LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
Tổng quan về tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của tiền lương
Lao động là hoạt động sử dụng sức lao động của con người, bao gồm cả trí óc và tay chân, để chuyển đổi các nguyên liệu thành sản phẩm hữu ích, phục vụ cho nhu cầu của con người.
+ Lao động trực tiếp : là những công nhân trực tiếp tham gia điều khiển máy móc ,tƣ liệu lao động làm ra sản phẩm
Lao động gián tiếp bao gồm các nhân viên quản lý và phục vụ có vai trò hỗ trợ trong doanh nghiệp, chẳng hạn như nhân viên phân xưởng và các phòng ban như kế toán, tổ chức nhân sự, và nhiều vị trí khác Những nhân viên này đóng góp quan trọng vào sự vận hành hiệu quả của doanh nghiệp.
Chi phí lao động là yếu tố quan trọng trong cấu thành giá trị sản phẩm của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm Do đó, việc quản lý chi phí lao động hiệu quả cần tập trung vào hai chỉ tiêu chính: số lượng lao động và chất lượng lao động.
Theo quan niệm của Mác Lênin : Tiền lương là biểu hiện sống bằng tiền của giá trị sức lao động
Theo các nhà kinh tế học hiện đại, tiền lương được coi là giá cả của lao động, và nó được xác định dựa trên mối quan hệ cung cầu trong thị trường lao động.
Theo Điều 90 của Bộ luật Lao động Việt Nam năm 2015, tiền lương của người lao động được xác định dựa trên thỏa thuận giữa hai bên trong hợp đồng lao động, phụ thuộc vào năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc.
Người lao động nhận tiền công sau khi sử dụng sức lao động để tạo ra sản phẩm, cho thấy sức lao động là một loại hàng hóa đặc biệt và tiền công chính là giá cả của nó Giá cả sức lao động phụ thuộc vào cung cầu, nên thường xuyên biến động nhưng vẫn cần xoay quanh giá trị thực của sức lao động Điều này đòi hỏi phải có sự khách quan trong việc xác định giá trị Bất kể giá tiền công có thay đổi ra sao, nó cũng phải đảm bảo mức sống tối thiểu cho người lao động để họ có thể tồn tại và tiếp tục làm việc.
Tiền lương hợp lý là yếu tố quan trọng thúc đẩy sản xuất và khuyến khích người lao động cống hiến, từ đó nâng cao trình độ tay nghề và cải tiến kỹ thuật để tăng năng suất lao động.
Tiền lương không chỉ là chi phí sản xuất mà còn phản ánh giá trị của sức lao động, phụ thuộc vào giá cả sản phẩm trên thị trường Điều này cho thấy tiền lương là một yếu tố quan trọng trong kinh tế hàng hóa và chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan Hơn nữa, tiền lương cũng ảnh hưởng đến quyết định của chủ doanh nghiệp trong việc thiết lập các thỏa thuận hợp đồng thuê lao động.
1.1.1.2 Vai trò, ý nghĩa của tiền lương
* Vai trò của tiền lương
Tiền lương không chỉ là một khía cạnh kinh tế mà còn phản ánh mối quan hệ phân phối trong sản xuất xã hội Một chế độ tiền lương hợp lý sẽ thúc đẩy sự phát triển của lực lượng sản xuất, trong khi một chế độ không phù hợp có thể làm giảm động lực sản xuất Do đó, tiền lương đóng vai trò quan trọng trong quản lý đời sống và chính trị xã hội, thể hiện qua nhiều khía cạnh khác nhau.
+ Vai trò tái sản xuất sức lao động
Sức lao động là năng lực cơ bắp và tinh thần của con người, đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất Trong khi lao động, sức lao động sẽ bị hao mòn dần, vì vậy tiền lương cần phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động Đây là yêu cầu thiết yếu, không phụ thuộc vào chế độ xã hội, và là cơ sở tối thiểu để đảm bảo mối quan hệ giữa phân phối và sản xuất.
Sức lao động là yếu tố then chốt trong lực lượng sản xuất, đảm bảo quá trình tái sản xuất và duy trì đời sống cho người lao động cùng gia đình Tiền lương đóng vai trò quan trọng, cần đủ để nuôi sống trong bối cảnh lương là nguồn thu nhập chính Để thực hiện chức năng này, tiền lương cần được xem như giá cả của sức lao động, trả lương dựa trên công việc thực hiện, không theo người lao động Nguyên tắc phân phối theo lao động là cần thiết, với mức lương tối thiểu là nền tảng của chính sách tiền lương và tiền công Người sử dụng lao động phải tuân thủ mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định, không được trả thấp hơn mức này.
+ Vai trò kích thích sản xuất
Trong quá trình lao động, lợi ích kinh tế đóng vai trò là động lực mạnh mẽ thúc đẩy hoạt động của con người, góp phần vào tiến bộ kinh tế xã hội Trong ba loại lợi ích: xã hội, tập thể và cá nhân, lợi ích cá nhân của người lao động là động lực trực tiếp và quan trọng nhất đối với sự phát triển kinh tế.
Lợi ích của người lao động đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sản xuất Chính sách tiền lương hợp lý không chỉ là động lực mạnh mẽ cho việc phát huy sức mạnh của con người mà còn giúp đạt được các mục tiêu kinh tế xã hội Do đó, việc tổ chức tiền lương và tiền công là cần thiết để khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả làm việc, đồng thời đảm bảo sự công bằng xã hội thông qua chế độ trả lương hợp lý Tiền lương cần phải được đảm bảo một cách công bằng và hợp lý.
- Khuyến khích người lao động có tài năng
- Nâng cao trình độ văn hóa và nghiệp vụ cho người lao động
- Khắc phục chủ nghĩa bình quân trong phân phối trở thành một động lựcthực sự của sản xuất
Bảo đảm tiền lương cho người lao động không chỉ giúp duy trì cuộc sống hàng ngày mà còn tạo điều kiện cho họ có một nguồn dự phòng cho tương lai, đặc biệt khi họ không còn khả năng lao động hoặc gặp phải những rủi ro bất ngờ.
