Đang tải... (xem toàn văn)
Quy định thống nhất, trình tự việc mua hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty ABC theo đúng các quy định hiện hành. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho Bộ phận Mua hàng và các phòng, đơn vị liên quan thuộc Công ty.
CƠNG TY ABC Địa chỉ:… ****** QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Nguyễn Văn C Chức vụ Nhân viên TCHC Tp Kinh doanh Tổng Giám đốc Ngày 06/01/2023 07/01/2023 08/01/2023 Họ tên Chữ ký QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP Mã số: QT-NS.23 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 08/01/2023 Bộ phận: Ban ISO Trang /tổng số trang: 01/05 PHÂN PHỐI TÀI LIỆU Vị trí Bản tin Số Vị trí Phịng Kinh doanh Số Ban ISO Bộ phận cắt Ban điều hành sản xuất Bộ phận may Bộ phận kế tốn Hồn thiện Kế hoạch sản xuất Xuất nhập Phòng TCHC, nhân QA, QC Bộ phận tuận thủ Bộ phận kho THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Trang/vị trí sửa đổi Nội dung sửa đổi Ban hành lần đầu QT-KD.23: QUY TRÌNH MUA HÀNG Lần sửa đổi Ngày áp dụng 01 06/01/2022 QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP Mã số: QT-NS.23 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 08/01/2023 Bộ phận: Ban ISO Trang /tổng số trang: 02/05 MỤC ĐÍCH Quy định thống nhất, trình tự việc mua hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty ABC theo quy định hành PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho Bộ phận Mua hàng phịng, đơn vị liên quan thuộc Cơng ty TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiêu chuẩn ISO 14001:2015 ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT Hàng hóa: sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu đơn vị, phịng ban, cá nhân cơng ty nhằm mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh Công ty GĐ: Giám đốc KHMH : Kế hoạch mua hàng NCC: Nhà cung cấp ĐĐH : Đơn đặt hàng HĐ: Hợp đồng NỘI DUNG 5.1 Lưu đồ (Xem trang sau) 5.2 Diễn giải Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng: Bộ phận có chức mua hàng hóa/dịch vụ tiếp nhận đề nghị mua hàng (QT-KD.23/BM.01) từ phận có nhu cầu Bước 2: Lập Kế hoạch mua hàng: Trên sở “Yêu cầu mua hàng”, BP có chức mua hàng hóa/dịch vụ tập hợp, lập KHMH theo QT-KD.23/BM.02 Đối với hàng nhập phải quy chuẩn lại đơn hàng số lượng, ngôn ngữ, mã hàng hóa … Trình giám đốc người ủy quyền phê duyệt Đối với KH cung ứng hàng hóa/dịch vụ khách hàng phê duyệt kèm với KHSX khơng phải thực bước 2,3 quy trình Bước 3: Duyệt đề xuất mua hàng Sau lập kế hoạch mua hàng, nhân viên mua hàng trình phụ trách phận Ban Tổng Giám đốc duyệt đề xuất mua hàng - Nếu không phù hợp: Lập lại đề xuất mua hàng - Nếu phù hợp: o Đã có nhà cung cấp phê duyệt: chuyển sang bước 6, lập đơn hàng hợp đồng mua hàng QT-KD.23: QUY TRÌNH MUA HÀNG QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP Mã số: QT-NS.23 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 08/01/2023 Bộ phận: Ban ISO Trang /tổng số trang: 03/05 o Chưa có nhà cung cấp: Nhân viên mua hàng thực khảo sát lựa chọn nhà cung cấp (bước 4) Bướ c Trách nhiệm BP Mua hàng Tiếp nhận yêu cầu mua hàng QT-KD.23/BM.01 BP Mua hàng Lập kế hoạch mua hàng QT-KD.23/BM.02 Nội dung NG OK Tổng Giám đốc người ủy quyền Phê duyệt BP Mua hàng Tìm kiếm nhà cung cấp NG OK BP Mua hàng Đánh giá NCC BP Mua hàng Lập hợp đồng, đơn đặt hàng Giám đốc người ủy quyền Phê