Khái quát về phân tích công việc
Khái niệm và kết quả của phân tích công việc
1.2 Kết quả của phân tích công việc
1.2.1 Bản mô tả công việc
Khái niệm bản mô tả công việc
Nội dung: Bản mô tả công việc thường bao gồm các phần chính sau
Phần 1: Phần xác định công việc
Phần 2: Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc
Phần 3: Các mối quan hệ của công việc
Phần 4: Các điều kiện làm việc
- Bản mô tả công việc cần ngắn gọn, súc tích, đơn giản dễ hiểu.
- Các nhiệm vụ, trách nhiệm sắp xếp theo đúng trình tự
- Các nhiệm thường bắt đầu bằng một động từ hành động, có tính quan sát
- Bản mô tả công việc cần phải chính xác và khách quan nhất.
1.2.2 Bản yêu cầu công việc với người thực hiện
Khái niệm bản yêu cầu công việc với người thực hiện
Nội dung: Bao gồm đòi hỏi của công việc với người thực hiện
- Trình độ học vấn - Kinh nghiệm
- Kiến thức chuyên môn - Kỹ năng
- Các yêu cầu về mặt thể lực tinh thần tuổi tác - Các yêu cầu khác…
Yêu cầu: yêu cầu đưa ra không nên quá cao, chỉ nên đưa ra ở mức cần thiết cho công việc.
1.2.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Khái niệm bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Nội dung: Thường được đánh giá trên 3 khía cạnh là số lượng, chất lượng và thời gian hoàn thành công việc
Yêu cầu: các tiểu chuẩn đưa ra nên có tính định lượng, cụ thể, dễ áp dụng.
Các phương pháp thu thập thông tin
2.1 Thông tin cần cho phân tích công việc
+ Thông tin về tình hình thực hiện công việc
+ Thông tin về yêu cầu nhân sự
+ Thông tin về máy móc
+ Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc
+ Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc
2.2 Nhân tố tác động đến phân tích công việc
+ Quan điểm và nhận thức của lãnh đạo doanh nghiệp:
Lãnh đạo cần nhận thức đúng và quan tâm đến công tác phân tích công việc (PTCV) để đảm bảo thành công cho chương trình này.
+ Người quản lí trực tiếp:
Người quản lí cho rằng công tác PTCV là không có tác dụng thì việc thu thập thông tin sẽ không chính xác và ngược lại.
+ Người thực hiện công việc
Nếu họ hiểu không đúng về mục đích thì thông tin thu được sẽ không chính xác, sai lệch.
Người phụ trách lập kế hoạch và thu thập thông tin cần có trình độ chuyên môn PTCV để đảm bảo chất lượng kết quả đạt được Nếu thiếu chuyên môn, hiệu quả công việc sẽ không cao.
2.3 Phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc
- Ưu điểm: Thông tin phong phú và thực tế
- Nhược điểm: kết quả bị ảnh hưởng bởi nhân tố chủ quan; các hoạt động trí não thì khó quan sát.
2.3.2 Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng:
- Ưu điểm: cho thấy tính linh động của sự thực hiện nhiệm vụ công việc.
- Nhược điểm: tốn thời gian quan sát và phân loại sự kiện, khó khăn trong việc xây dựng các hành vi trung bình.
2.3.3 Phương pháp nhật ký công việc
- Ưu điểm: thu được các thông tin theo sự kiện thực tế
- Nhược điểm: độ chính xác của thông tin thì còn hạn chế, mang tính chủ quan, khó đảm bảo tính nhất quán và liên tục.
Các thông tin được ghi chép theo biểu mẫu mang lại lợi ích lớn, giúp thống nhất và dễ dàng so sánh câu trả lời của nhiều người lao động khác nhau Điều này cho phép chúng ta tìm hiểu sâu hơn về công việc và các khía cạnh liên quan.
- Nhược điểm: tốn thời gian và công sức.
2.3.5 Phương pháp sử dụng bản hỏi được thiết kế sẵn
Thông tin thu được có thể được lượng hóa, giúp dễ dàng cập nhật khi có sự thay đổi trong công việc Việc thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, mang lại hiệu quả cao cho quá trình làm việc.
- Nhược điểm: phức tạp, tốn thời gian, chi phí, có thể gây hiểu lầm cho người lao động
2.3.6 Phương pháp hội thảo chuyên gia
- Ưu điểm: được áp dụng phục vụ nhiều mục đích khác nhau
- Nhược điểm: đắt và tốn thời gian.
Trình tự tiến hành phân tích công việc
3.1 Xác định các công việc cần phân tích
Việc phân tích công việc thường được tiến hành trong một số trường hợp sau:
- Khi tổ chức mới thành lập
- Khi tổ chức xuất hiện các công việc mới
- Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do áp dụng các phương pháp mới, thủ tục hoặc công nghệ mới
- Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ các công việc.
3.2 Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp
Tùy thuộc vào mục đích và tính chất công việc cần phân tích, cũng như đặc điểm của doanh nghiệp, việc lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp là rất quan trọng để đạt hiệu quả cao và tiết kiệm chi phí.
3.3 Tiến hành thu thập thông tin
Sau khi xác định phương pháp thu thập thông tin, chúng ta bắt đầu quá trình thu thập dữ liệu Thông tin có thể được lấy từ sơ đồ tổ chức của công ty hoặc các tài liệu liên quan khác Đối tượng thu thập bao gồm những người thực hiện công việc và các quản lý trực tiếp.
