Hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ huy động vốn tại ngân hàng thương mại cổ phần á châu thực trạng và giải pháp,

NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN NGÂN HÀNG ****** DƢƠNG MINH CHÂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN Á CHÂU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Hà Nội, Năm 2018 NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN NGÂN HÀNG ****** DƢƠNG MINH CHÂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN Á CHÂU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành: Kế Toán Mã số: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC TS NGÔ THỊ THU HƢƠNG Hà Nội, Năm 2018 i LỜI CAM ĐOAN Tên : Dƣơng Minh Châu Học viên lớp : 18.02.KTB ( Cao học - Kế toán K18 B) Khoa : Sau đại học - Học viện Ngân hàng Niên khóa : 2016-2018 Tơi xin cam đoan Luận văn : “HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN Á CHÂU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP” cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu có nguồn gốc rõ ràng, tuân thủ nguyên tắc; kết trình bày Luận văn thu thập đƣợc trình nghiên cứu trung thực, xuất phát từ tình hình hoạt động thực tế đơn vị nghiên cứu Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm cam đoan Tơi xin trân trọng cảm ơn Học viên báo cáo Dƣơng Minh Châu ii MỤC LỤC CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI 1.1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.2 NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN CỦA NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI 1.2.1 Khái quát Ngân hàng thƣơng mại 1.2.2 Nghiệp vụ Huy động vốn Ngân hàng thƣơng mại 1.3 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 15 1.3.1 Cơ sở lý luận Kiểm soát nội theo quan điểm quốc tế 15 1.3.2 Quan điểm KSNB Việt Nam 19 1.3.3 Hạn chế Kiểm soát nội 23 1.4 KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN TRONG CÁC NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI 24 1.4.1 Kiểm soát nội NHTM 24 1.4.2 Các yêu cầu nguyên tắc hoạt động KSNB NHTM 25 1.4.3 Mục tiêu hoạt động KSNB nghiệp vụ huy động vốn 27 1.4.4 Đặc điểm KSNB với hoạt động huy động vốn NHTM 27 1.4.5 Các tiêu chí đánh giá kết KSNB nghiệp vụ huy động vốn 34 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN Á CHÂU 37 2.1 KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN Á CHÂU 37 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 37 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 39 2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh năm 2017 42 2.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN CỦA NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN Á CHÂU 45 2.2.1 Tình hình hoạt động huy động vốn Ngân hàng TMCP Á Châu quý 1/2018 45 2.2.2 Thực trạng kiểm soát nội nghiệp vụ huy động vốn tiền gửi ACB 48 iii 2.3 ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG TMCP Á CHÂU 74 2.3.1 Những kết đạt đƣợc 74 2.3.2 Những hạn chế nguyên nhân tồn 79 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG TMCP Á CHÂU 86 3.1 ĐỊNH HƢỚNG HOẠT ĐỘNG HUY ĐỘNG VỐN VÀ NHỮNG YÊU CẦU CỦA VIỆC HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HUY ĐỘNG VỐN TIỀN GỬI TẠI NGÂN HÀNG TMCP Á CHÂU 86 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG TMCP Á CHÂU 88 3.2.1 Giải pháp hồn thiện mơi trƣờng kiểm sốt 88 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện hành động đánh giá rủi ro 96 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát 99 3.2.4 Giải pháp hồn thiện Hệ thống thơng tin Trao đổi thông tin 102 3.2.5 Giải pháp hoàn thiện hoạt động giám sát 104 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG TMCP Á CHÂU 107 3.3.1 Kiến nghị Ngân hàng TMCP Á Châu 107 3.3.2 Kiến nghị Ngân hàng Nhà nƣớc 109 iv DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Viết tắt Viết đầy đủ Viết tắt Viết đầy đủ KTNB Kiểm toán nội BKS Ngân hàng TMCP Á Châu Ban Kiểm soát LKGD Liệt kê giao dịch CMND Chứng minh nhân dân NHNN Ngân hàng Nhà nƣớc CNTT Công nghệ thông tin NHTM Ngân hàng thƣơng mại NHTW Ngân hàng Trung ƣơng ACB Nhân viên dịch vụ khách CSR/ NVDVKH hàng DN Doanh nghiệp EC Giao dịch Error Corect QLRR Quản lý rủi ro GTCG Giấy tờ có giá RRHĐ Rủi ro hoạt động GTTT Giấy tờ tùy thân SPDV Sản phẩm dịch vụ HĐQLRĐ HĐQT HTKSNB KH KHCN Hội đồng quản lý rủi ro hoạt động Hội đồng Quản Trị Hệ thống kiểm soát nội Khách hàng Khách hàng cá nhân PGD Phòng giao dịch Trƣởng phận Vận hành TBP VHGDNQ Giao dịch - Ngân quỹ TBP VHNQ Trƣởng phận Vận hành – Ngân quỹ TCTD Tổ chức Tín dụng TĐV Teller/ GDV Trƣởng đơn vị Nhân viên Giao dịch KPP Khách hàng Doanh nghiệp Kênh phân phối TMCP Thƣơng mại cổ phần KSNB Kiểm soát nội TTĐT Trung tâm đào tạo KHDN KSVGD Kiểm soát viên giao dịch TK TTK Tài khoản Thẻ tiết kiệm v DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ STT Tên Trang Bảng 2.1 Trích - Kết lợi nhuận, huy động năm 2017 theo khu vực 42 Bảng 2.2 Cơ cấu nguồn vốn ACB (Số liệu 31/03/2018) 46 Bảng 2.3 Phân loại nguồn vốn ACB (Số liệu 31/03/2018) 47 Bảng 2.4 Hạn mức giao dịch 59 Bảng 2.5 Hạn mức kiểm soát giao dịch 59 Bảng 2.6 Căn cấp quyền kiểm soát DNA 63 Biểu đồ 2.1 Biểu đồ tăng trƣởng Tổng Tài sản năm 2017 43 Biểu đồ 2.2 Biểu đồ tăng trƣởng Tín dụng năm 2017 44 Biểu đồ 2.3 Biểu đồ tăng trƣởng Huy động năm 2017 44 10 Biểu đồ 2.4 Tỷ trọng nguồn vốn huy động ACB quý 1/2018 47 11 Sơ đồ 1.1 Các phận cấu thành Kiểm soát nội 16 12 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức ACB 41 13 Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức Bộ phận giao dịch KPP 53 14 Sơ đồ 2.3 Khung lực cốt lõi Nhân viên 54 15 Sơ đồ 2.4 Quy trình kiểm soát giao dịch ACB 67 16 Sơ đồ 2.5 Mơ hình 03 tuyến bảo vệ quản trị Rủi ro hoạt động 71 17 Sơ đồ 2.6 Quy trình Kiểm tốn nội 74 vi DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC Phụ Lục 1: Danh mục rủi ro hoạt động hành động giảm thiểu rủi ro Phụ Lục 2: Danh mục Công việc kiểm tra đinh kỳ Phụ Lục 3: Danh mục lỗi nghiệp vụ vận hành biện pháp khắc phục Phụ Lục 4: Quy trình Kiểm soát nghiệp vụ tiền gửi LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Đóng vai trị tổ chức trung gian Tài kinh tế, Hệ thống Ngân hàng Thƣơng mại (NHTM) hoạt động kinh doanh lĩnh vực tiền tệ, góp phần luân chuyển vốn hiệu quả, đồng thời đòn bẩy thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội Nghiệp vụ Huy động vốn kênh gọi vốn quan trọng Ngân hàng, định nguồn cung nhƣ đảm bảo an toàn cho hoạt động cho sinh lời chủ yếu - hoạt động Tín dụng Khi kinh tế xã hội ngày phát triển, lƣợng vốn nhàn rỗi dân cƣ Tổ chức đƣợc phân tán qua nhiều kênh huy động khác với hình thức ngày đa dạng mang lại lợi nhuận hấp dẫn Điều gây áp lực cạnh tranh khơng nhỏ cho Tổ chức Tín dụng nói chung Ngân hàng Thƣơng mại cổ phần Á Châu (ACB) nói riêng; đặc biệt bối cảnh Thị trƣờng tiền tệ có tham gia ngân hàng nƣớc ngồi với mạnh cơng nghệ chất lƣợng dịch vụ chăm sóc khách hàng Nhƣ vậy, toán đặt cho Nhà quản trị Ngân hàng cân đƣợc lƣợng vốn huy động lớn với chi phí hợp lý tính hiệu Ngồi ra, trình hoạt động Ngân hàng, lý khách quan chủ quan, mảng nghiệp vụ tiềm ẩn nhiều rủi ro, dễ xảy gian lận sai sót nghiêm trọng, gây tổn thất lớn cho NHTM trách nhiệm Pháp lý, uy tín, tài sản, giảm lợi nhuận…cũng nhƣ gây hiệu ứng dây chuyền đến kinh tế Việc nâng cao hiệu Kiểm soát nội Nghiệp vụ Huy động vốn mục tiêu hàng đầu để Nhà quản trị hồn thiện cơng tác phịng ngừa, phát rủi ro giúp ngân hàng đạt đƣợc mục tiêu kinh doanh tuân thủ Pháp luật, quy định, sách Nhà nƣớc Nhận thức đƣợc ý nghĩa vai trò quan trọng vấn đề trên, qua thời gian làm việc thực tế tìm hiểu quy trình nội Ngân hàng ACB, hỗ trợ thầy cô đồng nghiệp, tác giả lựa chọn đề tài “ Hệ thống Kiểm soát nội Nghiệp vụ huy động vốn Ngân hàng Thương mại cổ phần Á Châu Thực trạng giải pháp” để nghiên cứu cho Luận văn Thạc sỹ Mục đích nghiên cứu - Tiếp cận vấn đề lý luận liên quan đến kiểm soát nội Nghiệp vụ Huy động vốn tiền gửi NHTM - Tìm hiểu thực trạng tổ chức kiểm soát nội Nghiệp vụ Huy động vốn thay đổi hệ thống KSNB sau áp dụng Cơng nghệ hố ngân hàng Ngân hàng TMCP Á Châu - Trên sở lý luận thực tiễn, luận văn đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu kiểm soát nội Nghiệp vụ Huy động nguồn vốn tiền gửi Ngân hàng TMCP Á Châu số kiến nghị để giải pháp vào thực tế Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Là hoạt động kiểm tra, KSNB Nghiệp vụ Huy động vốn Ngân hàng TMCP Á Châu, bao gồm; sách, quy chế, quy định, quy trình vận hành, đƣợc ban hành áp dụng toàn hệ thống - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát nội Nghiệp vụ Huy động vốn, đặc biệt trọng nghiệp vụ huy động vốn tiền gửi Ngân hàng TMCP Á Châu sở phân tích quan điểm rủi ro cách thức kiểm sốt rủi ro Ngân hàng; từ đƣa giải pháp hồn thiện Kiểm sốt nội Nghiệp vụ Huy động vốn Ngân hàng Phƣơng pháp nghiên cứu - Phƣơng pháp nghiên cứu định tính chủ yếu đƣợc sử dụng; ngồi tác giả cịn sử dụng phƣơng pháp cụ thể nhƣ:  Phƣơng pháp hệ thống: Tác giả hệ thống hóa sở lý luận báo cáo COSO 2013, Ủy ban Basel Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam làm tảng lý luận chƣơng  Phƣơng pháp thống kê mô tả: phƣơng pháp chủ yếu sử dụng chƣơng 2: thống kê, mô tả cấu tổ chức, quy chế, quy định, quy trình cách thức thực kiểm soát nội ngân hàng TMCP Á Châu  Phƣơng pháp so sánh: thông qua kết đạt đƣợc phƣơng pháp thống kê mô tả, tác giả so sánh thực tế lý luận nhằm phân tích, đánh giá thực trạng KSNB Ngân hàng TMCP Á Châu, từ đề xuất giải pháp hoàn thiện chƣơng - Phƣơng pháp thu thập số liệu đƣợc thu thập từ báo cáo KSNB, văn bản, quy chế, quy trình nghiệp vụ liên quan Ngân hàng TMCP Á Châu số liệu Hồ sơ giao dịch thiếu giấy tờ sau: + Giấy đề nghị mở TK/thay đổi thông tin + Giấy tờ chứng minh Tổ chức đƣợc thành lập hợp Vi phạm quy pháp/ tƣ cách ngƣời đại định diện hợp pháp NHNN quy 2.2 + QĐ bổ nhiệm kế toán chế mở, sử trƣởng dụng TK; quy + Giấy ủy quyền (nếu có) định quản + GTTT chủ TK/ ngƣời lý ngoại hối đƣợc ủy quyền + Giấy tờ chứng minh mục đích mua/chuyển ngoại tệ + Giấy tờ chứng minh nguồn tiền Hồ sơ giao dịch mục 2.2 có nhƣng khơng hợp lệ: Vi phạm quy - Sai tên KH, số CMND/PP định chủ TK/ngƣời đƣợc ủy NHNN quy 2.3 quyền không khớp chế mở, sử giấy tờ/trên DNA dụng TK; quy - Khơng có chữ ký mẫu định quản dấu có nhƣng khơng lý ngoại hối khớp với hệ thống Báo cáo Hội sở trƣờng hợp phát sinh Nguyên nhân phát sinh lỗi: - E ngại/cả nể KH V.I.P, sợ KH nên chấp nhận hồ sơ không đầy đủ; - Chấp nhận ngoại lệ nhƣng không theo dõi để bổ sung KH không bổ sung - Khơng kiểm sốt, kiểm sốt sơ sài nên khơng phát hồ sơ thiếu sót X X Teller, CSR, ⇒ Biện pháp: KSV - Nắm rõ loại giấy tờ cần có hồ sơ, giái thích khéo léo yêu cầu KH bổ sung - Thực theo danh mục ngoại lệ, đánh giá uy tín KH, cân nhắc lợi ích rủi ro phát sinh thực ngoại lệ - Thực đầy đủ nội dung kiểm sốt để phát sai sót kịp thời Nguyên nhân phát sinh lỗi: - E ngại/cả nể yêu cầuKH điều chỉnh nên chấp nhận hồ sơ không hợp lệ; - Khơng kiểm sốt, kiểm sốt sơ sài nên không phát hồ sơ không hợp lệ Teller, - Chấp nhận hồ sơ không hợp lệ nhƣng CSR, không thực theo điều kiện đƣợc KSV hƣớng dẫn (không cập nhật nội dung hƣớng dẫn) - KH không ký vùng Chữ ký cũ giấy đề nghị thay đổi chữ ký ⇒ Biện pháp: - Yêu cầu KH bổ sung, chỉnh sửa Lỗi: Khi mở TK Tổ chức, CMND NĐDTPL khác với thông tin Giấy ĐKKD ⇒Nguyên nhân: Chấp nhận hồ sơ không hợp lệ nhƣng không thực theo điều kiện đƣợc hƣớng dẫn ⇒Biện pháp: tham phát sai sót - Thực đầy đủ nội dung kiểm sốt để phát sai sót kịp thời - Thƣờng xuyên cập nhật công văn hƣớng dẫn, Q&A ban hành - Yêu cầu KH ký vùng Chữ ký cũ giấy đề nghị thay đổi chữ ký theo quy định khảo PL5 WI 01/VHGD Lỗi: Chữ ký không khớp với DNA ⇒Nguyên nhân: CSR không cập nhật ngày hết hiệu lực chữ ký cũ ⇒Biện pháp: cập nhật ngày 2.4 Chứng từ giao dịch không hợp lệ: - Sai tên / số TK; - Khơng có số tiền, số tiền chữ/bằng số không khớp - Quá thời hạn hiệu lực chứng từ - Khơng có chữ ký, mẫu dấu chứng từ ghi Nợ Nguyên nhân phát sinh lỗi: - E ngại/cả nể yêu cầuKH điều chỉnh nên chấp nhận chứng từ khơng hợp lệ; - Khơng kiểm sốt, kiểm sốt sơ sài nên Teller, không phát hồ sơ thiếu giấy tờ X CSR, KSV ⇒ Biện pháp: - Yêu cầu KH bổ sung, chỉnh sửa phát chứng từ không hợp lệ - Thực đầy đủ nội dung kiểm sốt để phát sai sót kịp thời Nhóm lỗi liên quan đến tạo/ điều chỉnh thơng tin TK, KH thao tác hạch tốn DNA 3.1 Tạo/ điều chỉnh: - Tranh chấp, Nguyên nhân: - Sai thông tin/ mã KH: tên, khiếu nại - KH đông nên không cẩn trọng gây sai sót CMND/PP, MST, chữ ký KH - Khơng kiểm sốt, kiểm soát sơ sài nên Teller, mẫu dấu - Vi phạm quy khơng phát sai sót X CSR, - Sai thông tin TK: Role định KSV ⇒ Biện pháp: chủ TK, minor, lãi suất NHNN - Cẩn thận, thực tao tác xác quản lý ngoại tình hối - Tranh chấp, khiếu nại giao dịch thực - Vi phạm quy định NHNN - KSV thực kiểm soát kỹ thông tin CSR tạo, phần thƣờng thao tác sai 3.2 Hạch toán sai: sai TK, sai - Tranh chấp, - Khi hạch toán phải đối chiếu tên KH, số TK số tiền, sai chân giao dịch, khiếu nại khớp với khớp chứng từ sai tỷ giá… KH Teller, giao dịch trƣớc Process X - Phát sinh rủi KSV - Khi kiểm soát trong,sau: phải kiểm sốt kỹ ro tài thơng tin số TK, tên TK, số tiền, tỷ giá; kể giao dịch đƣợc kiểm sốt Nhóm lỗi liên quan đến quy trình/ quy định thực giao dịch Phát sinh lạm Giao dịch mở TTK, giao Teller, dụng làm tổn 4.1 TTK đỉa điểm Kh X CSR, thất tài sản nhận tiền KSV - Tuyệt đối tn thủ quy trình mở/ tất tốn TTK ACB Đối với KH V.I.P , KH thân thiết: áp dụng theo Chi tiền cho cá nhân không KH không Teller, quy trình riêng/ ngoại lệ 4.2 ủy quyền KH V.I.P thừa nhận giao X CSR, - Giao dịch phải có mặt KH quầy định qua điện thoại dịch KSV - Không nhận hồ sơ chứng từ từ NVKD không KH không thuộc trƣờng hợp cho phép thừa nhận ngƣời thân quen Thực giao dịch nhận tiền/ phát Teller, - Báo cáo Hội sở trƣờng hợp thực 4.3 khơng có mặt KH (khơng sinh lạm dụng X CSR, theo đạo thuộc trƣờng hợp ngoại lệ) tiền từ việc giả KSV mạo chữ ký KH - Khi tiếp nhận yêu cầu KH, hồ sơ đầy đủ hợp lệ phải thực ngay, tránh bỏ sót Tranh chấp, Teller, Không thực theo yêu - Cấp quản lý thƣờng xuyên giám sát giao dịch 4.4 khiếu nại X CSR, cầu hợp lệ KH hàng ngày KH KSV - Nhân viên giao dịch giám sát chéo lẫn nhau, nhắc nhở bỏ sót chứng từ Thực giao dịch Vi phạm quy Teller, - Tuyệt đối tuân thủ quy định quy trình đƣợc 4.5 X nƣớc ngoại tệ không định quản lý CSR, hƣớng dẫn đƣợc phép theo quy định - Thƣờng xuyên cập nhật công văn/ hƣớng dẫn/ Q&A - TP/TBP tổ chức phổ biến công văn, quy định ban hành kiểm tra nhân viên hiểu đúng/đủ quy định - Thực đầy đủ nội dung kiểm soát để phát sai sót kịp thời - In biểu phí - Thƣờng xuyên cập nhật công văn/ hƣớng dẫn/ Teller, Q&A 4.6 Khơng thu/ thu sai phí X CSR, - Sử dụng tiện ích thu phí tự động DNA KSV - Thực đầy đủ nội dung kiểm sốt để phát sai sót kịp thời Nhóm lỗi liên quan đến giao dịch ngoại lệ/ giao dịch mang tính rủi ro Chấp thuận ngoại lệ thiếu văn ủy quyền nhƣng KH không Teller, 5.1 thực giao dịch ghi thừa nhận việc X CSR nợ TK với chữ ký ngƣời ủy quyền đƣợc ủy quyền Thực giao dịch chƣa đƣợc đánh giá Thực giao dịch thuộc - Tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc, thẩm quyền rủi ro cân Teller, 5.2 thẩm quyền Hội sở nhƣng X điều kiện phê duyệt ngoại lệ nhắc CSR khơng trình phê duyệt định thực cấp có thẩm quyền Khơng tn thủ thẩm - Tranh chấp, quyền phê duyệt/ điều kiện khiếu nại Teller, 5.3 X thực phê duyệt KH CSR - Phát sinh rủi ngoại hối KSV ro tài Khơng thực khắc phục Mất hội 5.4 ngoại lệ đến hạn khắc phục, bị ghi nhận lỗi Rủi ro đƣợc Ngoại lệ đến hạn nhận diện phát 5.5 khắc phục (có thực sinh ngoại biện pháp khắc phục) lệ không đƣợc khắc phục X X Nhóm lỗi liên quan đến quy định kiểm sốt sau Khơng thực kiểm sốt Không phát sau: kịp thời - Cashbox Teller; sai sót/ lạm - TK tiền vận chuyển; dụng 6.1 - Giao dịch CSR; - Chấm chứng từ ngày; - Giao dịch EC Nhóm lỗi liên quan đến quản lý ấn có giá Khơng thực kiểm kê Không phát cuối ngày, định kỳ; tiêu kịp thời 7.1 ấn hỏng theo quy định sai sót/ lạm dụng Khơng bảo quản ấn Rủi ro mất/ kho tiền/ két sắt thất lạc ấn chỉ, 7.2 hết làm việc; tủ lạm dụng ấn có khóa an tồn - Tổ chức phân công nhân theo dõi việc khắc NV đề phục ngoại lệ; định kỳ hàng ngày/ tuần/ tháng/ xuất quý phải truy vấn ngoại lệ đến hạn để yêu cầu NV đề xuât: + Nhắc nhở đôn đốc KH khắc phục, + Trình xem xét gia hạn NV đề - Trƣờng hợp có thực biện pháp khắc xuất phục, đồng thời KH đóng TK khơng cịn giao dịch: ghi chƣơng trình Giao dịch ngoại lệ đóng TK cách nhập ngày khắc phục ngày hành Nguyên nhân: chủ quan khơng thực hiện/ thực nhƣng chƣa hồn tất , ngày hôm sau đông khách nên không kịp thực X X X Nhân ⇒Biện pháp: kiểm soát - Thực kiểm soát giao dịch chiếu theo phiên thay dồn vào cuối ngày - Trƣờng hợp lý khách quan, cần báo cho Cấp quản lý để đƣợc hỗ trợ Teller, CSR, - Tuyệt đối tuân thủ quy định, quy trình đƣợc KSV hƣớng dẫn; - Cấp quản lý, Nhân kiểm sốt theo dõi , giám Teller, sát cơng tác kiểm kê, bảo quản ấn CSR, KSV nghỉ trƣa 7.3 Thất lạc, ấn Lạm dụng ấn Ảnh hƣởng tính thống quy trình Báo cáo, Khơng tuân thủ quy định thống kê 7.5 sử dụng chƣơng trình Quản khơng lý ấn xác 7.4 Thành phần kiểm kê, tiêu hủy không đầy đủ X Nhân - Luân chuyển, kiểm tra bảo quản ấn theo làm mất, quy định; thất lạc ấn - Cấp quản lý theo dõi, kiểm tra, giám sát việc lƣu giữ ấn Nhân - Tuyệt đối tuân thủ quy định, quy trình đƣợc liên quan hƣớng dẫn X Teller, - Phải hiểu rõ, nắm vững, tuân thủ nguyên tắc sử CSR, dụng chƣơng trình KSV - Cẩn trọng thao tác X Nhóm lỗi liên quan đến quy định cung cấp thông tin cƣỡng chế Thực phong tỏa không Vi phạm quy kịp thời không thực định Pháp 8.1 phong tỏa/ trích tiền luật phong theo quy định tỏa/ cƣỡng chế X - Vi phạm quy định Pháp Cung cấp thông tin không luật cung 8.2 đối tƣợng/ nội cấp thông tin dung yêu cầu - Tranh chấp/ khiếu kiện KH X - Vi phạm quy định Pháp Không thực gửi thông luật phong 8.3 báo cho Cơ quan có thẩm tỏa/ cƣỡng chế quyền KH - Tranh chấp/ khiếu kiện X - Khi tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin/ Nhân cƣỡng chế Hồ sơ đầy đủ hợp lệ: đƣợc + Phải thực phong tỏa để tránh qn, phân cơng bỏ sót; + Nhập chƣơng trình Quản lý cung cấp thơng tin/ cƣỡng chế để theo dõi việc phong tỏa/ Nhân trích tiền hàng ngày thực - Nghiên cứu kỹ quy định cung cấp thông tin cung cấp để thực quy định thông tin - Trƣờng hợp phát sinh không đƣợc hƣớng dẫn/ quy định, cần liên hệ với Phòng Pháp chế để đƣợc hƣớng dẫn trƣớc thực - Phải xem xét kỹ nội dung văn yêu cầu Nhân để đảm bảo cung cấp thông tin cho đối thực tƣợng, nội dung cung cấp - Khi tiếp nhận yêu cầu cung câp thông tin/ thông tin cƣỡng chế hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, phải thực thơng báo để tránh qn, bỏ sót KH Nhóm lỗi liên quan đến lƣu trữ hồ sơ/chứng từ giao dịch KH không thừa nhận giao Nhân - Luân chuyển, đóng tập lƣu trữ hồ sơ chứng Thất lạc/ hồ sơ, chứng dịch, khơng có làm thất từ quy định 9.1 X từ chứng lac/mất - Cấp quản lý theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực theo chứng từ lƣu trữ hồ sơ/ chứng từ yêu cầu KH - Trƣờng hợp lý khách quan khơng thể thực Thất lạc/ Nhân đóng tập, đóng khơng kịp thời, nhân viên 9.2 Khơng đóng tập chứng từ hồ sơ, chứng X đƣợc phải báo cáo cho cấp quản lý để giải từ phân cơng Gây khó khăn Nhân Đóng chứng từ khơng kịp việc lƣu 9.3 X đƣợc thời theo quy định trữ, bảo quản phân công hồ sơ chứng từ - Luân chuyển, đóng tập lƣu trữ hồ sơ chứng Chức từ quy định Không tổ chức thực hiện, Không phát danh quản - Cấp quản lý theo dõi, kiểm tra, giám sát việc kiểm tra, giám sát viêc lƣu kịp thời lý lƣu trữ hồ sơ/ chứng từ 9.4 X trữ, bảo quản hồ sơ/chứng sai sót, lạm Nhân - Trƣờng hợp lý khách quan khơng thể thực từ dụng đƣợc đóng tập, đóng không kịp thời, nhân viên phân công phải báo cáo cho cấp quản lý để giải Không bảo quản chứng từ Ảnh hƣởng X Nhân 9.5 quy định tính thống đƣợc quy trình phân cơng 10 Nhóm lỗi liên quan đến hành vi cấu kết/ gian lận hoạt động vận hành giao dịch nhằm mục đích tƣ lợi - Thƣờng xuyên tổ chức, giám sát , kiểm soát Các hành vi cấu kết/ gian Teller, chéo, kiểm tra đột xuất, kiểm tra chọn mẫu để lận hoạt động vận Tổn thất tài 10.1 X CSR, phát kịp thời hành giao dịch nhằm mục sản KSV - Báo cáo Hội sở kịp thời trƣờng hợp có dấu đích tƣ lợi hiệu nghi ngờ PHỤ LỤC 4: QUY TRÌNH KIỂM SỐT NGHIỆP VỤ TIỀN GỬI Quy trình thực Nghiệp vụ huy động tiền gửi ACB: Bước 1: Tiếp xúc, hướng dẫn KH thủ tục, hồ sơ mở TK: - Nhân viên kinh doanh (NVKD) thực hiện: + Giới thiệu tƣ vấn sản phẩm dịch vụ ngân hàng theo yêu cầu KH; + Hƣớng dẫn hồ sơ, thủ tục cần thiết để mở tài khoản thay đổi thông tin theo yêu cẩu KH; + Kiểm tra Hồ sơ, giấy tờ KH cung cấp chuyển hồ sơ hợp lệ sang Bộ phận dịch vụ khách hàng - Nhân viên dịch vụ khách hàng tiền gửi (CSR Tiền gửi) thực hiện: + Tiếp nhận hồ sơ hợp lệ KH + Thao tác DNA: tạo thông tin KH hệ thống, tạo Tài khoản sản phẩm dịch vụ theo yêu cầu; Scan chữ ký, mẫu dấu hình ảnh CMND/Hộ chiếu, mẫu dấu… KH vào hệ thống; Điều chỉnh, bổ sung thông tin KH (nếu có) + Thơng báo số tài khoản giao dịch theo yêu cầu sản phẩm dịch vụ cho KH + Chuyển toàn Hồ sơ sang KSV/ Tổ trƣởng DVKH/ TBP thực kiểm soát sau lƣu trữ hồ sơ KH theo quy định Bước 2: Giao dịch tài khoản KH: KH thực quầy giao dịch, nhân viên thực GDV Bước 2.1 GDV tiếp quỹ tiền đầu ngày: GDV nhận tiền mặt thực tế từ Thủ quỹ theo bảng kê, ký nhận hai bên vào sổ giao nhận; tiếp nhận tiền máy (Cash in) theo số tiền thực nhận số liệu Thủ quỹ chuyển vào Cashbox hệ thống (Cash out) Bước 2.2 GDV tiếp nhận ấn trắng có giá đầu ngày: Trên hình Quản lý ấn chỉ, KSV xuất ấn cho GDV Các ấn thuộc quyền quản lý GDV Cuối ngày làm việc liền trƣớc, GDV gửi vào kho quỹ để cất giữ; đầu ngày làm việc kế tiếp, Thủ quỹ hoàn trả số ấn trắng để GDV sử dụng ngày Bước 2.3 GDV thao tác tài khoản KH: a Giao dịch ghi có TK Tiền gửi tốn (TGTT), Tiền gửi tiết kiệm (TGTK) Khi phát sinh nhu cầu nộp tiền KH, GDV thực bƣớc sau: - Xác định nhu cầu KH để sử dụng Module tƣơng ứng hình DNA, tiếp nhận thơng tin KH cung cấp, xác nhận lại thông tin, thông báo phí giao dịch phát sinh theo biểu phí hành (nếu có) in chứng từ DNA cho KH ; - Yêu cầu KH đọc kiểm tra nội dung chứng từ, bổ sung, điều chỉnh thông cần thiết, ký ghi rõ họ tên chứng từ; - Thực bƣớc kiểm soát trƣớc giao dịch: chứng từ hợp lệ, KH ghi đầy đủ họ tên, ký chữ ký đăng ký hệ thống ; giấy tờ tùy thân hợp lệ - Nhận, kiểm đếm tiền mặt từ KH nhận kiểm tra bảng kê thu tiền từ Thủ quỹ - Hạch tốn ghi có vào TK TGTT/ TGTK chuyển chứng từ cần kiểm soát sang KSV chấp thuận giao dịch vƣợt hạn mức - Đối với giao dịch nộp tiền vào TKTGTT: gửi lại KH liên Giấy nộp tiền đóng dấu “Đã thu tiền” ký xác nhận, thông báo với KH giao dịch hồn tất, thời gian báo có dự kiến - Đối với giao dịch gửi tiết kiệm: In thông tin TK TGTK KH lên Thẻ tiết kiệm, chuyển KSV ký phát hành, đóng dấu Ngân hàng; gửi lại KH - Lƣu chứng từ theo quy định b Giao dịch ghi nợ TK TGTT, TK TGTK: - Xác định nhu cầu KH để sử dụng Module tƣơng ứng hình DNA, tiếp nhận thông tin KH cung cấp, xác nhận lại thông tin in chứng từ DNA cho KH (đối với giao dịch rút tiền TK KHCN, chuyển khoản hệ thống từ TK KHCN) ; Tiếp nhận chứng từ KH cung cấp (đối với giao dịch rút Séc, chuyển khoản hệ thống từ TK KHDN, rút/ tất toán TK TGTK) - Thực bƣớc kiểm soát trƣớc giao dịch: chứng từ hợp lệ, KH cá nhân ghi đầy đủ họ tên, ký chữ ký đăng ký hệ thống ; giấy tờ tùy thân hợp lệ; Mẫu dấu/ chữ ký TK Tổ chức hợp lệ, thẩm quyền; cảnh báo liên quan đến TK - Hạch toán ghi nợ vào TK TGTT/ TGTK chuyển KSV chấp thuận giao dịch vƣợt hạn mức (Phụ lục …) - Với giao dịch tiền măt: Lập bảng kê, chi tiền cho KH chuyển Thủ quỹ nhờ chi hộ; gửi KH liên chứng từ có đóng dấu “Đã chi tiền” ký xác nhận - Với giao dịch chuyển khoản: Thực hoàn tất giao dịch, ký xác nhận liên Ủy nhiệm chi gửi lại KH - Lƣu chứng từ theo quy định Bước 2.3 Công việc ngày: - Trong thời điểm giao dịch, GDV phải đảm bảo số dƣ tiền mặt thực tế số dƣ tiền Cashbox không vƣợt 100.000.000VND 2.000USD ngoại tệ quy đổi tƣơng đƣơng - Kết thúc buổi làm việc sáng, GDV kiểm đếm tiền mặt thực tế, so khớp với số liệu tồn Cash box Nếu khớp đúng, GDV nộp tiền thực tế cash out máy cho Thủ quỹ, ký bảng kê giao nhận, đảm bảo hạn mức tồn quỹ ngày (Phụ lục …) Bước 2.4 Công việc cuối ngày: - Kiểm quỹ cuối ngày: GDV thực khớp quỹ cuối ngày Nếu khớp đúng, GDV nộp toàn tiền thực tế quỹ cash out máy cho Thủ quỹ để đảm bảo số dƣ cuối ngày 0; ký bảng giao nhận Thủ quỹ kiểm đếm tiền thực tế GDV nộp về, đối chiếu số máy thực thao tác Cash in, ký nhận bảng kê nộp Nếu không khớp (tiền máy thừa/ thiếu so với tiền mặt thực tế), GDV báo cáo KSV TĐV/TP/TBP xử lý thừa/thiếu theo quy định In Nhật ký quỹ cuối ngày, ký xác nhận lƣu theo quy định - Đối chiếu liệt kê giao dịch ngày: + In liệt kê giao dịch cuối ngày, xếp chứng từ giao dịch theo thứ tự phát sinh + Đối chiếu khớp chứng từ giao dịch ngày với LKGD nội dung theo yêu cầu KH: Tên số tài khoản giao dịch; Số tiền hạch toán; Số phí phát sinh (nếu có) đƣợc tính xác theo biểu phí hành hay khơng, cách hạch tốn; Tính chất nợ-có Tài khoản; Số lƣợng số chứng từ giao dịch + Thực điều chỉnh thông tin qua chấp thuận KSV có sai sót + Ký xác nhận LKGD chứng từ đầy đủ xác, in bổ sung đề nghị KH/ phận liên quan bổ sung chứng từ thiếu + Chuyển toàn chứng từ LKGD, NKQ, báo cáo ấn sang KSV để thực kiểm soát sau - Kiểm kê ấn cuối ngày: Kết thúc ngày giao dịch, GDV phải kiểm tra ấn tồn thực tế với số tồn máy - Cuối ngày, tồn chứng từ hạch tốn phải chuyển cho KSV để kiểm sốt sau đóng tập, lƣu trữ kho chứng từ đơn vị, theo quy định Bước 3: Kiểm sốt q trình giao dịch Bước 3.1: Kiểm sốt q trình điều chỉnh/ thay đổi thơng tin mở tài khoản cho KH: TĐV, TP/TBP KSV thực hiện: - Kiểm soát hồ sơ mở TK sau nhân viên CSR hoàn tất việc tạo thông tin KH tài khoản sản phẩm hệ thống Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thơng tin KH, thơng tin TK đầy đủ, xác: ký chấp thuận giấy mở TK Nếu hồ sơ chƣa đầy đủ/ chƣa hợp lệ thông tin KH/ thơng tin TK chƣa xác: u cầu nhân viên CSR thực lại/ liên hệ KH để bổ sung ghi nhận chƣơng trình Giao dịch ngoại lệ để theo dõi khắc phục (theo phê duyệt) - Kiểm sốt q trình thay đổi/ điều chỉnh thơng tin Kh tên, địa chỉ, CMND/ Hộ chiếu, loại hình doanh nghiệp, chữ ký/ mẫu dấu… hệ thống so với hồ sơ theo quy định thay đổi thông tin KH Bước 3.2: Kiểm sốt q trình giao dịch tài khoản KH: KSV chức danh quản lý kiêm nhiệm KSV thực - Kiểm soát trình thực giao dịch GDV: theo hạn mức kiểm soát + Kiểm soát khớp nội dung chứng từ giao dịch với nội dung GDV thực hệ thống Ký xác nhận kiểm soát chứng từ, chấp thuận giao dịch chứng từ hợp lệ khớp với giao dịch hệ thống + Chuyển trả chứng từ để GDV thực lại chứng từ không hợp lệ không khớp nội dung DNA + Kiểm soát chấp thuận giao dịch điều chỉnh sai sót GDV + Ký phát hành TTK cho KH theo quy định hạn mức ký phát hành TTK + Ký bảo chi séc đƣợc ủy quyền - Kiểm sốt sau tồn giao dịch GDV thực ngày: + Kiểm soát nội dung tƣơng tự bƣớc kiểm soát trƣớc giao dịch GDV xử lý hạn mức, khơng qua kiểm sốt + Kiểm sốt ấn sử dụng ngày GDV - Hƣớng dẫn xử lý vƣớng mắc phát sinh liên quan đến nghiệp vụ thao tác DNA cho GDV trình tác nghiệp - Giải trả lời thắc mắc sản phẩm, khiếu nại KH trình giao dịch Dƣới Lƣu đồ tổng quát trình thực nghiệp vụ huy động tiền gửi ACB: Bƣớc Quy trình Kiểm sốt NV thực NVKD Tài liệu / mẫu biểu WI 01/TG Thực thủ tục: - Hƣớng dẫn KH đăng ký thơng tin - u cầu KH xuất trình giấy tờ liên quan CSR QP 7.32 - Nhận dạng KH - Kiểm tra chứng từ, hồ sơ giao dịch - Kiểm tra thông tin DNA CSR - Nhập thông tin KH theo quy định - Điều chỉnh/ thay đổi thơng tin (nếu có) CSR Nội dung Tƣ vấn trực tiếp bán sản phẩm Tiếp xúc, hƣớng dẫn KH thủ tục, hồ sơ mở TK Không hợp lệ Kiểm sốt Hợp lệ 1.1 Nhập thơng tin KH vào hệ thống 1.2 Tạo TK sản phẩm 1.3 Hợp lệ 1.4 Lƣu hồ sơ KH Hồ sơ mở TK QP 7.32 WI 36CNTT Thông tin đƣợc nhập vào hệ thống quy định CSR/ GDV WI 01/TG Số TK cấp cho WI 36CNTT KH Không hợp lệ Thông báo TK cho KH Kết Kiểm sốt Thơng báo số TK tiện ích sản phẩm cho KH CSR/ GDV WI 01/TG Giấy đăng ký WI 36CNTT mở TK (có số TK) KSV QP 7.32 WI 01/TG Hồ sơ KH lƣu CSR/ GDV WI 36CNTT trữ quy định GDV Tiếp nhận nhu cầu KH Không hợp lệ 2.1 - Nhập thông tin KH cung cấp - In chứng từ - Đƣa KH ký xác nhận Thực nhập thông tin, in chứng từ, KH ký xác nhận Kiểm sốt Khơng hợp lệ Thực giao dịch TK 2.2 GD vƣợt hạn mức GD hạn mức Ký kiểm soát Kiểm soát - Nhận chứng từ tiền mặt - Thu đủ tiền, chứng từ hợp lệ - Hạch tốn ghi có TK/ in sổ TK - GDV ký sổ, chuyển KSV ký phát hành, đóng dấu - Kiểm soát khớp nội dung chứng từ giao dịch với nội dung GDV nhập DNA - Kiểm soát chấp thuận giao dịch điều chỉnh sai sót GDV - Ký phát hành TTK cho KH thẩm quyền GDV 2.3 2.4 TGTK In Giấy nộp tiền In TTK Trả chứng từ cho KH Lƣu chứng từ.Kết thúc giao dịch Chứng từ giao dịch có xác nhận từ KH GDV, KSV QP 7.32 WI 39CNTT WI 03a/TG WI 37CNTT KSV QP 7.32 WI 37CNTT TTK có ký kiểm sốt đóng dấu Hợp lệ TGTT QP 7.1 QP 7.32 WI 39CNTT WI 03a/TG Hợp lệ GDV GDV GDV TTK có ký WI 39CNTT kiểm sốt WI 03a/TG đóng dấu Chứng từ lƣu trữ quy định