Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần sản xuất và thương mại hoàn dương(1)

Sau đó, hàng hóa được vận chuyển tới kho của doanh nghiệpnhập khẩu.Các nghiệp vụ quản lý hoạt động xuất nhập khẩu tại công ty Cổ phần Sảnxuất và Thương mại Hoàn Dương  Quản lý hợp đồng

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN ********* VŨ THỊ BÍCH HẠNH PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THÔNG TIN XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ HÀ NỘI - NĂM 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN ********* VŨ THỊ BÍCH HẠNH PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THÔNG TIN XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HỒN DƯƠNG Chun ngành: Quản lý phân tích thơng tin kinh tế LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS LÊ VĂN NĂM HÀ NỘI - NĂM 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN ********* VŨ THỊ BÍCH HẠNH PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƠNG TIN XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG Chuyên ngành: Quản lý phân tích thơng tin kinh tế TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS LÊ VĂN NĂM HÀ NỘI - NĂM 2014 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Các thông tin thứ cấp sử dụng luận án có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm tính xác thực nguyên luận án Tác giả Vũ Thị Bích Hạnh DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Giải thích CTCP Cơng ty cổ phần CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu HTTT Hệ thống thông tin TMQT Thương mại quốc tế HĐTM Hợp đồng thương mại XK Xuất NK Nhập XNK Xuất nhập 10 BFD Business Flow Diagram – Sơ đồ chức 11 DFD Data Flow Diagram – Sơ đồ luồng liệu 12 ERD Entinty Relationship Diagram – Sơ đồ quan hệ thực 13 LC Leter Credit – Tín dụng thư 14 DP Document / Paid – Thanh toán nhận chứng từ 15 PL Packing List – Chi tiết đóng gói 16 BL Bill of Lading – Vận đơn i TÓM TẮT LUẬN VĂN PHẦN MỞ ĐẦU Trong thời đại nay, kinh tế Việt Nam hội nhập cách sâu rộng vào kinh tế giới Nhu cầu tin học hóa yêu cầu thiết doanh nghiệp Cơng ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Hồn Dương doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh sản phẩm thức ăn chăn nuôi Công ty định hướng xuất nhập nguyên liệu nông nghiệp Hoạt động xuất nhập chìa khóa để phát triển, tạo lợi cạnh tranh so với doanh nghiệp khác Hiện nay, quy mô công ty ngày tăng ĐIều tạo sức ép định lên phận xuất nhập công ty Việc quản lý thông tin xuất nhập doanh nghiệp cịn thủ cơng Các chứng từ xuất nhập lưu trữ hồ sơ cứng hồ sơ mềm Cơng ty chưa có phần mềm chun dụng Vì thế, cơng ty sử dụng phần mềm tin học văn phịng để quản lý thơng tin Với đặc thù nghiệp vụ xuất nhập cần gắn kết thông tin cách liền mạch chặt chẽ hệ thống chưa đáp ứng nhu cầu thực tiễn Việc truy vấn thơng tin cịn chậm chạp dễ gây nhầm lẫn Xuất phát từ thực trạng nhu cầu thực tế, tác giả định lựa chọn đề tài: “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Hoàn Dương” Đề tài tập trung vào hai mục tiêu sau: - Nghiên cứu quy trình nghiệp vụ hoạt động xuất nhập cách thức quản lý thông tin doanh nghiệp - Phân tích thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập phù hợp với yêu cầu, đòi hỏi thực tiễn đáp ứng yêu cầu quản lý ii CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG VÀ BÀI TỐN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU Cơng ty cổ phần Sản xuất Thương mại Hoàn Dương thành lập ngày 11 tháng 11 năm 2002, hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0101330741 cấp Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội Tên tiếng anh  HOAN DUONG TRADING AND MANUFACTURING JOINT STOCK COMPANY - Vốn điều lệ: 60.000.000 VND (sáu mươi tỉ đồng) - Tổng sản lượng tồn cơng ty đạt 120.000 tấn/năm - Doanh số đạt khoảng 1.000 tỷ VNĐ/năm - Tổng số lao động có: 300 nhân Quy trình xuất nhập khẩu: Doanh nghiệp xuất nhập kí kết hợp đồng thương mại thỏa thuận việc mua bán hàng hóa Căn điều kiện Incoterm 2010, hai bên tuân thủ điểu kiện việc giao nhận hàng hóa Từ kho nước xuất khẩu, hàng hóa vận chuyển tới tới cảng để thực việc xuất hàng hóa Tại cửa nước xuất khẩu, doanh nghiệp làm thủ tục hải quan xuất Hàng iii hóa vận chuyển đường hàng khơng đường biển tới cảng đến nước nhập Tại đây, hàng hóa tiếp tục làm thủ tục hải quan để vào nước nhập Sau đó, hàng hóa vận chuyển tới kho doanh nghiệp nhập Các nghiệp vụ quản lý hoạt động xuất nhập công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Hoàn Dương  Quản lý hợp đồng thương mại quốc tế  Quản lý thông tin hải quan  Quản lý tình hình tốn  Quản lý tình hình hàng hóa nhập xuất kho  Quản lý tình hình bảo hiểm hàng hóa cơng ty Đánh giá vấn đề quản lý xuất nhập công ty giải pháp tin học Công ty sử dụng phần mềm Microsoft Excel, Microsoft word để quản lý giấy tờ liên quan đến quy trình nghiệp vụ kinh doanh Với tính xử lý tính tốn cao, Excel đảm nhận số vai trò định quản lý liệu Tuy nhiên, sau thời gian nghiên cứu thực tế, tác giả thấy số bất cập sau: - Việc liên kết liệu tới phòng ban, phận khác yếu kém, dẫn tới nhiều báo cáo không kịp thời, xác - Việc kiểm sốt, theo dõi tiến trình xuất nhập khó khăn, đơi xảy tình trạng bỏ sót liệu - Việc phối hợp tốn với phịng Tài – Kế toán thực chưa tốt - Quản lý thơng tin chồng chéo phịng ban Từ bất cập trên, tác giả đề xuất với ban lãnh đạo phần mềm quản lý thông tin xuất nhập Phần mềm xây dựng sử dụng tảng iv trang thiết bị cơng nghệ sẵn có có cơng ty đáp ứng nhu cầu thực tiễn CHƯƠNG II: MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM Chương trình bày số vấn đề phương pháp luận phân tích, thiết kế phần mềm sử dụng để ứng dụng vào việc nghiên cứu phân tích thiết kế phần mềm quản lý thơng tin xuất nhập Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Hoàn Dương Trong luận văn, tác giả có đưa tổng quan cơng nghệ phần mềm vòng đời phát triển phần mềm Tác giả sử dụng mơ hình vịng đời phát triển phần mềm mơ hình thác nước để giúp cho q trình phân tích thiết kế phần mềm rõ ràng, trình tự Cơng nghệ hệ thống Phân tích định rõ yêu cầu Thiết kế hệ thống phần mềm Mã hố Kiểm thử đơn vị tích hợp hệ thống Vận hành bảo trì Mơ hình thác nước Phần chương này, tác giả sâu vào phương pháp lí luận để phân tích hệ thống thiết kế phần mềm v Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống q trình sâu vào tìm hiểu chi tiết hệ thống, phân tích yêu cầu, chức hệ thống theo chất quan hình thành hệ thống mức logic Việc phân tích hệ thống trải qua bước sau: - Khảo sát hệ thống, phân tích trạng tính khả thi hệ thống - Sử dụng cơng cụ để phân tích như: sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ phân cấp chức nghiệp vụ (BFD), sơ đồ luồng liệu (DFD), mơ hình liệu thực thể (ERD), mơ hình liệu quan hệ Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống sở cấu trúc liệu: Tổ hợp quan hệ tự nhiên, vốn có liệu hệ thống chứa nhiều kho thơng tin Q trình thiết kế hệ thống bao gồm nhiệm vụ: - Xác định hệ thống máy tính - Thiết kế giao diện người máy - Thiết kế sở liệu - Thiết kế giải thuật CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THÔNG TIN XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUÂT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG Chương trọng tâm luận văn Dựa sở lý thuyết trình bày chương II, tác giả làm rõ cách thức phân tích thiết kế phần mềm quản lý thông tin Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Hoàn Dương Tác giả tiến hành khảo sát đánh giá trạng hoạt động quản lý thông tin xuất nhập Công ty Hồn Dương Qua q trình khảo sát, tác giả nhận thấy việc quản lý thông tin doanh nghiệp chưa thực khoa học, hợp lý Vì thế, nhu cầu phát triển phần mềm quản lý thông tin xuất nhập yêu cầu 91 - Thiết kế form mẫu thông báo hàng về: KẾ HOẠCH GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU NHẬP KHẨU TẠI CẢNG HẢI PHÒNG Mã: MNK-05 Ban hành: lần 01 Ngày BH: 24/12/2012 Trang : 01/01 Hà nội, ngày tháng năm THÔNG BÁO HÀNG VỀ Thơng tin lơ hàng: - Tên hàng hóa: - Số lượng: - Đóng gói: - Thời gian hàng về: - Cảng đến: 2.2 Thông tin hải quan - Thông quan: - Thời gian lấy hàng: Người lập thông báo 92 3.3.2 Thiết kế giải thuật - Thuật toán nhập hàng hóa - Hình 3.9: Thuật tốn nhập hàng hóa 93 - Thuật tốn thực nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa Hình 3.10: Thuật tốn thực nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa 94 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Trong kinh tế mở, hoạt động xuất nhập ngày đóng vai trị quan trọng đới với hoạt động doanh nghiệp Phần mềm quản lý thông tin xuất nhập thực hữu ích tạo bước phát triển việc quản lý thông tin, hỗ trợ đưa định chiến định Với giới hạn đề tài, luận văn tập trung vào việc phân tích thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập Cơng ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Hồn Dương Những kết mà luận văn đạt được: Qua q trình khảo sát phân tích phương thức quản lý thông tin - tại, tác giả tìm ưu điểm, nhược điểm hệ thống đề xuất phương án xây dựng phần mềm phù hợp với nhu cầu tổ chức - Thực việc chuẩn hóa thơng tin liệu tạo thống quản lý thông tin, hạn chế trùng lặp, dư thừa liệu - Xây dựng hồ sơ phân tích thiết kế phần mềm Với nghiên cứu gắn liền với thực tiễn nghiệp vụ quản lý thông tin xuất nhập Cơng ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Hồn Dương, tác giả tin tưởng phần mềm ban lãnh đạo công ty hỗ trợ xây dựng, phát triển thành sản phẩm hoàn thiện Phần mềm thực hữu ích cơng ty Khi áp dụng, phần mềm giúp cho công ty: - Quản lý cách khoa học thông tin hoạt động xuất nhập - Theo dõi tồn tiến trình hoạt động xuất nhập như: hợp đồng thương mại, bảo hiểm, toán, hải quan,, - Hỗ trợ công ty báo cáo tổng hợp báo cáo chi tiết hoạt động xuất nhập 95 Việc sử dụng chương trình tin học quản lý giúp đơn vị giảm bớt nguồn chi phí, gián tiếp làm giảm giá thành sản phẩm, nâng cao tính cạnh tranh thị trường Vì thế, phần mềm quản lý thông tin xuất nhập thực cơng cụ hữu ích cho doanh nghiệp Việc phân tích thiết kế phần mềm tạo sở tảng để xây dựng phần mềm cách khoa học, hiệu Bài toán sản phẩm có giá trị thực tiễn cao thực đem lại nhiều tiện lợi cho người sử dụng Tuy nhiên với khả thời gian có hạn, đề tài cịn có nhiều sai sót, chương trình cần hồn thiện Vì vậy, phương hướng phát triển đề tài thời gian tới tiếp tục hồn thiện phần mềm để đưa vào ứng dụng doanh nghiệp Hơn nữa, thị trường, phần mềm quản lý xuất nhập chưa có nhiều Tác giả hy vọng phần mềm phát triển ứng dụng doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập Phần mềm mang lại hiệu hỗ trợ tối đa công tác quản lý thông tin xuất nhập Tác giả mong nhận quan tâm giúp đỡ bảo thầy cô bạn bè đồng nghiệp để luận văn hoàn thiện, có tính thực tiễn cao Cuối cùng, tác giả xin cảm ơn hướng dẫn tận tình PGS.TS Lê Văn Năm 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] PGS.TS Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội [2] TS Nguyễn Thanh Bình (2007), Bài giảng phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng, Khoa Công nghệ Thông tin trường Đại học Bách khoa đại học Đà Nẵng [3] PGS.TS Hàn Viết Thuận (2001), Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý, NXB Thanh Niên, Thành Phố Hồ Chí Minh [4] TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh (2004), Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý, NXB Thống Kê, Hà Nội [5] PGS.TS Nguyễn Văn Vỵ (2007), Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý, NXB Khoa học Tự nhiên Công nghệ, Hà Nội [6] William S Davis (1998), Systems Analysis and Design, ISBN: 0849370019 97 PHỤ LỤC CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU STT Nghiệp vụ Các chứng Chủ thể Ghi từ Nghiệp vụ Hợp đồng Công ty xuất Là văn ngoại thương thương mại công ty ký kết nhà nhập xuất nhà nhập Hóa đơn Cơng ty xuất Là hóa đơn thương mại thương mại nhà (Invoice) xuất phát hành ghi nhận giá trị hàng hóa giao dịch thực tế Chi tiết đóng Cơng ty xuất Là bảng kê khai gói hàng hóa chi tiết đóng gói (Packing hàng hóa List) L/C Ngân hàng Đây bảo lãnh cam kết toán ngân hàng Giấy chứng Cơ quan có Là giấy chứng nhận nguồn thẩm quyền nhận xuất xử hàng gốc hàng hóa hóa nước xuất (certificate of origin) Giấy chứng Cơ quan có Là giấy chứng nhận chất thẩm quyền nhận chất lượng lượng hàng hàng hóa xuất hóa Bảo hiểm Đơn yêu cầu Công ty xuất Đây văn đề mua bảo / nhập nghị công ty bảo 98 hiểm Đơn hiểm mua (tùy hiểm cấp theo trường hợp) bảo Công hiểm ty bảo Ghi nhận hợp đồng bảo hiểm Giấy sửa đổi Công bổ sung hiểm ty bảo Ghi nhận thông tin cụ thể, xác hàng hóa ( lập tàu rời cảng xuất phát) Hóa đơn giá Công trị gia tăng hiểm bảo hiểm ty bảo Hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực tồn khoản phí bảo hiểm tốn theo hóa đơn Đơn u cầu Cơng ty mua Khi có tổn thất, bồi thường bảo hiểm công ty yêu cầu bên bảo hiểm bồi thường tổn thất theo hợp đồng Vận tải biển Vận đơn (Bill Hãng tàu of lading) Khi tàu rời cảng đi, hãng tàu phát hành vận đơn ghi nhận hàng hóa vận chuyển Hóa đơn cước Hãng tàu vận tải biển Yêu cầu nhà xuất / nhập toán Giấy thông Hãng tàu báo hàng đến Trước hàng cập cảng đến, hãng tàu gửi 99 thông báo đến toàn khách hàng Giấy chứng Hãng tàu nhận số lượng hàng hóa Các thủ tục