3.4 Xử lý thông tin thu thập được và viết bản mô tả công việc.
- Sau khi thu thập thông tin, kiểm tra tính chính xác rồi tùy vào mục đích mà có hướng xử lý thông tin phù hợp.
- Để viết được sản phẩm của PTCV thì cần trải qua các bước sau
+ Viết bản thảo lần thứ nhất
+ Lấy ý kiến đóng góp của người lao động và lãnh đạo bộ phân có liên quan
+ Trên cơ sở đóng góp sửa lại bản thảo
+ Tổ chức hội thảo với Ban lãnh đạo, trưởng phòng nhân lực nhằm hoàn thiện bản thảo nếu cần thiết
+ Lấy chữ ký của lãnh đạo cao nhất trước khi ban hành rộng rãi
+ Đánh máy thành nhiều bản, lưu ở phòng nhân lực và các bộ phận khác có liên quan
3.5 Cập nhật và xem xét định kỳ
- Cần cập nhật định kỳ nhằm bổ sung các thông tin liên quan đến công việc khi thay đổi theo thời gian.
- Chu kỳ PTCV của các doanh nghiệp khác nhau phụ thuộc vào điều kiên và tính chất công việc.
Mối quan hệ giữa phân tích công việc với các hoạt động quản trị nhân sự khác
- Khái niệm kế hoạch hóa nguồn nhân lực
Dựa vào bản mô tả công việc của PTCV, chúng ta có thể xác định các loại công việc phù hợp với yêu cầu của tổ chức, từ đó xác định chính xác nhu cầu lao động.
4.2 Đối với tuyển mộ, tuyển chọn
- Khái niệm: tuyển mộ, tuyển chọn.
Bản mô tả công việc và yêu cầu chuyên môn là công cụ quan trọng trong quá trình tuyển dụng, giúp xác định rõ ràng các tiêu chí ứng viên cần có Chúng hỗ trợ việc quảng cáo và thông báo tuyển dụng, từ đó thu hút đúng đối tượng và nâng cao hiệu quả tìm kiếm nhân sự.
Bản yêu cầu chuyên môn đóng vai trò quan trọng trong quy trình tuyển chọn, giúp xác định hình thức thi tuyển và phỏng vấn, lựa chọn hồ sơ, cũng như đánh giá ứng viên, từ đó tìm ra người phù hợp nhất cho công việc.
- PTCV là căn cứ tuyển dụng ứng viên phù hợp, quyết định chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức
4.3 Đối với đánh giá thực hiện công việc
Khái niệm đánh giá thực hiện công việc
- PTCV giúp đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá một cách rõ ràng và chính thức thông qua bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Người quản lý sử dụng các tiêu chuẩn đã được thiết lập cùng với tình hình thực hiện công việc thực tế của nhân viên để đưa ra quyết định đánh giá một cách chính xác.
4.4 Đối với đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Khái niệm: Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.
PTCV giúp xác định những kiến thức và kỹ năng còn thiếu của người lao động, từ đó xác định nhu cầu đào tạo, đối tượng cần đào tạo và nội dung đào tạo phù hợp.
Chương trình đào tạo được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn cụ thể, giúp đánh giá xem người lao động đã đáp ứng yêu cầu hay chưa Qua đó, chất lượng chương trình đào tạo được đánh giá một cách hiệu quả.
4.5 Đối với thù lao lao động
Khái niệm: Thù lao lao động
- Để trả thù lao chính xác chúng ta phải dựa trên sự phức tạp cuả công việc và sự đánh giá thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức độ phức tạp của công việc, từ đó đảm bảo sự công bằng trong chế độ lương Nó cũng giúp xác định các điều kiện làm việc để tính toán phụ cấp hợp lý Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là nền tảng cho việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
4.6 Đối với an toàn và kỉ luật lao động
An toàn lao động là yếu tố quan trọng trong mô tả công việc, bao gồm điều kiện làm việc và các công cụ, trang thiết bị lao động Đây là cơ sở để người lao động yêu cầu quyền lợi về an toàn lao động Người sử dụng lao động có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các điều kiện cần thiết để đảm bảo an toàn cho nhân viên.
Kỷ luật lao động là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự, nơi bản mô tả công việc xác định rõ ràng các nhiệm vụ và tiêu chuẩn cần thiết mà người lao động phải hoàn thành Dựa trên những tiêu chuẩn này, các biện pháp kỷ luật sẽ được áp dụng nếu người lao động không đạt yêu cầu.
Vai trò của phòng nhân sự và cán bộ nhân sự trong công tác phân tích công việc
- Lập kế hoạch PTCV tại doanh nghiệp
- Xây dựng các văn bản, bảng biểu, bảng hỏi thu thập thông tin và thiết kế mẫu các văn bản của phân tích công việc
- Kết hợp với các phòng chuyên môn trong doanh nghiệp tuyên truyền về ý nghĩa chương trình, nội dung các câu hỏi thu thập thông tin.
Các phòng ban trong doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện PTCV dưới sự hướng dẫn của phòng nhân sự, đồng thời áp dụng các văn bản pháp lý vào thực tiễn.
- Phòng nhân sự đánh giá hiệu quả của chương trình và cập nhật thông tin định kì.
5.2 Vai trò của cán bộ nhân sự
- Cán bộ nhân sự là người tham gia trựa tiếp vào chương trình, quyết định đến chất lượng của PTCV
Để chương trình PTCV đạt hiệu quả, cần giải thích rõ ràng mục đích của nó đến người lao động Việc thu thập thông tin, thiết kế biểu mẫu và hoàn thiện các văn bản là bước quan trọng trong quá trình này.
Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác phân tích công việc trong doanh nghiệp
- PTCV giúp người lao động hiểu được kỳ vọng của nguời quản lí đối với mình, hiểu được nhiệm vụ, trách nhiệm của mình trong công việc
- PTCV giúp nhà quản lí có sơ sở, điều kiện để thực hiện hoạt động quản lí của mình một cách đúng đắn và có hiệu quả.
- PTCV là công vụ cơ bản nhất trong mọi giai đoạn của quản trị nhân lực, ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động quản trị nhân lực khác.
+ Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, bố trí, thuyên chuyển và thăng ttiến nhân viên.
+ Loại bỏ các bất bình đẳng về mức luơng qua việc xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, sự phức tạp của công việc.
+ Tạo kích thích cho người lao động qua việc đánh giá thực hiện công việc và thù lao lao động hợp lí
+ Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc
+ Giảm bớt số người lãng phí cho sự thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ.
- PTCV thực sự đem lại những lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp cả về tài chính và phi tài chính
Thực trạng công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần
3
I Giới thiệu về công ty cổ phần LILAMA 69 - 3
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần LILAMA 69 – 3
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần LILAMA 69 - 3
- Công ty LILAMA 69-3 là Doanh nghiệp Nhà nước, có tiền thân là Công trường lắp máy Uông Bí số 9 (1961), Xí nghiệp lắp máy số 6 (1977)
- Đến năm 1993, Công ty LILAMA 69 - 3 được thành lập theo quyết định số 008A/BXD – TCLĐ ngày 27/01/1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng trên cơ sở sáp nhập:
Xí nghiệp Lắp máy 69-4 Hoàng Thạch và Xí nghiệp 69-3 Uông Bí.
- Năm 1996, Công ty mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh sang chế tạo thiết bị cơ khí cho các công trình.
- Tháng 6/2007 Công ty đã chuyển đổi sang mô hình cổ phần với quyết định số 351/
QĐ – BXD ngày 06 tháng 3 năm 2007.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty cổ phần Lilama 69 – 3
Chức năng của công ty bao gồm thiết kế và tư vấn đầu tư xây dựng, gia công chế tạo thiết bị, cũng như kinh doanh xuất nhập khẩu Công ty còn chuyên lắp đặt thiết bị cho dây chuyền sản xuất, cung cấp dịch vụ bảo trì và sửa chữa, đồng thời đóng mới và sửa chữa một số phương tiện vận tải thủy Ngoài ra, công ty cũng chú trọng đào tạo và nâng cao tay nghề cho công nhân.
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dựa trên kế hoạch công ty đặt ra và thích ứng với nhu cầu thị trường.
- Có nghĩa vụ thực hiện các khoản nợ phải thu, phải trả ghi trong bảng cân đối tài sản của công ty.
- Có nhiệm vụ quản lý hoạt động kinh doanh theo đúng chức năng, ngành nghề kinh doanh theo quy định của Nhà nước
- Có nhiệm vụ thực hiện đúng chế độ và các quy định chế độ của nhà nước
- Thực hiện đóng thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định
1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
1.2.1 Các lĩnh vực sản suất
- Thiết kế - Tư vấn đầu tư xây dựng:
- Gia công chế tạo thiết bị và kinh doanh xuất nhập khẩu
- Dịch vụ bảo trì, sửa chữa
- Đóng mới, sửa chữa các loại phương tiện vận tải thuỷ
- Đào tạo và đào tạo phổ cập tay nghề cho công nhân các nghề cơ khí, điện, sửa chữa thiết bị, xây lò công nghiệp.
Quy trình sản xuất của công ty bao gồm nhiều giai đoạn và bước khác nhau, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ Số lượng công nhân viên cần thiết ở các vị trí từ khi nhận hợp đồng cho đến khi hoàn thành sản xuất và lắp đặt là rất lớn.
XEM XÉT LẬP HỒ SƠ ĐẤU THẦU
Lập kế hoạch đấu thầu Tham dự thầu
Kế hoạch sản xuất Thực hiện sản xuất
Nghiệm thu, kiểm tra, thực nghiệm
LẬP PASX NVL- VẬT TƯ
1.3 Cơ cấu tổ chức và cơ cấu lao động 1.3.1 Cơ cấu tổ chức
Nhiệm vụ các Phòng Ban
+ Phòng tổ chức lao đông tiền lương
+ Phòng tài chính - kế toán
+ Phòng Kinh tế - kỹ thuật
+ Phòng kế hoạch – đầu tư
+ Văn phòng đảng ủy, công đoàn
+ Phòng quản lí chất lượng và xe máy thi công
Bảng 1: Cơ cấu lao động công ty cổ phần LILAMA 69-3 phân chia theo các tiêu thức năm 2007, 2008, 2009
Số lượng % Số lượng % Số lượng %
5 Lao động PT qua đào tạo 105 4.56 134 5.29 100 4.13
IV Theo tính chất công việc 2305 100 2534 100 2527 100
Cán bộ lãnh đạo quản lý 47 2.04 54 2.13 64 2.53
Cán bộ làm KH,KT 250 10.85 240 9.47 276 10.92
Cán bộ làm chuyên môn 31 1.34 28 1.11 40 1.58
- Quy mô lao động ngày càng tăng lên theo các năm và ổn định ở mức cao.
