CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ XDCT TẠI CIENCO4
3.4. Đề xuất một số giải pháp ho àn thi ện công tác quản lý chi phí… 97
3.4.1 Các giải pháp ho àn thi ện cơ chế quản lý chi phí tại T CT
Các giải pháp hoàn thiện cơ chế quản lý liên quan đến hoàn thiện cơ cấu bộ máy, quy trình, văn bản quản lý chi phí trong ổng T công ty bao gồm:
3.4.1.1 Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Giải pháp này đưa ra với nguyên tắc tham khảo v để thay đổi cơ cấu tổ chức ì của một ổng công là tương đối phức tạp, cần nhiều thời gian, công sức vT à có sự quyết tâm của Ban lãnh đạo ổng T công ty. Dựa trên phân tích cơ cấu tổ chức hiện tại của ổng công ty XDCTGT4, luận văn kiến nghị một số giải pháp như sau: T
1- Cơ cấu tổ chức:
Do có bộ phận quản lý chi phí (Phòng quản lý chi phí) nên các công việc liên quan đến quản lý chi phí dự án ở các phòng ban khác sẽ chuyển sang bộ phận quản lý chi phí.
Căn cứ vào cơ cấu hiện nay của ổng công tyT và để giảm tránh sự phối hợp
chồng chéo, không ăn khớp giữa các phòng ban, kiến nghị xây dựng cơ cấu tổ chức theo ma trận:
Theo cơ cấu này: Khi cần thực hiện một dự án nào đó Chủ tịch HĐTV hoặc Tổng giám đốc sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án, các phòng ban chức năng sẽ cử ra các cán bộ tương ứng để cùng tham gia thực hiện dự án. Khi dự án kết thúc những người tham gia dự án lại trở về phòng ban cũ. Việc cắt cử như thế tạo thành các dòng các ô như một ma trận.
- Ưu điểm:
+ Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng. Tập trung được các nguồn lực vào khâu xung yếu.
+ Có tính năng động cao, dễ di chuyển các cán bộ quản lý dự án có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau.
+ Giảm bớt chồng chéo, không ăn khớp giữa các phòng ban
+ Sử dụng chuyên gia có hiệu quả, tận dụng các chuyên gia có khả năng chuyên môn giỏi sẵn có. Kết hợp được năng lực của cán bộ quản lý dự án và các chuyên gia.
+ Giảm bớt cồng kềnh cho bộ máy quản lý dự án. Có thể đáp ứng nhanh các thay đổi của môi trường.
+ Có thể dễ dàng chuyển đổi sang các cơ cấu khác như cơ cấu tổ chức theo dự án/sản phẩm, hoặc cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng như ban đầu.
- Nhược điểm:
+ Hiện tượng song trùng Lãnh đạo dẫn đến không thống nhất mệnh lệnh.
+ Thường xảy ra mâu thuẫn giữa người quản lý dự án và những người Lãnh đạo các chức năng.
+ Cơ cấu phức tạp, không bền vững, đòi hỏi phải có tinh thần hợp tác cao.
- Điều kiện áp dụng cơ cấu ma trận đối với ổng công tyT :
+ Luôn thống nhất mục tiêu, quan điểm, phương thức hoạt động trước khi thực hiện dự án cho các thành viên dự án.
+ Tùy theo tích chất, tầm quan trọng dự án và mục tiêu phát triển ủa Tổng c
công ty mà tuân thủ nguyên tắc tập trung một Lãnh đạo khi thực hiện dự án. Trong trường hợp dự án quan trọng thì quyền ưu tiên của dự án sẽ đặt trên các phòng ban chức năng và ngược lại.
+ Rèn luyện các kỹ năng làm việc nhóm cho các thành viên.
+ Phải luôn chủ động trong mọi tình huống như: thay đổi nhân sự, giải quyết mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm dự án,...
+ Tạo điều kiện trao đổi kinh nghiệm làm việc giữa các nhóm.
