PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ HC TOÀN CẦU TẠI THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ HC TOÀN CẦU TẠI THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM I Giới thiệu về doanh nghiệp Công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu được thành lập ngày 19 tháng 12 năm 2011, là doanh nghiệp chuyên kinh doanh các sản phẩm về hệ thống năng lượng mặt trời, máy phát điện, thiết bị ngân hàng, thiết bị truyền hình, thiết bị viễn thông, … Với đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ, nhiệt huyết, có nhiều năm kinh nghiệm trong tư vấn, khảo sát, triển khai, quản lý các dự án lớn tại Việt Nam và các nước trên thế giới, Công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu đã và đang luôn có được sự tin tưởng của khách hàng về chất lượng và tiến độ của sản phẩm và dịch vụ. Với phương châm “Luôn luôn đồng hành cùng với khách hàng”, và định hướng “Liên tục cải tiến”, công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu luôn nỗ lực cả về nhân lực, vật lực để từng bước gây dựng uy tín, niềm tin với khách hàng. Thế mạnh làm nên sự khác biệt của HCG chính là sự chuyên môn hóa trong từng bộ phận, tính trách nhiệm cao cùng những giám sát kỹ thuật nghiêm túc, cẩn thận nhằm tạo nên những sản phẩm, dịch vụ hoàn thiện đến từng chi tiết nhỏ nhất. Các thành viên thường xuyên trao đổi, chia sẻ cho nhau các ý tưởng nhằm xây dựng nên một hình ảnh mang thương hiệu HCG.   II Phân tích hoạt động quản trị mua hàng tại công ty cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu 1. Tác động của yếu tố môi trường đến quản trị mua của HC Global 1.1. Yếu tố bên trong a. Chiến lược kinh doanh: Chiến lược ngắn hạn: tập trung vào các dự án có thể cung cấp sản phẩm ngay, tìm nguồn hàng và bán ra thị trường số lượng lớn để phục vụ khách hàng. Chiến lược dài hạn: xây dựng hình ảnh tới công chúng và quảng bá thương hiệu trên khắp cả nước về một công ty cung cấp sản phẩm, dịch vụ về thiết bị công nghệ kỹ thuật tiên tiến, tiềm năng. b. Vốn: Công ty phải tự đáp ứng bằng vốn tự có bằng nguồn nội bộ doanh nghiệp và vốn đi vay ngân hàng. HC Global là một doanh nghiệp thương mại có quy mô lớn và tổng vốn kinh doanh tăng lên hằng năm, tính từ trước cho tới thời điểm cổ phần hóa (thời điểm 01012018) thì vốn điều lệ của công ty là 25.600 triệu đồng. c. Năng lực của người quản trị mua hàng: Tại HCG, trưởng phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chính trong khâu quản lý mua hàng. Người quản trị mua hàng ở HCG phải cập nhật thông tin thị trường thường xuyên và đảm bảo rằng nhân viên của họ tiếp thu, noi theo. Tất cả các quản lý cấp trung trở lên của HCG đều phát triển các mục tiêu cụ thể và áp dụng chúng vào hiệu suất của nhân viên cấp dưới, phân công đúng người vào đúng nhiệm vụ để tối đa hóa giá trị của các nguồn lực sẵn có ngày càng tăng. d. Cơ sở vật chất kĩ thuật: Song song với quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế đất nước và xu thế hội nhập quốc tế, công ty luôn đề cao việc mở rộng quy mô sản xuất, xây dựng thêm nhà xưởng, mua sắm, đầu tư máy móc thiết bị, nâng cao năng suất của thiết bị và tập trung vào các cải tiến gia tăng trong công nghệ để tổ chức công việc phù hợp theo trình độ, nghề của người lao động nhằm nâng cao năng suất lao động, hiệu quả kinh tế. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường cả về lượng và chất, công ty luôn tìm nguồn sản phẩm giá rẻ nhưng chất lượng, tận dụng tối đa nguồn sản phẩm trong nước đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý. e. Vị thế của công ty trên thị trường: Công ty sau 11 năm hoạt động kinh doanh đã có một chỗ đứng nhất định trên thị trường năng lượng tái tạo, cơ điện, tự động hóa và viễn thông, HCG cam kết đảm bảo năng lực cung ứng giải pháp từ vốn, xây dựng, vận hành đạt tiêu chuẩn quốc tế. 1.2. Yếu tố bên ngoài a. Nhà cung cấp: Công ty đã chủ động lựa chọn những nhà cung ứng uy tín và thiết lập được hệ thống các nhà cung cấp tin cậy; xây dựng mối quan hệ hai bên trên nguyên tắc “đối tác chiến lược” với những cam kết chặt chẽ và lâu dài, hai bên cùng có lợi (Một số nhà cung cấp chính: Cty An Phát, Hà Linh, Phong Vũ, …) Có thể nói việc cung cấp sản phẩm cho nhu cầu kinh doanh của công ty có mức độ ổn định khá cao. b. Đối thủ cạnh tranh: Là một ngành quan trọng, đầu tư vào thị trường công nghệ Việt Nam ít rủi ro hơn các ngành khác. Hiện đã có hàng chục doanh nghiệp thương mại và kỹ thuật ở các tỉnh phía Bắc (CMC, ELCOM). Con số này tiếp tục tăng lên gây áp lực mạnh mẽ lên HCG.

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CƠNG NGHỆ HC TỒN CẦU TẠI THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM I/ Giới thiệu doanh nghiệp - Công ty Cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu thành lập ngày 19 tháng 12 năm 2011, doanh nghiệp chuyên kinh doanh sản phẩm hệ thống lượng mặt trời, máy phát điện, thiết bị ngân hàng, thiết bị truyền hình, thiết bị viễn thơng, … - Với đội ngũ cán nhân viên trẻ, nhiệt huyết, có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn, khảo sát, triển khai, quản lý dự án lớn Việt Nam nước giới, Công ty Cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu ln có tin tưởng khách hàng chất lượng tiến độ sản phẩm dịch vụ - Với phương châm “Luôn đồng hành với khách hàng”, định hướng “Liên tục cải tiến”, công ty Cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu nỗ lực nhân lực, vật lực để bước gây dựng uy tín, niềm tin với khách hàng - Thế mạnh làm nên khác biệt HCG chun mơn hóa phận, tính trách nhiệm cao giám sát kỹ thuật nghiêm túc, cẩn thận nhằm tạo nên sản phẩm, dịch vụ hoàn thiện đến chi tiết nhỏ Các thành viên thường xuyên trao đổi, chia sẻ cho ý tưởng nhằm xây dựng nên hình ảnh mang thương hiệu HCG II/ Phân tích hoạt động quản trị mua hàng cơng ty cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu Tác động yếu tố môi trường đến quản trị mua HC Global 1.1 Yếu tố bên a Chiến lược kinh doanh: - Chiến lược ngắn hạn: tập trung vào dự án cung cấp sản phẩm ngay, tìm nguồn hàng bán thị trường số lượng lớn để phục vụ khách hàng - Chiến lược dài hạn: xây dựng hình ảnh tới cơng chúng quảng bá thương hiệu khắp nước công ty cung cấp sản phẩm, dịch vụ thiết bị công nghệ kỹ thuật tiên tiến, tiềm b Vốn: - Công ty phải tự đáp ứng vốn tự có nguồn nội doanh nghiệp vốn vay ngân hàng - HC Global doanh nghiệp thương mại có quy mơ lớn tổng vốn kinh doanh tăng lên năm, tính từ trước thời điểm cổ phần hóa (thời điểm 01/01/2018) vốn điều lệ cơng ty 25.600 triệu đồng c Năng lực người quản trị mua hàng: - Tại HCG, trưởng phòng xuất nhập chịu trách nhiệm khâu quản lý mua hàng - Người quản trị mua hàng HCG phải cập nhật thông tin thị trường thường xuyên đảm bảo nhân viên họ tiếp thu, noi theo - Tất quản lý cấp trung trở lên HCG phát triển mục tiêu cụ thể áp dụng chúng vào hiệu suất nhân viên cấp dưới, phân công người vào nhiệm vụ để tối đa hóa giá trị nguồn lực sẵn có ngày tăng d Cơ sở vật chất kĩ thuật: - Song song với q trình cơng nghiệp hóa, đại hóa kinh tế đất nước xu hội nhập quốc tế, công ty đề cao việc mở rộng quy mô sản xuất, xây dựng thêm nhà xưởng, mua sắm, đầu tư máy móc thiết