Tờ khai hải Cơ quan nhập khẩu/xuất quan quan Ghi nhận thực tế hàng hóa vận chuyển tàu hải Sau hàng cảng, dựa đăng ký tờ khai doanh nghiệp, quan hải quan định thơng quan Giấy phép Cơ quan có Đối với số nhập / thẩm quyền loại hàng hóa, phải xuất tiến hành xin giấy phép trước xuất, nhập hàng hóa Giấy hướng Cơ quan thuế dẫn nộp thuế Việc nộp thuế thực trước thơng quan hàng hóa DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức cơng ty Hình 1.2: Thống kê doanh thu cơng ty .14 Hình 1.3: Quy trình xuất nhập 15 Hình 2.1: Mơ hình thác nước 25 Hình 2.2: Mơ hình BFD .32 Hình 2.3: Sơ đồ luồng liệu DFD 36 Hình 2.4: Mơ hình quan hệ 41 Hình 3.1: Sơ đồ luồng thơng itn hoạt động nhập .53 Hình 3.2: Sơ đồ luồng thông tin hoạt động xuất 54 Hình 3.3: Sơ đồ chức BFD 56 Hình 3.4: Sơ đồ ngữ cảnh 56 Hình 3.5: Sơ đồ luồng liệu mức 57 Hình 3.6: Sơ đồ luồng liệu mức 58 Hình 3.7: Sơ đồ quan hệ thực thể ERD .72 Hình 3.8: Sơ đồ liên kết bảng liệu 78 Hình 3.9: Thuật tốn nhập hàng hóa .89 Hình 3.10: Thuật tốn thực nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa .90 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ TĨM TẮT LUẬN VĂN LỜI MỞ ĐẦU 1 Sự cần thiết đề tài 2 Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu: .4 Phương pháp nghiên cứu Dự kiến đóng góp luận văn Kết cấu luận văn CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG VÀ NGHIỆP VỤ XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 Tổng quan Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Hoàn Dương .7 1.1.1 Giới thiệu chung Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Hoàn Dương 1.1.2 Mơ hình tổ chức công ty chức nhiệm vụ phịng ban cơng ty 1.1.3 Năng lực tài cơng ty 13 1.1.4 Kết hoạt động kinh doanh 13 1.2 Giới thiệu nghiệp vụ xuất nhập Cơng ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Hồn Dương .15 1.2.1 Quy trình xuất nhập 15 1.2.2 Đánh giá vấn đề quản lý xuất nhập công ty giải pháp tin học 20 CHƯƠNG II: MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM 24 2.1 Tổng quan công nghệ phần mềm 24 2.1.1 Khái niệm phần mềm 24 2.1.2 Vòng đời phát triển phần mềm [1] .24 2.2 Phân tích hệ thống 27 2.2.1 Khảo sát hệ thống, phân tích trạng tính khả thi hệ thống [3] 27 2.2.2 Sơ đồ chức BFD (Business Function Diagram) .30 2.2.3 Sơ đồ dòng liệu DFD (Data Flow Diagram – DFD) 32 2.2.4 Mơ hình liệu thực thể ERD 36 2.2.5 Mơ hình liệu quan hệ 38 2.3 Thiết kế hệ thống .41 2.3.1 Xác định hệ thống máy tính 41 2.3.2 Thiết kế giao diện người – máy 41 2.3.3 Thiết kế sở liệu 43 2.3.4 Thiết kế giải thuật 44 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THÔNG TIN XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUÂT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG 46 3.1 Xác định yêu cầu 46 3.1.1 Khảo sát đánh giá trạng hoạt động quản lý thông tin xuất nhập Công ty Hoàn Dương 46 3.1.2 Đề xuất phần mềm quản lý thông tin xuất nhập 50 3.2 Phân tích hệ thống phần mềm quản lý xuất nhập 51 3.2.1 Phân tích nghiệp vụ 51 3.2.2 Mơ hình hóa hệ thống 53 3.2.3 Chuẩn hóa sở liệu 58 3.3 Thiết kế phần mềm 71 3.3.1 Thiết kế sở liệu 71 3.3.2 Thiết kế giao diện .79 3.3.2 Thiết kế giải thuật 89 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .91 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 93 PHỤ LỤC CHỨNG TỪ XUÂT NHẬP KHẨU 94