LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Khái quát về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.1.1 Khái niệm và vai trò của hoạt động bán hàng a) Khái niệm bán hàng
Bán hàng là quá trình chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm từ doanh nghiệp đến khách hàng, kèm theo lợi ích và rủi ro liên quan Hoạt động bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu và thiết lập mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quan trọng không chỉ với doanh nghiệp mà còn với nền kinh tế quốc dân Khối lượng sản phẩm tiêu thụ quyết định lợi nhuận và thể hiện sức cạnh tranh của doanh nghiệp, đồng thời là cơ sở để đánh giá hiệu quả quản lý và sản xuất Đối với người tiêu dùng, bán hàng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng và đảm bảo hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng, giúp phát huy công dụng của sản phẩm.
Bán hàng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, tạo ra dòng luân chuyển sản phẩm và hàng hóa Hoạt động này không chỉ thúc đẩy sản xuất và tiêu dùng mà còn điều tiết các ngành nghề và lĩnh vực, góp phần vào sự phát triển của nền kinh tế.
Bán hàng là hoạt động quan trọng đối với doanh nghiệp, cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị trong việc định hướng phát triển Việc thống kê chính xác doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh giúp nhà quản trị đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch, xu hướng tiêu dùng, và hiệu quả quản lý chất lượng Từ đó, họ có thể lập kế hoạch sản xuất cho kỳ tiếp theo và tìm ra biện pháp khắc phục những điểm yếu trong công tác tiêu thụ sản phẩm.
1.1.2 Các phương thức bán hàng
Để tiêu thụ sản phẩm và hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng nhiều phương thức bán hàng phù hợp với từng đối tượng khách hàng và nhu cầu tiêu dùng đa dạng Hiện nay, các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng các phương thức bán hàng sau đây:
Phương thức bán hàng trực tiếp
Bán hàng trực tiếp là hình thức giao hàng cho khách hàng tại kho hoặc phân xưởng của doanh nghiệp, không qua kho trung gian Khi hàng hóa được bàn giao, chúng được coi là đã tiêu thụ, và người mua thực hiện thanh toán, đồng nghĩa với việc người bán mất quyền sở hữu đối với số hàng đó.
Phương thức bán hàng qua đại lý, ký gửi
Phương thức đại lý là hình thức mà bên chủ hàng giao hàng cho bên đại lý để bán Bên đại lý sẽ nhận thù lao dưới dạng hoa hồng hoặc chênh lệch giá Số hàng gửi cho đại lý chưa được xem là tiêu thụ và được ghi nhận vào tài khoản 157 - Hàng gửi bán Chỉ khi nhận thông báo từ bên đại lý về việc bán hàng, số hàng gửi bán mới được coi là đã tiêu thụ.
Phương thức bán hàng trả chậm, trả góp
Là phương thức giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là đã tiêu thụ
Người mua sẽ thực hiện thanh toán một phần ngay khi mua hàng, trong khi số tiền còn lại sẽ được trả dần theo thời gian với một tỷ lệ lãi suất nhất định.
Phương thức đổi hàng là hình thức tiêu thụ trong đó doanh nghiệp trao đổi hàng hóa của mình để nhận lại hàng hóa hoặc dịch vụ khác có bản chất và giá trị khác nhau Doanh thu được xác định dựa trên giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền liên quan đến giao dịch.
Phương thức bán hàng nội bộ
Bán hàng nội bộ là hình thức tiêu thụ sản phẩm giữa các đơn vị trong cùng một Tập đoàn hoặc Tổng công ty, bao gồm cả việc giao dịch giữa đơn vị chính và các đơn vị trực thuộc Ngoài ra, hình thức này cũng áp dụng cho các trường hợp doanh nghiệp xuất dùng vật tư, sản phẩm cho mục đích nội bộ, khuyến mại và quảng cáo.
1.1.3 Các phương thức thanh toán
Tùy thuộc vào chính sách bán hàng và đối tượng khách hàng, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau.
Doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng, và khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng Phương thức này giúp doanh nghiệp không bị chiếm dụng vốn và tăng tốc độ luân chuyển vốn Tuy nhiên, nó có thể không thu hút được những khách hàng chưa đủ điều kiện thanh toán ngay, mặc dù họ có khả năng thanh toán sau một thời gian.
Doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức thanh toán chậm (bán chịu) cho các khách hàng truyền thống, thường xuyên hoặc uy tín trong một khoảng thời gian nhất định ghi trên hợp đồng Khách hàng thanh toán trước hạn sẽ được hưởng chiết khấu theo quy định của doanh nghiệp Trong trường hợp có bằng chứng về các khoản phải thu khó đòi, doanh nghiệp cần trích lập dự phòng cho những khoản này, đảm bảo mức trích lập phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
1.1.4 Xác định kết quả kinh doanh
KQKD của doanh nghiệp bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh thông thường và kết quả hoạt động khác Trong đó:
KQKD thông thường = DTT bán hàng, dịch vụ - GVHB + DTHĐTC – CPHĐTC – CPBH – CPQLDN
KQKD hoạt động khác = Thu nhập khác - Chi phí khác
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghi ệp thương mại
1.2.1 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 1.2.1.1 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Trong doanh nghiệp thương mại, hàng hóa đóng vai trò là tài sản chủ yếu và có tính biến động cao Vốn hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn lưu động, vì vậy kế toán bán hàng trở thành khâu quan trọng nhất Đồng thời, việc kế toán xác định kết quả kinh doanh là yếu tố quyết định sự sống còn của mỗi doanh nghiệp.
Thông tin từ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là cơ sở quan trọng giúp nhà quản lý hiểu rõ tình hình quản lý hàng hóa cả về hiện vật lẫn giá trị Nó cho phép đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch, chính sách giá cả hợp lý và năng lực kinh doanh của doanh nghiệp thông qua kết quả đạt được Ngoài ra, thông tin này còn giúp đánh giá tính hiệu quả và hợp lý của các quyết định bán hàng đã thực thi, từ đó đưa ra các biện pháp quản lý chiến lược kinh doanh và bán hàng phù hợp với thị trường và khả năng của doanh nghiệp.
1.2.1.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trường, kế toán là công cụ thiết yếu cho doanh nghiệp và quản lý nhà nước Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng, với nhiệm vụ chính là theo dõi doanh thu, chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Phản ánh và giám sát tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế liên quan đến tiêu thụ, bao gồm việc xác định kết quả tiêu thụ như mức bán ra và doanh thu bán hàng.
Phản ánh đ ầy đ ủ, kịp thời chi tiết sự biến động của hàng hóa ở tất cả các trạng thái: Hàng đi đường, hàng trong kho, hàng gửi đại lý
Để đảm bảo doanh thu bán hàng được phản ánh chính xác và kịp thời, cần xác định kết quả một cách rõ ràng Điều này giúp đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, từ đó tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu một cách khoa học và hợp lý là rất quan trọng, nhằm đảm bảo tất cả các chứng từ đều đầy đủ và hợp pháp Quy trình luân chuyển chứng từ cần được thiết lập rõ ràng để tránh tình trạng trùng lặp hoặc bỏ sót thông tin.
Để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định chính xác và tổng hợp đầy đủ các chi phí bán hàng cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Việc phân bổ hợp lý các chi phí này cho hàng hóa tiêu thụ là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
1.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 (VAS14) thì:
Doanh thu đại diện cho tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường, góp phần vào việc tăng cường vốn chủ sở hữu.
Doanh thu bán hàng là tổng số tiền nhận được hoặc dự kiến nhận từ việc bán sản phẩm và hàng hóa cho khách hàng, bao gồm cả các khoản phụ thu và phí phát sinh ngoài giá bán (nếu có).
Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ tính doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có).
Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cần ghi nhận doanh thu bán hàng là tổng giá trị thanh toán cho toàn bộ hàng hóa đã bán, bao gồm thuế GTGT và các khoản phụ thu, phí phát sinh ngoài giá bán (nếu có).
Theo VAS14 - Doanh thu và thu nhập khác, doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện sau:
Doanh thu đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
Doanh nghiệp đã thu được ho ặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
Xác định chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
- Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT
- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, bảng sao kê của ngân hàng, séc chuyển khoản…
- Các chứng từ khác liên quan (nếu có)
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản 3331: Thuế GTGT đầu ra
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản này dùng phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế của doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh
TK 511 có 5 tài khoản cấp 2:
+ TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
+ TK5112: Doanh thu bán thành phẩm
+ TK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
+ TK5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá
+ TK5117: Doanh thu bất động sản đầu tư
- Thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu phải nộp của hàng bán trong kỳ kế toán
- Kết chuyển của các kho ản CKTM, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa và cung c ấp dịch vụ, doanh thu BĐS đầu tư của doanh nghiệp trong kỳ
- Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung c ấp dịch vụ thuần, doanh thu
BĐS đầu tư để xác định KQKD
TK 511 không có số dư cuối kỳ
Tài khoản 512: Doanh thu nội bộ
Tài khoản này ghi nhận doanh thu từ các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và lao vụ tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty.
Tài khoản này có ba tài khoản cấp 2 sau:
+ TK5121: Doanh thu bán hàng hóa
+ TK5122: Doanh thu bán thành phẩm
+ TK5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Kết cấu TK512 tương tự như TK511
Bán hàng trực tiếp kế toán ghi nhận
Sơ đồ 1.1: Kế toán doanh thu bán hàng (bán hàng trực tiếp)
Kết chuyển lãi bán hàng Lãi trả chậm trả góp trả góp
Sơ đồ 1.2: Kế toán doanh thu bán hàng (bán hàng trả chậm, trả góp) 1.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm chiết khấu thương mại (CKTM), giảm giá hàng bán, trị giá hàng bán bị trả lại, thuế giá trị gia tăng (GTGT) nộp theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) và thuế xuất khẩu.
Chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn
Giảm giá hàng bán: là kho ản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu
Giá trị hàng bán bị trả lại là tổng giá trị của hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ nhưng sau đó bị người mua trả lại và từ chối thanh toán.
Hình thức kế toán
1.3.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Sơ đồ 1.16: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
1.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Sơ đồ 1.17: Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
1.3.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH NHẬT KÝ- SỔ CÁI
Sơ đồ 1.18: Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
1.3.4 Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ
Sơ đồ 1.19: Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ
Sổ đăng ký chứng từ ghi
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng kê Sổ, thẻ kế toán chi tiết NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
Ghi chú (4 sơ đồ trên): Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
1.3.5 Hình thức kế toán Trên máy vi tính
Sơ đồ 1.20: Sơ đồ hình thức kế toán Trên máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Kết luận chương 1 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại Để đưa ra những giải pháp phù hợp, cần nắm vững cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh Chương 1 đã trình bày các vấn đề cơ bản liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại.
Cơ sở lý luận này sẽ làm nền tảng cho việc nghiên cứu thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Viễn Thông An Bình trong chương tiếp theo.
BÁO CÁO TÀI CHÍNH, BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG AN BÌNH
Tổng quan về Công ty TNHH Vi ễn Thông An Bình
2.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Viễn Thông An Bình được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102010467, do phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 10 tháng 6 năm 2003, và đã nhận giấy phép sửa đổi lần thứ 12 vào ngày 21 tháng 6 năm 2010.
