LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN
Những vấn đề chung về hàng tồn kho
1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) - Hàng tồn kho ban hành ngày 31/12/2001 quy định HTK là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường
- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang
- Nguyên liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 1/1/2015, hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm những tài sản được mua vào nhằm mục đích sản xuất hoặc bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường.
- Hàng mua đang đi trên đường
- Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ
- Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán
- Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp
1.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho (HTK) trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại với vai trò và công dụng khác nhau trong sản xuất kinh doanh Vì vậy, việc tổ chức, quản lý và hạch toán HTK cần phải có những phương pháp đặc thù Nhìn chung, HTK của doanh nghiệp có một số đặc điểm cơ bản riêng biệt.
Hàng tồn kho (HTK) là một phần quan trọng trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, đóng góp một tỷ trọng đáng kể vào tổng tài sản lưu động Quản lý và sử dụng HTK một cách hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
HTK thường được lưu trữ ở nhiều địa điểm khác nhau với điều kiện bảo quản không đồng nhất, do đó dễ dẫn đến mất mát Việc kiểm soát, kiểm kê và quản lý HTK gặp nhiều khó khăn, tiêu tốn thời gian và chi phí, đồng thời có nguy cơ xảy ra nhầm lẫn, sai sót và gian lận.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, hàng tồn kho (HTK) thường xuyên biến động, yêu cầu các đơn vị phải phân loại HTK một cách khoa học theo từng loại, nhóm và danh mục Để quản lý hiệu quả, cần thống nhất về tên gọi, ký hiệu và quy cách đơn vị tính.
HTK (Hàng Tồn Kho) có sự đa dạng lớn và dễ bị ảnh hưởng bởi hao mòn hữu hình và vô hình, như hư hỏng theo thời gian hoặc lỗi thời Để quản lý hiệu quả, cần hiểu rõ đặc điểm từng loại hàng hóa và xu hướng biến động trong ngành Việc xác định chính xác hao mòn là cần thiết để hạn chế rủi ro, thiệt hại và bảo vệ tài sản quan trọng này.
Việc đánh giá chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho (HTK) là một nhiệm vụ phức tạp hơn so với các tài sản khác, do có nhiều khoản mục HTK khó phân loại và định giá.
Trong kế toán, có nhiều phương pháp định giá hàng tồn kho (HTK) mà doanh nghiệp có thể lựa chọn tùy theo từng loại HTK Tuy nhiên, các đơn vị cần đảm bảo tính thống nhất trong việc tính giá HTK qua các kỳ kế toán để duy trì tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
1.1.3 Phân loại hàng tồn kho
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại và chủng loại khác nhau, mỗi loại có đặc điểm và cách bảo quản riêng Để quản lý và kế toán hàng tồn kho hiệu quả, cần phân loại hàng tồn kho một cách hợp lý Việc phân loại không chỉ giúp dễ dàng trong quản lý mà còn ảnh hưởng đến tính trung thực của khoản mục hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán và các chỉ tiêu trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Do đó, phân loại hàng tồn kho là một yếu tố cần thiết trong mỗi doanh nghiệp.
- Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng
Theo tiêu thức phân loại, các hàng tồn kho (HTK) có cùng mục đích sử dụng và công dụng sẽ được nhóm lại với nhau, bất kể nguồn gốc, quy cách hay phẩm chất Do đó, trong doanh nghiệp, HTK được phân chia thành nhiều loại khác nhau.
HTK dự trữ cho sản xuất bao gồm tất cả các loại hàng tồn kho được bảo quản nhằm phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất Điều này bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, và cả giá trị sản phẩm dở dang.
HTK dự trữ cho tiêu thụ: Phản ánh toàn bộ HTK được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá, thành phẩm
Cách phân loại hàng tồn kho (HTK) giúp sử dụng HTK đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong việc xây dựng kế hoạch và dự toán thu mua, bảo quản, dự trữ Việc này đảm bảo HTK được cung ứng kịp thời cho sản xuất và tiêu thụ, đồng thời giảm thiểu chi phí thu mua và bảo quản, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành
Theo tiêu thức phân loại này, HTK được chia thành:
+ HTK mua từ bên ngoài: Là toàn bộ HTK được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp
HTK mua nội bộ là tổng hợp hàng hóa tồn kho mà doanh nghiệp thu mua từ các nhà cung cấp trong hệ thống tổ chức kinh doanh của mình, bao gồm việc mua sắm giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc tổng công ty.
HTK tự gia công: Là toàn bộ HTK được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành
HTK được nhập từ các nguồn khác: Như HTK được nhập từ liên doanh, liên kết, HTK được biếu tặng,…
Cách phân loại này hỗ trợ xác định các yếu tố cấu thành giá gốc hàng tồn kho (HTK), giúp tính toán chính xác giá gốc HTK theo từng nguồn hình thành Điều này cho phép doanh nghiệp đánh giá độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình lập kế hoạch và dự toán về HTK Hơn nữa, việc phân loại chi tiết HTK mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp xác định chính xác giá trị HTK khi lập báo cáo tài chính hợp nhất.
- Phân loại hàng tồn kho theo phẩm chất
Theo tiêu thức phân loại này, tùy thuộc vào chất lượng của HTK mà HTK được chia thành:
Phân loại hàng tồn kho (HTK) đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và đánh giá tình trạng HTK của doanh nghiệp, giúp xác định giá trị tổn thất cũng như số dự phòng giảm giá HTK cần trích lập Điều này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính mà còn giúp lập kế hoạch mua vào và bán ra một cách hợp lý.
- Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản:
Theo tiêu thức phân loại này, HTK được chia thành:
HTK trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ HTK đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng hoá, CCDC, NVL trong kho và đang sử dụng
Tính giá hàng tồn kho
1.2.1 Tính trị giá hàng nhập kho
Giá thực tế hàng tồn kho (HTK) nhập kho được xác định dựa trên nguyên tắc giá gốc Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về HTK, giá gốc của HTK bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được HTK ở trạng thái sẵn sàng sử dụng tại địa điểm hiện tại.
Chi phí mua hàng tồn kho bao gồm giá mua, thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản trong quá trình mua Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá do hàng không đúng quy cách, phẩm chất sẽ được trừ khỏi chi phí mua.
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm, chẳng hạn như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi Những chi phí này phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu và vật liệu thành thành phẩm.
Chi phí sản xuất chung cố định là các chi phí sản xuất gián tiếp không thay đổi theo số lượng sản phẩm, bao gồm chi phí khấu hao, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị, chi phí nhà xưởng và chi phí quản lý hành chính tại các phân xưởng sản xuất.
Chi phí sản xuất chung biến đổi là các chi phí sản xuất gián tiếp, thường dao động trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo số lượng sản phẩm được sản xuất Những chi phí này bao gồm chi phí nguyên liệu, vật liệu gián tiếp và chi phí nhân công gián tiếp.
- Chi phí liên quan trực tiếp khác
Chi phí liên quan trực tiếp đến giá gốc hàng tồn kho không chỉ bao gồm chi phí mua và chế biến mà còn những khoản chi phí khác Chẳng hạn, trong giá gốc thành phẩm, chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể cũng được tính vào.
- Chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho
Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho, gồm:
(a) Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường;
Chi phí bảo quản hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo, đồng thời loại trừ những chi phí bảo quản đã được quy định ở đoạn 06.
(d) Chi phí quản lý doanh nghiệp
1.2.2 Tính trị giá hàng xuất kho
HTK được nhập từ nhiều nguồn và thời điểm khác nhau, dẫn đến sự biến động về giá cả Khi xuất kho, các doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp để xác định trị giá vốn thực tế của vật tư, dựa trên đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị kỹ thuật của mình.
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho, có bốn phương pháp tính giá hàng xuất kho: giá thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước Tuy nhiên, theo Thông tư 200, trị giá hàng xuất kho hiện chỉ được tính theo ba phương pháp đầu tiên, trong khi phương pháp nhập sau xuất trước không còn được áp dụng.
Cụ thể các phương pháp tính trị giá hàng xuất kho như sau:
1.2.2.1 Phương pháp giá thực tế đích danh
Theo phương pháp này, giá xuất kho của hàng hóa sẽ được xác định dựa trên đơn giá nhập kho của lô hàng mà HTK xuất kho thuộc về.
Phương pháp này phản ánh chính xác giá trị thực tế của hàng tồn kho (HTK) xuất kho, đảm bảo nguyên tắc phù hợp trong kế toán Điều này có nghĩa là giá trị hàng xuất kho được bán sẽ tương ứng với doanh thu mà nó tạo ra.
Việc áp dụng phương pháp này yêu cầu các điều kiện quản lý và bảo quản nghiêm ngặt, cùng với hạch toán chi tiết và tỉ mỉ, đòi hỏi nhiều công sức.
1.2.2.2 Phương pháp bình quân gia quyền
Theo phương pháp bình quân, giá trị của từng loại hàng tồn kho (HTK) được xác định dựa trên giá trị trung bình của HTK đầu kỳ và giá trị HTK được mua hoặc sản xuất trong kỳ Phương pháp này có thể được áp dụng theo thời kỳ hoặc cho mỗi lần nhập lô hàng, tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
Phương pháp này có ưu điểm là khá đơn giản, dễ làm
Phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, bình quân hóa giá trị HTK
1.2.2.3 Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Phương pháp này dựa trên giả định rằng hàng hóa nhập trước sẽ được sử dụng để tính giá cho hàng xuất trước, với đơn giá xuất được lấy từ đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho (HTK) cuối kỳ được xác định dựa trên đơn giá của những lần nhập gần nhất.
Phương pháp FIFO cho phép tính toán nhanh chóng trị giá vốn hàng xuất kho, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán và quản lý Trị giá vốn hàng tồn kho (HTK) sẽ gần sát với giá thị trường của sản phẩm, làm cho chỉ tiêu HTK trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tiễn hơn Bên cạnh đó, phương pháp FIFO cũng thuận tiện cho việc triển khai kế toán máy, giảm thiểu các công đoạn thủ công trong công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Trị giá vốn thực tế xuất kho
Số lượng vật tư xuất kho Đơn giá bình quân gia quyền x Đơn giá bình quân gia quyền
Trị giá thực tế HTK đầu kỳ
Trị giá thực tế HTK nhập kho trong kỳ
Số lượng HTK đầu kỳ
Số lượng HTK nhập kho trong kỳ +
Kế toán chi tiết hàng tồn kho
Hạch toán chi tiết hàng tồn kho (HTK) là quá trình kết hợp giữa thủ kho và bộ phận kế toán, dựa trên chứng từ nhập xuất kho, nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng và giá trị của từng loại, nhóm hàng Công việc này yêu cầu theo dõi chi tiết cho từng lô hàng, nhóm hàng, loại mặt hàng, địa điểm quản lý, mục đích sử dụng và người phụ trách Đảm bảo sự khớp đúng giữa giá trị và hiện vật, giữa thực tế và số liệu trên sổ sách, cũng như giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết là yêu cầu bắt buộc trong hạch toán HTK.
Trong kế toán chi tiết hàng tồn kho (HTK), mọi nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhập và xuất HTK cần được lập chứng từ đầy đủ, kịp thời và đúng theo quy định Thông tư 200 đã nêu rõ các chứng từ kế toán HTK trong Phụ lục 3.
STT Tên chứng từ Mã số
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT
6 Bảng kê mua hàng 06-VT
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT
Theo Điều 117 Thông tư 200, doanh nghiệp có quyền tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý của mình Tuy nhiên, các chứng từ này phải tuân thủ Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, cũng như dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
1.3.3 Các phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho
1.3.3.1 Phương pháp mở thẻ song song
Phương pháp mở thẻ song song là cách thức mà bộ phận kho và kế toán cùng mở thẻ chi tiết để theo dõi biến động và số dư hàng tồn kho (HTK) Định kỳ, hai bên sẽ tiến hành đối chiếu nhằm đảm bảo sự khớp đúng giữa thủ kho và kế toán.
Thủ kho sử dụng "Thẻ kho" để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, và tồn kho của từng loại vật tư, hàng hóa theo số lượng Khi nhận chứng từ nhập, xuất, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ, sau đó ghi chép số thực nhập và xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính toán số tồn kho để cập nhật vào cột tồn kho trên thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại cho phòng kế toán.
Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất hàng tồn kho (HTK) theo số lượng và giá trị Khi nhận chứng từ nhập, xuất từ thủ kho, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, sau đó ghi vào sổ kế toán chi tiết HTK, mỗi chứng từ được ghi một dòng Cuối tháng, kế toán lập “Bảng kê nhập – xuất – tồn kho” và tiến hành đối chiếu.
+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho
+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất – tồn kho với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp
+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế
Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp mở thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng
Phương pháp ghi thẻ song song là một kỹ thuật đơn giản và dễ thực hiện, giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin Phương pháp này còn có khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng cho việc quản trị hệ thống kho (HTK).
Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán thường xuyên bị trùng lặp về số lượng, dẫn đến việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu chỉ diễn ra vào cuối tháng Điều này hạn chế hiệu quả và chức năng của bộ phận kế toán.
1.3.3.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
Tại kho: Thủ kho sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song
Mở sổ đối chiếu luân chuyển thay cho sổ chi tiết như phương pháp song song Sổ
Sổ kế toán tổng hợp Bảng kê nhập – xuất – tồn
Sổ kế toán chi tiết
Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho được lập cho từng danh điểm hàng tồn kho (HTK) trong tháng, mỗi danh điểm sẽ được ghi trên một dòng riêng Đối với các HTK có tần suất nhập – xuất cao, kế toán sẽ lập “Bảng kê nhập và xuất” trước khi ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Số liệu tổng hợp trên bảng kê sẽ được sử dụng để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Cuối tháng, kế toán sẽ đối chiếu sổ này với thẻ kho của thủ kho và so sánh với số liệu kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối kì kế toán Đối chiếu hàng ngày
Phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện do khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt vì chỉ ghi một lần vào cuối tháng
Sự trùng lặp chỉ tiêu giữa ghi chép của thủ kho và kế toán, cùng với khối lượng công việc kế toán dồn vào cuối tháng, đã ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng liên quan.
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ đối chiếu luân chuyển
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
1.3.3.3 Phương pháp sổ số dư
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép và vào cuối tháng, ghi số tồn kho cuối tháng vào “Sổ số dư” cho từng loại hàng hóa “Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho và được mở cho cả năm, trong đó vật tư và hàng hóa được phân loại theo thứ tự, nhóm và loại, với dòng tổng cộng sau mỗi nhóm Cuối mỗi tháng, “Sổ số dư” được chuyển cho thủ kho để cập nhật số liệu.
Tại phòng kế toán, kế toán định kỳ kiểm tra kho để xác nhận việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho Sau khi kiểm tra, kế toán sẽ ký xác nhận vào từng thẻ kho và phiếu giao nhận chứng từ.
Sau khi nhận chứng từ nhập xuất kho, nhân viên kế toán sẽ kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, tổng hợp giá trị theo từng nhóm, loại vật tư và hàng hóa để ghi vào “Phiếu giao nhận chứng từ” Dữ liệu này được đưa vào “Bảng kê lũy kế nhập” và “Bảng kê lũy kế xuất” Cuối tháng, kế toán dựa vào bảng lũy kế để cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư, hàng hóa và ghi vào “Bảng kê nhập - xuất – tồn kho” Sau khi nhận “Sổ số dư” từ thủ kho, kế toán sẽ căn cứ vào số dư về số lượng và đơn giá để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền.
Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “Sổ số dư” với cột tồn trên
“Bảng kê nhập – xuất – tồn kho”; đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập – xuất – tồn kho” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp
Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ kế toán Đối chiếu hàng ngày
Giảm khối lượng ghi chép kế toán bằng cách ghi theo chỉ tiêu số tiền và nhóm vật tư, hàng hóa, giúp tăng cường sự kết hợp giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán Kế toán có khả năng kiểm tra thường xuyên việc ghi chép và bảo quản hàng hóa trong kho, đồng thời đảm bảo công việc được phân bổ đều trong tháng.
Kế toán chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư và hàng hóa, dẫn đến việc nắm bắt thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho gặp khó khăn Để có thông tin chính xác, cần căn cứ vào số liệu trên thẻ kho Việc kiểm tra và phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán trở nên phức tạp hơn.
Kế toán tổng hợp hàng tồn kho
Theo Khoản 13, Điều 23 của Thông tư 200, doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho cần tuân thủ nguyên tắc kế toán và phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
Sổ kế toán tổng hợp Bảng kê nhập – xuất – tồn
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Phiếu giao nhận chứng từ
Bảng lũy kế xuất Bảng lũy kế nhập
Phiếu giao nhận chứng từ kho tại doanh nghiệp cần được xây dựng dựa trên đặc điểm, tính chất, số lượng và chủng loại vật tư, hàng hóa, cùng với yêu cầu quản lý để đảm bảo tính phù hợp Việc áp dụng phiếu này phải được thực hiện một cách nhất quán trong suốt niên độ kế toán.
Hàng tồn kho (HTK) bao gồm nhiều loại như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bán thành phẩm và chi phí dở dang Tuy nhiên, trong nghiên cứu về doanh nghiệp thương mại, HTK thường không bao gồm thành phẩm và bán thành phẩm Do đó, bài viết này sẽ tập trung vào kế toán tổng hợp HTK chỉ liên quan đến hàng hóa.
1.4.1 Kế toán tổng hợp HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là cách theo dõi và ghi chép liên tục, hệ thống tình hình nhập, xuất và tồn kho vật tư, hàng hóa trong sổ kế toán Khi áp dụng phương pháp này, các tài khoản kế toán hàng tồn kho sẽ phản ánh số lượng hiện có cũng như tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa Do đó, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, cần kiểm tra số liệu hàng tồn kho thực tế và so sánh với số liệu trên sổ kế toán Nguyên tắc là số tồn kho thực tế phải khớp với số tồn kho ghi trên sổ Nếu phát hiện chênh lệch, cần truy tìm nguyên nhân và áp dụng giải pháp xử lý kịp thời.
Phương pháp này mang lại độ chính xác cao trong việc theo dõi thông tin về hàng tồn kho (HTK) một cách liên tục và thường xuyên Nó cho phép kế toán xác định lượng nhập, xuất và tồn kho cho từng loại hàng hóa bất kỳ lúc nào, đồng thời giảm thiểu sai sót trong ghi chép và quản lý giữa kế toán và thủ kho.
Việc tăng khối lượng ghi chép hàng ngày có thể gây áp lực và tốn nhiều công sức cho nhân viên kế toán Tuy nhiên, nhược điểm này có thể được khắc phục hiệu quả khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán.
Phương pháp này thường được sử dụng cho các đơn vị sản xuất như xây lắp, công nghiệp, cũng như các doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh các sản phẩm có giá trị lớn như xe hơi và máy móc.
1.4.1.2 Tài khoản sử dụng trong kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Tài khoản này phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đã mua nhưng đến cuối kì vẫn đang đi đường, chưa về nhập kho
Tài khoản này phản ánh giá trị hiện tại và sự biến động của hàng hóa trong doanh nghiệp, bao gồm hàng hóa lưu trữ tại kho, quầy hàng và bất động sản Hàng hóa được định nghĩa là các vật tư và sản phẩm mà doanh nghiệp mua vào với mục đích bán, bao gồm cả bán buôn và bán lẻ.
TK 157 – Hàng gửi đi bán
Tài khoản này thể hiện giá trị hàng hóa đã gửi cho khách hàng, bao gồm hàng hóa gửi bán đại lý, hàng ký gửi và dịch vụ đã hoàn thành theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, nhưng chưa được xác nhận là đã bán, do đó chưa được tính là doanh thu trong kỳ cho số hàng hóa và dịch vụ đã cung cấp.
Các tài khoản này đều thuộc loại tài khoản phản ánh tài sản, do đó, khi có phát sinh tăng, số tiền sẽ được ghi vào bên Nợ, trong khi số phát sinh giảm sẽ được ghi vào bên Có Mỗi tài khoản đều có số dư bên.
1.4.1.3 Hạch toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
Sơ đồ 1.4: Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
CTM, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại
TK 157 Xuất HTK gửi đi bán
Giá vốn HTK xuất bán
Xuất HTK đầu tư, góp vốn
Giá đánh giá lại > GTGS
Giá đánh giá lại < GTGS
TK 642 Xuất HTK dùng cho quản lý
HTK phát hiện thiếu chờ xử lý
HTK gửi đi bán, hàng bán bị trả lại nhập kho
Giá trị HTK nhận góp vốn kinh doanh
HTK phát hiện thừa chờ xử lý
Nhập kho HTK mua ngoài
Nhập kho hàng mua đi đường
Thuế GTGT không được khấu trừ, thuế NK, TTĐB
1.4.2 Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp hạch toán dựa trên kết quả kiểm kê thực tế giúp phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư và hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp Từ đó, có thể tính toán giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ một cách chính xác.
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ được tính bằng công thức: tồn kho đầu kỳ cộng với nhập kho trong kỳ trừ đi tồn kho cuối kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, các biến động về vật tư và hàng hóa như nhập kho và xuất kho không được theo dõi trực tiếp trên tài khoản kế toán hàng tồn kho Thay vào đó, giá trị của vật tư và hàng hóa mua vào và nhập kho trong kỳ được ghi nhận trên tài khoản kế toán riêng, cụ thể là tài khoản 611 “Mua hàng”.
Công tác kiểm kê vật tư và hàng hóa được thực hiện vào cuối mỗi kỳ kế toán nhằm xác định trị giá tồn kho thực tế và trị giá hàng hóa xuất kho trong kỳ Việc này là cơ sở để ghi sổ kế toán cho tài khoản 611, bao gồm vật tư tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán.
Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ được sử dụng vào đầu kỳ để kết chuyển số dư và vào cuối kỳ để phản ánh giá trị thực tế của hàng tồn kho.
- Ưu điểm:Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán
Kiểm kê và dự phòng giảm giá hàng tồn kho
1.5.1 Kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho (HTK) là quá trình đo đếm và xác nhận số lượng, chất lượng, và giá trị của HTK tại thời điểm kiểm kê Mục tiêu là đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán, đảm bảo sự khớp đúng giữa hiện vật và số liệu trên sổ sách, từ đó quản lý an toàn HTK của doanh nghiệp Thông qua việc kiểm kê vật tư và hàng hóa, doanh nghiệp có thể ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực và xử lý kịp thời các vật tư, hàng hóa thiếu hụt hoặc kém chất lượng.
Sau khi hoàn tất kiểm kê, doanh nghiệp cần lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê Trong trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu ghi trong sổ kế toán hoặc chứng từ, cần xác định nguyên nhân của sự chênh lệch này Đồng thời, doanh nghiệp phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán.
Kế toán các trường hợp phát sinh trong kiểm kê như sau:
1.5.1.1 Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa hàng hóa, công cụ dụng cụ
Khi kiểm kê phát hiện hàng tồn kho thừa, cần lập biên bản kiểm kê và xác định nguyên nhân để hạch toán chính xác Nếu nguyên nhân chưa rõ ràng, kế toán sẽ ghi tăng hàng tồn kho và theo dõi trên tài khoản 3381 - Tài sản thừa chưa xử lý Sau đó, việc hạch toán sẽ được thực hiện dựa trên nguyên nhân cụ thể của sự thừa Tóm lại, quy trình hạch toán công cụ dụng cụ và hàng hóa thừa qua kiểm kê cần được thực hiện một cách hợp lý và minh bạch.
Sơ đồ 1.6 Hạch toán hàng hóa kiểm kê phát hiện thừa
HTK thừa do nhận giữ hộ, nhận gia công, nhận kí quỹ, kí cược
HTK thừa được ghi tăng thu nhập
HTK thừa chưa rõ nguyên nhân
1.5.1.2 Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu hàng hóa, công cụ dụng cụ
Khi kiểm kê phát hiện thiếu hàng tồn kho (HTK), kế toán cần xác định số lượng và giá trị HTK bị thiếu, đồng thời tìm hiểu nguyên nhân của sự thiếu hụt Nếu nguyên nhân chưa được xác định, kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý Tùy thuộc vào nguyên nhân, kế toán sẽ xử lý và tất toán tài khoản này Việc hạch toán công cụ dụng cụ và hàng hóa thiếu được thực hiện theo quy trình cụ thể.
Sơ đồ 1.7 Hạch toán hàng hóa kiểm kê phát hiện thiếu
1.5.2 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
1.5.2.1 Nguyên tắc kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho được quy định tại Thông tư 228/2009/TT-BTC, hướng dẫn về việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng cho hàng tồn kho, tổn thất đầu tư tài chính, nợ khó đòi và bảo hành sản phẩm Điều 23 của Thông tư 200 cũng đề cập đến vấn đề này, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý và ghi nhận các khoản dự phòng trong doanh nghiệp.
Đối tượng lập dự phòng bao gồm nguyên vật liệu, dụng cụ sản xuất, vật tư, hàng hóa, và thành phẩm tồn kho, bao gồm cả hàng tồn kho hư hỏng, kém phẩm chất, lỗi thời, và ứ đọng Ngoài ra, sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ dở dang cũng được tính đến Những mặt hàng này sẽ được lập dự phòng khi giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, đảm bảo các điều kiện quy định.
Thiếu chưa rõ nguyên nhân
Hao hụt tính vào chi phí
Bồi thường, trừ vào lương
Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho
Là những vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính
- Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau:
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác cần thiết để đưa hàng tồn kho đến địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho, hay còn gọi là giá trị dự kiến thu hồi, được xác định bằng cách lấy giá bán ước tính trừ đi chi phí hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ ước tính.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần được thực hiện cho từng loại vật tư, hàng hóa và sản phẩm cụ thể Đối với các dịch vụ cung cấp dở dang, việc này cũng phải được tính toán cho từng loại dịch vụ với mức giá riêng biệt.
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm lập Báo cáo tài chính
Doanh nghiệp cần thành lập Hội đồng để đánh giá mức trích lập các khoản dự phòng và xử lý tổn thất thực tế liên quan đến vật tư hàng hóa tồn kho.
Hội đồng bao gồm Tổng giám đốc (hoặc Giám đốc), Kế toán trưởng, các trưởng phòng, ban liên quan và một số chuyên gia nếu cần Quyết định thành lập Hội đồng thuộc về Tổng giám đốc (hoặc Giám đốc) doanh nghiệp.
1.5.2.2 Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho a Tài khoản sử dụng
Trước thông tư 200, kế toán Việt Nam theo chuẩn mực số 02 đã sử dụng tài khoản 159 để phản ánh việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (HTK).
Mức dự phòng giảm giá HTK
Số lượng HTK tại thời điểm lập báo cáo tài chính
Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
Thông tư 200 đã loại bỏ tài khoản 159 và quy định việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (HTK) sẽ được ghi nhận tại tài khoản 229 - “Dự phòng tổn thất tài sản” Cụ thể, việc hạch toán sẽ được thực hiện ở tài khoản cấp 2 của tài khoản 229.
Quy định về "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" (2294) chỉ là sự thay đổi về số hiệu tài khoản, trong khi bản chất và phương pháp hạch toán vẫn giữ nguyên như tài khoản 159 trước đó.
Kết cấu tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản
- Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết;
- Bù đắp giá trị khoản đầu tư vào đơn vị khác khi có quyết định dùng số dự phòng đã lập để bù đắp số tổn thất xảy ra
- Bù đắp phần giá trị đã được lập dự phòng của khoản nợ không thể thu hồi được phải xóa sổ
Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản tại thời điểm lập Báo cáo tài chính
Số dự phòng tổn thất tài sản hiện có cuối kỳ b Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá HTK
Cuối niên độ kế toán vào ngày 31/12, doanh nghiệp cần xác định mức trích lập dự phòng cho vật tư và hàng hóa tồn kho dựa trên số lượng và khả năng giảm giá của từng loại Việc này được thực hiện theo chế độ tài chính và sẽ được tính vào chi phí.
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2294)
Hình thức kế toán có thể áp dụng trong kế toán hàng tồn kho
Công tác kế toán tại doanh nghiệp bắt nguồn từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán Quá trình này bao gồm ghi chép, theo dõi, tính toán và xử lý số liệu trong sổ sách kế toán Quy định về việc mở các loại sổ sách kế toán, cấu trúc từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi sổ, cũng như mối liên hệ giữa các loại sổ sách là cần thiết để đảm bảo vai trò và chức năng của bộ phận kế toán, được gọi là hình thức kế toán.
Hình thức kế toán bao gồm các mẫu sổ kế toán, quy trình và phương pháp ghi sổ, cùng với mối liên hệ giữa các sổ kế toán.
1.6.2 Các hình thức kế toán
Theo Điều 122 Thông tư 200, doanh nghiệp có quyền tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, đảm bảo thông tin giao dịch được phản ánh đầy đủ, kịp thời và dễ kiểm soát Nếu không tự thiết kế được, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán trong Phụ lục số 4 Thông tư 200 để lập Báo cáo tài chính, miễn là chúng phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong năm hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ, và Hình thức kế toán máy.
1.6.2.1 Hình thức Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận trên chứng từ kế toán sẽ được phản ánh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian Dựa vào số liệu từ sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ này sẽ được chuyển vào các sổ cái tương ứng.
Mẫu sổ kế toán đơn giản và dễ thực hiện giúp phân công lao động hiệu quả Nó được sử dụng rộng rãi và thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin và máy tính trong công tác kế toán.
Có thể tiến hành kiểm tra, đối chiếu ở mọi thời điểm trên sổ nhật ký chung, cung cấp thông tin kịp thời
- Nhược điểm: theo hình thức này, lượng ghi chép của kế toán khá nhiều
- Đối tượng áp dụng: sử dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp: sản xuất – thương mại – dịch vụ - xây dựng có quy mô vừa và nhỏ
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ Nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.6.2.2 Hình thức Nhật ký – Sổ cái
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận trên chứng từ kế toán sẽ được phản ánh trong sổ nhật ký – sổ cái theo trình tự thời gian Nhật ký sổ cái dựa vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi chép.
Theo hình thức này, số lượng sổ dùng đến ít và mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép
Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ tổng hợp nhật ký – sổ cái
Hình thức này gặp khó khăn trong việc phân công lao động kế toán do chỉ sử dụng một sổ tổng hợp nhật ký – sổ cái, điều này càng trở nên khó khăn hơn đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn với nhiều nghiệp vụ phát sinh.
- Đối tượng áp dụng: sử dụng cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ
1.6.2.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ được phân loại, tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ Số liệu từ chứng từ ghi sổ sẽ được ghi vào sổ đăng ký theo trình tự thời gian và vào sổ cái theo nội dung nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức này có mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho công việc phân công nhiệm vụ từng kế toán
Hình thức ghi chép này thường dẫn đến số lượng lớn dữ liệu, với hiện tượng trùng lặp thường xuyên Việc kiểm tra và đối chiếu số liệu thường chỉ được thực hiện vào cuối tháng, do đó thông tin cung cấp thường bị chậm trễ.
- Đối tượng áp dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn
1.6.2.4 Hình thức Nhật ký – Chứng từ
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ kế toán, sau đó được phân loại và ghi vào sổ nhật ký – chứng từ theo bên có tài khoản liên quan đối ứng với bên nợ các tài khoản khác Dựa vào sổ nhật ký chứng từ, các thông tin sẽ được chuyển vào sổ cái.
Giảm nhẹ khối lượng ghi sổ kế toán Việc kiểm tra đối chiếu được thực hiện thường xuyên, cung cấp thông tin kịp thời
Mẫu sổ kế toán phức tạp đòi hỏi kế toán viên có trình độ cao, gây khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình ghi chép.
- Đối tượng áp dụng Áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng kế toán viên nhiều với trình độ chuyên môn cao
1.6.2.5 Hình thức kế toán máy
Kế toán máy là quá trình thực hiện công việc kế toán thông qua phần mềm kế toán trên máy tính Phần mềm này được phát triển dựa trên một trong bốn hình thức kế toán đã được xác định hoặc có thể kết hợp các hình thức đó.
- Các loại sổ kế toán đặc trưng
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán cụ thể sẽ có các loại sổ tương ứng, mặc dù không hoàn toàn giống mẫu sổ ghi tay Tuy nhiên, phần mềm vẫn phải đảm bảo khả năng đối chiếu và tổng hợp số liệu kế toán, cũng như lập báo cáo tài chính (BCTC) Sau khi khóa sổ trên máy vi tính, cần in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển theo năm kế toán.
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp đã được kiểm tra để ghi sổ và nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬT TƯ KỸ THUẬT BẢO LINH 33 2.1 Khái quát chung về công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo
Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh, hoạt động từ ngày 30/5/2002, chuyên cung cấp thiết bị điện, đèn và quạt, đồng thời là nhà phân phối chính thức của các thương hiệu uy tín như Điện cơ Thống Nhất và Philips Với 14 năm kinh nghiệm trong ngành, công ty đã xây dựng được lòng tin từ khách hàng và không ngừng cải tiến để đáp ứng nhu cầu của thị trường, hướng tới những mục tiêu tài chính bền vững trong tương lai.
Một số thông tin chung về Công ty:
- Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
- Tên giao dịch: BAO LINH T.E.T CO., LTD
- Địa chỉ: Số 39 Ngõ Quỳnh, Phố Bạch Mai, Phường Thanh Nhàn, Quận Hai
Bà Trưng, Thành phố Hà Nội
- Người đại diện pháp luật: Nguyễn Quốc Bảo
Bán buôn các thiết bị điện, các loại đèn và các loại quạt
Là công ty phân phối các thiết bị điện, các loại đèn, các loại quạt của các nhãn hàng uy tín như Philips, Điện cơ Thống Nhất….
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Công ty bao gồm hai khu vực chính: văn phòng và kho, cách nhau khoảng 4 km Văn phòng là nơi làm việc của Giám đốc và phòng kế toán, trong khi kho có các bộ phận như kiểm soát, kho và giao hàng hoạt động.
Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty được mô tả tại sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
Là người đứng đầu bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của công ty và điều hành các phòng ban chức năng
- Phòng kế toán (gồm 5 người)
Phòng ban này thực hiện các công việc như sau:
Nhận các đơn đặt hàng của khách hàng, kết hợp cùng phòng kiểm soát để quản lý hàng hóa, nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính
Phòng kiểm soát Bộ phận kho
Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp phản ánh và phân tích tình hình tài chính của Công ty Qua đó, cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho giám đốc, từ đó hỗ trợ đưa ra những quyết định nhằm nâng cao hiệu quả tài chính.
Quản lý quỹ, sắp xếp sổ sách, giấy tờ sao cho phù hợp
Phòng kiểm soát, với một nhân viên, đóng vai trò trung gian giữa phòng kế toán và bộ phận kho Nhiệm vụ chính của phòng này là tiếp nhận thông tin và yêu cầu về nhập, xuất hàng hóa từ phòng kế toán để thông báo cho bộ phận kho Đồng thời, khi có nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa tại kho, phòng kiểm soát sẽ gửi số liệu thực tế về nhập, xuất cho phòng kế toán Tóm lại, phòng kiểm soát chịu trách nhiệm theo dõi số lượng hàng tồn kho (HTK) và đối chiếu số liệu với phòng kế toán.
Phòng kiểm soát có nhiệm vụ giám sát việc xuất hàng hóa tại kho, đảm bảo rằng hàng hóa được lấy đúng theo yêu cầu về số lượng và không bị thừa Ngoài ra, phòng cũng thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho để xác nhận tính chính xác của số liệu trên sổ sách.
- Bộ phận kho (gồm 7 người)
Bộ phận kho có trách nhiệm nhập và xuất hàng hóa theo yêu cầu của phòng kiểm soát, đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhập kho Họ quản lý và lưu trữ chứng từ liên quan đến nhập xuất kho, bảo quản hàng tồn kho để tránh mất mát, và duy trì vệ sinh kho để không ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa Ngoài ra, bộ phận này cũng cần kiểm soát ra vào khu vực kho, không cho phép người lạ hoặc người không có phận sự vào.
- Bộ phận giao hàng (gồm 4 người)
Phụ trách việc giao hàng của công ty cho các đơn vị khác.
Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương mại Vật tư
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tất cả các hoạt động của phòng và các hoạt động tài chính liên quan đến Công ty Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn đảm nhiệm việc tính toán và phân bổ tiền lương cũng như các khoản trích theo lương cho nhân viên trong Công ty.
- Kế toán bán hàng kiêm kế toán hàng hóa
Chịu trách nhiệm lập kế hoạch nhập hàng cho giám đốc và thực hiện nhập hàng sau khi được phê duyệt; tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng qua điện thoại hoặc email, sau đó liên hệ với phòng kiểm soát để bộ phận kho chuẩn bị hàng xuất.
Hàng ngày thực hiện việc so sánh, đối chiếu số liệu hàng tồn kho trên sổ sách với phòng kiểm soát
Quản lý các hóa hơn nhập, xuất hàng hóa, các chứng từ, sổ sách liên quan đến hàng tồn kho và công việc bán hàng
Kế toán bán hàng kiêm kế toán hàng hóa
Thủ quỹ Kế toán thanh toán, công nợ
Chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản thu chi từ quỹ tiền mặt vào sổ quỹ tiền mặt
Giữ quỹ tiền mặt và thực hiện kiểm quỹ hàng ngày là trách nhiệm quan trọng, đảm bảo rằng mọi mất mát đều được bồi thường Cần phải đảm bảo số dư tiền mặt tại quỹ luôn khớp với số dư trên tài khoản sổ quỹ để duy trì tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
- Kế toán thanh toán, công nợ
Thực hiện đồng thời công việc của kế toán thanh toán và kế toán công nợ:
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn khách hàng và nhân viên Công ty thực hiện các thủ tục thanh toán cần thiết Điều này bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hóa đơn, chứng từ trước khi tiến hành thanh toán Ngoài ra, kế toán cũng ghi chép cẩn thận các khoản thanh toán tiền lương và tạm ứng, đảm bảo quy trình tài chính diễn ra một cách chính xác và minh bạch.
Kế toán công nợ là quá trình theo dõi và ghi chép chi tiết các khoản công nợ phải trả, bao gồm nợ nhà cung cấp và nợ vay, cùng với các khoản công nợ phải thu từ khách hàng và các khoản thu khác Việc quản lý công nợ hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định và cải thiện tình hình tài chính.
Chế độ kế toán và những nét cơ bản về công tác kế toán tại Công ty Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
Công ty áp dụng hình thức kế toán máy trên phần mềm AFC Accounting 6.0, sử dụng phương pháp ghi sổ Nhật ký chung Kế toán viên chỉ cần nhập số liệu phát sinh trong kỳ, phần mềm sẽ tự động tính toán và lập các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu Hệ thống mạng LAN kết nối các máy tính trong phòng làm việc theo hình thức máy chủ - máy trạm, với kế toán trưởng phụ trách máy chủ để thực hiện các bút toán tổng hợp và cuối kỳ Các máy tính còn lại là máy trạm, được các kế toán viên khác quản lý, cho phép chia sẻ thông tin và tài liệu thông qua máy chủ.
Biểu 2.1 Giao diện phần mềm kế toán AFC Accounting 6.0 đang được sử dụng tại Công ty
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán sản xuất, mặc dù là doanh nghiệp thương mại Tuy nhiên, phần mềm này vẫn phù hợp với công tác kế toán của Công ty và không ảnh hưởng đến chất lượng thông tin Sau nhiều năm sử dụng, phần mềm đã đáp ứng tốt các công việc kế toán và yêu cầu quản lý của Công ty.
Chế độ kế toán mà Công ty đang áp dụng là theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014, có hiệu lực từ ngày 1/1/2015
- Niên độ kế toán của Công ty: bắt đầu từ ngày 1/1, kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch
- Đơn vị tiền tệ hạch toán: Việt Nam đồng
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá gốc
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
Phương pháp xác định trị giá hàng xuất kho: bình quân gia quyền cho cả
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: phương pháp đường thẳng, áp dụng cho tất cả các tài sản cố định trong Công ty.
Kết quả kinh doanh của Công ty
Với 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực buôn bán thiết bị điện, đèn và quạt, Công ty đã duy trì sự ổn định trong kinh doanh trong 3 năm qua nhờ vào tình hình kinh tế không có biến động Các chỉ tiêu kinh doanh của công ty được ước tính khá khả quan.
- Doanh thu: khoảng 10 tỷ/tháng
- Giá vốn hàng bán: ước tính bằng 95% doanh thu mỗi tháng
- Lợi nhuận thuần: ước tính bằng 5% doanh thu mỗi tháng, khoảng 500 triệu/tháng
Các chi phí cơ bản của công ty bao gồm: lương nhân viên, tiền thuê văn phòng và kho, chi phí xăng dầu cho bộ phận giao hàng, lãi vay và các chi phí phát sinh khác Tổng chi phí ước tính khoảng 250 triệu đồng mỗi tháng.
- Lợi nhuận trước thuế Công ty đạt được ước tính là 250 triệu/ tháng.
Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
2.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho và công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
2.2.1.1 Đặc điểm hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh không hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, do đó không có sản phẩm dở dang cuối kỳ và thành phẩm Hàng hóa là khoản mục chủ yếu trong HTK của công ty, chiếm vị trí quan trọng về số lượng và giá trị Vì vậy, bài khóa luận này sẽ tập trung vào công tác kế toán các loại hàng hóa trong công ty.
Công ty chúng tôi sở hữu một kho hàng phong phú với khoảng 50 mặt hàng đa dạng, mỗi mặt hàng có từ 2 đến 10 loại khác nhau về thông số và chất liệu Chẳng hạn, trong nhóm thiết bị và vật tư ngành điện, mặt hàng aptomat có nhiều loại khác nhau như aptomat 1 pha 40A, aptomat 2 pha 25A, và aptomat 2 pha 63A.
Công ty sở hữu một danh mục hàng hóa phong phú, được phân chia thành ba nhóm chính để thuận tiện cho việc quản lý.
Thiết bị, vật tư ngành điện: cầu dao, bảng điện, ổ cắm, aptomat…
Các loại đèn và bóng đèn (bóng đèn compact, đèn bàn, đèn led )
Các loại quạt: quạt trần, quạt đứng, quạt treo tường
HTK tại công ty bao gồm các mặt hàng dễ vỡ như bóng đèn và những sản phẩm có tính thời vụ như quạt sưởi, chỉ được bán trong mùa đông.
Công ty đã xây dựng danh mục hàng tồn kho để quản lý hiệu quả số lượng hàng hóa lớn và đa dạng Danh mục này được kế toán khai báo trong phần mềm, giúp thuận tiện cho việc ghi nhớ và nhập liệu Mỗi mặt hàng được mã hóa bằng các ký tự khác nhau, tạo điều kiện dễ dàng cho kế toán viên trong quá trình làm việc.
Biểu 2.2: Trích dẫn danh mục hàng hóa tại Công ty Thương mại Vật tư
Các nhà cung cấp và khách hàng của Công ty được khai báo và mã hóa một cách tương tự, nhằm tạo thuận lợi cho việc ghi chép và hạch toán của kế toán.
Trong Công ty, các nghiệp vụ kế toán chủ yếu liên quan đến hàng tồn kho (HTK) bao gồm kế toán mua hàng để nhập kho, xuất kho hàng hóa, kiểm kê HTK và trích lập dự phòng giảm giá HTK.
2.2.1.2 Công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
Văn phòng và kho của công ty nằm cách nhau khoảng 4 km, với văn phòng có phòng kế toán và kho có phòng kiểm soát cùng bộ phận kho Việc nhập xuất hàng hóa diễn ra tại kho duy nhất có diện tích 800 m² (ký hiệu K1), điều này giúp công ty dễ dàng quản lý hàng tồn kho hơn so với các công ty khác có nhiều kho ở các địa điểm khác nhau Sự tập trung này tạo thuận lợi cho công tác quản lý hàng hóa của công ty.
Kho của công ty được giám đốc đặc biệt chú trọng đầu tư với không gian rộng rãi, thoáng mát và kiên cố Hệ thống camera được lắp đặt trong kho giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, ngăn ngừa mất mát do trộm cắp từ nhân viên hoặc người ngoài Nếu xảy ra sự cố, việc xác định nguyên nhân và quy trách nhiệm sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Việc quản lý hàng tồn kho (HTK) tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh được thực hiện một cách nhịp nhàng giữa ba phòng ban: phòng kế toán, phòng kiểm soát và bộ phận kho Khác với nhiều công ty khác chỉ có bộ phận kho và phòng kế toán, Công ty còn bổ sung phòng kiểm soát để theo dõi số lượng HTK tại kho Trong khi bộ phận kho quản lý cả vật chất và số lượng hàng hóa, phòng kiểm soát đảm nhiệm vai trò tách bạch giữa quản lý vật chất và số lượng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý HTK Giám đốc công ty, với kinh nghiệm nhiều năm, đã quyết định thành lập phòng kiểm soát để đảm bảo quy trình quản lý HTK được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
3 phòng ban trên sẽ phụ trách quản lý HTK như sau:
Bộ phận kho: quản lý HTK về vật chất
Phòng kiểm soát: quản lý HTK về số lượng
Phòng kế toán: quản lí HTK về số lượng và giá trị
- Quản lý HTK về vật chất
Tại Công ty, hàng tồn kho (HTK) được phân chia thành 3 khu vực riêng biệt trong kho tổng K1, bao gồm khu thiết bị điện, khu đèn và khu quạt Mỗi khu vực có nhân viên quản lý kho riêng, chịu trách nhiệm nhận hàng từ nhà cung cấp, viết phiếu nhập kho, và chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu của phòng kiểm soát để xuất kho Nhân viên không cần theo dõi số lượng hàng tồn, nhưng phải bảo quản HTK và ngăn không cho người khác ra vào kho khi chưa có chỉ thị từ cấp trên Họ cũng cần sắp xếp HTK hợp lý để đảm bảo chất lượng và thuận tiện cho việc nhập xuất hàng, đồng thời phối hợp với phòng kiểm soát để kiểm kê HTK khi cần thiết.
Khi tiến hành kiểm kê hàng hóa trong kho, nếu số lượng thực tế không khớp với số liệu trên sổ sách đã được xác nhận giữa phòng kế toán và phòng kiểm soát, và thủ kho không cung cấp được bằng chứng hợp lý, thì sẽ phải bồi thường cho phần thiệt hại phát sinh.
- Quản lý HTK về mặt số lượng
Phòng kiểm soát được trang bị một máy tính độc lập, có cài đặt phần mềm AFC tương tự như phòng kế toán, nhưng chỉ yêu cầu nhập số lượng mà không cần nhập giá trị Điều này giúp phòng kiểm soát tập trung vào việc theo dõi số lượng hàng hóa Máy tính này được bảo vệ bằng mật khẩu, đảm bảo chỉ có nhân viên của phòng kiểm soát mới có quyền truy cập.
Khi hàng hóa được nhập hoặc xuất kho, phòng kiểm soát sẽ theo dõi và ghi chép số liệu thực tế vào phần mềm kế toán AFC để quản lý số lượng hàng hóa của Công ty Đồng thời, số liệu này cũng được gửi cho phòng kế toán để nhập dữ liệu Cuối mỗi ngày, phòng kiểm soát cần gửi bảng tổng hợp tình hình nhập và xuất hàng trong ngày cho phòng kế toán để tiến hành đối chiếu và so sánh.
- Quản lý HTK về cả số lượng và giá trị
Phòng kế toán sẽ nhận được số liệu nhập, xuất hàng hóa tại kho từ phòng kiểm soát
Phòng kế toán sẽ nhập dữ liệu về số lượng và giá trị hàng hóa để quản lý hiệu quả Cuối mỗi ngày làm việc, họ nhận số liệu nhập và xuất từ phòng kiểm soát để tiến hành đối chiếu và so sánh Đặc biệt, vào cuối tháng, phòng kế toán thực hiện bút toán tính giá vốn hàng xuất kho để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
2.2.2 Xác định giá trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật bảo Linh
2.2.2.1 Xác định trị giá hàng nhập kho
Đánh giá chung về công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
2.3.1 Ưu điểm trong công tác kế toán hàng tồn kho
- Về bộ máy tổ chức của Công ty
Bộ máy tổ chức công ty tương đối gọn nhẹ, phù hợp với quy mô của Công ty là doanh nghiệp vừa và nhỏ
Các phòng ban trong công ty được thành lập dựa trên các quy định và yêu cầu cụ thể từ giám đốc, giúp mỗi phòng hiểu rõ trách nhiệm của mình và tuân thủ các quy định đã đề ra Sự gắn kết giữa các phòng ban cũng được duy trì để thúc đẩy sự phát triển chung của công ty.
Nhân viên trong Công ty đa số đều nhiệt huyết, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, có tinh thần học hỏi, cầu tiến
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp vừa và nhỏ Tại đây, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán, với mỗi kế toán viên đảm nhận một phần hành cụ thể, giúp tăng cường chuyên môn hóa và đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi Nhờ vậy, thông tin kế toán được cung cấp nhanh chóng và kịp thời Đội ngũ nhân viên kế toán không chỉ có trình độ chuyên môn cao mà còn nhiệt huyết và trách nhiệm trong công việc, đồng thời luôn tích cực học hỏi và nâng cao kỹ năng lẫn nhau.
- Về công tác quản lý HTK của Công ty
Công ty đã xây dựng một quy trình quản lý hàng tồn kho (HTK) hiệu quả giữa các phòng ban, mặc dù vẫn còn một số thiếu sót cần khắc phục Tuy nhiên, với cách thực hiện hiện tại, công ty vẫn đang kiểm soát tốt HTK, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đạt được các yêu cầu thông tin cũng như mục tiêu doanh thu mà giám đốc đề ra.
Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán AFC để quản lý và theo dõi hàng tồn kho một cách hiệu quả Mặc dù hàng hóa rất đa dạng, nhưng nhờ vào việc mã hóa và khai báo sẵn trong phần mềm, việc tra cứu tình hình nhập, xuất, và tồn kho của bất kỳ mặt hàng nào trở nên đơn giản Chỉ cần nhập mã hàng hóa, người dùng có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin cần thiết.
Kho chứa hàng hóa của công ty được đầu tư kỹ lưỡng, với không gian rộng rãi, thoáng mát và kiên cố, đảm bảo hàng hóa, đặc biệt là các mặt hàng dễ vỡ, được bảo quản trong điều kiện tốt nhất Công ty cũng lắp đặt hệ thống camera giám sát lớn để kiểm soát lượng hàng tồn kho, ngăn chặn tình trạng trộm cắp và dễ dàng xác định nguyên nhân khi có sự cố xảy ra.