+ Vai trò điều phối lao động
Tiền lương là yếu tố quan trọng trong việc ổn định và phát triển kinh tế Mức tiền lương hợp lý giúp người lao động yên tâm nhận công việc, bất kể ở đâu và làm gì Khi tiền lương được trả hợp lý, nó sẽ thu hút lao động và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn nhân lực giữa các ngành, vùng miền và các khâu trong quá trình sản xuất một cách hiệu quả.
+ Vai trò quản lí người lao động
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.2.1 Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Quản lý lao động tiền lương đóng vai trò quan trọng trong quản lý sản xuất kinh doanh, giúp tổ chức hạch toán lao động và tiền lương một cách hiệu quả Việc này không chỉ thúc đẩy người lao động tuân thủ kỷ luật mà còn nâng cao năng suất lao động Hệ thống hạch toán chính xác là cơ sở để tính lương theo nguyên tắc phân phối lao động hợp lý Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp quản lý quỹ lương, đảm bảo trả lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội đúng quy định, khuyến khích người lao động hoàn thành nhiệm vụ, và phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm một cách chính xác.
Kế toán tiền lương đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong tổ chức, xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng của lao động tiền lương Các nhiệm vụ chính của kế toán tiền lương bao gồm quản lý và theo dõi chi phí lao động, đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán và chi trả lương cho nhân viên, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến tiền lương.
Ghi chép kịp thời về số lượng thời gian lao động và chất lượng sản phẩm là rất quan trọng, đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán tiền lương cho người lao động Điều này cũng bao gồm việc xác định chính xác số tiền bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) để đưa vào chi phí và thu nhập của người lao động.
Trả lương kịp thời cho người lao động là một yếu tố quan trọng, đồng thời cần giám sát tình hình sử dụng quỹ lương hiệu quả Việc cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý và chức năng cũng rất cần thiết để lập kế hoạch quỹ lương cho kỳ tiếp theo.
- Tính và phân bổ chính xác đối tƣợng, tính giá thành
Phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ là cần thiết để đánh giá hiệu quả tài chính Đề xuất các biện pháp tiết kiệm quỹ lương sẽ giúp tối ưu hóa nguồn lực, đồng thời cung cấp số liệu chính xác cho kế toán tổng hợp và các bộ phận quản lý khác, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong tổ chức.
Báo cáo về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), và kinh phí công đoàn (KPCĐ) là trách nhiệm của kế toán Cần tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT và KPCĐ để đề xuất các biện pháp khai thác hiệu quả tiềm năng lao động nhằm tăng năng suất Đồng thời, cần đấu tranh chống lại các hành vi vô trách nhiệm và vi phạm kỷ luật lao động, cũng như các chính sách liên quan đến tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, và chế độ phân phối theo lao động.
1.2.2 Nguyên tắc và yêu cầu hạch toán kế toán
Hạch toán chi phí lương tại các doanh nghiệp sản xuất là một công việc phức tạp nhưng rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định giá thành và giá bán sản phẩm Việc hạch toán chính xác chi phí tiền lương cũng là cơ sở để xác định các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước và cơ quan phúc lợi xã hội Để cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, việc hạch toán lương cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định, trong đó phân loại tiền lương một cách hợp lý là rất cần thiết, bởi tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau.
Trong hạch toán tiền l ơng cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Ghi chép, phản ánh tiền l ơng và các khoản trích theo l ơng, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối t ợng lao động
Để hạch toán tiền lương hiệu quả, cần sử dụng đầy đủ và chính xác các chứng từ ghi chép ban đầu Việc mở sổ kế toán cần được thực hiện đúng quy trình và hạch toán tiền lương phải tuân thủ theo chế độ và phương pháp quy định.
Thường xuyên tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động và quản lý quỹ lương, nhằm cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan đến quản lý lao động và tiền lương.
1.2.3 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Bảng chấm công làm thêm giờ 01B-LĐTL
- Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL
- Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL
- Bảng thanh toán làm thêm giờ 06-LĐTL
- Phiếu giao nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL
- Phiếu báo làm thêm giờ 07-LĐTL
- Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL
- Bảng kê các khoản trích theo lương 10-LĐTL
- Biên bản thanh lý( nghiệm thu ) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL
Các chứng từ hạch toán lao động cần được ký bởi người lập (tổ trưởng), xác nhận bởi cán bộ kiểm tra kỹ thuật và duyệt y bởi lãnh đạo đơn vị (quản đốc phân xưởng, trưởng bộ phận) Sau đó, các chứng từ này sẽ được gửi cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị, rồi chuyển đến phòng lao động tiền lương để xác nhận Cuối cùng, các chứng từ sẽ được chuyển đến phòng kế toán tiền lương để làm cơ sở tính lương và thưởng.
* Sổ sách sử dụng: sổ cái TK 334, sổ chi tiết tiền lương
1.2.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản 334: Phải trả ng ời lao động
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản phải trả và theo dõi tình hình thanh toán cho người lao động, bao gồm tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác của nhân viên trong doanh nghiệp.
- Tài khoản 334 có hai tài khoản cấp 2:
+ TK 3341 - Phải trả công nhân viên
+ TK 3348 - Phải trả ng ời lao động khác
Các khoản tiền lương, tiền công và tiền thưởng được xem là các khoản thu nhập chính của người lao động, bao gồm cả các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH) và những khoản đã được trả, chi hoặc ứng trước cho họ.
+ Các khoản khấu trừ vào tiền l ơng, tiền công, tiền th ởng có tính chất l ơng và các khoản phải trả, phải chi cho ng ời lao động
+ Các khoản tiền l ơng, tiền công, tiền th ởng có tính chất l ơng và các khoản khác phải trả cho ng ời lao động
Tài khoản 334 ghi nhận số dư bên có, bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng mang tính chất lương và các khoản khác mà doanh nghiệp còn nợ người lao động.
