Phân tíh thự trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại điện lự long thành

Trang 3 * Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu về mục tiêu, chiến lược kinh doanh, quy trình, quy định của Tập đoàn Điện lực, của Công ty và Điện lực, hệ thống quản lý, các rủi ro

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

-

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI ĐIỆN LỰC LONG THÀNH

NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN THỊ TIN

Người hướng dẫn khoa học: PGS,TS PHAN THỊ NGỌC THUẬN

HÀ NỘI - 2008

MỞ ĐẦU

1 S c ự ầ n thi t c ế ủ đề a tài

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung

- quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?

Một thực trạng khá phổ biến của Tập Đoàn Điện lực hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận

Xuất phát từ đặc điểm trên cho thấy Nghành điện đang phải đối mặt với rất nhiều rủi ro Để có thể kiểm soát được rủi ro, đứng vững và phát triển đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ có một chiến lược kinh doanh hiệu quả, một nguồn nhân lực tốt mà phải thiết lập; một hệ thống kiểm soát nội

bộ vững mạnh

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần giúp Ngành điện giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán

và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ của Điện lực Long Thành trong thời gian qua, luận văn tìm ra những mặt mạnh, mặt yếu, những khó khăn, thuận lợi từ đó dựa trên các cơ sở khoa học đề tài tìm ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Điện lực Long Thành hiện nay và trong tương lai

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu:

Luận văn nghiên cứu về mục tiêu, chiến lược kinh doanh, quy trình, quy định của Tập đoàn Điện lực, của Công ty và Điện lực, hệ thống quản

lý, các rủi ro của hệ thống quản lý trên cơ sở tìm hiểu, phân tích thông tin

số liệu có được của Điện lực như: Các mặt còn tồn tại trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các hành vi vi phạm của CB.CNV, chi phí, giá vật tư, thiết

bị, chất lượng dịch vụ, các kết quả hoạt động kiểm soát, các hoạt động chăm sóc khách hàng, …

* Phạm vi nghiên cứu:

Luận văn thực hiện nghiên cứu về thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Điện lực Long Thành, Công ty Điện lực Đồng Nai và tập đoàn Điện lực Việt Nam, kinh doanh trong giai đoạn từ năm 2005 đến năm 2007

và có thể lấy thêm một số số liệu năm 2008

Thực hiện so sánh phân tích đánh giá để có được tầm nhìn tổng thể

và đề ra những giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Điện lực Long Thành

4 Cơ sở lý luận - thực tiễn và phương pháp nghiên cứu

* Cơ sở lý luận - thực tiễn:

Luận văn sử dụng các lý luận khoa học về quản trị kinh doanh như quản trị chiến lược, quản lý chất lượng, Quản lý doanh nghiệp… các nguyên tắc cơ bản của phép duy vật biện chứng, sử dụng phương pháp mô

tả, phân tích thống kê, phân tích tổng hợp, đối chiếu so sánh và phân tích đánh giá, tạo cơ sở đề ra phương hướng và các giải pháp

* Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn sử dụng mô hình phân tích theo quan điểm tổng thể Vận dụng phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh trên cơ sở điều tra, quan sát thực tế và các số liệu thống kê thu thập thông tin từ sách, tài liệu nghiên cứu chuyên ngành có liên quan, số liệu thực tế của Điện lực Long Thành để đánh giá tình hình một cách sát thực, làm cơ sở để đưa ra những nhận xét đánh giá và đề xuất các giải pháp thực hiện

5 Nội dung và kết cấu của luận văn

* Tên đề tài: “Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Điện lực Long Thành”

* Bố cục: Luận văn thực hiện gồm 3 chương với nội dung cơ bản

như sau

Chương 1: Các cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ, các

nguyên tắc, hệ thống cấu thành và những hình thức kiểm soát nội bộ

Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại

Điện lực Long Thành Xem xét các mặt còn tồn tại trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các hành vi vi phạm của CB.CNV, các rủi ro tiểm ẩn trong công tác quản lý, từ đó phân tích xác định nguyên nhân gốc Những đánh giá này phục vụ cho việc định hướng xây dựng các giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ

Chương 3: Căn cứ vào mục tiêu, định hướng phát triển của

Ngành điện, chiến lược phát triển của Công ty, kế hoạch phát triển của Điện lực Long thành và thực trạng đã phân tích của Chương 2 đề xuất một

số giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Điện lực Long Thành

CH ƯƠ NG I

KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hoạt động thanh tra, kiểm tra trong các tổ chức, trong các doanh nghiệp gọi hoạt ộng kiểm soát nội bộ Công ty có đ định hướng phát triển tốt, có chiến l ợc kinh doanh khôn khéo và cũng có một ội ngũ nhân viên ư đgiỏi nghề thật tuyệt vời! Nh ng công ty có dám chắc rằng những ý t ởng ư ưcủa công ty được mọi ng ời thực thi một cách hoàn hảo, nghĩa là ư đem lại thành công và hiệu quả nh mong muốn ? ư

Và điều quan trọng hơn là làm cách nào ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên? Với tư các là ng ời chủ doanh ưnghiệp có cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ không? Vậy kiểm soát nội bộ là gì? Có nhiều tài liệu viết về kiểm soát nội bộ

Hội đồng các tổ chức tài trợ Ủy ban Treadway (CoSo) xây dựng mô hình đáng giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên thế giới như những chuẩn mực của chất lượng kiểm soát nội bộ Theo mô hình này kiểm soát nội bộ được định nghĩa là: “Quy trình do hội đồng quản trị, ban điều hành và cá nhân thực thi, được xây dựng nhằm đưa

ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của nội dung: (i) Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cây của các báo cáo tài chính; (iii) Tính tuân thủ của các quy định pháp luật hiện hành

Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa ra như sau : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu

tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm : tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn

hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn

đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán Mọi nguyên

lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ đượ xem như hoạt động của hệ c thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ”

Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau : “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm :

- Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả;

- Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị;

- Giữ an toàn tài sản;

- Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.”

Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant - AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau : “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant - IFAC) thì : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn

vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh

có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản,

ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.

Theo tập 2 Giáo trình Đại học Kế toán chuyên nghiệp Canada : “Hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa là hệ thống những quy định tài ” chính và quy định không tài chính Hệ thống này do các nhà quản lý doanh nghiệp lập ra để điều hành quản lý kinh doanh theo trình tự và có hiệu quả Đảm bảo tôn trọng mọi quy chế quản lý, giữ an toàn cho tài sản, duy trì chế

độ ghi chép kế toán đầy đủ

Theo TS Phạm Anh Tuấn: Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý Nói cách khác, đây

là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách,

hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty (Trích trong bài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức” của tạp chí nhà quản lý – Thứ 3 ngày 6 tháng 12 năm 2005)

Theo PGS,TS Phan Thị Ngọc Thuận: Kiểm tra là quá trình tìm kiếm, phát hiện và định hướng những sai sót nảy sinh trong hoạt đông của tổ chức Vai trò và tác dụng của kiểm tra là ở chỗ: thông qua kiểm tra nhà quản lý sẽ:

- Nắm được thông tin phản hồi về đối tượng quản lý

- So sánh với kế hoạch để phát hiện được mức độ (sai lệch) chênh lệch

- Ra quyết định điều chỉnh đối tượng quản lý để đưa tổ chức tới trạng thái mong đợi, tới mục tiêu đã vạch sẵn (Trích trong Giáo trình Quản

trị học đại cương của PGS,TS Phan Thị Ngọc Thuận NXB Khoa học Kỹ – Thuật Hà Nội , 2005).

Theo tôi thì: Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiế ết k để ng n ch n gian l n, gi m thi u sai sót, khuy n khích hiệu ă ặ ậ ả ể ế

qu hoả ạt động, và ằm đạt được snh ự tuân th ủ các chính sách và quy trình được thiế ật l p

Tuy có nhiều cách định nghĩa về kiểm soát nội bộ nhưng tất cả các khái niệm đều có những điểm chung là:

Thứ nhất hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp được , hiểu là có hai phần: Phần thứ nhất là các cơ chế kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình; các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền v.v ) nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn Phần thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ chính là các bộ kiểm tra giám sát chuyên trách nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế kiểm soát nội bộ nói trên được thực hiện có hiệu quả

Thứ hai, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc kiểm soát nội bộ và kiểm soát lẫn nhau (chứ không đơn thuần

là chỉ có cấp trên kiểm soát cấp dưới)

1.2 SỰ CẦN THIẾT VÀ LỢI ÍCH CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung

- quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh(sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xác của các số liệu

kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần)

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm )

- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp,

- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:

• Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;

• Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra;

• Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;

• Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty; và

• Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi

ro chưa đầy đủ

Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân Đối với những công ty mà

có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông Xét

về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn

Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ Kiểm toán nội bộ không được

là thành viên cua phòng kế toán vì các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả phòng kế toán Cụ thể, kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra:

• Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty;

• Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị;

• Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả

và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này

Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện

Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có trên 11 cổ đông phải có Ban Kiểm soát Mặc dù vai trò

và quyền hạn của Ban Kiểm soát theo Luật Doanh nghiệp không rõ ràng ở một mức nào đó, nhưng có khả năng Ban Kiểm soát đóng vai trò của kiểm toán nội bộ như miêu tả trên

1.3 NGUYÊN TẮC BẢO ĐẢM KIỂM SOÁT NỘI BỘ THÀNH CÔNG

Trên cơ sở luật doanh nghiệp, luật thanh tra và các văn bản pháp luật hiện hành có thể xác định một số vấn đề mang tính nguyên tắc về hoạt động kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp như sau:

- Về mục đích: Hoạt động kiểm soát nội bộ giúp lãnh đạo, người quản lý doanh nghiệp nắm được tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện kịp thời những sơ hở trong quản lý, vi phạm pháp luật đảm bảo

kỷ cương, kỷ luật trong đơn vị, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Về đối tượng: Đối tượng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát là các bộ phận, đơn

vị, cá nhân thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp, các vụ việc cần tiến hành kiểm tra, kiểm soát cũng phải thuộc phạm vi hoạt động của doanh nghiệp

- Về vị trí của người kiểm soát hay bộ phận kiểm soát: Phải được coi là một chức năng, một khâu của chu trình hoạt động kinh doanh Bộ

phận thực hiện kiểm tra, kiểm soát phải chịu sự điều hành, chỉ đạo trực tiếp của người lãnh đạo, người quản lý Tuy vậy, trong hoạt động của mình, bộ phận này phải có một vị trí chính thống, phải độc lập với các đối tượng của kiểm tra, kiểm soát.Về quyền hạn: Quyền của bộ phận kiểm tra, kiểm soát

là quyền mang tính phái sinh, là một bộ phận quyền lực của Giám đốc, Tổng Giám đốc, vì thế quyền hạn này không bao giờ vượt quá quyền hạn của người lãnh đạo, người quản lý

- Về trình tự và thủ tục: Dù được tổ chức theo mô hình nào thì khi tiến hành kiểm tra, kiểm soát cũng cần tuân thủ theo 3 bước: Chuẩn bị, tiến hành và kết thúc kiểm tra Nói tóm lại, cách thức tổ chức công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trình tự thủ tục kiểm tra, kiểm soát phụ thuộc vào những đặc điểm về quy mô tổ chức, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhà nước khuyến khích các doanh nghiệp tổ chức hoạt động tự kiểm tra, kiểm soát nhất là đối với doanh nghiệp nhà nước Ở mỗi loại hình doanh nghiệp nội dung và hình thức kiểm tra, kiểm soát khác nhau những điều quan trọng là đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp đúng pháp luật, có hiệu quả và giảm thiểu rủi

ro Về lâu dài đây được coi là hoạt động mang tính thường xuyên, liên tục

và chủ yếu để kiểm soát rủi ro của doanh nghiệp Khi đó nhà nước chỉ tiến hành thanh tra khi phát hiện có sai phạm, hoặc thanh tra theo xác suất nhưng sẽ xử phạt rất nặng nếu doanh nghiệp vi phạm pháp luật Như vậy nhà nước đã tạo ra một sức ép vô hình, buộc mọi doanh nghiệp phải đẩy mạnh hoạt động tự kiểm tra, kiểm soát

Điều kiện để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ đòi hỏi một một tổ chức phải có:

• Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng;

• Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty;

• Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau;

• Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;

• Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ;

• Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;

• Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;

• Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;

• Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ

• Những yếu tố chi phối sự thành công

- Cái “tâm” “tài” (về lao động & quản lý) của những người – đứng đầu doanh nghiệp

- Quyết tâm của người đứng đầu doanh nghiệp

- Nguồn lực của doanh nghiệp

+ Nhân, tài, vật lực dồi dào & hạn chế

+ Riêng nhân lực: nhân lực quản lý của đội ngũ quản lý

- Phương pháp triển khai (không chỉ dám nghĩ, dám làm mà còn biết cách làm và làm tới cùng)

- Văn hoá doanh nghiệp

- Sự đồng thuận trong doanh nghiệp

Để có thể nắm được thông tin chính xác về hiện trạng đối tượng quản

lý, chẳng hạn kiểm tra việc thực hiện kế hoạch 6 tháng đầu năm có thể biết được mức độ hoàn thành chỉ tiêu sản lượng, doanh thu của doanh nghiệp đến mức nào, hoặc kiểm tra kho tàng xem vật tư tồn kho còn bao nhiêu, hoặc kiểm tra đột xuất ban đêm xem bảo vệ có đi tuần tra hay chỉ ngồi một

chỗ, nhà quản trị phải bảo đảm các nguyên tắc kiểm tra, tức thỏa mãn

các yêu cầu sau đây khi thiết kế chương trình cũng như tổ chức kiểm tra:

1 Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ vào kế hoạch hoạt động của

tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra

Ví dụ: Đối với các doanh nghiệp, thì kiểm tra việc hoàn thành kế hoạch phải là đầu tháng, đầu quý, đầu năm sau Nhưng kiểm tra để đánh giá kết quả trong các trường học lại vào thời điểm kết thúc việc lên lớp và thực hiện mỗi học kỳ một lần

Đối tượng kiểm tra là sổ sách kế toán, khi kiểm tra sự hợp lý của các chứng từ, tức là kiểm tra tài chính, kiểm toán, được thực hiện bởi 1 nhóm người trong nhiều ngày Loại kiểm tra này nhằm phát hiện tính gian lận, bất hợp pháp của cấp bậc quản lý cao trong tổ chức, thuộc hàng ngũ lãnh đạo

cơ quan, công ty Nhưng nếu đối tượng kiểm tra là công nhân sản xuất, nội dung kiểm tra nhằm phát hiện sự không tuân thủ quy trình công nghệ, thì thời gian kiểm tra được tiến hành đồng thời cùng các hoạt động sản xuất

đó, và chỉ tốn ít thời gian đã có thể phát hiện vấn đề

2 Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân nhà quản lý

Kiểm tra nhằm giúp nhà quản lý nắm được những gì đang xảy ra, cho nên những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản lý thông hiểu Những thông tin hay những cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản lý không hiểu được, thì họ sẽ không thể sử dụng, và

do đó sự kiểm tra sẽ không còn tác dụng

Ví dụ: Những hình ảnh chụp cắt lớp não của người bị tai nạn giao thông khi treo lên bảng, không phải ai cũng đọc được và phát hiện được chấn thương sọ não ở chỗ nào và nguy hiểm đến mức nào Chỉ có các bác

sỹ chuyên khoa mới có thể đọc được, hiểu được kết quả kiểm tra đó và chẩn đoán bệnh

3 Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu:

Khi đã xác định rõ mục đích của sự kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra ở đâu Trên thực tế các nhà quản lý phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra

Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điển, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí tiền bạc, nguyên vật liệu và việc kiểm tra sẽ kém hiệu quả

Ví dụ: Kiểm tra hiện trạng máy móc bảo đảm an toàn đối với tàu hỏa đang vận hành được thực hiện ở một số ga khi tàu đang đỗ Người ta chỉ gõ vào các bộ phận, chi tiết như ốc vít… xem có bị lỏng không trong khoảng thời gian ít phút tàu đỗ mà không kiểm tra những chỗ khác Kiểm tra để nhận diện đối tượng gây án chỉ tiến hành đối với những đối tượng có tiền

án tiền sự Kiểm tra vi phạm giao thông chỉ thực hiện ở những đoạn đường hay có vi phạm giao thông mà không dàn trải khắp mọi nơi vì nếu làm như thế sẽ không đủ người, hoặc sẽ tốn kém thêm tiền bạc, vật tư khi không chọn ra những trọng điểm để kiểm tra

4 Kiểm tra phải khách quan

Việc xem xét các bộ phận cấp dưới có làm tốt công việc hay không, không thể là sự phán đoán chủ quan

Nếu nhà quản trị thực hiện sự kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho những nhận xét, đánh giá đúng mức về sự kiểm tra Kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất bởi quyết định không đúng đắn

Vì vậy kiểm tra cần phải được thực hiện với thái độ khách quan trong quá trình tiến hành hoạt động kiểm tra để bảo đảm kết quả và kết luận kiểm tra được chính xác

C

Ví dụ: ông ty X sản xuất các chi tiết để cung cấp cho các bộ phận trong nội bộ Công ty đồng thời bán ra ngoài Do nhà quản trị cấp cao của Công ty tin tưởng vào công nhân N V H là thợ bậc cao và là người có

phẩm chất đạo đức tốt nên đã cho phép người này tự đóng dấu chất lượng (KCS) vào những chi tiết mà anh ta làm ra Trong một thời gian dài, do chủ quan nên Ban lãnh đạo Công ty cho tiến hành kiểm tra chất lượng ở tất cả các khâu và anh công nhân N V H Kết quả là anh công nhân N.V H đã đóng dấu đạt chất lượng vào một lô lớn sản phẩm không đúng qui cách mà anh ta làm ra Việc H không dán nhận trách nhiệm về mình làm cho công ty khi tiêu thụ hàng này mất uy tín với bạn hàng, gây tổn thất cho công ty.