Công ty TNHH Viễn Thông An Bình nhập khẩu điện thoại di động, và tổ chức phân phối tại Việt Nam với thương hiệu Q-mobile
Q-mobile là Thương hiệu điện thoại di động đã được công ty TNHH Viễn Thông An Bình đăng ký sở hữu và bảo hộ tại Việt Nam Q-mobile có hơn 100 dòng sản phẩm đã được giới thiệu, phân phối rộng khắp thông qua 200 đ ại lý và hơn 1.000 cửa hàng của công ty An Bình trên toàn quốc Với phương châm đem đến cho người tiêu dùng những sản phẩm chất lượng, sáng tạo với giá cả hợp lý, Q-mobile đã liên tiếp đạt được những giải thưởng cao quý như “Thương hiệu điện thoại Việt được ưa chuộng nhất”, “Thương hiệu mạnh Việt Nam” và “Top 100 Sao Vàng Đất Việt năm 2010”
Một số thông tin chi tiết về Công ty như sau:
Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Viễn Thông An Bình
Tên giao dịch: An Binh Telecommunications Company Limited
Tên viết tắt: ABTEL Co., LTD
Trụ sở chính: Số 629 Kim Mã, Ba Đình, Hà nội
Trụ sở hiện tại: Số 20 Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, huyện Từ Liêm, Hà nội Điện thoại: 043 7669224
- Công ty TNHH Viễn Thông An Bình nhập khẩu điện thoại di động, và tổ chức phân phối tại Việt Nam
- Liên hệ các đại lý bán buôn, bán lẻ, tổ chức các chương trình xúc tiến bán hàng
- Dịch vụ bảo hành điện thoại di động
2.1.2.2 Quy trình luân chuyển hàng hóa
Sơ đồ 2.1: Quy trình lưu chuyển hàng hóa trong nước
Bước 1: Sales làm đề nghị xuất kho gửi cho bộ phận kế toán
Bước 2: Kế toán công nợ kiểm tra công nợ, hạn mức công nợ và các khoản chiết khấu
Bước 3 : Nếu đơn hàng thỏa mãn điều kiện và được duyệt thì sẽ chuyển sang bộ phận kho để in hóa đơn và phiếu xuất
Sales giao cho khách: Hàng, phiếu xuất hàng liên 3, HĐGTGT liên 2
Bước 4 : Phiếu xuất kho được chuyển sang giao diện kho để thủ kho xuất hàng
Hàng hóa sẽ được chuyển đến bộ phận đóng gói và sau đó được gửi cho bên vận chuyển Đối với đơn hàng trong nội thành, nhân viên giao nhận sẽ giao hàng tận nơi.
Bước 6 : Sales mang liên 3 của HĐGTGT và phiếu xuất hàng liên 1, 2 về trả cho kế toán, thủ kho
2.1.2.3 Những dòng sản phẩm chủ yếu
Ra mắt thị trường Việt Nam vào tháng 05/2008, thương hiệu điện thoại di động
Việt Q-mobile đã cho ra mắt hơn 100 model s ản phẩm với đủ chủng loại theo kịp mọi xu hướng điện thoại di động tại Việt Nam
Dòng sản phẩm phân phối chủ yếu của công ty hiện nay được phân chia thành:
Sales Kế toán Thủ kho
2.1.3 Bộ máy tổ chức quản lý
Công ty TNHH Viễn Thông An Bình có cơ c ấu bộ máy tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng theo địa giới hành chính
Sơ đồ 2.2: Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Viễn Thông An
Giám đốc điều hành là người đại diện có quyền quyết định cao nhất, chịu trách nhiệm toàn diện trước tập thể cán bộ công nhân viên, cấp trên và Nhà nước về hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Ông/bà cũng có nhiệm vụ điều hành và xét duyệt kế hoạch kinh doanh cũng như phát triển Công ty.
Phòng kinh doanh là các đơn vị trực tiếp của Công ty, chịu trách nhiệm tổ chức các chương trình xúc tiến bán hàng, nghiên cứu và mở rộng thị trường tiêu thụ.
Phòng kế toán: Hạch toán kế toán đánh giá toàn bộ hoạt động kinh doanh của
Công ty có kế toán trưởng và các kế toán viên thực hiện chức năng tư vấn cho Giám đốc trong việc tổ chức hạch toán và quản lý tài chính kế toán Họ đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước về thống kê hạch toán tài chính kế toán, đồng thời lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính cuối năm.
PHÒNG HÀNH CHÍNH GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
Phòng nhập khẩu có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Giám đốc về tất cả các thủ tục và quy trình nhập khẩu hàng hóa Nhiệm vụ của phòng bao gồm giám sát và thúc đẩy quá trình giao hàng, thực hiện các thủ tục cần thiết với cơ quan chức năng, thuê dịch vụ vận chuyển hàng hóa, làm thủ tục bảo hiểm, và xử lý các khiếu nại liên quan nếu phát sinh.
- Xây dựng kế hoạch nâng bậc lương
- Quản lý tiền lương, tiền thưởng và các chế độ chính sách như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…v.v
- Một số công việc hành chính khác như bảo vệ, tạp vụ, vệ sinh
Ban hành chính của Công ty chịu trách nhiệm theo dõi, sửa chữa và mua sắm thiết bị phục vụ công tác Công việc bao gồm xây dựng và duy trì cơ sở hạ tầng như nhà xưởng và văn phòng, tiếp nhận và quản lý các loại giấy tờ, công văn Ngoài ra, bộ phận này còn theo dõi tình hình hoạt động thường nhật và giải quyết các vấn đề liên quan đến hành chính sự nghiệp.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Viễn Thông An Bình
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công ty TNHH Viễn Thông An Bình là một doanh nghiệp thương mại vừa có quy mô lớn với đa dạng hàng hóa Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, công ty đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, với toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại Phòng Kế toán.
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu bộ máy kế toán Công ty TNHH Viễn Thông An Bình
Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên trong phòng kế toán:
Giám đốc tài chính là người có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động tài chính của công ty, đồng thời chỉ đạo bộ phận kế toán và báo cáo tình hình tài chính trước ban giám đốc.
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán, có trách nhiệm điều hành và giám sát tất cả hoạt động kế toán trong công ty Họ phải báo cáo trực tiếp với Giám đốc và các cấp trên về toàn bộ công tác kế toán Thông qua việc tổng hợp các báo cáo từ nhân viên kế toán, kế toán trưởng sẽ biên soạn báo cáo tài chính, phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của công ty.
Kế toán tiền bao gồm việc quản lý thu-chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, đảm bảo hạch toán các nghiệp vụ ngay khi phát sinh Việc quản lý quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng cần được thực hiện một cách cân đối và theo yêu cầu để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công việc kế toán.
Kế toán hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát kho hàng hóa trên sổ sách kế toán, đảm bảo sự chính xác giữa số liệu ghi chép và hàng hóa thực tế Quá trình này bao gồm việc đối chiếu, giám sát và lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng, từ đó giúp quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
QUẢN TRỊ NHÀ CUNG CẤP
TIỀN bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra c ủa hàng hóa Hạch toán các nghiệp vụ liên quan nhập - xuất hàng hóa
Kế toán thuế đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo thuế hàng tháng và định kỳ, cũng như báo cáo tài chính theo yêu cầu của cơ quan thuế Công việc này bao gồm việc rà soát các nghiệp vụ và hóa đơn chứng từ của công ty để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của luật thuế Ngoài ra, kế toán thuế còn đại diện cho công ty làm việc với cơ quan thuế trong các kỳ thanh tra và quyết toán.
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán công nợ phải trả ngoài các giao dịch hàng hóa và tiền tệ Đảm bảo số liệu công nợ phải trả luôn chính xác là điều cần thiết Hơn nữa, lập kế hoạch đề nghị thanh toán đúng hạn hoặc tối ưu nhất cho công ty là yếu tố then chốt trong quản lý tài chính.
Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh t ại Công ty
2.2.1 Khái quát về phương thức bán hàng, phương thức thanh toán tại công ty
2.2.1.1 Các phương thức bán hàng tại Công ty
Phương thức bán hàng trực tiếp
Kênh này là loại kênh chính được áp dụng chủ yếu tại các công ty, với tổ chức tương đối chặt chẽ nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường lớn Sản phẩm của kênh này phục vụ hiệu quả cho khách hàng.
Công ty thực hiện qua kênh này chiếm khoảng 70% lượng sản phẩm tiêu thụ
Phương thức bán lẻ là kênh phân phối trực tiếp sản phẩm đến tay người tiêu dùng thông qua các cửa hàng giới thiệu của công ty Ngoài ra, công ty còn tham gia quảng cáo tại các trung tâm thương mại như Tràng Tiền Plaza và các siêu thị như Pico, Trần Anh để mở rộng tiếp cận khách hàng.
Công ty áp dụng phương thức bán hàng qua đại lý, một kênh phân phối hiệu quả giúp sản phẩm tiếp cận người tiêu dùng thông qua hệ thống đại lý bán lẻ, đại lý mua đứt bán đoạn và ký gửi Kênh này đóng góp từ 10% đến 20% tổng khối lượng hàng tiêu thụ của công ty.
2.2.1.2 Phương thức thanh toán tại Công ty
Hiện nay Công ty đang áp dụng các phương thức thanh toán sau:
Phương thức thanh toán ngay
Theo phương thức này, người mua có thể trả ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng
Phương thức thanh toán chậm (bán chịu)
Công ty áp dụng hình thức thanh toán trả chậm cho những khách hàng có mối quan hệ lâu dài và uy tín, nhằm thúc đẩy khả năng tiêu thụ hàng hóa Hình thức nợ tiền hàng đang chiếm ưu thế trong các giao dịch.
2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng tại công ty
- Phiếu đề nghị bán hàng
- Bảng kê hóa đơn bán hàng và dịch vụ bán ra
Tài khoản sử dụng Để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Để theo dõi kế toán hiệu quả, tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” được sử dụng làm tài khoản trung gian Do đó, tài khoản đối ứng của tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” luôn là tài khoản 131, bất kể khách hàng đã thanh toán ngay tại thời điểm mua hay chỉ mới đồng ý thanh toán.
TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra: dùng để phản ánh số thuế GTGT đối với số hàng tiêu thụ mà công ty đã bán được
Ngoài ra, còn có một số TK khác như TK 111, TK 112,…
Khi có nghiệp vụ bán hàng, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu Đề nghị bán hàng và gửi đến bộ phận bán hàng Bộ phận bán hàng sau đó sẽ tiến hành lập hóa đơn GTGT.
+ Liên 2: Giao cho khách hàng
+ Liên 3: Luân chuyển nội bộ
Công ty sử dụng hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT3/001, được Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 15 QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Hóa đơn này ghi nhận số lượng, đơn giá, số tiền bán, tiền thuế GTGT và tổng giá thanh toán của hàng hóa xuất bán.
Thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT để viết phiếu xuất kho và giao hàng, đồng thời thừa kế dữ liệu từ hóa đơn do kế toán bán hàng lập nhằm liên kết thông tin và kiểm tra chéo, hạn chế gian lận và rủi ro trong quá trình xuất hàng Để lập hóa đơn GTGT, kế toán vào phân hệ "Kế toán", chọn "Hóa đơn bán hàng" và sau đó chọn "Loại hóa đơn đã được mã hóa" Công ty thường sử dụng một số loại hóa đơn GTGT đã được mã hóa.
+ 59: Hóa đơn bán hàng khuyến mại
+ 71: Hóa đơn bán hàng linh phụ kiện
Sau khi nhập liệu vào phần mềm, dữ liệu sẽ được tự động cập nhật vào Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Sổ chi tiết các tài khoản Để xem các sổ sách liên quan, người dùng chỉ cần truy cập vào phân hệ “Kế toán” và chọn “Sổ sách KT”.
(Nguồn: Phòng Kế toán- Tài chính)
Biểu 2.2: Màn hình giao di ện sổ sách trên máy tính
Ví dụ nghiệp vụ cụ thể
Ví dụ 1: Trường hợp bán chưa thu tiền
Ngày 01/03/2013 Công ty xuất bán cho Công ty TNHH TM và DV Thúy Hiền
Theo hóa đơn GTGT số 11919, khách hàng chưa thanh toán 30 bộ điện thoại Q-Smart S13 Yellow với đơn giá 1.627.273 đồng/bộ, 20 bộ Q-Smart S20 Black và 20 bộ Q-Smart S20 White, mỗi bộ có đơn giá 2.190.909 đồng, áp dụng thuế suất GTGT 10%.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán phản ánh doanh thu vào Sổ Nhật ký chung theo bút toán:
Cuối tháng, phần mềm sẽ tự động kết chuyển số liệu từ tài khoản 3331: 13.645.450 vào sổ chi tiết và sổ cái của tài khoản 511, cũng như sổ chi tiết và sổ cái của tài khoản 131 theo từng đối tượng khách hàng Đồng thời, sổ chi tiết tài khoản 3331 và bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra cũng được cập nhật.
HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 1: Lưu Ký hiệu: AB/11P
Ngày 01 tháng 03 năm 2013 Số HĐ: 11919 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Viễn Thông An Bình Địa chỉ: Số 20 Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH TM và DV Thúy Hiền Địa chỉ: Ngõ 25 Trần Cao Vân, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Hình thức thanh toán: ……….Mã số thuế: 010234618
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ 136.454.550
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 13.645.455
Tổng cộng tiền thanh toán 150.100.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu một trăm nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
(Nguồn: Phòng Kế toán- Tài chính)
Ví dụ 2: Trường hợp bán hàng thu ngay bằng tiền mặt
Vào ngày 20 tháng 3 năm 2013, công ty đã xuất bán 30 bộ Q-mobile Q220 cho công ty cổ phần Pico với đơn giá 590.000 đồng mỗi bộ, theo hóa đơn số 13003 Hóa đơn này áp dụng thuế suất thuế GTGT 10%, và khách hàng đã thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Kế toán thực hiện lập hóa đơn GTGT bằng cách tạo ba liên: liên 1 được lưu tại phòng kế toán, liên 2 được giao cho khách hàng, và liên 3 được gửi cho thủ kho.
Sơ đồ: 2.5 Trình tự luân chuyển chứng từ
Từ hóa đơn GTGT, phiếu thu kế toán phản ánh doanh thu vào Sổ Nhật ký chung theo bút toán:
Kế toán ghi chép từ Sổ nhật ký chung vào Sổ Cái TK 511 Cuối kỳ, tổng hợp số phát sinh trên Sổ Cái TK 511 để xác định doanh thu thuần, sau đó kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 1: Lưu tại phòng Kế toán
Liên 3: Giao cho thủ kho
Vào thẻ kho (sổ kho)
HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 1: Lưu Ký hiệu: AB/11P
Ngày 20 tháng 03 năm 2013 Số HĐ: 13003 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Viễn Thông An Bình Địa chỉ: Số 20 Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
Họ tên người mua hàng: Công ty cổ phần Pico Địa chỉ: 35 Hai Bà Trưng, Tràng Tiền, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Hình thức thanh toán: TM…….Mã số thuế: 0102018260
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ 17.700.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.770.000
Tổng cộng tiền thanh toán 19.470.000
Số tiền viết bằng chữ: mười chín triệu bốn trăm bảy mươi nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán- tài chính)
Biểu 2.4: Hóa đơn GTGT Đơn vị: Công ty TNHH Viễn Thông An Bình Mẫu số: 01- TT Địa chỉ: Số 20 Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số
Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Liên (Công ty cổ phần Pico) Địa chỉ: 35 Hai Bà Trưng, Tràng Tiền, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Lý do nộp tiền: Thanh toán tiền hàng
Số tiền: 19.470.000 (Mười chín triệu bốn trăm bảy mươi nghìn đồng)
Kèm theo: 1 chứng từ gốc: Giấy đề nghị nộp tiền
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập Thủ quỹ
(Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu)
(Nguồn: Phòng kế toán - tài chính)
Công ty TNHH Viễn Thông An Bình
Số 20 Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, Huyện Từ Liêm, Hà Nội
Bảng kê hóa đơn bán hàng và dịch vụ bán ra
Tên khách hàng Tiền hàng Thuế Tổng số tiền
Công ty TNHH TM và DV Thúy Hiền 136.454.550 13.645.455 150.100.000
22/03 13125 Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh
(Nguồn: Phòng Kế toán - tài chính)
Biểu 2.6: Bảng kê hóa đơn bán hàng và dịch vụ
Công ty TNHH Viễn Thông An Bình Mẫu số S03a-DN
Số 20 Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, Huyện Từ Liêm, Hà Nội (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC)
Tài khoản 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Từ ngày: 01/03/2013 đến ngày 31/03/2013 Đơn vị tính: VNĐ
Xuất bán điện thoại Q-Smart S13 và S20
Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh
Xuất bán điện thoại Q-smart S32D, Q-smart Miracle Pad
Cộng số phát sinh trong kỳ 30.436.183.970 30.436.183.970
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính)
2.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty
Hóa đơn GTGT, biên bản trả lại hàng, các chứng từ khác có liên quan…
Các tài khoản giảm trừ doanh thu:
Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Vi ễn Thông An Bình
Số 12 Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Từ 1/3/2013 đến 31/3/2013 Đơn vị tính : VNĐ
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 30.463.200.630
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 27.016.660
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 30.436.183.970
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.967.996.430
6 Doanh thu hoạt động tài chính 788.003.667
7 Chi phí hoạt động tài chính 605.744.854
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.400.469.550
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 738.797.693
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế TNDN 738.797.693
15 Lợi nhuận sau thuế TNDN 554.098.270
( Nguồn: Phòng Kế toán- Tài chính)
Biểu 2.21: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tháng 03/2013
2.3 Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Vi ễn Thông An Bình
2.3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty TNHH Viễn Thông An Bình
Năm 2012, mặc dù thị trường gặp nhiều khó khăn, Q-mobile, một trong những thương hiệu điện thoại hàng đầu Việt Nam, vẫn ghi nhận lợi nhuận đáng kể nhờ vào tiềm năng sẵn có.
