Học viện Ngân Hàng 3 Khoa Kế toán – Kiểm toán- Về thời gian: Do giới hạn về mặt thời gian cũng như nguồn tài liệu có thể tiếp cận và thu thập nên trong bài khóa luận này, em chỉ đi sâu v
SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THƯƠNG MẠI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
Lý luận chung về hoạt động kinh doanh thương mại
Theo Điều 5, Khoản 2 Luật Thương mại, hoạt động thương mại được định nghĩa là việc thực hiện các hành vi thương mại của thương nhân, tạo ra quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân hoặc với các bên liên quan Các hành vi này bao gồm mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thương mại và hoạt động xúc tiến thương mại, nhằm mục đích lợi nhuận hoặc thực hiện chính sách kinh tế xã hội.
Hoạt động kinh doanh thương mại là một phần quan trọng trong hoạt động kinh tế của doanh nghiệp thương mại (DNTM), đóng vai trò trung gian trong việc lưu thông và phân phối hàng hóa trên thị trường Qua việc mua bán và trao đổi sản phẩm, hoạt động này kết nối sản xuất với tiêu dùng, nhằm đáp ứng nhu cầu hàng hóa của người tiêu dùng.
Hoạt động thương mại chủ yếu liên quan đến việc mua sản phẩm từ các nhà sản xuất và cung cấp cho người tiêu dùng qua hệ thống bán hàng, đồng thời thu tiền Quá trình này bao gồm ba khâu chính: mua vào, dự trữ và bán ra, với mô hình vốn kinh doanh T-H-T’ làm nền tảng Để quản lý hiệu quả hoạt động thương mại, doanh nghiệp cần chú trọng vào từng khâu, từ đó có cái nhìn tổng quát về toàn bộ quy trình.
1.1.2 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh thương mại
Trong phần trước, chúng ta đã có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh thương mại Ở phần này, tôi sẽ trình bày một số đặc điểm nổi bật của hoạt động kinh doanh thương mại để hiểu rõ hơn về lĩnh vực này.
DNTM, khác với DNSX, không trực tiếp sản xuất sản phẩm mà đóng vai trò trung gian trong quá trình cung ứng Điều này tạo ra sự khác biệt cơ bản giữa hai loại hình doanh nghiệp, với DNTM tập trung vào hoạt động thương mại và dịch vụ.
Học viện Ngân Hàng 5 Khoa Kế toán – Kiểm toán đóng vai trò trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng, trong khi doanh nghiệp sản xuất (DNSX) trực tiếp tạo ra sản phẩm phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng Hoạt động kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp thương mại (DNTM) là lưu chuyển hàng hóa, tức là quá trình đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua trao đổi và mua bán, nhằm thỏa mãn nhu cầu hàng hóa của người tiêu dùng.
Ngành thương mại có đối tượng kinh doanh đa dạng, bao gồm nhiều loại hàng hóa từ các lĩnh vực khác nhau như thủy sản, nông sản, thực phẩm chế biến, và đồ gia dụng thiết yếu.
Tổ chức kinh doanh thương mại có thể hoạt động theo nhiều mô hình khác nhau, bao gồm bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp và công ty môi giới Ngoài nhiệm vụ chính là mua bán hàng hóa, các doanh nghiệp thương mại còn tham gia vào sản xuất, gia công chế biến để tạo thêm nguồn hàng và thực hiện các hoạt động kinh doanh đa dạng.
Trong kinh doanh thương mại, sự vận động hàng hóa có đặc điểm khác nhau tùy thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng Điều này dẫn đến sự khác biệt về chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hóa giữa các loại hàng.
1.1.3 Vai trò của kinh doanh thương mại đối với nền kinh tế
Kinh tế phát triển mạnh mẽ nhờ vào hoạt động kinh doanh thương mại, góp phần tăng tốc độ lưu thông hàng hóa Vai trò của thương mại trong nền kinh tế là không thể phủ nhận.
Kinh doanh thương mại là lĩnh vực chuyên nghiệp trong lưu thông hàng hóa, đóng vai trò quan trọng đối với sản xuất và tiêu dùng trong xã hội Nó cung cấp vật tư hàng hóa cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời và đồng bộ, đảm bảo đúng số lượng và chất lượng, đồng thời mở rộng quy mô hoạt động.
Kinh doanh thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy áp dụng các tiến bộ khoa học và công nghệ mới vào sản xuất Bằng cách đảm bảo cung cấp máy móc, thiết bị và nguyên liệu, kinh doanh thương mại hỗ trợ các doanh nghiệp sản xuất nâng cao hiệu quả và chất lượng sản phẩm.
Học viện Ngân Hàng với 6 Khoa Kế toán – Kiểm toán áp dụng máy móc và thiết bị hiện đại, cùng với nguyên liệu tiên tiến Điều này không chỉ thúc đẩy nhu cầu tiêu dùng mà còn đảm bảo cung cấp cho người tiêu dùng những sản phẩm chất lượng, văn minh và hiện đại.
Kinh doanh thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc dự trữ các yếu tố sản xuất và hàng hóa tiêu dùng, giúp các doanh nghiệp sản xuất và người tiêu dùng giảm bớt lượng dự trữ lớn tại nơi sản xuất cũng như trong tiêu dùng cá nhân.
Kinh doanh thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc điều hòa cung cầu, làm tăng giá ở những khu vực có nguồn hàng phong phú và giảm giá ở những nơi hàng hóa khan hiếm Trong nền kinh tế quốc dân, thương mại thúc đẩy việc sử dụng và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả và hợp lý.
Kế toán hoạt động mua hàng
Mua hàng là bước đầu tiên trong chuỗi lưu chuyển hàng hóa tại doanh nghiệp thương mại, tạo nền tảng vật chất cho các hoạt động tiếp theo thông qua quan hệ trao đổi thương mại giữa doanh nghiệp và người bán Quá trình này chuyển đổi vốn kinh doanh từ tiền tệ sang hàng hóa, giúp doanh nghiệp giữ quyền sở hữu hàng hóa thay vì mất quyền sở hữu tiền hoặc gia tăng nghĩa vụ nợ với nhà cung cấp.
1.2.2 Các phương thức mua hàng
Hoạt động mua hàng bao gồm hai hình thức chính: mua hàng nội địa và mua hàng nhập khẩu Tuy nhiên, để phù hợp với thực trạng của công ty mà bài khóa luận nghiên cứu, tôi sẽ tập trung vào kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước tại các doanh nghiệp thương mại.
Học viện Ngân Hàng 7 Khoa Kế toán – Kiểm toán
Theo phương thức này, doanh nghiệp mua hàng cử nhân viên đến trực tiếp bên bán để mua và nhận hàng Sau khi ký tên vào hóa đơn, hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm vận chuyển hàng về kho, có thể sử dụng phương tiện riêng hoặc thuê ngoài Mọi tổn thất và chi phí trong quá trình vận chuyển đều do bên mua chịu trách nhiệm.
1.2.2.2 Mua hàng theo phương thức chuyển hàng
Theo hợp đồng đã ký, bên bán sẽ chuyển hàng đến địa điểm đã thỏa thuận, có thể là kho của bên mua hoặc nơi khác, bằng phương tiện tự có hoặc thuê Bên mua sẽ cử nhân viên đến nhận hàng, và chi phí vận chuyển sẽ do bên bán hoặc bên mua chịu, tùy theo quy định trong hợp đồng Hàng hóa chỉ thuộc quyền sở hữu của bên mua sau khi nhận hàng và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
1.2.3 Điều kiện và thời điểm ghi nhận hàng mua
1.2.3.1 Điều kiện ghi nhận hàng mua
Trong các doanh nghiệp nói chung và các DNTM nói riêng, hàng hoá đƣợc coi là hàng mua khi thoả mãn đồng thời 3 điều kiện sau:
- Phải thông qua một phương thức mua - bán - thanh toán tiền hàng nhất định
- Doanh nghiệp đã nắm đƣợc quyền sở hữu về hàng và mất quyền sở hữu về tiền hay một loại hàng hoá khác
Hàng mua vào được sử dụng để bán hoặc qua gia công, chế biến trước khi bán Ngoài ra, còn có một số trường hợp ngoại lệ cũng được xem là hàng mua.
Hàng hóa mua về được sử dụng cho cả mục đích bán ra và tiêu dùng nội bộ trong doanh nghiệp, nhưng nếu chưa phân biệt rõ ràng giữa các mục đích này, thì vẫn được xem là hàng mua.
- Hàng hoá hao hụt trong quá trình mua theo hợp đồng bên mua chịu
Một số trường hợp sau không được coi là hàng mua:
- Hàng mua về đƣợc tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp
Học viện Ngân Hàng 8 Khoa Kế toán – Kiểm toán
- Hàng mua về để sửa chữa lớn hoặc xây dựng cơ bản
- Hàng nhận bán đại lý kí gửi
- Hàng hao hụt tổn thất trong quá trình mua theo hợp đồng bên bán phải chịu
1.2.3.2 Thời điểm ghi nhận hàng mua
Là thời điểm chuyển tiền sở hữu, thời điểm này xác định phụ thuộc vào phương thức mua hàng:
Khi thực hiện mua hàng theo phương thức trực tiếp, hàng hóa sẽ được ghi nhận khi cán bộ nghiệp vụ ký xác nhận vào chứng từ thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán.
Khi mua hàng qua phương thức chuyển hàng, hàng hóa sẽ được ghi nhận khi đơn vị nhận hàng nhận được sản phẩm từ bên bán, và ký xác nhận vào chứng từ đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
1.2.4 Xác định giá gốc hàng mua
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS số 02 “Hàng tồn kho”, hàng mua về phải đƣợc tính theo giá gốc (trị giá vốn thực tế)
(trị giá vốn thực tế)
Giá thanh toán của hàng hóa theo hóa đơn
Các loại thuế không đƣợc hoàn lại
Các chi phí mua thực tế
Các khoản CKTM, giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua trả lại
- Giá thanh toán của hàng hóa theo hóa đơn là số tiền mà hai bên thống nhất mua bán với nhau và đƣợc ghi trên hóa đơn
- Các loại thuế không được hoàn lại bao gồm: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Các chi phí mua thực tế bao gồm những khoản chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình mua hàng, như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, công tác phí của cán bộ mua hàng, chi phí của bộ phận mua hàng độc lập và hao hụt tự nhiên trong định mức mua vật tư và hàng hóa.
Học viện Ngân Hàng có 9 Khoa Kế toán – Kiểm toán, chuyên về các chi phí phát sinh trực tiếp liên quan đến việc mua hàng tại địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà người bán giảm trừ cho người mua khi họ mua hàng với khối lượng lớn, đạt mức chiết khấu theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Giảm giá hàng mua là khoản tiền mà người bán trừ đi cho người mua khi hàng hóa không đạt chất lượng, không đúng quy cách hoặc không còn phù hợp với thị hiếu hiện tại.
Giá trị hàng mua bị trả lại là số tiền tương ứng với lượng hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua nhưng phải trả lại cho người bán do hàng hóa không đạt chất lượng hoặc không đúng chủng loại theo hợp đồng.
1.2.5 Chứng từ kế toán và tài khoản sử dụng
Tùy theo các phương thức mua hàng khác nhau và tùy từng loại hình thức doanh nghiệp mà nghiệp vụ mua hàng sử dụng các chứng từ sau:
+ Hóa đơn GTGT: Khi doanh nghiệp mua hàng của đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ được người bán giao liên 2 của hóa đơn GTGT
Khi doanh nghiệp mua hàng từ đơn vị áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT, bên bán sẽ cung cấp hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp.
Hóa đơn đặc thù được cung cấp khi doanh nghiệp sử dụng hàng hóa và dịch vụ theo quy định của Nhà nước Ví dụ về hóa đơn đặc thù bao gồm hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước và tem bưu điện.
Kế toán hoạt động bán hàng
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, diễn ra khi người bán chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, kèm theo lợi ích hoặc rủi ro liên quan Quá trình này cũng bao gồm việc khách hàng thực hiện thanh toán hoặc đồng ý thanh toán.
Quá trình bán hàng không chỉ thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa mà còn đánh dấu sự chuyển đổi từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ, hoàn tất một chu kỳ kinh doanh Qua đó, doanh nghiệp có thể thu hồi vốn, bù đắp chi phí và tích lũy cho chu kỳ tiếp theo Do đó, bán hàng là điều kiện tiên quyết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giúp tạo ra doanh thu, thu hồi vốn và mang lại lợi nhuận.
1.3.2 Các phương thức bán hàng
Hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp thương mại (DNTM) bao gồm hai hình thức chính: bán hàng nội địa và bán hàng xuất khẩu Bài khóa luận này sẽ tập trung vào thực trạng của công ty, nhằm phân tích và đánh giá hoạt động bán hàng trong bối cảnh hiện tại.
Kết chuyển tồn đầu kỳ Kết chuyển tồn cuối kỳ
Trị giá vốn hàng đã bán
Học viện Ngân Hàng 17 Khoa Kế toán – Kiểm toán cứu, em xin được tập trung vào kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước tại các DNTM
Bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp thương mại (DNTM) và doanh nghiệp sản xuất (DNSX), cho phép doanh nghiệp thu mua hàng hóa để bán lại hoặc sử dụng làm nguyên liệu sản xuất Trong giai đoạn này, hàng hóa vẫn thuộc lĩnh vực lưu thông và chưa được tiêu dùng Hoạt động bán buôn thường diễn ra với số lượng lớn, giá bán có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng hàng hóa và phương thức thanh toán Bán buôn hàng hóa thường bao gồm hai hình thức chính.
Bán buôn hàng hóa qua kho là phương thức mà hàng hóa được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Phương thức này bao gồm nhiều hình thức khác nhau, giúp tối ưu hóa quy trình phân phối hàng hóa.
Giao hàng trực tiếp tại kho là hình thức mà bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp bán để nhận hàng hóa Doanh nghiệp bán sẽ xuất hàng và giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi nhận đủ hàng, đại diện bên mua thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, từ đó hàng hóa được xác định là đã được tiêu thụ.
Theo hình thức chuyển hàng, doanh nghiệp bán hàng xuất kho hàng hóa dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký, sử dụng phương tiện vận tải hoặc thuê ngoài để chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc địa điểm khác theo thỏa thuận Hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp bán cho đến khi bên mua kiểm nhận và thanh toán Sau đó, quyền sở hữu và mọi rủi ro liên quan đến hàng hóa sẽ chuyển sang bên mua Chi phí vận chuyển có thể do doanh nghiệp bán hoặc bên mua chịu, tùy thuộc vào nội dung hợp đồng.
Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng là phương thức trong đó hàng hóa mua từ nhà cung cấp không được lưu kho mà được giao ngay cho khách hàng Phương thức này bao gồm hai hình thức chính.
Học viện Ngân Hàng 18 Khoa Kế toán – Kiểm toán
Giao hàng trực tiếp là quá trình mà doanh nghiệp nhận hàng từ nhà cung cấp và giao bán ngay cho đại diện bên mua tại địa điểm đã thỏa thuận Sau khi hoàn tất giao hàng, đại diện bên mua sẽ ký nhận vào chứng từ bán hàng, đồng nghĩa với việc quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao cho người mua.
Theo hình thức gửi hàng, doanh nghiệp sau khi mua sắm sẽ sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để vận chuyển hàng hóa đến địa điểm đã thỏa thuận, thường là kho của bên mua Hàng hóa chỉ được xem là đã tiêu thụ khi bên mua nhận hàng và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Bán lẻ hàng hóa là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, tập trung vào tiêu dùng nội bộ Đặc điểm chính của phương thức này là hàng hóa đã ra khỏi kênh lưu thông và chuyển sang giai đoạn tiêu dùng, với giá trị và giá trị sử dụng đã được thực hiện Bán lẻ thường diễn ra với số lượng nhỏ, giá cả ổn định và bao gồm nhiều hình thức khác nhau.
Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức tách biệt giữa việc thu tiền và giao hàng cho khách hàng Mỗi quầy hàng có nhân viên thu tiền chịu trách nhiệm thu tiền và lập hóa đơn cho khách, sau đó khách sẽ nhận hàng từ nhân viên giao hàng Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên thu ngân tổng hợp và kiểm tra tiền để xác định doanh số bán hàng Nhân viên bán hàng dựa vào số hàng đã giao theo hóa đơn để lập báo cáo bán hàng và đối chiếu với hàng hóa hiện có nhằm xác định số hàng thừa thiếu Cuối cùng, nhân viên thu tiền sẽ lập giấy nộp tiền và nộp doanh thu cho thủ quỹ.
Bán lẻ thu tiền trực tiếp là hình thức mà nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng Vào cuối ngày hoặc cuối ca, nhân viên sẽ kiểm kê hàng hóa tồn quầy, xác định số lượng hàng hóa đã bán để lập báo cáo bán hàng Đồng thời, họ cũng làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ.
Học viện Ngân Hàng 19 Khoa Kế toán – Kiểm toán
Bán lẻ tự phục vụ là hình thức mà khách hàng tự chọn lựa hàng hóa cần thiết và mang đến quầy thu ngân để thanh toán Tại đây, nhân viên thu ngân sẽ lập hóa đơn bán hàng và thu tiền từ khách.
Hình thức bán hàng trả góp cho phép người mua thanh toán cho sản phẩm qua nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định Tuy nhiên, tổng số tiền mà người mua phải trả sẽ lớn hơn so với việc thanh toán một lần.
- Hình thức bán hàng tự động: Là hình thức bán lẻ hàng hóa mà trong đó, các
Các hình thức kế toán đƣợc áp dụng hiện nay
1.4.1 Khái niệm hình thức kế toán
Hình thức kế toán quy định việc mở các loại sổ kế toán để phản ánh các đối tượng kế toán, bao gồm cấu trúc từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi sổ Điều này đảm bảo mối liên hệ giữa các sổ, nhằm thực hiện đầy đủ vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán.
1.4.2 Các hình thức kế toán cơ bản
Hiện nay, các doanh nghiệp lớn tuân theo Thông tư 200 và các doanh nghiệp vừa và nhỏ tuân theo Quyết định 48 trong công tác kế toán Thông tư 200 quy định 5 hình thức ghi sổ kế toán, trong khi Quyết định 48 chỉ quy định 4 hình thức.
Học viện Ngân Hàng 30 Khoa Kế toán – Kiểm toán
Bài khóa luận này sẽ tập trung vào các hình thức ghi sổ kế toán theo Quyết định 48, do có giới hạn về nội dung và đối tượng nghiên cứu là công ty tuân theo quy định này.
Theo Quyết định 48, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đƣợc áp dụng một trong bốn hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật kí chung
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Mỗi hình thức sổ kế toán đều có quy định cụ thể về số lượng, cấu trúc, mẫu sổ, trình tự và phương pháp ghi chép, cũng như mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp dựa trên quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất và kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, cùng với điều kiện trang bị kỹ thuật Việc tuân thủ các quy định của hình thức sổ kế toán là rất quan trọng, bao gồm các loại sổ, kết cấu của chúng, quan hệ đối chiếu kiểm tra, cũng như trình tự và phương pháp ghi chép.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THƯƠNG MẠI TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV ĐIỆN NƯỚC LỘC HƯƠNG 31 2.1 Tổng quát về công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương
Vài nét về công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương
Tên công ty: Công ty TNHH TM&DV Điện Nước Lộc Hương
Thành lập ngày 27/05/2008 theo quyết định số 09-02-000-454 của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ tỉnh Ninh Bình
Trụ sở chính tại: Số 72/8 - P Trung Sơn – TP Tam Điệp – Ninh Bình
TK số: 3304 201 000 594 Mở tại ngân hàng: No&PTNT TP Tam Điệp
Đại diện đơn vị: Giám đốc Ngô Xuân Lộc
Chức năng, ngành nghề kinh doanh của công ty
Công ty TNHH TM&DV Điện Nước Lộc Hương là một đơn vị kinh doanh độc lập với tư cách pháp nhân đầy đủ và con dấu riêng Hoạt động của công ty tuân thủ các quy định của Luật Thuế, Luật Doanh nghiệp và Luật Kế toán theo quy định của Nhà Nước Công ty cam kết bảo vệ quyền lợi của cán bộ công nhân viên (CBCNV) và khách hàng Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty bao gồm các dịch vụ điện và nước.
Mua bán máy móc thiết bị, vật liệu điện
Lắp đặt các vật liệu, thiết bị điện nước
Mua bán đồ dùng nội thất
Lắp đặt hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước và lắp đặt xây dựng khác.
Tổ chức bộ máy quản lý
Công ty TNHH TM&DV Điện nước Lộc Hương hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và các luật liên quan Bộ máy tổ chức của công ty được xây dựng một cách chuyên nghiệp nhằm đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Học viện Ngân Hàng 32 Khoa Kế toán – Kiểm toán có chương trình đào tạo chuyên sâu, tập trung vào các chức năng gọn nhẹ, phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
(Nguồn: Phòng kế toán của Công ty)
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc là người đứng đầu, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban và là người có quyền quyết định cao nhất trong việc điều hành các hoạt động kinh doanh Họ chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của cán bộ công nhân viên trong công ty theo quy định của Luật Lao động Ngoài ra, Giám đốc còn phải đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh của công ty tuân thủ pháp luật.
Phó Giám đốc chịu trách nhiệm tài chính là người quyết định khi Giám đốc vắng mặt, đảm bảo rằng tài chính của công ty luôn được cân đối Điều này giúp công ty có đủ nguồn lực để mua sắm hàng hóa và vật tư thi công, từ đó đảm bảo tiến độ cung cấp hàng hóa cho các công trình.
Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh đảm nhận vai trò quyết định khi Giám đốc vắng mặt, chịu trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động kinh doanh của công ty.
Phòng kế toán có trách nhiệm quản lý và thực hiện nghiêm ngặt chế độ tài chính của công ty, bao gồm quyết toán sổ sách, lưu trữ và bảo mật hồ sơ cũng như chứng từ quan trọng Đội ngũ kế toán cần ghi chép và theo dõi các phát sinh hàng ngày và hàng tháng, đồng thời thực hiện đúng các nguyên tắc tài chính đã đề ra.
Phó giám đốc Phó giám đốc
Phòng nhân sự Giám đốc
Học viện Ngân Hàng đảm bảo thực hiện đầy đủ quy định về tiền lương, tiền thưởng và bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên Đồng thời, học viện cũng lập và nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan chức năng liên quan, thực hiện nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước.
Phòng thị trường có nhiệm vụ thu thập và phân tích thông tin thị trường, bao gồm dữ liệu về cung cầu hàng hóa, nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng Việc nắm bắt thông tin này một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời là rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu thị trường hiệu quả.
Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý đội ngũ CBCNV của công ty, đảm bảo cả về số lượng lẫn chất lượng Phòng thực hiện thống kê nhân sự và báo cáo định kỳ cho Giám đốc Ngoài ra, phòng cũng tổ chức đào tạo và sắp xếp nhân sự phù hợp với tay nghề và năng lực của từng cá nhân.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ bán hàng hóa, bao gồm cả bán buôn và bán lẻ, đồng thời đảm bảo giao hàng đúng yêu cầu về số lượng và chất lượng Phòng cần lập kế hoạch nhập hàng hóa chất lượng cao, mẫu mã đẹp và kiểu dáng phù hợp để phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, với các nghiệp vụ kế toán chính được thực hiện tại phòng kế toán Tại đây, việc tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra thực hiện các phương pháp thu thập và xử lý thông tin ban đầu được tiến hành, đảm bảo thực hiện đầy đủ chiến lược ghi chép, chế độ hạch toán và quản lý tài chính theo quy định của Bộ Tài chính Phòng kế toán cung cấp thông tin tài chính một cách chính xác và kịp thời, từ đó tham mưu cho Giám đốc trong việc đề ra các biện pháp phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.
Học viện Ngân Hàng 34 Khoa Kế toán – Kiểm toán
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng là vị trí kế toán tổng hợp, có vai trò quan trọng trong việc điều hành và tổ chức các hoạt động kế toán của công ty Họ có mối liên hệ chặt chẽ với các kế toán thành phần và Giám đốc, cung cấp tư vấn về các chính sách tài chính-kế toán Kế toán trưởng cũng có trách nhiệm ký duyệt các tài liệu kế toán, phổ biến các chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chính sách chuyên môn, đồng thời yêu cầu các bộ phận thực hiện công việc chuyên môn liên quan.
Các kế toán viên làm việc chặt chẽ dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, liên quan đến nghiệp vụ kế toán và tuân thủ chế độ kế toán cùng chính sách tài chính của Nhà nước.
Quản lý kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng bao gồm việc theo dõi chứng từ thu, chi, giấy báo nợ và báo có liên quan đến tài khoản ngân hàng Cần nhập phiếu thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng vào hệ thống máy tính, đồng thời thực hiện đối chiếu số liệu với thủ quỹ vào cuối mỗi ngày.
Kế toán công nợ đảm nhiệm việc quản lý thanh toán và theo dõi tình hình công nợ với khách hàng, bao gồm cả công nợ phải thu Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ gốc, kế toán sẽ lập phiếu thu, phiếu chi cho tiền mặt, hoặc séc, ủy nhiệm chi cho tiền gửi ngân hàng Hàng tháng, kế toán công nợ cần lập bảng kê tổng hợp séc và sổ chi tiết để đối chiếu với sổ sách của thủ quỹ.
Kế toán trưởng kiêm tổng hợp
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán doanh thu và tiêu thu hàng hóa
Kế toán hàng tồn kho
Học viện Ngân Hàng có 35 Khoa Kế toán – Kiểm toán, chuyên phụ trách ngân hàng và lập kế hoạch tiền gửi cho các ngân hàng có quan hệ giao dịch Đơn vị này quản lý các tài khoản 111, 112 và các tài khoản chi tiết liên quan, đồng thời theo dõi các khoản công nợ phải thu và phải trả trong công ty cũng như giữa công ty và khách hàng, bao gồm các tài khoản 131, 136, 141, 331, 333, 336.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương bao gồm việc tính toán và hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), quỹ phúc lợi công đoàn (KPCĐ) cùng các khoản khấu trừ và trợ cấp cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) của công ty Mỗi tháng, dựa trên bảng chấm công, kế toán tổng hợp số liệu để lập bảng tổng hợp thanh toán lương cho công ty.
Kế toán hàng tồn kho là quá trình ghi chép và giám sát tình hình nhập, xuất hàng hóa, bao gồm cả số lượng và giá trị Việc kiểm kê định kỳ giúp đối chiếu số lượng tồn kho giữa kế toán và thủ kho Ngoài ra, kế toán cũng lập báo cáo về vật liệu trong kho và tham gia phân tích kế hoạch thu mua Quan trọng hơn, kế toán hàng tồn kho xác định chính xác giá vốn, chi phí và kết quả kinh doanh vào cuối kỳ kế toán.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của công ty, thực hiện việc xuất nhập quỹ hàng ngày dựa trên phiếu thu và phiếu chi Công việc này bao gồm ghi chép sổ quỹ cho các khoản thu chi và tổng hợp, đối chiếu số liệu thu chi với kế toán liên quan.
Kế toán doanh thu và tiêu thụ hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình nhập kho và xuất kho Vào cuối tháng, kế toán cần lập bảng kê tổng hợp để theo dõi doanh thu trong tháng một cách chi tiết và hiệu quả.
Các chính sách kế toán tại công ty
Công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương sử dụng sổ tổng hợp dưới hình thức Nhật ký chung, bao gồm một quyển sổ để ghi chép hàng ngày, làm cơ sở cho sổ Cái và tổng hợp báo cáo Hình thức này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và đáp ứng yêu cầu hạch toán kế toán của công ty.
Hình thức kế toán nhật ký chung áp dụng tại Công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương thể hiện qua sơ đồ sau:
Học viện Ngân Hàng 36 Khoa Kế toán – Kiểm toán
(Nguồn: Phòng kế toán của Công ty)
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ nhật ký chung áp dụng tại công ty Ghi chú:
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Các chính sách kế toán chung
- Hiện Công ty dang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quy định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12
- Kỳ kế toán: Theo năm
- Đồng tiền ghi sổ: Việt Nam Đồng
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ, Nhật ký đặc biệt
Học viện Ngân Hàng 37 Khoa Kế toán – Kiểm toán
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Tại Công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương, mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi chép qua các chứng từ kế toán đầy đủ Các hoạt động nhập và xuất hàng hóa được lập chứng từ một cách chính xác, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp Đây là bước hạch toán ban đầu quan trọng, tạo nền tảng cho việc quản lý và hạch toán kho hàng hiệu quả.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản áp dụng tại công ty: Theo quyết định số 48/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán của công ty được lập theo chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính Các báo cáo này được thực hiện định kỳ hàng quý và hàng năm.
Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 – DNN
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 – DNN
Bảng thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 – DNN
Bảng cân đối số phát sinh tài khoản Mẫu số F 01 – DNN
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 – DNN
Thực trạng công tác kế toán hoạt động kinh doanh thương mại tại công ty
2.2.1 Kế toán chi tiết quy trình mua hàng tại công ty
2.2.1.1 Quy trình nghiệp vụ mua hàng
Hiện tại, công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương chỉ thực hiện mua hàng thông qua hình thức chuyển hàng từ các nhà cung cấp trên toàn quốc Dưới đây là quy trình mua hàng của công ty được trình bày bằng sơ đồ.
Học viện Ngân Hàng 38 Khoa Kế toán – Kiểm toán
Người/Bộ phận thực hiện
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ quy trình mua hàng tại công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương
Dựa vào hóa đơn GTGT do bên bán lập và thông báo từ thủ kho về số hàng thực nhập, kế toán lập phiếu nhập kho và gửi một liên cho thủ kho Sau đó, kế toán sử dụng hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho để nhập liệu vào phần mềm máy tính Phần mềm sẽ tự động thực hiện hạch toán và ghi sổ các nghiệp vụ liên quan.
Nhu cầu hàng hóa, vật tƣ
Lập phiếu đề nghị mua hàng hóa, vật tƣ
Lập phương án lựa chọn nhà cung ứng
Thỏa thuận lại / Xử lý
Học viện Ngân Hàng 39 Khoa Kế toán – Kiểm toán
2.2.1.2 Các loại chứng từ sổ sách và tài khoản kế toán sử dụng
Các chứng từ chủ yếu đƣợc sử dụng trong kế toán mua hàng
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, giấy báo nợ, …
Công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương sử dụng các sổ sách kế toán phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh, trình độ quản lý và bộ máy tổ chức kế toán của mình Các loại sổ chủ yếu được áp dụng bao gồm những sổ sách cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác kế toán.
- Sổ tổng hợp: Nhật ký chung và các sổ Cái TK 156
+ SCT thanh toán với nhà cung cấp
Tài khoản kế toán sử dụng
- Tài khoản 133 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
- Tài khoản 331 – Phải trả người bán
2.2.1.3 Phương pháp kế toán nghiệp vụ mua hàng
Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương thức chuyển hàng là một quy trình quan trọng trong quản lý tài chính Ví dụ cụ thể về kế toán này sẽ giúp làm rõ cách thức ghi nhận và xử lý các giao dịch mua hàng Việc hiểu rõ các bước trong quy trình chuyển hàng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa hoạt động mua sắm và quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.
Vào ngày 25/12/2015, Công ty cổ phần thương mại Royal Việt Nam đã chuyển giao 100 vòi sen tắm trị giá 37.000.000 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT 10%) cho Công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương Hàng hóa được vận chuyển bằng phương tiện của công ty và theo hóa đơn GTGT số 0000100, ký hiệu AB/15P Công ty Lộc Hương đã nhận đủ hàng nhưng vẫn chưa thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
Quy trình xử lý nghiệp vụ này nhƣ sau
Học viện Ngân Hàng 40 Khoa Kế toán – Kiểm toán
Khi hàng hóa được chuyển đến công ty, nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, sau đó đối chiếu với hóa đơn GTGT liên 2 để đảm bảo tính chính xác.
Nhân viên bộ phận kinh doanh kiểm tra hàng hóa nhập về, xác nhận số lượng và chất lượng đúng theo hóa đơn GTGT và hợp đồng Sau đó, họ chuyển hóa đơn GTGT cho bộ phận kế toán Thủ kho thực hiện nhập kho hàng mua và thông báo cho kế toán về số lượng và chủng loại hàng đã nhập Kế toán lập phiếu nhập kho dựa trên thông báo và hóa đơn GTGT, sau đó đưa một liên cho thủ kho Thủ kho đối chiếu hàng hóa với phiếu nhập kho và hoàn tất thủ tục nhập kho, đồng thời ghi thông tin vào thẻ kho.
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ký hiệu: AB/15P Số: 0000100 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thương mại Royal Việt Nam
MST: 104998375 Địa chỉ: Phòng 612, nhà 32B, ngõ 90, phố Chính Kinh, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội
Họ tên người mua: Bùi Văn Nam
Tên đơn vị: Công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương Địa chỉ: P Trung Sơn – TP Tam Điệp – Ninh Bình
Hình thức thanh toán: TM/CK
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 3.700.000
Tổng cộng tiền thanh toán 40.700.000
Số tiền viết bằng chữ : Bốn mươi triệu bảy trăm nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Học viện Ngân Hàng 41 Khoa Kế toán – Kiểm toán
Công ty TNHH TM&DV Điện nước Lộc Hương Địa chỉ: Phường Trung Sơn - TP Tam Điệp - Ninh Bình
Ngày 25 tháng 12 năm 2015 Nợ TK 156
Họ Và tên người giao hàng: Phạm Anh Ngọc
Theo hóa đơn số 0000100 ngày 25 tháng 12 năm 2015
Nhập tại kho: Kho công ty
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tƣ (sản phầm, hàng hóa)
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu đồng
Số chứng từ gốc kèm theo: 01 chứng từ gốc
Người lập Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Cuối tháng, nhà cung cấp gửi biên bản đối chiếu công nợ cho công ty, trong khi kế toán công ty kiểm tra số tiền phải trả bằng cách kết xuất sổ chi tiết TK 331 từ phần mềm kế toán theo từng đối tượng.
Học viện Ngân Hàng 42 Khoa Kế toán – Kiểm toán
Công ty CP TM Royal Việt Nam CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2015
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
- Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa
- Căn cứ vào thỏa thuận giữa hai bên
Hôm nay, ngày 31 tháng 12 năm 2015, tại văn phòng công ty CP thương mại Royal Việt Nam, chúng tôi gồm có:
CÔNG TY TNHH TM&DV ĐIỆN NƯỚC LỘC HƯƠNG, có địa chỉ tại Số 72/8, Phường Trung Sơn, TP Tam Điệp, tỉnh Ninh Bình, được đại diện bởi Ông Ngô Xuân Lộc, hiện đang giữ chức vụ giám đốc.
BÊN B (Bên bán): CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI ROYAL VIỆT NAM Địa chỉ: Phòng 612, nhà 32B, ngõ 90, phố Chính Kinh, P Nhân Chính, Thanh Xuân,
Hà Nội Đại diện: Ông Vũ Duy Tuấn Chức vụ: giám đốc
Cùng nhau đối chiếu khối lƣợng và giá trị nhƣ sau:
2 Số công nợ trong tháng 12/2015
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng tiền thanh toán 80.630.000
3 Số tiền Bên A đã thanh toán trong tháng 12/2015: 70.000.000
4 Kết luận: Tính đến ngày 31/12/2015 Bên A phải thanh toán công nợ cho Bên B số tiền: 32.630.000 (Bằng chữ: Ba mươi hai triệu sau trăm ba mươi nghìn đồng) Biên bản này đƣợc lập thành 02 bản có giá trị nhƣ nhau Mỗi bên giữ 1 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Học viện Ngân Hàng 43 Khoa Kế toán – Kiểm toán
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331 – Phải trả nhà cung cấp
Mã nhà cung cấp: RVN0024
Tên nhà cung cấp: Công ty cổ phần thương mại Royal Việt Nam ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ
Số phát sinh Số dƣ
Ngày Số Nợ Có Nợ Có
Mua vòi sen tắm tại công ty CPTM Royal
Mua vòi xịt tại công ty CPTM Royal
Trả nợ cho công ty CPTM Royal
2.2.2 Kế toán chi tiết quy trình bán hàng tại công ty
2.2.2.1 Quy trình nghiệp vụ bán hàng Đối với nghiệp vụ bán hàng, công ty hiện đang sử dụng các hình thức sau:
- Bán buôn theo phương thức chuyển hàng
- Bán lẻ thu tiền tập trung
Chúng tôi cung cấp dịch vụ bán buôn thông qua phương thức chuyển hàng, cho phép khách hàng đặt hàng dễ dàng qua điện thoại, fax hoặc trực tiếp tại doanh nghiệp Khi có nhu cầu, bộ phận kinh doanh sẽ lập lệnh bán hàng và trình giám đốc xem xét.