Trường hợp khác khi kiểm tra tạm trú bất hợp pháp (không đăng ký tạm trú), công an phường Y bỏ qua 2 hộ nòng cốt là tổ trưởng dân phố, vì chủ quan, nhà quản trị cho rằng họ là những công dân tốt, biết chấp hành nghiêm chỉnh luật lệ, chính sách của Nhà nước Nhưng chính các hộ đó lại

có người tạm trú mà không đăng ký, không khai báo công an để báo cáo cấp trên trở thành kết luận sai lệch Hoặc có trường hợp tin con cái mà cha

mẹ không kiểm tra việc lên lớp, chỉ kiểm tra xem có đi học đúng giờ không Kết quả con bỏ học 1 năm mà cha mẹ mới biết

5 Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hóa của tổ chức

Nếu Nhà quản trị trong tổ chức có phong cách lãnh đạo dân chủ Nhân viên làm việc tự giác, luôn sáng tạo và có tình thần trách nhiệm thì việc kiểm tra hoạt động của cấp dưới và nhân viên không nên thực hiện quá thường xuyên Ngược lại, nếu cấp dưới và nhân viên làm việc kém tự giác,

ít chủ động sáng tạo và tinh thần tự chịu trách nhiệm kém thì kiểm tra phải tiến hành thường xuyên và chặt chẽ thì mới có hiệu quả

6 Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế

Mặc dù nguyên tắc này đơn giản nhưng lại khó thực hiện vì tổ chức kiểm tra là tốn kém thì giờ và tiền bạc mà đôi khi kết quả thu được lại không tương xứng với chi phí đã bỏ ra cho nó

7 Việc kiểm tra phải đưa đến hành động

Dựa vào kết quả kiểm tra nhà quản lý phải hành động Có thể đó là sắp xếp lại tổ chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chỉ tiêu, đạo tạo lại

nhân viên, nhân rộng phát huy những nhân tố tích cực, thay đổi phong cách lãnh đạo.

Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà không điều chỉnh, thì việc kiểm tra mất tác dụng ý nghĩa Phòng ngừa, phát hiện và xử lý các vi phạm, sai sót là mục tiêu chủ yếu, trực tiếp của hoạt động kiểm soát Tính chất thường xuyên của hoạt động kiểm soát có tác dụng phòng ngừa Tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát là phát hiện ra những kiếm khuyết, sơ

hở trong cơ chế quản lý Kết quả đạt được của hoạt động kiểm soát là hoạt động xem xét, xử lý, điều chỉnh những vi phạm, sai lệch, để cơ chế quản lý ngày một hoàn thiện hơn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Nếu nhà quản lý không có hành động hữu hiệu để xử lý những sai lệch, vi phạm thì hoạt động kiểm soát coi như không có kết quả

1.4 NHỮNG YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.

Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần như sau:

1 Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng

đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

2 Biện pháp xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay

vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động

bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.

3 Các yếu tố bên trong: Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi

trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm

4 Các yếu tố bên ngoài: Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi

quy trình vận hành; thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay chính sách mới

Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm

5 Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh

giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết Ví dụ, thường xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không

Những vấn đề cần lưu ý

Cân nhắc kỹ cách thức triển khai :

- Triển khai từng bước theo kế hoạch

- Triển khai triệt để trong thời gian ngắn

- Với lãnh đạo phải thay đổi tư duy

- Với nhân viên phải thay đổi thói quen

- Với công ty phải thay đổi tập quán

Sự phản ứng tiêu cực, sự e ngại của nhân viên khi triển khai tái thiết lập hay hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ :

- Môi trường làm việc bị thay đổi theo hướng xấu?

- Nhân viên không hiểu rỏ về hệ thống kiểm soát nội bộ nên khi nghe ấy hai chữ “kiểm soát” là bị dị ứng

- Nghi ngờ về sự thành công của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

- Nghi ngờ về sự hữu ích của hệ thống kiểm soát nội bộ (chẳng biết có tốt đẹp gì hơn hay không?)

Thuyết phục nhân viên trên cơ sở lợi ích của nhân viên sau đó mới đến lợi ích của công ty và lợi ích của chủ doanh nghiệp

Đặc tính của hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

- Mình tự kiểm soát mình

- Mình kiểm soát những người/bộ phận khác

- Mình bị kiểm soát bởi những người/ bộ phận khác

- Mỗi bộ phận tự kiểm soát mình

- Bộ phận mình sẽ kiểm soát những bộ phận/cá nhân khác

- Bộ phận mình sẽ được kiểm soát bởi các bộ phận /cá nhân khác nhưng tất cả mọi người, mọi bộ phận đều thoải mái về điều này

1.5 MÔ HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI B Ộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh Theo nghĩa rộng, kiểm soát nội bộ bao gồm thủ tục quản

lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm soát sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm soát nội

bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm soát

Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công

ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật Tùy theo quy mô, cơ cấu tổ chức, đặc điểm của doanh nghiệp, thậm chí tuỳ thuộc vào quan niệm, nhận thức của những người lãnh đạo doanh nghiệp bộ phận kiểm soát nội bộ có thể được thực hiện bởi:

- Lãnh đạo công ty

- Cử cán bộ kiêm nhiệm

- Bố trí cán bộ chuyên trách

- Thành lập bộ phận chuyên trách: Một số dạng bộ phận chuyên trách thường có trong doanh nghiệp để thực hiện như:

+ Uỷ ban kiểm toán, kiểm soát HĐQT

+ Uỷ ban kiểm soát, Kiểm soát CEO

+ Kiểm toán nội bộ, Kiểm soát hoạt động

+ Thanh tra đối với doanh nghiệp nhà nước

Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiêm soát nội bộ

Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp

đã có và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ Công tác kiềm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến điện, tập trung vào các chỉ số kinh tế tài chính và kết quả cuối cùng với - thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn

bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu

1.5 1 Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, thì nhà quản trị cần dành nhiều thời gian hơn để chấn chỉnh:

- Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi

- Khi nhân viên chấp nhận làm việc“không công” Có thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho mình

- Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau

- Không yên tâm về tài chính công ty Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại nhất cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ đang có trục trặc Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính của công ty Thậm chí có khi nhà quản không biết hoạt động kinh doanh của công ty lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận

1.5.2 Để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm soát trong công ty Tuỳ từng công ty, tuỳ từng khuyết điểm mà bạn cần có những biện pháp riêng biệt Chẳng hạn như đối với việc kiểm soát hoạt động chi tiêu trong công ty, cần phải tìm được cách kiểm soát tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm của công ty, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất Theo nhiều chuyên gia tài chính thì đừng bao giờ

để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách, mà phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệ: bất kỳ phòng ban nào trong công ty muốn chi đều phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt Sau khi có chữ ký đồng ý của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền Còn nếu cẩn thận hơn thì nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ

Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song song: kiểm tra đột xuất và trả lương cao Nhà quản lý nên trả lương thật cao cho những người làm ở bộ phận này, đồng thời nói rõ rằng

nếu công ty phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận hay ǎn chênh lệch với nhà cung cấp, anh ta sẽ bị sa thải ngay Như vậy nghĩa là họ sẽ mất đi một chỗ làm tốt nếu để cho lòng tham làm mờ mắt Bên cạnh đó, nhà quản lýnhất thiết phải có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu.

Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng Để công việc này được thuận tiện, nên quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ

Về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng

về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập…

Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều

kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.

Ở các công ty lớn trên thế giới, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách, còn đối với các công ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành

Các hình thức kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm:

2 Kiểm tra hiện hành.

Là hình thức kiểm tra giúp cho nhà quản lý sửa chữa kịp thời khó khăn mới phát sinh, gây cản trở, trục trặc cho quá trình thực hiện các kế hoạch, được thực hiện trong quá trình triển khai chương trình, kế hoạch đã định trước Ví dụ: Kiểm tra trước ngày tổ chức đám cưới xem có mặt nào chưa chuẩn bị thì tập trung giải quyết ngay cho chu đáo (kiểm tra dự phòng) Kiểm tra khi đang tổ chức ăn uống mừng xem có đủ mâm khi

khách đến tập trung vào một thời điểm quá đông so dự kiến để phát lệnh tăng số lượng mâm dự phòng cho nhà hàng là kiểm tra hiện hành.

3 Kiểm tra phản hồi.

Là loại kiểm soát thông dụng nhất, xảy ra sau quá trình hoạt động, khi đã có sai lệch rồi nhà quản lý mới biết Ví dụ: Kiểm tra các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch khi hết tháng, hết quý, hết năm để biết tình hình vượt hay hụt mức kế hoạch, từ đó tìm nguyên nhân sai lệch

4 Kiểm tra trọng điểm.

Trọng điểm là những điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu, hoặc đo lường tốt nhất sự sai lệch, là điểm cho nhà quản lý biết,

ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại Là tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất mà có thể thu thập thông tin cần thiết

Chẳng hạn, lớp học có 200 sinh viên Muốn nắm tình hình sinh viên ghi được bài hay không, nghe rõ hay không nghe rõ, chú ý nghe giảng hay không chú ý, thầy giáo chỉ cần đi xuống cuối lớp để kiểm tra

Muốn biết sức chịu đựng của các cây cầu, như cầu Chương Dương chẳng hạn, phải đếm số xe máy và ô tô qua cầu dịp sát Tết Nguyên đán là thấy sự quá tải Mỗi đường dành cho xe máy có tới 5 làn xe và dầy đặc vào chiều 26 Tết lúc 17 giờ! Chưa kể ô tô lớn nhỏ nối đuôi nhau ở chính giữa, hai bên đường dành cho xe máy dày đặc những xe và người suốt mấy ngày liền như thế

Các nội dung cần thiết kiểm tra có nhiều Có thể đưa ra một số loại như sau:

Kiểm tra tác nghiệp, kiểm tra tài chính, kiểm tra hành vi của nhân viên

1 Kiểm tra tác nghiệp

Là sự đánh giá thường xuyên và độc lập được thực hiện bởi kiểm tra nội bộ về các hoạt động của tổ chức và về kế toán

Kiểm tra tác nghiệp bao gồm việc kiểm tra đánh giá các hoạt động so với kế hoạch đặt ra như:

- Kiểm tra tiến độ sản xuất, giao hàng

- Kiểm tra phí tổn

- Kiểm tra tồn kho

- Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập và sản phẩm

- Kiểm tra bảo trì đối với máy móc thiết bị v.v…

Đối với mọi tổ chức, họp giao ban hàng tuần được thực hiện vào chiều thứ bảy tuần trước hoặc sáng thứ hai đầu tuần, chính là kiểm tra tác nghiệp về mọi mặt Đối với bệnh viện, kiểm tra tác nghiệp được thực hiện hàng ngày vào đầu giờ làm việc

2 Kiểm tra tài chính

Kiểm ta tài chính bao gồm nhiều nội dung khác nhau như:

- Kiểm tra ngân quí (thu, chi, tiền mặt v v…)

- Kiểm tra hòa vốn (phân tích hòa vốn) xem ở mức sản lượng bao nhiêu thì doanh nghiệp hòa vốn

- Kiểm toán

- Phân tích tài chính để xem các chỉ tiêu tài chính ở mức độ nào, tổ chức có gặp khó khăn trong thanh toán nợ đến hạn hay không, hiệu quả hoạt động tài chính như thế nào

3 Kiểm tra hành vi

Là loại kiểm tra để đánh giá hoạt động của nhân viên xem họ thực hiện những công việc được giao phó như thế nào

Việc đánh giá nhân viên có thể bằng ba cách:

a So sánh với bảng mô tả công việc để xem họ thực hiện các công tác qui định như thế nào

b So sánh giữa nhân viên này với nhân viên khác, gọi là phương pháp dung những tiêu chuẩn tương đối

c Trao đổi với nhân viên trực tiếp để biết họ phấn đấu vì mục tiêu gì,

họ cố gắng nỗ lực ra sao để đạt mục tiêu đó Trên cơ sở đó phân loại đánh giá ý thức của nhân viên

1.7 CÁC NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP.

Các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp được vận hành trên cơ chế kiểm soát, đây là các chính sách, thủ tục được nhà quản lý đưa ra nhằm mục đích ngăn chặn hoặc phát hiện rủi ro Khi các thủ tục (cơ chế) này được vận hành một cách hữu hiệu (thông qua việc thực hiện một cách nghiêm ngặt các quy chế quản lý) thì các rủi ro của doanh nghiệp cũng sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác & kịp thời

Một số hoạt động kiểm soát căn bản

- Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh

- Phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của công ty

Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của công ty Phê duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì

đó hay chấp nhận cho một cái gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền

Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định :

- Quy định về cấp phê duyệt

- Quy định về cơ sở của phê duyệt

- Quy định về dấu hiệu của phê duyệt

- Quy định về cấp ủy quyền

Đối với thủ tục này cần lưu ý :

- Phê duyệt phải nặng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu không, cơ chế kiểm soát sẽ không được xác lập, và do đó việc kiểm soát cũng không được thực hiện

- Phê duyệt phải là tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc

- Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng

2 Thủ tục định dạng trước

- Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý

- Là thủ tục hữu hiệu vì máy tính sẽ không cho phép nghiệp vụ được

xử lý nếu các yêu cầu không được tuân thủ

- Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt

- Ai được phép thay đổi các định dạng này?

