

(record) vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (instance) – là một biểu hiện riêng biệt củamột thực thể

Cột (column): mỗi bảng có ít nhất một cột, mỗi cột còn được gọi là một trường

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System): là hệ thống chương

trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng CSDL

Các ứng dụng Access được dẵn dắt bởi những sự kiện tương tự như hành vi của mỗingười cũng được dẵn dắt bởi những sụ kiện, sự kiện thường là kết quả của một tác động

do người dùng gây ra như nhấn chuột, ấn phím… sự kiện này gây nên sự kiện khác,Access tự động ứng xử đối với hầu hết các sự kiện, và Event Procedure trong VBAhưởng ứng các sự kiện

Thiết kế CSDL nhiều người dùng: nhiều người dùng có thể cùng sử dụng (chia sẻ) mộtCSDL Access trên mạng LAN cũng như trên Internet

Cùng với nền tảng Intranet trong công ty, việc truy xuất dữ liệu có thể tiến hàng rất kịpthời và nhanh chóng, chúng ta có thể kết nối mạng Intranet vào CSDL, trên mạngIntranet, thông tin được lưu trữ trực tuyến , cập nhật thường xuyên theo nhu cầu, cácthông tin có thể được tra cứu trực tuyến và tức thời

2.4.2.Truy v n d li u ấ ữ ệ

Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Để thực hiện nhịêm

vụ này phải có một cách thức nào đó giao diện với cơ sở dữ liệu Thông thường thôngqua một dạng nào đó của ngôn ngữ truy vấn: