LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Khái quát chung về kế toán bán hàng và các khoản phải thu khách hàng
1.1.1 Vai trò và sự cần thiết của kế toán bán hàng và các khoản phải thu khách hàng
1.1.1.1 Vai trò của kế toán bán hàng và các khoản phải thu khách hàng
Vai trò của kế toán bán hàng:
Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, doanh nghiệp hoạt động sản xuất và kinh doanh nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu thị trường với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần thực hiện giá trị sản phẩm thông qua hoạt động bán hàng, là quá trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm từ doanh nghiệp sang khách hàng, kèm theo lợi ích và rủi ro Bán hàng không chỉ là giai đoạn cuối của quá trình sản xuất – kinh doanh mà còn là cách chuyển đổi vốn từ hình thái sản phẩm sang tiền tệ Do đó, tăng tốc quá trình bán hàng giúp rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay vốn và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tất cả các doanh nghiệp, bao gồm sản xuất, thương mại và dịch vụ, đều chú trọng đến việc tiêu thụ và bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của mình, vì đây là đầu ra của quá trình sản xuất và thương mại Kết quả hoạt động này được ghi nhận qua doanh thu bán hàng, làm nổi bật vai trò quan trọng của kế toán bán hàng trong việc duy trì ổn định doanh thu và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong môi trường thị trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp cần quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả để tồn tại và phát triển Kế toán là công cụ quản lý quan trọng, đặc biệt trong việc quản lý tiêu thụ sản phẩm Công tác kế toán bán hàng cần được tổ chức hợp lý và khoa học, thường xuyên hoàn thiện để phù hợp với từng doanh nghiệp và tình hình thị trường Để ổn định doanh thu và nâng cao hiệu quả kinh doanh, nhà quản trị cần thông tin quản lý từ bộ phận kế toán Do đó, việc kiểm soát và tổ chức chặt chẽ kế toán bán hàng là rất cần thiết cho hiện tại và tương lai.
Vai trò của kế toán các khoản phải thu khách hàng
Các khoản phải thu đại diện cho nợ của cá nhân và tổ chức đối với doanh nghiệp, liên quan đến số tiền chưa thanh toán cho sản phẩm, hàng hóa, vật tư và dịch vụ.
Nợ phải thu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, được xem như một khoản lợi nhuận Việc thu hồi nhanh chóng các khoản nợ từ khách hàng giúp tăng tốc độ thu hồi vốn, trong khi chậm trễ trong việc thu hồi nợ sẽ dẫn đến ứ đọng vốn, làm giảm lợi nhuận và ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Việc tăng nhanh thu hồi các khoản nợ phải thu giúp gia tăng tốc độ luân chuyển vốn và lợi nhuận cho doanh nghiệp Do đó, hoàn thiện kế toán các khoản nợ phải thu trở nên cần thiết hơn bao giờ hết Kế toán công nợ không chỉ hỗ trợ báo cáo tài chính mà còn cung cấp thông tin quan trọng cho quản trị Để đưa ra quyết định quản trị chính xác, cần xác định rõ ai nợ, nợ cái gì, thời gian nợ và khả năng chi trả của họ Dựa trên những thông tin này, nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định hợp lý để khuyến khích hoặc hạn chế khách hàng.
1.1.1.2 Sự cần thiết của kế toán bán hàng và các khoản phải thu khách hàng
Trong bối cảnh cạnh tranh doanh nghiệp ngày càng gay gắt, việc quản lý hiệu quả các khoản tín dụng trở thành yếu tố then chốt để tăng doanh thu Bộ phận bán hàng cần tạo ra các điều khoản có lợi cho khách hàng, nhưng nếu không quản lý tín dụng tốt, doanh thu trên sổ sách có thể cao trong khi doanh thu thực tế lại thấp, dẫn đến tình trạng thiếu vốn lưu động Một nghiên cứu từ Viện Quản trị Mỹ cho thấy 54,6% doanh nghiệp tin rằng họ có thể cải thiện hiệu quả các khoản phải thu nếu phối hợp chặt chẽ với bộ phận bán hàng Đồng thời, việc dịch vụ khách hàng không thực hiện thông báo thanh toán kịp thời cũng làm kéo dài quá trình thanh toán Chính sách tín dụng không rõ ràng từ ban giám đốc có thể gây khó khăn trong việc xác định chính xác các khoản phải thu, ảnh hưởng đến việc trích lập dự phòng và phản ánh tình hình kinh doanh Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bán hàng hợp lý và hoàn thiện quy trình kế toán để đạt được mục tiêu kinh doanh.
1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và các khoản phải thu khách hàng
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Để quản lý hiệu quả hàng hóa, cần nắm rõ sự vận động của từng sản phẩm trong quá trình nhập, xuất và tồn kho, bao gồm các chỉ tiêu về giá trị, số lượng và chất lượng Việc tính toán và xác định chính xác kết quả cho từng loại sản phẩm là rất quan trọng.
Theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, phương thức thanh toán, từng loại hàng hóa bán ra và từng loại khách hàng
Quản lý chặt tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng thời hạn và thời gian tránh mất mát, ứ đọng vốn
Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kỷ luật thanh toán và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước
Việc tổ chức theo dõi kế toán bán hàng và phải thu khách hàng là rất quan trọng trong doanh nghiệp Nó giúp xác định khả năng tiêu thụ từng mặt hàng, khả năng thu hồi vốn, tạo lợi nhuận và khả năng thanh toán của khách hàng Từ đó, doanh nghiệp có thể đề ra những giải pháp phù hợp để đạt hiệu quả cao nhất và mang lại lợi ích cho công ty.
Kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại
1.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng
1.2.1.1 Khái niệm và điều kiện ghi nhận doanh thu
Doanh thu, theo chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”, được định nghĩa là tổng lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán Doanh thu phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường và đóng góp vào việc tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng chỉ đƣợc ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện sau đây:
Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền quản lý hàng hóa
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
Doanh nghiệp đã thu đƣợc hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
Xác định đƣợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Điều kiện ghi nhân doanh thu cung cấp dịch vụ: Doanh thu cung cấp dịch vụ chỉ đƣợc ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời 4 điều kiện sau đây:
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
Có khả năng thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó
Xác định đƣợc phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập bảng cân đối kế toán
Xác định đƣợc chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí đã hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó
1.2.1.2 Một số quy định về hạch toán doanh thu
Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định sau:
Đối với các sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ được tính là tổng giá thanh toán.
Doanh thu từ việc bán sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu được tính là tổng giá thanh toán, bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu.
Trong trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm hoặc trả góp, doanh thu bán hàng sẽ được ghi nhận theo giá trả ngay Phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm sẽ được ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính, phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu đã được xác nhận.
Các sản phẩm bị từ chối thanh toán do chất lượng hoặc quy cách kỹ thuật không đạt yêu cầu sẽ được gửi trả lại người bán hoặc yêu cầu giảm giá, và doanh nghiệp phải chấp thuận Ngoài ra, đối với hàng hóa mua với khối lượng lớn được chiết khấu thương mại, các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng sẽ được theo dõi riêng biệt trên các tài khoản 531, 532 hoặc 521.
Trong trường hợp doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn bán hàng và thu tiền nhưng chưa giao hàng cho khách hàng đến cuối kỳ, giá trị hàng hóa này không được coi là doanh thu và không ghi vào tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Thay vào đó, số tiền đã thu từ khách hàng sẽ được hạch toán vào bên có tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” Khi hàng hóa thực sự được giao cho khách, doanh nghiệp sẽ hạch toán vào tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” với giá trị hàng đã giao, phù hợp với các điều kiện ghi nhận doanh thu.
Không hạch toán vào tài khoản này các trường hợp sau:
Trị giá vật tƣ, hàng hóa, bán thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công chế biến
Trị giá sản phẩm, bán thành phẩm và dịch vụ cung cấp giữa các đơn vị thành viên trong công ty và tổng công ty hạch toán toàn ngành đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị tiêu thụ nội bộ Việc quản lý và hạch toán chính xác các giao dịch này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.
Trị giá sản phẩm, hàng hóa đang gửi bán; dịch vụ hoàn thành đã cung cấp cho khách hàng nhưng chưa được người mua chấp nhận thanh toán
Trị giá hàng gửi bán theo phương thức gửi bán đại lý, ký gửi (chưa được xác định là tiêu thụ)
1.2.1.3 Chứng từ và tài khoản sử dụng a) Chứng từ sử dụng:
Hóa đơn GTGT (mẫu 01-GTKT-3LL)
Hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu 02-GTTT-3LL)
Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (mẫu 01-BH)
Thẻ quầy hàng (mẫu 02-BH)
Các chứng từ thanh toán bao gồm phiếu thu, séc thanh toán và giấy báo có ngân hàng Để kế toán doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán cần sử dụng các tài khoản phù hợp.
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 512 – Doanh thu nội bộ
TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
TK 3337 – Doanh thu chƣa thực hiện
Và các TK liên quan khác (TK111, 112, 131…)
+ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản này ghi nhận doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán, phản ánh kết quả từ các giao dịch và nghiệp vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm
TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá
TK 5117 – Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tƣ
+ TK 512 – Doanh thu nội bộ
Nội dung này phản ánh doanh thu từ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty.
TK 512 bao gồm 3 TK cấp 2:
TK 5121 – Doanh thu bán hàng hóa
TK 5122 – Doanh thu bán thành phẩm
TK 5123 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
Thuế TTDB, thuế xuất khẩu và thuế GTGT là các loại thuế quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý Doanh thu từ việc bán sản phẩm hàng hóa được tính theo phương pháp trực tiếp và phải nộp dựa trên doanh thu thực tế từ dịch vụ cung cấp trong kỳ hạch toán.
+ Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu
+ Kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911
+ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Phương pháp khấu trừ thuế GTGT và phương pháp trực tiếp đều áp dụng cho các đối tượng nộp thuế GTGT.
+ Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ của + Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của HHDV đã tiêu thụ của HHDV đã tiêu thụ
+ Số thuế GTGT đƣợc giảm trừ vào số thuế + Số thuế GTGT đầu ra phải nộp
Doanh nghiệp cần nộp thuế GTGT từ hàng hóa đã bán bị trả lại và thuế GTGT phát sinh từ các hoạt động tài chính cũng như các hoạt động khác.
+ Số thuế GTGT đã nộp vào ngân sách nhà + Số thuế GTGT phải nộp của HH nước nhập khẩu
Số thuế GTGT còn phải nộp
+ TK 3337 – Doanh thu chƣa thực hiện
+ Kết chuyển sang TK 511, 515, 711 + Doanh thu chƣa thực hiện phát sinh trong kỳ
Doanh thu chƣa thực hiện cuối kỳ
1.2.1.4 Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Bán hàng trực tiếp cho khách hàng là phương thức giao hàng trực tiếp từ kho hoặc phân xưởng của doanh nghiệp đến tay người mua Khi hàng hóa được bàn giao, chúng chính thức được coi là tiêu thụ, và người bán không còn quyền sở hữu đối với số hàng đó Người mua sẽ thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng đã nhận.
Sơ đồ 1.1: Kế toán bán hàng theo phương thức trực tiếp
Trường hợp bán hàng qua các đại lý, ký gửi hàng
Doanh nghiệp (DN) xuất giao hàng cho các đại lý hoặc đơn vị nhận bán hàng ký gửi để tiêu thụ, trong khi hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của DN Khi đại lý thông báo đã bán được hàng hoặc thực hiện thanh toán, số hàng đó sẽ được xem là đã tiêu thụ.
Doanh thu tiêu thụ hàng hóa doanh thu
Doanh thu tiêu thụ hàng hóa theo PP khấu trừ
TK 3331 theo PP trực tiếp
K/c doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hóa trong kỳ
Sơ đồ 1.2: Kế toán bán hàng theo phương thức đại lý, ký gửi
Kế toán các khoản phải thu khách hàng trong các doanh nghiệp thương mại
1.3.1 Kế toán phải thu khách hàng
Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với các mối quan hệ tương tác với doanh nghiệp khác, tổ chức, cá nhân và cơ quan quản lý nhà nước Mối quan hệ này tồn tại khách quan trong mọi hoạt động kinh tế và tài chính của doanh nghiệp.
Các khoản phải thu đại diện cho nợ của cá nhân và tổ chức, bao gồm cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, liên quan đến số tiền chưa thanh toán cho sản phẩm, hàng hóa, vật tư và dịch vụ mà doanh nghiệp đã cung cấp.
1.3.1.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng
Phiếu thu (MS 01 – TT), phiếu chi (MS 02 – TT), giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi…
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng
Số tiền phải thu từ khách hàng liên quan đến sản phẩm đã giao và dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành được xác định là tiêu thụ Đồng thời, số tiền mà khách hàng đã trả nợ cũng cần được ghi nhận để quản lý tài chính hiệu quả.
+ Số tiền thừa trả lại cho khách hàng + Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước cho khách hàng
+ Khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại trừ vào số nợ phải thu
Số tiền còn phải thu của khách hàng
Sơ đồ 1.15: Kế toán các khoản phải thu khách hàng
1.3.2 Kế toán dự phòng phải thu khó đòi
1.3.2.1 Khái niệm và điều kiện ghi nhận
Khái niệm: Nợ phải thu khó đòi là khoản nợ:
Khách hàng ứng trước hoặc thanh toán tiền cho khách hàng Thu nhập khác chƣa thu tiền
Thanh toán bằng hàng TK 155,156
Nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ
Bù trừ công nợ Chênh lệch giảm
Chênh lệch tăng khi đánh giá
Khoản chi hộ cho khách hàng
Doanh thu chƣa thu tiền
TK 133 đã lập dự phòng
Số chƣa lập dự phòng khoản phải thu bằng ngoại tệ
Quá hạn thanh toán trên hợp đồng kinh tế, các khế ƣớc vay nợ hoặc các cam kết nợ khác
Chưa đến hạn thanh toán, nhưng tổ chức kinh tế đã rơi vào tình trạng phá sản hoặc đang trong quá trình giải thể Người nợ có thể đã mất tích, bỏ trốn, hoặc đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, thi hành án, hoặc thậm chí đã qua đời.
Lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi là một biện pháp quan trọng mà doanh nghiệp thực hiện để bảo vệ tình hình tài chính Việc này giúp doanh nghiệp tính trước một khoản chi phí, nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực khi gặp phải các khoản nợ khó đòi không thể thu hồi.
Theo nguyên tắc, việc lập dự phòng cần có bằng chứng đáng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi Các bằng chứng chủ yếu theo quy định hiện hành bao gồm thông tin chi tiết về tình hình tài chính của khách hàng, lịch sử thanh toán và các tài liệu liên quan đến khoản nợ.
+ Số tiền phải thu phải theo dõi đƣợc cho từng đối tƣợng, theo từng nội dung, từng khoản nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi
Để xác nhận số tiền còn nợ, cần có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận từ khách nợ, bao gồm hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ và đối chiếu công nợ.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý nhƣ một khoản tổn thất
Có đủ căn cứ xác định là một khoản phải thu khó đòi
1.3.2.2 Ƣớc tính mức dự phòng theo quy định của Việt Nam
Theo thông tư 228/2009/TT-BTC, doanh nghiệp cần dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra và tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ Do đó, doanh nghiệp phải lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng từ chứng minh tính chất khó đòi của các khoản nợ này.
Giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn được xác định như sau: 30% cho các khoản nợ quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm, và 50% cho các khoản nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
Doanh nghiệp cần trích lập dự phòng 100% giá trị cho khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên Đối với các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán, nếu tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản, đang làm thủ tục giải thể, hoặc người nợ mất tích, bỏ trốn, doanh nghiệp cũng nên dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để thực hiện trích lập dự phòng thích hợp.
Sau khi doanh nghiệp lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, toàn bộ khoản dự phòng này sẽ được tổng hợp vào bảng kê chi tiết Điều này giúp làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
1.3.2.3 Tài khoản sử dụng: TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi
+ Các khoản phải thu khó đòi đã xử lý + Trích lập phải thu khó đòi tính vào chi phí
+ Hoàn nhập dự phòng vào cuối niên độ kế toán
Sơ đồ 1.16: Kế toán dự phòng phải thu khách hàng:
Hệ thống sổ sử dụng
Sổ kế toán chi tiết bao gồm các loại sổ như sổ chi tiết giá vốn, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết doanh thu bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với người mua Những sổ này giúp theo dõi và quản lý các hoạt động tài chính một cách hiệu quả, đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Sổ kế toán tổng hợp
Hoàn nhập số dự phòng phải thu
Trích dự phòng phải thu khó đòi
Xóa nợ (nếu đã trích)
Thu hồi khoản phải thu khó đòi đã xóa nợ
Xóa nợ (nếu chƣa trích)
Số dự phòng còn lại cuối kỳ khó đòi năm nay nhỏ hơn năm trước
Sự khác biệt trong kế toán bán hàng và các khoản phải thu khách hàng giữa Việt Nam và thế giới
Khi so sánh chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam trong lĩnh vực kế toán bán hàng và các khoản phải thu khách hàng, có thể nhận thấy sự khác biệt rõ rệt Chuẩn mực quốc tế thường nhấn mạnh vào tính minh bạch và nhất quán trong việc ghi nhận doanh thu, trong khi chuẩn mực Việt Nam có thể linh hoạt hơn trong một số trường hợp Ngoài ra, quy định về thời điểm ghi nhận doanh thu và cách thức đánh giá các khoản phải thu cũng có sự khác biệt, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và khả năng phân tích hiệu quả kinh doanh Việc hiểu rõ những khác biệt này là cần thiết để doanh nghiệp có thể tuân thủ đúng quy định và tối ưu hóa quy trình kế toán.
Việt Nam đang phát triển nền kinh tế thị trường mở cửa và hội nhập, với mục tiêu thu hút đầu tư nước ngoài, điều này tạo ra nhu cầu xây dựng hệ thống kế toán quốc gia phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế Để thực hiện điều này, Việt Nam đã tiếp cận các chuẩn mực kế toán quốc tế thông qua việc sử dụng chúng làm cơ sở để xây dựng chuẩn mực quốc gia Tuy nhiên, vẫn còn nhiều khác biệt giữa IAS và VAS Bài viết này sẽ trình bày một số điểm khác biệt giữa hai chuẩn mực trong kế toán bán hàng và các khoản phải thu khách hàng.
