Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tổng công ty đường sắt việt nam

Lời mở đầu * Đặt vấn đề: Sự nghiệp đổi toàn diện đất nớc đòi hỏi quan, tổ chức, đơn vị phải chuyển thay đổi theo Một đổi tổ chức lại hoạt động quản lý kinh tế xà hội, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; bố trí lại đội ngũ cán tăng cờng lực hoạt động tổ chức cho phát huy hết khả họ cho tồn phat triển quan, đơn vị Trong quan Nhà nớc việc đổi cấu tổ chức xây dựng văn phòng đủ mạnh có ý nghĩa to lớn quản lý đạo Vì văn phòng đầu mối thông tin, phận tham mu cho tổ chức Các quan, đơn vị kể doanh nghiệp tuý kinh doanh muốn bắt kịp với xu phát triển thời đại cần phải nhạy bén, động, chủ động sáng tạo hoạt động Đó phơng châm hành động, áp lực ngày mạnh mẽ cđa c¹nh tranh kinh tÕ, cđa khoa häc kÜ tht xà hội Những áp lực dà làm thay đổi cánh nghĩ vị trí, vai trò chức nhiệm vụ công tác van phòng Trong hoạt động đơn vị , văn phòng có vị trí vai trò đặc biệt quan trọng quan, doanh nghiệp Hoạt động văn phòng góp phần không nhỏ vào thành bại quan, doanh nghiệp Để đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ đợc giao, đơn vị phải không ngừng nâng cao chất lợng hiệu hoạt động quản lý, nhanh chóng nắm bắt xu hớng đổi để giúp cho đơn vị trụ vững môi trờng cạnh tranh khó khăn ngày Qua thời gian thực tập Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam, em nhận thấy tầm quan trọng văn phòng công phát triển công ty Tôi định vào nghiên cứu hoạt động công tác văn phòng công ty với đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam * Mục tiêu nghiên cứu: Nghiên cứu đề tài giúp em hệ thống vấn đề lý luận Văn phòng hoạt động văn phòng, làm rõ c¬ së lý ln, tinh khoa häc, cđa tỉ chøc Đại Học Dân lập Phơng Đông Khoa Quản trị Kinh doanh văn phòng góp phần nâng cao nhận thức mặt lý luận đà học trờng đáp ứng nhu cầu thực tế tồn tổ chức Em đà có hội khảo sát thực tiến tổ chức hoạt động Văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam, thấy đợc mặt mạnh mặt yếu công tác tổ chức Văn phòng Đồng thời qua nghiên cứu em mạnh dạn góp ý, đề xuất số giải pháp giúp cho việc nâng cao công tác văn phòng Tổng công ty Đờng sắt * Phạm vi nghiên cứu pơng pháp nghiên cứu: Qua thông tin tài liệu thu thập đựoc từ Văn phòng, phòng ban liên quan Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam Em tập trung nghiên cứu hoạt động Văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam sở mạnh dạn đa số đánh gía, giải pháp việc nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Cách tiếp cận chủ yếu từ góc độ thực tiễn thông qua phơng pháp điều tra, thu thập thông tin từ thực tế hoạt động Văn phòng Tổng công ty Đờng sắt; từ tiến hành phân tích, tổng hợp để đánh giá cách khoa học thực trạng hoạt động Văn phòng công ty Trên sở lý luận thực tiễn đề suất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng * Cấu trúc báo cáo chuyên đề: Ngoài phần mở đầu kết luận, báo cáo chuyên đề gồm phần: + Phần I: Một số vấn đề lý luận chung công tác Văn phòng + Phần II: Thực trạng hoạt động Văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam + Phần III: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam Do thời gian lực thân có hạn nên việc phân tích, đánh giá kiến nghị em khỏi thiếu sót định Vì em mong nhận đợc ý kiến đóng góp thầy giáo, cô giáo để em hoàn thiện báo cáo đợc tốt Qua báo cáo thực tập này, em xin bày tỏ cảm ơn sâu sắc đến thầy cô giáo trờng Đại học Dân lập Phơng Đông Thầy giáo Thạc sĩ Nguyễn Quang Minh cán văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam đà giúp đỡ em hoàn thành báo cáo chuyên đề Đại Học Dân lập Phơng Đông Khoa Quản trị Kinh doanh Sinh viên thực Ngun Quang Vinh Néi dung PhÇn I: Mét sè vÊn đề lý luận chung công tác Văn phòng 1:/ Khái niệm chung hoạt động văn phòng doanh nghiệp: Hoạt động văn phòng thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động tổ chức hay quan Theo quan điểm hệ thống, đầu vào bao gồm hoạt động trợ giúp lÃnh đạo, tổ chức, quản lý, sử dụng toàn hoạt động thông tin knh tế, trị , xà hội hành chính, môi trờng theo ph theo phơng án sử dụng khác nhằm thu đợc kết cao kỳ hoạt động; đầu hoạt động phân phối, chuyền tải, thu thập xử lý thông tin phản hồi nội bên đơn vị Toàn hoạt động văn phòng đà góp phần hoàn thiện bớc công tác tổ chức điều hành thông tin dơn vị nhằm nâng cao hiệu qủa khai thác, sử dụng thông tin, hay nói cách khác không ngừng củng cố hoạt động văn phòng quan đơn vị Có nhiều quan niệm khác văn phòng điều kiện kinh tế thị trờng hoạt động văn phòng hiểu Toàn yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý thông tin, định, chuyển tải thông tin cấp quản lý đơn vị nhằm đạt mục tiêu định Đại Học Dân lập Phơng Đông Khoa Quản trị Kinh doanh Khái niệm vừa phản ánh đầy đủ chất, trình hoạt động văn phòng, vừa đề cập đến điều kiện cần thiết cho văn phòng 2:/ Chức nhiệm vụ Văn phòng: 2.1/: Chức Văn phòng: 2.1.1:/ Chức thông tin tổng hợp: Ngày nay, hoạt động kinh tế nh hoạt động khác xà hội, thông tin có ý nghĩa to lớn đợc xem nh nguồn tài nguyên quan trọng cho phát triển Nguồn thông tin thờng phong phú đa dạng, biểu lĩnh vực Thông tin đợc thu thập xử lý theo yêu cầu cụ thể đơn vị Thông tin thờng đợc tiếp nhận từ hai nguồn: thông tin có hệ thống thông tin hệ thống Trong hoạt động văn phòng, chức thông tin tổng hợp thể tính hoạt động Việc thu thập thông tin xử lý thông tin đà phục vụ cho việc dự báo vấn đề xảy qua trình sản xuất, giúp cấp quản lý có đợc định đắn để kịp thời xử lý Bên cạnh đó, công tác thông tin giúp nhà quản lý phân tích liệu, thông số để vạch chiến lợc quan trọng, lâu dài nh kế hoạch trung hạn ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu hoạt động sản xuất Công tác thông tin tổng hợp cung cấp tài liệu, báo cáo, công trình khoa học cho nhà quản lý nghiêu cứu, từ rút học kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều hành quản lý qua đề nghị cải tiến phơng thức đổi t cách quản lý nhằm đa đơn vị phát triển Trong công tác văn phòng, yếu tố thiết bị thông tin đóng vai trò quan trọng Ngày nay, song song với phát triển không ngừng lu lợng thông tin phơng tiện, thiết bị thông tin điện tử xuất ngày đa dạng phong phú Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép nhân viên văn phòng xử lý thông tin cách nhanh chóng, xác có hiệu Hệ thống thông tin đại giúp nhà quản lý giải phóng khỏi phần lớn công việc vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch định chơng trình hoạt động điều hành, quản lý quan Bên cạnh đó, với tranh thiết bị thông tin viên làm việc có hiệu hơn, động hơn, thao tác Đại Học Dân lập Phơng Đông Khoa Quản trị Kinh doanh nghiệp vụ trở nên linh hoạt Nh vậy, công tác thông tin tổng hợp thực đóng vai trò quan trọng công tác quản trị Văn phòng 2.1.2:/ Chức tham mu: Chức tham mu toàn hoạt động nghiên cứu, tổng hợp, chọn lọc, sàng lọc để đa định chung đóng góp ý kiến cung cấp cho lÃnh đạo thông tin, phơng án giải xác, kịp thời Công tác tham mu chủ yếu hớng vào hoạt động xây dựng đề phơng pháp thực chủ trơng sách công ty Trong công ty có nhiều công việc, nhiều hoạt động khác nhau, dới nhiều hình thức khác nhau, lÃnh đạo giải đợc Chính phải nhờ đến hoạt động tham mu; hoạt động cần thiết, đóng vai trò quan trọng mang tính chất tham vấn 2.1.3/ Chức hậu cần: Mọi quan tổ chức bớc vào hoạt động sản xuất kinh doanh thiếu đợc điều kiện sỏ vật chất nh trang thiết bị, văn phòng phẩm, nhà xởng , xe cộ tài Ngoài phải xếp họp, tiếp khách, chuẩn bị chuyến công tác cho thủ trởng Tất điều kiện phơng tiện thuộc chức hậu cần mà buộc văn phòng phải cung ứng đầy đủ Nếu chức thực tốt góp phần nâng cao chất lợng hoạt động văn phòng doanh nghiệp * Cả chức quan trọng chúng nhằm trì phát triển hoạt động quan, doanh nghiệp nói chung hoạt động văn phòng nói riêng Văn phòng đầu mối giúp lÃnh đạo thực chức Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn quan văn phòng ỏ đơn vị, doanh nghiệp Trong chức tổng hợp quan trọng nhất, định đến thành bại công tác văn phòng Vì hoạt động quan, đơn vị cần đến nhu cầu tối thiểu thông tin Văn phòng nơi tổng hợp, phân tích, trình bày thông tin làm quan trọng để ngời lÃnh đạo định 2.2/: Nhiệm vụ văn phòng: Đại Học Dân lập Phơng Đông Khoa Quản trị Kinh doanh Từ chức đơc giao văn phòng phải thực hiên nhiệm vụ tơng ứng với Để thực chức mình, văn phòng phải thực nhiệm vụ sau: _ Xây dựng chơng trình công tác quan đôn đốc thực chơng trình đó, bố trí xếp chơng trình làm việc hàng tuần, hàng tháng, hàng quí, hàng năm quan _ Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động đơn vị quan, đề xuất kiến nghị biện pháp, thực đạo điều hành lÃnh đạo _ Mua sắm đầy đủ tranh thiết bị kỹ thuật, xây dựng bản, quản lý cở sở vật chất kỹ thuật, phơng tiện làm việc quan, đảm bảo yêu cầu tài công tác cho đơn vị _ Tổ chức phục vụ tốt họp, buổi tiếp khách cách lịch sự, chu đáo _ Thực công tác văn th lu trữ Giải tốt công tác công văn giấy tờ cá nhân tổ chức theo qui chế hoạt ®éng cđa c¬ quan, doanh nghiƯp _ Thùc hiƯn nhiƯm vụ t vấn , tham mu cho lÃnh đạo đa định mang lại hiệu cao Chịu trách nhiệm công tác đợc phân công tính pháp lý kĩ thuật 3:/ Vai trò công tác Văn phòng hoạt động doanh nghiệp: 3.1:/ Vai trò công tác Văn phòng: Để xác định đợc vai trò công tác văn phòng ta phải từ chức văn phòng Trong đó, chức cụ thể lại gắn liền với điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức nội dung cụ thể xây dựng nên nhiệm vụ văn phòng Tuỳ theo yêu cầu quan, đơn vị Văn phòng có thay đổi khác nhau, nhng chúng có vai trò nh sau: _ Văn phòng nơi xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan đơn vị: Các tổ chức sinh phải tự xây dựng cho quy chế hoạt động riêng thớc đo tiêu chuẩn cán công nhân viên quan, đơn vị tuân theo Trong lĩnh vực, điều kiện hoạt động khác nên tổ chức cần phải có nội quy, quy chế hoạt động cho riêng Đại Học Dân lập Phơng Đông Khoa Quản trị Kinh doanh Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lÃnh đạo ban bố, thi hành, giám sát thuộc công tác văn phòng Do đó, việc xây dựng nội quy, quy chế công việc cần thiết, nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực quan, đơn vị , tổ chức đợc thành lập vào hoạt động _ Văn phòng nơi xây dựng quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động quan đơn vị: Bất kỳ quan phải có định hớng mục tiêu hoạt động Các định hớng mục tiêu cụ thể đợc xây dựng dài, ngắn tuỳ theo định hớng mục tiêu mà quan đơn vị lựa chọn Bởi mục tiêu mà đơn vị muốn đạt đợc Cơ quan, đơn vị muốn đạt đợc mục tiêu phải xây dựng kế hoạch cụ thể nh kế hoạch năm, kế hoạch ngày Để đạt đợc mục tiêu quan, đơn vị phải biết kết nối kế hoạch thành hệ thống hoàn chỉnh để phận phối hợp với nhau, hỗ trợ hoạt động, phát triển Công việc Văn phòng, phận tham mu dự thảo đôn đốc phận khác quan, đơn vị triển khai thực _ Văn phòng nơi thu thập, xử lý, sử dụng quản lý thông tin Trong hoạt động quan, đơn vị cần phải có yêu cầu thông tin, thông tin tất lĩnh vực hoạt động, thông tin phản hồi theo ph Thông tin nguồn gốc, để lÃnh đạo đa định kịp thời, xác, hiệu Nhng thân nhà lÃnh đạo tự thu thập xủ lý thông tin đợc mà cần trợ giúp phận văn phòng Văn phòng thực tất trình từ việc thu thập nguồn thông tin đến việc xử lý nguồn thông tin việc sử dụng nguồn thông tin trợ giúp cho lÃnh đạo _ Văn phòng nơi trợ giúp văn bản: Văn pơng tiện lu trữ truyền đạt thông tin hiệu đợc phổ biến hoạt động quan đơn vị Do tính tác dụng lớn nên sử dụng văn để điều chỉnh mối quan hệ chủ thể quản lý đối tợng bị quản lý kinh tế xà hội theo ph phải tuân theo quy định cách chặt chẽ việc lu trữ lu hành văn Để ban hành đợc văn có nội dung đầy đủ, hợp pháp, hợp lý có tác dụng đến đối t ợng điều Đại Học Dân lập Phơng Đông Khoa Quản trị Kinh doanh chỉnh, phận ban hành phải nắm bắt đợc đầy đủ thông tin toàn đơn vị, biết phân loại, xử lý, chuyển phát thông tin _ Văn phòng nơi bảo đảm yếu tố vật chất, tài cho hoạt động quan đơn vị Bất kỳ tổ chức muốn tồn hoạt động hiệu qủa phải trang bị phơng tiện kĩ thuật, đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin đại với vật chất cần thiết Các yếu tố vừa điều kiện , đồng thời vừa phơng tiện gắn kết truyền dẫn hoạt động tổ chức Vì vậy, văn phòng phải vào lĩnh vực hoạt động mà cung cấp kịp thời , đầy đủ nguyên tắc, sử dụng hiệu quả, tiết kiệm _ Củng cố tổ chức máy: Đây việc làm thiết thực, mang tính ổn định văn phòng nhằm thực tốt nhiệm vụ đợc nêu Việc tổ chức máy văn phòng cần tuân thủ nguyên tắc tổ chức chung quan, đơn vị nhằm đảm bảo thống hệ thống Tuy nhiên, phải thấy đợc tính chất đa dạng đặc thù văn phòng ®Ĩ tỉ chøc bé m¸y cho ®¸p øng cao theo yêu cầu nhiệm vụ đặt với công tác văn phòng Không với bùng nổ công nghệ thông tin văn phòng phải củng cố xây dựng tổ chức quản lý cho phù hợp với nhu cầu, đáp ứng đợc với xu phát triển chung thời đại 3.2:/ Tầm quan trọng công tác Văn phòng: Văn phòng phần thiếu máy tổ chức quan Văn phòng nơi thu thập, xử lý thông tin, nơi đa nhng định tham mu cho lÃnh đạo, nơi đảm bảo yếu tố vật chất, tinh thần cho hoạt động quan đơn vị Mặc dù văn phòng phận gián tiếp không tham gia vào trình sản xuất kinh doanh hay mang lại lợi nhuận trực tiếp cho doanh nghiệp nhng phủ nhận vai trò vị trí quan trọng đơn vị, doanh nghiệp Với nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin văn phòng đa định tối u nhằm tham mu cho lÃnh đạo công ty lĩnh vực mà công ty quản lý, góp phần quan trọng vào phát triển đơn vị doanh nghiệp Các quan, đơn vị, doanh nghiệp muốn tồn phát triển có hiệu quả, phải nắm vững kiến thức chiến lợc phát triển đơn vị mình, phơng hớng đổi mới, lựa chọn phơng án quản lý, lựa chọn phơng án sản xuất Đại Học Dân lập Phơng Đông Khoa Quản trị Kinh doanh kinh doanh tối u Đồng thời phải có nhiều kiến thức khoa học công nghệ cần thiết để xử lý vấn đề cụ thể môi trờng hoạt động nh: Nghiên cứu thị trờng, chuyển giao công nghệ Chính mà công tác văn phòng quan, đơn vị quan trọng Nó phận thiếu đợc quan