bị, nâng cao suất thiết bị tập trung vào cải tiến gia tăng công nghệ để tổ chức cơng việc phù hợp theo trình độ, nghề người lao động nhằm nâng cao suất lao động, hiệu kinh tế - Để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường lượng chất, cơng ty ln tìm nguồn sản phẩm giá rẻ chất lượng, tận dụng tối đa nguồn sản phẩm nước đảm bảo chất lượng, giá hợp lý e Vị công ty thị trường: - Công ty sau 11 năm hoạt động kinh doanh có chỗ đứng định thị trường lượng tái tạo, điện, tự động hóa viễn thơng, HCG cam kết đảm bảo lực cung ứng giải pháp từ vốn, xây dựng, vận hành đạt tiêu chuẩn quốc tế 1.2 Yếu tố bên a Nhà cung cấp: - Công ty chủ động lựa chọn nhà cung ứng uy tín thiết lập hệ thống nhà cung cấp tin cậy; xây dựng mối quan hệ hai bên nguyên tắc “đối tác chiến lược” với cam kết chặt chẽ lâu dài, hai bên có lợi (Một số nhà cung cấp chính: Cty An Phát, Hà Linh, Phong Vũ, …) - Có thể nói việc cung cấp sản phẩm cho nhu cầu kinh doanh cơng ty có mức độ ổn định cao b Đối thủ cạnh tranh: - Là ngành quan trọng, đầu tư vào thị trường công nghệ Việt Nam rủi ro ngành khác Hiện có hàng chục doanh nghiệp thương mại kỹ thuật tỉnh phía Bắc (CMC, ELCOM) Con số tiếp tục tăng lên gây áp lực mạnh mẽ lên HCG - Ngồi ra, HCG cịn phải đối mặt với cạnh tranh gay gắt từ đối thủ tiềm ẩn (DN liên doanh, liên kết nước ngoài) có uy tín vị thị trường nước c Nhu cầu khách hàng: Khách hàng mục tiêu mà công ty hướng tới khu công nghiệp, trường học, khu khởi nghiệp xây dựng thường có lượng tiêu thụ sản phẩm điện tử, công nghệ cao điều giúp doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu lợi nhuận Đòi hỏi phải cung cấp sản phẩm phải có chất lượng cao, gây áp lực khơng nhỏ việc cung ứng hàng hóa cơng ty Có thể nhận thấy nhu cầu tiêu thụ định lớn đến kế hoạch mua hàng Cơng ty HCG, từ tác động đến cơng tác quản trị mua hàng hóa d Chính sách nhà nước: - HCG thường chịu quản lí kiểm tra nhiều bên liên quan Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam, chi cục Hải quan chi cục thuế địa phương - HCG làm đúng, tuân thủ pháp luật, thực đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước, xây dựng hình ảnh doanh nghiệp tốt mắt quan đoàn thể Thực trạng quản trị mua sản phẩm, dịch vụ công ty cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu 2.1 Các bước Khái qt trình mua sản phẩm, dịch vụ HCG Trình tự thực Kiểm tra Thời gian thực Các phịng có nhu Bước Đề nghị mua hàng Bước Duyệt Lãnh đạo cty Không ngày Bước Kiểm tra tồn kho Phịng XNK, Khơng q ngày cầu mua hàng Phòng TCKT Đối với ĐH quy định Bước rõ NCC, tiến hành đàm phán HĐ Bước đầu Đối với 1-2 ngày ĐH chưa đối tác truyền thông quy định 2-3 ngày rõ đối tác nước/ NCC, Phịng XNK tiến hành Trung Quốc tìm lựa 3-4 ngày đối chọn NCC tác Châu Âu, Mỹ vào Đàm phán HĐ đầu vào Phòng XNK Trưởng phòng TCKT Trưởng phòng XNK Bước Phê duyệt hợp đồng Kế toán trưởng Pháp chế Bước Bước Thực mua hàng Kiểm tra hàng hóa Bước trước nhập kho Nhập kho Bước 10 Thanh tốn Bước 11 Lưu hồ sơ Lãnh đạo cty Phịng XNK Phòng KTTK Phòng TCKT Phòng XNK Phòng TCKT Giám đốc Phịng XNK Phịng TCKT Bảng 1: Q trình mua hàng doanh nghiệp  Bước 1: Lập Đề nghị mua hàng Người có yêu cầu mua hàng lập Đề nghị mua hàng theo mẫu lập DMHH gửi Lãnh đạo công ty phê duyệt (02 gốc) Tùy theo dự án, người lập đề nghị mua hàng định sau: - Đối với hàng hoá thực dự án: Phòng KTTK tiến hành lập DMHH đáp ứng theo yêu cầu Hợp đồng đầu - Đối với hàng mẫu: Phòng kinh doanh lập đề nghị mua hàng - Đối với hàng bảo hành: Phòng kỹ thuật triển khai lập đề nghị mua hàng - Đối với dụng cụ, máy móc thiết bị: Phịng