CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ THỰC HIỆN
1.2. Quản lý chi phí trong các dự án đầu tư xây dựng công
1.2.4. Nội dung của công tác quản lý chi phí các dự án
Quản lý chi phí không chỉ đơn thuần là theo dõi và ghi chép các khoản chi phí phát sinh trong dự án mà còn việc phân tích, kiểm soát và quyết định các khoản chi một cách hiệu quả nhất về kinh tế đối với chủ thể tham gia dự án. Quản lý chi phí bao gồm các nội dung sau:
- Dự toán chi phí - Lập kế hoạch chi phí - Kiểm soát chi phí
1.2.4.1 Dự toán chi phí
1- Khái niệm và vai trò của công tác dự toán
Dự toán chi phí là việc tính toán trước các chi phí dự kiến để thực hiện dự án.
Dự toán được tiến hành lập nhiều lần theo tại các giai đoạn khác nhau của quá trình đầu tư với tên gọi khác nhau và mục đích sử dụng khác nhau. Công việc này đòi hỏi người lập ự toán phải lường trước được các td ình huống thực tế có thể xảy ra đồng thời sử dụng nhiều linh hoạt nhiều phương pháp dự toán để dự kiến chi phí thực hiện với mức độ chính xác cao nhất.
Do đặc điểm khác biệt của sản phẩm và quá trình sản xuất sản phẩm xây dựng nên công tác dự toán có vai trò rất quan trọng đối với Chủ đầu tư, nhà thầu, cơ quan quản lý có thẩm quyền trong việc quản lý và kiểm soát chi phí trong hoạt động xây dựng sau này.
2- Quá trình dự toán
Quá trình dự toán được thể hiện theo sơ đồ:
Dự toán chi phí
Kế hoạch
chi phí Kiểm soát chi phí Quy trình quản lý chi phí
Hình 1-2: Quy trình quản lý chi phí
a) Đầu vào cho công tác dự toán ào hay
Đầu v chính là cơ sở dữ liệu đầu vào cho công tác dự toán bao gồm:
- Bản vẽ thiết kế tương ứng với từng chỉ tiêu giá trong từng giai đoạn của quá trình đầu tư xây dựng công trình: thiết kế sơ bộ, thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công, thiết ế tổ chức thi công,... k
- Bảng khối lượng công trình sau khi ã đ đo bóc và bảng cơ cấu phân tách công vi - WBS. ệc
Công tác đo bóc khối lượng công tình xây dựng là nội dung quan trọng trong việc lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình. Sự chính xác và đầy đủ khi đo bóc khối lượng là một trong những yếu tố quyết định trong khâu lập và quản lý chi phí xây dựng và hệ quả l ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả đầu tư của dự án.à
Cơ cấu phân tách công việc- WBS: là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án. Cơ cấu phân tách công việc là căn cứ để lập các bảng kế hoạch chi phí .
Hình 1-3: Quá trình dự toán Đầu vào
Bảng khối lượng (WBS) Định mức kinh tế – kỹ
thuật
Độ dài thời gian xây dựng
Số liệu thống kê Giá của yếu tố đầu vào
Bản vẽ thiết kế
Rủi ro
Phương pháp/ công cụ Dựa vào bản vẽ thiết
kế và định mức Dựa vào chỉ tiêu công
suất hoặc năng lực khai thác
Dựa vào dự án tương tự
Phần mềm dự toán Dựa vào mô hình toán
h
Đầu ra
Dự toán
- Định mức kinh tế - kỹ thuật: bao gồm các định ức dự toán và định mức tỉ m l ệ.
Định mức dự toán là định mức kinh tế - kỹ thuật thể hiện mức hao phí về vật liệu, lao động và máy thi công để hoàn thành một đơn vị khối lượng công tác xây lắp hoặc kết cấu xây lắp tạo thành công trình. Định mức dự toán là cơ ở để chủ đầu s tư và nhà thầu tham khảo xác định giá xây dựng.
Định mức tỉ lệ là loại định mức chi phí không thể thiếu khi xác định giá xây dựng, nó là căn cứ để tính toán lượng hao phí lao động xã hội tất yếu tuy không cấu tạo trực tiếp vào kết cấu của công trình, nhưng nó có liên quan đến quá trình hình thành nên kết cấu công trình và hình thành nên giá xây dựng
- Độ dài thời gian xây dựng: là toàn bộ thời gian định mức quy định cho mỗi loại công trình.
