LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Sự cần thiết phải tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong
trong doanh nghiệp thương mại
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm về bán hàng
Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa, liên quan đến việc khách hàng nhận được lợi ích hoặc rủi ro, đồng thời thực hiện thanh toán hoặc đồng ý thanh toán.
- Có sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về số lượng, chất lƣợng, quy cách bán hàng
- Có sự thay đổi quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa từ người bán sang người mua
Người bán cung cấp hàng hóa cho người mua và nhận tiền hoặc sự chấp nhận thanh toán, được gọi là doanh thu bán hàng Doanh thu này không chỉ giúp bù đắp chi phí kinh doanh mà còn là yếu tố quyết định kết quả bán hàng của doanh nghiệp.
1.1.2 Vai trò, yêu cầu quản lý, nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.1.2.1 Vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng Đứng trên góc độ luân chuyển vốn, bán hàng ở các doanh nghiệp là quá trình chuyển vốn kinh doanh từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ (H –T) Thông qua quá trình này, nhu cầu của người tiêu dùng về mặt giá trị sử dụng được thỏa mãn và giá trị hàng hóa đƣợc thực hiện. Đối với bản thân doanh nghiệp, việc bán hàng là vấn đề sống còn quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Thông qua bán hàng thì tính chất giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa mới đƣợc thực hiện Có tiêu thụ đƣợc sản phẩm doanh nghiệp mới có khả năng để bù đắp toàn bộ chi phí bỏ ra và tiếp tục chu kỳ kinh doanh mới Việc đẩy nhanh quá trình bán hàng có nghĩa tăng về số lƣợng hàng hóa bán ra đồng thời rút ngắn thời gian bán hàng, điều này đồng nghĩa với việc tăng nhanh vòng quay của vốn, tiết kiệm vốn cho doanh nghiệp là tiền đề để tăng thu nhập cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên Bán hàng phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả không từ đó doanh nghiệp có phương hướng chiến lược phát triển cho giai đoạn tiếp theo
Việc tổ chức hiệu quả công tác bán hàng và mở rộng thị trường tiêu thụ không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn củng cố vị thế của doanh nghiệp trên thị trường Đối với người tiêu dùng, điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng mà còn hướng dẫn họ trong việc thỏa mãn đời sống và lợi ích vật chất thông qua việc thực hiện giá trị sử dụng của hàng hóa.
Xét từ góc độ nền kinh tế quốc dân, việc bán hàng không chỉ thể hiện tính hữu ích của hàng hóa mà còn phản ánh sự thỏa mãn thị hiếu của người tiêu dùng Sự gia tăng tiêu dùng góp phần làm tăng thu nhập quốc dân, từ đó thúc đẩy sự phát triển kinh tế, cho thấy tầm quan trọng của tiêu dùng đối với nền kinh tế.
1.1.2.2 Yêu cầu quản lý của quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Trong bối cảnh khu vực hóa và toàn cầu hóa, sự khác biệt giữa thị trường nội địa và quốc tế ngày càng mờ nhạt, tạo ra cơ hội mở rộng thị trường tiêu thụ nhưng cũng đặt ra thách thức lớn cho các doanh nghiệp trong nước do sự cạnh tranh gia tăng Để đáp ứng yêu cầu đa dạng của thị trường và nâng cao hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp cần lựa chọn sản phẩm và chính sách tiêu thụ phù hợp Do đó, yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng trở nên khắt khe hơn và cần tuân theo các nguyên tắc quản lý cơ bản.
Quản lý sự vận động và số liệu của từng loại sản phẩm, hàng hóa là rất quan trọng, bao gồm các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
- Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm là
Để tăng doanh thu và giảm chi phí hoạt động, việc tìm hiểu khai thác và mở rộng thị trường là rất quan trọng Áp dụng các phương thức bán hàng phù hợp cùng với chính sách chăm sóc khách hàng sau bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí hoạt động khác nhằm tối đa hóa lợi nhuận
1.1.2.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Để quản lý bán hàng hiệu quả, việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần được thực hiện một cách khoa học và hợp lý Điều này sẽ cung cấp thông tin hữu ích và kịp thời cho nhà quản lý, hỗ trợ trong việc ra quyết định sản xuất và tiêu thụ Do đó, kế toán bán hàng cần tập trung vào việc hoàn thành tốt các nhiệm vụ quan trọng trong quá trình này.
Ghi chép đầy đủ và kịp thời về tình hình hàng hóa là rất quan trọng, bao gồm số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị Việc tính toán và phản ánh chính xác trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và hàng hóa tiêu thụ giúp quản lý hiệu quả hơn.
Ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản doanh thu, giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp là rất quan trọng Đồng thời, việc theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu từ khách hàng cũng cần được thực hiện một cách chính xác để đảm bảo hiệu quả tài chính.
Phản ánh và tính toán chính xác kết quả hoạt động bán hàng là rất quan trọng, đồng thời giám sát việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước cũng như tình hình phân phối kết quả từ các hoạt động này.
Cung cấp thông tin kế toán bán hàng là rất quan trọng để lập báo cáo tài chính chính xác và thực hiện phân tích định kỳ về hoạt động kinh tế liên quan đến quy trình bán hàng Điều này giúp xác định và phân phối kết quả một cách hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết về hàng hóa là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh Thông tin kịp thời về sản phẩm hỗ trợ quyết định chính xác và nâng cao hiệu suất làm việc.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.2.1 Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng Đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ Tài chính:
* Chứng từ chủ yếu sử dụng trong kế toán bán hàng:
Khi thực hiện các giao dịch bán hàng, kế toán cần lập và thu thập đầy đủ các chứng từ phù hợp theo quy định của Nhà nước để đảm bảo tính hợp pháp cho việc ghi sổ kế toán Các chứng từ quan trọng trong kế toán bán hàng bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01 - GTKT - 3LL)
- Hóa đơn bán hàng (Mẫu 02 - GTKT - 3LL )
- Bảng thanh toán đại lý, ký gửi ( Mẫu 01 – BH)
- Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu tiền mặt, giấy báo có ngân hàng, séc chuyển khoản, ủy nhiệm thu, bảng sao kê của ngân hàng,…)
- Bảng kê hàng hóa bán ra
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Các chứng từ kế toán liên quan khác nhƣ phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại,…
* Tài khoản kế toán sử dụng:
* Nhóm tài khoản phản ánh DTBH và các khoản giảm trừ DTBH:
- Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng
Tài khoản 511 được sử dụng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian hoạt động kinh doanh Doanh thu thực tế bao gồm doanh thu từ hàng hóa đã tiêu thụ, bao gồm cả hàng đã bán và thu tiền ngay, cũng như hàng chưa thu tiền nhưng khách hàng đã đồng ý thanh toán Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ và có 5 tài khoản cấp 2.
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5114: Doanh thu trợ cấp trợ giá
TK 5117: Doanh thu bất động sản đầu tƣ
- TK 3387-Doanh thu chưa thực hiện: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm doanh thu chƣa thực hiện của doanh nghiệp trong kỳ kế toán
- Các khoản giảm trừ doanh thu:
TK 521: Chiết khấu thương mại
TK 531: Hàng bán bị trả lại
TK 532: Giảm giá hàng bán
TK 3331: Thuế GTGT (Đối với DN nộp thuế GTGT theo PP trực tiếp)
* Nhóm tài khoản phản ánh giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán của TK 632 thể hiện giá trị thực tế của hàng hóa và dịch vụ đã được cung cấp trong kỳ, mà khách hàng đã thanh toán hoặc đồng ý thanh toán.
- TK 156: Hàng hóa: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm hàng hóa trong kỳ theo trị giá thực tế
TK 157: Hàng gửi đi bán phản ánh giá trị hàng hóa đã được gửi bán cho khách hàng hoặc đại lý Nó cũng ghi nhận giá trị dịch vụ đã hoàn thành và bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.
* Nhóm tài khoản phản ánh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
- TK 641: Chi phí bán hàng
- TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
* Nhóm tài khoản phản ánh kết quả bán hàng
- TK 821: Chi phí thuế TNDN
- TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
- TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối với 2 TK cấp 2:
- TK 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
- TK4212: Lợi nhuận chƣa phân phối năm nay
Ngoài ra kế toán bán hàng còn sử dụng một số TK liên quan khác nhƣ: TK 111 (tiền mặt), TK112 (tiền gửi ngân hàng), TK131 (phải thu khách hàng),…
1.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng
1.2.2.1 Khái niệm doanh thu bán hàng
Theo chuẩn mực số 14 ban hành theo Quyết Định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 thì:
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, và đóng góp vào việc tăng cường vốn chủ sở hữu.
1.2.2.2 Điều kiện ghi nhận và nguyên tắc hạch toán doanh thu bán hàng
* Điều kiện ghi nhận doanh thu:
Theo chuẩn mực số 14 ban hành theo Quyết Định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001, doanh thu bán hàng đƣợc ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau:
(1) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua;
(2) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
(3) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
(4) Doanh nghiệp đã thu đƣợc hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
(5) Xác định đƣợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Bán hàng là quá trình chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa, đi kèm với lợi ích và rủi ro cho khách hàng, đồng thời khách hàng thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Khoản tiền thu được từ hoạt động này được gọi là doanh thu bán hàng, mang lại tài sản cho doanh nghiệp dưới dạng tiền mặt hoặc khoản phải thu Do đó, việc đảm bảo các khoản phải thu và tiền mặt là tài sản của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để ghi nhận doanh thu bán hàng một cách chính xác.
Theo chuẩn mực số 01, tài sản được định nghĩa là nguồn lực mà doanh nghiệp kiểm soát và có khả năng mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai Vì vậy, các điều kiện số (1), (2) và (4) hoàn toàn phù hợp với tiêu chuẩn này.
01 khi đối chiếu để xác định tài sản của doanh nghiệp Trong khi đó, điều kiện số
Nguyên tắc “Thận trọng” và nguyên tắc “Phù hợp” là hai yếu tố quan trọng trong việc ghi nhận doanh thu bán hàng Doanh thu chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn, như các khoản phải thu hoặc tiền thu được từ hoạt động bán hàng, nhằm đảm bảo tính chính xác và cơ sở rõ ràng cho tài sản của doanh nghiệp Đồng thời, các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng cũng cần được ghi nhận để xác định kết quả kinh doanh vào cuối kỳ.
* Nguyên tắc hạch toán doanh thu:
Khi xác định doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán cần phải tôn trong một số các nguyên tắc cơ bản sau:
- Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chƣa có thuế GTGT
Doanh nghiệp không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc áp dụng phương pháp nộp thuế GTGT trực tiếp sẽ tính doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ dựa trên tổng giá thanh toán.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đối với hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu được tính là tổng giá thanh toán, bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu.
1.2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng theo từng phương thức bán hàng
* Phương thức bán hàng trực tiếp:
Theo phương thức này, khách hàng ủy quyền cho cán bộ nghiệp vụ nhận hàng tại kho doanh nghiệp hoặc thực hiện giao nhận hàng tay ba Khi doanh nghiệp giao hàng cho khách hàng, đồng thời khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán, quá trình chuyển giao hàng và ghi nhận doanh thu diễn ra đồng thời Điều này đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng được thực hiện.
Sơ đồ 1.1 : Kế toán doanh thu theo phương thức bán hàng trực tiếp
Cuối kỳ K/C DTT DT phát sinh
TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có)
* Phương thức bán hàng qua đại lý
+ Hình thức gửi hàng đại lý bán (hay ký gửi hàng hóa)
Bán hàng đại lý là hình thức mà chủ hàng giao sản phẩm cho đại lý, và đại lý nhận thù lao dưới dạng hoa hồng hoặc chênh lệch giá Khách hàng có thể là đơn vị nhận hàng đại lý hoặc những khách hàng mua thường xuyên theo hợp đồng Khi hàng hóa được xuất kho giao cho khách, quyền sở hữu vẫn thuộc về doanh nghiệp cho đến khi thỏa mãn đủ 5 điều kiện ghi nhận doanh thu Doanh thu chỉ được ghi nhận khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, lúc này doanh nghiệp đã chuyển giao các lợi ích gắn với quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng.
Sơ đồ 1.2: Kế toán doanh thu bán hàng đại lý trường hợp doanh thu và tiền hoa hồng tách rời nhau
DTBH chƣa Trả hoa hồng đại lý thuế GTGT
Thuế GTGT đầu Thuế GTGT đầu vào ra phải nộp đƣợc khấu trừ (nếu có)
Sơ đồ 1.3: Kế toán doanh thu bán hàng đại lý trường hợp hoa hồng hạch toán thẳng vào doanh thu
+ Hình thức bán hàng nhận đại lý:
Theo hình thức này doanh nghiệp sẽ nhận bán hàng cho doanh nghiệp khác
Doanh nghiệp cần đảm bảo trách nhiệm về số hàng đã nhận, tổ chức bán hàng hiệu quả và thanh toán đầy đủ, kịp thời cho người giao đại lý sau khi hàng hóa được tiêu thụ.
Hình thức bán hàng này đặc trưng bởi việc hàng hóa không thuộc sở hữu của doanh nghiệp Khi sản phẩm được bán, doanh nghiệp sẽ nhận được hoa hồng dựa trên giá bán.
