LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Những vấn đề chung về hoạt động bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh
1.1.1 Khái niệm về hàng hóa, dịch vụ
1.1.1.1 Khái niệm về hàng hóa
Trong kinh tế chính trị Marx-Lenin, hàng hóa được định nghĩa là sản phẩm lao động có khả năng đáp ứng nhu cầu của con người thông qua quá trình trao đổi Hàng hóa có thể tồn tại dưới dạng hữu hình như sắt, thép, thực phẩm hoặc vô hình như dịch vụ, vận tải Dù ở dạng nào, hàng hóa đều mang hai thuộc tính cơ bản: giá trị sử dụng và giá trị.
1.1.1.2 Khái niệm về dịch vụ
Dịch vụ được coi là một loại hàng hóa đặc trưng, theo định nghĩa của ISO 8402, dịch vụ là kết quả của sự tương tác giữa bên cung ứng và khách hàng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng Đặc điểm nổi bật của dịch vụ là tính vô hình, không thể chạm hay lưu trữ như sản phẩm vật lý.
Dịch vụ có những đặc điểm sau:
- Tính đồng thời: sản xuất và tiêu dùng dịch vụ xảy ra đồng thời
- Tính không thể tách rời: sản xuất và tiêu dùng dịch vụ không thể tách rời nếu mặt này thì sẽ không có mặt kia
- Tính chất không đồng nhất: không có chất lƣợng đồng nhất
- Vô hình: không có hình thái rõ rệt, không thể thấy trước khi tiêu dùng
- Không lưu trữ được: không lập kho để lưu trữ như hàng hóa được
1.1.2 Vai trò, nhiệm vụ, của kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh
1.1.2.1 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh
Bán hàng và xác định kết quả bán hàng đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp và nền kinh tế quốc dân Doanh nghiệp chỉ có thể tạo ra thu nhập để bù đắp chi phí và mở rộng hoạt động nếu có doanh thu từ bán hàng Việc xác định chính xác kết quả bán hàng giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và ngân sách nhà nước Nó cũng giúp xác định cơ cấu chi phí hợp lý và tối ưu hóa lợi nhuận, đảm bảo hài hòa lợi ích giữa nhà nước, tập thể và người lao động.
1.1.2.2 Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh Để đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý quá trình tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ và xác định kết quả hoạt động kinh doanh Kế toán có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
Bài viết phản ánh tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế liên quan đến tiêu thụ, bao gồm mức bán ra, doanh thu tiêu thụ và đặc biệt là lãi thuần từ hoạt động tiêu thụ.
Quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả đòi hỏi việc ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời, chi tiết các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động Điều này giúp kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của từng khoản chi phí, đồng thời đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí đã đề ra.
- Tính toán chính xác giá vốn, giá thành
Để đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, việc phản ánh chính xác và kịp thời doanh thu tiêu thụ là rất quan trọng, giúp tránh tình trạng chiếm dụng vốn.
Để đảm bảo hiệu quả trong việc phản ánh và giám sát kết quả tiêu thụ, kế toán bán hàng cần cung cấp số liệu chính xác, lập báo cáo tài chính đầy đủ và kịp thời Điều này không chỉ giúp đánh giá đúng hiệu quả tiêu thụ mà còn đảm bảo thực hiện nghĩa vụ với nhà nước Việc chú ý đến các yếu tố quan trọng trong quá trình xác định kết quả bán hàng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Để lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu kịp thời, cần xác định đúng thời điểm tiêu thụ Việc báo cáo thường xuyên tình hình bán hàng và thanh toán chi tiết theo từng hợp đồng kinh tế giúp giám sát chặt chẽ hàng hóa bán ra, đôn đốc thanh toán và nộp tiền bán hàng vào quỹ.
Các chứng từ ban đầu cần phải đảm bảo đầy đủ, hợp pháp và hợp lệ Việc tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và quy trình luân chuyển phải được thực hiện một cách hợp lý, khoa học để tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc chậm trễ.
Xác định và tập hợp đầy đủ giá vốn, chi phí bán hàng, và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ là rất quan trọng Việc phân bổ chính xác các chi phí này cho hàng hóa và dịch vụ tiêu thụ sẽ giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
1.1.3 Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
Việc bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại nội địa có thể thực hiện theo hai phương thức: bán buôn và bán lẻ
Phương thức bán buôn là hình thức cung cấp hàng hóa cho người mua trung gian, nhằm mục đích để họ tiếp tục phân phối hoặc bán lại cho các nhà sản xuất Trong phương thức này, có hai hình thức chính là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
Bán buôn qua kho là hình thức kinh doanh trong đó hàng hóa được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp Hình thức này bao gồm giao hàng trực tiếp đến khách hàng hoặc chuyển hàng qua kho.
Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp là phương thức kinh doanh trong đó doanh nghiệp xuất kho hàng hóa và giao trực tiếp cho đại diện của bên mua.
Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng là phương thức kinh doanh mà doanh nghiệp dựa vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký để xuất kho hàng hóa.
Nội dung của kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh
1.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán từ hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường, giúp tăng vốn chủ sở hữu Nó bao gồm giá trị từ việc bán hàng hóa và dịch vụ, nhằm bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp Hoạt động bán hàng đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Thời điểm ghi nhận doanh thu
Thời điểm chung: Theo quy định của Thông tƣ 200/2014/TT-BTC
Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua;
Doanh nghiệp không còn giữ quyền quản lý hay kiểm soát hàng hóa như trước đây Doanh thu được xác định với độ chắc chắn tương đối cao Khi hợp đồng quy định quyền trả lại sản phẩm của người mua theo các điều kiện cụ thể, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận doanh thu khi những điều kiện đó không còn hiệu lực và người mua không còn quyền trả lại sản phẩm, trừ trường hợp khách hàng có quyền đổi hàng hóa để lấy sản phẩm hoặc dịch vụ khác.
- Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
- Xác định đƣợc các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
Doanh thu được ghi nhận khi các điều kiện cho phép người mua trả lại dịch vụ không còn hiệu lực Điều này có nghĩa là doanh nghiệp chỉ được xác định doanh thu khi người mua không còn quyền trả lại dịch vụ đã cung cấp theo hợp đồng.
- Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;
- Xác định đƣợc phần công việc đã hoàn thành vào thời điểm báo cáo;
- Xác định đƣợc chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó
Nguyên tắc xác định doanh thu
- Nguyên tắc cơ sở dồn tích: doanh thu phải đƣợc ghi nhận vào thời điểm phát sinh, không phân biệt đã thu tiền hay chƣa thu tiền
- Nguyên tắc phù hợp: khi ghi nhận doanh thu phải ghi nhận một khoản chi phí phù hợp
- Nguyên tắc thận trọng: doanh thu chỉ đƣợc ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu đƣợc lợi ích kinh tế
1.2.1.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng
Các chứng từ thanh toán
Sổ chi tiết bán hàng
Và các chứng từ có liên quan
TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” được sử dụng để ghi nhận doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán Doanh thu này bao gồm doanh thu từ bán hàng hóa, sản phẩm, cũng như dịch vụ cung cấp cho công ty mẹ và các công ty con trong cùng tập đoàn.
TK này phản ánh doanh thu của hoạt động sản xuất, kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau:
- Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra, bán hàng hoá mua vào và bán bất động sản đầu tƣ
Chúng tôi cung cấp dịch vụ thực hiện công việc theo hợp đồng trong một hoặc nhiều kỳ kế toán, bao gồm dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê tài sản cố định theo phương thức cho thuê hoạt động, và doanh thu từ hợp đồng xây dựng.
Căn cứ vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đƣợc xác định cụ thể nhƣ sau:
- Đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là giá bán chƣa có thuế GTGT
Doanh thu bán hàng đối với hàng hóa và dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp được xác định là tổng giá thanh toán.
Doanh thu bán hàng đối với hàng hóa và dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất nhập khẩu được tính là tổng giá thanh toán, bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất nhập khẩu.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 511
- Các khỏan điều chỉnh giảm doanh thu bán hàng
- Kết chuyển doanh thu thuần sang TK
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo hóa đơn
TK 511 không có số dƣ cuối kì
TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch” có 6 TK cấp 2
- TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá
- TK 5112 - Doanh thu bán các thành phẩm
- TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
- TK 5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá
- TK 5117 - Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tƣ
Một số nghiệp vụ phát sinh
Kế toán bán hàng theo phương pháp trực tiếp (phụ lục 01)
- Khi doanh nghiệp bán hàng trực tiếp cho khách hàng
Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp thuế GTGT khấu trừ
Nợ TK 111,112,131… : (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511: (Giá bán chƣa thuế)
Có TK 333(1): (Thuế GTGT đầu ra phải nộp)
Nếu doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp thuế GTGT trực tiếp
Nợ TK 111,112,131… : (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511: (Tổng giá thanh toán)
- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng trong kỳ
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 911: Xác định kết quả hoạt động kinh doanh
Kế toán bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp (phụ lục 02)
- Khi bán hàng trả chậm, trả góp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán trả tiền ngay chƣa có thuế, ghi :
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Có TK 3387 - Doanh thu chƣa thực hiện
- Định kỳ, ghi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm, trả góp trong kỳ, ghi:
Nợ TK 3387 - Doanh thu chƣa thực hiện
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (lãi trả chậm, trả góp)
Kế toán bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng (Phụ lục 03)
- Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng để đổi lấy hàng hoá khác theo giá bán chƣa có thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá bán chƣa có thuế GTGT)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Khi nhận hàng hoá trao đổi về, kế toán phản ánh giá trị hàng hoá nhận đƣợc do trao đổi, ghi:
Nợ các TK 156… (Giá mua chƣa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (Nếu có)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán)
1.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
Chiết khấu thương mại là khoản tiền giảm trừ mà doanh nghiệp áp dụng cho khách hàng khi họ mua sản phẩm hoặc hàng hóa với số lượng lớn Khoản chiết khấu này được xác định dựa trên sự chênh lệch giữa giá bán và giá niêm yết, theo các thỏa thuận đã ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc cam kết mua bán hàng.
Giảm giá hàng bán là khoản tiền mà doanh nghiệp giảm trừ cho khách hàng trong các trường hợp đặc biệt, như khi hàng hóa không đạt chất lượng, không đúng quy cách hoặc không đúng thời hạn như đã ghi trong hợp đồng.
Hàng bán bị trả lại là số lượng sản phẩm mà doanh nghiệp đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều khoản trong hợp đồng hoặc chính sách bảo hành, chẳng hạn như hàng kém chất lượng, sai quy cách hoặc không đúng chủng loại.
1.2.2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng
Hóa đơn giá trị gia tăng
Để xử lý hàng hóa bị trả lại, người mua cần gửi một văn bản đề nghị nêu rõ lý do trả hàng, số lượng hàng bị trả lại, kèm theo hóa đơn hoặc bản sao hóa đơn và chứng từ nhập lại tại kho của doanh nghiệp.
Văn bản đề nghị giảm giá hàng bán
Tài khoản TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu” được sử dụng để ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm trừ vào doanh thu từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ Các khoản này bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, và hàng bán bị trả lại Lưu ý rằng tài khoản này không phản ánh các khoản thuế giảm trừ vào doanh thu, chẳng hạn như thuế GTGT đầu ra phải nộp theo phương pháp trực tiếp.
Việc điều chỉnh giảm doanh thu đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại phát sinh trong cùng kỳ tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ sẽ được điều chỉnh để giảm doanh thu của kỳ phát sinh.
Trong trường hợp sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ đã được tiêu thụ từ các kỳ trước, nếu đến kỳ sau phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp có quyền ghi giảm doanh thu theo nguyên tắc đã quy định.