Biểu 1.2: So sánh chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam trong kế toán bán hàng và các khoản phải thu khách hàng
Phương diện Chỉ tiêu Chuẩn mực kế toán quốc tế Chuẩn mực kế toán Việt
Phạm vi áp dụng chuẩn mực về doanh thu
Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, nội dung này không chỉ liên quan đến các doanh nghiệp tư nhân mà còn bao gồm cả doanh nghiệp nhà nước và khu vực công cộng.
Chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hoạt động tại Việt Nam và chủ yếu là doanh nghiệp Nhà nước
Khoản giảm trừ doanh thu là chiết khấu thương mại
Ngoài khoản giảm trừ doanh thu là chiết khấu thương mại, còn quy định chi tiết thêm về giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại
Về giá vốn hàng bán
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho
Phương pháp xác định giá đích danh hoặc giá bán lẻ có thể đƣợc sử dụng nếu kết quả không chênh lệch với giá thực tế
Không đề cập vấn đề này
Phương pháp tính giá hàng tồn kho
Không cho phép áp dụng phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)
Cho phép sử dụng phương pháp nhập sau xuất trước
Về các khoản dự phòng phải thu khó đòi
Việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi đối với khoản đã ghi nhận là doanh thu nhƣng không chắc chắn
Khi khả năng thu hồi khoản đã ghi nhận là doanh thu không chắc chắn, doanh nghiệp cần ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ thay vì giảm doanh thu Việc xác định các khoản phải thu khó đòi không được nêu rõ sẽ ảnh hưởng đến cách hạch toán trong trường hợp không thể thu hồi.
Khả năng thu hồi khoản doanh thu đã ghi nhận là không chắc chắn, do đó cần ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không hạch toán giảm doanh thu Đồng thời, phải lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi Khi xác định khoản nợ thực sự không thể thu hồi, có thể bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi So với một số quốc gia trên thế giới, kế toán bán hàng và các khoản phải thu khách hàng tại Việt Nam có những khác biệt đáng chú ý.
Biểu 1.3: Sự khác biệt trong kế toán bán hàng và phải thu khách hàng giữa Mỹ và Việt Nam
Chỉ tiêu Mỹ Việt Nam
Việc tuân thủ các quy định
Doanh nghiệp cần linh hoạt trong việc áp dụng các phương pháp kế toán, tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể của mình Việc này phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của kế toán và đảm bảo phản ánh đầy đủ, chi tiết mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp.
Cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của cơ quan quản lý về chế độ kế toán, tài khoản kế toán và các hình thức sổ sách, với mẫu chung được quy định bắt buộc phải thực hiện.
Do không có hệ thống tài khoản thống nhất với tên gọi và số hiệu chung, doanh nghiệp có quyền lựa chọn và xác định hệ thống tài khoản riêng phù hợp với đặc trưng của mình.
+ Tài khoản doanh thu, chi phí đƣợc phép có số dƣ tạm thời
+ Có hệ thống tài khoản thống nhất Nhà nước quy định thống nhất trong việc mở và dùng các tài khoản cấp 1, cấp 2
+ Tài khoản doanh thu, chi phí không có số dƣ tạm thời
Khoản chiết khấu thương mại không đƣợc ghi chép lại trên sổ sách kế toán Mỹ vì nó đƣợc phản ánh trên giá thực tế của doanh nghiệp
Chiết khấu thương mại được theo dõi trên tài khoản 521
Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
Có thể ghi giảm trực tiếp cho tài khoản doanh thu bán hàng
Bắt buộc phải theo dõi trên các tài khoản riêng biệt là TK 531, TK
+ Có thể lựa chọn phương pháp + Việc trích lập chỉ dựa trên một
Việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi tính tỷ lệ phần trăm trên doanh thu thuần hoặc dựa trên tuổi nợ của các khoản phải thu
Tỷ lệ phần trăm trích lập được xác định dựa trên kinh nghiệm quá khứ và đánh giá của doanh nghiệp về tính thanh khoản của các khoản phải thu Phương pháp duy nhất để thực hiện việc này là dựa vào tuổi nợ của các khoản phải thu.
+ Tỷ lệ phần trăm trích lập đƣợc quy định cụ thể trong thông tƣ
Biểu 1.5: Sự khác biệt trong kế toán bán hàng và phải thu khách hàng giữa Pháp và Việt Nam
Chỉ tiêu so sánh Pháp Việt Nam
Mức dự phòng phải thu khó đòi
Tính trên cơ sở số nợ phải thu ngoài thuế Vì vậy, thuế GTGT của khoản phải thu khó đòi bị mất sẽ do nhà nước chịu
Tính dự phòng trên số nợ phải thu có thuế Vì vậy, thuế GTGT của khoản phải thu khó đòi bị mất sẽ do doanh nghiệp chịu
Cho vào tài khoản thu nhập và kết chuyển cuối kỳ
Hoàn nhập dự phòng ghi giảm cho tài khoản chi phí
Giá bán thực tế được xác định bằng tổng giá trị ghi trong hóa đơn sau khi trừ đi các khoản giảm giá, bớt giá và hồi khấu mà khách hàng được hưởng ngay khi lập hóa đơn.
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại đƣợc theo dõi riêng trên các tài khoản tương ứng là TK 521, TK 532 và
Không được phép áp dụng phương pháp LIFO để tính trị giá vốn hàng xuất kho Tuy nhiên, có thể áp dụng phương pháp LIFO cho việc xác định trị giá vốn hàng xuất kho.
Kiểm kê định kỳ đƣợc áp dụng trong phạm vi kế toán tài chính,
Kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên là hai phương pháp quan trọng trong quản lý hàng tồn kho Việc áp dụng toán hàng tồn kho trong kê khai thường xuyên giúp nâng cao hiệu quả của kế toán quản trị.
Trong kế toán tài chính, khi thực hiện kiểm kê định kỳ hàng hóa, kế toán chỉ ghi nhận bút toán doanh thu mà không phản ánh giá vốn hàng bán.
