CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG
Tổng quan về chu trình doanh thu
1.1.1 Các khái niệm: a Hệ thống thông tin kế toán:
* Một số khái niệm cơ bản:
Khi tiếp cận dữ liệu trong hoạt động kinh doanh, kế toán tài chính chỉ tập trung vào dữ liệu tài chính được ghi nhận trong các sổ sách như sổ cái, sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết Điều này dẫn đến tình trạng dữ liệu bị ghi nhận trùng lặp và không thể sử dụng chung giữa các loại sổ, gây ra mâu thuẫn trong dữ liệu Ngược lại, hệ thống thông tin kế toán chú trọng đến việc lưu trữ tất cả các loại dữ liệu nhằm tránh việc trùng lặp và đảm bảo tính nhất quán trong thông tin.
Theo Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán (Tập 2) của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có mối liên hệ với nhau, hoạt động nhằm đạt được một mục tiêu chung.
Hệ thống thông tin là một hệ thống chức năng quan trọng, thực hiện việc thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin Nó cung cấp dữ liệu hỗ trợ cho việc ra quyết định và quản lý, đồng thời phân tích các vấn đề và hiển thị những khía cạnh phức tạp trong tổ chức.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý, chuyên trách việc thu thập và xử lý dữ liệu kinh doanh AIS cung cấp thông tin tài chính hữu ích cho người sử dụng, giúp họ nắm bắt tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động của mọi doanh nghiệp, cho dù là doanh nghiệp vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận Việc sở hữu một hệ thống thông tin kế toán hoàn thiện là cần thiết để đảm bảo hiệu quả quản lý và ra quyết định chính xác.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và lưu trữ thông tin về sự kiện, đối tượng và nguồn lực Nó chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích cho nhà quản lý, phục vụ cho quyết định hiệu quả Đồng thời, hệ thống cung cấp các chốt kiểm soát cần thiết để đảm bảo rằng nguồn lực của đơn vị luôn sẵn sàng, chính xác, tin cậy và có thể sử dụng bất cứ lúc nào.
Vai trò của AIS đối với doanh nghiệp:
AIS đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và xử lý dữ liệu, cung cấp thông tin hữu ích cho quyết định của doanh nghiệp Nó giúp xác định phương pháp lưu trữ tối ưu và hiệu quả nhất để nâng cao hiệu suất hoạt động.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp trong các tổ chức, doanh nghiệp Không chỉ lưu trữ và xử lý thông tin, hệ thống này còn thống kê tổng hợp để tạo ra các báo cáo kế toán chính xác, giúp doanh nghiệp thực hiện công việc kế toán nhanh chóng và tăng cường tính tương tác trong quá trình làm việc.
Hệ thống thông tin kế toán giúp doanh nghiệp giảm chi phí và thời gian bằng cách tối ưu hóa quy trình lưu trữ thông tin Việc áp dụng hệ thống này giúp nhà kinh doanh tránh được sai sót, từ đó hạn chế tổn thất và bảo vệ doanh nghiệp khỏi những thiệt hại tài chính nghiêm trọng.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết ba vấn đề lớn của doanh nghiệp tư nhân hiện nay Đầu tiên, nó giúp nâng cao tính cạnh tranh cho doanh nghiệp Thứ hai, hệ thống này hỗ trợ quá trình ra quyết định hiệu quả hơn Cuối cùng, nó cải thiện hoạt động nghiệp vụ, giúp doanh nghiệp mở rộng và phát triển hơn trong thị trường kinh doanh.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ sự phát triển của các cơ quan và doanh nghiệp, giúp xây dựng thương hiệu và nâng cao giá trị cạnh tranh Điều này không chỉ thúc đẩy doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trên thị trường nội địa mà còn mở rộng cơ hội ra thị trường quốc tế.
Hệ thống thông tin kế toán tổ chức và phân tích các hoạt động kinh doanh thành các chu trình kế toán, từ đó giúp việc thu thập, xử lý và kiểm soát thông tin trở nên dễ dàng hơn.
Chu trình kinh doanh là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến một nội dung trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
Thông thường một chu trình kinh doanh gồm 5 chu trình:
- Chu trình doanh thu tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng hóa, dịch vụ và thu tiền
Chu trình chi phí bao gồm các hoạt động liên quan đến việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ, quản lý các chi phí phát sinh trong kinh doanh, cũng như quy trình thanh toán tiền.
- Chu trình nhân sự là các hoạt động liên quan đến việc tuyển dụng và trả lương cho nhân viên
- Chu trình tài chính tập hợp những hoạt động liên quan đến huy động, sử dụng vốn và phân phối lợi nhuận
- Chu trình sản xuất mô tả các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa các nguồn lực, yếu tố đầu vào vào thành phẩm
Năm chu trình kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo ra một vòng luân chuyển thông tin:
Hình 1 1 Mối quan hệ trong chu trình kinh doanh
Hoạt động kinh doanh bắt đầu bằng việc góp vốn, đóng vai trò quan trọng trong chu trình tài chính Vốn góp này được sử dụng để tuyển dụng nhân viên và chi trả cho các chi phí cần thiết Đối với doanh nghiệp sản xuất, phần vốn này sẽ mua nguyên vật liệu, trong khi doanh nghiệp thương mại và dịch vụ sử dụng để mua hàng hóa Chu trình sản xuất sẽ sử dụng nguyên vật liệu từ chu trình chi phí để tạo ra sản phẩm, từ đó hình thành đầu vào cho chu trình doanh thu.
Bán được hàng sẽ tạo ra nguồn thu cho đơn vị và bổ sung vốn cho chu trình tài chính
Chu trình kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả cho doanh nghiệp Doanh thu và chu trình doanh thu là hai yếu tố cốt lõi trong quá trình này, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính một cách chính xác.
Nội dung tổ chức chu trình doanh thu
1.2.1 Mô hình REA (Resource-Event-Agent), sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) và lưu đồ: a Mô hình REA:
Mô hình REA là sơ đồ thể hiện tất cả các nguồn lực, sự kiện và đối tượng trong chu trình sản xuất, giúp tổ chức dữ liệu hiệu quả trong hệ thống Đây là bước chuyển quan trọng từ ngôn ngữ thương mại sang ngôn ngữ kỹ thuật.
Sơ đồ 1 1 Mô hình REA của chu trình doanh thu công ty dịch vụ
Agent (Đối tượng) Hàng hóa
Nguồn lực kê toán (DT, Giá vốn, thuế
Xử lý đơn yêu cầu cung cấp dịch vụ Cung cấp dịch vụ
Lập/xuất hóa đơn và theo dõi nợ Thu tiền
Kế toán Thủ quỹ/Thu ngân
Mô hình REA bao gồm ba thành phần:
- Resource (Nguồn lực): Các nguồn lực kinh tế như tài sản, tiền,…
- Event (sự kiện): Các sự kiện kinh tế phát sinh trong chu trình kinh doanh như xử lý đơn đặt hàng, thu tiền,…
- Agent (Đối tượng): Các đại diện tham gia vào chu trình kinh doanh như nhân viên, khách hàng,…
Mô hình REA cho thấy mối quan hệ chặt chẽ giữa các nguồn lực, sự kiện và đối tượng trong chu trình
Các bước xây dựng mô hình REA: gồm 4 bước
Bước 1: Tìm hiểu môi trường và các mục tiêu của tổ chức
Bước 2: Xác định trong từng chu trình kinh doanh có những sự kiện kinh doanh nào
Bước 3: Phân tích từng sự kiện ở bước 2 để xác định các yếu tố nguồn lực, tác nhân và địa điểm
Bước 4: Xác định hành vi, đặc trưng và thuộc tính của sự kiện, đặc trưng và tác nhân, từ đó phân tích mối quan hệ giữa chúng Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) để minh họa các tương tác và luồng thông tin trong hệ thống.
Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) là công cụ hình ảnh mô tả các thành phần của hệ thống thông tin, bao gồm các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu.
DFD (Data Flow Diagram) là một công cụ đồ họa mô tả dòng chảy dữ liệu trong tổ chức Nó được sử dụng để phân tích hệ thống hiện tại, cũng như lập kế hoạch và thiết kế cho các hệ thống mới.
DFD được phân thành nhiều cấp để có thể mô tả đầy đủ thông tin, tăng mức độ chi tiết của hệ thống:
DFD cấp 0, hay còn gọi là sơ đồ khái quát, mang đến cái nhìn tổng thể về hệ thống, mô tả cách mà hệ thống xử lý dữ liệu tương tác với các đối tượng bên ngoài, bao gồm nguồn cung cấp dữ liệu đầu vào và nơi nhận dữ liệu đầu ra.
DFD cấp 1 là một sơ đồ mô tả chi tiết các hoạt động xử lý trong một chu trình kinh doanh, đồng thời thể hiện quá trình lưu chuyển chứng từ giữa các hoạt động đó.
Ví dụ DFD cấp 1 của chu trình thu tiền – giảm trừ công nợ:
Hình 1 4 DFD cấp 1 chu trình thu tiền - giảm trừ công nợ
Khách hàng thực hiện thanh toán và gửi giấy đề nghị thanh toán, từ đó tiến hành lập phiếu thu Phiếu thu cùng với tiền được chuyển đến hoạt động đối chiếu với số tiền thực nhận Đơn đề nghị thanh toán đã được xác nhận sẽ được chuyển đến hoạt động ghi nhận thanh toán Phiếu thu đã xác nhận sẽ được lưu trữ vào Sổ quỹ và ghi nhận thanh toán, sau đó tiền sẽ được chuyển đến hoạt động lập giấy chuyển ngân hàng Tiền sẽ được chuyển từ giấy chuyển ngân hàng vào tài khoản ngân hàng Qua hoạt động ghi nhận thanh toán, dữ liệu về đơn hàng đã xử lý và phiếu thu sẽ được gửi đến Kế toán tổng hợp.
Lưu đồ là sơ đồ thể hiện thuật toán hoặc quy trình, minh họa các bước công việc bằng các hình hộp khác nhau, được sắp xếp theo thứ tự thông qua các mũi tên.
Lưu đồ là một công cụ quan trọng giúp mô tả hệ thống thông qua hình ảnh, thể hiện các quá trình xử lý dữ liệu bao gồm các hoạt động, đầu vào, đầu ra và lưu trữ.
Sơ đồ này minh họa giải pháp cho vấn đề theo từng bước, với các bước được thể hiện dưới dạng hình hộp nối với nhau bằng mũi tên để chỉ ra dòng điều khiển Dữ liệu thường không được thể hiện rõ trong lưu đồ, mà ẩn vào chuỗi hành động Lưu đồ được áp dụng trong phân tích, thiết kế, phân loại và quản lý công việc hoặc chương trình trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
- Lưu đồ chứng từ (Document flowcharts) mô tả dòng lưu chuyển của chứng từ và thông tin giữa các bộ phận, phòng ban
- Lưu đồ hệ thống (System flowcharts) mô tả mối quan hệ giữa quá trình nhập liệu, xử lý và thông tin cho một hệ thống
- Lưu đồ chương trình (Program flowcharts) mô tả một chuỗi các xử lý logic được thực hiện trong một chương trình máy tính
Lưu đồ là kỹ thuật phân tích mô tả vẻ bề ngoài của hệ thống thông tin một cách rõ ràng, súc tích và logic
Lưu đồ quá trình 1.0 Xử lý đơn đặt hàng:
Hình 1 5 Lưu đồ quy trình xử lý đơn đặt hàng
- Đối tượng bên trong: Phòng kinh doanh
Quy trình xử lý đơn đặt hàng bắt đầu khi khách hàng gửi yêu cầu đến phòng kinh doanh Đơn hàng sẽ được xem xét và phê duyệt, bao gồm việc kiểm tra tình trạng nợ của khách hàng (đối với khách hàng cũ), cũng như thời gian và địa điểm thực hiện đơn hàng Sau khi xác nhận tính hợp lệ của đơn hàng, phòng kinh doanh sẽ lập Lệnh bán hàng với 5 liên để gửi đến các phòng ban liên quan Cụ thể, Liên 1 được gửi cho bộ phận kho, Liên 2 cho khách hàng, Liên 3 và 4 cho bộ phận kế toán, và Liên 5 sẽ được lưu tại phòng kinh doanh cùng với đơn đặt hàng.
- Chứng từ sử dụng: Đơn đặt hàng, Lệnh bán hàng
1.2.2 Các chứng từ sử dụng:
Chứng từ kế toán là tài liệu được lập theo mẫu quy định, nhằm ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong hoạt động của đơn vị Chúng phản ánh sự biến động của tài sản, nguồn vốn và các đối tượng kế toán khác.
Chu trình doanh thu cần những chứng từ:
- Giấy đề nghị thanh toán
- Giấy báo có/giấy báo nợ
- Ủy nhiệm chi/ủy nhiệm thu
- Biên bản thanh lý hợp đồng
1.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng:
Tài khoản kế toán là công cụ quan trọng giúp kế toán theo dõi và phản ánh các nguồn lực liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời kiểm tra và giám sát hiệu quả sử dụng tài nguyên.
Một tài khoản dùng để theo dõi, ghi chép một loại nguồn lực về giá trị
Các tài khoản sử dụng trong chu trình doanh thu:
- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản 511 được sử dụng để ghi nhận doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán Doanh thu này bao gồm doanh thu từ bán hàng hóa, sản phẩm, cũng như dịch vụ cung cấp cho công ty mẹ và các công ty con trong cùng một tập đoàn Để ghi nhận doanh thu từ cung cấp dịch vụ, cần tuân thủ các điều kiện cụ thể.
Doanh thu được xác định một cách rõ ràng, đặc biệt khi hợp đồng quy định quyền của người mua trong việc trả lại dịch vụ đã mua Nếu các điều kiện cụ thể không còn hiệu lực, người mua sẽ không có quyền trả lại dịch vụ đã được cung cấp.
(2) Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó
(3) Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào thời điểm báo cáo
(4) Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó
- Các khoản thuế gián thu phải nộp
- Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ
- Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ
- Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán
Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ
- TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẨM ĐỊNH GIÁ INDOCHINA
Tổng quan về Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển: a Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina, thành lập vào năm 2011, là một công ty trong nước với tư cách pháp nhân độc lập và tự chủ tài chính.
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Tên quốc tế: Indochina valuation joint stock company
Tên viết tắt: Indochina valuation joint stock company
Mã số thuế của công ty là 0105751074, có địa chỉ tại số 6, ngõ Phan Chu Trinh, phường Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội Người đại diện pháp luật là ông Nguyễn Văn Phong, giữ chức vụ Giám đốc.
Ngành nghề chính: Hoạt động tư vấn quản lý
Vốn điều lệ: 7.100.000.000 đồng (Bảy tỷ đồng)
Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina (IVSC) là một trong những công ty thẩm định giá hàng đầu tại Việt Nam, với đội ngũ gồm 5 thẩm định viên được cấp chứng chỉ hành nghề bởi Cục quản lý giá - Bộ Tài chính.
Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina cam kết "Luôn vượt trên sự mong đợi của khách hàng" và đã cung cấp dịch vụ thẩm định giá cho nhiều cơ quan Nhà nước cũng như các Sở ban ngành tại Hà Nội, Điện Biên, Lai Châu và các thành phố khác Chúng tôi chuyên thẩm định giá các công trình, dự án bất động sản và tài sản thế chấp cho ngân hàng, đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Gần 10 năm hoạt động, dưới sự dẫn dắt của ban giám đốc, công ty đã có những bước đột phá về cả số lượng khách hàng lẫn doanh số Ngoài những khách hàng quen thuộc, hàng năm công ty đều thu hút thêm nhiều khách hàng mới ở những tỉnh thành khác như Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Thuận, Bắc Ninh, Quảng
Công ty Ninh đã đạt được nhiều thành tựu nhờ đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, công nghệ kỹ thuật và nâng cao trình độ của nhân viên Hiện tại, công ty đã mở nhiều văn phòng đại diện tại các tỉnh, thành phố trên toàn quốc, chi tiết có thể tham khảo tại phụ lục 01.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh: a Chức năng, nhiệm vụ:
Theo từ điển Oxford, thẩm định giá được định nghĩa là quá trình ước tính giá trị bằng tiền của một vật hoặc tài sản, đồng thời cũng là việc xác định giá trị hiện hành của tài sản trong kinh doanh.
Theo Fred Peter Marrone, Giám đốc Marketing của AVO, Úc, thẩm định giá là quá trình xác định giá trị bất động sản tại một thời điểm cụ thể, dựa trên tính chất của bất động sản và mục đích thẩm định Quá trình này bao gồm việc thu thập và phân tích dữ liệu thị trường so sánh, sau đó so sánh với tài sản cần thẩm định để xác định giá trị chính xác.
Theo Luật Giá 2012, thẩm định giá là quá trình xác định giá trị bằng tiền của tài sản do cơ quan hoặc tổ chức có chức năng thực hiện, dựa trên quy định của Bộ luật dân sự và giá thị trường tại một địa điểm, thời điểm cụ thể Hoạt động này phục vụ các mục đích nhất định và tuân thủ tiêu chuẩn thẩm định giá.
Thẩm định giá là quá trình ước tính giá trị tài sản tại thời điểm thực hiện thẩm định Giá trị tài sản có thể được xác định dưới dạng giá trị thị trường hoặc giá trị phi thị trường.
- Giá trị tài sản được thể hiện chủ yếu bằng hình thái tiền tệ
Việc ước tính giá trị cần được thực hiện tại một địa điểm và thị trường cụ thể, với những điều kiện nhất định và trong một khoảng thời gian xác định.
- Thẩm định giá được thể hiện theo những yêu cầu và mục đích nhất định
- Việc thẩm định giá phải tuân thủ theo những tiêu chuẩn thẩm định giá và phương pháp thẩm định giá nhất định
Tài sản thẩm định giá có thể là bất kỳ loại tài sản nào, và dữ liệu sử dụng trong quá trình thẩm định thường liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến thị trường.
Mục đích thẩm định giá:
- Làm cơ sở xét duyệt chi nguồn vốn Ngân sách nhà nước của các cơ quan tổ chức công trong việc mua sắm mới tài sản
- Mua bán, chuyển nhượng, mua bán xử lý nợ, xử lý tài sản thế chấp,
- Thế chấp vay vốn ngân hàng
- Thành lập, góp vốn, mua bán, sáp nhập, chia tách, giải thể doanh nghiệp
- Tư vấn và lập dự án đầu tư, duyệt dự toán các dự án, công trình, b Ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ Phần Thẩm định giá Indochina:
Thẩm định giá bất động sản, máy móc thiết bị, máy công nghiệp, cầu trục và dây chuyền sản xuất là những dịch vụ quan trọng trong việc xác định giá trị tài sản Bên cạnh đó, thẩm định giá phương tiện vận tải và tài sản vô hình như thương hiệu và thương quyền cũng đóng vai trò thiết yếu trong đánh giá giá trị doanh nghiệp.
Tư vấn tài chính doanh nghiệp
Tư vấn xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Tư vấn chia tách, mua bán, sáp nhập (M&A), giải thể DN
Tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp
Tư vấn cổ phần hóa doanh nghiệp
Tư vấn xác định giá cổ phiếu
Tư vấn xác định giá
Giá khởi điểm đấu giá Giá sản phẩm, giá mua, giá bán, giá cho thuê
Tư vấn đấu thầu dự án
Tư vấn trình tự thực hiện đấu giá, đấu thầu; phương thức đấu giá, đấu thầu
Tư vấn và xử lý tình huống phát sinh trong quá trình đấu giá tài sản, đấu thầu
Tư vấn lập và đánh giá hồ sơ cho bên mời thầu, hồ sơ đấu giá tài sản
Tư vấn lập hồ sơ dự thầu cho nhà thầu
Tư vấn cung cấp thông tin đấu thầu, cung cấp dịch vụ đấu giá
Tư vấn lập và thẩm tra dự toán, thẩm định chi phí đầu tư xây dựng công trình, dự án đầu tư xây dựng…
Tư vấn lập và thẩm tra phê duyệt quyết toán
Nghiên cứu khả thi Lập dự án đầu tư Đăng ký kế hoạch đầu tư Thiết lập quan hệ kinh doanh
Xác định và tổ chức dự án Lập kế hoạch dự án
Xây dựng dự án Thẩm định dự án Quản lý thực hiện dự án Kết thúc dự án
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Cơ cấu bộ máy quản lý bao gồm các bộ phận chuyên môn hóa, được giao trách nhiệm và quyền hạn cụ thể, phân chia theo từng cấp để thực hiện các chức năng quản lý, nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Sơ đồ 2 1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá
Chức năng của từng bộ phận:
Giám đốc là người đứng đầu, đại diện theo pháp luật và đồng thời là người sáng lập, sở hữu Công ty Vai trò của Giám đốc bao gồm việc điều hành và ra quyết định quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Phòng kế toán - hành chính
Văn phòng đại diện các hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina, có trách nhiệm quản lý và chuyên môn
-Văn phòng đại diện: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc khách hàng cũ, lập kế hoạch marketing, lập kế hoạch bán hàng,…
Tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp:
Sơ đồ 2 2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá
Kế toán viên Thủ quỹ
Mô tả công việc và nhiệm vụ của các thành viên trong bộ máy kế toán:
Kế toán trưởng (Kiêm kế toán tổng hợp, kế toán thuế):
Thực hiện các công việc kế toán theo quy định của Nhà nước, theo dõi sự biến động của tài sản, nợ và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, đồng thời định kỳ báo cáo với ban giám đốc về tình hình hoạt động và các chỉ tiêu kế toán.
