Chuong 1. Những Vấn Đề Chung Về Tky.pptx

V NHỮNG YÊU CẦU VỀ PHẨM CHẤT CỦA THƯ KÝ 1 1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 1 Thư ký ? 2  Từ thư ký được dùng và được hiểu với nhiều nghĩa khác nhau 3 Thư ký Là ngư[.]

1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Thư ký ?

2

 Từ thư ký được dùng và được hiểu với nhiều

nghĩa khác nhau:

Thư ký:

Là người được giao ghi chép hoặc soạn thảo những văn bản, giấy tờ trong một cuộc họp, hội nghị.

Thư ký:

Là người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều hành công việc hàng ngày của một tổ chức, đoàn thể.

6

Thư ký:

Là người giúp việc cho người lãnh đạo cao nhất của một cơ quan hoặc một nhân vật cao cấp nào đó trong các công việc về giấy tờ, giao thiệp, sắp xếp và chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày

Thư ký

Là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm

vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả

năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực

tiếp, có óc phán đoán, có sáng kiến và đưa ra các

quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình

(Theo định hướng của Hiệp hội thư ký chuyên

nghiệp quốc tế - International Profesionnal

Secretarie).

8

 => Thư ký có thể là người trợ lý, giúp việc, đồng

thời cũng có thể là người đảm nhận các công việc

có tính chất tổ chức, điều hành

Dù ở vị trí nào thì công việc của người thư ký

cũng luôn gắn liền với giấy tờ, văn bản, thông tin

giao tiếp

Văn phòng ?

10

     Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ

khác nhau như sau:

    - Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng

hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của

ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị

Đối với cơ quan, đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn

phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính

phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn

vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng Hành chính -

Tổng hợp, phòng Hành chính Tổ chức

     Văn phòng

    - Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của

một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và

đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

12

 Ngoài ra Văn phòng còn được hiểu:

- Là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy

tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc

cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên

lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc

cho bộ máy lãnh đạo và quản lý

- Là văn phòng làm việc của nghị sỹ, kiến

trúc sư trưởng…

    

Văn phòng

=>Bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan

có trách nhiệm thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ điều hành của lãnh đạo, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan

14

Thư ký văn phòng ?

Theo Giáo trình “Nghiệp vụ thư ký văn phòng”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2000

Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ

sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

16

Theo Giáo trình “Nghiệp vụ thư ký văn phòng”

NXB Giao thông vận tải, 2010

Thư ký văn phòng là người trợ lý,

giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực

chuyên môn nhất định thuộc phạm vi

chức năng và nhiệm vụ của văn

phòng

1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG

1.2.1 Chức năng

18

CHỨC NĂNG

Tổ chức thông tin

Tổ chức các nghiệp

vụ hành chính

 - Tổ chức thông tin:

+ Xây dựng và ban hành văn bản,

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản,

+ Lập hồ sơ

+ Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh

đạo

+ Tổ chức …

22

TỔ CHỨC…

1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

1.2.2 Nhiệm vụ của thư ký văn phòng

24

NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Văn bản

và công tác văn thư

Quan hệ

khác

Tổ chức công việc

a Nhiệm vụ về quan hệ cá nhân:

+ Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng; + Chuẩn bị các chuyến đi công tác của thủ trưởng;

26

+ Giữ vững liên lạc với Thủ trưởng khi Thủ trưởng

đi công tác.

+ Hướng dẫn công việc cho những cán bộ tham gia chuyến đi công tác và thu thập xử lý thông tin của chuyến đi.

+ Chuẩn bị, triệu tập, ghi biên bản các cuộc họp, các cuộc thảo luận

b Nhiệm vụ về văn bản và công tác văn thư:

+ Quản lý văn bản đi

+ Quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Quản lý và sử dụng con dấu

+ Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

+ Kiểm tra thể thức và tính hợp pháp đối với những văn bản trình Thủ trưởng ký.

28

c Nhiệm vụ về tổ chức công việc:

+ Lập lịch ngày, tuần, tháng….

+ Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị, quyết định của Thủ trưởng

+ Sắp xếp và tổ chức phòng làm việc

Vị trí của thư

ký VP

Trung gian thiết lập các mối quan hệ

Đ ảm bảo và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác

Đảm bảo sự liên tục và sự thông suốt trong hoạt động của cơ quan, lãnh đạo

Mối quan hệ đa chiều ?

1.3.1 Trung gian thiết lập các mối quan hệ

 Thư ký văn phòng với việc thiết lập mối

quan hệ với lãnh đạo và đồng nghiệp

a Một số đặc điểm chi phối việc thiết lập mối

quan hệ giữa thư ký, thủ trưởng và đồng

nghiệp

- Đây là mối quan hệ giữa cá nhân với cá nhân

trong cùng một tập thể và bị chi phối bởi các đặc

điểm trong lao động tập thể Mối quan hệ trong tập

thể tồn tại ở 2 dạng cơ bản:

36

+ Mối quan hệ hình thức (được xác định trên cơ sở

chức vụ, sự phân công trách nhiệm ) là căn cứ để

duy trì nội quy, quy chế làm việc

+ Mối quan hệ không hình thức (được xác định trên

cơ sở sự yêu, ghét, tín nhiệm mang tính cá nhân )

sẽ có khả năng ảnh hưởng đến hiệu quả lao động

 Khi thiết lập mối quan hệ cần tìm ra biện pháp,

cơ chế để kiểm soát, định hướng những mối quan

hệ này để chúng phát triển theo hướng có lợi cho

hoạt động của tổ chức

38

 - Đây là mối quan hệ giữa những cá nhân bị ràng

buộc với nhau bởi chức vụ, quyền hạn, trách

nhiệm, cùng thống nhất về mục tiêu chung

 + Tính thống nhất về mục đích: ý thức chung của

mỗi cá nhân trong một tổ chức phục vụ cho lợi ích

của tổ chức Tuy nhiên sự thống nhất về mục đích

còn xuất phát từ chính sự thống nhất trong việc

chia sẻ quyền lợi cá nhân và quyền lợi của tổ

chức

 + Tính thứ bậc: Các quy quan hệ giữa cá nhân với

cá nhân trong tổ chức được xác định trên cơ sở sự

phân định chức năng, nhiệm vụ và vị trí công tác

của từng cá nhân, các quy định mang tính phân

cấp, thứ bậc sẽ tạo nên các quan hệ có tính mặc

nhiên mà mỗi cá nhân buộc phải thừa nhận, tôn

trọng và thực hiện

40

b Vai trò của người thư ký trong việc thiết

lập quan hệ giữa thủ trưởng và đồng nghiệp

 - Thư ký có vai trò trung gian trong việc thiết lập

quan hệ giữa thủ trưởng và đồng nghiệp

 - Liên kết cá nhân trên cơ sở tự nguyện thực hiện

hơn là mệnh lệnh và quyền uy

 - Sự thiếu hụt về thông tin là nguyên nhân tạo

nên khoảng cách giữa nhà quản lý và nhân viên

dưới quyền

 - Sự tin tưởng lẫn nhau là cơ sở quan trọng nhất

cho việc thiết lập mối quan hệ giữa thủ trưởng và

đồng nghiệp

 - Việc thiết lập quan hệ với nhân viên sẽ giúp nhà

quản lý xây dựng những tiêu chuẩn phù hợp để

khai thác triệt để nguồn lực con người

42

 - Cung cấp thông tin:

 Cung cấp cho thủ trưởng: thông tin liên quan đến các

vấn đề về nhân sự như: số lượng, trình độ, phong cách

làm việc, cá tính của nhân viên; thông tin phản hồi

của nhân viên về cơ quan, thủ trưởng Giúp lãnh đạo

đánh giá năng lực của đội ngũ nhân viên từ đó xác

định các vấn đề về chức vụ

 Cung cấp cho đồng nghiệp về: các định hướng, chủ

trương, định hướng phát triển; những vấn đề quyền

lợi, trách nhiệm, chế độ đãi ngộ, kỷ luật Góp phần

đảm bảo cơ chế dân chủ, tinh thần cạnh tranh lành

mạnh, sự tin tưởng của đội ngũ nhân viên vào chính

sách phát triển của cơ quan.

44

- Tổ chức thực hiện các quyết định quản lý

của lãnh đạo:

 Thư ký có trách nhiệm giúp lãnh đạo ra các quyết

định quản lý phải hợp lý và hợp pháp

 Để quyền uy trong tổ chức được thừa nhận một cách

khách quan (sự thừa nhận, tôn trọng của nhân viên

đối với vấn đề chức vụ) thư ký phải giúp lãnh đạo có

được:

Sự ủng hộ, hợp tác, tôn trọng của đội ngũ

nhân viên dưới quyền

Tính tự nguyện phục tùng và tự giác thực

hiện các quyết định của đội ngũ nhân viên phụ thuộc vào khả năng cung cấp, giải thích

- Xây dựng cơ chế cho việc thiết lập mối quan

hệ

 Giúp thủ trưởng ban hành các quy định về thủ tục

phục vụ cho quá trình giải quyết công việc

 Công khai các quy định có liên quan về trình tự giải

quyết công việc, thẩm quyền của từng cá nhân và vị

trí của cá nhân trong toàn bộ quá trình, tạo tâm lý tự

tin, thoải mái của nhân viên khi giao tiếp với thủ

trưởng

46

c Thư ký và việc thiết lập mối quan hệ với

thủ trưởng

 Thư ký (người cộng tác thân cận, trợ thủ đắc lực,

được lãnh đạo tin cậy) Khi thiết lập mối quan hệ

với thủ trưởng, thư ký phải đảm bảo thực hiện

các yêu cầu cơ bản sau:

- Hiểu đúng đặc trưng lao động của người

lãnh đạo

Lao động lãnh đạo: phát hiện và huy động mọi

nguồn lực con người Thư ký cần trợ giúp, chia sẻ

áp lực, gánh vác trách nhiệm cùng lãnh đạo

48

- Tôn trọng, tin tưởng và phục tùng các quyết

định của người lãnh đạo

+ Phục tùng: thực hiện các quy định của cơ quan

(về kỷ luật lao động)

+ Sự tin tưởng, tôn trọng của thư ký với lãnh đạo

phụ thuộc vào năng lực, trình độ, phẩm chất cá

nhân ; giá trị khách quan của quyết định quản lý

+ Sự tôn trọng và niềm tin của thư ký đối với lãnh

đạo là cơ sở để xây dựng mối quan hệ bền vững giữa

thư ký và thủ trưởng Hiệu quả thiết lập mối quan

hệ này có ảnh hưởng trực tiếp tới thái độ, sự tận

tụy và mức độ cống hiến của người thư ký

50

- Thích ứng với phong cách làm việc của lãnh

đạo

 Mỗi lãnh đạo có một phong cách khác nhau nên

thư ký cần thích ứng, thông thường sẽ có 4

phương thức lãnh đạo chủ yếu:

Phương thức mệnh lệnh chuyên chế:

 Quyền lực tập trung vào người lãnh đạo

 Tất cả các quyết sách đều do người lãnh đạo tự

quyết định

 Không tiếp thu ý kiến của nhân viên

 Phương pháp cơ bản là đe dọa và trừng phạt

52

Phương thức mệnh lệnh ôn hòa:

 Quyền lực tập trung vào người lãnh đạo, có trao

quyền cho cấp dưới

 Thái độ ôn hòa và nhã nhặn, có lắng nghe ý kiến

nhưng mang tính chiếu lệ

 Phương pháp truyền đạt thông tin cơ bản là

mệnh lệnh

Phương thức hiệp thương

 Tương đối tin cậy cấp dưới song quyền quyết định

các vấn đề cơ bản vẫn nằm trong tay cấp trên

 Thông tin có được là thông tin 2 chiều

 Chức năng điều khiển được thả lỏng ở mức thích

hợp để làm cho nhân viên có thể gánh vác trách

nhiệm của chính mình

54

Phương thức quản lý có sự tham gia của cấp

dưới

 Hoàn toàn tin tưởng vào cấp dưới

 Trên dưới tự do trao đổi thông tin

 Cá nhân phát huy trách nhiệm với tổ chức

d Thư ký và việc thiết lập quan hệ với đồng

nghiệp

- Tôn trọng các quy định của cơ quan trong

việc phân định chức năng, nhiệm vụ và thẩm

quyền của từng cá nhân

 Khi tham gia hoạt động của cơ quan, giữa thư ký

và đồng nghiệp luôn tồn tại các quan hệ có tính

công việc Các quy định về kỷ luật lao động, chức

năng, nhiệm vụ, quy chế làm việc tạo ranh giới

pháp lí cho sự tồn tại các quan hệ chính thức

56

 Khi thiết lập quan hệ phải đảm bảo các quan hệ

có tính thứ bậc, chức vụ; đồng thời thiết lập các

quan hệ không hình thức trên cơ sở tuân thủ, tôn

trọng các quy định đã được thừa nhận, áp dụng

 Sự tuân thủ các quy định về thứ bậc còn giúp thư

ký xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp

và duy trì kỉ luật lao động

- Tôn trọng và hợp tác

 Hiệu quả trong hoạt động của cá nhân được đánh

giá bởi hiệu quả của chính tổ chức mà cá nhân đó

tham gia Hợp tác để cùng thực hiện một mục

tiêu chung đã trở thành nguyên tắc khi thiết lập

các mối quan hệ Nguyên tắc này được xây dựng

trên cơ sở:

 + Sự thống nhất để thực hiện một mục tiêu chung

dưới sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan đơn vị

58

 + Sự tác động của hệ thống các quy phạm thủ tục

nội bộ

 + Sự thống nhất và chia sẻ về quyền lợi, trách

nhiệm giữa thư ký và các cá nhân khác trong cơ

quan

 + Hiệu quả trong hoạt động của từng cá nhân bị

ảnh hưởng bởi hoạt động của các cá nhân khác

trong cùng hệ thống

 Bên cạnh hợp tác cần sự tôn trọng giữa các cá

nhân với nhau Đây có thể là sự thừa nhận về vị

trí, vai trò, trình độ, năng lực, phẩm chất, uy

tín… hay đơn giản là sự tôn trọng các quy định về

thẩm quyền của từng cá nhân trong hệ thống Sự

tôn trọng sẽ là căn cứ đầu tiên để thiết lập mối

quan hệ bình đẳng và tích cực, là nền tảng tạo

nên sự tin cậy và khả năng xây dựng các mối

quan hệ

60

Nguồn cung cấp thông tin ?

62

1.3.2 Đảm bảo và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan, lãnh đạo

 Giúp cơ quan, lãnh đạo thu thập thông tin từ các

nguồn:

 * Thông tin sơ cấp ?

 * Thông tin thứ cấp ?

 …

 Để quản lý và điều hành cơ quan, tổ chức, người

lãnh đạo phải tiến hành các hoạt động cụ thể

như: hội họp, đàm phán, kiểm tra, ra quyết định,

 Là người làm việc trực tiếp và hỗ trợ đắc

lực cho lãnh đạo trong các lĩnh vực về tài

chính, đối nội, đối ngoại, đàm phán các

hợp đồng và giám sát các hoạt dộng trong

cơ quan

 

1.3.4 Là trợ lý, giúp việc thân cận của lãnh đạo

 Thảo luận:

về những nội dung liên quan đến khái niệm thư ký văn

phòng, chức năng, nhiệm vụ và vị trí của thư ký văn phòng

66