IV. Mục tiêu và ph−ơng h−ớng hoạt động của công ty trong
3. Phân công và phối hợp trong xây dựng và thực hiện kế hoạch
Với tình hình thực tế của Công ty TNHH Phát triển công nghệ và đầu t− là một doanh nghiệp còn non trẻ và lại kinh doanh trong lĩnh vực còn khá mới mẻ ở n−ớc ta là kinh doanh th−ơng mại kĩ thuật nên cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực cũng nh− cơ cấu tổ chức còn ch−a đ−ợc hoàn thiện. Công ty ch−a có bộ phận chuyên sâu về việc xây dựng kế hoạch do đó để có thể xây dựng đ−ợc một kế hoạch kinh doanh hoàn thiện là cả một sự phấn đấu và cố gắng của tất cả các thành viên trong công ty, nhất là phòng kinh doanh, phòng quan hệ khách hàng và đặc biệt là của cả Giám đốc Công tỵ
Trong quá trình tiến hành xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, phòng kinh doanh và phòng quan hệ khách hàng tổng hợp tất cả những thông tin từ thị tr−ờng cũng nh− những thông tin từ nội bộ Công ty, phối hợp chặt chẽ với các phòng khác nh− phòng kĩ thuật, phòng kế toán vì các phòng này đều có liên quan đến việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Công tỵ Các phòng ban này sẽ cung cấp những thông tin cần thiết và th−ờng xuyên tham gia thảo luận, đánh giá đ−a ra những quan điểm chung có tính thuyết phục nhất qua đó hình thành nên những chỉ tiêu cụ thể cho một bản kế hoạch kinh doanh.
Cụ thể phòng kế toán chuẩn bị các tài liệu có liên quan nh− kết quả kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận của từng loại sản phẩm, hàng hoá của Công ty những năm tr−ớc, các báo cáo tài chính thể hiện các chỉ tiêu đạt đ−ợc về
mặt giá trị hay bảng cân đối kế toán thể hiện nguồn vốn, tài sản , cơ cấu của nguồn vốn kinh doanh. Phòng kĩ thuật chuẩn bị các tài liệu , báo cáo kết quả thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm của năm tr−ớc , tổ chức thu thập các yêu cầu , phản hồi từ phía khách hàng trong quá trình lắp đặt , trang bị từ đó tổng hợp ý kiến và báo cáo lên giám đốc công tỵ
Các phòng ban, thành viên thuộc công ty trong quá trình làm việc, trong phạm vi trách nhiệm của mình nên tạo ra mối liên hệ, giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành công việc ,ví dụ nh− : thu thập cung cấp những thông tin cần thiết cho nhau, bổ sung tham gia đóng góp ý kiến với Giám đốc để giúp công ty tiến hành lập kế hoạch chính xác, có hiệu quả hơn . Vì vậy công ty nên có sự phối hợp nhằm tạo ra một thể thống nhất cùng vì mục tiêu chung là kinh doanh có hiệu quả . Mặt khác xây dựng chế độ trách nhiệm đối với từng lĩnh vực cụ thể trong việc phối hợp giữa các phòng ban nhằm xác định rõ trách nhiệm của từng phòng ban để tiện cho việc kiểm tra và khen th−ởng , tạo ra bầu không khí làm việc vui vẻ, an toàn
4. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm
4.1.Hoàn thiện công tác xác định nguồn hàng
Hiện nay công ty đng có những biện pháp khai thác các sản phẩm t−ơng đối hợp lí .Tuy nhiên công ty vẫn phải tiếp tục nghiên cứu chính sách sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh để từ đó rút ra ph−ơng h−ớng cho công ty có biện pháp ứng phó kịp thời với mọi tình thế. Đối với mặt hàng công nghệ cao của công ty thì chất l−ợng và giá cả là yếu tố hàng đầu . Với các khách hàng của công ty thì nhu cầu an toàn của họ là trên hết do đó chất l−ợng của sản phẩm, dịch vụ mà họ sử dụng có đảm bảo đ−ợc nhu cầu đó hay không sẽ quyết định đến việc tiêu thụ sản phẩm và uy tín của công tỵ Vì vậy công ty cần chú ý đến chất l−ợng của sản phẩm ngay từ khâu nhập hàng về và cả trong khâu lắp đặt, bảo d−ỡng. Một yếu tố cũng không kém phần quan trọng đó là giá cả của sản phẩm . Tuy mặt hàng kinh doanh của công ty còn khá mới mẻ nh−ng không phải vì thế mà sự cạnh tranh không cao, hiện nay cũng có khá nhiều các Công ty đang kinh doanh cùng mặt hàng với công ty và hầu hết
đều muôn khẳng định sự có mặt cũng nh− yếu tố tiên phong của mình trong lĩnh vực sản phẩm công nghệ cao, đặc biệt tại hai thị tr−ờng lớn là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh cho nên chiến l−ợc giá có tầm ảnh h−ởng rất lớn đề kết quả tiêu thụ sản phẩm của Công tỵ Nguồn hàng hiện nay của Công ty khá ổn điịnh tuy nhiên toàn bộ sản phẩm đều phải nhập từ n−ớc ngoài nên chịu ảnh h−ởng của tỷ giá hối đoái, thuế nhập khẩu, các chính sách của Nhà n−ớc cho nên cũng tạo ra những thay đổi trong giá sản phẩm đầu vào của Công tỵ Để đảm bảo có đủ sản phẩm cung ứng cho thị tr−ờng trong kỳ kế hoạch thì Công ty phải củng cố quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài với các nhà cung cấp truyền thống nh−: DATMAX - Hoa kỳ, SATO - Nhật Bản; CIM - Italia; ZEBRA – Hoa Kỳ; SYNTECH INFORMATION - Đài Loan; METROLOGIC INSTRUMENT CORP – Hoa Kỳ; SEIKO EPSPON CORP – Nhật Bản, SONY – Nhật bản; YOUNG SHIN CORP – Hàn Quốc … đồng thời phải nỗ lực và tích cực tìm những đối tác mới đáp ứng yêu cầu để có thể lực chọn đ−ợc nguồn cung ứng sản phẩm có chất l−ợng tốt với giá cả phải chăng.
Công ty nên thành lập một bộ phận chuyên trách về xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tìm hiểu các đối tác n−ớc ngoài chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ cao nh− hệ thống quản lý mã vạch, hệ thống an ninh, hệ thống cảnh báo phòng cháy chữa cháy, hệ thống quản lý toà nhà thông minh … Hiện nay việc thực hiện mua hàng theo hợp đồng năm có thuận tiện nh−ng cũng có bất lợi là nếu tìm đ−ợc nguồn hàng tốt, có giá thành rẻ hơn Công ty sẽ không thể khai thác ngay đ−ợc, mặt khác nếu đối tác cung cấp hàng không đúng nh− hợp đồng thì sẽ tạo khó khăn trong công tác tạo nguồn hàng. Vì vậy Công ty nên đa dạng hoá các hình thức mua hàng, đối với các hợp đồng theo năm thì nên áp dụng giá biến động chứ không áp dung giá cố định nh− hiện naỵ
4.2. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm
Công ty TNHH Phát triển công nghệ và đầu t− cần lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm công nghệ cao cho từng nhóm sản phẩm cụ thể, cho từng khu vực thị tr−ờng cụ thể và cho từng cán bộ nghiên cứu thị tr−ờng cụ thể tránh tình
trạng chồng chéo, tiêu thụ không hiệu quả. Trên thị tr−ờng sản phẩm công nghệ cao do còn mới mẻ và thuộc về lĩnh vực công nghệ thông tin cho nên ng−ời tiêu dùng sẽ rất khó trong việc lựa chọn sản phẩm cũng nh− Công ty cung cấp cho nên Công ty cần có những kế hoạch quảng bá hình ảnh của Công ty đến với ng−ời tiêu dùng, làm đ−ợc điều này thì ng−ời tiêu dùng mới tin t−ởng và chấp nhận những sản phẩm mới do công ty cung cấp và lắp đặt. Hơn nữa kinh doanh trong nền kinh tế thị tr−ờng thực sự là “ cuộc chạy đua không có đích cuối cùng” nên để nâng cao độ thoả mãn của khách hàng, Công ty phải nghiên cứu triển khai kế hoạch dịch vụ hậu mãi một cách chu đáọ Vì khách hàng trực tiếp của Công ty là các đại lý cấp I và các dự án cho nên để hàng hoá của Công ty tiêu thụ đ−ợc nhanh chóng thì công ty phải xây dựng cho đ−ợc một kế hoạch hậu mãi thu hút sự quan tâm của các đại lý cấp I và các chủ dự án để khuyến khích họ đẩy mạnh hàng của công ty xuống các đại lý cấp II, cấp III cũng nh− tới tay ng−ời tiêu dùng cuối cùng. Bên cạnh những chính sách đã áp dụng nh− áp dụng mức giá −u đãi, chế độ bảo hành th−ờng xuyên, định kỳ thì công ty nên áp dụng thêm hình thức giảm giá bán cho những đại lý chỉ bán sản phẩm của Công ty hoặc sản phẩm của Công ty chiếm trên 80% khối l−ợng hàng hoá mà đại lý đó tiêu thụ, cung cấp đầy đủ, tận tình các tài liệu kĩ thuật để các đại lý có thể h−ớng dẫn và giới thiệu sản phẩm đến ng−ời tiêu dùng.
Ngoài ra công ty cũng phải th−ờng xuyên tìm hiểu và phân tích các hình thức tiêu thụ của các đối thủ cạnh tranh để kịp thời đối phó và có biện pháp thay đổi phù hợp với tình hình thức tế nhằm lôi kéo khách hàng đến với sản phẩm của Công ty mình.
5. Hoàn thiện bộ máy xây dựng kế hoạch và công tác cán bộ
Một trong những yếu tố quan trọng nhất, cơ bản nhất góp phần to lớn trong việc tạo ra và tiêu thụ sản phẩm đó chính là nguồn nhân lực. Đây chính là yếu tố quyết định tới sự thành công hay thất bại trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty do đó công ty phải luôn chú trọng và để ý tới chất l−ợng của nguồn nhân lực. để có thể tạo ra một bản kế hoạch kinh doanh
chính xác và hoàn thiện thì việc tổ chức bộ máy xây dựng kế hoạch và việc tổ chức công tác cán bộ của Công ty cần phải đ−ợc chú trọng hơn nũạ Muốn làm đ−ợc điều đó tr−ớc hết công ty cần phải giải quyết một số vấn đề sau:
Hình thành nên một bộ máy chuyên về lập kế hoạch, cụ thể là phòng kế
hoạch và thời gian tới công ty có thể bổ sung thêm cán bộ nghiên cứu thị tr−ờng, tăng c−ờng công tác giám sát và quản lí, gắn quyền lợi của họ với trách nhiệm mà họ phải thực hiện. Có thể thực hiện việc kiểm tra, sát hạch trình độ và kinh nghiệm của họ nếu tốt thì bổ sung thêm quyền hạn và nhiệm vụ ng−ợc lại Công ty có thể tổ chức đào tạo, bồi d−ỡng nâng cáo trình độ chuyên môn của họ.
Hình thành nên một cơ cấu tổ chức lao đông tối −u: Cơ cấu tổ chức lao
động tối −u là bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý và nhân viên đ−ợc bố trí vào các khâu, các bộ phận, các công đoạn một cách cân đối và hợp lý, đảm bảo năng suất lao đông cao, chất l−ợng tốt quản lý chặt chẽ và có hiệu quả.
- Đảm bảo yếu tố vật chất cho đội ngũ nhân viên: Để đạt đ−ợc kết quả,
năng suất l−ơng động cao thì ng−ời lao động phải đ−ợc đảm bảo tái sản xuất sức lao động. Vì vậy, Công ty cần phải tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho nhân viên, phải có biện pháp tăng thu nhập, nâng cao đời sống cho ng−ời lao động và những điều kiện khác nh− an toàn lao động và bảo hộ lao động. Ngoài ra Công ty cũng nên sử dụng những yếu tố phi vật chất để khuyến khích ng−ời lao động hăng say, nhiệt tình hơn với công việc nh− quan tâm đến đời sống tình cảm của nhân viên nh− những món quà vào ngày sinh nhật hay tổ chức những đợt tham quan, nghỉ mát …
- Tạo ra đội ngũ cán bộ tổ chức giỏi: để có một bộ máy cũng nh− một
tổ chức hoạt động tốt thì ng−ời điều hành quản lý có vai trò quyết định. Do vậy, việc đào tạo cán bộ quản lý có trình độ, khả năng, có tinh thần trách nhiệm cao là cần thiết và luôn là vấn đề trọng tâm của Công tỵ
II- Biện pháp tổ chức thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Công ty TNHH Phát triển công nghệ và đầu t− Công ty TNHH Phát triển công nghệ và đầu t−
Xây dựng đ−ợc kế hoạch mới chỉ hoàn thành một phần công việc, phần quyết định chính là việc tổ chức thực hiện kế hoạch. Ngoại trừ kế hoạch đ−ợc lập ch−a chính xác, còn nhiều chỉ tiêu xa rời thực tế thì hoàn thành kế hoạch tiêu thụ sản phẩm sẽ phụ thuộc vào khâu tổ chức thực hiện kế hoạch. Nếu khâu này đ−ợc thực hiện tốt sẽ đem lại những nhân tố tích cực sau:
- Các đơn vị, thành viên trong công ty sẽ nắm bắt đ−ợc phần công việc của mình và họ sẽ định h−ớng biện pháp thực hiện nó sao cho có hiệu quả nhất.
