Sự cần thiết của Microsoft 365 Giả sử bạn là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Công nghệ của một tổ chức lớn. Những công việc và vấn đề hàng ngày bạn phải đối phó là gì? Giả sử chúng ta đang nói về một “tổ chức lớn”. Trong trường hợp đó, bạn có thể có khoảng mười nghìn nhân viên trong công ty của mình và bạn có trách nhiệm đảm bảo họ có sẵn các công cụ và công nghệ tốt nhất để hoàn thành công việc hàng ngày của họ. Khi nhân viên hoàn thành các hoạt động hàng ngày của mình, họ thường xuyên:
CHƯƠNG 1: ĐÔI NÉT VỀ MICROSOFT 365 Sự cần thiết Microsoft 365 Giả sử bạn Giám đốc Phó Giám đốc Cơng nghệ tổ chức lớn Những công việc vấn đề hàng ngày bạn phải đối phó gì? Giả sử nói “tổ chức lớn” Trong trường hợp đó, bạn có khoảng mười nghìn nhân viên cơng ty bạn có trách nhiệm đảm bảo họ có sẵn cơng cụ cơng nghệ tốt để hồn thành cơng việc hàng ngày họ Khi nhân viên hoàn thành hoạt động hàng ngày mình, họ thường xun: • Giao tiếp với người • Cùng làm việc số tài liệu • Điền vào mẫu đơn • Đánh giá • Chuẩn bị báo cáo • Nhận gọi điện • Tham dự họp • Gửi e-mail • Thực nhiệm vụ báo cáo tiến độ họ cho người quản lý, v.v Vì vậy, với tư cách nhà điều hành cấp cao nhà lãnh đạo giỏi, bạn tìm kiếm cách để tăng suất nhân viên, bạn biết tác động trực tiếp doanh số bán hàng chất lượng sản phẩm công ty bạn Phương trình đơn giản; suất cao đồng nghĩa với việc mang lại nhiều lợi nhuận cho cơng ty phát triển kinh doanh nhanh Vì vậy, trị chơi đơi bên có lợi, nhân viên làm việc (hoặc làm nhiều việc với lượng thời gian) công ty nhận nhiều lợi nhuận phát triển nhanh Đây xác lúc Microsoft 365 phát huy tác dụng Hãy để kiểm tra hoạt động nhân viên thường làm cách Microsoft 365 giúp tăng suất họ Liên lạc với nhau, nhận gọi điện, tham dự họp: Microsoft Teams giúp đáp ứng tất nhu cầu Teams bao gồm tất loại giấy phép bản, xem xét chi tiết chương tới Nó cơng cụ tuyệt vời để thiết lập tồn mơi trường cộng tác Trên thực tế, cơng cụ tuyệt vời kết hợp nhiều tính khiến nhiều cơng ty chuyển đổi tồn hệ thống liên lạc nhu cầu quản lý tài liệu cho Teams Chúng ta xem xét khả chương Làm việc tài liệu: SharePoint OneDrive bao gồm tất giấy phép cung cấp khả vượt trội để tạo, lưu trữ, chia sẻ làm việc tài liệu SharePoint phù hợp với tài liệu chia sẻ nhiều người nhiều phòng ban Trong đó, OneDrive lựa chọn hồn hảo nơi làm việc tài liệu cá nhân liên quan đến công việc Điền vào biểu mẫu đánh giá: Power Platform sẵn có để đáp ứng nhu cầu Biểu mẫu Office 365 hữu ích cho việc tạo biểu mẫu khảo sát đơn giản Nhưng bạn tìm kiếm tính nâng cao hơn, PowerApps phù hợp với nhiều trình kết nối nguồn liệu có sẵn cho phép bạn truy xuất lưu trữ thông tin nơi khác Excel, danh sách SharePoint, sở liệu, bên thứ 3, tảng Salesforce, v.v Hơn nữa, Power Automate chạy giúp tự động gửi thông báo email đến người cần thiết, yêu cầu phê