Tỷ lệ lao động nữ trong công ty lắp máy và xây dựng đang có xu hướng tăng lên qua các năm, tuy nhiên vẫn chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ trong tổng số lao động Điều này hoàn toàn phù hợp với tính chất công việc của ngành.
Theo độ tuổi, công ty đã điều chỉnh bố trí nhân sự phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh Tỷ lệ lao động trong độ tuổi 18-30 và 30-40 ngày càng tăng qua các năm, trở thành lực lượng lao động chủ chốt của công ty.
Số lượng lao động có trình độ đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp đang gia tăng, trong khi tỷ lệ lao động phổ thông giảm Điều này cho thấy trình độ của cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong công ty ngày càng được cải thiện.
- Theo tính chất công việc: hợp lí Năm 2009 số lượng cán bộ có tăng lên so với năm
2008 nhưng tỷ lệ này qua 3 năm thì đã giảm đi, phù hợp với xu thế giảm lao động gián tiếp và tăng lao động trực tiếp.
1.4 Đặc điểm máy móc, thiết bị
Bảng 2: Số lượng máy móc thiết bị công ty cổ phần LILAMA 69-3
TT Tên thiết bị Số lượng (Cái)
1 Thiết bị đúc, luyện kim:
- Lò nấu thép cảm ứng trung tần
- Thiết bị phụ trợ khác
- Máy khoan, máy lốc tôn và uốn tôn, máy cưa, máy cắt, máy bào, máy tiện, máy phay, máy doa, máy mài, …
-Máy phân tích quang phổ phát xạ hồ quang ding khí Argon
-Máy đo nhiệt độ di động, máy đo độ cứng di động, vv… 12
- Thiết bị đúc ly tâm, máy trộn bê tông, cầu trục, máy nắn thẳng dầm,
5 Năng lực máy thi công
- Cẩu trục bánh nốp KATO
- Máy hàn bán tự động
Nguồn: Phòng Vật tư, Công ty cổ phần LILAMA 69 - 3
Các phương tiện giao thông đặc thù và đa dạng về số lượng và loại hình đang ngày càng trở nên phổ biến Hầu hết các phương tiện này chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài và đã được đưa vào thị trường trong những năm gần đây.
1.5 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty
Bảng 3 : Kết quả sản xuất kinh doanh 3 năm 2007, 2008, 2009 của công ty cổ phần LILAMA 69 – 3
STT Nội dung Đơn vị tính Năm
1 Giá trị SXKD Tỷ đồng 425 600 850
3 Lợi nhuận trước thuế Tỷ đồng 6,56 14,23 25,2
4 Các khoản đã nộp ngân sách Tỷ đồng 9,05 11,53 18,05
Lao động và tiền lương
-Lao động bình quân Người 2.177 2455 2578
-Thu nhập bình quân người/tháng 1.000đ 2.537 2.795 3.200
6 Vốn đầu tư phát triển Tỷ đồng 19,71 25 35
Nguồn : Phòng Kế Hoạch Đầu tư, công ty LILAMA 69 – 3
Nhìn vào các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận sau thuế, các khoản phải nộp ngân sách, thu nhập bình quân đầu người đều tăng lên đáng kể.
II Thực trạng công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần LILAMA 69 -3
* Phương pháp thu thập ý kiến : tìm hiểu ý kiến của cán bộ các phòng ban về công tác phân tích công việc tại công ty thông qua bảng hỏi
PHIẾU ĐIỀU TRA LẤY Ý KIẾN VỀ QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Tại Công ty Cổ phần Lilama 69 - 3, chúng tôi thực hiện khảo sát để phân tích công việc và rất mong nhận được sự hỗ trợ từ anh/chị Xin vui lòng cung cấp thông tin bằng cách trả lời các câu hỏi dưới đây Mọi thông tin sẽ được sử dụng cho mục đích nghiên cứu và đảm bảo tính bảo mật Chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị!
Phần I: Thông tin cá nhân
2 Vị trí công việc hiện nay:
5 Theo anh/ chị hiện nay công ty đã tiến hành hoạt động phân tích công việc chưa? Đã tiến hành Chưa tiến hành
6 Nếu có thì anh/ chị đã có các bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiên và bản tiêu chuẩn thực hiện công vịêc hay chưa?
7 Anh/ chị có nắm được nhiệm vụ, trách nhiệm của mình hay không? nếu có thì cụ thể như thế nào?
8 Theo anh/ chị thì các chức năng nhiệm vụ đó có phù hợp với vị trí công việc hiện nay không?
9.Theo anh/ chị công tác kiểm tra việc thực hiện công việc của người lao động được tiến hành:
10 Đối với anh/ chị thì có cần thiết phải tiến hành phân tích công việc tại công ty hay không?
Cần thiết nhưng không thiết yếu
11.Theo anh/ chị tiêu chuẩn thực hiện công việc của anh/ chị được quy định trong văn bản nào?
12.TIền lương và các lọai khuyến khích khác ở công ty được xác định dựa trên các tiêu thức nào?
Hoàn thành công việc đúng chất lượng Vị trí công việc
Hoàn thành công việc đúng tiến độ Tiêu thức khác
13.Theo anh/ chị phân tích công việc tại công ty đã ứng dụng được vào các họat động khác chưa? Đã được ứng dụng
Phần nào được ứng dụng
14 Đối với anh/ chị thì có cần thiết phải tiến hành phân tích công việc tại công ty hay không?