- Xét duyệt trên máy tính

- Máy tính tiền ở siêu thị (sử dụng mã vạch)…

3 Thủ tục báo cáo bất thường

- Tất cả các cá nhân, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo về các trường hợp bất thường về các vấn đề bất hợp lý

mà họ phát hiện ra ở mọi nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, ở cả trong và ngoài doanh nghiệp…(“Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra”)

- Phải báo cáo ngay khi phát hiện ra hay báo cáo sau nhưng phải kịp lúc

- Phải báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có hướng xử lý từng trường hợp

+ Có thay đổi trong dữ liệu, hệ thống…

- Các báo cáo này có thể do máy tính thực hiện hay do con người thực hiện Nhưng phần lớn do con người thực hiện

- Nhiều công ty xem những báo cáo bất thường này là những đóng góp có giá trị cho công ty và họ đã đề ra những chính sách thưởng, nâng lương và nâng bậc…cho các cá nhân và bộ phận có những báo cáo bất thường kịp lúc

- Những báo cáo bất thường có giá trị cũng được đánh giá cao như sáng kiến sáng tạo của công ty

Cần lưu ý :

- Báo cáo kịp lúc

- Cụ thể hoá thế nào là bất thường, thế nào là bát hợp lý, thế nào là đáng lưu ý

- Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý các bất thường này

- Người xem xét các báo cáo phải tương đối độc lập

- Bảo vệ, thủ tục ra vào công ty

- Sử dụng các thiết bị quan sát : camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security

- Kiểm kê tài sản

- Bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn …

5 Thủ tục sử dụng chỉ tiêu

- Quản trị theo mục tiêu : MBO (Management By Objective)

- Lượng hoá tất cả những objective mà công ty đặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành ……… và sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này

- Mục tiêu khi được cụ thể hoá thành các chỉ tiêu thì dễ theo dõi và

kiểm soát hơn

- Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu đánh giá hoạt động của doanh nghiệp (phi tài chính)

- Chỉ tiêu phải có tính khả thi

- Lập một hệ thống tính toán định kỳ báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu

- Chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu

- Người theo dõi các chỉ tiêu phải độc lập

- Định kỳ theo dõi và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

Một số ví dụ :

- Salesmen & Doanh số

- Khoán chi phí đầu tư dự định

- Khoán vhi phí thủ tục hải quan …

6 Thủ tục bất kiêm nhiệm

Đây là việc tách biệt giữa 4 chức năng :

- Đối chiếu kịp thời

- Cần điều tra rõ nếu có khác biệt

- Phải có người theo dõi việc đối chiếu

- Tránh đối chiếu thông tin từ chung một nguồn

8 Thủ tục kiểm tra & theo dõi

- Đây có thể được xem là hoạt động “kiểm soát sự vận hành của cơ chế kiểm soát hay các thủ tục kiểm soát mà ban quản lý doanh nghiệp đã xây dựng” Hoạt động kiểm tra này được thực hiện bởi:

- Ban giám đốc tự kiểm tra và theo dõi

- Ban giám đốc giao quyền cho cá nhân kiêm nhiệm hoặc chuyên trách hay bộ phận nào đó kiểm tra & theo dõi (thường là kiểm toán nội bộ,

bộ phận thanh kiểm tra, Ủy ban kiểm tra, ban kiểm soát…)

Khi tiến hành hoạt động kiểm soát (Doanh nghiệp Nhà nước còn gọi

là hoạt động thanh tra, kiểm tra) cũng cần tuân thủ theo 3 bước: Chuẩn bị, tiến hành và kết thúc kiểm tra

Khi triển khai hoạt động kiểm soát thì bộ phận kiểm soát thực hiện theo các phương pháp như sau:

1 Kiểm soát theo chiều dọc: Đây là biện pháp kiểm soát từng bộ phận, từng cá nhân thực hiện nhiệm vụ trong thẩm quyền được giao VD: kiểm tra Phòng Kinh doanh thực hiện công tác ghi chỉ số, theo dõi nợ khó đòi…, Kiểm tra Đội quản lý thực hiện công tác bảo trì, sửa chữa lưới điện

2 Kiểm soát theo chiều ngang: Đây là biện pháp kiểm soát theo từng quy trình nghiệp vụ chuyên môn Một bộ phận có một hoặc nhiều chức năng nhiêm vụ khác nhau, như vậy sẽ liên quan đến nhiều quy trình nghiệp

vụ chuyên môn Ví dụ Phòng Kinh doanh điện năng thực hiện các nhiệm :

vụ kinh doanh điện năng từ khâu khảo sát lắp đặt hệ thống đo đến cho đến khâu thu tiền của khách hàng Như vậy sẽ liên quan đến hàng loạt các quy trình từ: quy trình quản lý kỹ thuật, quy trình kinh doanh, quy trình quản lý thu chi … Một quy trình nghiệp vụ sẽ quy định hoạt động của nhiều bộ phận, cá nhân nên khi kiểm tra theo quy trình nghiệp vụ sẽ kiểm soát được hoạt động của nhiều bộ phận

3 Kiểm soát các nút trọng yếu Trong các hoạt động đa dạng của doanh nghiệp thì việc kiểm soát toàn diện các hoạt động là một kế hoạch

khó thực hiện hoặc nếu có thể thực hiện được thì tần xuất kiểm tra sẽ không đảm bảo Do đó để hoạt động kiểm soát có hiệu quả thì các bộ phận kiểm soát thường sử dụng phương pháp kiểm soát các nút trọng yếu Phương pháp kiểm tra này kết hợp cả phương pháp 1 và 2 nhưng chỉ nhắm vào các hoạt động trọng tâm, đó là những hoạt động ảnh hưởng nhiều đến tài sản của doanh nghiệp như hoạt động thu chi, những hoạt động có độ rủi ro cao như hoạt động quản lý tài sản cố định…

Bằng các phương pháp kiểm soát như trên bộ phận kiểm soát sẽ tổ chức hoạt động kiểm soát có thể theo kế hoạch định kỳ đã được lập trước, cũng có thể kiểm soát đột xuất nếu thấy cần thiết hoặc phát hiện có dấu hiệu rủi ro, hoặc kiểm tra xác minh theo đơn khiếu nại, tố cáo

1.8 QUY ĐỊNH CỦA ĐIỆN LỰC LONG THÀNH VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.

Điện Lực Long Thành là đơn vị trực thuộc Công ty Điện Lực Đồng Nai Điện Lực được Công ty giao cho chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể theo quy chế phân cấp phân quyền Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ công ty giao Điện lực thiết lập hệ thồng kiểm soát nội bộ như sau:

- Tổ chức phân công chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể cho từng đơn vị trực thuộc Điện lực Bố trí lao động và có phân công nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cho từng cá nhân

- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn thực hiện các quy trình, quy định, quy chế của công ty cho từng đơn vị, từng cá nhân

- Quy định cụ thể hoạt động thanh tra, kiểm tra của Điện lực trong quy chế làm việc của Điện Lực để các đơn vị trực thuộc và cán bộ, công nhân viên căn cứ thực hiện cụ thể như sau:

+ Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Điện Lực hàng tuần, hàng tháng, hàng quý phải thực hiện đầy đủ chế độ thông tin báo cáo với Điện lực theo quy định Khi có những vấn đề đột xuất xảy ra phải báo cáo ngay Ban Giám đốc bằng phương tiện nhanh nhất Hàng tháng, hàng quý Điện lực

giao kế hoạch những nhiệm vụ trọng yếu cho đơn vị, đơn vị phải báo cáo thực hiện theo tiến độ

+ Hàng tháng, hàng quý, hàng năm các Trưởng đơn vị phải lập kế kết quả định kỳ cho Ban giám đốc và chụi trách nhiệm trước Ban giám đốc

về kết quả tự kiểm tra Công tác kiểm tra phải tập trung vào việc thực hiện các quy chế, quy trình, quy định của Công ty, kế hoạch nhiệm vụ Điện lực giao, chế độ chính sách pháp luật của Nhà nước Mục đích nhằm phát hiện phòng ngừa, ngăn chặn kịp thời những vi phạm, sai lệch trong hoạt động nghiệp vụ của đơn vị để chấn chỉnh kịp thời, tìm biện pháp khắc phục những khó khăn trở ngại cũng như kiến nghị công ty bổ xung sửa đổi quy chế, quy trình cho phù hợp

+ Phòng TCHC-TTBV của Điện lực chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về việc tổ chức thực hiện hoạt động thanh kiểm tra của Điện Lực Trong phòng TCHC-TTBV được bố trí một người kiêm nhiệm làm công tác thanh kiểm tra

+ Trên cơ sở Quy trình thanh kiểm tra của Công ty, Các Điện lực phải ban hành Quy trình thanh kiểm tra cụ thể áp dụng cho Điện lực Trong

đó quy định cụ thể về tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn, của bộ phân kiểm tra, các đơn vị kiểm tra, trình tự, thủ tục kiểm tra kiểm soát và các chế tài thực thi Tuy nhiên, hiện tại Điện Lực Long Thành đang thực hiện theo quy trình của Công ty chưa xây dựng được quy trình riêng cho Điện Lực Long Thành

1.9 CHẾ ĐỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY NƯỚC NGOÀI.

Trong các công ty nước ngoài, họ có ba chế độ kiểm soát Thứ nhất

là sự kiểm soát của kiểm toán viên độc lập do một công ty kiểm toán thực hiện Người này làm theo yêu cầu của cơ quan chính quyền, tổ chức tài chính, người ký kết hợp đồng, các chủ nợ, thành viên hội đồng quản trị Mục đích của việc ấy là để kiểm toán viên bên ngoài phát biểu ý kiến của

họ về sự ngay thẳng (fair), chính xác và phù hợp với những nguyên tắc kế toán đã được chấp nhận thể hiện trong sổ sách và báo cáo tài chính của công ty Kết quả hoạt động của công ty như thế nào, kiểm toán viên bên ngoài xem xét những kết quả ấy và cho biết ý kiến của mình

Thứ hai là kiểm soát mức độ hoàn thành kế hoạch bằng việc thiết lập ngân sách hàng năm Ngân sách bao gồm thu lẫn chi và nó là kế hoạch lời lãi của công ty Có vai trò như kế hoạch của công ty Việt Nam, nhưng ngân sách có hai vế chứ không chỉ có thuần sản lượng hay doanh thu như của bản kế hoạch Cách lập ngân sách có thể tóm tắt như sau Các bộ phận trong công ty tự mình lên kế hoạch công việc cho năm tới trong phạm vi chức năng và theo một số hướng dẫn căn bản của công ty Làm xong họ chuyển đổi các hoạt động thành tiền và do đó thành số thu của họ Mặt khác, khi thực hiện kế hoạch họ cũng cần mua vật liệu, trả lương cho nhân viên, điện nước những thứ ấy cũng được tính thành tiền và trở thành số chi của họ Ngân sách thu chi của từng đơn vị được ban lãnh đạo công ty xem xét và chấp thuận Vì hoạt động của các đơn vị đã được chuyển hóa thành tiền, nên khi mua nguyên liệu hay lúc trả lương thì chúng sẽ được tự động ghi trong sổ sách kế toán, như là một thủ tục hàng ngày Nhìn số thu

và chi của từng đơn vị hay của toàn công ty, lãnh đạo biết kế hoạch đề ra đã được thực hiện tới đâu Ngân sách là một công cụ tự động kiểm soát việc đạt kế hoạch

Thứ ba là kiểm soát nội bộ Nó là một thể thức bên trong công ty, do người của công ty thực hiện để kiểm soát xem nhân viên làm đúng hay sai những thể thức đã được quy định trong quyển cẩm nang khi thi hành bổn phận Mục đích sau cùng của kiểm soát nội bộ là xem các đơn vị có khả năng đạt được kế hoạch đã đề ra hay không Nó không đo đếm kết quả đạt được với kế hoạch dự trù mà xem xét nhân viên, các hoạt động, chính sách,

hệ thống, thể thức của công ty và thậm chí ngay cả cẩm nang điều hành, sơ

đồ tổ chức, bảng mô tả chức danh đang hoạt động ra sao và nếu làm như thế thì có khả năng đạt được kế hoạch không

Chế độ kiểm soát nội bộ cũng như ngân sách chưa phổ biến ở ta vì

nó đòi hỏi cách quản trị kinh doanh theo khoa học, trong khi đa số doanh nghiệp của chúng ta vẫn còn quản trị theo sự thuận tiện

Cách quản trị tạo nên sự kiểm soát nội bộ

Theo sự phát triển tự nhiên của con người, khi khởi nghiệp thì doanh nhân nào cũng đều quản trị cơ sở của mình theo sự thuận tiện, giống như bất cứ cô thiếu nữ nào vào bếp thì cũng có thể nấu nướng được nhưng luộm thuộm Quản trị theo sự thuận tiện dựa trên con người và sự tin tưởng cá nhân; do đó, người chủ không lập ra những bộ phận hợp lý trong cơ sở của mình (gọi là thiết lập cơ cấu); vì vậy không có thủ tục giao dịch giữa các bộ phận ấy khi thực hiện công việc (ấn định cơ chế) Vì thiếu cơ cấu và cơ chế nên trong cơ sở không có những thể thức điều hành, hay thủ tục, viết thành một hệ thống trong các quyển cẩm nang Thay vào đó là lệnh miệng của ông chủ hay bà chủ, hoặc văn bản riêng lẻ, lại dễ bị thay đổi theo ý ông chủ hay sở thích cá nhân Thiếu những thứ đó, các trưởng bộ phận không thể tự quyết định mà phải xin lệnh của ông chủ Đã có ông chủ thì giữa họ với nhau họ không cần biết nhau Sự kiểm soát của ông chủ đặt trên nền tảng từng người một chứ không dựa trên các thủ tục nằm trong một tổ chức

Cách quản trị theo khoa học đặt nền tảng trên sự tổ chức của doanh nghiệp với cơ cấu và cơ chế quy định trong các quyển cẩm nang Các nhân viên và trưởng bộ phận làm việc và giao dịch với nhau theo cẩm nang Họ

ít khi trực tiếp nhận lệnh từ ông chủ; mỗi người trong phạm vi quyền hạn

đã được ấn định tự quyết định; vì vậy họ có nhu cầu phải giao tiếp với nhau

để làm xong việc Điểm cốt lõi làm cho hai cách quản trị kia khác nhau nằm ở việc kiểm soát tiền bạc Trong cách đầu, việc kiểm soát nằm trong tay cá nhân những người thân tín của ông chủ (vợ, mẹ, em gái); còn trong

cách sau thì nó nằm ở các thủ tục và việc kiểm soát sự tuân thủ các thủ tục ấy; tức là việc kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ thực hiện được là nhờ hai yếu tố Một, có các thủ tục ấn định trong các quyển cẩm nang và các nhân viên phải làm theo Hai, khi ấn định các thủ tục ấy, người ta đã đưa vào đó những sự kiểm soát lẫn nhau và chúng trở thành nguyên tắc Thí dụ: một người không được đảm trách một giao dịch từ đầu đến cuối; người đi thu tiền hay nhận tiền phải khác với người hạch toán vào sổ sách những món tiền đó; yêu cầu mua hàng, đặt mua hàng và nhận hàng là ba người khác nhau; người đi đối chiếu tiền bạc để trong ngân hàng phải là người không kiêm nhiệm bất cứ nhiệm

vụ nào mà có tiếp xúc với ngân hàng hay với thủ quỹ Đó là nguyên tắc của chính trị “chia để trị”!

Dựa trên các quyển cẩm nang, kiểm soát viên nội bộ kiểm tra định

kỳ, không chờ có vi phạm đã xảy ra Người của công ty mẹ làm với công ty con, bộ phận tài chính của công ty làm với các đơn vị khác, họ là người của chủ cử đi Họ kiểm tra việc thực hiện các thủ tục tại các phòng ban; đưa ra những biên pháp sửa chữa xuất phát từ kết quả kiểm tra; kết hợp với kiểm toán viên bên ngoài để xác định giá trị của hệ thống kiểm soát nội bộ Họ cũng tìm ra các vị trí công việc, nhân viên, chính sách, và thể thức có thể cải tiến được để những đối tượng này có khả năng đạt được những kế hoạch lời lãi trong tương lai Bằng cách làm ấy, kiểm soát nội bộ thiết lập một sự bảo vệ tài sản của công ty và ngăn cản cùng khám phá những sự gian dối hay lừa đảo

Các công ty đa quốc kiểm soát được công việc của các công ty con của họ trên thế giới là nhờ sự kiểm soát nội bộ Sai phạm của nhân viên bị chế tài đích đáng Có một công ty đa quốc hoạt động tại Việt Nam, rất thành công trong việc kinh doanh, và chiếm lãnh thị trường; nhưng qua kiểm soát nội bộ, công ty mẹ phát hiện chính sách thưởng bị làm sai, tổng giám đốc và một trưởng phòng liên quan bị cho nghỉ việc! Trong công ty

lớn, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính hay kiểm soát viên (controller) phụ trách, trong công ty nhỏ chính giám đốc cử người làm, y như ông chồng nhờ bà vợ vậy thôi, nhưng họ có cẩm nang

1.10 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.

Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch

và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra

• Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước

để điều chỉnh, bổ sung kịp thời

• Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rõ ràng

• Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai

có quyền và/ hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó

• Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có tránh nhiệm về

các sai phạm xảy ra

• Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích

• Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các

• Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.

• Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định

• Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp

• Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa

sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền

Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và/ hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu