Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần eurowindow,

NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN NGÂN HÀNG - - ĐẶNG THỊ THƢƠNG NHI HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ TAỊ CÔNG TY CỔ PHẦN EUROWINDOW LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ HÀ NỘI – 2018 NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN NGÂN HÀNG - - ĐẶNG THỊ THƢƠNG NHI HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ TAỊ CƠNG TY CỔ PHẦN EUROWINDOW Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS TS PHẠM THANH THỦY HÀ NỘI – 2018 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn với đề tài “Hồn thiện kiểm sốt nội taị Công ty Cổ phần Eurowindow” tự nghiên cứu hoàn thiện dƣới hƣớng dẫn PGS TS Phạm Thanh Thủy Các nội dung nghiên cứu kết Luận văn trung thực chƣa đƣợc công bố công trình Tơi xin cam đoan hồn tồn chịu trách nhiệm lời cam đoan Hà Nội, tháng năm 2018 Tác giả Đặng Thị Thƣơng Nhi ii LỜI CẢM ƠN Tác giả xin bày tỏ biết ơn sâu sắc tới Thầy cô trƣờng Học Viện Ngân Hàng truyền đạt kiến thức quý báu thƣời gian tác giả học tập trƣờng Đặc biệt, tác giả bảy tỏ cảm ơn chân thành tới cô PGS.TS Phạm Thanh Thủy – ngƣời hƣớng dẫn khoa học, tận tình hƣớng dẫn tác giả suốt trình thực Luận văn tốt nghiệp Tác giả xin trân trọng cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình quý báu Ban lãnh đạo, tập thể nhân viên phịng Kế tốn, nhân viên quản lý phận cung cấp số liệu thực tế, giúp đỡ tác giả trình tìm hiểu thực tế, khảo sát số liệu Cơng ty để tác giả hoàn thành Đề tài nghiên cứu Tác giả Luận văn Đặng Thị Thương Nhi iii MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP .8 1.1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÕ, MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội 1.1.2 Vai trị kiểm sốt nội 11 1.1.3 Mục tiêu kiểm soát nội 12 1.2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ 13 1.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 13 1.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro 15 1.2.3 Hệ thống thông tin truyền thông 17 1.2.4 Hoạt động kiểm soát 19 1.2.5 Giám sát kiểm soát 21 1.3 CÁC NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 22 1.3.1 Nguyên tắc phân công, phân nhiệm 22 1.3.2 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm 22 1.3.3 Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền 23 1.4 HẠN CHẾ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ 23 KẾT LUẬN CHƢƠNG 25 CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN EUROWINDOW 26 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN EUROWINDOW 26 2.1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty Cổ phần Eurowindow 26 2.1.2 Tổ chức máy công ty cổ phần Eurowindow 30 2.1.3 Đặc điểm Công ty Cổ Phần Eurowindow ảnh hƣởng đến kiểm soát nội 31 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN EUROWINDOW 37 iv 2.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 37 2.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro 44 2.2.3 Hoạt động kiểm soát 46 2.2.4 Hệ thống thông tin truyền thông 57 2.2.5 Giám sát hoạt động kiểm soát 61 2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN EUROWINDOW 62 2.3.1 Ƣu điểm 62 2.3.2 Tồn .66 2.3.3 Nguyên nhân 70 KẾT LUẬN CHƢƠNG 71 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIẾM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN EUROWINDOW 72 3.1 ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 72 3.1.1 Định hƣớng mục tiêu chung .72 3.1.2 Định hƣớng hồn thiện kiểm sốt nội cơng ty 75 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY .76 3.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 76 3.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro 80 3.2.3 Hoạt động kiểm soát 82 3.2.4 Hệ thống thông tin trao đổi thông tin 86 3.2.5 Giám sát kiểm soát 89 3.3 KIẾN NGHỊ .91 3.3.1 Kiến nghị với ban giám đốc 91 3.3.2 Kiến nghị với phòng ban 91 3.3.3 Kiến nghị với nhà nƣớc 92 KẾT LUẬN CHƢƠNG 93 KẾT LUẬN 94 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 95 v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CBCNV Cán công nhân viên DN Doanh nghiệp HCNS Hành chính- nhân HĐQT Hội đồng quản trị KSNB Kiểm soát nội QLCL Quản lý chất lƣợng SXKD Sản xuất kinh doanh TCKT Tài kế tốn TGĐ Tổng giám đốc XNK Xuất-Nhập vi DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Kết sản xuất kinh doanh đến T6/2018 Công ty Cổ Phần Eurowindow 29 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức máy Công ty Cổ phần Eurowindow 30 Sơ đồ 2.3 Trình độ nhân viên cơng ty Cổ Phần Eurowindow 39 Sơ đồ 2.4 Phân bổ nguồn lực nguồn lực 40 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ trình sản xuất 53 Sơ đồ 2.6 Sơ đồ hình thức ghi sổ theo Nhật ký chung .58 Sơ đồ 2.7 Bộ máy tổ chức phòng kế toán 60 Sơ đồ 3.1 Mối quan hệ phận trình đánh giá rủi ro 82 Sơ đồ 3.2 Tổ chức máy kiểm toán 90 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm gần đây, Việt Nam chuyển từ kinh tế kế hoạch hóa tập trung chuyển sang kinh tế thị trƣờng tạo nhiều hội phát triển cho doanh nghiệp nƣớc Quản lý q trình tích cực, năm vai trị chủ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Vì vậy, vấn đề doanh nghiệp phải xem xét kỹ lƣỡng để củng cố hoạt động KSNB đƣợc coi cánh tay phải đắc lực nhà quản lý KSNB đƣợc coi nhƣ phƣơng tiện sống doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho họ thực đƣơc mục tiêu KSNB hiệu khơng phát ngăn ngừa đƣợc sai phạm mà đảm bảo độ tin cậy thơng tin tài Tuy nhiên, việc phát huy hiệu lực KSNB Việt Nam chƣa cao Các nhà quản trị nhận thức đƣợc tầm quan trọng vấn đề để xây dựng KSNB cách có hệ thống nhằm nâng cao hiệu kinh doanh, kiểm soát chi phí, nâng cao chất lƣợng lao động, …Chính vậy, xây dựng KSNB có hiệu mục tiêu nhiệm vụ cấp thiết hàng đầu doanh nghiệp Hoạt động ngành sản xuất công nghiệp- ngành đầu kinh tế Việt Nam, công ty Cổ Phần Eurowindow gặt hái đƣợc nhiều thành đáng tự hào Tuy nhiên, môi trƣờng kinh doanh đầy rủi ro nhƣ biến đổi nay, doanh nghiệp muốn tồn phát triển tốt KSNB phải có vận động biến đổi theo Xuất phát từ thực tế trên, hoàn thiện KSNB trở thành vấn đề cấp bách đơn vị Qua q trình làm việc thực tế cơng ty kết hợp với kiến thức thân, tác giả lựa chọn đề tài “Hồn thiện kiểm sốt nội công ty Cổ Phần Eurowindow” nhằm nghiên cứu thực