Tài khoản 334 có thể có số dư nợ, phản ánh tình trạng khi số tiền đã chi trả cho lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động vượt quá số tiền phải thanh toán.
Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác
Tài khoản này thể hiện tình hình thanh toán các khoản phải trả và phải nộp, liên quan đến nội dung tại TK334 Trong công tác kế toán tiền lương, việc theo dõi được thực hiện qua 4 tài khoản khác nhau.
TK3382: Kinh phí công đoàn (KPCĐ) :
- Phản ánh tình hình trích và thanh toán KPCĐ tại đơn vị
Bên Nợ: + Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở
Bên Có: + Trích KPCĐ vào chi phí kinh doanh
- Số d bên có: KPCĐ ch a nộp, ch a chi
- Số d bên nợ: KPCĐ v ợt chi
TK3383: Bảo hiểm xã hội (BHXH) :
- Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH ở đơn vị
Bên Nợ: + BHXH phải trả cho ng ời lao động
+ BHXH đã nộp cho cơ quan quản lý BHXH
Bên Có: + Trích BHXH vào chi phí sản xuất kinh doanh
+ Trích BHXH trừ vào tiền lương của công nhân viên
- Số d bên có: BHXH ch a nộp
- Số d bên nợ: BHXH v ợt chi
TK3384: Bảo hiểm y tế (BHYT) :
- Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT theo quy định
Bên Có: + Trích BHYT vào chi phí sản xuất kinh doanh
+ Trích BHYT trừ vào tiền l ơng của công nhân viên
- Số d bên có: BHYT ch a nộp
TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN):
- Phản ánh tình hình trích nộp BHTN tại đơn vị
Bên Có: + Trích BHTN vào chi phí sản xuất kinh doanh
+ Trích BHTN trừ vào tiền l ơng của công nhân viên
Bên Nợ: + BHTN đã nộp cho cơ quan quản lý
- Số d bên có: BHTN ch a nộp
* Ngoài ra kế toán còn sử dụng các nhóm TK chi phí:
- TK622: “Chi phí nhân công trực tiếp”
- TK6271: “ Chi phí nhân viên phân x ởng”
- TK6411: “ Chi phí nhân viên bán hàng”
- TK6421: “ Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp”
* Các TK khác liên quan: TK 111, TK112, TK335, TK333…
1.2.3.3 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SONG THÌN
Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại Song Thìn
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
- Tên công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI SONG THÌN
- Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: SONGTHIN TRADING COMPANY LIMITED
- Tên công ty viết tắt : SONG THIN TRADING CO.,LTD
- Địa chỉ: Số 1A, Đại Lộ Tôn Đức Thắng , xã An Đồng, Huyện An Dương, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
- Đại diện theo pháp luật : Giám đốc Vũ Thế Sơn
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu được cấp vào ngày 15/10/2000, và đã trải qua 5 lần thay đổi, với lần gần nhất vào ngày 15/09/2010 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp.
+ Vốn điều lệ: 12 000.000.000 đồng Trong đó vốn góp của ông Vũ Thế Sơn là
11.6 50.000.000 chiếm tỉ trọng chủ yếu 97,1% ,ông Lê Quốc Hoàn là 350.000.000 chiếm tỉ trọng 2,9%
+ Tổng số lao động: 100 -120 lao động
Công ty TNHH Thương mại Song Thìn, kế thừa truyền thống kinh doanh vật liệu xây dựng từ năm 1983, chính thức được thành lập vào năm 2000 Sau hơn 10 năm hoạt động, công ty đã không ngừng phát triển và phấn đấu trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu cho ngành xây dựng Với kinh nghiệm dày dạn và tinh thần làm việc “Chăm chỉ và trung thực”, mục tiêu của công ty là mang lại thành công cho khách hàng và đảm bảo chất lượng sản phẩm Phương châm “Chu đáo từng việc nhỏ để thành công việc lớn” đã giúp Song Thìn thực hiện nhiều dự án lớn, như Nhà máy nhiệt điện Sơn Động, Bắc Giang trị giá 10.852.000.000 đồng và khu công nghiệp Lọc dầu Dung Quất với giá trị lên đến 17.254.000.000 đồng.
Bến tàu số 4 của Vũ có tổng giá trị 40.985.000.000 đồng Năm 2013, Công ty TNHH Thương mại Song Thìn được vinh danh là một trong 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam, do Công ty CP Báo cáo và đánh giá Việt Nam và báo VietnamNet phát hành Hiện tại, công ty đang tham gia thực hiện nhiều công trình quan trọng và hứa hẹn sẽ đạt được nhiều thành công hơn nữa trong tương lai.
2.1.2 Lĩnh vực đăng kí kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh và hoạt động chính của công ty :
+ Kinh doanh vật liệu xây dựng, vật tƣ, nguyên liệu ngành trang trí nội – ngoại thất + Kinh doanh và đại lí vật tƣ, máy móc thiết bị
+ Buôn bán và đại lí ký gửi ô tô các loại
+ Vận tải và dịch vụ xếp dỡ hàng hóa đường bộ
+ Kinh doanh vận tải hành khách thủy , bộ
+ Xây dựng công trình thủy, bộ
+ Chế biến , sản xuất và gia công đồ gỗ
Sản phẩm , dịch vụ chính :
-Thép xây dựng các loại
- Thiết bị và công nghệ trong xây dựng
+ Dịch vụ nối ren thép cốt bê tông
+ Dịch vụ thi công sàn cốt thép bê tông BubbleDeck
+ Dịch vụ gia công cơ khí
- Vật liệu, chất phụ gia cho ngành luyện thép
- Đồ gỗ nội, ngoại thất, cửa chống cháy Hàn Quốc
+ Trang trí, thi công lắp đặt nội, ngoại thất
+ Cung cấp cửa chống cháy
+ Gỗ ván ép chịu nước
Đánh giá khái quát tình hình tài chính của công ty TNHH Thương mại Song Thìn
+ Phân tích khái quát tình hình tài sản, nguồn vốn
Bảng 2.1 Bảng tổng hợp tình hình tài sản nguồn vốn của công ty trong 2 năm
Số tiền % Số tiền % Tuyệt đối Tương đối (%) Tổng tài sản 11.128.172.981 100 12.378.077.690 100 1.249.904.710 11,23
Nguồn : Phòng Kế toán – Tài chính
Từ bảng số liệu trên ta có nhận xét sau :
Tổng tài sản và Tổng nguồn vốn năm 2014 so với năm 2013 tăng 1.249.904.710 đồng tương ứng tăng 11,23% Trong đó :
+ Tài sản ngắn hạn năm 2014 so với năm 2013 tăng 885.816.740 đồng tương ứng tăng 10,44 %
+ Tài sản dài hạn năm 2014 so với năm 2013 tăng 364.087.969 đồng tương ứng tăng 13,77 %
Tốc độ tăng trưởng của tài sản dài hạn vượt trội so với tài sản ngắn hạn cho thấy công ty đang mở rộng sản xuất và gia tăng quy mô, đồng thời chú trọng đầu tư vào trang thiết bị và công nghệ.
