Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần sản xuất và thương mại hoàn dương(1)

Sau đó, hàng hóa được vận chuyển tới kho của doanh nghiệpnhập khẩu.Các nghiệp vụ quản lý hoạt động xuất nhập khẩu tại công ty Cổ phần Sảnxuất và Thương mại Hoàn Dương  Quản lý hợp đồng

Sự cần thiết của đề tài

Công ty Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương được thành lập vào tháng 11 năm 2002, hoạt động chính trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh thức ăn chăn nuôi Với mục tiêu doanh thu 1.000 tỷ đồng vào năm 2014, trong đó 40% đến từ hoạt động nhập khẩu nguyên liệu thô, công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động xuất nhập khẩu trong kinh doanh Tuy nhiên, hệ thống quản lý thông tin xuất nhập khẩu hiện tại vẫn còn đơn giản và thủ công, gây khó khăn trong quản lý và điều hành Để giải quyết vấn đề này, công ty đang hướng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng nhu cầu phát triển xuất nhập khẩu.

Trong quá trình quản lý, công ty đã gặp phải một số hạn chế đáng kể, bao gồm việc cập nhật thông tin xuất nhập khẩu chậm đến các bộ phận khác, cũng như việc lưu trữ và sử dụng thông tin chưa thực sự hợp lý Điều này đã dẫn đến nhiều thiệt hại, bao gồm việc chậm nhận nguyên liệu vào kho, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, tăng phí lưu cont và lưu bãi, và hạn chế khả năng hoạch định kế hoạch của các phòng ban.

Việc quản lý không chặt chẽ thông tin xuất nhập khẩu đã gây ra những thiệt hại to lớn, tạo ra yêu cầu bức thiết phải nâng cao chất lượng hoạt động quản lý xuất nhập khẩu tại công ty Để giải quyết vấn đề này, ban lãnh đạo công ty đã dành nhiều tâm huyết nhằm cải tiến cách thức quản lý thông tin, hướng tới một hệ thống quản lý xuất nhập khẩu hiệu quả và hiện đại hơn.

Luận văn "Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương" được thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế về việc đẩy mạnh công tác quản lý hoạt động xuất nhập khẩu của công ty Sau khi hoàn thành, luận văn này sẽ hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản lý thông tin xuất nhập khẩu trên nhiều phương diện, góp phần cải thiện quy trình quản lý và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Việc quản lý thông tin xuất nhập khẩu trong công ty đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và truy cập thông tin một cách khoa học Toàn bộ các số liệu thống kê xuất nhập khẩu sẽ được lưu trữ và tổ chức một cách khoa học, giúp cho việc tìm kiếm và tra cứu trở nên nhanh chóng và chính xác hơn Điều này cho phép doanh nghiệp có thể theo dõi và phân tích dữ liệu xuất nhập khẩu một cách hiệu quả, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

- Quản lý danh sách đối tác, danh mục hàng hóa, thanh toán, Nguồn dữ liệu được cập nhật liên tục.

Quản lý và theo dõi các nghiệp vụ hợp đồng thương mại, đơn bảo hiểm và chứng từ nhập khẩu là một phần quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa Đối với các lô hàng đang trên đường vận chuyển, việc theo dõi ngày khởi hành tại cảng đi và ngày dự kiến đến là cần thiết để đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ Đồng thời, chuẩn bị các thủ tục cần thiết để xuất nhập khẩu hàng hóa cũng là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh những rủi ro không đáng có.

Mục tiêu đề tài

Đề tài được cụ thể hóa bằng các mục tiêu sau:

Tăng cường năng lực quản lý xuất nhập khẩu của công ty bằng các giải pháp công nghệ thông tin.

Việc nghiên cứu quy trình nghiệp vụ của công tác quản lý thông tin xuất nhập khẩu hiện tại là bước đầu tiên quan trọng để xác định những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống Phân tích những nhược điểm của hệ thống quản lý hiện tại cho phép chúng ta xác định các vấn đề cần giải quyết, từ đó đề xuất phần mềm quản lí thông tin xuất nhập khẩu phù hợp và hiệu quả hơn Bằng cách áp dụng phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu mới, doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất.

Phân tích và thiết kế phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng các yêu cầu thực tiễn và đòi hỏi của công tác quản lý Để đạt được điều này, cần phải phân tích kỹ lưỡng các yêu cầu và đòi hỏi của thực tiễn, từ đó thiết kế phần mềm phù hợp và hiệu quả Khi phần mềm được thiết kế đúng cách, nó sẽ đáp ứng được các yêu cầu của công tác quản lý, giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc.

Thứ nhất, quản lý danh mục hàng hóa nhập khẩu; thống kê số lượng và kiểm soát chất lượng hàng hóa.

Thứ hai, quản lý hợp đồng thương mại, danh sách các đối tác, theo dõi tiến độ hàng hóa

Thứ ba, quản lý hồ sơ bảo hiểm, những vấn đề về giám định, yêu cầu bồi thường hàng hóa

Thứ tư, tạo liên kết với các phòng ban trong công ty cùng tham gia hoạt động xuất nhập khẩu.

Thứ năm, thiết kế các báo cáo phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp tiếp cận hệ thống

Luận văn sẽ áp dụng phương pháp tiếp cận và giải quyết vấn đề một cách hệ thống, giúp nhìn nhận vấn đề dưới góc độ cấu trúc hệ thống, thứ bậc và mối quan hệ ràng buộc với các phân hệ khác, từ đó phân tích và mô hình hóa hệ thống một cách toàn diện.

- Phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp số liệu thống kê.

- Các phương pháp chuyên dụng trong tin họ

Dự kiến những đóng góp của luận văn

- Đóng góp của luận văn về giá trị khoa học

Luận văn là nguồn tư liệu có giá trị nghiên cứu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và cách thức quản lý thông tin doanh nghiệp

Xây dựng bộ hồ sơ thiết kế phần mêm quản lý thông tin xuất nhập khẩu

- Đóng góp của luận văn về giá trị thực tiễn

Xây dựng bộ hồ sơ phân tích thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ thông tin xuất nhập khẩu một cách hiệu quả Khi được triển khai, phần mềm này sẽ đáp ứng kịp thời và hiệu quả các nhu cầu về quản lý thông tin của doanh nghiệp, đảm bảo việc quản lý thông tin xuất nhập khẩu được thực hiện một cách toàn diện và chính xác.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG VÀ NGHIỆP VỤ XUẤT NHẬP KHẨU 7 1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương

Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương

Công ty cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương được thành lập vào ngày 11 tháng 11 năm 2002 và hoạt động dựa trên giấy phép kinh doanh số 0101330741 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Với tên tiếng Anh là HOAN DUONG TRADING AND MANUFACTURING JOINT STOCK COMPANY, công ty đã khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực sản xuất và thương mại.

Trụ sở chính: P.2003, khu nhà ở Bắc Hà, phường Mộ Lao, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội.

Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh:

- Xuất nhập khẩu nông sản và nguyên liệu thức ăn chăn nuôi;

- Mua bán nguyên liệu thức ăn gia sức và thức ăn gia cầm

- Sản xuất thức ăn gia sức và gia cầm

- Sản xuất và chế biến các loại nông thổ sản, thực phẩm,

- Sản xuất giống vật nuôi, gia súc gia cầm;

Khi mới thành lập, Công ty Hoàn Dương có tổng cộng 45 nhân sự và số vốn đầu tư ban đầu là 5,5 tỷ đồng Trong năm đầu tiên hoạt động, sản lượng tiêu thụ của công ty đạt mức ấn tượng 950 tấn/tháng, đánh dấu một khởi đầu vững chắc cho sự phát triển sau này.

