Phân tíh thự trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại điện lự long thành

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI ĐIỆN LỰC LONG THÀNH NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH TRẦN THỊ TIN Người hướng dẫn khoa học: PGS,TS PHAN THỊ NGỌC THUẬN HÀ NỘI - 2008 Tai ngay!!! Ban co the xoa dong chu nay!!! 17057205044271000000 Phân tích thực trạng giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài Trong tổ chức bất kỳ, thống xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng người sử dụng lao động với người lao động ln tồn song hành Nếu khơng có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm để người lao động khơng quyền lợi riêng mà làm điều thiệt hại đến lợi ích chung toàn tổ chức, người sử đụng lao động? Làm quản lý rủi ro? Làm có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp cách xác, khoa học khơng phải dựa tin tưởng cảm tính? Một thực trạng phổ biến Tập Đoàn Điện lực phương pháp quản lý nhiều công ty cịn lỏng lẻo, cơng ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, cịn cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra đầy đủ Cả hai mơ hình dựa tin tưởng cá nhân thiếu quy chế thông tin, kiểm tra chéo phận để phòng ngừa gian lận Xuất phát từ đặc điểm cho thấy Nghành điện phải đối mặt với nhiều rủi ro Để kiểm soát rủi ro, đứng vững phát triển địi hỏi doanh nghiệp khơng có chiến lược kinh doanh hiệu quả, nguồn nhân lực tốt mà phải thiết lập; hệ thống kiểm soát nội vững mạnh Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh góp phần giúp Ngành điện giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt tổ chức chức quy định luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt Mục đích nghiên cứu Trên sở phân tích đánh giá thực trạng kiểm soát nội Điện lực Long Thành thời gian qua, luận văn tìm mặt mạnh, mặt yếu, khó khăn, thuận lợi từ dựa sở khoa học đề tài tìm số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội Điện lực Long Thành tương lai Đối tượng phạm vi nghiên cứu Trần Thị Tin Luận văn Thạc sỹ Phân tích thực trạng giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội * Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu mục tiêu, chiến lược kinh doanh, quy trình, quy định Tập đồn Điện lực, Công ty Điện lực, hệ thống quản lý, rủi ro hệ thống quản lý sở tìm hiểu, phân tích thơng tin số liệu có Điện lực như: Các mặt cịn tồn hoạt động sản xuất kinh doanh, hành vi vi phạm CB.CNV, chi phí, giá vật tư, thiết bị, chất lượng dịch vụ, kết hoạt động kiểm sốt, hoạt động chăm sóc khách hàng, … * Phạm vi nghiên cứu: Luận văn thực nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội Điện lực Long Thành, Công ty Điện lực Đồng Nai tập đoàn Điện lực Việt Nam, kinh doanh giai đoạn từ năm 2005 đến năm 2007 lấy thêm số số liệu năm 2008 Thực so sánh phân tích đánh giá để có tầm nhìn tổng thể đề giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội Điện lực Long Thành Cơ sở lý luận - thực tiễn phương pháp nghiên cứu * Cơ sở lý luận - thực tiễn: Luận văn sử dụng lý luận khoa học quản trị kinh doanh quản trị chiến lược, quản lý chất lượng, Quản lý doanh nghiệp… nguyên tắc phép vật biện chứng, sử dụng phương pháp mơ tả, phân tích thống kê, phân tích tổng hợp, đối chiếu so sánh phân tích đánh giá, tạo sở đề phương hướng giải pháp * Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng mơ hình phân tích theo quan điểm tổng thể Vận dụng phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh sở điều tra, quan sát thực tế số liệu thống kê thu thập thông tin từ sách, tài liệu nghiên cứu chuyên ngành có liên quan, số liệu thực tế Điện lực Long Thành để đánh giá tình hình cách sát thực, làm sở để đưa nhận xét đánh giá đề xuất giải pháp thực Nội dung kết cấu luận văn * Tên đề tài: “Phân tích thực trạng đề xuất giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội Điện lực Long Thành” sau * Bố cục: Luận văn thực gồm chương với nội dung Chương 1: Các sở lý luận hoạt động kiểm soát nội bộ, nguyên tắc, hệ thống cấu thành hình thức kiểm sốt nội Trần Thị Tin Luận văn Thạc