Cần thiết nhưng không thiết yếu
15 Theo anh/ chị thì các chức danh nào ở công ty nên được tiến hành phân tích công việc?
Trưởng/ phó phòng chuyên môn
Tất cả nhân viên các phòng, ban
16 Anh/ chị có kiến nghị gì để hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty? Xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của anh/ chị!!!
Mẫu điều tra: 40 phiếu Đối tượng: cán bộ công nhân viên các phòng ban trong công ty
2.1 Nhận thức của ban lãnh đạo công ty về tầm quan trọng của công tác phân tích công việc
Ban lãnh đạo công ty đã nhận thức rõ tầm quan trọng của phân tích công việc trong việc tối ưu hóa hoạt động nhân sự và thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Trong quá trình hoàn thiện sơ đồ tổ chức, Ban Lãnh đạo đã chỉ đạo phòng Tổ Chức - Lao Động - Tài Chính gửi văn bản đến các phòng ban để tự xây dựng chức năng và nhiệm vụ của từng phòng.
Trong thời gian qua, đã có chỉ đạo từ cấp trên đến các phòng ban nhằm xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí Điều này nhằm xem xét và bố trí lại công việc một cách hợp lý và phù hợp hơn.
Ban lãnh đạo chưa nhận thức đầy đủ về hiệu quả và lợi ích của công tác PTCV, dẫn đến việc chưa quan tâm đúng mức đến tài chính và các nguồn lực khác.
Trong chiến lược phát triển đến năm 2015, công ty sẽ tiếp tục mở rộng quy mô, do đó Ban lãnh đạo đã lập kế hoạch hoàn thiện các hoạt động quản trị nhân sự, bao gồm cả việc phát triển chính sách và chương trình đào tạo cho nhân viên.
2.2 Vai trò của phòng Tổ chức lao động tiền lương và cán bộ nhân sự trong công tác phân tích công.
- Phòng TCLĐTL chưa thực sự quan tâm đến công tác PTCV, chưa coi đó là một hoạt động cần thiết trong hoạt động quản trị nhân sự.
- Trong nhiệm vụ của phòng chưa đề cập đến công tác phân tích công việc.
Việc thu thập thông tin nhằm xây dựng chức năng và nhiệm vụ cho các phòng ban được thực hiện thông qua công văn chỉ đạo từ Tổng Giám Đốc gửi đến các phòng Các phòng ban sẽ tự xây dựng chức năng của mình, trong khi Phòng TCLĐTL chỉ có nhiệm vụ thống kê và chỉnh sửa thông tin đã được cung cấp.
- Phòng chưa có cán bộ nhân sự chuyên về công tác phân tích công việc, chưa thiết kế bảng biểu hoặc bảng hỏi để thu thập thông tin.
2.3 Quá trình và kết quả của phân tích công việc tại công ty cổ phần LILAMA 69 – 3. 2.3.1 Quá trình phân tích công việc tại công ty.
Công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần Lilama 69 – 3 được thực hiên:
TGĐ công ty đã chỉ đạo phòng TCLĐTL gửi công văn đến các phòng ban trong công ty, yêu cầu thực hiện việc vẽ sơ đồ tổ chức và xây dựng chức năng, nhiệm vụ cho từng phòng/ban.
Một số giải pháp và kiến nghị hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần LILAMA 69 - 3
Phương hướng phát triển của công ty đến năm 2015
1.1 Phương hướng sản xuất công ty đến năm 2015
LILAMA 69-3 đang nâng cao nguồn lực tài chính, nhân lực và máy móc, đồng thời hệ thống hóa và chuyên môn hóa tổ chức Công ty thành lập các đơn vị thành viên chuyên trách, tạo ra các mối quan hệ tương tác và hỗ trợ lẫn nhau trong các lĩnh vực chuyên môn.
- Có mục tiêu cụ thể về hoạt động sản xuất kinh doanh ở các tiêu chí khác nhau
1.2 Phương hướng về công tác quản trị nhân sự.
Công ty kế hoạch đến năm 2015 thì mở rộng quy mô lên đến 5000 lao động nên:
- Xây dựng chương trình phân tích công việc hợp lí
Để thu hút nhân tài chất lượng cao, Công ty cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực mới hiệu quả, kết hợp với chính sách đãi ngộ hợp lý Việc này không chỉ giúp nâng cao sức hấp dẫn của Công ty trong mắt ứng viên mà còn đảm bảo đội ngũ nhân sự đáp ứng được yêu cầu công việc và phát triển bền vững.
- Có kế hoạch sử dụng, bố trí nguồn nhân lực hợp lý.
- Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đặc biệt là đánh giá kết quả sau đào tạo.
- Xây dựng lại hế thống đánh giá thực hiện công việc làm cơ sở để thù lao lao động hợp lí.
- Xây dựng thù lao linh hoạt, đảm bảo công bằng, nâng cao đời sống người lao động
- Thực hiên an toàn, quan hệ, kỷ luật lao động nhằm giúp người lao động yên tâm làm việc.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần LILAMA 69 - 3
2.1.Xây dựng chương trình phân tích công việc tại công ty cổ phần LILAMA 69-3. Bước 1: Lập kế hoạch phân tích công việc
Mục đích của PTCV là nâng cao hiệu quả quản trị nhân lực, giúp người lao động hiểu rõ công việc của mình, từ đó tạo động lực làm việc cho họ.
Để xây dựng chương trình hiệu quả, cần tuyên truyền rõ ràng về mục đích và quy trình thực hiện đến từng phòng ban và người lao động, giúp họ hiểu và thu hút sự đóng góp tích cực từ họ.
- Lập kế hoạch cụ thể về thành phần cán bộ, thời gian, chi phí, nguồn lực,
Bước 2: Xác định danh mục các công việc cần phân tích
Cần xây dựng toàn bộ các công việc hiện có tại các phòng chuyên môn trong công ty, bao gồm: Phòng Tổ chức Lao động Tiền lương, Phòng Hành chính, Phòng Kế hoạch Đầu tư, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Kinh tế - Kỹ thuật, Phòng Quản lý Chất lượng và Xe máy Thi công, cũng như các phòng VP Đảng ủy, Công đoàn và Đoàn Thanh niên.
- Đây là lần đầu công ty phân tích công việc nên tiến hành đặt tên và mã số công việc cho các vị trí:
+ Đặt tên dựa vào nội dung công việc mà nhân viên đảm nhận và có sự phân biệt giữa các công việc khác nhau
+ Mã số: viết tắt của tên chức danh công việc và gắn vào đó là 01 thể hiện là PTCV lần 1
Tổng số lao động cần phân tích là 137 người.
Bước 3: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
- Xác định các thông tin cần thu thập
- Đối tượng thu thập thông tin: Người thực hiện công việc, người quản lí.
- Phương pháp thu thập thông tin
+ Phương pháp bảng hỏi Đối tượng áp dụng: các bộ công nhân viên tại các phòng ban trong công ty
Mục đích: thu thập thông tin từ những người thực hiện cùng một công việc để lấy thông tin chính xác, đầy đủ.
Bảng hỏi: Phiếu thu thập thông tin phân tích công việc
Phân tích công việc là một yếu tố quan trọng giúp cải thiện quản trị nguồn nhân lực trong công ty Để nâng cao hiệu quả này, công ty cần thu thập thông tin từ cán bộ công nhân viên nhằm xây dựng các tài liệu cho chương trình phân tích công việc.
Những thông tin anh/ chị cung cấp sẽ có ý nghĩa rất nhiều cho công ty trong quá trình phân tích công việc.
Anh chị vui lòng trả lời đầy đủ thông tin và đánh dấu vào những ô thích hợp. Cảm ơn sự hợp tác của anh/ chị.
Họ và tên: Ngạch lương:
Phòng làm việc: Hệ số lương:
Chức danh công việc: Người giám sát:
Phần II: Thông tin về nhiệm vụ
1 Xin anh/ chị hãy cho biết mục đích chính công việc của anh/ chị là gì?
2 Anh/ chị hãy liệt kê các nhiệm vụ mà vị trí của anh/ chị phải thực hiện và mô tả mức độ thường xuyên theo thứ tự giảm dần của các nhiệm vụ:
3 Anh/ chị hãy cho biết trách nhiệm mà vị trí công việc hiện nay phải đảm nhận (VD: trách nhiệm về tài sản, về thông tin, )
4 Trong quá trình thực hiện công việc anh chị có quan hệ báo cáo với ai? Chịu sự giám sát của ai?
5 Để thực hiện công việc hiện nay, anh/ chị phải tiếp xúc với những ai? Bản chất của các mối quan hệ đó (cả trong và ngoài công ty)
Nhân viên chuyên môn cùng phòng
Các nhân viên ngoài công ty(……….)
6 Để thực hiện công việc được giao thì anh/ chị thưởng sử dụng các loại máy móc thiết bị nào?
Máy móc thiết bị Thường xuyên Thỉnh thoảng Ít dùng
8 Anh/ chị hãy cho biết điều kiện làm việc ở công việc hiện nay của anh/ chị?
9 Thời gian làm việc của anh/chị:
10 Theo anh/ chị công việc của anh/ chị có khả năng gặp rủi ro gì?
11 Theo anh/ chị, để giảm bớt các rủi ro đó thì công ty nên có các biện pháp gì?
12 Công việc hiện nay của anh/ chị cần sử dụng các kiến thức chuyên môn gì?
Kiến thức Yêu cầu về bằng cấp/ chứng chỉ Mức độ sử dụng
13 Người lao động cần có khả năng gì để hoàn thành tốt công việc hiện tại?
Khả năng giao tiếp và quan hệ công chúng
Khả năng làm việc độc lập
Khả năng làm việc nhóm
Khả năng chịu áp lực công việc
14 Anh/ chị cần sử dụng các kỹ năng bổ trợ nào? Mức độ thành thạo của các kỹ năng đó như thế nào?
STT Kỹ năng Yêu cầu về bằng cấp
1 Tin học văn phòng( word, excel, power point)
3 Sử dụng các thiết bị văn phòng (máy photo, fax, in, )
4 Sử dụng các phần mềm chuyên môn (ghi rõ)
15 Theo anh/ chị thì để đảm nhận công việc hiện nay thì cần kinh nghiệm ít nhất bao nhiêu năm ở vị trí tương đương?
16 Các yêu cầu khác của công việc theo anh chị là cần thiết
17 Anh/ chị hãy đưa ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc của mình?
……… Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của anh/ chị!
+ Phương pháp phỏng vấn Đối tượng: cán bộ quản lý trực tiếp các phòng ban, một số vị trí tiêu biểu
Mục đích: thu thập thêm các thông tin mà không có được ở bảng hỏi.
Để thực hiện phỏng vấn hiệu quả, cần chuẩn bị kỹ lưỡng về thời gian, địa điểm, người phỏng vấn và nội dung phỏng vấn Phương pháp quan sát sẽ được áp dụng, với đối tượng là cán bộ công nhân viên từ các phòng chuyên môn.