Nếu sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ đã được tiêu thụ trong các kỳ trước và đến kỳ sau phải giảm giá, chiết khấu thương mại hoặc bị trả lại nhưng xảy ra trước thời điểm phát hành Báo cáo tài chính, kế toán cần xem đây là sự kiện điều chỉnh phát sinh sau ngày lập Bảng cân đối kế toán Do đó, doanh thu trên Báo cáo tài chính của kỳ lập báo cáo (kỳ trước) sẽ phải được ghi giảm.
Hệ thống sổ kế toán
1.3.1 Hình thức nhật ký – sổ cái
1.3.1.1 Đặc trưng cơ bản ,sơ đồ hình thức nhật ký – sổ cái
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên sổ Nhật ký – Sổ cái Sổ này là một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất, nơi ghi nhận các giao dịch dựa vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
Sơ đồ 1.1 - Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Ghi theo ngày Đối chiếu
Ghi cuối kì kế toán
1.3.1.2 Trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký – Sổ cái
Hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ Đầu tiên, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, sau đó tiến hành ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái Mỗi chứng từ sẽ cung cấp số liệu cần thiết cho quá trình này.
Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký – Sổ cái
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được ghi trên một dòng trong cả phần Nhật ký và Sổ Cái Bảng này được lập cho những chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau khi được ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, sẽ được sử dụng để ghi chép vào sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán phản ánh toàn bộ chứng từ vào Sổ Nhật ký Sổ Cái và các sổ chi tiết, sau đó cộng số liệu của cột phát sinh trong Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản trong Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và tháng này, kế toán tính số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng Từ số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng, kế toán xác định số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
Khi kiểm tra số liệu cuối tháng hoặc cuối quý trong Sổ Nhật ký và Sổ Cái, cần đảm bảo rằng tổng số tiền phát sinh trong phần nhật ký phải khớp với tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản Đồng thời, tổng số dư nợ của các tài khoản cũng phải bằng tổng số dư có của các tài khoản.
Các sổ và thẻ kế toán chi tiết cần được khoá sổ để tổng hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dƣ cuối tháng cho từng đối tượng Dựa trên số liệu khoá sổ, lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trong “Bảng tổng hợp chi tiết” phải được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dƣ cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Sau khi khóa sổ, số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và “Bảng tổng hợp chi tiết” sẽ được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
1.3.2 Hình thức nhật ký chung
1.3.2.1 Đặc trưng cơ bản, sơ đồ hình thức nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh cần được ghi chép vào sổ Nhật ký, với trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Sau đó, số liệu từ các sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Sơ đồ 1.2 - Hình thức Nhật ký chung
Ghi theo ngày Đối chiếu Ghi cuối kì kế toán
1.3.2.2 Trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký chung
Hằng ngày, các chứng từ đã kiểm tra sẽ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ Đầu tiên, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, dựa vào số liệu trên sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ sẽ được ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Khi đơn vị mở sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên các chứng từ làm căn cứ Việc ghi sổ phải được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ để đảm bảo tính minh bạch và hợp lý trong quản lý tài chính.
Sổ quỹ Nhật ký đặc biệt
Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính bao gồm bảng cân đối số phát sinh, được lập định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc vào cuối tháng, tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh Dữ liệu được tổng hợp từ sổ Nhật ký đặc biệt và ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ có thể được ghi vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
Cuối tháng, quý hoặc năm, cần cộng số liệu trên Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính Nguyên tắc cơ bản là Tổng phát sinh nợ phải bằng Tổng phát sinh Có trên Sổ Nhật ký chung.
1.3.3 Hình thức chứng từ ghi sổ
1.3.3.1 Đặc trưng cơ bản, sơ đồ hình thức chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng Những chứng từ này được đánh số hiệu liên tục theo tháng hoặc năm, theo thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, và phải có chứng từ kế toán kèm theo Trước khi ghi sổ kế toán, chứng từ ghi sổ cần được kế toán trưởng phê duyệt.
Sơ đồ 1.3 - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Ghi theo ngày Đối chiếu
Ghi cuối kì kế toán
1.3.3.2 Trình tự ghi sổ hình thức chứng từ ghi sổ
Hằng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra làm căn cứ để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sẽ được ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được sử dụng để ghi vào Sổ cái Các chứng từ kế toán, sau khi được sử dụng để lập Chứng từ ghi sổ, sẽ được ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ
Khái quát chung về Công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T
2.1.1 Khái quát chung về quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T
Tên công ty bằng tiếng việt: Công ty cổ phần giao nhận vận tải thương mại quốc tế T&T
T&T International Trading & Transportation Forwarding Joint is located at 44A Phu Xa Street, Phu Xa 2 Residential Area, Dong Hai 1 Ward, Hai An District, Hai Phong City.
Số điện thoại: 03132606668 Đại diện pháp luật: Lương Thị Thu
Công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T chuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ vận tải và kinh doanh đa dạng các sản phẩm như xây dựng nhà, công trình đường sắt, đường bộ, công trình công ích và kỹ thuật dân dụng Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực bán buôn và bán lẻ ô tô, xe máy, bảo dưỡng, sửa chữa xe và cung cấp phụ tùng cho ô tô và xe có động cơ khác.
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và dày dạn kinh nghiệm, công ty cam kết cung cấp cho khách hàng dịch vụ chất lượng cao, an toàn, hiệu quả và đúng tiến độ.
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của công ty
Công ty T&T chuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng đầu tại Hải Phòng, khẳng định vị thế trong ngành Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, công ty không ngừng cải tiến và áp dụng quản lý chất lượng toàn diện T&T cam kết xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững với khách hàng, nhằm đạt được lợi ích chung và đóng góp vào sự phát triển của xã hội.
Công ty cam kết huy động nguồn lực phù hợp để đạt được các chỉ tiêu cụ thể trong từng giai đoạn hoạt động Tất cả nhân viên đều được đào tạo chuyên môn kỹ thuật, nhằm đảm bảo có đủ năng lực thực hiện công việc và phát triển toàn diện về nhân cách cũng như tri thức.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong công ty
Sơ đồ 2.1 - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong công ty
Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh theo quy định của nhà nước Người này đảm nhiệm chức năng tổ chức nhân sự cho tất cả các phòng ban và trực tiếp theo dõi hoạt động của từng bộ phận trong công ty.
Phòng kinh doanh Phòng vận Phòng kế toán tải Giám đốc
Phó giám đốc là người hỗ trợ giám đốc và được ủy quyền thực hiện các chức năng quản lý trong công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc được giao Họ cũng trực tiếp chỉ đạo, lập dự toán kỹ thuật và điều tiết công việc từ khâu thiết kế kết cấu đến việc lập dự toán, đảm bảo phù hợp và kịp thời với yêu cầu của khách hàng.
Phòng kinh doanh có trách nhiệm thực hiện các hoạt động xúc tiến nhằm nâng cao vị thế của công ty trong lĩnh vực giao nhận tại Việt Nam.
Phòng vận tải: Chịu trách nhiệm điều hành, kiểm tra chất lƣợng các loại xe và quản lý tuyến đường vận chuyển theo đúng quy định
Phòng kế toán chịu trách nhiệm theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời quản lý nguồn tài chính của công ty Nhiệm vụ của phòng kế toán bao gồm cân đối nguồn vốn, phân tích hiệu quả kinh tế, xác định các chỉ tiêu giao nộp ngân sách và điều chỉnh thu chi sao cho phù hợp.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
Sơ đồ 2.2 - Tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng kiêm Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám Đốc tổ chức và chỉ đạo công tác kế toán, thông tin kinh tế, và hạch toán trong công ty theo các chuẩn mực quy định của nhà nước Người này chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ chuyên môn, tổ chức ghi chép và phân tích các hoạt động kinh tế trong công ty Họ cũng phải lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán, đồng thời chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về báo cáo quyết toán, cũng như tham mưu cho ban giám đốc về kết quả hoạt động của công ty.
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán Nhân viên kế Thủ quỹ toán
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình công nợ, lập sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng Ngoài ra, kế toán cũng cần quản lý chi tiết các khoản nợ đáo hạn và theo dõi các giao dịch thu chi tiền mặt, tiền gửi, cũng như số tiền tồn quỹ tại công ty.
Nhân viên kế toán: Phụ giúp kế toán trưởng hoàn thành công tác kế toán tại công ty
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý việc thu chi tiền mặt tại quỹ công ty, thực hiện các giao dịch nộp và rút tiền tại ngân hàng Họ phải ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ liên quan vào sổ quỹ, tiến hành kiểm kê quỹ định kỳ và lập báo cáo quỹ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
2.1.5 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty cam kết tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán Việt Nam, áp dụng theo thông tư số 200/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
Tài sản cố định tại công ty tính theo nguyên giá Khấu hao tài sản cố định công ty tính theo phương pháp đường thẳng
Hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng theo thông tư số 200/2014/TT-BTC, được điều chỉnh chi tiết để phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty.
Hệ thống báo cáo tài chính: công ty thực hiện chế độ lập Báo cáo tài chính theo các biểu mẫu sau:
Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 – DN)
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DN)
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DN)
Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 – DN) Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VND)
Hình thức kế toán áp dụng: công ty áp dụng hình thức kế toán theo hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
2.1.6 Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Vận dụng hình thức kế toán là yếu tố then chốt trong tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến chức năng cung cấp thông tin Dựa trên đặc điểm ngành nghề và yêu cầu quản lý tài chính hiện tại, Công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T& T hoạt động độc lập và tự chủ trong kinh doanh, hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T
2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T
2.2.1.1 Chứng từ, sổ sách kế toán, TK sử dụng
Do đặc điểm loại hình kinh doanh dịch vụ vận tải nên Công ty sử dụng các loại chứng từ sau:
Hóa đơn GTGT do nhân viên kế toán lập bao gồm ba liên: Liên 1 được lưu giữ, Liên 2 giao cho khách hàng, và Liên 3 lưu tại phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Phiếu thu là tài liệu do kế toán thanh toán lập ra, bao gồm ba liên: Liên 1 để lưu trữ, Liên 2 giao cho khách hàng và Liên 3 giao cho thủ quỹ, đồng thời làm căn cứ ghi sổ kế toán Các loại sổ kế toán sẽ được sử dụng để quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính một cách hiệu quả.
Kế toán sử dụng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác: TK 111 “Tiền mặt”,
TK 112 “tiền gửi ngân hàng” TK 131 “Phải thu của khách hàng”, TK 333 “Thuế phải nộp ngân sách nhà nước
2.2.1.2 Phương pháp kế toán và một số ví dụ minh họa
Quy trình hạch toán doanh thu hàng ngày bắt đầu khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dựa vào chứng từ gốc như hóa đơn GTGT và phiếu thu Kế toán sẽ ghi chép vào sổ kế toán, bao gồm sổ nhật ký chung và sổ cái TK 511, cùng với các tài khoản liên quan như TK 111 và TK 112 nếu khách hàng thanh toán ngay, hoặc TK 131 nếu khách hàng chưa thanh toán Cuối kỳ, các dữ liệu sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Khi công ty hoàn tất việc giao nhận hàng, kế toán sẽ tổng hợp tất cả chứng từ liên quan và tiến hành hạch toán để ghi nhận doanh thu Sau đó, các thông tin này sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 511.
Một số nghiệp vụ minh họa
Kế toán cung cấp dịch vụ khách hàng chƣa trả tiền, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán định khoản:
Nợ TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 511: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Vào ngày 12/12/2016, theo hợp đồng GTGT số 0000560 (phụ lục 14), Công ty cổ phần đầu tư khoáng sản An Thịnh đã cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa với tổng cước phí là 69.336.364 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT) Tuy nhiên, khách hàng vẫn chưa thực hiện thanh toán.
