Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty tnhh sản xuất và phân phối hàng tiêu dùng minh trí

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ PHÂN PHỐI HÀNG TIÊU DÙNG MINH TRÍ

Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí là một trong những doanh nghiệp uy tín tại Hà Nội, chuyên cung cấp hàng tiêu dùng đa dạng về mẫu mã và giá cả phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng Sản phẩm chủ lực của công ty bao gồm bánh, kẹo, nước giải khát, với chất lượng được kiểm chứng nghiêm ngặt, tạo niềm tin và sự hài lòng cho khách hàng Minh Trí cam kết không ngừng cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ sau bán hàng, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng bằng các sản phẩm công nghệ mới và chất lượng cao.

Doanh nghiệp thương mại thường nhập hàng hóa từ bên ngoài để lưu trữ trong kho, sau đó tiến hành bán ra Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, đặc biệt là bộ phận kỹ thuật, để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong việc cung cấp sản phẩm cho khách hàng.

Luận văn thạc sĩ Kế toán khẳng định rằng tất cả sản phẩm hàng tiêu dùng của Công ty đều đạt tiêu chuẩn chất lượng cao Dưới đây là danh mục các sản phẩm hiện có của Công ty.

Bảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty

STT TÊN SẢN PHẨM ĐVT ĐON GIÁ MÃ SP

I Nhóm hàng bánh các loại CAKE

1 Bánh gạo DOZO Hộp 12 500 CAKE 01

2 Bánh khoai tây POTATO Hộp 13 500 CAKE 02

3 Bánh quy lúa mạnh BISSIN Hộp 27 500 CAKE 03

4 Bánh quy cacao BISSIN Hộp 33 500 CAKE 04

5 Bánh quy dâu BISSIN Hộp 33 500 CAKE 05

6 Bánh nhân trứng CAPU Hộp 46 500 CAKE 06

7 Bánh quế FULLO Hộp 57.500 CAKE 07

II Nhóm hàng kẹo các loại CANDY

III Nhóm hàng nước ngọt FRESHWATER

1 Nước ép trái cây hoa quả Thùng 276.500 FW FR 01

2 Nước tăng lực Redbull Thùng 220.500 FW RD 02

Luận văn thạc sĩ Kế toán

1.1.2 Thị trường của Công ty

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí đáp ứng nhu cầu tiêu dùng đa dạng tại Hà Nội với khoảng 80% sản lượng tiêu thụ Thị trường chính của công ty là Hà Nội, trong khi Ninh Bình, Hà Nam và Hưng Yên chiếm 20% còn lại Công ty chủ yếu phân phối hàng hóa qua hình thức bán buôn cho các đại lý và doanh nghiệp, đồng thời cũng cung cấp bán lẻ trực tiếp tại kho cho cá nhân và tổ chức có nhu cầu Thị trường này có nhu cầu lớn và ổn định, với nhiều khách hàng tiêu biểu.

- Công ty TNHH Thương mại và Phát triển Thành Đạt

- Công ty TNHH Hoàng Hiển;

- Công ty TNHH Thương mại Nhật Minh;

- Công ty CP Thương mại Bạch Đằng.

Ngoài ra, còn rất nhiều khách hàng khác mua không thường xuyên nhưng có số lượng lớn nữa như:

- Công ty CP Đầu tư Thương mại Tiêu dùng;

- Công ty TNHH Thương mại Dũng Hường;

- Công ty CP Dịch vụ Thực phẩm sạch;

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí hiện

Để đảm bảo chất lượng sản phẩm theo cam kết, các công ty cần xây dựng chính sách quản lý hàng hóa hiệu quả Đồng thời, việc áp dụng nhiều phương thức bán hàng và chính sách giá cả hợp lý cho từng đối tượng khách hàng là điều cần thiết.

Trong cơ chế thị trường, để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần phải năng động và sáng tạo nhằm tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận Dựa trên đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp và sản phẩm, công ty áp dụng các phương thức bán hàng phù hợp.

Phương thức bán hàng theo số lượng lớn giúp tăng nhanh sản lượng tiêu thụ, giảm thiểu tồn kho và quay vòng vốn hiệu quả Ngoài ra, phương thức này còn mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh, nâng cao quy mô hoạt động, thị trường tiêu thụ và uy tín của công ty.

Phương thức bán hàng này được sử dụng để bán lẻ cho khách hàng là cá nhân và khách hàng có nhu cầu số lượng hàng ít

Hiện nay, Công ty chủ yếu áp dụng phương thức bán buôn qua kho, với khách hàng chủ yếu là các tổ chức và doanh nghiệp lớn Phương thức này đóng góp khoảng 70% vào tổng doanh thu bán hàng, trong khi khách lẻ chỉ chiếm khoảng 30%.

1.1.4 Phương thức thanh toán của Công ty Đối tượng khách hàng chính của công ty chủ yếu là khách quen và khách hàng do phòng Kinh doanh khai thác trên thị trường

- Đối với khách hàng quen thì công ty có thể cho phép thanh toán chậm (thường là từ 5 đến 10 ngày kể từ ngày giao hàng).

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí áp dụng phương thức thanh toán chậm cho khách hàng do phòng Kinh doanh khai thác trên thị trường, với thời gian thanh toán được thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế Đối với khách hàng mua lẻ không thường xuyên, công ty thực hiện thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

Kế toán doanh thu tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 2.1.1.1.1 Chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ bao gồm:

+ Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế;

+ Giấy báo có của Ngân hàng.

Dựa vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng của khách hàng mua lẻ, kế toán cần lập hóa đơn GTGT với đầy đủ ba chỉ tiêu: giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT và tổng tiền thanh toán Hóa đơn GTGT có thể được lập bằng tay hoặc bằng máy, cần viết một lần và in sang các liên có nội dung giống nhau Việc lập hóa đơn không được thực hiện cách quyển hay cách số thứ tự, và cần ghi đầy đủ các chỉ tiêu in sẵn; những dòng không sử dụng phải được gạch chéo từ trái sang phải.

Sau khi hoàn tất lập hóa đơn, hóa đơn sẽ được gửi đến Giám đốc hoặc Kế toán trưởng để ký tên và đóng dấu Nếu có sự ủy quyền từ Giám đốc, người bán cũng có thể ký và đóng dấu treo ở góc trên bên trái của hóa đơn Cuối cùng, hóa đơn sẽ được giao cho khách hàng.

Khách hàng mang liên 2 hóa đơn đến kho hàng để nhận hàng Thủ kho sẽ kiểm tra số lượng hàng xuất và ghi lại số lượng thực xuất vào cột thực xuất trên thẻ kho, sau đó ký xác nhận Liên 2 sẽ được giao cho khách hàng.

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu

Hiện nay, tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí thì phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ

Mỗi ngày, khi có giao dịch bán hàng, kế toán sẽ nhập thông tin từ hóa đơn GTGT đã được kiểm tra vào máy tính Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật sổ chi tiết doanh thu bán hàng dựa trên dữ liệu từ hóa đơn.

Cuối tháng, phần mềm kế toán tự động tổng hợp sổ tổng hợp doanh thu từ sổ chi tiết doanh thu bán hàng Mỗi dòng trên sổ tổng hợp phản ánh tổng cộng doanh thu các loại sản phẩm được bán trong kỳ.

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí thực hiện nhiều nghiệp vụ bán hàng hàng ngày Trong phạm vi Chuyên đề thực tập chuyên ngành, tôi xin trình bày hệ thống hai nghiệp vụ bán hàng tiêu biểu, với số liệu được thu thập trong tháng 7 năm 2014.

Ngày 01 tháng 7 năm 2014 của Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí có bán cho Công ty TNHH Thương mại Nhật Minh

58 thùng nước ép trái cây hoa quả với đơn giá chưa có thuế GTGT là 276.500đ/thùng Thuế suất, thuế GTGT là 10% Tổng giá bán của đơn hàng

Luận văn thạc sĩ Kế toán ghi nhận 10% thuế GTGT với số tiền 17.640.700đ, theo Hóa đơn GTGT số 0035701 Công ty TNHH Thương mại Nhật Minh đã thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, và Kế toán Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí đã lập phiếu thu số 25.

Ngày 03 tháng 7 năm 2014, Công ty TNHH Hoàng Hiểncó gửi mail sang Công ty đặt hàng 21 thùng Nước ép trái cây hoa quả với hình thức thanh toán: 60% trả ngay sau khi nhận được hàng và 40% sẽ được hoàn trả trong vòng 10 ngày sau khi hàng hóa đã về kho và bên mua nhận được hóa đơn GTGT của lô hàng.

Công ty đã xem xét lượng hàng hóa tồn kho và tiến hành thủ tục xuất bán lô hàng Theo đơn đặt hàng ngày 03 tháng 7 năm 2014, Công ty TNHH Hoàng Hiển đã chuyển 60% giá trị thanh toán vào tài khoản của công ty, và công ty đã nhận được giấy báo có từ Ngân hàng.

Theo yêu cầu của quản lý về hoạt động bán hàng, đối với phương thức bán lẻ, khách hàng có thể mua hàng trực tiếp tại kho hoặc các cửa hàng giới thiệu sản phẩm mà không cần thủ tục giấy tờ Ngược lại, đối với phương thức bán buôn, khách hàng phải ký hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng theo mẫu của công ty, có đầy đủ chữ ký và dấu đỏ Khách hàng có thể mang trực tiếp đến công ty để xác nhận hoặc gửi qua fax.

Dưới đây là mẫu hóa đơn GTGT, phiếu thu, sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ tổng hợp chi tiết doanh thu, và hợp đồng kinh tế giữa công ty và khách hàng, nhằm minh họa cho hai nghiệp vụ bán hàng phổ biến tại công ty.

Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0035701

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 3: Lưu nội bộ Ngày 01 tháng 7 năm 2014

Kí hiệu: MT/14P Số: 0035701 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí

Mã số thuế: 0103249479 Địa chỉ: Số 41/32 ngõ 231 phố Chùa Bộc, quận Đống Đa, Hà Nội

Số tài khoản: 102010001078862 tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam Điện thoại: (84-4) 35527337

Họ và tên người mua hàng: Đặng Xuân Hiển Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Nhật Minh Địa chỉ: Số 9 Đội Nhân, Ba Đình, Hà Nội

Số tài khoản: 03501012946113 mở tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam

Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế: 0102145364

STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền

1 Nước ép trái cây hoa quả

Cộng tiền hàng 16.037.000 Thuế suất GTGT: 10% ; Tiền thuế GTGT 1.603.700 Tổng cộng tiền thanh toán 17.640.700

Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu, sáu trăm bốn mươi nghìn, bảy trăm đồng /.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,đóng dấu, họ tên)

Biểu 2.2: Phiếu thu số 25, quyển 8 Đơn vị: Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí Địa chỉ: Số 41/32 ngõ 231 phố Chùa Bộc, quận Đống Đa, Hà Nội

Họ và tên người nộp tiền: Đặng Xuân Hiển Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Nhật Minh Địa chỉ: Số 9 Đội Nhân, Ba Đình, Hà Nội

Nội dung nộp: Thanh toán tiền mua 58 thùng nước ép trái cây hoa quả

Số tiền thanh toán là 17.640.700đ, được viết bằng chữ là "Mười bảy triệu, sáu trăm nghìn đồng chẵn." Kèm theo là một chứng từ gốc hóa đơn GTGT số 0035701, xác nhận đã nhận đủ số tiền này.

Biểu 2.3: Hợp đồng kinh tế số 05

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ PHÂN PHỐI HÀNG TIÊU DÙNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

- Căn cứ bộ Luật Dân sự và Luật Thương mại của Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2006

- Căn cứ vào khả năng, nhu cầu và thoả thuận của hai bên

Hôm nay, ngày 01 tháng 7 năm 2014 tại văn phòng Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí, chúng tôi gồm có:

BÊN BÁN (BÊN A): CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ PHÂN PHỐI HÀNG TIÊU DÙNG MINH TRÍ Địa chỉ: Số 41/32 ngõ 231 phố Chùa Bộc, quận Đống Đa, Hà Nội MST: 0103249479

Tài khoản: 102010001078862 tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam Đại diện: Ông Đặng Hoài Nam

BÊN MUA (BÊN B): CÔNG TY TNHH HOÀNG HIỂN Địa chỉ: 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội MST: 0105253223

Tài khoản: : 010102559105 tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Đại diện: Ông Bùi Xuân Phương

Sau khi đã thoả thuận hai bên đã thống nhất ký kết hợp đồng mua bán sau: ĐIỀU 1: TÊN HÀNG HOÁ – QUI CÁCH - GIÁ CẢ

Bên A đồng ý bán và bên B đồng ý mua 21 thùng Nước ép trái cây hoa quả với chi tiết giá cả như sau:

STT Tên hàng hoá Số Lượng Đơn giá Thành tiền

01 Nước ép trái cây hoa quả 152 276.500 42.028.000

Giá thanh toán: Bốn mươi hai triệu đồng chẵn./

(Giá trên chưa bao gồm 10% thuế GTGT)

Luận văn thạc sĩ Kế toán ĐIỀU 2: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

- Bên B thanh toán 100% giá trị của đơn hàng như tại điều 1 đã nêu trong vòng 10 ngày kể từ khi hai bên ký kết hợp đồng này.

- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản ĐIỀU 3: THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM GIAO HÀNG

- Thời gian giao hàng: Bên A giao hàng cho bên B trong khoảng 10 ngày kể từ khi ký kết hợp đồng.

