Quản lý hi phí thực hiện dự án tại tổng công ty xây dựng công trình giao thông 4

Do đặc điểm của sản phẩm và sản xuất xây dựng nên giá xây dựng của công trình được biểu thị bằng các tên gọi khác nhau các chỉ tiêu giá khác nhau và được xác định chính xác Các nguồnlựcc

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA H À N ỘI

-

HOÀNG TRUNG KIÊN

QUẢN LÝ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 4

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

Hà Nội – 2014

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA H À N ỘI

-

HOÀNG TRUNG KIÊN

QUẢN LÝ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN TẠI

TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 4

Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Nguyễn Văn Nghiến

Hà Nội – 2014

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN……… 3

DANH MỤC VIẾT TẮT……… 4

DANH MỤC BẢNG BIỂU……… 5

LỜI MỞ ĐẦU……… 7

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH………

9 1.1 Một số vấn đề chung về chi phí và giá cả sản phẩm………… 9

1.1.1 Đặc điểm của thị trường xây……… 9

1.1.2 Chi phí xây dựng và giá sản phẩm xây……… 11

1.2 Quản lý chi phí trong các dự án đầu tư xây dựng công……… 16

1.2.1 Khái niệm quản lý chi……… 16

1.2.2 Vai trò của công tác quản lý chi phí dự án xây……… 17

1.2.3 Các nguyên tắc quản lý chi phí các dự án đầu tư xây dựng…… 17

1.2.4 Nội dung của công tác quản lý chi phí các dự án……… 18

1.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến giá sản phẩm xây……… 36

1.3.1 Các vấn đề về cơ chế, chính sách… ……… 36

1.3.2 Các nhân tố khách quan……… ……… 37

1.3.3 Các nhân tố mang tính chủ quan……… 38

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN XÂY DỰNG TẠI CIENCO4……….… 44

2.1 Giới thiệu tổng quan về Tổng công ty XDCTGT4……… 44

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty………… 44

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty……… 46

2.1.3 Tình hình hoạt động SXKD của Tổng công ty ……… 50

2.2 Thực trạng công tác quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình tại Tổng công ty XDCTGT4……… 52

2.2.1 Đặc điểm các dự án tại Tổng công ty XDCTGT4….………… 52

2.2.2 Quy trình quản lý chi phí tại ổng công ty XDCTGT4……T … 53

2.2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý chi phí thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình tại Tổng công ty XDCTGT4…… 63

2.3 Phân tích nguyên nhân dẫn đến những bất cập trong công tác

quản lý chi phí dự án đầu tư XDCT ại Tổng công tyt ………… 78

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC

3.2 Kế hoạch triển khai đầu tư kinh doanh của Tổng công ty …… 95

3.2.2 Chủ trương khai thác các dự án……… 96 3.3 Nguyên tắc hoàn thiện công tác quản lý chi phí……… 96 3.4 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chi phí… 97 3.4.1 Các giải pháp hoàn thiện cơ chế quản lý chi phí tại TCT…… 97 3.4.2 Các giải pháp hoàn thiện chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý… 111 3.4.3 Giải pháp hoàn thiện các công tác trong từng giai đoạn của… 111

LỜI CAM ĐOAN Trong quá trình làm luận văn em ã sđ ử dụng cơ ở lý luận về ản lý s quchi phí thực hiện dự án tại Doanh nghi và vệp ới sự giúp đỡ của TS Nguyễn Văn Nghiến, thực sự em đã dành nhiều thời gian cho việc thu thập dữ liệu;

vận dụng kiến thức trong quá trình học để phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý chi phí thực hiện dự án tại Tổng công

ty XDCTGT4 nói riêng và Doanh nghiệp nói chung trong giai ođ ạn hiện nay

để quản lý các hoạt động nhằm đạt được hiệu quả cao nhất

Em xin cam oan công trình này là công trình nghiên cđ ứu độc lập của riêng em, được lập từ nhiều tài liệu và liên hệ với số liệu thực tế để viết ra Không sao chép bất kỳ một công trình hay một luận án của bất cứ tác

giả nào khác Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực Các tài liệu trích dẫn có nguồn gốc rõ ràng

Hà Nội, ngày 24 tháng 3 n m 2014 ă

Học viên khóa 2011B

DANH MỤC VIẾT TẮT

2 BCKT-KT Báo cáo kinh t - kế ỹ thuật

4 BCNCTKT Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi

7 CIENCO4 Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 4

8 CNH-HĐH Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa

14 HSDT/HSĐX Hồ sơ dự thầu/Hồ sơ đề xuất

15 HSMT/HSYC Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ yêu cầu

17 KT-XH Kinh t - Xã h ế ội

18 NĐ-CP Nghị định – Chính ph ủ

19 QLCLCT Quản lý chất lượng công trình

24 XDCTGT Xây dựng công trình giao thông

28 TK BVTC Thiết kế bản vẽ thi công

DANH MỤC BẢNG BIỂU

BẢNG

BIỂU

NỘI DUNG

TRANG

Hình 1.1 Các nguồn lực của dự án……… 11

Hình 1.2 Quy trình quản lý chi phí……… 19

Hình 1.3 Quá trình dự toán……… 20

Hình 1.4 Sơ đồ logic quá trình lập dự toán theo thiết kế và ĐM 23

Hình 1.5 Quy trình dự toán theo suất vốn đầu tư……… 24

Hình 1.6 Quy trình dự toán theo dự án tương tự……… 25

Hình 1.7 Quá trình lập kế hoạch chi phí……… 26

Hình 1.8 Đường giới hạn chi phí……… 28

Hình 1.9 Quy trình kiểm soát chi phí……… 31

Hình 1.10 Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí……… 33

Hình 1.11 Biểu đồ báo cáo tiến trình thực hiện công việc……… 34

Hình 2.1 Biểu đồ giá trị sản lượng từ năm 2005-2012 của Cienco4 ……… 46

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cienco4……… 49

Hình 2.3 Quy trình th c hi n và phê duy t thi t k , quy ho ch, ự ệ ệ ế ế ạ l p ậ DAĐT, TKBVTC, dự toán các công trình……… 55

Hình 2.4 Quy trình nghi m thu, thanh toán, quy t toán h p ng ệ ế ợ đồ thi công công trình t i Cienco4……… ạ 62 Hình 2.5 Quy trình nghi m thu, thanh toán, quy t toán h p ng ệ ế ợ đồ thi công công trình t i Cienco4……… ạ 63 Hình 3.1 C c u t chơ ấ ổ ức ma tr n ki n nghị cho Tậ ế ổng công ty… 100

Hình 3.2 S m i quan h gi a các lo i giá công trình xây ơ đồ ố ệ ữ ạ d ng……… ự 103 Hình 3.3 Xây d ng quy trình qu n lý chi phí t i Tự ả ạ ổng công ty… 105 Bảng 1.1 Các ch êu giá skế theo các giai đoạn của quá trỉ ti ản phẩm xây dựng và các bước thiết ình đầu tư……… 12

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Tổng công ty 52 Bảng 2.2 K t qu th m tra t ng m c u t d án Nâng cế ả ẩ ổ ứ đầ ư ự ấp, mở rộng QL1A đoạn Nam cầu Bến Thủy - TP Hà Tĩnh… 69

Bảng 2.3 Nguyên nhân d n n sẫ đế ự sai khác gi a T ng m c đầu ữ ổ ứ

t do T v n l p và k t qu th m tra……… ư ư ấ ậ ế ả ẩ 70

Bảng 2.4 K ho ch và th c tế ạ ự ế công tác gi i phóng m t b ng c a ả ặ ằ ủ

m t sộ ố ự d án do TCT làm Chủ đầu tư, Trúng thầu…… 73

Bảng 2.5 Khối lượng thanh toán dự án nâng cấp QL1A đoạn

Nghi Sơn ầu Giát- c 76

Bảng 3.1 Yêu c u v b ng c p i v i nhân sầ ề ằ ấ đố ớ ự qu n lý chi phí t i ả ạ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngành xây dựng giao thông là một ngành kinh tế quan trọng trong nền kinh

tế quốc dân, nó tạo ra cơ sở hạ tầng ới m phục vụ cho đời sống con người v ạo điều à tkiện cho các ngành kinh tế khác phát triển

Tổng công ty Xây dựng công trình giao thong 4 là một trong những đơn vị hàng đầu trong ngành xây dựng công trình giao thông Việt Nam Tổng công ty kế thừa truyền thống Cục Công trình - Bộ Giao thông vận tải được thành lập ngày 27/12/1962 để thực hiện nhiệm vụ đảm bảo giao thông trong chiến tranh chống Mỹ cứu nước Trải qua gần 50 năm chiến đấu, xây dựng và trưởng thành, Tổng công ty

đã nhiều lần được tổ chức lại với các tên gọi khác nhau và chuyển đổi thành Công

ty m - Tẹ ổng công ty XDCTGT4 thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên theo Quyết đinh ố 1757/QĐ s -BGTVT ngày 25/6/2010 c Bủa ộ Giao thông vận

công ty Xây dựng công trình giao thông 4”

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Mục đích nghiên cứu của đề tài là từ cơ sở lý thuyết về quản lý chi phí thực hiện ự án, đi d sâu phân tích thực trạng tình hình quản lý chi phí thực hiện các dự án tại Tổng công ty, ác định đượcx những mặt tích cực cũng như hạn chế của Tổng công ty trong việc quản lý chi phí thực hiện ự án để từ đó đưd a ra các giải pháp cụ

thể nhằm hoàn thiện công tác quản lý ực hiện ự án th d , tối ưu hoá chi phí thực hiện, nâng cao khả năng cạnh tranh của Tổng công ty XDCTGT4

3 Đối tượng nghiên c ứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác quản lý chi phí thực hiện dự

án tại Tổng công ty XDCTGT4

4 Phạm vi nghiên c ứu

Về m t không gian là công tác quặ ản lý chi phí thực hiện ự án có vốn đầu tư dNhà nước tại ổT ng công ty Xây d ng công trình giao thông 4 ự

Về m t th i gian là tình hình quặ ờ ản lý chi phí thực hiện dự án trong giai đoạn

từ năm 2009-2013 và các giải pháp từ nay đến 2015 và 2020

5 Phương pháp nghiên cứu

V dận ụng ững ến thức đ được học trong chương trnh ki ã ình đào tạo T ạc sỹ hQuản trị Kinh doanh của Trường Đại học Bách Khoa Hà N , có tham khội ảo thêm các tài liệu trong và ngoài nước trong lĩnh vực quản lý ực hiện ự án Người viết th d

tiến hành thu thập các số liệu về tình hình quản lý chi phí thực hiện các dự án tại

T g công ty XDCTGT4 Bên cổn ạnh đó ũng đ c ã tham khảo ý kiến của một số Lãnh đạo và chuyên viên trực tiếp quản lý ực h ệnth i dự án ại ổng công ty t T

Các phương pháp được sử dụng để ực hiện đề tth ài là: Tổng hợp, phân tích,

thống kê, hỏi ý kiến chuyên gia, phỏng vấn, điều tra…

6 Kết cấu của luận văn: Gồm 3 Chương

Chương 1 Cơ sở lý thuyết ề : v Quản lý chi phí th c hi d án ự ện ự

Chương 2: Thực trạng Quản lý chi phí thực hiện dự án XDCT tại Tổng công

ty Xây dựng công trình giao thông 4

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chi phí thực hiện ự án tạid

Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông 4

xuất sản phẩm xây dựng và công nghệ xây dựng

Hoạt động xây dựng là hoạt động có mang tính chất đặc thù, khác biệt với các hoạt động sản xuất kinh doanh khác Chính những đặc thù này ảnh hưởng rất lớn đến việc hình thành giá sản phẩm xây dựng cũng như công tác quản lý chi phí Vì vậy một số đặc điểm chính của thị trường xây dựng, sản phẩm xây dựng và quá trình sản xuất sản phẩm xây dựng cần được xem xét, nghiên cứu khi thực hiện công tác quản lý chi phí, bao gồm:

a Đặc điểm của thị trường xây dựng

Trước hết thị trường xây dựng là thị trường mang tính chất độc quyền: một người mua, nhiều người bán: Mỗi dự án đầu tư công trình thường chỉ có một chủ đầu tư với vai trò là người mua, và nhiều nhà thầu tham gia với tư cách là người bán

Thứ hai, nhà nước là khách hàng lớn nhất trong thị trường này: Hàng năm tổng mức vốn đầu tư có xây dựng để phát triển cơ sở hạ tầng kinh tế – xã hội của nhà nước phục vụ các mục đích công cộng, an sinh xã hội, an ninh quốc phòng, thường chiếm tỷ trọng lớn

Th ba, thứ ị trường xây dựng chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế: Giá xây

dựng cũng giống như giá cả của các hàng hóa khác do vậy chịu ảnh hưởng của các quy luật kinh tế cơ bản như quy luật cung cầu, cạnh tranh,…

b Đặc điểm của sản phẩm xây dựng

Sản p ẩm xây dựng có các đặc điểm sau: h

- S ản phẩm xây dựng mang tính chất riêng lẻ, đơn chiếc

Mỗi sản phẩm xây dựng đều có thiết kế riêng theo yêu cầu của nhiệm vụ thiết

kế Mỗi công trình có yêu cầu riêng về công nghệ, quy mô, địa điểm, kiến trúc, an toàn,… do đó khối lượng, chất lượng, và chi phí xây dựng của mỗi công trình đều khác nhau, mặc dù về hình thức có thể giống nhau

- Nơi sản xuất đồng thời là nơi tiêu thụ

- Chi phí xây dựng lớn, tiêu hao nhiều nguồn lực

- Nhiều chủ thể tham gia trong quá trình hình thành sản phẩm

- Thời gian hình thành và khai thác sản phẩm dài

- S ản phẩm chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố tự nhiên, kinh t – xã hội tại khu ế vực xây dựng

c Đặc điểm của sản xuất xây dựng

Hoạt động sản xuất xây dựng có nhiều đặc điểm ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí Các đặc điểm này bao gồm:

- Địa điểm sản xuất không cố định

- Thời gian xây dựng dài

- S ản xuất theo đơn đặt hàng

- Hoạt động xây dựng chủ yếu ngoài trời, chịu ảnh hưởng rất lớn của các yếu

tố tự nhiên

- Công tác tổ chức quá trình sản xuất sản phẩm xây ựng rất phức tạpd

- Đặc điểm của công nghệ xây dựng

- S ử dụng nhiều công nghệ khác nhau trong quá trình sản xuất

Do đặc điểm mang tính đơn chiếc, riêng lẻ của sản phẩm xây dựng nên công nghệ sản xuất của mỗi sản phẩm là công trình có cách thức, biện pháp khác nhau để tạo ra các bộ phận kết cấu theo thiết kế riêng của nó

- Công nghệ xây dựng luôn có xu hướng đổi mới không ngừng

Sản phẩm xây dựng mang tính chất tổng hợp về kỹ thuật, kinh tế – xã hội, văn hóa, nghệ thuật, quốc phòng do vậy mỗi một bước phát triển ủa các lĩnh vực trc ên đều tác động đến công nghệ xây dựng

- Việc sử dụng công nghệ xây dựng đòi hỏi lao động có trình độ cao

1.1.2 Chi phí xây dựng và giá sản phẩm xây dựng

1.1.2.1 Chi phí xây dựng

Trước hết có thể hiểu chi phí xây dựng công trình là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ lao động quá khứ và lao động sống tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm xây dựng

Chi phí xây dựng chính là giá trị của các nguồn lực tiêu hao để tạo thành sản phẩm xây dựng Các nguồn lực này bao gồm: các nguồn lực hữu hình và các nguồn

lực vô hình

1.1.2.2 Giá sản phẩm xây dựng

Giá sản phẩm xây dựng của dự án đầu tư xây dựng là toàn bộ chi phí cần thiết

để xây dựng mới, xây dựng lại hay trang bị lại kỹ thuật cho công trình Do đặc điểm

của sản phẩm và sản xuất xây dựng nên giá xây dựng của công trình được biểu thị bằng các tên gọi khác nhau (các chỉ tiêu giá khác nhau) và được xác định chính xác

vô sinh

Nguồn lực

đóng vai trò

là đối tượng lao động

kiến thức, kinh nghiệm, bí quyết

công nghệ, thông tin các nguồn lực vô hình khác

Để phù hợp với yêu cầu quản lý chi phí đầu tư xây dựng theo các giai đoạn

của quá trình đầu tư, giá sản phẩm xây dựng được tính nhiều lần để phục vụ cho các

chủ thể và các mục đích khác nhau Các chỉ tiêu giá sản phẩm xây dựng theo quá trình đầu tư được thể hiện theo bảng 1.1

Bảng 1-1: Các ch êu giá s ỉ ti ản phẩm xây dựng và các bước thiết kế theo các giai

đoạn của quá tr ình đầu tư

Các bước trong quá trình đầu

Thiết kế

kỹ thuật Dự toán XDCT

/Dự toán chi phí xây dựng

Thiết kế bản vẽ thi công Lập kế hoạch

Lập hồ sơ dự

Đánh giá, lựa chọn nhà th ầu

Thi công xây dựng công trình

- Dự toán thi công

- Giá quyết toán hợp đồng Kết thúc xây

1.1.2.3 Đặc điểm của giá cả sản phẩm xây dựng

Giá sản phẩm xây dựng không những chứa đựng những tất cả những đặc điểm chung của giá cả hàng hoá các loại mà còn có một số đặc điểm riêng thể hiện đặc thù c sủa ản phẩm xây dựng v ản xuất xây dựng Các đặc điểm nà s ày bao gồm:

- Giá cả sản phẩm xây dựng có tính cá biệt phụ thuộc vào ý muốn của Chủ đầu

tư, vào địa điểm xây dựng, qui mô, kết cấu, thời điểm và thời gian xây dựng, biện pháp tổ chức thi công của từng công trình cụ thể

- Do tính độc nhất của sản phẩm xây dựng nên khác với các sản phẩm công nghiệp được sản xuất hàng loạt và có một giá bán chung th ản phẩm xây dựng lại ì skhông thể định trước hàng loạt cho các công trình toàn vẹn mà phải xác định cho

từng trường hợp cụ thể

- Giá của sản phẩm xây dựng được hình thành từ trước khi sản phẩm thực tế ra đời và được tính trên cơ sở định trước, phương pháp tính toán giá và định mức, đơn giá để tính giá toàn bộ công trình

- Quá trình hình thành giá sản phẩm xây dựng được ắt đầu từ khi lập các Hồ b

sơ dự án đầu tư đến khi kết thúc xây dựng và thanh quyết toán bàn giao đưa vào sử

dụng Trong quá trình đó giá sản phẩm xây dựng qua mỗi giai đoạn có một tên gọi khác nhau như Tổng mức đầu tư, Tổng dự toán, dự toán, giá xét thầu, giá đấu thầu, giá hợp đồng, giá quyết toán công trình Các ch êu giá xây dựng này được tính ỉ titoán dựa trên các căn cứ khác nhau, theo các phương pháp khác nhau và được sử dụng với các mục đích khác nhau Mức độ chính xác của các chỉ tiêu giá xây dựng tăng dần theo các giai đoạn của quá trình đầu tư và xây dựng

- Giá sản phẩm xây dựng chủ yếu được hình thành thông qua đấu thầu và thương thảo hợp đồng kinh tế Trong hoạt động đấu thầu, chủ đầu tư đóng vai trò là người mua, nhà thầu đóng vai trò là người bán, hàng hoá đem trao đổi là các hợp đồng thi công xây dựng công trình Trong quá trình này, chủ đầu tư giữ vai trò quyết định đối với mức giá đấu thầu

- Đối với các công trình do vốn ngân sách Nhà nước cấp thì việc hình thành giá cả các công trình phải tuân thủ các qui định hiện hành như việc vận dụng các định mức, đơn giá, phương pháp tính toán chi phí cũng như các qui định khác có

1.1.2.4 Một số chỉ tiêu giá trong quá trình xây d ựng

Để quản lý chi phí hiệu quả, sau đây tác giả xin trình bày m sột ố chỉ tiêu giá chính trong quá trình xây dựng Các chỉ tiêu giá xây dựng chính bao gồm:

1- Tổng mức đầu tư

Tổng mức đầu tư là toàn bộ chi phí dự tính để đầu tư xây dựng công trình được xác định ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư, là mức ước lượng tổng chi phí xây dựng công trình dự tính để thực hiện toàn bộ quá trình đầu tư và xây dựng, được hình thành và quyết định với mục đích khống chế qui mô vốn của dự án Nói cách khác, đây là giới hạn chi phí tối đa của dự án được xác định trong quyết định đầu tư Thông thường Tổng mức đầu tư là khái toán chi phí của toàn bộ dự án đựơc xác định trong giai đoạn lập dự án bao gồm: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí đền bù giải phóng mặt bằng, tái định cư, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác và chi phí dự phòng

Tổng mức đầu tư dự án được ghi trong quyết định đầu tư là cơ sở để lập kế hoạch và quản lý vốn đầu tư, xác định hiệu quả đầu tư của dự án Đối với dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước, Tổng mức đầu tư là giới hạn chi phí tối đa mà chủ đầu tư được phép sử dụng để đầu tư xây dựng công trình

2- Dự toán (tổng dự toán) xây dựng công trình

Dự toán xây dựng được xác định theo công trình xây dựng cụ thể Dự toán xây

dựng công trình bao gồm dự toán xây dựng các hạng mục, dự toán các công việc

của các hạng mục công trình

Dự toán công trình được lập căn cứ trên cơ sở khối lượng các công việc xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình và đơn giá xây dựng công trình, định mức chi phí tính theo

tỷ lệ phần trăm cần thiết để thực hiện khối lượng, nhiệm vụ công việc đó Nội dung

dự toán công trình bao gồm chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác và chi phí dự phòng Dự toán xây dựng công trình là cơ sở để ký kết hợp đồng, thanh toán giữa chủ đầu tư và các Nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu

3- Giá gói thầu

Giá gói thầu là giá xác định theo từng gói thầu trong kế hoạch đấu thầu của dự

án trên cơ sở Tổng mức đầu tư hoặc Tổng dự toán, dự toán được duyệt Giá gói thầu

là cơ sở quyết định giá trúng thầu

4- Giá dự thầu

Giá dự thầu là giá của nhà thầu ghi trong hồ sơ dự thầu sau khi đã trừ phần giảm giá (nếu có) Giá dự thầu bao gồm toàn bộ các chi phí cần thiết để thực hiện gói thầu theo hồ sơ mời thầu

Thực chất giá dự thầu là chi phí tính toán chi tiết của nhà thầu căn cứ trên khối lượng từ hồ sơ mời thầu, mức tiêu hao vật tư, xe máy thi công, thời gian lao động tương ứng với từng loại công việc xây dựng với điều ện thi công cụ thể v ki à các chỉ tiêu định mức khác (chi phí chung, thuế, lãi )

Với nhà thầu tính toán giá ở bước này trên cơ sở dữ liệu và mục tiêu kinh doanh của họ Có thể sử dụng các định mức, đơn giá có sẵn nhưng thường họ tiến hành lập đơn giá (dự ầu) với những điều kiện thực tế của mình Do vậy, kết quả thtính toán của nhà thầu có khả năng sát với chi phí thực tế trong quá trình tiến hành xây dựng

Mỗi nhà thầu có một kết quả tính toán riêng Các mức giá đó không bằng nhau nhưng đều có chung cơ sở xuất phát là khối lượng công trình tính theo bản vẽ thiết

kế của hồ sơ mời thầu (thống nhất về tiên lượng, qui cách đo lường, chất lượng sản phẩm ) Từ đó hình thành cạnh tranh giá trong xây dựng để tiến tới giá hợp đồng

có lợi nhất cho chủ đầu tư và th ả mo ãn yêu cầu của Nhà thầu

5- Giá đánh giá

Giá đánh giá là giá dự thầu đã sửa lỗi và hiệu chỉnh các sai lệch như: lỗi số học, nhầm đơn vị (nếu có), được quy đổi về cùng một mặt bằng về: kỹ thuật, tài chính, thương mại và các nội dung khác để làm cơ ở so sánh giữa các hồ sơ dự sthầu

6- Giá đề nghị trúng thầu

Giá đề nghị trúng thầu là giá do bên mời thầu đề nghị trên cơ sở giá dự thầu

của Nhà thầu được đề nghị trúng thầu sau khi sửa lỗi và hiệu chỉnh các sai lệch theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu

7- Giá trúng th ầu

Giá trúng thầu là giá được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu để làm căn cứ cho bên mời thầu thương thảo hoàn thiện và

ký hợp đồng với nhà thầu trúng thầu

Giá trúng thầu không được lớn hơn giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu được duyệt

8- Giá hợp đồng giao nhận thầu xây dựng

Giá hợp đồng giao nhận thầu xây dựng là giá do bên Chủ đầu tư mời thầu và Nhà thầu xây dựng đã thắng thầu cùng nhau thoả thuận chính thức đưa vào hợp đồng phù hợp với kết quả trúng ầu.th

9- Giá quyết toán công trình (Vốn quyết toán công trình)

Đó là toàn bộ chi phí hợp pháp, hợp lý đã thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa công trình vào khai thác, sử dụng (giá trị tài sản bàn giao đưa vào sử dụng)

1.2 Quản lý chi phí trong các dự án đầu tư xây dựng công trình

1.2.1 Khái niệm quản lý chi phí

Quản lý chi phí là một trong các nội dung cơ bản của quản lý dự án, bao gồm: quản lý phạm vi, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, và quản lý thời gian Các lĩnh vực quản lý này luôn có quan hệ tương tác và ảnh hưởng đến mục tiêu thành công của dự án Do những đặc điểm của sản phẩm xây dựng có những đặc điểm khác biệt

so với sản phẩm của những ngành sản xuất khác như: mang tính đơn chiếc, quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sản xuất xây dựng dài, phải trải qua nhiều giai đoạn

và có nhiều chủ thể tham gia do vậy công tác quản lý chi phí các dự án xây dựng có những đặc thù riêng khác với các ngành khác

Quản lý chi phí dự án được định nghĩa như sau:

“Quản lý chi phí dự án l ập hợp các biện à t pháp qu ản lý nhằm đảm bảo dự

án được ho àn thành trong phạm vi ngân sách được duyệt.”

Quản lý chi phí trong dự án đầu tư xây dựng công trình là một trong các nội

dung quan trọng của quản lý dự án, quyết định dự án có thành công hay thất bại Một dự án bị vượt quá ngân sách thì không thể nói dự án đó thành công được Thực

tế cho thấy ít có dự án được thực hiện trong vòng ngân sách Những vấn đề liên quan đến phát sinh chi phí thường xảy trong một giai đoạn ngắn Khi đó, nhà quản

lý sẽ không đủ thời gian để xử lý các số liệu thống kê, lựa chọn các phương án định giá chính xác hơn, xem xét các yếu tố ảnh hưởng, Kết cục xảy ra là việc ước lượng chi phí lại càng phụ thuộc nhiều hơn vào các công việc dự kiến sẽ xảy ra Do

đó công việc quản lý chi phí đòi hỏi nh ều nỗ lực vi à kinh nghiệm của người quản

lý

1.2.2 Vai trò của công tác quản lý chi phí dự án xây dựng

Như đã trình bày ở trên, quản lý chi phí dự án là một trong những lĩnh vực quan trọng của quản lý dự án Quản lý chi phí không nằm ngoài mục đích thực ện hithành công dự án Tuỳ theo từng dự án cụ thể mà người ta có thể đặt mức độ quan trọng cho từng mục tiêu trên và sẽ có một sự cân đối và đánh đổi giữa các mục tiêu này Các mục tiêu này có được hoàn thành ở một mức độ mong muốn của các chủ thể hay không, là vấn đề mấu chốt quyết định sự thành công của dự án

Quản lý chi phí có ý nghĩa quan trọng đối với tất cả các chủ thể tham gia dự

án, dù là chủ đầu tư, nhà thầu, nhà tư vấn, nhà thầu cung ứng, Bởi vì chi phí sẽ có quan hệ mật thiết đến lợi nhuận thu được khi tham gia vào dự án Vai trò chủ yếu của quản lý chi phí dự án là việc xác định và đảm bảo chi phí thực hiện dự án không vượt quá khoản chi phí dự tính Khi quản lý chi phí tốt sẽ cho phép giảm thiểu các thất thoát, lãng phí, tiêu hao các ngu n lồ ực một các có hiệu quả nhất và cũng cho phép nâng cao giá trị của sản phẩm tạo ra hoặc các khoản thu từ dự án Ngoài ra quản lý chi phí còn cung cấp các cơ sở dữ liệu giúp nhà quản lý dự báo và đưa ra các quyết định quản lý tốt hơn, góp phần vào sự thành công của dự án

1.2.3 Các nguyên tắc quản lý chi phí các dự án đầu tư xây dựng công trình

Công tác quản lý chi phí các dự án đầu tư xây dựng phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Quản lý chi phí dự án đầu tư phải đảm bảo mục tiêu và hiệu

qu cả ủa dự án đầu tư xây dựng, các yêu cầu khách quan của kinh tế thị trường, đồng thời phải đơn giản, rõ ràng và dễ thực hiện

Nguyên tắc 2: Quản lý chi phí dự án đầu tư theo từng công trình, phù hợp với các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình, các bước thiế ế, loại nguồn vốn vt k à các quy định của nhà nước

Nguyên tắc 3: Giá cả thị trường xây dựng cũng như giá cả thị trường nói

chung, vận hành theo quy luật giá trị và chịu sự tác động của các quy luật cung cầu

và quy luật cạnh tranh, cho nên thường xuyên bi ến động Các giao dịch trong thị trường xây dựng thường diễn ra trong thời hạn khá dài, có thể trong nhiều năm, nên

sự biến động giá cả trong các thị trường có yếu tố sản xuất càng không thể tránh

khỏi V ậy cơ chế quản lý chi phí xây dựng phải thích hợp với sự biến động của ì vgiá cả xây dựng

Nguyên tắc 4: Công tác quản lý chi phí xây dựng phải nắm vững đặc điểm

của giá cả xây dựng

Nguyên tắc 5: Giá của sản phẩm xây dựng được xác định theo công trình và

phù hợp với các bước thiết kế xây dựng Phải đảm bảo tính đúng, đủ, hợp lý, phù hợp với yêu cầu thực tế của thị trường

Nguyên tắc 6: Nhà nước có vai trò kép trong quản lý chi phí xây dựng, bao

gồm vai trò quản lý nhà nước và vai trò chủ đầu tư (người bỏ vốn) Trong quản lý chi phí xây dựng cần phân biệt rõ hai vai trò này

1.2.4 Nội dung của công tác quản lý chi phí các dự án đầu tư xây dựng công

trình

Quản lý chi phí không chỉ đơn thuần là theo dõi và ghi chép các khoản chi phí phát sinh trong dự án mà còn việc phân tích, kiểm soát và quyết định các khoản chi một cách hiệu quả nhất về kinh tế đối với chủ thể tham gia dự án Quản lý chi phí bao gồm các nội dung sau:

- D ự toán chi phí

- L ập kế hoạch chi phí

- Kiểm soát chi phí

1.2.4.1 Dự toán chi phí

1- Khái niệm và vai trò của công tác dự toán

Dự toán chi phí là việc tính toán trước các chi phí dự kiến để thực hiện dự án

Dự toán được tiến hành lập nhiều lần theo tại các giai đoạn khác nhau của quá trình đầu tư với tên gọi khác nhau và mục đích sử dụng khác nhau Công việc này đòi hỏi người lập ự toán phải lường trước được các td ình huống thực tế có thể xảy ra đồng thời sử dụng nhiều linh hoạt nhiều phương pháp dự toán để dự kiến chi phí thực hiện với mức độ chính xác cao nhất

Do đặc điểm khác biệt của sản phẩm và quá trình sản xuất sản phẩm xây dựng nên công tác dự toán có vai trò rất quan trọng đối với Chủ đầu tư, nhà thầu, cơ quan quản lý có thẩm quyền trong việc quản lý và kiểm soát chi phí trong hoạt động xây

Quy trình quản lý chi phí

Hình 1-2: Quy trình quản lý chi phí

a) Đầu vào cho công tác dự toán

ào hay

Đầu v chính là cơ sở dữ liệu đầu vào cho công tác dự toán bao gồm:

- B ản vẽ thiết kế tương ứng với từng chỉ tiêu giá trong từng giai đoạn của quá trình đầu tư xây dựng công trình: thiết kế sơ bộ, thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công, thiết ế tổ chức thi công, k

- B ảng khối lượng công trình sau khi ã đ đo bóc và bảng cơ cấu phân tách công vi - WBS ệc

Công tác đo bóc khối lượng công tình xây dựng là nội dung quan trọng trong

việc lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình Sự chính xác và đầy đủ khi

đo bóc khối lượng là một trong những yếu tố quyết định trong khâu lập và quản lý chi phí xây dựng và hệ quả l ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả đầu tư của dự án.à

Cơ cấu phân tách công việc- WBS: là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án Cơ cấu phân tách công việc là căn cứ để lập các bảng kế hoạch chi phí

kế và định mức Dựa vào chỉ tiêu công suất hoặc năng lực khai thác

Dựa vào dự án tương tự

- Định mức kinh tế ỹ thuật: bao gồm các định ức dự toán và định mức tỉ - k m

l ệ

Định mức dự toán là định mức kinh tế - kỹ thuật thể hiện mức hao phí về vật liệu, lao động và máy thi công để hoàn thành một đơn vị khối lượng công tác xây lắp hoặc kết cấu xây lắp tạo thành công trình Định mức dự toán là cơ ở để chủ đầu s

tư và nhà thầu tham khảo xác định giá xây dựng

Định mức tỉ lệ là loại định mức chi phí không thể thiếu khi xác định giá xây dựng, nó là căn cứ để tính toán lượng hao phí lao động xã hội tất yếu tuy không cấu

tạo trực tiếp vào kết cấu của công trình, nhưng nó có liên quan đến quá trình hình thành nên kết cấu công trình và hình thành nên giá xây dựng

- Độ dài thời gian xây dựng: là toàn bộ thời gian định mức quy định cho mỗi loại công trình

- Giá của các yếu tố đầu vào: giá của nguyên vật liệu, máy móc thiết bị lắp đặt vào công trình, máy móc thiết bị thi công và các yếu tố khác

- Các số liệu thống kê như: các chỉ tiêu giá xây dựng (suất vốn đầu tư, giá chuẩn, ), chỉ số giá xây dựng,

- Đơn giá xây dựng

- Các rủi ro: rủi ro liên quan đến trượt giá, khối lượng phát sinh,

b) Phương pháp dự toán và công cụ dự toán

Để xác định được các chỉ tiêu giá, kỹ sư dự toán có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp dự toán sau:

b1- Dự toán dựa vào thiết kế và định mức

Đây là phương pháp lập dự toán t ực tiếp từ bảng khối lượng bóc tách từ các rbản vẽ thiết kế (thiết kế sơ bộ, thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công, thiết kế tổ chức thi công), các khối lượng khác dự tính và định mức dự toán

để xác định các chi phí cho vật liệu, nhân công, máy thi công Sau khi xác định được các chi phí trực tiếp th ử dụng các định mức tỉ lệ, định mức tì s ài chính và các chi phí khác có liên quan để xác định dự toán

Phạm vi áp dụng: Phương pháp này được áp dụng rộng rãi trong tất cả các

giai đoạn của quá trình đầu tư để xác định dự toán cho các công trình có bản vẽ thiết

Suất vốn đầu tư là chỉ tiêu xác định mức chi phí bình quân cần thiết để hoàn thành một đơn vị năng lực sản xuất hay năng lực phục vụ theo thiết kế của dự án Suất vốn đầu tư được tính trên đơn vị đo chủ yếu của công trình và trong đó đã bao

gồm các chi phí cần thiết để hoàn thành toàn bộ hạng mục công tr h đi kèm phục ìn

vụ cho việc khai thác dự án sau này

Năng lực sản xuất hoặc phục vụ của công trình thuộc dự án là khả năng sản

xuất sản phẩm hoặc phục vụ của công trình theo thiết kế cơ sở của dự án và được xác định bằng các đơn vị đo thích hợp và được ghi trong quyết định phê duyệt dự

án

Bảng dự toán chi tiết cho từng hạng mục

Chi phí VL Chi phí NC Chi phí M

Bảng tổng hợp dự toán Bảng tổng hợp chi phí trực tiếp Tính trên toàn bộ khối lượng của ừng công táct

Bảng lương công nhân

Các báo giá vật tư,

vật liệu xây dựng

Bảng tính giá vật liệu xây dựng đến hiện trường

Bảng tính giá giao vật liệu đến

Chi phí VL Chi phí NC Chi phí M

Bảng phân tích đơn giá chi tiết các công tác cho từng hạng mục

Suất vốn đầu tư xây dựng công trình là chỉ tiêu kinh t - kế ỹ thuật tổng hợp quan trọng trong công tác quản lý, là công cụ trợ giúp cho các cơ quan quản lý, Chủ đầu tư và nhà tư vấn khi xác định tổng mức đầu tư của dự án làm cơ sở để ập kế lhoạch và quản lý vốn đầu tư, xác định hiệu quả kinh tế của dự án đầu tư xây dựng.

Phạm vi áp dụng: Phương pháp này được áp dụng khi biết có các thông số dự

kiến về quy mô đầu tư, công suất, diện tích xây dựng, dự kiến về địa điểm xây dựng

và thời gian xây dựng công trình

Mức độ chính xác của phương pháp này phụ thuộc vào mức độ giống nhau giữa công trình xây dựng với công trình được chọn để tính suất vốn đầu tư, địa điểm xây dựng, thời gian xây dựng

Do mức độ chính xác của phương pháp này không cao nên thường được sử dụng trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư

Quy trình dự toán theo chỉ tiêu công suất hoặc năng lực khai thác:

b3- Lập dự toán dựa vào các dự án tương tự

Phương pháp này dựa vào số liệu các công trình xây dựng tương tự đã thực hiện để áp dụng cho việc ước tính chi phí đầu tư xây dựng công trình Việc áp dụng phải chú ý về thời gian khi xây dựng công trình tương tự đến thời điểm quy đổi về

số liệu cần tính toán, không có biến động lớn về cơ chế chính sách và giá cả thị

Suất vốn đầu tư (giá

xây dựng tổng hợp) Năng lực sản xuất (năng lực phục vụ)

Chi phí theo suất vốn đầu tư

trường mà dẫn đến làm thay đổi tỉ trọng cơ cấu chi phí trong thành phần của dự toánCác công trình xây dựng có chỉ tiêu kinh t – kế ỹ thuật tương tự là những công trình xây dựng có cùng loại, cấp công trình, quy mô, công suất của dây chuyền thiết

bị, công nghệ (đối với công trình sản xuất) tương tự nhau

Phạm vi áp dụng: Phương pháp này thường áp dụng với các công trình ã có đtiền lệ và lượng thông tin có hạn về dự án (ví dụ như trong giai đoạn đầu của dự án) Mức độ chính xác của phương pháp này cũng phụ thuộc vào mức độ giống nhau

của công trình thuộc dự án và công trình tương tự cũng như trình độ của nhóm kỹ

sư định giá

Quy trình dự toán dựa vào dự án tương tự:

b4- Dự toán theo mô hình toán h ọc

Dự toán theo mô hình toán học là dựa vào các mô hình toán, các quy tắc khống chế chi phí, hoặc mối liên hệ trong dự toán chi phí (Cost Estimating Relationships – CERs) để dự đoán chi phí của từng thành phần, hạng mục trong dự

án CERs là mối liên hệ giữa chi phí và khối lượng công việc thực hiện Dự toán theo mô hình toán học có ưu điểm là nhanh và dễ sử dụng nhất Các mô hình cũng

có thể được đơn giản hay phức tạp Tuy nhiên mức độ chính xác này phụ thuộc nhiều vào mô hình, các thông tin thống kê được sử dụng để xây dựng mô hình, hoặc

lựa chọn mối liên hệ giữa chi phí và khối lượng công việc thực hiện Phương pháp này hiện nay ít sử dụng tại Việt Nam

Chi phí thực hiện dự

án tươn ựg t Hệ số điều chỉnh thời gian Hệ số điều chỉnh địa điểm

Dự toán chưa điều

b5- Công cụ máy tính

Công cụ máy tính ngày càng được sử dụng rộng r để hỗ trợ việcãi dự toán Với những tính năng hỗ trợ, hệt thống các bảng biểu và phần mềm quản lý chi phí được thiết kế chuyên dụng cho các công cụ dự toán và mô phỏng Máy tính giúp giảm các

lỗi tính toán, tăng tốc độ dự toán và cho phép cân nhắc giữa các chi phí thay thế Ngày nay hầu hết dự toán chi phí được thực hiện với sự hỗ trợ của các phần mềm máy tính như: phần mềm dự toán, exel, Microsoft Project,

c) Đầu ra của quá trình d ự toán.

Dự toán thể hiện thông qua các chỉ tiêu giá sản phẩm xây dựng theo từng giai đoạn

Hình 1-7: Quá trình lập ế hoạch chi phí k

Phần mềm máy tính

phần mềm Microsoft Project hoặc phần mềm lập đường cong S

c) Đầu ra của quá trình lập kế hoạch chi phí

bổ theo từng hạng mục, bộ phận công trình Kế hoạch chi phí được thực hiện trên

cơ sở dự toán chi phí kết hợp với bản cấu trúc phân tách khối lượng công việc Kế hoạch chi phí theo từng giai đoạn thiết lập đường giới hạn chi phí

c2 -Đường giới hạn chi phí

Như ta đã nói ở trên, đường giới hạn chi phí là đường thể hiện kế hoạch chi phí theo giai đoạn thời gian, làm cơ sở để chủ động điều động nguồn lực, được sử

dụng để đo lường và kiểm soát chi phí của dự án trong quá trình thực hiện

Đường giới hạn chi phí có thể thể hiện dưới dạng đường chi phí tích lũy (đường cong chữ S) hoặc thể hiện dưới dạng cột:

- Đường giới hạn chi phí thể hiện dưới đường chi phí tích lũy (đường cong

chữ S): Chi phí theo từng tháng của một dự án đầu tư tiêu biểu được thể hiện dưới dạng cột Cộng các chi phí theo từng thời đoạn ta thu được đường chi phí tích luỹ Đường chi phí tích luỹ luôn luôn có dạng hình chữ S

- Đường giới hạn chi phí thể hiện bằng biểu đồ cột:Trong phương pháp thể hiện đường giới hạn chi phí bằng biểu đồ hình cột, chi phí được xác định cho từng giai đoạn thời gian và không cộng dồn với chi phí của các giai đoạn trước

1.2.4.3 Kiểm soát chi phí

1- Khái niệm ểm soát chi phíki

Khái niệm kiểm soát chi phí có thể hiểu là quá trình con người, thông qua phương pháp kiểm soát chi phí thực hiện giám sát sự hình thành chi phí, chi tiêu (thực hiện) chi phí trong suốt quá trình đầu tư xây dựng công trình và đưa ra các giải pháp cần thực hiện nhằm bảo đảm chi phí đầu tư xây dựng công trình nằm trong vòng ngân sách ã đ được phê duyệt để đạt hiệu quả đầu tư của dự án

Kiểm soát chi phí xây dựng còn được hiểu là điều khiển việc hình thành chi phí, giá xây dựng công trình sao cho không phá vỡ hạn mức đ được xác định trong ã từng giai đoạn, nó là việc làm thường xuyên, liên tục điều chỉnh những phát sinh trong suốt quá trình quản lý dự án nhằm bảo đảm cho dự án đạt được hiệu quả kinh

tế đầu tư, lợi ích x ội được xác định.ã h

2- Vai trò của kiểm soát chi phí

Sự cần thiết của kiểm soát chi phí l ần thiết do các yếu tố sau:à c

Quá trình quản lý dự án xây dựng công trình yêu cầu nhà quản lý đồng thời

Đường giới hạn chi phí

đáp ứng các yêu cầu về chất lượng công tình xây dựng, về tiến độ, về chi phí và về

an toàn lao động, Trong các mục tiêu nêu trên, mục tiêu về quản lý chi phí ngày càng có vai trò quan trọng ở nước ta hiện nay, cùng với sự đổi mới cơ chế quản lý đầu tư xây dựng, cơ chế quản lý chi phí đầu tư xây dựng cũng đã và đang được đổi

mới Nhà nước ban hành các quy chế quy định, hướng dẫn và kiểm tra về quản lý chi phí đầu tư xây dựng nhằm bảo đảm sử dụng hiệu quả vốn đầu tư, tránh thất thoát và lãng phí vốn, giảm dần sự can thiệp trực tiếp của Nhà nước, tạo ra sự chủ động cho các chủ thể tham gia hoạt động xây dựng trong việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình

Mặc dù đã có đổi mới như trên nhưng thực tế cho thấy rằng vẫn còn có những hạn chế trong việc quản lý, kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng Tình trạng các công trình xây dựng thường xuyên phải điều chỉnh tổng mức đầu tư, dự toán và phát sinh chi phí trong quá trình thực hiện còn diễn ra khá phổ biến, đặc biệt là các công trình

sử dụng vốn nhà nước Tình trạng trên do nhiều nguyên nhân gây nên, tuy nhiên nguyên nhân chủ yếu nhất là công tác quản lý chi phí, kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng còn nhiều hạn chế

Ngoài ra kiểm soát chi phí còn rất cần thiết là do những nguyên nhân sau:

- Yêu cầu của chủ đầu tư đối với việc đạt được cần bằng giữa ba yếu tố: chi phí- chất lượng - thời gian xây dựng

- Yêu cầu về hiệu quả đầu tư xây dựng công trình tạo nên áp lực đòi hỏi phải kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng

- Yêu cầu về công nghệ và xã hội học thay đổi nhanh Dự án ngày càng phức tạp, chi phí dễ vượt tầm kiểm soát Do vậy cần phải có hệ ống kiểm soát chi phí th

có hiệu quả

- Sự tham gia của nhiều nhà đầu tư vào một dự án

- Kỹ thuật, vật liệu sử dụng…giá cả thay đổi nhanh chóng, dự tính ban đầu so với quyết toán cuối cùng thường vượt Do vậy cần phải kiểm soát liên tục

3- Nội dung của k ểm soát chi phíi

Kiểm soát chi phí bao gồm các nội dung sau:

- Kiểm tra tính đúng, đầy đủ, hợp lý của các dự toán, kế hoạch chi phí

- Theo dõi các ch êu chi phí thỉ ti ực hiện dự án nhằm mục đích phát hiện các sai lệch so với ngân sách đã hoạch định

- Quản lý những thay đổi trong ngân sách nhằm mục đích thực hiện ngân sách

đã hoạch định: Nếu sự thay đổi chi phí là do công tác thực hiện th ần điều chỉnh ì ccông việc thực hiện dự án để dự án đi theo đúng hướng Nếu sự thay chi phí so với

kế hoạch là do sự sai sót trong dự toán ban đầu th ần điều chỉnh lại dự toán ban ì cđầu

- Dự báo chi phí cần thực hiện

- Ngăn chặn những quyết định sai lầm đã có trước từ trong kế hoạch

- Tập hợp đầy đủ, chính xác các bảng báo cáo, biên bản thay đổi chi phí, quyền hạn, trách nhiệm của các bên liên quan khi thay đổi chi phí

- Thông tin cho các bên liên quan về tiến trình thực hiện dự án từ góc độ tuân thủ ngân sách

4- Quy trình kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí dự án cần thiết do luôn luôn tồn tại các tác nhân tạo nên các sai lệch so với ngân sách đã hoạch định Kiểm soát chi phí là để quản lý những thay đổi trong chi phí thực hiện dự án với mục đích làm giảm các yếu tố tiêu cực và tăng các yếu tố tích cực trong sự thay đổi đó

Quy trình kiểm soát chi phí bao gồm đầu vào cho quy trình kiểm soát, phương pháp kiểm soát và đầu ra được thể hiện theo hình 1-9:

Kiểm soát chi phí dự án được thực hiện theo hai giai đoạn là kiểm soát trong giai đoạn trước xây dựng và kiểm soát ở giai đoạn thực hiện xây dựng, bao gồm:

- Ki ểm soát chi phí trong giai đoạn trước xây dựng:

1- Kiểm soát tổng mức đầu tư, kiểm soát kế hoạch chi phí sơ bộ

2- Kiểm soát dự toán, tổng dự toán công trình

3- Kiểm soát chi phí trong giai đoạn đấu thầu

- Ki ểm soát chi phí trong giai đoạn thực hiện:

1- Kiểm soát việc thanh toán giá ký hợp đồng

2- Kiểm soát chi phí khi quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình

a) Đầu vào của quy trình kiểm soát chi phí

Đầu vào của quy trình kiểm soát chi phí bao gồm:

- K ế hoạch chi phí và đường giới hạn chi phí

- Các bản báo cáo thực hiện công viêc: tiến độ hàng tháng, báo cáo giá trị sản

Hình 1-9: Quy trình kiểm soát chi phí

Đầu vào

Đường giới hạn chi phí

Báo cáo thực hiện

Yêu cầu thay đổi

Hệ thống giá trị thu được

Phần mềm kiểm soát

Đầu ra

Dự toán chi phí đã điều chỉnh

Cập nhật kế hoạch chi phí

ƯQuyết toán Bài học kinh nghiệm

Văn bản pháp luật

Hệ thống kiểm soát thanh toán chi phí

lượng, các khoản tạm ứng, khối lượng công việc nghiệm thu được thanh toán,

- Yêu cầu thay đổi: Các yêu cầu thay đổi như thay đổi thiết kế, thay đổi chi phí, thay đổi giá vật liệu đầu vào, thay đổi chế độ chính sách của nhà nước ảnh hưởng đến dự toán, điều chỉnh dự toán, khối lượng công việc phát sinh,

- S ố liệu thống kê: số liệu của các dự án đã thực hiện,

- B ảng biểu tính toán: Hệ thống các bảng biểu dùng để kiểm soát chi phí

- R ủi ro ảnh hưởng đến chi phí: bất khả kháng, lạm phát,

- Văn bản pháp luật có liên quan đến công tác quản lý chi phí

b) Phương pháp và công cụ kiểm soát chi phí

Để thực hiện hoạt động kiểm soát chi phí hiệu quả, kỹ sư quản lý chi phí có thế triển khai các hệ thống sau:

b1- Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí

Hệ thống này sẽ quyết định các chi phí có hoặc không thay đổi Hệ thống này giúp thanh toán khối lượng cho nhà thầu cũng như giúp chủ đầu tư kiểm soát các thay đổi khi chúng xuất hiện

Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí là một trong những công cụ cần thiết để kiểm soát chi phí dự án và đảm bảo dự án nằm trong vòng ngân sách Hệ thống này đưa ra các thủ tục để thay đổi ngân sách Nhà quản lý có thể kết hợp hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí với hệ t ống kiểm soát tích hợp để điều phối các thay đổi trh ên toàn bộ dự án

Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí rất quan trọng trong quy trình kiểm soát chi phí Nó giúp đội ngũ quản lý của dự án:

- Hướng dẫn các nhóm khi đưa ra các quyết định về thay đổi ngân sách

- Giúp cho tất cả các thay đổi có thể theo dõi, nhận biết

- Đảm bảo rằng những thay đổi không đúng và không chính xác sẽ bị loại bỏ.Mỗi thay đổi trong hệ thống kiểm soát thay đổi so với kế hoạch dự án thường được bắt đầu từ yêu cầu thay đổi Các thay đổi này có thể là thay đổi về ngân sách, tiến độ, hoặc hợp đồng cung ứng Khi các yêu cầu thay đổi này được gửi đi, hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí sẽ được khởi động theo quy trình sau:

b2- Hệ thống kiểm soát thanh toán chi phí

Hệ thống này nhằm kiểm soát việc thanh toán chi phí cho các nhà thầu trong hoạt động xây dựng bao gồm: Nhà thầu tư vấn, nhà thầu thi công, Cơ chế hoạt động của hệ thống này là dựa trên bảng khối lượng nghiệm thu được chấp nhận thanh toán và đơn giá của công việc (hồ sơ thanh toán) để thanh toán khối lượng cho các nhà thầu

Nhận yêu cầu thay

Hồ sơ yêu cầu Những ysơ để trình lên cấp có thẩm quyền xem xét, phê êu cầu thay đổi sẽ được lập thành hồ

duyệt Mức độ chi tiết của hồ sơ phụ thuộc vào cấp quản lý dự án Thông tin trong hồ sơ cần được cung cấp đầy đủ cho các chủ thể tham gia

dự án

Đánh giá, thẩm

định thay đổi Những yêu cầu thay đổi sẽ được xem xét đánh giá trên quan điểm tích hợp với những mục tiêu

còn lại có liên quan

Ra quyết định Dsẽ ra quyết định ựa trên những khuyến nghị, cấp có thẩm quyền

Nếu từ chối: Hồ sơ thay

đổi sẽ được đóng lại, dự

b3- Kiểm soát chi phí theo hệ thống giá trị thu được

Hệ thống giá trị thu được theo dõi việc thực hiện chi phí dự án bao gồm hai thành phần: thống kê, tức là đánh giá giá trị thực tế các công việc đã hoàn thành, và

dự báo, nghĩa là ước tính giá thành tương lai của dự án Hệ thống giá trị thu được hỗ trợ cho nhà quản lý trong việc đưa ra các quyết định thay đổi chi phí

ACWP = Chi phí thực tế của công tác được thực hiện (theo thực tế)

- Giá trị thu được - BCWP (Budgeted Cost of Work Performed)

Hình 1-11: Biểu đồ báo cáo tiến trình thực hiện công việc

Giá trị thu được BCWP là kinh phí theo dự toán của khối lượng công việc thực

tế đã hoàn thành hay khối lượng các nguồn lực theo ế hoạch d k ành cho các công

việc thực tế đã hoàn thành tính đến thời điểm báo cáo Giá trị thu được không phụ thuộc vào chi phí thực tế và được tính theo công thức:

BCWP = Giá thành kế hoạch x % công việc đã thực hiện

1- Phân tích giá trị thu được:

Các chênh lệch về chi phí và tiến độ:

- Chênh lệch chi phí: Chênh lệch chi phí (lượng tiền vượt chi thực tế) là hiệu số giữa giá trị thu được BCWP và chi phí thực tế ACWP

CV = BCWP – ACWP(Chênh lệch chi phí = Thu được – Theo thực tế)( 1.1)

CPI - hệ số hoàn thành thực tế (chỉ số thực hiện chi phí), được tính theo công thức:

CPI = BCWP ACWS (Chỉ số thực hiện chi phí = Theo thực tế ) (1.2) Thu được

- Chênh lệch tiến độ: Chênh lệch so với kế hoạch thực hiện công việc (chênh lệch tiến độ) lượng tiền vượt chi so với kế hoạch (SV - - Variance from Scheduled) là hiệu số giữa giá trị thu được BCWP và chi phí kế hoạch BCWS

SV = BCWP – BCWS(Chênh lệch tiến độ = Thu được – Theo kế hoạch) (1.3)

SPI - hệ số hoàn thành kế hoạch (chỉ số thực hiện tiến độ), được tính theo công thức

SPI = BCWP BCWS (Chỉ số thực hiện tiến độ = Theo kế hoạch ) (1.4) Thu được

Dự báo dự toán hoàn thành:

BAC = Dự toán dự án ban đầu (Ngân sách khi hoàn thành)

ETC = BAC - BCWP CPI (1.7)

Dự toán khi hoàn thành:

EAC = (ACWP + ETC) (1.8)

Chỉ tiêu vượt chi toàn bộ dự án (VAC- Variance at Completion):

VAC = BAC - EAC (1.9)

Các tỷ số được sử dụng trong hệ thống giá trị thu được để dự báo chi phí để

hoàn thành một dự án CPI được sử dụng để dự đoán về độ lớn của một khoản vượt

quá hoặc thấp hơn chi phí có thể xảy ra Nó điều chỉnh ngân sách dựa trên kết quả

thực tế đã qua SPI được sử dụng để dự báo độ lớn của ột khoảng thời gian vượt m

trước hoặc chậm tiến độ có thể xảy ra

Phương pháp phân tích giá trị thu được yêu cầu phân tích chi tiết hơn trong

quản lý giá thành dự án cũng như cố gắng nhiều hơn từ nhà quản lý dự án trong vấn

đề thu thập phân tích và xử lý thông tin

c) Đầu ra của quá tr ình ki ểm soát chi phí

- Dự toán chi phí đ được điều chỉnh ã

- Ngân sách đ được cập nhật theo dự toán điều chỉnhã

- Dự báo ngân sách hoàn thành

- Quyết toán

- Bài học kinh nghiệm

1.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến giá sản phẩm xây dựng và công tác quản lý

chi phí

1.3.1 Các vấn đề về cơ chế, chính sách

Như ta đã biết, hoạt động xây dựng là một trong những lĩnh vực đặc biệt trong

đó Nhà nước là khách hàng lớn nhất Mặc dù trong một vài năm trở lại đây, Nhà

nước đ ăng cường quyền tự chủ ã t cho các doanh nghiệp trong công tác quản lý chi

phí, nhưng để đảm bảo quản lý xây dựng thống nhất trên toàn quốc Nhà nước vẫn

ban hành hệ thống văn bản pháp luật, tiêu chuẩn, quy chuẩn, chính sách,…mang

tính bắt buộc hoặc hướng dẫn tham khảo với hoạt động xây dựng nói chung và công

tác quản lý chi phí xây dựng nói riêng

1.3.2 Các nhân tố khách quan

Các nhân tố này bao gồm:

1- Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của sản phẩm xây dựng và quá trình sản xuất sản phẩm xây dựng

Sản phẩm xây dựng có những đặc điểm khác ệt so với những sản phẩm của bicác ngành khác Những đặc điểm này ảnh hưởng rất lớn đến giá sản phẩm xây dựng cũng như công tác quản lý chi phí xây dựng (Mục 1.1.1)

2- Tác động của môi trường khách quan

- Môi trường tự nhiên:

Do đặc điểm của sản phẩm xây dựng nên môi trường tự nhiên là một trong những yếu tố khách quan ảnh hưởng lớn nhất đến giá cả và công tác quản lý chi phí sản phẩm xây dựng Các tác nhân ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí có thể kể tới như: mưa gió, bão lũ, lụt, sạt lở,…

- Môi trường kinh tế, chính trị: Các nhân tố ảnh hưởng như giá cả, lạm phát,

khủng hoảng kinh tế, khan hiếm, dư thừa hàng hóa, bạo loạn, mất ổn định chính trị, khả năng cạnh tranh,…

Một trong các yếu tố quan trọng giúp xác định giá cả của sản phẩm xây dựng

là giá cả của ếu tố đầu vào Như ta đã thấy trong vài năm gần đây do sự biến động ycủa thị trường, đặc biệt là giá cả của vật liệu đầu vào cho xây dựng đ ảnh hưởng rất ã lớn đến giá sản phẩm xây dựng Sự thay đổi liên tục của giá cả khiến cho công tác quản lý chi phí khó khăn và phức tạp hơn

- Môi trường văn hóa, x ội: Các yếu tố ảnh hưởng bao gồm: phong cách, tư ã hduy, lối sống, phong tục tập quán, yếu tố thẩm mỹ, tệ nạn xã hội,…

Có thể nói rằng quản lý là một nghệ thuật V ậy công tác quản lý chịu ảnh ì vhưởng rất nhiều ởi văn hóa, x b ã hội của từng vùng miền, từng đất nước, khu vực Việt nam là đất nước đang phát triển do vậy chúng ta có thể học hỏi những kinh nghiệm quản lý chi phí ở một số nước phát triển như Mỹ, Nhật, …Tuy nhiên chúng

ta không dập khuôn nhưng kiến thứ ấy mc à phải vận dụng chúng để phù hợp với thực tế ở Việt Nam

- Môi trường kỹ thuật, công nghệ: Sự phát triển, ứng dụng công nghệ, kỹ thuật trong việc thiết kế, thi công công trình mới giúp giảm giá sản phẩm xây dựng,

hỗ trợ công tác quản lý chi phí

- Môi trường quốc tế: Toàn cầu hóa, trao đổi công nghệ, kinh nghiệm, nhân lực, hợp tác quốc tế,…cũng có ảnh hưởng đến giá sản phẩm xây dựng và công tác quản lý chi phí

3- Rủi ro dự án

Các loại môi trường trên đều chứa đựng rất nhiều rủi ro Công tác quản lý chi phí phải xem xét một cách toàn diện và thận trọng các loại rủi ro Các rủi ro này có thể nhận dạng được hoặc không nhận dạng được, khắc phục được hoặc không khắc phục được, có thể xuất phát từ chủ quan của con người hoặc khách quan Tuy nhiên các r ro mang tính khách quan nhiủi ều và thường nằm ngoài sự kiểm soát của chủ thể Chính v ậy các rủi ro nì v ày luôn cần xem xét một cách cẩn thận và toàn diện để giúp chủ đầu tư đưa ra các quyết định đúng đắn

1.3.3 Các nhân tố mang tính chủ quan

1.3.3.1 Các nhân tố xuất phát từ cơ quan quản lý vĩ mô

a Các Bộ chuyên ngành:

Tổ chức quản lý xây dựng v ổ chức quản lý xây dựng công trà t ình nói riêng ở nước ta còn nhiều yếu kém Vấn đề này xuất phát theo hệ thống từ các cơ quan quản

lý vĩ mô cho đến chủ đầu tư, nhà ầu Sự yếu kém vth à thiếu kinh nghiệm trong việc

tổ chức quản lý chi phí xây dựng được thể hiện như hệ thống quản lý chi phí đầu tư xây dựng chưa hoàn chỉnh, còn nhiều vướng mắc, chồng chéo, vụn vặt, sự phối hợp giữa các Bộ chưa thật tốt, không linh hoạt…Để thực hiện một dự án các bên liên quan cần phải thu thập rất nhiều văn bản, quy định do nhiều Bộ ban hành, tại nhiều thời điểm khác nhau gây khó khăn và kém hiệu quả cho công tác quản lý chi phí

b Địa phương nơi có dự án

Các địa phương còn nhiều lúng túng trong việc giải quyết các vấn đề về cấp giấy phép xây dựng, giải phóng mặt bằng còn nhiều bất cập Tồn tại nhiều công trình xây dựng mà chưa được cấp phép dẫn đến khi phát hiện phải phá đi làm lại