Kế toán cung cấp dịch vụ thu tiền ngay, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán định khoản
Nợ TK 111,112: Tổng giá trị thanh toán
Có TK 511: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Vào ngày 13/12/2016, theo hợp đồng GTGT số 0000561 (Phụ lục 15), Công ty cổ phần Thông Nghệ An đã nhận cước vận chuyển hàng trị giá 39.000.000 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT), và khách hàng đã thực hiện thanh toán qua chuyển khoản Kế toán sẽ tiến hành hạch toán giao dịch này.
Sổ sách minh họa: căn cứ vào chứng từ, kế toán hạch toán lên sổ nhật ký chung và sổ cái TK 511
2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty Cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T gồm có: Chiết khấu thương mại
2.2.2.2 Chứng từ, sổ sách kế toán và TK sử dụng
- Các chứng từ thanh toán: phiếu thu, giấy báo có ngân hàng
- Tài khoản sử dụng: TK 521, 3331, 111,112,…
Khi khách hàng sử dụng dịch vụ với khối lượng lớn, công ty sẽ áp dụng chiết khấu theo hợp đồng đã thỏa thuận.
Khi khách hàng nhận được chiết khấu, kế toán cần ghi rõ khoản chiết khấu thương mại trên hóa đơn dịch vụ Dựa vào hóa đơn này, các sổ sách liên quan sẽ được lập và kế toán sẽ ghi giảm doanh thu tương ứng.
Công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán
Ngành dịch vụ, đặc biệt là dịch vụ vận tải, có quy trình sản xuất đơn giản và không trải qua nhiều công đoạn, gắn liền với quá trình tiêu thụ, do đó không tồn tại sản phẩm dở dang cuối kỳ Công ty áp dụng phương pháp tính giá thành giản đơn để quản lý chi phí hiệu quả.
Tổng giá thành dịch vụ cung cấp = Tổng chi phí sản xuất phát sinh trong kì 2.2.3.2 Chứng từ, sổ sách kế toán, TK sử dụng
- Các chứng từ khác có liên quan
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”
- TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”
- TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”
- TK 627 “Chi phí sản xuất chung”
2.2.3.3 Phương pháp kế toán và một ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Ngày 30/12/2016, thanh toán cước vận chuyển cho Công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải Tuấn Hưng bằng chuyển khoản theo hóa đơn GTGT số
0000473 (phụ lục 16) số tiền là 64.200.000 đồng (chƣa có thuế GTGT) Kế toán định khoản nhƣ sau:
Vào ngày 31/12/2016, công ty đã thực hiện thanh toán cước vận chuyển hàng cho Công ty vận tải dịch vụ tổng hợp 530 bằng hình thức chuyển khoản, theo hóa đơn GTGT số 0001046 (phụ lục 17) với số tiền 172.800.000 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT) Kế toán đã ghi nhận định khoản tương ứng cho giao dịch này.
Ví dụ 3: Ngày 31/12/2016 Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương tháng 12 năm 2016
(phụ lục 18) cho nhân viên trong tổ vận tải, lương phải cho tổ vận tải là 45.725.000 đồng
Có TK 334: 45.725.000 đồng Hạch toán các khoản trích theo lương:
Cuối tháng 12 năm 2016, ta tổng hợp chi phí phát sinh và tập hợp giá thành
Công ty ghi nhận giá vốn hàng bán tháng 12 năm 2016 (công ty đã hoàn thành các dịch vụ cung cấp cho khách hàng trong tháng 12 năm 2016)
Sổ sách minh họa: dựa vào chứng từ, kế toán hạch toán vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK 154, TK 632
2.2.4 Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ, như chi phí chào hàng, quảng cáo, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành, bảo quản, đóng gói và vận chuyển.
Tài khoản 641 “chi phí bán hàng” được sử dụng để ghi nhận các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp.
Công ty không phát sinh chi phí bán hàng
2.2.5 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí chung cho toàn bộ doanh nghiệp, như lương và các khoản trích theo lương cho bộ phận quản lý, chi phí vật liệu và công cụ cho văn phòng, thuế môn bài, chi phí dịch vụ mua ngoài, và chi phí tiếp khách.
2.2.5.2 Chứng từ, sổ sách kế toán, TK sử dụng
- Bảng kê thanh toán lương
- Các chứng từ khác có liên quan
TK sử dụng: TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.2.5.3 Phương pháp kế toán và một số ví dụ minh họa
Một số nghiệp vụ ví dụ:
Vào ngày 30/12/2016, theo quy định tại PC98 (phụ lục 18), công ty đã thanh toán số tiền 100.000đ cho anh Nguyễn Thành Trung để cài đặt máy tính Kế toán sẽ hạch toán và ghi sổ chi tiết về khoản chi tiền mặt này.
Vào ngày 31/12/2016, bộ phận kế toán đã thực hiện việc tính lương cho công nhân viên dựa trên bảng phân bổ và bảng thanh toán lương (phụ lục 19), với tổng số tiền là 80.140.000 đồng Kế toán đã tiến hành hạch toán số tiền này.
Có TK 334: 80.140.000 đồng Hạch toán các khoản trích theo lương
Sổ sách minh họa: từ chứng từ, kế toán hạch toán lên sổ nhật ký chung, sổ cái TK
2.2.6 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính, chi phí hoạt động tài chính tại công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T
Đánh giá chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T
Công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T là một doanh nghiệp vừa và nhỏ tiêu biểu, sở hữu bộ máy tổ chức phù hợp Công ty chú trọng đến việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm thích ứng với sự biến đổi nhanh chóng của nền kinh tế thị trường, từ đó duy trì và củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường.
2.3.2 Những kết quả đạt được
Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty cung cấp thông tin thiết yếu cho quản trị doanh nghiệp và các cơ quan quản lý tài chính Nhà nước như Cục thuế, Cơ quan thống kê, và Cơ quan thị trường Thông tin từ bộ phận kế toán thường nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ, hỗ trợ kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập Báo cáo kế toán chính xác.