Hiện nay, vốn điều lệ của công ty là 60.000.000 đồng (sáu mươi tỉ đồng)Tổng số cổ phần: 600.000 cổ phiếu

Mệnh giá cổ phần: 100.000 đồng/cổ phiếu

Nhà máy thức ăn chăn nuôi Thaiway được xây dựng tại Khu công nghiệp Đồng Văn – Duy Tiên – Hà Nam vào năm 2004, hoạt động dựa trên giấy phép kinh doanh số 0613000011 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hà Nam cấp Với phương châm "Lợi nhuận của khách hàng, tương lai của Công ty", đơn vị này đã tạo dựng được niềm tin với khách hàng thông qua các dòng sản phẩm chất lượng như Dola, Hi-Pro, Hi-tech, Super, được ưa chuộng rộng rãi tại nhiều tỉnh thành trên cả nước, từ Cao Bằng, Lạng Sơn cho đến Quảng Bình, Quảng Trị.

Công ty không chỉ đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ chế biến và trang thiết bị hiện đại phục vụ sản xuất, mà còn đặc biệt quan tâm đến việc phát triển nguồn nhân lực Sự kết hợp này đã mang lại một bước phát triển đột phá, không chỉ về số lượng mà còn cả về chất lượng, giúp công ty nâng cao vị thế và hiệu quả hoạt động.

Kết quả sau 12 năm đầu tư và hoạt động đến nay:

- Tổng số vốn đầu tư đã lên tới gần 300 tỷ đồng.

- Tổng sản lượng toàn công ty đạt 120.000 tấn/năm.

- Doanh số đạt khoảng 1.000 tỷ VNĐ/năm

- Tổng số lao động hiện có: 300 nhân sự.

Sau 12 năm xây dựng và phát triển, công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, với công suất sản xuất thức ăn chăn nuôi lên đến 40.000 tấn/năm và doanh thu hàng năm trên 1.000 tỷ VNĐ Hệ thống phân phối sản phẩm của công ty đã phủ rộng khắp cả nước, giúp các sản phẩm trở nên quen thuộc và được bà con nông dân tín nhiệm, tin dùng Với mục tiêu đem lại hiệu quả chăn nuôi cao, công ty luôn nỗ lực đóng góp vào việc xóa đói giảm nghèo và phát triển các chính sách nông nghiệp, nông thôn Việt Nam.

Công ty chúng tôi không ngừng cải tiến công nghệ sản xuất và chế biến để mang đến các sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường Với phương châm "Chất lượng hàng đầu, giá cạnh tranh, sản phẩm và dịch vụ đa dạng", chúng tôi cam kết "Thỏa mãn tối đa lợi ích của khách hàng" thông qua chính sách chất lượng nghiêm ngặt Đây là những yếu tố then chốt giúp Công ty chúng tôi đạt được thành công và là nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài và bền vững, cùng với đó là mục tiêu "Lớn mạnh cùng Đất nước".

Mô hình tổ chức công ty và chức năng nhiệm vụ các phòng ban

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty

PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

Sơ đồ tổ chức hiện tại của công ty đã chứng tỏ được hiệu quả cao trong công tác quản lý điều hành qua nhiều năm hoạt động Với việc đạt chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng ISO-9001: 2000 do tổ chức QUACERT cấp, công ty đã khẳng định được sự hợp lý và hiệu quả của mô hình tổ chức này trong việc thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh Đứng đầu công ty là Tổng giám đốc, người điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trước Hội đồng quản trị, Nhà nước và pháp luật.

Các phòng ban được phân chia chức năng, nhiệm vụ như sau: a Phòng xuất - nhập khẩu:

- Xây dựng, quản lý và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng ngoại thương.

- Lập và triển khai các kế hoạch nhập hàng, xuất hàng, nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất và của khách hàng.

- Thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhập hàng, xuất hàng đúng thời gian yêu cầu.

- Lập và triển khai các báo cáo cho hải quan theo yêu cầu của Chi cục Hải quan

- Giải quyết các thủ tục xuất-nhập khẩu và phối hợp với các phòng ban liên quan đến việc xuất nhập khẩu.

- Đề xuất với cấp trên trực tiếp các ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận b Phòng marketing:

- Tham mưu cho giám đốc về công tác xây dựng kế hoạch marketing.

Theo dõi và giám sát việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty trong từng tháng, quý và năm là nhiệm vụ quan trọng Trên cơ sở đó, việc xây dựng các kế hoạch marketing hiệu quả sẽ giúp nâng cao doanh số bán hàng và cải thiện hình ảnh của công ty Đồng thời, việc thực hiện các báo cáo chi tiết với cơ quan cấp trên về tiến độ công việc được giao cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.

- Quảng bá hình ảnh của công ty

- Theo dõi việc xử lý sản phẩm tiêu thụ nội địa bị khách hàng khiếu nại. c Phòng kế toán-tài chính:

Chức năng chính của bộ phận tài chính - kế toán là tham mưu giúp việc cho giám đốc trong việc thực hiện các công tác liên quan đến tài chính và kế toán của Công ty Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm công tác tài chính, kế toán tài vụ, kiểm toán nội bộ, quản lý tài sản và thanh quyết toán hợp đồng kinh tế Ngoài ra, bộ phận này còn chịu trách nhiệm kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty, đảm bảo việc sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả và tiết kiệm.

- Xây dựng các kế hoạch tài chính ngắn và dài hạn, các biện pháp bảo toàn vốn của Công ty.

- Tiến hành thanh toán, quyết toán hàng hóa xuất nhập khẩu.

- Thực hiện các nhiệm vụ tài chính khác theo quy định của Nhà nước và của giám đốc. d Phòng hành chính và nhân sự:

- Tham mưu cho Ban giám đốc và thực hiện công việc tuyển chọn, đào tạo,phân bổ và quản lý nhân sự.

- Tham mưu cho Ban giám đốc và thực hiện công tác khen thưởng, kỹ luật.

- Thực hiện công tác cấp phát bảo hộ lao động, đảm bảo an toàn lao động.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự là tham mưu cho ban giám đốc về các biện pháp nhằm bổ sung và cân đối thu nhập của người lao động trong Công ty Điều này cần được thực hiện trên cơ sở các quy định của Nhà nước và hiệu quả chất lượng công việc của từng người lao động, nhằm đảm bảo sự công bằng và khuyến khích sự phát triển của nhân viên.

Việc phân bổ thành quả của Công ty một cách hợp lý và công bằng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo sự hài hòa giữa người quản lý và người lao động Bằng cách phân chia lợi ích một cách công bằng, Công ty có thể khuyến khích sự đóng góp của nhân sự, đồng thời đạt được mục tiêu chung Việc phân bổ này không chỉ giúp duy trì sự ổn định và phát triển của Công ty, mà còn góp phần tạo động lực cho nhân viên, giúp họ cảm thấy được đánh giá cao và có động lực cống hiến nhiều hơn.

- Quản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ. e Phòng kỹ thuật dinh dưỡng:

- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong công việc xây dựng chiến lược phát triển Công ty.

- Nghiên cứu phát triển các dự án và sản phẩm mới của Công ty.

- Quản lý định mức vật tư, sáng kiến cải tiến, hệ thống mạng thông tin nội bộ.