Kế toán Pháp và Mỹ cho phép linh hoạt áp dụng các chính sách và quy tắc nhằm tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp và xã hội, đồng thời tách biệt rõ ràng giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn Do đó, Việt Nam cần học hỏi từ các hệ thống này để cải thiện hệ thống kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán bán hàng và quản lý các khoản phải thu khách hàng.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ XÂY DỰNG VÂN PHONG
Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần thiết bị xây dựng Vân Phong 33 1 Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý
a) Đôi nét về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần thiết bị xây dựng Vân Phong
Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0103000581 cấp ngày 24/10/2001 Địa chỉ: P304, Tòa nhà 142 Lê Duẩn, Đống Đa, Hà Nội
Website: http://vafo.com.vn/
Biểu 2.1: Thành viên góp vốn:
Họ và tên Vốn góp (VND) Số cổ phần Chiếm tỷ lệ % tổng vốn điều lệ Nguyễn Thanh
Sơn 1.000.000.000 10.000 12,5% Đại diện theo pháp luật: Ông Nguyễn Thanh Sơn
Lĩnh vực kinh doanh bao gồm cho thuê máy móc thiết bị phục vụ nông nghiệp, xây dựng và giao thông, cùng với việc buôn bán ô tô, phương tiện vận tải, phụ tùng và vật tư sản xuất Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp hàng tiêu dùng và xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp.
Mặc dù mới hoạt động chưa đầy 10 năm, Công ty Cổ phần Thiết bị Xây dựng Vân Phong đã khẳng định vị thế của mình trong ngành, cạnh tranh hiệu quả với những đối thủ lâu năm Công ty đã thiết lập mối quan hệ với nhiều đối tác lớn trong và ngoài nước, đặc biệt tại Nhật Bản và Hàn Quốc Vân Phong cung cấp các sản phẩm như máy cẩu thủy lực bánh xích và máy khoan cọc nhồi từ các thương hiệu nổi tiếng như KOBELCO, HITACHI, SUMITOMO, NIIPPONSHARYO cho các khách hàng lớn như Tổng công ty XD Thăng Long, Sông Đà, LICOGI, LILAMA, và UDIC.
Trong quá trình kinh doanh, công ty đã đối mặt với nhiều thách thức Tuy nhiên, nhờ vào nỗ lực không ngừng và sự lãnh đạo hiệu quả, công ty đã đạt được những thành công đáng kể Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty cũng góp phần quan trọng vào sự phát triển này.
+ Buôn bán, cho thuê thiết bị và máy móc phục vụ công nông nghiệp, xây dựng, giao thông
+ Buôn bán ô tô, phương tiện vận tải, phụ tùng nguyên vật liệu, vật tư sản xuất, hàng tiêu dùng
+ Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi
+ Tƣ vấn xây dựng (không bao gồm các dịch vụ thiết kế công trình)
+ Buôn bán vật liệu xây dựng
+ Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa…
+ Bán buôn cho các cửa hàng, đại lý: Hàng hóa khi bàn giao cho khách hàng đƣợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán
+ Bán hàng qua điện thoại c) Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Việc tổ chức Bộ máy quản lý tại Công ty CP thiết bị xây dựng Vân Phong đƣợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty
Người điều hành công ty có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh và phải báo cáo trước hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao Họ là đại diện hợp pháp của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật Đồng thời, họ cũng tổ chức và phân công công việc cho từng phòng ban trong công ty.
Người hỗ trợ giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành công ty, thực hiện các nhiệm vụ theo sự ủy quyền của giám đốc Họ có trách nhiệm đôn đốc và quản lý nhân viên cấp dưới để đảm bảo hoàn thành tốt các công việc được giao.
Soạn thảo văn bản, nội quy và quy định trong doanh nghiệp để trình lãnh đạo ký duyệt và ban hành Đồng thời, tiếp nhận và chuẩn bị hồ sơ, công văn giấy tờ từ bên ngoài và trong nội bộ, sau đó chuyển giao cho các bộ phận liên quan.
Phòng tài chính kế toán
Giám đốc kiêm CT HĐQT
P.Kỹ thuật : Mối quan hệ chỉ đạo
: Mối quan hệ qua lại
Tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc chỉ đạo và quản lý công tác tài chính, hạch toán kế toán nhằm bảo vệ và phát triển nguồn lực công ty Đảm bảo thực hiện chức năng quản lý tài chính theo quy định hiện hành.
Chức năng chính của bộ phận này là chăm sóc toàn bộ hệ thống khách hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy nhanh chóng quy trình bán hàng ở mọi thời điểm.
Để tìm kiếm nguồn hàng tốt nhất cho công ty, phòng kinh doanh và ban lãnh đạo cần nắm rõ tình hình thị trường trong nước Việc phối hợp với phòng kỹ thuật sẽ giúp thực hiện các giao dịch trực tiếp hoặc gián tiếp với đối tác nước ngoài, từ đó tối ưu hóa đầu vào cho doanh nghiệp.
Đảm bảo quản lý chất lượng và an toàn kỹ thuật là nhiệm vụ quan trọng Chúng tôi tư vấn cho phòng nhập khẩu nhằm tìm kiếm nguồn máy móc thiết bị với thông số kỹ thuật và chức năng tối ưu, đồng thời thực hiện bảo hành sau bán hàng dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc.
2.1.2 Đặc điểm về bộ máy kế toán và các chính sách kế toán áp dụng a) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Để phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh, công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung Theo đó, công tác kế toán đƣợc thực hiện chung cho toàn công ty nhằm bảo đảm cho sự lãnh đạo tập trung, thống nhất
Bộ máy kế toán bao gồm các nhân viên được phân công công việc theo đặc điểm quản lý và trình độ cá nhân, với Kế toán trưởng đứng đầu dưới sự lãnh đạo của giám đốc Các kế toán viên làm việc dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng, có sự tương tác và hỗ trợ thông tin lẫn nhau.
Hiện công ty có 138 nhân viên, trong đó có 5 nhân viên kế toán:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Kế toán trưởng là người phụ trách chính trong phòng kế toán của công ty, có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, ký duyệt các chứng từ và báo cáo liên quan Họ cũng chịu trách nhiệm theo dõi và hướng dẫn thực hiện các chế độ, chuẩn mực kế toán mới cho các kế toán viên, đảm bảo tuân thủ quy định của nhà nước Ngoài ra, kế toán trưởng còn thực hiện khóa sổ kế toán và tổng hợp số liệu để lập và phân tích các báo cáo kế toán trong kỳ.
Kế toán ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng
Thủ quỹ, đồng thời là kế toán tiền mặt, có nhiệm vụ thu chi tiền mặt dựa trên các chứng từ hợp lệ, theo dõi số tiền tại quỹ và thực hiện giao dịch với ngân hàng để lấy chứng từ thanh toán và xử lý các thủ tục chuyển rút tiền Ngoài ra, thủ quỹ còn thực hiện các giao dịch như làm thủ tục vay vốn, mở L/C và bảo lãnh liên quan đến việc nhập khẩu máy móc thiết bị.
Theo dõi quá trình nhập, xuất và tồn kho, thực hiện đối chiếu kiểm tra với thủ kho, lập bảng kê chi tiết và tổng hợp thông tin về các loại máy móc thiết bị Sau đó, chuyển giao cho các bộ phận liên quan và báo cáo kết quả lên cấp trên.
Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và các khoản phải thu khách hàng tại Công ty cổ phần thiết bị xây dựng Vân Phong
Thứ nhất: Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức kinh doanh tại công ty
Công ty cổ phần thiết bị xây dựng Vân Phong đang xây dựng một cơ chế quản lý kinh doanh mới, phù hợp với nền kinh tế thị trường, mang lại hiệu quả tích cực Trong điều kiện khắc nghiệt của cơ chế thị trường, công ty đã kiên cường đứng vững và khẳng định vai trò của mình Những thành tựu đáng kể mà công ty đạt được chủ yếu dựa vào các ưu điểm nổi bật.
Công ty cam kết tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và thoải mái, khuyến khích nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình Bên cạnh đó, các hoạt động tập thể được tổ chức nhằm giúp nhân viên giảm áp lực, thư giãn và tái tạo năng lượng cho công việc.
Cơ sở vật chất luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ, phù hợp với đặc thù của từng bộ phận Chẳng hạn, phòng kế toán được trang bị máy tính, máy in, máy fax và điều hòa, đáp ứng nhu cầu làm việc hiệu quả.
Tổ chức bộ máy quản lý:
Bộ máy quản lý được tổ chức khoa học và hợp lý, đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của nền kinh tế thị trường Các phòng ban chức năng được phân công rõ ràng, giúp công ty chủ động trong sản xuất và quản lý kinh tế, từ đó đảm bảo khả năng cạnh tranh vững mạnh trên thị trường.
Bộ máy quản lý kinh doanh của công ty được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, tập trung vào sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận Nhờ đó, dù thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, lợi nhuận của công ty vẫn liên tục tăng trưởng qua các năm.
Thứ hai, tổ chức công tác kế toán
Kể từ khi thành lập, công ty đã đạt nhiều thành tựu nổi bật, nhờ vào bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện và đội ngũ kế toán viên chuyên môn cao Điều này giúp hạch toán kịp thời, chính xác và hiệu quả, từ đó hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ và phù hợp với trình độ chuyên môn của từng nhân viên Mô hình kế toán tập trung giúp đảm bảo lãnh đạo thống nhất, thuận lợi cho việc phân công công việc và chuyên môn hóa, từ đó nâng cao trình độ của nhân viên Định kỳ, nhân viên kế toán tham gia các lớp nâng cao nghiệp vụ và tập huấn do chi cục thuế tổ chức.
Hệ thống chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Hệ thống chứng từ được xây dựng theo đúng quy định của Bộ Tài chính, với quy trình phân loại nghiêm ngặt Tất cả các chứng từ gửi đến phòng kế toán đều được phân loại theo từng phần hành và chuyển giao cho kế toán phụ trách Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ được thực hiện cẩn thận, đảm bảo tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Qua đó, các chứng từ này trở thành căn cứ quan trọng để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán phải tuân thủ đúng chế độ kế toán đã ban hành Việc kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ được thực hiện cẩn thận nhằm tránh sai lệch trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán.
Hệ thống sổ sách, tài khoản sừ dụng
Hệ thống sổ sách và tài khoản của công ty tuân thủ nghiêm ngặt quy định tại quyết định 15/2006/QD – BTC của Bộ Tài Chính Bên cạnh đó, công ty còn thiết lập thêm một số tài khoản chi tiết dựa trên đặc điểm kinh doanh, nhằm theo dõi sát sao tình hình hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Công ty đã áp dụng phương pháp ghi sổ kế toán bằng hình thức kế toán máy, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc kế toán Việc sử dụng phần mềm không chỉ đảm bảo yêu cầu hạch toán tổng hợp và chi tiết mà còn cung cấp các tính năng chuyên dụng để quản lý doanh thu, chi phí và công nợ Hơn nữa, số lượng sổ sách lưu trữ được giảm thiểu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán.
Mỗi kế toán viên đều có mật khẩu riêng để bảo vệ thông tin kế toán, trong khi kế toán trưởng nắm giữ mật khẩu chung cho tất cả các phần hành Điều này đảm bảo rằng công tác kế toán của đơn vị được theo dõi một cách chặt chẽ và an toàn.
Thứ ba: Tổ chức kế toán bán hàng và phải thu khách hàng
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để quản lý hàng tồn kho, giúp cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình hình hàng hóa Phương pháp này đảm bảo quản lý hiệu quả và nâng cao khả năng kiểm soát kho.
Phương pháp tính giá xuất kho:
Phương pháp tính giá đơn vị xuất kho theo thực tế đích danh tuân thủ nguyên tắc kế toán phù hợp, đảm bảo chi phí thực tế tương ứng với doanh thu thực tế Giá trị hàng xuất kho được xác định phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra, đồng thời giá trị hàng tồn kho cũng được phản ánh chính xác theo giá trị thực tế của hàng hóa.
Việc ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán
Doanh thu bán hàng được ghi nhận đầy đủ và kịp thời, cùng với việc kê khai thuế GTGT chặt chẽ, đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nước Giá vốn hàng bán được ghi nhận đồng thời với doanh thu, tuân thủ nguyên tắc phù hợp trong kế toán.
Việc ghi nhận khoản phải thu khách hàng
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ XÂY DỰNG VÂN PHONG
Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán bán hàng và các khoản phải thu khách hàng tại Công ty
a) Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán bán hàng và phải thu khách hàng tại công ty
Hiện nay, nhà nước ta phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần theo cơ chế thị trường, buộc các doanh nghiệp phải năng động và tổ chức tốt hoạt động kinh doanh Công tác bán hàng trở nên quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt doanh thu bán hàng quyết định khả năng trang trải chi phí và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước Để đứng vững trên thị trường, doanh nghiệp cần tổ chức công tác bán hàng hiệu quả và có chiến lược tiêu thụ phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao trong kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận.
Nền kinh tế phát triển thúc đẩy các công ty mở rộng quy mô hoạt động để thu hút khách hàng, dẫn đến việc tìm kiếm nguồn hàng từ nhiều nhà sản xuất Sự gia tăng quy mô và số lượng khách hàng đồng nghĩa với áp lực lớn trong công tác kế toán các khoản phải thu Do đó, việc quản lý các khoản phải thu khách hàng cần phải tỉ mỉ, nhưng không rườm rà, nhằm bảo đảm nguồn vốn của công ty không bị chiếm dụng Theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu là rất quan trọng, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và chi phí của công ty.
Việc hoàn thiện kế toán bán hàng và phải thu khách hàng tại Công ty là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Cần xem xét đúng đắn các nguyên tắc hoàn thiện nhằm phục vụ tốt hơn cho quá trình này.
Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và phải thu khách hàng tại Công ty cổ phần thiết bị xây dựng Vân Phong là rất cần thiết và quan trọng Để thực hiện công việc này hiệu quả, cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Nguyên tắc phù hợp trong nghiệp vụ bán hàng yêu cầu rằng doanh thu và chi phí phải được ghi nhận một cách đồng bộ, nghĩa là cần xác định chi phí tương ứng với doanh thu đã thực hiện.
Nguyên tắc thận trọng yêu cầu doanh thu chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu lợi ích kinh tế, trong khi chi phí được ghi nhận khi có bằng chứng phát sinh Đối với việc theo dõi công nợ, cần lập khoản dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, nhưng không nên lập quá lớn.
Nguyên tắc nhất quán yêu cầu việc áp dụng các chuẩn mực và phương pháp kế toán phải được duy trì nhất quán trong suốt một niên độ kế toán Điều này đảm bảo tính thống nhất và khả năng so sánh các chỉ tiêu kế toán giữa các kỳ khác nhau.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và các khoản phải
Công tác kế toán bán hàng và phải thu khách hàng tại công ty cổ phần thiết bị xây dựng Vân Phong đã được cải tiến, góp phần tích cực vào kết quả kinh doanh Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần khắc phục Dựa trên lý luận đã học và thời gian thực tập, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kế toán bán hàng và phải thu khách hàng, tối ưu hóa năng lực hiện có của công ty.
3.3.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Công ty cổ phần thiết bị xây dựng Vân Phong sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt tình, tuy nhiên, tình hình làm việc hiện tại khiến một nhân viên kế toán phải đảm nhiệm quá nhiều công việc, ảnh hưởng đến chất lượng công việc Để nâng cao hiệu quả làm việc và đảm bảo tính minh bạch trong kế toán, công ty cần tuyển dụng thêm 2 nhân viên kế toán: kế toán phải thu và kế toán tổng hợp Đồng thời, cần sắp xếp lại công việc của kế toán ngân hàng để theo dõi không chỉ các khoản tiền gửi mà còn cả các khoản thanh toán và thu hồi bằng tiền mặt, nhằm giảm tải công việc và tránh tình trạng tham ô, lạm dụng.
Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán đề xuất
Trình tự luân chuyển chứng từ trong kế toán bắt đầu từ hợp đồng đã được phê duyệt, sau đó phòng kinh doanh sẽ lập lệnh bán hàng Dựa vào lệnh bán hàng này, khi giao hàng cho khách, sẽ có phiếu xuất kho và phiếu giao hàng được lập ra.
Kế toán kho là quá trình quản lý hàng tồn kho dựa trên phiếu xuất kho, giúp ghi chép chi tiết hàng tồn kho trên phần mềm một cách hiệu quả.
Kế toán bán hàng thực hiện kiểm tra và lập hóa đơn dựa trên lệnh bán hàng, phiếu xuất kho và phiếu giao hàng, sau đó ghi sổ nhật ký bán hàng trên phần mềm.
Kế toán phải thu là quá trình ghi chép chi tiết nợ phải thu cho từng khách hàng dựa trên hóa đơn và các chứng từ điều chỉnh giảm nợ (nếu có) trên phần mềm.
Thủ quỹ: Khi nhận đƣợc khoản thanh toán, thủ quỹ sẽ lập phiếu thu và ghi sổ quỹ
Kế toán tiền: Căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng sẽ tiến hành ghi nhật ký thu tiền
Mối quan hệ chỉ đạo
Mối quan hệ cung cấp thông tin
Thủ quỹ Kế toán tiền
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý sổ cái các tài khoản, dựa vào nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền và các chứng từ định khoản.
Doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và hiểu biết về chế độ kế toán Việc đào tạo chuyên môn định kỳ giúp nhân viên cập nhật kiến thức và áp dụng vào công việc hàng ngày Đồng thời, công ty cũng nên triển khai các khóa đào tạo kỹ năng sử dụng phần mềm tin học ứng dụng nhằm nâng cao năng suất lao động.
3.3.2 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Sử dụng phiếu xuất kho trong bán hàng
Khi bán sản phẩm, công ty cần lập phiếu xuất kho để theo dõi số lượng hàng thực xuất và số lượng yêu cầu Việc tuân thủ quy định và quy trình luân chuyển chứng từ tại phòng kế toán và kho là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hàng hóa.
Do hầu hết các sản phẩm của công ty được thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định, dưới đây là trình tự luân chuyển chứng từ mà công ty có thể áp dụng để thực hiện thanh toán chậm.
Bước 1: Khách hàng đề nghị mua hàng thông qua hợp đồng mua bán
Bước 2: Bộ phận kinh doanh lập dự thảo hợp đồng căn cứ vào biểu giá, đặc điểm của khách hàng trình cho giám đốc ký
Sau khi việc bán chịu được phê duyệt, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn GTGT ba liên Khách hàng cần mang theo đơn đặt hàng, hợp đồng và hóa đơn GTGT đến kho để nhận hàng.
Bước 4: Thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT, tiến hành xuất hàng Thủ kho lập phiếu xuất kho và biên bản giao nhận
Bước 5: Kế toán tiến hành ghi nhận giá vốn, doanh thu dựa vào hợp đồng, hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho
Khi nhận được thanh toán từ khách hàng, cần ghi chép và xử lý các khoản thu tiền một cách cẩn thận Nếu có khoản phải thu nào đã quá hạn, hãy thực hiện việc trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.
Bước 7: Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Biểu 3.1: Trích mẫu phiếu xuất kho
Công ty cổ phần thiết bị xây dựng Vân
Mẫu số: 02-VT (Ban hành theo QD số 15/2006/QD- BTC ngày20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC)
Ngày … tháng … năm… Nợ Số: … Có
- Họ và tên người nhận hàng:……… Địa chỉ:………
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá
- Tổng số tiền (viết bằng chữ):………
- Số chứng từ gốc kèm theo:………
Người nhận hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
3.3.3 Hoàn thiện quá trình hạch toán các nghiệp vụ a) Hoàn thiện hạch toán giá trị hàng nhập khẩu
Việc xác định chính xác giá trị hàng nhập khẩu là rất quan trọng do công ty phải nhập khẩu nhiều mặt hàng từ nước ngoài Điều này không chỉ giúp ghi nhận giá vốn hàng bán mà còn hỗ trợ công ty trong việc tính toán và đưa ra mức giá bán hợp lý.
Theo quy định, kế toán công ty xác định giá mua thực tế của hàng nhập khẩu nhƣ sau:
Trong đó cần phân biệt rõ:
Giá mua hàng hóa là số tiền doanh nghiệp trả cho người bán theo hợp đồng hoặc hóa đơn Khi thanh toán bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm giao dịch Do Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, giá mua hàng hóa sẽ không bao gồm thuế GTGT.
Các khoản thuế không hoàn lại bao gồm thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt đối với hàng hóa mua Tỷ giá tính thuế do hải quan xác định, dựa trên tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm tính thuế.
Một số kiến nghị
3.4.1 Một số kiến nghị với chính phủ
Chính phủ cần thực hiện các biện pháp phù hợp để đảm bảo tăng trưởng kinh tế bền vững và ổn định kinh tế vĩ mô Cải cách từ bên trong là cần thiết để nâng cao sức cạnh tranh và khả năng chống chịu của nền kinh tế trước biến động thị trường Đồng thời, cần đảm bảo sự ổn định và thống nhất trong các cơ chế, chính sách, tránh ban hành các chính sách ngắn hạn thường xuyên phải sửa đổi, gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Cần thiết phải nghiên cứu và hoàn thiện khung pháp lý đồng bộ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời, cải cách hành chính, giảm thiểu thủ tục và chi phí là yếu tố quan trọng nhằm tạo ra môi trường thuận lợi cho đầu tư và kinh doanh.
Để tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiếp cận dễ dàng các nguồn lực cho đầu tư và kinh doanh, cần đảm bảo môi trường cạnh tranh bình đẳng và quyền tự do trong kinh doanh Chính phủ nên chỉ đạo các bộ, ngành liên quan tham khảo và tiếp thu các kết quả rà soát cũng như khuyến nghị từ cộng đồng doanh nghiệp.
Kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết của việc duy trì chất lượng Đồng thời, việc tăng cường vai trò và kiểm soát chất lượng của các tổ chức nghề nghiệp, hiệp hội cũng là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự minh bạch trong quản lý tài chính.
3.4.2 Một số kiến nghị với Bộ Tài Chính
Thứ nhất, tách thuế giá trị gia tăng trong việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Theo quy định hiện tại, việc tính số dự phòng cho khoản nợ phải thu khó đòi dựa trên số phải thu có thuế và phần nợ phải thu bị mất tính vào chi phí do không thu hồi được là chưa hợp lý Cách tính số nợ bị mất vào chi phí theo số tiền ngoài thuế sẽ công bằng hơn cho doanh nghiệp Do đó, để đảm bảo tính công bằng trong kế toán và hỗ trợ doanh nghiệp, cần có sự thay đổi trong quy định về dự phòng phải thu khó đòi.
Mức dự phòng cần lập tính theo số nợ phải thu ngoài thuế Cụ thể:
Số dự phòng cho năm tới của khách hàng A = Số nợ phải thu ngoài thuế của khách hàng A * tỷ lệ mức trích lập dự phòng theo quy định
Khi thiệt hại xảy ra, xóa sổ phần nợ bị mất tính vào chi phí quản lý ngoài thuế theo số tiền ngoài thuế:
Nợ tài khoản liên quan (TK 111, 112…): Số tiền thu hồi đƣợc
Nợ tài khoản 139 (chi tiết đối tƣợng): Trừ vào số dự phòng nếu có
Nợ tài khoản 642: Số thiệt hại ngoài thuế khi xóa sổ
Nợ tài khoản 3331: Thuế giá trị giá tăng của số nợ bị mất
Có tài khoản 131: Toàn bộ số nợ xóa sổ Đồng thời ghi đơn bút toán: Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”
Để thực hiện phương pháp này, Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế cần hoàn thiện hệ thống kiểm soát thuế giá trị gia tăng Việc này nhằm ngăn chặn doanh nghiệp lợi dụng cơ chế để trốn thuế, thông qua việc kê khai không đúng sự thật về số nợ phải thu khó đòi đã xóa sổ.
Để đảm bảo sự ổn định và nhất quán trong công tác kế toán kiểm toán, cần thiết lập các thông tư và nghị định rõ ràng và lâu dài Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc áp dụng hiệu quả và tuân thủ đúng các định hướng đã đề ra.