Mục đích: thu thập các thông tin về nhiệm vụ, các hoạt động trong một ngày làm việc của họ như các vị trí có thể quan sát
Thời gian: 1 ngày làm việc hoặc 1 ca làm việc.
Bước 4: Tiến thành thu thập thông tin
- Sử dụng cả 3 phương pháp thu thập trên phù hợp với tình hình của công ty.
- Cán bộ chuyên môn kết hợp với các phòng ban tiến hành thu thập thông tin một các chính xác và khách quan.
Bước 5: Xử lý thông tin thu thập và viết bản mô tả công việc
- Phải thẩm định lại các thông tin thu thập đựơc qua cán bộ quản lí trực tiếp hoặc ý kiến các chuyên gia.
Để xử lý thông tin hiệu quả với số lượng phiếu phát ra lớn, việc sử dụng phần mềm thống kê là cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian và công sức.
- Sử dụng các thông tin đã được xử lí đó vào để viết các văn bản mô tả công việc
- Thiết kế mẫu về các văn bản của mô tả công việc (phụ lục)
- Gửi đến người quản lí trực tiếp và người lao động xem xét lại, tiến hành chỉnh sửa lại các nội dung không phù hợp.
- Viết lại bản chính thức, xin ý kiến phê duyệt của tổng giám đốc, phòng TCLĐ
TL, Trưởng phòng chuyên môn
- Đánh máy thành nhiều bản và lưu tại phòng TCLĐ TL và các đơn vị có liên quan
Viết mẫu 2 chức danh công việc gồm nhân viên quản lý lao động và trưởng phòng nhân sự
Bước 6: Đánh giá lại kết quả của họat động PTCV Đánh giá lại chương trình phân tích công việc theo các khía cạnh là
- Chi phí và thời gian
- Đánh giá về sự họat động của nhóm phân tích công việc: chất lượng, tiến độ,…
- Xem xét lợi ích của bản mô tả công việc đem lại.
Bước 7: Cập nhật và xem xét định kỳ
- Xem xét các văn bản thường xuyên về nội dung để tìm ra các điểm thay đổi, sửa đổi cho phù hợp.
- Thường xuyên rà soát, nếu xuất hiện công việc mới phải tiến hành phân tích bổ sung.
2.2 Sử dụng kết quả phân tích công việc vào các hoạt động quản trị nhân sự khác.
- Với công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực:
Dựa trên chiến lược tổ chức và sản xuất kinh doanh, cần xác định các công việc mới, số lượng công việc và dự tính số lượng nhân sự cần thiết thông qua bản mô tả công việc và yêu cầu chuyên môn.
+ Đưa ra các quyết định tuyển dụng và thuyên chuyển kịp thời, tiết kiệm chi phí cho tổ chức.
- Với công tác tuyển dụng và bố trí nhân lực
+ Dựa vào bản mô tả công việc và yêu cầu công việc với người thực hiện mà sọan thảo thông báo tuyển dụng
Để lựa chọn ứng viên phù hợp nhất, cần dựa vào bản yêu cầu công việc và áp dụng các phương pháp đánh giá khác nhau.
+ Đánh giá được hiệu quả tuyển dụng của công ty thông qua chất lượng ứng viên với yêu cầu dặt ra.
+ Dựa vào trình độ, khả năng của ứng viên để bố trí đúng người đúng việc, giảm chi phí khi sử dụng nhân lực bất hợp lí.
- Với đánh giá thực hiện công việc
+ Xây dựng các biểu mẫu đánh giá thực hiện công việc dựa trên các tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Với đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
+ Dựa vào bản mô tả công việc để xác định đối tượng đào tạo và phải đào tạo gì cho người lao động
+ Bản yêu cầu công việc xác định được chương trình đào tạo, mục tiêu đào tạo, nơi đào tạo.
+ Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp cho việc đánh giá kết quả đào tạo.
- Với thù lao lao động
+ Áp dụng PTCV vào thù lao lao động, xây dựng được một hệ thống thù lao trở thành lợi thế của công ty trong việc thu hút nhân tài.
Dựa vào các nhiệm vụ và trách nhiệm trong bản mô tả công việc, chúng ta có thể xác định mức độ phức tạp của công việc, điều này đóng vai trò quan trọng nhất trong việc xác định mức lương.
Để xác định mức lương chính xác và phù hợp, cần dựa vào bản yêu cầu công việc với người thực hiện, từ đó đánh giá giá trị của người thực hiện.
+ Dựa vào bản tiêu chẩu thực hiện để đánh giá chất lượng thực hiện công việc của người lao động đưa ra mức lương phù hợp.
- Với an toàn và kỷ luật lao động
Dựa vào bản mô tả công việc, cần cung cấp trang thiết bị và bảo hộ lao động phù hợp cho các vị trí như lái xe, nhân viên phục vụ và nhân viên chăm sóc cây xanh Việc đảm bảo an toàn lao động là rất quan trọng để bảo vệ sức khỏe và nâng cao hiệu quả công việc của người lao động.
+ Dựa vào các tiêu chuẩn và yêu cầu công việc mà có các quyết định kỷ luật lao động có cơ sở để người lao động không thắc mắc.