- Hỗ trợ về kỹ thuật cho quá trình sản xuất và kiểm tra, giám sát các chỉ tiêu chất lượng của sản phẩm.

- Biên soạn, ban hành và kiểm soát tài liệu kỹ thuật cấp Công ty. f BAN ISO:

- Lập kế hoạch, áp dụng và duy trì hệ thống chất lượng, hệ thống quản lý môi trường trong toàn Công ty.

- Theo dõi và kiểm soát các tiêu chuẩn ISO-2001, chứng chỉ đủ điều kiện an toàn kho bãi, …

- Đảm bảo chất lượng của sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất từ đầu vào đến đầu ra phù hợp các yêu cầu kỹ thuật.

- Kết hợp với các đơn vị liên quan để kiểm soát sản phẩm không phù hợp và đề xuất biện pháp khắc phục và phòng ngừa.

Khối trực tiếp sản xuất cần được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết thông qua việc lập kế hoạch và tổ chức đào tạo toàn diện về kỹ năng cơ bản, công nghệ sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng cho tất cả công nhân và nhân viên QA/QC.

Bộ phận sản xuất của công ty được đặt tại Khu công nghiệp Đồng Văn, tỉnh Hà Nam, với hai phân xưởng sản xuất hiện đại Tại đây, chúng tôi tập trung vào việc sản xuất các sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng cao của công ty, đảm bảo mang đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất.

Năng lực tài chính của công ty

Công ty sở hữu số vốn điều lệ đáng kể là 60.000.000.000 đồng, xếp hạng công ty có quy mô trung bình trong ngành thức ăn chăn nuôi Với mối quan hệ tín dụng tốt đẹp với nhiều tổ chức tín dụng và ngân hàng như Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Ngân hàng Công thương, công ty đã được đánh giá có khả năng tài chính khá tốt và xếp hạng tín dụng B vào năm 2012 Điều này cho phép công ty đáp ứng nhu cầu tài chính một cách hiệu quả trong tất cả các hợp đồng xuất nhập khẩu.

MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM

Tổng quan về công nghệ phần mềm

2.1.1 Khái niệm về phần mềm

Phần mềm tin học đóng vai trò quan trọng trong các hệ thống dựa trên máy tính Theo định nghĩa của nhà tin học người Mỹ Roger Pressman, phần mềm trong công nghệ phần mềm được hiểu là một thành phần cốt lõi.

“ Phần mềm là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố:

- Các chương trình máy tính,

- Các cấu trúc dữ liệu,

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm” Định nghĩa này xác định được thành phần của phần mềm trong công nghệ phần mềm.

Phần mềm là sản phẩm của một nền công nghệ mới nó gồm có hai tính chất sau:

Phần mềm là một hệ thống logic phức tạp, khác biệt so với các sản phẩm công nghiệp truyền thống Do đó, quá trình phát triển phần mềm không đơn giản là ráp các bộ phận lại với nhau mà đòi hỏi sự đầu tư trí tuệ lớn từ những người chế tác phần mềm Điều này có nghĩa là phần mềm cần được thiết kế, xây dựng và hoàn thiện bởi những chuyên gia có kiến thức và kỹ năng chuyên sâu.

Sản phẩm của các nền công nghiệp truyền thống thường bị hao mòn sau một thời gian sử dụng, trong khi đó, giá trị của phần mềm lại tăng lên khi người dùng hiểu sâu về nó, giúp họ khai thác tối đa các tính năng và lợi ích mà nó mang lại.

2.1.2 Vòng đời phát triển của một phần mềm [1]

Vòng đời phát triển của phần mềm là một quá trình toàn diện bao gồm các giai đoạn từ khi phần mềm được tạo ra cho đến khi được đưa vào sử dụng và bảo trì Việc nghiên cứu vòng đời này giúp phân chia quá trình phát triển thành các công đoạn cụ thể, từ đó tìm ra các giải pháp và công cụ phù hợp để tối ưu hóa mỗi giai đoạn, đảm bảo chất lượng và hiệu suất của phần mềm.

Vòng đời phát triển của phần mềm được biểu diễn bởi mô hình thác nước theo hình vẽ sau:

Hình 2.1: Mô hình thác nước

Vòng đời phát triển phần mềm, còn được biết đến với tên gọi mô hình tuần tự tuyến tính hay mô hình thác nước, là một phương pháp tiếp cận có hệ thống và tuần tự trong việc phát triển phần mềm Quá trình này bắt đầu từ mức hệ thống và tiến dần qua các giai đoạn phân tích, thiết kế, mã hoá, kiểm thử và hỗ trợ, đảm bảo một quy trình phát triển phần mềm hiệu quả và có tổ chức.

Công nghệ hệ thống đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển phần mềm, bởi phần mềm luôn là một phần của hệ thống lớn hơn Quan điểm này đòi hỏi việc thiết lập yêu cầu cho mọi phần tử hệ thống và cấp phát các yêu cầu đó cho phần mềm, đồng thời đảm bảo tương tác với các thành phần khác như phần cứng, con người và cơ sở dữ liệu Để đảm bảo tính khả thi, các vấn đề phải được xem xét một cách chi tiết và toàn diện.

Phân tích và định rõ yêu cầu

Thiết kế hệ thống và phần mềm

Kiểm thử đơn vị và tích hợp hệ thống

Vận hành và bảo trì thu thập yêu cầu ở mức hệ thống với một lượng nhỏ thiết kế và phân tích mức đỉnh

Giai đoạn phân tích yêu cầu phần mềm

Phân tích là giai đoạn trung tâm của quá trình phát triển hệ thống, nơi nhà phân tích thiết kế hệ thống để giải quyết vấn đề Hệ thống cần phải hoạt động ở hai mức khác nhau, bao gồm xem xét vấn đề và giải pháp ở cả hai mức độ "cái gì" và "như thế nào" Trong phân tích thiết kế, phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc được sử dụng, bao gồm việc áp dụng các công cụ hỗ trợ để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác.

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)

- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

- Mô hình dữ liệu (DM)

- Ngôn ngữ có cấu trúc (SL)

Thiết kế phần mềm thực tế là một tiến trình đa bước, tập trung vào bốn thuộc tính phân biệt của chương trình, bao gồm cấu trúc dữ liệu, kiến trúc phần mềm, biểu diễn giao diện và chi tiết thủ tục Quá trình này dịch các yêu cầu thành một biểu diễn của phần mềm có thể được đánh giá về chất lượng trước khi giai đoạn mã hoá bắt đầu, đồng thời đảm bảo rằng thiết kế phải được lập tư liệu và trở thành một phần của cấu hình phần mềm.

Thiết kế cần được chuyển đổi thành dạng có thể đọc được bởi máy tính thông qua quá trình mã hóa Đây là bước quan trọng giúp biến thiết kế thành mã máy có thể hiểu được Khi thiết kế được thực hiện một cách chi tiết và cụ thể, quá trình sinh mã có thể được tự động hóa, giúp tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót.

Khi mã đã được sinh ra, quá trình kiểm thử chương trình bắt đầu, tập trung vào logic nội bộ của phần mềm để đảm bảo tất cả các câu lệnh đều được kiểm thử Quá trình này không chỉ kiểm tra bên trong mà còn kiểm tra chức năng bên ngoài, nhằm phát hiện lỗi và đảm bảo rằng đầu vào đã định sẽ tạo ra kết quả thống nhất với kết quả mong muốn.