Kể từ khi thành lập, Công ty đã không ngừng phát triển và đạt được thành công trong kinh doanh nhờ vào sự năng động của đội ngũ quản lý gồm thạc sỹ, cử nhân và kỹ sư có chuyên môn cao Sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên đã giúp Công ty đóng góp đáng kể vào mạng lưới phân phối và cung ứng điện thoại, từ đó thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế thị trường.
Với sự phát triển không ngừng của Công ty, công tác kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, đã được hoàn thiện và trưởng thành để đáp ứng kịp thời các yêu cầu quản lý và hạch toán.
Trong quá trình nghiên cứu về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Viễn Thông An Bình, tôi đã áp dụng những kiến thức từ trường học để đánh giá các ưu và nhược điểm trong công tác này.
2.3.2 Những thành tựu đạt được
Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức kế toán tập trung, phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh Bộ máy kế toán được thiết lập một cách hợp lý và khoa học, đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài chính.
Về hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán: Công ty áp dụng hình thức
Nhật ký chung là một hình thức kế toán đơn giản và tiện lợi, giúp quản lý sổ sách hiệu quả Hệ thống sổ sách kế toán cần được thiết lập hợp lý, đảm bảo yêu cầu hạch toán tổng hợp và chi tiết, phù hợp với khối lượng công việc kế toán của công ty.
Hệ thống tài khoản và chứng từ của công ty được tổ chức một cách hợp lý và khoa học, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ trước khi sử dụng làm căn cứ ghi sổ chi tiết Quá trình lập và luân chuyển chứng từ diễn ra kịp thời và chính xác, góp phần quan trọng vào công tác kế toán của công ty.
Việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho là hợp lý, giúp quản lý chặt chẽ hàng hóa về số lượng, chất lượng, quy mô và chủng loại Phương pháp này cho phép xử lý kịp thời các biến động trên thị trường, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh Đặc biệt, trong môi trường kế toán máy, việc tổng hợp và theo dõi sự biến động của hàng hóa trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty được thực hiện khá hoàn chỉnh, cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý Kế toán đã ghi nhận đầy đủ tình hình bán hàng, doanh thu, giá vốn hàng bán, thuế GTGT, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả Đặc biệt, Công ty đã thiết lập hệ thống mã hàng cho từng sản phẩm, giúp phòng kế toán và các phòng ban khác sử dụng thống nhất, giảm thiểu nhầm lẫn trong quản lý hàng hóa trên máy tính.
Công ty áp dụng phần mềm kế toán XMan, một giải pháp phổ biến và dễ sử dụng, với đầy đủ các phân hệ Phần mềm này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
2.3.3 Một số tồn tại và nguyên nhân tồn tại trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH Viễn Thông An Bình
Hiện tại, Công ty đang tính chi phí thu mua hàng nhập kho vào chi phí bán hàng, dẫn đến việc xác định giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng không chính xác Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa được ghi nhận vào TK 641 - Chi phí bán hàng Do đó, nếu trong kỳ hàng hóa mua về nhiều mà chưa bán được, chi phí bán hàng sẽ tăng lên, làm giảm thu nhập trước thuế và từ đó giảm số thuế phải nộp, điều này là không hợp lý.
Phòng kế toán chủ yếu được tuyển dụng bởi nữ nhân viên trẻ tuổi, nhưng họ thiếu kinh nghiệm chuyên sâu Sự ra đi của họ trong thời gian nghỉ thai sản có thể gây khó khăn cho công ty.
Công ty phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho toàn bộ hàng hóa tiêu thụ vào cuối mỗi tháng Tuy nhiên, việc không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ dẫn đến việc không xác định chính xác kết quả tiêu thụ của từng sản phẩm, từ đó ảnh hưởng đến khả năng lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
Công ty thương mại luôn duy trì hàng hóa trong kho, tuy nhiên chưa thiết lập tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hàng tồn kho có thể biến động theo thời gian do nhiều nguyên nhân như hao hụt, hư hỏng trong quá trình bảo quản, giảm chất lượng và mẫu mã lỗi thời.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN B ÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH
Định hướng phát triển của Công ty TNHH Viễn Thông An Bình
3.1.1 Mục tiêu chung của toàn Công ty
Các doanh nghiệp, dù mới thành lập hay đã hoạt động lâu năm, đều đặt ra mục tiêu và phương hướng phát triển khác nhau theo từng thời điểm Trong giai đoạn khởi nghiệp, mục tiêu chủ yếu là xây dựng thương hiệu và tạo lòng tin với khách hàng Để đạt được những mục tiêu này, doanh nghiệp cần xem xét không chỉ các yếu tố nội bộ mà còn cả các yếu tố từ môi trường bên ngoài.
Công ty TNHH Viễn Thông An Bình luôn đặt lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu Thành công trong việc đạt được mục tiêu này phụ thuộc vào tính cụ thể, linh hoạt, hợp lý, khả thi và hợp pháp của các chiến lược được áp dụng.
3.1.2 Mục tiêu của phòng kế toán
Phòng kế toán cũng có những mục tiêu riêng để ngày càng hoàn thiện công tác kế toán của Công ty:
Không ngừng nâng cao trình độ của các nhân viên trong phòng kế toán và yêu cầu nhân viên làm việc có tác phong công nghiệp hơn
Quy trình xử lý, luân chuyển chứng từ cần được thực hiện đ ầy đ ủ, chính xác, tránh trường hợp chứng từ bị dồn ứ, vài ngày mới nhập máy một lần
Tuân thủ và thực hiện tốt các chuẩn mực, chế độ kế toán cùng với các chế độ chính sách chung của Công ty
Phát hiện nhược điểm của phần mềm kế toán XMan đang sử dụng để yêu cầu nhà cung cấp xử lý cho phù hợp với Công ty.
Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Viễn Thông An Bình
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện
Quy trình bán hàng đòi hỏi một hệ thống kế toán chặt chẽ và hiệu quả để cung cấp thông tin về quá trình bán hàng và kết quả lãi lỗ của doanh nghiệp Điều này giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hoạt động tiêu thụ hàng hóa, cho phép bộ phận kinh doanh và nhà quản lý xác định thành quả và tồn tại, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh và chiến lược kinh doanh phù hợp để tối ưu hóa lợi nhuận Do đó, việc hoàn thiện kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng, có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng kế toán và hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nghiên cứu tình hình công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Viễn Thông An Bình cho thấy nhiều điểm chưa hợp lý và khoa học Để nâng cao vai trò thông tin và quản lý, đồng thời phù hợp với định hướng phát triển trong tương lai, việc hoàn thiện phần hành kế toán này là rất cần thiết.
Doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống kế toán dựa trên việc tôn trọng các quyết định của chế độ kế toán hiện hành và tuân thủ các quy định từ Bộ Tài chính Việc áp dụng chế độ kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên chú trọng đến các chính sách kinh tế, tài chính của Nhà nước, từ đó đưa ra giải pháp và kiến nghị với các bộ, ngành và chính phủ về những vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình.
Để hoàn thiện tổ chức kế toán, cần phải thực hiện một cách khoa học và hợp lý, nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời theo yêu cầu quản lý Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo đạt hiệu quả cao trong công việc.
Giải pháp hoàn thi ện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
3.3.1 Giải pháp liên quan đến kế toán tài chính
3.3.1.1 Sử dụng tài khoản chi phí mua hàng
Công ty nên sử dụng tài khoản 1562 - Chi phí mua hàng hóa để theo dõi chi tiết các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng Tài khoản này giúp phân bổ chính xác chi phí thu mua và là căn cứ để các nhà quản trị đánh giá các mặt hàng cũng như phương thức mua hàng có chi phí thu mua lớn, từ đó đưa ra các phương án thu mua hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí.
Kết cấu TK 1562 như sau:
Bên nợ: Chi phí thu mua hàng hóa phát sinh liên quan tới khối lượng hàng hóa mua vào nhập kho trong kỳ
Bên có: Chi phí thu mua hàng hóa tính cho số hàng hóa tiêu thụ trong kỳ
Số dư nợ: Chi phí thu mua hàng còn lại tương ứng với số hàng hóa tồn kho cuối kỳ Trình tự hạch toán như sau:
Vào ngày 05/03, Công ty đã mua 50 chiếc điện thoại Q-Smart S22 Black từ Trung tâm điện thoại SPT với đơn giá 1.200.000 đồng mỗi chiếc, tổng chi phí vận chuyển chưa bao gồm thuế GTGT là 3.800.000 đồng Thuế suất thuế GTGT áp dụng là 10%, và toàn bộ giao dịch đã được thanh toán bằng tiền mặt.
- Phân bổ chi phí mua hàng vào giá vốn hàng bán trong kỳ:
Cuối kỳ, dựa vào số liệu từ sổ chi tiết TK 1562 kế toán hàng hóa, tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng xuất trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ Nhờ đó, trị giá hàng tồn kho sẽ được ghi nhận chính xác hơn Công thức phân bổ được áp dụng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Chi phí thu mua Chi phí thu mua cho hàng tồn kho + phát sinh trong Trị giá
Chi phí thu đầu kỳ kỳ hàng hóa
Phân bổ cho = x xuất bán hàng xuất bán Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng trong kỳ tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ
Trích số liệu tháng 3/2013 tại Công ty TNHH Viễn Thông An Bình, mặt hàng điện thoại ( ĐVT: đồng)
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ: 15.050.000
Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ: 20.700.000
Trị giá mua hàng tồn đầu kỳ: 15.643.250.000
Trị giá mua hàng nhập trong kỳ: 85.647.930.000
Trị giá hàng xuất bán trong kỳ: 82.006.478.090
Chi phí thu mua 15.050.000 + 20.700.000 phân bổ cho hàng = x 82.006.478.090 xuất bán 15.643.250.000 + 85.647.930.000
3.3.1.2 Doanh nghiệp nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Công ty nên sử dụng thêm TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm mục đích:
Giúp doanh nghiệp có nguồn vốn tài chính để bù đắp các tổn thất tiềm ẩn trong năm kế hoạch, từ đó bảo vệ và duy trì vốn kinh doanh một cách hiệu quả.
- Đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị hàng hóa không cao hơn giá cả trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo
Theo quy định tại Thông tư 288/2009/TT-BTC, đối tượng lập dự phòng bao gồm nguyên vật liệu, dụng cụ sản xuất, vật tư, hàng hóa, và thành phẩm tồn kho, bao gồm cả hàng tồn kho bị hư hỏng, kém phẩm chất, lỗi thời, ứ đọng, và chậm luân chuyển Ngoài ra, sản phẩm dở dang có giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được cũng thuộc đối tượng lập dự phòng.
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho
- Là những vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính
Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau:
Mức dự lượng hàng tồn kho thực tế được xác định dựa trên giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện của hàng hóa tại thời điểm lập báo cáo kế toán Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin về hàng tồn kho được phản ánh chính xác và phù hợp với các quy định kế toán hiện hành.
Trình tự hạch toán như sau:
- Cuối niên độ kế toán, xác định số dự phòng cần trích lập, ghi:
Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Có TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Cuối niên độ kế toán sau:
Nếu dự phòng c ần trích lập năm nay lớn hơn số dư khoản dự phòng đã trích lập cuối năm trước, trích lập bổ sung phần chênh lệch:
Nếu dự phòng c ần trích lập năm nay lớn nhỏ số dư kho ản dự phòng đã trích lập cuối năm trước, hoàn nhập dự phòng phần chênh lệch:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thiết lập vào cuối kỳ kế toán khi lập báo cáo tài chính, tuân thủ quy định của chuẩn mực hàng tồn kho và chế độ tài chính hiện hành Đồng thời, việc xác định số dự phòng cần trích lập trong kỳ phải có quyết định từ Ban giám đốc.
Ví dụ: Cuối năm 2012, nhận thấy có sự giảm giá liên tục của mặt hàng điện thoại
Trong Q115, tồn kho có 3.550 chiếc với giá gốc 400.000 đồng/chiếc và giá trị thuần có thể thực hiện được là 360.000 đồng/chiếc Kế toán tiến hành tính mức dự phòng và thực hiện định khoản tương ứng.
3.3.1.3 Doanh nghiệp nên lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Để quán triệt nguyên tắc “thận trọng” trong kế toán, để đề phòng những tổn thất về các kho ản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những biến động về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán, cuối niên độ kế toán công ty phải dự kiến số nợ có khả năng khó đòi, tính trước vào chi phí kinh doanh trong kỳ hạch toán
Theo quy định về việc trích lập dự phòng (TT288/2009/TT-BTC)
Căn cứ xác định một khoản nợ là nợ phải thu khó đòi:
- Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác
Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán đang gặp rủi ro cao khi khách hàng là các tổ chức kinh tế đã rơi vào tình trạng phá sản hoặc đang tiến hành thủ tục giải thể Việc này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng thu hồi nợ và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Phương pháp trích lập dự phòng:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập như sau:
Giá trị nợ phải thu quá hạn thanh toán được phân loại theo thời gian quá hạn như sau: 30% cho nợ quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm; 50% cho nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm; 70% cho nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm; và 100% cho nợ quá hạn từ 3 năm trở lên.
Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán, nếu khách hàng là các tổ chức kinh tế đang gặp khó khăn như phá sản hoặc làm thủ tục giải thể, công ty cần dự tính mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Sau khi lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, Công ty tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán sử dụng tài khoản 139 - Dự phòng nợ phải thu khó đòi để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến khoản dự phòng này.
Trình tự hạch toán như sau:
- Cuối niên độ kế toán, xác định số dự phòng cần trích lập, ghi:
Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi
- Cuối niên độ kế toán năm sau:
Nếu dự phòng c ần trích lập năm nay lớn hơn số dư khoản dự phòng đã trích lập cuối năm trước, trích lập bổ sung phần chênh lệch:
Nếu dự phòng cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dư kho ản dự phòng đã trích lập cuối năm trước, hoàn nhập dự phòng phần chênh lệch:
- Các kho ản phải thu khó đòi khi xác định là không thể đòi được thì xử lý như sau:
Nợ TK 139: số dự phòng đã được trích lập
Nợ TK 642: số dự phòng chưa được trích lập
Có TK 131/138: số nợ phải thu không đòi được Đồng thời ghi Nợ TK 004: nợ khó đòi đã xử lý
- Đối với khoản phải thu khó đòi đã xử lý xóa nợ nhưng sau đó lại thu hồi được:
Có TK 711 Đồng thời ghi Có TK 004
Vào ngày 15/04/2012, Công ty TNHH Viễn Thông An Bình đã thực hiện giao dịch bán hàng cho Công ty TNHH Khánh Linh với tổng giá trị 150.200.000 đồng Theo thỏa thuận trong hợp đồng, Công ty Khánh Linh cam kết hoàn tất thanh toán trước ngày 15/06/2012 Tuy nhiên, đến ngày 31/12, Công ty Khánh Linh chỉ mới thanh toán được 100.000.000 đồng.
Công ty TNHH Viễn Thông An Bình đã xác định khoản thu còn lại 50.200.000 đồng là khoản nợ khó đòi và tiến hành trích lập dự phòng tương ứng.
3.3.1.4 Doanh nghiệp nên lập dự phòng phải trả