sỹ Phân tích thực trạng giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động kiểm sốt nội Điện lực Long Thành Xem xét mặt tồn hoạt động sản xuất kinh doanh, hành vi vi phạm CB.CNV, rủi ro tiểm ẩn cơng tác quản lý, từ phân tích xác định nguyên nhân gốc Những đánh giá phục vụ cho việc định hướng xây dựng giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội Chương 3: Căn vào mục tiêu, định hướng phát triển Ngành điện, chiến lược phát triển Công ty, kế hoạch phát triển Điện lực Long thành thực trạng phân tích Chương đề xuất số giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội Điện lực Long Thành Trần Thị Tin Luận văn Thạc sỹ Phân tích thực trạng giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Trần Thị Tin Luận văn Thạc sỹ Phân tích thực trạng giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội 1.1 KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hoạt động tra, kiểm tra tổ chức, doanh nghiệp gọi hoạt động kiểm sốt nội Cơng ty có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khơn khéo có đội ngũ nhân viên giỏi nghề thật tuyệt vời! Nhưng cơng ty có dám ý tưởng công ty người thực thi cách hoàn hảo, nghĩa đem lại thành công hiệu mong muốn ? Và điều quan trọng làm cách ngăn chặn việc làm gian dối, không minh bạch nhân viên? Với tư người chủ doanh nghiệp có cần thiết lập hệ thống kiểm soát nội khơng? Vậy kiểm sốt nội gì? Có nhiều tài liệu viết kiểm soát nội Hội đồng tổ chức tài trợ Ủy ban Treadway (CoSo) xây dựng mơ hình đáng giá hệ thống kiểm sốt nội thừa nhận áp dụng rộng rãi giới chuẩn mực chất lượng kiểm sốt nội Theo mơ hình kiểm sốt nội định nghĩa là: “Quy trình hội đồng quản trị, ban điều hành cá nhân thực thi, xây dựng nhằm đưa đảm bảo mức độ hợp lý mục đích đạt nội dung: (i) Tính hiệu hiệu trình hoạt động; (ii) Mức độ tin báo cáo tài chính; (iii) Tính tuân thủ quy định pháp luật hành Văn hướng dẫn kiểm toán quốc tế số Hội đồng Liên hiệp nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa sau : “Hệ thống kiểm soát nội cấu tổ chức cộng với biện pháp, thủ tục Ban quản trị tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu Ban quản trị đảm bảo tăng khả thực tiễn tiến hành kinh doanh trật tự có hiệu bao gồm : tuyệt đối tuân theo đường lối Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn phát gian lận, sai lầm, đảm bảo tính xác, tồn Trần Thị Tin Luận văn Thạc sỹ Phân tích thực trạng giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội số liệu hạch toán, xử lý kịp thời đáng tin cậy số liệu thơng tin tài Phạm vi hệ thống kiểm sốt nội cịn vượt ngồi vấn đề có liên quan trực tiếp với chức hệ thống kế toán Mọi nguyên lý riêng hệ thống kiểm soát nội xem hoạt động hệ thống hiểu Kiểm soát nội bộ” Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) định nghĩa hệ thống kiểm soát nội sau : “Một hệ thống kiểm sốt tồn diện có kinh nghiệm tài lĩnh vực khác thành lập Ban quản lý nhằm : - Tiến hành kinh doanh đơn vị trật tự có hiệu quả; - Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh Ban quản trị; - Giữ an toàn tài sản; - Đảm bảo tính tồn diện xác số liệu hạch toán, thành phần riêng lẻ hệ thống Kiểm soát nội coi hoạt động kiểm tra hoạt động kiểm tra nội bộ.” Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant - AICPA) định nghĩa kiểm soát nội sau : “Kiểm soát nội bao gồm kế hoạch tổ chức tất phương pháp phối hợp đo lường thừa nhận doanh nghiệp để bảo đảm an tồn tài sản có họ, kiểm tra phù hợp độ tin cậy liệu kế tốn, tăng cường tính hiệu hoạt động khuyến khích việc thực sách quản lý lâu dài” Theo Liên đồn kế tốn quốc tế (The International Federation of Accountant - IFAC) : “Hệ thống kiểm soát nội kế hoạch đơn vị toàn phương pháp, bước công việc mà nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soát nội trợ giúp cho nhà quản lý đạt mục tiêu cách chắn theo trình tự kinh doanh có hiệu kể việc tôn trọng quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, Trần Thị Tin Luận văn Thạc sỹ Phân tích thực trạng giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội ngăn chặn, phát sai phạm gian lận; ghi