Giai đoạn vận hành và bảo trì

Phần mềm sau khi được bàn giao cho khách hàng sẽ phải trải qua những thay đổi cần thiết Những thay đổi này có thể xuất phát từ việc phát hiện lỗi hoặc nhu cầu thích ứng với môi trường bên ngoài đang thay đổi, chẳng hạn như cập nhật hệ điều hành mới hoặc tích hợp thiết bị ngoại vi mới Ngoài ra, khách hàng cũng có thể yêu cầu nâng cao chức năng hoặc hiệu năng của phần mềm Để đáp ứng những yêu cầu này, việc bảo trì phần mềm sẽ áp dụng lại các bước vòng đời phát triển phần mềm cho chương trình hiện tại, nhằm đảm bảo phần mềm luôn hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của người dùng.

Mô hình thác nước đòi hỏi thực hiện sáu pha một cách tuần tự, kết thúc pha trước rồi mới chuyển sang pha tiếp theo Điều này dẫn đến nhược điểm chính của mô hình thác nước là rất khó khăn trong việc thay đổi các pha đã được thực hiện Khi đã hoàn tất pha phân tích và xác định yêu cầu, việc thay đổi yêu cầu của người sử dụng sẽ khiến dự án phải thực hiện lại từ đầu, gây ra sự lãng phí thời gian và nguồn lực.

Mô hình này chỉ phù hợp khi các yêu cầu đã được tìm hiểu chính xác và những thay đổi được giới hạn rõ ràng trong suốt quá trình thiết kế Tuy nhiên, trong thực tế, rất ít hệ thống nghiệp vụ có các yêu cầu ổn định, khiến mô hình này không phải lúc nào cũng hiệu quả.

Phân tích hệ thống

2.2.1 Khảo sát hệ thống, phân tích hiện trạng và tính khả thi của hệ thống [3]

Mục đích của công tác khảo sát hiện trạng

Quá trình khảo sát hệ thống hiện tại đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập thông tin cần thiết về hệ thống Thông qua khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết, chúng ta có thể xác định các điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống, từ đó đề xuất các phương án tối ưu để dự án đạt được tính khả thi cao nhất.

Các bước thực hiện của quá trình khảo sát

- Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ

Bước này nhằm tìm hiểu các hoạt động của hệ thống hiện tại để xác định các thế mạnh và các yếu kém của nó

- Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới

Bước xác định phạm vi ứng dụng và ưu nhược điểm của hệ thống dự kiến đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá tính khả thi của dự án Khi thực hiện bước này, cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ hoạt động, cũng như phân tích những thuận lợi và khó khăn tiềm ẩn khi cải tiến hệ thống, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt về hướng phát triển của hệ thống.

- Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới

Bước này phải xem xét tính khả thi của giải pháp mới, đồng thời đề xuất các phương án để đáp ứng yêu cầu của hệ thống mới Việc đánh giá mọi mặt như kinh tế, xã hội và tiện ích cần được thực hiện một cách toàn diện để đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng phù hợp.

- Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát

Bước xây dựng kế hoạch triển khai là giai đoạn quan trọng giúp dự án đi đúng hướng Tại đây, các nguồn tài chính, nhân sự và trang thiết bị cần thiết sẽ được dự trù và phân bổ hợp lý để đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả Việc lập kế hoạch chi tiết cũng giúp doanh nghiệp chủ động đối mặt với các thách thức và rủi ro có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án.

Thông qua việc nghiên cứu hồ sơ, tài liệu và tìm hiểu thông tin chung về ngành dọc của tổ chức, cũng như thông tin chi tiết về bản thân tổ chức và từng bộ phận trong đó, bạn có thể thu thập dữ liệu quan trọng Các phương pháp thu thập dữ liệu này có thể bao gồm quan sát chính thức, quan sát không chính thức, phỏng vấn, phiếu điều tra và sử dụng bản ghi mẫu, giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết về tổ chức.

- Tổng hợp các xử lý, tổng hợp dữ liệu

- Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đề phù hợp với công ty, người sử dụng và hệ thống thông tin

- Xác định phạm vi của bàn toán: Tiếp cận vào từng vấn đề cụ thể của tổ chức.

- Xác định người sử dụng, người sẽ bị chi phối bởi sự phát triển của hệ thống.

Viết báo cáo dựa trên những phát hiện của việc khảo sát ban đầu là bước quan trọng để có được cái nhìn bao quát, đầy đủ dưới góc độ quản lý của dự án Báo cáo này giúp tổng hợp và phân tích các thông tin thu thập được, từ đó xác định các vấn đề cần giải quyết và đề xuất hướng tiếp cận phù hợp Với báo cáo này, dự án có thể tiếp tục chuyển sang giai đoạn tiếp theo một cách hiệu quả và khoa học.

 Các mức của việc quan sát

Việc quan sát được chia thành 4 mức khác nhau: a Mức thao tác thừa hành:

Tìm hiểu các công việc cụ thể mà người nhân viên thừa hành trên hệ tin học hiện có b Mức điều phối quản lý:

Tìm hiểu các nhu cầu thông tin cho mức này

Tham khảo ý kiến của người

Thực hiện về khả năng cải tiến hệ thống hiện có c Mức quyết định lãnh đạo:

Để xây dựng hệ thống dự kiến hiệu quả, cần phải tìm hiểu các nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo và các sách lược phát triển doanh nghiệp Điều này giúp xác định đúng hướng đi cho hệ thống dự kiến, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và hỗ trợ quá trình ra quyết định.

Tham khảo các chiến lược phát triển nhằm củng cố thêm phương hướng phát triển hệ thống dự kiến.

Phân tích tính khả thi của hệ thống

Giai đoạn này có vai trò quyết định sự lựa chọn hệ thống máy tính và những đảm bảo tài chính.

- Phân tích ưu nhược điểm của hệ thống hiện hành, sắp xếp các điểm cần giải quyết theo mức độ quan trọng.

- Xác định mục tiêu của các bộ phận

Để xác định giải pháp một cách tổng quát, cần phải xem xét kỹ lưỡng các đặc điểm của từng giải pháp, bao gồm chi phí triển khai, chi phí hoạt động, ưu điểm và khuyết điểm Việc xác định này cũng cần phải chỉ ra những người chịu trách nhiệm phù hợp với từng giải pháp cụ thể, nhằm đảm bảo rằng giải pháp được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

- Xây dựng một hồ sơ nêu rõ các vấn đề và giải pháp được chọn lựa, gọi là sổ điều kiện, bao gồm nhữnag phần cơ bản sau:

+ Mô tả giao diện giữa hệ thống và người dùng Xác định hệ thống cung cấp những gì cho người dùng

+ Công việc và các cài đặt cần thực hiện

+ Xác lập một hợp đồng giữa phân tích viên, ban giám đốc và các user tương lai.

2.2.2 Sơ đồ chức năng BFD (Business Function Diagram)

 Khái niệm mô hình BFD

Mô hình chức năng là biểu diễn có cấu trúc về các chức năng, các hoạt động, và các quá trình bên trong hệ thống

Phân rã chức năng là quá trình phân rã các mối quan hệ có tính chức năng thành các phần nhỏ hơn, cho phép xây dựng lại hệ thống một cách hiệu quả Một mô hình BFD đầy đủ thường bao gồm các thành phần quan trọng, giúp phân tích và tái cấu trúc hệ thống một cách chi tiết và toàn diện.