Năm 2014, nợ phải trả của công ty TNHH Thương mại Song Thìn giảm 445.861.307 đồng, tương ứng với mức giảm 5,15% so với năm 2013 Ngược lại, vốn chủ sở hữu tăng mạnh 1.695.766.017 đồng, tương đương với mức tăng 69,19% Mặc dù nợ phải trả vẫn chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu nguồn vốn, điều này cho thấy công ty chú trọng vào việc tận dụng vốn từ bên thứ ba, đồng thời khẳng định uy tín đối với khách hàng Khả năng thanh toán của công ty năm 2014 cũng được cải thiện rõ rệt so với năm trước.
2013 Công ty nên tăng cơ cấu vốn chủ sở hữu để đảm bảo khả năng tự chủ tài chính và tránh rủi ro tài chính tốt hơn
+ Phân tích một số chỉ tiêu tài chính :
Bảng 2.2 So sánh một số chỉ tiêu tài chính năm 2013 và 2014
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Chênh lệch
Khả năng thanh toán ngắn hạn
Khả năng thanh toán ngay
Nguồn : Phòng Kế toán – Tài chính
Từ số liệu trên ta có nhận xét sau :
+ Mặc dù tỉ suất tài trợ năm 2014 tăng 0,15 lần so với năm 2013 nhƣng khả năng tự chủ về tài chính của công ty còn thấp
+ Tỉ suất đầu tƣ năm 2014 tăng 0,4 lần so với năm 2013 chứng tỏ công ty đã tập trung đầu tƣ máy móc để phục vụ quá trình kinh doanh
Khả năng thanh toán ngắn hạn của công ty đã cải thiện từ 1,19 vào năm 2013 lên 1,42 vào năm 2014, cho thấy tình hình tài chính tương đối tốt với cả hai tỷ số đều lớn hơn 1.
+ Tỉ số khả năng thanh toán nhanh tăng lên không nhiều qua 2 năm và tỉ lệ chƣa cao nên khả năng thanh toán nhanh còn hạn chế
Vào năm 2014, khả năng thanh toán đã tăng 0,05 lần so với năm 2013, tuy nhiên tỷ lệ này vẫn chưa đạt mức lý tưởng Do đó, công ty cần xem xét tăng cường lượng tiền tồn tại trong quỹ nhằm giảm thiểu mức độ rủi ro.
Phân tích tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ( SXKD ) qua 2 năm 2013 và năm 2014 :
Bảng 2.3 Một số chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động SXKD Đơn vị tính : VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Chênh lệch
% Doanh thu bán hàng 26.911.345.807 34.352.412.544 7.441.066.740 27,65 Giá vốn hàng bán 22.290.171.893 28 149.064.891 5.858.893.000 26,28
Nguồn : Phòng Kế toán – Tài chính
Doanh thu bán hàng năm 2014 tăng 27,65 % so với năm 2013 tương ứng với lƣợng tăng tuyệt đối 7.444.066.740 đồng
Giá vốn hàng bán năm 2014 đã tăng 26,28% so với năm 2013, tương ứng với mức tăng tuyệt đối là 5.858.893.000 đồng Do đó, sự gia tăng doanh thu là điều hiển nhiên khi giá vốn cũng tăng lên.
Công ty TNHH Thương mại Song Thìn đang hoạt động hiệu quả khi doanh thu tăng nhanh hơn giá vốn, dẫn đến tổng lợi nhuận kế toán trước thuế tăng 66,13%, tương ứng với mức tăng 996.837.885 đồng Sự gia tăng này diễn ra trong bối cảnh tổng quy mô tài sản chỉ tăng 11,23%, cho thấy công ty đang tối ưu hóa chi phí và mở rộng sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Thương mại Song Thìn
Công ty TNHH Thương mại Song Thìn được tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến chức năng, với Giám đốc là người đứng đầu hệ thống chỉ huy Bên cạnh đó, có các bộ phận tham mưu như các phòng chức năng hỗ trợ trong quá trình ra quyết định Tuy nhiên, quyền quyết định cuối cùng vẫn thuộc về Giám đốc.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của Công ty TNHH Thương mại Song
Phòng kinh doanhPhòng kế toán – tài chínhPhòng hành chính- nhân sự
Bộ phận Bộ phận nghiên Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận tổ chức bán hàngcứu thị trườngkế toán tài chính nhân sựhành chính
Nguồn : Phòng hành chính – nhân sự
Giám đốc là người đứng đầu và đại diện pháp lý của Công ty, chịu trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động Ông/bà có quyền điều hành cao nhất và đại diện cho Công ty trong các giao dịch thương mại Giám đốc có các quyền và nghĩa vụ cụ thể liên quan đến quản lý và phát triển Công ty.