duyệt đánh giá, xử lý cập nhật trạng thái, v.v PowerApps Power Automate chủ đề lớn mà đề cập riêng sách Gửi email: Tất sử dụng Outlook Nhưng đoán xem? Nó phần Microsoft 365 Outlook ứng dụng giao diện cho phép người dùng làm việc với email họ Microsoft Exchange công cụ xử lý tất việc gửi thư, quy tắc, lọc Nó có sẵn tất giấy phép Microsoft 365 cung cấp miền tùy chỉnh địa email, ứng dụng khách Outlook tính khác Danh sách tiếp tục Vì vậy, chương tiếp theo, đề cập đến khả Microsoft 365 khái quát mức cao tất ứng dụng đặc trưng Tuy nhiên, tại, quay lại vai trị Giám đốc Cơng nghệ xem lý thích sử dụng Microsoft 365 đến Bạn thấy đấy, M365 ứng dụng bao gồm có sẵn cho bạn, dựa giấy phép bạn số tiền bạn chi trả tháng Mục tiêu cuối bạn tăng suất hiệu suất làm việc nhân viên Vì vậy, bạn lại sử dụng nhiều công cụ, hỗ trợ chúng có nhóm khác để hồn thành nâng cấp giải vấn đề, bạn có tất cơng cụ bạn hệ thống Đó xác nội dung Microsoft 365! Ngồi ra, dựa đám mây nên bạn không cần lưu trữ sở hạ tầng bạn bảo trì máy chủ Tất thực Microsoft! Người dùng cần sử dụng trình duyệt ứng dụng máy tính để bàn có sẵn tất công cụ đầu ngón tay bạn! Trong đó, bạn thận trọng vấn đề bảo mật tuân thủ đồng thời muốn trì sở hạ tầng bạn, phiên chỗ tất ứng dụng ln có sẵn dạng thay Bạn chí có phiên kết hợp lưu trữ đám mây phiên chỗ Tuy nhiên, nói sau Các chức Microsoft 365 Như thảo luận, Microsoft 365 (hoặc Office 365) ứng dụng sẵn có cho bạn dựa trên giấy phép mua Giấy phép tối thiểu bao gồm ứng dụng, chẳng hạn như: • Outlook • Exchange • OneDrive • OneNote • Teams • SharePoint • MS Office (Word, Excel, PowerPoint, and so on) • PowerApps • Power Automate Các giấy phép nâng cao tiện ích bổ sung bao gồm ứng dụng, chẳng hạn như: • Publisher • Access DB • Project • Yammer • Stream • Forms • Visio • Planner • Power BI v.v Toàn ý tưởng đằng sau tảng Microsoft 365 kết hợp tất ứng dụng lại với cung cấp cho người dùng giao diện thống nơi họ dễ dàng chuyển đổi ứng dụng ứng dụng trao đổi thông tin với Cách tiếp cận cung cấp cho người dùng trải nghiệm tuyệt vời khả vô tận dành cho nhà phát triển (REST API, GRAPH API) Như bạn thấy Hình 1.2, tất ứng dụng có sẵn cho bạn từ trang chủ Chỉ cần điều hướng đến https://portal.office.com đăng nhập tài khoản công ty bạn (nếu bạn chưa có, chúng tơi xem xét cách thiết lập môi trường sandbox cuối chương này) Bây xem xét ứng dụng mức độ cao để hiểu ưu điểm lý chúng đưa vào Microsoft 365 Outlook Microsoft Outlook trình quản lý thơng tin cá nhân cho phép bạn gửi nhận email Nó bao gồm lịch để thiết lập lên lịch họp, tạo nhiệm vụ lưu tên thông tin liên lạc người khác Điều thú vị nó quản lý nhóm quản trị viên xác định tính năng, tiện ích bổ sung tùy chọn có sẵn cho bạn, tích hợp với liên hệ từ Active Directory (AD), cung cấp cho bạn khả xem lịch trình tình trạng sẵn sàng người khác từ lịch Trên hết, tính bảo mật tích hợp, Data Loss Prevention (Ngăn ngừa liệu (DLP)) định cấu hình sách quy tắc bảo mật khiến Outlook trở thành nơi an toàn để bạn làm việc Exchange Exchange máy chủ thư, lịch chương trình quản lý tài nguyên mạng chuyên dụng Nó chạy chế độ chịu trách nhiệm cho tất trình gửi thư quy tắc Bằng cách sử dụng quản trị viên Exchange, nhóm thực thi quy tắc sách áp dụng cho email bên Outlook Calendar OneDrive OneDrive dịch vụ lưu trữ tệp lưu trữ tài liệu Nó cho phép người dùng chia sẻ đồng hóa tệp họ từ nhiều thiết bị khác PC, thiết bị di động hệ thống tệp vào đám mây ngược lại OneDrive có ứng dụng khách đồng OneDrive cài đặt hệ điều hành (Windows, Mac OS, iOS, Android) đồng file qua lại nhớ đám mây thiết bị kết nối khác OneNote OneNote ứng dụng ghi Nó cho phép người dùng cá nhân tồn nhóm thực xếp ghi chú, lưu trữ thơng tin văn có giá trị chia sẻ các thành viên Tất thơng tin đồng hóa lên đám mây có sẵn nhiều tảng khác PC, di động trực tuyến thông qua trình duyệt Người dùng tạo riêng phần trang ứng dụng để lưu trữ xếp thông tin hiệu Microsoft Teams Microsoft Teams ứng dụng cộng tác nhắn tin dành cho tổ chức cá nhân Nó cung cấp giao diện không gian làm việc để liên lạc theo thời gian thực, họp, gọi, trò chuyện chia sẻ tập tin Đó tảng thống để thực tất công việc bạn Nhờ tích hợp Teams với MS Office SharePoint, bạn tạo Word, Excel tệp khác từ Teams Chỉnh sửa, chia sẻ làm việc đồng thời tập tin từ lúc với việc trò chuyện, gọi điện lên lịch họp qua lịch nơi SharePoint SharePoint tảng cộng tác dựa web để quản lý tài liệu tự động hóa quy trình kinh doanh Có nhiều phiên khác có sẵn trước đây: • SharePoint 2003 • SharePoint 2007 • SharePoint 2010 • SharePoint 2013 • SharePoint 2016 • SharePoint 2019 • SharePoint Online Khi làm việc với Microsoft 365, làm việc với phiên tốt có, SharePoint Online Tất phiên khác dựa máy chủ Chúng đề cập nhiều SharePoint khả chương tới Microsoft Office Microsoft Office ứng dụng thiết kế để giúp hồn thành cơng việc thơng thường máy tính Office bao gồm: • Word • Excel • PowerPoint • Access • Outlook • Publisher • Visio Nó cài đặt dạng tồn bộ ứng dụng cài đặt ứng dụng riêng biệt Chúng có sẵn cho nhiều tảng khác PC, Mac, Mobile Online Đối với phiên Online, bạn cần sử dụng trình duyệt không cần cài đặt PowerApps PowerApps tảng liệu mã nguồn ngắn với nhiều ứng dụng, dịch vụ trình kết nối khác cung cấp mơi trường phát triển nhanh chóng để xây dựng ứng dụng tùy chỉnh cho nhu cầu kinh doanh khác Là giải pháp mã nguồn ngắn, PowerApps thiết kế dành cho dân phát triển người dùng khơng thiết phải có kỹ viết mã có kinh nghiệm phát triển ứng dụng PowerApps chủ yếu biểu mẫu giao diện người dùng để nhập lưu trữ liệu (trong Dataverse) Tại chỗ so với trực tuyến Chủ đề Microsoft 365 (vì phần mềm hồn tồn dựa ứng dụng trực tuyến), thiên ứng dụng