Mục đích nghiên cứu của luận văn Chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế là đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế. Đề tài Hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH Mộc Khải Tuyên được nghiên cứu nhằm giúp công ty TNHH Mộc Khải Tuyên làm rõ được thực trạng công tác quản trị nhân sự trong công ty như thế nào từ đó đề ra các giải pháp giúp công ty hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tốt hơn trong thời gian tới.
CƠ SỞ KHOA HỌC CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Một số vấn đề cơ bản về công tác văn thư và chuyển đổi số trong công tác văn thư
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp tại các cơ quan hành chính nhà nước (CQHCNN), được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực công tác như chỉ đạo điều hành, thực thi công việc và báo cáo hoạt động Sự hình thành văn bản diễn ra thường xuyên, gắn liền với chức năng và nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, trở thành công cụ thiết yếu giúp nâng cao hiệu quả hoạt động Do đó, văn bản không chỉ là phương tiện thể hiện mà còn là cách thức truyền đạt thông tin trong các cơ quan và tổ chức.
Công tác xử lý và quản lý văn bản là hai yếu tố không thể tách rời trong hoạt động của CTVT, liên quan đến nhiều bộ phận và cá nhân trong cơ quan Những thao tác nghiệp vụ này được coi là chuyên môn trong lĩnh vực CTVT, từ đó hình thành thuật ngữ “CTVT” và được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Theo Nghị định 30, Điều 1, CTVT bao gồm các công việc như soạn thảo và ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cũng như quản lý và sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật.
Theo Nghị định 30, CTVT được định nghĩa là hoạt động cung cấp thông tin bằng văn bản nhằm hỗ trợ công tác quản lý và điều hành tại các cơ quan CTVT bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, cũng như quản lý và sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật.
Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm thông tin bằng văn bản, hỗ trợ lãnh đạo và quản lý hoạt động của cơ quan, tổ chức Theo Nghị định 30, công tác văn thư bao gồm các nội dung thiết yếu để nâng cao hiệu quả điều hành.
Soạn thảo và ký ban hành văn bản bao gồm các bước quan trọng như soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký ban hành, và cuối cùng là ký ban hành văn bản.
Quản lý văn bản đi bao gồm các bước sau: đầu tiên, cấp số và thời gian ban hành văn bản; tiếp theo là đăng ký văn bản đi; sau đó, thực hiện nhân bản và đóng dấu của cơ quan, tổ chức, cũng như dấu chỉ độ mật và mức độ khẩn đối với văn bản giấy, hoặc ký số cho văn bản điện tử; tiếp theo là phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản; cuối cùng, lưu trữ văn bản đi.
Quản lý văn bản đến bao gồm các bước quan trọng: đầu tiên, tiếp nhận văn bản đến; tiếp theo là đăng ký văn bản; sau đó, trình và chuyển giao văn bản đến; cuối cùng là giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Sao văn bản là quá trình chuyển đổi thông tin từ văn bản giấy sang văn bản giấy, từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, và ngược lại, từ văn bản giấy sang văn bản điện tử Có ba hình thức bản sao chính là sao y, sao lục và trích sao, mỗi hình thức phục vụ các mục đích khác nhau trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu.
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan bao gồm các bước quan trọng như lập Danh mục hồ sơ, thực hiện việc lập hồ sơ và nộp tài liệu lưu trữ.
Quản lý và sử dụng con dấu cùng thiết bị lưu khóa bí mật trong CTVT bao gồm các hoạt động quan trọng như quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật, cũng như việc sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Để công tác văn thư (CTVT) đáp ứng yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, cần tuân thủ các tiêu chí quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ CTVT phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời và hiệu quả trong việc xử lý thông tin, tài liệu Ngoài ra, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để nâng cao chất lượng công việc và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của tổ chức.
Nhanh chóng, kịp thời: Việc tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn bản nhanh hay chậm ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giải quyết công việc chung
Để tiết kiệm thời gian và chi phí cho cơ quan, tổ chức, người làm CTVT cần phải thực hiện nhiệm vụ của mình một cách khẩn trương.
Các khâu nghiệp vụ CTVT phải được thực hiện chính xác về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày Điều này đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản hiệu quả, hỗ trợ công tác quản lý và điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Mọi cơ quan, tổ chức đều có quy trình tiếp nhận và phát hành các văn bản chứa thông tin bí mật nhà nước Do đó, việc lựa chọn cán bộ văn thư, xác định vị trí làm việc và tổ chức quản lý văn bản cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước
Các văn bản quy phạm pháp luật về CĐS trong công tác tại các CQHCNN
Hạ tầng pháp lý, bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật đối với hoạt động chuyển đổi số (CĐS), đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ CĐS trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong công tác vận tải (CTVT) Những văn bản này được xem như giấy “khai sinh” và giấy “thông hành” cho các hoạt động của CTVT, giúp chuyển đổi từ môi trường truyền thống sang môi trường số một cách hợp lệ, thống nhất, thông suốt và hiệu quả.
Theo các văn bản chủ trương của Đảng, đặc biệt là Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019, Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản pháp luật quan trọng về chuyển đổi số (CĐS) trong lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông (CTVT) Trong số đó, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, cùng với Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020, đã tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho các hoạt động CĐS.
Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020…
Nghị định 30 được xem là văn bản cơ sở cho các hoạt động liên quan đến CTVT trong các quy phạm pháp luật hiện hành.
Nghị định 30 đã tích hợp các quy phạm pháp luật về văn thư hiện hành, giúp quy định cụ thể, chặt chẽ và thống nhất, đồng thời tránh sự trùng lặp và chồng chéo giữa các văn bản quy phạm khác Điều này đáp ứng yêu cầu của các hoạt động chuyển đổi số (CĐS) trong bối cảnh mới, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và thực hiện công tác văn thư.
Việc kiện toàn mô hình tổ chức quản lý đa ngành, đa lĩnh vực theo Nghị định số 37/2014/NĐ-CP và Nghị định số 108/2020/NĐ-CP đã góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý Những văn bản này giúp chỉ đạo và điều hành các hoạt động chuyển đổi số trong lĩnh vực công tác vận tải sớm ổn định hơn, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững trong ngành.
Cơ sở vật chất là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc của các cơ quan, tổ chức Để xây dựng thành công chính quyền điện tử và chính quyền số, cần có sự đầu tư hợp lý nhằm đảm bảo các hoạt động chuyển đổi số tại các cơ quan hành chính công đạt hiệu quả cao trong phạm vi quản lý địa phương.
Cơ sở vật chất kỹ thuật tại cơ quan đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên và khách hàng trong quá trình trao đổi thông tin Các thiết bị hiện đại như máy tính, máy in, và máy scan, cùng với phần mềm quản lý, giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Nhờ vào những công cụ này, người làm công tác có thể linh hoạt hơn về thời gian và không gian, từ đó tập trung vào nghiên cứu, tư duy và sáng tạo trong lĩnh vực của mình.
Phát triển hạ tầng số và nền tảng số là nhiệm vụ quan trọng cần được ưu tiên, đồng thời là giải pháp đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số (CĐS) tại các địa phương Bởi vì hạ tầng số là một trong bốn hạ tầng trọng yếu của công tác CĐS, đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của bất kỳ tổ chức nào.
Con người đóng vai trò quyết định trong sự thành công hay thất bại của quá trình chuyển đổi số (CĐS) trong các cơ quan hành chính nhà nước (CQHCNN) Yếu tố cản trở lớn nhất đối với nỗ lực CĐS của tổ chức chính là con người Để đạt được thành công trong các dự án CĐS trong lĩnh vực công tác vận tải (CTVT), cần có năng lực số và khả năng đổi mới từ các nhóm nhân sự, bao gồm: 1 Lãnh đạo, những người thúc đẩy ý tưởng mới để thể hiện vai trò lãnh đạo chính trị; 2 Các nhà quản lý và nhân viên, những người được đào tạo bài bản, có năng lực và được khuyến khích bởi các tiêu chuẩn nhằm cải thiện dịch vụ Từ đó, có thể phân loại yếu tố con người thành ba nhóm: lãnh đạo, quản lý và nhân viên.
Để xây dựng chính quyền số, yếu tố tiên quyết là có lãnh đạo số Trong các nghiên cứu và hội thảo về chuyển đổi số (CĐS), vai trò của lãnh đạo được nhấn mạnh Sự thành công của CĐS phụ thuộc vào lãnh đạo trung ương mạnh mẽ và các sáng kiến từ địa phương do lãnh đạo địa phương thúc đẩy Vì vậy, lãnh đạo chính quyền địa phương là mắt xích quan trọng, quyết định hướng đi và khả năng thành công của chính quyền số.
Để thành công trong chuyển đổi số (CĐS), các lãnh đạo cần nâng cao năng lực lãnh đạo truyền thống và bổ sung những năng lực mới Một số năng lực quan trọng bao gồm: (1) Năng lực nhận thức về CĐS, giúp lãnh đạo hiểu rõ các thách thức và cơ hội; (2) Tầm nhìn chiến lược cho quá trình CĐS, định hướng phát triển bền vững; và (3) Xây dựng và khuyến khích văn hóa CĐS, tạo môi trường thuận lợi cho sự đổi mới và sáng tạo trong các cơ quan hành chính công (CQHCNN).
- Nhà quản lý các cấp và nhân viên số
Năng lực số của quản lý và nhân viên trong tổ chức đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của quá trình chuyển đổi số (CĐS) Để thực hiện CĐS hiệu quả trong công tác vận tải tại các cơ quan hành chính nhà nước, các nhà quản lý và nhân viên cần có nhận thức và tư duy đúng về CĐS, thể hiện sự chủ động, sáng tạo và khả năng thích ứng với sự thay đổi, cùng với kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin trong công việc.
Thiếu kinh phí là một trong những nguyên nhân chính cản trở quá trình chuyển đổi số (CĐS) Do đó, việc đảm bảo nguồn tài chính đầy đủ là rất quan trọng
Chuyển đổi số (CĐS) trong công tác vận tải (CTVT) ở tất cả các cấp chính quyền đòi hỏi sự quyết tâm đầu tư kinh phí và hỗ trợ từ chính phủ khi cần thiết Tuy nhiên, việc xác định chính xác mức kinh phí cần thiết cho các hoạt động CĐS không phải là điều dễ dàng đối với các cơ quan hành chính công (CQHCNN) Mức chi cho CĐS nên được khuyến nghị ở mức 1% tổng chi ngân sách nhà nước hàng năm, tùy thuộc vào nguồn lực của từng CQHCNN.
Nguy cơ chậm tiến độ của các dự án IT trong khu vực công thường cao hơn khu vực tư đến 20% và chi phí có thể cao gấp 6 lần, theo nghiên cứu của McKinsey và Đại học Oxford Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc các cơ quan công cần chú trọng không chỉ vào ngân sách mà còn vào quản lý và kiểm soát hiệu quả quá trình sử dụng kinh phí trong chuyển đổi số các hoạt động của công tác vận tải.
Các tiêu chí đánh giá mức độ Chính quyền số các cấp tỉnh Thừa Thiên Huế áp dụng cho đánh giá chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ
cơ quan hành chính nhà nước
Việc chuyển đổi số (CĐS) trong các ngành, lĩnh vực có những điểm chung và riêng biệt Hiện tại, lĩnh vực CĐS trong các cơ quan hành chính nhà nước (CQHCNN) chưa có bộ tiêu chí đánh giá riêng Do đó, trong luận văn này, tác giả nghiên cứu các tiêu chí do UBND tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành để đánh giá CĐS tại các đơn vị cấp huyện, từ đó lựa chọn các tiêu chí có ảnh hưởng đến CĐS trong lĩnh vực CTVT tại CQHCNN nhằm phân tích và đánh giá các hoạt động này.
Ngày 22/11/2021, UBND tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành Bộ tiêu chí và phương pháp đánh giá mức độ Chính quyền số các cấp tỉnh Thừa Thiên Huế bởi
Quyết định số 3042/QĐ-UBND đánh giá chính quyền số các cấp dựa trên 8 chỉ số chính, trong đó có các quy định cụ thể cho cấp huyện.
1.3.1 Chuyển đổi số nhận thức
Chỉ số này có 03 chỉ số thành phần, cụ thể:
(1) Tuyên truyền, phổ biến, tập huấn về CĐS, chính quyền số (tối đa 3 điểm);
(2) Sự quan tâm của người đứng đầu đối với CĐS, Chính quyền số (tối đa 3 điểm);
(3) Sự hiểu biết của CBCCVC (CBCC) trong cơ quan nhà nước (CQNN) về khái niệm và sự cần thiết CĐS, phát triển Chính quyền số (tối đa 2 điểm);
Chỉ số có ảnh hưởng đến chuyển đổi số trong công tác vận tải tại các cơ quan hành chính công trên địa bàn thành phố Huế Nếu nhận thức về chuyển đổi số được cải thiện, điều này sẽ tác động tích cực đến nhận thức về chuyển đổi số trong lĩnh vực vận tải tại các cơ quan này.
Chỉ số này bao gồm hai thành phần chính: (1) Kế hoạch, chương trình, đề án chuyển đổi số, phát triển chính quyền số và ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước, với tổng điểm tối đa là 2 điểm.
1.3.3 Hạ tầng và nền tảng số
Chỉ số này bao gồm 05 thành phần, trong đó có việc trang bị máy tính cho cán bộ công chức, bao gồm máy tính để bàn, máy tính xách tay và máy tính bảng, với tối đa 1 điểm cho tiêu chí này.
Mạng LAN, Internet và WAN là các loại mạng quan trọng, mỗi loại phục vụ những nhu cầu khác nhau trong việc kết nối và truyền tải dữ liệu Ứng dụng IPv6 trong hạ tầng và mạng lưới dịch vụ của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý thông tin Điện toán đám mây cũng là một xu hướng công nghệ hiện đại, mang lại nhiều lợi ích cho việc lưu trữ và xử lý dữ liệu.
(Cloud Computing) (tối đa 1 điểm); (5) Nền tảng đô thị thông minh (tối đa 2 điểm)
Với 05 chỉ số nói trên, 04 chỉ số đầu tiền có tác động đến hoạt động CĐS trong CTVT tại các CQHCNN Chỉ số thứ 05 không liên quan đến công tác này bởi vì các tiêu chí cụ thể được quy định như sau: Tỷ lệ CBCCVC trong cơ quan, đơn vị cài đặt Hue-S; Tỷ lệ CBCCVC trong cơ quan đơn vị thực hiện quét QR tại cơ quan, đơn vị
Do vậy, đối với CĐS CTVT trong các CQHCNN có thể dùng 04 tiêu chí đầu tiên để áp dụng cho việc xem xét, đánh giá hoạt động này
1.3.4 Nền tảng chính quyền số
Chỉ số này có 05 chỉ số thành phần, cụ thể: (1) Làm việc "Không" giấy tờ (tối đa 4 điểm); (2) Hội họp "Không" tập trung (tối đa 5 điểm); (3) Dịch vụ công
"Không" gặp mặt (tối đa 24 điểm); (4) Thanh toán "Không" không dùng tiền mặt
(tối đa 8 điểm); (5) Thông tin báo cáo "Có" dữ liệu số (tối đa 10 điểm)
Trong 05 chỉ số nói trên, chỉ số (1) và (5) có thể được dùng để đánh giá hoạt động CĐS trong CTVT tại các CQHCNN Các chỉ số (2), (3), (4) chỉ liên quan đến các hoạt động hội họp, thực hiện dịch vụ công trực tuyến và các hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt
Chỉ số này bao gồm ba thành phần chính: (1) Sự sẵn sàng của dữ liệu với tối đa 2 điểm; (2) Kết nối và chia sẻ dữ liệu, bao gồm dữ liệu mở, cũng tối đa 2 điểm; và (3) Dữ liệu lớn cùng với các công cụ phân tích dữ liệu lớn, tối đa 1 điểm.
1.3.6 Hoạt động Chính quyền số
Chỉ số này có 08 chỉ số thành phần, cụ thể: (1) Thư điện tử (tối đa 1 điểm);
Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành đạt tối đa 1 điểm; Chữ ký điện tử và chữ ký số có thể đạt tối đa 2 điểm; Các ứng dụng số cơ bản cho phép tối đa 4 điểm; Hoạt động kiểm tra qua môi trường số tối đa 1 điểm; Mức độ hài lòng khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến có thể đạt 1 điểm; Cổng Thông tin điện tử (TTĐT) cũng được đánh giá với điểm tối đa.
1 điểm); (8) Tham gia điện tử của người dân, doanh nghiệp (chức năng mở rộng của Cổng TTĐT) (tối đa 1 điểm)
Trong 08 chỉ số thành phần nói trên, các chỉ số (2), (3) có thể áp dụng để làm tiêu chí đánh giá hoạt động CĐS CTVT tại các CQHCNN
1.3.7 An toàn, an ninh mạng
Chỉ số này có 02 chỉ số thành phần, cụ thể: (1) Chính sách (tối đa 1 điểm);
(2) Thực thi chính sách (tối đa 5 điểm)
Trong quá trình chuyển đổi số (CĐS), an toàn và an ninh mạng cần được xem xét từ đầu đến cuối và phải đồng hành cùng các hoạt động khác trong chu trình Bất kỳ lĩnh vực nào, bao gồm cả CTVT, đều phải lưu ý đến các tiêu chí an toàn và an ninh mạng khi thực hiện CĐS Do đó, hai chỉ số an toàn và an ninh mạng có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả của hoạt động CĐS trong lĩnh vực này.
1.3.8 Đào tạo và phát triển nhân lực Chính quyền số
Chỉ số này có 02 chỉ số thành phần, cụ thể: (1) Cán bộ chuyên trách CNTT (tối đa 1 điểm); (2) Đào tạo kỹ năng số (tối đa 1 điểm)
Trong lĩnh vực an toàn và an ninh mạng, việc đào tạo và phát triển nhân lực cho Chính quyền số đóng vai trò quan trọng Hoạt động này cần được xem xét ngay từ giai đoạn đầu khi xây dựng kế hoạch chuyển đổi số cho mọi lĩnh vực.
Do vậy, 02 chỉ số nói trên có thể dùng cho việc đánh giá hoạt động CĐS trong
Nâng cao tư duy và nhận thức về chuyển đổi số (CĐS) cho các nhà quản lý, công chức, viên chức và các bên liên quan là bước đầu tiên quan trọng trong quá trình này Khi tư duy CĐS được thấm nhuần, động lực chuyển đổi số sẽ gia tăng, giúp quá trình diễn ra liên tục và không bị gián đoạn, từ đó nâng cao khả năng thành công của CĐS.
THỰC TRẠNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HUẾ, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ GIAI ĐOẠN 2019-2022
Điều kiện tự nhiên và tình hình kinh tế - xã hội tác động đến chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế
trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế
“- Tổng diện tích: 162,89 km2 (theo niên giám thống kê 2021)
- Dân số: 78.388 người (theo niên giám thống kê 2021)
- Mật độ dân số: 1.844 người/km2 (theo niên giám thống kê 2021)
- Vị trí địa lý: Thành phố Huế giáp huyện Phú Vang, huyện Quảng Điền, thị xã Hương Thủy, thị xã hương Trà và Biển Đông
Tọa độ địa lý: 107 o 31‘45‘‘-107 o 38\' kinh Ðông và 16 o 30\'‘45‘‘-16 o 24\' vĩ Bắc
Thành phố Huế sở hữu vị trí địa lý thuận lợi cùng hệ sinh thái đa dạng, phong phú, tạo nên không gian lý tưởng cho các lễ hội và hoạt động du lịch thể thao đa dạng.
Thành phố Huế có khí hậu thuộc khu vực nhiệt đới gió mùa
- Chế độ nhiệt: Thành phố Huế có mùa khô nóng và mùa mưa ẩm lạnh
Nhiệt độ trung bình hàng năm vùng đồng bằng khoảng 24°C - 25°C
- Chế độ mưa: Lượng mưa trung bình khoảng 2500mm/năm
Mưa ở Huế có đặc điểm không đều, với lượng mưa gia tăng từ Đông sang Tây và từ Bắc vào Nam Mưa thường tập trung vào một số tháng trong năm, với cường
- Gió bão: Chịu ảnh hưởng của 2 hướng gió chính: Gió mùa Tây Nam và Gió mùa Đông Bắc
Điều kiện thời tiết khắc nghiệt như nắng nóng, mưa nhiều và độ ẩm cao ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động chuyển đổi số (CĐS) của các cơ quan công quyền Các thiết bị công nghệ như máy tính và máy scan dễ hư hỏng và khó bảo quản do độ ẩm cao trong mùa mưa Vào mùa nắng, chi phí cho hệ thống điều hòa không khí tăng cao để duy trì hoạt động của máy móc trong điều kiện tối ưu, cùng với đó là chi phí bảo trì thường xuyên cũng gia tăng.
Những điều kiện tự nhiên thuận lợi đã tạo nền tảng vững chắc cho Huế phát triển toàn diện, khẳng định vị thế của thành phố như một trung tâm văn hóa - xã hội, kinh tế - chính trị và khoa học - kỹ thuật của tỉnh.
Thừa Thiên Huế là một địa phương nổi bật với các trung tâm đa chức năng trong lĩnh vực văn hóa, du lịch, y tế, nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo, được đầu tư quy mô lớn và hiện đại, chủ yếu tập trung tại thành phố Huế Năm 2005, Chính phủ đã công nhận Huế là đô thị loại I trực thuộc tỉnh đầu tiên của cả nước, khẳng định vai trò quan trọng của thành phố này trong việc thúc đẩy phát triển kinh tế khu vực miền Trung.
2.1.2 Tình hình kinh tế - xã hội
Năm 2021, Thành phố Huế đã vượt qua nhiều khó khăn do đại dịch Covid-19, đảm bảo sức khỏe và đời sống cho nhân dân Chính sách an sinh xã hội được chú trọng, với sự chăm lo đặc biệt cho người có công cách mạng, hộ nghèo và đối tượng bảo trợ xã hội Đồng thời, thành phố cũng triển khai hiệu quả các nhiệm vụ sau bầu cử theo Nghị quyết 1264/NQ.
Nghị quyết 1264 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, ban hành ngày 27 tháng 4 năm 2021, đã chỉ đạo việc điều chỉnh địa giới các đơn vị hành chính cấp huyện và sắp xếp, thành lập các phường thuộc thành phố Huế Kết quả là các lĩnh vực giáo dục, văn hóa, xã hội và y tế đều duy trì ở mức tốt Thành phố Huế đã kiểm soát hiệu quả tình hình dịch bệnh, đồng thời thực hiện công tác xử lý môi trường, phát triển đô thị, quy hoạch và quản lý xây dựng Quốc phòng, an ninh được giữ vững, ổn định chính trị - xã hội cũng như tăng cường xử lý nhanh chóng các vấn đề về an toàn an ninh, trật tự xã hội, đô thị và an toàn giao thông.
Huế là trung tâm kinh tế quan trọng của miền Trung Việt Nam, nằm ở vị trí địa lý chiến lược giữa các vùng Được công nhận là đô thị loại I, Huế còn nổi bật với vai trò là thành phố lễ hội, thu hút du khách bởi vẻ đẹp văn hóa và lịch sử phong phú.
Việt Nam mà còn là nơi hội tụ nhiều di sản văn hóa thế giới được vinh danh
Thành phố Huế, với lịch sử và truyền thống lâu đời, nổi bật với các di sản văn hóa độc đáo, mang đậm bản sắc địa phương Huế không chỉ giữ gìn những giá trị văn hóa truyền thống mà còn biết cách làm mới mình qua việc tiếp thu và chọn lọc tinh hoa từ các nền văn hóa khác nhau Sự đa dạng trong loại hình và nội dung văn hóa cùng với tinh thần đặc sắc đã tạo nên một bức tranh văn hóa phong phú, thu hút du khách.
Huế, với sự đa dạng trong các lĩnh vực đời sống, đã để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng du khách Văn hóa Huế, được hình thành từ những nền tảng vững chắc
Bảng 2.1 Các chỉ tiêu Kinh tế - Xã hội chủ yếu của Thành phố Huế
Nguồn: Cổng thông tin điện tử thành phố Huế [13]
STT Chỉ tiêu chủ yếu TH 2019 TH 2020 TH 2021
1 Thu nhập bình quân đầu người (USD) 2750 USD 2800 USD 2700USD
2 Tổng vốn đầu tư trên địa bàn
3 Doanh thu du lịch trên địa bàn (tỷ đồng)
Tổng mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ tiêu dùng
5 Giá trị sản xuất CN - TTCN trên địa bàn (tỷ đồng)
6 Giá trị sản xuất hàng xuất khẩu (triệu USD)
7 Tổng thu ngân sách (tỷ đồng) 1305 tỷ đồng
8 Hỗ trợ giải quyết việc làm
9 Tỷ lệ lao động qua đào tạo 3 tháng trở lên (%) 75% 76% 75%
10 Tỷ lệ giảm hộ nghèo (%) 0,19% 0,1% giảm 0,1%
11 Tỷ lệ tổ dân phố đạt chuẩn văn hóa (%) 68% 70% 70%
12 Số người tham gia BHXH và
109888 người đạt 100% so với chỉ tiêu tỉnh giao
13 Tỷ lệ thu gom và xử lý chất thải rắn, rác thải y tế (%) 99% 100% 98%
14 Tỷ lệ dân số sử dụng nước sạch (%) 99% 99% 99%
Dựa trên số liệu, tiềm lực tài chính của UBND thành phố Huế hạn chế, điều này sẽ ảnh hưởng đáng kể đến nguồn lực tài chính cho các hoạt động chuyển đổi số (CĐS) tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố.
Thành phố Huế sở hữu những lợi thế nổi bật trong việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, nhờ vào sự hiện diện của các cơ sở giáo dục đại học chất lượng cao như Đại học Huế, với các chương trình đào tạo về CNTT và viễn thông, cũng như Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Miền Trung, chuyên đào tạo về quản lý nhà nước và chuyển đổi số Những cơ sở này đóng góp quan trọng vào việc phát triển nguồn nhân lực cho các hoạt động chuyển đổi số trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn.
Khái quát về công tác văn thư tại cơ quan hành chính nhà nước tại thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế
2.2.1 Các văn bản quy phạm pháp luật
Hiện nay, ngoài những văn bản quy phạm pháp luật về CTVT cũng như hoạt động CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế như
Quyết định 28, Nghị định 30, và Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, và xử lý tài liệu điện tử trong CTVT, cùng với các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, được áp dụng trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức UBND thành phố Huế cũng thực hiện Quyết định số 18/2021/QĐ-UBND (Quyết định 18) ban hành ngày 30 tháng 3 năm 2021 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế.