KTTK - Đối với cơng cụ đo kiểm: phịng KTTK  Bước 2: Phê duyệt Đề nghị mua hàng/DMHH sau lãnh đạo cơng ty phê duyệt, chuyển đến phịng XNK  Bước 3: Xem xét kiểm tra tồn kho Sau nhận đề nghị mua hàng/DMHH, Phòng XNK ký xác nhận vào đề nghị mua hàng Phòng kế tốn kiểm tra tồn kho thơng qua hệ thống phần mềm MISA thực tế kho ký xác nhận Đề nghị mua hàng Phịng kế tốn giữ 01 gốc, phòng XNK giữ 01 gốc  Bước 4: Tìm lựa chọn NCC  Đối với hàng hóa quy định rõ model nhà cung cấp: Phòng XNK tiến hành đàm phán điều khoản hợp đồng đầu vào với nhà cung cấp định  Đối với hàng hóa chưa quy định rõ nhà cung cấp: - Nếu hàng hóa cung cấp nhà cung cấp thức (nhà cung cấp phê duyệt biểu mẫu), Phòng XNK tiến hành mua hàng từ nhà cung cấp thức mà khơng cần phải phê duyệt lại - Nếu hàng hóa chưa có nhà cung cấp thức, Nhân viên XNK lựa chọn tối thiểu nhà cung cấp để báo giá, sau đánh giá vào phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp trình trưởng phịng XNK phê duyệt (kèm theo báo giá nhà cung cấp) Trưởng phòng XNK vào giá dự toán duyệt điều khoản thương mại khác, Thanh toán Lưu hồ sơ 31 phê duyệt nhà cung cấp đề xuất yêu cầu Nhân viên XNK tìm kiếm thêm nhà cung cấp khác nhằm tối ưu giá đầu vào - Những trường hợp đặc biệt khơng thể có đủ ba nhà cung cấp, Nhân viên XNK báo cáo trưởng phòng xem xét phê duyệt  Bước 5: Đàm phán Hợp đồng đầu vào Sau phê duyệt nhà cung cấp, Nhân viên phòng XNK tiến hành đàm phán hợp đồng đầu vào với nhà cung cấp bao gồm: Giá cả, thời gian giao hàng, điều kiện toán, thời gian bảo hành, …  Bước 6: Phê duyệt Hợp đồng đầu vào Sau đàm phán xong với nhà cung cấp, phòng XNK lên dự thảo hợp đồng đầu vào (trừ trường hợp vật tư mua trực tiếp – không cần hợp đồng kinh tế), trình phịng KTTK, trưởng phịng XNK, kế tốn trưởng, pháp chế lãnh đạo phê duyệt Phòng KTTK kiểm tra lại yêu cầu kỹ thuật (bao gồm tiêu kỹ thuật, vẽ kỹ thuật, catalogue, …) Hợp đồng đầu vào (nếu có) ký xác nhận vào phần yêu cầu kỹ thuật Trưởng phòng XNK kiểm tra lại giá, thời gian giao hàng điều khoản thương mại khác ký xác nhận vào hợp đồng Kế toán trưởng kiểm tra lại giá so với giá dự toán, điều kiện toán, … ký xác nhận vào hợp đồng Pháp chế kiểm tra lại toàn điều khoản hợp đồng nhằm đảm bảo quyền lợi hạn chế rủi ro cho công ty ký xác nhận vào hợp đồng Sau đủ xác nhận phòng, lãnh đạo đại diện cho công ty, ký hợp đồng đầu vào  Bước 7: Thực mua hàng Trên sở hợp đồng đầu vào phê duyệt, Phòng XNK thực việc mua hàng theo điều khoản quy định hợp đồng Phịng XNK có trách nhiệm theo dõi tình hình cấp hàng hóa, vật tư, dịch vụ nhà cung cấp  Bước 8: Kiểm tra hàng hóa trước nhập kho Thực theo quy trình kiểm tra hàng hoá KCS  Bước 9: Nhập kho Thực theo quy trình quản lý kho  Bước 10: Thanh Quyết tốn Thực theo quy trình tốn phịng kế tốn  Bước 11: Lưu hồ sơ Phịng XNK tập hợp chứng từ từ nhà cung cấp (số lượng chứng từ theo quy định Hợp đồng đầu ra, cần số lượng để gửi sang phịng kế tốn lưu trữ 2.2 Thực trạng việc phân tích nhu cầu mua sản phẩm, dịch vụ Đối với việc phân tích nhu cầu mua sản phẩm, dịch vụ, công ty tập trung trả lời câu hỏi: Mua gì? Mua với số lượng bao nhiêu? Chất lượng mua vào nào? Câu trả lời giúp cơng ty phân tích nhu cầu cách hiệu quả, hồn thiện bước đầu q trình mua Các đề nghị mua cấp lãnh đạo xem xét phê duyệt (trong vòng ngày) Nếu đề nghị mua hàng chấp thuận phịng XNK đảm nhận bước Trong trường hợp đề nghị mua bị từ chối, đề nghị gửi lại cho phòng yêu cầu xác nhận lại Để xác định số lượng hàng hóa cần phải mua phịng xuất nhập dựa vào đề nghị mua hàng phòng ban đề nghị dựa vào số lượng sản phẩm hàng hóa thời điểm để tính tốn số lượng mua cho hợp lí Chứng nhận số lượng ln tiêu chuẩn để phịng XNK xem xét tiêu chuẩn hàng hóa Tuy nhiên, việc phán đốn nhu cầu mua cịn hạn chế, việc ghi nhận biến động thị trường chậm người ta thường đánh giá lượng mua lớn hay nhỏ so sánh với nhu cầu Đối với việc kiểm tra chất lượng sản phẩm mua vào, vấn đề mà công ty quan tâm liên quan tới thương hiệu, uy tín cơng ty Cơng ty có phịng kỹ thuật triển khai kiểm tra chất lượng sản phẩm có đạt u cầu hay khơng, chứng nhận chất lượng hang hóa hồn thành hay chưa? Hàng hóa phải đảm bảo chất lượng, có thị hiếu cao với người tiêu dùng, sản phẩm không bị lỗi mốt hay nhu cầu hàng hóa khơng giảm xuống hay khơng có hàng hóa thay Như vậy, hàng tồn kho khơng bị tồn từ giai đoạn sang giai đoạn khác Đánh giá việc xác định mua sản phẩm/dịch vụ công ty, dựa vào việc trả lời câu hỏi công ty xác định công việc cần phải làm Đây bước làm tốt, bước đầu làm tốt tạo tiền đề cho bước sau hoạt động trơn tru, không bị gián đoạn 2.3 Thực trạng định mua hay tự thực Vì công ty doanh nghiệp thương mại nên công ty định mua hàng hóa từ doanh nghiệp khác mà không tự sản xuất - Đối với mặt hàng mới, cơng ty có quy trình gồm bước: nhận biết vấn đề, lượng định tổng quát nhu cầu mua; định tiêu mặt hàng mua; tìm nguồn hàng, thăm dò thương lượng; chọn nguồn hàng; ký hợp đồng định chi tiết đặt hàng; kiểm tra hiệu suất mua - Đối với mặt hàng công ty mua, công ty đơn giản đặt hàng tiếp lượng hàng tồn cịn Sự đặt mua tiếp giao cho nhà cung cấp ấy, chừng mà cơng ty cịn hài lịng hàng hóa, phục vụ điều kiện mua mà nhà cung ứng đem lại cho công ty Công ty thử thỏa thuận lại chuyện giá, mức lời bị giảm sút mức chi phí hoạt động tăng lên Biểu đồ 1: Mức độ quan trọng yêu tố định mua hàng doanh nghiệp Tiêu chuẩn chất lượng Tiêu chuẩn nhãn mác, bao gói Tiêu chuẩn bảo quản, vận chuyển 3.2 3.4 3.6 3.8 4.2 4.4 4.6 Các tiêu chuẩn giúp cơng ty xác lập phương thức mua cách hiệu Biểu đồ 2: Mức độ sử dụng phương thức mua doanh nghiệp Mua Mua lại (NCC cũ, có thương lượng lại) Mua lại (NCC cũ, không cần thương lượng lại) 2.4 0.5 1.5 2.5 3.5 Thực trạng định phương thức mua sản phẩm, dịch vụ 4.5 Biểu đồ Thời điểm mua doanh nghiệp lựa chọn Mua tức Mua trước Mua hỗn hợp 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5 Cơng ty hài lịng với phương thức mua lại cơng ty khơng cần tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp, lượng hàng hóa mua đủ đáp ứng nhu cầu kinh doanh Với mặt hàng thiết bị cơng nghệ có tính đổi liên tục làm việc với nhà cung cấp trao đổi với từ trước tạo tin tưởng chất lượng hàng hóa, nhà cung cấp tốt cập nhật cải tiến sản phẩm giúp công ty theo kịp đáp ứng yêu cầu khách hàng Cơng ty khơng hài lịng với phương thức mua cơng ty phải làm tất bước lại từ đầu gây tốn thời gian chi phí Cơng ty chọn phương thức sản phẩm kinh doanh thay đổi, thị trường mới, tình thay đổi; tìm kiếm nguồn hàng tốt - Mua phối hợp hình thức cơng ty sử dụng mức độ gần thường xuyên - Với việc mua tức thì, cơng ty mua hàng với số lượng tiến hành mua nhiêu (mỗi giao dịch mua đáp ứng đủ nhu cầu doanh thu công ty khoảng thời gian định) Xác định nhu cầu việc đơn giản, kế hoạch bán doanh nghiệp hay phận Số tiền bỏ cho lần mua hàng tương ứng với số lượng hàng hóa mua Mua bán nhiêu nên công ty thu hồi vốn nhanh lượng dự trữ hàng hóa Vì vậy, cơng ty tiết kiệm chi phí kho bãi, bảo quản hàng hóa chi phí khác Quy trình mua hàng nhanh chóng giúp cơng ty tránh bất lợi nhu cầu hàng hóa thay đổi hay biến động giá, giảm thiểu thiệt hại thiên tai - Với việc mua trước, công ty mua hàng theo quy mô lớn, mua nhiều nhu cầu bán công ty Mua với số lượng lớn, công ty nhận giá ưu đãi từ nhà cung cấp, chủ động chọn nhà cung cấp uy tín mua hàng Nếu thị trường tiêu thụ sản phẩm với mức độ lớn cơng ty chủ động việc cung cấp sản phẩm bắt kịp với việc tiêu thụ, thu lợi nhuận cao  Đánh giá việc định phương thức mua công ty thực tốt Công ty chọn phương thức sử dụng linh hoạt trường hợp khác để giải vấn đề Bên cạnh đó, cơng ty nên quan tâm đến bất lợi thời điểm mua Ví dụ, mua tức thì, cơng ty mua hàng với số lượng sản phẩm vừa đủ, nhà cung cấp giao chậm hàng, không đủ số lượng hàng bán chạy mức bình thường cơng ty có nguy đối mặt với việc thiếu hàng Cịn mua trước, cơng ty cần huy động nguồn vốn lớn gây vấn đề tài cho cơng ty, làm giảm hiệu sử dụng vốn Chi phí bảo quản cho sản phẩm lớn gặp nhiều rủi ro cao Vì vậy, tùy thời điểm, công ty vận dụng phương thức mua khác cách linh động để thu kết tốt 2.5 Thực trạng hoạt động tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp: Tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp công ty chia làm loại: Đối với hàng hóa mà cơng ty có sẵn nhà cung cấp từ trước: nhà cung cấp đạt tiêu chí cơng ty đưa nhà cung cấp tốt như: - Nhà cung cấp tốt không giao hàng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời mua, với giá hợp lý, thái độ phục vụ tận tâm, đảm bảo đầu vào cho sản xuất mà hỗ trợ khách hàng phát triển sản phẩm giá trị - Đảm bảo hàng hóa đáp ứng nhu cầu thương mại doanh nghiệp chuỗi cung ứng số lượng, chất lượng, cấu trúc chủng loại - Đảm bảo có mức cung ứng dịch vụ thỏa đáng từ nhà cung cấp góp phần đáp ứng tốt yêu cầu hoạt động kinh doanh dự trữ doanh nghiệp - Duy trì mức dự trữ thấp đảm bảo cung ứng hàng hóa với mức dịch vụ yêu cầu doanh nghiệp khách hàng tối ưu hóa vốn chi phí mua - Đảm bảo định người tham gia hoạt động mua hàng (đúng người vào thời điểm) - Đảm bảo quản trị rủi ro mua hàng doanh nghiệp nâng cao hiệu tốt cho toàn chuỗi cung ứng Đối với hàng hóa mà cơng ty chưa xác định sẵn nhà cung cấp cơng ty thực bước tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp từ đầu - Bước 1: Thu thập thông tin NCC: Nhân viên mua hàng thu thập thông tin NCC thơng qua internet, báo, tạp chí online, NCC cũ giới thiệu, … Sau tiến hành xác minh thơng tin với NCC vừa tìm - Bước 2: Lập danh sách NCC cung ứng sản phẩm mà công ty cần mua - Bước 3: Tiến hành đánh giá NCC theo tiêu chí NCC tốt mà cơng ty đưa Nhân viên dựa vào tiêu chí mà lãnh đạo cơng ty đưa để loại bỏ NCC không tiềm năng, không đạt yêu cầu - Bước 4: Lập danh sách NCC thức - Bước 5: Lập hồ sơ NCC - Bước 6: Đánh giá lại lựa chọn NCC thức Đây bước cuối quan trọng ban lãnh đạo lựa chọn dựa thông tin hồ sơ NCC để chọn NCC tốt + Nếu NCC chọn, công ty tiếp tục tham gia đàm phán đặt hàng + Nếu NCC không phù hợp, nhân viên XNK tiếp tục tìm kiếm đánh giá lại NCC Tuy nhiên, hoạt động mua hàng cơng ty thường mua hàng chủ yếu nhà cung cấp mà cơng ty có mối quan hệ kinh doanh thường xuyên Công ty lựa chọn nhà cung cấp truyền thống thường xuyên, lâu dài công ty không quan tâm, tập trung vào việc lựa chọn tìm kiếm nhà cung cấp thơng qua phương tiện giao tiếp Mua từ nhà cung cấp truyền thống có hệ thống từ trước mang lại lợi ích cho cơng ty cơng ty hưởng giá ưu đãi, ưu tiên mua hàng, … Biểu đồ Khả thay đổi NCC lý liệt kê Giá điều kiện tốn khơng phù hợp Chất lượng, số lượng HH chưa đáp ứng nhu cầu Không đáp ứng thời gian giao hàng NCC thiếu tinh thần hợp tác, chia sẻ NCC khơng có chế độ ưu đãi chăm sóc tốt cho DN Có NCC khác chào khách hấp dẫn 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5 Việc hợp tác lâu dài với NCC đem lại nhiều lợi ích cho cơng ty thị trường, môi trường kinh doanh thay đổi việc hợp tác theo điều khoản chấp thuận hai bên cần phải thay đổi Những điều khoản trở nên lạc hậu khơng cịn mang lại lợi ích cho hai bên Cơng ty thay đổi NCC NCC khơng cịn đáp ứng yêu cầu công ty giá điều kiện tốn khơng phù hợp Giá hàng hóa tốn vấn đề nhạy cảm, hai bên khơng cịn tiếng nói chung nên dừng lại, tránh vấn đề phát sinh sau Việc tối thiểu NCC phải làm cung cấp số lượng, chất lượng theo yêu cầu công ty; mà NCC không đáp ứng cơng việc cơng ty chấm dứt hợp đồng để tránh gây thiệt hại uy tín, thương hiệu cơng ty khách hàng xảy việc chậm hàng hóa hay hàng hóa chất lượng Hai lý mà công ty chắn thay đổi NCC mà khơng cần lí hay thương lượng lại hai bên Đánh giá quy trình tìm kiếm lựa chọn NCC cơng ty cho thấy, cơng ty có bước làm tốt Cơng ty có hoạt động điều tra đầy đủ thông tin NCC; xây dựng tiêu chuẩn đánh giá NCC cách khoa học sử dụng tiêu chuẩn để đánh giá Các hoạt động nhân viên phòng XNK thực tốt nhờ quy trình lựa chọn NCC cơng ty cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu tiết kiệm thời gian, chi phí đáp ứng nhu cầu công ty 2.6 Thực trạng công tác tiếp nhận sản phẩm, dịch vụ Các hợp đồng ấn định ngày giao hàng, nhân viên mua hàng liên hệ với nhà cung cấp để nhắc lại đốc thúc thấy có trì hỗn từ phía bên Cơng tác tiếp nhận sản phẩm trình đưa hàng kho tương đối công ty trọng Một số nhà cung cấp dịch vụ logistics cho công ty: Công ty TNHH chuyển phát nhanh DHL VNPT; Công ty CP Giao nhận vận tải vàng; Nhất Tín Logistics; Cơng ty cổ phần hàng hải tồn cầu; … Quy trình giao nhận sản phẩm trước nhập kho công ty chặt chẽ đảm bảo việc thực có sai sót nhất: - Mọi sản phẩm giao nhận phải trải qua thủ tục kiểm đếm số lượng, đối chiếu sản phẩm thực nhận với sản phẩm ghi hóa đơn, hợp đồng - Mọi sản phẩm phải kiểm tra chất lượng (thủ kho trực tiếp lấy sản phẩm phòng Kỹ thuật triển khai) Phịng KTTK có trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa ký xác nhận vào biên kiểm tra giao nhận Nhân viên mua nhận CO chứng từ liên quan gửi từ NCC, nhân viên mua hàng gửi chứng từ đến công ty logistics bao gồm: hợp đồng; CO; CQ; Invoice; Packing list để check thông tin Căn vào kết kiểm tra giao nhận thủ kho tiến hành làm biên giao nhận theo số lượng, chất lượng theo quy định (thể hợp đồng kinh tế, hóa đơn phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển thời gian giao hàng, …) Đây dẫn chứng pháp lí quan trọng để phận Kế tốn làm phiếu nhập kho theo mẫu công ty quy định Sau hồn tất q trình giao nhận thủ kho có trách nhiệm ghi đầy đủ số lượng thực nhập vào sổ nhập kho chuyển chứng từ nhập kho cho phận Kế toán đồng thời ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ Thực tế, công ty xảy chậm trễ q trình giao nhận hàng hóa Các ngun nhân chủ yếu: sai sót từ việc xác nhận thời gian giao hàng với NCC, thiên tai mưa bão lũ lụt, dịch Covid 19, việc sai sót thủ tục hải quan làm lơ hàng bị hỗn gây chậm trễ việc vận chuyển Hiện tại, quy trình kiểm tra sản phẩm/hàng hóa giao nhận cơng ty chưa thực nghiêm túc Các nhân viên giao nhiệm vụ kiểm tra, nhận chưa thực hết chức Cụ thể: tham gia kiểm tra nhân viên thường khơng có mặt đầy đủ, kiểm đến cân đo đơi có nhân viên mua người giao hàng nên tính minh bạch khơng cao Đơi số sản phẩm có thời điểm giao nhận khơng phù hợp ngồi hành chính, khơng có nhân viên chun mơn phụ trách nên nhờ bảo vệ kiểm đếm số lượng trước xác nhận nhận hàng hóa Việc gây hạn chế cho việc kiểm soát chất lượng nguồn sản phẩm trước nhập kho Những cố làm trễ q trình bán hàng hóa cơng ty, vừa làm tổn hại tài chính, vừa ảnh hưởng tới thương hiệu uy tín cơng ty 2.7 Thực trạng công tác đánh giá sau mua: Công tác kiểm tra, kiểm soát diễn tất khâu trình mua hàng Sau mua hàng, cơng ty tổ chức đánh giá hiệu tồn quy trình mua hàng để rút học cho lần mua hàng Cơ sở việc đánh giá mục tiêu mua sản phẩm xác định theo tiêu chí mức độ phù hợp hoạt động mua với mục tiêu bán hàng mục tiêu tài cơng ty dựa nguyên tắc việc mua hàng công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lượng cao chi phí thấp hay khơng? Nếu đáp ứng yêu cầu mua hàng công ty nghĩa NCC đáp ứng nhu cầu kinh doanh hoạt động ổn định Hàng hóa mua đảm bảo tất mục tiêu mà công ty đề số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại tức NCC đáp ứng đầy đủ nhu cầu mục tiêu mà công ty đề cơng ty tiếp tục đặt hang nhà cung cấp Như vậy, định mua sản phẩm, dịch vụ công ty cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu đạt hiệu Nếu khơng đáp ứng định mua hàng hóa cơng ty thất bại khơng hiệu Nếu hàng hóa mua có sai sót khách quan cơng ty với NCC tìm giải pháp để khắc phục, giảm thiểu rủi ro tổn thất Nhưng lỗi NCC cơng ty phải đặt vấn đề để tìm ngun nhân sau khắc phục sai sót cho lần mua hàng Bên cạnh đó, cơng ty phải tích cực tìm kiếm NCC để tăng thêm lựa chọn cho công ty, hạn chế rủi ro cách tối đa Thực tế quy trình đánh giá sau mua hàng hóa cơng ty tốt, đảm bảo q trình thực dự án kinh doanh liên tục Nhìn chung công ty lựa chọn nhà cung cấp chiến lược, có phù hợp văn hóa, cấu tổ chức, cơng nghệ Vì mà chất lượng sản phẩm tương đối phù hợp với yêu cầu công nghệ, số sản phẩm chưa đảm bảo tiêu chuẩn nhập kho Công ty thực đánh giá định kỳ hàng năm mức độ phù hợp NCC ước tính năm/1 lần Cơng ty sẵn sàng thiết lập dừng hợp tác với NCC NCC vi phạm điều khoản hợp đồng Nhờ mà cơng ty dễ dàng điều chỉnh hoạt động mua hàng hóa để hai bên hợp tác tốt hơn, mua bán thuận lợi Tuy nhiên quy trình đánh giá nhà cung cấp có hạn chế định Cơng ty chưa thực tốt việc phân loại chiến lược mua hàng hóa nhà cung cấp để loại bỏ nhà cung cấp không phù hợp đồng thời xây dựng mối quan hệ mới, nâng tầm mối quan hệ với nhà cung cấp Cơng ty cần nhìn nhận rõ vấn đề mà gặp phải để có phương án kiểm sốt tốt q trình mua bán hàng hóa, xác định nhu cầu sử dụng hàng hóa tối ưu để hạn chế phát sinh chi phí liên quan Mặc dù, cơng ty có thực đánh giá theo tần suất năm/1 lần chưa thực hiệu sát với mục tiêu phát triển công ty Công ty cần thực đánh giá kết sau mua theo quý tiến đến thực theo kì kế hoạch bước đầu giải vấn đề cịn tồn q trình thực mua hang hóa, hạn chế rủi ro xảy cơng ty Biểu đồ Mức độ khó khăn & thách thức điều kiện cơng ty Khó khăn nhân lực Điều kiện sở vật chất Sức ép cạnh tranh Tác động thiên tai, dịch bệnh Thiếu nguồn cung chất lượng, ổn định 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5 Trên số thách thức mà công ty gặp phải Việc thiếu nguồn cung chất lượng khó khăn mà cơng ty nên đưa giải pháp để khắc phục điều kiện tiên cho hoạt động kinh doanh Dịch bệnh, thiên tai yếu tố công ty tác động, công ty bị động nên việc xảy bất ngờ khiến công ty bị tổn hại khơng Các yếu tố cịn lại cơng ty gặp khó khăn mức độ định công ty đưa giải pháp tầm kiểm sốt cơng ty Các kết luận hoạt động quản trị mua công ty cổ phần đầu tư cơng nghệ HC tồn cầu 3.1 Thành cơng: - Cơng ty hệ thống hóa tình hình mua vào cụ thể cho danh mục hàng hóa theo năm, chia nhỏ theo nhóm dự án khu vực, tiến độ, - Bộ phận mua hàng luôn đảm bảo cung ứng đủ, tìm nguồn hàng cần thiết cho nhu cầu sử dụng công ty