có M365 Cho phép lấy SharePoint Microsoft Office làm ứng dụng mẫu để giải thích khác biệt phiên chỗ phiên trực tuyến Ứng dụng chỗ thứ lưu trữ vật lý máy chủ bạn sở hạ tầng Vì vậy, gọi dựa máy chủ Trong đó, trực tuyến, thứ lưu trữ đám mây nằm máy chủ nhà cung cấp bên thứ chẳng hạn Microsoft (Azure M365), Amazon (AWS) hãng khác Như vậy, khác biệt lưu trữ thiết bị bạn người khác Chúng ta xem xét kỹ ví dụ SharePoint xem thành phần cần thiết Để thiết lập sở hạ tầng riêng bạn triển khai SharePoint, cần: - Máy chủ ứng dụng có yêu cầu phù hợp phần cứng Nếu bạn dự định có sở hạ tầng lớn, bạn cần vài máy chủ - Hệ điều hành Windows Server - Cơ sở liệu dạng MS SQL - Tốt Load Balancer - Máy chủ tìm kiếm riêng biệt - Active Directory với người dùng cấu hình hồ sơ họ - Để cung cấp SharePoint bên mạng Intranet bạn, bạn cần phải thực cấu hình bổ sung - Bạn cần có nhóm Quản trị viên để vá Windows, Cơ sở liệu SharePoint để trì mơi trường bạn cập nhật bảo vệ Đối với SharePoint Online (một phần Microsoft 365), bạn cần thứ sau: • Mua giấy phép cho M365 • Chọn tên miền bạn • Bạn cần u cầu quản trị viên đảm bảo thiết lập sách bảo mật u cầu Vì vậy, bạn thấy cần nỗ lực để trì mơi trường trực tuyến Microsoft đảm nhiệm việc thiết lập, cấu hình ban đầu cung cấp dịch vụ Bạn nhận ứng dụng sẵn sàng để sử dụng (hãy nhớ khơng có SharePoint) vài phút Hơn nữa, bạn không cần phải trì, vá lỗi bảo trì sở hạ tầng bạn Tuy nhiên, phiên Online có số nhược điểm Bạn khơng có quyền truy cập trực tiếp vào sở liệu nhật ký, điều đơi hữu ích Nếu có cố xảy môi trường bạn, bạn cần phải làm việc với nhóm hỗ trợ Microsoft dựa vào họ thay tự thân khắc phục cố Ưu điểm phiên ứng dụng chỗ tính bảo mật tn thủ Nếu bạn muốn có tồn quyền kiểm sốt liệu chịu trách nhiệm hồn tồn an tồn nó, bạn khơng đủ tin tưởng nhà cung cấp bên thứ khác để lưu trữ thông tin nhạy cảm Phiên chỗ lựa chọn đắn Hơn nữa, bạn có đầy đủ quyền kiểm sốt nhật ký hệ thống, kiểm tra sở liệu Nếu bạn muốn có điều tốt hai môi trường, môi trường Hydrid lựa chọn phù hợp cho bạn Nó chắn làm tăng chi phí bạn phải trả tiền cho phiên Trực tuyến, bạn có sở hạ tầng chỗ riêng Tuy nhiên, bạn có tồn quyền kiểm sốt nơi an tồn để lưu trữ liệu nhạy cảm phiên trực tuyến để thuận tiện sử dụng cho người dùng Việc tìm kiếm cấu hình để người dùng xem qua tài liệu hai môi trường Các ứng dụng Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, v.v., cài đặt chỗ cài đặt trực tiếp vào PC thiết bị di động bạn Chúng phiên trực tuyến Phiên trực tuyến tiện lợi cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa làm việc tài liệu họ trực tiếp thông qua trình duyệt khơng cần cài đặt MS Word MS Excel máy bạn Tuy nhiên có nhược điểm số chức macro Excel số cơng thức cụ thể bị hạn chế phiên trực tuyến Về mặt nguyên tắc, Office Online phù hợp để xem trước tài liệu chỉnh sửa Trong đó, bạn cần làm việc tài liệu nặng, tốt mở chúng phiên ứng dụng dành cho máy tính để bàn Phiên trực tuyến ứng dụng ln bật tính tự động lưu đồng hóa tất thay đổi tự động quay lại nguồn nơi tệp lưu trữ Cấp phép Microsoft 365 Tất giấy phép Microsoft xác định dựa quy mơ doanh nghiệp bạn Có bốn loại chính: • Home and family • Business • Enterprise • Government Trong hầu hết tùy chọn này, chúng bao gồm ứng dụng ứng dụng Office, OneDrive, Teams, v.v Càng lên cấp cao có nhiều ứng dụng có sẵn gói đăng ký giá tăng Bạn tìm thấy tất gói có sẵn https://www.microsoft.com/enus/microsoft-365 Nếu bạn vào phần Products menu, bạn thấy tất gói có sẵn loại giấy phép Home and family gói có giá $100/năm bao gồm Giấy phép người Hoặc chi phí $70/năm cho người Các ứng dụng bao gồm sau: • Word • Excel • PowerPoint • OneDrive • Outlook • OneNote Giấy phép Business cấp gói Nó cịn mở rộng ứng dụng Office, bạn nhận SharePoint, Exchange số gói, Access Publisher Hiện tại, thay mua giấy phép năm, bạn trả tiền cho giấy phép tháng cho người dùng Tin vui bạn kết hợp nhiều gói số người dùng, bạn có quyền định giấy phép loại người khác giấy phép loại khác Cấp độ doanh nghiệp bao gồm gói sau: • Basic: $6/người dùng/tháng • Ứng dụng dành cho doanh nghiệp: 8,25 USD/người dùng/tháng • Standard: $12,50/người dùng/tháng • Premium: $22/người dùng/tháng Giấy phép Enterprise Goverment có phần giống Cả hai chia thành gói: • E3 (G3 – goverment) • E5 (G5 – goverment) Sự khác biệt chúng tập hợp sách chức bảo mật có sẵn ứng dụng Cấp Goverment nghiêm ngặt bảo vệ liệu, quy định sở hạ tầng lưu trữ đâu Như vậy, giấy phép Goverment có xu hướng nhận cập nhật muộn giấy phép Enterprise đơi có hạn chế ứng dụng, có độ bảo mật cao Hơn nữa, điều đáng nói giấy phép loại G môi trường Government cung cấp cho quan phủ cấp địa phương, tiểu bang liên bang Bạn khơng tìm thấy thơng tin giấy phép Government trang web Các Nhóm mua phủ thường làm việc trực tiếp với Microsoft để thiết lập điều Bộ ứng dụng mở rộng giấy phép E/G, chi phí Bạn trả tiền cho người dùng giấy phép tháng Điều đáng nói khơng quan trọng bạn thuộc loại giấy phép hay gói nào, bạn mua thêm ứng dụng bổ sung đưa chúng vào tenant với chi phí khác Thiết lập tenant riêng bạn Thông qua sách này, tiến hành đánh giá ứng dụng tính khác làm tập thực hành Vì vậy, người đọc cần có nơi làm việc để xem qua ứng dụng làm quen với chức Thật may mắn cho chúng ta, Microsoft cung cấp tùy chọn Microsoft 365 Sandbox Development, tất giải pháp tìm kiếm có sẵn Bước trình duyệt bạn, truy cập https://developer.microsoft.com/en-us/microsoft-365/dev-program Bạn cần tạo email tài khoản Microsoft để thiết lập thứ Thực theo bước sau: Sau bạn truy cập trang Developer Program góc bên phải, nhấp vào tùy chọn Sign In, Hình 1.8 Bạn thấy tùy chọn ‘No account? Create One!' Nhấp chuột vào nó, hiển thị Hình 1.9: