ưể thỳc hiện chực nẨng cũa mỨnh, vẨn phòng phải thỳc hiệnnhứng nhiệm vừ sau:_ XẪy dỳng chÈng trỨnh cẬng tÌc cũa cÈ quan vẾ ẼẬn Ẽộc thỳc hiện ch-Èng trỨnh Ẽọ, bộ trÝ s¾p xếp chch-Èng trỨn
Trang 1Lời mở đầu
* Đặt vấn đề:
Sự nghiệp đổi mới toàn diện của đất nớc đòi hỏi mọi cơ quan, tổ chức,
đơn vị phải chuyển mình thay đổi theo Một trong những đổi mới ấy là tổ chức lạimọi hoạt động quản lý kinh tế xã hội, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; bố trí lại độingũ cán bộ tăng cờng năng lực hoạt động của các tổ chức sao cho phát huy hếtkhả năng của họ cho sự tồn tại và phat triển của cơ quan, đơn vị Trong các cơquan Nhà nớc việc đổi mới cơ cấu tổ chức và xây dựng văn phòng đủ mạnh có ýnghĩa to lớn trong quản lý và chỉ đạo Vì văn phòng là đầu mối của mọi thông tin,
là bộ phận tham mu cho một tổ chức Các cơ quan, đơn vị kể cả các doanh nghiệpthuần tuý kinh doanh hiện nay muốn bắt kịp với xu thế phát triển của thời đại cầnphải nhạy bén, năng động, chủ động sáng tạo trong mọi hoạt động của mình Đó
là phơng châm hành động, là áp lực ngày càng mạnh mẽ của cạnh tranh kinh tế,của khoa học kĩ thuật và của xã hội Những áp lực đó dã làm thay đổi cánh nghĩ
về vị trí, vai trò và chức năng nhiệm vụ của công tác van phòng
Trong hoạt động của các đơn vị , văn phòng có vị trí và vai trò đặc biệtquan trọng đối với bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào Hoạt động của văn phònggóp phần không nhỏ vào sự thành bại của cơ quan, doanh nghiệp
Để đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ đợc giao, mỗi đơn vị phải không ngừngnâng cao chất lợng và hiệu quả hoạt động trong quản lý, nhanh chóng nắm bắtcác xu hớng đổi mới để giúp cho đơn vị mình có thể trụ vững trong môi trờngcạnh tranh khó khăn ngày nay
Qua thời gian thực tập tại Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam, em nhậnthấy tầm quan trọng của văn phòng đối với công cuộc phát triển của công ty Tôiquyết định đi vào nghiên cứu hoạt động công tác văn phòng công ty với đề tài:
“Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Tổng công
ty Đờng sắt Việt Nam ”.
* Mục tiêu nghiên cứu:
Nghiên cứu đề tài này giúp em hệ thống những vấn đề lý luận về Vănphòng và hoạt động văn phòng, làm rõ cơ sở lý luận, tinh khoa học, của tổ chức
Trang 2văn phòng góp phần nâng cao hơn những nhận thức về mặt lý luận đã học ở trờng
và đáp ứng nhu cầu thực tế đang tồn tại ở tổ chức Em đã có cơ hội khảo sát thựctiến tổ chức và hoạt động của Văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam, thấy
đợc những mặt mạnh và những mặt còn yếu của công tác tổ chức Văn phòng hiệnnay Đồng thời qua nghiên cứu em cũng mạnh dạn góp ý, đề xuất một số giảipháp giúp cho việc nâng cao hơn nữa công tác văn phòng Tổng công ty Đờng sắt
* Phạm vi nghiên cứu và pơng pháp nghiên cứu:
Qua những thông tin và tài liệu thu thập đựoc từ Văn phòng, các phòngban liên quan trong Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam Em tập trung nghiên cứuhoạt động Văn phòng tại Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam và trên cơ sở đó mạnhdạn đa ra một số đánh gía, giải pháp về việc nâng cao hiệu quả hoạt động Văn
phòng Tổng công ty Đờng sắt
Cách tiếp cận chủ yếu từ góc độ thực tiễn thông qua các phơng pháp
điều tra, thu thập thông tin từ thực tế hoạt động của Văn phòng Tổng công ty ờng sắt; từ đó tiến hành phân tích, tổng hợp để đánh giá một cách khoa học vềthực trạng hoạt động của Văn phòng công ty Trên cơ sở những lý luận và thựctiễn đề suất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Văn phòng
Đ-* Cấu trúc của báo cáo chuyên đề:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, báo cáo chuyên đề gồm 3 phần:
+ Phần I: Một số vấn đề lý luận chung về công tác Văn phòng + Phần II: Thực trạng hoạt động của Văn phòng Tổng công ty Đ- ờng sắt Việt Nam.
+ Phần III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam
Do thời gian và năng lực của bản thân có hạn nên việc phân tích, đánhgiá và kiến nghị của em không trách khỏi những thiếu sót nhất định Vì vậy emrất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp của các thầy giáo, cô giáo để em cóthể hoàn thiện báo cáo đợc tốt hơn
Qua báo cáo thực tập này, em xin bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc nhất củamình đến các thầy cô giáo trờng Đại học Dân lập Phơng Đông – Thầy giáo Thạc
sĩ Nguyễn Quang Minh và các cán bộ văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Việt
Nam đã giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo chuyên đề này
Trang 3Sinh viên thực hiện Nguyễn Quang Vinh
Nội dung
Phần I: Một số vấn đề lý luận chung về công
tác Văn phòng.
1:/ Khái niệm chung về hoạt động văn phòng doanh nghiệp:
Hoạt động văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dunghoạt động của một tổ chức hay cơ quan Theo quan điểm hệ thống, đầu vào baogồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo, tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt độngthông tin knh tế, chính trị , xã hội hành chính, môi trờng… theo các ph theo các phơng án sửdụng khác nhau nhằm thu đợc kết quả cao nhất trong mỗi kỳ hoạt động; đầu ra lànhững hoạt động phân phối, chuyền tải, thu thập và xử lý thông tin phản hồitrong nội bộ và bên ngoài đơn vị Toàn bộ hoạt động trên đây của văn phòng đãgóp phần hoàn thiện từng bớc công tác tổ chức điều hành thông tin trong dơn vịnhằm nâng cao hiệu qủa trong khai thác, sử dụng thông tin, hay nói cách khác làkhông ngừng củng cố hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan đơn vị
Có nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng trong điều kiện kinh tế thịtrờng thì hoạt động văn phòng có thể hiểu là “ Toàn bộ những yếu tố vật chất phùhợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý thông tin, ra quyết định,chuyển tải thông tin của các cấp quản lý đơn vị nhằm đạt mục tiêu nhất định”
Trang 4Khái niệm trên vừa phản ánh đầy đủ bản chất, quả trình hoạt động củavăn phòng, vừa đề cập đến những điều kiện cần thiết cho văn phòng.
2:/ Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng:
2.1/: Chức năng của Văn phòng:
2.1.1:/ Chức năng thông tin tổng hợp:
Ngày nay, đối với các hoạt động kinh tế cũng nh đối với mọi hoạt độngkhác trong xã hội, thông tin có ý nghĩa rất to lớn và đợc xem nh nguồn tàinguyên quan trọng nhất cho sự phát triển Nguồn thông tin thờng rất phong phú
và đa dạng, nó biểu hiện ở mọi lĩnh vực Thông tin đợc thu thập và xử lý theo yêucầu cụ thể của từng đơn vị Thông tin thờng đợc tiếp nhận từ hai nguồn: thông tin
có hệ thống và thông tin không có hệ thống
Trong hoạt động văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp luôn thể hiệntính năng hoạt động của nó Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đã phục vụcho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong qua trình sản xuất, giúp cấp quản lý có đ-
ợc quyết định đúng đắn để kịp thời xử lý Bên cạnh đó, công tác thông tin giúpcác nhà quản lý phân tích dữ liệu, thông số để vạch ra những chiến lợc quantrọng, lâu dài cũng nh các kế hoạch trung hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệuquả trong hoạt động sản xuất Công tác thông tin tổng hợp cũng cung cấp tài liệu,báo cáo, các công trình khoa học cho nhà quản lý nghiêu cứu, từ đó rút ra nhữngbài học kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều hành quản lý và cũng có thể qua các
đề nghị đó cải tiến phơng thức đổi mới t duy và cách quản lý nhằm đa đơn vị pháttriển
Trong công tác văn phòng, yếu tố thiết bị thông tin đóng vai trò rấtquan trọng Ngày nay, song song với sự phát triển không ngừng của lu lợng thôngtin thì các phơng tiện, thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày càng đa dạng
và phong phú Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép các nhân viên vănphòng và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và rất có hiệu quả Hệthống thông tin hiện đại này giúp các nhà quản lý giải phóng khỏi phần lớn cáccông việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch định chơng trình hoạt
động và điều hành, quản lý cơ quan Bên cạnh đó, với các tranh thiết bị thông tinhiện đại các nhân viên làm việc có hiệu quả hơn, năng động hơn, các thao tác
Trang 5nghiệp vụ cũng trở nên linh hoạt hơn Nh vậy, công tác thông tin tổng hợp thực
sự đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị Văn phòng
2.1.2:/ Chức năng tham mu:
Chức năng tham mu là toàn bộ những hoạt động nghiên cứu, tổng hợp,chọn lọc, sàng lọc để đa ra những quyết định chung nhất đóng góp ý kiến vàcung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phơng án giải quyết chính xác, kịpthời Công tác tham mu chủ yếu hớng vào hoạt động xây dựng và đề ra phơngpháp thực hiện các chủ trơng chính sách của công ty
Trong công ty có rất nhiều công việc, nhiều hoạt động khác nhau, dớinhiều hình thức khác nhau, một mình lãnh đạo không thể giải quyết đợc Chínhvì thế phải nhờ đến hoạt động tham mu; hoạt động này rất cần thiết, nó đóng vaitrò rất quan trọng và mang tính chất tham vấn
2.1.3/ Chức năng hậu cần:
Mọi cơ quan tổ chức khi bớc vào hoạt động sản xuất kinh doanh cũngkhông thể thiếu đợc các điều kiện cơ sỏ vật chất nh trang thiết bị, văn phòngphẩm, nhà xởng , xe cộ và tài chính Ngoài ra còn phải sắp xếp các cuộc họp, tiếpkhách, chuẩn bị các chuyến đi công tác cho thủ trởng
Tất cả những điều kiện phơng tiện trên đều thuộc chức năng hậu cần
mà buộc văn phòng phải cung ứng đầy đủ Nếu chức năng này thực hiện tốt sẽgóp phần nâng cao chất lợng hoạt động văn phòng của doanh nghiệp
* Cả 3 chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì vàphát triển hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung và hoạt động của vănphòng nói riêng Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năngtrên Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng
định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ỏ mỗi đơn vị, doanhnghiệp
Trong đó chức năng tổng hợp là quan trọng nhất, nó quyết định đến sựthành bại của công tác văn phòng Vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan, đơn vị
đều cần đến nhu cầu tối thiểu về thông tin Văn phòng là nơi tổng hợp, phân tích,trình bày thông tin làm căn cứ quan trọng để ngời lãnh đạo ra quyết định
2.2/: Nhiệm vụ của văn phòng:
Trang 6Từ những chức năng đơc giao văn phòng phải thực hiên các nhiệm vụ
t-ơng ứng với nó Để thực hiện chức năng của mình, văn phòng phải thực hiệnnhững nhiệm vụ sau:
_ Xây dựng chơng trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện
ch-ơng trình đó, bố trí sắp xếp chch-ơng trình làm việc hàng tuần, hàng tháng, hàng quí,hàng năm của cơ quan
_ Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan,
đề xuất kiến nghị các biện pháp, thực hiện sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo
_ Mua sắm đầy đủ tranh thiết bị kỹ thuật, xây dựng cơ bản, quản lý cở
sở vật chất kỹ thuật, phơng tiện làm việc của cơ quan, đảm bảo mọi yêu cầu vềtài chính và công tác cho đơn vị
_ Tổ chức phục vụ tốt các cuộc họp, các buổi tiếp khách một cách lịch
sự, chu đáo
_ Thực hiện công tác văn th lu trữ Giải quyết tốt công tác công văngiấy tờ của cá nhân và tổ chức theo qui chế hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp
_ Thực hiện nhiệm vụ t vấn , tham mu cho lãnh đạo đa ra những quyết
định mang lại hiệu quả cao Chịu trách nhiệm các công tác đợc phân công về tínhpháp lý và kĩ thuật
3:/ Vai trò của công tác Văn phòng đối với hoạt động của doanh nghiệp:
3.1:/ Vai trò của công tác Văn phòng:
Để xác định đợc vai trò của công tác văn phòng ta phải đi từ chức năngcủa văn phòng Trong đó, những chức năng cụ thể lại gắn liền với những điềukiện về không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thểxây dựng nên nhiệm vụ văn phòng Tuỳ theo yêu cầu của từng cơ quan, đơn vịVăn phòng có sự thay đổi khác nhau, nhng chúng đều có vai trò nh sau:
_ Văn phòng là nơi xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt độngcủa cơ quan đơn vị:
Các tổ chức sinh ra đều phải tự xây dựng cho mình một quy chế hoạt
động riêng và đó là một thớc đo tiêu chuẩn để cho các cán bộ công nhân viêntrong cơ quan, đơn vị tuân theo Trong các lĩnh vực, điều kiện hoạt động khácnhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động cho riêng
Trang 7mình Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh
đạo ban bố, thi hành, giám sát thuộc về công tác văn phòng Do đó, việc xâydựng nội quy, quy chế là một công việc hết sức cần thiết, là nhiệm vụ quan trọnghàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan, đơn vị , tổ chức mới đợcthành lập và đi vào hoạt động
_ Văn phòng là nơi xây dựng và quản lý chơng trình kế hoạch hoạt
động của cơ quan đơn vị:
Bất kỳ một cơ quan nào đều phải có các định hớng mục tiêu hoạt động.Các định hớng mục tiêu cụ thể đợc xây dựng dài, ngắn tuỳ theo định hớng mụctiêu mà cơ quan và đơn vị lựa chọn Bởi vì đây là các mục tiêu mà đơn vị muốn
đạt đợc Cơ quan, đơn vị nào muốn đạt đợc mục tiêu này thì phải xây dựng một
kế hoạch cụ thể nh kế hoạch năm, kế hoạch ngày Để đạt đợc mục tiêu thì cơquan, đơn vị phải biết kết nối các kế hoạch này thành một hệ thống hoàn chỉnh
để các bộ phận phối hợp với nhau, hỗ trợ cùng nhau hoạt động, cùng nhau pháttriển Công việc này do Văn phòng, bộ phận tham mu dự thảo và đôn đốc các bộphận khác trong cơ quan, đơn vị cùng triển khai thực hiện
_ Văn phòng là nơi thu thập, xử lý, sử dụng và quản lý thông tin Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng cần phải có yêucầu về thông tin, thông tin trong tất cả các lĩnh vực hoạt động, thông tin phảnhồi… theo các ph Thông tin là nguồn gốc, là căn cứ để lãnh đạo đa ra những quyết định kịpthời, chính xác, hiệu quả Nhng bản thân nhà lãnh đạo không thể tự mình thuthập và xủ lý thông tin đợc mà cần sự trợ giúp của một bộ phận chính đó là vănphòng Văn phòng sẽ thực hiện tất cả các quá trình từ việc thu thập nguồn thôngtin đến việc xử lý nguồn thông tin và việc sử dụng nguồn thông tin trợ giúp cholãnh đạo
_ Văn phòng là nơi trợ giúp về văn bản:
Văn bản là một pơng tiện lu trữ và truyền đạt thông tin hiệu quả và đợcphổ biến nhất hiện nay trong hoạt động của cơ quan đơn vị Do tính năng tácdụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữachủ thể quản lý và đối tợng bị quản lý về kinh tế xã hội… theo các ph phải tuân theo các quy
định một cách chặt chẽ về việc lu trữ và lu hành văn bản Để ban hành đợc nhữngvăn bản có nội dung đầy đủ, hợp pháp, hợp lý có tác dụng đến đối t ợng điều
Trang 8chỉnh, thì bộ phận ban hành phải nắm bắt đợc đầy đủ các thông tin trong toàn
đơn vị, biết phân loại, xử lý, chuyển phát thông tin đó
_ Văn phòng là nơi bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt
động của cơ quan đơn vị
Bất kỳ một tổ chức nào muốn tồn tại và hoạt động hiệu qủa đều phảitrang bị các phơng tiện kĩ thuật, đặc biệt là việc ứng dụng các công nghệ thôngtin hiện đại cùng với các vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là điều kiện , đồngthời vừa là phơng tiện gắn kết và truyền dẫn các hoạt động của tổ chức Vì vậy,văn phòng phải căn cứ vào lĩnh vực hoạt động mà cung cấp kịp thời , đầy đủ và
đúng nguyên tắc, sử dụng hiệu quả, tiết kiệm
_ Củng cố tổ chức bộ máy:
Đây là việc làm thiết thực, mang tính ổn định của văn phòng nhằm thựchiện tốt các nhiệm vụ đợc nêu ra trên đây Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũngcần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của cơ quan, đơn vị nhằm đảm bảo
sự thống nhất trong hệ thống Tuy nhiên, phải thấy đợc tính chất đa dạng đặc thùcủa văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng cao nhất theo yêu cầu nhiệm
vụ đặt ra với công tác văn phòng Không những thế với sự bùng nổ của công nghệthông tin hiện nay thì văn phòng luôn phải củng cố xây dựng tổ chức quản lý saocho phù hợp với nhu cầu, đáp ứng đợc với xu thế phát triển chung của thời đại
3.2:/ Tầm quan trọng của công tác Văn phòng:
Văn phòng là một phần không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất
kỳ một cơ quan nào Văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý thông tin, nơi đa ranhng quyết định tham mu cho lãnh đạo, nơi đảm bảo các yếu tố vật chất, tinhthần cho hoạt động của cơ quan đơn vị
Mặc dù văn phòng chỉ là bộ phận gián tiếp và không tham gia vào quátrình sản xuất kinh doanh hay mang lại lợi nhuận trực tiếp cho doanh nghiệp nh-
ng không thể phủ nhận vai trò và vị trí quan trọng của nó trong các đơn vị, doanhnghiệp Với nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin văn phòng có thể đa ra nhữngquyết định tối u nhằm tham mu cho lãnh đạo công ty ở từng lĩnh vực mà công tyquản lý, góp phần quan trọng vào sự phát triển của đơn vị và doanh nghiệp
Các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển có hiệuquả, phải nắm vững những kiến thức cơ bản về chiến lợc phát triển đơn vị mình,
về phơng hớng đổi mới, lựa chọn phơng án quản lý, lựa chọn phơng án sản xuất
Trang 9kinh doanh tối u Đồng thời phải có nhiều kiến thức khoa học công nghệ cầnthiết để xử lý những vấn đề cụ thể trong môi trờng hoạt động nh: Nghiên cứu thịtrờng, chuyển giao công nghệ Chính vì vậy mà công tác văn phòng trong cơquan, đơn vị là rất quan trọng Nó là một bộ phận không thể thiếu đợc trong cáccơ quan.
Văn phòng là nơi xây dựng chơng trình công tác và quản lý thực hiệnchơng trình kế hoạch hoạt động của cơ quan Thực hiện công tác văn th lu trữ.Giúp thủ trởng theo dõi giải quyết các văn bản theo đúng chủ trơng chính sáchpháp luật của Nhà nớc Mua sắm đầy đủ tranh thiết bị kỹ thuật cho đơn vị Tổchức phục vụ tốt các cuộc họp, các buổi tiếp khách Quản lý tổ chức nhân sự củavăn phòng, bồi dỡng nâng cao trình độ, năng lực, phẩm chất cho cán bộ côngnhân viên
Công cuộc cải cách hoạt động văn phòng đã nâng nên một tầm cao mới
và đó là một bớc phát triển nhất quán và lôgic, phát huy vai trò động bộ của côngtác với tính tất yếu và tính cấp bách của việc nâng cao hiệu quả quản lý
Do sự bó buộc khuôn khổ của điều kiện phát triển và xu thế của bốicảnh chung, hoạt động văn phòng phải cung cấp các phơng tiện thực hiện và đề
ra các điều chính uốn nắn để các hoạt động mang tính chất khả thi Đồng thời
đảm bảo các nguồn lực đều đợc tổ chức hớng tới mục tiêu của doanh nghiệp
Chính vì thế, với tầm quan trọng nh vậy hoạt động văn phòng không thểthiếu đợc trong mỗi cơ quan tổ chức, doanh nghiệp
4:/ Tổ chức khoa học hoạt động Văn phòng:
4.1:/Tổ chức khoa học hoạt động Văn phòng:
Từ thực tế tình hình công tác văn phòng ở Tổng công ty Đờng sắt ViệtNam cũng nh đứng trớc sự chuyển biến lớn lao của nền kinh tế xã hội, nền kinh
tế ngày càng phát triển với nhịp độ nhanh, đòi hỏi hệ thống văn phòng ở nớc tacũng phải đổi mới nhằm nâng cao chất lợng hoạt động đáp ứng yêu cầu phát triểncủa nền kinh tế hiện tại và trong tơng lai
Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống văn phòng, Nhà nớccũng đã đa ra nhiều biện pháp cải tiến, đó là cải cách khối hành chính văn phòng,tinh giảm các nhân viên để giảm nhẹ, đơn giản, tiết kiệm chi phí nhằm nâng caohiệu quả hoạt động của văn phòng
Trang 10Hiện tại hệ thống văn phòng các cơ quan nhà nớc, doanh nghiệp cũng
đã đạt đợc những thành tựu nhất định Tuy nhiên, để tiếp tục phát triển với quymô lớn ở cấp quốc gia, hệ thống văn phòng cần phải đợc Nhà nớc chú trọng cảicách và ban hành những chính sách mới giúp hệ công tác văn phòng hoạt độngthông suốt mang lại hiệu quả cao nhất
Bộ máy văn phòng Tổng công ty Đờng sắt hiện tại đang hoạt động cóhiệu quả, tuy nhiên để phát triển lâu dài và đáp úng đợc những đòi hỏi ngày càngcao của nền kinh tế thì công tác văn phòng cần phải đợc cải tiến và đổi mới hơnnữa
4.2:/ Những yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động của văn phòng:
Nền kinh tế thị trờng vừa mang tính tích cực đồng thời cũng chứa đựngnhững mặt trái Các chủ thể kinh tế vừa phải liên kêt vừa phải đấu tranh ngàycàng gay gắt khốc liệt nếu muốn tồn tại và phát triển Chính những yếu tố trên đãtạo nên một nền kinh tế năng động và phát triển nhanh chóng nh hiện nay
Khoa học kĩ thuật và công nghệ thông tin phát triển nh vũ bão và sựtiến bộ đó đã cho ra đời các loại phơng tiện hiện đại, hữu ích đợc ứng dụng tronghầu hết các hoạt động quản lý kinh tế và sản xuất kinh doanh Đặc biệt là sự pháttriển của ngành công nghệ thông tin Thông tin trở nên vô cùng quan trọng đốivới sự thành công , ai nắm bắt đợc thông tin ngời đó đã chiến thắng một nửa Dovậy đã xuất hiện lợi thế thông tin trong quá trình quản lý các hoạt động kinh tế
Với những lý do nêu trên thì việc đổi mới phơng thức quản lý, cungcách làm việc, tinh giảm bộ máy quản lý cồng kềnh nhằm nâng cao về mặt chấtlợng trong các hoạt động của mỗi chủ thể kinh tế là một tất yếu khách quan
Do vậy trong vài năm trở lại đây, công tác văn phòng đã đợc quan tâmchú ý và thúc đẩy phát triển , nâng cao dần vị trí và vai trò của văn phòng
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu đối với bất kỳ cơ quan nào,
nó không những là bộ nhớ của thủ trởng mà còn tai mắt của cơ quan, đơn vị trongcông tác lãnh đạo, chỉ đạo quản lý Vì vậy việc sắp xếp khoa học hoạt động vănphòng, xây dựng một bộ máy tổ chức, một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyênmôn cao để nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động văn phòng là việc làm cầnthiết
Trong một bộ máy tổ chức dù lớn nh Chính Phủ , các Bộ hay nhỏ nhmột đơn vị, cơ sở doanh nghiệp, trờng học, hoạt động của văn phòng luôn có tác
Trang 11động quan trọng đến chất luợng, hiệu quả hoạt động của cơ quan đó; nó hỗ trợnâng cao toàn bộ các hoạt động khác; nếu thiếu nó toàn bộ quá trình công tác củacơ quan bị hụt hẫng, việc hoàn thành nhiệm vụ sẽ khó khăn hơn.
Hoạt động của văn phòng là trung tâm ghi nhớ mọi công việc liên quan
đến giấy tờ cho tất cả các bộ phận của tổ chức, tất cả các hoạt động giao dịch đềuthực hiện bằng văn bản giấy tờ và kết thúc bằng văn bản, nó không chỉ thu thập,tổng hợp xử lý thông tin mà còn hỗ trợ tất cả các bộ phận khác hoạt động tốtnhằm thực hiện đầy đủ và có hiểu quả mọi công việc chung của toàn cơ quan
Muốn xây dựng một văn phòng thật sự có khoa học, đạt đợc hiệu quảtốt nhất thì chúng ta phải chú ý một số vấn đề có ảnh hởng trực tiếp đến hiệu qủahoạt động của văn phòng Đó là:
tổ chức, quyết định đến việc thực hiện mục tiêu Tổ chức trao cho con ngời sứcmạnh, tổ chức xác lập địa vị của con ngời trong xã hội và tổ chức sé làm cho conngời ngày càng hoàn thiện hơn Tuy nhiên một vấn đề quan trọng khác nảy sinh
và hết sức cần thiết đó là sử dụng nguồn lực con ngời nh thế nào? Sắp xếp điềuhành hoạt động ra sao để sự phát triển đạt đợc mục tiêu và đi đúng hớng mà cơquan đơn vị, tố chức, xã hội, cộng đồng đã định trớc Việc sắp xếp nhân sự và
điều hành công việc ra sao cho phù hợp và đạt hiệu quả đó là một quá trình hếtsức phức tạp, dựa trên nguồn lực có sẵn hay tuyển dụng mới để lựa chọn, bố trí,
đề bạt vào những cơng vị phù hợp với năng lực trình độ của mọi ngời Từ đó có
sự hoạt động và phối hợp hoạt động thuận tiện, đạt đợc hiệu quả cao nhất, khôngnhững vậy nó còn ngày càng phát triển nâng cao năng lực của mọi ngời xây dựng
và sử dụng tốt nguồn lực đồng nghĩa với sự trởng thành của tổ chức
*
Công tác văn th - lu trữ.
Trang 12Văn th - lu trữ là hai khâu đầu và cuối của công văn giấy tờ Công tácvăn th lu trữ có một vị trí quan trọng trong việc đảm bảo thông tin phục vụ chocác hoạt động nghiệp vụ, cho yêu cầu quản lý và điều hành theo đúng chức năng
và nhiệm vụ đợc giao của cơ quan Quan niệm đúng đắn về công tác văn th lu trữ
sẽ là điều kiện đảm bảo cho công tác này phát triển, có những tác động lớn đếnnăng suất lao động quản lý
Chúng ta có thể nhận thấy rằng công tác văn th lu trữ còn đóng góp cho
sự phát triển của xã hội; làm tốt công tác văn th sẽ giúp cho việc giải quyết côngviệc của cơ quan, đơn vị, đợc nhanh chóng, chính xác, đúng đờng lối chính sáchchế độ, đồng thời giúp cho việc quản lý kiểm tra trong cơ quan, đơn vị đợc chặtchẽ Nó tạo điều kiện để bảo vệ đợc bí mật, góp phần gìn giữ những tài liệu cógiá trị của cơ quan, đơn vị để đa vào lu trữ
*
Môi tr ờng làm việc.
Để đảm bảo cho nhân viên làm việc có hiệu quả thì điều trớc tiên là
điều kiện làm việc phải tốt Cơ sở hạ tầng là một trong những yếu tố mở đầu quantrọng, không những nó phản ánh bộ mặt của cơn quan, đơn vị mà còn là điềukiện cho nhân viên làm việc tốt nhất Chính vì vậy khi bố trí xây dựng một cơ sởhạ tầng cho phù hợp với nhiệm vụ của mình thì các cơ quan đơn vị phải tính toán
và cân nhắc kỹ lỡng tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên lao động, tận dụng đợctốt khả năng làm việc của nhân viên
Trong việc tổ chức nơi làm việc ngày nay ngời ta chú trọng đến vấn đềtạo ra môi trờng thuận tiện cho nhân viên làm việc và nhận thấy chúng có ảnh h-ởng rất nhiều đến năng suất lao động Môi trờng làm việc ảnh hởng tới con ngờitrên 2 phơng diện: Tâm lý và sinh lý
Trang 13+ ảnh hởng tâm lý: Nhân viên làm việc trong một khung cảnh thuậntiện, mát mẻ, hoà thuận với đồng nghiệp, cấp trên tin cậy… theo các ph họ sẽ cảm thấy dễchịu và làm việc hăng hái thêm.
+ ảnh hởng sinh lý: Ai cũng biết khi nóng lực, ồn ào, chói mắt… theo các ph conngời sẽ khó chịu không muốn làm việc Trái lại, với bầu không khí mát mẻ, dễchịu ngời ta cảm thấy thoải mái, vui vẻ trong công việc
Phần II:/ Thực trạng hoạt động của văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam
1:/ Khái quát về tổ chức hoạt động của Tổng công ty Đ ờng sắt Việt Nam :
1.1:/ Vài nét về Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam:
1.1.1:/ Quá trình phát triển của Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam:
Đờng sắt Việt Nam đợc xây dựng từ năm 1881, đến nay đờng sắt ViệtNam đã hình thành một mạng lới từ Bắc đến Nam với 7 tuyến đờng chạy qua 35
Trang 14tỉnh và thành phố lớn với tổng chiều dài 3143 km, trong đó có 2770 km đờng khổ
1000 mm; 150 km đờng khổ 1435 mm; 223 km đờng lồng
Về tổ chức, ngày 6 -4 -1955 Thủ tớng Chính phủ đã ra quyết định số505/TTg thành lập Tổng cục Đờng sắt trực thuộc Bộ Giao thông công chính đểkiến thiết và khai thác đờng sắt sau đó chuyển tổ chức Tổng cục Đờng sắt thànhLiên hiệp Đờng sắt Việt Nam, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo cơchế của Liên hiệp xí nghiệp đặc thù, có t cách pháp nhân, có tài khoản và con dấuriêng Liên hiệp Đờng sắt Việt Nam bao gồm các tổ chức thành viên là các doanhnghiệp Nhà nớc hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp hoạt động công ích
và các đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính,công nghệ, thông tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động trong ngành Đờngsắt
Đờng sắt Việt Nam có vai trò hết sức quan trọng và là một bộ phậnkhông thể thiếu đợc của mạch máu giao thông trong nớc và quốc tế Trong cácnăm gần đây đã đáp ứng đợc nhu cầu đi lại của hơn 10 triệu lợt hành khách,chuyên trở trên 6 triệu tấn hàng hoá với khối lợng luân chuyển khoảng 5 tỷtấn/km tính đổi Ngoài lợi ích về kinh tế, đờng sắt đã góp phần thúc đẩy sự pháttriển về kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của các vùng cao, biên giới và các khucông nghiệp Vận tải đờng sắt đã và đang đóng góp rất to lớn vào nhiệm vụ vậnchuyển, phục vụ, đáp ứng yêu cầu về an ninh, quốc phòng
Ngày 4 -3 -2003, Thủ tớng Chính phủ đã ra quyết định số 34/ QĐ-TTg
về việc thành lập Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam trên cơ sở tổ chức lại Liênhiệp đờng sắt Việt Nam Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam là Tổng công ty nhànớc hoạt động kinh doanh và thực hiện nhiệm vụ quản lý, khai thác, bảo trì hệthống kết cấu hạ tầng đờng sắt do Nhà nớc giao, có t cách pháp nhân, có cácquyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt
động kinh doanh trong phạm vi số vốn do Tổng công ty quản lý; có con dấu, cótài sản và các quỹ tập trung, đợc mở tài khoản tại kho bạc Nhà nớc và tại cácngân hàng trong nớc, nớc ngoài theo quy định của pháp luật, đợc tổ chức và hoạt
động theo Điều lệ Tổng công ty
1.1.2:/ Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam:
Theo quyết định số 34/QĐ-TTG của Thủ tớng Chính phủ về việc thànhlập Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam có chức năng, nhiệm vụ chính nh sau:
Trang 15Tổng công ty đsvn
Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát
Tổng giám đốc
Kế toán tr ởng Các ban chuyên môn nghiệp vụ và văn phòng đại diện tại TQ
Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng
Các DNSX Kinh doanh HTĐLCác DN hoạt động công íchHTĐLDoanh nghiệp vận tải
Hạch toán tập trungCác đơn vị sự nghiệp, quản lý dự ánCác DN có vốn góp của ĐSVN (các công ty cổ phần)
_ Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh vận tải đờng sắt, vận tải đa phơngthức trong nớc và liên vận quốc tế; đại lý và dịch vụ vận tải; quản lý, khai thác,bảo dỡng và sửa chữa hệ thống kết cấu hạ tầng đờng sắt quốc gia; t vấn, khảo sát,thiết kế, chế tạo, đóng mới và sửa chữa các phơng tiện, thiết bị phụ tùng chuyênngành đờng sắt và các sản phẩm cơ khí; t vấn, khảo sát, thiết kế, xây dựng cáccông trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp và dân dụng; sản xuất và kinh doanhvật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, thực phẩm; kinh doanh bất động sản, du lịch,khách sạn, xuất nhập khẩu hàng hoá, dịch vụ viễn thông và tin học; in ấn; xuấtkhẩu lao động; hợp tác liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nớctrong hoạt động đờng sắt và tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo phápluật
1.1.3:/ Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam:
a:/ Sơ đồ bộ máy tổ chức của Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam:
Trang 16b:/ Danh sách các đơn vị thành viên của Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam:
(Xem phần phụ lục)
1.1.4:/ Ngành nghề kinh doanh của Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam:
Hiện tại, Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam đang tổ chức thực hiện cáchoạt động sản xuất kinh doanh với các ngành nghề sau:
_ Kinh doanh vận tải đờng sắt, dịch vụ vận tải đờng sắt, xếp dỡ hànghoá, đại lý vận tải
_ Chế tạo, đóng mới, sửa chữa lớn và sản xuất các phơng tiện, thiêt bị,phụ tùng chuyên ngành đờng sắt, chế tạo các sản phẩm cơ khí
_ Xuất nhập khẩu lao động, phơng tiện, vật t, thiết bị chuyên ngành vàcác loại hàng hoá khác
_ Kinh doanh thơng mại, khách sạn, ăn uống, du lịch trong và ngoài ớc
n-_ Quản lý, sửa chữa, bảo dỡng cơ sở hạ tầng đờng sắt, xây dựng côngtrình giao thông, công trình cơ sở hạ tầng đờng sắt, công nghiệp, dân dụng, sảnxuất và kinh doanh các loại vật liệu xây dựng T vấn về đầu t xây dựng Kinhdoanh bất động sản thuộc ngành Đờng sắt quản lý
_ Hợp tác liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc
về Đờng sắt; tham gia thị truờng vận tải đa phơng thức
_ Đào tạo công nhân kĩ thuật chuyên ngành đờng sắt và các ngành nghềkhác theo yêu cầu của xã hội
_ Tiến hành các hoạt động kinh doanh khai thác theo pháp luật và thựchiện các nhiệm vụ khác do nhà nớc giao
Trang 17Ngoài các nhiệm vụ chính sản xuất kinh doanh, Tổng công ty Đờng sắtViệt Nam còn thực hiện một số nhiệm vụ quản lý nhà nớc đợc Bộ Giao thông vậntải uỷ quyền nh:
_ Đăng kiểm đầu máy, toa xe và các phơng tiện, thiết bị chuyên dùngkhác trong ngành đờng sắt Thanh tra giao thông đờng sắt
_ Quản lý các dự án đầu t trong ngành đờng sắt
_ Một số nhiệm vụ khác nh: Xây dựng quy hoạch phát triển đờng sắt,quản lý một số văn bản pháp quy trong ngành đờng sắt
1.2:/ Những kết quả dạt đợc trong những năm qua của Tổng công ty
Đờng sắt Việt Nam:
Qua 4 năm ( từ năm 1999 đế năm 2002) kết quả hoạt động sản xuấtkinh doanh và doanh thu của toàn Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam đã có nhữngtiến bộ đáng kể Năm 2002 doanh thu toàn ngành đạt 5.134 tỷ đồng, trong đódoanh thu vận tải đạt 2.134 tỷ với mức tăng trởng 21% Sản lợng km-tính đổităng bình quân 6.5 %/năm, doanh thu tăng bình quân 23,32%/năm và là năm đạtmức tăng trởng và doanh thu cao nhất trong 13 năm đổi mới của ngành Đờng sắt
a:/ Mức tăng trởng vốn đầu t phát triển và sự nghiệp kinh tế:
Nguồn vốn đầu t phát triển cho đờng sắt trong một số năm lại đây cótăng so với các năm trớc, tuy nhiên vẫn còn thấp so với yêu cầu Tỷ trọng tăngbình quân hàng năm là 17%/năm
Trang 18* Đầu t thiết bị, công nghệ mới, năng lực thiết bị công nghệ, khả năng sản xuất sản phẩm mới:
Đổi mới công nghệ vận tải đờng sắt thực chất là việc đầu t thiết bị, đổimới sức kéo, sức chở, nâng cao chất lợng đầu máy toa xe, cầu đờng, đổi mớicông nghệ thông tin tín hiệu phục vụ cho công tác điều hành vận tải Trong giai
đoạn vừa qua, bên cạnh nguồn vốn đầu t của Nhà nớc, ngành Đờng sắt đã pháthuy nội lực, tập trung đổi mới công nghệ vận tải đồng đều trên tất cả các lĩnh vựcnên bớc đầu đã tạo đợc sức cạnh tranh trong thị trờng vận tải
_ Đã cho ra đời nhiều sản phẩm mới, chất lợng tốt, đã triển khai nhiềucông trình đổi mới công nghệ theo định hớng hiện đại hoá, công nghiệp hoángành Đờng sắt và bớc đầu đa vào khai thác đạt hiệu quả cao, trong đó nổi bật
là :
+ Đa mạng bán vé giữ chỗ tự động điện toán trên tuyến tàu Thốngnhất vào sử dụng; đa vào vận hành hệ thống điện thoại tự động thông tin chokhách hàng; Đến 30-6-2002 đã hoàn thiện và triển khai sử dụng 116 công trìnhcảnh báo đờng ngang tự động kỹ thuật mới
+ Đóng mới toa xe 2 tầng, toa xe hàng, toa xe chuyên dùng chởcontainer đạt tiêu chuẩn cao, đã đóng đuợc các toa xe thế hệ 2 đạt chất lợng cao
và đa vào khai thác đoàn tàu tốc hành Thống nhất S1/S2 và E1/E2
_ Chất lợng của hệ thống cơ sở hạ tầng cũng đợc cải thiện đáng kể và làyếu tố quan trọng quyết định tốc độ và hành trình chạy tàu:
Trên tuyến Thống nhất:
+ Số km đảm bảo cho tàu chạy với tốc độ 70 km/h năm 1999 là 619.4
km, đến năm 2002 là 855.4 km tăng 236 km
+ Số km đảm bảo cho tàu chạy với tốc độ 80 km/h năm 1999 là 12.8
km, đến năm 2002 là 646.86 km, tăng 634.06 km, có 4 km cho phép chạy tàu vớitốc độ 90 km/h
Đặc biệt đã tập trung đầu t nhiều đợt để rút ngắn hành trình chạy tàutrên tuyến Thống nhất:
+ Từ 34 giờ xuống 32 giờ ( 19/5/1999)
+ Từ 32 giờ xuống 30 giờ ( 31/5/2002)
Năm 1999 hoàn thành công trình tín hiệu bán tự động trên toàn tuyến
đờng sắt Thống nhất, lắp đặt một số hệ thống thông tin vi ba và nhiều tổng đài
Trang 19điện tử số, thực hiện hoà mạng thông tin trong khu vực và các trung tâm thông tinlớn Năm 2000 khôi phục xong 8 cầu yếu trên tuyến Bắc Nam từ nguồn vốn vayODA của Chính phủ Nhật Bản Chính phủ cũng đã quan tâm cho ngành Đờng sắt
đợc vay một khoản vay có tính u đãi: Tổng trị giá các khoản vay từ ngân sách
n-ớc ngoài là khoảng 70 triệu USD, trong đó vay ODA của Đức là 50 triệu USD đểmua đầu máy diezen vào năm 2003, khoản vay ODA của Pháp là hơn 10 triệuUSD để mua thiết bị bảo trì đầu máy toa xe và mua 10 đầu máy diezen của Pháp
b:/ Hiệu quả sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Đờng sắt:
_ Lợi nhuận trớc thuế:
Trang 201.3:/ Nhận xet chung về hoạt động của Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam:
a:/ Ưu điểm
_ Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam vừa phải tập trung sản xuất kinhdoanh, đảm bảo an toàn chạy tàu, vừa phải triển khai xây dựng phát triển tổ chứcmới nhng toàn ngành đã cố gắng phấn đấu và đã đạt đợc nhiều thắng lợi
_ Tổng công ty đã thành công trong việc xây dựng, chuyển đổi cơ cấu
tổ chức, tăng trởng cao về sản lợng và doanh thu, giữ vững an toàn, hoàn thànhcác công trình dự án trọng điểm, ứng dụng đợc nhiều công nghệ vào sản xuất cảtrong lĩnh vực cơ sở hạ tầng và phợng tiện vận tải Sự phối hợp các bộ phận củangành đảm bảo thống nhất và đồng bộ, vai trò lãnh đạo của các tổ chức đảng đợctăng cờng, nội bộ đoàn kết thống nhất, hoạt động của các đoàn thể và các phongtrào quần chúng có bớc tiến bộ, cán bộ công nhân viên nêu cao tinh thần tráchnhiệm phấn đấu vì mục tiêu chung
_ Đề cao vai trò lãnh đạo của tổ chức đảng trong mọi lĩnh vực, hoạt
động sản xuất kinh doanh Đảm bảo sự đoàn kết, nhất trí trong nội bộ cán bộcông viên trong toàn công ty Thực hiện tốt quy chế dân chủ, làm tốt công tác thi
đua khen thởng, phát huy vai trò của các tổ chức đoàn thể, khai thác cao nhất mọinăng lực nội tại để đạt kết quả cao nhất
_ Thực tế nộp ngân sách hàng năm đảm bảo đúng chỉ tiêu kế hoạch vàcòn vợt mức kế hoạch
b:/ Bên cạnh u điểm kể trên thì công ty cũng không tránh đợc những
nh-ợc điểm tồn tại.
_ Công tác đảm bảo an toàn, thực hiện kỷ cơng, làm việc chính quy vẫncha thực sự đợc đề cao ở mọi nơi, mọi lúc; tai nạn vi phạm gây trở ngại vẫn cònxảy ra do cha chấp hành tốt quy trình quy phạm; hiện tợng tiêu cực trong phục vụkhách hàng đã đợc khắc phục một bớc nhng vẫn còn vững chắc Tỷ lệ tầu thốngnhất đến đúng giờ còn cha cao Còn để xảy ra nhiều tai nạn lao động Công táckiểm tra xử lý tuy đã đợc tăng cờng nhng còn thụ động, có vụ việc chỉ tiến hành
xử lý khi có sức ép của d luận hoặc sự chỉ đạo của cấp trên
Trang 212 1
Chánh văn phòng
Các phó văn phòng
_ Công tác tham mu có lúc, có chỗ còn chậm, chất lợng cha cao, còn cónhững dự án triển khai chậm, cá biệt triển khai thiếu đồng bộ dẫn đến chậm pháthuy có hiệu quả
_ Công tác chuẩn bị đầu t xây dựng từ khâu t vấn, thiết kế, trình duyệt
dự án vẫn còn nhiều bất cập làm chậm nhiều dự án Việc chủ động tham gia đấuthầu, chuẩn bị hồ sơ đấu thầu còn nhiều hạn chế cha theo kịp yêu cầu phát triểntrong cơ chế thị trờng và tiến độ hội nhập
_ Mặt khác, do mới chuyển đổi cơ cấu tổ chức thành Tổng công ty nênngoài hoạt động tổ chức sản xuất kinh doanh, Tổng công ty còn chịu trách nhiệmquản lý một số lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý nhà nớc Điều đó phần nào đãlàm hạn chế việc tập trung vào sản xuất kinh doanh của công ty do vừa phải sảnxuất kinh doanh vừa phải thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nớc Lãnh đạo Tổngcông ty nên kiến nghị với cấp trên thực hiên việc tách rời hai lĩnh vực, Tổng công
ty chỉ chịu trách nhiệm về vấn đề sản xuất kinh doanh còn việc quản lý Nhà n ớcthì giao cho bộ phận khác đảm nhiệm để có thể tối đa hoá hoạt động của từnglĩnh vực
2:/ Tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công ty Đ ờng sắt Việt Nam:
2.1:/ Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam:
Đại Học Dân lập Phơng Đông Khoa Quản trị Kinh doanh
Trang 22- Phòng Thi đua tuyên truyền 1 ngời
- Đội bảo vệ 14 ngời
2.2:/ Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam
Nhiệm vụ:
_ Văn phòng tổng hợp , lập chơng trình công tác hàng tháng, quý củacơ quan Tổng công ty
_ Lên chơng trình công tác của Lãnh đạo Tổng công ty
_ Soạn thảo hoặc phối hợp soạn thảo các quyết định, chỉ thị của Tổnggiám đốc; báo cáo giao ban, thông báo, kết luận các cuộc họp do lãnh đạo Tổngcông ty chủ trì; quy chế làm việc và các quy chế khác đảm bảo hoạt động của cơquan Tổng công ty
Trang 23_ Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp thông tin việc triển khai thực hiện cácquy chế, quyết định, chỉ thị của Tổng giám đốc trong toàn Tổng công ty.
_ Chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng chơngtrình, chuẩn bị nội dung và các điều kiện khác để tổ chức các hoạt động lễ tân vàcác hội nghị của Tổng công ty; tổ chức thực hiện các chuyến công tác của lãnh
đạo Tổng công ty
_ Nghiên cứu chính sách, chế độ thi đua khen thởng để vận dụng triểnkhai thực hiện vào điều kiện cụ thể của Tổng công ty; phối hợp với các đoàn thểtrong công tác thi đua khen thởng, tổ chức các phong trào thi đua ngắn hạn, dàihạn; chỉ đạo về nghiệp vụ thi đua khen thởng cá nhân trong toàn ngành Là thờngtrực thi đua của cơ quan Tổng công ty Thờng trực giúp lãnh đạo Tổng công tytrong công tác tuyên truyền, liên hệ với cơ quan báo chí, thông tin trong và ngoàingành, tổ chức các cuộc tiếp xúc với báo chí để đa tiếng nói của ngành đến vớicông chúng
_ Tổ chức thực hiện công tác văn th -lu trữ, soạn thảo hoặc chủ trì phốihợp soạn thảo những văn bản quy định về công tác văn th – lu trữ, hớng dẫn, bồidỡng nghiệp vụ công tác văn th – lu trữ; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện đối vớicơ quan và các đơn vị thuộc Tổng công ty; thu thập tài liệu lu trữ, chỉnh lý, bảoquản và phục vụ khai thác có hiệu quả
_ Rà soát phát hiện sai sót đảm bảo về thủ tục hành chính của các vănbản trớc khi trình lãnh đạo Tổng công ty ký
_ Thu thập tài liệu và những hiện vật lịch sử liên quan đến qua trìnhphát triển và truyền thống của ngành Đờng sắt, bảo quản và phục vụ khai thác cóhiệu quả
_ Quản lý công tác tài chính kế toán (vốn, tài sản, các nguồn kinh phíkhác ) đợc Tổng công ty giao để đảm bảo các hoạt động của cơ quan Tổng côngty
_ Xây dựng kế hoạch chi tiêu thờng xuyên và bổ sung kế hoạch kịp thời
đáp ứng nhu cầu chi quỹ hàng năm phục vụ cán bộ viên chức khối cơ quan; lập
kế hoạch đầu t mua sắm, cải tạo xây lắp cơ quan và tổ chức thực hiện kế hoạch
đó; chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật và các quy định về chế độ tài chính kếtoán của Nhà nớc và Tổng công ty
Trang 24_ Duy trì hoạt động các trang thiết bị phục vụ cơ quan; đảm bảo cảnhquan môi trờng xanh, sạch, đẹp Tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, phòng chốngcháy nổ cơ quan Tổng công ty.
_ Quản lý, sử dụng, khai thác có hiệu quả phơng tiện đi lại, đáp ứngnhu cầu công tác của cơ quan Tổng công ty
_ Chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho cán bộ, viên chức khối cơ quan Tổngcông ty
_ Thực hiện các nhiệm vụ khai thác đợc lãnh đạo Tổng công ty giao
2.2.2:/ Nhiệm vụ của từng bộ phận Văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam:
a:/ Chánh văn phòng Tổng công ty:
Là thủ trởng của bộ máy văn phòng, lãnh đạo điều hành mọi hoạt độngcủa văn phòng và chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc về kết quả hoạt động,trực tiếp phụ trách các bộ phận công tác: tham mu, tổng hợp, hậu cần Trongphạm vi chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Tổng công ty, Chánh văn phòng cótrách nhiệm quản lý, bố trí mọi hoạt động thông qua các quy định về công việccủa văn phòng
_ Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ, công chức và nhân viên trong vănphòng Tổng công ty theo đúng năng lực, chuyên môn để họ có thể đảm đơng tốtcông tác quản lý, điều hành Chỉ đạo, điều hành công tác của văn phòng Tổngcông ty theo các chơng trình, kế hoạch công tác của cấp trên đề ra
_ Đợc Tổng giám đốc uỷ quyền là chủ tài khoản: tiền gửi ngânhàngVNĐ; tiền gửi ngoại tệ; tiền gửi hạn mức kinh phí ngân sách cấp về khoahọc công nghệ, an toàn giao thông , thu chi về lệ phí thẩm định dự án đầu t xâydựng cơ bản và một số tài khoản dự phòng khác Đợc duyệt chi theo kế hoạchTổng giám đốc duyệt
_ Thừa lệnh Tổng giám đốc theo dõi, đôn đốc các đơn vị trong toànngành thực hiện các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo Tổng công ty
_ Đợc quyền yêu cầu các đơn vị trong ngành cung cấp tài liệu, số liệuliên quan phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của Tổng giám đốc
_ Chủ động phối hợp với các Ban: Kế hoạch đầu t, Tài chính kế toántrong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch chi, kế hoạch đầu t hàng năm của cơquan