Hệ thống thơng tin kế tốn hiện đại là hệ thống thông tin có sử dụng công nghệ thông tin dưới điều khiển của con người để thực hiện các chức năng ghi nhận, xử lý, lưu trữ, truyền đạt thôn
Tính cấp thiết của đề tài
Doanh thu là chỉ số quan trọng phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, quyết định sự tồn tại và phát triển của nó Nó không chỉ thể hiện năng lực của toàn bộ quá trình hoạt động mà còn phản ánh khả năng quản lý và hiệu quả của bộ máy kinh doanh.
Tổng hợp, hạch toán và phân tích doanh thu là những hoạt động quan trọng giúp nhà quản lý đánh giá kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, nhận diện các vấn đề tồn đọng và đưa ra quyết định phù hợp với mục tiêu Công tác này không chỉ cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho các bên liên quan như đối tác, ngân hàng và nhà đầu tư, mà còn tạo dựng sự tin cậy, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần thu thập và xử lý một lượng lớn dữ liệu, đặc biệt khi quy mô ngày càng mở rộng Việc quản lý thông tin này đòi hỏi nhiều tài nguyên và sự phức tạp, gây khó khăn trong kiểm soát Đặc biệt, doanh thu của công ty yêu cầu một lượng nhân lực và cơ sở vật chất tương ứng để đảm bảo việc kiểm soát và thống kê hiệu quả.
Tổng quan nghiên cứu
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ vào ghi nhận và xử lý thông tin trở nên phổ biến và hiệu quả Tin học hóa kế toán đã mang lại nhiều lợi ích cho kế toán viên Nghiên cứu doanh thu từ góc độ kế toán là cần thiết để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh.
Chu trình doanh thu của một công ty bao gồm các hoạt động kinh doanh và xử lý thông tin liên quan đến bán hàng Việc xác định những lỗ hổng trong chu trình doanh thu là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp nhận diện các hạn chế trong hoạt động kinh doanh Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm ra giải pháp để khắc phục những vấn đề còn tồn tại, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Với mục tiêu hoàn thiện chu trình doanh thu, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện chu trình doanh thu tại công ty TNHH khách sạn Sunway Hà Nội” Bài viết sẽ phân tích thực trạng kế toán doanh thu, chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó đưa ra các đề xuất nhằm cải thiện hiệu quả công tác kế toán doanh thu tại công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của nghiên cứu này là phân tích thực trạng chu trình doanh thu tại công ty TNHH MTV Sunway HN, nhằm đưa ra các giải pháp cải tiến công tác kế toán doanh thu, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của công ty.
- Mục tiêu cụ thể: Trình bày những lý luận chung về HTTTKT, kế toán doanh thu trong doanh nghiệp
- Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán doanh thu tại công ty TNHH MTV KS Sunway HN
Công tác kế toán doanh thu tại công ty TNHH MTV KS Sunway HN hiện đang gặp một số thách thức, bao gồm quy trình ghi nhận doanh thu chưa đồng bộ và thiếu minh bạch Tuy nhiên, công ty cũng có những ưu điểm như đội ngũ kế toán có kinh nghiệm và sử dụng phần mềm kế toán hiện đại Để cải thiện tình hình, cần thực hiện các giải pháp như nâng cao đào tạo cho nhân viên, áp dụng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn và thường xuyên cập nhật các quy định pháp lý liên quan đến doanh thu Những kiến nghị này sẽ giúp hoàn thiện hơn công tác kế toán doanh thu, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của công ty.
Câu hỏi nghiên cứu
Khóa luận nhằm trả lời cho các câu hỏi:
Chu trình doanh thu tại công ty TNHH MTV KS Sunway Hà Nội được thực hiện như thế nào?
Việc áp dụng công tác kế toán tại công ty TNHH MTV KS Sunway Hà Nội cần được xem xét để đảm bảo tuân thủ các quy định, chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính mà còn đảm bảo sự minh bạch và tin cậy trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Có giải pháp nào, kiến nghị gì để khắc phục những nhược điểm còn tồn tại ở chu trình doanh thu tại công ty?
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, các thông tin được thu thập, sử dụng dưới dạng phi số nhằm phân tích và nghiên cứu
Các phương pháp được sử dụng trong bài:
Quan sát là quá trình thu thập số liệu và tư liệu thông qua việc theo dõi và lắng nghe các hoạt động làm việc của nhân viên trong phòng kế toán, lái xe và kiểm tra (checker) của công ty.
Phân tích và tổng hợp là quá trình chia nhỏ đối tượng nghiên cứu thành các bộ phận cụ thể, chẳng hạn như phân chia chu trình kế toán thành các chu trình doanh thu, chi phí, nhân sự và tài chính Sau khi thực hiện phân tích chi tiết, các dữ liệu này sẽ được tổng hợp lại để đưa ra những đánh giá tổng quan và chính xác hơn về tình hình nghiên cứu.
-Lập hệ thống sơ đồ, bảng biểu: từ những dữ liệu thu thập được, lập thành một số sơ đồ, bảng biểu
Nguồn dữ liệu sử dụng:
Dữ liệu sơ cấp: Lấy từ công ty TNHH MTV Khách sạn Sunway Hà Nội
Dữ liệu thứ cấp: Dựa trên kết quả khảo sát, quan sát, phỏng vấn…
Kết cấu khoá luận
Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận gồm 3 chương với nội dung chính như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về chu trình doanh thu trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng về chu trình doanh thu tại công ty TNHH MTV Khách sạn Sunway Hà Nội tại công ty TNHH MTV Khách sạn Sunway Hà Nội
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP
Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1 Các khái niệm liên quan đến hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống là tập hợp từ hai bộ phận trở lên có khả năng tương tác để đạt được một mục tiêu chung Mỗi bộ phận trong hệ thống thực hiện một chức năng cụ thể và được hỗ trợ bởi các thành phần cấu thành bộ phận đó.