- Giá của các yếu tố đầu vào: giá của nguyên vật liệu, máy móc thiết bị lắp đặt vào công trình, máy móc thiết bị thi công và các yếu tố khác.
- Các số liệu thống kê như: các chỉ tiêu giá xây dựng (suất vốn đầu tư, giá chuẩn,...), chỉ số giá xây dựng,....
- Đơn giá xây dựng
- Các rủi ro: rủi ro liên quan đến trượt giá, khối lượng phát sinh,....
b) Phương pháp dự toán và công cụ dự toán
Để xác định được các chỉ tiêu giá, kỹ sư dự toán có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp dự toán sau:
b1- Dự toán dựa vào thiết kế và định mức
Đây là phương pháp lập dự toán t ực tiếp từ bảng khối lượng bóc tách từ các r bản vẽ thiết kế (thiết kế sơ bộ, thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công, thiết kế tổ chức thi công), các khối lượng khác dự tính và định mức dự toán để xác định các chi phí cho vật liệu, nhân công, máy thi công. Sau khi xác định được các chi phí trực tiếp th ử dụng các định mức tỉ lệ, định mức tì s ài chính và các chi phí khác có liên quan để xác định dự toán.
Phạm vi áp dụng: Phương pháp này được áp dụng rộng rãi trong tất cả các
giai đoạn của quá trình đầu tư để xác định dự toán cho các công trình có bản vẽ thiết kế, được nhiều chủ thể sử dụng.
Mức độ chính xác của phương pháp này phụ thuộc vào mức độ chính xác và chi tiết của các dữ liệu cơ sở đầu vào.
Quy trình xác định dự toán theo phương pháp dựa vào thiết kế và định mức như hình 1-4.
b2- Dự toán dựa theo chỉ tiêu công suất hoặc năng lực khai thác công trình Phương pháp này dựa vào diện tích hoặc công suất sử dụng của công trình và giá xây dựng tổng hợp theo bộ phận kết cấu, theo diện tích, công năng sử dụng, suất vốn đầu tư xây dựng công trình tương ứng tại thời điểm lập dự án có điều chỉnh, bổ sung những chi phí chưa tính trong giá xây dựng tổng hợp và suất vốn đầu tư để xác định dự toán.
Suất vốn đầu tư là chỉ tiêu xác định mức chi phí bình quân cần thiết để hoàn thành một đơn vị năng lực sản xuất hay năng lực phục vụ theo thiết kế của dự án.
Suất vốn đầu tư được tính trên đơn vị đo chủ yếu của công trình và trong đó đã bao gồm các chi phí cần thiết để hoàn thành toàn bộ hạng mục công tr h đi kèm phục ìn vụ cho việc khai thác dự án sau này.
Năng lực sản xuất hoặc phục vụ của công trình thuộc dự án là khả năng sản xuất sản phẩm hoặc phục vụ của công trình theo thiết kế cơ sở của dự án và được xác định bằng các đơn vị đo thích hợp và được ghi trong quyết định phê duyệt dự án.
Bảng dự toán chi tiết cho từng hạng mục
Chi phí VL Chi phí NC Chi phí M
Bảng tổng hợp dự toán Bảng tổng hợp chi phí trực tiếp Tính trên toàn bộ khối lượng của ừng công táct Bảng tổng hợp
khối lượng công tác từng hạng
mục
Bảng giá dự toán ca
máy và thiết bị Bảng
lương công nhân Các báo giá vật tư,
vật liệu xây dựng
Bảng tính giá vật liệu xây dựng đến hiện
trường Bảng tính
giá giao vật liệu đến hiện trường
Định mức dự toán xây
dựng công trình
Các hao phí VL, NC, M (hiện vật) cho 1 đơn vị
khối lượng công tác
Chi phí VL Chi phí NC Chi phí M Bảng phân tích đơn giá chi tiết các công tác cho từng hạng mục Bảng tính
chi phí vận chuyển
(tính bằng tiền) cho 1 đ.vị khối lượng công tác
Đơn giá tổng hợp
Định mức tỉ lệ và định mức tài chính, các chi
phí khác
Suất vốn đầu tư xây dựng công trình là chỉ tiêu kinh t - kế ỹ thuật tổng hợp quan trọng trong công tác quản lý, là công cụ trợ giúp cho các cơ quan quản lý, Chủ đầu tư và nhà tư vấn khi xác định tổng mức đầu tư của dự án làm cơ sở để ập kế l hoạch và quản lý vốn đầu tư, xác định hiệu quả kinh tế của dự án đầu tư xây dựng.