duyệt BP Mua hàng Thực hợp đồng NG NG Tài liệu OK OK BP Mua hàng Kiểm tra 10 BP Liên quan Nhập kho Lưu hồ sơ QT-KD.23: QUY TRÌNH MUA HÀNG QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP Bướ c Trách nhiệm 11 BP Mua hàng Nội dung Mã số: QT-NS.23 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 08/01/2023 Bộ phận: Ban ISO Trang /tổng số trang: 04/05 Tài liệu Bước 4: Khảo sát, lựa chọn nhà cung cấp - Bộ phận có chức mua hàng triển khai tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp theo QT-KD.23/BM.03 - Tiêu chí đánh giá, lựa chọn NCC: o Uy tín nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ, tuân thủ quy định pháp luật Nhà nước; o Chất lượng sản phẩm dịch vụ cung cấp; o Hiệu suất cung cấp sản phẩm dịch vụ; o Giá SP/DV phương thức toán; o Dịch vụ khách hàng NCC; o Tính lâu dài, bền vững NCC; o Rủi ro tài NCC; - Trên sở lập danh sách nhà cung cấp theo QT-KD.23/BM.04 trình Tổng giám đốc người ủy quyền phê duyệt Bước 5: Duyệt nhà cung cấp Tổng Giám đốc người ủy quyền xem xét đánh giá nhà cung cấp, phê duyệt danh sách nhà cung cấp Nếu danh sách duyệt chuyển sang bước quy trình Nếu khơng phê duyệt hướng dẫn phận có chức mua hàng tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn lập lại danh sách nhà cung cấp Bước 6: Lập đơn hàng, hợp đồng: Dựa danh sách nhà cung cấp KHMH phê duyệt, phận có chức mua hàng tiến hành đàm phán với nhà cung cấp, xác nhận đơn hàng lập hợp đồng đơn đặt hàng thủ tục cần thiết khác, trình Tổng giám đốc người ủy quyền xem xét phê duyệt Bước 7: Phê duyệt đơn hàng, hợp đồng mua hàng Tổng Giám đốc người ủy quyền xem xét, phê duyệt đơn đặt hàng ký hợp đồng Nếu phê duyệt chuyển sang bước Nếu khơng duyệt hướng dẫn lại phận có chức mua hàng lập lại đơn đặt hàng, hợp đồng Bước 8: Mua hàng QT-KD.23: QUY TRÌNH MUA HÀNG QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP Mã số: QT-NS.23 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 08/01/2023 Bộ phận: Ban ISO Trang /tổng số trang: 05/05 Bộ phận có chức mua hàng phối hợp với phận đề nghị mua hàng phận có liên quan khác theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực theo nội dung thỏa thuận với nhà cung cấp Đối với phòng Xuất - Nhập phải thực đầy đủ thủ tục nhập theo quy định nhà nước Trong trường hợp nhập ủy thác, việc lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thực theo bước quy trình Khi có thơng tin hàng phịng Xuất Nhập lập thơng báo theo quy định Đối với hàng hóa/dịch vụ đưa vào sử dụng thực theo bước 10 Cịn hàng hóa cần thiết nhập kho thực theo bước Bước 9: Kiểm tra Khi hàng về, phận mua hàng phối hợp với phận, phòng ban liên quan để tiến hành kiểm tra hàng hóa đầu vào nhằm xác nhận hàng hóa nhập đáp ứng đầy đủ yêu cầu thỏa thuận hợp đồng/ đơn đặt hàng Bước 10: Nhập kho Khi hàng hóa cần thiết nhập kho, phận có chức mua hàng tiến hành nhập kho theo quy trình Quản lý kho Bước 11: Lưu hồ sơ Bộ phận mua hàng phận liên quan tập hợp lưu lại toàn thủ tục, hồ sơ theo quy định hành (trường hợp kèm chứng từ tốn lưu photo) HỜ SƠ TT TÊN HỒ SƠ MÃ HIỆU THỜI GIAN LƯU Đề nghị mua hàng QT-KD.23/BM.01 02 Năm Kế hoạch mua hàng QT-KD.23/BM.02 02 Năm QT-KD.23/BM.03 02 Năm QT-KD.23/BM.04 02 Năm Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp Danh sách nhà cung cấp duyệt VỊ TRÍ LƯU BP Mua hàng BP Mua hàng BP Mua hàng BP Mua hàng - QT-KD.23: QUY TRÌNH MUA HÀNG