CƠNG TY CỔ PHẦN PHÂN LÂN NINH BÌNH QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG Trách nhiệm Họ tên MÃ SỐ : QT09 LẦN BAN HÀNH : 01 NGÀY BAN HÀNH : 26/11/2015 TRANG :1/8 Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Lê Quang Hòa Hà Huy San Phạm Mạnh Ninh Cán chuyên trách Đại diện lãnh đạo Giám đốc Chữ ký Chức vụ Mã số: QT - 09 Công ty CP phân Lân Ninh Bình QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG Lần ban hành: 01 Ngày : 26/11/2015 Trang: 2/8 THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi Mã số: QT - 09 Cơng ty CP phân Lân Ninh Bình QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG Lần ban hành: 01 Ngày : 26/11/2015 Trang: 3/8 1-MỤC ĐÍCH: Quy trình soạn nhằm xác định trình tự bước thực mua vật tư, nguyên liệu cho hoạt động sản xuất đảm bảo đạt chất lượng, đáp ứng yêu cầu khách hàng phù hợp với yêu cầu quy định Các thiết bị máy móc mua vào có hiệu suất lượng phù hợp với thực tế công ty quy định luật pháp 2-PHẠM VI ÁP DỤNG: Áp dụng cho hoạt động mua vật tư, nguyên liệu, thiết bị sản xuất phục vụ cho trình sản xuất nhà máy Giấy Xương Giang 3-TÀI LIỆU THAM KHẢO: - TCVN ISO 9001-2008 - Tiêu chuẩn VN ISO 50001:2012 - Sổ tay chất lượng - Sổ tay lượng 4-THUẬT NGỮ - ĐỊNH NGHĨA: Hàng hóa: Các loại sản phẩm dạng vật chất phi vật chất (nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thiết bị, phụ tùng ) dạng phi vật chất (dịch vụ vận chuyển, dịch vụ kiểm tra, dịch vụ kiểm định, hiệu chuẩn ) Vật tư chính: Là loại nguyên vật liệu có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Công ty nguyên liệu giấy, phụ gia loại Nhà cung ứng: Tổ chức cá nhân cung cấp hàng hóa & dịch vụ cho Công ty Sản phẩm không phù hợp: Là sản phẩm mua không với yêu cầu mua sản phẩm quy định hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng Sản phẩm mua vào: Bao gồm tất cả loại thiết bị máy móc, phụ tùng, dụng cụ, phương tiện nguyên, nhiên vật liệu mua phục vụ cho nhu cầu sản xuất Công ty 5-NỘI DUNG: Mã số: QT - 09 Công ty CP phân Lân Ninh Bình QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG Lần ban hành: 01 Ngày : 26/11/2015 Trang: 4/8 5.1 Lưu đồ: Trách nhiệm Nội dung Yêu cầu vật tư Nhà máy Ban Giám Đốc Cơng ty, Phịng Kinh Doanh Biểu mẫu đính kèm Dự trù mua vật tư (BM01/QT09) Tìm kiếm nhà cung ứng Phòng Kinh Doanh Lựa chọn đánh giá nhà cung ứng Tổng Giám Đốc Công ty Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng (BM02/QT09) Danh sách nhà cung ứng duyệt (BM03/QT09) Khơng Phê duyệt Phịng Kinh Doanh Có Đàm phán ký hợp đồng Phịng Kinh Doanh Thực mua hàng Cán kỹ thuật, thủ kho công ty Kiểm tra Thủ kho công ty Nhập kho Phòng Kinh Doanh Lưu trữ hồ sơ Sổ theo dõi nhà cung ứng (BM04/QT09) Mã số: QT - 09 Cơng ty CP phân Lân Ninh Bình QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG Lần ban hành: 01 Ngày : 26/11/2015 Trang: 5/8 5.2 Diễn giải lưu đồ: 5.2.1 Nhu cầu mua, cấp vật tư : Căn kế hoạch sử dụng, huy động nhân lực, vật tư, thiết bị cho thực tế sản xuất, sửa chữa, bảo trì máy móc, vận chuyển, đo đạc yêu cầu phát sinh khác, Lãnh đạo nhà máy lập “Đề nghị mua cấp vật tư” (BM01/QT09) trình Ban Giám Đốc, Phòng Kinh doanh, XNK cân đối, xem xét tiến hành thực mua hàng cho tiến độ cơng trình cam kết với khách hàng Công ty Khi nhận “Đề nghị mua cấp vật tư” (BM01/QT09), vào số lượng hàng hóa tồn kho thực tế theo báo cáo nhập xuất tồn kho hàng tháng thẻ kho vật tư, tình hình cung cấp loại hàng hóa, thủ kho tiến hành kiểm tra lại hàng hóa có kho: + Nếu hàng hóa có sẵn kho tiến hành làm thủ tục cấp vật tư + Nếu có sẵn phần khơng có kho tiến hành bước thực mua vật tư 5.2.3 Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà cung ứng: Vật tư giá trị nhỏ không ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm Ban lãnh đạo nhà máy trực tiếp cử cán mua thị trường kiểm tra hàng sau mua theo bước quy trình Nếu vật tư có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm (giấy krap, phụ liệu …) có mức tiêu thụ lượng lớn, Phòng Kinh doanh – XNK có trách nhiệm tiến hành tìm kiếm nhà cung ứng (qua phương tiện thông tin đại chúng: Qua giới thiệu, hội chợ, quan hệ cá nhân, qua quảng cáo, tivi, đài, báo ) Các nhà cung ứng lập thành danh sách sau vào tiêu chí sau để đánh giá: + Chất lượng hàng hóa: Ưu tiên nhà cung ứng có chất lượng hàng hóa tốt nhất, nhà cung cấp phải xuất trình Giấy chứng nhận chất lượng quan có thẩm quyền (nếu cần) Với nhà cung cấp có chất lượng tốt nhất đánh giá điểm, điểm, điểm + Hiệu suất lượng thiết bị: Ưu tiên thiết bị, máy móc có mức tiêu thụ lượng thấp mà đả bảo hiệu quả vận hành Các thiết bị có gắn nhãn lượng ưu tiên trước Mã số: QT - 09 Công ty CP phân Lân Ninh Bình QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG Lần ban hành: 01 Ngày : 26/11/2015 Trang: 6/8 + Giá cả: Để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh yếu tố giá cả vật tư đóng vai trị quan trọng Nhưng khơng thể yếu tố mà lựa chọn nhà cung cấp hàng hố có chất lượng thấp Với chất lượng hàng hố, nhà cung cấp có giá thấp nhất điểm điểm, điểm Tuy nhiên yếu tố giá cả đưa đánh giá tuỳ thuộc vào phương thức tốn + Phương thức tốn: Để giảm bớt khó khăn vốn ưu tiên nhà cung cấp cho áp dụng phương thức trả chậm Trong toán cho nhà cung cấp ưu tiên toán qua Ngân hàng, hạn chế toán tiền mặt, nhà cung cấp có phương thức tốn thuận lợi nhất điểm, điểm, điểm + Năng lực cung cấp: Ưu tiên nhà cung cấp có uy tín thị trường, đáp ứng khả cung cấp ổn định lâu dài, tiến độ cung cấp hàng phù hợp với tiến độ Công ty đề Phương thức giao nhận thuận lợi kho nhà máy Nhà cung cấp có ưu điểm nhất điểm điểm, điểm Nhà cung ứng có điểm số 01 lựa chọn, điểm 02 lựa chọn nhiên phải xem xét, điểm 03 nhà cung ứng tiềm loại bỏ Toàn nội dung trình đánh giá lựa chọn ghi lại theo biểu mẫu “Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng” (BM02/QT09) Giám Đốc Công ty phê duyệt 5.2.3 Phê duyệt danh sách nhà cung ứng: Phòng Kinh doanh – XNK tiến hành lập danh sách nhà cung ứng lựa chọn (BM03/QT09) trình Tổng Giám đốc phê duyệt Trong trường hợp không phê duyệt (cả danh sách nhà nhà cung ứng danh sách tiến hành tìm kiếm lựa chọn lại nhà cung ứng theo bước nói trên) 5.2.4 Đàm phán ký hợp đồng: Mã số: QT - 09 Cơng ty CP phân Lân Ninh Bình QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG Lần ban hành: 01 Ngày : 26/11/2015 Trang: 7/8 Đối với mặt hàng có giá trị lớn nói trên, Phòng Kinh Doanh - XNK tiến hành đàm phám với nhà cung ứng thuộc danh sách lựa chọn để thoả thuận chủng loại, quy cách, số lượng vật tư cần mua, đưa yêu cầu nhà cung ứng chất lượng hàng, phương thức vận chuyển, tiến độ giao hàng, thời hạn toán, giá cả để đến thỏa thuận ký kết hợp đồng + Nếu thỏa thuận tiến hành soạn thảo hợp đồng trình Tổng Giám Đốc Công ty ký + Nếu nguy không đàm phán Phịng Kinh Doanh - XNK có thơng báo từ chối chủ hàng tìm kiếm lại nhà cung ứng đánh 5.2.5 Tiến hành mua hàng đánh giá theo dõi: Phòng Kinh Doanh - XNK tiến hành mua hàng từ nhà cung ứng lựa chọn, q trình giao dịch thơng tin nhà cung ứng cán kỹ thuật, thủ kho nhà máy ghi lại có phát sinh vào “Sổ theo dõi phát sinh nhà cung ứng” (BM04/QT09) (Lưu ý có phát sinh cập nhật), tiêu chí đánh giá theo dõi tương tự đánh giá lựa chọn ban đầu Định kỳ sáu tháng lần Ban lãnh đạo cán chuyên quản vật tư tiến hành lựa chọn lại nhà cung ứng theo tiêu chuẩn sau (có thể khơng cần phiếu đánh giá): Tiêu chuẩn kỹ thuật hàng hóa (chất lượng sản phẩm, mức tiêu thụ lượng thiết bị) Giao hàng thời hạn Giá cả phù hợp với giá thị trường Phòng Kinh doanh – XNK tổng hợp, xem xét phải rõ kết luận lựa chọn tiếp hay không vào “Sổ theo dõi phát sinh nhà cung ứng” (BM04/QT09), đồng thời cập nhật lại danh sánh nhà cung ứng trình duyệt lại 5.2.6 Tiếp nhận hàng hố, kiểm tra, nhập kho: Khi hàng hóa mua đến kho nhà máy Cán kỹ thuật, thủ kho tổ chức tiếp nhận (chuẩn bị bến bãi kho tàng) Mã số: QT - 09 Công ty CP phân Lân Ninh Bình QUY TRÌNH MUA HÀNG, ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG Lần ban hành: 01 Ngày : 26/11/2015 Trang: 8/8 Bộ phận kho nhập hàng làm thủ tục cần thiết có xác nhận đạt chất lượng, số lượng, chủng loại cán kỹ thuật Nhập vật tư: Thủ kho tiến hành cân, đo, đong đếm kiểm tra đầy đủ số lượng, quy cách chủng loại sau hàng phép nhập kho Thủ kho nhận hố đơn tài xác nhận khối lượng hàng hoá vào hóa đơn chứng từ để viết phiếu nhập kho Thủ kho có trách nhiệm vào thẻ kho cho xuất nhập hàng tháng báo cáo ban đơn vị để theo dõi Xuất vật tư: Căn vào yêu cầu thực tế phục vụ sản xuất, đảm bảo yêu cầu số lượng theo yêu cầu vật tư, phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký theo cơng trình 5.2.7 Lưu trữ hồ sơ: Mọi trình tiến hành quy định phải lưu dạng hồ sơ mua hàng phải cập nhật thường xuyên có thay đổi khách quan hay chủ quan liên quan đến trình mua hàng 6-LƯU HỒ SƠ: TT Tên hồ sơ Đơn vị lưu trữ Thời gian lưu Nhà máy, Phòng Kinh Doanh XNK năm Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng Phòng Kinh Doanh - XNK năm Danh sách nhà cung ứng Phòng Kinh Doanh - XNK năm Sổ theo dõi phát sinh nhà cung ứng Thủ kho nhà máy năm Đề nghị mua cấp vật tư 7-PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM: Dự trù mua vật tư Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng Danh sách nhà cung ứng Sổ theo dõi phát sinh nhà cung ứng BM01/QT09 BM02/QT09 BM03/QT09 BM04/QT09 ... trù mua vật tư (BM01/QT09) Tìm kiếm nhà cung ứng Phòng Kinh Doanh Lựa chọn đánh giá nhà cung ứng Tổng Giám Đốc Công ty Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng (BM02/QT09) Danh sách nhà cung ứng. .. máy Nhà cung cấp có ưu điểm nhất điểm điểm, điểm Nhà cung ứng có điểm số 01 lựa chọn, điểm 02 lựa chọn nhiên phải xem xét, điểm 03 nhà cung ứng tiềm loại bỏ Toàn nội dung trình đánh giá lựa chọn. .. tìm kiếm lại nhà cung ứng đánh 5.2.5 Tiến hành mua hàng đánh giá theo dõi: Phòng Kinh Doanh - XNK tiến hành mua hàng từ nhà cung ứng lựa chọn, q trình giao dịch thơng tin nhà cung ứng cán kỹ thuật,