V NHỮNG YÊU CẦU VỀ PHẨM CHẤT CỦA THƯ KÝ Chương 2 NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT CẦN THIẾT CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG 1 2 1 NHỮNG NĂNG LỰC CẦN THIẾT CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG 2 Năng lực cần thiết của thư ký văn phòng Kiến[.]
Trang 1Chương 2 NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT CẦN THIẾT
CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG
1
Trang 22.1 NHỮNG NĂNG LỰC CẦN THIẾT CỦA THƯ KÝ
VĂN PHÒNG
2
Năng lực cần thiết của thư ký văn phòng
Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức xã hội
Kỹ năng thực hiện nghiệp vụ
Trang 32.1 Những năng lực cần thiết của thư ký văn phòng
2.1.1 Kiến thức chuyên môn nghiệp
vụ và kiến thức xã hội
3
Trang 4a Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ
- Đào tạo phù hợp với ngành, nghề, lĩnh vực công tác;
- Thao tác thành thạo và đúng yêu cầu các nghiệp vụ chuyên môn thuộc nhiệm vụ được giao, đảm nhận;
- Có khả năng về ngoại ngữ, tin học
4
Trang 5b Kiến thức xã hội
- Rèn luyện để có một phong cách giao tiếp đẹp
5
Trang 6Mục đích:
+ Tạo ấn tượng và niềm tin với đối tượng giao tiếp
+ Phản ánh trình độ văn hoá, trình độ học vấn, thái độ tôn trọng và khả năng thu hút của người Thư ký với đối tượng giao tiếp
6
Trang 8- Có khả năng vận dụng những quy phạm khách quan vào trong hành vi ứng xử thông thường
+ Thư ký là trung gian trong các mối quan hệ + Kết quả giao tiếp: giá trị của các thông tin
thu thập; tạo một ấn tượng tốt là điều thư ký
phải thực hiện
8
Trang 9 + Yêu cầu: Thư ký phải luôn sẵn sàng, chủ
động trong giao tiếp; vận dụng sáng tạo
các qui phạm khách quan
9
Trang 10- Có kiến thức về tâm lý
+ Tạo được tình cảm của đối tượng giao tiếp
+ Giúp Thủ trưởng hạn chế hoặc loại trừ những mâu thuẫn ở nơi làm việc
10
Trang 11- Về ngôn ngữ
Đây là phương tiện cơ bản, quan trọng người thư ký
VP sử dụng để thu thập, khai thác thông tin và thiết lập quá trình giao tiếp
+ Ngôn ngữ phổ thông: phục vụ cho các hoạt động giao tiếp xã hội
+ Ngôn ngữ chuyên môn: đáp ứng yêu cầu chuyên môn hóa của công việc
+ Ngôn ngữ tiếng nước ngoàii
11
Trang 12 - Có kiến thức về trang phục, trang điểm
12
Trang 1313
Trang 16- Có kiến thức về trang phục, trang điểm
Trang 17- Có khả năng chứng minh hiệu quả công việc thông qua hoạt động thực tiễn
Kiến thức chuyên môn, kiến thức xã hội, vận dụng vào thực tiễn công việc
Kết quả lao động của người thư ký – thực tiễn giải quyết công việc – sẽ là căn cứ cuối cùng để đánh giá hiệu quả và năng lực làm việc của cá nhân
17
Trang 182.1.2 Kỹ năng thực hiện nghiệp vụ
18
Trang 19Kỹ năng thực hiện nghiệp vụ
Quản lý
và sử dụng thời gian
Tham
mưu,
tổng hợp
Lập kế hoạch giao tiếpKỹ năng
Kỹ năng
về tin học, sử dụng trang thiết bị vp
Trang 20a Tham mưu tổng hợp
- Tham mưu: kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng sáng tạo, các sáng kiến, phương án tối ưu, những chiến lược và giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan, đơn vị đạt kết quả cao nhất
20
Trang 21- Tổng hợp: là cơ sở để tham mưu tốt, tập hợp thông tin, biện pháp xử lý và từ đó theo dõi, nắm bắt, tổng hợp, báo cáo thông tin cho lãnh đạo trên nhiều mặt hoạt động của cơ quan
21
Trang 2323
Trang 2424
Trang 25Lập kế hoạch
+ Control: phương pháp kiểm soát?
+ Check: phương pháp kiểm tra?
+ Man: nguồn nhân lực?
Trang 26c Quản lý và sử dụng thời gian
26
Trang 27- Xác định mục tiêu
- Liệt kê danh sách những công việc cần phải làm
- Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
- Lên thời gian cho từng việc
- Tổng kết lại công việc
- Sắp xếp nơi làm việc khoa học
- Tính kỷ luật và tập trung
27
Trang 28- Công việc quan trọng, không khẩn
- Công việc quan trọng, khẩn
- Công việc không quan trọng, không khẩn
- Công việc khẩn, không quan trọng
28
Trang 29d Kỹ năng giao tiếp
29
Trang 30KỸ NĂNG GIAO TIẾP
30
Trang 31Kỹ năng giao tiếp cơ bản:
31
Trang 32 + Kỹ năng nghe:
32
Trang 33 + Kỹ năng nói
33
Trang 34 + Kỹ năng đọc
34
Trang 35 + Kỹ năng viết
35
Trang 36đ Kỹ năng tin học, ứng dụng công nghệ thông tin
trong văn phòng và sử dụng các trang thiết bị văn phòng
36
Trang 372.2 Những phẩm chất cần thiết của thư
ký văn phòng
2.2.1 Ước mơ thăng tiến trong nghề nghiệp
37
Trang 38- Thể hiện: ý chí phấn đấu, mong muốn được khẳng
định, khả năng nắm bắt cơ hội.
Phải thực sự yêu nghề và say mê với công việc
- Tác dụng: Là động lực thúc đẩy người Thư ký
vươn lên, xác lập, khẳng định vị trí không thể thay
đổi, uy tín của cá nhân trong tập thể; nhân tố đưa
đến thành công trong hoạt động của người Thư ký
38
Trang 39* Yêu cầu:
- Không ngừng học tập, nâng cao trình độ chuyên môn, xã hội
- Khả năng chứng minh qua hiệu quả công việc
- Yêu ngành, nghề, công việc
39
Trang 402.2.2 Xử sự chính xác đối với mọi đối tượng giao tiếp
40
Trang 41- Để thực hiện yêu cầu này, Thư ký phải thực hiện:
+ Phân loại hình thức giao tiếp
+ Phân loại đối tượng giao tiếp
+ Đặt đối tượng giao tiếp đúng hoàn cảnh, tình
huống giao tiếp
+ Thực hiện chính xác các nghi thức giao tiếp cơ
bản
- Tác dụng: Giải quyết tốt công việc; Tạo sự tin
tưởng; xác định vị trí của bản thân
41
Trang 42VÍ DỤ 1:
42
Trang 43VÍ DỤ 2:
43
Trang 44VÍ DỤ 3:
44
Trang 46Ví dụ 5: Giao tiếp qua điện thoại
Giám đốc gọi điện thoại về cơ quan, thư ký nhấc máy.
Trang 47Xử sự chính xác đối với mọi đối tượng
giao tiếp
* Mục đích:
- Gây dựng thiện cảm của đối tượng giao tiếp
- Nâng cao hiệu quả giải quyết công việc
- Thiết lập các mối quan hệ mang tính “mở”
47
Trang 48Yêu cầu:
- Khả năng quan sát
- Chuẩn bị thông tin
- Phân loại hình thức giao tiếp
- Phân loại đối tượng giao tiếp
48
Trang 492.2.3 Kiềm chế các trạng thái cảm xúc
49
Trang 50* Mục đích:
tượng giao tiếp
- Giải quyết tốt công việc
50
Trang 51- Có thiện chí trong giao tiếp
- Khả năng quan sát, kiểm soát cảm xúc, cần có sự bình tĩnh
Thể hiện mình là người có văn hóa và được giáo dục toàn diện
51
Trang 52 - Tác dụng:
+ giải quyết tốt công việc
+ Kiểm soát và điều chỉnh mục đích giao tiếp
+ Không vi phạm các nghi thức khi giao tiếp
+ Chủ động trong giao tiếp
+ Tạo ấn tượng và sự đánh giá cao của đối tượng
giao tiếp
52
Trang 532.2.4 Khả năng giữ bí mật
- Cung cấp thông tin đúng: thẩm quyền, đối tượng
- Không cung cấp các thông tin chưa hoặc không chính thức
- Giữ đúng quy định của nhà nước và của cơ quan
về bảo mật tài liệu
53
Trang 542.2.5 Thiện chí trong giao tiếp
54
Trang 55 Là sự tin tưởng ở đối tượng giao tiếp, luôn nghĩ tốt về
họ Giành những tình cảm tốt đẹp và đem lại niềm vui
cho đối tượng giao tiếp, luôn luôn động viên, khuyến
khích họ làm việc tốt.
55
Trang 562.2.6 Tôn trọng kỷ luật và chủ động trong công việc
- Tôn trọng kỷ luật: tôn trọng với chính công việc của mình Từ đó xây dựng phong cách làm việc nghiêm túc, khoa học và chuyên nghiệp
- Chủ động trong công việc: giải quyết công việc độc lập, khả năng đảm bảo thực hiện công việc đúng chương trình, kế hoạch; khả năng tìm kiếm
cơ hội
56
Trang 582.2.8 Một số phẩm chất khác:
- Chia xẻ và giúp đỡ người khác
- Luôn có tình đoàn kết cao
- Tư duy khoa học