Khi nhận hàng đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, kế toán phản ánh toàn
Trừ hoa hồng đại lý
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH GIA PHÁT
Giới thiệu khái quát về công ty
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH GIA PHÁT
- Tên tiếng anh : Gia Phat Co.,LTD
- Địa chỉ trụ sở chính: 20/165 Cầu Giấy, P Quan Hoa, Q Cầu Giấy - Hà Nội
- Website: www.giaphatco.com.vn
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH
- Người đại diện: Ông Nguyễn Mạnh Hùng Chức vụ: Giám đốc công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Vào tháng 8 năm 2002, công ty TNHH Gia Phát chính thức hoạt động và nhanh chóng trở thành nhà phân phối hàng đầu cho các sản phẩm của nhãn hàng Nestle Việt Nam, bao gồm hạt nêm Maggi, nước tương Maggi, sữa Miloo, Nescafe, và trà Nestea Ngoài ra, công ty còn nhập khẩu và phân phối các sản phẩm tăm bông, bông tẩy trang, bông y tế và giấy ăn từ Thái Lan và Malaysia Từ một doanh nghiệp nhỏ, Gia Phát đã vượt qua nhiều khó khăn và hiện nay đã mở rộng mạng lưới phân phối đến hầu hết các cửa hàng và siêu thị trong thành phố cũng như các tỉnh lân cận.
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả thực hiện các chỉ tiêu tài chính của công ty năm 2011 – 2012 ĐVT: đồng
Doanh thu thuần từ bán hàng 24.421.883.511 27.649.022.134
Lợi nhuận gộp về bán hàng 3.416.448.950 4.133.526.240 Lợi nhuận kế toán trước thuế TNDN 1.537.402.028 1.984.092.595
Nộp ngân sách nhà nước 384.350.507 496.023.149
2.1.2 Đặc điểm tổ chức tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty
2.1.2.1 Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty
Sơ Đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty:
Hiện nay, công ty áp dụng mô hình quản lý trực tuyến một cấp, với Giám đốc Nguyễn Mạnh Hùng đứng đầu Dưới sự lãnh đạo của Giám đốc, Ban Trợ lý có nhiệm vụ hỗ trợ quản lý, theo dõi và kiểm tra hoạt động của các phòng ban Ban Trợ lý cũng đề xuất các phương án hoạt động phù hợp với từng giai đoạn Hệ thống các phòng ban chức năng được tổ chức dưới Ban Trợ lý nhằm đảm bảo hiệu quả trong quản lý và vận hành.
Phòng kinh doanh Giám đốc
Bộ phận bán hàng đảm nhận chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, đảm bảo hiệu quả công việc mà không bị chồng chéo Các phòng ban được sắp xếp hợp lý với đội ngũ cán bộ chuyên môn, hỗ trợ Ban giám đốc trong việc đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh và thực hiện các quyết định đã đề ra.
Nhiệm vụ chức năng của các phòng ban đƣợc qui định nhƣ sau:
- Lập kế hoạch nhập hàng, bán hàng theo tháng, quí, năm; lập kế hoạch tổng cho các nhân viên kinh doanh thực hiện
- Theo dõi kế hoạch xuất nhập hàng của Công ty phục vụ kịp thời cho hoạt động kinh doanh
- Phân công công việc phù hợp với năng lực từng nhân viên
- Giám sát việc thanh lý hợp đồng và thu hồi công nợ của khách hàng đối với công ty
- Lập chương trình khuyến mại vào những dịp lễ tết Theo dõi hàng tồn, cùng phòng kế toán lên những kế hoạch bán giảm giá hoặc thanh lý
Báo cáo cho Giám đốc về tiến độ và kết quả thực hiện hoạt động kinh doanh là rất quan trọng Đồng thời, cần thông báo ngay những vấn đề không thể thực hiện để Giám đốc Công ty có biện pháp giải quyết kịp thời.
- Nhận và chăm sóc thị trường do Trưởng phòng trực tiếp quản lý
Trợ lý trưởng phòng kinh doanh:
- Hỗ trợ Trưởng phòng trong việc theo dõi, đôn đốc tiến độ hoạt động kinh doanh
- Báo cáo công việc cho Trưởng phòng và thay mặt Trưởng phòng điều hành công việc lúc Trưởng phòng đi vắng
- Nhận thị trường được bàn giao, phụ trách chăm sóc khách hàng ở thị trường đƣợc nhận bàn giao
- Yêu cầu nhập hàng và yêu cầu hàng gia công để giới thiệu cho khách hàng
- Nhận thị trường được bàn giao, phụ trách chăm sóc khách hàng ở thị trường đƣợc nhận bàn giao
- Yêu cầu nhập hàng và yêu cầu hàng gia công để giới thiệu cho khách hàng
- Kiểm tra chất lƣợng hàng nhập cùng phòng kế toán
Nhân viên hỗ trợ bán hàng ( vận chuyển):
Bộ phận bán hàng có nhiệm vụ chính là vận chuyển hàng hóa từ kho của công ty đến tay khách hàng, thực hiện theo các đơn hàng được phòng kinh doanh lập.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức hạch toán kế toán tại công ty, đảm bảo tuân thủ luật pháp và đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả.
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty a Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán
- Chịu trách nhiệm về toàn hệ thống kế toán trong Công ty
Nghiên cứu các chính sách thuế, tài chính, thống kê và luật doanh nghiệp của Nhà nước là rất quan trọng đối với hoạt động của Công ty Việc phổ biến và hướng dẫn kịp thời cho cấp dưới và các bộ phận liên quan giúp đảm bảo thực hiện các quy định một cách hiệu quả và phù hợp.
Tổ chức ghi chép và tính toán một cách chính xác, trung thực và kịp thời toàn bộ tài sản của Công ty, đồng thời phân tích kết quả hoạt động kinh doanh Ngoài ra, cần đề xuất giải pháp xử lý các khoản hao hụt, mất mát và hư hỏng (nếu có).
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của Công ty
Theo dõi và phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty là nhiệm vụ quan trọng; người phụ trách phải đảm bảo tính chính xác của số liệu báo cáo tài chính kế toán trước Ban Giám đốc và các cơ quan chức năng liên quan.
- Kiểm soát hệ thống thanh toán tiền bằng chuyển khoản và bằng tiền mặt
Phân tích thông tin kế toán theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty là nhiệm vụ quan trọng, nhằm báo cáo cho Giám đốc về tình hình sử dụng vốn Đồng thời, cần tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn lực như tài sản, nguyên vật liệu, nguồn vốn và chi phí sản xuất kinh doanh.
- Theo dõi doanh thu bán hàng toàn công ty, lập bảng kê bán ra theo mẫu báo cáo
- Cùng Kế toán kho, kế toán nội bộ, thủ kho - thủ quỹ đối chiếu các chứng từ nội bộ của Công ty
Theo dõi và lập chứng từ cho việc tăng giảm, hiện hữu của tài sản cố định (TSCĐ), cũng như chi phí sửa chữa TSCĐ trong phạm vi được giao Đồng thời, thực hiện tính toán khấu hao theo chế độ hiện hành.
Lập và gửi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính cho cả bên tài chính và kế toán nội bộ là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
- Hỗ trợ các nhân viên trong phòng trong việc thực hiện các công việc chung
- Cập nhập số liệu hàng xuất nhập kho hàng ngày
- Làm các báo cáo tổng kết hàng nhập, xuất, tồn kho
- Làm các đơn hàng xuất nhập kho
- Kiểm tra hàng xuất nhập kho khi cần
- Cập nhật các số liệu nội bộ hàng ngày
- Theo dõi và báo cáo công nợ phải thu, phải trả có liên quan đến tổ chức và cá nhân
- Lập biên bản đối chiếu công nợ khi có yêu cầu (của Ban Giám đốc hoặc Kế toán trưởng)
- Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tƣợng
- Kiểm tra các tài liệu tính lương: ngày công, lương sản phẩm, các chế độ thưởng phạt có liên quan và làm lương cùng Giám đốc
- Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tiền lương cho nhân viên trong công ty
- Lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng
- Viết hoá đơn GTGT xuất giao hàng
- Theo dõi và lập bảng tính phân bổ, hạch toán các khoản BHXH, BHYT
- Đối chiếu với BHXH hàng tháng
Công việc của thủ quỹ
- Thực hiện việc chi, thu tiền mặt theo chứng từ chi, thu do phòng phát hành theo qui định
- Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo an toàn tiền
- Kiểm quỹ và lập báo cáo kiểm quỹ theo định kỳ
- Phát lương hàng tháng theo bảng lương cho từng bộ phận
- Rút hoặc nộp tiền qua ngân hàng hoặc qua các tổ chức cá nhân khi có yêu cầu
- Kiểm tra số lƣợng chủng loại hàng hoá nhập kho theo chứng từ
- Nhập hàng hoá vào kho theo phiếu nhập kho, sắp xếp đúng nơi qui định, cập nhập thẻ kho, lập hồ sơ, lưu hồ sơ và bảo quản
- Xuất hàng hoá theo phiếu xuất kho đã có đầy đủ các chữ ký
- Đảm bảo kho luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp
Mối quan hệ giữa các phòng chức năng:
Mỗi phòng ban trong Công ty có nhiệm vụ riêng nhưng liên kết chặt chẽ, tạo thành một khối thống nhất giúp cỗ máy kinh doanh hoạt động hiệu quả Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nguồn hàng và ký hợp đồng mua bán, trong khi phòng bán hàng nỗ lực đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng Phòng kế toán điều hòa dòng tài chính, hỗ trợ các bộ phận hoạt động trơn tru và hiệu quả Tất cả các bộ phận đều hướng tới mục tiêu chung là lợi ích của người lao động, Công ty và xã hội Việc tổ chức bộ máy kế toán khoa học giúp Công ty kiểm tra công tác kế toán dễ dàng, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác, giúp lãnh đạo nắm bắt nhanh chóng tình hình hoạt động và trang bị các phương tiện quản lý thông tin hiệu quả.