Công ty sở hữu một bộ máy quản lý tinh gọn nhưng đầy đủ chức năng, với các phòng ban hoạt động hiệu quả trong việc cung cấp thông tin và số liệu kịp thời Điều này không chỉ hỗ trợ cho công tác quản lý và kế toán mà còn giúp công ty chủ động trong sản xuất kinh doanh, từ đó nâng cao khả năng chiếm lĩnh thị trường.
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thiết lập một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động Việc tổ chức kế toán tập trung giúp dễ dàng kiểm tra và chỉ đạo nghiệp vụ, đồng thời đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất từ kế toán trưởng và sự chỉ đạo kịp thời từ lãnh đạo doanh nghiệp Phòng kế toán được bố trí khoa học, và phần lớn công việc tính toán hiện nay đã được xử lý trên máy vi tính, giảm bớt khối lượng công việc thủ công cho nhân viên, đồng thời nâng cao tốc độ và độ chính xác trong việc ghi chép và cung cấp thông tin.
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, phù hợp với đặc điểm sản xuất có nhiều nghiệp vụ phát sinh cần theo dõi thường xuyên Hình thức này giúp giảm số lượng sổ sách phức tạp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán, từ đó giảm khối lượng ghi chép và đảm bảo công tác kế toán tổng hợp cuối kỳ diễn ra nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả.
Về tổ chức hạch toán ban đầu: mọi hóa đơn, chứng từ đều theo mẫu quy định của
Bộ Tài chính yêu cầu lập và ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán một cách đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính hợp lý Việc xác định và kiểm tra các chứng từ bên ngoài được thực hiện một cách chặt chẽ và kịp thời Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ hiệu quả, với việc phân loại và hệ thống hóa theo nghiệp vụ và thời gian, giúp lưu trữ gọn gàng và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Nhìn chung, công ty đã chấp hành đầy đủ các chính sách, chế độ kế toán tài chính hiện hành, hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước
2.3.3 Những hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những mặt đã làm đƣợc ở trên của công ty thì vẫn còn những hạn chế sau:
Thứ nhất: Về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại công ty chưa có sự phân công rõ ràng, dẫn đến hiệu quả hoạt động kế toán bị giảm sút do lượng công việc lớn nhưng số lượng nhân viên kế toán lại ít Hệ thống kế toán hiện tại chưa hoàn thiện, chỉ có bộ phận kế toán tài chính mà thiếu kế toán quản trị Kế toán tài chính chủ yếu cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài như khách hàng và ngân hàng, trong khi kế toán quản trị tập trung vào việc cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ Việc thiếu bộ phận kế toán quản trị là một thiếu sót lớn, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định đúng đắn của các nhà quản trị trong công ty.
Thứ hai: Việc hạch toán ban đầu
Quy trình luân chuyển trong công ty rất chặt chẽ, nhưng điều này gây tốn thời gian và rườm rà do phải trải qua nhiều giai đoạn xin dấu và thủ tục Hệ quả là việc hạch toán hóa đơn có thể bị chậm trễ, dẫn đến chi phí và doanh thu phát sinh trong kỳ không được ghi nhận kịp thời theo nguyên tắc kế toán.
Thứ ba: Về sổ kế toán
Công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T không sử dụng nhật ký đặc biệt như nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền Việc không mở sổ nhật ký đặc biệt để theo dõi các nghiệp vụ hàng ngày dẫn đến việc sổ Nhật ký chung trở nên dày đặc, khó tra cứu và kiểm tra Hơn nữa, công ty còn thiếu một số sổ sách cần thiết để đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin.
Thứ tư: Về công tác quản trị
Công ty hiện chưa thiết lập một tổ chức kế toán quản trị độc lập, do đó thông tin kế toán quản trị chủ yếu được lấy từ dữ liệu kế toán tài chính mà chưa có sự liên kết chặt chẽ với các phòng ban khác.
Báo cáo kế toán quản trị hiện tại chỉ cung cấp thông tin số liệu mà chưa chỉ ra các yếu tố quan trọng như nguy cơ, cơ hội và tiềm năng phát triển kinh tế Nhiều mẫu báo cáo đang tồn tại với sự trùng lặp và thiếu tính tổng hợp, gây lãng phí thời gian cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định.
Lập dự toán: chƣa có sự kết hợp với các phòng ban khác nên thông tin để lập dự toán bị hạn chế
Thứ năm: về hệ thống tài khoản
Công ty hiện đang áp dụng hệ thống tài khoản theo thông tư số 200/2014/TT-BTC và sử dụng các tài khoản một cách chính xác Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thiết lập các tài khoản chi tiết Đặc biệt, công ty đang theo dõi chi tiết tài khoản doanh thu thông qua tài khoản 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”.
Thứ sáu: về cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán hiện đang thiếu hụt, không đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của bộ phận kế toán và hoạt động kinh doanh của công ty.
Thứ bảy: công tác tin học trong kế toán
Công tác tin học tại công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T còn yếu kém, dẫn đến việc ghi sổ và quản lý chứng từ gặp khó khăn Việc ứng dụng tin học trong xây dựng các báo cáo sẽ giúp giảm thiểu sai sót về tính toán và chuẩn hóa hình thức trình bày theo quy định pháp luật.
Trong bài viết này, tôi đã áp dụng các lý thuyết kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh để nghiên cứu công tác bán hàng tại Công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T Tôi đã xem xét các nội dung như chứng từ kế toán, tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán, nhằm hiểu rõ hơn về kế toán bán hàng và từ đó xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
Định hướng phát triển công ty
Trong bối cảnh quốc tế hóa và tự do thương mại, Công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T không ngừng cải tiến và đa dạng hóa phương thức kinh doanh nhằm tối đa hóa lợi nhuận và vốn chủ sở hữu Công ty cam kết giải quyết các vấn đề việc làm và nâng cao thu nhập cho công nhân viên, đồng thời tối ưu hóa tiềm năng sẵn có Để tồn tại và phát triển trên thị trường cạnh tranh khốc liệt, T&T đã đề ra nhiều mục tiêu chiến lược quan trọng.
