Cơ sở vật chất kỹ thuật và mạng lưới dịch vụ chuyển phát nhanh củacông ty* Cơ sở vật chất kỹ thuật Như tình hình hiện nay có rất nhiều công ty chuyển phát nhanh ra đời và cạnhtranh nhau
Công ty TNHH đầu tư thương mại dịch vụ Hùng Long VN và dịch vụ chuyển phát nhanh
Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Công ty TNHH đầu tư thương mại dịch vụ Hùng Long Vn là một doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn, được thành lập vào năm 2006 Thời điểm này, đất nước ta đang trong quá trình chuyển biến và hoàn thiện trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, chuẩn bị cho việc gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO).
Công ty đã trải qua nhiều bước thăng trầm và phát triển trong suốt quá trình thành lập và hoạt động Nhờ sự cố gắng và nỗ lực của toàn thể nhân viên, công ty đã đạt được những thành tựu nhất định và khẳng định vị thế của mình trên thị trường.
Công ty chúng tôi được thành lập theo quy định 2016/TC/QD và đang hoạt động mạnh mẽ trong lĩnh vực chuyển phát nhanh - một ngành nghề mới nổi trong những năm gần đây Với mục tiêu hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tối ưu hóa thời gian và chi phí, dịch vụ chuyển phát nhanh của chúng tôi giúp khách hàng tiết kiệm đáng kể về cả thời gian và tài chính trong công việc.
Lĩnh vực hoạt động chính của Hùng Long là cung cấp dịch vụ chuyển phát bưu phẩm, hàng hoá nhanh chóng, chính xác, tiện lợi và tiết kiệm chi phí, đáp ứng nhu cầu giao dịch hàng hoá của khách hàng một cách hiệu quả và linh hoạt.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
Nguồn: Bộ phận kế hoạch
- Chức năng của các phòng ban
+ Giám đốc : là người đại diện cho công ty trước pháp luật, lãnh đạo công ty một cách toàn diện trên các lĩnh vực hoạt động
Cụ thể quyền và nhiệm vụ của giám đốc là:
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty
Tổ chức các hoạt động kinh doanh và các phương án đầu tư
Đề ra cơ cấu tổ chức và quy chế nội bộ của công ty
Bổ nhiệm các chức danh trong công ty
Quyết định mức nhân công và phụ cấp
Phó giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm trước công ty về mọi hoạt động kinh doanh Với vai trò điều hành, phó giám đốc sẽ phân bổ quyền hạn và trách nhiệm xuống các phòng ban khác nhau, đảm bảo hoạt động của công ty được vận hành một cách trơn tru và hiệu quả.
Bộ phận hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc sắp xếp chương trình làm việc hàng ngày, tuần, tháng một cách hiệu quả Đồng thời, bộ phận này cũng chịu trách nhiệm tổ chức quản lý nhân sự, xây dựng định mức lao động và đơn giá tiền lương cho toàn bộ quá trình kinh doanh Ngoài ra, bộ phận hành chính còn thực hiện dự báo mức lời lãi, kiểm soát các thủ tục hành chính, thuế quan và quản lý dân sự, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đạt được mục tiêu kinh doanh.
Bộ phận tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc công ty nắm rõ thực lực tài chính của doanh nghiệp Với chức năng chính là kiểm soát nguồn vốn, bộ phận này cũng chịu trách nhiệm quản lý các hạng mục tài chính của công ty Đồng thời, họ thực hiện liên kết giữa kế toán tài chính của công ty với các phòng ban bộ phận và cấp trên, giúp giám đốc có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của công ty.
Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty, đảm bảo thực hiện các chức năng kế toán một cách hiệu quả Bộ phận này chịu trách nhiệm hoạch toán, quản lý thu chi, thực hiện việc trả lương cho nhân viên và xử lý các khoản đầu tư cũng như đóng góp của công ty.
Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch, thực hiện và quản lý kế hoạch kinh doanh của công ty Họ tổ chức nghiên cứu thị trường để nắm bắt nhu cầu và xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp, đồng thời giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động kinh doanh.
Bộ phận kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho giám đốc ký kết các hợp đồng giao dịch, đồng thời xây dựng và thực hiện các kế hoạch quan trọng của công ty Một số nhiệm vụ chính của bộ phận này bao gồm lập kế hoạch thanh toán tiền lương, thưởng, xây dựng kế hoạch định hướng và kinh doanh hàng tháng, cũng như lập kế hoạch đầu tư, tái đầu tư Bên cạnh đó, bộ phận kế hoạch cũng chịu trách nhiệm theo dõi và tổ chức thực hiện các công việc theo đúng trình tự, đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Kết quả kinh doanh của công ty
Sau 3 năm hoạt động công ty đã có những bước phát tiển cũng như suy thoái khá rõ nét Nó thể hiện qua bảng sau:
Bảng 1.1: Kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm qua Đơn vị: triệu đồng
Nguồn: Bộ phận tài chính
Năm 2006, công ty bắt đầu kinh doanh với lợi nhuận 32.200 triệu đồng, tăng lên 44.600 triệu đồng vào năm 2007 với mức tăng tương đối là 38,5% Tuy nhiên, tình hình kinh doanh năm 2007 vẫn chưa cao Sang năm 2008, nền kinh tế nước ta trải qua nhiều biến động, lạm phát tăng cao khiến lãi suất vay ngân hàng tăng, người dân thắt chặt chi tiêu, dẫn đến tình hình làm ăn của công ty chững lại với lợi nhuận chỉ đạt 13.900 triệu đồng, trong khi chi phí bỏ ra vẫn tương đối cao.
Doanh thu của công ty đã giảm đáng kể xuống còn -11.300 triệu, tương ứng với mức giảm 15,6% Điều này dẫn đến mức lợi nhuận của công ty giảm sút -300.700 triệu, tương ứng với mức giảm 68,8% so với năm 2007 Tình hình kinh doanh của công ty đang lâm vào tình trạng tụt dốc, đòi hỏi cần phải xem xét lại hiệu quả kinh doanh và sử dụng vốn.
Hoạt động kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh của công ty
Ngay từ những ngày đầu thành lập, công ty đã đặt ra mục tiêu phát triển dịch vụ chuyển phát nhanh với trọng tâm là chăm sóc khách hàng chu đáo và phục vụ tốt khách hàng tổ chức Chúng tôi tập trung vào việc đảm bảo thời gian giao hàng chính xác, an toàn và bảo mật tuyệt đối cho bưu gửi, đồng thời hạn chế tối đa những chậm trễ trong quá trình giao thư.
2.2 Hoạt động kinh doanh chung
Với tuổi đời còn non trẻ, công ty hiện tại vẫn còn hạn chế về thị phần tại Hà Nội Do đó, mục tiêu chính của công ty là mở rộng thị phần và tăng cường sự hiện diện trên thị trường Hà Nội Đồng thời, công ty cũng đang tìm kiếm các đối tác làm ăn lâu dài để cùng nhau phát triển và tăng cường vị thế trên thị trường.
2.3 Hoạt động kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh
2.3.1 Kết quả kinh doanh của công ty theo từng gói dịch vụ
Bản.1.2: Kết quả kinh doanh của công ty theo từng gói dịch vụ Đơn vị: Triệu đồng
STT Doanh số của từng gói dịch vụ Số năm
2 Chuyển phát thường và đảm bảo 2500 4720 3700
Nguồn: Bộ phận kinh doanh
Từ bảng kết quả trên ta có
Biểu đồ 1.2: Kết quả kinh doanh của công ty theo từng gói dịch vụ
Doanh số của từng gói dịch vụ
Chuyển phát trong ngày Chuyển phát thường và đảm bảo
Chuyển phát nhanh Chuyển phát trước 9 giờ Chuyển phát hoả tốc Điện hoa Chuyển phát quốc tế
Ghi chú: + Màu trắng : Năm 2006 + Màu tím : Năm 2008 + Màu xanh: Năm 2007
Kết quả thống kê cho thấy sự thay đổi đáng kể của các gói dịch vụ trong 3 năm Năm 2006, doanh thu chủ yếu đến từ gói dịch vụ chuyển phát trong ngày với 22.430 triệu đồng, tiếp theo là chuyển phát hoả tốc, chuyển phát trước 9 giờ và chuyển phát nhanh Tuy nhiên, đến năm 2008, gói dịch vụ phát trước 9 giờ tăng lên 16.550 triệu đồng, trong khi các gói dịch vụ khác giảm đột ngột, dẫn đến doanh thu giảm xuống còn 61.400 triệu đồng Điều này cho thấy các gói dịch vụ tiềm năng của công ty bao gồm chuyển phát trong ngày, chuyển phát nhanh và chuyển phát trước 9 giờ.
2.3.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật và mạng lưới dịch vụ chuyển phát nhanh của công ty
* Cơ sở vật chất kỹ thuật
Thị trường chuyển phát nhanh hiện nay đang trở nên cạnh tranh gay gắt với sự xuất hiện của nhiều công ty mới Để chiếm ưu thế và thu hút khách hàng, việc đầu tư vào cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại, đặc biệt là hệ thống máy tính, là vô cùng quan trọng Điều này sẽ giúp các công ty chuyển phát nhanh cải thiện hiệu suất hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, từ đó tăng cường sự hài lòng và trung thành của khách hàng.
Yếu tố quan trọng đối với sự phát triển của công ty là sự kết hợp giữa dịch vụ và hệ thống trang thiết bị máy móc hiện đại Văn phòng đại diện của công ty, hệ thống máy vi tính, điện thoại và bàn ghế là những yếu tố hữu hình không thể thiếu, hỗ trợ cho hoạt động và đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả Ngoài ra, các trang thiết bị khác như bao bì, tem thư và thiết bị cần thiết khác cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển phát và hoạt động kinh doanh của công ty.
Mạng lưới dịch vụ chuyển phát nhanh đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, quyết định quy mô hoạt động của công ty và giúp doanh nghiệp hiểu rõ lợi thế của mình trong việc chuyển phát hàng hóa đến khách hàng Xây dựng mạng lưới chuyển phát nhanh thường đòi hỏi thời gian và chi phí đáng kể, vì vậy các công ty nhỏ thường chỉ có thể thiết lập một số mạng lưới nhất định Đối với công ty hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh, mạng lưới dịch vụ là yếu tố then chốt để mở rộng quy mô hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh.
Công ty sở hữu mạng lưới phân phối mạnh nhất trên tuyến đường từ Hà Nội đến Hải Phòng và tập trung trong các tuyến đường nội thành Hà Nội Do đó, khách hàng của công ty chủ yếu thực hiện chuyển phát từ Hà Nội đi Hà Nội và Hà Nội đi Hải Phòng Đối với các bưu phẩm, đơn hàng cần gửi đến các tỉnh khác, công ty sẽ hợp tác với các đối tác mạnh tại khu vực đó để đảm bảo giao hàng nhanh chóng và hiệu quả.
3 Hoạt động marketing cho dịch vụ chuyển phát nhanh
3.1 Cơ cấu tổ chức của bộ phận marketing trong công ty
Hoạt động Marketing đã trở thành một phần quan trọng trong chiến lược phát triển của các công ty hiện nay, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế trong việc triển khai thực tế Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa xây dựng được chiến lược Marketing cụ thể và hiệu quả, dẫn đến việc thực hiện các hoạt động Marketing còn sơ sài và thiếu định hướng Đặc biệt, đối với các công ty có quy mô nhỏ, bộ phận Marketing thường chưa được tách biệt rõ ràng, và trách nhiệm này thường được giao cho đội ngũ quản lý và nhân viên kinh doanh, điển hình như trường hợp chỉ có 2 nhân viên kinh doanh phụ trách việc lập chiến lược tìm kiếm và duy trì khách hàng.
Con số này cho thấy sự gia tăng cạnh tranh gay gắt trong lĩnh vực chuyển phát nhanh, đặc biệt là trong bối cảnh kinh tế hiện nay, khi các công ty phát triển ngày càng nhiều, điều này sẽ trở thành một thách thức lớn đối với các công ty chuyển phát nhanh trong việc duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của mình.
3.2 Thị trường của công ty
Khách hàng của công ty Hùng Long được phân đoạn theo nhu cầu sử dụng dịch vụ, cho phép đáp ứng đa dạng nhu cầu của từng khách hàng Với đội ngũ nhân viên và cán bộ quản lý được đào tạo chuyên nghiệp, khách hàng có thể liên hệ để được tư vấn, đặt hàng, theo dõi chuyến hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh như khiếu nại mất mát, giao hàng chậm hoặc không giao tận nơi.
Thị trường mục tiêu của công ty tập trung chủ yếu tại khu vực Hà Nội, với đối tượng khách hàng chính là các tổ chức lớn Điều này cho phép công ty tận dụng lợi thế từ những đơn hàng quy mô lớn và thường xuyên, mang lại doanh thu ổn định và cơ hội phát triển lâu dài.
Khách hàng của chúng tôi được phân bố rộng rãi tại nhiều khu vực trọng điểm của thành phố, bao gồm quận Cầu Giấy, quận Hai Bà Trưng, quận Hoàn Kiếm, khu vực Giảng Võ và khu vực Giải Phóng.
Lĩnh vực chuyển phát nhanh đang trải qua sự phát triển mạnh mẽ trong thời gian gần đây, đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các tổ chức và cá nhân Sự gia tăng nhu cầu này đã thúc đẩy sự hình thành và phát triển của các công ty chuyển phát nhanh, bao gồm cả công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn, tạo nên sự cạnh tranh gay gắt để chiếm lĩnh thị phần trên thị trường.
Công ty TNHH thương mại đầu tư và dịch vụ Hùng Long VN là một doanh nghiệp quy mô nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh với thị phần còn hạn chế Do đó, công ty này xác định rằng mọi doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực đều là đối thủ cạnh tranh trực tiếp của mình, đòi hỏi phải không ngừng nỗ lực và đổi mới để tồn tại và phát triển.
Một số đối thủ cạnh tranh chính của công ty trong nội thành Hà Nội bao gồm Công ty chuyển phát nhanh Nội Bài, Công ty CPN GNN, Công ty cổ phần hợp nhất, Công ty cổ phần CPN Bưu điện, Công ty TNT Express và Công ty CPN Pacific hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế và trong nước.
3.4 Thực trạng hoạt động marketing mix trong công ty
3.4.1 Sản phẩm Ở đây công ty Hùng Long đã phân chia thành các gói dịch vụ cụ thể như
+ Chuyển phát trong ngày + Chuyển phát thường và đảm bảo + Chuyển phát nhanh
+ Chuyển phát trước 9 giờ + Chuyển phát quốc tế + Hoả tốc
Thực trạng hoạt động truyền thông Marketing của công ty TNHH thương mại đầu tư dịch vụ Hùng Long VN
Thực trạng chiến lược truyền thông trong công ty
1.1 Thực trạng quy trình truyền thông của công ty
Doanh thu chính của công ty chủ yếu đến từ khách hàng quen có được từ các mối quan hệ trước đó Điều này dẫn đến việc đội ngũ quản lý chưa thực sự chú trọng đến hoạt động truyền thông, khiến cho các chiến lược truyền thông còn sơ sài và thiếu hiệu quả.
* Xác định người nhận tin
- Công ty cũng đã xác định rõ đối tượng nhận tin là những khách hàng mục tiêu
Khách hàng tổ chức tại Hà Nội là đối tượng mục tiêu của công ty, bao gồm cả khách hàng hiện tại và tiềm năng, cũng như các cá nhân hoặc tổ chức có ảnh hưởng đến quyết định sử dụng dịch vụ của công ty.
* Xác định những phản ứng của người nhận tin
Hoạt động truyền thông của một công ty muốn đạt được thành công cần phải nhận được phản ứng tích cực từ người nhận tin, bao gồm cả trạng thái mong muốn, sử dụng và hài lòng về dịch vụ cung cấp Tuy nhiên, đối với công ty Hùng Long, hoạt động truyền thông hiện tại vẫn chưa đạt được hiệu quả như mong đợi, dẫn đến số lượng khách hàng còn hạn chế, chủ yếu là những khách hàng cũ và lâu năm vẫn trung thành với công ty.
* Lựa chọn các kênh truyền thông
Khi xác định được đối tượng nhận tin, việc cân nhắc các phản ứng đáp lại của khách hàng là điều cần thiết Để đưa thông tin đến khách hàng hiệu quả, công ty cần lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp Hiện có hai loại kênh truyền thông chính được sử dụng để truyền tải thông tin đến khách hàng mục tiêu.
Kênh truyền thông trực tiếp là phương thức đòi hỏi sự tiếp xúc trực tiếp giữa nhân viên công ty và khách hàng mục tiêu Thông qua kênh này, bộ phận kinh doanh sẽ trực tiếp gặp gỡ bộ phận phụ trách gửi bưu phẩm, kiện hàng của khách hàng để giới thiệu về công ty, các gói cước phù hợp và quyền lợi, ưu đãi mà khách hàng có thể nhận được khi hợp tác với công ty.
Nhân viên giao nhận của công ty Hùng Long cũng được đào tạo chuyên nghiệp để tiếp xúc và thu thập ý kiến từ khách hàng, đồng thời giới thiệu những thay đổi chiến lược kinh doanh của công ty, nhằm củng cố sự nhận biết và niềm tin của khách hàng đối với thương hiệu.
Kênh truyền thông gián tiếp là phương thức truyền tải thông điệp mà không cần sự tiếp xúc trực tiếp giữa nhân viên công ty và khách hàng, giúp mở rộng phạm vi tiếp cận và tăng cường hiệu quả truyền thông.
Để truyền tải thông điệp của công ty đến khách hàng một cách hiệu quả, việc đầu tư vào các phương tiện truyền thông là không thể thiếu Công ty Hùng Long đã áp dụng các công cụ truyền thông chủ chốt như quảng cáo, kích thích tiêu thụ và marketing trực tiếp để tăng cường tương tác với khách hàng và đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
* Lựa chọn và thiết kế thông điệp
Sau khi xác định rõ phản ứng của người nhận thông tin, bước tiếp theo quan trọng mà công ty Hùng Long cần thực hiện là thiết kế thông điệp thu hút, nhằm tạo ra và giữ sự chú ý cũng như quan tâm của khách hàng tiềm năng.
Khách hàng của công ty Hùng Long chủ yếu là khách hàng tổ chức, đa phần là những khách hàng trung thành được xây dựng thông qua các mối quan hệ quen biết ban đầu Chính vì vậy, công tác thiết kế thông điệp của công ty tập trung vào hoạt động kích thích tiêu thụ, nhằm mục đích duy trì và kích thích những khách hàng trung thành này tiếp tục ủng hộ và sử dụng dịch vụ của công ty.
Thu thập thông tin phản hồi là bước quan trọng trong mỗi chương trình truyền thông, giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả của giải pháp truyền thông thông qua phản ứng của khách hàng mục tiêu Phản hồi này có thể được thể hiện qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm cả lời nói và hành động Tại công ty Hùng Long, thông tin phản hồi chủ yếu được thu thập thông qua nhân viên giao nhận và nhân viên chăm sóc khách hàng, sau đó được tổng hợp và phân tích bởi nhân viên kinh doanh.
1.2 Ngân sách công ty đã chi cho hoạt động truyền thông
Ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định quy mô hoạt động truyền thông của một công ty Khi phân bổ ngân sách cho hoạt động này, các công ty thường dựa trên khả năng tài chính và tính hiệu quả mà hoạt động truyền thông có thể mang lại Thông thường, chi phí dành cho truyền thông chỉ chiếm khoảng 20% trong tổng ngân sách dành cho hoạt động Marketing, con số này được cân nhắc kỹ lưỡng thông qua các quyết định phân bổ nguồn lực cho từng công cụ Marketing.
1.3 Tính hiệu quả của hoạt động truyền thông Để xác định hiệu quả của hoạt động truyền thông của công ty ta tiến hành điều tra phỏng vấn cá nhân về khách hàng của công ty thông qua dịch vụ chuyển phat nhanh và được xem xét cụ thể thông qua 3 bước sau.
Mức độ biết đến của khách hàng
Qua bảng điều tra trực tiếp các khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty Hùng Long ta có bảng phần trăm sau:
Bảng 2.1: Số người biết đến dịch vụ chuyển phát nhanh của công ty Hùng
Gói dịch vụ Chọn(%) Không chọn(%) Tổng(%)
Chuyển phát bảo đảm và chuyển phát nhanh 35 65 100
Nguồn: Kết quả chạy dữ liệu SPSS
Theo bảng biểu này ta có biểu đồ như sau:
Biểu đồ 2.1: Số người biết đến các gói dịch vụ chuyển phát nhanh của công ty:
Chọn(%) Chuyển phát trong ngày
Chuyển phát bảo đảm và chuyển phát nhanh
Từ bảng biểu cho ta thấy mức độ biết đến dịch vụ chuyển phát nhanh của công ty là không cao
Công ty cung cấp đa dạng gói dịch vụ, nhưng khách hàng chỉ quen thuộc với một số gói chính, bao gồm Chuyển phát trong ngày (65%), Chuyển phát trước 9h (45%) và Chuyển phát hỏa tốc (50%) Điều này cho thấy công tác truyền thông của công ty vẫn còn hạn chế và cần được chú trọng hơn nữa để nâng cao nhận thức của khách hàng về các dịch vụ khác.
* Lượng khách hàng sử dụng dịch vụ
Ta có bảng biểu như sau
Bảng 2.2 : Khách hàng đang sử dụng các gói dịch vụ của công ty
Gói dịch vụ Chọn(%) Không chọn(%) Tổng(%)
Chuyển phát bảo đảm và chuyển phát nhanh 30 70 100
Nguồn: Kết quả chạy dữ liệu SPSS
Ta có biểu đồ như sau:
Biểu đồ 2.2 : Số người đang sử dụng từng gói dịch vụ CPN của công ty
Tổng(%)Không chon(%)Chọn(%)Gói dịch vụ
Kết quả phân tích bảng điều tra cho thấy khách hàng của công ty Hùng Long chủ yếu sử dụng các dịch vụ chuyển phát trong ngày (chiếm 60%), chuyển phát hỏa tốc (chiếm 40%) và chuyển phát trước 9h (chiếm 35%) Điều này cho thấy lượng khách hàng của công ty còn hạn chế và tập trung vào một số dịch vụ nhất định Do đó, công ty cần tăng cường nỗ lực trong việc tạo nhận thức và thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ của mình.
* Mức độ hài lòng của khách hàng
Thực trạng sử dụng các công cụ truyền thông cụ thể
2.1 Phương tiện truyền thông truyền thống :
Hoạt động quảng cáo của công ty Hùng Long đã được xem xét và cân nhắc bởi mục tiêu tạo dựng hình ảnh lâu bền Tuy nhiên, do hạn chế về nguồn lực, công ty chỉ đầu tư một khoản chi phí nhỏ cho quảng cáo, dẫn đến việc chỉ thực hiện quảng cáo trên bao bì thư, báo chí và internet với thời lượng ngắn và không thường xuyên, điều này đã ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động quảng cáo.
Khi mới thành lập, công ty đã thực hiện các hoạt động quảng cáo trên báo và internet để tạo sự nhận biết nơi khách hàng Tuy nhiên, những nỗ lực này chỉ tồn tại trong thời gian ngắn và sau đó dường như đã bị lãng quên Thay vào đó, công ty đã chuyển sang quảng cáo trực tiếp trên bao bì bưu gửi của khách hàng Điều này cho thấy công ty chưa thực sự chú trọng đến hoạt động truyền thông, dẫn đến hình ảnh công ty có thể bị phai mờ trong tâm trí khách hàng về lâu dài.
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, sự xuất hiện của nhiều doanh nghiệp mới đã mang lại cho khách hàng nhiều lựa chọn hơn trong việc tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của mình.
Nếu một doanh nghiệp không đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng hoặc không tạo được sự hài lòng, họ sẽ dần mất đi sự ủng hộ và chuyển sang lựa chọn một doanh nghiệp khác tốt hơn Vì vậy, hoạt động quảng cáo và truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với công ty Hùng Long, giúp tạo ấn tượng tích cực và giữ chân khách hàng trong tâm trí họ.
• Nguyên nhân của tình trạng trên có thể có thể được giải thích như sau:
Đội ngũ công ty chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của quảng cáo đối với kinh doanh, dẫn đến chi phí dành cho hoạt động này chỉ chiếm khoảng 4% ngân sách marketing Tình hình kinh doanh không mấy tiến triển và phụ thuộc vào khách hàng quen biết từ trước cũng góp phần hình thành lối tư duy bị động trong kinh doanh Điều này có thể gây khó khăn cho công ty nếu mất đi khách hàng hiện tại và phải bắt đầu lại từ đầu khi đối mặt với sự cạnh tranh từ các công ty chuyển phát nhanh khác phục vụ tốt hơn và có nhiều ưu đãi hơn.
Để tạo dựng sự trung thành và khuyến khích khách hàng sử dụng dịch vụ, công ty cần kết hợp quảng cáo với các hoạt động khác nhằm gia tăng lợi ích cho khách hàng Hoạt động kích thích tiêu thụ là một công cụ không thể thiếu, giúp thu hút sự chú ý của khách hàng về những lợi ích mà công ty có thể cung cấp Tại công ty Hùng Long, các biện pháp kích thích tiêu thụ đã được áp dụng, bao gồm chiết khấu giá cho khách hàng gửi bưu gửi thường xuyên với khối lượng lớn và giảm giá cho khách hàng gửi bưu gửi có trọng lượng lớn.
Với hoạt động kích thích tiêu thụ như trên công ty Hùng Long cũng đạt được những thành công ở những mặt như:
Công ty đã tạo dựng được sự nhận biết của khách hàng, tuy nhiên vẫn cần nỗ lực hơn để tăng cường độ nhận biết và thu hút khách hàng mới Hiện tại, khách hàng của công ty chủ yếu là những khách hàng ban đầu, chưa có sự tăng trưởng đáng kể Để cạnh tranh hiệu quả trong thị trường hiện nay, công ty cần phải duy trì khách hàng hiện tại đồng thời xây dựng chiến lược thu hút khách hàng tiềm năng mới, nhằm mở rộng và phát triển thị trường.
Công ty đã có sự kết hợp giữa các công cụ truyền thông truyền thống và phi truyền thống, tuy nhiên vẫn còn hạn chế về mức độ tận dụng Để tối ưu hóa hiệu quả của hoạt động truyền thông, việc lựa chọn và bổ sung thêm các công cụ truyền thông phù hợp khác là vô cùng cần thiết.
Công ty cũng đã quan tâm đến phản hồi của khách hàng, tuy nhiên vẫn cần cải thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng Để đạt được điều này, việc đầu tư vào công nghệ và phát triển nguồn nhân lực là hết sức cần thiết, giúp công ty có thể phản ứng nhanh chóng và linh hoạt trước những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng.
2.2 Phương tiện truyền thông phi truyền thống
+ Công ty sử dụng hoạt động marketing trực tiếp
Marketing trực tiếp được định nghĩa là một hệ thống tương tác của Marketing, sử dụng một hay nhiều phương tiện quảng cáo để tác động đến phản ứng đáp lại đo được hay việc giao dịch ở bất kỳ địa điểm nào, cho phép sản phẩm hay dịch vụ được chuyển từ người sản xuất sang người tiêu dùng một cách trực tiếp và hiệu quả.
Công ty Hùng Long đã áp dụng hình thức Marketing qua điện thoại như một chiến lược hiệu quả để tiếp cận khách hàng Bằng cách lưu trữ danh mục điện thoại của các công ty mình phục vụ, nhân viên công ty có thể gọi điện giới thiệu về dịch vụ mỗi khi có chương trình khuyến mãi, đổi mới trong cách thức giao hàng, giúp tăng cường tương tác và kích thích tiêu thụ.
Chương 3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động truyền thông marketing cho dịch vụ chuyển phát nhanh của công ty
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông dịch vụ chuyển phát nhanh
1.1 Các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô
Môi trường vĩ mô bao gồm tất cả các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp, có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhưng không thể bị kiểm soát hoặc thay đổi bởi doanh nghiệp đó Các yếu tố này bao gồm các nhân tố kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ và môi trường tự nhiên, ảnh hưởng đến quyết định và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Môi trường kinh tế đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến khả năng chi trả của khách hàng Trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển mạnh mẽ, dẫn đến sự thay đổi trong cách thức kinh doanh của các doanh nghiệp Họ tập trung vào các lĩnh vực mang lại lợi nhuận tối ưu và chi phí thấp, từ đó thúc đẩy sự chuyên môn hóa trong từng ngành nghề Điều này tạo ra cả cơ hội và thách thức cho lĩnh vực chuyển phát nhanh phát triển và khẳng định vị thế trên thị trường.
Dịch vụ chuyển phát nhanh đã trải qua sự chuyển mình đáng kể trong thời gian gần đây Nếu như trước đây, EMS là cái tên đầu tiên được nhắc đến khi nói về dịch vụ này, thì nay với cơ chế mở cửa nền kinh tế, nhiều doanh nghiệp mới đã tham gia vào thị trường, tạo ra sự cạnh tranh gay gắt Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp chuyển phát nhanh phải tìm ra điểm mạnh riêng biệt và có sự linh hoạt, nhạy cảm với thị trường để có thể đứng vững trên thương trường.
Môi trường chính trị có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt là sự bất ổn chính trị hoặc các đạo luật hạn chế có thể tác động trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp Sự thay đổi trong chính sách hoặc luật pháp có thể tạo ra những thách thức và cơ hội mới cho các doanh nghiệp, vì vậy việc theo dõi và thích nghi với môi trường chính trị là rất quan trọng Các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ về các quy định và chính sách hiện hành để có thể đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt và hiệu quả.
Khi Việt Nam gia nhập WTO, nhà nước đã tạo cơ hội cho các doanh nghiệp cạnh tranh lành mạnh, từ đó phát huy năng lực của mình Tuy nhiên, sự cạnh tranh gay gắt này cũng đặt ra thách thức lớn, buộc các doanh nghiệp phải thận trọng trong việc đưa ra quyết định kinh doanh để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh.
Môi trường công nghệ đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực chuyển phát nhanh Sự tiến bộ của công nghệ thông tin đã tạo điều kiện cho sự tăng năng suất và hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh Công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý và mã hóa thông tin khách hàng một cách an toàn, cập nhật phản hồi và giải quyết thắc mắc của khách hàng kịp thời, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
Môi trường văn hoá đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nội dung và cách thức doanh nghiệp triển khai các chương trình truyền thông Bởi lẽ, môi trường văn hoá có thể tác động hai mặt đến phản ứng, quan niệm và lối sống của khách hàng Vì vậy, khi xây dựng chiến lược truyền thông, công ty Hùng Long cần đặc biệt chú trọng đến yếu tố này để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả trong việc tiếp cận khách hàng mục tiêu.
1.2 Các yếu tố thuộc môi trường vi mô
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm người cung ứng, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, trung gian phân phối và bản thân doanh nghiệp Tuy nhiên, đối với dịch vụ chuyển phát nhanh, hai yếu tố quan trọng nhất là khách hàng và đối tác Khách hàng đóng vai trò quyết định trong việc tạo ra doanh thu cho công ty, do đó, để duy trì và mở rộng thị phần, công ty cần chú trọng đến hành vi, thái độ, nhu cầu và mong muốn của khách hàng nhằm phục vụ tốt hơn và đáp ứng nhu cầu của họ.
Đối tác công ty đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực chuyển phát nhanh, đòi hỏi sự chính xác về thời gian, đảm bảo an toàn và giá cả hợp lý Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp nhỏ như Hùng Long cần hợp tác với các công ty chuyển phát nhanh khác, tận dụng mạng lưới của họ để phục vụ khách hàng một cách tối đa, đồng thời phát huy thế mạnh của công ty mình.
1.3 Thị trường dịch vụ chuyển phát nhanh tại Việt Nam
Sự phát triển của nền kinh tế đã kéo theo sự gia tăng nhu cầu về dịch vụ chuyển phát nhanh, trở thành một nhu cầu cấp thiết của các cá nhân và tổ chức Do tính chất về thời gian và số lượng bưu gửi ngày càng nhiều, các doanh nghiệp đã chọn thuê các công ty chuyển phát bên ngoài để đảm bảo chi phí và thời gian Thị trường chuyển phát nhanh tại Hà Nội đang tạo cơ hội cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này phát triển, nhưng công ty Hùng Long đang bỏ lỡ những cơ hội này Để tận dụng thị trường, công ty cần có giải pháp cụ thể để cải thiện tình hình kinh doanh hiện tại.
Chiến lược truyền thông cho công ty
Trước khi bắt đầu hoạt động truyền thông, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược cụ thể để đảm bảo hoạt động đó đạt được mục tiêu đề ra Để đạt được điều này, cần tập trung vào một số yếu tố quan trọng, giúp định hướng và tạo nền tảng vững chắc cho chiến dịch truyền thông thành công.
2.1 Mục tiêu truyền thông Ở đây công ty tập trung vào 3 mục tiêu chính sau đây.
- Tăng mức độ nhận biết của khách hàng đối với dịch vụ của công ty
- Tăng mức độ sử dụng dịch vụ của công ty
- Tăng mức độ hài lòng khi sử dụng dịch vụ
2.2 Đối tượng truyền thông công ty hướng tới
Khi xây dựng một chương trình truyền thông, việc xác định đối tượng mục tiêu là bước đầu tiên quan trọng Công ty cần phải hiểu rõ người nhận thông điệp của mình là ai, họ sẽ phản ứng như thế nào và họ sẽ duy trì lòng tin vào hoạt động của công ty Để đạt được mục tiêu này, công ty đã xác định ba loại đối tượng chính, giúp xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả và tăng cường tương tác với khách hàng.
Các doanh nghiệp đã và đang có nhu cầu đặt hàng thường xuyên và lâu dài với công ty thường là những khách hàng tiềm năng đã và đang quan tâm đến công ty, và có khả năng cao sẽ thực hiện đặt hàng trong tương lai.
Do vậy cần phải có biện pháp thích hợp để thông tin đến cho họ về những lợi ích công ty có thể mang đến cho họ.
Khách hàng cá nhân có nhu cầu gửi thường xuyên là đối tượng chính của công ty, tạo nguồn thu chính và có khả năng giới thiệu công ty đến khách hàng khác nếu họ hài lòng với dịch vụ Để duy trì và tăng mức độ hài lòng của nhóm khách hàng này, công ty cần áp dụng các biện pháp phù hợp nhằm đáp ứng kỳ vọng của họ.
Khách hàng vãng lai là những khách hàng mà công ty không đặc biệt mong đợi, thường tìm đến công ty một cách tình cờ hoặc có nhu cầu không thường xuyên với số lượng nhỏ Để phục vụ nhóm khách hàng này, công ty cần thận trọng trong việc phân bổ thời gian và công sức, đảm bảo không ảnh hưởng đến việc phục vụ các khách hàng quan trọng khác Tuy nhiên, công ty cũng không nên bỏ qua hoặc có thái độ thiếu quan tâm với khách hàng vãng lai, vì điều này có thể dẫn đến những phản hồi tiêu cực và ảnh hưởng đến uy tín của công ty trong mắt các khách hàng tiềm năng khác.
2.3 Phối hợp các công cụ truyền thông Để thực hiện các mục tiêu đưa ra công cy Hùng Long cần phải biết kết hợp các công cụ truyền thông một cách hiệu quả
Bằng cách này, công ty có thể tận dụng hiệu quả sự nhận biết của từng kiểu khách hàng đối với dịch vụ chuyển phát nhanh của mình, từ đó gia tăng khả năng tiếp cận và phục vụ khách hàng một cách tốt hơn.
Qua việc khảo sát và phân tích bảng hỏi phỏng vấn khách hàng, chúng tôi đã thu thập được thông tin về hành vi tìm kiếm phương tiện truyền thông của khách hàng khi họ có nhu cầu Kết quả cho thấy khách hàng thường tìm kiếm thông tin qua các kênh truyền thông khác nhau để đáp ứng nhu cầu của mình.
Bảng 3.1 : Khách hàng có nhu cầu sẽ tìm kiếm thông qua các phương tiện truyền thông
STT Phương tiện Có chọn(%) Không chọn(%) Tổng(%)
Nguồn: Kết quả chạy dữ liêụ SPSS
Biểu đồ 3.1:Khách hàng tìm kiếm thông tin qua các phương tiện truyền thông
T ru yề n hì nh In te rn et Đ ài p há t th an h B ản g bi ểu T ờ r ơ i T hư n gỏ N gư ờ i t hâ n Đ ồn g ng hi ệp P hư ơ ng t iệ n kh ác
Có chon(%)Không chọn(%)Tổng(%)
Kết quả điều tra cho thấy khách hàng thường tìm kiếm thông tin qua các phương tiện như truyền hình (65%), internet (85%), đồng nghiệp (60%) và thư ngỏ (40%) Điều này cho thấy khách hàng ưa chuộng phương tiện truyền thông chủ yếu là internet, do nó liên quan trực tiếp đến nghề nghiệp của họ và phù hợp với xu hướng phát triển công nghệ thông tin hiện nay Ngoài ra, truyền hình và thư ngỏ cũng là lựa chọn đáng kể của khách hàng, do đó việc lựa chọn công cụ truyền thông phù hợp với xu hướng khách hàng và năng lực của công ty là điều cần thiết.
2.4.1 Công cụ truyền thông truyền thống
2.4.2 Công cụ truyền thông phi truyền thống
2.5 Ngân sách chi cho hoạt động truyền thông Đây là một trong những khó khăn cho công ty Hùng Long trong việc sẽ chi bao nhiêu cho hoạt động truyền thông.
Công ty Hùng Long đã xác định mức chi phí cho hoạt động dựa trên khả năng của mình, đồng nghĩa với việc tính ngân sách theo tỷ lệ doanh số đạt được Điều này mang lại những lợi ích như tối ưu hóa ngân sách, tăng cường hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty.
Chi phí của công ty có thể thay đổi tùy thuộc vào khả năng tài chính và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp Mức biến động của công ty trong chu kỳ kinh doanh sẽ là yếu tố quyết định chính trong việc xác định chi phí Điều này có nghĩa là chi phí có thể tăng hoặc giảm tùy thuộc vào hiệu suất kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn.
Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, bộ phận quản lý của công ty nên linh động trong việc liên hệ giữa mức chi phí truyền thông, giá dịch vụ và lợi nhuận trên đơn hàng Điều này giúp công ty có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách linh hoạt, từ đó tối đa hóa lợi nhuận và duy trì sự cạnh tranh trên thị trường Bằng cách phân tích và điều chỉnh mối quan hệ giữa chi phí truyền thông, giá dịch vụ và lợi nhuận, công ty có thể tìm ra mô hình kinh doanh hiệu quả nhất và đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra.
Tuy nhiên, công ty không nên cứng nhắc tính ngân sách theo phương pháp này mà có thể linh động thay đổi tùy theo chiến lược cạnh tranh của công ty, giúp doanh nghiệp chủ động thích ứng với thị trường và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Công ty xác định mức ngân sách cho hoạt động truyền thông là 15% tổng ngân sách, sau đó phân bổ cho từng công cụ truyền thông cụ thể để đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa chi phí.
3.2 Hoàn thiện hoạt động của từng công cụ truyền thông