chép kế tốn đầy đủ, xác, lập báo cáo tài kịp thời, đáng tin cậy” Theo tập Giáo trình Đại học Kế tốn chun nghiệp Canada : “Hệ thống kiểm soát nội bộ” định nghĩa hệ thống quy định tài quy định khơng tài Hệ thống nhà quản lý doanh nghiệp lập để điều hành quản lý kinh doanh theo trình tự có hiệu Đảm bảo tơn trọng quy chế quản lý, giữ an tồn cho tài sản, trì chế độ ghi chép kế toán đầy đủ Theo TS Phạm Anh Tuấn: Hệ thống kiểm soát nội thực chất hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Nói cách khác, tập hợp tất việc mà công ty cần làm để có điều muốn có tránh điều muốn tránh Hệ thống không đo đếm kết dựa số tăng trưởng, mà giám sát nhân viên, sách, hệ thống, phịng ban công ty vận hành và, giữ ngun cách làm đó, có khả hồn thành kế hoạch khơng Ngồi ra, thiết lập hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu hạn chế đến mức thấp việc thất thoát tài sản cơng ty (Trích “Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội tổ chức” tạp chí nhà quản lý – Thứ ngày tháng 12 năm 2005) Theo PGS,TS Phan Thị Ngọc Thuận: Kiểm tra trình tìm kiếm, phát định hướng sai sót nảy sinh hoạt đơng tổ chức Vai trò tác dụng kiểm tra chỗ: thông qua kiểm tra nhà quản lý sẽ: - Nắm thông tin phản hồi đối tượng quản lý - So sánh với kế hoạch để phát mức độ (sai lệch) chênh lệch - Ra định điều chỉnh đối tượng quản lý để đưa tổ chức tới trạng thái mong đợi, tới mục tiêu vạch sẵn (Trích Giáo trình Quản Trần Thị Tin Luận văn Thạc sỹ Phân tích thực trạng giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội trị học đại cương PGS,TS Phan Thị Ngọc Thuận – NXB Khoa học Kỹ Thuật Hà Nội , 2005) Theo tơi thì: Kiểm sốt nội phương pháp sách thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt động, nhằm đạt tuân thủ sách quy trình thiết lập Tuy có nhiều cách định nghĩa kiểm sốt nội tất khái niệm có điểm chung là: Thứ nhất, hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp hiểu có hai phần: Phần thứ chế kiểm soát nội bao gồm toàn chế nghiệp vụ; quy trình; quy chế nghiệp vụ cộng với cấu tổ chức (gồm xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền v.v ) nhằm làm cho hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, an tồn Phần thứ hai hệ thống kiểm sốt nội kiểm tra giám sát chuyên trách nhằm đảm bảo cho việc vận hành chế kiểm sốt nội nói thực có hiệu Thứ hai, hệ thống kiểm sốt nội gắn liền với phận, quy trình nghiệp vụ nhân viên doanh nghiệp nhiều tham gia vào việc kiểm soát nội kiểm sốt lẫn (chứ khơng đơn có cấp kiểm sốt cấp dưới) 1.2 SỰ CẦN THIẾT VÀ LỢI ÍCH CỦA KIỂM SỐT NỘI BỘ Trong tổ chức bất kỳ, thống xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng người sử dụng lao động với người lao động ln tồn song hành Nếu khơng có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm để người lao động khơng quyền lợi riêng mà làm điều thiệt hại đến lợi ích chung tồn tổ chức, người sử đụng lao động? Làm quản lý rủi ro? Làm có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp cách xác, khoa học khơng phải dựa tin tưởng cảm tính? Trần Thị Tin Luận văn Thạc sỹ Phân tích thực trạng giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh đem lại cho tổ chức lợi ích như: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt tổ chức chức quy định luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đông gây dựng lịng tin họ (trường hợp Cơng ty cổ phần) Một thực trạng phổ biến phương pháp quản lý nhiều cơng ty cịn lỏng lẻo, công ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, cịn cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra đầy đủ Cả hai mơ hình dựa tin tưởng cá nhân thiếu quy chế thông tin, kiểm tra chéo phận để phòng ngừa gian lận Thiết lập hệ thống kiểm sốt nội xác lập chế giám sát mà bạn khơng quản lý lòng tin, mà quy định rõ ràng nhằm: - Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… - Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài chính, - Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy công ty quy định luật pháp, - Đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt ra, Trần Thị Tin Luận văn Thạc sỹ