Quản lý nguồn nhân lực vi mô 2008 KẾ HOẠCH HĨA NGN NHÂN LỰC TRONG TỔ CHỨC Trong năm vừa qua, nguồn nhân lực tổ chức coi tài nguyên thật sự, yếu tố quan trọng nhất, động lực trình đạt mục tiêu tổ chức Do vậy, công tác hoạch định giúp tổ chức thấy nhu cầu nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động tổng thể tổ chức từ bảo đảm xếp người cho việc, vào thời điểm cần thiết linh hoạt đối phó với thay đổi mơi trường bên bên tổ chức 1, Kế hoạch hóa nguồn nhân lực coi phân quan trọng kế hoạch hoạt động tổ chức Trong tổ chức thừa nhân viên làm tăng chi phí, thiếu nhân viên chất lượng nhân viên không đáp ứng yêu cầu ảnh hưởng đến chất lượng thực công việc bỏ lỡ hội đạt mục tiêu tổ chức Có thể kể nguyên nhân đòi hỏi tổ chức phải tiến hành công tác hoạch định nguồn nhân lực: Thứ nhất, lập kế hoạch gắn nguồn nhân lực tổ chức lại với Trong điều kiện mơi trương có thay đổi liên tục nay, tổ chức phải đưa định cạnh tranh theo cách khác như: giảm giá dịch vụ, nâng cao chất lượng phục vụ, tăng cường khuyến Tuy nhiên lợi cạnh tranh mà tổ chức giành hoàn toàn phụ thuộc vào người tổ chức Tổ chức cần phải tin người chìa khố dẫn đến thành cơng Việc lập kế hoạch tạo liên kết việc tuyển chọn kỹ hơn, đào tạo nhiều cho người lao động, Trần Quỳnh Anh- CH12B Quản lý nguồn nhân lực vi mô 2008 trả lương cao để họ có thu nhập ổn định từ đó, giúp tổ chức đạt suất lao động cao cách làm cho người tham gia hứng thú với công việc Thứ hai, lập kế hoạch nhân liên kết hành động với kết Nếu khơng có kế hoạch, tổ chức khơng thể biết có hướng hay không Các hoạt động lập kế hoạch nguồn nhân lực đánh giá việc sử dụng mơ trường hợp đầu tư vào sở sản xuất mới, chiến dịch marketing hay công cụ tài Cũng giống trường hợp đầu tư này, hoạt động quản lý nhân lực tiêu hao đầu vào thời gian, tiền bạc, vật tư tham gia người lao động Các chi phí hoạt động quản lý nhân lực nguồn tài nguyên cần thiết để tiến hành hạot động Những chi phí chi phí đào tạo, chi phí điều hành quản lý Thứ ba, lập kế hoạch nhân lực cho phép nhìn nhận rõ phận hoạt động có ăn khớp với không, đồng thời giải đáp cho tổ chức vấn đề như: nguồn nhân lực có phù hợp với chiến lược khơng, nguồn nhân lực có đảm bảo lợi cạnh tranh trì lâu dài lợi cạnh tranh hay khơng Nhìn chung, chiến lược nhân tốt tuyển dụng, đào tạo trả lương cho người lao động cho họ sáng tạo chiến lược tương lai tốt nhất, điều kiện tương lai Chiến lược phải trọng tới đặc điểm chung người khả sáng tạo, trí thơng thơng minh, tính ham hiểu biết, tin cậy tận tuỵ với tổ chức Điều dẫn đến chiến lược sáng suốt thực Trần Quỳnh Anh- CH12B Quản lý nguồn nhân lực vi mô 2008 tương lai Mặt khác, việc tìm cách thức tốt để đánh giá lực hồn thành cơng việc nhân viên để thực trả công đãi ngộ xứng đáng, để nhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức, tích cực tích luỹ kinh nghiệm, phát huy sáng kiến công việc để cống hiến cho tổ chức để nâng cao lợi ích thân họ Đó nội dung công tác quản trị phát triển nguồn nhân lực, yếu tố quan trọng góp phần nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh tổ chức Quá trình hoạch định nguồn nhân lực tổ chức cần thực mối liên hệ mật thiết với trình hoạch định thực chiến lược sách chung tổ chức Thơng thường, q trình hoạch định thực theo bước như: - Phân tích mơi trường, xác định mục tiêu chiến lược cho tổ chức - Phân tích trạng quản trị nguồn nhân lực tổ chức - Dự báo khối lượng công việc (đối với mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) xác định khối lượng công việc tiến hành phân tích cơng việc (đối với mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn) nhu cầu nguồn nhân lực (đối với mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) xác định nhu cầu nguồn nhân lực (đối với mục tiêu kế hoạch ngắn hạn) - Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, khả điều chỉnh, đề sách, kế hoạch chương trình thực giúp cho tổ chức thích ứng với nhu cầu nâng cao hiệu sử dụng nguồn nhân lực Trần Quỳnh Anh- CH12B Quản lý nguồn nhân lực vi mô 2008 - Thực sách, kế hoạch, chương trình quản trị nguồn nhân lực tổ chức - Kiểm tra đánh giá tình hình thực Các bước lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực Sau bước thực công tác hoạch định nguồn nhân lực Bước 1: phân tích mơi trường quản trị tài ngun nhân Phân tích mơi trường sở cho việc xác định mục tiêu, cho việc hoạch định nguồn nhân lực Nguồn nhân lực tổ chức bị ảnh hưởng yếu tố thuộc mơi trường bên ngồi; yếu tố thuộc môi trường bên Môi trường bên bao gồm yếu tố khung cảnh kinh tế, dân số/ lực lượng lao động, luật lệ Nhà nước, văn hóa - xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật khách hàng Môi trường bên bao gồm vấn đề thuộc nội tổ chức quy mô, cấu, khả công nghệ Tất yêu cầu nguồn nhân lực phát xuất từ chiến lược phận chuyên môn Giai đoạn gọi hoạch định tác vụ hoạch định nguồn nhân lực Dĩ nhiên phận nguồn nhân lực phận khác tác động qua lại ảnh hưởng lẫn Hiểu mối quan hệ nhà quản trị nguồn nhân lực giúp nhà quản trị giải vấn đề liên quan đến tổ chức hoạt động người lao động Sau phân tích ảnh hưởng mơi trường kinh doanh, tổ chức cần xác định số vấn đề như: - Thế mạnh nguồn nhân lực tổ chức ? Trần Quỳnh Anh- CH12B Quản lý nguồn nhân lực vi mô 2008 - Khả cung cấp ứng viên từ thị trường lao động địa phương cho công việc phổ biến tổ chức nào? - Luật lao động, luật cơng đồn quy định mức lương tối thiểu, thời gian làm việc, v.v… ảnh hưởng đến điều kiện làm việc nhân viên tổ chức sao? - Các nhân viên tương lai mong đợi tổ chức ? Các đối thủ cạnh tranh đáp ứng điều kiện ứng viên có kỹ cao, khan thị trường địa phương sao? Bước 2: Phân tích trạng quản lý nguồn nhân lực Phân tích trạng quản trị nguồn nhân lực nhằm xác định điểm mạnh, điểm yếu, khó khăn, thuận lợi tổ chức sở yếu tố số lượng, cấu, trình độ, kỹ nghề nghiệp, kinh nghiệm, khả hoàn thành nhiệm vụ phẩm chất khác mức độ nhiệt tình, tận tâm, sáng kiến công việc Kết hoạt động quản trị nguồn nhân lực cần phản ánh hiệu làm việc tổ chức tổ chức lẫn hiệu làm việc cá nhân tổ chức Bước 3: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực Vấn đề dự báo nhu cầu nguồn nhân lực tổ chức thường áp dụng cho mục tiêu, kế hoạch dài hạn thực sở dự báo khối lượng cơng việc cần thiết phải thực hiện, trình độ trang bị kỹ thuật khả thay đổi công nghệ kỹ thuật, thay đổi tổ chức hành làm nâng cao suất lao động như: áp dụng nhóm chất lượng, nhóm tự quản, luân phiên thay đổi công việc, làm phong phú nội dung công Trần Quỳnh Anh- CH12B Quản lý nguồn nhân lực vi mô 2008 việc, thay đổi cấu tổ chức, cấu ngành nghề, khả tài tổ chức để thu hút lao động lành nghề thị trường lao động Để dự báo tương đối xác nhu cầu nguồn nhân lực, áp dụng phương pháp dự báo như: Phương pháp phân tích xu hướng nhằm nghiên cứu nhu cầu nhân viên năm qua để dự báo nhu cầu nhân viên giai đoạn tới Phương pháp mang tính chất định hướng phương pháp phân tích tương quan để dự báo nhu cầu nhân viên cách sử dụng hệ số đại lượng quy mô sản xuất kinh doanh giống khối lượng sản phẩm, hàng hóa doanh số bán hàng, v.v… số lượng nhân viên cần thiết tương ứng Phương pháp theo đánh giá chuyên gia Đồng thời áp dụng phương pháp chuyên gia Phương pháp sử dụng rộng rãi thực tiễn giữ vai trò quan trọng dự báo nhu cầu nhân viên Các chuyên gia dự báo nhu cầu nhân viên sở đánh giá phân tích ảnh hưởng yếu tố mơi trường, khả thích ứng tổ chức việc nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ Ngồi sử dụng máy tính để dự báo nhu cầu nhân viên Trên sở dự báo khối lượng sản phẩm, dịch vụ, thời gian cần thiết thực hiện, v.v… theo phương án tối đa, tối thiểu, phương án khả thi, theo hệ thống chương trình lập sẵn máy vi tính, tổ chức mau chóng dự báo nhu cầu nhân viên tương ứng cần thiết cho tương lai Bước 4: Tiến hành phân tích quan hệ cung cầu, khả điều chỉnh hệ thống nguồn nhân lực Trên sở so sánh dự báo nhu cầu nguồn nhân lực kế hoạch dài hạn nguồn nhân lực sẵn có, tổ chức đưa sách Trần Quỳnh Anh- CH12B Quản lý nguồn nhân lực vi mô 2008 số chương trình, kế hoạch nguồn nhân lực nhằm giúp tổ chức điều chỉnh, thích nghi với yêu cầu Khi đó, tổ chức phải thực kết hợp số biện pháp như: tiến hành đào tạo lại số nhân viên tổ chức hay cần thực chương trình tuyển sinh đào tạo, sau đó, tuyển chọn học viên xuất sắc cho tổ chức Đồng thời tổ chức cần phải định nên có sách phối hợp khâu tuyển dụng, đào tạo lương bổng, đãi ngộ để trì đội ngũ lao động giỏi? Việc chuẩn bị cho nhu cầu nguồn nhân lực tương lai giúp cho tổ chức nâng cao tính cạnh tranh hoạt động kinh doanh có hiệu cao so với việc đơn giải có vấn đề xuất Nên lưu ý dự báo nguồn nhân lực số cố định, chúng cần xem xét lại theo điều kiện, bối cảnh cụ thể tổ chức Đối với mục tiêu kế hoạch ngắn hạn, sau xác định khối lượng công việc cần thiết thực hiện, tổ chức cần tiến hành thực phân tích cơng việc Phân tích cơng việc giúp cho tổ chức xác định nhu cầu số lượng nhân viên với phẩm chất, kỹ cần thiết để thực công việc tương lai làm sở cho việc phân cơng bố trí lại cấu tổ chức, tinh giản biên chế tuyển dụng nhân viên Phân tích khả cung cầu lao động cho kế hoạch ngắn hạn, giúp cho tổ chức đề sách, kế hoạch chương trình cụ thể nguồn nhân lực tổ chức cần tuyển dụng thêm nhân viên, cấu ngành nghề, tiêu chuẩn sao; cần áp dụng chương trình, khóa huấn luyện nào, nội dung đào tạo, huấn luyện, quyền lợi trách nhiệm đối tượng tham dự, nguồn kinh phí cho đào tạo, huấn luyện, dự tính hiệu Trần Quỳnh Anh- CH12B Quản lý nguồn nhân lực vi mô 2008 đào tạo, huấn luyện chế độ lương bổng, đãi ngộ nên có sửa đổi, bổ sung? Bước 5: Thực chương trình, biện pháp, sách quản trị nguồn nhân lực Thơng qua q trình hoạch định nguồn nhân lực cho biết tổ chức thừa hay thiếu nhân viên cần thiết cho hoạt động kinh doanh Đồng thời tổ chức cần phải thực số biện pháp xếp trường hợp thừa nhân viên Nguyên nhân xuất tình trạng thừa nhân viên nhiều nguyên nhân Điều địi hỏi phải có biện pháp thật khéo léo trình xếp lại lực lượng lao động tổ chức Các biện pháp áp dụng để giải tình trạng thừa nhân viên cho nghỉ việc (tạm thời vĩnh viễn) Nghỉ tạm thời xảy khối lượng công việc giảm xuống; khơng đảm bảo có đủ việc cho nhân viên; khối lượng cơng việc trở lại bình thường, nhân viên gọi lại làm việc Nghỉ vĩnh viễn áp dụng hai trường hợp: công việc giảm xuống chưa có khả khơi phục lại tổ chức áp dụng công nghệ tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, đó, đối tượng nghỉ việc vĩnh viễn nhân viên khơng có kỹ có kỹ khơng cần thiết để tiếp tục thực công việc tổ chức Tổ chức áp dụng biện pháp cho nhân viên nghỉ không ăn lương Đây số biện pháp làm giảm chi phí lao động, thường áp dụng nhân viên khơng có khó khăn tài có thời gian để giải vấn đề cá nhân Ngoài ra, nhân viên có Trần Quỳnh Anh- CH12B Quản lý nguồn nhân lực vi mô 2008 kỹ thực cơng việc khơng có triển vọng tốt tổ chức tương lai nghỉ để học văn hóa, ngoại ngữ, học thêm nghề mới, tìm việc khác tự kinh doanh Tuy nhiên dù áp dụng hình thức giảm biên chế kể trên, tổ chức nên có chương trình trợ cấp, hướng dẫn cho nhân viên mau chóng thích nghi với điều kiện cách: đào tạo hướng dẫn cho nhân viên cách xin việc, động viên kích thích họ vật chất tinh thần để giúp họ giảm bớt mặc cảm tâm lý cịn làm việc cũ Điều khơng có tác dụng tốt nhân viên diện giảm biên chế mà cịn có tác động tích cực nhân viên khác tổ chức, kích thích nhân viên nâng cao ý thức trung thành, làm việc tận tâm gắn bó lâu dài với tổ chức Bước 6: Kiểm tra, đánh giá tình hình thực Mục đích kiểm tra, đánh giá hướng dẫn hoạt động định nguồn nhân lực, xác định sai lệch kế hoạch thực hiện, nguyên nhân dẫn đến sai lệch đề biện pháp hồn thiện Các đánh giá định lượng thường có tính khách quan giúp cho tổ chức bưu viễn thông thấy sai lệch kế hoạch thực cách rõ ràng lĩnh vực sau: số lượng chất lượng nhân viên; suất lao động; tỷ lệ thuyên chuyển nhân viên, đặc biệt nhân viên tuyển; chi phí tuyển dụng số nhân viên; hài lòng nhân viên công việcv.v… Kết luận Trần Quỳnh Anh- CH12B Quản lý nguồn nhân lực vi mơ 2008 Trong xu tự hố kinh doanh nay, tổ chức bưu viễn thơng đứng trước thách thức phải tăng cường tối đa hiệu cung cấp dịch vụ Điều địi hỏi phải có quan tâm tới chất lượng sản phẩm dịch vụ, tới phương thức marketing bán hàng tốt Để đạt mục tiêu này, tổ chức dựa vào tài sản lớn Nguồn nhân lực Do vậy, tổ chức cần phải trọng tới công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực, nội dung quan trọng quản trị nguồn nhân lực tổ chức Có vậy, nâng cao tính cạnh tranh sản phẩm dịch vụ, góp phần nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh tổ chức 10 Trần Quỳnh Anh- CH12B