- Địa điểm giao hàng: Tại kho của bên A. ĐIỀU 4: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN

Giao hàng và xuất hóa đơn GTGT cho bên B cần tuân thủ đúng số lượng, thông số và đặc tính kỹ thuật của nhà sản xuất, cũng như các chi tiết đã được nêu rõ trong điều 1 và điều 3 của hợp đồng này.

- Cử cán bộ trực tiếp xem xét kiểm tra hàng.

- Thanh toán cho bên B theo đúng điều 2 của Hợp đồng này.

- Không nhận hàng khi bên A giao không đúng nội dung tại điều 1 và điều 3 của hợp đồng này. ĐIỀU 5: ĐIỀU KHOẢN CHUNG

Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản trong hợp đồng Mọi thay đổi hoặc bổ sung trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ được thống nhất bằng văn bản Trong trường hợp xảy ra tranh chấp mà không đạt được thỏa thuận chung, các bên sẽ giải quyết tại Toà Án Kinh Tế, và phán quyết của Toà Án sẽ là quyết định cuối cùng buộc các bên thi hành.

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

Ưu điểm

 Về tổ chức bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí được tổ chức theo hình thức tập trung, giúp kế toán trưởng kiểm tra và kiểm soát nghiệp vụ một cách thống nhất, đảm bảo sự lãnh đạo của Ban giám đốc đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh Cấu trúc này tạo điều kiện cho sự chuyên môn hóa trong công việc, với sự phân công hợp lý và kiểm soát chéo giữa các kế toán viên, nâng cao hiệu quả làm việc và tính chính xác Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, hợp lý và hiệu quả, với công việc được phân công phù hợp với năng lực từng cá nhân, tránh trùng lặp Kế toán trưởng có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm phong phú, trong khi các kế toán viên đều được đào tạo bài bản, đảm bảo có chuyên môn vững vàng và tinh thần làm việc nghiêm túc.

Công ty đã trang bị đầy đủ cho phòng kế toán các thiết bị hiện đại gồm

Luận văn thạc sĩ Kế toán cho thấy rằng việc sử dụng các dụng cụ văn phòng cần thiết và máy tính nối mạng cài phần mềm kế toán mang lại nhiều lợi ích cho công tác kế toán, giúp hạch toán dễ dàng và giảm thiểu sai sót Ngoài ra, môi trường làm việc được sắp xếp hợp lý, không khí thoải mái và sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các đồng nghiệp cũng góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.

 Về chứng từ sổ sách:

Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung trong kế toán để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên tục và theo trình tự thời gian, giúp giảm số lượng sổ sách kế toán phức tạp Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức kế toán bằng máy vi tính, nâng cao độ chính xác và kịp thời trong việc tổng hợp số liệu cuối kỳ Việc sử dụng máy vi tính cũng giảm khối lượng công việc ghi chép và tính toán bằng tay, từ đó cung cấp thông tin tổng hợp cho Ban lãnh đạo một cách đầy đủ và chính xác hơn Mỗi máy vi tính đều có mật khẩu bảo vệ, đảm bảo an toàn cho dữ liệu và tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo chuẩn mực hiện hành.

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí đã áp dụng các chính sách kế toán thống nhất, phù hợp với đặc thù hoạt động và quy mô của công ty, đảm bảo tuân thủ đúng nguyên tắc tổ chức kế toán.

Luận văn thạc sĩ Kế toán cần tuân thủ mẫu chứng từ do Bộ Tài chính quy định Quy trình luân chuyển chứng từ phải được thực hiện một cách chính xác, trung thực và khách quan, bao gồm các bước lập chứng từ, luân chuyển, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản theo quy định Tất cả chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty đều phải được Ban lãnh đạo các phòng ban và bộ phận liên quan phối hợp thực hiện.

Kế toán kiểm soát chặt chẽ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình.

 Về kế toán bán hàng:

Trong một doanh nghiệp thương mại với đa dạng mặt hàng và lượng khách hàng lớn, công việc của kế toán bán hàng trở nên phức tạp Tuy nhiên, bộ phận này đã theo dõi hiệu quả tình hình nhập – xuất – tồn kho, doanh thu và lãi lỗ của từng sản phẩm Đồng thời, công nợ với từng khách hàng cũng được quản lý chặt chẽ Điều này cho thấy sự phân công hợp lý trong bộ máy kế toán và nỗ lực không ngừng của nhân viên kế toán bán hàng.

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước để tính giá vốn hàng xuất kho, cho phép xác định giá vốn hàng bán ngay lập tức mà không cần chờ đến cuối tháng hay quý Điều này giúp cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, giảm áp lực công việc kế toán vào cuối kỳ Công ty cũng thực hiện mã hóa chứng từ, tài khoản, kho, khách hàng và hàng hóa một cách chi tiết, đáp ứng yêu cầu ứng dụng công nghệ tự động trong kế toán, giúp người dùng dễ dàng tra cứu và tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính Bộ chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng được hoàn thiện đầy đủ.

Công ty đã chủ động in hóa đơn, giúp đơn giản hóa quy trình lập chứng từ và tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi phải xử lý một lượng lớn tài liệu Việc này phù hợp với quy định về luận văn thạc sĩ Kế toán, đảm bảo tính hiệu quả trong công tác kế toán.

Nhược điểm

 Về hệ thống tài khoản sử dụng:

Tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí, tài khoản 156 - Hàng hóa được phân chia thành nhiều tài khoản cấp 2 và cấp 3 để theo dõi từng loại hàng hóa Tuy nhiên, công ty không chi tiết theo dõi riêng giá mua và chi phí thu mua theo quy định, và không sử dụng tài khoản 1562.

Chi phí thu mua hàng hóa được ghi nhận vào TK 156 cho từng mặt hàng trong quá trình mua sắm Thông thường, Công ty CP chỉ nhập một loại hàng hóa trong mỗi đợt, dẫn đến chi phí thu mua không cần phân bổ Tuy nhiên, nhiều chi phí như chi phí điện thoại liên lạc và lương nhân viên mua hàng không thể phân bổ trực tiếp cho từng đợt mua, mà là chi phí tổng hợp từ nhiều lần mua Việc kế toán hiện tại hạch toán các chi phí này vào TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh là chưa hợp lý.

 Về hệ thống sổ sách sử dụng:

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Tuy nhiên, công ty không sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, dẫn đến khối lượng ghi chép trên sổ Nhật ký chung trở nên rất lớn.

Luận văn thạc sĩ Kế toán chưa đáp ứng được yêu cầu này.

Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí

Ngày nay, việc hoàn thiện bộ máy kế toán là ưu tiên hàng đầu của các nhà quản lý kinh tế để nâng cao hiệu quả kinh doanh Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí chú trọng cải tiến hệ thống kế toán, đặc biệt là phần hành kế toán bán hàng, chi phí và xác định kết quả bán hàng Quá trình này cần tuân thủ các quy tắc và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đồng thời phù hợp với thực tế tại công ty Các bước hoàn thiện bao gồm hạch toán ban đầu, kiểm tra thông tin chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ, vận dụng tài khoản kế toán để hệ thống hoá thông tin, tổ chức sổ kế toán và cung cấp thông tin qua các báo cáo kế toán, cũng như phân tích doanh thu và kết quả bán hàng.

Nghiên cứu công tác kế toán bán hàng, giá vốn, chi phí và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí cho thấy công ty đã tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán cho doanh nghiệp thương mại, từ hạch toán ban đầu đến ghi sổ nghiệp vụ và lập báo cáo kết quả kinh doanh Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục để hoàn thiện hơn trong công tác kế toán.

Hóa đơn GTGT số 0035701

Họ và tên người mua hàng: Đặng Xuân Hiển Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Nhật Minh Địa chỉ: Số 9 Đội Nhân, Ba Đình, Hà Nội

Số tài khoản: 03501012946113 mở tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam

Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế: 0102145364

Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu, sáu trăm bốn mươi nghìn, bảy trăm đồng /.

Phiếu thu số 25, quyển 8

Họ và tên người nộp tiền: Đặng Xuân Hiển Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Nhật Minh Địa chỉ: Số 9 Đội Nhân, Ba Đình, Hà Nội

Nội dung nộp: Thanh toán tiền mua 58 thùng nước ép trái cây hoa quả

Số tiền thanh toán là 17.640.700 đồng (viết bằng chữ: Mười bảy triệu, sáu trăm nghìn đồng chẵn) Kèm theo là 01 chứng từ gốc hóa đơn GTGT số 0035701, xác nhận đã nhận đủ số tiền là mười bảy triệu, sáu trăm nghìn đồng chẵn.

Hợp đồng kinh tế số 05

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ PHÂN PHỐI HÀNG TIÊU DÙNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

- Căn cứ bộ Luật Dân sự và Luật Thương mại của Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2006

- Căn cứ vào khả năng, nhu cầu và thoả thuận của hai bên

Hôm nay, ngày 01 tháng 7 năm 2014 tại văn phòng Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí, chúng tôi gồm có:

BÊN BÁN (BÊN A): CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ PHÂN PHỐI HÀNG TIÊU DÙNG MINH TRÍ Địa chỉ: Số 41/32 ngõ 231 phố Chùa Bộc, quận Đống Đa, Hà Nội MST: 0103249479

Tài khoản: 102010001078862 tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam Đại diện: Ông Đặng Hoài Nam

BÊN MUA (BÊN B): CÔNG TY TNHH HOÀNG HIỂN Địa chỉ: 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội MST: 0105253223

Tài khoản: : 010102559105 tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Đại diện: Ông Bùi Xuân Phương

Sau khi đã thoả thuận hai bên đã thống nhất ký kết hợp đồng mua bán sau: ĐIỀU 1: TÊN HÀNG HOÁ – QUI CÁCH - GIÁ CẢ

Bên A đồng ý bán và bên B đồng ý mua 21 thùng Nước ép trái cây hoa quả với chi tiết giá cả như sau:

STT Tên hàng hoá Số Lượng Đơn giá Thành tiền

01 Nước ép trái cây hoa quả 152 276.500 42.028.000

Giá thanh toán: Bốn mươi hai triệu đồng chẵn./

(Giá trên chưa bao gồm 10% thuế GTGT)

Luận văn thạc sĩ Kế toán ĐIỀU 2: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

- Bên B thanh toán 100% giá trị của đơn hàng như tại điều 1 đã nêu trong vòng 10 ngày kể từ khi hai bên ký kết hợp đồng này.

- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản ĐIỀU 3: THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM GIAO HÀNG

- Thời gian giao hàng: Bên A giao hàng cho bên B trong khoảng 10 ngày kể từ khi ký kết hợp đồng.

- Địa điểm giao hàng: Tại kho của bên A. ĐIỀU 4: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN

Giao hàng và xuất hóa đơn GTGT cho bên B cần tuân thủ đúng số lượng, thông số, và đặc tính kỹ thuật của nhà sản xuất, cũng như các chi tiết đã được nêu rõ trong điều 1 và điều 3 của hợp đồng này.

- Cử cán bộ trực tiếp xem xét kiểm tra hàng.

- Thanh toán cho bên B theo đúng điều 2 của Hợp đồng này.

- Không nhận hàng khi bên A giao không đúng nội dung tại điều 1 và điều 3 của hợp đồng này. ĐIỀU 5: ĐIỀU KHOẢN CHUNG

Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản trong hợp đồng này Mọi thay đổi hoặc bổ sung trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ được thống nhất bằng văn bản Trong trường hợp phát sinh tranh chấp mà không đạt được thỏa thuận chung, hai bên sẽ giải quyết tại Toà Án Kinh Tế, và phán quyết của Toà sẽ là cuối cùng và bắt buộc thi hành.

Hợp đồng này có hiệu lực ngay từ ngày ký và được lập thành 04 bản, mỗi bên sẽ giữ 02 bản, tất cả đều có giá trị pháp lý như nhau ĐẠI DIỆN BÊN A và ĐẠI DIỆN BÊN B.

Hóa đơn GTGT số 0035702

Họ và tên người mua hàng: Phạm Văn Đức Tên đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Hiển Địa chỉ: 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Số tài khoản: 010102559105 - Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

Hình thức thanh toán: CK Mã số thuế: 0105253223

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu, hai trăm ba mươi nghìn, tám trăm đồng /.

Giấy báo có của ngân hàng số 101048

Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam Chi nhánh Hai Bà Trưng

Ngày: 03/7/2014 Số: 101048 Đơn vị chuyển tiền: Công ty TNHH Hoàng Hiển Địa chỉ: 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Số tài khoản: 010102559105 Nội dung: Thanh toán 60% tiền hàng theo hóa đơn GTGT số 0035702

Bằng chữ: Hai mươi bảy triệu, bảy trăm ba mươi tám nghìn, bốn trăm tám mươi đồng./.

Sổ chi tiết doanh thu bán hàng - Nước ép trái cây hoa quả

SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG

Tên tài khoản 511: Doanh thu bán hàng Đối tượng: Nước ép trái cây hoa quả

Tháng 7 năm 2014 Đơn vị tính: Đồng

Người mua chưa trả tiền Tổng cộng

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)

Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng

SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG

STT Chứng từ Đối tượng

SH NT Nợ Có GTGT

Nước ép trái cây hoa quả

(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)

2.1.3 Kế toán tổng hợp doanh thu 2.1.3.1 Tài khoản sử dụng

Tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí, nghiệp vụ bán hàng diễn ra liên tục và thường xuyên Để hạch toán doanh thu từ hoạt động bán hàng, kế toán của công ty áp dụng các tài khoản phù hợp.

TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK này chi tiết theo doanh thu của các loại hàng hoá như sau:

+ TK 5111: Doanh thu bán sơn

TK 51111: Doanh thu bán Nước ép trái cây hoa quả

TK 51112: Doanh thu bán Nước tăng lực Redbull

TK 51113: Doanh thu bán Nước khoáng

2.1.3.2 Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp doanh thu

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung theo chế độ kế toán doanh nghiệp quy định tại quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Việc hạch toán doanh thu bán hàng được thực hiện qua sổ tổng hợp, cụ thể là sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 511 Khi có chứng từ phát sinh từ hoạt động bán hàng, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, từ đó phần mềm tự động cập nhật số liệu vào sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 511.

Sổ nhật ký chung

(Trích) Ngày 01 tháng 7 năm 2014 Đơn vị tính: VNĐ

Diễn giải Đã ghi Sổ cái

Số trang trước chuyển sang 3.130.054.000 3.130.054.000

Bán hàng cho Cty TNHH Nhật Minh

Bán hàng cho Cty TNHH Hoàng Hiển

Cộng chuyển sang trang sau 4.260.108.000 4.260.108.000

Sổ cái TK511

Tháng 7 năm 2014 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng

Số phát sinh trong tháng

Bán hàng cho Cty TNHH

Bán hàng cho Cty TNHH Hoàng

2.2 Kế toán giá vốn hàng bán tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí

2.2.1 Phương pháp xác định giá vốn hàng bán tại Công ty

 Tính giá hàng hóa nhập kho

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí chủ yếu nhập hàng hóa từ nguồn mua ngoài, với nhiều loại hàng hóa khác nhau, dẫn đến việc nhập, xuất hàng hóa diễn ra thường xuyên Kế toán ghi sổ dựa trên giá trị thực tế, được xác định từ hóa đơn giá trị gia tăng của đơn vị bán hàng, cộng với chi phí thu mua và hao hụt trong quá trình vận chuyển (nếu có) Giá nhập thực tế được ghi trên phiếu nhập kho, và do công ty áp dụng phương pháp khấu trừ cho thuế GTGT, giá trị thực tế hàng hóa nhập kho là giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng.

 Tính giá hàng hóa xuất kho

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí hiện đang áp dụng phương pháp xuất kho nhập trước, xuất trước, giúp đơn giản hóa quy trình kế toán bán hàng Việc đặt mã hàng cho tất cả các mặt hàng và tài khoản liên quan chỉ cần thực hiện một lần khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế đầu tiên Những lần sau, các mã này đã được lưu trữ sẵn, chỉ cần sử dụng lại Kế toán chỉ cần nhập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho với mã hàng, đơn giá mua và bán tương ứng, hệ thống sẽ tự động tính giá, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

+ Hóa đơn GTGT của khách hàng;

Trong hoạt động kinh doanh thương mại, thủ tục nhập kho chủ yếu liên quan đến việc mua hàng từ bên ngoài Đây là bước đầu tiên trong chu trình kinh doanh, và để đảm bảo tiêu thụ hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác thu mua Yêu cầu quan trọng trong quá trình này là tìm kiếm nguồn cung cấp đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, và vận chuyển an toàn với chi phí thấp nhất.

Công ty nhập hàng hóa từ các doanh nghiệp chuyên sản xuất và phân phối, đảm bảo chất lượng sản phẩm theo cam kết và đáp ứng yêu cầu khách hàng Phòng Kinh doanh tổng hợp gửi yêu cầu mua hàng đến Ban giám đốc dựa trên tình hình kinh doanh Sau khi Ban giám đốc phê duyệt, phòng Kinh doanh tổng hợp thực hiện việc mua hàng Khi hàng hóa về kho, phòng Thiết kế Kỹ thuật sẽ kiểm tra chất lượng; nếu đạt yêu cầu, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho, bao gồm 3 liên.

+ Liên 1: Phòng kinh doanh lưu;

+ Liên 2: Phòng kế toán lưu;

Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng nhập, ghi số lượng nhập và ký xác nhận.

Tại kho hàng của công ty, thủ kho hàng ngày dựa vào các chứng từ kế toán để ghi nhận hàng hóa thực tế nhập và xuất kho.

Luận văn thạc sĩ Kế toán đề cập đến việc tính toán số lượng tồn kho cho từng loại hàng hóa trên thẻ kho Vào cuối tháng, thủ kho và kế toán sẽ tiến hành đối chiếu số liệu để xác nhận hàng hóa tồn kho.

Dựa vào hóa đơn GTGT, thủ kho cần ghi đầy đủ thông tin như số thứ tự phiếu xuất kho, số lượng hàng bán và các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm vào phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, sử dụng giấy than để ghi chép chỉ một lần.

+ Liên 1: Lưu tại quyển và Thủ kho giữ để ghi thẻ kho;

+ Liên 2: Chuyển cho kế toán bán hàng ghi vào cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất kho để tiến hành ghi sổ kế toán;

+ Liên 3: Giao cho khách hàng.

2.2.3 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí áp dụng phương pháp thẻ song song để quản lý chi tiết hàng tồn kho Khi có nghiệp vụ xuất bán hàng hóa, cả thủ kho và kế toán đều ghi sổ kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý.

Thủ kho ghi chép biến động nhập, xuất và tồn kho về hiện vật trên Thẻ kho, với mỗi sản phẩm được theo dõi riêng Thẻ kho được mở dựa trên danh mục hàng hóa đã mã hóa Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số lượng hàng xuất bán vào sản phẩm liên quan và thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số liệu thực tế Tại phòng Kế toán, kế toán bán hàng và mua hàng ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho cả về hiện vật và giá trị hàng hóa, với mỗi mặt hàng được ghi trên một trang sổ chi tiết, được mở theo danh mục hàng hóa.

Luận văn thạc sĩ Kế toán đề cập đến việc ghi chép số phiếu xuất kho, ngày tháng và mã hàng hóa để phần mềm kế toán có thể quản lý chi tiết hàng hóa Mỗi dòng trên sổ chi tiết tương ứng với giá vốn của từng loại hàng trong phiếu xuất kho Cuối tháng, kế toán bán hàng thực hiện việc cộng sổ và in ra sổ chi tiết giá vốn hàng bán, đồng thời cũng tiến hành ghi chép sổ chi tiết hàng hóa.

Vào ngày 01 tháng 7 năm 2014, Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí đã thực hiện giao dịch bán hàng cho Công ty TNHH Thương mại Nhật Minh, từ đó cần xác định căn cứ hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán theo nghiệp vụ 1, 2.

Vào ngày 03 tháng 7 năm 2014, Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí đã bán 58 thùng nước ép trái cây cho Công ty TNHH Hoàng Hiển, với trị giá xuất kho chưa bao gồm thuế GTGT là 184.333 đồng mỗi thùng.

Vào ngày 01 tháng 7 năm 2014, Công ty đã xem xét số lượng hàng tồn kho của 152 thùng nước ép trái cây hoa quả, với giá trị xuất kho chưa bao gồm thuế GTGT là 184.333đ/thùng Kế toán đã trình Giám đốc xin nhập thêm 500 thùng nước ép trái cây hoa quả từ Công ty TNHH Thương mại Gia Linh để đáp ứng nhu cầu thị trường đối với sản phẩm này.

