1. Trang chủ
  2. » Luận Văn - Báo Cáo

Chuong 2. Năng Lực, Phẩm Chất Tky.pptx

58 0 0

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Tiêu đề Năng Lực Và Phẩm Chất Cần Thiết Của Thư Ký Văn Phòng
Định dạng
Số trang 58
Dung lượng 2,11 MB

Nội dung

V NHỮNG YÊU CẦU VỀ PHẨM CHẤT CỦA THƯ KÝ Chương 2 NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT CẦN THIẾT CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG 1 2 1 NHỮNG NĂNG LỰC CẦN THIẾT CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG 2 Năng lực cần thiết của thư ký văn phòng Kiến[.]

Trang 1

Chương 2 NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT CẦN THIẾT

CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG

1

Trang 2

2.1 NHỮNG NĂNG LỰC CẦN THIẾT CỦA THƯ KÝ

VĂN PHÒNG

2

Năng lực cần thiết của thư ký văn phòng

Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức xã hội

Kỹ năng thực hiện nghiệp vụ

Trang 3

2.1 Những năng lực cần thiết của thư ký văn phòng

2.1.1 Kiến thức chuyên môn nghiệp

vụ và kiến thức xã hội

3

Trang 4

a Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ

- Đào tạo phù hợp với ngành, nghề, lĩnh vực công tác;

- Thao tác thành thạo và đúng yêu cầu các nghiệp vụ chuyên môn thuộc nhiệm vụ được giao, đảm nhận;

- Có khả năng về ngoại ngữ, tin học

4

Trang 5

b Kiến thức xã hội

- Rèn luyện để có một phong cách giao tiếp đẹp

5

Trang 6

Mục đích:

+ Tạo ấn tượng và niềm tin với đối tượng giao tiếp

+ Phản ánh trình độ văn hoá, trình độ học vấn, thái độ tôn trọng và khả năng thu hút của người Thư ký với đối tượng giao tiếp

6

Trang 8

- Có khả năng vận dụng những quy phạm khách quan vào trong hành vi ứng xử thông thường

+ Thư ký là trung gian trong các mối quan hệ + Kết quả giao tiếp: giá trị của các thông tin

thu thập; tạo một ấn tượng tốt là điều thư ký

phải thực hiện

8

Trang 9

 + Yêu cầu: Thư ký phải luôn sẵn sàng, chủ

động trong giao tiếp; vận dụng sáng tạo

các qui phạm khách quan

9

Trang 10

- Có kiến thức về tâm lý

+ Tạo được tình cảm của đối tượng giao tiếp

+ Giúp Thủ trưởng hạn chế hoặc loại trừ những mâu thuẫn ở nơi làm việc

10

Trang 11

- Về ngôn ngữ

Đây là phương tiện cơ bản, quan trọng người thư ký

VP sử dụng để thu thập, khai thác thông tin và thiết lập quá trình giao tiếp

+ Ngôn ngữ phổ thông: phục vụ cho các hoạt động giao tiếp xã hội

+ Ngôn ngữ chuyên môn: đáp ứng yêu cầu chuyên môn hóa của công việc

+ Ngôn ngữ tiếng nước ngoàii

11

Trang 12

- Có kiến thức về trang phục, trang điểm

12

Trang 13

13

Trang 16

- Có kiến thức về trang phục, trang điểm

Trang 17

- Có khả năng chứng minh hiệu quả công việc thông qua hoạt động thực tiễn

Kiến thức chuyên môn, kiến thức xã hội, vận dụng vào thực tiễn công việc

Kết quả lao động của người thư ký – thực tiễn giải quyết công việc – sẽ là căn cứ cuối cùng để đánh giá hiệu quả và năng lực làm việc của cá nhân

17

Trang 18

2.1.2 Kỹ năng thực hiện nghiệp vụ

18

Trang 19

Kỹ năng thực hiện nghiệp vụ

Quản lý

và sử dụng thời gian

Tham

mưu,

tổng hợp

Lập kế hoạch giao tiếpKỹ năng

Kỹ năng

về tin học, sử dụng trang thiết bị vp

Trang 20

a Tham mưu tổng hợp

- Tham mưu: kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng sáng tạo, các sáng kiến, phương án tối ưu, những chiến lược và giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan, đơn vị đạt kết quả cao nhất

20

Trang 21

- Tổng hợp: là cơ sở để tham mưu tốt, tập hợp thông tin, biện pháp xử lý và từ đó theo dõi, nắm bắt, tổng hợp, báo cáo thông tin cho lãnh đạo trên nhiều mặt hoạt động của cơ quan

21

Trang 23

23

Trang 24

24

Trang 25

Lập kế hoạch

+ Control: phương pháp kiểm soát?

+ Check: phương pháp kiểm tra?

+ Man: nguồn nhân lực?

Trang 26

c Quản lý và sử dụng thời gian

26

Trang 27

- Xác định mục tiêu

- Liệt kê danh sách những công việc cần phải làm

- Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

- Lên thời gian cho từng việc

- Tổng kết lại công việc

- Sắp xếp nơi làm việc khoa học

- Tính kỷ luật và tập trung

27

Trang 28

- Công việc quan trọng, không khẩn

- Công việc quan trọng, khẩn

- Công việc không quan trọng, không khẩn

- Công việc khẩn, không quan trọng

28

Trang 29

d Kỹ năng giao tiếp

29

Trang 30

KỸ NĂNG GIAO TIẾP

30

Trang 31

Kỹ năng giao tiếp cơ bản:

31

Trang 32

 + Kỹ năng nghe:

32

Trang 33

 + Kỹ năng nói

33

Trang 34

 + Kỹ năng đọc

34

Trang 35

 + Kỹ năng viết

35

Trang 36

đ Kỹ năng tin học, ứng dụng công nghệ thông tin

trong văn phòng và sử dụng các trang thiết bị văn phòng

36

Trang 37

2.2 Những phẩm chất cần thiết của thư

ký văn phòng

2.2.1 Ước mơ thăng tiến trong nghề nghiệp

37

Trang 38

- Thể hiện: ý chí phấn đấu, mong muốn được khẳng

định, khả năng nắm bắt cơ hội.

Phải thực sự yêu nghề và say mê với công việc

- Tác dụng: Là động lực thúc đẩy người Thư ký

vươn lên, xác lập, khẳng định vị trí không thể thay

đổi, uy tín của cá nhân trong tập thể; nhân tố đưa

đến thành công trong hoạt động của người Thư ký

38

Trang 39

* Yêu cầu:

- Không ngừng học tập, nâng cao trình độ chuyên môn, xã hội

- Khả năng chứng minh qua hiệu quả công việc

- Yêu ngành, nghề, công việc

39

Trang 40

2.2.2 Xử sự chính xác đối với mọi đối tượng giao tiếp

40

Trang 41

- Để thực hiện yêu cầu này, Thư ký phải thực hiện:

+ Phân loại hình thức giao tiếp

+ Phân loại đối tượng giao tiếp

+ Đặt đối tượng giao tiếp đúng hoàn cảnh, tình

huống giao tiếp

+ Thực hiện chính xác các nghi thức giao tiếp cơ

bản

- Tác dụng: Giải quyết tốt công việc; Tạo sự tin

tưởng; xác định vị trí của bản thân

41

Trang 42

VÍ DỤ 1:

42

Trang 43

VÍ DỤ 2:

43

Trang 44

VÍ DỤ 3:

44

Trang 46

Ví dụ 5: Giao tiếp qua điện thoại

Giám đốc gọi điện thoại về cơ quan, thư ký nhấc máy.

Trang 47

Xử sự chính xác đối với mọi đối tượng

giao tiếp

* Mục đích:

- Gây dựng thiện cảm của đối tượng giao tiếp

- Nâng cao hiệu quả giải quyết công việc

- Thiết lập các mối quan hệ mang tính “mở”

47

Trang 48

Yêu cầu:

- Khả năng quan sát

- Chuẩn bị thông tin

- Phân loại hình thức giao tiếp

- Phân loại đối tượng giao tiếp

48

Trang 49

2.2.3 Kiềm chế các trạng thái cảm xúc

49

Trang 50

* Mục đích:

tượng giao tiếp

- Giải quyết tốt công việc

50

Trang 51

- Có thiện chí trong giao tiếp

- Khả năng quan sát, kiểm soát cảm xúc, cần có sự bình tĩnh

Thể hiện mình là người có văn hóa và được giáo dục toàn diện

51

Trang 52

 - Tác dụng:

 + giải quyết tốt công việc

 + Kiểm soát và điều chỉnh mục đích giao tiếp

 + Không vi phạm các nghi thức khi giao tiếp

 + Chủ động trong giao tiếp

 + Tạo ấn tượng và sự đánh giá cao của đối tượng

giao tiếp

52

Trang 53

2.2.4 Khả năng giữ bí mật

- Cung cấp thông tin đúng: thẩm quyền, đối tượng

- Không cung cấp các thông tin chưa hoặc không chính thức

- Giữ đúng quy định của nhà nước và của cơ quan

về bảo mật tài liệu

53

Trang 54

2.2.5 Thiện chí trong giao tiếp

54

Trang 55

 Là sự tin tưởng ở đối tượng giao tiếp, luôn nghĩ tốt về

họ Giành những tình cảm tốt đẹp và đem lại niềm vui

cho đối tượng giao tiếp, luôn luôn động viên, khuyến

khích họ làm việc tốt.

55

Trang 56

2.2.6 Tôn trọng kỷ luật và chủ động trong công việc

- Tôn trọng kỷ luật: tôn trọng với chính công việc của mình Từ đó xây dựng phong cách làm việc nghiêm túc, khoa học và chuyên nghiệp

- Chủ động trong công việc: giải quyết công việc độc lập, khả năng đảm bảo thực hiện công việc đúng chương trình, kế hoạch; khả năng tìm kiếm

cơ hội

56

Trang 58

2.2.8 Một số phẩm chất khác:

- Chia xẻ và giúp đỡ người khác

- Luôn có tình đoàn kết cao

- Tư duy khoa học

Ngày đăng: 28/01/2024, 11:26

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w