Phân tích tình hình hoạt động của bộ phận kế toán tại khách sạn

Lời mở đầu Theo chủ trơng tổng cục Du lịch Việt Nam ban giám hiệu trờng Cao Đẳng Du Lịch Hà Nội việc thực đợt thực tập lần từ ngày 24/11/2003 dến ngày 16/01/2004với mục tiêu: _ Làm quen với công việc môi trờng làm việc khách sạn _ Bớc đầu tìm hiểu hoạt động thực tiễn sở kinh doanh khách sạn Đặc biệt hệ thống tổ chức, quản lý điều hành hoạt động chuyên môn _ Vận dụng kiến thức chuyên môn vào công việc thực tiễn _ Tìm hiểu thuận lợi khó khăn nghề nghiệp để xác định đợc vị trí công việc phù hợp với tơng lai _ Học hỏi tích luỹ kinh nghiệm công tác quản lý nhằm nâng cao trình độ chuyên môn Đồng thời từ xác định trách nhiệm t ơng lai góp phần đa ngành Du Lịch phát triển, hội nhập với Du Lịch khu vực giới Đợc phân công, xếp giáo viên chủ nhiệm khoa Lê Minh Ph ơng, em đợc nhận thực tập khách sạn GUOMAN _ 38A Lý Thêng KiƯt _Hµ Néi Trong thêi gian thùc tập đợc giúp đỡ quan tâm khách sạn, anh chị nhân viên, đặc biệt giúp đỡ tạo điều kiện thực tập anh Phùng An Ninh, em đà thực tốt đợt thực tập, giúp em hiểu biết kế toán quan trọng nắm thêm đợc nhiều nghiệp vụ liên quan đến chơng trình học cuả Nhân đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn nhân viên khách sạn GUOMAN, cô giáo chủ nhiệm nhà trờng đà tạo điều kiện giúp đỡ em thêi gian võa qua Ngµy nay, xu thÕ chung toàn giới mở cửa hợp tác hoà nhập với nớc toàn cầu Chính nhu cầu giao lu không xuất mối quan hệ kinh tế, trị nớc Nhu cầu du lịch ngời dân ngày tăng lên đòi hỏi nhiều yếu tố liên quan phát triển theo Đặc biệt đòi hỏi ngành du lịch quốc gia phải có chuẩn bị tốt, nhằm đáp ứng cách thoải mái với nhu cầu du lịch đa dạng khách Tính trung bình hàng năm giới đóng góp vào GDP ngành kinh doanh du lịch khách sạn mang lại chiếm dến 10% bên cạnh ngành kinh tế khác Việt Nam quốc gia phát triển ngành kinh doanh du lịch khách sạn cách không lâu nhng góp phần không nhỏ việc làm tăng thu nhập quốc dân giải vấn đề việc làm cho lực lợng lao động lớn Việt Nam trình đổi thực công nghiệp hoá, đại hoá kinh tế đà xác định:" Phát triển Du Lịch thực trở thành ngành kinh tế mũi nhọn, nâng cao chất lợng hiệu hoạt động sở khai thác lợi điều kiện tự nhiên, sinh thái, truyền thống, văn hoá, lịch sử, đáp ứng nhu cầu du lịch n ớc phát triển nhanh du lịch quốc gia sớm đạt trình độ du lịch khu vực "( Trích văn kiện đại hội Đảng lần thứ IX ) Đây thực hội lớn nh ng thách thức lớn ngành du lich Việt Nam Thực tế, ngành du lịch Khách sạn Việt Nam vào đuờng phát triển nên gặp phải khó khăn định nhng nguyên nhân quan trọng chất lợng du lịch khách sạn nớc cha đợc quan tâm mức Mặc dù thời gian gần doanh nghiệp khách sạn đà bắt đầu quan tâm học hỏi việc quản lý nâng cao chất lợng dịch vụ, xây dựng dịch vụ cách hiệu quả, đặt tiêu chuẩn chất lợng dịch vụ nhằm thu hút khách nâng cao hiệu chất lợng kinh doanh Với báo cáo thực tập giúp em hiểu thêm kinh doanh khách sạn nh nắm đợc bớc phát triển nghành kinh doanh du lịch khách sạn Việt nam nói chung hoạt động khách sạn nói riêng Nội dung báo cáo thực tập gồm phần: Phần I : Giới thiệu khái quát khách sạn GUOMAN Phần II : Phân tích tình hình hoạt động phận kế toán khách sạn Phần III : ý kiến đề suất công tác kế toán khách sạn Phần IV : Kết luận ************************ Phần I: Giới thiệu khái quát khách sạn GUOMAN 1- Vị trí, trình hình thành phát triển khách sạn: Khách sạn GUOMAN khách sạn liên doanh tập đoàn Hong Leong Malaysia công ty Transportation cđa ViƯt Nam GUOMAN HANOI HOTEL lµ nhà 12 tầng, nằm trục đờng Lý Thờng Kiệt Đợc xây dựng bắt đầu hoạt động vào tháng 10/1997 với tổng số vốn đầu t ban đầu 13.200.000 USD Khách sạn đợc thiết kế xây dựng theo tiêu chuẩn 4* đà đợc tổng cục Du Lịch Việt Nam công nhận tháng 4/ 2001 Tổng diện tích khách sạn 2950 m2 gồm 151 phòng, dã 149 phßng phơc vơ kinh doanh lu tró; phòng dành cho tập đoàn; sân bÃi chứa đợc 30 xe ôtô; nhà hàng phục vụ từ 6h đến 23h với cách trí tranh ảnh, cảnh hợp lý, dàn âm đại - Bộ phận bếp đợc bố trí gần với nhà hàng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ ăn uống khách lu trú - Khách sạn đợc trang bị hệ thống điện nớc thiết bị báo cháy hoạt dộng 24/24h - Bé phËn b¶o vƯ víi hƯ thèng camera đợc trang bị hành lang, sảnh, nơi để xe nhằm kịp thời sử lý tình bất thờng - Bộ phận lễ tân nơi mà khách tiếp xúc với khách sạn nên sở vật chất đợc bố trí với thẩm mỹ cao, lịch sang trọng Các trang thiết bị đại làm giảm tối đa sức lao động ngời, cạnh phòng bán đồ lu niệm với nhiều chủng loại độc đáo, chất lợng cao 2- Chức chung khách sạn: - Kinh doanh lu trú - Kinh doanh hoạt động ăn uống.- Cung cấp dịch vụ vận chuyển - Cung cấp dịch vụ tham quan giải trí - Các dịch vụ bên bên khách sạn Có thể nói sản phẩm khách sạn sản phẩm vật chất nh ăn uống, lu niệm có dịch vụ bổ xung khác nh: điện thoại, thể hình, truy cËp internet, fax 3- HƯ thèng tỉ chøc điều hành khách sạn: Khách sạn GUOMAN kinh doanh lu trú chủ yếu nên máy tổ chức khách sạn đợc xếp theo kiểu trực tun tham mu Phã G§ Tỉng G§ Phã G§ GĐ Điều Hành Phòng nhân Buồng Lễ tân Tiếp thị Kế toán Bảo vệ Bảo dỡng Bàn bếp * Ban giám đốc ( ngời ): - Tổng giám đốc: tập đoàn Hong Leong đề cử, chịu trách nhiệm trớc tập đoàn tồn khách sạn - Phó giám đốc (2 ngời ): Một công ty vận tải đề cử, phía tập đoàn Malaysia đề cử Chịu trách nhiệm điều khiển hoạt động công ty báo cáo tình hình tài chính, đa phơng hớng cho năm - Giám đốc điều hành: trực tiếp tham gia điều hành hoạt động khách sạn, đảm bảo vận hành khách sạn cho đạt đợc lợi ích cao * Các phận khác: - Đứng đầu trởng phận, họ tham gia giám sát, đôn đốc, kiểm tra cho công việc đạt đợc hiệu cao - Nhân viên phËn nµy gåm 121 ngêi, hä tham gia trùc tiÕp vào trình phục vụ khách **************** Phần II: Tình hình hoạt động công tác kế toán khách sạn Kế toán có nhiệm vụ đặc biệt quan trọng máy tổ chức khách sạn GUOMAN Với nhiều chức khác cho thấy nhiệm vụ kế toán vô cần thiết - Ghi chép, tính toán, phản ánh số có, tình hình luân chuyển sử dụng tài sản, trình kết hoạt động sản xuất kinh doanh, kết sử dụng kinh phí doanh nghiệp Du Lịch khách sạn Nhiệm vụ thể rõ chức thu nhận, sử lý thông tin tảng cho nhiệm vụ sau kế toán - Kiểm tra tình hình thực tế vào cuối tháng, lập kế hoạch thu chi tài chính, tình