Chủ tịch hội đồng TV - Tổng
giám đốc
Dự án 1 Dự án 2 Dự án 3
PHÒNG KINH DOANH- THỊ TRƯỜNG
PHÒNG QUẢN LÝ CHI PHÍ
PHÒNG KỸ THUẬT
PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ
TOÁN
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
Nhân
sự Nhân
Nhân sự sự
Nhân Nhân
sự Nhân
sự
Nhân
sự Nhân
Nhân sự sự
Nhân
sự Nhân
Nhân sự sự
Nhân
sự Nhân
Nhân sự sự
Hình 3-1: Cơ c u t ch c ma tr n ki n nghấ ổ ứ ậ ế ị cho Tổng công ty
2- Nhân sự quản lý chi phí
Theo kinh nghiệm quản lý của các quốc gia tiên tiến khác, vấn đề cấp thiết đặt ra lúc này là thành lập Phòng quản lý chi phí riêng hoặc bộ phận quản lý chi phí (có thể nằm trong cơ cấu của phòng KD-TT hoặc Ban quản lý dự án). Bộ phận quản lý chi phí bao gồm các kỹ sư định giá và quản lý chi phí. Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý chi phí xây dựng từ khởi đầu đến khi dự án được hoàn thành. Trong quá trình thực hiện, bộ phận quản lý chi phí chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí từ ngân sách đến thanh toán cuối cùng.
a) Yêu cầu đối với nhân sự quản lý chi phí:
a1- Về trình độ chuyên môn:
-Yêu cầu chung:
+ Lập và thẩm tra tổng mức đầu tư của dự án đầu tư xây dựng công trình + Đánh giá hiệu quả dự án đầu tư xây dựng công trình
+ Xác định ch êu suỉ ti ất vốn đầu tư, định mức đầu tư, đơn giá xây dựng công trình, chỉ số giá xây dựng
+ Đo bóc khối lượng công trình + Lập, thẩm tra dự toán công trình
+ Lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng + Xác định giá gói thầu, giá hợp đồng
+ Lập hồ sơ thanh toán, quyết toán công trình
+ Thanh toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình + Các công việc khác
- Yêu cầu riêng của ổng công tyT :
+ Nắm vững các quy định liên quan đến công tác quản lý chi phí + Có kiến thức chuyên môn kỹ thuật
+ Dự đoán được rủi ro về chi phí + Dự báo chi phí
+ Xử lý tình huống tốt, phản ứng nhanh, linh hoạt + Làm việc nhóm
+ Phẩm chất cá nhân phù hợp: Chăm chỉ, cẩn thận, nhiệt tình.
+ Ngoại ngữ và tin h ọc a2 - Yêu cầu về bằng cấp:
Yêu cầu này đỏi hỏi người trình độ chuyên môn thực sự thì các nhân sự quản lý chi phí phải có bằng cấp, chứng chỉ phù hợp theo quy định của pháp luật hiện hành.
Yêu cầu này là căn cứ để Tổng công ty có những kế hoạch trong tuyển dụng và bố trí nhân sự quản lý chi phí.
B ng 3-1:ả Yêu c u v b ng c p i v i nhân s qu n lý chi phí t i Tầ ề ằ ấ đố ớ ự ả ạ ổng công ty Trưởng phòng Phó phòng/Tổ
trưởng
Nhân viên
Chứng chỉ kỹ sư định giá hạng 1
Chứng chỉ kỹ sư định giá hạng 1
- 100% có chứng chỉ Kỹ sư định giá
- Tối thiểu 20% số nhân viên có Chứng chỉ kỹ sư định giá hạng 1
3- Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cụ thể của bộ phận quản lý chi phí tại Tổng công tynhư sau:
a. Nhiệm vụ
Tham mưu cho cấp có thẩm quyền ra quyết định trong quá trình quản lý dự án.
Nhiệm vụ chủ yếu của Bộ phận quản lý chi phí là quản lý tất cả các khoản chi phí phát sinh liên quan đến công trình đảm bảo chi phí trong vòng ngân sách, cụ thể.
- Lập dự toán, thẩm tra theo các giai đoạn của quá trình đầu tư, phù hợp với quy định của pháp luật, điều kiện thực tế của công trình đảm bảo mục tiêu, hiệu quả của quá trình đầu tư.