Văn phòng nơi xây dựng chơng trình công tác quản lý thực chơng trình kế hoạch hoạt động quan Thực công tác văn th lu trữ Giúp thủ trởng theo dõi giải văn theo chủ trơng sách pháp luật Nhà nớc Mua sắm đầy đủ tranh thiết bị kỹ thuật cho đơn vị Tỉ chøc phơc vơ tèt c¸c cc häp, c¸c bi tiếp khách Quản lý tổ chức nhân văn phòng, bồi dỡng nâng cao trình độ, lực, phẩm chất cho cán công nhân viên Công cải cách hoạt động văn phòng đà nâng nên tầm cao bớc phát triển quán lôgic, phát huy vai trò động công tác với tính tất yếu tính cấp bách việc nâng cao hiệu quản lý Do bó buộc khuôn khổ điều kiện phát triển xu bối cảnh chung, hoạt động văn phòng phải cung cấp phơng tiện thực đề điều uốn nắn để hoạt động mang tính chất khả thi Đồng thời đảm bảo nguồn lực đợc tổ chức hớng tới mục tiêu doanh nghiệp Chính thế, với tầm quan trọng nh hoạt động văn phòng thiếu đợc quan tổ chức, doanh nghiệp 4:/ Tổ chức khoa học hoạt động Văn phòng: 4.1:/Tổ chức khoa học hoạt động Văn phòng: Từ thực tế tình hình công tác văn phòng Tổng công ty Đờng sắt Việt Nam nh đứng trớc chun biÕn lín lao cđa nỊn kinh tÕ x· héi, kinh tế ngày phát triển với nhịp độ nhanh, đòi hỏi hệ thống văn phòng nớc ta phải đổi nhằm nâng cao chất lợng hoạt động đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế tơng lai Nhằm nâng cao hiệu hoạt động hệ thống văn phòng, Nhà nớc đà đa nhiều biện pháp cải tiến, cải cách khối hành văn phòng, tinh giảm nhân viên để giảm nhẹ, đơn giản, tiết kiệm chi phí nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Đại Học Dân lập Phơng Đông Khoa Quản trị Kinh doanh Hiện hệ thống văn phòng quan nhà nớc, doanh nghiệp đà đạt đợc thành tựu định Tuy nhiên, để tiếp tục phát triển với quy mô lớn cấp quốc gia, hệ thống văn phòng cần phải đợc Nhà nớc trọng cải cách ban hành sách giúp hệ công tác văn phòng hoạt động thông suốt mang lại hiệu cao Bộ máy văn phòng Tổng công ty Đờng sắt hoạt động có hiệu quả, nhiên để phát triển lâu dài đáp úng đợc đòi hỏi ngày cao kinh tế công tác văn phòng cần phải đợc cải tiến đổi 4.2:/ Những yếu tố ảnh hởng đến hiệu hoạt động văn phòng: Nền kinh tế thị trờng võa mang tÝnh tÝch cùc ®ång thêi cịng chøa ®ùng mặt trái Các chủ thể kinh tế vừa phải liên kêt vừa phải đấu tranh ngày gay gắt khốc liệt muốn tồn phát triển Chính yếu tố đà tạo nên kinh tế động phát triển nhanh chóng nh Khoa học kĩ thuật công nghệ thông tin phát triển nh vũ bÃo tiến đà cho đời loại phơng tiện đại, hữu ích đợc ứng dụng hầu hết hoạt động quản lý kinh tế sản xuất kinh doanh Đặc biệt phát triển ngành công nghệ thông tin Thông tin trở nên vô quan trọng thành công , nắm bắt đợc thông tin ngời đà chiến thắng nửa Do đà xuất lợi thông tin trình quản lý hoạt động kinh tế Với lý nêu việc đổi phơng thức quản lý, cung cách làm việc, tinh giảm máy quản lý cồng kềnh nhằm nâng cao mặt chất lợng hoạt động chủ thể kinh tế tất yếu khách quan Do vài năm trở lại đây, công tác văn phòng đà đợc quan tâm ý thúc đẩy phát triển , nâng cao dần vị trí vai trò văn phòng Văn phòng phận thiếu quan nào, nhớ thủ trởng mà tai mắt quan, đơn vị công tác lÃnh đạo, đạo quản lý Vì việc xếp khoa học hoạt động văn phòng, xây dựng máy tổ chức, đội ngũ cán có trình độ chuyên môn cao để nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động văn phòng việc làm cần thiÕt Trong mét bé m¸y tỉ chøc dï lín nh Chính Phủ , Bộ hay nhỏ nh đơn vị, sở doanh nghiệp, trờng học, hoạt động văn phòng có tác Đại Học Dân lập Phơng Đông Khoa Quản trị Kinh doanh