BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG THANH PHƯỢNG

Trước hết, quản lý được hiểu là quá trình xử lý thông tin và ra quyết định. Trong nền kinh tế thị trường của nước ta hiện nay, thông tin càng trở thành một yêu cầu bức thiết của các nhà quản lý, đòi hỏi thông tin phải đa dạng, phong phú, sâu sắc, chính xác càng trở nên bức xúc đối với mọi cấp quản lý. Chính vì vậy việc áp dụng tin học vào công tác quản lý sẽ tạo điều kiện xây dựng một hệ thống thông tin quản lý thoả mãn những tiêu chuẩn tối ưu nhất về phương diện dữ liệu và thao tác xử lý. Như vậy, việc áp dụng tin học vào công tác quản lý sẽ đáp ứng một cách toàn diện các yêu cầu về một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh. Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng nhằm phục vụ cho việc mua bán của cửa hàng, nhằm cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng cho cửa hàng, cho khách hàng và đáp ứng được các yêu cầu của người tiêu dùng.

ĐỀ TÀI THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI

CỬA HÀNG THANH PHƯỢNG

Giáo viên hướng dẫn :NGUYỄN HIỀN TRINH

Sinh viên thực hiện: ĐỖ THANH TRANG

Lớp : CĐK4D-CNTT

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NỘI DUNG ĐỀ TÀI

Chương 1: Tìm hiểu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu

MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Trước hết, quản lý được hiểu là quá trình xử lý thông tin và ra quyết định Trong nền kinh tế thị trường của nước ta hiện nay, thông tin càng trở thành một yêu cầu bức thiết của các nhà quản lý, đòi hỏi thông tin phải đa dạng, phong phú, sâu sắc, chính xác càng trở nên bức xúc đối với mọi cấp quản lý

Chính vì vậy việc áp dụng tin học vào công tác quản lý

sẽ tạo điều kiện xây dựng một hệ thống thông tin quản lý thoả mãn những tiêu chuẩn tối ưu nhất về phương diện dữ liệu và thao tác xử lý Như vậy, việc áp dụng tin học vào công tác

quản lý sẽ đáp ứng một cách toàn diện các yêu cầu về một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh

Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng nhằm phục vụ cho việc mua bán của cửa hàng, nhằm

cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng cho cửa hàng, cho khách hàng và đáp ứng được các yêu cầu của người tiêu dùng

TÌM HIỂU VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ

LIỆU MICROSOFT ACCESS

Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác

người sử dụng, chạy trong môi trường Windows Microsoft

Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực và đầy sức mạnh

trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin

Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu

khả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìn kiếm thông tin diễn ra nhanh chóng Người sử dụng có thể

chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu

khác nhau Ngoài ra, có thể thay đổi truy vấn bất kì lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ cần động tác

nhấp chuột

Khởi động Access 2003 và màn hình làm việc

Để khởi động Microsoft Access 2003 trong Windows XP dùng lệnh Start / All program / Microsoft Access Màn hình làm việc của Access 2003 có những thành phần chính: menu chính, các thanh công cụ, cửa sổ CSDL

Menu chính

Các mục trong menu chính thay đổi tuỳ theo trạng thái sử dụng Access hiện hành Mỗi mục ứng với một menu con dọc chứa các lệnh của Access: menu con File chứa các lệnh liên quan đến việc thao tác trên tệp CSDL, menu help chứa những lệnh liên quan đến trợ giúp Nếu phía dưới menu dọc

có biểu tượng mũi tên thì có thể nháy vào mũi tên để hiện tất cả các mục của menu

Các thanh công cụ

Số lượng các nút trên một thanh công cụ, số lượng thanh công cụ hiển thị thay đổi tuỳ theo chức năng mà Access được thực hiện Các thanh công cụ thường dùng khi làm việc với Access