- Mô tả các chức năng

- Đầu vào của chức năng

- Đầu ra của chức năng

 Chức năng trong hệ thống thông tin

Trong hệ thống thông tin, chức năng được định nghĩa là công việc mà tổ chức cần thực hiện, được phân chia theo nhiều mức độ từ tổng hợp đến chi tiết Khi đặt tên cho chức năng, cần đảm bảo rằng tên chức năng là một mệnh đề động từ, bao gồm động từ và bổ ngữ, trong đó động từ thể hiện hoạt động và bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu Tên chức năng cần ngắn gọn, phản ánh chính xác chức năng của thế giới thực và sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ phù hợp Mỗi chức năng phải có một tên duy nhất và khác biệt với các chức năng khác, và việc xác định tên chức năng có thể được thực hiện thông qua thảo luận và thống nhất với người sử dụng.

Tên chức năng Hình thức biểu diễn: hình chữ nhật

 Quan hệ phân cấp chức năng

Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con Các chức năng con có quan hệ phân cấp với chức năng cha

Biểu diễn mối quan hệ phân cấp chức năng như sau:

Mô hình phân rã chức năng được biểu diễn thành hình cây phân cấp.

 Phương pháp xây dựng sơ đồ chức năng kinh doanh

Sơ đồ chức năng kinh doanh được xây dựng theo mô hình phân mức, mỗi chức năng có thể gồm một hoặc nhiều chức năng con trong sơ đồ.

Mô hình DFD được mô tả như hình sau Dễ thấy chức năng A bao gồm chức năng B và C; chức năng C bao gồm D và E

2.2.3 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram – DFD)

 Định nghĩa sơ đồ luồng dữ liệu

Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các công việc

Mô hình luồng dữ liệu nhằm mục đích:

- Bổ sung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng

- Cung cấp cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống

- Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống.

 Các thành phần của mô hình luồng dữ liệu

Trong sơ đồ BFD, có 4 thành phần chính là nguồn hoặc đích, tên dòng dữ liệu, tiến trình xử lý, kho dữ liệu được ký hiệu như sau:

Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu, kho dữ liệu Kho dữ liệu a Quá trình hay chức năng

Một chức năng là hoạt động biến đổi hoặc tác động lên thông tin, bao gồm việc tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới Trong mô hình luồng dữ liệu, một chức năng chỉ được coi là hợp lệ nếu nó tạo ra thông tin mới, nếu không thì nó không được xem là một chức năng thực sự.

Tên người / bộ phận phát nhận tin

- Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ

Ví dụ: Chấp nhận nguồn hàng, ghi kho vật liệu

- Biểu diễn: hình oval hoặc hình tròn b Luồng dữ liệu:

- Định nghĩa: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng

- Cách đặt tên : Danh từ + tính từ

- Biểu diễn : là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển

Khi xây dựng hệ thống thông tin, cần lưu ý rằng các luồng dữ liệu phải thể hiện được thông tin logic, chứ không phải tài liệu vật lý Điều này có nghĩa là các luồng thông tin khác nhau phải được đặt tên riêng biệt để tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính chính xác của hệ thống.

Ví dụ: Luồng dữ liệu biểu hiện việc trả tiền mang tên là "thanh toán" chứ không mang tên là "tiền" hay "sec". c Kho dữ liệu

Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần lưu giữ, để một hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng

Cách đặt tên kho dữ liệu như sau : danh từ + tính từ Tên kho phải chỉ rõ nội dung dữ liệu trong kho

Kho dữ liệu được biểu diễn bằng cặp đường thẳng song song chứa tên kho cần cất giữ d Nguồn hoặc đích

Nguồn hoặc đích là một yếu tố quan trọng trong hệ thống, đại diện cho một người, nhóm người hoặc tổ chức có tương tác với hệ thống Sự hiện diện của các yếu tố này trên sơ đồ giúp xác định rõ ràng ranh giới của hệ thống và mối quan hệ của nó với môi trường bên ngoài, từ đó giúp hiểu rõ hơn về cách hệ thống hoạt động và tương tác với thế giới xung quanh.

Nguồn hoặc đích trong mô hình DFD được biểu diễn bằng một hình chữ nhật bên trong có ghi tên của nguồn hoặc đích

Ví dụ: Khách hàng, Nhà cung cấp, Phòng quản trị nhân lực

 Phân rã sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu DFD đầy đủ của hệ thống đang nghiên cứu rất phức tạp, bao gồm nhiều quá trình, nhiều kho dữ liệu, nhiều nguồn và đích Do đó, mô hình này không thể biểu diễn gọn trong một trang sơ đồ, đòi hỏi cần áp dụng kỹ thuật phân rã theo thứ bậc để phân chia sơ đồ DFD ban đầu thành nhiều mức chi tiết hơn.

Sơ đồ DFD ở mức cao nhất, còn được gọi là sơ đồ mức 0 hoặc sơ đồ mức đỉnh, tập trung vào các quá trình chính và trọng yếu của hệ thống Mỗi quá trình này có thể được biểu diễn chi tiết hơn trong một sơ đồ DFD ở mức thấp hơn, xác định các quá trình con và dữ liệu cần thiết Quá trình này tiếp tục được phân rã thành các sơ đồ DFD ở mức thấp hơn nữa, cho phép biểu diễn hệ thống theo cấu trúc hình cây với đủ số mức cần thiết.

Các mức được đánh số thứ tự, mức cao nhất (mức khung cảnh) là 0 sau đó đến mức đỉnh 1, các mức dưới đỉnh 2,3,

Mức 0: Tên chức năng là tên toàn bộ hệ thống

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ THÔNG TIN XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUÂT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN DƯƠNG

Đề xuất về phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu

Phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu sẽ đáp ứng được các mục tiêu sau:

- Thống nhất việc quản lý hoạt động xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp.

- Cập nhật kịp thời thông tin hàng hóa xuất nhập khẩu: Số lượng xuất nhập, chất lượng hàng hóa, kế hoạch mua hàng, thời gian giao hàng,

Việc tạo nên sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban là yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp Khi các bộ phận được kết nối chặt chẽ, bộ phận sản xuất có thể chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp, bộ phận kế toán có thể xây dựng các kế hoạch quản lý thu chi doanh nghiệp hiệu quả, và bộ phận kho có thể sắp xếp kho bãi một cách khoa học và hợp lý Điều này giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả.

- Hồ sơ dữ liệu được lưu trữ khoa học, thuận tiện cho việc sử dụng của công ty.

- Hệ thống báo cáo khoa học, đáp ứng kịp thời yêu cầu của ban lãnh đạo.

Các chức năng cơ bản

Phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương sẽ bao gồm các nhiệm vụ chính sau:

Quản lý đối tác là một chức năng quan trọng giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin về các đối tác giao dịch, bao gồm việc theo dõi các hợp đồng đang thực hiện, đánh giá chất lượng hàng hóa và tình hình thanh toán của từng đối tác, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh hiệu quả.

Quản lý hợp đồng thương mại là chức năng quan trọng trong kinh doanh, đòi hỏi phải thường xuyên cập nhật thông tin về hợp đồng, bao gồm tình hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, tiến trình thanh toán, chất lượng và số lượng hàng hóa Chức năng này cũng giúp theo dõi và xử lý kịp thời tình hình thiếu hụt hàng hóa, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

 Quản lý bảo hiểm: chức năng này sẽ quản lý toàn bộ các thông tin về bảo hiểm công ty như:

- Danh sách công ty bảo hiểm mà công ty quan hệ

- Danh sách các hợp đồng bảo hiểm đã và đang thực hiện

- Tình hình giám định, bồi thường theo các hợp đồng bảo hiểm

Quản lý thông tin hải quan là chức năng quan trọng giúp cập nhật thông tin liên quan đến hải quan một cách chính xác và kịp thời Chức năng này cho phép người dùng đăng ký tờ khai, theo dõi tiến độ thông quan và cập nhật tình hình nộp thuế, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý và theo dõi các hoạt động xuất nhập khẩu của mình.

Chức năng thống kê báo cáo đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp dữ liệu và cung cấp các báo cáo cần thiết, bao gồm báo cáo kim ngạch xuất nhập khẩu, báo cáo thuế, báo cáo doanh thu và báo cáo công nợ theo từng thời điểm, giúp doanh nghiệp kịp thời đưa ra các quyết định quản lý chính xác.

Phân tích hệ thống phần mềm quản lý xuất nhập khẩu

3.2.1 Phân tích nghiệp vụ a Quản lý hàng hóa: Đối với mỗi loại hàng hóa có tiêu chuẩn chất lượng khác nhau cho từng loại sản phẩm Ban lãnh đạo sẽ căn cứ vào đặc điểm sản xuất và sử dụng nguyên liệu của công ty để xây dựng bảng tiêu chuẩn về chất lượng hàng hóa.

Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp và cập nhật số liệu hàng hóa trong kho, giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng từng loại hàng hóa và xây dựng kế hoạch xuất nhập phù hợp với nhu cầu thực tế.

Bộ phận xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thống nhất các hoạt động giao dịch xuất nhập khẩu dựa trên kế hoạch xuất nhập khẩu Quá trình này bao gồm nhiều hoạt động đa dạng, từ ký kết hợp đồng thương mại, mua và quản lý hồ sơ bảo hiểm, đến theo dõi tiến độ hàng nhập và quản lý thanh toán, đảm bảo sự xuyên suốt và hiệu quả trong toàn bộ chuỗi hoạt động xuất nhập khẩu.

Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và xử lý các nghiệp vụ liên quan đến quá trình thanh toán, bao gồm cập nhật thông tin hóa đơn, giải quyết các vấn đề phát sinh và tổng hợp thông tin về thanh toán, nhằm đảm bảo quá trình thanh toán được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.

Để thực hiện việc nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần tiến hành làm thủ tục hải quan, bao gồm đăng ký tờ khai hải quan và nộp thuế theo quy định Sau khi hoàn thành các thủ tục này, hàng hóa sẽ được thông quan, cho phép doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh tiếp theo.

Ban lãnh đạo tổng hợp các thông tin, báo cáo phù hợp với yêu cầu quản lý của mình.

3.2.2 Mô hình hóa hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

Hình 3.1: Sơ đồ luồng thông tin của hoạt động nhập khẩu

Hình 3.2: Sơ đồ luồng thông tin của hoạt động xuất khẩu

Sơ đồ chức năng BFD

Hình 3.3: Sơ đồ chức năng BFD

Hình 3.4: Sơ đồ ngữ cảnh

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 cho chức năng quản lý hàng hóa

Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 3.2.3 Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu

Để thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) hiệu quả, cần xác định rõ nội dung kho dữ liệu cần có để đáp ứng yêu cầu thông tin của người sử dụng Trong trường hợp này, phương pháp thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra được áp dụng để thiết kế CSDL cho phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương Quá trình này bao gồm việc chuẩn hóa các dữ liệu đầu vào, giúp đảm bảo tính chính xác và toàn diện của thông tin được lưu trữ.

* Đơn bảo hiểm hàng hóa

Dựa trên lý thuyết về chuẩn hóa dữ liệu, cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu được xây dựng trên nền tảng chuẩn hóa dữ liệu hợp đồng thương mại, đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu.

- Hợp đồng thương mại mẫu

- Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu

Tên đối tác Địa chỉ

Mã hàng Đơn vị tính

Phương thức vận chuyển Đóng gói

Số hợp đồng Ngày hợp đồng

Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ

Số điện thoại Tài khoản

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền Phương thức thanh toán

Số hợp đồng Ngày hợp đồng

Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ

Số điện thoại Tài khoản Đơn hàng

Số lượng Đơn giá Thành tiền Phương thức thanh toán

Số hợp đồng Ngày hợp đồng

Mã đối tác Đối tác

Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ

Số điện thoại Tài khoản Đơn hàng

Số lượng Đơn giá Thành tiền Phương thức thanh toán

Phương thức vận chuyển chuyển Đóng gói

Mã hàng Tên hàng hóa Đơn vị tính Tiêu chuẩn chất lượng Đóng gói

Mã hàng Tên hàng hóa Đơn vị tính Tiêu chuẩn chất lượng Đóng gói b) Chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn thương mại

- Hóa đơn thương mại mẫu

- Chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn thương mại

Tên đối tác Địa chỉ

Tiêu chuẩn chất lượng Đơn vị tính

Số hóa đơn Ngày hóa đơn

Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ

Mã hàng Tên hàng Tiêu chuẩn chất lượng Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền Đóng gói

Số hóa đơn Ngày hóa đơn

Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ

Số điện thoại Đơn hàng

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đóng gói Tiêu chuẩn chất lượng

Số hóa đơn Ngày hóa đơn

Mã đối tác Đối tác

Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ

Số điện thoại Đơn hàng

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Mã hàngTên hàng Đơn vị tính Đóng góiTiêu chuẩn chất lượng c) Đơn bảo hiểm hàng hóa

- Đơn bảo hiểm hàng hóa mẫu

- Chuẩn hóa dữ liệu đơn bảo hiểm

Mã công ty bảo hiểm

Số hợp đồng Điều kiện bảo hiểm

Cơ quan giám định tổn thất

Cơ quan giải quyết bồi thường

Tên công ty bảo hiểm Địa chỉ

Tên hàng Đơn bảo hiểm

Số bảo hiểm Ngày phát hành

Mã công ty bảo hiểm

Số hợp đồng Điều kiện bảo hiểm

Mức phí Mức miễn thường

Cơ quan giám định tổn thất

Cơ quan giải quyết bồi thường Cảng đi

Cảng đến Tên tàu Tên công ty bảo hiểm Địa chỉ

Hàng hóa Đơn bảo hiểm

Số bảo hiểm Ngày phát hành

Mã công ty bảo hiểm

Số hợp đồng Điều kiện bảo hiểm

Mức phí Mức miễn thường

Cơ quan giám định tổn thất

Cơ quan giải quyết bồi thường Cảng đi

Cảng đến Tên tàu Tên công ty bảo hiểm Địa chỉ

Số điện thoại Đơn hàng Đơn bảo hiểm

Số bảo hiểm Ngày phát hành

Mã công ty bảo hiểm

Số hợp đồng Điều kiện bảo hiểm

Mức phí Mức miễn thường

Cơ quan giám định tổn thất

Cơ quan giải quyết bồi thường Cảng đi

Mã công ty bảo hiểm

Thành tiền Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền Tên hàng Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính hiểm Địa chỉ

Số điện thoại Đơn hàng

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Mã hàngTên hàng Đơn vị tính d) Tờ khai hải quan

- Tờ khai hải quan mẫu

- Chuẩn hóa dữ liệu tờ khai hải quan

Tên đối tác Địa chỉ

Tên hàng Đơn vị tính

Số tờ khai Ngày đăng kí Loại hình Phân luồng

Số vận đơn Cảng đi Cảng đến Ngày khởi hành Ngày dự kiến đến

Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đóng gói Thuế suất

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số tờ khai Ngày đăng kí Loại hình Phân luồng

Số vận đơn Cảng đi Cảng đến Ngày khởi hành Ngày dự kiến đến

Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ

Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đóng gói Thuế suất Đơn hàng

Số tờ khai Ngày đăng kí Loại hình Phân luồng

Số vận đơn Cảng đi Cảng đến Ngày khởi hành Ngày dự kiến đến

Mã đối tác Đối tác

Mã đối tác Tên đối tác Địa chỉ

Mã hàng Tên hàng Đóng gói Thuế suất Đơn hàng Đơn giá Thành tiền

Số lượng Đơn giáThành tiền

Thiết kế phần mềm

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.3.1.1 Sơ đồ quan hệ thực thể ERD

Phần mềm này áp dụng phương pháp mô hình hóa để thiết kế cơ sở dữ liệu, trong đó mỗi hợp đồng được coi là một đơn vị quản lý độc lập Mỗi hợp đồng này có mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác, hàng hóa, tờ khai hải quan và các yếu tố khác Các thực thể chính và mối quan hệ giữa chúng được thể hiện một cách rõ ràng và chi tiết trong sơ đồ quan hệ thực thể ERD, giúp cho việc quản lý và phân tích dữ liệu trở nên hiệu quả hơn.

Hình 3.7: Sơ đồ quan hệ thực thể ERD

Trên sơ đồ quan hệ thực thể quản lý thông tin xuất nhập khẩu được biểu diễn ở hình 3.7, thực thể "Hợp đồng" đóng vai trò trung tâm, thể hiện mối quan hệ quan trọng với các thực thể khác trong hệ thống quản lý thông tin xuất nhập khẩu.

- Một hợp đồng có nhiều đơn hàng, mỗi đơn hàng chỉ thuộc một hợp đồng

- Mỗi đơn hàng có nhiều loại hàng hóa, mỗi loại hàng hóa có trong nhiều đơn hàng

N ĐƠN HÀNG Có HÀNG HÓA

- Mỗi hợp đồng có nhiều hóa đơn, mỗi hóa đơn chỉ thuộc một hợp đồng

- Mỗi hóa đơn chỉ thuộc một đối tác, một đối tác phát hành nhiều hóa đơn

- Mỗi hóa đơn có một vận đơn, một vận đơn có nhiều hóa đơn

- Mỗi hóa đơn có một tờ khai, một tờ khai có nhiều hóa đơn

- Mỗi tờ khai có một vận đơn, mỗi vận đơn có một tờ khai

3.3.1.2 Các bảng dữ liệu và mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

Số hợp đồng nvarchar 50 Khóa chính

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

Mã đối tác nvarchar 50 Khóa chính

Tên đối tác nvarchar 50 Địa chỉ nvarchar 500

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

Số hợp đồng nvarchar 50 Khóa chính

Mã hàng nvarchar 50 Khóa chính

Số lượng Number 100 Đơn giá Number 100

Phương thức thanh toán nvarchar 50

Phương thức vận chuyển nvarchar 500

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

Mã hàng nvarchar 50 Khóa chính

Tên hàng hóa nvarchar 500 Đơn vị tính nvarchar 50

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

Số hóa đơn nvarchar 50 Khóa chính

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

Số bảo hiểm nvarchar 50 Khóa chính

Mã công ty bảo hiểm nvarchar 500

Số hợp đồng nvarchar 500 Điều kiện bảo hiểm text 1000

Cơ quan giám định tổn thất nvarchar 500

Cơ quan giải quyết bồi thường nvarchar 500

Bảng CÔNG TY BẢO HIỂM

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

Mã công ty bảo hiểm nvarchar 500 Khóa chính

Tên công ty bảo hiểm nvarchar 500 Địa chỉ nvarchar 500

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

Số tờ khai nvarchar 50 Khóa chính

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú

Số vận đơn nvarchar 50 Khóa chính

Ngày dự kiến đến date 50

Sơ đồ liên kết các bảng dữ liệu

Hình 3.8: Sơ đồ liên kết các bảng dữ liệu

Màn hình giao diện đóng vai trò quan trọng như cánh cửa kết nối trực tiếp người sử dụng và phần mềm, do đó thiết kế giao diện cần phải đảm bảo đơn giản, đồng nhất và thân thiện với người dùng để mang lại trải nghiệm tốt nhất.

Màn hình cập nhật dữ liệu được thiết kế đơn giản, hỗ trợ người sử dụng nhập liệu thuận tiện, nhanh chóng

Màn hình truy vấn thông tin, báo cáo phải được thiết kế hợp lý, hỗ trợ các công cụ để truy xuất ra các file word, excel,

- Giao diện “Đăng nhập hệ thống”

Người dùng đăng nhập vào hệ thống nếu đã được cấp tài khoản.

Trên màn hình đăng nhập có các công cụ hỗ trợ ghi nhớ thông tin tài khoản và quên mật khẩu

Trong trường hợp muốn ghi nhớ thông tin đăng nhập, người sử dụng sẽ tích vào ô “Ghi nhớ” trên màn hình

Trong trường hợp người sử dụng quên mật khẩu, hệ thống sẽ hỗ trợ bằng cách bấm vào dòng chữ tên “ Quên mật khẩu” trên màn hình.

- Giao diện “Thay đổi mật khẩu”

- Giao diện “Khai báo người sử dụng”

Khi người sử dụng đăng nhập thành công với tên và mật khẩu chính xác, chương trình sẽ cấp quyền truy cập vào hệ thống và cho phép thực hiện các chức năng quản lý xuất nhập khẩu Thông tin tên và mật khẩu được lưu trữ trong bảng danh mục người dùng, đảm bảo tính bảo mật và phân quyền truy cập hệ thống.

- Giao diện chung của chương trình

Khi đã đăng nhập vào hệ thống, người sử dụng có thể thực hiện các chức năng quản lý của mình một cách dễ dàng Màn hình của phần mềm được thiết kế đơn giản, dễ hiểu và rất thân thiện với người sử dụng, giúp họ quản lý hiệu quả.

- Giao diện cập nhật dữ liệu ĐỐI TÁC

- Giao diện cập nhật dữ liệu ĐƠN BẢO HIỂM

- Giao diện cập nhật dữ liệu HÓA ĐƠN

- Thiết kế giao diện báo cáo

Thiết kế giao diện tìm kiếm

- Thiết kế báo cáo đầu ra:

- Thiết kế form kế hoạch nhập khẩu ĐỀ NGHỊ XUẤT NHẬP KHẨU

Mã: MNK-02 Ban hành: lần 01

Hà nội, ngày tháng năm

KẾ HOẠCH NHẬP KHẨU Người lập:

Tên hàng hóa Số lượng Đơn giá Thuế suất

Tồn kho Tên đối tác

BAN GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH NGƯỜI LẬP

- Thiết kế form mẫu thông báo hàng về:

KẾ HOẠCH GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU NHẬP KHẨU TẠI CẢNG HẢI PHÒNG

Mã: MNK-05 Ban hành: lần 01

Hà nội, ngày tháng năm

- Thời gian có thể lấy hàng:

- Thuật toán nhập khẩu hàng hóa

Hình 3.9: Thuật toán nhập khẩu hàng hóa

- Thuật toán thực hiện nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa

Hình 3.10: Thuật toán thực hiện nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Trong nền kinh tế mở hiện nay, hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của các doanh nghiệp Việc áp dụng phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý, hỗ trợ ra quyết định chiến lược và tạo ra những bước phát triển mới trong hoạt động kinh doanh.

Luận văn này tập trung vào phân tích và thiết kế phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương, nhằm giải quyết các nhu cầu quản lý thông tin xuất nhập khẩu một cách hiệu quả và khoa học.

Những kết quả chính mà luận văn đạt được:

Qua quá trình khảo sát và phân tích phương thức quản lý thông tin hiện tại, tác giả đã xác định được những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống hiện hành, từ đó đề xuất phương án xây dựng phần mềm mới phù hợp với nhu cầu thực tế của tổ chức, nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin và nâng cao hiệu suất làm việc.

Việc chuẩn hóa thông tin dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong quản lý thông tin, giúp tạo ra sự thống nhất và hạn chế tối đa sự trùng lặp, dư thừa dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng thông tin.

- Xây dựng bộ hồ sơ phân tích và thiết kế phần mềm.

Với những nghiên cứu gắn liền với thực tiễn nghiệp vụ quản lý thông tin xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương, tác giả tin tưởng rằng phần mềm sẽ được ban lãnh đạo công ty hỗ trợ xây dựng, phát triển thành một sản phẩm hoàn thiện và thực sự hữu ích đối với công ty, giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển kinh doanh.

- Quản lý một cách khoa học các thông tin về hoạt động xuất nhập khẩu.

- Theo dõi được toàn bộ các tiến trình của hoạt động xuất nhập khẩu như: hợp đồng thương mại, bảo hiểm, thanh toán, hải quan,,

- Hỗ trợ công ty báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết về hoạt động xuất nhập khẩu

Việc áp dụng các chương trình tin học trong quản lý giúp doanh nghiệp giảm thiểu các nguồn chi phí, từ đó làm giảm giá thành sản phẩm và tăng cường tính cạnh tranh trên thị trường Trong đó, phần mềm quản lý thông tin xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng, trở thành công cụ hữu ích hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Việc phân tích và thiết kế phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng phần mềm một cách khoa học và hiệu quả Quá trình này tạo nên những cơ sở nền tảng vững chắc, giúp phát triển các sản phẩm có giá trị thực tiễn cao Kết quả của quá trình phân tích và thiết kế phần mềm là tạo ra những giải pháp thực sự mang lại nhiều tiện lợi cho người sử dụng.

Phương hướng phát triển của đề tài trong thời gian tới là tiếp tục hoàn thiện phần mềm để có thể đưa vào ứng dụng tại doanh nghiệp, nhằm tận dụng tối đa hiệu quả quản lý thông tin xuất nhập khẩu Với sự hạn chế của các phần mềm quản lý xuất nhập khẩu trên thị trường hiện nay, tác giả hy vọng phần mềm này sẽ phát triển và trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu.

Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo, bạn bè đồng nghiệp đã giúp đỡ và đóng góp ý kiến quý báu cho luận văn này Sự quan tâm, chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của quý vị đã giúp tác giả hoàn thiện luận văn, tăng tính thực tiễn và giá trị khoa học Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS đã tận tâm hướng dẫn và chỉ đạo trong suốt quá trình hoàn thiện luận văn này.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] PGS.TS Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.

TS Nguyễn Thanh Bình (2007) đã trình bày về phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng trong bài giảng tại Khoa Công nghệ Thông tin, trường Đại học Bách khoa, Đại học Đà Nẵng, cung cấp nền tảng kiến thức quan trọng cho việc phát triển hệ thống thông tin hiện đại.

[3] PGS.TS Hàn Viết Thuận (2001), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Thanh Niên, Thành Phố Hồ Chí Minh.

[4] TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh (2004), Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống Kê, Hà Nội.

[5] PGS.TS Nguyễn Văn Vỵ (2007), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự nhiên và Công nghệ, Hà Nội.

[6] William S Davis (1998), Systems Analysis and Design, ISBN:0849370019

PHỤ LỤC CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU

STT Nghiệp vụ Các chứng từ

Công ty xuất khẩu và công ty nhập khẩu

Là văn bản được ký kết giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu

Hóa đơn thương mại (Invoice)

Là hóa đơn thương mại do nhà xuất khẩu phát hành ghi nhận giá trị hàng hóa giao dịch thực tế

Chi tiết đóng gói hàng hóa (Packing List)

Là bảng kê khai chi tiết đóng gói hàng hóa

L/C Ngân hàng Đây là bảo lãnh cam kết thanh toán của ngân hàng

Giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hóa (certificate of origin)

Cơ quan có thẩm quyền

Là giấy chứng nhận xuất xử hàng hóa nước xuất khẩu

Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa

Cơ quan có thẩm quyền

Là giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa xuất khẩu

2 Bảo hiểm Đơn yêu cầu mua bảo

Công ty xuất khẩu / nhập Đây là văn bản đề nghị công ty bảo hiểm khẩu mua (tùy theo từng trường hợp) hiểm cấp Đơn bảo hiểm

Ghi nhận hợp đồng bảo hiểm

Giấy sửa đổi bổ sung

Ghi nhận những thông tin cụ thể, chính xác nhất về hàng hóa ( được lập ra khi tàu đã rời cảng xuất phát)

Hóa đơn giá trị gia tăng bảo hiểm

Hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực khi toàn bộ các khoản phí bảo hiểm được thanh toán theo hóa đơn Đơn yêu cầu bồi thường

Công ty mua bảo hiểm

Khi có tổn thất, công ty sẽ yêu cầu bên bảo hiểm bồi thường tổn thất theo hợp đồng

3 Vận tải biển Vận đơn (Bill of lading)

Hãng tàu Khi tàu rời cảng đi, hãng tàu sẽ phát hành vận đơn ghi nhận hàng hóa đã được vận chuyển

Hóa đơn cước vận tải biển

Hãng tàu Yêu cầu nhà xuất khẩu / nhập khẩu thanh toán

Giấy thông báo hàng đến

Hãng tàu Trước khi hàng cập cảng đến,hãng tàu sẽ gửi thông báo đến toàn bộ khách hàng

Giấy chứng nhận về số lượng hàng hóa

Hãng tàu Ghi nhận thực tế hàng hóa được vận chuyển trên tàu

4 Các thủ tục nhập khẩu/xuất khẩu

Sau khi hàng về cảng, dựa trên bản đăng ký tờ khai của doanh nghiệp, cơ quan hải quan sẽ ra quyết định thông quan

Giấy phép nhập khẩu / xuất khẩu

Cơ quan có thẩm quyền Đối với một số loại hàng hóa, phải tiến hành xin giấy phép trước khi xuất, nhập khẩu hàng hóa

Giấy hướng dẫn nộp thuế

Cơ quan thuế Việc nộp thuế được thực hiện trước khi thông quan hàng hóa

Hình 1.2: Thống kê doanh thu của công ty 14

Hình 1.3: Quy trình xuất nhập khẩu 15

Hình 2.1: Mô hình thác nước 25

Hình 2.3: Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 36

Hình 2.4: Mô hình quan hệ 41

Hình 3.1: Sơ đồ luồng thông itn của hoạt động nhập khẩu 53

Hình 3.2: Sơ đồ luồng thông tin của hoạt động xuất khẩu 54

Hình 3.3: Sơ đồ chức năng BFD 56

Hình 3.4: Sơ đồ ngữ cảnh 56

Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 57

Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 58

Hình 3.7: Sơ đồ quan hệ thực thể ERD 72

Hình 3.8: Sơ đồ liên kết các bảng dữ liệu 78

Hình 3.9: Thuật toán nhập khẩu hàng hóa 89

Hình 3.10: Thuật toán thực hiện nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa 90

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

1 Sự cần thiết của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 4

5 Dự kiến những đóng góp của luận văn 5

6 Kết cấu của luận văn 5