hình thu nộp toán kinh phí.Nhiệm vụ thể chức kiểm tra kế toán với nghiệp vụ nghiệp vụ liên quan - Cung cấp số liệu, tài liệu, kết kinh doanh, tình hình tài phục vụ cho việc điều hành, quản lý lÃnh đạo ban giám đốc Kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cho công tác lập kế hoạch phục vụ công tác thống kê thông tin kinh tế 1- Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức phòng kế toán khách sạn GUOMAN 1.1_ Cơ cấu tổ chức phòng kế toán chặt chẽ, đựơc phân công công việc tối đa đảm bảo tính quán công việc cá nhân hình vẽ: Bộ máy tổ chức phòng kế toán khách sạn GUOMAN Trong công việc, việc thiết kế vị trí nhân viên theo chuyên môn công việc vô cần thiết Khách sạn thiết kế theo mô hình làm việc đại nớc phát triển Thêm vào hƯ thèng m¸y mãc phơc vơ cho c¸c nghiƯp vơ văn phòng hoàn toàn đầy đủ phù hợp 1.2_ Nhiệm vụ chức nhân viên thuộc phận kế toán: Phòng kế toán khách sạn đợc quản lý trực tiếp từ tổng giám đốc khách sạn Mr Richard giám dốc phòng kế toán Mr John To Nh vậy, nhân viên thuộc phòng kế toán gồm 15 nhân viên (1) Mr John To: Giám đốc điều hành ( Hotel Controller ) Chức năng: Quản lý giám sát toàn hoạt động kinh doanh khách sạn Trực tiếp quản lý phòng kế toán, nhận báo cáo từ toàn phòng ban khách sạn Đánh giá tổng hợp tình hình phòng nhằm đa giải pháp tình cho hạt động kinh doanh khách sạn Thay mặt Tổng giám đốc giám sát toàn khách sạn Tổng giám đốc vắng mặt (2) Ms Lê Mai Hoa: Kế toán tổng hợp ( Hotel Accountant ) Chức năng: Đây vị trí quan trọng sau giám đốc điều hành, nhằm kiểm tra giám sát chặt chẽ công việc phòng mà đặc biệt nhng công việc giám đốc điều hành giao cho Kiểm tra báo cáo tài cuối tháng, lập báo cáo thu chi cho giám đốc điều hành, đôn đốc công việc nhân viên phòng, làm việc với quan thuế nhà nớc Thay mặt ký định quan trọng giám đốc điều hành kế toán vắng mặt (3) Ms Nguyễn Thanh Hơng: Th ký kế toán (Ad.min Executive ) Chức năng: Giúp công việc giấy tờ cho Giám đốc điều hành kế toán, xếp lịch họp, lịch công tác phòng kế toán Giám sát lịch làm việc phòng, làm báo cáo nhân phòng (4) Ms Cung Minh Châu: Quản lý phòng mua bán (Purchasing Officer ) Chức năng: Kiểm soát, quản lý việc mua bán hàng phục vụ cho trình đáp ứng nhu cầu khách Nhận đơn đặt hàng từ phận làm việc với khách hàng để đặt hàng (5) Mr Vũ Việt Hùng: Quản lý phòng máy tính (EDP Officer ) Chức năng: Kiểm soát mạng máy tính toàn khách sạn, sửa chữa nâng cấp máy, nhập số liệu tài từ phận qua đờng chuyền máy chủ (6) Ms Mai Hoài Hơng: Kế toán thu (Accounts Receivable/ General Cashier) Chức năng: Tổng hợp báo cáo từ nhân viên thu ngân, cân đối sổ sách tài khoản, làm việc với ngân hàng công ty liên quan đến việc toán với khách sạn Giám sát việc trả lơng cho nhân viên cuối tháng cuối năm (7) Mr Nguyễn Hữu Nghĩa (Income Auditor ) Mr Đặng Tuấn Anh Auditor ): Kiểm tra tài (Night Chức năng: Theo dõi kiểm tra báo cáo tài từ phận khách sạn Làm báo cáo cuối tháng cho Trởng phận Quản lý việc xuất nhập hợp đồng tài nhà hàng làm thuế khách sạn (8) Ms Nguyễn Phơng Thắng: Kế toán chi (Account Payable/ General Ledger Asst ) Chức năng: Giúp cho công