Thanh công cụ Database

Với các nút : New, Open, Save, File Search, Print Print Prevew, Spelling, Cut, Copy, Paste, Undo, Office Link, Analyze, Code, Access Help, Import, Link tables, Reset Toobar Nếu thanh công cụ chưa hiện hết các nút, ta có thể nháy vào nút mũi tên nhỏ nằm ở mút cuối thanh công cụ để hiện mục Add or Remove Buttons, sau đó chọn mục Database

để hiện biểu tượng và tên của tất cả các nút

Cơ sở dữ liệu trong Access

Cơ sở dữ liệu trong Access là một dữ liệu quan hệ, tức la được tổ chức thành các bảng và có mối quan hệ giữa các bảng Mỗi CSDL được lưu giữ trong một tệp có đuôi là MDB (Microsoft Database)

và bao gồm các loại đối tượng :

Tables (Bảng dữ liệu) dùng để tổ chức dữ liệu thành các

dòng và cột, dòng ứng với một bản ghi (record), mỗi cột ứng với một trường (Field)

Queries (Bảng truy vấn) nhằm lấy thông tin từ một hay

nhiều bảng có thể kèm them điều kiện

Forms (Biểu mẫu) dùng để trình bày dữ liệu theo các dạng

mà người dung mong muốn giống như các mẫu phiếu thông

Macro (Lệnh vĩ mô): là một tập hợp được chọn để thực hiện

tự động một loạt các thao tác

Modules (Đơn thể chương trình): là công cụ lập trình dùng

Microsoft Visual Basic for Applications

NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC 6.0

Giới thiệu về Visual Basic

- Visual Basic là một công cụ lập trình trực quan của

Microsoft, giúp ta có thể xây dựng các ứng dụng trên

Windows Khác với các môi trường lập trình hướng thủ tục

trước đây, Visual Basic là môi trường lập trình hướng đối sự

kiện trên windows.

- Visual Basic là một sản phẩm của hãng Microsoft và

là một chương trình 32 bít chỉ chạy trên nền Windows 95 trở

Các tính năng mới trong Visual Basic

Visual Basic có rất nhiều tính năng mới Các điều khiển mới cho phép ta viết các chương trình ứng dụng kết hợp giao diện, cách xử lý và tính năng của Office 97 và trình duyệt Web Internet Explorer Không nhất thiết phải có một insance của điều khiển trên biểu mẫu, VB cho phép ta lập trình để thêm điều khiển vào dự án tự động và ta có thể tạo các điều khiển ActiveX hiệu chỉnh.

Ta cũng có thể viết các ứng dụng phía máy chủ (Server- Side) dùng HTML động nhúng kết với các thư viện liên kết của Internet Information Server.

Một vài cải tiến cho phép làm việc với các ứng dụng truy cập dữ liệu ở tầm cỡ vĩ mô liên quan đến hàng trăm,

hàng nghìn người sử dụng qua mạng hay qua Internet

Khai thác các thế mạnh của điều khiển mở rộng

+ Sự kiện Validate và thuộc tính Validation Phần mở rộng đầu tiên liên quan đến tất cả các điều khiển ActiveX cơ bản là việc thêm vào sự kiện Validate và thuộc tính CausesValidation Trước VB6, nếu bạn phải kiểm tra tính hợp lệ của một từ nhập vào hộp văn bản (Text box), bạn phải viết thủ tục sự kiện LostFocus của Tex box Nếu

nhập sai, bạn phải gọi phương thức SetFocus của điều khiển

để buộc người sử dụng nhập lại dữ liệu đúng Thỉnh thoảng logic của việc lập trình này có thể gây ra kho chịu cho người

sử dụng Nếu họ không bao giờ nhập đúng dữ liệu, họ có thể

bị khoá chặt ở điều khiển đó Họ cũng không thể nhấn cả nút Help để xem hướng dẫn chi tiết Sự kiện Validate và thuộc tính CausesValidation giải quyết vấn đề này.

+ Các cải tiến đồ hoạ mới làm ứng dụng thêm sinh động

Visual Basic luôn luôn cho phép bạn sử dụng đồ hoạ để làm chương trình sống động và Microsoft có khả năng đồ hoạ mở rộng cho nhiều điều khiển Đầu tiên, điều khiển ImageList giờ đây hỗ trợ các tập tin.gif Phần mở

rộng này rất quan trọng bởi vì nó liên quan đến các điều khiển có sử dụng điều khiển ImageList.

Các điều khiển ListView và TabStrip có phần mở rộng cho phép sử dụng hình ảnh và biểu tượng để trang trí và minh hoạ Điều khiển List View cho phép tạo một ảnh nền cho vùng làm việc (client area) Ảnh nền có thể được đặt giữa (center) rải đều (tile), hoặc ở một góc bất kỳ.

KHẢO SÁT BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG THANH

PHƯỢNG

Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Chúng ta đang sống trong thời kỳ đổi mới, thời kỳ công nghiệp

hoá hiện đại hoá Trong quá trình mở cửa để hội nhập kinh tế,

hầu như các công ty đều thúc đẩy kinh doanh theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá Từ những chủ trương và chính sách của nhà nước, mà trên khắp đất nước ta hiện nay, xuất hiện một loạt các khu công nghiệp với những công ty, nhà máy, xí nghiệp Xu hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đòi hỏi tốc độ tăng trưởng kinh tế của các công ty phải rất nhanh

Giới thiếu chung về cửa hàng Thanh Phượng cửa hàng được hình thành và phát triển từ năm 2000 tại phường Thịnh Đán- TP Thái Nguyên, đến nay cửa hàng vẫn không ngững

phát triển và mở rộng quy mô các gian hàng, các mặt hàng đảm bảo chất lượng Với hình thức kinh doanh nhiều mặt

hàng khác nhau cửa hàng đã cung cấp một lượng hàng hoá tương đối lớn cho người tiêu dùng trên địa bàn của phường và các vùng lân cận Số lượng hàng hoá trong cửa hàng ngày

càng lớn, đa dạng và phong phú về chủng loại các sản phẩm nhằm phục vụ cho người tiêu dùng, trong cửa hàng được chia thành nhiều gian hàng, các gian hàng được chứa từng loại sản phẩm riêng biệt, thuận tiện cho việc quản lý, kiểm kê

Các sản phẩm trong cửa hàng được chia thành các loại sau:

Các sản phẩm về đồ gia dụng

Các sản phẩm về lương thực- thực phẩm

Các sản phẩm về bánh kẹo

Các sản phẩm về quà lưu niệm, quà sinh nhật

Các sản phẩm vê giày dép, quần áo……

Công tác quản lý bán hàng của cửa hàng

Nhập hàng mới

Với những mặt hàng đã đ ợc nhập kho, ng ời quản lý bán hàng sẽ lựa chọn những mặt hàng đang đ ợc tiêu thụ nhanh nhất rồi gửi những hoá đơn nhập hàng cho nhà cung cấp Khi hàng mới đ ợc nhập về chủ cửa hàng phải kiểm tra lại số l ợng hàng cũng nh chất l ợng hàng hoá xem có đạt yêu cầu đề ra hay không, nếu số hàng đó đạt yêu cầu sẽ đ ợc chuyển vào kho, khi các

gian hàng đã bán hết thì số hàng mới đ ợc nhập về sẽ đ ợc xếp vào các gian hàng trống theo từng loại sản phẩm riêng.

Với những mặt hàng đã đ ợc nhập về, chủ cửa hàng và nhà cung cấp hai bên phải kiểm tra lại số l ợng, chất l ợng hàng hoá mới đ ợc nhập về, kiểm tra nguồn gốc của sản phẩm để đảm bảo hàng đó không bị kém chất l ợng, số l ợng hàng đó không bị hao hụt, không bị sáo trộn để không ảnh h ởng đến

uy tín của cửa hàng Nếu số l ợng sản phẩm đó đạt yêu cầu thì số l ợng hàng hoá đó phải đ ợc nhiều ng ời tiêu dùng biết đến và có thể đem lại nhiều lợi nhuận kinh tế cao cho cửa hàng, ng ợc lại nếu số l ợng sản phẩm đó không

đạt yêu cầu thì có thể buộc nhà cung cấp phải xem lại số hàng đó và cung cấp số hàng khác đảm bảo yêu cầu không nhập vào kho nữa.

Hàng nhập về sẽ có hoá đơn mua hàng, hoá đơn mua hàng có dạng nh sau:

HOÁ ĐƠN MUA HÀNG

Số hoỏ đơn: Ngày bỏn:

Mó nhà cung cấp: Tờn nhà cung cấp:

Địa chỉ nhà cung cấp: Điện thoại liờn lạc:

Chi tiết hoỏ đơn:

Mó hàng Tờn hàng Đơn vị tớnh Đơn giỏ Số lượng mua Thành tiền

Tổng tiền(VNĐ)………

Người giao hàng Người nhận hàng

Ký và viết đầy đủ họ và tờn Ký và viết đầy đủ họ và tờn

Xuất hàng:

Khách mua lẻ

Khi khách vào mua hàng, để đảm bảo tránh mất mát hàng hoá, ở

từng gian hàng sẽ có một nhân viên đứng coi và bán hàng, tuy các sản phẩm đã có giá bán dán nh ng khách hàng vẫn đ ợc các nhân viên bán hàng h ớng dẫn lựa chọn những sản phẩm mà khách hàng mua, h ớng dẫn cách sử dụng của từng loại sản phẩm, sau khi lựa chon xong khách hàng mang số hàng đó đến quầy thanh toán.

Khách mua nhiều

Với những khách hàng quen, khách hàng mua với số l ợng lớn có thể có một số u đãi nh có thể hạ giá tuỳ từng loại sản phẩm, hay có thể cho nợ mà khách hàng ch a có đủ tiền trả nếu chủ cửa hàng cho phép và sẽ đ ợc ghi vào hoá đơn nợ và sẽ đ ợc thanh toán qua tờ hoá

Cöu hµng Thanh

Ph îng

§Þa chØ………

§Þªn tho¹i…………

HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG

Số hoá đơn: Ngày bán:

Mã khách hàng: Tên khách hàng:

Địa chỉ khách hàng: Điện thoại liên lạc:

Chi tiết hoá đơn:

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá Số lượng bán Thành tiền

Tổng tiền(VNĐ)…………

Người giao hàng Người nhận hàng

Ký và viết đầy đủ họ và tên Ký và viết đầy đủ họ và tên

Sau đó hoá đơn bán hàng được đưa cho bộ phận kế toán lưu giữ và thống kê Cuối mỗi tháng bộ phận kế toán thống kê và tổng hợp mặt hàng bán chạy nhất trong tháng.

Sau mỗi ngày làm việc, các nhân viên bán hàng có nhiệm vụ sắp xếp kiểm tra lại các mặt hàng trong từng gian hàng, để kiểm kê, báo cáo với chủ cửa hàng Sau khoảng một tuần hay một tháng chủ cửa hàng,

tổ trường nhân viên sẽ dựa vào sổ sách, giấy tờ để tônge hợp lượng hàng hoá đã bán được, lượng hàng hoá còn tồn đọng trong kho và trong các gian hàng, những mặt hàng nào đã hết, sắp hết, mặt hàng nào cần phải nhập thêm, mặt hàng nào sắp hết hạn sử dụng, thống kê

số nợ của khách hàng dựa và hoá đơn bán hàng rồi yêu cầu khách hàng trả nợ.

Xác định thông tin vào của bài toán

Danh mục hàng:(Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, mô tả)

Danh mục khách hàng: (Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, điện thoại liên lạc)

Danh mục nhân viên:(Mã nhân viên,tên nhân viên, địa chỉ

Xác định thông tin ra của bài toán

Báo cáo mặt hàng bán chạy (theo tháng, quý,

năm)

Báo cáo hàng tồn (theo tháng, quý, năm)

Xác định mục tiêu cần quản lý của bài toán

+ Theo dõi hoá đơn bán hàng

+ Theo dõi hoá đơn nhập hàng

Thống kê báo cáo

+ Thống kê báo cáo hàng bán chạy

+ Thống kê báo cáo hàng tồn

Tìm kiếm

+ Tìm kiếm mặt hàng

+ Tìm kiếm nhà cung cấp

+ Tìm kiếm khách hàng

PHÂN TÍCH BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG THANH PHƯỢNG

Tìm kiếm nhà cung cấp

Báo cáo hàng tồn

Báo cáo hàng bán chạy

Tìm kiếm khách

hàng

Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Quản lý bán hàng Khách hàng Nhà cung cấp

Bộ phận quản lý

Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng Hoá đơn bán hàng

Hoá đơn mua hàng

Thông tin yêu cầu

Thông tin trả lời

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Thông tin trả lời

Theo dõi nhập bán

Hoá đơn bán,hoá đơn nhập

Thông tin yêu cầu

Thông tin trả lời

Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Cập nhật danh mục nhà cung cấp

Cập nhật danh mục nhân viên

Danh mục nhà cung cấp Danh mục hàng Danh mục nhân viên

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Theo dõi nhập xuất

Theo dõi hoá đơn nhập Nhà cung cấp

Khách hàng

Danh mục khách hàng, nhà cung cấp,

hàng, nhân viên

Hoá đơn nhập hàng

Theo dõi hoá đơn bán

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng Tìm kiếm

Thông tin trả lời

Tìm kiếm mặt

Danh mục hàng, khách hàng, nhà cung cấp, hoá đơn nhập, hoá đơn bán

Thông tin trả lời

Phân tích bài toán quản lý kho hàng về CSDL

Bảng chuẩn hoá quan hệ hoá đơn bán hàng

Tên nhân viên

Địa chỉ nhân viên

DTDD

#Số hoá đơn bán Ngày bán

Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ khách hàng Điện thoại liên lạc

Mã hàng Tên hành Đơn vị tính Đơn giá

Số lượng

Mã nhân viên Tên nhân viên Địa chỉ nhân viên DTDD

#Số hoá đơn bán Ngày bán

Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ khách hàng Điện thoại liên lạc

Mã nhân viên Tên nhân viên Địa chỉ nhân viên DTDD

#Số hoá đơn bán Ngày bán

Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ khách hàng

Mã nhân viên Tên nhân viên Địa chỉ nhân viên DTDD

#Số hoá đơn bán Ngày bán

Mã khách hàng@

Mã nhân viên@

#Số hoá đơn@

#Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá

Số lượng

#Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính

#Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ khách hàng Điện thoại liên lạc

#Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính

#Số hoá đơn@

#Mã hàng@

Bảng chuẩn hoá quan hệ hoá đơn mua hàng

Tên nhân viên

Địa chỉ nhân viên

DTDD

#Số hoá đơn mua Ngày bán

Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp Điện thoại liên lạc

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá

Số lượng

Mã nhân viên Tên nhân viên Địa chỉ nhân viên DTDD

#Số hoá đơn bán Ngày bán

Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp

Điện thoại liên lạc

Mã nhân viên Tên nhân viên Địa chỉ nhân viên DTDD

#Số hoá đơn mua Ngày bán

Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp Điện thoại liên lạc

Mã nhân viên Tên nhân viên Địa chỉ nhân viên DTDD

#Số hoá đơn mua Ngày bán

Mã khách hàng@

Mã nhân viên@

#Số hoá đơn@

#Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá

Số lượng

#Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính

#Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp Điện thoại liên lạc

#Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính

#Số hoá đơn@

#Mã hàng@

Đơn giá mua

Số lượng mua

Mô hình dữ liệu thực thể liên kết

Danh mục nhà cung cấp

Danh mục hàng

Danh mục khách hàng

Hoá đơn mua hàng

Hóa đơn bán hàng

Danh mục nhân viên

Mô hình dữ liệu sau khi chuẩn hoá

Danh mục nhà cung cấp

Hoá đơn mua hàng Chi tiết mua

Hoá đơn bán hàng

Danh mục khách hàng

Danh mục nhân viên

Danh mục hàng

Chi tiết bán