trạng KSNB doanh nghiệp từ vận dụng kiến thức lý luận để đánh giá hoàn thiện KSNB đơn vị Tổng quan nghiên cứu Từ trƣớc năm 1929 đến năm 1992, lý luận KSNB không ngừng đƣợc mở rộng, nhiên KSNB dừng lại phƣơng tiện phục vụ cho kiểm tốn viên q trình kiểm tốn báo cáo tài chính, có nhiều quan điểm khơng đồng KSNB, dẫn đến yêu cầu phải hình thành hệ thống lý luận có tính chuẩn mực KSNB Năm 1992, công ty Hoa kỳ phát triển mạnh, kèm theo tình trạng gian lận, gây thiệt hại lớn cho kinh tế Do đó, nhiều ủy ban đời để tìm cách khắc phục ngăn chặn gian lận, hỗ trợ phát triển kinh tế có Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) ủy ban gồm nhiều tổ chức nghề nghiệp nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Treadway nhƣ: Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội nhà quản trị tài (FEI), Hiệp hội kiểm toán viên nội (IIA) Hiệp hội kế tốn quản trị (IMA) đƣa khn mẫu lý thuyết chuẩn cho kiểm soát nội Báo cáo COSO gồm phần tài liệu giới nghiên cứu cách đầy đủ có hệ thống KSNB, làm tảng cho lý thuyết KSNB đại sau Điểm báo cáo đƣa đƣợc phận cấu thành hệ thống KSNB (Mơi trƣờng kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thơng, giám sát), tiêu chí cụ thể để đánh giá hệ thống KSNB, KSNB khơng cịn vấn đề liên quan đến báo cáo tài mà cịn mở rộng lĩnh vực hoạt động tuân thủ Nhƣ nói báo cáo COSO khung lý thuyết để nhà nghiên cứu sau phát triển khung lý thuyết hồn thiện điều kiện môi trƣờng kinh doanh cụ thể Cũng từ nói KSNB nhà quản lý nhìn nhận cụ thể vai trị nhƣ phận cấu thành để từ để thiết kế, vận hành cho KSNB phát huy đƣợc hiệu trình hoạt động Sau báo cáo COSO, có hàng loạt nghiên cứu mở rộng phát triển lý luận KSNB nhiều lĩnh vực nhƣ: Sử dụng báo cáo COSO tảng đánh giá hệ thống KSNB kiểm toán độc lập, kiểm tốn báo cáo tài ảnh hƣởng công nghệ thông tin đến việc xem xét KSNB báo cáo tài chính, ảnh hƣởng cơng nghệ thông tin đến việc xem xét KSNB báo cáo tài đƣợc thể Chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ TT Khoản toán Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ toán tạm ứng/thanh toán Các chứng từ liên quan khác Bản gốc/ Bản theo quy định Hợp đồng copy Giấy đề nghị cấp vật liệu đƣợc duyệt  Trƣờng hợp sử dụng cho đơn hàng kèm gốc Đề nghị cấp vật liệu đƣợc duyệt Bản gốc  Trƣởng hợp phải sử dụng cho đơn hàng trở lên: Bản gốc dùng cho lần toán Các lần toán sau sử dụng copy có chữ ký xác nhận Trƣởng phịng Duyệt giá đƣợc Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt Bản gốc Hóa đơn mua hàng Bản gốc Bản gốc HĐ/PO Bản gốc Đối với khoản mua HĐ/PO hàng hố, dịch vụ có thẩm quyền phê duyệt phục vụ  Duyệt giá đƣợc Lãnh đạo quảng cáo Trƣờng hợp sử dụng cho đơn hàng kèm gốc Hố đơn mua hàng (nếu có) Bản gốc  Trƣờng hợp phải sử dụng cho đơn hàng trở lên: Bản gốc dùng cho lần toán Các lần toán sau sử dụng copy có chữ ký xác nhận Trƣởng phòng Các chứng từ liên quan khác Bản theo quy định Hợp đồng Bản copy Đề nghị toán NCC Bản gốc gốc/ BBBG Bản gốc Biên nghiệm thu Bản gốc Biên lý hợp đồng (bản gốc trƣờng hợp có Bản gốc TT Khoản toán Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ toán tạm ứng/thanh toán ký hợp