- Phối hợp với các bộ phận khác tạo mối liên hệ vững chắc trong toàn Công ty
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác tài chính, công tác quản lý và sử dụng nguồn vốn của đơn vị
- Thực hiện các chức năng khác thuộc phận sự kế toán trưởng do cấp trên giao phó
- Tổ chức và kiểm soát tất cả hợp đồng kinh tế phát sinh trong kỳ kê toán
- Đảm bảo lợi ích của Công ty
- Tạo mối quan hệ với các ban ngành chức năng có liên quan nhưu Sở Kế hoạch và Đầu tư, Chi cục thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh,…
Rà soát và theo dõi các chỉ tiêu quan trọng như doanh thu, chi phí, thuế và công nợ là cần thiết để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính Đồng thời, việc lập báo cáo và quyết toán các loại thuế đúng hạn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả.
- Xác định cơ sở tính thuế và lập báo cáo tài chính, thực hiện các nghĩa vụ có liên quan đến thuế của DN đối với Nhà nước
Khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, doanh nghiệp cần phải cung cấp đầy đủ số liệu, chứng từ và hồ sơ liên quan để phục vụ cho quá trình kiểm tra Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải sẵn sàng giải trình khi có yêu cầu từ phía thanh tra.
- Quan sát, thu nhận và ghi chép có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Phân loại các nghiệp vụ kinh tế thành các nhóm khác nhau giúp đơn giản hóa việc theo dõi các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và phân tích tài chính.
- Thực hiện các công việc do cấp trên giao phó
Thủ quỹ là người quản lý và theo dõi các giao dịch tiền tệ của Công ty, bao gồm việc ghi nhận thu – chi tiền, kiểm tra các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi và giấy đề nghị tạm ứng Họ cũng có trách nhiệm định kỳ kiểm kê và báo cáo về tình hình sử dụng tiền mặt trong đơn vị cho cấp trên.
2.2.2 Các chế độ, chính sách kế toán vận dụng tại doanh nghiệp:
Niên độ kế toán: từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 (1 năm tài chính) Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VND)
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Khấu trừ
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định và công cụ dụng cụ: phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính
Hình thức kế toán được áp dụng là Nhật ký chung, sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting cùng với hóa đơn điện tử Fast e-invoice để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Chính sách kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
2.3 Thực trạng chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Thẩm đinh giá Indochina:
2.3.1 Chu trình doanh thu tại Công ty: a Mô tả chu trình doanh thu:
Văn phòng đại diện tiếp nhận giấy đề nghị cung cấp dịch vụ thẩm định giá từ khách hàng, có thể nhận trực tiếp hoặc qua hòm thư điện tử.
Bộ phận thẩm định giá sử dụng giấy đề nghị cung cấp dịch vụ thẩm định để lập kế hoạch thẩm định, bao gồm số người đi công tác và thu thập thông số kỹ thuật của tài sản Dựa trên thông tin này, bộ phận quyết định mức phí thẩm định tài sản cho khách hàng Sau đó, bốn hợp đồng được lập và chuyển cho Giám đốc phê duyệt Khi hoàn thành chuyến công tác và xác định giá trị tài sản, phòng thẩm định giá sẽ lập chứng thư và báo cáo thẩm định giá (ba bản), sau đó chuyển cả ba bản cùng với giấy đề nghị đến Giám đốc.
Sau khi Giám đốc ký duyệt hợp đồng, sẽ gửi đến khách hàng bốn bản hợp đồng để xác nhận và ký Khách hàng sẽ gửi lại hai bản hợp đồng cho Công ty, và hai bản còn lại sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán Sau khi Giám đốc phê duyệt, chứng thư sẽ được gửi cho khách hàng hai bản cùng với báo cáo kết quả thẩm định giá, trong khi một bản sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán.
Sau khi hoàn tất việc cung cấp dịch vụ, bộ phận kế toán sẽ lập và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua bưu điện, kèm theo hai bản chứng thư và hai bản hợp đồng Đồng thời, kế toán cũng nhập liệu công nợ và doanh thu vào phần mềm kế toán Hợp đồng và chứng thư, cùng với báo cáo thẩm định giá, sẽ được lưu trữ tại phòng kế toán – hành chính theo ngày Cuối cùng, kế toán gửi hóa đơn điện tử cho thủ quỹ.
Thủ quỹ thực hiện việc thu tiền và lập phiếu thu gồm ba liên dựa trên hóa đơn Phiếu thu liên 3 sẽ được gửi cho khách hàng, trong khi liên 1 và 2 sẽ được lưu trữ tại bộ phận theo số thứ tự Mô hình REA được áp dụng trong quy trình này.
Chu trình doanh thu bao gồm nhiều hoạt động và đối tượng liên quan đến nguồn lực của doanh nghiệp Mô hình REA giúp xác định và phản ánh đầy đủ các nguồn lực, sự kiện, và đối tượng trong chu trình doanh thu, đồng thời thể hiện mối liên hệ giữa chúng.
Sơ đồ 2 3 Mô hình REA chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Thông tin kế toán (DT, Thuế
Tiếp nhận GĐN cung cấp dịch vụ
Lập hợp đồng, cung cấp dịch vụ
Lập hóa đơn và theo dõi nợ Thu tiền
Thủ quỹ Giám đốc Xét duyệt
Các nguồn lực cần sử dụng trong CTDT:
- Hàng hóa, dịch vụ do Công ty cung cấp, cụ thể là dịch vụ Thẩm định giá
- Tiền (Có thể là tiền mặt hoặc TGNH)
- Thông tin kế toán: là các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính
Các sự kiện xảy ra trong chu trình doanh thu:
- Tiếp nhận đơn đề nghị cung cấp dịch vụ
- Lập hợp đồng và cung cấp dịch vụ thẩm định giá
- Lập hóa đơn và theo dõi nợ
Các đối tượng liên quan đến chu trình doanh thu:
Để hiểu rõ sự luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, chúng ta cần xem xét sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình doanh thu.
DFD cấp 1 của chu trình doanh thu:
Sơ đồ 2 4 DFD cấp 1 chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá
Indochina Đánh giá khi sử dụng DFD để phân tích CTDT tại IVSC: Ưu điểm:
- Giảm chi phí phần cứng và chi phí cho việc nhập liệu;
- Trách nhiệm kiểm soát chi phí được hoàn thiện;
- Sự hài lòng của người sử dụng được hoàn thiện bởi kiểm soát gắn rất gần với người dùng;
Giấy đề nghị, Hợp đồng (4b), Chứng thư (3b)
- DL được lưu trữ và dự phòng được hoàn thiện qua nhiều địa chỉ/bộ phận Nhược điểm:
- Thiếu sự kiểm soát chung;
- Thiếu quản lý thống nhất các nguồn lực;
- Phần cứng và phần mềm thiếu tính tương thích;
- Nhiều công việc và dữ liệu dư thừa;
- Nhiều công việc hợp nhất bị tách biệt;
- Khó thu hút được những nhân sự có chất lượng chuyên môn cao;
- Thiếu vắng các chuẩn mực d Lưu đồ:
Văn phòng đại diện Phòng thẩm định giá Giám đốc Bộ phận kế toán Thủ quỹ
Giấy đề nghi cung cấp dịch vụ (GĐN)
HĐ GĐN đã xử lý
2.3.2 Các hoạt động xử lý và chứng từ sử dụng:
Chu trình doanh thu tại Công ty CP Thẩm định giá Indochina bao gồm 5 hoạt động chính, trong đó có sự tham gia của các đối tượng bên trong như văn phòng đại diện, phòng thẩm định giá, giám đốc, bộ phận kế toán và thủ quỹ, cùng với các đối tượng bên ngoài là khách hàng Các hoạt động xử lý diễn ra để đảm bảo quy trình doanh thu được thực hiện hiệu quả.
1.0 Tiếp nhận và xét duyệt giấy đề nghị cung cấp dịch vụ:
Văn phòng đại diện nhận giấy đề nghị cung cấp dịch vụ trực tiếp hoặc qua bưu điện Nhân viên tại văn phòng có thể xét duyệt trực tiếp, nhưng với những hợp đồng có giá trị lớn hoặc tài sản đặc thù, văn phòng sẽ gửi đề nghị về trụ sở chính qua bưu điện hoặc email dưới dạng PDF để Ban giám đốc xem xét và quyết định.
Chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị cung cấp dịch vụ thẩm định giá
Hình 2 1 Giấy đề nghị cung cấp dịch vụ thẩm định giá
2.0 Lập hợp đồng và cung cấp dịch vụ:
Đánh giá thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
Bộ máy quản lý doanh nghiệp được tổ chức hợp lý và thống nhất với quy mô và hoạt động kinh doanh của Công ty Ban giám đốc kiểm soát mọi hoạt động quản trị, trong khi các phòng ban được phân công rõ ràng nhiệm vụ và chức năng, tránh sự trùng lặp Mỗi bộ phận trong chu trình doanh thu có quyền hạn riêng, và các chứng từ cũng như thủ tục kiểm soát liên quan được thực hiện hiệu quả.
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, giúp kiểm soát chứng từ, hồ sơ và dữ liệu hiệu quả hơn, tránh tình trạng phân tán Nhân viên trong bộ phận kế toán đều được đào tạo chuyên sâu, đảm bảo có đủ trình độ để thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động chuyên môn liên quan.
Công ty luôn cập nhật kịp thời các quy định và nghị quyết mới về kế toán, đồng thời đi đầu trong việc áp dụng phần mềm và kỹ thuật hiện đại như hóa đơn điện tử và chữ ký số Các quy định này được phổ biến đến từng nhân viên kế toán thông qua kế toán trưởng Ngoài ra, công ty còn tạo điều kiện cho nhân viên kế toán tham gia các buổi tập huấn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và hiểu biết về các quy định, điều luật mới trong lĩnh vực kế toán.
Hồ sơ, chứng từ và sổ sách được tổ chức theo trình tự thời gian, giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian, không gian Các biểu mẫu luôn tuân thủ chuẩn mực kế toán và quy định của Công ty Tài khoản kế toán được sử dụng linh hoạt, hạch toán theo đúng hướng dẫn, đảm bảo các nghiệp vụ, đặc biệt là doanh thu, được ghi nhận chính xác về giá trị, thời điểm và tính chất, theo các nguyên tắc và quy định kế toán hiện hành.
Quy trình luân chuyển chứng từ được thiết kế khá chặt chẽ, các hoạt động trong chu trình được kiểm soát tốt
Sổ sách kế toán và báo cáo tài chính được trình bày đúng quy định, đảm bảo tính chính xác và minh bạch Các báo cáo quản trị đa dạng hỗ trợ Ban giám đốc trong việc ra quyết định kịp thời và phù hợp với từng thời điểm.
Phần mềm kế toán bảo mật và lưu trữ dữ liệu quan trọng riêng biệt giúp ngăn chặn truy cập trái phép từ các đối tượng không liên quan.
Các thủ tục kiểm soát nội bộ (KSNB) trong hệ thống thông tin và chu trình doanh thu được thiết kế và thực hiện hiệu quả, góp phần nâng cao khả năng kiểm soát hoạt động của đơn vị, đặc biệt là trong việc kiểm soát ứng dụng trên phần mềm kế toán.
Trong bộ phận kế toán, sự kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ như kế toán trưởng, kế toán thuế và kế toán tổng hợp đã dẫn đến khối lượng công việc lớn và áp lực cao cho kế toán trưởng Việc mua sắm văn phòng phẩm cũng khiến thủ quỹ phải vừa chi tiền vừa kiểm kê và quản lý kho, làm tăng nguy cơ sai sót và biển thủ tài sản Nhân viên kế toán thường phải gánh vác quá nhiều công việc, đặc biệt trong mùa quyết toán thuế, gây khó khăn trong việc kiểm soát và quản lý tài chính.
Hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán phụ thuộc vào phần mềm, do đó, bất kỳ lỗi nào trên phần mềm có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả báo cáo Điều này có thể dẫn đến sai lầm trong việc ra quyết định dựa trên các báo cáo kế toán đó.
Mặc dù đội ngũ nhân viên trong công ty đều có trình độ chuyên môn cao, nhưng họ vẫn gặp phải những hạn chế trong việc sử dụng công nghệ thông tin và ngoại ngữ trong công việc hàng ngày.
Số lượng thẩm định viên thuộc công ty không nhiều (5 người)
Thiếu bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên trách đã dẫn đến việc quản lý và giám sát hoạt động không hiệu quả Thông tin về đánh giá hoạt động kiểm soát không được thực hiện chính xác, và tính kịp thời trong việc cung cấp thông tin cũng chưa được đảm bảo.
Hạn chế trong các hoạt động của CTDT:
1.0 Tiếp nhận và xét duyệt giấy đề nghị cung cấp dịch vụ:
Yêu cầu của khách hàng thường được truyền đạt qua văn phòng đại diện của Công ty, nhưng có thể dẫn đến sai sót thông tin trong quá trình này.
2.0 Lập hợp đồng và cung cấp dịch vụ:
Hợp đồng, chứng thư, và báo cáo kết quả thẩm định giá được gửi đến khách hàng qua bưu điện, nhưng điều này có thể dẫn đến việc mất chứng từ hoặc tài liệu không đến tay khách hàng kịp thời do các nguyên nhân khách quan như gửi sai địa chỉ Tình trạng này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và vị trí của đơn vị trong ngành.
Giám đốc cần phải tự ký duyệt mọi hợp đồng, chứng thư và báo cáo thẩm định giá, dẫn đến khối lượng công việc quá lớn cho vị trí này.
4.0 Lập hóa đơn và theo dõi nợ:
Hiện tại, chưa có sự phân nhiệm rõ ràng giữa các nhiệm vụ của nhân viên kế toán, dẫn đến việc kế toán viên vừa ghi nhận doanh thu, vừa theo dõi công nợ và xuất hóa đơn Việc hóa đơn điện tử được ký bằng chữ ký số do kế toán giữ có thể tạo ra rủi ro ghi khống doanh thu và công nợ.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH
Giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina
3.1.1 Phương hướng phát triển trong tương lai của Công ty:
Trong bối cảnh kinh tế thị trường cạnh tranh hiện nay, mỗi công ty cần có định hướng rõ ràng để khẳng định vị trí và nâng cao giá trị, uy tín Ngành Thẩm định giá đang đối mặt với nhiều cơ hội lớn, đặc biệt khi các doanh nghiệp Nhà nước đang được tái cơ cấu và cổ phần hóa, tạo ra nhu cầu đánh giá giá trị tài sản Bên cạnh đó, sự gia tăng hoạt động sáp nhập và mua bán công ty cũng mở ra nhiều cơ hội cho ngành này Do đó, Công ty CP Thẩm định giá Indochina cần xây dựng phương hướng phát triển hợp lý để chuẩn bị cho sự cạnh tranh từ các đơn vị thẩm định giá mới.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ thẩm định giá, hiện nay cả nước có hơn 2.000 thẩm định viên được cấp thẻ và hơn 1.300 thẩm định viên đang hoạt động trong lĩnh vực này.
Trong ba năm tới, Công ty sẽ tập trung vào việc mở rộng phạm vi và quy mô hoạt động trên toàn quốc, đặc biệt tại các thành phố lớn như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và Hải Phòng.
- Tăng hoạt động cung cấp dịch vụ, doanh thu, tiết kiệm chi phí, cố gắng tăng lợi nhuận, giá trị tài sản của doanh nghiệp
- Kế hoạch trong năm 2021 của Công ty doanh thu sẽ đạt khoảng 17 tỷ đồng
Cải thiện cơ sở vật chất tại công ty, bao gồm nâng cấp hệ thống máy tính và trang bị các thiết bị phụ trợ như máy in và đồ dùng văn phòng, nhằm đảm bảo hoạt động của đơn vị diễn ra thuận lợi và gia tăng tốc độ xử lý công việc.
Hoàn thiện cơ sở dữ liệu giá tại các khu vực hoạt động chính như Điện Biên và Lai Châu, đồng thời mở rộng sang các thị trường tiềm năng như Hà Nội và Hải Phòng.
Nâng cao trình độ của đội ngũ thẩm định viên và kế toán viên là yếu tố then chốt quyết định chất lượng chứng thư và dịch vụ cung cấp cho khách hàng Chất lượng đội ngũ này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín và vị thế của đơn vị trên thị trường mà còn tác động đến thị phần của doanh nghiệp.
Mục tiêu lớn nhất của công ty là trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực thẩm định giá tại Việt Nam, đồng thời hướng đến việc phát triển và hội nhập quốc tế một cách bền vững.
Trong những năm tới, Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina sẽ chú trọng vào thẩm định giá bất động sản, một lĩnh vực lớn và quan trọng mà không phải công ty thẩm định giá nào cũng có khả năng cung cấp dịch vụ này.
3.1.2 Giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Thẩm định giá Indochina:
3.1.2.1 Giải pháp hoàn thiện hoạt động trong chu trình doanh thu:
Hoàn thiện các hoạt động trong chu trình doanh thu:
1.0 Tiếp nhận và xét duyệt đơn đề nghị cung cấp dịch vụ:
Để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quá trình làm việc, yêu cầu của khách hàng cần được ghi lại bằng văn bản và có chữ ký xác nhận Đồng thời, cung cấp số điện thoại của thẩm định viên phụ trách dự án sẽ giúp khách hàng thuận tiện hơn trong việc trao đổi thông tin với đơn vị.
Cật nhật chính xác và kịp thời các thông tin về nguồn lực của Công ty về việc thực hiện đơn hàng đó
Sự tách biệt giữa nhân viên tiếp nhận đơn đề nghị và người xét duyệt là cần thiết để giảm thiểu rủi ro liên quan đến thông tin khách hàng, đặc biệt là khả năng thanh toán.
2.0 Lập hợp đồng và cung cấp dịch vụ:
Sau khi hoàn tất việc cung cấp dịch vụ và phát hành chứng thư thẩm định giá, thẩm định viên có thể gửi bản scan qua các kênh trực tuyến Điều này giúp khách hàng sử dụng chứng thư kịp thời trong trường hợp gửi muộn hoặc khi cần gấp.
Thành lập bộ phận chuyên trách để xét duyệt kết quả dịch vụ thẩm định giá, bao gồm chứng thư và báo cáo kết quả thẩm định giá, nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho Giám đốc.
Xây dựng một quy trình ủy quyền xét duyệt hồ sơ đối với bộ phận soát xét
4.0 Xuất hóa đơn và theo dõi nợ:
Để nâng cao tính chính xác trong công tác kế toán, doanh nghiệp nên tuyển dụng thêm nhân viên kế toán nhằm tách biệt các nhiệm vụ liên quan như kế toán doanh thu và kế toán công nợ Điều này giúp tránh tình trạng ghi khống doanh thu và công nợ khách hàng, từ đó đảm bảo minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Hoạt động lập hóa đơn dựa vào phần mềm có thể dẫn đến sai sót trong quá trình nhập liệu Do đó, việc kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên hóa đơn là rất quan trọng để giảm thiểu sai sót ở mức thấp nhất.
Kế toán trưởng cần liên tục giám sát và đối chiếu thông tin về doanh thu, công nợ khách hàng cũng như các chỉ tiêu hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.