Vào tháng 7/2014, Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí đã tiến hành tính giá hàng hóa xuất kho, cụ thể là nước ép trái cây hoa quả, với các số liệu chi tiết được ghi nhận.

Nước ép trái cây hoa quả là 100 thùng, đơn giá 184.333đ/thùng

Ngày 03/7/2014 nhập 500 thùng, đơn giá 184.333đ/thùng

+ Phiếu xuất kho số 11 ngày 01/7/2014 xuất 58 thùng.

+ Phiếu xuất kho số 13 ngày 03/7/2014 xuất 152 thùng.

Tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí, phương pháp tính giá xuất kho thực tế theo phương pháp nhập trước xuất trước được áp dụng một cách hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho và nâng cao độ chính xác trong việc xác định giá trị hàng hóa xuất kho.

Ngày 01/7/2014 xuất 8 thùng được tính theo giá 184.333đ/thùng Vậy, trị giá thực tế của đợt xuất kho Nước ép trái cây hoa quả ngày 01/7/2014 là:

= 58 x 184.333đ = 10.691.333đ Ngày 03/7/2014 xuất 152 thùng được tính theo giá 184.333đ/thùng. Vậy, trị giá thực tế của đợt xuất kho Nước ép trái cây hoa quả ngày 03/7/2014 là:

Phiếu xuất kho

PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK632 Ngày 01 tháng 7 năm 2014 Có TK156 Số: 11 Quyển 8

- Họ và tên người nhận hàng: Đặng Xuân Hiển

- Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Nhật Minh

- Địa chỉ: Số 9 Đội Nhân, Ba Đình, Hà Nội

- Lý do xuất kho: Xuất bán lẻ cho khách hàng

- Xuất tại kho: Kho Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí

STT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười triệu, sáu trăm chín mươi mốt nghìn, ba trăm ba mươi ba đồng./.

- Số chứng từ gốc kèm theo: 01 hóa đơn GTGT số 0035701.

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Phiếu xuất kho

PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK632 Ngày 03 tháng 7 năm 2014 Có TK156 Số: 12 Quyển 8

- Họ và tên người nhận hàng: Phạm Văn Đức

- Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Hiển

- Địa chỉ: 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

- Lý do xuất kho: Xuất bán buôn cho khách hàng

- Xuất tại kho: Kho Công ty

STT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi tám triệu, không trăm chín mươi mốt nghìn, chín trăm tám mươi sáu đồng./.

Sổ chi tiết hàng hóa - Nước ép trái cây hoa quả

SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA

Tháng 7 năm 2014 Tài khoản: 1561 Tên kho: Kho công ty Tên quy cách hàng hóa: Nước ép trái cây hoa quả Đơn vị tính: Thùng

Nhập Xuất SL Đơn giá Thành tiền SL Đơn giá Thành tiền SL Đơn giá Thành tiền

Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Sổ chi tiết giá vốn hàng bán

Tên tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Đối tượng: Nước ép trái cây hoa quả

PX11 01/7 Xuất bán hàng 15611 10.691.333 PX13 03/7 Xuất bán hàng 15611 28.091.986

Cộng số PS 192.400.000 192.400.000 Người ghi sổ

Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán

SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN

STT Tên, mã hàng hóa

Ghi Nợ TK 632, Có các TK Ghi Có TK 632

1 Nước ép trái cây hoa quả 192.400.000 192.400.000 192.400.000

2.2.4 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán 2.2.4.1 Tài khoản sử dụng

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí áp dụng tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán, tương tự như cách sử dụng tài khoản 511.

TK này được mở chi tiết theo loại hàng hoá như sau:

+ TK 6321: Giá vốn hàng bán sơn

TK 63211: Giá vốn hàng bán Nước ép trái cây hoa quả

TK 63212: Giá vốn hàng bán Nước tăng lực Redbull

TK 63213: Giá vốn hàng bán Nước khoáng

2.2.4.2 Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung theo chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Việc hạch toán tổng hợp giá vốn hàng bán được thực hiện qua sổ tổng hợp là sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 632 Khi có chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, từ đó phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu cho sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 632.

Xuất bán cho Cty TNHH Nhật Minh

Xuất bán cho Cty TNHH Hoàng Hiển

Sổ cái TK632

Tháng 7 năm 2014 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán

Xuất bán cho Cty TNHH

Xuất bán cho Cty TNHH Hoàng

2.3 Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí

2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 2.3.1.1 Chứng từ kế toán

Căn cứ vào các chứng từ kế toán bao gồm:

+ Bảng thanh toán tiền lương;

+ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương;

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ;

+ Phiếu xuất vật tư + Phiếu chi;

+ Giấy đề nghị thanh toán;

+ Giấy đề nghị tạm ứng;

Chi phí phát sinh trong kỳ sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí bao gồm toàn bộ các khoản mục chi phí liên quan đến quá trình bán hàng hóa và sản phẩm, cũng như các chi phí quản lý doanh nghiệp Các khoản chi này bao gồm: chi phí tiền lương nhân viên, chi phí hàng hóa và bao bì, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác Thực tế tại công ty cho thấy các khoản mục chi phí này đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh.

2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng

Dựa trên các chứng từ kế toán đã được xác minh, kế toán bán hàng thực hiện định khoản và nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính Phần mềm kế toán sẽ tự động ghi nhận vào sổ chi tiết chi phí bán hàng.

2.3.2.1 Đối với chi phí tiền lương cho bộ phận bán hàng

Cuối tháng, bộ phận kế toán sử dụng Bảng chấm công của bộ phận bán hàng để tính toán và lập Bảng thanh toán tiền lương Dựa vào Bảng thanh toán tiền lương, kế toán sẽ tiến hành lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội cho toàn Công ty.

Vào tháng 7 năm 2014, tổng tiền lương phải trả cho công nhân viên là 272.092.316đ Trong đó, các khoản trích theo lương tính vào chi phí kinh doanh là 57.960.000đ, và số tiền mà người lao động phải nộp là 23.940.000đ.

Bảng 2.1: Bảng thanh toán tiền lương Đơn vị: Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

Lương thời gian Tạm ứng

Các khoản giảm trừ Tổng số được lĩnh Số công

Bảng 2.2 trình bày phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí, có địa chỉ tại Số 41/32 ngõ 231 phố Chùa Bộc, quận Đống Đa, Hà Nội.

BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH

Ghi có TK Đối tượng sử dụng

TK334 – Phải trả công nhân viên TK338 – Phải trả, phải nộp khác

Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

2.3.2.2 Đối với khấu hao TSCĐ

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng cho tài sản cố định, dựa trên thời gian sử dụng hữu ích ước tính Tỷ lệ khấu hao được sử dụng phù hợp với quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, ban hành ngày 25/4/2013.

