MỞ ĐÀU
LÝ DO LựA CHỌN ĐÈ TÀI
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng đến quản trị nguồn nhân lực Chất lượng nguồn nhân lực trở thành yếu tố then chốt, yêu cầu phòng nhân sự cung cấp ứng viên phù hợp và vượt trội Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực không chỉ là con đường kinh tế mà còn là chiến lược quan trọng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Để đạt được điều này, các hoạt động quản trị nguồn nhân lực cần được cải tiến mạnh mẽ, bắt đầu từ việc phân tích công việc Việc xây dựng bảng mô tả công việc (MTCV) và bảng tiêu chuẩn công việc là cần thiết để tuyển dụng hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Công ty Cổ phần May Minh Hoàng (MHG) là một trong những nhà sản xuất hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực trang phục thể thao và active wear Chuyên cung cấp áo khoác ngoài và trang phục dành cho các hoạt động thể thao, MHG phục vụ cho nhiều thương hiệu lớn trên toàn cầu Công ty nổi bật với khả năng sản xuất đa dạng các loại hàng may mặc, bao gồm cả trang phục phức tạp.
Công ty được tổ chức thành nhiều bộ phận, trong đó phòng Merchandiser (phòng MER) có vai trò quan trọng và cần tuyển nhiều nhân viên nhất Nhân sự trong phòng MER được chia thành các nhóm dưới sự quản lý của Trưởng Phòng, với bốn vị trí chính: Trưởng Nhóm, Nhân Viên Phát Triển Mã Hàng, Nhân Viên Thu Mua và Nhân Viên Chăm Sóc Nguyên Phụ Liệu Vị trí Nhân Viên Chăm Sóc Nguyên Phụ Liệu là bước khởi đầu cho nhân viên mới trong lĩnh vực Merchandiser, tạo nền tảng để phát triển và thăng tiến lên các vị trí cao hơn như Mer Pur, Mer Develop hoặc Trưởng Nhóm.
Chất lượng nhân sự tuyển dụng vào công ty vẫn chưa ổn định so với yêu cầu của phòng MER Hiện tại, tình trạng thiếu nhân sự ở vị trí Mer Care diễn ra khá phổ biến, khiến nhân viên tuyển dụng phải liên tục tìm kiếm ứng viên, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian và chi phí cho công ty Đặc biệt, công ty chưa có bảng MTCV chính thức và cụ thể cho nhiều vị trí, trong đó có vị trí Mer Care.
Để cạnh tranh hiệu quả trên thị trường, công ty cần nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên, bắt đầu bằng việc phân tích công việc thông qua bảng MTCV Xuất phát từ nhu cầu thực tế, tôi chọn đề tài báo cáo thực tập là “Hoàn thiện hồ sơ mô tả công việc cho vị trí nhân viên chăm sóc nguyên phụ liệu của Công ty cổ phần May Minh Hoàng (MHG)”.
MỤC TIÊU PHÂN TÍCH
Dựa trên lý thuyết đã học và kinh nghiệm thực tập tại công ty, bài viết này nhằm xác định những điểm mạnh và thiếu sót trong quy trình nhân sự Qua việc nhận góp ý từ các đồng nghiệp trong ngành, chúng tôi đề xuất giải pháp cải thiện chất lượng nguồn nhân lực bằng cách hoàn thiện bảng MTCV cho vị trí Mer Care Đồng thời, quá trình này cũng giúp thực hành và làm quen với việc phân tích công việc thực tế, từ đó tích lũy kinh nghiệm cho tương lai.
Đối tụng nghiên cứu tập trung vào các vấn đề liên quan đến phòng Mer, đặc biệt là vị trí Mer Care Bài viết cũng đề cập đến công tác nhân sự tuyển dụng và việc lập bảng mô tả công việc (MTCV) tại phòng Nhân Sự của Công ty Cổ phần May Minh Hoàng.
- Phạm viphân tích chủ yếu là các vấn đề về nhân sự, tuyển dụng và lập bảng MTCV của phòng Mer trong năm 2016.
- Không gian phân tích: văn phòng Công ty cổ phần May Minh Hoàng (Địa chỉ: số 9 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM).
- Thờigian khảo sát thông tin, dữ liệu để phân tích: từ 20-09-2016 đến 22-12- 2016.
1.5 PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN:
Trong quá trình học, có nhiều phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc như phỏng vấn, bảng câu hỏi, quan sát tại nơi làm việc, sử dụng nhật ký ngày làm việc và tài liệu có sẵn Tùy thuộc vào đề tài nghiên cứu, mức độ hiểu biết về công việc và điều kiện thực tế tại nơi thực tập, em sẽ lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp.
- Sử dụngvănbản săn có (tại công ty và cácgiáo trình đã học).
- Thảo luận và thu thập ý kiến của người hướng dẫn trựctiếp.
Trong quá trình thực tập, việc thu thập thông tin thứ cấp từ các dữ liệu và thông tin được phép sử dụng của đơn vị thực tập là rất quan trọng Điều này bao gồm việc thu thập số liệu về nhân sự cùng với các quy trình làm việc hiện có.
1.6 MÔ TẢ VỊ TRÍTHỰC TẬP:
Vị trí thực tập của em hiện tại chủ yếu là hỗ trợphòng Nhân Sự về mảng tuyển dụng và một số công việc khác Cụ thể là:
Sắp xếp,trích lọc, lưu trữhồ sơcho phòng nhân sự vàhỗ trợ phòng kế toán.
- Tạo mã số thẻ, mã vân tay, lưu trữ, cập nhật thông tin nhân viên trên hệ thống ERP của công ty.
- Đăng tin tuyển dụng các vị trí của công ty lên các trang tuyển dụng như:
, vieclam24h.vn, , careerbuilder.vn, timviecnhanh.com vieclameva.com
- Đọc và lọc hồ sơ ứng viên ứng tuyển vào cácvị trí.
Sử dụng Outlook để giao tiếp hiệu quả với người hướng dẫn và nhân viên trong công ty, quản lý hồ sơ ứng viên, duy trì liên lạc với các ứng viên qua trang tuyển dụng, và gửi lịch phỏng vấn đến các bộ phận liên quan.
- Tiếp điện thoại với các trang tuyển dụng, liên hệ ứng viên đến tham gia phỏng vấntheo lịch.
- Viết bảng năng lực cốt lõi (D, I, s, C) sơ thảo, chương trình thử việc theo mẫu gửi cho người phụ trách và các bộ phận có liên quan.
- Viết thư mời làm việc, gửi yêucầubổ sung hồ sơ cho nhân viên mới.
Sử dụng phần mềm "Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN" để gửi yêu cầu bổ sung hồ sơ cho nhân viên và nộp tờ khai đăng ký cấp mã số thuế cho người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh trong các tháng của năm 2016.
- Thực hiệncác côngviệc khác theo yêu cầu của người hướng dẫn.
- Hỗ trợcác bộ phận khác.
1.7 GIỚITHIỆU KÉT CẤU CỦA BÁO CÁO:
Kết cấubài báo cáo gồm 4 phần:
Trong phần này, tôi sẽ trình bày lý do lựa chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, đối tượng và phạm vi áp dụng, cùng với phương pháp thực hiện bài báo cáo Bên cạnh đó, tôi cũng sẽ mô tả chi tiết những công việc đã thực hiện trong suốt quá trình thực tập tại MHG.
Phần 2: Thực trạng về tìnhhình nhân sựvị trí MerCarephòng Mer
Bài viết này được chia thành hai phần chính: phần đầu cung cấp thông tin tổng quan về MHG, bao gồm lịch sử hình thành, sơ đồ tổ chức và tình hình nhân sự hiện tại Phần thứ hai tập trung vào phân tích và đánh giá tình hình nhân sự thực tế của phòng MER, đặc biệt là vị trí nhân viên Mer Care trong công ty, dựa trên những thông tin thu thập được và những quan sát cá nhân trong quá trình làm việc và thực tập.
Phần 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hồ sơ MTCV cho vị trí nhân viên chăm sóc nguyên phụ liệu của Công ty Cổ phần May Minh Hoàng (MHG) Ở phần này, trước tiên em so sánh quy trình thực hiện việc phân tích công việc trong lý thuyết và trong thực tế em nhận thấy tại nơithực tập, cụthể ở đề tài này là so sánh quy trình thực hiện bản MTCV Sau đó, em thực hiện việc hoànthiệnbảng MTCV cho côngviệc tạivị trí nhân viên Mer Care theo quy trình lý thuyết.
Tổng kết lại nội dung củabài báo cáo.
PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN
Trong quá trình học, có nhiều phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc, bao gồm phỏng vấn, bảng câu hỏi, quan sát tại nơi làm việc, sử dụng nhật ký ngày làm việc và tài liệu sẵn có Dựa vào đề tài thực hiện, mức độ hiểu biết về công việc và điều kiện thu thập thông tin tại nơi thực tập, tôi đã lựa chọn phương pháp thu thập phù hợp.
- Sử dụngvănbản săn có (tại công ty và cácgiáo trình đã học).
- Thảo luận và thu thập ý kiến của người hướng dẫn trựctiếp.
Thu thập thông tin thứ cấp từ dữ liệu và thông tin mà đơn vị thực tập cho phép sử dụng, bao gồm số liệu về nhân sự và các quy trình làm việc.
MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
Vị trí thực tập của em hiện tại chủ yếu là hỗ trợphòng Nhân Sự về mảng tuyển dụng và một số công việc khác Cụ thể là:
Sắp xếp,trích lọc, lưu trữhồ sơcho phòng nhân sự vàhỗ trợ phòng kế toán.
- Tạo mã số thẻ, mã vân tay, lưu trữ, cập nhật thông tin nhân viên trên hệ thống ERP của công ty.
- Đăng tin tuyển dụng các vị trí của công ty lên các trang tuyển dụng như:
, vieclam24h.vn, , careerbuilder.vn, timviecnhanh.com vieclameva.com
- Đọc và lọc hồ sơ ứng viên ứng tuyển vào cácvị trí.
Sử dụng Outlook để giao tiếp hiệu quả với người hướng dẫn và các nhân viên khác trong công ty, quản lý hồ sơ ứng viên, duy trì liên lạc với ứng viên, cập nhật trang tuyển dụng và gửi lịch phỏng vấn đến các bộ phận liên quan.
- Tiếp điện thoại với các trang tuyển dụng, liên hệ ứng viên đến tham gia phỏng vấntheo lịch.
- Viết bảng năng lực cốt lõi (D, I, s, C) sơ thảo, chương trình thử việc theo mẫu gửi cho người phụ trách và các bộ phận có liên quan.
- Viết thư mời làm việc, gửi yêucầubổ sung hồ sơ cho nhân viên mới.
Sử dụng phần mềm “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN” để gửi yêu cầu bổ sung hồ sơ cho nhân viên và nộp tờ khai đăng ký cấp mã số thuế cho người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh trong các tháng của năm 2016.
- Thực hiệncác côngviệc khác theo yêu cầu của người hướng dẫn.
- Hỗ trợcác bộ phận khác.
1.7 GIỚITHIỆU KÉT CẤU CỦA BÁO CÁO:
Kết cấubài báo cáo gồm 4 phần:
Trong phần này, tôi sẽ trình bày lý do lựa chọn đề tài, các mục tiêu cụ thể, đối tượng nghiên cứu, phạm vi áp dụng, và phương pháp thực hiện báo cáo Bên cạnh đó, tôi cũng sẽ mô tả chi tiết những công việc đã thực hiện trong suốt quá trình thực tập tại MHG.
Phần 2: Thực trạng về tìnhhình nhân sựvị trí MerCarephòng Mer
Bài viết này được chia thành hai phần chính: phần đầu cung cấp thông tin tổng quan về MHG, bao gồm lịch sử hình thành, sơ đồ tổ chức và tình hình nhân sự; phần thứ hai tập trung vào phân tích và đánh giá tình hình nhân sự thực tế của phòng MER, đặc biệt là vị trí nhân viên Mer Care trong công ty, dựa trên thông tin thu thập được và những quan sát cá nhân trong quá trình làm việc và thực tập.
Phần 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hồ sơ MTCV cho vị trí nhân viên chăm sóc nguyên phụ liệu của Công ty Cổ phần May Minh Hoàng (MHG) Ở phần này, trước tiên em so sánh quy trình thực hiện việc phân tích công việc trong lý thuyết và trong thực tế em nhận thấy tại nơithực tập, cụthể ở đề tài này là so sánh quy trình thực hiện bản MTCV Sau đó, em thực hiện việc hoànthiệnbảng MTCV cho côngviệc tạivị trí nhân viên Mer Care theo quy trình lý thuyết.
Tổng kết lại nội dung củabài báo cáo.
GIỚI THIỆU KẾT CẤU CỦA BÁO CÁO
2.1 VÈ CÔNG TY CỔ PHẢN MAY MINH HOÀNG:
Công ty Cổ phần May Minh Hoàng (MHG) Địa chỉ: 9 LêThánh Tôn, Phường BếnNghé, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
Người đại diện pháp luật: Nguyễn Vĩnh Sơn
Lĩnh vực: May trang phục (trừtrang phục từ da lông thú) Điện thoại: (08) 38 229 333
Website: http://www.mhg.com.vn/
Công ty trách nhiệm hữu hạn MINH HOÀNG (viết tắt MHG) được thành lập chính thức vào ngày 02-10-1992, với hai thành viên sáng lập là Ông Nguyễn Vĩnh Sơn (giám đốc) và Bà Nguyễn Thị Phương Hồng (phó giám đốc, em gái của ông Sơn) Bà Phan Thị Trọng Đức là kế toán trưởng đầu tiên của công ty MHG chuyên sản xuất hàng thể thao “SportWear” và khởi đầu với số vốn 300.000.000 đồng (5.000 USD) cùng 18 máy móc thiết bị, đặt trụ sở tại 01 Nguyễn Văn Nghi, phường 4, quận Gò Vấp, TP HCM, trong khuôn viên xưởng cơ khí Trường Công Nhân Kỹ Thuật 4.
THựC TRẠNG VÈ TÌNH HÌNH NHÂN sự
PHÂN TÍCH - ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH NHÂN sự THựC TÉ
2.2.1 Phân tích mặt mạnh-yếu của công ty khithu hút ứng viên:
Măt manh là một doanh nghiệp quy mô lớn, với khoảng 3.500 lao động tính đến năm 2016 Doanh nghiệp này hiện đang vận hành ba nhà máy tại các thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Thanh Hóa.
Tại MHG, quy trình làm việc được thiết lập rõ ràng với trách nhiệm cụ thể cho từng vị trí trong bộ phận MER, chia thành ba cấp độ từ Mer Care, Mer Pur đến Mer Develop, mỗi vị trí có trách nhiệm riêng được ghi rõ trong bảng MTCV Môi trường làm việc tại MHG năng động và chuyên nghiệp, với sự lãnh đạo sáng suốt và sự quan tâm đến nhân viên, cùng với đồng nghiệp thân thiện Ngoài ra, MHG cũng cung cấp mức lương cạnh tranh, dao động từ 6 triệu đến 20 triệu đồng, dựa trên năng lực làm việc của nhân viên.
Mặt yếu của MHG bao gồm chính sách phúc lợi chưa thực sự tốt, khi mà quyền lợi nhân viên chỉ dừng lại ở mức tối thiểu theo Bộ luật Lao Động, kèm theo một số hỗ trợ như cơm trưa và xe đưa đón Hơn nữa, việc chuyên môn hóa công việc theo từng quy trình riêng biệt đã khiến người lao động không có nhiều cơ hội học hỏi như ở các công ty có quy trình công việc bao quát Cuối cùng, mức lương tại MHG còn thấp hơn so với một số công ty khác có tính chất công việc tương tự.
Công ty A tuyển dụng nhân viên MER với mức lương 10 triệu, trong khi MHG tuyển nhân viên Mer Care với mức lương 7 triệu Nhân viên tại công ty A bắt đầu với công việc tương tự như Mer Care, sau đó có cơ hội thăng tiến lên vị trí cao hơn với mức lương 10 triệu Ngược lại, nhân viên MHG cần nỗ lực làm việc và vượt qua bài kiểm tra để đạt được vị trí Mer Pur với mức lương 10 triệu So sánh cho thấy ứng viên sẽ bị thu hút hơn bởi công ty A.
2.2.2 Đánh giá tình hình nhân sựthực tế:
MHG đang mở rộng sản xuất với mục tiêu tăng 100% năng suất vào năm 2017, dẫn đến nhu cầu tuyển dụng lớn Số lượng nhân sự khối văn phòng giảm mạnh vào năm 2015 nhưng đã tăng dần trong năm 2016 Dự kiến, vào quý I năm 2017, công ty sẽ tuyển thêm khoảng 65 nhân sự cho các phòng như Nhân Sự, Xuất Nhập Khẩu, Kỹ Thuật và MER Cụ thể, phòng MER sẽ tuyển thêm 13 nhân sự, bao gồm 5 nhân sự cho Mer Care, 3 nhân sự cho Mer Pur và 5 nhân sự cho Mer Develop.
Công ty may mặc luôn phải đối mặt với áp lực cao trong việc tiếp nhận và phát triển đơn hàng để giao hàng đúng hạn Nhân sự phòng MER được chia thành nhiều nhóm, mỗi nhóm phụ trách một dự án của khách hàng khác nhau, đòi hỏi công việc diễn ra liên tục theo thời gian quy định Điều này tạo ra áp lực lớn về cả tinh thần và thể chất cho nhân viên Như bảng 2 đã chỉ ra, nhân sự ở các vị trí trong phòng MER thường ra vào liên tục, khiến phòng nhân sự phải liên tục tìm kiếm ứng viên cho các vị trí này suốt năm.
Trong bảng 2, vị trí nhân viên Mer Care cho thấy tỷ lệ nhân sự mới tuyển vào trong các quý nghỉ vượt quá 50% tổng số nhân viên Tương tự, vị trí nhân viên Mer Develop cũng ghi nhận tỷ lệ tuyển dụng cao, tuy nhiên yêu cầu công việc và áp lực giữa hai vị trí này rất khác nhau Đối với nhân viên Mer Care, yêu cầu tối thiểu bao gồm tốt nghiệp cao đẳng, khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản và có ít nhất một năm kinh nghiệm làm việc.
Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực MER trong 1 năm sẽ là lợi thế, nhưng đối với vị trí nhân viên Mer Develop, yêu cầu cao gấp ba lần Tuy nhiên, nhân viên ở vị trí Mer Care thường có tỷ lệ nghỉ việc cao, với nhiều ứng viên quyết định rời bỏ ngay trong thời gian thử việc 2 tháng.
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã thu thập được một số lý do khiến nhân viên nghỉ việc, bao gồm khối lượng công việc lớn và áp lực cao, mức lương thấp, phúc lợi hạn chế, cùng với các lý do cá nhân Ngoài ra, một số yếu tố khác như vị trí làm việc và văn hóa công ty cũng góp phần vào quyết định nghỉ việc của nhân viên.
Vị trí nhân viên Mer Care thường xuyên cần tuyển mới do nhiều lý do, bao gồm việc nhiều nhân viên cũ nghỉ việc, nhân viên mới trong giai đoạn thử việc không đáp ứng yêu cầu công việc, và khó khăn trong việc tìm kiếm ứng viên phù hợp trong quá trình tuyển dụng Thêm vào đó, sự điều động nhân viên trong công ty cũng là một yếu tố góp phần vào tình trạng này.
Thông thường, khi mới vào công ty, nhân viên MER sẽ bắt đầu bằng việc đọc các quy định và quy trình làm việc Sau đó, họ sẽ được Team Leader hướng dẫn để làm quen với công việc Cuối cùng, nhân viên sẽ viết báo cáo kết quả công việc để Team Leader đánh giá, từ đó phòng nhân sự sẽ ký hợp đồng và sắp x
Trong công ty, chỉ có vị trí Mer Develop được trang bị bảng MTCV, trong khi hai vị trí Mer Care và Mer Pur chỉ dựa vào quy trình công việc để thực hiện nhiệm vụ Quy trình làm việc thường dài và phức tạp, được coi như bảng MTCV chi tiết cho nhân viên, dẫn đến việc họ chỉ làm theo quy trình có sẵn mà không hiểu rõ MTCV cụ thể của mình Điều này gây ra sự không ổn định trong chất lượng nhân viên, tâm lý hoang mang và khó khăn trong việc gắn bó lâu dài với công ty Do đó, công ty cần thiết lập một bảng MTCV cụ thể cho hai vị trí Mer Care và Mer Pur để cải thiện tình hình.
ĐÈ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HÒ sơ MTCV CHO VỊ TRÍ
SO SÁNH QUY TRÌNH THựC HIỆN BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC THỰC TẾ CỦA CÔNG TY VÀ THEO LỶ THUYẾT
THựC TẾ CỦA CÔNG TY VÀ THEO LÝ THUYẾT:
3.1.1 Quytrình thực hiện bảngmôtả công việc theo lý thuyết:
Bảng mô tả công việc là tài liệu quan trọng nêu rõ chức năng và nhiệm vụ của vị trí, các mối quan hệ công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu giám sát và
Bảng môtả công việc giúp cho chúng ta hiểu đượcnội dung, yêu cầu của công việcvà hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thựchiệncông việc.
Quy trình phân tích công việc để xây dựng bảng MTCV gồm 6 bước Bước đầu tiên là xác định mục đích phân tích công việc và hình thức thu thập thông tin phù hợp Tiếp theo, thu thập thông tin cơ bản từ sơ đồ tổ chức, văn bản về mục đích và chức năng của doanh nghiệp Bước ba là chọn lựa các phần việc đặc trưng để tiết kiệm thời gian trong phân tích Bước bốn áp dụng các phương pháp thu thập thông tin như phỏng vấn, bảng câu hỏi, quan sát và nhật ký làm việc, tùy thuộc vào yêu cầu và khả năng tài chính Cuối cùng, bước năm là kiểm tra và xác minh tính chính xác của thông tin thu thập được.
Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin thu thập cho việc phân tích công việc, cần kiểm tra thông qua các nhân viên thực hiện công việc hoặc các lãnh đạo có trách nhiệm giám sát Bước tiếp theo là xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
3.1.2 Quy trình thực hiện bảng mô tả công việc thực tế của công ty:
Công ty đang trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc và chưa có quy trình phân tích công việc cụ thể Để tạo ra bảng MTCV thực tế, tôi đã tổng hợp thông tin từ các cuộc trao đổi và hướng dẫn trong quá trình thực tập Quy trình thực hiện bao gồm hai bước chính: Bước 1 là lựa chọn công việc cần phân tích, trong đó phòng nhân sự sẽ chọn các vị trí như công việc tuyển dụng liên tục, công việc mới phát sinh, hoặc những vị trí có nhu cầu nhân sự tăng đột ngột Bước 2, phòng nhân sự sẽ gửi mẫu bảng MTCV cho các nhân viên trong phòng ban có công việc cần phân tích, yêu cầu họ điền thông tin về những gì họ đã thực hiện và gửi lại cho phòng nhân sự.
Hình 1: Mau bảng MTCV của công ty £ MINH HOANG GARMENT JS co.,
^ÀMHG 09 L e T hanh T on , D ist J,HCM C ity
Minh Hoang Garment row T el : 38229333 F ax : 38229222 rv/ Phần mô ti công việc: _
Kỳ luật - Đoán kết - Vui vẻ - Cam kết E-MAIL: MH_GARMENT@HT.VN
BÀNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Tómtăt cõng việc Chịu trách nhiệm
Các nhiệm TỤ chính Chitiet
Hô trợ các bộ phận khác CM tiết
Các mòi quan hệ nộibộ Chitiet
Các môi quan hệ khách hàng (Phán dành cho các bộ phán quen hè vài 'Khách hàng)
Quy trình quản lý nhân sự cho các trưởng bộ phận bao gồm các bước quan trọng Đầu tiên, nhân viên phòng nhân sự tổng hợp các mẫu gửi để trưởng bộ phận xem xét Tiếp theo, cần xây dựng bảng mô tả công việc (MTCV) và bảng tiêu chuẩn công việc để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng Sau đó, quy trình chi tiết thực hiện công việc cần được phát triển nhằm phân tích và tối ưu hóa quy trình làm việc Cuối cùng, việc xây dựng chương trình thử việc là cần thiết để đánh giá năng lực của nhân viên, và các tài liệu như bảng MTCV, bảng tiêu chuẩn công việc cùng quy trình sẽ được trình bày để hoàn thiện quy trình này.
• thực hiện và chương trình thử việc vào hệ thống ERP để áp dụng cho các nhân viên có liên quan đến côngviệc đó sau này.
HOÀN THIỆN HÒ sơ MTCV CHO VỊ TRÍ MER CARE CỦA MHG
- Dựa vào quy trình theo lý thuyết đã nêu trên, em đã thực hiện sáu bước như sau: o Bước 1:
Mục đích thực hiện bảng MTCV cho vị trí nhân viên Mer Care là nâng cao chất lượng nhân viên, đảm bảo tuyển đúng ứng viên cho từng vị trí, giữ chân nhân viên và giảm chi phí tuyển dụng cho công ty trong tương lai.
Hình thức thu thập thông tin tại nơi làm việc bao gồm việc sử dụng tài liệu có sẵn, thông tin từ phòng MER qua email, và ý kiến từ người hướng dẫn tại MHG Để xác định các thông tin cơ bản, cần dựa vào các sơ đồ đã nêu ở Phần 2, các văn bản liên quan trong hệ thống ERP của MHG như quy trình công việc, thông báo, biểu mẫu, và quy trình Mer Care từ nhân viên phòng Mer.
Hình 2: Giao diện hệthống ERP củaMHG
(5.9) Miofrung (Staff) 1000154 -TRW MINH TRUNG TỔ CHỨC HÀH1 ovw HO
13/12/2016 o Bước 3: Công việc Mer Care có 3 phần việc đặc trưng đó là:
■ Chăm sóc nguyên phụliệu cho mẫu vàđơn hàngsố lượng lớn.
Đánh giá nhà cung cấp bao gồm các bước quan trọng: Bước 4, do hạn chế về phạm vi thu thập thông tin, cần thực hiện thu thập dữ liệu bằng các phương pháp đã nêu ở bước 1 Bước 5, kiểm tra và xác minh tính chính xác của thông tin thu thập được thông qua người hướng dẫn tại công ty, đồng thời thảo luận và lấy ý kiến để điều chỉnh thông tin Cuối cùng, Bước 6 là xây dựng bảng MTCV để tổng hợp các thông tin đã kiểm tra và xác minh.
Sau đâylà bảng MTCV mà em đã xây dựng được dựatrên quy trình và các thông tin đã thu thập:
Công ty Cổ phần May Minh Hoàng
Nhân viên chăm sóc nguyên phụ liệu
- Khi nguyên phụ liệu về đáp ứng nhu cầusản xuất và nộp mẫu cho khách hàng.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả nguyên phụ liệu.
- Đảm bảohiệu suất cho đơnhàng thông qua việc đánh giáNCC để có sự thay đổi trong cách sử dụng NCC.
Báo cáo trựctiếp cho Trưởng Nhóm,Nhân Viên PhátTriển Mã hàng
Báo cáo gián tiếp cho
Bên ngoài Nội bộ Bên ngoài
Trưởng Nhóm NhânViên Phát TriểnMã Hàng
NhânViên Thu Mua Phòng Kỹ Thuật
Phòng Kế Toán Phòng Quản LýChất Lượng
Phòng Kế Hoạch Phòng Xuất Nhập Khẩu Phòng IE, IT
Phòng Hành Chính- Nhân sự, CR, Y Te
Bộ PhậnKho Phòng Sản Xuất
Cáccông việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài:
Khách hàng - Theo dõi đơn hàng của khách hàng
- Làm việc với NCC vải khi vải về.
- Gửi yêucầubùhàng cho NCC khi cómẫu lỗi.
- Đánhgiá NCC sau mỗi đơn hàng.
Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các đon vị bên trong:
- Tiếp nhận các chỉ thị củatrưởng nhóm.
- Lẩy ý kiến,xác nhậncủa trưởng nhóm khi có vấn đề hay sai sót cần giải quyết.
Nhân Viên Phát Triển MãHàng
- Nhận kế hoạch và thông -tin số lượng đơn hàng.
- Nhận “Lead Time”để chốtngày đồng bộ cho từng mãhàng.
- Gửi bảngthanh lý để trừtồn và tính lãi lỗ.
- Nhận “GM, Buy Tracking” để chốt ngàyđồngbộ cho từng mã hàng.
- Gửi bảng thanh lý để trừtồn và tính lãi lỗ.
- Gửi phiếuđóng gói, hóa đơn hàng gửi, danh sách hàng hóađể chuẩn bị nhậphàng.
- Gửi phiếu đóng gói, hóa đơn hàng gửi, danh sáchhànghóa để chuẩnbị nhập hàng.
- Gửimẫu vải để duyệt màu chỉ.
- Nhận biên bản kiểm vải để làm việc với nhàcung cấp.
- Gửi phiếu đóng gói, hóa đơn hàng gửi, danh sáchhàng hóa đểchuẩn bị nhập hàng.
- Theo dõi, lưutrữthông tin, báo cáo tỷ lệ lỗi của từng NCC.
- Gửiphiếu đónggói, hóa đơn hàng gửi, danhsách hàng hóa để chuẩn bị nhậphàng.
- Gửiphiếu đónggói, hóa đơn hàng gửi, danh sách hàng hóa để chuẩn bị nhập hàng.
- Nhận chứng từvềtìnhtrang thiếu, dư hàng.
- Gửi mẫuvải để duyệt màu chỉ.
PhòngIE, IT - Email, Internet,ERP & update cải tiến công nghệ.
Phòng Hành Chính- Nhân sự, CR, Y Tế - BHXH, BHYT, CR,
- Luân chuyển nguyênphụ liệu gửi tại phòng bảo vệ.
- Nhậnhàng nhập về, các công việc liên quankhác.
- Nhận kế hoạch và báo cáo sản xuất củanhà máy.
Tiêu chí đo lường, đánh giá
1 Chăm sóc nguyên phụ liệu cho mẫu và đom hàng số lượng lóm:
- Nhận “GM, Buy Tracking” từ Mer Pur, “Lead Time” từ
Mer Develop để chốt ngày đồng bộ chotừng mã hàng.
- Chốt ngày nhậnhàng, chốtkế hoạch, gửilại “Buy
Tracking” cho MerDevelop,phòng Quản Lý Chất
Lượng, phòng Kế Hoạch, Nhà Máy.
- Làm việc với NCC, yêu cầu NCC gửi mẫu vải và báo cáo kiểmtra.
- Gửimẫu vải chokhách hàng vào cácbộ phậncó liên quan.
- Nhậnbáo cáo kiểm travải và biên bản kiểm travải từ phòng Quản Lý Chất Lượng đểthông báo trướccho
- Liênhệ với phòng KếHoạch và phòngQuản LýChất
- Gửi phiếu đónggói, hóa đơn hàng gửi, danh sách hàng hóa cho cácphòng ban liên quan để chuẩn bị nhập hàng.
- Gửi thẻ lô hàngcho khách hàngđể duyệtlô cần cắt cho Đạt 70% chỉ tiêu đặt ra trongkế hoạch củadựán.
- YêucầuNCCbùhàng khi vải xuấthiện lỗi.
- Làm theo các chỉ thị kháctừTeam Leader.
- Gửibáo cáo hàng tuần cho Team Leader và Mer
- Cập nhật nguyênphụ liệu để tính cânbằng nguyênphụ liệu saukhi sảnxuất.
- Yêu cầu nhà máygửi báo cáo, đối chiếu báo cáo với cân bằng nguyênphụ liệu đã tính.
- Thanh lýđơn hàng, tính lãi lỗ cho đơn hàng.
- Gửibảng thanh lý cho Mer Develop và Mer Pur. Đạt 90% chỉ tiêu đặtra trong kế hoạchcủa dựán.
- Tiến hành đánhgiá NCC cùng các bộ phận khác để cải tiến cho những lần đặthàng sau.
- Theodõi, lưutrữthông tin, báo cáo tỷ lệ lỗi củatừng
NCC. Đạt 90% chỉtiêu đặt ra trongkế hoạch của dựán.
Nội dung Tiêu chí đo lường, đánhgiá
- Thực hiệncác côngviệc theo mô tả công việc.
- Báo cáovà đề xuất các vấn đề liên quan đếnchất lượng công việc tại nơi làm việc.
2 Những quyết định phải lấy ýkiến của cấp trên:
- Khi côngviệc xảy ra lỗi hay vấn đề không tự giải quyếtđược.
- Các công việc không ghi/ đề cập tới trongbảng MTCVvà quytrình công việc. Điều kiện làmviệc:
- Làm việc thường xuyên tại văn phòng.
- Sử dụng các chương trình, phần mềmtheo hệ thống phânphối của công ty.
- Máytính đểbàn hay máytính cá nhân.
KÉT LUẬN
Công ty Cổ phần May Minh Hoàng (MHG) đã hoạt động hơn 20 năm trong lĩnh vực sản xuất, vì vậy yếu tố nguồn nhân lực chất lượng là rất cần thiết Để đạt được chất lượng tốt trong mọi vị trí công việc, việc sử dụng bảng MTCV là cực kỳ quan trọng Công cụ này không chỉ giúp kiểm soát và nâng cao chất lượng nhân viên mà còn đảm bảo quản trị nhân sự hiệu quả Bảng MTCV giúp giảm áp lực trong quá trình tuyển dụng, đồng thời tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân lực cho công ty Ngoài ra, nó còn gia tăng sức hút với ứng viên mới và giữ chân nhân viên hiện tại Tuy nhiên, để nhân viên làm việc lâu bền, công ty cần cung cấp thêm nhiều lợi ích thiết thực như tăng lương, phúc lợi và cải thiện môi trường làm việc.
Dựa trên những kiến thức và kinh nghiệm thực tế đã học được tại công ty MHG, em đã hoàn thành bài báo cáo này với mục tiêu đề ra Tuy nhiên, bài báo cáo vẫn còn một số thiếu sót và em rất mong nhận được sự giúp đỡ từ các thầy cô để hoàn thiện hơn Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Thầy và các anh chị tại Công ty Cổ Phần May Minh Hoàng (MHG) đã luôn hỗ trợ em trong kỳ thực tập vừa qua.
PHU LUC 1: cAc CHU VIET TAT v A DINH NGHiA Tu CHUYEN MON
MHG: Cong ty C6 ph�n May Minh Hoang
Mer Develop: Nhan Vien Phat TriSn Ma Hang
Mer Pur: Nhan Vien Thu Mua
Mer Care: Nhan Vien Cham S6c Nguyen Phv Li�u
Cong vi�c MER: Cong vi�c Merchandiser
MTCV: Mo ta cong vi�c
GM: General Materials: Bang t6ng hqp nguyen phv li�u c�n cho tung don hang Buy Tracking: Theo doi mua hang
Lead Time: Thai gian quy dinh cho mc)t/nhi�u cong vi�c