Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : QT: MH-HCNS : 4.0 : 01/08/2023 : Page of QUY TRÌNH MUA HÀNG HCNS I MỤC ĐÍCH Tiến hành mua vật tư nhằm đảm bảo chất lượng vật tư mua đạt yêu cầu kỹ thuật tạo sản phẩm, sử dụng dịch vụ Công ty Mua sắm vật tư, hàng hoá nguồn vốn phải xác định sở định mức kinh tế kỹ thuật phê duyệt, theo kế hoạch sản xuất kinh doanh Công ty phù hợp với chế độ tài Nhà nước quy định II PHẠM VI Quy trình áp dụng cho việc mua thiết bị vật tư, văn phòng phẩm (gia công, vận chuyển, quảng cáo ) III ĐỊNH NGHĨA Nhà cung cấp: Là đơn vị, cá nhân có khả lực cung cấp vật tư, thiết bị, phụ tùng, nguyên, nhiên, vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Vật tư chính: Bao gồm thiết bị, vật tư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm Vật tư phụ: Bao gồm nguyên, nhiên, vật liệu ảnh hưởng ảnh hưởng gián tiếp tới chất lượng sản phẩm Dịch vụ: Bao gồm sản phẩm vơ hình sử dụng để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh Công ty Các từ viết tắt: STT TỪ VIẾT TẮT GHI CHÚ TGĐ Giám Đốc Công ty P.TGĐ Phó Giám Đốc P.HCNS Phịng Hành Nhân QT/HD Quy trình, hướng dẫn V NỘI DUNG Quy trình mua hàng chia 03 trường hợp: Chung Giá trị nhỏ 10 triệu đồng Khẩn cấp Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : QT: MH-HCNS : 4.0 : 01/08/2023 : Page of 4.1 Lưu đồ cho mua hàng hóa thơng thường (Chung) Các bước lưu trình Trách nhiệm Lưu trình (1) Bộ phận có nhu cầu Lập YCMH Duyệt YCMH (2) Quản lý hồ sơ PHCNS (3) TP HCNS (4) Nhân viên HCNS (5) Giám Đốc / P.Giám Đốc (6) Nhân viên phụ trách mua hàng (7) MH/BPYC/Thủ kho (8) Giám Đốc / P.Giám Đốc (9) Nhân viên MH (HCNS) Nhận, kiểm tra, vào sổ Phân công công việc Lựa chọn nhà cung cấp Ký duyệt Hợp đồng Mua hàng, theo dõi thực hợp đồng Nhập kho, bàn giao BPYC Thanh lý hợp đồng Thanh toán hợp đồng (Ghi chú: Khi duyệt, hay ký cần: ký, ghi rõ họ tên đầy đủ) Diễn giải lưu đồ: 4.1.1 Lập YCMH, Duyệt YCMH - Căn vào nhu cầu mua hàng năm, tháng, quý đơn vị Công ty, đơn vị lập phiếu YCMH (theo mẫu MH-IVL-01), yêu cầu rõ: Tên người yêu cầu phận yêu cầu đơn vị sử dụng, cá nhân sử dụng Công ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Người lập phiếu YCMH phải ký tên đầy đủ Quy cách, chất lượng, số lượng, kiểu dáng hàng hóa Code Version Dated Page : QT: MH-HCNS : 4.0 : 01/08/2023 : Page of - Với hàng hóa đặc biệt, đơn vị Cơng ty phải có bảng xác định u cầu kỹ thuật, mơ tả chi tiết hàng hóa dịch vụ mục đích sử dụng phận Ngày duyệt YCMH, ngày yêu cầu có hàng Dự kiến ngân sách YCMH - Phiếu YCMH lập cần phải có: Trưởng phận YCMH duyệt Ban TGĐ, Người ủy quyền duyệt 4.1.2 Phòng HCNS nhận, kiểm tra YCMH - Các phận chuyển YCMH duyệt cho PHCNS, PHCNS có trách nhiệm kiểm tra thơng tin YCMH đầy đủ để phục vụ công tác mua hàng hay chưa, chưa, đề nghị phận YCMH bổ sung đủ thông tin - Quản lý hồ sơ PHCNS vào bảng theo dõi tình hình mua hàng: Nhập đầy đủ nội dung: ngày nhận yêu cầu, ngày BPYC cần hàng, Cập nhật thường xuyên thơng tin từ q trình mua hàng, báo cáo vào thứ hàng tuần cho TP, Ban Giám Đốc - Trên sở ngày tháng nhận YCMH ngày yêu cầu cần hàng phận YCMH, TPHCNS phân loại YCMH gấp hay thường, giá trị lớn hay nhỏ lẻ để xác nhận lại ngày PHCNS đáp ứng hàng hóa (nếu tất diễn bình thường) (Theo bảng phân cấp ký duyệt thời gian cần thiết thực hiện) 4.1.3 Lựa chọn nhà cung cấp - Căn phiếu YCMH bảng xác định yêu cầu chi tiết hàng hóa phận YCMH, Phịng HCNS: - Tìm kiếm đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí: chất lượng, thời gian giao hàng, giá cả, điều kiện toán, bảo hành, dịch vụ hậu mãi, điều kiện giao hàng, điều kiện khác - Tìm kiếm nhà cung cấp thông qua: mạng internet, đối tác giới thiệu, đối tác quen biết lãnh đạo, nhân viên tập đoàn - Cung cấp cho nhà cung cấp thông tin, yêu cầu đề nghị báo giá - Nhận báo giá, so sánh kiểm tra, trả giá đảm bảo giá nhà cung cấp đưa mức giá cuối cùng, tốt Các báo giá phải rõ ràng, có đầy đủ thơng tin nhà cung cấp, người phụ trách để liên hệ Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : QT: MH-HCNS : 4.0 : 01/08/2023 : Page of - Lập bảng so sánh (theo mẫu MH-IVL-02) nhà cung cấp (theo số lượng nhà cung cấp tối thiểu quy định MH-IVL-03) Trên bảng so sánh lựa chọn, đề xuất 01 nhà cung cấp Nhân viên mua hàng đề nghị nhà cung cấp chuyển hợp đồng file mềm, chỉnh sửa điều khoản hợp đồng đầy đủ, chặt chẽ, có lợi cho Công ty (theo hướng dẫn soạn thảo hợp đồng) - Trình duyệt lựa chọn nhà cung cấp hợp đồng dự thảo: + Người lập bảng so sánh ký ghi rõ họ tên trình trưởng phịng ký duyệt + Trưởng Phòng HCNS kiểm tra, liên hệ với nhà cung cấp (nếu cần) để thỏa thuận lại giá, điều kiện khác …sau ký duyệt lựa chọn nhà cung cấp + Người lập bảng so sánh chuyển bảng lựa chọn nhà cung cấp cho người Ban TGĐ người ủy quyền, kiểm tra, ký duyệt bảng so sánh + Trường hợp không duyệt nhà cung cấp, nhân viên mua hàng phải tìm kiếm nhà cung cấp khác lập lại bảng so sánh nhà cung cấp - Các nhà cung cấp phê duyệt, Phòng HCNS lưu vào bảng danh sách nhà cung cấp phê duyệt (theo mẫu MH-IVL- 04) 4.1.4 Ký hợp đồng - Căn bảng so sánh lựa chọn nhà cung cấp, Phòng HCNS soạn thảo hợp đồng theo form mẫu hợp đồng chung mà Công ty duyệt, kiểm tra kỹ tất điều khoản (càng chi tiết tốt) đưa cho phận pháp lý kiểm tra lại lần cuối Sau chuyển trưởng phịng kiêm tra - Nếu có bảng yêu cầu kỹ thuật chi tiết, lập phụ lục hợp đồng chi tiết hàng hóa, chuyển cho phận YCMH ký xác nhận - Chuyển Hợp đồng phụ lục hợp đồng lên Ban TGĐ, Người ủy quyền kiểm tra ký duyệt hợp đồng - Trường hợp mặt hàng thường xuyên mua sắm, cần thiết phải ký kết hợp đồng nguyên tắc, Phòng HCNS nhà cung cấp soạn thảo hợp đồng nguyên tắc trình Ban TGĐ, Người ủy quyền ký duyệt - Trường hợp cần tạm ứng, đặt cọc cho nhà cung cấp, Phòng HCNS chuẩn bị tài liệu để chuyển kế toán tạm ứng (Theo quy trình tạm ứng gồm phiếu YCMH, bảng so sánh nhà cung cấp, hợp đồng, đơn đặt hàng, giấy tạm ứng theo mẫu phịng kế tốn) - Vào bảng theo dõi thực hợp đồng ký kết: ngày giao hàng, hạn toán 4.1.5 Mua hàng Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : QT: MH-HCNS : 4.0 : 01/08/2023 : Page of - Căn vào hợp đồng hai bên đồng ý, Phòng HCNS theo dõi, đốc thúc nhà cung cấp giao hàng thời gian, số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại - Với nhà cung cấp ký hợp đồng nguyên tắc, đối tác yêu cầu Phòng HCNS lập đơn đặt hàng (theo mẫu: MH-IVL-05) PHCNS làm đơn đặt hàng Các phịng ban có nhu cầu mua mặt hàng ký hợp đồng nguyên tắc làm YCMH đầy đủ chuyển cho PHCNS - Trường hợp có thay đổi thời gian cung cấp, nhân viên mua hàng phải báo cáo cho trưởng Phòng HCNS phận YCMH thông báo thay đổi để xác nhận: thay đổi có ảnh hưởng đến phận YCMH hay khơng? Có làm dừng sản xuất hay hoạt động khác hay không? Nếu phận YCMH chấp nhận, yêu cầu ký xác nhận chấp nhận thay đổi - Trường hợp có thay đổi quy cách, chủng loại hàng hóa, nhân viên mua hàng phải báo cho trưởng Phòng HCNS phận YCMH thông báo thay đổi để xác nhận: chấp nhận thay đổi hay không chấp nhận thay đổi Và phận YCMH phải ký chấp nhận thay đổi hay không chấp nhận thay đổi - Trường hợp chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu, Phòng HCNS liên hệ nhà cung cấp yêu cầu trả lại, đổi hàng 4.1.6 Nhập kho, chuyển phận yêu cầu sử dụng - Khi bên bán giao hàng, Phịng HCNS thủ kho, kế tốn (nếu cần), phận sử dụng kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa…đạt nhập kho Các bên ký vào biên lý, nghiệm thu sản phẩm, xác nhận tình trạng hàng hóa (theo mẫu MH-IVL-06) - Sau đó, Phịng HCNS chuẩn bị hồ sơ tốn cho nhà cung cấp (theo quy trình toán gồm: phiếu YCMH, bảng so sánh nhà cung cấp, hợp đồng, đơn đặt hàng, giấy tạm ứng (nếu có), phiếu nhập kho, biên lý, nghiệm thu hàng hóa) Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : QT: MH-HCNS : 4.0 : 01/08/2023 : Page of 4.2 Lưu đồ mua hàng cho hàng hóa giá trị nhỏ 10 triệu Các bước Lưu đồ Các Phòng, Ban lập Yêu cầu mua hàng có ký duyệt Ban TGĐ người ủy quyền (1) (2) (3) Yêu cầu MH Lựa chọn nhà cung cấp Phòng HCNS tìm kiếm 03 nhà cung cấp lập bảng so sánh Trưởng phòng HCNS người Ban Giám Đốc ủy quyền duyệt nhà cung cấp (4) Duyệt nhà cung cấp Phòng HCNS tiến hành mua hàng (dặt cọc, tạm ứng cần) (5) Mua hàng Phòng HCNS, người YCMH, người sử dụng (nếu cần) kiểm tra hàng hóa, đạt chất lượng nhập kho Phịng HCNS chuẩn bị hồ sơ tốn gồm: - Phiếu YCMH - Bảng so sánh nhà CC - Hóa đơn tài - Đề nghị Thanh tốn Trưởng phận duyệt - Phiếu nhập kho (6) Nhập kho bàn giao phận sử dụng Chuẩn bị hồ sơ tốn Trách nhiệm, diễn giải Cơng ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : QT: MH-HCNS : 4.0 : 01/08/2023 : Page of 4.3 Lưu đồ mua hàng trường hợp khẩn cấp Các bước Lưu đồ (1) Yêu cầu MH (2) (3) (4) (5) (6) (7) Tìm kiếm nhanh nhà CC Duyệt báo giá nhà cung cấp Mua hàng Nhập kho Hoàn thiện, bổ sung giấy tờ Chuẩn bị hồ sơ toán Trách nhiệm, diễn giải Các Phòng ban lập Yêu cầu mua hàng, email, điện thoại có ký duyệt P CTHDQT người ủy quyền duyệt qua điện thoại, email… Phịng HCNS, TC&KT tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá Ban Giám Đốc người ủy quyền duyệt báo giá nhà cung cấp, TGĐ ký duyệt Nhà cung cấp Phòng HCNS tiến hành mua hàng (đặt cọc, tạm ứng cần) Phòng HCNS, người YCMH, người sử dụng (nếu cần) kiểm tra hàng hóa, ok nhập kho NVMH hồn thiện bổ sung giấy tờ với quy trình, quy định Cơng ty Phịng HCNS chuẩn bị hồ sơ toán gồm: Phiếu YCMH (hoặc email xác nhận) Báo giá nhà CC Hóa đơn tài Đề nghị TT Trưởng phận duyệt Phiếu nhập kho Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : QT: MH-HCNS : 4.0 : 01/08/2023 : Page of QUYẾT TỐN MUA HÀNG 5.1 Lưu đồ tốn: Bước (1) (2) Lưu đồi thực Chuẩn bị hồ sơ Thanh Tốn (4) Phịng HCNS Mẫu biểu Đề nghị tốn theo mẫu chung phịng Tài & Kế toán TP HCNS, TP KT Phê duyệt (3) Trách nhiệm Phịng Kế tốn LƯU HỒ SƠ KẾ TỐN LƯU HỒ SƠ PHCNS Phịng Kế tốn Phịng Kế tốn Phòng HCNS 5.2 Diễn giải lưu đồ Các bước toán thực theo bước đây: TT Nội dung Hành động cụ thể Giấy tờ phải có Lập đề xuất Thanh Phòng HCNS lập phiếu đề nghị tốn tốn, u cầu phải có đủ chứng từ chứng minh Trong chứng từ phải có đầy đủ chữ ký thành phần liên quan Chứng từ bản: - Phiếu đề nghị TT - Phiếu duyệt YCMH - Hợp đồng MH - Phiếu nhập kho - Biên lý - Hóa đơn tài Bộ phận Kiểm tra TP HCNS & TP TC - KT có trách duyệt tốn nhiệm kiểm tra hồ sơ toán ký duyệt trước chuyển Hồ sơ tốn để trình TGĐ duyệt Đề nghị MH Giấy đề nghị MH đơn vị Chuyển hồ toán Thanh tốn Lưu hồ sơ mua Phịng HCNS có trách nhiệm lưu hồ sơ hàng đầy đủ sơ PHCNS chuyển hồ sơ toán cho kế toán phụ trách, theo dõi đốc thúc tốn Phịng kế tốn theo quy trình kế tốn