- Chế độ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ tài chính
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: PP kê khai thường xuyên
- Phương pháp xác định trị giá vốn hàng xuất kho: PP nhập trước xuất trước
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng
- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
- Niên độ kế toán: Theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12
- Kỳ kế toán: Tháng c Hình thức kế toán sử dụng
Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung thông qua phần mềm kế toán Fast 2006 Dưới đây là giao diện của phần mềm kế toán doanh nghiệp này.
Màn hình 1: Màn hình phần mềm Fast 2006 Đây là phần mềm kế toán hiện đang đƣợc nhiều doanh nghiệp sử dụng Ƣu điểm của phần mềm đó là:
- Giao diện đẹp, hài hoà, dễ sử dụng theo các tiêu chuẩn về thiết kế giao diện người sử dụng của MSWindows
Tự động kiểm soát lỗi nhập dữ liệu giúp kiểm tra tính chính xác của thông tin đầu vào, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
Định hướng phát triển của công ty TNHH Gia Phát trong thời gian tới
Để duy trì sự tồn tại và phát triển, công ty đang tập trung vào việc nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường tiêu thụ Đồng thời, công ty cũng chủ động xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả nhằm định hướng phát triển mới cho tương lai.
Công ty không ngừng mở rộng danh mục sản phẩm phân phối, bắt đầu với các sản phẩm của Nestle Việt Nam như hạt nêm Maggi, nước tương Maggi, sữa Milo, Nescafe, và trà Nestea Hiện tại, công ty đã đa dạng hóa với các mặt hàng nhập khẩu từ Thái Lan và Malaysia như tăm bông, bông tẩy trang, bông y tế, và giấy ăn Trong tương lai, những sản phẩm nhập khẩu này sẽ tiếp tục giữ vai trò chiến lược bên cạnh việc phân phối các sản phẩm của Nestle.
Công ty sẽ tiếp tục củng cố vị thế của mình tại các thị trường tiêu thụ hiện tại với khách hàng quen thuộc ở các tỉnh lân cận, đồng thời mở rộng thị trường ra các tỉnh xa hơn trên toàn quốc.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm và nâng cao chất lượng thông tin kế toán, công ty đã trang bị thêm máy móc và thiết bị hiện đại cho bộ phận quản lý, nhân viên kế toán, cũng như các thiết bị vận chuyển cho bộ phận bán hàng.
- Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ và đội ngũ nhân viên trong công ty, tạo cho họ môi trường làm việc tốt nhất.
Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Gia Phát
bán hàng tại công ty TNHH Gia Phát
Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên gay gắt hơn
Doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại, cần liên tục đổi mới để tìm kiếm những giải pháp tối ưu cho sự phát triển bền vững.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, vì vậy cần liên tục đổi mới và hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn yêu cầu của thị trường Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là cần thiết để phù hợp với điều kiện doanh nghiệp và yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là yếu tố quan trọng để cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, giúp nhà quản lý hiểu rõ tình hình lỗ, lãi Để đạt được điều này, cần có sự nhận định đúng đắn trong thực hiện kế toán, phù hợp với chính sách nhà nước và đặc điểm kinh doanh của công ty Đồng thời, việc cung cấp thông tin cần phải tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Nguyên tắc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty
công ty TNHH Gia Phát
Hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, là một yêu cầu cần thiết và khách quan Tuy nhiên, việc hoàn thiện cần phải phù hợp với chế độ chính sách của nhà nước cũng như điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp Để giải quyết những vấn đề này, công tác hoàn thiện cần tuân thủ một số nguyên tắc nhất định.
Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán cần tuân thủ các quy định của nhà nước, phù hợp với tình hình và điều kiện kinh doanh Việc tính toán chi phí để xác định lãi (lỗ) phải chính xác, đảm bảo ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đúng thực tế, đồng thời tránh hạch toán trùng lặp hoặc bỏ sót các nghiệp vụ phát sinh.
Hoàn thiện hệ thống kế toán cần phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống kế toán hiện hành mang tính tổng quát, áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, nhưng các doanh nghiệp có thể điều chỉnh một phần để phù hợp hơn với hoạt động của mình Việc cải tiến công tác kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, nhằm giảm bớt sự phức tạp và khối lượng công việc, đồng thời phù hợp với trình độ của kế toán viên.
Hoàn thiện quy trình quản lý doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu thông tin cho các đối tượng khác nhau một cách trung thực, chính xác và kịp thời Đối với nhà quản lý, việc này bao gồm việc cung cấp đầy đủ thông tin về doanh thu và chi phí của từng loại hàng hóa, dịch vụ Đối với nhà đầu tư và ngân hàng, hoàn thiện giúp họ có cái nhìn tổng quát và chính xác hơn về các chỉ tiêu của doanh nghiệp.
Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng cần tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm chi phí trong khi vẫn đảm bảo đạt được hiệu quả mong muốn Đây là một vấn đề then chốt trong quá trình xác định kết quả bán hàng.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Gia Phát
quả bán hàng tại công ty TNHH Gia Phát
3.4.1 Hoàn thiện công tác kế toán dựa trên cơ sở nâng cao chất lƣợng của đội ngũ nhân viên
Chất lượng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phụ thuộc lớn vào trình độ nhân viên kế toán Do đó, việc nâng cao năng lực cho đội ngũ này là cần thiết để hoàn thiện bộ máy kế toán trong công ty Công ty cần cử nhân viên tham gia các lớp đào tạo về nghị định, thông tư của Bộ Tài chính và chủ động nâng cao kỹ năng chuyên môn, tiếng Anh và tin học Điều này giúp nhân viên nắm bắt kịp thời các thay đổi trong chính sách và tình hình kinh tế xã hội, từ đó xử lý hiệu quả các nghiệp vụ kế toán và phần mềm máy tính Ngoài ra, công ty cũng nên khuyến khích đam mê và cống hiến của nhân viên thông qua các chế độ đãi ngộ rõ ràng đối với những kế toán viên có trình độ cao và thâm niên làm việc.
3.4.2 Hoàn thiện chính sách bán hàng và hạch toán kế toán liên quan
Doanh nghiệp nên áp dụng khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng mua với số lượng lớn, nhằm cạnh tranh hiệu quả trong thị trường có nhiều đối thủ Việc này không chỉ khuyến khích khách hàng tăng cường số lượng hàng hóa mỗi lần mua mà còn thúc đẩy họ mua sắm thường xuyên hơn Kết quả là doanh số bán ra của công ty sẽ ổn định và tăng trưởng, đồng thời quảng bá sản phẩm và thu hút khách hàng mới, góp phần mở rộng thị trường tiêu thụ.
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT , kế toán phản ánh số chiết khấu thương mại:
Nợ TK 521- Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp(33311)
Có TK 131- Phải thu của khách hàng
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng , kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng
Có TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp(33311)
Tại công ty TNHH Gia Phát, theo Hoá đơn GTGT số 0009778 bán hàng cho công ty Cổ phần thực phẩm Thế Kỷ 21, tỷ lệ chiết khấu thương mại áp dụng cho khách hàng là 1%.
Hạt nêm maggi ngon ngon gà 4*3 kg nhân mới: 80 bịch* 150 791 063 280
Maggi dầu hào 12/820G nhân mới: 200 chai*25 573= 5 114 600
Kế toán tiến hành ghi sổ kế toán theo các bút toán:
- Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:
- Phản ảnh doanh thu bán hàng:
Để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán, giúp tăng tốc độ thu hồi nợ và giảm thiểu tình trạng chiếm dụng vốn Việc này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quay vòng vốn mà còn tạo động lực cho khách hàng Công ty cần quy định tỷ lệ chiết khấu cụ thể cho từng thời hạn thanh toán, ví dụ, khách hàng thanh toán trong vòng một tuần sẽ nhận được mức chiết khấu hấp dẫn.
Khi thanh toán trong vòng 15 ngày, doanh nghiệp sẽ được hưởng chiết khấu 0,5%, và thời hạn thanh toán càng ngắn thì mức chiết khấu càng cao Chi phí cho chiết khấu thanh toán sẽ được ghi nhận vào tài khoản 635 – Chi phí tài chính.
Vào ngày 22/02, Công ty CP Công Nghệ Viettle đã thực hiện giao dịch bán 165 bịch Nescafe Red Cup (200*2g) với tổng giá trị thanh toán là 34.415.472 đồng Nếu thanh toán trong vòng 1 tuần, công ty sẽ được hưởng chiết khấu 1%.
Khi chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng,
Có TK 111: 344 145 Cuối kỳ, kế chuyển chi phí tài chính sang TK xác định kết quả kinh doanh:
Khi khách hàng thực hiện thanh toán, kế toán sẽ áp dụng chiết khấu và ghi nhận vào hệ thống kế toán tổng hợp, đồng thời cập nhật số liệu và lập phiếu kế toán cho giao dịch này.
Thứ ba: Đa dạng hóa phương thức bán hàng
Công ty nên mở rộng các phương thức bán hàng bằng cách gửi hàng qua đại lý và ký gửi tại các tỉnh trên toàn quốc, nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ Điều này sẽ thúc đẩy tiêu thụ và mở rộng kinh doanh cung cấp hàng hóa nhập khẩu cho thị trường trong nước Đồng thời, công ty cần theo dõi chi tiết từng đại lý và số lượng hàng gửi bán để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Thứ tư: Hoàn thiện kế toán các khoản phải thu khách hàng
Công ty nên chú trọng theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và lập bảng theo dõi tuổi nợ chi tiết để áp dụng chính sách bán hàng phù hợp Đối với khách hàng thanh toán đúng hạn, có thể áp dụng chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán Ngược lại, với những khách hàng thường xuyên chậm trễ trong việc trả nợ, công ty cần cân nhắc kỹ trước khi ký hợp đồng, đồng thời tăng cường kiểm tra và quản lý quá trình thu nợ, cũng như trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi.
Công ty có thể tham khảo mẫu Báo cáo phân tích tuổi nợ dưới đây:
Bảng 3.1: Báo cáo phân tích tuổi nợ
Khách hàng Tổng dƣ nợ phải thu
Tỷ lệ khó đòi Ƣớc tính phải thu khó đòi
- Về việc hạch toán chi phí thu mua hàng hóa:
Việc hạch toán chi phí thu mua hàng hóa vào chi phí bán hàng trong kỳ có thể dẫn đến việc phản ánh sai bản chất của khoản chi phí này Do đó, doanh nghiệp cần điều chỉnh lại cách hạch toán để tính khoản chi phí này vào trị giá vốn hàng xuất bán, nhằm đảm bảo tuân thủ nguyên tắc kế toán và phản ánh chính xác hiệu quả kinh doanh của công ty.
- Việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán:
Việc áp dụng phần mềm kế toán Fast đã giúp giảm bớt khối lượng công việc và cung cấp thông tin kịp thời cho công ty Tuy nhiên, phần mềm này không hỗ trợ quản lý doanh thu và giá vốn theo từng mặt hàng hoặc nhóm hàng, gây khó khăn trong việc theo dõi doanh thu và chi phí Do đó, công ty cần xem xét lại phương pháp hạch toán ban đầu hoặc đề xuất với nhà cung cấp phần mềm để tìm kiếm giải pháp phù hợp.
- Về việc phát triển và hoàn thiện công tác kế toán quản trị tại công ty:
Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra chính sách và chiến lược kinh doanh hiệu quả Để cải thiện kế toán quản trị, doanh nghiệp có thể bổ sung nhân lực hoặc phân công nhân viên từ các phòng ban khác tham gia Việc mở sổ theo dõi chi tiết về hàng hóa sẽ giúp quản lý phân tích hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định kịp thời Đồng thời, công ty cần phân tích giá bán hiện tại và so sánh với đối thủ để điều chỉnh giá hợp lý nhằm thu hút khách hàng Sự liên kết giữa bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị là cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả bán hàng Cuối cùng, doanh nghiệp có thể kết hợp sổ chi tiết doanh thu và kết quả bán hàng để quản lý hiệu quả hơn.
“ Sổ chi tiết tiêu thụ và kết quả” theo mẫu sau:
Bảng 3.2: Sổ chi tiết tiêu thụ và kết quả
Tên sản phẩm, hàng hóa
STT Ngày tháng ghi sổ
Doanh thu Các khoản giảm trừ
Số Ngày Số lƣợng Đơn giá
Để phân tích các chỉ tiêu trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng từ bên kế toán tài chính, công ty có thể tham khảo mẫu bảng dưới đây.
Bảng 3.3: Bảng phân tích biến động các chỉ tiêu kết quả bán hàng theo quý
Chỉ tiêu Quý Chênh lệch
6.Lợi nhuận thuần từ hoạt động bán hàng
7.Lợi nhuận kế toán trước thuế