2021 về ban hành quy định CTVT trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế Quyết định có hiệu lực từ ngày 10 tháng 4 năm 2021, những quy định kèm theo gồm
Quy định chung về CTVT bao gồm 10 điều, cùng với 22 điều quy định riêng, là tài liệu hướng dẫn chi tiết cho các cơ quan hành chính công trên địa bàn thành phố Huế thực hiện CTVT Do đó, tất cả các hoạt động chuyển đổi số CTVT tại các cơ quan này cần phải tuân thủ theo quy định đã được nêu.
Trong Quyết định 18, các quy định chi tiết hoạt động CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế gồm có:
“+ Quy trình xây dựng biểu mẫu và cập nhật vào CSDL biểu mẫu văn bản hành chính (Xem Phụ lục 1)
+ Danh mục văn bản điện tử không gửi kèm văn bản giấy (Xem Phụ lục 2)
+ Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế (Xem Phụ lục 3)
+ Quy trình quản lý, văn bản đến, văn bản đi tại các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế (Xem Phụ lục 4)
+ Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Văn phòng HĐND và
UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế (Xem Phụ lục 5)
+ Mẫu Danh mục hồ sơ (Xem Phụ lục 6)” [27]
2.2.2 Về tổ chức bộ máy
Việc kiện toàn và tổ chức lại các cơ quan hành chính công thuộc UBND thành phố Huế đã được thực hiện kịp thời theo Nghị định 37 và Nghị định 108 Mô hình quản lý đa ngành, đa lĩnh vực nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước đã khắc phục tình trạng chồng chéo chức năng giữa các cơ quan, ổn định tổ chức và tạo thuận lợi cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố Huế, từ đó góp phần tích cực vào phát triển kinh tế - xã hội của thành phố.
Phòng với chức năng tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước cụ thể:
Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy, xác định vị trí việc làm, quản lý biên chế và cơ cấu ngạch trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.
Phòng Tư pháp đảm nhiệm công tác xây dựng, theo dõi và thi hành pháp luật, kiểm tra và xử lý các văn bản quy phạm pháp luật Đồng thời, phòng cũng thực hiện công tác phổ biến, giáo dục pháp luật, hòa giải ở cơ sở và các nhiệm vụ tư pháp khác theo quy định của pháp luật.
Phòng Tài chính - Kế hoạch chịu trách nhiệm quản lý tài chính, lập kế hoạch và đầu tư, đăng ký kinh doanh, cũng như tổng hợp và thống nhất các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp, hợp tác xã và kinh tế tư nhân.
Phòng Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm quản lý các lĩnh vực quan trọng như đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, biển và hải đảo, cũng như công tác đo đạc và bản đồ Đặc biệt, phòng còn tập trung vào vấn đề biến đổi khí hậu, nhằm đảm bảo phát triển bền vững và bảo vệ tài nguyên thiên nhiên.
Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội chịu trách nhiệm quản lý các lĩnh vực liên quan đến việc làm, giáo dục nghề nghiệp, lao động và tiền lương Cơ quan này cũng giám sát các vấn đề về bảo hiểm xã hội, an toàn lao động, hỗ trợ người có công và công tác bảo trợ xã hội, nhằm đảm bảo quyền lợi và an sinh cho người lao động trong xã hội.
- Phòng Văn hóa và Thông tin: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính; viễn thông; CNTT; phát thanh truyền hình; báo chí…
Phòng Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm xây dựng chương trình và nội dung giáo dục, xác định tiêu chuẩn cho nhà giáo và cơ sở vật chất, thiết bị trường học Đồng thời, phòng cũng quản lý quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, nhằm đảm bảo chất lượng giáo dục và đào tạo.
- Phòng Y tế: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh; sức khỏe sinh sản; trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm; an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế
- Thanh tra huyện: Công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo…
- Văn phòng HĐND và UBND: Tham mưu tổng hợp cho HĐND và
UBND đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động của HĐND và UBND, tham mưu cho Chủ tịch UBND trong công tác chỉ đạo và điều hành Ngoài ra, UBND còn đảm nhận việc kiểm soát thủ tục hành chính và cung cấp thông tin cần thiết để phục vụ cho quản lý, hoạt động của HĐND, UBND cũng như các cơ quan nhà nước tại địa phương.
Ngoài 10 cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND cấp huyện thì một số cơ quan chuyên môn được tổ chức để phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện Trong đó, đối với các thị xã, thành phố thuộc tỉnh gồm 2 phòng có chức năng tham mưu, giúp UBND thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước cụ thể:
- Phòng Kinh tế: Nông nghiệp; lâm nghiệp; thủy lợi; thủy sản; phát triển nông thôn; phòng, chống thiên tai…
- Phòng Quản lý đô thị: Quy hoạch xây dựng, kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đô thị; nhà ở; giao thông…
Việc thiết lập tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực là yếu tố then chốt trong quá trình chuyển đổi số (CĐS) của các cơ quan hành chính công (CQHCNN) Chỉ khi có tổ chức bộ máy rõ ràng, mô hình CĐS mới có thể được hình thành Hơn nữa, nguồn nhân lực cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của quá trình này.
Để triển khai công tác chuyển đổi số (CĐS) hiệu quả, các cơ quan và đơn vị cần xác định rõ bản mô tả công việc, khung năng lực cho từng vị trí và số lượng nhân sự cần thiết Việc này đóng vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện CĐS.
2.2.3 Về cơ sở vật chất
Điều kiện cơ sở vật chất và môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại là yếu tố quan trọng giúp nhân viên tập trung và duy trì tinh thần thoải mái Những yếu tố tưởng chừng đơn giản này thực sự là chìa khóa cho sự thành công của chuyển đổi số (CĐS), đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ vận tải (CTVT).
Việc sáp nhập địa giới hành chính cấp huyện, xã, thôn, bản là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến điều kiện cơ sở vật chất của cơ quan, tổ chức Trong bối cảnh thực tiễn còn nhiều khó khăn và bất cập, điều chỉnh đơn vị hành chính trở nên cần thiết và phù hợp.
Thực trạng chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế
2.3.1 Hệ thống thông tin quản lý công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế
Hiện nay, các cơ quan hành chính công tại thành phố Huế đang áp dụng phần mềm dùng chung của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế, cụ thể là Hệ thống xác thực tập trung (SSO - Single Sign On) Hệ thống này cho phép người dùng truy cập tất cả các ứng dụng trong mạng lưới, bao gồm cả trang điều hành tác nghiệp đa cấp, nhằm tiếp nhận và xử lý văn bản hiệu quả trong các CQHCNN trên địa bàn tỉnh Tính năng đăng nhập một lần (SSO) đang được triển khai tại trang Thông tin điều hành tác nghiệp Văn phòng, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
UBND tỉnh đã tích hợp được tính năng này, mang đến nhiều tiện ích cho mỗi
CBCCVC Văn phòng có thể sử dụng nhiều phần mềm khác như Thư công vụ,
Quản lý văn bản và điều hành hiệu quả thông qua việc chỉ cần đăng nhập một lần vào trang Thông tin điều hành tác nghiệp của Văn phòng UBND tỉnh Tại đây, người dùng có thể truy cập vào các ý kiến chỉ đạo và văn bản ban hành, cùng với cổng dịch vụ công tiện lợi.
Hình 2.1 Giao diện các ứng dụng trên Hệ thống xác thực tập trung của
UBND tỉnh Thừa Thiên Huế (SSO)
Nguồn: UBND tỉnh Thừa Thiên Huế [34]
- Ưu điểm của hệ thống
Nâng cấp trải nghiệm đăng nhập với tính năng Single Sign-on giúp người dùng đăng nhập chỉ bằng một cú nhấp chuột, từ đó đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm thời gian Tính năng này không chỉ giúp người dùng ghi nhớ tài khoản dễ dàng mà còn cho phép đăng nhập nhanh chóng, nâng cao năng suất làm việc Người dùng sẽ không cần phải nhập thông tin mỗi khi đăng ký hoặc đăng nhập lại, mang lại sự tiện lợi tối đa.
Single Sign-on là giải pháp bảo mật quan trọng cho các nhà phát triển, cung cấp khả năng xác thực thông tin người dùng một cách minh bạch Công nghệ này không chỉ bảo vệ dữ liệu trước các cuộc tấn công mạng quy mô lớn mà còn đảm bảo an toàn cho hạ tầng cơ sở dữ liệu.
Giảm áp lực cho bộ phận IT là một lợi ích quan trọng khi sử dụng các ứng dụng nội bộ Người dùng thường cần sự hỗ trợ từ IT để khôi phục mật khẩu truy cập Tuy nhiên, việc phát triển phần mềm trên đám mây của Microsoft giúp giảm thiểu tình huống này nhờ vào khả năng tích hợp hiệu quả.
Single Sign-on giúp người dùng dễ dàng tự động thay đổi mật khẩu mà không cần chờ đợi sự hỗ trợ từ bộ phận IT Điều này giúp công việc của mọi người không bị gián đoạn và tiết kiệm thời gian cho cả người dùng và đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật.
Quản lý và bảo vệ tài khoản tự động với Single Sign-on giúp cảnh báo và yêu cầu xác thực khi có nhiều lần đăng nhập không thành công Hệ thống này còn có khả năng khóa quyền truy cập khi cần thiết, đảm bảo an toàn cho người dùng Ngoài ra, thông tin người dùng được bảo vệ bằng công nghệ bảo mật tiên tiến nhất.
Hệ thống SSO yêu cầu cơ sở hạ tầng toàn diện để hoạt động hiệu quả, với các yêu cầu cơ bản cần được đáp ứng đầy đủ.
Việc xác nhận kết nối của cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) với hệ thống cần được thực hiện nghiêm ngặt do nhiều domain chia sẻ chung cơ sở dữ liệu người dùng Nếu không tuân thủ quy trình này, sẽ dễ dẫn đến vi phạm an toàn hệ thống.
+ Cần có cơ chế xác thực bảo đảm khi trao đổi dữ liệu của CBCCVC giữa người dùng với những máy chủ dịch vụ khác nhau
Triển khai hệ thống SSO yêu cầu một khoản đầu tư lớn, bao gồm chi phí vận hành, phần cứng và đội ngũ nhân sự, do đó cần có sự tính toán kỹ lưỡng trước khi thực hiện.
2.3.2 Thực trạng chuyển đổi số hoạt động soạn thảo, ký ban hành văn bản
Hiện nay, các cơ quan công quyền nhà nước (CQHCNN) đang sử dụng một số văn bản pháp lý quan trọng để soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, bao gồm Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015, Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật này, cùng với Luật Công nghệ thông tin ban hành ngày 29 tháng 6 năm 2006.
Thông tư 41/2017/TT-BTTTT, ban hành ngày 19 tháng 12 năm 2017, quy định việc sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước Đối với văn bản hành chính, chủ yếu vẫn tuân theo Nghị định 30 và Quyết định 18 Tại thành phố Huế, các cơ quan hành chính công sử dụng đa dạng loại văn bản hành chính như Quyết định, thông báo, báo cáo, tờ trình, công văn, kế hoạch và một số văn bản chuyên môn khác.
Theo Quyết định 18, hoạt động soạn thảo và ký ban hành văn bản bao gồm 4 nội dung chính: soạn thảo, duyệt bản thảo, kiểm tra trước khi ban hành và ký ban hành Văn bản được phân loại thành 3 loại: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành Tuy nhiên, tác giả chỉ tập trung vào nghiên cứu văn bản hành chính Quyết định này cũng hướng dẫn thực hiện 4 nội dung theo Nghị định 30.
Chuyển đổi số (CĐS) giúp người soạn thảo tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện các thao tác từ soạn thảo, chỉnh sửa đến ký duyệt văn bản trên máy tính Mỗi cán bộ công chức viên chức (CBCCVC) sẽ được cấp một tài khoản cá nhân trên hệ thống xác thực tập trung (SSO) để trình văn bản ban hành Đặc biệt, người làm công tác văn thư (CTVT) sẽ nhận một USB chứa chứng thực số (USB Token) để ký số văn bản, đảm bảo giá trị pháp lý cho tài liệu Quá trình chứng thực số yêu cầu sử dụng USB và nhập mật khẩu, tạo ra hai lớp bảo mật, từ đó nâng cao tính an toàn cho hệ thống.
Hệ thống xác thực tập trung (SSO) của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế hoạt động trên nền tảng mạng internet và được kết nối liên thông với mạng WAN của tỉnh Điều này cho phép người dùng tiếp tục sử dụng tất cả các dịch vụ trong hệ thống ngay cả khi mạng internet gặp sự cố như kết nối yếu hoặc mất kết nối Điểm nổi bật này giúp hệ thống duy trì khả năng tương tác nội bộ giữa các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh mà không bị ảnh hưởng bởi sự cố mạng, khác biệt rõ rệt so với các phần mềm phụ thuộc hoàn toàn vào internet.
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HUẾ, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
Phương hướng về chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ
cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa
Nhận thức rõ ràng về xu thế chuyển đổi số (CĐS) là điều không thể tránh khỏi, Đảng và Nhà nước đã triển khai nhiều chủ trương và chính sách hỗ trợ CĐS trên tất cả các lĩnh vực Năm 2019, các biện pháp cụ thể đã được ban hành để thúc đẩy quá trình này.
Bộ Chính trị khóa XII đã ban hành Nghị quyết 52, trong đó đã đưa ra mục tiêu về CĐS rất rõ nét
Quan điểm cụ thể của Nghị quyết 52 là:
1 Nhận thức đóng vai trò quyết định trong CĐS CĐS trước tiên là chuyển đổi nhận thức Một cơ quan, tổ chức có thể tiến hành CĐS ngay thông qua việc sử dụng nguồn lực, hệ thống kỹ thuật sẵn có để số hóa toàn bộ tài sản thông tin của mình, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức và chuyển đổi các mối quan hệ từ môi trường truyền thống sang môi trường số
Mỗi cơ quan, tổ chức và quốc gia cần tận dụng tối đa cơ hội phát triển Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số Việc xác định sớm lộ trình và đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số trong từng ngành, lĩnh vực và địa phương là cực kỳ quan trọng, giúp nâng cao thứ hạng quốc gia Đi nhanh và đi trước sẽ thu hút được nguồn lực, trong khi đi chậm sẽ khiến cơ hội phát triển trở nên khan hiếm khi chuyển đổi số đã trở thành xu hướng phổ biến.
2 Người dân là trung tâm của CĐS Thiết bị di động thông minh là phương tiện chính của người dân trong thế giới số Hình thành văn hóa số gắn với bảo vệ văn hóa, giá trị đạo đức căn bản của con người và chủ quyền số quốc gia CĐS là phương thức để thực hiện các Mục tiêu phát triển bền vững của Liên hợp quốc
Lĩnh vực có tác động xã hội mạnh mẽ, ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống hàng ngày của người dân, đang thay đổi nhận thức một cách nhanh chóng Việc ưu tiên phát triển lĩnh vực này không chỉ mang lại hiệu quả cao mà còn giúp tiết kiệm chi phí đáng kể.
CĐS trước, bao gồm: Y tế, Giáo dục, Tài chính - Ngân hàng, Nông nghiệp,
Giao thông vận tải và logistics, Năng lượng, Tài nguyên và Môi trường, Sản xuất công nghiệp
3 Thể chế và công nghệ là động lực của CĐS Thể chế cần phải đi trước một bước khi có thể Chính phủ kiến tạo thể chế, chính sách nhằm sẵn sàng chấp nhận và thử nghiệm cái mới một cách có kiểm soát; hình thành văn hóa chấp nhận và thử nghiệm cái mới; làm điểm, làm nhanh, sau đó đánh giá và nhân rộng; thúc đẩy phát triển công nghiệp sáng tạo
Chính phủ đẩy nhanh tiến trình phát triển Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số
Doanh nghiệp công nghệ số tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển hạ tầng, nền tảng và dịch vụ chuyển đổi số Họ không chỉ tập trung vào ứng dụng mà còn mở rộng sang sản phẩm, dịch vụ và làm chủ một số công nghệ cốt lõi, từ đó hướng tới việc thâm nhập thị trường toàn cầu.
4 Phát triển nền tảng số là giải pháp đột phá để thúc đẩy CĐS nhanh hơn, giảm chi phí, tăng hiệu quả
Hợp tác quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy chuyển đổi số (CĐS) trong xã hội và cơ quan nhà nước Các tổ chức và doanh nghiệp Việt Nam cần hợp tác với các doanh nghiệp công nghệ hàng đầu thế giới để nghiên cứu, phát triển, chuyển giao và áp dụng công nghệ mới cùng các mô hình tiên tiến vào Việt Nam.
5 Bảo đảm an toàn, an ninh mạng là then chốt để CĐS thành công và bền vững, đồng thời là phần xuyên suốt, không thể tách rời của CĐS Mọi thiết bị, sản phẩm, phần mềm, HTTT, dự án đầu tư về CNTT đều có cấu phần bắt buộc về an toàn, an ninh mạng ngay từ khi thiết kế
6 Sự vào cuộc của cả hệ thống chính trị, hành động đồng bộ ở các cấp và sự tham gia của toàn dân là yếu tố bảo đảm sự thành công của CĐS Kết hợp hài hòa giữa tập trung và phân tán khi triển khai, có một cơ quan điều phối chung, trong đó: a) Chương trình CĐS quốc gia có tính động, mở, bao trùm, tạo nền móng, làm cơ sở xây dựng các chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; b) Các bộ, ngành, địa phương, tổ chức, doanh nghiệp phải coi CĐS quốc gia là một nhiệm vụ quan trọng trong chỉ đạo, điều hành và căn cứ tình hình cụ thể của từng bộ, ngành, địa phương, tổ chức, doanh nghiệp để quyết định xây dựng đề án, chương trình, chiến lược, kế hoạch lồng ghép nội dung về CĐS trong hoạt động của mình Nội dung CĐS quốc gia phải được chỉ đạo, giám sát, đánh giá định kỳ hằng năm, giữa nhiệm kỳ, 05 năm
Đến năm 2030, Việt Nam hướng tới việc trở thành quốc gia số ổn định và thịnh vượng, tiên phong trong việc thử nghiệm công nghệ và mô hình mới Mục tiêu là đổi mới toàn diện hoạt động quản lý của Chính phủ, cải cách hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như cải thiện phương thức sống và làm việc của người dân Đồng thời, phát triển một môi trường số an toàn, nhân văn và bao trùm.
Với những quan điểm chỉ đạo và mục tiêu được đưa ra tại Nghị quyết
Nghị quyết số 50/NQ-CP ngày 17/4/2020 của Chính phủ và Quyết định 749 của Ban Chấp hành Đảng Bộ tỉnh Thừa Thiên Huế khóa XVI đã chỉ đạo quyết liệt công tác CĐS của Tỉnh, thể hiện quyết tâm cải thiện môi trường kinh doanh và thu hút đầu tư.
Ban Chấp hành Đảng Bộ tỉnh Thừa Thiên Huế khóa XVI đã ban hành nghị quyết về CĐS tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2025, định hướng đến năm 2030
Trong đó, quan điểm chỉ đạo của Ban Chấp hành Đảng Bộ tỉnh khóa XVI về
CĐS có nêu rõ như sau:
CĐS tại tỉnh Thừa Thiên Huế được triển khai dựa trên các nghị quyết và nguyên tắc của Đảng nhằm xây dựng hệ thống chính trị và đổi mới phương thức lãnh đạo Các cấp ủy đảng và cơ quan, đơn vị trong tỉnh đã nhận thức rõ về tầm quan trọng của CĐS, coi đây là nhiệm vụ trọng tâm để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động Đồng thời, trách nhiệm của tập thể và người đứng đầu các cơ quan, đơn vị cũng được xác định rõ nhằm thúc đẩy tiến trình CĐS.
Ứng dụng công nghệ số hiệu quả trong các hoạt động của Tỉnh nhằm nâng cao năng lực lãnh đạo và sức chiến đấu của các cấp ủy, tổ chức đảng, đồng thời cải thiện chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Điều này cũng bao gồm việc đổi mới phương thức quản lý và điều hành, bảo đảm an toàn và an ninh dữ liệu.
Thứ ba, Bám sát Nghị quyết số 50/NQ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ ban hành Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết 52;
Ngày 21 tháng 10 năm 2020, UBND tỉnh Thừa Thiên Huế đã ban hành
Kế hoạch 222 Trong đó, quan điểm và các mục tiêu phát triển của UBND tỉnh
Thừa Thiên Huế được nêu rõ như sau:
Dựa trên căn cứ Quyết định 749 có thể đưa ra những quan điểm sau:
Nhận thức là yếu tố quyết định trong chuyển đổi số (CĐS), bắt đầu từ việc thay đổi nhận thức Các cơ quan, tổ chức có thể tiến hành CĐS bằng cách sử dụng nguồn lực và hệ thống kỹ thuật hiện có để số hóa tài sản thông tin, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ và chuyển đổi từ môi trường truyền thống sang môi trường số Việc CĐS nhanh chóng giúp thu hút nguồn lực dễ dàng hơn, trong khi chậm trễ có thể dẫn đến thiếu hụt cơ hội phát triển Người dân là trung tâm của CĐS, với thiết bị di động thông minh đóng vai trò chủ chốt trong thế giới số CĐS không chỉ hình thành văn hóa số mà còn bảo vệ các giá trị đạo đức và chủ quyền số quốc gia, đồng thời là phương thức thực hiện các Mục tiêu phát triển bền vững của Liên hợp quốc.
Giải pháp hoàn thiện chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ
3.2.1 Hoàn thiện các văn bản pháp lý Để hoàn thiện các văn bản pháp lý về CĐS trong CTVT, tỉnh Thừa Thiên Huế cần thực hiện các giải pháp sau:
Xây dựng và ban hành các quy định pháp lý cho việc phát triển CQĐT là cần thiết, với trọng tâm là khung kiến trúc chính quyền điện tử phiên bản 1.0 và 2.0 Khung kiến trúc này cần quy định rõ ràng về việc kết nối liên thông, tích hợp và chia sẻ thông tin với các nền tảng LGSP của Bộ Nội vụ và NGSP của quốc gia.
Hãy xây dựng quy định và quy chế sử dụng máy tính được cung cấp cho cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị và các phòng trực tuyến Đồng thời, cần thiết lập quy chế bảo đảm an toàn thông tin cho các hệ thống thông tin ứng dụng.
Ba là, cần xây dựng quy định bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình lập kế hoạch, xây dựng và vận hành Đồng thời, cần loại bỏ hoặc hóa giá các linh kiện, phụ kiện và thiết bị máy tính không còn giá trị sử dụng.
- Bốn là, Xây dựng và ban hành văn bản phê duyệt HTTT theo cấp độ, áp dụng cho các HTTT tại tỉnh Thừa Thiên Huế
Năm là, ban hành nội quy và quy chế liên quan đến việc khai thác, sử dụng, quyền truy cập và vận hành các cơ sở dữ liệu (CSDL) hiện có, CSDL dùng chung và hệ thống thông tin quản lý tổng thể sẽ được thiết kế trong tương lai.
Ban hành nội quy và quy chế làm việc cho các thành viên của Ban Chỉ đạo Chuyển đổi số (CĐS) cùng với Tổ giúp việc về CĐS của tỉnh là một bước quan trọng Điều này không chỉ giúp xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả Bên cạnh đó, chế độ hỗ trợ cho các thành viên cũng cần được quy định cụ thể để đảm bảo sự hợp tác và cống hiến tối đa cho công cuộc chuyển đổi số tại địa phương.
Các cơ quan nhà nước tại thành phố cần nghiên cứu và xây dựng các chính sách ưu đãi nhằm thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, đặc biệt là các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) và an toàn thông tin (ATTT).
Rào cản lớn nhất trong việc phát triển chính phủ điện tử hiện nay là sự thiếu hụt và chậm trễ trong việc ban hành các văn bản pháp lý cần thiết Những văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc bổ sung, điều chỉnh và cập nhật nội dung liên quan đến quá trình xây dựng chính phủ điện tử Do đó, trong thời gian tới, Chính phủ và các địa phương cần khẩn trương cải thiện vấn đề này để thúc đẩy sự phát triển của chính phủ điện tử.
Trung cần tập trung vào việc hoàn thiện thể chế để xây dựng và phát triển chính quyền điện tử, hướng tới việc hình thành Chính quyền số Điều này bao gồm việc nghiên cứu và đề xuất các giải pháp xây dựng hiệu quả.
Luật Chính phủ điện tử và các văn bản hướng dẫn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra hành lang pháp lý cho sự phát triển của chính quyền điện tử Đặc biệt, tỉnh Thừa Thiên Huế cần nghiên cứu và cập nhật kịp thời các văn bản pháp lý liên quan đến chính quyền điện tử, nhằm đảm bảo tính phù hợp với đặc thù địa phương.
3.2.2 Nâng cao nhận thức về công tác chuyển đổi số trong công tác văn thư
Để xây dựng một hệ thống chính quyền điện tử hiệu quả, cần chú trọng đến nhận thức và năng lực của đội ngũ công chức, viên chức cũng như của công dân và doanh nghiệp Nếu họ chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của chính quyền điện tử và còn yếu kém trong việc sử dụng công nghệ thông tin, quá trình phát triển sẽ gặp nhiều khó khăn Do đó, tỉnh cần triển khai các giải pháp nhằm nâng cao nhận thức về chuyển đổi số trong cộng đồng và cải thiện kỹ năng CNTT cho các bên liên quan.
Công tác tuyên truyền và nâng cao nhận thức về xây dựng chính quyền điện tử và chuyển đổi số trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh cần được tăng cường Lãnh đạo và cán bộ công chức viên chức (CBCCVC) cần có trách nhiệm cao hơn trong việc này Đồng thời, chất lượng phục vụ người dân và các đối tượng liên quan cũng cần được cải thiện theo hướng hiện đại hóa và đổi mới phương thức làm việc.
Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số (CĐS) trong lĩnh vực giao thông vận tải (GTVT) trước hết thuộc về người đứng đầu cơ quan, đơn vị Kết quả thực hiện các Nghị quyết và Kế hoạch của Tỉnh về CĐS cần được sử dụng làm tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc vào cuối năm Để nâng cao năng lực lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành, người đứng đầu phải là người tiên phong, dẫn dắt và gương mẫu trong công tác CĐS.
Ba là, thường xuyên tổ chức hội nghị, hội thảo và tọa đàm khoa học về chuyển đổi số (CĐS) nhằm nâng cao hiểu biết và học hỏi kinh nghiệm Sau mỗi sự kiện, Ban Chỉ đạo CĐS của tỉnh cần tổng kết các bài học kinh nghiệm và phổ biến đến toàn thể để thúc đẩy sự phát triển của CĐS.
CBCCVC hoạt động trong các cơ quan công quyền của tỉnh, có nhiệm vụ đăng tải kỷ yếu của hội thảo, hội nghị và tọa đàm khoa học lên hệ thống quản lý trực tuyến của tỉnh Điều này giúp các nhà khoa học và CBCCVC dễ dàng tiếp cận thông tin và tài liệu quan trọng.