- Sử dụng vốn hiệu quả và phát triển vốn
- Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
- Tổ chức việc xây dựng các định mức kinh tế, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các định mức này trongcông ty
- Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty
Xây dựng phương án và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty, điều chỉnh và phát triển các quy trình quản lý Chịu trách nhiệm trực tiếp về kế hoạch đầu tư, phát triển kinh doanh, tuyển dụng lao động, cũng như công tác tài chính và kế toán.
- Xây dựng quy chế lao động, quy chế khen thưởng, kỷ luật trong Công ty
- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nước, lập, phản ánh, phân phối lợi nhuận sau thuế
- Chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty
Trợ lý giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc Công ty trong việc điều hành doanh nghiệp, thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công và ủy quyền của Giám đốc.
Tại Công ty hiện có 03 phòng chức năng, mỗi phòng có một nhiệm vụ riêng Gồm: Phòng hành chính – nhân sự, Phòng kế toán – tài chính, phòng kinh doanh
Phòng hành chính – nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và hỗ trợ các phòng ban, đơn vị trong công ty thực hiện nhiệm vụ được giao Bộ phận này chịu trách nhiệm sắp xếp cán bộ quản lý, mua sắm thiết bị văn phòng phẩm và quản lý văn thư lưu trữ Ngoài ra, phòng còn đảm nhận công tác tuyển dụng, tuyển chọn nhân lực và đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên của công ty.
Phòng kế toán – tài chính có trách nhiệm theo dõi và phản ánh tình hình tài sản cũng như sự biến động của tài sản liên quan đến nguồn vốn Phòng này cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời để hỗ trợ quyết định của nhà quản lý Các nghiệp vụ kế toán được thực hiện dựa trên chứng từ gốc và được ghi chép vào các loại sổ theo quy định Kế toán trưởng đứng đầu phòng, có nhiệm vụ điều hành, tổ chức công việc và hướng dẫn hạch toán, kiểm tra tính chính xác trong việc ghi chép sổ sách kế toán.
Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thương mại Song Thìn
ty TNHH Thương mại Song Thìn
* Tổ chức công tác kế toán
Tất cả các hoạt động kế toán của công ty được thực hiện theo quy định và chế độ kế toán do Bộ Tài chính Việt Nam ban hành.
Hình thức tổ chức công tác kế toán : Công ty tổ chức theo hình thức tập trung, phòng kế toán trung tâm đặt tại công ty
Công ty sở hữu một hệ thống sổ sách và chứng từ hoàn chỉnh, bao gồm cả tổ chức và quản lý sổ sách kế toán Sổ sách kế toán được mở theo Hệ thống tài khoản theo chuẩn mực kế toán quy định tại quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Ngoài ra, công ty sử dụng các loại chứng từ nằm trong danh mục chứng từ kế toán do Vụ chế độ kế toán quy định.
Hình thức ghi sổ của công ty là Nhật kí chung, đơn giản và phù hợp với việc sử dụng máy vi tính Tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được ghi vào sổ Nhật kí chung theo trình tự thời gian và định khoản kế toán Sau đó, số liệu từ sổ Nhật kí sẽ được sử dụng để ghi sổ Cái cho từng nghiệp vụ phát sinh Công ty sử dụng các loại sổ chủ yếu để quản lý nghiệp vụ này.
+ Các sổ, các thể kế toán chi tiết
Công ty cũng áp dụng các loại sổ Nhật ký đặc biệt như Nhật ký thu tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, và Nhật ký chi tiêu để quản lý tài chính hiệu quả.
Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm các báo cáo chủ yếu như Bảng cân đối kế toán (CĐKT), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (BCKQHĐKD), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (LCTT), và Thuyết minh báo cáo tài chính (TMBCTC) Các báo cáo này được lập vào cuối năm tài chính để cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và hoạt động của doanh nghiệp.
Kỳ hạch toán theo quý
Niên độ kế toán : Năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 tính theo năm dương lịch hàng năm
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá trị hàng tồn kho Đối với thuế giá trị gia tăng, công ty áp dụng phương pháp khấu trừ và thực hiện khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam (VNĐ).
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ luân chuyển chứng từ của hình thức Nhật kí chung
Sổ nhật kí đặc biệt Sổ nhật kí chung Sổ,thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối phát sinh
Ghi chú : Ghi hàng ngày
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty :
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý Chứng từ được thu thập từ các phòng, sau đó được kiểm tra, xử lý và gửi về phòng kế toán để tổng hợp, ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính cho đơn vị.
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ bộ máy kế toán công ty
Phòng kế toán – tài chính
Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương Kế toán bán hàng Thủ quỹ thu chi công nợ kế toán NH
Nguồn : Phòng hành chính – nhân sự
Kế toán trưởng, kiêm kế toán tổng hợp, có trách nhiệm tổ chức và kiểm tra công tác kế toán, chỉ đạo hạch toán các bộ phận Công việc bao gồm việc tập trung các phần hành kế toán chi tiết lên sổ tổng hợp, đối chiếu và lập báo cáo tổng hợp, cũng như lập báo cáo quyết toán và mở sổ theo dõi các quỹ của công ty.
Kế toán thu, chi và thanh toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền thu vào và chi ra, đồng thời quản lý các khoản nợ phải thu và phải trả cho từng khách hàng Công việc này bao gồm việc thường xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời để đảm bảo tình hình tài chính ổn định.
Kế toán tiền lương là người chịu trách nhiệm tính toán tiền lương cho người lao động, đồng thời thực hiện việc tính và trích nộp Bảo hiểm xã hội cũng như Kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định.
Kế toán bán hàng và kế toán ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng qua ngân hàng, quản lý việc rút tiền gửi để nhập quỹ tiền mặt, cũng như theo dõi tình hình bán hàng của công ty.
Thủ quỹ là người quản lý trực tiếp tiền mặt tại quỹ của Công ty, chịu trách nhiệm lập báo cáo quỹ hàng ngày Họ cần liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt thực tế với số liệu trên sổ sách để phát hiện và giải quyết các sai phạm trong quản lý tiền mặt.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế gọn nhẹ, với công việc được phân công rõ ràng cho từng cá nhân Điều này giúp mỗi người có trách nhiệm cụ thể và không phụ thuộc vào người khác, tạo ra sự chủ động và ý thức trách nhiệm cao hơn trong công việc của mình.
2.3 Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương mại Song Thìn
2.3.1 Tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương mại Song Thìn
Cơ cấu và đặc điểm lao động của Công ty TNHH Thương mại Song Thìn
Công ty đã hoạt động gần 15 năm với khoảng 150 lao động, trong đó 100% nhân viên đóng BHXH Đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao, với 10% có trình độ trên đại học, 60% đại học, 20% cao đẳng và 10% trung cấp, tạo lợi thế cho công ty Trong tổng số lao động, 80% là lao động dài hạn, trong khi phần còn lại ký hợp đồng từ 1-3 năm Công ty duy trì tính ổn định trong công việc và tổ chức thi đua lao động giỏi hàng năm để khuyến khích năng suất Hai bộ phận chính của công ty bao gồm quản lý hành chính và bán hàng trực tiếp.
Để quản lý và hạch toán hiệu quả, việc phân loại lao động trong công ty là cần thiết Phân loại lao động giúp sắp xếp nhân sự vào các nhóm khác nhau dựa trên những đặc trưng nhất định Lao động trong công ty được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Theo giới tính: công ty gồm có lao động nam và lao động nữ
Theo trình độ học vấn: công ty gồm 4 bậc lao động đó là : thạc sỹ, đại học, cao đẳng, trung cấp
Theo hợp đồng lao động: công ty gồm có hợp đồng dài hạn và hợp đồng ngắn hạn
Bảng 2.4 Cơ cấu lao động của công ty trong tháng 9/2014
Số lượng ( Người ) Tỉ lệ ( % )
Phòng Kế toán – tài chính 10 6,67
Phòng Hành chính – nhân sự 5 3,33
Bộ phận nghiên cứu thị trường 40 26,67
Nguồn : Phòng hành chính – nhân sự
Đánh giá thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương mại Song Thìn
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp cần tối ưu hóa chi phí hoạt động và tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được điều này, việc tiết kiệm chi phí là điều thiết yếu Công ty TNHH Thương mại Song Thìn, với hơn 10 năm phát triển, đã khẳng định vị thế vững chắc trong ngành, không ngừng mở rộng cơ sở vật chất và nâng cao trình độ quản lý Sự phát triển này đến từ việc khai thác hiệu quả nội lực và tiềm năng sẵn có, nhờ vào nỗ lực không ngừng của ban Giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên.
Công ty sở hữu một bộ máy quản lý chặt chẽ, với các phòng ban được phân công nhiệm vụ rõ ràng và hợp lý Điều này thể hiện qua sự cụ thể trong cách thức hoạt động và trách nhiệm của từng bộ phận.
Công ty sở hữu một đội ngũ lãnh đạo và quản lý có năng lực và kinh nghiệm phong phú trong việc điều hành kinh doanh Đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề, được trang bị hệ thống máy tính hiện đại, đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Mỗi phòng ban trong công ty đều có bảng chấm công nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả và chặt chẽ Trưởng phòng có trách nhiệm theo dõi và ghi chép khi công nhân nghỉ vì lý do khác nhau, giúp ổn định công việc và phản ánh đúng công sức lao động của từng thành viên Ngoài việc theo dõi sự hiện diện của nhân viên, người chấm công còn phải ghi nhận công việc mà họ thực hiện, cũng như hình thức hưởng lương, như lương thời gian hay lương sản phẩm Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính toán tiền công, tiền lương sau này, vì vậy việc theo dõi phải được thực hiện đầy đủ và chính xác để tránh nhầm lẫn trong quá trình tính lương.
Về tổ chức hoạt động kế toán:
Công ty cam kết thực hiện đầy đủ các nguyên tắc và chế độ tài chính - kế toán do Nhà nước quy định Đặc biệt, công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, một phương pháp phổ biến và phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp quản lý và hoạt động hiệu quả hơn.
Sổ kế toán nhật ký chung có ưu điểm nổi bật là thiết kế mẫu sổ đơn giản, giúp thuận tiện cho việc ghi chép và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu sổ sách của công ty.
Trong quá trình hạch toán, công ty cam kết tuân thủ nghiêm ngặt chế độ kế toán hiện hành về cả nội dung và nguyên tắc Đồng thời, công ty linh hoạt áp dụng các cải tiến trong việc ghi chép và quản lý sổ sách, nhằm nâng cao hiệu quả trong việc phản ánh, kiểm tra và kiểm soát.
Về bộ máy kế toán của công ty:
Dưới sự chỉ đạo và quan tâm của lãnh đạo công ty, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung khoa học Công tác kế toán diễn ra tại phòng tổng hợp, với các bộ phận kế toán đảm nhiệm những nhiệm vụ riêng biệt, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán của công ty.
Phòng tổng hợp làm việc chặt chẽ với các phòng ban liên quan đến kế toán, đặc biệt trong việc quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Sự phối hợp này đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời, giúp công ty phân tích tình hình lao động và thu nhập của từng bộ phận hiệu quả.
Hệ thống sổ sách kế toán của công ty xây dựng không chỉ hỗ trợ công tác hạch toán nội bộ mà còn giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động của từng phòng ban Các chứng từ được sử dụng theo mẫu của Bộ Tài chính, đảm bảo thông tin kinh tế về các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép đầy đủ và chính xác Ngoài ra, chứng từ cũng được kiểm tra và giám sát chặt chẽ, với khả năng điều chỉnh và xử lý kịp thời.
Về cách thức trả lương:
Công ty thực hiện công tác tính lương cho người lao động một cách hợp lý, đảm bảo quá trình thanh toán lương diễn ra hiệu quả Hình thức tiền lương hiện tại nhận được sự đồng thuận cao từ đa số cán bộ công nhân viên, cho thấy sự hài lòng trong công tác quản lý tài chính của công ty.
Vềcông tác hạch toán kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương:
Hạch toán tiền lương và trợ cấp tại công ty không chỉ mang lại lợi ích cho người lao động mà còn đảm bảo tái sản xuất sức lao động và cải thiện đời sống gia đình họ.
Công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện bởi đội ngũ cán bộ chuyên sâu có kinh nghiệm, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và kịp thời theo các quy định pháp lệnh.
Việc trích nộp đầy đủ các quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), kinh phí công đoàn (KPCĐ) và thuế thu nhập cá nhân không chỉ thể hiện trách nhiệm của công ty đối với Nhà nước mà còn góp phần đảm bảo an sinh xã hội và phát triển bền vững.
Việc phản ánh kịp thời và đầy đủ tiền lương cùng các khoản trích theo lương giúp công ty phân tích tình hình lao động và thu nhập của từng bộ phận Từ đó, công ty có thể điều phối và bố trí lao động một cách hợp lý và khoa học, tạo nền tảng cho việc nâng cao năng suất lao động Điều này không chỉ khuyến khích sự sáng tạo mà còn tăng thu nhập cho cả công ty và cá nhân.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SONG
Những định hướng phát triển trong kinh doanh và hoàn thiện công tác kế toán tiền lương
3.1 Những định hướng phát triển trong kinh doanh và hoàn thiện công tác kế toán tiền lương
3.1.1 Mục tiêu trong năm 2015 của Công ty TNHH Thương mại Song Thìn
Trong những năm qua, công ty đã liên tục mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, đạt được trình độ quản lý cao và kết quả kinh doanh khả quan nhờ nỗ lực của Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên Việc áp dụng linh hoạt các quy luật kinh tế thị trường và thực hiện cải tiến quản lý đã giúp công ty hoàn thành nghĩa vụ đóng góp cho ngân sách Nhà nước Đồng thời, Ban lãnh đạo cũng chú trọng nâng cao điều kiện làm việc và đời sống của người lao động, đảm bảo công nhân viên có thu nhập ổn định và nhận lương đúng hạn hàng tháng.
Bước sang năm 2015, công ty đặt mục tiêu mở rộng mạng lưới phân phối để phục vụ khách hàng miền Bắc và các tỉnh thành khác, với cam kết mang lại sự hài lòng tối ưu Đồng thời, công ty hướng tới việc trở thành một trong những doanh nghiệp uy tín nhất trong ngành Để đạt được những mục tiêu này, toàn thể công ty cần nỗ lực hơn nữa và xây dựng chiến lược kinh doanh cụ thể, hiệu quả.
Năm 2015, kinh tế Việt Nam đối mặt với nhiều thách thức, đòi hỏi các ngành và doanh nghiệp phải có kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả để đạt được mục tiêu Trong bối cảnh này, công ty TNHH Thương mại Song Thìn quyết định đầu tư vào máy móc hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả bán hàng và năng suất lao động Đồng thời, công ty cũng đang tìm kiếm giải pháp tối ưu cho việc triển khai kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, đảm bảo độ chính xác cao và đáp ứng nhu cầu của người lao động.
Để tạo ra mức thu nhập bình quân cao tại các doanh nghiệp phát đạt, công ty chú trọng đến việc đảm bảo an tâm cho người lao động và đối tác Bên cạnh đó, công ty cũng tập trung vào khen thưởng và cân bằng tiền lương theo cấp bậc, nhằm thúc đẩy năng suất lao động Việc hoàn thiện bộ máy kế toán, đặc biệt là kế toán tiền lương, được xem là nhiệm vụ hàng đầu, giúp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách khoa học, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thương mại Song Thìn
3.2.1 Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp cần tối ưu hóa chi phí hoạt động và tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được mục tiêu này, việc tiết kiệm chi phí là vô cùng quan trọng Kế toán, với vai trò cung cấp thông tin và giám sát các hoạt động kinh tế, trở thành một công cụ thiết yếu trong hệ thống quản lý Do đó, hoàn thiện công tác kế toán luôn được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu.
Tiền lương và các khoản thanh toán cho cán bộ công nhân viên đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kinh tế tài chính, vì chúng cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh Việc tổ chức lao động cần đảm bảo hợp lý, đúng người, đúng việc, do đó quản lý lao động tiền lương và các khoản trích theo lương là rất cần thiết Kế toán tiền lương và các khoản trích cũng hỗ trợ cải tiến tổ chức sản xuất và nâng cao năng suất lao động Vì vậy, việc tính toán và phân bổ tiền lương cùng các khoản trích phải được thực hiện chính xác, đầy đủ theo chế độ tiền lương và thanh toán kịp thời.
