Các tổ trưởng và tổ phó được giám sát bơi quản đốc phân xưởng.Định kỳ, sau khi có kế hoạch từ cấp trên, các quản đốc phân xưởng sẽlên kế hoạch và giao nhiệm vụ cho từng phân xưởng, và cá
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THỦ ĐÔ
Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô nổi bật là một doanh nghiệp uy tín, đã xây dựng được thương hiệu vững mạnh trong các lĩnh vực kinh doanh tại Hà Nội cũng như trên toàn quốc.
_Tên đầy đủ : CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THỦ ĐÔ
Tên giao dịch : THUDO CONSTRACTION CONSULTANT AND TRADING JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: THUDO C&T.,.JSC
Vốn điều lệ của công ty là 21 tỷ đồng, với trụ sở chính đặt tại số 58, phố Duy Tân, phường Dịch vọng Hậu, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô, được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103701222, đã chính thức hoạt động từ ngày 10 tháng 04 năm 2009 và đã thực hiện thay đổi đăng ký lần thứ 4 vào ngày 23 tháng 05 năm 2013.
Đặc điểm doanh thu của Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô
1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của công ty
_Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông và thủy lợi.
_Các hoạt động về kiến trúc và tư vấn kỹ thuật như:
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế kết cấu cho các công trình dân dụng và công nghiệp, bao gồm thiết kế quy hoạch xây dựng và kiến trúc công trình Bên cạnh đó, chúng tôi cũng thực hiện giám sát thi công cho các công trình đường bộ và đường sắt, đảm bảo chất lượng trong lĩnh vực xây dựng và hoàn thiện.
+ Tư vấn, giám sát công trình xây dựng loại công trình, dân dụng công nghiệp lĩnh vực chuyên môn giám sát, xây dựng và hoàn thiện
_ Bán buôn giường, tủ, bàn ghế và đồ dùng nội thất
_ Bán buôn, bán lẻ hàng mau mặc, hàng da và giả da trong các cửa hàng chuyên doanh.
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ bán buôn và bán lẻ các sản phẩm điện dân dụng, bao gồm giường, tủ, bàn ghế và đồ nội thất Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp đèn và bộ đèn, cùng với các đồ dùng gia đình và văn phòng, phục vụ cho nhu cầu của các doanh nghiệp.
_ Bán buôn máy móc, thiết bị, phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng, máy phát điện, động cơ điện, dây điện và các thiết bị khách trong mạch điện
_ Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh
1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô đã mở rộng các ngành nghề kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Hiện nay, công ty cung cấp nhiều dịch vụ phong phú và chú trọng đến các đơn hàng đặc biệt của từng doanh nghiệp, giúp mở rộng thị trường hoạt động Từ năm 2009, công ty đã bắt đầu nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ để phục vụ các đơn đặt hàng trên toàn quốc, phân phối cho các doanh nghiệp và đại lý trong thành phố cũng như trên toàn quốc.
Các hàng hóa của Công ty bao gồm nhiều loại như: Bàn ghế văn phòng, gia đình, tủ, giường, quần áo da và giả da
Bên cạnh đó còn có các công trình được xây dựng, hoàn thành bàn giao đạt tiêu chuẩn quy định
1.2.3.Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty:
Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất kinh doanh
Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng các công trình tại miền Bắc và một số tỉnh miền Trung như Vinh và cảng Vũng Ánh - Hà Tĩnh Các dịch vụ chính bao gồm thiết kế kết cấu, quy hoạch xây dựng và tư vấn giám sát thi công.
1.2.3.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Nhận đơn đặt hàng và làm hợp đồng Tiếp thị quảng cáo hàng hóa, dịch vụ của công ty
Giao sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng
Thanh lý hợp đồng khi hết hạn
Lên kế hoạch thực hiện sản phẩm dịch vụ trong hợp đồng với khách hàng
Hàng hóa và nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài, cũng như mua trong nước, được đóng gói và sản xuất theo đơn đặt hàng, mẫu mã từ các khu công nghiệp lớn lân cận, như khu công nghiệp Nam Thăng Long cách khoảng 3 km Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc gia công, chế biến và tiêu thụ hàng hóa Tận dụng lợi thế này, công ty đã bố trí các khu vực lưu trữ hàng hóa chưa đóng gói và gia công sản phẩm hiệu quả.
Phân xưởng kiểm hàng đảm nhiệm việc nhập khẩu hàng hóa, đảm bảo kiểm tra đúng theo tiêu chuẩn quy định và đơn đặt hàng của khách hàng Sau khi hoàn tất kiểm tra, hàng hóa sẽ được chuyển giao cho phân xưởng đóng gói để tiến hành các bước tiếp theo.
+ Phân xưởng đóng gói sản phẩm: đóng gói bao bì các sản phẩm theo mẫu, sau khi đóng gói xong cho nhập kho chờ xuất hàng
+ Phân xưởng lắp ráp máy móc nhập khẩu đê hoàn thành bàn giao cho khách hàng
Bộ máy quản lý phân xưởng gồm quản đốc phân xưởng có trách nhiệm phụ trách chung toàn phân xưởng và phó quản đốc phụ trách mảng kỹ thuật.
Mỗi phân xưởng được tổ chức thành các tổ nhỏ, với tổ trưởng và tổ phó chịu trách nhiệm quản lý Các tổ trưởng và tổ phó sẽ được giám sát bởi quản đốc phân xưởng Định kỳ, sau khi nhận kế hoạch từ cấp trên, quản đốc phân xưởng sẽ lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ cho từng phân xưởng, từ đó các phân xưởng sẽ chia đều công việc cho các tổ.
_ Phòng marketing lập kế hoạch và triển khai các chương trình quảng cáo,giới thiệu sản phẩm tới các doanh nghiệp, đại lý và người tiêu dùng
_ Khi nhận được đơn đặt hàng, phòng kinh doanh tiến hành làm hợp đồng
_ Hợp đồng sau khi được duyệt từ cấp trên sẽ được chuyển xuống phòng kế hoạch để tiến hành sản xuất sản phẩm
_ Các sản phẩm được kiểm tra sau đó tiến hành giao cho khách hàng
Phòng kinh doanh thực hiện việc thanh lý hợp đồng và chuyển giao cho phòng tài chính kế toán để xuất hóa đơn, chứng từ Sau đó, phòng tài chính kế toán tiếp tục đảm nhiệm công tác lưu trữ sổ sách tại công ty.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh thu, chi phí Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô
1.3.1 Tổ chức quản lý của Công ty
Công ty được quản lý bởi một giám đốc và ba phó giám đốc Giám đốc có vai trò lãnh đạo toàn bộ công ty, trực tiếp chỉ đạo các hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trước Nhà nước, đồng thời đại diện cho quyền lợi của toàn thể cán bộ và nhân viên trong công ty.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Phòng tổ chức nhân sự
PGĐ phụ trách kinh doanh
PGĐ phụ trách kỹ thuật
Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý của công ty, được bầu ra bởi đại hội đồng cổ đông, với số lượng thành viên do đại hội quyết định HĐQT chịu trách nhiệm về các chiến lược phát triển và phương án đầu tư của công ty, cũng như quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ, và thành lập công ty con, chi nhánh văn phòng đại diện Ngoài ra, HĐQT có quyền yêu cầu Giám đốc, phó giám đốc điều hành và các cán bộ quản lý cung cấp thông tin tài chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Giám đốc công ty là người thực hiện các quyết định của Hội đồng Quản trị (HĐQT) và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty Họ tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và các phương án đầu tư, phê duyệt kế hoạch hàng năm và dài hạn, cùng với các quy chế tài chính và lao động Giám đốc có quyền quyết định cao nhất trong việc điều hành công ty và có thể từ chối thực hiện các quyết định của HĐQT nếu vi phạm luật Đồng thời, giám đốc phải chịu trách nhiệm trước HĐQT, Đại hội cổ đông và pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho công ty.
_ Phó giám đốc kinh doanh: Tham mưu cho Giám đốc những chiến lược kinh doanh và báo cáo quá trình kinh doanh của phòng kinh doanh
Phòng tài chính kế toán có trách nhiệm lập kế hoạch thu, chi hàng tháng, quý và năm của doanh nghiệp để trình Giám đốc và HĐQT phê duyệt Phòng thực hiện quyết toán quý và năm đúng tiến độ, lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo quy định của nhà nước Ngoài ra, phòng còn phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn và công nợ trong doanh nghiệp Phòng cũng xây dựng và soạn thảo các văn bản liên quan đến tài chính, kế toán, cùng các quy định quản lý chi tiêu tài chính để trình Giám đốc và cấp có thẩm quyền phê duyệt Đây là đầu mối phối hợp với các phòng ban và đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý và nhượng bán tài sản của doanh nghiệp Phòng tài chính kế toán còn có quyền yêu cầu các đơn vị trong doanh nghiệp phối hợp và làm việc với các cơ quan liên quan để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định, đồng thời ký các văn bản hành chính nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và công ty.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm mang lại hợp đồng và xây dựng mối quan hệ đối tác Phòng này hỗ trợ phó Giám đốc kinh doanh trong việc xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh, lập dự toán, quản lý hợp đồng kinh tế và thực hiện thanh quyết toán hợp đồng.
Phòng tổ chức nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Giám đốc về các vấn đề liên quan đến tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp lý, truyền thông và quan hệ công chúng của doanh nghiệp.
Phòng kỹ thuật và bảo hành có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi và đôn đốc việc quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị và vật tư trong doanh nghiệp, đồng thời tham mưu cho Giám đốc trong các lĩnh vực liên quan.
_ Phòng kho vận: là nơi lưu trữ hàng hóa và các tài sản khác của công ty
_ Phòng dự án: Lên kế hoạch đấu thầu dự án , khi dự án trúng tiến hành các giai đoạn cần thiết để thực hiện theo hợp đồng dự án
Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty
Doanh thu chủ yếu của công ty đến từ việc kinh doanh các mặt hàng đồ dùng gia đình như giường, tủ, ghế và nội thất văn phòng, chiếm tới 85% tổng doanh thu.
Công ty cũng ghi nhận doanh thu từ hoạt động tài chính, tư vấn xây dựng và các nguồn thu khác Doanh thu tài chính chủ yếu đến từ lãi suất của các tài khoản ngân hàng mà công ty mở Công ty không tham gia vào các hoạt động đầu tư tài chính khác Doanh thu khác bao gồm thu nhập từ việc thanh lý tài sản cố định như máy móc và thiết bị chuyên dụng cho sản xuất máy uốn, cũng như các khoản bồi thường từ hợp đồng kinh tế Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện doanh thu mà công ty đã đạt được trong những năm gần đây.
Biểu 1.1: Kết quả kinh doanh của công ty qua các năm 2011, năm 2012 và năm 2013 Đơn vị tính: ĐVN
STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
4 Doanh thu từ hoạt động TC
11 Thuế thu nhập DN phải nộp
Công ty Cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Thủ Đô đã đạt được kết quả kinh doanh tích cực qua các năm, cho thấy hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đến năm 2013, quy mô doanh nghiệp đã được mở rộng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu.
Doanh thu tiêu thụ của Công ty Cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Thủ Đô năm 2013 đã tăng so với năm 2011 và 2012, cùng với lợi nhuận sau thuế cũng ghi nhận sự tăng trưởng Điều này cho thấy mô hình công ty đã được mở rộng và quản lý kinh doanh hiệu quả hơn, phản ánh sự cải thiện rõ rệt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm 2013 so với các năm trước.
Biểu 1.2 : Tình hình tài chính của công ty qua các năm ĐVT: đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
I_Tài sản ngắn hạn 11,345,674,000 13,456,798,200 15,359,871,200 1.Tiền và các khoản tương đương tiền
2.Các khoản phải thu ngắn hạn
II_Tài sản dài hạn 12,011,993,288 14,530,304,146 16,996,894,669 1.Tài sản cố định 9,563,215,879 10,356,795,212 10,589,534,195 2.Các khoản đầu tư tài chính dài hạn
I_Nợ phải trả 3,346,789,200 3,789,562,347 3,156,257,903 1.Nợ ngắn hạn 1,678,521,600 1,534,987,625 1,259,813,777 2.Nợ dài hạn 1,668,267,600 2,254,574,722 1,896,444,126
II_Vốn chủ sở hữu 20,010,878,088 24,197,539,999 26,567,321,512
Bảng biểu 1.3: Bảng so sánh tài sản, nguồn vốn năm 2012 và năm 2013 ĐVT: đồng
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch
1-Nợ phải trả 3,789,562,347 3,156,257,903 (633,304,444) (16.7) 2-Vốn chủ sở hữu
Qua bảng số liệu tình hình tài chính của công ty cổ phần tu vấn xây dựng và thương mại Thủ Đô từ năm 2011 đến năm 2013 ta thấy :
-Nguồn tài sản qua các năm đều tăng lên đáng kể: năm 2013 tổng tài sản tăng 15.6% so với năm 2012
+Tài sản ngắn hạn năm 2013 tăng 15.5 % so với năm 2012 tương ứng với số tiền là: 2,083,073,000 đồng
+Tài sản dài hạn nắm 2013 tăng 20.96% so với năm 2012 tương ứng với số tiền là: 2,518,310,858 đồng.
-Nguồn vốn cũng có biến đổi tương đối qua các chỉ tiêu:
+Nợ phải trả năm 2013 giảm 16,7% so với năm 2012 tương ứng vơi 633,304,444 đồng
+Vốn chủ sở hữu lại tăng 9.97% so với năm 2012 tương đương với 2,369,781,513.
Doanh nghiệp ghi nhận sự tăng trưởng ổn định về nguồn vốn và tài sản, cho thấy định hướng kinh doanh vững chắc Việc mở rộng tài sản và giảm bớt nguồn vốn vay chứng tỏ công ty có khả năng tự chủ trong việc chi trả các khoản vay Sự gia tăng vốn chủ sở hữu phản ánh lợi nhuận tăng, đồng thời vốn của các cổ đông cũng được cải thiện, khẳng định doanh nghiệp đang hoạt động có lãi.
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG TẠI CÔNG
Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đáp ứng nhu cầu ghi sổ và kiểm tra một cách linh hoạt và phù hợp.
Bộ phận kế toán của doanh nghiệp gồm 5 thành viên, bao gồm 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán tiêu thụ sản phẩm, 1 kế toán phụ trách thống kê và tiền lương, cùng 1 thủ quỹ Trong số đó, có 1 người có trình độ thạc sĩ kinh tế, còn lại đều tốt nghiệp đại học.
Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động tài chính kế toán trong công ty, đồng thời báo cáo và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và Nhà nước về việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán.
- Điều hành, tổ chức, xây dựng kế hoạch tài chính của công ty, kết hợp với các bộ phận trong công ty xây dựng quy chế tiền lương, thưởng
- Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh giúp lãnh đạo công ty tổ chức
Kế toán viên phụ trách thống kê và kế toán lương
Kế toán tiêu thụ sản phẩm
Hướng dẫn công tác hạch toán thống kê trong doanh nghiệp bao gồm việc chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước như Luật thuế, Luật kế toán, chế độ báo cáo tài chính và quy chế quản lý tài chính của công ty Việc tuân thủ các quy định này không chỉ đảm bảo tính chính xác trong hạch toán mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, đáp ứng yêu cầu của pháp luật và tăng cường minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Kế toán trưởng có quyền giao nhiệm vụ và chỉ đạo trực tiếp các kế toán viên trong Công ty về các công việc liên quan đến nghiệp vụ kế toán và thống kê.
Báo cáo giám đốc, thanh tra nhà nước và ủy viên kiểm soát về các hành vi vi phạm và kỷ luật trong quản lý kinh tế tài chính là rất quan trọng, nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong công ty Việc này giúp phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ lợi ích chung của doanh nghiệp.
Kế toán trưởng có quyền từ chối ký duyệt các báo cáo tài chính và chứng từ nếu chúng không tuân thủ luật pháp, quy định hiện hành và chỉ thị từ cấp trên.
- Nghiên cứu và áp dụng các văn bản chế độ mới về công tác tài chính kế toán
Lập kiểm tra đối chiếu báo cáo tài chính qua các năm là một quy trình quan trọng, giúp tổng hợp báo cáo tài chính của toàn công ty theo quy định của Bộ
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện Luật kế toán tại công ty, đồng thời là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm về các vấn đề tài chính đối ngoại.
Những người giúp việc đắc lực cho kế toán trưởng là các kế toán viên bao gồm:
Kế toán viên phụ trách kế toán có nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện báo cáo kế toán, theo dõi các đơn vị sản xuất và kinh doanh dịch vụ Họ cũng đảm nhận việc làm kế toán tổng hợp tại các phân xưởng và quản lý tổ hợp vật liệu.
Kế toán viên phụ trách tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi tiêu nội bộ của công ty, theo dõi công nợ và đảm bảo nguồn vốn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Một kế toán viên phụ trách thống kê và kế toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty, đồng thời trích lập các loại Bảo hiểm.
Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô
2.2.1 Các chính sách kế toán chung
Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô hoạt động với nhiều nghiệp vụ phát sinh thường xuyên Công tác hạch toán của công ty được thực hiện theo quy chế của chế độ kế toán Việt Nam và các quy định liên quan.
Bộ Tài chính ban hành:
- Niên độ kế toán công ty áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc ngày 31/12 của năm đó, kỳ hạch toán công ty tính theo tháng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng hạch toán : Việt Nam đồng (VNĐ).
- Phương pháp hạch toán: Công ty sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ.
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp và nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo giá bán
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng.
- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Hình thức kế toán áp dụng ghi sổ : Hình thức Chứng từ ghi sổ
Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA-SME, phiên bản 7.5 Đây là phần mềm kế toán vừa và nhỏ được công ty lựa chọn.
2.2.2.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:
Giai đoạn đầu tiên trong việc ghi sổ và lập báo cáo là tổ chức thông tin, nhằm cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ để đưa ra quyết định sáng suốt Ngoài ra, việc này còn hỗ trợ mã hóa thông tin để xác minh các nghiệp vụ, làm cơ sở kiểm tra kế toán và giải quyết các tranh chấp kinh tế.
Những chứng từ công ty đã đăng ký sử dụng nằm trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành:
- Biên bản giao nhận tài sản cố định, hợp đồng thanh lý tài sản cố định
- Giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng
- Hóa đơn bán hàng của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư
- Phiếu nhập vật liệu, phiếu xuất kho
- Các chứng từ phản ánh tình hình lao động trong công ty: Bảng chấm công, Giấy chứng nhận đau ốm thai sản, Phiếu hoàn thành sản phẩm
Ngoài ra công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế như: Bản đối chiếu, Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị
Quy trình luân chuyển chứng từ
Kế toán thực hiện định khoản khi có nghiệp vụ phát sinh trong công ty, đồng thời ghi chép các nghiệp vụ này trên chứng từ theo hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp.
Các nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán:
- Phân loại chứng từ theo đối tượng phần hành.
- Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ kế toán đó.
- Ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Trong niên độ kế toán, các chứng từ được bảo quản tại bộ phận kế toán Sau khi báo cáo quyết toán được phê duyệt, các chứng từ sẽ được chuyển vào lưu trữ.
- Địa điểm lưu trữ chứng từ.
- Điều kiện lưu trữ với từng loại chứng từ.
- Quy định trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến việc lưu trữ chứng từ.
Khi cần sử dụng lại chứng từ đã được đưa vào lưu trữ, kế toán tuân theo cáo yêu cầu sau:
- Nếu sử dụng cho các đối tượng trong doanh nghiệp thì phải xin phép
- Nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải được sự đồng ý của Giám đốc và kế toán trưởng.
Nếu khi hủy chứng từ phải đảm bảo thời gian quy định cho mỗi loại chứng từ.
Các giai đoạn của chứng từ kế toán có mối liên hệ chặt chẽ, tạo thành quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô.
2.2.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô, từ khi thành lập, đã đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản theo phương pháp kiểm kê định kỳ Hệ thống này được áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006.
Công ty sử dụng một số tài khoản sau:
TK 1113: Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
TK 1121: tiền Việt Nam gửi ở ngân hàng
TK1122: Tiền ngoại tệ VN gửi ở ngân hàng
TK121: Đầu tư tài chính ngắn hạn
TK131: phải thu của khách hàng
TK133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
- TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa
- TK1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
TK153: Công cụ, dụng cụ
Tk 211: tài sản cố định
- TK2111: Tài sản cố định hữu hình
- TK 2113: Tài sản cố định vô hình
TK 331: Phải trả người bán
TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- TK33311: thuế GTGT đầu ra
- TK33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
- TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu
- TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp
- Tk 3335: Thuế thu nhập cá nhân
TK 334: Phải trả người lao động
TK 338: Phải trả phải nộp khác
- TK 3382: Kinh phí công đoàn
- TK 3383: Bảo hiểm xã hội
- TK3389: Bảo hiểm thât nghiệp
TK341: Vay , nợ dài hạn
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
- TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu
- TK 5211: Chiết khấu thương mại
- TK 5212: Hàng bán bị trả lại
- TK 5213: Giảm giá hàng bán
Các chi phí sản xuất trong ký được tập hợp qua các tài khoản :
TK 631: Giá thành sản xuất
TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 635: Chi phí tài chính
TK642: Chi phí kinh doanh
- TK 6421: Chi phí bán hàng
- TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Doanh nghiệp còn phát sinh các khoản chi phí từ việc thanh lý và nhượng bán tài sản cố định, được ghi chép chi tiết qua tài khoản 811 Để xác định kết quả kinh doanh, kế toán sử dụng tài khoản 911 nhằm phản ánh và kết chuyển doanh thu.
2.2.4 Hệ thống sổ sách kế toán:
Dựa trên chỉ thị mới nhất của Bộ Tài chính và tình hình thực tế tại Công ty, việc áp dụng linh hoạt và thống nhất trên hệ thống sổ sách theo quy định của chế độ kế toán tài chính là rất quan trọng Công ty đã quyết định đăng ký sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ để đảm bảo tuân thủ các quy định này.
Các căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là: Chứng từ ghi sổ, việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế phát sinh trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên các chứng từ kế toán như hóa đơn mua bán hàng hóa hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Mỗi chứng từ ghi sổ đều được đánh số hiệu liên tục trong tháng, theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Các chứng từ này phải kèm theo các chứng từ kế toán liên quan và được kế toán trưởng duyệt trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.
Các loại sổ kế toán công ty áp dụng bao gồm:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
: Ghi trong kỳ : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại
Bảng cân đối phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính được lập dựa trên chứng từ ghi sổ Kế toán sử dụng các chứng từ này để tạo Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, từ đó ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán, sau khi được sử dụng làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ, sẽ được ghi vào sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, việc khóa sổ là cần thiết để tổng hợp số tiền từ các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong tháng Điều này được thực hiện trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, từ đó tính toán tổng số phát sinh nợ và có, cũng như số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Dựa vào Sổ Cái, người làm kế toán sẽ lập bảng cân đối số phát sinh để có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính.
Các số liệu trong sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết cần phải khớp nhau sau khi đối chiếu Điều này là cơ sở để lập Báo cáo tài chính chính xác Tổng số phát sinh sẽ được xác định dựa trên sự đối chiếu này.
Nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối phát sinh cần phải khớp với số liệu phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Đồng thời, chúng cũng phải tương đương với số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
2.2.5.Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Công ty áp dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra và giám sát Cuối mỗi quý, kế toán sẽ tổng hợp, đối chiếu và tính toán số dư cuối kỳ của các tài khoản, sau đó chuyển giao cho kế toán trưởng để lập Báo cáo tài chính Những báo cáo này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá và xem xét các hoạt động của kỳ kế toán.
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
- Thuyết minh báo cáo tài chính
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Báo cáo lao động và thu nhập của người lao động
Để hỗ trợ Ban giám đốc trong việc điều hành và quản lý, công ty sử dụng các báo cáo quản trị nội bộ quan trọng Những báo cáo này được lập theo yêu cầu và đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh Từ các báo cáo này, bộ phận quản lý có thể đưa ra quyết định và chiến lược đúng đắn cho các hợp đồng kinh tế cũng như trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các báo cáo nội bộ gồm:
- Báo cáo thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- Báo cáo công nợ nội bộ, công nợ với nhà cung cấp, với khách hàng
- Báo cáo doanh thu từng kỳ
Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Trong hơn 5 năm hoạt động, Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô đã không ngừng cải tiến bộ máy quản lý và chiến lược kinh doanh để thích ứng với những biến động của nền kinh tế thị trường Trước tình hình kinh tế trong nước và quốc tế không ổn định, các doanh nghiệp cần xác định định hướng kinh doanh rõ ràng ngay từ đầu để giảm thiểu chi phí và tối đa hóa lợi nhuận Việc tổ chức bộ máy kế toán hợp lý là điều thiết yếu không chỉ cho Công ty Thủ Đô mà còn cho nhiều doanh nghiệp khác Qua thời gian thực tập tại công ty, tôi đã nhận thấy những ưu điểm quan trọng trong tổ chức bộ máy kế toán của họ.
Phòng kế toán của Công ty đã liên tục cải tiến phương pháp làm việc nhằm nâng cao độ chính xác trong việc cung cấp thông tin tài chính Điều này giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn về quản lý và các hoạt động kinh doanh của Công ty.
Việc phân công nhiệm vụ trong phòng kế toán cần được thực hiện một cách hợp lý và khoa học, đảm bảo mỗi thành viên có vai trò rõ ràng Sự phân công này liên quan đến từng phần hành kế toán mà mỗi kế toán viên phụ trách, giúp tối ưu hóa nguồn lực lao động và phù hợp với năng lực của từng cá nhân.
Công ty chúng tôi tự hào có đội ngũ kế toán viên tốt nghiệp Đại học chính quy chuyên ngành kế toán, với kinh nghiệm chuyên môn cao và luôn tuân thủ các nguyên tắc hạch toán cũng như cập nhật các thông tư, chế độ kế toán mới nhất từ Bộ Tài chính Nhân viên kế toán không chỉ nắm vững lý thuyết mà còn theo sát tình hình kinh doanh thực tế của công ty và chỉ đạo từ ban lãnh đạo Để nâng cao trình độ nghiệp vụ, ban lãnh đạo công ty luôn tạo điều kiện cho các kế toán viên tham gia các khóa học đào tạo ngắn hạn.
Các chứng từ ban đầu được hạch toán chính xác và sắp xếp khoa học, đảm bảo tính hợp pháp theo quy định của Nhà nước Chứng từ được luân chuyển và bảo quản có trình tự, được phân loại, đánh giá và kiểm tra bởi các bộ phận liên quan cùng phòng kế toán tài chính Kế toán trưởng thường xuyên giám sát để xác minh tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo mọi giao dịch đều được phê duyệt bởi người có thẩm quyền, từ đó xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân Điều này cho thấy doanh nghiệp có quy trình thanh toán chặt chẽ và hợp lý.
Bộ phận kế toán của Công ty đã thể hiện sự sáng tạo và linh hoạt trong quản lý công nợ, bao gồm việc quản lý chứng từ và tình hình công nợ hiệu quả Họ luôn đề xuất các phương thức thanh toán phù hợp với khách hàng và nhà cung cấp, góp phần quan trọng vào thành công chung của công tác kế toán tại Công ty trong những năm gần đây.
Công ty đã thiết lập một quy trình quản lý chặt chẽ cho việc theo dõi công nợ phải thu từ khách hàng, bắt đầu từ khâu xét duyệt bán hàng đến thu hồi nợ Mặc dù các bộ phận và cá nhân có chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng sự phối hợp chặt chẽ giữa họ là điều cần thiết để quản lý hiệu quả các khoản nợ Nhờ vào quy trình này, công tác quản lý các khoản phải thu của Công ty đã được thực hiện tốt, giúp ngăn chặn tình trạng nợ khó đòi.
Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô, mặc dù mới thành lập chưa đầy 6 năm, đã xây dựng được thị trường kinh doanh và bán hàng tương đối rộng Để cải thiện quy trình làm việc, bộ phận kế toán đã quyết định tách riêng việc theo dõi khoản phải thu và khoản phải trả, phân chia thành kế toán hàng mua và kế toán hàng bán.
Doanh nghiệp sở hữu một đội ngũ quản lý dày dạn kinh nghiệm, nhạy bén với thị trường, cùng với một lực lượng nhân viên trẻ trung và nhiệt huyết, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Bộ máy kế toán được thiết lập với hệ thống quy củ và thủ tục luân chuyển chứng từ hợp lý, giúp kiểm soát nội bộ hiệu quả trong doanh nghiệp, từ đó giảm thiểu tổn thất và mất mát cho công ty.
Công việc kế toán được tối ưu hóa nhờ phần mềm kế toán chuyên dụng, giúp quản lý các hóa đơn và chứng từ hiệu quả Mỗi chứng từ đều có ký hiệu riêng, cho phép nhập liệu nhanh chóng và kiểm tra dễ dàng, từ đó giảm thiểu khối lượng công việc kế toán đáng kể.
Sau gần 6 năm hoạt động, công ty đã xây dựng được uy tín vững chắc trong ngành, nhận được sự tin tưởng từ nhiều đối tác, góp phần mang lại hiệu quả kinh doanh cao.
Khi Việt Nam gia nhập WTO, các doanh nghiệp đối mặt với nhiều thách thức, trong đó Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô cũng gặp không ít khó khăn Tuy nhiên, công ty đã hoạt động hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với ngân sách nhà nước, đồng thời đảm bảo việc thu hồi nợ đúng hạn nhờ vào sự quản lý tài chính chặt chẽ của đội ngũ nhân viên.
Bên cạnh những thành công như trên Công ty cũng có những hạn chế nhất định trong công tác hạch toán và tình hình thanh toán như sau:
Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô hoạt động rộng rãi tại miền Bắc và một số tỉnh miền Trung như Thanh Hóa, Vinh, Hà Tĩnh Tuy nhiên, quá trình mua bán hàng hóa và nhận thầu xây dựng gặp khó khăn do chứng từ hóa đơn cước vận chuyển thường bị chậm trễ, không kịp thời gian quy định của Công ty Hệ quả là việc thanh toán chi phí vận chuyển trong mỗi kỳ báo cáo quyết toán vẫn phải thực hiện sau khi các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
Đánh giá về tổ chức công tác kế toán tại công ty
Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Thương mại Thủ Đô đã áp dụng một cách tiếp cận khoa học và hợp lý trong tổ chức công tác kế toán, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và đạt được lợi nhuận cao trong những năm gần đây.
Hệ thống sổ sách kế toán được tổ chức một cách hợp lý và khoa học, dựa trên việc áp dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán trong Công ty Các loại sổ sách bao gồm: Chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái và Báo cáo tài chính Tất cả các sổ sách đều được lập một cách hệ thống, trung thực và hiệu quả thông qua chương trình kế toán máy của doanh nghiệp.
Công ty đã mở một số tài khoản chi tiết như tài khoản 131, 331, và 112 để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và dễ dàng quản lý Việc này bao gồm việc mở chi tiết theo mã khách hàng và mã ngân hàng cho từng tiểu khoản, giúp kế toán thanh toán theo dõi hoạt động kinh doanh cụ thể với từng khách hàng, tình hình công nợ và số tiền gửi ngân hàng Đồng thời, các nhà quản lý cũng có thể giám sát tình hình công nợ và tài chính của công ty một cách hiệu quả.
Tổ chức kế toán, thống kê phù hợp với tình hình hoạt động của Doanh nghiệp, phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty.
Tổ chức kiểm tra, kiểm soát các hợp đồng kinh tế của Công ty nhằm bảo vệ cao nhất quyền lợi của Doanh nghiệp
Cải tiến và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán là cần thiết để đảm bảo rằng các biểu mẫu được lập lý, kịp thời và đầy đủ, phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.
Tổ chức thực hiện kiểm kê và đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt, thành phẩm và hàng hóa Dựa trên kết quả kiểm kê, cần đánh giá tình hình sử dụng và quản lý vốn, đồng thời phát hiện kịp thời các vi phạm nguyên tắc quản lý tài chính kế toán, cũng như các trường hợp mất mát, hư hỏng, thiệt hại Từ đó, đề xuất các biện pháp xử lý và quản lý phù hợp để nâng cao hiệu quả quản lý tài sản.
Hệ thống tài khoản hiện tại của công ty tuân thủ theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính, đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước và nộp thuế đúng quy định.
Công ty chưa phản ánh thời hạn nợ và thời gian thu hồi của các khoản nợ trong sổ chi tiết tài khoản 131 theo từng đối tượng khách hàng, điều này ảnh hưởng đến công tác thu hồi nợ phải thu Hơn nữa, công ty cũng chưa phân loại được nợ phải thu và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng khách hàng, gây khó khăn trong quản lý.
Các khoản phải trả được ghi chép chi tiết trên sổ tài khoản 331 theo từng nhà cung cấp, nhưng chưa phản ánh rõ hạn nợ và thời gian thanh toán Điều này có thể ảnh hưởng đến quy trình thanh toán các khoản nợ đến hạn, từ đó làm giảm uy tín của Công ty.