Phạm vi áp dụng: Phương pháp này được áp dụng khi biết có các thông số dự kiến về quy mô đầu tư, công suất, diện tích xây dựng, dự kiến về địa điểm xây dựng và thời gian xây dựng công trình
Mức độ chính xác của phương pháp này phụ thuộc vào mức độ giống nhau giữa công trình xây dựng với công trình được chọn để tính suất vốn đầu tư, địa điểm xây dựng, thời gian xây dựng.
Do mức độ chính xác của phương pháp này không cao nên thường được sử dụng trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư.
Quy trình dự toán theo chỉ tiêu công suất hoặc năng lực khai thác:
b3- Lập dự toán dựa vào các dự án tương tự
Phương pháp này dựa vào số liệu các công trình xây dựng tương tự đã thực hiện để áp dụng cho việc ước tính chi phí đầu tư xây dựng công trình. Việc áp dụng phải chú ý về thời gian khi xây dựng công trình tương tự đến thời điểm quy đổi về số liệu cần tính toán, không có biến động lớn về cơ chế chính sách và giá cả thị
Suất vốn đầu tư (giá
xây dựng tổng hợp) Năng lực sản xuất (năng lực phục vụ)
Chi phí theo suất vốn đầu tư
Hệ số điều chỉnh suất vốn đầu tư
Dự toán chưa điều chỉnh
Chi phí khác chưa có trong suát vốn đầu tư
Dự toán
Hình 1-5: Quy trình dự toán theo suất vốn đầu tư
trường mà dẫn đến làm thay đổi tỉ trọng cơ cấu chi phí trong thành phần của dự toán Các công trình xây dựng có chỉ tiêu kinh t – kế ỹ thuật tương tự là những công trình xây dựng có cùng loại, cấp công trình, quy mô, công suất của dây chuyền thiết bị, công nghệ (đối với công trình sản xuất) tương tự nhau.
Phạm vi áp dụng: Phương pháp này thường áp dụng với các công trình ã có đ tiền lệ và lượng thông tin có hạn về dự án (ví dụ như trong giai đoạn đầu của dự án).
Mức độ chính xác của phương pháp này cũng phụ thuộc vào mức độ giống nhau của công trình thuộc dự án và công trình tương tự cũng như trình độ của nhóm kỹ sư định giá.
Quy trình dự toán dựa vào dự án tương tự:
b4- Dự toán theo mô hình toán h ọc
Dự toán theo mô hình toán học là dựa vào các mô hình toán, các quy tắc khống chế chi phí, hoặc mối liên hệ trong dự toán chi phí (Cost Estimating Relationships – CERs) để dự đoán chi phí của từng thành phần, hạng mục trong dự án. CERs là mối liên hệ giữa chi phí và khối lượng công việc thực hiện. Dự toán theo mô hình toán học có ưu điểm là nhanh và dễ sử dụng nhất. Các mô hình cũng có thể được đơn giản hay phức tạp. Tuy nhiên mức độ chính xác này phụ thuộc nhiều vào mô hình, các thông tin thống kê được sử dụng để xây dựng mô hình, hoặc lựa chọn mối liên hệ giữa chi phí và khối lượng công việc thực hiện. Phương pháp này hiện nay ít sử dụng tại Việt Nam.
Chi phí thực hiện dự
án tươn ựg t Hệ số điều chỉnh thời
gian Hệ số điều chỉnh địa điểm
Dự toán chưa điều chỉnh
Chi phí khác chưa tính trong chi phí xây dựngcông trình tương tự
Dự toán
Hình 1-6: Quy trình dự toán theo dự án tương tự
b5- Công cụ máy tính
Công cụ máy tính ngày càng được sử dụng rộng r để hỗ trợ việcãi dự toán. Với những tính năng hỗ trợ, hệt thống các bảng biểu và phần mềm quản lý chi phí được thiết kế chuyên dụng cho các công cụ dự toán và mô phỏng. Máy tính giúp giảm các lỗi tính toán, tăng tốc độ dự toán và cho phép cân nhắc giữa các chi phí thay thế.
Ngày nay hầu hết dự toán chi phí được thực hiện với sự hỗ trợ của các phần mềm máy tính như: phần mềm dự toán, exel, Microsoft Project,...
c) Đầu ra của quá trình dự toán.