Mỗi doanh nghiệp đều mong muốn có phương pháp tính toán và chi trả lương phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình Tuy nhiên, sự biến động của nền kinh tế và đặc thù kinh doanh đã tạo ra những thách thức trong việc quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương Để khắc phục những vấn đề này, các nhà quản lý cần nỗ lực hơn trong việc hoàn thiện kế toán tiền lương Điều này đòi hỏi họ phải nắm vững thông tin về nguồn nhân lực và hiểu biết về luật Lao động, điều mà chỉ có thể thực hiện thông qua công tác kế toán Một bộ máy kế toán hiệu quả sẽ góp phần nâng cao lợi nhuận doanh nghiệp, do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán không thể tách rời khỏi việc cải thiện quy trình tiền lương và các khoản trích theo lương.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương chính xác giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hạch toán, giảm chi phí không cần thiết và nâng cao hiệu quả kinh tế Việc đảm bảo thanh toán tiền lương đầy đủ và chính xác không chỉ tạo động lực cho người lao động mà còn góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Những phân tích này nhấn mạnh tầm quan trọng và sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
3.2.2 Một số giải pháp hoàn thiện
Những hạn chế trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đã chỉ ra cần thiết phải đưa ra giải pháp hoàn thiện Với tầm quan trọng của hạch toán tiền lương, tôi xin đề xuất một số ý kiến nhằm nâng cao quản lý lao động, sử dụng lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Về hệ thống sổ sách của công ty :
Các loại sổ sách kế toán của công ty cần đƣợc lập đầy đủ hơn nhƣ sổ chi tiết
TK 338, bảng tổng hợp chi tiết TK 338 Công ty nên lập thêm sổ cái TK 3382,
Để quản lý các khoản trích theo lương một cách hiệu quả, công ty cần theo dõi chi tiết các tài khoản 3383, 3384, và 3389 nhằm nắm bắt tình hình trích lập và nộp Việc lập sổ chi tiết và bảng tổng hợp cho các tài khoản 338 sẽ giúp đối chiếu với sổ cái, giảm thiểu sai sót và nâng cao độ chính xác trong tính toán Công ty cũng nên tách riêng từng khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, và BHTN trên bảng tổng hợp thanh toán tiền lương để có cái nhìn rõ ràng về các loại bảo hiểm bắt buộc Đối với các bảng biểu như bảng phân bổ lương và bảng tổng hợp thanh toán lương, cần lập chi tiết theo từng bộ phận thay vì gộp chung, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý chi phí lao động ở các bộ phận khác nhau như bán hàng, quản lý, kế toán và hành chính, từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn.
Về chế độ tiền thưởng đối với người lao động :
Tiền thưởng đóng vai trò quan trọng trong việc kích thích người lao động làm việc chăm chỉ và có trách nhiệm hơn Do đó, các công ty nên xem tiền thưởng như một công cụ kinh tế thiết yếu, bên cạnh lương, để nâng cao năng suất lao động Cụ thể, công ty cần xây dựng chính sách thưởng phạt rõ ràng và thực hiện một cách nghiêm túc để đạt hiệu quả cao nhất.
+ Đối với người lao động làm việc tốt nên có một khoản tiền thưởng
+ Đối với người lao động không hoàn thành nhiệm vụ và tắc trách trong công việc thì phải có mức phạt cụ thể
Các khoản tiền thưởng nên được trích ra từ quỹ khen thưởng phúc lợi đồng thời các khoản phạt là một hình thức để bổ sung quỹ
Về việc quản lí thời gian và chất lượng lao động :
Bảng chấm công không chỉ phản ánh số ngày làm việc thực tế trong tháng mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm của người lao động Việc chấm công chính xác là cần thiết để đảm bảo công bằng cho sức lực mà người lao động đã bỏ ra Công ty kế toán tiền lương có trách nhiệm tổng hợp bảng chấm công và tính số ngày làm việc thực tế để tính lương cho nhân viên Các phòng ban cũng cần chấm công cụ thể cho từng nhân viên trong bộ phận của mình Tuy nhiên, bảng chấm công không thể hiện việc đi làm đúng giờ hay tình trạng đi muộn về sớm Để khắc phục vấn đề này, công ty nên sử dụng thẻ chấm công nhằm đánh giá toàn diện và chính xác hơn về ngày công của nhân viên Để đảm bảo thông tin trên thẻ chấm công chính xác tuyệt đối, công ty nên lắp đặt hệ thống máy dập thẻ, một phương pháp hiệu quả đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay.
Về việc xây dựng phân mềm kế toán :
Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với quy mô hoạt động của công ty, tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả làm việc, công ty nên sử dụng phần mềm kế toán máy Phần mềm này giúp giảm khối lượng công việc và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời cho lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định Tính toán và hạch toán tiền lương cũng có thể được tự động hóa, từ đó tạo ra bảng tính lương và các khoản trích theo lương Việc tự động tính lương không chỉ giảm bớt khối lượng công việc mà còn đảm bảo việc trả lương kịp thời Do đó, công ty cần đầu tư vào đào tạo và trang bị phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả kinh tế.
Về tăng cường công tác đào tạo cán bộ quản lí và người lao động :
Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trong ngành thương mại thiết bị xây dựng và đồ nội thất Để vượt qua giai đoạn khó khăn hiện nay, các doanh nghiệp cần tổ chức lao động một cách khoa học nhằm tối ưu hóa năng suất Việc phân tích tình hình sử dụng lao động, thời gian lao động và trình độ chuyên môn sẽ giúp tìm ra biện pháp quản lý và sử dụng lao động hiệu quả hơn Do đó, công ty cần thực hiện tốt một số khâu quan trọng trong quy trình này.
Để nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng, cần chú trọng vào việc tìm kiếm và lựa chọn các cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, đồng thời trẻ hóa đội ngũ lãnh đạo Việc tuyển chọn những cán bộ quản lý năng lực và nhạy bén sẽ giúp tổ chức phù hợp hơn với yêu cầu của nền kinh tế thị trường hiện nay.
Thị trường lao động tại Việt Nam rất phong phú, do đó, để đưa ra quyết định chính xác cho người lao động làm việc theo hợp đồng ngắn hạn, các công ty cần xây dựng một hệ thống kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả về số lượng cũng như chất lượng lao động.
Về việc thanh toán tiền lương cho người lao động :
Công ty TNHH Thương mại Song Thìn hiện đang gặp phải một số hạn chế trong việc trả lương cho người lao động bằng tiền mặt Để khắc phục tình trạng này, công ty nên khuyến khích việc sử dụng hệ thống thanh toán không dùng tiền mặt, giúp giảm thiểu rủi ro và sự cồng kềnh trong quá trình vận chuyển Phương thức thanh toán qua tài khoản ngân hàng không chỉ tiết kiệm thời gian cho thủ quỹ mà còn giảm thiểu sai sót, đồng thời tạo điều kiện cho người lao động chủ động hơn trong việc nhận lương.
Công ty cần thực hiện một số giải pháp cơ bản để cải thiện tình hình, bao gồm việc tạo điều kiện tăng lương cho người lao động và tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành.