Cấu trúc SharePoint Site collections, Sites, Lists, Library Bạn biết rằng có nhiều thành phần trong SharePoint, chẳng hạn như các ứng dụng, lists, sites, groups, v.v. Nhưng bạn có hình dung rõ ràng về toàn bộ kiến trúc được xây dựng và thứ bậc giữa các thành phần đó không? Chúng ta hãy nhìn vào sơ đồ sau để hiểu rõ hơn và hình dung về cấu trúc Sharpoint.
Chương Làm việc với chức Sharepoint online Cấu trúc SharePoint - Site collections, Sites, Lists, Library Bạn biết có nhiều thành phần SharePoint, chẳng hạn ứng dụng, lists, sites, groups, v.v Nhưng bạn có hình dung rõ ràng tồn kiến trúc xây dựng thứ bậc thành phần khơng? Chúng ta nhìn vào sơ đồ sau để hiểu rõ hình dung cấu trúc Sharpoint Hình 3.1 mơ tả cấu trúc phân cấp thành phần SharePoint Onliner Chúng ta thấy cấu trúc lồng thành phần bao gồm bên Ví dụ: bạn có tenant SharePoint trực tuyến có nhiều site collection đó, có nhiều site bên chúng với nhiều list khác nhau, v.v Hình 3.2 mơ tả sơ đồ site collection đơn giản: Cấu trúc mở rộng thu nhỏ cấp độ Giống sở liệu với bảng, ln có số thành phần gốc cuối Trong trường hợp chúng ta, thành phần mục danh sách tệp bên thư viện tài liệu Dù nữa, đừng đi sâu vào đám cỏ dại, sơ đồ kỹ thuật nhanh chóng trở nên phức tạp, không muốn nhiều thời gian để phân tích chúng Hãy xác định thành phần SharePoint trực tuyến khám phá nội dung chúng SharePoint Online Tenant SharePoint Online Tenant SharePoint Online (SPO) Tenant nơi làm việc nơi tất site cấu hình lưu trữ Chỉ có tenant cho mơi trường Microsoft 365 Khi bạn thiết lập môi trường mới, bạn nhắc chọn tên tenant phản ánh URL Ví dụ: đặt tên cho mơi trường AlexTest URL SharePoint có dạng: https://alextest.sharepoint.com Phần in đậm thay đổi dựa theo tên công ty tên môi trường bạn chọn thiết lập đăng ký lần đầu với Microsoft Nó khơng thể thay đổi đổi tên sau Nếu định thay đổi tên đặt tên AlexDemo, URL là: https://alexdemo.sharepoint.com Lưu ý: Để cập nhật tên tenant, cần tạo tenant đặt đăng ký riêng với Microsoft (hãy nhớ bạn đổi tên môi trường thay đổi URL sau tạo) Vì vậy, điều quan trọng phải thiết lập thứ ổn từ lần Nếu khơng, bạn phải di chuyển tất nội dung bạn tenant cũ sang tenant Site collection Site collection nhóm site có liên quan cách hợp lý Bộ phận nhân có phận khác bên nó, chẳng hạn Tuyển dụng, Phúc lợi, Cơng việc, Chính sách, v.v Tương tự, phịng Kế tốn phịng CNTT Trong trường hợp này, thật hợp lý có site collection riêng cho nhân phận khác nhằm liên kết cấu trúc tốt Bất bạn tạo site collection mới, bạn thấy sites URL trước tên site collection bạn Đó dấu hiệu rõ ràng site collection URL, trường hợp này, trông sau: https://alextest.sharepoint.com/sites/HR Tham khảo hình 3.3 Vì vậy, nhìn vào URL bạn biết tenant AlexTest site collection Site subsite Bây giờ, HR site collection, cần tìm hiểu sâu Có lựa chọn nào? Nếu HR có quy mơ nhỏ có cần dừng cấp site collection tạo list pages bỏ vào Nhưng có nhiều phận bên HR mớ hỗn độn quản lý nghìn trang nơi Đó lý hợp lý tách chúng có trang riêng dành cho Tuyển dụng, Phúc lợi phận khác Các sites chứa subsites khơng có giới hạn mức độ bạn sâu Vì vậy, có cấu trúc site collection | site | subsite | subsite | subsite v.v Tùy vào tư cách quản trị viên, bạn định cấu trúc bạn muốn triển khai hoạt động tốt tình bạn Một lần nữa, nhìn vào URL, bạn nhanh chóng hiểu cấp độ bạn làm việc với thành phần Nếu trang Hiring site collection HR, trơng này: https://alextest.sharepoint.com/sites/HR/Hiring Nếu trang Hiring có subsites Contractors URL sau: https://alextest.sharepoint.com/sites/HR/Hiring/Contractors Hầu dấu gạch chéo tên trang web cấu trúc sitecollection bạn List Danh sách gần bảng sở liệu Bạn coi tập liệu Excel, nơi bạn tạo cột sau điền vào hàng Thông tin lưu trữ list (mỗi hàng) gọi item Các item bao gồm cột khác lưu trữ thông tin bên chúng Bạn tạo cột thuộc nhiều loại khác nhau, định cấu trúc lưu trữ liệu List có nhiều loại khác Task list, data log list, calendar phần lớn trường hợp, danh sách tùy chỉnh người dùng xác định cột dạng xem Các loại cột SharePoint điều chỉnh để thân thiện trực quan so với loại sở liệu Có 15 loại cột danh sách SharePoint, bao gồm: • Single Line of Text • Multiple Lines of Text • Number • Location • Date and Time • Yes/No • Person or Group • Hyperlink • Choice • Image • Currency • Lookup (information already on this site) • Calculated (calculation based on other columns) • Task Outcome • Managed Metadata Chúng phải trực quan với tư cách chủ sở hữu nội dung, bạn định loại cột phù hợp để bạn lưu trữ liệu Ngồi cịn có Look up cho phép bạn lấy thơng tin từ list khác liên kết item list theo cách Vui lịng tham khảo hình sau Sau đó, từ cột, bạn tạo chế độ xem chọn cột để hiển thị Theo mặc định, cột tạo thêm vào chế độ xem mặc định trừ hộp kiểm bỏ chọn Có thể bạn khơng cần phải xem tất cột liệu liên quan đến item Sau đó, bạn chọn ẩn cột khơng cần thiết khác để không hiển thị thông tin trang bạn nhấp vào item Khi bạn xem tất liệu bên cột Xin lưu ý có số hạn chế với list Mặc dù SharePoint lưu trữ lên tới 30 triệu item chế độ xem list hiển thị 5.000 mục, bạn nhận thông báo lỗi “The attempted operation is prohibited because it exceeds the list view threshold enforced by the administrator” Vì vậy, bạn cần phải suy nghĩ tạo nhiều chế độ xem khác lọc để giới hạn số lượng item bạn hiển thị cho chế độ xem Khi list, library thư mục chứa 100.000 item, bạn hủy quyền cho phép danh list, library thư mục Bạn khơng thể kế thừa lại quyền Cách tốt giới hạn List Library mức 5.000 item Library (Thư viện) Thư viện, dựa cấu trúc logic nó, giống với danh sách Bạn tạo cột điền siêu liệu vào chúng tạo chế độ xem để hiển thị cột bạn cần áp dụng lọc cho liệu bạn muốn xem Sự khác biệt lưu trữ thư viện Nó thiết kế để lưu trữ tài liệu, tập tin media tài liệu khác Nếu item danh sách liệu dựa văn thư viện liệu dựa phương tiện truyền thơng Vì vậy, bạn cần lưu trữ tài liệu liên quan đến thông tin chúng Tiêu đề, Tác giả, trạng thái phê duyệt, phận sở hữu, v.v., bạn cần chọn Library để lưu trữ chúng Bạn sử dụng tất siêu liệu liên kết với tài liệu để tạo chế độ xem lọc tài liệu bạn hiển thị chế độ xem Hơn nữa, SharePoint, bạn tạo site, theo mặc định có thư viện Pages Site Nó lưu trữ Page sites có library cho site Vì vậy, bạn ln biết nơi tìm Pages bạn bạn muốn cập nhật nội dung Thư viện gọi “Pages” Site Page' (trong phiên SharePoint cũ hơn) Các page giống page website, nơi bạn điều hướng chúng, xem nội dung page tương tác với ứng dụng Các page trình bày nhiều list library văn có hình ảnh Bạn xây dựng trang cách sử dụng phần web Ngồi cịn có nhiều loại phần web khác sẵn dùng, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn trình bày page Nó Text, Links, Lists and Libraries, Videos, nút v.v Các page mặc định có sẵn Page, Article Page, Welcome Page and Error Page Vui lịng tham khảo hình sau: Giao diện người dùng SharePoint Có hai loại Giao diện người dùng SharePoint trực tuyến: • Hiện đại (mặc định) • Cổ điển Giao diện cổ điển hỗ trợ đến từ phiên trước SharePoint chủ yếu liên quan đến page có sẵn cho bạn phần web mà bạn sử dụng để xây dựng trang Giao diện người dùng đại đơn giản hơn, gọn gàng mạnh mẽ hơn, Giao diện người dùng cổ điển cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để tùy chỉnh triển khai Phần lớn tất site SharePoint Online xây dựng Giao diện người dùng đại Microsoft hỗ trợ phiên Cổ điển Hơn nữa, bạn muốn sử dụng số công nghệ nhúng PowerApps page, tùy chọn triển khai cho Giao diện người dùng đại Vì vậy, tất page site bạn tạo tương lai, bạn nên sử dụng Giao diện người dùng đại Hơn nữa, điều đáng nói khơng có cách đơn giản để chuyển đổi trang UI Cổ điển thành Giao diện người dùng đại trường hợp vậy, trang cổ điển phải xây dựng lại theo cách thủ công từ đầu vào trang Hiện đại Tùy chọn khác sử dụng tập lệnh PowerShell, nhiên làm khơng phải lúc mang lại cho bạn kết xác Giao diện người dùng đại cổ điển tổng thể áp dụng cho: • Giao diện Site Content • Page phần web sẵn có • Chế độ xem List Library Ngay sie bạn tạo Giao diện người dùng đại dành cho list library, bạn ln chuyển Giao diện người dùng cổ điển cách nhấp vào liên kết góc bên