việc toán đợc thuận lợi xác Kế toán chi tổng hợp số liệu, hoá đơn từ phận khách hàng Kiểm tra viết séc nhằm toán cho khách hàng theo thời gian quy định (9) Mr Trịnh Văn Mời: Kiểm soát giá ( Material Asistant ) Chức năng: Kiểm soát giá hàng hoá từ bên vào khách sạn, làm báo cáo giá chung cho hàng tháng, giúp đỡ phòng mua bán trao đổi với khách hàng (10) Mr Phùng An Ninh: Điều hành kiểm soát kho (Store Controller/ Receiving Office ) Chức năng: Kiểm tra hàng hoá đợc nhập vào kho, nhận hoá đơn chứng từ hàng ngày hàng tháng, quản lý hàng hoá kho (11) Ms Nguyễn Ngọc Diệp, Ms phạm Hoa Ly, Ms nguyễn Hải Phơng, Mr Đào Hoàng Anh: (F & B Cashiers ) bé phËn thc sù qu¶n lý cđa bé phËn Account 1.3_ Trong trình thực tập khách sạn, em thực tập phận kế toán ( finance ) anh Phïng An Ninh phơ tr¸ch víi chøc vụ điều hành kiểm soát kho ( Receving and Store ) - Nhiệm vụ phận điều hành ( Receving ): lu trữ liên giấy tờ thuộc quyền kiểm soát phận Đề suất xuất, nhập ( Order) sản phẩm phục vụ cho phận khác khách sạn trình phục vụ khách Kiểm tra hàng hoá đợc nhập vào kho, nhận hoá đơn chứng từ hàng ngày hàng tháng - Nhiệm vụ phận kiểm soát kho ( Store ): chđ u nhiƯm vơ cđa bé phận quản lý hàng hoá kho thực phÈm ( Food store ), kho l¹nh ( Cold store ), kho tổng ( Store ), kho bát đĩa hoá chất tẩy rửa (Food and Beveret ), kho đồ vải ( Linen store ) Ngoài nhiệm vơ cđa bé phËn kiĨm so¸t kho thĨ hiƯn tÝnh cách quan trọng với hoạt động khách sạn phận kiểm soát kho ( Store ) xuất hàng cho phận khách sạn nh buång ( Linen), bÕp ( Food store ), bµn_bar (Store) Ngoài ra, hàng ngày nhân viên phËn bÕp sÏ cïng bé phËn kho nhËn thùc phÈm tơi để sử dụng cho ngày hôm sau, đảm bảo tính xác, độ tơi ngon sản phẩm số lợng sản phẩm 2_ Hình thức sổ sách kế toán mà phòng kế toán khách sạn GUOMAN sử dụng gồm: 2.1_ Hình thức sổ sách mà phòng kế toán sử dụng: Sổ nhật ký chung Đặc điểm hình thức kế toán Nhật ký chung chủ yếu ghi chép tất hoạt động kinh tÕ tµi chÝnh theo thø tù thêi gian vµ theo quan hệ đối ứng tài khoản, sử dụng số liệu sổ Nhật ký chung để ghi sổ tài khoản liên quan Hệ thống sổ kế toán sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm: sổ nhật ký chuyên dùng, sổ nhật ký chung, sổ tài khoản sổ kế toán chi tiết Trình tự phơng pháp ghi sổ kế toán hình thức kế toán nhật ký chung: (1) Căn chứng từ gốc đà kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ chứng từ, tiến hành lập định khoản kế toán ghi trực tiếp vào sỉ nhËt ký chung theo thø tù thêi gian vµ theo quan hệ đối ứng tài khoản (2) Những chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt thủ q ghi vµo sỉ q, ci ngµy chun sỉ q kÌm theo chøng tõ thu chi tiỊn mỈt cho kÕ toán, kế toán tổng hợp số liệu lập định khoản kế toán ghi vào sổ nhật ký thu, chi (sổ nhật ký chuyên dùng ) (3) Căn số liệu sổ nhật ký chuyên dùng hàng ngày hay định kỳ, kế toán ghi vào sổ tài khoản liên quan (4) Cuối tháng vào số liệu sổ chi tiết lập bảng chi tiết số phát sinh, vào số liệu sổ tài khoản lập bảng đối chiếu số phát sinh (5) Sau đối chiếu đảm bảo số liệu phù hợp, lập bảng cân đối kế toán báo cáo kế toán khác 2.2_ Tại phận điều hành kiểm soát kho (Receiving and Store ) có giấy tờ, sổ sách liên quan gồm: - Bé phËn kho ( Store ) gåm: Market list, Issuing report, Stork card - Bé phËn kiĨm so¸t ( Receiving ) gåm: Order, Beverage, Food, General, Vendor a Market list: bảng thực đơn nhận hàng cho phận bếp phục vụ cho nhóm khách hàng ( nhân viên phòng kế toán gọi mua ): - Main kitchen: bếp phục vụ khách Âu - Asian kitchen: bếp phơc vơ kh¸ch ¸ - Canteen : bÕp phơc vơ nhân viên Ngoài ra, số thực phẩm kho phục vụ cho bếp bánh dùng bữa ăn khách, nhân viên sử dụng để làm tiệc Một bảng Market list hoàn chỉnh bao gồm ngày tháng nhập hàng, ghi đầy đủ số lợng hàng cần nhập, tên ngời nhập loại hàng phải có chữ ký bếp trởng trớc gọi hàng Bảng Market list gồm liên: - Trắng: Finance - Hång : Receiving - Vµng : Kitchen b Issuing report: báo cáo xuất hàng cho phận khác khách sạn Một Issuing report bao gồm liên: - Xanh: kế toán ( Account ) - Vàng: phận khác trực tiếp nhận hàng từ kho ( Other ) - Trắng: kho ( Store ) Đa số, phần lớn lấy hàng kho phận bếp nên khác với khác, liên vàng đợc bếp lu lại Một Issuing Report hoàn chỉnh phải điền đầy đủ cột: số thứ tự, tên, chủng loại hàng hoá, số lợng hàng hoá yêu cầu, số lợng hàng thực xuất, giá thành đơn vị sản phẩm tổng cộng Phiếu có tác dụng khi: ngời yêu cầu hàng ký, trởng phận yêu cầu ký, ngời quản lý kho ký ngời nhận hàng ký Một báo cáo hoàn chỉnh gồm: ghi rõ số lợng hàng cần order, chủng loại hàng, mà số hàng, chủng loại hàng đà nhận, giá thành tríc th, tỉng tiỊn c Stork card: gåm loại: Stork card food, Stork card beverage Stork card general ) Nhằm quản lý việc xuất nhập hàng cách xác khoa học, Stork card food, Beverage General quản lý hàng nhập vào xuất mặt hàng thực phẩm, đồ khô, hàng đông lạnh, đồ uống, loại nớc giải khát rợu Bên cạnh mặt hàng tổng hợp nh văn phòng phẩm, giấy mực, hoá chất Bản Stock nhằm kiểm soát hàng cách khoa học chặt chẽ nhằm cân đối số l ợng hàng tồn kho giúp cho việc nhập mặt hàng xác, dễ dàng thuận lợi d Order: bảng yêu cầu nhập mặt hàng kho đà biết sau phận khác nhận hàng Bảng yêu cầu order sản phẩm gồm liên: - Liên trắng: Purchasing ( phòng mua bán ) - Liên vàng: Receiving ( phòng xuất nhập ) -Liên xanh: Accountion ( kế toán ) Một bảng Order sản phẩm hoàn chỉnh phải ghi rõ tên sản phẩm, số lợng sản phẩm kho, số lợng sản phẩm cần nhập thêm, mà số sản phẩm cần nhập ( cost sản phẩm ) phải có chữ ký Store room Sau đ a lên cho nhân viên phòng kế toán kiểm tra, xin chữ ký giám đốc kế toán Mr John To đợc coi hợp lệ, lúc đợc gọi sản phẩm đến Quá trình Order sản phẩm phải qua nhiều bớc, nhiên điều thể đồng công việc phòng kế toán khách sạn 1 e Receiving Report Beverage: đợc sử dụng để nhập sản phẩm nh nớc, bia, đồ uống nói chung Một Beverage bao gồm liên: - Trắng: bé phËn Receiving lu - Hång: bé phËn Cost Control lu - Xanh: bé phËn Accounting lu Một bảng Beverage hoàn chỉnh gồm có: - Tên nơi mua sản phẩm - Bộ phận order sản phẩm ( tức sản phẩm đợc sử dụng cho phận khách sạn ) - Ngày, tháng, năm nhận sản phẩm - Giá USD đợc đổi hàng ngày -Tên sản phẩm đợc mua - Mà sản phẩm đợc qui định khách sạn (code ) - Số lợng sản phẩm nhập vào - Thành tiền - Khi nhập vào phận đánh dấu vào phận đó: + Store + Direct + Other - Mà đơn đặt hàng - Chữ ký ngêi viÕt Beverage - Ch÷ ký cđa trëng bé phËn nhận hàng f Food: đợc sử dụng để nhập sản phẩm dạng thức ăn dùng cho bếp chủ yếu, dùng cho quầy bar nh đồ ăn nhẹ, rợu, bia, nớc giải khát Riêng Food bao gồm liên: - Trắng: Receiving - Xanh: Accounting - Vàng: Receiving - Hồng: Accounting Một food hoàn chỉnh bao gồm yếu tố sau: - Tên nơi order sản phẩm - Bộ phận order sản phẩm ( thờng store order sản phẩm food để cung cấp cho phận bếp phận liên quan ) - Ngày, tháng, năm nhận sản phẩm - Giá USD đợc đổi hàng ngày - Tên sản phẩm food đợc mua - Mà sản phẩm đợc khách sạn quy định - Số lợng sản phẩm mà nơi cung cấp mang đến - Thành tiền ( đợc tính số lợng xuất đơn giá, sau đợc quy đổi thành tiền USD theo giá USD ngày hôm đó.) - Khi nhập vào phận đánh dấu vào phận ( Store, Direct, Other) - Mà đơn đặt hàng - Chữ ký ngời viết Food - Khác với khác, đa số sản phẩm nhập vào kho nên phải có chữ ký cđa kiĨm so¸t kho g Receving Report General General đợc sử dụng để nhập sản phẩm khác đồ uống thực phẩm: ví dụ nh sản phẩm cho phận giặt ( chÊt tÈy rưa) bé phË qy bar ( ly, cèc, đồ pha chế rợu ) Bản General bao gồm liên: - Trắng: Receving - Xanh: Accounting - Hồng: Cost control Tơng tự nh Beverage Food, Generage hoàn chỉnh bao gồm: - Tên công ty cung cÊp s¶n phÈm - Bé phËn order s¶n phẩm - Ngày, tháng, năm nhập sản phẩm - Giá USD đợc đổi hàng ngày - Mà sản phẩm đợc khách sạn quy định (code ) - Số lợng sản phẩm nhập vào - Thành tiền ( đợc quy đổi thành USD theo giá USD ngày hôm đó) - Khi nhập vào phận đánh dấu vào phận ( store, direct, other) - Mà đơn đặt hàng (nhằm so sánh số lợng giá thành sản phẩm với hoá đơn nơi cung cấp ) - Chữ ký ngời viết Genarage - Chữ ký phận kho ( bắt buộc phải thông qua phận sản phẩm thờng phải dự trữ nhiều, phận cần trực tiếp gọi sản phẩm ) h Vendor Shortage Advice: Vendor loại giấy tờ đặc biệt đợc sử dụng tuỳ theo trờng hợp, khả năng: - Khi nhập sản phẩm vào kho, nhng nơi cung cấp lại cung cấp thiếu sản phẩm ( không với số lợng sản phẩm mà khách sạn order ) vendor đợc sử dụng nh lu để sử dụng tiếp nh đơn đặt hàng khách sạn - Khi vendor đợc sử dụng nh đơn đặt hàng tức nơi cung cấp mang tiếp số lợng sản phẩm thiếu đến vendor khác đợc sử dụng nh nhận số sản phẩm hoàn thiện ( với số sản phẩm mà khách sạn order) Một Vendor hoàn chỉnh bao gồm theo thứ tự: - Ngày, tháng, năm nhập sản phẩm - Tên công ty cung cấp sản phẩm - Mà đơn đặt hàng - Mà nhập sản phẩm - Tên sản phẩm đợc nhập vào thiếu ( hoàn thiện ) - Mà sản phẩm đợc khách sạn qui định ( cost sản phẩm ) - Số lợng sản phẩm mà khách sạn order - Số lợng nhập vào - Số lợng sản phẩm thiếu ( lợng sản phẩm order_ lợng sản phẩm nhập vào ) - Đơn giá sản phẩm - Thành tiền ( số lợng sản phẩm thiếu nhân đơn giá ) - Nếu có thuế tổng tiền tính thuế VAT i Ngoài giấy tờ trên, kho phòng điều hành sử dụng PO, PR liên quan để nhập sản phẩm mà khách sạn gọi mua Hình thức áp dụng công nghệ tin học phòng kế toán: Khách sạn GUOMAN khách sạn lớn 4* nên việc liên quan đến tình hình kinh doanh khách sạn quan trọng, tình hình tài khách sạn Để quản lý tốt kết trình kinh doanh, khách sạn đà đầu t tốt cho phòng kế toán bao gåm m¸y tÝnh cho bé phËn thuÕ, bé phËn toán cho khách hàng, phận lu trữ giấy tờ, phận làm mẫu giấy tờ, phận quản lý chúng, phận toán lơng cho nhân viên phận quản lý toàn phòng kế toán Ngoµi ra, phơc vơ cho viƯc theo dâi, gưi fax, nhận fax, nhận giấy tờ, khách sạn cung cấp cho phòng kế toán máy in cho phận thuế máy in cho phòng kế toán sử dụng, máy photocopy,và tủ hồ sơ đợc cấu tạo khoa học nhằm lu trữ giấy tờ cách có hiệu Nói chung, việc áp dụng khoa học công nghệ tin học khách sạn GUOMAN hoàn toàn hợp lý triệt để, nhằm phục vụ cách thoả đáng yêu cầu liên quan đến nhu cầu khách lu trú, khách ăn uống trình quản lý hiệu ban lÃnh đạo Đánh giá qua tình hình hoạt động năm gần khách sạn GUOMAN ( 2002 _ 2003 )về mặt: 4.1 Tình hình kinh doanh khách sạn: STT Chỉ tiêu Doanh thu ĐV Năm 2002 USD 1.972.336 Năm 2003 1.919.457 Tỉng lỵi nhn tríc th USD 1.175.831 1.274.637 Néi thu ngoại tệ USD 1.212.175 989.277 Nội tiêu thụ tiỊn ViƯt USD 930.180 Tỉng sè lao ®éng ViƯt Nam ng ng 87 85 93 90 Níc ngoµi TiỊn lơng Lao động Việt Nam ng USD 760.161 175.628,73 Lao động nớc USD 101.590,22 Các khoản nộp ngân sách Thuế tiêu thụ đặc biệt USD 4.77 180.981 120.698 4.178 ThuÕ thu nhËp USD 23.527 31.603 Thuế nhà thầu USD 13.505 16.703 * Vốn: STT STT Chỉ tiêu Vốn đầu t xây dựng Vốn xây lắp ĐV Năm 2002 USD 14.878.247 18.821.943 Vốn thiết bị USD 2.075.053 14.878.274 Vốn xây dựng khác USD 1.868.644 2.075.053 Vốn đầu t Vốn pháp định USD 6.748.563 18.000.000 Vốn vay( thực năm) Chỉ tiêu USD ĐV 11.643.803 11.843.630 Năm 2002 Năm 2003 Diện tích đất m2 *Tài sản: Giá trị tài sản đến cuối kỳ báo cáo USD 2.950 Năm 2003 2.950 14.051.248 13.004.313 TSCĐ & đầu t dài hạn USD 16.488.016 15.878.957 - Hao mòn TSCĐ USD 3.030.202 3.996.454 TSCĐ & đầu t ngắn hạn USD 593.434 1.121.811 - Thµnh phÈm tån kho USD 53.341 489.245 Nêu nhiệm vụ, chức phận khác khách sạn cách chung nhất: 5.1 Phòng nhân sù ( Human Resoure ) Ms Thuû manager: bé phËn gồm ngời _ Chức năng: giám sát nhân khách sạn, lu trữ giấy tờ tổng quát hoạt động khách sạn, đặc biệt hoạt động công đoàn khách sạn 5.2 Bé phËn buång ( House keeping ) Ms V©n manager: phận có 20 nhân viên _ chức phận đặc biệt quan trọng phận trực tiếp tham gia vào trình phục vụ khách lu trú Ngoài ra, phận quản lý minibar phục vụ nhu cầu giải trí, nghe nhạc, sử dụng loại đồ uống đợc pha chế công phu giúp khách cảm thấy thoải mái lu trú khách sạn 5.3 Bộ phận lễ tân ( Front office ) Ms Hạnh manager: phận có 13 nhân viên Bộ phận đợc coi mặt khách sạn phận tiếp xúc với khách trực tiếp khách đến lu trú sử dụng dịch vụ khách sạn Do tính đặc thù công việc giao tiếp nên nhân viên phận giỏi ngoại ngữ, có tính chuyên môn giao tiếp, đặc biệt nghiệp vụ phËn 5.4 Bé phËn tiÕp thÞ ( Sales and Marketing ) Mr TuÊn manager: bé phËn nµy gåm cã ngời _ chức phận đóng vai trò quan trọng hoạt động kinh doanh khách sạn tiếp thị quảng cáo khách sạn dịch vụ khác khách sạn đến với khách du lịch Ngoài , phận chịu trách nhiệm liên hệ với công ty Du Lịch khác nhằm thu hút khách du lịch dến với dịch vụ khách sạn đặc biệt dịch vụ lu trú 5.5.Bộ phận bảo vệ ( Cercurity ) Mr Quang manager: bé phËn nµy cã 10 nhân viên _ phận có nhiệm vụ giám sát hoạt động an ninh khách sạn nh: bảo vệ sảnh, giám sát hoạt động qua camera, Đặc biệt, phận bao gồm hoạt động phục vụ xe cho khách, nh phục vụ cho hoạt động khách sạn 5.6 Bé phËn b¶o dìng ( Engmeering ) Mr Tịnh manager: phận có 11 nhân viên _ phận có nhiệm vụ trì bảo dỡng trang thiết bị nh máy móc phòng khách Đặc biệt phận tham gia vào việc chuẩn bị cho hoạt động tiệc khách sạn nh sàn nhảy, màu sắc tờng 5.7 Bộ phận phục vụ ăn uống ( Foot and Beverage ) Mr Hng manager:bộ phận có 30 nhân viên chuyên phục vụ khách dịch vụ ăn uống theo vị nhu cầu thực khách thời gian lu trú khách sạn Đây mảng quan trọng nhân viên phận có trình độ ngoại ngữ cao thông thạo nghiệp vụ liên quan ****************************** Phần III: ý kiến đế suất công tác kế toán khách sạn ý kiến đề suất công tac kế toán khách sạn GUOMAN Trong đợt thực tập vừa qua em đà nhận đợc nhiều quan tâm chu đáo ban giám đốc khách sạn, đợc trực tiếp tham gia vào công việc với giúp đỡ nhiệt tình ngời quản lý Thông qua công việc thực tế hàng ngày kết hợp với kiến thức đà học giúp em hiểu mô hình cách thức quản lý khách sạn Rất khó khăn cho em đa đề xuất công tác kế toán khách sạn thời gian thực tập em ngắn, khó kịp hiểu biết sâu sắc công việc phòng kế toán Đồng thời, với trình độ em cha thể bắt kịp với cờng độ làm việc cuả phòng kế toán Tuy nhiên, em nói rằng, bên cạnh việc học lý thuyết cần đ ợc liên hệ thực tế nhiều hơn, môn học chuyên ngành Đặc biệt cần phải ý nhiều tới môn ngoại ngữ, thực môn học vô cần thiết cong việc Một số đánh giá khái quát công tác phận khác dịch vụ phục vụ khách khách sạn: Khách sạn GUOMAN có hệ thống sở vật chất tơng đối lớn với 149 phòng, lợng khách vào hàng năm với nhu cầu đa dạng Nhìn chung, chất lợng dịch vụ khách sạn đạt mức hoàn hảo với danh hiệu khách sạn 4* Khách sạn đà thực quan tâm đến nhu cầu tối thiểu khách hàng Dịch vụ khách sạn dịch vụ lu trú, phòng khách sạn đà đạt mức cao với chất lợng tốt đầy đủ tiện nghi Phần lớn khách hàng có cảm giác thoải mái, nhận xét tốt đẹp lu trú tiêu dùng dịch vụ khách sạn Nh vậy, cho thấy nhịp nhàng phận việc đáp ứng nhu cầu khách Tuy nhiên, số ngày lu trú trung bình khách sạn tơng đối ít, đạt ngày Nguyên nhân đa số khách khách công vụ nên thời gian lu trú không cao Số khách quay trở lại lần chiếm số tơng đối, đa số quen dịch vụ khách sạn Chính vậy, điều cho thấy thực tế chất lợng cha đạt mức tuyệt hảo Bên cạnh tồn số vấn đề nh dịch vụ bổ sung thiếu, đặc biệt dịch vụ thể thao nh bơi lội, tennis, dẫn đến việc cung cấp không đầy đủ nhu cầu cho khách Thực trạng kinh doanh khách sạn GUOMAN kinh doanh lu trú, khách sạn cần nâng cao số lợng buồng tiêu chuẩn để đón khách quốc tế Cùng với việc nâng cấp sở vật chất chất lợng lao động dịch vụ cần đợc quan tâm đáp ứng đợc nhu cầu ngày cao khách du lịch Hà Nội nay, cung du lịch đà vợt cầu lợng khách du lịch đến với Việt Nam không nhiều, thêm đối thủ cạnh tranh lớn khách sạn GUOMAN