BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG CHUYÊN ĐỀ 07: CHUYÊN ĐỀ MUA HÀNG Phần 1: Quy trình mua hàng

Nhiệm vụ: “Xây dựng, áp dụng chứng nhận hệ thống quản lý cho mơ hình thí điểm theo tiêu chuẩn quốc tế ISO/TS 16949 cơng cụ chính” BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG CHUYÊN ĐỀ 07: CHUYÊN ĐỀ MUA HÀNG Phần 1: Quy trình mua hàng Nhóm chun gia hướng dẫn: Tơn Việt Dũng – Trưởng nhóm Nguyễn Thị Phương Thảo – Thành viên Cán theo dõi thực đề tài: Tống Thị Thùy Dương MÃ SỐ TÀI LIỆU: QA-24 NGÀY HIỆU LỰC: 01-Aug-2016 LẦN SỬA ĐỔI: 00 Người lập Xác nhận Phê duyệt I YÊU CẦU CHUNG Mục đích Mục đích thủ tục thiết lập hệ thống quán việc xác định nhu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng đánh giá lực nhà cung cấp nhằm mua hàng hóa/dịch vụ phù hợp với yêu cầu công ty Định nghĩa Quy trình quản lý mua hàng cách thức, phương pháp thực trình mua hàng từ khâu ban đầu: đặt hàng đến khâu cuối cùng: nhập hàng toán Phạm vi áp dụng Áp dụng cho tất yêu cầu mua hàng II NỘI DUNG THỰC HIỆN Mua hàng vật tư phụ 1.1 Yêu cầu mua hàng Tuỳ theo yêu cầu công việc, thành viên phận đề xuất yêu cầu mua hàng lên tổ trưởng trưởng phận Trưởng phận (tương đương với Section Leader) tổng hợp yêu cầu xem xét dựa tiêu chí sau: - Mức độ cần thiết - Mục đích sử dụng - Số lượng u cầu Sau đó, người định thực điền đầy đủ thông tin theo qui định vào “PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG” (QA-24-01), trưởng phận cấp cao kí chuyển cho Trưởng phịng cấp cao ký duyệt Riêng vật tư có nhu cầu sử dụng thường xuyên, phận phải đưa kế hoạch đặt hàng dự báo số lượng vòng tháng để thuận tiện cho việc quản lý Trưởng phận chịu trách nhiệm trước cơng ty tính đắn, cần thiết đề nghị mua hàng giải trình với bên liên quan ký duyệt qua cấp Đề nghị mua hàng chuyển trước cho phận Mua hàng vào ngày cuối tháng để xác nhận thơng tin hàng hố, giá thực tế đưa ngày nhận hàng dự kiến Trong trường hợp không đủ thông tin để đặt hàng phận Mua hàng trả lại bên yêu cầu mua hàng để cung cấp đủ thông tin yêu cầu đưa mục hàng khỏi u cầu mua hàng Nếu thơng tin phù hợp, đầy đủ xác nhận đề nghị chuyển trả bên đề nghị để chuyển lên cấp trực tiếp phận từ Manager trở lên để ký duyệt Quyền kí duyệt: có cấp trưởng phịng (Manager) trở lên ký duyệt Phiếu yêu cầu mua hàng Đề nghị mua hàng hợp lệ sau chuyển đến phận mua bán triển khai bước tiếp theo: lấy báo giá, đặt hàng, nhập kho chuyển cho phận Kế toán để toán 1.2 Thủ tục đặt mua hàng 1.2.1 Báo giá Trên sở đề nghị mua hàng, phận mua hàng tiến hành tìm kiếm từ đến nhà cung cấp để hỏi giá tuỳ theo tính chất hàng hố hỏi giá Trong trường hợp cụ thể, tính chất hàng đặc thù riêng biệt sử dụng báo giá phải giải trình lý báo giá trước ký duyệt Trừ hàng hoá đặc biệt, thời gian lấy báo giá khoảng từ 01 - 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đề nghị hợp lệ Bộ phận mua bán thoả thuận giá cả, điều kiện toán, điều kiện khác có lợi cho Cơng ty Sau so sánh tiêu chí như: Giá cả, chất lượng hàng, thời hạn giao hàng, bảo hành, điều kiện toán, dịch vụ sau bán hàng, tiềm nhà cung ứng,… sau tuỳ mục đích, yêu cầu cụ thể loại vật tư yêu cầu chọn nhà cung cấp tốt Riêng thời hạn giao hàng sơ phải tính tốn trước để thơng báo với Bộ phận u cầu mua hàng để đưa lịch giao hàng cụ thể phù hợp với nhu cầu sản xuất 1.2.2 Duyệt báo giá Bộ phận mua bán xác nhận báo giá chọn dựa theo điều như: Tên hàng có phù hợp với đề nghị, thơng số kỹ thuật, giá cả, điều kiện tốn có phù hợp với qui định cơng ty Sau đó, phận Mua bán trình Ban lãnh đạo cơng ty để chọn bao giá tốt theo tiêu chí đưa để tiến hành làm Đơn đặt hàng Đối với mặt hàng tiêu hao thường xuyên, báo giá duyệt lần sử dụng cho nhiều lần đặt hàng sau Cho đến có điều chỉnh giá thông qua thỏa thuận bên Bán bên Mua Lưu ý vật tư phụ mua nhập cần phải có tồn kho tháng 1.2.3 Đặt hàng Bộ phận mua bán lập “Đơn Đặt Hàng” dựa báo giá duyệt Các chi tiết Đơn đặt hàng phải điền đầy đủ, rõ ràng theo mẫu biểu số (QA-24-02) Đơn đặt hàng phải Giám đốc Tổng giám đốc ký xác nhận trước gửi cho Nhà cung cấp Fax gửi scan qua Email 1.2.4 Thời gian tiến độ giao hàng Thời gian giao hàng tính từ ngày đơn đặt hàng cộng với “thời gian cần thiết” để sản xuất cung ứng đủ hàng đơn đặt hàng “Thời gian cần thiết” thoả thuận chi tiết báo giá phải thông báo đến Bộ phận yêu cầu đặt hàng Phương pháp quản lý đơn hàng: Tiến độ giao hàng phải cập nhật vào file “Theo dõi tiến độ đặt hàng” QA-24-03 hệ thống ERP Bộ phận liên quan truy cập trực tiếp để theo dõi ngày hàng để bố trí kế hoạch sản xuất phù hợp 1.2.5 Nhận hàng Bộ phận mua hàng lập thông báo hàng đến theo mẫu biểu số QA-24-04 gửi tới phận kho, phận kiểm tra hàng nhập,bộ phận yêu cầu mua hàng Bộ phận kho phải kiểm tra hàng mặt số lượng trên: Phiếu yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng Hóa đơn thương mại Sau ký xác nhận giấy giao nhận hàng Nhà cung cấp nhập kho Bộ phận kiểm tra hàng nhập( IQC) phối hợp với phận sử dụng hàng kiểm tra nghiệm thu chất lượng hàng nhập thông báo kết tới phận liên quan theo biểu mẫu Báo cáo kiểm tra hàng nhập Trong trường hợp hàng không đạt yêu cầu tiến hành tiếp bước số 1.2.6 Khiếu nại, bồi hoàn Khi nhận hàng, phát lỗi không đáp ứng yêu cầu, phận mua hàng làm phiếu trả lại hàng cho nhà cung cấp sau tiến hành điều tra lỗi Trường hợp nhà cung cấp làm sai so với yêu cầu đưa ra, đó, bên cung cấp phải sửa lại toàn hàng đến đạt u cầu phải chịu tồn chi phí sửa chữa, thời gian giới hạn phận mua bán xét theo tình hình thực tế Trường hợp thơng tin Công ty đưa bị sai, dẫn đến sai sót Nhà cung cấp, cơng ty xem xét tình hình để tự khắc phục Trong trường hợp không khắc phục được, gửi lại nhà cung cấp mang tiến hành sửa chữa, giao Bộ phận yêu cầu đặt hàng đó, tiến hành làm thủ tục yêu cầu sửa hàng, yêu cầu giao Bộ phận mua bán tiến hành xác nhận lại tiến độ giao hàng báo phận liên quan 1.2.7 Thủ tục toán Bộ phận mua hàng kiểm tra thông tin đơn đặt hàng, hoá đơn thương mại, giấy giao nhận hàng, phiếu nhập kho Sau đó, tập hợp chứng từ chuyển Bộ phận kế toán hạch toán Thời hạn tốn ln ấn định vào ngày cuối tháng tháng nhận hàng, hóa đơn tài hợp lệ Nhưng trường hợp cụ thể (như: độ khan hàng hố, tính độc quyền hàng hố tính chất đặc thù nhà cung cấp) mà điều kiện thay đổi Mua nguyên, vật liệu Mục áp dụng cho hàng nguyên vật liệu linh kiện mua nước, nước phục vụ nhu cầu sản xuất thường xuyên công ty Các nhà cung ứng thường ổn định, thay đổi chủng loại giá 2.1 Đơn đặt hàng Căn vào vào kế hoạch giao hàng Dự báo bán hàng phận kinh doanh , vào tồn kho thực tế, vào tồn kho an toàn nguyên liệu, phận Quản lý sản xuất lập nhu cầu đặt hàng vào ngày 30 hàng tháng Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm gửi đơn hàng giấy tờ liên quan cho Nhà cung cấp Lưu đơn đặt hàng theo file riêng cho khách hàng 2.2 Xác nhận kế hoạch giao hàng Trong vòng tuần kể từ gửi đơn hàng, phận Mua hàng có trách nhiệm liên lạc với Nhà cung cấp để xác nhận kế hoạch giao hàng Thông tin tiến độ giao hàng cho phận sử dụng Trong trường hợp kế hoạch giao hàng Nhà cung cấp muộn so với thời hạn yêu cầu Hai phận xác định kế hoạch tốt mà Nhà cung cấp đáp ứng, đối chiếu với tình trang tồn kho, kế hoạch sản xuất Đối với hàng nước ngồi đưa định cuối hình thức vận chuyển: đường biển, đường bộ, đường hàng không… Và yêu cầu Nhà cung cấp chịu phần chi phí vận chuyển phát sinh kế hoạch 2.3 Nhận hàng Đối với Nhà cung cấp nước ngoài: trước ngày nhận hàng xác nhận trước đó, yêu cầu bên nhà cung ứng cung cấp chứng từ nhận hàng kịp thời để làm thủ tục khai báo Hải quan để nhận hàng Bộ phận mua hàng tiến hành làm thủ tục khai báo Hải quan để nhận hàng, lên kế hoạch vận chuyển kho công ty Lưu phiếu nhận hàng hồ sơ nhập Đối với Nhà cung cấp nước: nhập hàng theo kế hoạch giao nhận hàng xác nhận bên 2.4 Kiểm tra hàng nhập Khi nhập hàng kho, phận mua hàng phải lập thông báo hàng đến theo biểu mẫu QA-24-04 báo cho phận kho để nhập hàng QC tiến hành kiểm tra chất lượng theo qui định “Quy trình kiểm tra chất lượng”; Nếu hàng hóa khơng đạt u cầu chất lượng, phận QC lập Báo cáo hàng lỗi, phận mua hàng tiến hành thực thủ tục khiếu nại yêu cầu bồi thường, giao hàng bù theo thỏa thuận với nhà cung cấp 3 Đặt thuê gia công Mục áp dụng cho th gia cơng bên ngồi khuôn mẫu, đồ gá phục vụ sản xuất bán thành phẩm Các nhà cung ứng thường ổn định 3.1 Đề nghị thuê dịch vụ Căn vào khả kế hoạch sản xuất, phận sản xuất lập đề nghị thuê dịch vụ theo biểu mẫu QA-24-05 Trưởng phận chịu trách nhiệm trước cơng ty tính đắn, cần thiết đề nghị thuê giải trình với bên liên quan ký duyệt qua cấp kèm theo tài liệu kỹ thuật cần thiết Đề nghị mua hàng hợp lệ sau chuyển đến phận mua bán triển khai bước tiếp theo: lấy báo giá, đặt hàng, nhập kho chuyển cho phận Kế toán để toán tương tự mục 1.2, 1.3 3.2 Kiểm tra hàng nhập Khi nhập hàng kho, phận mua hàng phải lập thông báo hàng đến theo biểu mẫu QA-24-04 báo cho phận kho để nhập hàng phận đề nghị phận QC tiến hành kiểm tra chất lượng theo qui định “Quy trình kiểm tra chất lượng”; Nếu hàng hóa khơng đạt yêu cầu chất lượng, phận QC lập Báo cáo hàng lỗi, phận mua hàng tiến hành thực thủ tục khiếu nại yêu cầu bồi thường, giao hàng bù theo thỏa thuận với nhà cung cấp III TÀI LIỆU THAM KHẢO Quy trình nhập, xuất, lưu kho, bảo quản sản phẩm: QA-32 Quy trình kiểm tra chất lượng: QA-13 IV Hồ sơ cần lưu trữ Mã số tài Tên tài liệu/ hồ sơ Stt liệu/ hồ sơ Nơi lưu Người quản lý Đề nghị mua vật tư QA-24-01 PU PU staff Đơn đặt hàng QA-24-02 PU PU staff Theo dõi tiến độ đặt hàng QA-24-03 PU PU staff Thông báo nhập hàng QA-24-04 PU PU staff Đề nghị thuê dịch vụ QA-24-05 PU PU staff Kết thực mục tiêu mua hàng QA-24-06 PU PU staff V BẢNG LÝ LỊCH, BỔ SUNG TÀI LIỆU Ngày ban hành lần đầu: 01/01/2016 Sửa đổi bổ sung tài liệu Ngày sửa đổi Lần sửa đổi Nội dung sửa đổi Trước sửa đổi Sau sửa đổi Người sửa đổi CHUYÊN ĐỀ 07: CHUYÊN ĐỀ MUA HÀNG Phần 2: Quy trình đánh giá nhà cung cấp Nhóm chun gia hướng dẫn: Tơn Việt Dũng – Trưởng nhóm Nguyễn Thị Phương Thảo – Hỗ trợ Cán theo dõi thực đề tài: Kỹ sư Đồng Minh Quý MÃ SỐ TÀI LIỆU: QA-26 NGÀY HIỆU LỰC: 01-Aug-2016 LẦN SỬA ĐỔI: 00 I Người lập Xác nhận Phê duyệt YÊU CẦU CHUNG Mục đích Quy trình thiết lập để qui định phương pháp đánh giá lựa chọn nhà cung cấp cung ứng nguyên liệu, linh kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm công ty Định Nghĩa Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp hình thức kiểm định khả năng, lực đáp ứng tình hình thực tế nhà cung cấp, có liên quan đến vấn đề: S (an toàn); Q (chất lượng); C (giá cả); D (giao hàng); Phạm vi áp dụng Áp dụng Nhà cung cấp nguyên liệu Nhà cung cấp gia công ủy thác: đúc, gia công, xử lý bề mặt sản phẩm, xi mạ phạm vi nước Việt Nam II NỘI DUNG THỰC HIỆN Nhà cung cấp nguyên liệu Đây nhà cung cấp chuyên cung cấp nguyên liệu hợp kim nhôm hợp kim kẽm trực tiếp cấu thành sản phẩm chất lượng sản phẩm Các nhà cung cấp loại bao gồm nước nước Các Nhà cung cấp gia công ủy thác Đây nhà cung cấp chuyên cung cấp dịch vụ xử lý để hoàn thiện chất lượng cấu thành linh kiện sản xuất: đúc, gia cơng khí, xử lý bề mặt, xi mạ Phương pháp lựa chọn Nhà cung cấp Việc lựa chọn nhà cung cấp phải đảm bảo theo quy định sau: STT Phân loại Nhà cung Phương pháp lựa cấp chọn Người lựa chọn Hồ sơ lựa chọn QA/QC/PU/PC Báo cáo lựa chọn QA/QC/PU/PC Báo cáo lựa chọn Cung cấp nguyên vật liệu thường Đánh giá, lựa chọn xuyên Đơn vị gia công ủy thác Đánh giá, lựa chọn Đánh giá, lựa chọn Nhà cung cấp 4.1 Lập kế hoạch đánh giá Khi nhận yêu cầu báo giá cho dự án mới, phận mua hàng vào đặc điểm kỹ thuật, yêu cầu mặt hàng có trách nhiệm tìm kiếm Nhà cung cấp có khả đáp ứng Tùy theo hàng hóa/dịch vụ yêu cầu, phận mua hàng lập kế hoạch đánh giá lựa chọn Nhà cung cấp thông báo cho phận liên quan theo biểu mẫu Bộ phận mua hàng có trách nhiệm thơng báo chương trình đánh giá bao gồm: nội dung đánh giá thời gian đánh giá cho người tham gia đánh giá, cho Nhà cung cấp tuần trước đánh giá theo biểu mẫu QA-26-01 4.2 Đánh giá sở Nhà cung cấp Nhóm đánh giá phải tiến hành kiểm tra toàn hệ thống quản lý chất lượng, môi trường Nhà cung cấp 4.2.1 Khi đánh giá, nhóm đánh giá phải tập trung kiểm tra nội dung: - Trình độ cơng nghệ - Năng lực kỹ thuật - Năng lực quản lý - Tính ổn định - Hệ thống tài liệu, hồ sơ - Cơ chế đảm bảo chất lượng 4.2.2 Trong trường hợp có thể, nhóm đánh giá cần thu thập chứng để củng cố cho kết đánh chúng ISO, kết phân tích nguyên liệu… 4.2.3 Báo cáo đánh giá Trưởng nhóm đánh giá có trách nhiệm tổng hợp thông tin lập báo cáo đánh giá Nhà cung cấp theo biểu mẫu quy định QA-26-01 4.2.4 Trong trường hợp khơng có Nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu, nhóm đánh giá đề xuất phê duyệt Nhà cung cấp với điều kiện kèm theo 4.2.5 Phê duyệt đánh giá 4.2.6 Báo cáo đánh giá chứng liên quan chuyển cho Ban giám đốc phê duyệt theo biểu mẫu QA-26-02; QA-26-03 4.2.7 Dựa kết phê duyệt Giám đốc, phận mua hàng có trách nhiệm lập “Danh sách nhà cung cấp phê duyệt” theo biểu mẫu QA-26-04 quản lý hồ sơ lựa chọn liên quan III TÀI LIỆU THAM KHẢO (Khơng có) IV HỒ SƠ LƯU GIỮ Mã Stt Tên tài liệu/ hồ sơ số tài liệu/ hồ sơ Nơi lưu Người quản lý Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp QA-26-01 PU PU staff Báo cáo kết đánh giá nhà cung cấp QA-26-02 PU PU staff Hồ sơ lựa chọn Nhà cung cấp QA-26-03 PU PU staff Danh sách Nhà cung cấp lựa chọn QA-26-04 PU PU staff V BẢNG LÝ LỊCH BAN HÀNH, BỔ SUNG, SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Ngày ban hành lần đầu: 01 tháng 01 năm 2016 Sửa đổi bổ sung tài liệu Ngày sửa đổi Lần sửa đổi Nội dung sửa đổi Trước sửa đổi Người Sau sửa đổi đổi sửa ... lập hệ thống quán việc xác định nhu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng đánh giá lực nhà cung cấp nhằm mua hàng hóa/dịch vụ phù hợp với yêu cầu công ty Định nghĩa Quy trình quản lý mua. .. cho việc quản lý Trưởng phận chịu trách nhiệm trước cơng ty tính đắn, cần thiết đề nghị mua hàng giải trình với bên liên quan ký duyệt qua cấp Đề nghị mua hàng chuyển trước cho phận Mua hàng vào... cầu mua hàng Đề nghị mua hàng hợp lệ sau chuyển đến phận mua bán triển khai bước tiếp theo: lấy báo giá, đặt hàng, nhập kho chuyển cho phận Kế toán để toán 1.2 Thủ tục đặt mua hàng 1.2.1 Báo