Dự toán thể hiện thông qua các chỉ tiêu giá sản phẩm xây dựng theo từng giai đoạn.
1.2.4.2 Lập kế hoạch chi phí
a) Đầu vào của quá trình lập kế hoạch chi phí - Dự toán
- Bảng khối lượng và WBS - Tiến độ xây dựng
- Khả năng huy động các nguồn lực của Chủ đầu tư và nhà thầu b) Phương pháp và công cụ lập
Phần mềm máy tính: Để lập kế hoạch chi phí có thể dùng phần mềm dự toán, Đầu vào
Dự toán
Bảng khối lượng (WBS) Tiến độ xây dựng
Khả năng huy động nguồn lực
Phương pháp/ công cụ Đầu ra
Kế hoạch chi phí Đường giới hạn
chi phí
Hình 1-7: Quá trình lập ế hoạch chi phík Phần mềm máy
tính
phần mềm Microsoft Project hoặc phần mềm lập đường cong S.
c) Đầu ra của quá trình lập kế hoạch chi phí c1- Kế hoạch chi phí
Bảng kế hoạch chi phí: Bảng kế hoạch chi phí là bảng thể ện phân bổ chi phí hi cho từng thành phần chi phí hoặc theo từng giai đoạn xây dựng
Kế hoạch chi phí theo thành phần chi phí bao gồm: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí giải phóng mặt bằng, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác, chi phí dự phòng. Đối với chi phí xây dựng còn được phân bổ theo từng hạng mục, bộ phận công trình. Kế hoạch chi phí được thực hiện trên cơ sở dự toán chi phí kết hợp với bản cấu trúc phân tách khối lượng công việc. Kế hoạch chi phí theo từng giai đoạn thiết lập đường giới hạn chi phí.
c2 -Đường giới hạn chi phí
Như ta đã nói ở trên, đường giới hạn chi phí là đường thể hiện kế hoạch chi phí theo giai đoạn thời gian, làm cơ sở để chủ động điều động nguồn lực, được sử dụng để đo lường và kiểm soát chi phí của dự án trong quá trình thực hiện.
Đường giới hạn chi phí có thể thể hiện dưới dạng đường chi phí tích lũy (đường cong chữ S) hoặc thể hiện dưới dạng cột:
- Đường giới hạn chi phí thể hiện dưới đường chi phí tích lũy (đường cong chữ S): Chi phí theo từng tháng của một dự án đầu tư tiêu biểu được thể hiện dưới dạng cột. Cộng các chi phí theo từng thời đoạn ta thu được đường chi phí tích luỹ.
Đường chi phí tích luỹ luôn luôn có dạng hình chữ S.
- Đường giới hạn chi phí thể hiện bằng biểu đồ cột:Trong phương pháp thể hiện đường giới hạn chi phí bằng biểu đồ hình cột, chi phí được xác định cho từng giai đoạn thời gian và không cộng dồn với chi phí của các giai đoạn trước.
1.2.4.3 Kiểm soát chi phí 1- Khái niệm ểm soát chi phíki
Khái niệm kiểm soát chi phí có thể hiểu là quá trình con người, thông qua phương pháp kiểm soát chi phí thực hiện giám sát sự hình thành chi phí, chi tiêu (thực hiện) chi phí trong suốt quá trình đầu tư xây dựng công trình và đưa ra các giải pháp cần thực hiện nhằm bảo đảm chi phí đầu tư xây dựng công trình nằm trong vòng ngân sách ã đ được phê duyệt để đạt hiệu quả đầu tư của dự án
Kiểm soát chi phí xây dựng còn được hiểu là điều khiển việc hình thành chi phí, giá xây dựng công trình sao cho không phá vỡ hạn mức đ được xác định trong ã từng giai đoạn, nó là việc làm thường xuyên, liên tục điều chỉnh những phát sinh trong suốt quá trình quản lý dự án nhằm bảo đảm cho dự án đạt được hiệu quả kinh tế đầu tư, lợi ích xã hội được xác định.
2- Vai trò của kiểm soát chi phí
Sự cần thiết của kiểm soát chi phí là cần thiết do các yếu tố sau:
Quá trình quản lý dự án xây dựng công trình yêu cầu nhà quản lý đồng thời Đường giới hạn chi phí
0 100 200 300 400 500 600
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Giai đoạn
Chi phí
Hình 1-8: Đường giới hạn chi phí