- Tham gia lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng - Lập kế hoạch chi phí theo từng giai đoạn.
- Thực hiện kiểm soát chi phí theo kế hoạch chi phí đã đặt ra:
+ Thực hiện phương pháp kiểm soát chi phí theo quy định thống nhất
+ Lập hệ thống báo cáo ần thiết trong quá trc ình quản lý và kiểm soát
+ Báo cáo, phân tích, đề xuất với Chủ tịch HĐTV và Tổng giám đốc dự án của Chủ đầu tư để người có thẩm quyền ra quyết định.
+ Bảo đảm tuân thủ bất đẳng thức sau:
b. Quyền hạn
- Được tham gia vào tất cả các vấn đề trong hoạt động xây dựng công trình có liên quan tới chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình.
- Duy trì vị trí quản lý chi phí dự án từ suốt quá trình chuẩn bị đầu tư, thực hiện dự án và đưa công trình vào khai thác sử dụng.
- Đề xuất phương pháp lập dự toán, kế hoạch chi phí, kiểm soát chi phí, hệ thống báo cáo để kiểm soát chi phí.
- Độc lập không chịu tác động từ bất cứ chủ thể nào tham gia dự án đầu tư xây dựng công trình.
- Báo cáo trung thực về tình hình chi phí của dự án.
c. Trách nhiệm
Chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại đối với những lỗi do mình gây ra trong quá trình thực hiện theo quy định của ổng công tyT và pháp luật của Nhà nước.
3.4.1.2 Giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý chi phí
Hiện nay cải cách quy trình quản lý chi phí là một vấn đề quan trọng đối với Tổng công ty. Một quy trình quản lý chi phí chặt chẽ, khoa học là nền tảng cơ bản cho hoạt động quản lý. Quy trình quản lý này sẽ do bộ phận quản lý chi phí thực hiện. Quy trình quản lý được chia làm ba giai đoạn và được thể hiện theo hình 3-3 và bao gồm các giai đoạn chi tiết như sau:
Tổng mức
đầu tư Dự toán (Tổng
dự toán) Giá gói
th ầu Giá ký hợp đồng
Giá quyết toán hợp đồng
≥ ≥ ≥ ≥
Hình 3-2: S m i quan h giơ đồ ố ệ ữa các loại giá công trình xây d ng ự
Tổng mức đầu tư Vốn quyết toán
công trình
≥
1- Giai đoạn Lập dự toán:
Yêu cầu:
- Thu thập các tài liệu cần thiết để lập dự toán tùy theo từng chỉ tiêu giá trong đó đặc biệt chú ý đến cập nhật các dự toán đ điều chỉnh và quã ản lý rủi ro.
- Đảm bảo sự phù hợp giữa khối lượng công việc trong dự toán và thiết kế, kiểm tra kỹ khối lượng trước khi lập dự toán.
- Trong các giai đoạn đầu cần xác định lượng vốn tạm ứng cho nhà thầu. Vốn tạm ứng được lấy căn cứ theo các quy định hiện hành.
- Xây dựng hệ thống số liệu thống kê về các định mức, đơn giá, phương pháp xác định dữ liệu đầu vào như giá vật liệu, tiền lượng công nhân,...
Nội dung thực hiện:
Sử dụng các biện pháp lập dự toán khác nhau và các công cụ ần thiết để đảm c bảo độ chính xác theo yêu cầu để triển khai các bước tiếp theo.
2- Giai đoạn Lập kế hoạch chi phí:
Kế hoạch chi phí được lập sau khi đ ập dự toán cho công việc.ã l Yêu cầu:
- Thu thập các căn cứ cần thiết cho công tác lập kế hoạch chi phí
- Xây dựng kế hoạch chi phí phù hợp để phục vụ cho việc kiểm soát chi phí trong các giai đoạn sau.
Phổ biến kế hoạch chi phí đến cán bộ quản lý hoặc chủ thể liên quan.
- Nội dung thực hiện:
Tùy theo mục đích của chủ thể sử dụng và yêu cầu công việc mà kế hoạch chi phí có thể được lập theo:
- Kế hoạch chi phí theo từng hạng mục, bộ phận - Kế hoạch chi phí theo đầu mục chi phí
- Mức độ chi tiết của kế hoạch chi phí phụ thuộc vào mức độ chi tiết của thời gian.