Công thức tính mức khấu hao TSCĐ:

Mức KH năm = Nguyên giá TSCĐ

Số năm sử dụng KH

Mức KH tháng = Mức KH năm

Cuối mỗi tháng, kế toán căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) để trích chi phí khấu hao cho bộ phận văn phòng và bán hàng, từ đó tính vào chi phí quản lý kinh doanh.

Vào ngày 01/07/2014, Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí đã mua một máy photo đa chức năng với giá 34.000.000đ (chưa bao gồm thuế GTGT 10%), từ Công ty TNHH Máy tính Hà Nội (Hóa đơn GTGT số 0015325) Công ty đã thực hiện thanh toán qua chuyển khoản và thiết bị này sẽ được sử dụng trong 5 năm cho bộ phận bán hàng Công ty tiến hành trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ), và trong tháng 7 năm 2014, không có phát sinh nghiệp vụ thanh lý TSCĐ, do đó, số khấu hao TSCĐ trong tháng này được ghi nhận theo Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.

Bảng 2.3 trình bày bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) của Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí, có địa chỉ tại số 41/32 ngõ 231 phố Chùa Bộc, quận Đống Đa, Hà Nội.

BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ

1 I: Số khấu hao trích tháng trước 129.450.000 14.711.250 5.884.500 8.826.750

2 II: Số KH TSCĐ tăng trong tháng 34.000.000 566.667 566.667 -

Máy Photo đa năng 5năm 34.000.000 566.667 566.667 -

3 III: Số KH TSCĐ giảm trong tháng

4 IV: Số KH trích tháng này 143.450.000 15.277.917 6.451.167 8.826.750

2.3.2.3 Đối với chi phí công cụ dụng cụ và đồ dùng văn phòng

Tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí, khi bộ phận nào cần công cụ dụng cụ hoặc đồ dùng văn phòng phục vụ công việc, cần làm phiếu đề xuất gửi trưởng phòng Sau khi trưởng phòng xem xét và nếu hợp lý, sẽ trình Giám đốc xin ký duyệt Sau khi Giám đốc đồng ý, kế toán sẽ lập phiếu xuất vật tư theo số lượng đã được phê duyệt.

Phiếu xuất vật tư

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Quân

Lý do xuất kho: Xuất đọc mã sản phẩm phục vụ bán hàng.

Xuất tại kho: Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí

TT Tên sp, hàng hoá Mã số ĐVT

Số lượng Đơn giá Thành Theo tiền

1 Máy đọc mã sản phẩm Cái 01 01 1.184.333 1.184.333

Số tiền bằng chữ: Một triệu, tám trăm năm mươi lăm nghìn đồng chẵn./.

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao Người nhận

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm các hóa đơn chưa thanh toán cho người bán, cụ thể như sau: tiền điện là 1.758.000đ, tiền nước 242.000đ, tiền điện thoại 3.638.000đ, và tiền Internet 1.330.000đ.

Còn chi phí văn phòng phẩm (giấy A4, bút bi, giấy than,…) của tháng 7 năm 2014 đã thanh toán cho nhà cung cấp thể hiện ở phiếu chi.

Phiếu chi

Nguyễn Minh Vương, đại diện Công ty CP Văn phòng phẩm Hồng Hà, địa chỉ 672 Ngô Gia Tự, Long Biên, Hà Nội, đã nhận tiền chi cho văn phòng phẩm tháng 7 năm 2014.

Số tiền: 1.744.600đ (Viết bằng chữ: Một triệu, bảy trăm bốn mươi bốn nghìn, sáu trăm đồng./.) Kèm theo: 1 chứng từ gốc: hóa đơn GTGT số 0002369

(Đã nhận đủ số tiền): Một triệu, bảy trăm bốn mươi bốn nghìn, sáu trăm đồng./.

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.3.2.5 Đối với chi phí bằng tiền khác Được tập hợp trong tháng và thể hiện trên phiếu chi các khoản như sau:

- Ngoài ra, còn một số khoản chi phí bằng tiền khác nữa.

Phiếu chi

Người nhận tiền là Tống Ngọc Tuân, đại diện cho Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí, có địa chỉ tại số 41/32 ngõ 231 phố Chùa Bộc, quận Đống Đa, Hà Nội.

Nội dung chi: Chi tiền photo tài liệu phục vụ bán hàng

Số tiền: 950.000đ (Viết bằng chữ: Một triệu, tám trăm năm mươi mốt nghìn đồng./.) Kèm theo: 1 chứng từ gốc

(Đã nhận đủ số tiền): Một triệu, tám trăm năm mươi mốt nghìn đồng./.

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Sổ kế toán chi tiết

SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT

Tên tài khoản 6421: Chi phí bán hàng

Số tiền Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có

PC120 30/7 Chi tiền photo tài liệu

BT7 31/7 Chi phí KH TSCĐ 214 15.100.139

BPB7 31/7 Tiền lương phải trả 334 272.092.316

2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng 2.3.3.1 Tài khoản sử dụng

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí đang sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 48 ban hành ngày 14/09/2006 của

Bộ trưởng Bộ Tài chính đã phê duyệt hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 2, phù hợp cho công tác quản lý tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí Kế toán sử dụng tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng để tổng hợp các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng.

Tài khoản 6421 được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 như sau:

+ TK 64211: Chi phí tiền lương cho công nhân viên;

+ TK 64213: Chi phí công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng;

+ TK 64214: Chi phí khấu hao TSCĐ;

+ TK 64215: Thuế, phí và lệ phí;

+ TK 64217: Chi phí dịch vụ mua ngoài;

+ TK 64218: Chi phí bằng tiền khác.

2.3.3.2 Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp chi phí bán hàng

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính Việc hạch toán tổng hợp giá vốn hàng bán được thực hiện thông qua sổ tổng hợp Nhật ký chung và sổ cái TK 642 Khi có các chứng từ liên quan đến hoạt động bán, kế toán sẽ ghi chép và xử lý thông tin trên phần mềm kế toán.

Tiền lương và các khoản trích theo lương

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí, có địa chỉ tại số 41/32 ngõ 231 phố Chùa Bộc, quận Đống Đa, Hà Nội, sử dụng sổ cái TK642 để quản lý các giao dịch tài chính của mình.

Tháng 7 năm 2014 Tên tài khoản: Chi phí quản lý kinh doanh

Xuất đồ dùng văn phòng

Chi phí khấu hao TSCĐ

Tiền lương và các khoản trích

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN

XUẤT VÀ PHÂN PHỐI HÀNG TIÊU DÙNG MINH TRÍ

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí

 Về tổ chức bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí được tổ chức theo hình thức tập trung, giúp kế toán trưởng kiểm tra và kiểm soát các hoạt động kế toán một cách thống nhất, đảm bảo sự lãnh đạo của Ban giám đốc đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh Sự chuyên môn hoá trong công việc được thực hiện thông qua việc bố trí hợp lý, cùng với sự đối chiếu và kiểm soát chéo giữa các kế toán viên, nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong công việc Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, hợp lý và hiệu quả, với phân công công việc phù hợp với năng lực từng cá nhân, không bị trùng lặp Kế toán trưởng có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm thực tế, trong khi các kế toán viên đều được đào tạo bài bản, đảm bảo có chuyên môn vững vàng và tinh thần làm việc nghiêm túc.

Công ty đã trang bị đầy đủ cho phòng kế toán các thiết bị hiện đại gồm

Luận văn thạc sĩ Kế toán nhấn mạnh tầm quan trọng của các dụng cụ văn phòng và máy tính nối mạng cài phần mềm kế toán, giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán và giảm thiểu sai sót Ngoài ra, môi trường làm việc thoải mái, cùng với sự quan tâm và hỗ trợ lẫn nhau giữa các đồng nghiệp, cũng góp phần nâng cao chất lượng công việc.

 Về chứng từ sổ sách:

Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung trong kế toán để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên tục và theo trình tự thời gian, giúp giảm thiểu số lượng sổ sách kế toán phức tạp Việc sử dụng Nhật ký chung cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện công tác kế toán bằng máy vi tính, từ đó nâng cao tính chính xác và kịp thời trong việc tổng hợp số liệu cuối kỳ Hệ thống máy tính cá nhân được bảo mật bằng mật khẩu, đảm bảo an toàn cho dữ liệu và tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong bảo quản tài liệu kế toán theo chuẩn mực hiện hành.

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí đã triển khai các chế độ và chính sách kế toán đồng bộ, phù hợp với điều kiện hoạt động và quy mô của công ty Điều này giúp công ty thực hiện đúng nguyên tắc tổ chức kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

Luận văn thạc sĩ Kế toán cần tuân thủ mẫu chứng từ do Bộ Tài chính quy định Quy trình luân chuyển chứng từ phải được thực hiện một cách chính xác, trung thực và khách quan, bao gồm các bước lập chứng từ, luân chuyển, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản theo quy định Tất cả chứng từ và nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty đều được sự phối hợp của Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan.

Kế toán kiểm soát chặt chẽ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình.

 Về kế toán bán hàng:

Doanh nghiệp thương mại với đa dạng mặt hàng và lượng khách hàng lớn đã tạo ra sự phức tạp cho công việc kế toán Tuy nhiên, bộ phận kế toán bán hàng đã thực hiện hiệu quả việc theo dõi chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng hóa cùng với doanh thu và lãi lỗ của từng sản phẩm Ngoài ra, công nợ với từng khách hàng cũng được quản lý chặt chẽ Điều này cho thấy sự phân công khoa học và nỗ lực đáng kể của đội ngũ kế toán bán hàng.

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước để tính giá vốn hàng xuất kho, cho phép xác định giá vốn hàng bán ngay lập tức mà không cần chờ đến cuối tháng hay quý Điều này giúp cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, tránh tình trạng dồn việc kế toán vào cuối kỳ Công ty cũng thực hiện mã hóa chứng từ, tài khoản, kho, khách hàng, hàng hóa và dịch vụ một cách chi tiết, đáp ứng yêu cầu ứng dụng công nghệ tự động trong kế toán, giúp người sử dụng tra cứu nhanh chóng và tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính Bộ chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng được hoàn thiện đầy đủ.

Công ty đã chủ động in hóa đơn, giúp đơn giản hóa quy trình lập chứng từ và tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi phải xử lý một số lượng lớn Điều này phù hợp với quy định về luận văn thạc sĩ Kế toán, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác kế toán.

 Về hệ thống tài khoản sử dụng:

Tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí, tài khoản 156 - Hàng hóa được phân chia thành nhiều tài khoản cấp 2 và cấp 3 để theo dõi từng loại hàng hóa Tuy nhiên, công ty không chi tiết theo dõi riêng giá mua và chi phí thu mua theo quy định, và không sử dụng tài khoản 1562.

Chi phí thu mua hàng hóa thường được kế toán định khoản vào TK 156 cho từng mặt hàng trong quá trình mua sắm Trong thực tế, Công ty CP thường nhập một loại hàng hóa trong mỗi đợt, do đó chi phí thu mua thường không cần phân bổ Tuy nhiên, nhiều chi phí không thể phân bổ trực tiếp cho từng đợt mua mà là chi phí tổng hợp từ nhiều lần, như chi phí điện thoại liên lạc và lương nhân viên mua hàng Việc hạch toán các chi phí này vào TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh hiện nay chưa hợp lý.

 Về hệ thống sổ sách sử dụng:

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Tuy nhiên, công ty không sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, dẫn đến khối lượng ghi chép trên sổ Nhật ký chung rất lớn.

Luận văn thạc sĩ Kế toán chưa đáp ứng được yêu cầu này.

3.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí

Ngày nay, việc hoàn thiện bộ máy kế toán để nâng cao hiệu quả kinh doanh là ưu tiên hàng đầu của các nhà quản lý Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí chú trọng đến việc hoàn thiện phần hành kế toán bán hàng, chi phí và xác định kết quả bán hàng Quá trình này cần tuân thủ các quy tắc và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đồng thời phù hợp với thực tế công ty Các bước hoàn thiện bao gồm hạch toán ban đầu, kiểm tra thông tin chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ, vận dụng tài khoản kế toán, hệ thống hóa thông tin qua sổ kế toán, lập báo cáo kế toán cho người sử dụng, và phân tích doanh thu cũng như kết quả bán hàng.

Nghiên cứu công tác kế toán bán hàng, giá vốn, chi phí và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí cho thấy công ty đã áp dụng đúng quy định của chế độ kế toán cho doanh nghiệp thương mại Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.

3.3 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí

Công ty TNHH Sản xuất và Phân phối hàng tiêu dùng Minh Trí hiện đang sử dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung mà không áp dụng các sổ Nhật ký đặc biệt Do đặc thù của doanh nghiệp thương mại với các nghiệp vụ mua bán diễn ra liên tục, công ty nên xem xét việc sử dụng Nhật ký đặc biệt như Nhật ký bán hàng và Nhật ký thu tiền Việc này sẽ giúp giảm bớt số lượng ghi chép vào sổ Nhật ký chung, đồng thời làm cho việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn Hơn nữa, Nhật ký bán hàng sẽ giúp các đối tượng quan tâm nhanh chóng nắm bắt doanh thu bán hàng và dịch vụ trong ngày của công ty.

Tiêu đề	Hoàn Thiện Kế Toán Bán Hàng Tại Công Ty TNHH Sản Xuất Và Phân Phối Hàng Tiêu Dùng Minh Trí
Tác giả	Đặng Thị Phương
Người hướng dẫn	ThS. Nguyễn Thị Lan Anh
Trường học	Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Kế toán
Thể loại	luận văn
Năm xuất bản	2015
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	73
Dung lượng	598,97 KB