Công ty sẽ tiến hành nghiên cứu thị trường nhằm củng cố mối quan hệ tin cậy với các nhà cung cấp và khách hàng truyền thống, đồng thời mở rộng hợp tác với khách hàng tiềm năng Mục tiêu không chỉ là duy trì niềm tin kinh tế với các đối tác cũ mà còn là phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp và khách hàng mới để mở rộng thị trường tiêu thụ.
Để nâng cao doanh thu bán hàng, doanh nghiệp cần mở rộng quy mô kinh doanh và đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Việc tìm kiếm thêm nhà cung cấp với chất lượng và giá cả hợp lý cũng là yếu tố quan trọng trong chiến lược phát triển bền vững.
Nâng cao trình đô quản lý, nâng cấp tài sản và trang thiết bị trong công ty
Tuân thủ các quy định của pháp luật về một số vấn đề như: Bảo hiểm người lao động, thuế nộp ngân sách nhà nước,…
Các nhiên viên kế toán cần phải đƣợc nâng cáo trình độ chuyên môn hơn nữa, hoàn thành nhanh các công việc đƣợc giao
Quá trình luân chuyển, xử lý và lưu trữ chứng từ cần được thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ, tránh trường hợp thiếu sót phải bổ sung
Tổ chức lại bộ máy kế toán theo hướng chuyên môn hóa giúp giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên Đồng thời, cần xây dựng các kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cho cán bộ kế toán nhằm trang bị kỹ năng cần thiết cho những nhiệm vụ mới.
Sự hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh
Kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, cung cấp thông tin về hoạt động bán hàng và kết quả lãi lỗ Thông qua đó, các nhà quản trị có thể thực hiện phân tích, đánh giá và nhận định về điểm mạnh, điểm yếu trong hoạt động kinh doanh cũng như công tác quản lý vĩ mô tại đơn vị.
Hạch toán đúng đắn là yếu tố quan trọng giúp phản ánh toàn bộ hoạt động bán hàng của công ty, cung cấp thông tin chính xác cho các nhà quản trị Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện thực trạng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đánh giá những điểm mạnh và yếu, từ đó đưa ra phương hướng đầu tư hợp lý Đồng thời, việc này cũng giúp cơ quan Nhà nước giám sát hiệu quả tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Mặc dù hoạt động kế toán của đơn vị đã hoàn thành chức năng và nhiệm vụ, nhưng vẫn còn những điểm chưa hợp lý và bất cập Do đó, việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh là điều cần thiết.
Để quản lý hiệu quả quá trình sản xuất và tiêu thụ hàng hóa, cần chú trọng đến công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh Việc phản ánh chính xác và kịp thời số liệu doanh thu, giá vốn hàng bán, cũng như các khoản thanh toán chi phí và lợi nhuận là rất quan trọng Cần có biện pháp cụ thể để hoàn thiện quy trình này và xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
Để hoàn thiện bộ máy kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng, bộ phận kế toán tại Công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản.
Trong bối cảnh phát triển đất nước theo con đường Chủ Nghĩa Xã Hội, Việt Nam đã chủ trương phát triển nền kinh tế thị trường đa thành phần Điều này dẫn đến sự tồn tại của nhiều loại hình sản xuất và kinh doanh khác nhau, mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những đặc điểm riêng về sản xuất, kinh doanh và quản lý Do đó, các phương pháp quản lý cũng cần phải được điều chỉnh tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp, yêu cầu một chế độ kế toán phù hợp với quy mô và đặc thù của từng doanh nghiệp.
Trong bối cảnh hiện đại, kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho nhà quản lý Sự bùng nổ của công nghệ thông tin đòi hỏi kế toán phải nâng cao chất lượng thông tin để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán cần chú trọng đến việc trang bị các thiết bị và công nghệ hiện đại, nhằm đảm bảo thông tin được truyền tải nhanh chóng và hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu quả công việc kế toán.
Tính thống nhất trong kế toán là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ, theo quy định của Chuẩn mực kế toán, các chính sách và phương pháp kế toán phải được áp dụng đồng nhất trong một kỳ kế toán Điều này giúp đảm bảo hoạt động trôi chảy, cung cấp số liệu chính xác và đáng tin cậy về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh Sự thống nhất cũng cần được thể hiện trong mối quan hệ giữa bộ máy quản lý nhà nước và kế toán doanh nghiệp, từ Ban lãnh đạo đến các bộ phận chức năng Việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh phải tuân thủ luật kế toán và các chế độ tài chính hiện hành Nhà nước và các Bộ, ban, ngành cần đưa ra chính sách mới để cải tiến hệ thống kế toán, giúp kế toán Việt Nam phát triển hơn nữa Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về hoạt động bán hàng, đặc điểm ngành nghề và lao động của từng doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính khả thi và tiết kiệm chi phí trong quá trình áp dụng các quy định mới.
Việc hạch toán nghiệp vụ một cách chính xác và hiệu quả là yếu tố then chốt trong quản lý vật tư và vốn bằng tiền trong kinh doanh.
Một số giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và tự chủ tài chính, công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T, một doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên cung cấp dịch vụ vận tải, đã nỗ lực vượt qua khó khăn trong môi trường cạnh tranh gay gắt Công ty đã thu hút được nhiều khách hàng từ khắp nơi, nhờ vào sự quyết tâm của ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên Họ không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh để chiếm lĩnh thị trường và nâng cao uy tín Quá trình này không chỉ khẳng định vị thế của công ty mà còn là động lực mạnh mẽ cho sự phát triển bền vững Bằng cách áp dụng sáng tạo các quy luật kinh tế và thực hiện cải tiến quản lý, công ty đã đạt được nhiều thành tựu, hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Sau thời gian thực tập tại công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T, em đã phân tích và kết hợp lý thuyết với thực tế, nhờ sự hỗ trợ từ Thầy Cô tại Học viện ngân hàng cùng các đồng nghiệp trong công ty, từ đó rút ra một số ý kiến quan trọng.
3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán Để công ty có thể hoạt động một cách trơn tru thì tổ chức bộ máy kế toán là một yếu tố vô cùng quan trọng Bộ máy kế toán tốt vừa giúp cho doanh nghiệp hoạt động tốt, vừa giúp cho các cơ quan Nhà nước dễ kiểm tra và quản lý hơn Do vậy, việc không ngừng cải tiến, nâng cao chất lƣợng bộ máy kế toán là vấn đề công ty luôn phải quan tâm
Từ thực tế khi xem xét tổ chức bộ máy kế toán cho thấy, công ty nên:
Thứ nhất: Không được để một người làm quá nhiều việc
Xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu quản lý của công ty là rất quan trọng Cần xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết dựa trên khối lượng công việc kế toán của công ty Đồng thời, yêu cầu về trình độ quản lý và nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng cần được cân nhắc để phù hợp với từng phần hành cụ thể.
Để đảm bảo hiệu quả công việc và kiểm soát nội bộ, cần phân công nhân viên kế toán phù hợp với trình độ chuyên môn, tránh tình trạng kiêm nhiệm gây ảnh hưởng đến công tác kiểm tra Với số lượng kế toán hiện tại, nên bố trí những công việc độc lập tương đối cho các nhân viên để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Kiểm tra và kiểm soát trong công ty đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kế toán chính xác, trung thực và kịp thời Dựa vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, các đặc điểm và quy mô của công ty, cần xây dựng kế hoạch kiểm tra cụ thể, bao gồm các công việc cần thực hiện, nội dung, phương pháp và nhân viên phụ trách Việc này không chỉ giúp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục mà còn đảm bảo thông tin được phản ánh chính xác và kịp thời cho các bên liên quan.
Thứ hai: Nên có bộ phận kế toán quản trị
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp Để hoạch định chiến lược về doanh thu và lợi nhuận, doanh nghiệp cần xác định cách biểu đạt lợi nhuận và mức sinh lời tối ưu cho sản phẩm Việc định giá sản phẩm và dịch vụ cũng cần phải hiệu quả trong bối cảnh thị trường cạnh tranh Tuy nhiên, kế toán một mình không thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu này Do đó, bộ phận kế toán cần kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các quyết định liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Để hiểu rõ tầm quan trọng của kế toán quản trị trong doanh nghiệp, cần thiết phải thành lập một bộ phận kế toán quản trị trong công ty Bộ phận này sẽ cung cấp thông tin quan trọng cho quá trình xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá kế hoạch, từ đó giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Bộ phận quản trị sử dụng thông tin từ kế toán tài chính và các phòng ban khác như phòng kinh doanh để lựa chọn và cung cấp thông tin phù hợp Điều này giúp các nhà quản trị cân nhắc và lựa chọn phương án kinh doanh thích hợp, từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng và kịp thời.
3.3.2 Hạch toán chứng từ ban đầu
Hạch toán chứng từ ban đầu là quá trình ghi chép và giám sát các nghiệp vụ kinh tế trong hoạt động kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong hạch toán tổng hợp và chi tiết Tuy nhiên, một số công ty thường ghi nhận chứng từ sai thời điểm do sự luân chuyển giữa các bộ phận hoặc thói quen của kế toán viên Để cải thiện công tác hạch toán chứng từ ban đầu, cần áp dụng một số giải pháp hiệu quả.
Để nâng cao sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty với bộ phận kế toán, cần đảm bảo rằng các chứng từ kế toán như hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu thu được luân chuyển linh hoạt Điều này giúp kế toán ghi chép và phản ánh thông tin kịp thời Bộ phận kế toán cần thường xuyên kiểm tra, xem xét và nhắc nhở các phòng ban khác về việc hạch toán hóa đơn và chứng từ để tránh tình trạng chậm trễ trong việc ghi nhận.
Bỏ thói quen tập hợp các khoản chi phí và doanh thu không thường xuyên vào cuối tháng để hạch toán, vì điều này vi phạm nguyên tắc kế toán và dễ gây nhầm lẫn, sai sót Kế toán cần hạch toán ngay những khoản doanh thu và chi phí này để đảm bảo tính chính xác và đúng đắn trong công tác kế toán.
Vào thứ ba, việc sắp xếp và lưu trữ các chứng từ hóa đơn kế toán cần được thực hiện một cách khoa học Điều này giúp phản ánh kịp thời các nghiệp vụ bán hàng và tăng cường công tác luân chuyển chứng từ gốc Khi các chứng từ này được đưa về văn phòng, cần phân loại chúng theo từng nội dung và đối tượng để thuận tiện cho việc theo dõi và đối chiếu.
Sổ sách kế toán là công cụ thiết yếu giúp kế toán ghi chép và phản ánh thông tin một cách hệ thống Công ty cổ phần GNVT thương mại quốc tế T&T đã có hệ thống sổ sách tương đối hoàn thiện, nhưng nên mở thêm sổ Nhật ký thu tiền và chi tiền Hiện tại, công ty chỉ sử dụng sổ Nhật ký chung mà không có sổ Nhật ký đặc biệt, dẫn đến việc ghi chép trở nên dày đặc và khó tra cứu Với tần suất thu chi ngày càng gia tăng, việc mở sổ nhật ký đặc biệt sẽ giúp công ty theo dõi dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm tra.
3.3.4 Hoàn thiện công tác kế toán quản trị
Kế toán quản trị là một bộ phận thiết yếu trong lĩnh vực kế toán, cung cấp thông tin chuyên biệt cho các nhà quản trị về nguồn lực hiện có của doanh nghiệp Thông tin này giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn và đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành, kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Cần phải hoàn thiện việc tổ chức kế toán quản trị theo những nội dụng sau:
1) Kế toán quản trị bán hàng và kết quả kinh doanh
2) Kế toán dự toán sản xuất kinh doanh
3) Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lƣợng và lợi nhuận