Tại Công ty, việc quản lý hàng tồn kho (HTK) được nâng cao nhờ sự tồn tại của phòng kiểm soát bên cạnh phòng kế toán và bộ phận kho, điều này thể hiện sự chuyên môn hóa rõ rệt trong công việc Giám đốc đã quyết định tách bạch quản lý hàng hóa vật chất cho bộ phận kho và quản lý hàng hóa trên sổ sách cho phòng kiểm soát, tạo nên sự phân chia rõ ràng giữa hai bộ phận Phương pháp này không chỉ giúp tăng cường tính chính xác trong quản lý mà còn đảm bảo sự chặt chẽ trong quy trình kiểm soát hàng hóa.
- Về công tác kế toán HTK trong Công ty
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng hóa do vậy hàng hóa luôn được theo dõi thường xuyên, kiểm tra liên tục
Hệ thống sổ sách, chứng từ về cơ bản là đáp ứng được yêu cầu của Bộ Tài chính, giúp cho việc quản lý HTK thuận lợi hơn
Tất cả số liệu nhập và xuất đều được kiểm tra và đối chiếu hàng ngày giữa phòng kế toán và phòng kiểm soát Các giao dịch nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa cũng được thực hiện một cách nhịp nhàng hàng ngày giữa bộ phận kho và phòng kiểm soát.
Hàng hóa nhập kho và xuất kho được kèm theo đầy đủ chứng từ như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT Tất cả các chứng từ này đều được bảo quản cẩn thận, đảm bảo không xảy ra tình trạng thất lạc hay hư hỏng.
Kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện định kỳ vào cuối tháng hoặc đột xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho Sau khi kiểm kê, nếu phát hiện hàng thừa hoặc thiếu, nguyên nhân sẽ được xác định để quy trách nhiệm bồi thường Tại Công ty, bộ phận nào để xảy ra lỗi sẽ phải bồi thường bằng tiền mặt, điều này khuyến khích mỗi thành viên nâng cao trách nhiệm trong công việc của mình, vì sai sót sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích cá nhân.
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân của hạn chế
- Về bộ máy tổ chức của Công ty
Công ty hiện tại không có phòng kinh doanh độc lập, dẫn đến việc phòng kế toán phải đảm nhiệm cả việc nhận đơn hàng và quản lý số lượng nhập, điều này làm giảm hiệu quả kinh doanh Nếu có một bộ phận kinh doanh riêng, chuyên nghiên cứu thị trường và xây dựng chiến lược, công ty sẽ có khả năng thu hút thêm khách hàng và quản lý hàng tồn kho tốt hơn Tuy nhiên, việc kiêm nhiệm này khiến kế toán viên phải đối mặt với khối lượng công việc lớn, tạo áp lực và dễ dẫn đến sai sót trong việc ghi nhận đơn hàng và nhập liệu.
Hiện nay, tại Công ty, quy trình xuất – nhập kho chủ yếu dựa vào nhu cầu khách hàng và dự đoán của giám đốc, dẫn đến hiệu quả chưa cao Nhiều lúc khách hàng muốn đặt hàng nhưng sản phẩm không có sẵn trong kho, gây giảm doanh thu Nếu có một phòng kinh doanh hoạt động dựa trên cơ sở khoa học, việc quản lý hàng tồn kho và luân chuyển vốn sẽ hiệu quả hơn, mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp.
Công ty đã tích lũy nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, dẫn đến việc xây dựng được một lượng khách hàng thân thiết đáng kể Sự giới thiệu từ những khách hàng này đã góp phần làm tăng số lượng khách hàng mới, giúp công ty không cần thiết lập một phòng kinh doanh hay dự án độc lập.
Công ty cần chú trọng đến việc tính toán lượng hàng hóa trong kho để đảm bảo cung cấp đủ cho khách hàng mà không bị ứ đọng, tránh lãng phí diện tích và vốn Nếu có bộ phận kinh doanh, họ sẽ nghiên cứu thị trường và xác định con số hàng nhập kho cũng như lượng dự trữ tối ưu.
- Về bộ máy kế toán của Công ty
Nhân viên kế toán có thể đảm nhận nhiều vai trò, chẳng hạn như kế toán bán hàng và kế toán hàng hóa, điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc Việc này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, dẫn đến nguy cơ xảy ra sai sót khó kiểm soát cho công ty.
Công ty có thể đang thiếu nhân viên kế toán do muốn tiết kiệm chi phí liên quan đến nhân sự Việc tuyển thêm nhân viên sẽ yêu cầu công ty đầu tư vào máy tính và chi trả lương Hơn nữa, diện tích phòng kế toán hiện tại khá hạn chế, không đủ để chứa thêm nhân viên.
- Về công tác kiểm kê hàng hóa tại Công ty
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬT TƯ KỸ THUẬT BẢO LINH
Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán Hàng tồn kho tại Công ty
3.1.1 Định hướng phát triển của Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh cam kết đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, đồng thời tôn trọng quyền lợi của công ty và cộng đồng Ngoài ra, công ty còn hướng tới các mục tiêu phát triển bền vững và nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Duy trì kinh doanh có lãi, bảo toàn nguồn vốn
- Củng cố mối quan hệ tốt đẹp với các bạn hàng truyền thống đồng thời tìm kiếm bạn hàng mới để mở rộng phạm vi hoạt động
- Tăng cường phát triển nguồn vốn vay để mở rộng kinh doanh
3.1.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
Kế toán là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình tài chính và lập kế hoạch phát triển cho tương lai công ty Nó cũng thu hút sự quan tâm của các nhà đầu tư, ngân hàng và Nhà nước để phục vụ mục đích riêng Hạch toán kế toán có liên quan chặt chẽ đến sản xuất, và từ thời kỳ nguyên thủy, con người đã sử dụng hạch toán để ghi chép và theo dõi quá trình sản xuất.
Thông tin kế toán là yếu tố thiết yếu giúp nhà quản trị xây dựng chiến lược và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác Thông tin kế toán sai lệch có thể dẫn đến quyết định không phù hợp, gây khó khăn cho doanh nghiệp Do đó, một bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả với sổ sách rõ ràng và phân tích sâu sắc sẽ hỗ trợ nhà quản trị trong việc ra quyết định kinh doanh hiệu quả Hơn nữa, sổ sách rõ ràng giúp quy trình quyết toán thuế diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, bộ máy kế toán còn có vai trò quan trọng trong việc huy động và khai thác nguồn tài chính, đảm bảo nhu cầu kinh doanh và sử dụng vốn hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu huy động vốn, lựa chọn nguồn tài trợ phù hợp và phương thức đòn bẩy kinh doanh hiệu quả Điều này giúp bảo toàn và phát triển nguồn vốn, từ đó nâng cao thu nhập cho Công ty.
Công tác kế toán hàng tồn kho (HTK) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, góp phần tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường Để phát triển bền vững, doanh nghiệp cần giảm giá bán hàng hóa thông qua việc tối ưu hóa công tác quản lý chi phí, bao gồm cả chi phí HTK Việc này yêu cầu doanh nghiệp không ngừng cải thiện quy trình quản lý chi phí nhằm đạt hiệu quả tối ưu với chi phí thấp nhất.
Công tác kế toán là yếu tố quan trọng trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán hàng tồn kho (HTK) tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh Việc quản lý HTK hiệu quả, do chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, sẽ giúp giảm giá bán hàng hóa, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty trên thị trường.
3.2 Nguyên tắc và yêu cầu trong việc hoàn thiện công tác kế toán Hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
3.2.1 Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán Hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
Hoàn thiện quy trình kế toán cần tuân thủ các chế độ tài chính hiện hành và các văn bản pháp luật liên quan, đồng thời hướng tới việc hòa nhập với các thông lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế.
Việc áp dụng sáng tạo chế độ kế toán tài chính và hạch toán hàng tồn kho (HTK) phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty sẽ nâng cao hiệu quả công tác kế toán mà vẫn tuân thủ các quy định chung.
Việc hoàn thiện công tác kế toán cần được xem xét trong mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích, nhằm nâng cao hiệu quả của kế toán hàng tồn kho (HTK) và hỗ trợ công tác hạch toán chung của doanh nghiệp.
3.2.2 Yêu cầu trong việc hoàn thiện công tác kế toán Hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
- Yêu cầu khách quan: Thông tin kế toán về HTK phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị bóp méo một cách chủ quan
Yêu cầu trung thực trong kế toán hàng tồn kho (HTK) đòi hỏi mọi thông tin và số liệu phải được ghi chép và báo cáo dựa trên các bằng chứng đầy đủ, khách quan Điều này đảm bảo rằng các dữ liệu phản ánh đúng thực tế, bản chất và giá trị của các nghiệp vụ phát sinh.
Để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính (BCTC), mọi nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho (HTK) trong kỳ cần được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không được bỏ sót Việc bỏ sót thông tin có thể dẫn đến sai lệch trọng yếu, khiến BCTC trở nên không đầy đủ.
Thông tin về kế toán hàng tồn kho (HTK) cần được phản ánh kịp thời và chính xác, đảm bảo báo cáo được thực hiện trước hoặc đúng thời hạn quy định Việc chậm trễ trong việc cung cấp thông tin này là không được phép.
Theo Chuẩn mực kế toán, doanh nghiệp phải áp dụng nhất quán các chính sách và phương pháp kế toán trong ít nhất một kỳ kế toán để đảm bảo tính trôi chảy và thống nhất trong hoạt động kế toán Điều này giúp số liệu kế toán trở nên trung thực và đáng tin cậy Ngoài ra, các chế độ kế toán về hàng tồn kho cũng cần được thực hiện nhất quán trong kỳ để đáp ứng các yêu cầu này.
Tính thống nhất trong quản lý doanh nghiệp và bộ máy kế toán là rất quan trọng Để hoàn thiện kế toán hàng tồn kho (HTK), cần đảm bảo sự tập trung quản lý từ Giám đốc Công ty tới các bộ phận chức năng trong phòng kế toán Việc áp dụng linh hoạt các quy định của Nhà nước, mục tiêu doanh nghiệp và chế độ kế toán tài chính là cần thiết để phù hợp với yêu cầu quản lý cũng như đặc điểm và quy mô hoạt động của Công ty.
- Yêu cầu khả thi, hiệu quả
Việc hoàn thiện kế toán là yêu cầu thiết yếu cho doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hội nhập hiện nay Để đạt được mục tiêu này, công ty cần thực hiện những thay đổi hiệu quả, khả thi và mang lại kết quả rõ ràng Hoàn thiện kế toán phải đảm bảo rằng các phương án đưa ra không chỉ đạt lợi ích mà còn phải sinh lời, tạo ra lợi nhuận và điều kiện mở rộng sản xuất.
Ý nghĩa của việc hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho
Việc hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho (HTK) giúp Công ty theo dõi các nghiệp vụ về HTK một cách đầy đủ, chi tiết và chính xác hơn Đồng thời, sự hoàn thiện này cũng giảm thiểu sai sót trong các nghiệp vụ HTK, góp phần củng cố và đưa công tác tài chính kế toán vào nề nếp.
Việc hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho (HTK) giúp cung cấp thông tin kịp thời cho giám đốc Công ty trong quá trình quản lý và điều hành Nhờ đó, giám đốc có thể đưa ra các quyết định quản lý một cách khoa học và chính xác.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
Dựa trên những đặc điểm, ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty đã được trình bày ở chương 2, tôi đề xuất một số giải pháp cần thiết nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho Những giải pháp này sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình kế toán, từ đó cải thiện tình hình tài chính của Công ty.
3.4.1 Hoàn thiện bộ máy tổ chức của Công ty
Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh chuyên cung cấp thiết bị điện, quạt và đèn, nhưng hiện tại không có phòng kinh doanh độc lập Nhân viên kế toán đảm nhiệm vai trò của phòng kinh doanh, bao gồm việc đặt hàng từ nhà cung cấp, tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và báo giá sản phẩm.
Công ty nên thành lập một phòng kinh doanh độc lập để đáp ứng nhu cầu chuyên môn hóa trong lĩnh vực thương mại Bộ phận này đóng vai trò quan trọng, giúp tăng cường hiệu quả hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Phòng kinh doanh sẽ chuyên về việc nhận đơn đặt hàng từ khách hàng hay đặt mua hàng từ các nhà cung cấp
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập các dự án mua hàng và nghiên cứu nhà cung cấp tiềm năng cho công ty Họ cũng tiến hành khảo sát thị trường để đánh giá giá bán của các nhà cung cấp quen thuộc, từ đó đưa ra các ý kiến và đàm phán để có giá tốt hơn Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn xây dựng chiến lược thu hút khách hàng nhằm tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Bộ phận này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát nội bộ quản lý hàng tồn kho (HTK) Khi phát sinh sai sót, có thể liên hệ với phòng kinh doanh để tìm kiếm các chứng từ nhằm đối chiếu và so sánh.
Việc bổ sung thêm phòng kinh doanh giúp kế toán viên giảm bớt áp lực và công việc trở nên nhẹ nhàng hơn, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc khi không phải đối mặt với quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.
Giám đốc nên xem xét việc mở rộng thêm phòng kinh doanh, điều này không chỉ giúp tăng doanh thu cho công ty mà còn nâng cao hình ảnh công ty đến với đông đảo khách hàng hơn thông qua các hoạt động bán lẻ.
3.4.2 Hoàn thiện bộ máy kế toán
Trong thực trạng hiện nay, nhiều kế toán viên thường phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau, chẳng hạn như kế toán bán hàng và kế toán hàng hóa Việc này dẫn đến khối lượng công việc quá lớn, ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời tăng nguy cơ xảy ra sai sót nghiêm trọng trong quá trình làm việc.
Giám đốc và kế toán trưởng cần tổ chức cuộc họp để phân công nhiệm vụ cho từng kế toán viên, đảm bảo mỗi người đảm nhận một phần công việc phù hợp với chuyên môn của mình Phân công rõ ràng không chỉ giúp mỗi cá nhân phát huy tối đa khả năng mà còn nâng cao hiệu quả công việc chung Hơn nữa, việc này giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót, đồng thời giúp việc phát hiện lỗi trở nên dễ dàng hơn Khi thực hiện phân công, cần đảm bảo tính hợp lý và công bằng trong nhiệm vụ.
Người trông giữ tài sản với người ghi chép, phản ánh sự biến động tài sản của Công ty phải tách biệt
Người xét duyệt, phê duyệt chứng từ nghiệp vụ cho phép xảy ra với người lập chứng từ mua bán, hợp đồng phải tách biệt
3.4.3 Hoàn thiện công tác kiểm kê hàng tồn kho
Hiện nay, việc kiểm kê hàng hóa vẫn chưa được thực hiện theo quy trình chuẩn, dẫn đến việc biên bản kiểm kê không được lập một cách bài bản Sau khi kiểm kê, số liệu thường chỉ được ghi chép trên giấy đơn giản, thiếu tính chính xác và minh bạch.
Sau mỗi lần kiểm kê, việc lập biên bản kiểm kê hàng hóa là cần thiết để nhân viên kho và phòng kiểm soát ký xác nhận, tạo cơ sở cho việc quản lý hàng tồn kho Công ty có thể tham khảo mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa theo hướng dẫn của Bộ Tài chính trong Thông tư 200, phụ lục 04.
Phụ lục 05 Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa
3.4.4 Hoàn thiện việc trích lập dự phòng giảm giá HTK
Hiện nay, chưa có quy định cụ thể về việc tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho, mà chủ yếu dựa vào ý chí chủ quan của giám đốc và kế toán trưởng, cũng như tình hình tài chính của công ty vào cuối năm.
Công ty cần thiết lập quy định cụ thể về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (HTK) để giám đốc có cái nhìn rõ ràng về tình hình quản lý HTK trong kho Việc này bao gồm xác định các mặt hàng cần trích lập dự phòng và lý do cho việc trích lập, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa nguồn lực.
Cần thành lập Hội đồng trích lập gồm Giám đốc, Kế toán trưởng và Phòng kiểm soát để thực hiện đánh giá và trích lập phù hợp Sau đó, cần lập biên bản ghi lại kết quả trích lập làm căn cứ ghi sổ và theo dõi Công ty có thể sử dụng mẫu bảng tính kiêm biên bản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Biểu 3.1: Bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Công ty TNHH Thương mại Vật tư Kỹ thuật Bảo Linh
Bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Theo sổ kế toán Theo giá trị thuần
Chênh lệch Đơn giá Thành tiền Đơn giá Thành tiền
Ngày 31 tháng 12 năm … Phòng kiểm soát
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
3.4.5 Hoàn thiện việc quản lý chứng từ
Hiện tại, việc thiếu biên bản bàn giao chứng từ giữa các phòng ban đang gây ra nguy cơ mất mát chứng từ, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến công tác hạch toán thuế và quản lý của Công ty.