Học viện Ngân Hàng 44 Khoa Kế toán – Kiểm toán phê duyệt lệnh bán hàng, bộ phận kinh doanh lập hợp đồng và thông báo cho kho chuẩn bị hàng Kế toán lập hóa đơn GTGT thành 3 liên: 1 cho khách hàng, 1 lưu tại phòng kế toán, 1 lưu nội bộ Dựa vào hóa đơn, kế toán lập Phiếu xuất kho cũng thành 3 liên Thủ kho xuất hàng cho nhân viên giao hàng, người này vận chuyển hàng hóa cùng hóa đơn và biên bản giao nhận đến kho của khách Khách hàng nhận hàng, ký vào biên bản, nhân viên giao hàng nộp lại biên bản cho kế toán Kế toán nhập liệu vào phần mềm, tự động hạch toán Đối với bán buôn trực tiếp, khách hàng đến công ty nhận hàng, ghi nhận doanh thu tại thời điểm này Với bán lẻ, khách hàng mua hàng tại cửa hàng, kế toán lập hóa đơn và thu tiền, sau đó nhân viên bán hàng giao hàng cho khách Cuối kỳ, kế toán lập hóa đơn GTGT cho hàng bán lẻ Đối với bán hàng đại lý, doanh nghiệp chuyển giao hàng cho đại lý, mất quyền sở hữu khi đại lý thanh toán.
Học viện Ngân Hàng 45 Khoa Kế toán – Kiểm toán ghi nhận hàng hóa theo giá bán cho đại lý và số lượng hàng xuất cho đại lý Khi đại lý cần hàng hóa, công ty và đại lý sẽ ký Hợp đồng đại lý dựa trên yêu cầu về số lượng, chủng loại và mẫu mã hàng hóa Quy trình bán buôn sẽ được thực hiện tương tự như phương thức chuyển hàng Đối với dịch vụ, khách hàng yêu cầu sửa chữa hoặc lắp đặt tại bộ phận kinh doanh, từ đó lập danh sách hàng hóa kèm theo dịch vụ Bộ phận kinh doanh thông báo cho kho chuẩn bị hàng và cho kế toán lập phiếu xuất kho Công nhân nhận hàng từ thủ kho cùng biên bản giao nhận và cung cấp dịch vụ cho khách hàng Sau khi hoàn thành, công nhân báo cáo chi phí cho kế toán, và kế toán lập hóa đơn GTGT, đồng thời nhập liệu vào phần mềm kế toán.
2.2.2.2 Các loại chứng từ sổ sách và tài khoản kế toán sử dụng
Các chứng từ chủ yếu đƣợc sử dụng trong kế toán bán hàng
- Các chứng từ thanh toán
Công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu để phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh, trình độ quản lý và bộ máy tổ chức kế toán của mình.
- Sổ tổng hợp: Nhật ký chung và Sổ Cái TK 511
Học viện Ngân Hàng 46 Khoa Kế toán – Kiểm toán
Các tài khoản sử dụng
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
- Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Tài khoản 333 – Thuế GTGT phải nộp
- Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng
- Tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu
+ Tài khoản 5211 – Chiết khấu thương mại
+ Tài khoản 5212 – Hàng bán bị trả lại
+ Tài khoản 5213 - Giảm giá hàng bán
2.2.2.3 Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng a Kế toán giá vốn hàng bán tại công ty
Công ty áp dụng phương pháp FIFO (First In, First Out) để tính giá hàng xuất bán, trong đó giá thực tế của hàng nhập trước sẽ được sử dụng cho hàng hóa xuất trước Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định dựa trên giá thực tế của hàng nhập sau cùng Dưới đây là một ví dụ cụ thể về kế toán giá vốn hàng bán của công ty.
Đánh giá về công tác kế toán hoạt động kinh doanh thương mại tại công ty
2.3.1 Những thành tựu đạt được
Sau hơn tám năm hoạt động, công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương đã không ngừng phát triển Hệ thống kế toán của công ty ngày càng hoàn thiện, đóng góp quan trọng vào sự tiến bộ chung Việc tổ chức kế toán, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể.
- Về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hướng tinh gọn, với chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận được phân công rõ ràng và độc lập Tất cả các bộ phận này hoạt động trong một thể thống nhất, dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng và giám đốc.
Đội ngũ kế toán của công ty rất năng động và có chuyên môn vững vàng Công ty luôn tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao kỹ năng và nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong lĩnh vực kế toán.
- Phương pháp hạch toán, hệ thống kế toán, chứng từ, sổ kế toán
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu phải tuân thủ yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý liên quan.
Tất cả các chứng từ đều tuân thủ đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính, với thông tin kinh tế liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép đầy đủ và chính xác.
+ Các chứng từ đều đƣợc kiểm tra và giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời
Công ty đã thiết lập một kế hoạch lưu trữ chứng từ hiệu quả, trong đó các chứng từ được phân loại và hệ thống hóa theo từng nghiệp vụ cũng như trình tự thời gian trước khi được lưu trữ.
Công ty đã thực hiện đầy đủ các chế độ tài chính và kế toán theo quy định của Bộ Tài chính Để phù hợp với tình hình và đặc điểm riêng, kế toán đã mở thêm các tài khoản cấp hai nhằm phản ánh chi tiết và cụ thể hơn về tình hình biến động tài chính.
Học viện Ngân Hàng 64 Khoa Kế toán – Kiểm toán chuyên sâu vào việc quản lý các loại tài sản của công ty, giúp đơn giản hóa quá trình ghi chép kế toán Điều này không chỉ mang lại sự rõ ràng và thuyết phục trong báo cáo mà còn giảm bớt khối lượng công việc, hạn chế tình trạng chồng chéo trong công tác kế toán.
+ Công ty đã sử dụng cả hai loại sổ: sổ tổng hợp và sổ chi tiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Công tác kế toán hoạt động kinh doanh thương mại
Kế toán trong hoạt động kinh doanh thương mại của công ty được thực hiện một cách nghiêm túc và chặt chẽ, với việc thiết lập đầy đủ các chứng từ, giúp thuận lợi cho quá trình ghi chép và theo dõi.
Công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương áp dụng phương pháp KKTX trong hạch toán là hợp lý do kinh doanh đa dạng nhiều mặt hàng và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhiều loại hàng Việc sử dụng phương pháp KKĐK sẽ gây bất tiện cho công tác kế toán.
2.3.2.Những tồn tại cần khắc phục và nguyên nhân
2.3.2.1 Những tồn tại cần khắc phục
Mặc dù công ty đã tổ chức công tác kế toán hoạt động kinh doanh thương mại một cách hiệu quả, nhưng vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện, chẳng hạn như việc chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương hoạt động trong lĩnh vực thương mại và cần nhập kho hàng hóa để kinh doanh Sự tồn trữ hàng hóa lớn có thể dẫn đến giảm giá trị và hỏng hóc Tuy nhiên, kế toán công ty chưa thực hiện trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, gây sai lệch giá trị hàng hóa vào cuối kỳ kế toán Ngoài ra, công ty cũng chưa trích lập dự phòng cho nợ phải thu khó đòi.
Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, với việc bán hàng là hoạt động chính Trong hình thức bán buôn, công ty thường cung cấp hàng hóa với số lượng lớn, điều này có thể khiến một số khách hàng không đủ khả năng mua sắm.
Học viện Ngân Hàng 65 Khoa Kế toán – Kiểm toán đã chỉ ra rằng nhiều khách hàng gặp khó khăn trong kinh doanh, dẫn đến việc chiếm dụng vốn của doanh nghiệp quá lâu Tuy nhiên, kế toán công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh khi chi phí ghi nhận quá thấp Hệ quả là chủ doanh nghiệp có thể hiểu sai tình hình tài chính của công ty mình Ngoài ra, việc chưa phân bổ chi phí trong quá trình bán hàng cũng góp phần làm gia tăng những khó khăn này.
Hiện nay, công ty phân phối hai nhóm mặt hàng chính: thiết bị điện và thiết bị nước Tuy nhiên, các chi phí như vận chuyển, bốc dỡ và kho bãi được tính chung vào chi phí bán hàng, không tách riêng cho từng nhóm hàng Điều này gây khó khăn trong việc xác định hiệu quả kinh doanh của từng nhóm sản phẩm và xác định mặt hàng chủ lực của công ty Đồng thời, công ty cũng chưa chú trọng đến kế toán quản trị.
THIỆN KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THƯƠNG MẠI TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV ĐIỆN NƯỚC LỘC HƯƠNG
Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán kinh doanh thương mại tại công ty
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào công tác kế toán Kế toán thương mại không chỉ hỗ trợ quản lý mà còn giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh và phát hiện kịp thời những thiếu sót Hệ thống kế toán cần tuân thủ đúng định hướng và pháp luật, điều này phụ thuộc vào năng lực của các nhà quản lý và kế toán Tuy nhiên, các quy định kế toán thường không hoàn thiện ngay từ đầu và có thể phát sinh yếu kém khi áp dụng thực tế Do đó, việc khắc phục những hạn chế và hoàn thiện hệ thống kế toán là cần thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý và hội nhập kinh tế quốc tế Sự thay đổi của nền kinh tế và pháp luật đòi hỏi công tác kế toán phải luôn được cải tiến để tránh hạch toán sai, từ đó bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và xã hội.
Học viện Ngân Hàng 68 Khoa Kế toán – Kiểm toán nhấn mạnh rằng quản lý hoạt động kinh doanh thương mại cần phải khoa học và hợp lý, phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp Mỗi khâu trong tổ chức quản lý hàng hóa cần được sắp xếp theo đặc điểm kinh tế và kỹ thuật của doanh nghiệp, đồng thời phù hợp với tình hình thực hiện kế hoạch Việc tổ chức và quản lý tốt công tác kế toán trong hoạt động kinh doanh thương mại sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận kế toán hoàn thành nhiệm vụ, từ đó xây dựng một hệ thống chặt chẽ, khoa học và hiệu quả.
Định hướng phát triển của công ty trong những năm tới
Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ và hội nhập sâu rộng với nền kinh tế toàn cầu, tạo ra nhiều cơ hội mới cho doanh nghiệp Tuy nhiên, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt cũng đặt ra thách thức cho các doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển trên thị trường, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược rõ ràng, phù hợp với mục tiêu và đặc điểm kinh doanh của mình.
Công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương được thành lập từ năm
Kể từ năm 2008, sau hơn 8 năm hoạt động, công ty đã xây dựng được thương hiệu và uy tín vững chắc trong lĩnh vực thiết bị điện nước Với vị thế kinh doanh ổn định, công ty đã tạo dựng mối quan hệ lâu dài với nhiều khách hàng và đối tác quen thuộc trên thị trường.
Mục tiêu của công ty
Với những kết quả đã đạt đƣợc, trong những năm tới, công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương đã để các mục tiêu như sau:
Công ty chúng tôi hướng đến việc trở thành đơn vị hàng đầu tại Ninh Bình trong lĩnh vực cung cấp thiết bị điện nước Với uy tín vững chắc và khả năng cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng, chúng tôi tự hào là lựa chọn số một của người tiêu dùng.
Để phát triển bền vững, việc trở thành nhà cung cấp chuyên nghiệp các thiết bị điện nước là rất quan trọng Mở rộng mạng lưới kinh doanh và đa dạng hóa sản phẩm về mẫu mã, chủng loại sẽ giúp đáp ứng tốt hơn nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng.
Học viện Ngân Hàng 69 Khoa Kế toán – Kiểm toán
Phát triển công ty thành một tổ chức chuyên nghiệp nhằm tạo ra việc làm ổn định, xây dựng môi trường làm việc năng động và mang lại thu nhập cao cho toàn bộ cán bộ công nhân viên.
Cuối cùng, đẩy mạnh doanh thu bán hàng tăng 10% so với năm 2015
Để đạt được mục tiêu đã đề ra, các nhà quản lý cần xây dựng một định hướng phát triển rõ ràng cho những năm tới.
Chiến lược mở rộng phát triển thị trường tập trung vào xây dựng hệ thống khách hàng rộng rãi, khai thác tối đa thị trường hiện tại và tăng cường tiếp cận thị trường Để nâng cao giá trị sản phẩm, cần đa dạng hóa các hình thức khai thác thị trường, tìm kiếm khách hàng mới và chú trọng vào các mặt hàng có chất lượng cao, yêu cầu kỹ thuật phức tạp.
Công ty chú trọng vào việc đào tạo và phát triển nhân lực nhằm nâng cao trình độ đội ngũ lao động, đáp ứng yêu cầu của thị trường hiện đại Nhân viên được tập huấn bài bản từ những nhiệm vụ đơn giản đến phức tạp, đồng thời có cơ hội tham gia các lớp bồi dưỡng để cập nhật kiến thức mới, nâng cao chuyên môn.
Công ty chú trọng thực hiện chính sách chăm lo cho người lao động thông qua việc thiết lập các quy định khen thưởng phúc lợi, chế độ trợ cấp và khen thưởng công bằng, hợp lý Những chính sách này không chỉ khuyến khích người lao động trong công việc mà còn giúp họ cải thiện và nâng cao chất lượng cuộc sống cho bản thân và gia đình.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, cần tăng cường hoạt động quảng cáo và tiếp thị, đồng thời giới thiệu sản phẩm đến khách hàng một cách hiệu quả Việc mở rộng mạng lưới cung cấp sẽ giúp tiếp cận thêm nhiều khách hàng tiềm năng mới.
Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh thương mại
Hệ thống kế toán cần được điều chỉnh và hoàn thiện để phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp cụ thể, nhằm đáp ứng hiệu quả yêu cầu quản lý.
Học viện Ngân Hàng có 70 Khoa Kế toán – Kiểm toán, điều này giúp phát huy tốt vai trò và chức năng của kế toán trong doanh nghiệp.
Để hoàn thiện kế toán hàng hóa tại công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương, cần chú trọng vào việc giải quyết các vấn đề lý luận và thực tiễn trong tổ chức kế toán hoạt động kinh doanh thương mại Yêu cầu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát hàng hóa trong doanh nghiệp.
Yêu cầu này đảm bảo sự tập trung và thống nhất trong quản lý từ lãnh đạo công ty đến nhân viên, đồng thời tuân thủ các chính sách tài chính do Nhà nước ban hành Công tác kế toán tại các đơn vị kinh tế có thể được vận dụng và sửa đổi nhưng cần trong khuôn khổ nhất định, tôn trọng các nguyên tắc chung và cơ chế hiện hành.
Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm riêng về tổ chức hoạt động kinh doanh và lĩnh vực hoạt động, cùng với yêu cầu quản lý khác nhau Do đó, khi áp dụng chế độ kế toán, cần đảm bảo tính phù hợp với chế độ kế toán hiện hành cũng như yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
- Yêu cầu chính xác, kịp thời
Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán hoạt động kinh doanh thương mại tại công ty
Với sự trang bị kiến thức từ các thầy cô ở trường và những thông tin tham khảo thực tế trên mạng, quá trình thực tập tại công ty đã giúp sinh viên nhận diện được những tồn tại cần khắc phục trong lĩnh vực học tập và làm việc.
Học viện Ngân Hàng 71 Khoa Kế toán – Kiểm toán chương 2 đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kế toán hoạt động kinh doanh thương mại tại công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương Một trong những giải pháp quan trọng là thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định, giúp cải thiện tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Hiện nay, hoạt động mua hàng về kho là một phần thiết yếu trong hình thức kinh doanh của công ty, nhằm chuẩn bị cho quá trình phân phối và lưu thông Tuy nhiên, điều này dẫn đến việc hàng hóa trong kho thường xuyên bị giảm giá.
Công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, là việc tính toán trước vào giá vốn hàng bán cho phần giá trị hàng tồn kho giảm xuống dưới giá trị ghi sổ Cuối kỳ, nếu có bằng chứng rõ ràng về sự giảm giá hàng tồn kho, kế toán phải trích lập dự phòng để phản ánh chính xác tình hình tài chính.
Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp công ty bù đắp thiệt hại do hàng tồn kho giảm giá, đồng thời phản ánh giá trị thực tế của hàng tồn kho Điều này đảm bảo báo cáo tài chính cuối kỳ thể hiện chính xác hình ảnh tài sản của công ty.
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Số lƣợng hàng tồn kho
Giá gốc hàng tồn kho
Giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc phản ánh trên TK 1593 – dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc hoàn nhập trong kỳ
Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc trích lập trong kỳ
Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối kỳ là một yếu tố quan trọng trong kế toán Để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý, kế toán nên lập bảng dự phòng hàng tồn kho.
Học viện Ngân Hàng 72 Khoa Kế toán – Kiểm toán
Công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương Địa chỉ: Phường Trung Sơn – TP Tam Điệp - Ninh Bình
BẢNG LẬP DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO
Tên hàng hóa Đơn vị tính
Tổng trị giá thuần có thể thực hiện đƣợc
Trị giá thuần có thể thực hiện đƣợc
Dựa trên bảng tổng hợp mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã được phê duyệt và thẩm định bởi người có thẩm quyền trong doanh nghiệp, kế toán tiến hành tính toán số tiền cần trích lập dự phòng cho năm nay.
+ Nếu doanh nghiệp chưa có số trích lập năm trước hoặc số trích lập năm trước nhỏ hơn số cần trích lập năm nay, kế toán ghi:
+ Nếu số trích lập năm trước bằng số cần trích lập năm nay, kế toán không cần trích lập thêm nữa
+ Nếu số trích lập dự phòng năm trước lớn hơn số cần trích lập dự phòng năm nay, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch:
Có TK 632 b Tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Trong hoạt động kinh doanh, công ty thường gặp phải các khoản nợ phải thu từ những khách hàng không có khả năng thanh toán Điều này dẫn đến việc công ty chưa thực hiện các biện pháp thu hồi nợ, gây ảnh hưởng đến dòng tiền và hiệu quả tài chính.
Học viện Ngân Hàng 73 Khoa Kế toán – Kiểm toán nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để bảo vệ công ty khỏi thất thu khi khách hàng không có khả năng thanh toán Việc này giúp hạn chế sự biến động trong kết quả kinh doanh giữa các kỳ kế toán Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là một khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tình hình tài chính không bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi các khoản nợ không thu hồi được Nguyên tắc lập dự phòng bao gồm các trường hợp như khách hàng phá sản hoặc không thanh toán sau nhiều lần đòi nợ Quá trình này diễn ra vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính, và phải tuân theo quy định tài chính cũng như quy định của doanh nghiệp.
Khi phát sinh nghiệp vụ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán phản ánh trên TK 1592 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi
- Xóa các khoản phải thu khó đòi
- Trích lập dự phòng phải thu khó đòi
SD: Số dự phòng phải thu khó đòi cuối kỳ Để tiện cho việc theo dõi, kế toán lập Bảng sau:
Công ty TNHH TM&DV điện nước Lộc Hương Địa chỉ: Phường Trung Sơn – TP Tam Điệp - Ninh Bình
BẢNG KÊ CÔNG NỢ PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG
Thời gian quá hạn thanh toán (tháng)
Tỷ lệ trích lập dự phòng
Số trích lập dự phòng
Học viện Ngân Hàng 74 Khoa Kế toán – Kiểm toán
Dựa vào bảng kê công nợ phải thu của khách hàng, kế toán sẽ xác định số tiền cần trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, phù hợp với chế độ tài chính và quy định của công ty.
Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập trong kỳ kế toán này lớn hơn số đã trích lập ở kỳ trước, kế toán sẽ thực hiện bút toán trích lập phần chênh lệch vào chi phí.
Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập trong kỳ kế toán này thấp hơn so với kỳ trước, kế toán sẽ thực hiện bút toán hoàn nhập phần chênh lệch dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Khi xác định rằng các khoản nợ phải thu khó đòi không thể thu hồi, doanh nghiệp có quyền xóa nợ theo chính sách tài chính hiện hành Việc xóa nợ này cần tuân thủ quy định và quyết định cụ thể, và kế toán sẽ ghi nhận sự xóa nợ trong sổ sách kế toán.
Nợ TK 1592: Dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập
Có TK 6422: Phần chƣa trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Có TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 138: Phải thu khác
Khi xử lý xóa nợ đối với những khoản nợ phải thu khó đòi, nếu sau đó thu hồi được khoản nợ, kế toán sẽ ghi nhận dựa trên giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi.
+ Khi các khoản nợ phải thu khó đòi đƣợc bán cho công ty mua, bán nợ, doanh nghiệp thu đƣợc tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, …: Số tiền thu đƣợc từ việc bán khoản nợ phải thu
Nợ TK 1592: Dự phòng nợ phải thu đã trích lập
Học viện Ngân Hàng 75 Khoa Kế toán – Kiểm toán
Có TK 131, 138 c Thực hiện phân bổ chi phí trong quá trình bán hàng
Công ty chia hàng hóa thành hai nhóm chính: thiết bị điện và thiết bị nước Để tăng lợi nhuận, cần nâng cao doanh thu từ nhóm mặt hàng có lãi cao Do đó, doanh nghiệp cần tách bạch chi phí bán hàng cho từng nhóm để xác định chính xác doanh thu Khi bán riêng từng nhóm, chi phí sẽ được tính cho nhóm đó Tuy nhiên, nếu bán cả hai nhóm cho cùng một khách hàng, công ty cần phân bổ chi phí bán hàng giữa hai nhóm mặt hàng.