- Phương pháp thể hiện: Kế hoạch chi phí dưới dạng đường c ữ S, hh ình cột hoặc kết hợp.
Tổng mức đầu tư Kế hoạch chi phí sơ bộ
Hệ thống kiểm soát và thay đổi chi phí
Chuẩn bị dự
án
Giai đoạn đấu th ầu
Giai đoạn công thi
Kết thúc dxây ựng,
giao bàn
Quyết định điều chỉnh Dự toán xây dựng Kế hoạch chi phí
Giá gói th ầu Kế hoạch chi phí gói th ầu
Giá ký kết hợp đồng Kế hoạch chi phí nhà th ầu
Giá thanh toán Kế hoạch thanh toán giai đoạn
Giá quyết toán hợp đồng
Giá quyết toán vốn đầu tư
Môi trường dự án
Trình tự thực hiện Điều chỉnh chi phí Ghi chú:
Thẩm định và phê duyệt
3- Giai đoạn kiểm soát chi phí
a. Hệ thống kiểm soát thanh toán chi phí cho nhà th ầu Trình tự thực hiện:
Bước 1: Nghiệm thu công việc
Thành phần tham gia nghiệm thu bao gồm:
- Tư vấn giám sát thi công - Đại diện nhà thầu thi công - Đại diện Ban quản lý dự án - Đại điện bộ phận quản lý chi phí
- Đại điện ổng công tyT (đối với hạng mục lớn)
Bước 2: Lập Hồ sơ yêu cầu thay đổi và khởi động hệ thống kiểm soát thay đổi Bước 3: Thẩm tra hồ sơ thanh toán của nhà thầu
Hồ sơ thanh toán khối lượng xây lắp:
- Hợp đồng kinh tế ữa Chủ đầu tư và nhà thầugi - Bảng tính khối lượng xây lắp hoàn thành - Bảng thanh toán khối lượng xây lắp hoàn.
- Hồ sơ khối lượng phát sinh nhà thầu đề nghị - Hồ sơ bản vẽ hoàn công giai đoạn hoàn thành - Báo cáo quá trình thi công của nhà thầu xây lắp - Nhật ký thi công
- Hồ sơ chất lượng: các biên bản nghiệm thu công việc, nghiệm thu giai đoạn, các chứng chỉ có liên quan.
Hồ sơ thanh toán khối lượng mua sắm thiết bị, vật tư - Hợp đồng mua sắm vật tư thiết bị.
- Hóa đơn hoặc phiếu xuất kho (đối với thiết bị mua trong nước) hoặc chứng từ nhập khẩu (đối với thiết bị nhập).
- Phiếu nhập kho (đối với thiết bị không cần lắp) hoặc phiếu thanh toán, quyết toán khối lượng lắp đặt thiết bị (đối với thiết bị cần lắp).
- Các chứng từ vận chuyển, phí lưu kho, thuế, bảo hiểm.
- Phiếu thanh toán và các chứng từ liên quan.
- Hồ sơ chất lượng
Thanh toán khối lượng khác:
- Hợp đồng ký kết
- Bảng kê chi phí, chứng từ, hoá đơn hợp lệ có liên quan - Hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ chất lượng,…
Bước 4: Thanh toán khối lượng hoàn thành
Bước 5: Thống kê và báo cáo tình hình thực hiện chi phí theo giai đoạn.
Bước 6: Khởi động hệ thống kiểm soát chi phí theo giá trị thu được. Kiến nghị giải pháp khống chế chi phí.
b. Hệ thống kiểm soát chi phí Yêu cầu:
- Thu thập đầy đủ các số liệu về tình hình thực hiện chi phí. Thông thường các số liệu này sẽ do cán bộ quản lý chi phí thống kê trong báo cáo tình hình thực hiện chi phí theo tiến độ.
- Thu thập các yêu cầu thay đổi đ được phã ê duyệt.
Nội dung thực hiện:
- So sánh chi phí đã thực hiện với kế hoạch chi phí
- Phân tích theo hệ thống giá trị thu được: xác định hiện trạng chi phí của dự án - Trình bày các nguyên nhân gây nên hiện trạng đó
- Đưa ra các giải pháp kiến nghị - Dự báo ngân sách trong giai đoạn sau
- Trình người có thẩm quyền phê duyệt các yêu cầu thay đổi nếu có c. Hệ thống kiểm soát thay đổi
Yêu cầu:
Kiểm soát chặt chẽ và đầy đủ các yêu cầu thay đổi (khối lượng phát sinh, thiết kế thay đổi, đơn giá thay đổi,...) để trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định nhằm mục đích đảm bảo lợi ích của các bên tham gia dự án cũng như đạt được mục tiêu mà dự án đ đạt ra.ã
Nội dung thực hiện: Tìm hiểu, xác định, thu nhận các yêu cầu thay đổi từ:
+ Chủ đầu tư + Nhà th ầu + Tư vấn thiết kế
+ Cơ chế chính sách của nhà nước + Các yếu tố bất khả kháng - Lập hồ sơ yêu cầu thay đổi bao gồm:
+ Tờ trình xin phê duyệt thay đổi + Căn cứ, nguyên nhân thay đổi
+ Nội dung thay đổi: Trong đó trình bày chi tiết khối lượng và giá thay đổi.
+ Phân tích khó khăn và thuận lợi khi thực hiện yêu cầu thay đổi + Kết luận và kiến nghị giải pháp thực hiện
- Đánh giá và thẩm định thay đổi - Ra quyết định
+ Từ chối thay đổi: Hồ sơ thay đổi sẽ được đóng lại, dự án được thực hiện như cũ.
+ Chấp nhận thay đổi: Các thay đổi sẽ được thông báo cho các chủ thể liên quan. Các dự toán, kế hoạch chi phí có liên quan được cập nhập thay đổi để phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí.
4- Quyết định điều chỉnh, phê duyệt sẽ do Hội đồng thẩm định của Tổng công ty quyết định bao gồm:
- Chủ tịch HĐTV
- Tổng giám đốc công ty
- Phó tổng giám đốc phụ trách xây dựng - Phòng quản lý chi phí
- Phòng Kinh doanh – Thị trường - Phòng Kỹ thuật – Công nghệ - Phòng tài chính – kế toán
- Ban quản lý ự án đầu tư và xây dựngd
5- Quyết toán hợp đồng: Hồ sơ quyết toán hợp đồng do nhà thầu lập và được thực hiện ngay khi công trình đưa vào hoạt động
6- Quyết toán vốn đầu tư: do Phòng quản lý chi phí lập và trình người có thẩm quyền quyết định.
3.4.1.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống biểu mẫu phục vụ cho công tác quản lý chi phí
Các biểu mẫu, hồ sơ được xây dựng mang tính thống nhất và toàn diện từ quá trình chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn quyết toán vốn đầu tư. Sau đây các biểu mẫu, hồ sơ khuyến nghị sử dụng trong ổng công tyT .
1- Giai đoạn lập dự toán a. Tổng mức đầu tư
- Biểu mẫu Tổng mức đầu tư được phê duyệt - Kế hoạch chi phí sơ bộ
- Hồ sơ thay đổi tổng mức đầu tư
- Quyết định phê duyệt điều chỉnh tổng mức đầu tư - Tổng mức đầu tư điều chỉnh
- Kế hoạch chi phí sau điều chỉnh b. Dự toán xây dựng công trình/ Tổng dự toán
- Biểu mẫu Dự toán/ Tổng dự toán được phê duyệt - Kế hoạch chi phí
- Hồ sơ thay đổi Dự toán/Tổng dự toán
- Quyết định phê duyệt điều chỉnh Dự toán/Tổng dự toán - Dự toán/Tổng dự toán điều chỉnh
- Kế hoạch chi phí sau điều chỉnh c. Giá gói th ầu
- Biểu mẫu phân chia gói thầu - Kế hoạch chi phí gói thầu - Điều chỉnh gói thầu, giá gói thầu