- Toàn bộ hoạt động tiêu thụ của Công ty từ khâu tạo nguồn mua hàng đến dự trữ, hoàn thiện sản phẩm và tổ chức tiêu thụ hàng hoá , cung cấp dịch vụ tất cả đều đã đ−ợc kế hoạch h−ớng dẫn.Các đơn vị tổ chức thực hiện sẽ xó biện pháp tốt cho những mục tiêu, nội dung cần đạt đ−ợc.
- Công ty sẽ kiểm soát và năm bắt đ−ợc thị tr−ờng tiêu thụ hiện tại và cả xu h−ớng vận động của nó để từ đó có ph−ơng h−ớng và giải pháp để thích ứng với thị tr−ờng.
- Ngay trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch, các thành viên trong công ty sẽ có điều kiện thử thách mình , trình độ năng lực tính sáng tạo của từng thành viên sẽ đ−ợc bộc lộ một cách chính xác. Luôn có điếu kiện để kiểm tra, đánh giá lại mình đã hoàn thành theo dúng kế hoạch đ−ợc giao hay ch−a, từ đó họ sẽ có xu h−ớng hoàn thiện mình và điều này rất có lợi cho công ty .
Để thúc đẩy việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm ,công ty cần phải làm nh−ng việc sau:
1. Quán triệt các nội dung cụ thể của kế hoạch đến các bộ phận
Tr−ớc khi bắt đầu triển khai thực hiện kế hoạch, Giám đốc Công ty phải quán triệt đầy đủ, sâu sát t− t−ởng và nội dung chủ yếu của chiến l−ợc đến các bộ phận liên quan và trong từng thành viên trong công tỵ Phải có kế hoạch chi tiết, cụ thể về phân công và phối hợp trong triển khai thực hiện cũng nh− trong quy định rõ hiện thời gian hoàn thành các nhiệm vụ . Cụ thể công ty cần tiến hành một số công việc sau :
- Tổ chức một cuộc họp tổng kết báo cáo kết quả kinh doanh năm tr−ớc và phổ biến kế hoạch tiêu thụ trong năm nay, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng
phòng ban. Các đơn vị này phải chịu trách nhiệm thực hiện và báo cáo lại với ban lãnh đạo công ty mọi diễn biến trong quá trình thực hiện và kết quả cuối cùng công ty có thể dùng hình thức khoán đối với các đơn vị, thúc đẩy họ thực hiện tốt nhiệm vụ đ−ợc giaọ
- Các đơn vị, phòng ban sau khi nhận đ−ợc bản kế hoạch chính thức phải triển khai phổ biến và phân công công việc cho các thành viên trực thuộc.
- áp dụng các hình thức bắt buộc, khuyến khích các thành viên trong từng phòng ban. Mỗi phòng ban này phải luôn chú ý đến mục tiêu mà bản kế hoạch đã đề ra và có trách nhiệm góp phần hoàn thành các mục tiêu đó.
- Tuỳ theo tâm quan trọng và mối liên quan trực tiếp đến kết quả của quá trình tiêu thụ sản phẩm của mỗi đơn vị mà tập trung nhấn mạnh những nội dung cụ thể của mỗi đơn vị cần hoàn thành.
- Quản lý và giám sát việc thực hiện kế hoạch:
Trong quá trình thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Công ty tuy đã vạch ra những nội dung và chỉ tiêu cụ thể nh−ng trong một môi tr−ờng kinh doanh đầy biến động nh− hiện nay Công ty sẽ không tránh khỏi những khó khăn trở ngại gây ảnh h−ởng đến mức độ hoàn thành kế hoạch. Những nhân tố phát sinh tiêu cực có thể là do chủ quan hay do khách quan đem lạị
Những nhân tố thuộc chủ quan nh− sức mạnh về tài chính, nguồn vốn còn thiếu, eo hẹp. Cơ sở hạ tầng, nhà kho còn thiếu ch−a đáp ứng đ−ợc yêu cầu làm giảm khả năng phát triển, có thể làm giảm sút chất l−ợng, số l−ợng sản phẩm. Trình độ quản lý và kĩ năng của con ng−ời trong từng hoạt động có thể dẫn đến việc ch−a phát huy hết khả năng cũng nh− tính sáng tạo của từng