LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Khái quát hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Hoạt động kinh doanh thương mại là một phần thiết yếu trong nền kinh tế, liên quan đến việc lưu thông và phân phối hàng hóa trên thị trường quốc gia và quốc tế Trong bối cảnh kinh tế thị trường, sự tồn tại của doanh nghiệp thương mại là cần thiết, đặc biệt khi người sản xuất và người tiêu dùng không trực tiếp gặp nhau Hàng hóa trong thương mại bao gồm cả vật tư và sản phẩm có hình thái vật chất lẫn phi vật chất, được doanh nghiệp mua vào với mục đích bán ra.
Hoạt động kinh doanh thương mại chủ yếu bao gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng Do đó, kế toán trong doanh nghiệp thương mại chỉ tập trung vào giai đoạn mua hàng, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, không bao gồm các bước tập hợp chi phí sản xuất Các đối tượng kinh doanh thương mại được phân loại theo từng ngành hàng, bao gồm hàng vật tư, thiết bị, hàng lương thực, thực phẩm chế biến và hàng công nghệ phẩm tiêu dùng.
Kinh doanh thương mại là một lĩnh vực hấp dẫn, thu hút sự đầu tư về trí lực và tài chính nhằm tạo ra lợi nhuận Đặc trưng của kinh doanh thương mại là quy luật vận động của hàng hóa từ nơi có giá thấp đến nơi có giá cao, đồng thời áp dụng nguyên tắc mua rẻ bán đắt Hơn nữa, kinh doanh thương mại còn thể hiện mối quan hệ giữa người bán và người mua, nơi người có hàng hóa cung cấp cho người cần Điều này không chỉ thúc đẩy sự phát triển của sản xuất hàng hóa mà còn tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển bền vững.
1.1.1 Khái niệm bán hàng và kết quả bán hàng
Bán hàng là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, đi kèm với việc chuyển giao lợi ích và rủi ro cho khách hàng, đồng thời khách hàng thực hiện thanh toán Đối với doanh nghiệp thương mại, bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh, thể hiện giá trị của hàng hóa.
Trong kinh doanh, hàng hóa đóng vai trò quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và giá thành hợp lý giúp doanh nghiệp nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường và mang lại lợi nhuận cao.
Kết quả hoạt động bán hàng là thành quả cuối cùng của các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định Nó được xác định bằng cách tính toán chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Đây là chỉ tiêu kinh tế quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.2 Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán a) Phương thức bán hàng
Hàng hóa được tiêu thụ qua nhiều phương thức bán hàng đa dạng như bán buôn, bán lẻ và bán qua đại lý Mỗi phương thức này lại bao gồm nhiều hình thức bán khác nhau, chẳng hạn như bán hàng trực tiếp, chuyển hàng qua dịch vụ vận tải, và bán hàng chờ chấp nhận.
Bán buôn là phương thức kinh doanh chủ yếu của các doanh nghiệp thương mại, trong đó hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông và chưa được đưa vào tiêu dùng, do đó giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện Hàng hóa thường được bán theo lô hoặc với số lượng lớn, với giá cả biến động tùy thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán Trong bán buôn, có hai phương thức chính thường được áp dụng.
Bán buôn qua kho là phương thức kinh doanh trong đó hàng hóa được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Hình thức này có thể được thực hiện theo hai cách khác nhau, giúp tối ưu hóa quy trình phân phối và quản lý hàng tồn kho.
- Bán buôn qua kho trực tiếp
Theo hình thức này, bên mua sẽ nhận hàng trực tiếp tại kho của bên bán Khi bên mua đã nhận đủ hàng và thực hiện thanh toán hoặc đồng ý với hình thức thanh toán, hàng hóa sẽ được coi là đã tiêu thụ.
- Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng
Theo hình thức này, dựa trên hợp đồng đã ký hoặc đơn đặt hàng, doanh nghiệp thương mại (DNTM) sẽ xuất kho hàng hóa và chuyển đến kho của người mua hoặc địa điểm mà bên mua đã chỉ định trong hợp đồng Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của DNTM cho đến khi bên mua kiểm nhận và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng là hình thức mà doanh nghiệp sau khi mua hàng sẽ không đưa hàng về kho mà chuyển thẳng cho bên mua Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức khác nhau.
Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp là quá trình mà doanh nghiệp thương mại (DNTM) sau khi mua hàng sẽ giao ngay cho bên mua tại kho của người bán Sau khi bên mua nhận hàng và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, hàng hóa sẽ được xác định là đã tiêu thụ.
- Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng:
Sau khi thực hiện giao dịch mua hàng, doanh nghiệp thương mại (DNTM) sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa đến địa điểm đã thỏa thuận với bên mua Trong suốt quá trình này, quyền sở hữu hàng hóa vẫn thuộc về DNTM cho đến khi bên mua thực hiện việc kiểm nhận hoặc chấp nhận thanh toán.
Ngoài hai hình thức bán buôn vận chuyển thẳng với vấn đề thanh toán, còn có trường hợp doanh nghiệp thương mại (DNTM) không tham gia vào quá trình thanh toán mà chỉ đóng vai trò là môi giới giữa người mua và người bán để nhận hoa hồng.
Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
1.2.1.1.Kế toán doanh thu bán hàng a) Khái niệm, điều kiện và nguyên tắc ghi nhận doanh thu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, góp phần tăng cường vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
* Điều kiện ghi nhận doanh thu
Việc ghi nhận doanh thu phải tuân thủ Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14, chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định.
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa hoặc sản phẩm cho người mua
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định đƣợc các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
* Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
Kế toán doanh thu đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu tính chính xác, đầy đủ và hợp pháp Điều này không chỉ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính mà còn liên quan đến các nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước Do đó, việc ghi nhận doanh thu cần tuân thủ một số nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch.
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi đáp ứng các điều kiện theo chuẩn mực “Doanh thu và thu nhập khác” liên quan đến doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ, tiền lãi và lợi nhuận chia Nếu không thỏa mãn các điều kiện này, doanh thu sẽ không được hạch toán.
Trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa, dịch vụ tương tự về bản chất thì không đƣợc ghi nhận doanh thu
Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả và lập báo cáo tài chính chính xác, cần theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu theo từng mặt hàng và ngành hàng Việc này bao gồm việc ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu thuần cho từng mặt hàng.
Theo nguyên tắc dồn tích, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến doanh thu cần được ghi sổ kế toán ngay khi phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền Báo cáo tài chính phải phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và dự báo tương lai.
Theo nguyên tắc phù hợp, doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch cần được ghi nhận đồng thời trong cùng một năm tài chính Điều này có nghĩa là khi ghi nhận doanh thu, cần phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.
Theo nguyên tắc thận trọng, kế toán doanh thu chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng rõ ràng về khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch Điều này đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong báo cáo tài chính.
Hợp đồng mua bán, bảng báo giá khách hàng, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường, bảng kê bán hàng, phiếu thu và giấy báo có của ngân hàng là những tài liệu quan trọng trong quản lý tài chính Ngoài ra, việc sử dụng tài khoản kế toán đúng cách cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc theo dõi và kiểm soát các giao dịch tài chính.
Tài khoản sử dụng chính: TK 511
Các tài khoản có liên quan: TK 3331, 111, 112, 131, 156
* TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Là số tiền doanh nghiệp thu đƣợc từ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng
TK này có các TK cấp 2 sau:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá
TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tƣ
TK 511 cuối kỳ không có số dƣ
TK này cuối kỳ không có số dƣ d) Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng
- Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp
- Số thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp, nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
- Các khoản chiết khấu thương mại, doanh thu bán hàng bị trả lại và các khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ
- Số doanh thu thuần đƣợc kết chuyển vào
Tk 911 để xác định KQKD
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ, lao vụ của doanh nghiệp trong kỳ
(1): Các khoản thuế tính trừ vào doanh thu
(2): Khoản chiết khấu kết chuyển
(3): Hàng bán bị trả lại kết chuyển
(4): Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển
(5): Doanh thu bán hàng đã thu tiền
(6): Doanh thu đƣợc chuyển thẳng để trả nợ
(7): Trả lương, thưởng bằng thành phẩm
(8): Doanh thu bán hàng chƣa thu tiền
(9): Doanh thu bán hàng (trao đổi hàng)
(10): Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh
1.2.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu a) Nội dung các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu là tổng số tiền giảm trừ cho người mua hàng, được tính vào doanh thu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Những khoản này bao gồm chiết khấu thương mại (CKTM), giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế nộp theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu.
Chiết khấu thương mại là khoản giảm giá mà doanh nghiệp áp dụng cho người mua hàng, đặc biệt là khi mua với số lượng lớn Khoản chiết khấu này được ghi rõ trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết liên quan, nhằm khuyến khích người mua và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ mà doanh nghiệp (bên bán) chấp nhận trên giá đã thỏa thuận trong hóa đơn, thường do hàng hóa không đạt chất lượng, không đúng quy cách hoặc không đúng thời hạn như đã ghi trong hợp đồng.
- Hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lƣợng hàng bán đã xác định tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán
Thuế xuất khẩu là loại thuế áp dụng cho tất cả hàng hóa và dịch vụ khi được xuất khẩu ra khỏi lãnh thổ Việt Nam Đối tượng phải nộp thuế này bao gồm tất cả các đơn vị kinh tế, bất kể là xuất khẩu trực tiếp hay thông qua hình thức ủy thác.
Thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) là loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp khi tiêu thụ các hàng hóa đặc biệt nằm trong danh mục hàng hóa chịu thuế này.
Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp được xác định bằng cách nhân giá trị gia tăng của hàng hóa dịch vụ với thuế suất GTGT Giá trị gia tăng được tính bằng chênh lệch giữa giá thanh toán của hàng hóa dịch vụ bán ra và giá thanh toán của hàng hóa dịch vụ mua vào tương ứng.
Kế toán xác định kết quả bán hàng
Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa Doanh thu bán hàng với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong đó: b) Chứng từ sử dụng
Để ghi nhận kết quả từ hoạt động bán hàng, kế toán cần sử dụng các chứng từ như hóa đơn GTGT, chứng từ thuế, báo cáo bán hàng, phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng, các chứng từ trả tiền hàng, phiếu xuất kho và bảng kê thanh toán hàng đại lý ký gửi Các tài khoản chủ yếu sẽ được sử dụng để phản ánh kết quả này.
* TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh: TK này dùng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ
TK này cuối kỳ không có số dƣ
TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối phản ánh kết quả hoạt động sau thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình phân phối lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của doanh nghiệp.
DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
= DT về bán hàng và cung cấp dịch vụ -
Các khoản giảm trừ doanh thu
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ
- Chi phí tài chính và các khoản chi hoạt động khác
- Doanh thu thuần về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ
- DT hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác
Kết quả từ hoạt động bán hàng
DTT về bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 421 có hai tài khoản cấp 2:
TK 4211 - Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
TK 4212 - Lợi nhuận chƣa phân phối năm nay
TK 421 d) Trình tự hạch toán:
Sơ đồ 1.6 Kế toán tổng hợp xác định kết quả kinh doanh
(1): Kết chuyển giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ
(2): Kết chuyển chi phí tài chính và chi phí khác phát sinh trong kỳ
(3): Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ
(4): Kết chuyển chi phí thuế TNDN hiện hành phát sinh trong kỳ
- Số lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ
- Phân phối các khoản lãi
- Số lãi về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Số lãi được cấp dưới nộp, số lỗ được cấp trên bù
- Xử lỹ các khoản lỗ từ hoạt động kinh doanh
Dƣ nợ: các khoản lỗ chƣa xử lý Dƣ có: số lãi chƣa phân phối
(5): Cuối kỳ, kết chuyển lãi
(6): Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần phát sinh trong kỳ
(7): Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác phát sinh trong kỳ
(8): Cuối kỳ, kết chuyển lỗ
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hình thức sổ kế toán là hệ thống ghi chép có trật tự, thể hiện mối quan hệ đối chiếu giữa các sổ trong hệ thống Mỗi đơn vị kế toán cần xây dựng một hệ thống sổ kế toán riêng cho từng kỳ kế toán năm, và phải tuân thủ theo hệ thống sổ đã được quy định.
Bộ Tài Chính quy định rằng kế toán trưởng cần lựa chọn hệ thống sổ kế toán phù hợp với quy mô hoạt động và trình độ của đơn vị Các hình thức kế toán có thể bao gồm nhật ký sổ cái, nhật ký chung, chứng từ ghi sổ và nhật ký chứng từ Đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính chính xác.
1.4.1 Hình thức nhật ký sổ cái Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, cần xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái Mỗi chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được ghi trên một dòng ở cả hai phần này Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho các chứng từ cùng loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, thường phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày Sau khi ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, các chứng từ này sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ chi tiết, tiến hành cộng số liệu phát sinh để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và tháng hiện tại, kế toán tính toán số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng Từ số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng, kế toán xác định số dư cuối tháng cho từng tài khoản Khi kiểm tra, số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái cần đảm bảo các yêu cầu chính xác và nhất quán.
Tổng số tiền của cột “Phát sinh” ở phần Nhật ký
= Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các TK
Có của tất cả các TK
Tổng số dư nợ của các tài khoản phải bằng tổng số dư có của các tài khoản Các sổ và thẻ kế toán chi tiết cần được khóa sổ để tổng hợp số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính toán số dư cuối tháng cho từng đối tượng Dựa trên số liệu khóa sổ, lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trong "Bảng tổng hợp chi tiết" cần được đối chiếu với số phát sinh nợ và số phát sinh có.
Số dƣ cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệu trên Nhật ký -
Sau khi khóa sổ, Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
1.4.2 Hình thức Nhật ký chung
Hàng ngày, các chứng từ đã kiểm tra được sử dụng làm căn cứ ghi sổ Đầu tiên, nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó dữ liệu từ sổ này sẽ được chuyển vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có sổ, thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan cùng lúc với việc ghi sổ Nhật ký chung.
Khi đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ làm căn cứ Định kỳ, tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ, có thể tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký đặc biệt sau 3, 5, 10 ngày hoặc vào cuối tháng để ghi vào các tài khoản liên quan.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính cần phải chính xác và phù hợp với Sổ Cái, sau khi đã loại trừ các số liệu trùng lặp phát sinh từ những nghiệp vụ ghi nhận đồng thời trong sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, quý, hoặc năm, cần tổng hợp số liệu từ Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính Nguyên tắc quan trọng là tổng số phát sinh Nợ và Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải khớp với tổng số phát sinh Nợ và Có trên sổ Nhật ký chung, hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp.
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
1.4.3 Hình thức chứng từ ghi sổ Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Sổ,thẻ kế toán chi tiết
Sổ Nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại với nội dung kinh tế tương tự Chứng từ này được đánh số liên tục theo tháng hoặc năm và kèm theo chứng từ kế toán liên quan, cần được kế toán trưởng phê duyệt trước khi ghi vào sổ kế toán Hình thức kế toán của chứng từ ghi sổ bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau.
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ, làm cơ sở ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau đó được ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và tiếp tục được sử dụng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán này cũng được dùng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cần khoá sổ để tổng hợp số tiền từ các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong tháng Việc này được thực hiện trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, từ đó tính toán tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái.
Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUỐC TẾ HOÀNG MINH
Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Quốc tế Hoàng Minh
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Quốc tế Hoàng Minh được thành lập vào ngày 08/05/2013, theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUỐC TẾ HOÀNG MINH
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Quốc tế Hoàng Minh có trụ sở tại Nhà A2, Lô 1, Khu tập thể T579 Bộ Tư lệnh Thông tin, phường Ô Chợ Dừa, quận Đống Đa, Hà Nội Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ qua số điện thoại 0422488686.
Email: cskh.hoangminhvpp@gmail.com
Mở tại: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại Thương Việt Nam
+ Buôn bán văn phòng phẩm
+ Bán buôn, bán lẻ các thiết bị máy in, máy tính, cung cấp các dịch vụ sửa chữa máy in, máy tính
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Quốc tế Hoàng Quân được thành lập vào thời gian đầu, và đến ngày 28/09/2015, công ty đã chính thức đổi tên thành Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Quốc tế Hoàng Minh.
Năm 2013-2014, việc thành lập công ty là một quyết định táo bạo trong bối cảnh nền kinh tế bất ổn Công ty vừa bắt đầu hoạt động đã phải đối mặt với nhiều khó khăn, áp lực từ đội ngũ quản lý còn non trẻ và cơ sở vật chất hạn chế Đến cuối năm 2013-2014, công ty mới đi vào quy củ.
Từ năm 2014-2015, công ty bắt đầu ổn định và có những tiến triển tích cực, mặc dù vẫn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng do mới thành lập Ban lãnh đạo nhận thức rằng, trong lĩnh vực thương mại, chất lượng và uy tín trong quan hệ với khách hàng là yếu tố sống còn để phát triển Nhờ sự nỗ lực không ngừng của toàn thể nhân viên, công ty đã thiết lập được mối liên kết với các cửa hàng văn phòng phẩm như ở 234 Tây Sơn - Đống Đa, văn phòng phẩm Hồng Linh và văn phòng phẩm Mai.
Hà, văn phòng phẩm Kim Anh, văn phòng phẩm Hải Anh
Từ năm 2015-2016, nhờ uy tín từ khách hàng, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng thuận lợi và mở rộng ra nhiều mặt hàng, dịch vụ Công ty đã nắm bắt nhu cầu thị trường và mở rộng thị trường quanh khu vực Hà Nội cùng một số tỉnh thành, kết thúc năm 2015 với bước tiến đáng kể Trong ba năm tới, công ty dự định mở rộng thị trường, khẳng định thương hiệu uy tín chất lượng, mở thêm nhiều cơ sở mới không chỉ ở miền Bắc mà còn vào miền Nam và miền Trung, đồng thời tuyển thêm nhân lực mới để phát triển và nâng cao sự nhận diện thương hiệu.
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Quốc tế Hoàng Minh cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, coi sự hài lòng của khách hàng là thước đo thành công Chúng tôi đảm bảo cung cấp dịch vụ nhanh nhất và trong thời gian ngắn nhất đến tay khách hàng.
2.1.2 Đặc điểm về hàng hóa của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Quốc tế Hoàng Minh
2.1.2.1 Đặc điểm về hàng hóa, hoạt động kinh doanh của Công ty
Công ty chuyên cung cấp đồ dùng và thiết bị văn phòng phẩm với khoảng 600 sản phẩm đa dạng như máy in, máy fax, máy tính, máy hủy giấy, máy đóng sách, tủ tài liệu, giấy, bút và mực các loại Đến nay, công ty đã thiết lập mối quan hệ hợp tác với nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước.
Công ty phục vụ hai loại khách hàng chính: khách hàng thường xuyên và khách hàng không thường xuyên Khách hàng thường xuyên chủ yếu là các công ty trong lĩnh vực in ấn, bao gồm các doanh nghiệp mua máy móc, mực in, và các cửa hàng photocopy tại Hà Nội và các tỉnh lân cận Ngược lại, khách hàng không thường xuyên gồm cá nhân mua lẻ văn phòng phẩm và những người cần dịch vụ sửa chữa máy móc Đối với khách hàng không thường xuyên hoặc khách hàng thường xuyên có dư nợ nhỏ, công ty thực hiện hình thức bán hàng thu tiền ngay Trong khi đó, khách hàng thường xuyên với số lượng nhập hàng lớn sẽ được phép trả chậm theo thời gian quy định.
Bảng 2 1 Danh mục một số hàng hóa nhập khẩu chủ yếu của Công ty
STT Tên mặt hàng Xuất xứ
1 Mực in Canon Nhật Bản
2 Bút chì kim Nhật Penten A255 Nhật Bản
3 Bộ trống Canon 2900 Trung Quốc
4 Bộ trống gạt 05A- HP PRO 400/2035 Trung Quốc
5 Bộ tiếp mực in CN 6770 Đài Loan
6 Đầu in CN 6770 Đài Loan
7 Bút bi nến Joyko Nhật Bản
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
Bảng 2.2 Danh mục một số khách hàng chủ yếu của công ty
STT Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế
1 Công Ty TNHH Xử Lý
Số 14 -64/67 Phố Thái Thịnh , Phường Thịnh Quang , Quận Đống Đa, TP.Hà Nội
169K1B - Phường Phú Diễn - Quận Bắc Từ Liêm - Thành Phố
3 Công Ty Cổ Phần Gsc
B7 - TT3 - Bắc Linh Đàm - Phường Đại Kim - Quận Hoàng Mai - Hà Nội
4 Công Ty Cổ Phần Dịch
Số 3 , Phố Đội Cung , Phường Lê Đại Hành, Quận Hai Bà Trƣng, Thành Phố Hà Nội
Số 11 Xã Đàn - Đống Đa - Hà Nội
Số 100 , tổ 13 , Phường Khương Trung , Quận Thanh Xuân , TP.Hà Nội
7 Công Ty CP TVTK Cầu Đường
278 Tôn Đức Thắng - Đống Đa -
8 Viện khoa học hình sự 85 Nguyễn Tuân
23 LK5 Khu đo thị văn khê hà đông
10 Công Ty TNHH Cơ Khí
Số 16N3,ngõ 90 Đường Nguyễn Tuân,P.ThanhXuânTrung,Q.Thanh Xuân,TP.HN
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty)
2.1.2.2 Một số kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Bảng 2.3 Kết quả kinh doanh của công ty qua các năm gần đây
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.337.663.250 6.446.277.347 8.795.236.442 Các khoản giảm trừ doanh thu 215.442.679 347.228.686 398.121.432
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu hoạt động tài chính _ 47.128.330 70.546.898
Chi phí hoạt động tài chính _ _ _
Chi phí quản lý doanh nghiệp 300.567.990 447.020.980 506.023.898 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 486.689.123 1.333.111.355 2.280.556.467
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty năm 2014, 2015, 2016)
Dựa trên số liệu từ bảng, có thể nhận thấy Công ty đang phát triển mạnh mẽ với kết quả kinh doanh tích cực Doanh thu của công ty liên tục tăng qua các năm, cụ thể năm 2015 tăng 48,61% so với năm 2014, đạt 2.108.614.097 đồng, và năm 2016 tăng 36,44% so với năm 2015, đạt 2.348.959.095 đồng Sự gia tăng doanh thu này là tín hiệu tích cực, cho thấy công ty đang thực hiện các biện pháp hiệu quả để thúc đẩy hoạt động kinh doanh và kích thích tiêu thụ sản phẩm, từ đó tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần có tiềm năng mạnh mẽ cùng với một cơ cấu quản lý chặt chẽ Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hiệu quả và bền vững trong hoạt động kinh doanh.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy Công ty
* Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy
Giám đốc Trần Anh Quân là người giữ vị trí cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm pháp lý và hiệu quả kinh doanh Ông tiếp nhận ý kiến sáng tạo từ cấp dưới, duy trì cái nhìn bao quát và theo dõi mọi hoạt động một cách khách quan Đồng thời, Giám đốc cũng tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên.
Bộ phận kho: Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng, theo dõi hàng tồn kho, sắp xếp và đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho
Phòng kinh doanh là bộ phận quan trọng, quyết định tiến độ hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường và ý kiến khách hàng để xây dựng uy tín Phòng này liên tục đưa ra đơn đặt hàng và theo dõi thực hiện hợp đồng, tạo áp lực cho khách hàng thực hiện nghĩa vụ Đồng thời, phòng cũng kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa nhập xuất theo đơn hàng Ngoài ra, phòng kinh doanh đề xuất phương hướng hoạt động và biện pháp khắc phục khó khăn, nhằm phát huy điểm mạnh và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và ghi chép tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty Ngoài ra, phòng kế toán còn có trách nhiệm quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn tài chính và tài sản của doanh nghiệp.
Bộ phận kho Phòng kế toán
Phòng kỹ thuật và hỗ trợ khách hàng
Công ty thực hiện lập kế hoạch và phân tích tình hình tài chính, đồng thời hoạch toán tổng hợp các khoản công nợ, doanh thu và nộp ngân sách nhà nước định kỳ để báo cáo lên Ban Giám đốc, nhằm nâng cao hiệu quả nguồn vốn kinh doanh và đảm bảo thực hiện tốt thu chi tài chính Kế toán cần kiểm tra, đối chiếu sổ sách và số liệu một cách nhanh chóng, chính xác, và tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời theo dõi tình hình nhân sự, chấm công và tri trả lương Ngoài ra, kế toán còn có trách nhiệm kiến nghị với Giám đốc về hình thức khen thưởng cho cá nhân có thành tích xuất sắc và xử lý các vi phạm nội quy của Công ty.
Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty
2.2.1 Phương thức bán hàng-thu tiền và chính sách bán hàng của công ty 2.2.1.1 Quá trình bán hàng và phương thức bán hàng
Quá trình bán hàng, tiêu thụ chia làm 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng kinh tế
Nhân viên kinh doanh của Công ty cần bắt đầu bằng việc tiếp cận khách hàng, giới thiệu sản phẩm và Công ty, đồng thời cung cấp báo giá cùng các khoản chiết khấu có thể áp dụng Sau khi các thỏa thuận được thống nhất, hai bên sẽ ký kết hợp đồng mua bán với Giám đốc đại diện cho bên bán.
Giai đoạn 2: Thực hiện hợp đồng
Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm duy trì liên lạc với khách hàng trong khu vực phụ trách, thực hiện việc lấy đơn hàng, thông báo các chương trình khuyến mại, đối chiếu công nợ và thu hồi nợ Họ sẽ gửi thông tin đơn hàng cho kế toán nội bộ để lập hóa đơn bán hàng dựa trên lệnh xuất hàng đã được Ban Giám đốc phê duyệt Thủ kho sẽ tiến hành xuất hàng theo phiếu xuất do kế toán lập Đối với khách hàng ở xa, ngoài địa bàn Hà Nội, sẽ có thỏa thuận về cước vận chuyển với công ty vận chuyển.
Công ty áp dụng phương thức thu tiền ngay cho khách hàng không thường xuyên, trong khi khách hàng thường xuyên có thể được bán hàng theo hình thức trả chậm Tình hình công nợ của từng khách hàng được theo dõi chi tiết, với việc cộng hoặc trừ sau mỗi lần nhập hàng hoặc thanh toán.
Hiện nay Công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng chủ yếu là:
Phương thức bán buôn là hình thức chiếm tỷ trọng lớn nhất trong doanh thu của công ty, khi mà các khách hàng lớn thường liên hệ để đặt hàng với số lượng lớn nhằm bán lại cho người tiêu dùng.
Trang web của công ty luôn được cập nhật thông tin sản phẩm và giá cả một cách thường xuyên, giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn và đặt mua với số lượng lớn.
Khách hàng có thể mua hàng lẻ trực tiếp tại văn phòng đại diện của công ty hoặc thông qua trang web của công ty, giúp thuận tiện cho việc mua sắm.
Phương thức bán hàng qua điện thoại đang trở nên phổ biến, khi nhiều khách hàng tìm kiếm thông tin sản phẩm trên internet và sau đó liên hệ với công ty để đặt hàng Nhân viên công ty sẽ cung cấp đầy đủ thông số kỹ thuật, cũng như ưu điểm và nhược điểm của sản phẩm cho khách hàng Khi khách hàng đồng ý mua, công ty sẽ tổ chức giao hàng và thu tiền mặt cho khách hàng ở trong tỉnh và các tỉnh lân cận Đối với khách hàng ở xa, công ty yêu cầu chuyển khoản trước, và sẽ tiến hành gửi hàng qua dịch vụ chuyển phát nhanh ngay khi nhận được thanh toán.
Doanh thu bán hàng của công ty gồm doanh thu từ:
+ Doanh thu văn phòng phẩm các loại
+ Doanh thu từ sửa chữa, cung cấp thiết bị, linh kiện điện tử nhƣ máy in, máy tính
Tùy thuộc vào mối quan hệ mua bán và đặc điểm của từng khách hàng, doanh nghiệp sẽ áp dụng các phương thức thanh toán phù hợp như tiền mặt, chuyển khoản, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu hoặc trả chậm Chính sách thanh toán của công ty rất đa dạng và được xác định dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế giữa hai bên Trong đó, phương thức thanh toán phổ biến nhất là tiền mặt và chuyển khoản theo hợp đồng đã ký kết.
Khách hàng có thể thanh toán bằng 1 trong 2 hình thức sau:
Hình thức thanh toán ngay yêu cầu khách hàng thanh toán tiền cho doanh nghiệp ngay khi nhận hàng hóa Công ty áp dụng hai phương thức thanh toán: nếu giá trị đơn hàng dưới 20.000.000 đồng, khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt; đối với đơn hàng trên 20.000.000 đồng, khách hàng sẽ thực hiện chuyển khoản để thanh toán.
Hình thức trả chậm cho phép hàng hoá được xuất kho và ghi nhận là doanh thu ngay khi tiêu thụ Công ty và khách hàng sẽ thỏa thuận về thời gian thanh toán, thường là từ 6-10 ngày kể từ ngày xuất kho Phương thức này thường áp dụng cho khách hàng quen thuộc và có khối lượng mua lớn.
2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Quốc tế Hoàng Minh chuyên cung cấp các mặt hàng văn phòng phẩm qua nhiều kênh phân phối, bao gồm bán lẻ trực tiếp, bán hàng trực tuyến và bán buôn cho các đại lý.
Tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Quốc tế Hoàng Minh, kế toán sử dụng Hoá đơn giá trị gia tăng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng vào phần mềm kế toán Phần mềm này tự động cập nhật vào Sổ chi tiết bán hàng, Sổ cái tài khoản 511, Bảng Cân đối số phát sinh và lập Báo cáo tài chính.
2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng của công ty phụ thuộc vào giá bán hàng hóa, mà giá này lại chịu ảnh hưởng từ ba yếu tố chính: giá trị hàng hóa mua vào, giá cả thị trường và sự thỏa thuận giữa các bên qua hợp đồng kinh tế Giá bán cần phải đảm bảo lợi ích cho cả hai bên và linh hoạt theo tình hình thị trường tại từng thời điểm cụ thể Công ty luôn theo dõi và cập nhật sự biến động của thị trường để duy trì lợi ích kinh tế và nâng cao uy tín với khách hàng.
Theo khảo sát thực tế tại công ty, doanh thu từ bán hàng hóa chịu thuế GTGT được công ty nộp theo phương pháp khấu trừ Do đó, doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền thu được, không bao gồm thuế GTGT a) Chứng từ sử dụng.
Phiếu xuất kho, phiếu thu, séc chuyển khoản và giấy báo có của ngân hàng là những chứng từ quan trọng trong kế toán Để ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản TK 511, đại diện cho doanh thu bán hàng Quy trình kế toán doanh thu bán hàng bao gồm các bước cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận doanh thu.
Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Quốc tế Hoàng Minh
Hơn 4 năm hoạt động, Công ty đã trải qua những giai đoạn khó khăn của thời kỳ mới thành lập, những bước thăng trầm và nhiều biến động của thị trường Tuy nhiên, với sự định hướng kinh doanh hợp lý và mục tiêu nỗ lực phấn đấu vì sự phát triển chung, trong quá trình hoạt động nhiều năm qua thì Công ty đã khẳng định đƣợc vị trí, năng lực cũng nhƣ uy tín trong lĩnh vực kinh doanh của mình Có đƣợc kết quả này là nhờ việc tìm kiếm, mở rộng khách hàng, thị trường tiêu thụ, đồng thời có các biện pháp thỏa đáng đối với khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa Ngoài ra, đó cũng là nhờ sự cố gắng nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo cũng nhƣ từng cán bộ công nhân viên trong công ty và sự kết hợp giữa các phòng ban trong quá trình kinh doanh Trong đó không thể không nhắc tới phòng kế toán với bộ máy kế toán đƣợc tổ chức hợp lý cùng đội ngũ cán bộ có chuyên môn vững chắc
Công ty chưa chú trọng đến việc bán hàng và đánh giá kết quả kinh doanh từ góc độ kế toán quản trị, dẫn đến việc chưa lập dự toán doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý Hiện tại, công ty chỉ thực hiện báo cáo tài chính theo phương pháp kế toán tài chính, mà chưa có báo cáo bộ phận hay báo cáo kết quả kinh doanh phục vụ cho quản lý và các bên liên quan.
Qua quá trình tìm hiểu tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Quốc tế Hoàng Minh, tôi xin đưa ra một số nhận xét về công tác bán hàng và cách xác định kết quả bán hàng của công ty.
2.3.1 Những ưu điểm trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quá bán hàng tại Công ty
Thứ nhất, về hình thức tổ chức công tác kế toán
Là một doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực thương mại, công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và nguồn nhân lực hiện có Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, tương thích với trình độ chuyên môn của từng kế toán viên Sử dụng phần mềm MISA, công ty đã cải thiện tốc độ xử lý thông tin, đáp ứng nhanh chóng yêu cầu quản lý, nâng cao năng suất lao động kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác đối chiếu số liệu, cập nhật, in ấn và lưu trữ tài liệu kế toán, giúp giảm thiểu đáng kể khối lượng công việc kế toán.
Thứ hai, về chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng
Công ty đã tuân thủ tốt các quy định của Bộ Tài chính về hóa đơn và chứng từ, xây dựng hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với công tác kế toán, đặc biệt là kế toán mua, bán hàng hóa Các mẫu chứng từ như phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT được sử dụng hiệu quả Công tác lập và luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học, giúp nâng cao hiệu quả kiểm tra và đảm bảo sự đối chiếu giữa các bộ phận Tất cả chứng từ kế toán đều được kiểm tra tính hợp lệ và phân loại trước khi sử dụng.
Thứ ba, về hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán
Sổ công ty được áp dụng theo hình thức Nhật ký chung, một phương pháp đơn giản và hợp lý cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên Hình thức này giúp quản lý hiệu quả và chặt chẽ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu với các chứng từ gốc.
Hệ thống sổ sách của công ty được thiết lập theo chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo quy trình luân chuyển thông tin nhanh chóng và kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Thứ tư, về phương pháp kế toán
Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo hình thức kê khai thường xuyên, giúp theo dõi liên tục tình hình biến động hàng hóa Phương pháp này không chỉ phản ánh chính xác giá trị hàng hóa mà còn nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
Thứ năm, về công tác thực hiện bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Công tác kế toán bán hàng tại công ty được thực hiện hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kinh doanh và phản ánh chính xác tình hình bán hàng, doanh thu, giá vốn, thuế GTGT, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Hệ thống mã hóa hàng hóa cho từng sản phẩm giúp phòng kế toán và các phòng ban khác dễ dàng tra cứu và quản lý hàng hóa, giảm thiểu nhầm lẫn Ngoài ra, việc mã hóa khách hàng và nhà cung cấp cũng hỗ trợ công tác hạch toán, quản lý công nợ, từ đó đưa ra các chính sách kinh doanh phù hợp.
Thứ sáu, về ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc lưu trữ và xử lý thông tin chủ yếu diễn ra trên máy tính Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán MISA, mang lại hiệu quả cao và giảm bớt khối lượng công việc kế toán Phần mềm này cũng là công cụ quản lý thông tin hữu ích, giúp quản lý chứng từ, sổ sách và báo cáo một cách dễ dàng và hiệu quả, đặc biệt là với khối lượng chứng từ lớn cần lưu trữ.
Chương trình kế toán máy tại công ty hiện nay đã đảm bảo các nguyên tắc quan trọng, bao gồm khả năng đối chiếu dữ liệu khi nhập vào hệ thống Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán chỉ cần nhập số liệu và định khoản, phần mềm sẽ tự động cung cấp đầy đủ các sổ kế toán và báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng.
Chương trình cho phép sửa chữa sổ kế toán khi có sai sót trong chứng từ hoặc nhập liệu nhầm, nhưng chỉ người phụ trách mới có quyền thực hiện việc này Việc sửa chữa phải tuân thủ nguyên tắc kế toán, đảm bảo rằng dữ liệu có thể được nhập và thông tin được truy cập bất kỳ lúc nào khi cần thiết.
2.3.2 Những điểm còn tồn tại
Mặc dù đã đạt được nhiều ưu điểm, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vẫn tồn tại một số khuyết điểm và hạn chế Những vấn đề này cần được chú ý và khắc phục để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty cũng như tuân thủ các chế độ kế toán của Nhà nước.
Thứ nhất, về việc theo dõi và thu hồi công nợ
Để thu hút khách hàng, nhiều công ty hiện nay tổ chức các hoạt động bán hàng cho khách hàng nợ tiền Tuy nhiên, các khoản phải thu của công ty thường lớn và phức tạp, với nhiều khách hàng, bao gồm cả khách hàng quen thuộc và khách hàng mới Một số khách hàng thanh toán sớm, trong khi một số khác chiếm dụng vốn, ảnh hưởng đến vòng quay vốn trong kinh doanh Tình trạng chiếm dụng vốn đang là một thách thức lớn, khi công ty cần vốn để cung cấp hàng hóa kịp thời nhưng lại bị ứ đọng ở khoản phải thu Điều này buộc nhiều doanh nghiệp phải vay vốn, làm tăng chi phí lãi vay và ảnh hưởng đến lợi nhuận Rõ ràng, công ty cần có những biện pháp hiệu quả hơn trong việc quản lý các khoản phải thu để nhanh chóng thu hồi vốn kinh doanh.
Nếu khách hàng không thanh toán nợ đúng hạn hoặc không trả nợ vì các lý do như phá sản, bỏ trốn, thiên tai, hoặc khó khăn tạm thời, Công ty sẽ phải đối mặt với những bất lợi tài chính, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới.
Thứ hai, về công tác kế toán bán hàng
MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUỐC TẾ HOÀNG MINH
Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán bán hàng
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt giữa các công ty, việc đổi mới và học hỏi là điều cần thiết để tồn tại và phát triển Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý, giúp các công ty tìm ra giải pháp tối ưu cho hướng đi của mình.
Kế toán không chỉ đơn thuần là công việc ghi chép và tính toán tài sản, mà còn đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin, giúp quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế Bằng cách cung cấp và phân tích số liệu kế toán, kế toán hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận.
Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa giúp hạch toán trong đơn vị trở nên rõ ràng, cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhà quản lý cùng các đối tượng liên quan Dựa trên số liệu này, các quyết định kinh doanh đúng đắn được đưa ra, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh trong bối cảnh nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Các yêu cầu khi hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng:
- Tuân thủ chính sách kinh tế, tài chính của Nhà nước và chế độ kế toán hiện hành
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp phải tuân thủ sự quản lý và kiểm soát của Nhà nước thông qua pháp luật và các biện pháp hành chính Do đó, việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán cần dựa trên chế độ quản lý tài chính và kế toán hiện hành Chỉ khi đó, kế toán mới trở thành công cụ quản lý hiệu quả không chỉ trong doanh nghiệp mà còn cho Nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân.
- Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty
Trong nền kinh tế thị trường đa dạng, mỗi doanh nghiệp sở hữu những đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý riêng biệt Nhà nước thiết lập các chính sách và quy định chung áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, do đó, các doanh nghiệp cần linh hoạt áp dụng những quy định này sao cho phù hợp với điều kiện và đặc điểm cụ thể của mình.
- Phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác
Công tác kế toán có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kinh tế cho các nhà lãnh đạo, giúp họ đưa ra quyết định cho sự phát triển của doanh nghiệp Thông tin kế toán cần phải rõ ràng, dễ hiểu và tiện lợi cho việc kiểm tra, đồng thời phải đảm bảo độ chính xác cao và tính cập nhật kịp thời Trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay với sự bùng nổ thông tin và cạnh tranh khốc liệt, yêu cầu về chất lượng thông tin kế toán càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo công tác tiết kiệm, hiệu quả
Tối đa hóa lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp, với mong muốn thu hồi vốn hiệu quả nhất Mỗi nhà kinh doanh đều tìm cách sử dụng đồng vốn một cách tiết kiệm, nhằm đạt được lợi nhuận cao nhất và chi phí thấp nhất Do đó, việc xem xét tính khả thi và hiệu quả của các phương án kinh doanh là điều không thể thiếu.
Giải pháp hoàn thiện
Hoàn thiện kế toán bán hàng là yêu cầu thiết yếu cho doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy hoạt động kinh doanh Việc xác định nguyên nhân hạn chế và yêu cầu hoàn thiện kế toán bán hàng giúp công ty tuân thủ đúng các chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đồng thời phù hợp với tình hình tài chính của công ty.
Mặc dù Công ty đã đạt được nhiều thành tựu tích cực, nhưng công tác tổ chức kế toán bán hàng vẫn còn một số hạn chế chưa hợp lý và chưa tối ưu Dựa trên nghiên cứu lý luận và thực tiễn tại Công ty, tôi xin đề xuất một số ý kiến và giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty.
3.2.1 Hoàn thiện công tác theo dõi công nợ Để thu hút khách hàng, Công ty thường có những hoạt động bán hàng cho khách hàng nợ tiền Công ty căn cứ vào số lƣợng hàng mua và uy tín của khách hàng để đánh giá, từ đó đƣa ra các mức bán chịu, thời hạn thanh toán và mức chiết khấu khác nhau Vốn của công ty thường xuyên bị ứ đọng ở khoản phải thu khách hàng Việc đòi nợ khách hàng đôi lúc gặp nhiều khó khăn, thậm chí khách hàng rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán trong thời gian dài và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận thực tế của DN
Công ty cần áp dụng các biện pháp hiệu quả trong quản lý khoản phải thu để nhanh chóng thu hồi vốn kinh doanh Việc theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng trên phần mềm kế toán hiện tại chưa cung cấp thông tin cần thiết như thời hạn trả nợ và khả năng thanh toán Đối với các khoản nợ có nguy cơ trở thành nợ khó đòi, công ty nên phân tích công nợ và lập dự phòng để đảm bảo sự cân đối giữa doanh thu và chi phí Để tính toán mức dự phòng nợ khó đòi, công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của từng khách hàng và tỷ lệ nợ khó đòi Cơ sở lập dự phòng là các chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận từ khách nợ về số tiền chưa trả, bao gồm hợp đồng kinh tế và cam kết nợ Công ty nên thiết lập bảng theo dõi nợ để dễ dàng quản lý và vào cuối kỳ, căn cứ vào số nợ thực tế và thời gian quá hạn để tiến hành trích lập và xử lý các khoản nợ quá hạn.
Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là một quy trình quan trọng diễn ra vào cuối niên độ kế toán, tuân theo nguyên tắc thận trọng và tỷ lệ đã quy định Theo Thông tư 288/2009/TT-BTC ban hành ngày 7/12/2009, việc trích lập dự phòng chỉ được thực hiện khi có bằng chứng rõ ràng về khả năng thu hồi các khoản nợ, chẳng hạn như khi khách hàng gặp khó khăn tài chính nghiêm trọng, như phá sản hoặc tổn thất lớn về tài sản, dẫn đến khả năng thanh toán thấp hoặc không thể thanh toán Hơn nữa, đơn vị phải chứng minh đã thực hiện nhiều thủ tục đòi nợ nhưng vẫn không thu hồi được khoản nợ.
Mức trích lập dự phòng theo quy định:
Tỷ lệ trích các khoản nợ phải thu khó đòi nhƣ sau:
30% giá trị được áp dụng cho khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm, trong khi 50% giá trị áp dụng cho khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 1 năm đến dưới 2 năm.
70% giá trị với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 2 năm đến dưới 3 năm
100% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ trên 3 năm trở lên
Doanh nghiệp cần ước lượng mức tổn thất có thể xảy ra và thời gian nợ quá hạn của các khoản nợ, đồng thời lập dự phòng cho từng khoản nợ khó đòi, kèm theo chứng cứ xác thực cho các khoản nợ này.
Số dự phòng phải thu khó đòi được ghi nhận trên tài khoản 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi Khi thực hiện việc trích lập dự phòng này, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận các khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Nợ TK 6422: Chi phí QLDN
TK 2293 là tài khoản dùng để ghi nhận dự phòng phải thu khó đòi Khi số trích lập dự phòng phải thu trong năm nay cần giảm so với năm trước, kế toán sẽ thực hiện bút toán hoàn nhập để điều chỉnh số dư.
Nợ TK 2293: Dự phòng phải thu khó đòi
Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6422) có thể được sử dụng để xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi Khi doanh nghiệp xác định rằng khoản nợ này không thể thu hồi, kế toán sẽ sử dụng khoản dự phòng đã trích lập để thực hiện bút toán xóa sổ khoản nợ.
Nợ TK 2293: Dự phòng phải thu khó đòi
Khi có tài khoản 131 phải thu khách hàng, nếu khách hàng sau khi xóa nợ có khả năng thanh toán cho doanh nghiệp, kế toán sẽ hạch toán bằng cách ghi Nợ tài khoản 111 hoặc 112, tương ứng với việc thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Có TK 711: Thu nhập khác
Mức trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi
Nợ gốc phải thu khó đòi
Tỷ lệ phần trăm trích lập dự phòng
3.2.2 Xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Công ty chưa áp dụng hiệu quả các đòn bẩy kinh tế và biện pháp tài chính để thúc đẩy thanh toán công nợ từ khách hàng, dẫn đến việc nguồn vốn kinh doanh bị chiếm dụng lớn Để khắc phục tình trạng này, bộ phận kế toán cần thường xuyên theo dõi và kiểm tra tình hình thanh toán của từng khách hàng Hiện tại, Công ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu thương mại (CKTT), trong khi việc này có thể thúc đẩy sự quay vòng của vốn lưu động Cần phân tích các yếu tố như năng lực tài chính, dự báo nhu cầu tiêu thụ và mức độ thân thiết với khách hàng để xây dựng các chính sách chiết khấu hợp lý Mặc dù chi phí có thể tăng lên khi áp dụng các biện pháp kích thích thanh toán, nhưng điều này sẽ giúp Công ty thu hồi vốn nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro thất thu.
Khi gần đến hạn thanh toán, công ty nên gửi thông báo nợ đến khách hàng nhằm đốc thúc, nhắc nhở việc thanh toán
Điều khoản thanh toán trên hóa đơn “2/10, n/30” chỉ ra rằng thời gian thanh toán tối đa là 30 ngày, trong khi khách hàng có thể nhận chiết khấu 2% nếu thanh toán trong 10 ngày Kế toán sẽ chỉ ghi nhận giao dịch khi khách hàng thanh toán đúng hạn để được hưởng chiết khấu.
Vào ngày 02/03/2017, công ty A đã thực hiện giao dịch mua hàng từ công ty Hoàng Minh với tổng giá thanh toán 44.000.000 VNĐ (đã bao gồm VAT 10%) nhưng chưa thanh toán Công ty A đưa ra điều khoản chiết khấu cho khách hàng là 2/10, n/30, áp dụng trên tổng giá thanh toán.
Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:
Vào ngày 09/03/2017, công ty A đã thanh toán 4.000.000 đồng cho giá vốn hàng bán qua chuyển khoản, và do thực hiện thanh toán trong vòng 10 ngày, công ty được hưởng chiết khấu thanh toán Kế toán sẽ tự động cập nhật giá vốn hàng bán đến cuối kỳ và phản ánh khoản chiết khấu thanh toán của khách hàng trong sổ sách.
Có TK 131: 880.000 Phản ánh số tiền phải thu của khách hàng
Có TK 131: 43.120.000 Cuối kỳ, kết chuyển chi phí hoạt động tài chính
3.2.3 Hoàn thiện công tác xét duyệt đơn đặt hàng