Một hệ thống bao gồm 3 thành phần cơ bản:
Các yếu tố đầu vào (Inputs), Xử lý, chế biến (Processing) và Các yếu tố đầu ra (Outputs)
Một hệ thống thông tin bao gồm các hệ thống con
Hệ thống con là một thành phần quan trọng trong một hệ thống lớn hơn, đóng vai trò hỗ trợ và tương tác với các hệ thống con khác Mỗi hệ thống con thực hiện các chức năng riêng biệt, góp phần vào sự hoạt động hiệu quả của toàn bộ hệ thống.
Dưới đây là mô tả 1 hệ thống:
Hệ thống thông tin là tập hợp các quy trình chuẩn giúp thu thập, xử lý và cung cấp dữ liệu cho người dùng Hệ thống thông tin quản lý bao gồm nhiều hệ thống con liên kết, thực hiện các chức năng như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và phân phối thông tin, phục vụ cho lập kế hoạch, ra quyết định và kiểm soát thông tin.
Sơ đồ các thành phần của hệ thống thông tin:
Các thành phần của hệ thống thông tin:
Dữ liệu là yếu tố quan trọng được thu thập, ghi nhận và xử lý bởi hệ thống thông tin, bao gồm các quan sát và đo lường liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp Để đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin, doanh nghiệp cần thu thập nhiều loại dữ liệu, bao gồm các sự kiện liên quan đến nghiệp vụ đã phát sinh, các nguồn lực bị ảnh hưởng và các cá nhân tham gia vào hoạt động nghiệp vụ.
Thông tin là dữ liệu đã được tổ chức và xử lý, mang lại ý nghĩa cho người sử dụng trong việc đưa ra quyết định kinh doanh Khi số lượng và chất lượng thông tin được nâng cao, người dùng có khả năng đưa ra quyết định tốt hơn Tuy nhiên, quá nhiều thông tin có thể dẫn đến tình trạng nhiễu Thông tin doanh nghiệp có thể được cung cấp cho cả nội bộ và bên ngoài Đối với một số người, thông tin có thể chỉ là dữ liệu Thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, tạo thành một hệ thống thông tin, trong đó thông tin từ hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò đặc biệt quan trọng.
1.1.1.3 Phân loại hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, trong đó hai cách phân loại phổ biến nhất là dựa trên mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và theo nghiệp vụ mà hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ.
- Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, hệ thống thông tin được chia thành:
+ Hệ thống xử lý giao dịch
+ Hệ thống thông tin quản lý
+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định
+ Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh
- Theo nghiệp vụ mà hệ thống thông tin quản lý phục vụ, hệ thống thông tin được chia thành:
1.1.1.4 Các đặc tính của thông tin
Thông tin mang các đặc tính:
Độ tin cậy của thông tin là yếu tố quan trọng, yêu cầu thông tin phải chính xác và phản ánh trung thực các sự kiện kinh tế Nếu thông tin có độ tin cậy thấp, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng.
Tính đầy đủ trong báo cáo là yếu tố quan trọng, thể hiện sự bao quát các vấn đề cần thiết để đáp ứng yêu cầu của ban giám đốc Việc thiếu thông tin có thể dẫn đến những nhận định và quyết định sai lầm từ phía ban giám đốc.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin đến với người nhận tin cần phù hợp với khả năng tiếp thu và dễ hiểu với họ
- Tính an toàn: Chỉ những đối tượng được phép mới có thể tiếp cận thông tin
- Tính kịp thời: Thông tin truyền đạt đến người nhận đúng lúc, kịp thời
1.1.1.5 Các dạng thông tin trong doanh nghiệp
Thông tin trong doanh nghiệp có các dạng như sau:
- Thông tin chiến lược: Thông tin có liên quan tới những chính sách lâu dài của một doanh nghiệp
- Thông tin chiến thuật: Thông tin được sử dụng cho những mục tiêu ngắn hạn và thường là mối quan tâm của các phòng ban
- Thông tin điều hành: Thông tin sử dụng cho các công việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày hoặc vài giờ ở một bộ phận nào đó
1.1.1.6 Các nguồn thông tin của doanh nghiệp
Thông tin của doanh nghiệp có thể xuất phát từ cả bên ngoài doanh nghiệp và bên trong doanh nghiệp
Nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp bao gồm các dữ liệu quan trọng từ khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp và các tổ chức chính phủ Những thông tin này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thị trường, nhu cầu của khách hàng và các xu hướng cạnh tranh Việc khai thác hiệu quả nguồn thông tin bên ngoài sẽ nâng cao khả năng ra quyết định và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nguồn thông tin trong doanh nghiệp là thông tin có từ hệ thống sổ sách, các báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp
Mục đích sử dụng thông tin sẽ quyết định việc thông tin đến từ nguồn nào là có giá trị hơn
1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán và các vấn đề liên quan
Thông tin kế toán là dữ liệu động và tuần hoàn liên quan đến tài sản, phản ánh các chu trình nghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp, bao gồm chu trình cung cấp, sản xuất, tiêu thụ và tài chính.
Thông tin kế toán phản ánh hai mặt của các hiện tượng và quá trình như vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả Đặc trưng chính của thông tin kế toán là tính thông tin và khả năng kiểm tra Đối tượng sử dụng thông tin này bao gồm các nhà quản lý, nhà đầu tư, cơ quan nhà nước và các tổ chức cấp trên.
Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định trong quá trình lập kế hoạch và giám sát thực hiện kế hoạch Nó cũng cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà đầu tư để quyết định đầu tư hoặc ngừng đầu tư vào doanh nghiệp Hơn nữa, thông tin kế toán là cơ sở cho nhà nước và các cơ quan cấp trên trong việc hoạch định chính sách và soạn thảo các quy định pháp lý, như chính sách thuế và đầu tư.
1.1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn lực, bao gồm con người và thiết bị máy móc, được thiết kế để chuyển đổi dữ liệu tài chính và các thông tin khác thành thông tin hữu ích.
Hệ thống thông tin kế toán hiện đại sử dụng công nghệ thông tin dưới sự điều khiển của con người để ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong các tổ chức kinh doanh và hành chính sự nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán cũng giữ vai trò quan trọng trong quá trình KSNB của doanh nghiệp
Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng có nhu cầu, sử dụng phương pháp xử lý thông tin thủ công hoặc tự động với sự hỗ trợ của máy tính Phương pháp này bao gồm kế toán chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối.
1.1.2.3 Yêu cầu đối với kế toán Để có được những thông tin hữu ích và phù hợp, kế toán của doanh nghiệp cần:
- Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính
- Phản ánh kịp thời thông tin đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán
- Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán
- Phản ánh trung thực thực trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Khái niệm, điều kiện ghi nhận doanh thu
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14, doanh thu được định nghĩa là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường Những hoạt động này phải được doanh nghiệp đăng ký và chấp thuận trong giấy phép đăng ký kinh doanh, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu được định nghĩa là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp đã thu được hoặc dự kiến sẽ thu được Các khoản thu hộ từ bên thứ ba không được xem là nguồn lợi ích kinh tế và không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, do đó không được coi là doanh thu Ngoài ra, các khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu, dù làm tăng vốn chủ sở hữu, cũng không được tính là doanh thu.
“Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 cũng quy định rõ:
- Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của khoản đã thu được hoặc sẽ thu được
Doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản thu nhập đã nhận hoặc dự kiến nhận, sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và giá trị hàng hóa bị trả lại.
Doanh thu được tính bằng cách quy đổi giá trị danh nghĩa của các khoản thu trong tương lai về giá trị thực tại thời điểm ghi nhận doanh thu, dựa trên tỷ lệ lãi suất hiện hành Giá trị thực tế này có thể thấp hơn giá trị danh nghĩa dự kiến sẽ thu được sau này.
Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi với hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự, giao dịch đó không được xem là tạo ra doanh thu Ngược lại, nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi với hàng hóa hoặc dịch vụ không tương tự, giao dịch này sẽ được coi là tạo ra doanh thu Doanh thu trong trường hợp này được xác định dựa trên giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền thêm vào Nếu không xác định được giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận, doanh thu sẽ được tính dựa trên giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ đã trao đổi, cũng sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền liên quan.
Doanh thu được phân loại dựa trên nguồn hình thành và phát sinh, bao gồm doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu từ hoạt động tài chính, và thu nhập khác Trong đó, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là một phần quan trọng trong cơ cấu doanh thu của doanh nghiệp.
Doanh thu là tổng số tiền thu được từ các giao dịch bán hàng hóa và sản phẩm cho khách hàng, bao gồm cả các khoản phụ thu và phí phát sinh ngoài giá bán Điều kiện để ghi nhận doanh thu bao gồm việc hoàn tất giao dịch và khách hàng đã thanh toán.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14: “Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện dưới đây:
(1) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
(2) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
(3) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
(4) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
(5) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh thu được ghi nhận chỉ khi đảm bảo doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch
Doanh thu từ giao dịch cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch được xác định một cách đáng tin cậy Nếu giao dịch liên quan đến nhiều kỳ, doanh thu sẽ được ghi nhận theo phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán Kết quả của giao dịch được xác định khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện nhất định.
(1) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
(2) Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó
(3) Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán
(4) Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó
Khi giao dịch cung cấp dịch vụ diễn ra trong nhiều kỳ kế toán, doanh thu sẽ được xác định theo phương pháp tỷ lệ hoàn thành Doanh thu được ghi nhận dựa trên tỷ lệ phần công việc đã hoàn thành, và phần công việc này sẽ được xác định theo một trong các phương pháp phù hợp với bản chất của dịch vụ.
-Đánh giá phần công việc đã hoàn thành
-Tỷ lệ phần trăm chi phí đã phát sinh so với tổng chi phí ước tính để hoàn thành toàn bộ giao dịch cung cấp dịch vụ
-Chiết khấu thương mại: Khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với số lượng lớn
-Giảm giá hàng bán: Khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu với thị hiếu
Giá trị hàng bán bị trả lại là số tiền từ hàng hóa đã được tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán Doanh thu thuần được xác định bằng doanh thu tổng cộng sau khi trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu Ngoài ra, doanh thu hoạt động tài chính cũng là một phần quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm các khoản thu từ lãi suất, bản quyền, cổ tức, lợi nhuận chia, lãi chênh lệch tỷ giá, thu nhập từ mua bán chứng khoán, đầu tư vào công ty liên kết và con, cũng như các hoạt động đầu tư khác Doanh thu này được ghi nhận khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện cần thiết.
- Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch đó;
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn g) Thu nhập khác
Khoản thu nhập chịu thuế trong kỳ tính thuế là những khoản thu nhập không thuộc các ngành nghề hoặc lĩnh vực kinh doanh đã được ghi trong đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
Thu nhập khác bao gồm các khoản thu từ thanh lý và nhượng bán tài sản cố định, tiền phạt thu được từ khách hàng hoặc các đơn vị vi phạm hợp đồng, cũng như các khoản nợ khó đòi đã xóa sổ và những khoản nợ không xác định được chủ.
Nội dung tổ chức chu trình doanh thu trong các doanh nghiệp
Chu trình doanh thu bao gồm các sự kiện và hoạt động liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền Sơ đồ dưới đây mô tả dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu, giúp hình dung rõ hơn về quy trình này.
1.3.1.Mô hình REA của chu trình
Mô hình REA của chu trình doanh thu có đầy đủ các yếu tố của một mô hình
REA, được miêu tả dưới đây:
1.3.2.Các chứng từ sử dụng trong chu trình
Trong chu trình doanh thu, các chứng từ được sử dụng chủ yếu gồm:
- Hợp đồng kinh tế: văn bản thỏa thuận các điều khoản, quyền lợi và trách nhiệm giữa người bán và người mua
- Đơn đặt hàng của khách hàng: do khách hàng lập và gửi cho doanh nghiệp, bằng email, điện thoại hoặc fax,
Lệnh bán hàng được tạo ra từ phòng kinh doanh hoặc bộ phận hỗ trợ đặt hàng của doanh nghiệp, dựa trên đơn đặt hàng từ khách hàng Lệnh này phải chứa đầy đủ thông tin theo yêu cầu của đơn đặt hàng và bao gồm số thứ tự để đảm bảo tính chính xác và dễ dàng theo dõi.
- Phiếu xuất kho: do bộ phận kho của doanh nghiệp lập
- Các hóa đơn (hóa đơn VAT): hóa đơn lập theo đúng quy định lập hóa đơn được ban hành
- Các chứng từ vận chuyển: được lập khi giao hàng
- Phiếu thu (tiền mặt, séc): là chứng từ ghi sổ trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt
Trình bày rõ ràng, đầy đủ mục đích, nội dung của chứng từ
Xác định rõ số liên, mục đích sử dụng mỗi liên
Xác định rõ nơi lập, nơi duyệt, nơi lưu trữ chứng từ
Trình bày biểu mẫu rõ ràng, hướng dẫn chi tiết phương pháp lập chứng từ, sửa, hủy chứng từ
Xác định rõ chứng từ là cơ sở cho việc nhập liệu doanh thu vào phần mềm
Tuân thủ các yêu cầu kiểm soát khi mô tả lập và luân chuyển chứng từ
1.3.3 Các hoạt động trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu của doanh nghiệp dịch vụ gồm có các hoạt động sau:
- Tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng
- Lập lệnh cung cấp dịch vụ
- Cung cấp dịch vụ và lập hóa đơn
- Ghi nhận nghiệp vụ bán chịu vào các sổ kế toán có liên quan
- Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản giảm trừ nợ phải thu có liên quan
- Thu tiền của khách hàng và ghi sổ kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh toán
Các bộ phận có liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ nói trên bao gồm:
(1) Bộ phận tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng
(2) Bộ phận xét duyệt nghiệp vụ bán chịu
(3) Bộ phận cung cấp dịch vụ
(4) Bộ phận lập hóa đơn
(5) Kế toán phải thu, kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán tổng hợp
Các đối tượng kế toán tham gia vào chu trình doanh thu nói trên:
- Nợ phải thu khách hàng
- Doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu
Chu trình doanh thu bao gồm các hoạt động tuần tự từ khi khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, kế toán lập hóa đơn, đến hoạt động thu tiền Các bước này được thể hiện rõ ràng trong sơ đồ mô tả quy trình.
Hoạt động đầu tiên trong chu trình doanh thu là tiếp nhận đặt hàng, nơi doanh nghiệp tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng Quá trình này bao gồm việc đánh giá khả năng và điều kiện để đáp ứng yêu cầu, đồng thời thông báo kết quả xử lý đơn hàng cho khách hàng.
Dòng dữ liệu đầu vào cho hoạt động đặt hàng bao gồm các yêu cầu về hàng hóa và dịch vụ từ khách hàng, có thể được gửi qua email, ứng dụng hoặc điện thoại Để đảm bảo hiệu quả, các yêu cầu này cần phải chính xác và đúng với mong muốn của khách hàng.
Khi yêu cầu đặt hàng của khách hàng được xử lý, thông tin liên quan sẽ được tạo ra, phản ánh nghiệp vụ bán hàng hợp lệ có thể thực hiện.
Dưới đây là mô tả sơ đồ dòng dữ liệu hoạt động nhận đặt hàng: b Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Hoạt động này bao gồm việc xuất kho, giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế trong quá trình cung cấp hàng hóa và dịch vụ.
Dòng thông tin cần thiết cho hoạt động bán hàng bắt nguồn từ việc đặt hàng, giúp đảm bảo sự lưu chuyển hàng hóa và quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng đã được phê duyệt.
Dưới đây là mô tả sơ đồ dòng dữ liệu hoạt động cung cấp hàng hoá dịch vụ: c Hoạt động lập hoá đơn:
Kế toán lập hóa đơn dựa trên việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ, cũng như xác định doanh thu, theo quy định của doanh nghiệp và yêu cầu của Bộ Tài Chính Đồng thời, hoạt động thu tiền và theo dõi công nợ cũng là những nhiệm vụ quan trọng trong quy trình này.
Hoạt động ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ là cần thiết để xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình phục vụ khách hàng Cơ sở cho hoạt động này bao gồm thông tin nhận được từ việc đặt hàng và thông tin xác nhận nội dung công việc đã thực hiện từ quá trình cung cấp hàng hóa và dịch vụ.
1.3.4.Các tài khoản và sổ kế toán sử dụng trong chu trình doanh thu
Dựa trên các chứng từ thu thập ban đầu, kế toán phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế và ghi chép vào các sổ sách, tài khoản liên quan Để theo dõi các nghiệp vụ cụ thể, kế toán mở các tài khoản và sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng.
Sổ kế toán và tài khoản kế toán cần được lập đúng theo quy định về mẫu sổ và tên gọi các tài khoản, đồng thời phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền.
Trong chu trình doanh thu, có nhiều loại sổ chi tiết quan trọng bao gồm bảng tổng hợp doanh thu, sổ chi tiết theo dõi doanh thu, sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết giá vốn, bảng tổng hợp công nợ và sổ chi tiết công nợ phải thu Những sổ chi tiết này giúp quản lý và theo dõi hiệu quả tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Các loại sổ tổng hợp trong kế toán được phân loại dựa trên hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng Một số loại sổ tổng hợp phổ biến bao gồm nhật ký sổ cái, nhật ký chung, bảng kê, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ và sổ cái các tài khoản.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG
Khái quát về công ty TNHH MTV Sunway Hà Nội
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
-Tên công ty: Công ty TNHH MTV KS Sunway Hà Nội
-Tên viết bằng tiếng nước ngoài: Sunway Hotel Hanoi Liability Limited Company with one member
-Tên viết tắt: SUNWAY HOTEL HANOI
-Địa chỉ trụ sở chính: Số 19 Phạm Đình Hổ, Phường Phạm Đình Hổ, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Công ty TNHH MTV KS Sunway Hà Nội, thuộc Tập đoàn Sunway Hotel & Resort có trụ sở tại Malaysia, chuyên cung cấp dịch vụ quản lý khách sạn quốc tế Tập đoàn hiện quản lý 13 khách sạn và khu nghỉ dưỡng tại Việt Nam, Cambodia, Indonesia, Malaysia và Singapore, với tổng số hơn 3000 phòng nghỉ Vào ngày 30 tháng 6 năm 2009, khách sạn Sunway đã được Tổng cục Du lịch công nhận là khách sạn bốn sao, trở thành khách sạn bốn sao quốc tế đầu tiên tại Hà Nội.
-Trong suốt quá trình mười bốn năm hoạt động, khách sạn đã nhận được rất nhiều giải thưởng Cụ thể :
Giải thưởng “ Best Bussiness Hotel 1999-2008” được bình chọn bởi
Thời báo kinh tế Việt Nam
Giải thưởng “ Top 10 Hotels in VN 2008,2009 “ được trao bởi tổng cục du lịch Việt Nam
Giải thưởng “ Chất lượng dịch vụ hoàn hảo “ do người tiêu dùng bình chọn được chứng nhận bởi báo Tuổi trẻ thủ đô vào năm 2007
Sunway đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường và trong lòng khách hàng qua nhiều năm nhờ vào những giải thưởng uy tín mà công ty đạt được.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực khách sạn và nhà hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường Chúng tôi cung cấp nhiều loại hình dịch vụ khác nhau để phục vụ khách hàng tốt nhất.
* Dịch vụ lưu trú ngắn hạn đối với khách hàng cá nhân;
* Dịch vụ lưu trú ngắn hạn đối với khách hàng theo hợp đồng từ các công ty du lịch
* Dịch vụ nhà hàng, ăn uống;
* Cung cấp địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo, phòng họp;
* Dịch vụ vận chuyển, đưa đón hành khách từ sân bay về khách sạn theo hợp đồng;
* Dịch vụ đổi ngoại tệ theo nhu cầu của khách;
* Các dịch vụ theo kèm;
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của công ty Đối với mỗi doanh nghiệp, bộ máy quản lý là đầu não điều hành để doanh nghiệp đi đúng mục tiêu Bộ máy quản lý giữ vai trò là đứng đầu kiểm soát hoạt động kinh tế của doanh nghiệp Sở hữu các nhà quản lý phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đạt được sự phát triển hiệu quả trong sản xuất, kinh doanh Dưới đây là sơ đồ bộ máy quản lý của công ty :
Mỗi phòng ban có những chức năng riêng biệt:
Ban giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng sự phát triển của công ty và chịu trách nhiệm chung về việc điều hành, quản lý các hoạt động kinh doanh Họ đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời trực tiếp giám sát bộ phận hành chính nhân sự và bộ phận tài chính kế toán.
Bộ phận tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý toàn bộ hoạt động tài chính của công ty, bao gồm doanh thu, chi phí hoạt động, kế toán và kiểm soát nội bộ Họ theo dõi các hoạt động tài chính hàng ngày, nguồn vốn và tài sản của công ty để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững.
Bộ phận an ninh chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động an ninh của công ty, đảm bảo an toàn cho nhân viên và khách hàng Họ thực hiện kiểm tra thường xuyên và ghi chép các hoạt động nhằm phòng ngừa rủi ro, góp phần tạo môi trường làm việc an toàn và bảo vệ lợi ích của công ty.
Bộ phận lễ tân đóng vai trò quản lý trực tiếp tất cả các hoạt động liên quan đến khách hàng, bao gồm việc kiểm tra và đối soát các hoạt động hàng ngày Họ cũng chịu trách nhiệm xử lý các yêu cầu và thắc mắc của khách, đảm bảo rằng mọi vấn đề được giải quyết kịp thời và hiệu quả.
Bộ phận buồng phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng phòng và tiêu chuẩn dịch vụ tại khách sạn Họ không chỉ dọn dẹp phòng cho khách mà còn đảm bảo vệ sinh các khu vực công cộng như hành lang và sảnh Ngoài ra, bộ phận này còn kiểm tra các thiết bị trong phòng và bổ sung đầy đủ đồ dùng cần thiết cho khách.
Bộ phận nhà hàng có nhiệm vụ quản lý toàn bộ hoạt động trong khu vực nhà hàng và quầy bar của khách sạn, đồng thời đóng góp doanh thu từ các dịch vụ ăn uống.
Bộ phận nhân sự có trách nhiệm quản lý và phân bổ nguồn nhân lực, bảo đảm an toàn lao động, thực hiện chế độ chính sách, và chăm sóc sức khỏe cho người lao động theo quy định của luật lao động và yêu cầu của công ty Đồng thời, bộ phận này cũng đảm bảo các phòng ban trong công ty tuân thủ nghiêm túc nội quy và quy chế đã đề ra.
Bộ phận kinh doanh tiếp thị chịu trách nhiệm quản lý đàm phán hợp đồng với các doanh nghiệp đối tác và các hoạt động đối ngoại của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn thực hiện quảng bá thương hiệu, triển khai các chương trình quảng cáo và xây dựng quan hệ truyền thông hiệu quả.
2.1.4 Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH MTV KS Sunway Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nhà hàng và khách sạn với nhiều loại hình kinh doanh đa dạng Hoạt động chính của công ty là cung cấp dịch vụ lưu trú ngắn hạn và ẩm thực, đồng thời hợp tác với các đơn vị trong lĩnh vực du lịch và dịch vụ công cộng Sự hợp tác này giúp công ty duy trì lượng khách ổn định và gia tăng doanh thu một cách bền vững.
Sunway Hà Nội đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường bằng cách đáp ứng nhu cầu thiết yếu và mang lại trải nghiệm hài lòng cho khách hàng Công ty chuyên cung cấp dịch vụ khách sạn, với những đặc trưng nổi bật trong ngành nghề này.
Lượng khách hàng của khách sạn tại Hà Nội chịu ảnh hưởng lớn từ tính thời vụ của mùa du lịch trong năm Mùa cao điểm thường diễn ra từ tháng 1 đến tháng 4, khi số lượng du khách tăng cao nhất.
Thực trạng của chu trình doanh thu tại công ty TNHH MTV KS Sunway Hà Nội
2.2.1 Mô hình REA của chu trình doanh thu
Công ty TNHH MTV Khách sạn Sunway Hà Nội có những đặc điểm riêng trong ngành dịch vụ lưu trú, do đó mô hình REA của công ty không đầy đủ như các mô hình REA thông thường Cụ thể, nguồn lực của công ty bao gồm hai thành phần chính là “Tài khoản” và “Hàng hóa” Đối tượng liên quan trong mô hình này gồm “Khách hàng” và “Nhân viên” Cuối cùng, các sự kiện quan trọng trong mô hình REA của công ty bao gồm “Nhận đặt phòng”, “Lưu trú” và “Thu tiền”.
2.2.2 Hệ thống các chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu
Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ và lập báo cáo hoạt động kinh doanh cùng báo cáo tài chính Tất cả số liệu sẽ được đối chiếu tự động để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Các kế toán viên có thể kiểm tra và so sánh số liệu giữa sổ kế toán và các báo cáo sau khi in ra bản cứng.
Cuối tháng, tất cả các chứng từ và sổ kế toán được in ra bản cứng, phân loại và sắp xếp một cách có hệ thống Sau đó, chúng được đóng thành quyển và thực hiện các bước ghi nhận theo quy định của sổ kế toán bằng tay.
Công ty sử dụng 2 phần mềm kế toán và quản lí khách sạn hiện hành là: Sage, Opera
-Giao diện phần mềm Sage
-Giao diện phần mềm Opera
2.2.3 Chu trình doanh thu của công ty TNHH MTV Khách sạn Sunway Hà Nội
Công ty TNHH MTV Khách sạn Sunway Hà Nội tạo ra chu trình doanh thu gồm
- Đồng ý nhận yêu cầu đặt phòng từ khách
- Hoàn thành dịch vụ, yêu cầu trả phòng
Trong đó, chu trình doanh thu liên quan, tác động trực tiếp đến cả 3 chu trình còn lại
- Điều kiện để ghi nhận doanh thu
Công ty ghi nhận doanh thu khi hoàn thành dịch vụ lưu trú cho khách hàng, không phụ thuộc vào việc tiền đã được thu hay chưa Doanh thu được xác định dựa trên số ngày khách hàng lưu trú và các dịch vụ kèm theo mà họ đã sử dụng, không bao gồm tiền tips từ khách hàng cho nhân viên.
Công ty không ghi chép các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản khuyến mãi và giảm giá cho khách hàng sẽ được khấu trừ trực tiếp vào doanh thu của công ty mà không được xem là khoản giảm trừ.
- Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế
Một ngày tại quầy lễ tân được chia thành ba ca: 6h sáng, 14h chiều và 22h tối Khi giao ca, lễ tân cần kiểm tra số liệu trên hệ thống và tiền thực tế tại quầy, thực hiện kiểm kê, ghi lại các phòng đã trả và bàn giao ca Đặc biệt, lễ tân ca đêm lúc 22h phải lập báo cáo về toàn bộ hoạt động trong ngày, bao gồm dịch vụ phòng, nhà hàng và quầy bar, đồng thời tổng hợp doanh thu hàng ngày để giao cho kế toán vào ngày hôm sau.
Kế toán doanh thu nhận báo cáo từ bộ phận lễ tân, bao gồm các loại báo cáo như thẻ, tiền mặt và nhà hàng Đặc biệt, báo cáo doanh thu của nhà hàng được phân chia theo từng ca và bộ phận, đồng thời được kiểm tra tính liên tục và sự trùng khớp của các giấy tờ để đảm bảo tính chính xác.
Quy trình kiểm tra báo cáo hàng ngày của kế toán doanh thu bao gồm việc đối chiếu báo cáo thẻ với phần mềm hệ thống, đảm bảo báo cáo của lễ tân khớp với biến động số dư ngân hàng và kiểm tra tính chính xác của các khoản thu Kế toán doanh thu in số liệu từ phần mềm để so sánh với số liệu lễ tân cung cấp, yêu cầu giải trình và sửa chữa nếu có sự không khớp Đối với các khoản doanh thu đủ điều kiện xuất hóa đơn, kế toán thực hiện xuất hóa đơn và khớp giấy tờ Báo cáo tiền mặt cần khớp với số tiền trong két và trên hệ thống Báo cáo doanh thu nhà hàng được chia theo bộ phận và khung giờ phục vụ, đảm bảo tính liên tục và khớp với hóa đơn của khách Hóa đơn nhà hàng có thể được xuất ngay khi thu tiền hoặc khi khách trả phòng Đối với tiền đổi của khách, thu ngân tổng hợp theo ca, ghi lại số tiền và loại tiền đã đổi, sau đó trình cho kế toán kiểm đếm và lưu trong két Kế toán sẽ đem tiền ra ngân hàng để đổi và thu về tiền Việt.
2.2.4.Các hoạt động trong chu trình
Chu trình doanh thu bắt đầu khi khách hàng xác nhận đặt phòng và kết thúc khi họ hoàn tất thanh toán và nhận hóa đơn Dòng dữ liệu cấp 1 của quy trình này được mô tả qua sơ đồ minh họa.
Sơ đồ 2.4: Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu của công ty bao gồm những hoạt động sau:
- Tiếp nhận và xử lí yêu cầu đặt phòng
- Cung cấp phòng cho khách hàng và các dịch vụ theo kèm
- Nhận lại phòng từ khách hàng và yêu cầu thanh toán
- Xác nhận tiền thanh toán
- Thực hiện ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các mục dưới đây mô tả chi tiết hơn các hoạt động trên
2.2.4.1 Hoạt động nhận đặt phòng và dịch vụ a Mô tả hoạt động đặt phòng và dịch vụ của khách hàng
- Cách 1: Đặt phòng trực tiếp
Khách hàng có thể dễ dàng đặt phòng tại khách sạn bằng cách đến quầy lễ tân và cung cấp thông tin cá nhân như họ tên, quốc tịch, và cách thức liên hệ Bên cạnh đó, khách cũng cần cung cấp thông tin về nhu cầu đặt phòng, bao gồm thời gian lưu trú và số lượng người.
Lập hoá đơn Thu tiền
Hệ thống phòng và loại phòng mà khách hàng lựa chọn sẽ được nhân viên lễ tân tư vấn và cung cấp phù hợp với nhu cầu Công ty chúng tôi cung cấp đa dạng các loại phòng để đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
- Cách 2: Đặt phòng thông qua các trang web, ứng dụng đặt phòng
Khách hàng có thể đặt phòng dễ dàng qua các trang web và ứng dụng như Booking và Agoda Những nền tảng này sẽ liên hệ trực tiếp với khách sạn để xác nhận yêu cầu đặt phòng Ngoài ra, các trang web cũng cung cấp đầy đủ thông tin về các loại phòng cùng với hình ảnh, giúp khách hàng lựa chọn phòng nghỉ phù hợp với nhu cầu của mình.
- Cách 3: Đặt phòng thông qua các công ty du lịch
Công ty du lịch sẽ trực tiếp liên hệ đặt phòng với khách sạn qua các hợp đồng dài hạn được thoả thuận giữa 2 bên
Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV Khách sạn Sunway Hà Nội
- Về tổ chức bộ máy quản lí:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thiết kế phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động, nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh Các chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận được xác định rõ ràng theo yêu cầu của ban giám đốc.
-Về tổ chức kế toán:
Mô hình tổ chức kế toán của công ty cần phải rõ ràng, hợp lý và có sự phân công công việc cụ thể Nhân viên kế toán yêu cầu có trình độ chuyên môn cao, được đào tạo bài bản và có trách nhiệm trong công việc Họ cần hoàn thành tốt nhiệm vụ, đảm bảo tính đạo đức nghề nghiệp và thường xuyên cập nhật kiến thức về quy định, thông tư, chuẩn mực cũng như các chế độ kế toán mới Điều này nhằm nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót không mong muốn.
Doanh thu được ghi nhận chủ yếu theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, tuy nhiên, do công ty sở hữu 100% vốn đầu tư nước ngoài, một số khoản mục đặc biệt sẽ được ghi nhận theo chuẩn mực kế toán quốc tế.
Quy trình xác định và xử lý đặt phòng cùng dịch vụ lưu trú diễn ra nhanh chóng, chính xác, nhằm mang lại sự thuận tiện tối đa cho khách hàng.
Công ty đã đầu tư vào bản quyền và sử dụng hoá đơn điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao khả năng kiểm tra, đối soát và lưu trữ Việc này không chỉ tăng cường độ bảo mật mà còn làm giảm bớt thủ tục hành chính Hoá đơn có thể được in ra để lưu trữ hoặc gửi cho khách hàng khi cần, tạo sự linh hoạt trong việc cung cấp hoá đơn theo nhu cầu của khách hàng.
Áp dụng công nghệ hiện đại vào bộ máy kế toán giúp kết hợp ghi chép thủ công và phần mềm, tối ưu hóa quy trình xử lý và lưu trữ thông tin Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót trong việc ghi nhận dữ liệu mà còn nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên.
Công ty KSNB đã triển khai các biện pháp thiết yếu nhằm giảm thiểu rủi ro, đảm bảo quy trình doanh thu hoạt động hiệu quả và tuân thủ các quy định hiện hành.
2.3.2 Những mặt cần khắc phục và nguyên nhân
Bộ máy kế toán của công ty đã được phân công công việc cụ thể, nhưng do quy mô nhỏ, nhiều vị trí công việc được thực hiện bởi cùng một nhân viên Cụ thể, vị trí thủ quỹ do kế toán công nợ đảm nhận, điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm và làm tăng rủi ro gian lận cũng như mất mát tài sản cho công ty.
- Về điều kiện để ghi nhận doanh thu: Công ty chưa có quy định cụ thể về các khoản giảm giá, cũng như chiết khấu cho khách hàng
Công ty cung cấp nhiều phương thức thanh toán đa dạng như tiền mặt, chuyển khoản và công nợ Tuy nhiên, sự đa dạng này đặt ra yêu cầu cao về lưu trữ và kiểm soát kế toán, dẫn đến việc tiêu tốn nhiều nguồn nhân lực và tiềm ẩn nguy cơ sai sót trong quá trình thống kê.
Chứng từ cần được lập đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, nhưng do ban giám đốc thường xuyên lưu trú ở nước ngoài, quá trình luân chuyển chứng từ giữa các bên trở nên kéo dài và phức tạp Điều này có thể dẫn đến chậm trễ trong việc đưa ra các quyết định khẩn cấp của công ty.
Công ty áp dụng phần mềm kế toán hàng đầu như Sage và Opera trong lĩnh vực khách sạn và dịch vụ lưu trữ Mặc dù phần mềm này mang lại nhiều lợi ích, nhưng
KSNB chưa có quy trình đánh giá rủi ro rõ ràng, điều này có thể dẫn đến việc không phát hiện kịp thời các rủi ro và gây chậm trễ trong quá trình xử lý.
Chương 2 nghiên cứu về thực trạng của chu trình doanh thu, các quy trình và quy định trong việc ghi nhận doanh thu, các nghiệp vụ kinh tế cũng như ghi chép và KSNB tại công ty TNHH MTV Khách sạn Sunway Hà Nội Từ đó tìm ra những mặt đã đạt được và những mặt cần khắc phục trong chu trình doanh thu của công ty.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu tại công ty TNHH MTV Khách sạn Sunway Hà Nội
3.1.1 Giải pháp hoàn thiện bộ máy kế toán
Để cải thiện quy trình kế toán và giảm thiểu tình trạng kiêm nhiệm, Công ty TNHH MTV Khách sạn Sunway Hà Nội cần xác định lại khối lượng công việc kế toán và phân chia hợp lý Mặc dù doanh nghiệp có quy mô nhỏ và các nghiệp vụ không quá phức tạp, số lượng công việc kế toán vẫn khá lớn Do đó, công ty nên xem xét việc tuyển thêm kế toán hợp đồng và thực tập sinh để giảm áp lực cho đội ngũ hiện tại Các vị trí này yêu cầu mức lương thấp hơn và không cần nhiều kinh nghiệm, đồng thời tạo cơ hội cho sinh viên năm cuối và mới ra trường tiếp xúc với môi trường thực tế, áp dụng kiến thức vào thực hành, từ đó đáp ứng nhu cầu tìm việc của cả hai bên.
Công ty cần chú trọng nâng cao chất lượng đào tạo cho nhân viên hiện tại và đào tạo chuyên sâu cho nhân viên mới, đặc biệt là trong phòng kế toán, nhằm cải thiện hiệu suất làm việc và đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ, cần chú trọng đào tạo đội ngũ nhân viên, lễ tân và buồng phòng với nghiệp vụ chuyên sâu Các vị trí này có vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng và trải nghiệm cho khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và doanh thu của công ty Việc tổ chức các khóa đào tạo tiêu chuẩn sẽ giúp nhân viên nắm vững yêu cầu công việc, tiêu chuẩn làm việc và kỹ năng xử lý tình huống đặc biệt Đồng thời, thường xuyên kiểm tra và đánh giá thái độ cũng như trình độ của nhân viên là cần thiết để giám sát chất lượng công việc và duy trì trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
Quyền hạn và trách nhiệm trong công việc cần được phân công rõ ràng và quy định cụ thể bằng văn bản cho từng phòng ban, bộ phận và cá nhân Việc này nhằm ngăn chặn tình trạng lạm quyền và vượt quá quyền hạn, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận Nếu không thực hiện tốt, sẽ dẫn đến chồng chéo công việc, ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình làm việc và tiến độ hoạt động của công ty.
Để thu hút và giữ chân nhân viên, công ty cần cung cấp mức lương, thưởng và đãi ngộ hợp lý, kịp thời, cùng với chế độ phúc lợi tốt Điều này tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa năng lực và cống hiến cho công việc, từ đó gắn bó lâu dài với công ty Bên cạnh đó, cần thiết lập các hình thức xử phạt công bằng và nghiêm khắc đối với những hành vi sai phạm và gian lận trong công việc.
Tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và lành mạnh cho nhân viên là mục tiêu quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp rõ ràng Điều này không chỉ giúp định hướng các hoạt động nội bộ mà còn góp phần tạo ra một không gian làm việc thuận lợi, thoải mái Khi nhân viên cảm thấy thoải mái, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn mà không phải đối mặt với áp lực không cần thiết.
3.1.2 Giải pháp hoàn thiện công tác ghi nhận doanh thu
Công ty cần thiết lập quy định rõ ràng về các khoản phụ phí, phụ thu, chiết khấu thanh toán và phiếu giảm giá, đồng thời công khai thông tin này tới toàn bộ nhân viên và khách hàng để mọi người đều hiểu và thực hiện đúng.
3.1.3 Giải pháp kiểm soát hình thức thanh toán
Công ty cần xác định rõ các hình thức thanh toán và thiết lập phương pháp kiểm soát riêng cho từng loại Việc theo dõi và kiểm tra liên tục là cần thiết để đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch Đối với thanh toán bằng tiền mặt, cần thường xuyên đối chiếu giữa sổ sách và dòng tiền thực tế để đảm bảo sự khớp đúng Đối với chuyển khoản và thẻ thanh toán, công ty cần làm việc với ngân hàng để giám sát thời gian giao dịch, yêu cầu chứng từ và chữ ký của khách hàng để xác nhận giao dịch Với phần lớn khách hàng là người nước ngoài, việc đối soát tài khoản có thể gặp khó khăn Đối với hình thức công nợ, công ty cần lập hợp đồng rõ ràng với các doanh nghiệp, theo dõi và kiểm soát công nợ chặt chẽ, cũng như ghi nhận và lưu trữ công nợ kịp thời.
3.1.4 Giải pháp hoàn thiện kế toán máy
Kế toán máy đóng vai trò quan trọng và thiết yếu trong lĩnh vực kế toán Để nâng cao hiệu quả của kế toán máy, cần áp dụng một số giải pháp cải tiến như: tối ưu hóa quy trình làm việc, đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm kế toán một cách thành thạo, và thường xuyên cập nhật công nghệ mới.
Công ty cần nâng cấp phần mềm kế toán bằng cách sử dụng các giải pháp hiện đại để cải thiện tốc độ và độ chính xác trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, từ đó giảm thiểu rủi ro trong quá trình kế toán.
Hệ thống máy tính của công ty cần được nâng cấp để cải thiện hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian Nhiều máy tính hiện tại đã lỗi thời, hoạt động chậm chạp và thường xuyên bị treo, gây ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ công việc Do đó, việc thay mới và bảo trì định kỳ là rất cần thiết.
3.1.5 Giải pháp hoàn thiện KSNB
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của công ty và chu trình doanh thu cần được hoàn thiện để tạo ra môi trường kiểm soát tốt, là nền tảng cho KSNB hiệu quả Cần thiết lập quy trình đánh giá rủi ro cụ thể, hiểu rõ những hạn chế và điểm yếu có thể dẫn đến sai sót, từ đó đánh giá rủi ro và giảm thiểu thiệt hại tối đa.
Công ty có thể tham khảo quy trình đánh giá rủi ro với 7 bước sau:
Bước 1: Liệt kê các hoạt động, các công việc của công ty theo thứ tự thực hiện của quy trình
Bước 2: Xác định nguy cơ gây rủi ro, bao gồm nguồn lây nhiễm từ yếu tố con người, quy trình, máy móc, và tác động khách quan Đồng thời, cần xác định rõ rủi ro có khả năng xảy ra trong từng tình huống.
Bước 3: Xác định mức độ nghiêm trọng của nguy cơ bằng cách xem xét xem rủi ro đã xảy ra trước đây hay chưa Nếu có, cần đánh giá mức độ nghiêm trọng của nó; nếu chưa, cần tìm cách đo lường mức độ nghiêm trọng tiềm tàng Dựa vào đó, phân loại các mức độ thiệt hại theo mức độ nghiêm trọng và xếp hạng điểm rủi ro từ cấp độ 1 đến 5, với cấp độ 5 là rủi ro lớn nhất.
Bước 4: Dự đoán khả năng xảy ra rủi ro: Khoảng cách thời gian giữa các lần xảy ra rủi ro, chia thành các cấp độ thiệt hại:
Bước 5: Sau khi xác định mức độ rủi ro, cần kết hợp khả năng xảy ra và mức độ trọng yếu Nhân số điểm của khả năng xảy ra với mức độ nghiêm trọng của rủi ro để có được kết quả chính xác.
Bước 6: Tiến hành thiết kế biện pháp kiểm soát