Ý tưởng về SharePoint đến từ Office Server. Ứng dụng ban đầu là được xây dựng dựa trên Exchange với Digital Dashboard và một số giao diện đồ họa. Mục tiêu của nó là cung cấp một giải pháp cộng tác đơn giản nhưng hiệu quả có thể được sử dụng bởi các nhân viên công ty thường xuyên, cho đến quản lý điều hành. Gói giải pháp này có một số dạng tiện ích mở rộng của Office Server và được cung cấp các tính năng và chức năng cộng tác bổ sung so với Office thông thường. Nó bắt đầu được xây dựng từ đầu năm 2000 – 2002.
GIỚI THIỆU SHAREPOINT ONLINE Lịch sử SharePoint Ý tưởng SharePoint đến từ Office Server Ứng dụng ban đầu xây dựng dựa Exchange với Digital Dashboard số giao diện đồ họa Mục tiêu cung cấp giải pháp cộng tác đơn giản hiệu sử dụng nhân viên công ty thường xuyên, quản lý điều hành Gói giải pháp có số dạng tiện ích mở rộng Office Server cung cấp tính chức cộng tác bổ sung so với Office thơng thường Nó bắt đầu xây dựng từ đầu năm 2000 – 2002 Trong kỷ nguyên số, tài liệu lưu trữ máy tính cá nhân trao đổi thường xuyên qua email, có hội để cung cấp nơi tập trung, nơi tất tài liệu lưu trữ tự động hóa xây dựng Như khi, hệ thống khơng đứng yên chỗ không ngừng phát triển Người dùng tồn cầu nhận thấy SharePoint ngày hữu ích hấp dẫn Microsoft khoảng năm năm để đưa giải pháp cho công ty có vị trí dẫn đầu thị trường doanh nghiệp Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 máy chủ SharePoint 2010, thực sử dụng việc áp dụng hàng loạt bắt đầu diễn Cả hai phiên cài đặt Windows Server OS, SQL Database, Internet Information Services (IIS) chạy đằng sau Đồng hóa người dùng hồ sơ người dùng được lưu trữ Active Directory (AD) cơng ty Khi ngày có nhiều cơng ty áp dụng SharePoint, Microsoft đưa tùy chọn 'gói khác nhau' Vì vậy, dựa tính bạn cần, quy mô công ty ngân sách, nhiều phiên mua cài đặt SharePoint 2010 (tại chỗ): • SharePoint Foundation 2010 (miễn phí) • SharePoint Server 2010 (là phiên mở rộng Foundation dành cho mục đích thương mại) • SharePoint Enterprise 2010 (phiên có nhiều tính đắt tiền nhất) Những thay đổi chức người dùng cuối thêm vào phiên 2010 SharePoint (tại chỗ) bao gồm: • Giao diện người dùng với Fluent Ribbon, sử dụng trang wiki thay 'trang phần web' cung cấp hỗ trợ đa trình duyệt • Hồ sơ xã hội tính mạng xã hội ban đầu • Cập nhật phần Quản trị trung tâm, nơi quản trị viên quản lý phần lớn cấu hình thay sử dụng IIS trực tiếp • Giải pháp Sandbox API mơ hình đối tượng phía máy khách cho JavaScript, Ứng dụng Silverlight NET • Business Connectivity Services, Claims-based Authentication, Windows PowerShell hỗ trợ để thực thi lệnh tập lệnh dễ dàng với số lượng lớn hoạt động • SharePoint Designer (một ứng dụng máy tính để bàn để quản lý trang, danh sách, biểu mẫu Workflows) giới thiệu phiên 2010 Bạn thấy hình giao diện phát triển trở nên rõ ràng phiên 2010 Hơn nữa, tất tính bổ sung có sẵn làm cho trở thành tảng thực tuyệt vời linh hoạt để phát triển tùy chỉnh, đồng thời khách hàng cịn điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể Các phiên SharePoint phát hành hoàn thiện nâng cấp hơn: • SharePoint 2013 • SharePoint 2016 • SharePoint 2019 • SharePoint Online khả dụng vào khoảng năm 2012 phần Office 365 (ngày gọi Microsoft 365) Microsoft phát hành phiên kỹ thuật xem trước cho nhóm đối tác chọn vào đầu năm 2012 phiên beta cho công chúng vào tháng năm 2012 Phiên cuối mắt vào tháng 10 năm 2012 Office 365 SharePoint Online mắt vào cuối tháng năm 2013 Các tính cho phiên cập nhật bao gồm • Hỗ trợ kéo thả nhiều trình duyệt để tải lên/thay đổi tệp • Nút Follow/Share • OneDrive for Business (ban đầu SkyDrive Pro) thay MySites Workspaces • Trung tâm kiểm tốn (dịch vụ có tên eDiscovery) • Khả tìm kiếm xây dựng lại cải tiến • Cập nhật giao diện người dùng (UI) • Đã cập nhật phiên SharePoint Designer 2013 • Giới thiệu API REST • Cải tiến kết hợp • Các trang bố cục trang đại • Site liên lạc site mẫu Môi trường cộng tác với công nghệ tiên tiến xây dựng SharePoint Có nhiều cơng ty sử dụng áp dụng SharePoint theo nhu cầu họ giới Trên thực tế, tất công ty Fortune 500 từ Hoa Kỳ quan phủ sử dụng nó: E&Y, Deloitte, Qualcomm, TCS, IRS, NIH v.v Với SharePoint Online, Azure, nhà phát triển quản trị viên dịch vụ API tích hợp nhiều tảng với xây dựng hệ sinh thái hoạt động hoàn hảo cho cơng ty Ví dụ, cơng ty định hướng sản phẩm cần có khả theo dõi hóa đơn đến trạng thái chúng Tất hóa đơn trường hợp lưu trữ số phần mềm kế toán, chẳng hạn Quickbooks từ Intuit sau đó, cách sử dụng Webhooks, đồng hóa với Power Automate tới Dataverse Microsoft 365 Thông tin từ Dataverse đồng hóa vào danh sách SharePoint trang kế tốn Vì vậy, điều cho phép kế tốn viên nhanh chóng có quyền truy cập vào liệu họ cần, để tiến hành thực công việc loại bỏ nhu cầu chuyển đổi qua lại nhiều hệ thống Trên hết, báo cáo xây dựng để hiển thị thơng tin có giá trị đồ họa thơng tin liệu xuất sang định dạng PDF Excel Tất tùy thuộc vào trí tưởng tượng bạn yêu cầu Khả vô tận Chức cốt lõi cho xác thực, lưu trữ điều hướng có sẵn nên bạn giữ xây dựng Bằng cách sử dụng tính cơng cụ Out of Box, nhiều thứ thực đạt Đối với thứ khác, tùy chọn tùy chỉnh ln có sẵn Chúng ta có chương riêng tùy chỉnh, bao gồm số có sẵn tùy chọn nâng cao Với quản lý cấu hình phù hợp từ phía quản trị viên, cơng ty ngày chí không cần tùy chỉnh để áp dụng trực tiếp vào SharePoint Có nhiều trình kết nối liệu có sẵn Hơn nữa, thứ cung cấp miễn phí chưa đủ, gói cao cấp lựa chọn cho khoản tốn bổ sung Với khoản phụ phí, gói cao cấp bao gồm dịch vụ tùy chỉnh trình kết nối với tất tích hợp API liệu mà bạn cần để phát triển triển khai Tại ngày phải sử dụng SharePoint trực tuyến? Có số lý quan trọng khiến SharePoint tảng tuyệt vời để sử dụng ngày Chúng ta xem xét lý chính, trình bày đây: Lưu trữ cộng tác tài liệu Trước hết, SharePoint công cụ tuyệt vời để lưu trữ tài liệu Chức tích hợp để theo dõi phiên bản, metadata lượng lưu trữ lớn mở rộng cần thiết, biến thành cơng cụ tất đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu bạn Chủ sở hữu nNội dung quản trị viên trang web định cấu hình số lượng phiên tài liệu lưu trữ Mỗi phiên xem xét khơi phục sở nhu cầu Hơn nữa, tùy chọn phê duyệt xem xét nội dung có sẵn trước tài liệu được xuất hiển thị cho người Cấu hình quyền linh hoạt cho phép chủ sở hữu nội dung xác định quyền cấp độ khác site, thư viện, thư mục tài liệu, cần Kể từ đây, người dùng có quyền truy cập xem nội dung người khơng có quyền truy cập truy cập nhận thông báo Access Denied Nội dung chia sẻ với người dùng bên ngồi liên kết tới tài liệu cấu hình để cung cấp tính đọc, chỉnh sửa, quyền truy cập tạm thời, quyền truy cập sớm hết hạn Bạn mời người dùng bên quản lý có quyền truy cập vào tenant bạn từ bảng quản trị Đồng tác giả Có nhiều tình khác bạn cần làm việc với tài liệu, đặc biệt giới doanh nghiệp Đó đề xuất mới, báo cáo hàng quý, điều khác Trước đây, bạn thực phần cập nhật tệp, sau gửi tới người khác họ thực cập nhật Việc quay quay lại tiếp tục công việc tài liệu thực Hoặc người làm việc với tài liệu họ sau tất thay đổi hợp Dù trình vấn đề đau đầu có nhiều người làm việc tài liệu, bạn đau đầu Khi tất tài liệu có sẵn trực tuyến, bạn có nhiều hội để làm việc với tài liệu Tính đồng tác giả SharePoint, OneDrive, Teams, gần tất tài liệu văn phòng, cho phép bạn làm việc với đồng nghiệp tài liệu lúc Tất người dùng nhìn thấy người khác đăng nhập vào tài liệu xem thay đổi họ thực thời gian thực Bạn thấy nhiều trỏ hiển thị văn bạn thấy phía bên phải góc có khác làm việc tài liệu với bạn Nếu liên kết chia sẻ với người dùng bên ngoài, họ hiển thị dạng ‘; Guest Contributor”; cịn khơng bạn thấy tên người tổ chức Tự động hóa Sau bạn hồn thành cơng việc tài liệu, tài liệu cần xem xét phê duyệt Có nhiều cách để thực việc tự động hóa Có sẵn tùy chọn để xem xét tài liệu định cấu hình trực tiếp từ cấp thư viện Power Automate Flow khả dụng quy trình yêu cầu thực thông qua nhiều lần phê duyệt trạng thái khác nắm bắt Dù nữa, tự động hóa giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian giấy tờ cách khơng in tài liệu nhận chữ ký gửi loạt email cho xem xét lại tài liệu Các quy trình phê duyệt khác cấu hình dựa loại tài liệu vị trí chúng Chúng tơi đề cập nhiều vấn đề Chương 13, Power Automate Lưu giữ tài liệu Nếu tổ chức phủ bạn có quy tắc tuân thủ nêu rõ số tài liệu cần lưu giữ thời gian cụ thể SharePoint trợ giúp việc ln Vì phần lớn tài liệu lưu trữ bên SharePoint nên cung cấp tùy chọn lưu giữ tài liệu Cấu hình sẵn có cho phép quản trị viên thiết lập quy tắc tạo tài liệu chép vào trang web chuyên dụng Hơn nữa, tài liệu tự khai báo ghi, ngăn chặn việc xóa tài liệu trái phép sửa đổi Các quy tắc khác cấu hình dựa loại tài liệu Tài liệu lưu giữ khoảng thời gian khác Sau thời gian trơi qua, tài liệu tự động xóa lưu trữ nơi khác Tính gọi Records Management có sẵn để cấu hình từ Document Library SharePoint Ngăn ngừa liệu Quản trị viên thiết lập quy tắc liên tục chạy theo dõi tất tài liệu, email trò chuyện nhóm nơi khác để đảm bảo thơng tin bảo vệ Điều đặc biệt tiện dụng quan trọng Personal Protected Information (PPI) Personal Identification Information (PII) Những tài liệu, email nội dung hệ thống xác định lưu trữ thơng tin nhạy cảm nào, gửi đến nhóm quản trị để xem xét chí bị khóa sửa đổi, chia sẻ xóa có định Cịn nhiều điều cần đề cập đến tính có sẵn SharePoint Online giúp nơi làm việc bạn bảo vệ, an tồn hiệu Chúng tơi đề cập đến chúng chương sau Nhưng với năm điều đề cập trên, bạn thấy SharePoint công cụ mạnh mẽ để cộng tác quản lý tài liệu Ví dụ thực tế SharePoint Online Chúng ta quay lại môi trường Sand Box mà bạn cấu hình trước Đăng nhập vào https://portal.office.com email mật bạn thiết lập, truy cập SharePoint từ trang chủ Để làm vậy, nhấp vào vng góc bên trái chọn SharePoint từ danh sách ứng dụng có sẵn Hình 2.6 trình bày cách truy cập ứng dụng SharePoint từ trang chủ M365 SharePoint mở tab trình duyệt Khi làm việc với mơi trường thiết lập, khơng có site có sẵn Vì vậy, tạo cái! Ở góc bên phải, bạn thấy hai tùy chọn có sẵn: • Tạo trang web (sẽ tạo tuyển tập trang web mới) • Tạo đăng tin tức (sẽ tạo báo) Nhấp vào tùy chọn Create a site Nó hiển thị cho bạn cửa sổ bật lên bên phải hình, cho phép bạn chọn từ hai mẫu: site nhóm site liên lạc Bạn đọc mơ tả mục đích sử dụng hai Điểm mấu chốt là: • Team site dành cho nhóm, nhóm nhóm O365 (chúng tơi đề cập kỹ phần sau sách) tạo ứng dụng Teams ứng dụng Trang web kết nối với nhóm Mục đích làm việc với người nhóm bạn số tài liệu mục • Communication site tương tự phù hợp với site khoa phòng site dành cho nhiều khoa phòng giao tiếp với Nó có tập hợp quyền, điều hướng tính bổ sung khác Nó KHƠNG kết nối với ứng dụng Teams Hình 2.7 mơ tả mẫu trang SharePoint có sẵn bạn tạo trang Vui lòng tham khảo hình sau: Xin lưu ý sau trang web tạo gắn với mẫu bạn chọn, khơng có cách trực tiếp để thay đổi sau Vì vậy, lựa chọn đắn từ đầu Nếu không, bạn cần phải tạo lại trang web di chuyển lại tất nội dung, thời gian đặc biệt trang web sử dụng thời gian dài có nhiều nội dung Ngồi ra, việc sử dụng tập lệnh PowerShell tạo thêm nhiều phức tạp Chúng ta chọn tùy chọn Communication site Đặt tên cho trang web bạn theo ý muốn; bạn đặt tên Tuy nhiên thực tế, trang có tên tồn tại, SharePoint báo lỗi cho bạn nhắc bạn tạo trang web có tên khác thay đổi URL trang web tay Điều xảy bạn tạo trang web mới, URL xác định dựa tên URL trang web phải Thật tốt lưu ý bạn xóa trang web, URL khơng khả dụng việc xóa mơi trường hồn tất, tới 24 Vui lịng tham khảo hình sau Sau cung cấp tên trang web, bạn chọn ngôn ngữ tạo trang web Ngôn ngữ mặc định chọn dựa khu vực sống hồ sơ người dùng mà bạn cấu hình Khi trang web tạo, bạn thấy Home page Xin lưu ý cấu trúc URL Bạn có tên miền phần someName.sharepoint.com, theo sau /sites/siteName cho biết Site Collection bên SharePoint trực tuyến Điều có nghĩa có quyền quy tắc riêng Ở góc bên phải site, bạn thấy biểu tượng bánh Bấm vào chọn Site Contents Hình 2.9 minh họa link Site Contents từ menu Settings Nó mở trang Site Content bạn, nơi bạn xem tất ứng dụng thêm vào site bạn Chế độ xem chia nhỏ để hiển thị Content (theo mặc định bạn truy cập trang), bạn xem tất subsite từ trang Hình 2.10 mơ tả trang Site contents hiển thị cách bạn chuyển đổi Content Subsites Như bạn thấy từ trang này, hiển thị cho bạn tên thực thể, loại nó, cách thức nhiều mục lưu trữ bên ngày sửa đổi cuối Có số loại thực thể sử dụng SharePoint: • Document library (lưu trữ tài liệu tập tin media) • Lists (được thiết kế dạng bảng để lưu trữ thơng tin) • Page library (lưu trữ trang có sẵn site bạn) • Application (ứng dụng tùy chỉnh cài đặt site) Hãy tạo Document library site Nhấp vào liên kết New góc bên phải chọn Document Library, Hình 2.11: Cung cấp tên Library bạn (theo ý muốn) nhấp vào Create Thư viện tạo bạn thấy bạn tạo tải lên thư viện tài liệu Nếu bạn nhấp vào góc bên phải vào biểu tượng bánh chọn Site Contents, bạn thấy thư viện tạo bạn hiển thị danh sách Hình 2.12 có liên kết Site content từ menu Bạn thấy Site contents có sẵn chế độ xem Subsites Tuy nhiên, theo mặc định, khơng cho phép bạn tạo subsites trang bạn Đây mặc định cấu hình M365 khơng có vấn đề với môi trường bạn Chúng ta khám phá cách cho phép tạo subsite chương tới đến phần Admin Center dành cho SharePoint Chúng ta thực số bước đơn giản để tạo thư viện tài liệu site mới, giúp bạn hiểu cấu trúc cách SharePoint online thực Trong chương tiếp theo, sâu vào yếu tố khác tính có sẵn SharePoint khác biệt chúng