đồng với NCC) Số báo đăng quảng cáo Bản gốc Hình ảnh biển bảng thực hiện; Biên nghiệm thu dịch vụ phục vụ quảng cáo; Hoặc chứng từ khác theo Bản copy phát sinh thực tế chứng minh dịch vụ hoàn thành Duyệt giá đƣợc Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt Bản gốc Đề nghị toán NCC Bản gốc Các chứng từ liên quan khác Bản gốc/ Bản theo quy định Hợp đồng copy Hoá đơn mua hàng Bản gốc Giấy đề nghị cấp vật liệu đƣợc duyệt:  Trƣờng hợp sử dụng cho đơn hàng kèm gốc Đối với Đề nghị cấp vật liệu đƣợc duyệt Bản gốc khoản mua sắm, Trƣởng hợp phải sử dụng cho đơn hàng trở lên: Bản gốc dùng cho lần sửa toán Các lần chữa toán sau sử dụng copy TSCĐ, xây dựng  có chữ ký xác nhận Trƣởng phòng HĐ/PO Biên nghiệm thu khối lƣợng (nếu có) Bản gốc HĐ/PO Bản gốc Bản gốc BBBG đƣa vào sử dụng Bản gốc Hố đơn mua hàng (nếu có) Bản gốc Các chứng từ liên quan khác Bản theo quy định Hợp đồng Bản copy Đề nghị toán NCC Bản gốc gốc/ Biên toán hợp đồng Bản gốc Biên lý hợp đồng Bản gốc Bảo lãnh bảo hành (nếu có) Bản gốc TT Khoản toán Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ toán tạm ứng/thanh tốn BBBG tài sản Biên hồn thành đƣa vào sử dụng Giấy đề nghị cấp vật liệu đƣợc duyệt Duyệt giá đƣợc Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt Bản gốc Đề nghị toán NCC Bản gốc Các chứng từ liên quan khác Bản theo quy định Hợp đồng copy HĐ/PO Bản gốc Hợp đồng nguyên tắc (nếu có) gốc/Bản Bản copy Bản gốc Hóa đơn mua hàng Bản gốc Hố đơn mua hàng (nếu có) Bản gốc Biên nghiệm thu Bản gốc Biên lý hợp đồng Bản gốc Đề nghị toán NCC Bản gốc theo quy định Hợp đồng Đề nghị toán NCC Bản gốc/Bản copy Bản gốc khoản mua Bản gốc HĐ/PO Các chứng từ liên quan khác Đối với Bản gốc Bản gốc Giấy đề nghị cấp vật liệu hàng đƣợc duyệt: hoá/dịch vụ  khác Trƣờng hợp sử dụng cho đơn hàng kèm gốc  Trƣởng hợp phải sử dụng cho đơn hàng trở lên: Bản gốc dùng cho lần toán Các lần toán sau sử dụng copy có chữ ký xác nhận Trƣởng phòng Đối với Thƣ trao đổi đƣợc duyệt khoản Giấy đề nghị cấp vật liệu đƣợc duyệt Các chứng từ liên quan khác Bản gốc/ Bản theo quy định Hợp đồng copy Bản gốc Hóa đơn mua hàng Bản gốc Bản gốc BBBG Bản gốc TT Khoản toán Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ toán tạm ứng/thanh toán toán,tạm Duyệt giá đƣợc Lãnh đạo ứng, có thẩm quyền phê duyệt toán tạm ứng phát sinh BQLCDA Bản gốc nghiệm NVL dự Bản gốc Biên lý hợp đồng HĐ/PO Bản gốc (trong trƣờng hợp có ký hợp Bản gốc đồng với NCC) Hợp đồng nhà thầu phụ Bản gốc Hố đơn mua hàng (nếu có) Bản gốc Đề nghị tốn NCC Bản gốc (khơng gồm chi phí thí Biên nghiệm thu HĐ/PO Bản gốc Các chứng từ liên quan khác Bản gốc/ Bản theo quy định Hợp đồng copy Đề nghị toán NCC Bản gốc Giấy đề nghị cấp vật liệu án) đƣợc duyệt:  Trƣờng hợp sử dụng cho đơn hàng kèm gốc Các chứng từ liên quan khác Bản theo quy định Hợp đồng Bản copy gốc/  Trƣởng hợp phải sử dụng cho đơn hàng trở lên: Bản gốc dùng cho lần toán Các lần tốn sau sử dụng copy có chữ ký xác nhận Trƣởng phòng Biên xác nhận giá trị sai phạm (chậm tiến độ, vỡ kính, hỏng hóc, mát…) nhà Bản gốc thầu gây thiệt hại cho Công ty (BM09-QD19EW) Thông Đối với khoản tiền điện, nƣớc, điện thoại báo điện/nƣớc/điện thoại, bảng kê chi tiết hóa Thơng báo tiền điện/nƣớc/điện tiền đơn Bản gốc tiền thoại, bảng kê chi tiết hóa đơn tiền điện/nƣớc/điện thoại Biên xác thoại nhận số điện/nƣớc/điện Biên xác nhận số công công tơ tơ Lƣu ý: Đối với toán Bản copy Bản gốc Lƣu ý: Đối với toán tiền tiền điện Ký túc xá Yên Hòa điện Ký túc xá n Hịa của NM1 sở tốn NM1 sở tốn biên xác nhận số biên xác nhận số KW hai bên (thanh toán KW hai bên (thanh toán theo giá điện thị trƣờng) theo giá điện thị trƣờng) Bản copy TT Khoản toán Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ toán tạm ứng/thanh tốn Đối với trƣờng hợp Bản gốc Hóa đơn GTGT Bản gốc bổ sung Hóa đơnthêm: GTGT (nếu có) Bản gốc Đề nghị toán NCC Bản copy Hợp đồng/phụ Đề nghị lục toánhợp củađồng NCC Bản copy toán lần sau ký Hợp đồng/phụ lục hợp đồng, (nếu có) (nếu có) Đối với khoản phí Hợp đồng/phụ lục hợp đồng Bản gốc Hợp đồng/phụ lục hợp đồng Bản copy Hóa đơn GTGT (nếu có) Bản gốc Hóa đơn GTGT Bản gốc Báo cáo tình hình bảo vệ/ vệ sinh, chi Biên xác nhận dịch vụ phí bảo vệ Đề nghị tốn NCC (nếu có) Xác nhận chấm cơng NV Bản gốc Bản copy đƣợc duyệt Biên xác nhận dịch vụ Đề nghị toán NCC (nếu có) Bản gốc Bản copy Bản gốc Bảo vệ Kế hoạch/Đề nghị gia cơng Báo cáo tình hình bảo vệ/ Biên bàn giao (BM01Bản gốc QD19EW) đầy đủ thông tin Bản gốc phần xuất nhập Kế hoạch/Đề nghị gia công đƣợc duyệt  Trƣờng hợp sử dụng cho đơn hàng kèm gốc  Đối với hàng hóa Trƣởng hợp phải sử dụng cho đơn hàng trở lên: Bản gốc dùng cho lần gia công toán Các lần toán sau sử dụng copy có chữ ký xác nhận Trƣởng phịng Đề nghị tốn NCC Đối với NCC ký hợp đồng nguyên tắc bổ sung thêm: Bản gốc Hợp đồng nguyên Bản gốc Phiếu cân xuất phiếu Bản copy cân nhập (nếu hàng hóa Bản gốc phải cân theo quy định) tắc Đơn Đề nghị toán NCC đặt hàng với Bản gốc Đơn đặt hàng với NCC Bản gốc TT Khoản toán Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ toán tạm ứng/thanh toán NCC HĐ/PO Phiếu nhập kho Bản gốc Bản gốc Hóa đơn Bản gốc Bản gốc HĐ/PO Bản gốc Duyệt giá BMS Đối chƣa với ký có đầy đủ NCC ký chữ hợp BMS đồng nguyên tắc bổ sung thêm: lãnh đạo ĐVMH Biên lý hợp đồng (nếu có) 10 Đối với Đề nghị đăng kiểm (BM04- đăng ký, QD30EW) đƣợc duyệt đăng kiểm Bản gốc Đề nghị đăng kiểm (BM04QD30EW) Bản gốc Bản gốc Bản đăng kiểm cũ Bản copy phƣơng tiện Bản đăng kiểm Bản copy Cơng ty Hóa đơn GTGT Bản gốc Đề nghị mua bảo hiểm (BM01-QD30EW) Bản bảo hiểm cũ Bản gốc Đề nghị mua bảo hiểm (BM01-QD30EW) Bản gốc Bản copy Bản bảo hiểm cũ Bản copy Bản gốc Bản bảo hiểm Bản copy Hóa đơn GTGT Bản gốc Duyệt giá đƣợc Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt đối Đối với mua bảo 11 hiểm phƣơng tiện Công ty với trƣờng hợp có thay đổi giá dịch vụ hợp đồng Duyệt giá đƣợc Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt trƣờng hợp có thay đổi giá dịch vụ hợp đồng  Trƣờng hợp sử dụng cho đơn hàng kèm gốc  Trƣờng hợp phải sử TT Khoản toán Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ toán tạm ứng/thanh toán dụng cho đơn hàng trở lên: Bản gốc dùng cho lần toán Các lần toán sau sử dụng copy có chữ ký xác nhận Trƣởng phịng Đề nghị bảo dƣỡng/sửa chữa xe (BM02-QD30EW) Đề nghị bảo dƣỡng/sửa chữa Bản gốc xe (BM02-QD30EW) có xác Bản gốc nhận BVNB Duyệt giá đƣợc Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt  12 Trƣờng hợp sử Bảo dƣỡng dụng cho đơn hàng phƣơng tiện kèm gốc Cơng ty Duyệt giá đƣợc Lãnh đạo (đối với bảo có thẩm quyền phê duyệt Bản gốc  Trƣờng hợp phải sử dụng cho đơn hàng trở lên: dƣỡng định Bản gốc dùng cho lần kỳ) toán Các lần tốn sau sử dụng copy có chữ ký xác nhận Trƣởng phòng Đề nghị toán NCC Bản gốc Đề nghị toán NCC Bản gốc Hợp đồng Bản gốc Hóa đơn GTGT Bản gốc Hợp đồng Bản gốc Đề nghị bảo dƣỡng/sửa chữa xe (BM02-QD30EW) 13 Bản gốc Đề nghị bảo dƣỡng/sửa chữa xe (BM02-QD30EW) Bảo dƣỡng Báo cáo lựa chọn NCC đƣợc phƣơng tiện duyệt Công ty Hợp đồng Bản gốc Hợp đồng Bản gốc Đề nghị toán NCC Bản gốc Hóa đơn GTGT Bản gốc Đề nghị toán NCC Bản gốc (đối với bảo dƣỡng toàn bộ) Bản gốc Báo cáo lựa chọn NCC đƣợc Bản gốc duyệt Biên nghiệm thu (có xác nhận BVNB, BMS/P.KS- Bản gốc Bản gốc TT Khoản toán Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ toán tạm ứng/thanh tốn KTNB (nếu có mặt để kiểm sốt BMS/P.KS-KTNB)) Đề nghị bảo dƣỡng/sửa chữa xe (BM02-QD30EW) có xác Đề nghị bảo dƣỡng/sửa chữa Bản gốc nhận P.BDTB Đối với sửa chữa 14 hƣ Báo cáo lựa chọn NCC đƣợc duyệt Hợp đồng hỏng phƣơng tiện Công ty xe (BM02-QD30EW) có xác Bản gốc nhận P.BDTB Bản gốc Bản gốc Báo cáo lựa chọn NCC đƣợc duyệt Bản gốc Hợp đồng Bản gốc Hóa đơn GTGT Bản gốc Biên nghiệm thu (có xác đột xuất nhận BVNB) Hoặc Biên bàn giao vật tƣ Bản gốc cũ thu hồi sau thay (đối với CN HCM) Hóa đơn vá xe (hóa đơn bán lẻ) Hóa đơn mua dầu (hóa đơn tài chính) Đối với Sổ nhật trình xe (BM03- tốn QD30EW) có đầy đủ chữ ký xăng/dầu xác nhận Đội trƣởng/Đội tiền phó đội xe BVNB (xác Báo GPS: ký xác nhận cáo số Km,cóngày, nhận chốt luật/rửa xe 15 lái xe (nếu có) sử dụng cho phƣơng tiện Công ty Chƣa quy định trƣởng/Đội Km Đội để tốn) phó đội xe Trƣởng phịng hành Lƣu ý: nhân Nhà máy Đề nghị tốn điền đầy đủ thơng tin sau:  Xe cần toán (biển số xe)  Thời hạn toán (thanh toán từ ngày … đến ngày…)  Km toán (thanh Bản gốc Bản gốc Bản copy Bản gốc TT Khoản toán Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ toán tạm ứng/thanh toán toán từ Km … đến Km …)  Số tiền đề nghị toán (số tiền lái xe cộng theo hóa đơn mua dầu) Đề nghị thuê xe Bảng kê cƣớc phát sinh tháng cho NCC Bản gốc Hợp đồng cung cấp dịch vụ Bản gốc Hóa đơn đơn vị vận Bản gốc chuyển Thanh toán 16 Bản gốc Biên bàn giao có xác nhận Chƣa quy định đơn vị nhận hàng vận tải Biên xác nhận giá trị đền bù có xác nhận đại diện đơn vị vận chuyển Đề nghị toán NCC Bản gốc Bản gốc Bản gốc Đối với mặt hàng điều chuyển tính kg phải Bản gốc kèm theo biên cân hàng QĐđiều động, cử công tác, kế hoạch công tác đãđƣợc duyệt 17 Thanh toán vé máy bay Giấy đề nghị chi phí chuyển từ tàu xe sang máy bay Thanh tốn Bản copy Hóa đơn VAT Bản gốc Bản gốc Vé máy bay Bản copy Kế hoạch công tác Bản copy Đề nghị đƣợc phê duyệt Bản gốc làm thủ tục 18 visa giấy phép 19 Chƣa quy định Hóa đơn VAT (Nếu khơng có hóa đơn phải có lao động phê duyệt TGĐ) Thanh toán Đề nghị toán đƣợc TĐV việc đặt hoa, số Chƣa quy định ký kiểm tra HCNS xác nhận Bản gốc Bản gốc TT Khoản tốn cơng Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ tốn tạm ứng/thanh tốn Hóa đơn GTGT/ Hóa đơn bán việc Bản gốc lẻ hiếu, hỉ kê Bảng cƣớc phí Biên lai Hóa Bản gốc đơn GTGT Giấy Đối với dùng thẻ Bản gốc Bản gốc đăng ký sử dụng phƣơng tiện (BM07QD30EW) Bản gốc có xác nhận Thanh tốn 20 dịch vụ taxi Đội Chƣa quy định xe/P.HCNS Biên lai Bản gốc Hóa đơn Bản gốc Kế hoạch công tác Giấy Bản copy đăng Trƣờng hợp không ký sử dụng dùng thẻ phƣơng tiện (BM07QD30EW) Bản gốc có xác nhận Đội xe/P.HCNS 21 Thanh tốn Phê duyệt Lãnh đạo có tiền phịng thẩm quyền đồng ý chi phí khách sạn, ăn thời gian làm việc tiền chi phí ăn uống tiền chi phí khác cho chuyên gia Chƣa quy định Hóa đơn VAT cho Cơng ty Bản gốc Bản gốc Báo giá có phê duyệt BMS (thanh tốn tiền phịng CBNV theo quy định cơng tác Bản copy TT Khoản toán sang Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ tốn tạm ứng/thanh tốn phí) làm việc Hóa đơn GTGT Bản gốc Hợp đồng Bản copy Thanh tốn 22 phí counter Tháng Bản Phiếu ghi counter máy photo trƣớc copy 02 tháng liền kề Tháng Bản sau gốc Chƣa quy định máy photo TTĐ việc cấp có thẩm quyền đồng ý toán tiền Thanh toán 23 tiền gửi xe gửi xe Chƣa quy định Bảng chấm cơng có xác nhận P.HCNS CBCNV Bảng tính số tiền gửi xe ngày công thực tế 24 dịch vụ chứng TTĐ việc test mẫu (nếu có) Bản gốc Hợp đồng (sao y Chƣa quy định toán quốc tế) nhận/tái Kế hoạch báo cáo đánh giá chứng nhận (nếu có) Đề nghị tốn NCC Thông tin vé máy bay bên đánh giá (nếu có) Thanh tốn 25 dịch vụ cơng chứng (sao y Chƣa quy định Bản gốc Bản gốc có) khoản Bản gốc Hóa đơn Báo cáo kết test mẫu (nếu Thanh toán Bản gốc Bản copy Bản copy Bản copy Bản gốc Bản copy Hóa đơn Bản gốc Hồ sơ công chứng Bản chụp ảnh Phê duyệt Lãnh đạo có thẩm quyền nhu cầu cơng Bản gốc TT Khoản toán Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ tốn tạm ứng/thanh tốn chính) chứng Bảng kê chi tiết chứng từ đƣợc công chứng Thanh toán 26 tiền trả lại Hợp đồng Bản copy Xác nhận cơng nợ kế tốn Bản gốc Báo giá ký hợp đồng, báo giá Chƣa quy định sản xuất, báo giá cho KH có) Danh mục vật tƣ tiêu thí Thanh tốn nghiệm đƣợc phê duyệt chi phí thí CĐT/TVGS nghiệm Hợp đồng/PO (mẫu, Báo giá hợp đồng đơn vị mokup) thí nghiệm Bản copy tiêu thí nghiệm đƣợc phê Bản gốc Bản gốc Bản copy đối chiếu) 28 cơng tác phí Bản dự trì kinh phí đƣợc TĐV/NDUQ ký kiểm tra Bản copy duyệt CĐT/TVGS Kế hoạch công tác đƣợc duyệt (Khi tạm ứng mang gốc để Bản copy Danh mục vật tƣ Hợp đồng/PO Bản gốc Báo giá hợp đồng đơn vị thí nghiệm Kết thí nghiệm Thanh tốn Bản copy tốn (nếu có) Quyết tốn lý (nếu 27 Bản gốc Bản gốc Bản gốc Bản copy Bản kế hoạch công tác đƣợc phê duyệt Bản gốc Bản gốc Giấy đƣờng Các hoá đơn chứng từ Bản gốc (mua hàng hoá dịch vụ, cuống vé tàu, máy bay,…) Thanh tốn chi phí thí 29 nghiệm ngun vật Phê duyệt, định Phê duyệt, định Chủ đầu tƣ loại vật tƣ thí nghiệm Bản copy (nếu có) liệu dự Phê duyệt Lãnh đạo có thẩm án quyền (Lãnh đạo Cơng ty cổ phần Chủ đầu tƣ loại Bản vật tƣ thí nghiệm (nếu copy gốc/bản có) Bản copy Phê duyệt Lãnh đạo Bản có thẩm quyền (Lãnh copy gốc/bản TT Khoản toán Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ tốn tạm ứng/thanh tốn Eurowindow) chi phí thí đạo Cơng ty cổ phần nghiệm: trƣờng hợp khơng Eurowindow) chi phí có chứng từ Chủ đầu tƣ xác thí nghiệm: trƣờng minh yêu cầu thí nghiệm, đơn vị hợp khơng có chứng từ thí nghiệm) Chủ đầu tƣ xác minh yêu cầu thí nghiệm, đơn vị thí nghiệm) Báo giá thí nghiệm Bản gốc HĐ/PO Bản gốc Báo giá thí nghiệm Bản gốc Biên lấy mẫu thí Bản copy nghiệm (nếu có) HĐ/PO Bản gốc Kết thí nghiệm có Bản copy xác nhận Chủ đầu tƣ Các khoản 30 phát sinh (chƣa quy định chứng Các Trƣởng đơn vị liên quan đến kiểm tra hồ sơ hƣớng dẫn nhân viên đơn vị kiểm tra từ nhằm đảm bảo tính hợp lệ hồ sơ tạm ứng/thanh toán QD này) Lƣu ý: 1) Trƣờng hợp đơn hàng có giá trị dƣới 20.000.000 đồng hồ sơ đề nghị tạm ứng chấp nhận fax HĐ/PO có chữ ký, đóng dấu xác nhận, có chữ ký tƣơi 2) Đối với trƣờng hợp không theo quy định TGĐ phê duyệt trực tiếp 3) Đối với trƣờng hợp hồ sơ tạm ứng/thanh tốn cho nhiều lần thực nhƣ sau:  Hợp đồng gốc dùng cho lần tạm ứng/thanh toán sau ký hợp đồng, hồ sơ tốn lần sau kèm photo có chữ ký xác nhận Trƣởng phòng  Chứng từ lại: gốc dùng cho lần tạm ứng/thanh toán đầu tiên, hồ sơ toán lần sau kèm photo có chữ ký xác nhận Trƣởng phịng 4) Đối với hồ sơ tạm ứng tờ khai hải quan khơng cần duyệt mua có HĐ/PO đƣợc ký duyệt 5) Đối với hồ sơ không cần duyệt mua có hợp đồng mua bán đƣợc ký duyệt 6) Trong trƣờng hợp mua hàng có giá trị dƣới 200.000 đồng mà khơng có hóa đơn GTGT phải lập bảng kê 7) Đối với khoản toán khoản mua hàng hoá, vật tƣ phục vụ sản xuất (do P.VT-XNK Hà Nội mua) có giá trị dƣới 20.000.000 đồng P.VT-XNK làm thủ tục tốn với kế tốn NM1 Phụ lục 2.7 Chu trình sản xuất Phòng lập KHSX Nhận KHSX Xƣởng sản xuất Lệnh sản xuất Nhận NVL Lập KHSX Đưa NVL vào sản xuất Lập lệnh sản xuất Báo cáo sử dụng NVL Nhập kho thành phẩn BC kết SX Bộ phận kiểm tra chất lƣợng Thủ kho Báo cáo KQSX Lệnh sản xuất Kiểm tra chất lượng Xuất NVL ký nhận Báo cáoNK In phiếu KQSX thành phẩm đạt chất lượng Phiếu nhập kho Báo cáo KQSX Phiếu nhập kho Kiểm tra nhập kho thành phẩm Phụ lục 2.8 Chu trình bán hàng- thu tiền Đặt hàng Định giá bán Bộ phận kinh doanh * Thỏa thuận kế hoạch giao hàng, ký hợp đồng kinh tế Nhận đơn đặt hàng Dữ liệu tên khách hàng, mã hàng, số lƣợng đƣợc nhập vào máy * Ghi chép vào sổ theo dõi bán hàng Kiểm tra hàng hóa, lập phiếu xuất kho Giá vốn lơ hàng đƣợc tự động tính từ phần mềm kế tốn Đối chiếu chứng từ, lập hóa đơn Cập nhật sổ nhật ký bán hàng sổ tổng hợp Các dịch vụ sử dụng khác đƣợc kết nối tự động cập nhập thẳng vào máy * Thỏa thuận mức giá bán Phiếu xác nhận đặt hàng có xác nhận khách Kiểm tra lƣợng hàng cịn kho Kế tốn doanh thu Sổ nhật ký bán hàng Có thể cung cấp sản phẩm theo yêu cầu hay không? * Mọi trƣờng hợp áp giá đặc biệt phải có xác nhận văn , miệng cấp có thẩm quyền Thủ kho Sổ tổng hợp Phiếu yêu cầu bán hàng - Làm thủ tục xuất kho hàng hóa Bảng kê hàng hóa cung cấp Phiếu giao hàng Bộ phận giao hàng Các sổ sách đƣợc xem lại hàng tháng: Phí tổn nợ khó địi, ghi sổ khoản khơng thu đƣợc xóa sổ Kế tốn cơng nợ Cập nhật sổ phụ khoản phí phải thu Sổ phụ khoản phải thu Sổ chi tiết nợ phải thu