3.4. To Chuc Di Cong Tac.pptx

Chương 4 NGHỆP VỤ TỔ CHỨC HỘI HỌP Chương 3 MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG 1 Phần 3 4 NGHỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 2 3 Tổ chức chuyến đi công tác Nhiệm vụ của thư ký vp trong chuẩn[.]

Chương 3

MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Phần 3.4.

NGHỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

2

Tổ chức chuyến đi công tác

Nhiệm vụ của thư ký vp

trong chuẩn bị tổ chức

chuyến đi công tác

Nhiệm vụ của thư ký vp trong và sau chuyến đi

công tác

1 Nhiệm vụ của thư ký văn phòng trong

chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo, cơ

quan

4

đi công tác

Chuẩn

bị tài liệu, giấy tờ

Chuẩn

bị phương tiện

Chuẩn bị kinh phí

và yếu tố khác

1.1 Lập kế hoạch chuyến đi công tác

- Kế hoạch chuyến đi công tác là một loại văn bản

dùng để trình bày một cách có hệ thống những công việc

liên quan đến chuyến đi công tác

6

• + Các chuyến đi công tác thường kỳ thư ký phải đưa vào kế hoạch

công tác năm của đơn vị với các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể đã được xác định trước

• + Đối với những chuyến đi công tác được tổ chức trên cơ sở nhiệm vụ

đột xuất, khi lập kế hoạch tổ chức chuyến đi thư ký phải khẩn trương

hơn

• + Đối với những chuyến đi công tác đơn giản mang tính thường

xuyên thư ký không cần lập kế hoạch

- Yêu cầu cơ bản khi xay dung ke hoach:

• + Thể thức văn bản

• + Tính khả thi của việc thực hiện

8

• + Các nội dung thông tin cơ bản:

• - Tuỳ theo mục đích kế hoạch tổ chức chuyến đi

có thể được bổ sung một số nội dung thông tin

như: quà tặng, phân công thực hiện

10

1.2 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác

- Thư ký nên lựa chọn thời điểm thích hợp khi tiến hành hoạt

động này

- Tùy theo tính chất của mối quan hệ, thời gian, nội dung công

việc để lựa chọn hình thức liên hệ: trực tiếp, gián tiếp

- Yêu cầu: chính xác, đầy đủ và kịp thời

• - Thông thường thông tin được cung cấp sẽ liên

quan đến các vấn đề:

• + Mục đích chuyến đi

• + Nội dung công việc

• + Thành phần tham gia (số lượng, chức vụ, giới

tính, chức danh khoa học )

12

• + Thời gian làm việc.

• + Các đối tượng cần gặp

• + Các yêu cầu hỗ trợ

1.3 Chuẩn bị tài liệu, giấy tờ

14

• Khi chuẩn bị tư liệu, tài liệu cho chuyến đi công

tác thư ký phải dựa vào các thông tin sau:

• + Mục đích chuyến đi

• + Khả năng của thành phần chuyến đi

• + Hồ sơ pháp lý phải chuẩn bị

• + Thời gian chuyến đi

• + Mức độ phức tạp của công việc cần giải quyết

• Trong việc chuẩn bị tư liệu, tài liệu cho chuyến đi

thư ký cần có sự phân loại giữa các tài liệu trực

tiếp để thực hiện mục đích và các tài liệu tham

khảo

16

• Căn cứ vào tình hình thực tiễn của đơn vị và khả

năng hỗ trợ của thư ký (trong trường hợp không

tham gia chuyến đi), các tài liệu, tư liệu phục vụ

chuyến đi có thể gồm:

Chuẩn bị giấy tờ

* Công tác trong nước:

- Công văn liên hệ

- Giấy tờ tuỳ thân

- Giấy giới thiệu

- Giấy đi đường

- Danh thiếp

- …

18

• * Công tác nước ngoài: theo đúng các quy định

về thủ tục xuất, nhập cảnh của Việt Nam và của

các nước sẽ đến

1.4 Chuẩn bị về phương tiện

Khi lựa chọn phương tiện để tổ chức chuyến đi thư ký cần chú ý:

+ Khả năng tài chính của cơ quan.

+ Thành phần tham gia chuyến đi (vị trí, số lượng, giới tính, sức khỏe, đặc điểm tâm lý )

+ Địa điểm đến.

20

• + Thời gian tối thiểu và tối đa cho phép thực

hiện chuyến đi

• + Hệ thống các dịch vụ công cộng

• + Thư ký nên thông báo cho các thành viên của

Đoàn về thời tiết nơi đến, quần áo cần mang

theo, các thuốc đặc trị cho người mãn tính…

• - Lựa chọn phương tiện phù hợp: máy bay, ô tô,

tàu hỏa, tàu thủy

1.5 Chuẩn bị kinh phí và yếu tố khác

- Khi lập dự trù kinh phí chuyến đi thư ký phải lưu ý

đến các chi phí thực tế và các khoản dự phòng cho

những chi phí phát sinh Các chi phí thực tế sẽ được tính

trên cơ sở :

+ Tiền chi trả cho phương tiện (máy bay, ô tô )

22

• + Tiền sinh hoạt phí của đại biểu.

• + Tiền sao chụp tài liệu

• + Tiền đóng góp vào hội thảo, hội nghị (nếu có)

• + Tiền ăn, nghỉ

• + Quà tặng

• - Sau khi xây dựng dự trù kinh phí thư ký chuyển

cho các bộ phận chức năng để giải quyết Nếu

không tham gia chuyến đi thư ký có trách nhiệm

nhắc nhở các đại biểu tham gia chuyến đi về việc

lưu giữ chứng từ, hóa đơn để quyết toán tài

chính sau chuyến đi công tác

24

• - Khi tiến hành công tác chuẩn bị tùy theo mục đích,

phạm vi chuyến đi và yêu cầu trợ giúp của lãnh đạo,

thư ký có thể phải tiến hành một số công việc khác

như :

• + Chuẩn bị quà tặng

• + Xây dựng nhật ký hành trình

• + Chẩn bị các nhãn mác hàng hóa

• + Phong bì in sẵn địa chỉ cơ quan.

• + Các địa chỉ hỗ trợ tại nơi diễn ra chuyến đi

• 2 NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG VÀ SAU

CHUYÊN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO, ĐOÀN CÔNG TÁC

2.1 Nhiệm vụ của thư ký văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác

- Tổ chức họp bàn giao công việc giữa thủ trưởng và các

cá nhân có liên quan từ đó xác định:

+ Phạm vi thẩm quyền, phạm vi được ủy quyền giữa thủ trưởng và các cá nhân, phòng ban có liên quan

+ Xin ý kiến thủ trưởng giải quyết các công việc còn tồn đọng

+ Xác định các hình thức để liên hệ với thủ trưởng

+ Các công việc được giao

- Trên cơ sở kết quả của cuộc họp bàn giao trong thời gian

lãnh đạo đi công tác thư ký có các nhiệm vụ sau:

+ Thực hiện chức năng, nhiệm vụ thường xuyên, các công

việc được giao hoặc được ủy quyền

+ Ghi nhật ký công tác

• + Lưu giữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới thủ

trưởng Cần lưu ý có những trường hợp văn bản thuộc phạm vi

giải quyết của cơ quan song được gửi trực tiếp cho thủ trưởng

Trong trường hợp này thư ký phải liên hệ với thủ trưởng để xin ý

kiến giải quyết

30

• + Thừa lệnh thủ trưởng đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thực hiện đúng chương trình, kế hoạch mà thủ truởng đã giao.

• + Giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian thủ trưởng đi công tác

2.2 Nhiệm vụ của thư ký VP sau chuyến đi công

tác của lãnh đạo

- Giúp thủ trưởng giải quyết các vấn đề liên quan đến

thủ tục tổ chức chuyến đi công tác

- Thu thập giấy tờ, tài liệu sau chuyến đi công tác để lập

hồ sơ

32

• - Tổ chức các cuộc họp mở rộng hoặc nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi công tác và triển khai công việc hoặc rút kinh nghiệm trong

kỹ thuật tổ chức chuyến đi Thư ký cũng có thể sử dụng văn bản để thực hiện công việc này

• - Trình nhật ký công tác và các văn bản, giấy tờ thuộc quyền thủ

trưởng Xin ý kiến thủ trưởng giải quyết các công việc còn tồn đọng

• - Soạn thảo thư cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến đi công tác

34

THỰC HÀNH

1 Để tổ chức tốt chuyến đi công tác cho

Lãnh đạo (thời gian, địa điểm tự xác định),

Anh/Chị hãy xác định những văn bản cần

soạn thảo và ban hành?

THỰC HÀNH

2 Soạn thảo một số văn bản sau:

- Kế hoạch tổ chức chuyến đi

- Lịch trình chuyến đi

- Văn bản liên hệ chuyến đi

- Văn bản đề nghị thay đổi thời gian chuyến đi

- Văn bản cảm ơn

36