Một số kiến nghị về công tác quản trị nhân sự
3.1 Kiến nghị với ban lãnh đạo công ty.
+ Nhận thức đúng vai trò quan trọng và sự cần thiết phải hoàn thiện chương trình phân tích công việc tại công ty cổ phần Lilama 69 – 3
TGĐ sẽ lãnh đạo chương trình phân tích công việc tại công ty, giao nhiệm vụ cho phòng TCLĐTL thực hiện và theo dõi tiến độ chương trình Đồng thời, TGĐ cũng sẽ thông báo đến các phòng ban và người lao động để tạo sự tin tưởng, kêu gọi sự ủng hộ từ họ, bao gồm cả việc hỗ trợ nguồn lực con người và tài chính cho chương trình.
+ Có kế hoạch ứng dụng kết quả phân tích công việc vào các hoạt động quản trị nhân lực khác dưới sự tư vấn của phòng TCLĐ TL
3.2 Kiến nghị với các phòng ban và cán bộ công nhân viên trong công ty.
Các trưởng phòng trong ban cán bộ PTCV nhận thức rõ tầm quan trọng của chương trình và có trách nhiệm phổ biến ý nghĩa cũng như quy trình của nó đến từng nhân viên trong phòng mình.
Các trưởng phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và kiểm định tính chính xác của dữ liệu do nhân viên cung cấp Họ là những người trực tiếp đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt là đáng tin cậy và chính xác.
- Đọc và đóng góp ý kiến về bản thảo các văn bản của phân tích công việc do phòng TCLĐTL cung cấp
- Lưu lại và sử dụng các văn bản đó như một công cụ hữu hiệu cho việc quản lí người lao động dưới quyền
- Phối hợp với phòng TCLĐTL thường xuyên rà soát và bổ sung sửa đổi nội dung khi công việc có sự thay đổi
+ Phải hiểu được ý nghĩa chương trình, trả lời các câu hỏi một các trung thực và khách quan
+ Tuân thủ theo các văn bản của PTCV, dựa vào đó để tiến hành công việc và tự hoàn thiện khả năng trình độ của mình.
3.3 Kiến nghị về vai trò của phòng TCLĐTL và cán bộ nhân sự.
+ Tìm hiểu về thực trạng phân tích công việc tại công ty và đưa ra kế hoạch cụ thể chương trình, trình TGĐ xem xét
Chương trình và kế hoạch phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc của từng phòng ban và người lao động Việc giải thích rõ ràng về tầm quan trọng của chương trình này giúp nhân viên hiểu được lợi ích mà họ có thể đạt được, từ đó tạo động lực tham gia tích cực vào quá trình phân tích công việc Sự tham gia của mọi người không chỉ cải thiện quy trình làm việc mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Để nâng cao hiệu quả công tác, cần cử cán bộ chuyên môn và thuê thêm chuyên gia phân tích công việc bên ngoài Đồng thời, việc xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cho cán bộ chuyên trách trong lĩnh vực này là rất quan trọng.
+Có buổi trao đổi với các phòng ban về nội dung bảng hỏi và hướng dẫn các trưởng phòng về cách phổ biến, hướng dẫn cho nhân viên.
Thiết kế bảng hỏi cần sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban chuyên môn để thu thập thông tin đầy đủ, đồng thời tiến hành phỏng vấn và quan sát, giải thích cho người lao động khi cần thiết Sau đó, viết và hoàn thiện các văn bản phân tích công việc, lưu trữ và hướng dẫn áp dụng các văn bản này vào thực tế, đồng thời triển khai các chương trình định hướng để nhân viên làm quen với việc thực hiện công việc theo các văn bản mới.
+ Áp dụng kết quả PTCV vào các họat động quản trị nhân sự khác một cách chặt chẽ, đem lại hiệu quả cao.
+ Thường xuyên phối hợp với các phòng ban và người lao động để có các điều chỉnh kịp thời.
Chương I : Khái quát về phân tích công việc 1
I Khái niệm và kết quả của phân tích công việc 1
1.2 Kết quả của phân tích công việc 1
II Các phương pháp thu thập thông tin 1
2.1 Thông tin cần cho phân tích công việc 1
2.2 Nhân tố tác động đến phân tích công việc 2
2.3 Phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc 2
III Trình tự tiến hành phân tích công việc 3
3.1 Xác định các công việc cần phân tích 3
3.2 Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp 3
3.3 Tiến hành thu thập thông tin 3
3.4 Xử lý thông tin thu thập được và viết bản mô tả công việc 3
3.5 Cập nhật và xem xét định kỳ 3
IV Mối quan hệ giữa phân tích công việc với các hoạt động quản trị nhân sự khác 3
4.1 Đối với kế hoạch hóa nguồn nhân lực: 3
4.2 Đối với tuyển mộ, tuyển chọn 4
4.3 Đối với đánh giá thực hiện công việc 4
4.4 Đối với đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 4
4.5 Đối với thù lao lao động 4
4.6 Đối với an toàn và kỉ luật lao động 4
V Vai trò của phòng nhân sự và cán bộ nhân sự trong công tác phân tích công việc 4
5.1 Vai trò của phòng nhân sự 4
5.2 Vai trò của cán bộ nhân sự 5
VI Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác phân tích công việc trong doanh nghiệp 5
Chương II : Thực trạng công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần
I Giới thiệu về công ty cổ phần LILAMA 69 - 3 6
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần LILAMA 69 – 3 6
1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 6
1.3 Cơ cấu tổ chức và cơ cấu lao động 8
1.4 Đặc điểm máy móc, thiết bị 10
1.5 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty 11