CƠ SỞ LÝ LUẬN
Khái niệm, bản chất, vai trò của hoạt động bán hàng
1.1.1 Khái niệm hoạt động bán hàng
Bán hàng là một quá trình mang tính cá nhân trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp ứng những nhu cầu hay ước muốn của người mua nhằm thực hiện quyền lợi thỏa đáng, lâu dài của hai bên (Giáo trình quản trị bán hàng – NXB Thống kê –2008)
Bán hàng làm cho hàng hóa lưu thông từ người sản xuất đến người tiêu dùng, từ nơi dư thừa đến nơi có nhu cầu Hoạt động bán hàng sẽ đem lại lợi nhuận cho người bán hàng khi họ nắm bắt tốt cơ hội từ thị trường và điều chỉnh chính sách phục vụ quyền lợi người tiêu dùng.
Những người trong lực lượng bán hàng có thể có rất nhiều chức danh như người bán hàng, đại diện bán hàng, đại diện nhà sản xuất, giám đốc phụ trách khách hàng, giám đốc kinh doanh khu vực và còn nhiều chức danh đa dạng khác nhưng tựu trung lại thì họ đều tiếp xúc với khách hàng và thuyết phục khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp họ.
Trong thời đại cạnh tranh gay gắt hiện nay thì tài nghệ kinh doanh bán hàng sẽ đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và quyết định vận mệnh thắng thua trên thương trường cho doanh nghiệp Chính vì vậy, hiểu và áp dụng nghệ thuật bán hàng là rất cần thiết nếu muốn thành công khi bước vào con đường kinh doanh
1.1.2 Bản chất của hoạt động bán hàng
Bản chất của hoạt động bán hàng là không chỉ đảm bảo quyền lợi cho bên bán mà còn phải đảm bảo quyền lợi cho cả bên mua Những người trong lực lượng bán hàng được đặt theo nhiều chức danh như người bán hàng, đại diện bán hàng, giám đốc phụ trách khách hàng… nhưng đều có đặc điểm chung là tiếp xúc với khách hàng và là người chịu trách nhiệm trực tiếp về bán sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp.
1.1.3 Vai trò của hoạt động bán hàng
Bán hàng là một hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Vì vậy quan niệm thế nào là bán hàng có ý nghĩa to lớn. Cho đến nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về bán hàng và điều đó sẽ dẫn đến cách mô tả và giải quyết nội dung hoạt động bán hàng khác nhau Một trong các cách tiếp cận bán hàng được nhiều doanh nghiệp áp dụng là tiếp cận bán hàng với tư cách một khâu quan trọng, một bộ phận hữu cơ của quá trình kinh doanh Theo cách tiếp cận này thì bán hàng là một khâu mang tính chất quyết định trong hoạt động kinh doanh, một bộ phận cấu thành thuộc hệ thống tổ chức quản lý kinh doanh của doanh nghiệp chuyên thực hiện các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến việc thực hiện chức năng chuyển hoá hình thái giá trị của sản phẩm hàng hoá từ hàng sang tiền của tổ chức đó.
Và những lí do dưới đây sẽ minh chứng cho điều đó:
Thứ nhất , bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản, trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông hàng hoá phục vụ cho sản xuất và đời sống nhân dân, là khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu dùng, đảm bảo cân đối giữa cung và cầu đối với từng mặt hàng cụ thể góp phần ổn định giá cả thị trường Bán hàng là nghiệp vụ cơ bản thực hiện mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là lợi nhuận Mà lợi nhuận là phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí Vậy để có lợi nhuận cao thì doanh thu bán hàng và dịch vụ phải lớn hơn chi phí kinh doanh Muốn có doanh thu bán hàng và dịch vụ lớn thì phải chiếm được khách hàng, phải bán được nhiều hàng hoá và giảm các chi phí không cần thiết.
Thứ hai , trong kinh doanh thương mại các doanh nghiệp còn có mục tiêu nữa là không ngừng tăng thế lực của mình Với nền kinh tế nhiều thành phần, trên thị trường có nhiều người cung ứng hàng hoá Cạnh tranh trên thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp thu hút ngày càng nhiều khách hàng, phải không ngừng tăng doanh số bán hàng và dịch vụ cùng với sự phát triển và mở rộng thị trường Mục đích thế lực là mục tiêu phát triển cả về quy mô kinh doanh và cả về thị phần trên thị trường Điều này chỉ có thể thực hiện được khi doanh nghiệp tổ chức có hiệu quả hoạt động bán hàng.
Thứ ba , kinh doanh thương mại trong thời buổi ngày nay thì có rất nhiều cơ hội nhưng cũng có rất nhiều rủi ro Vì vậy dù hoạt động như thế nào thì các doanh nghiệp cũng phải đảm bảo an toàn trong kinh doanh Để đảm bảo an toàn thì doanh nghiệp phải giữ được mức ổn định trong việc tăng doanh thu qua các năm, do vậy hoạt động thúc đẩy bán hàng nó quyết định đến việc tăng doanh thu và đảm bảo an toàn trong kinh doanh của các doanh nghiệp.
Thứ tư , hoạt động bán hàng được thực hiện theo chiến lược và kế hoạch kinh doanh đã vạch ra, hàng hoá của doanh nghiệp được khách hàng chấp nhận, uy tín của đơn vị được giữ vững và củng cố trên thị trường Bán hàng là khâu hoạt động có quan hệ mật thiết với khách hàng, ảnh hưởng tới niềm tin, uy tín và sự tái tạo nhu cầu của người tiêu dùng Do vậy, đó cũng là vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ của doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh.
Thứ năm , trong nền kinh tế thị trường, hoạt động bán hàng phản chiếu tình hình kinh doanh, là thước đo phản chiếu hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được đánh giá thông qua khối lượng hàng hoá bán ra trên thị trường và lợi nhuận doanh nghiệp thu được qua bán hàng, hàng hoá được chuyển hoá từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị và vòng chu chuyển vốn của doanh nghiệp được hoàn thành Đối với doanh nghiệp thương mại hoạt động bán hàng có vị trí quan trọng quyết định các nghiệp vụ khác trong quá trình kinh doanh như: Nghiên cứu thị trường, tạo nguồn mua hàng, dịch vụ, dự trữ sau khi bán hàng, không những doanh nghiệp thu được toàn bộ chi phí bỏ ra mà còn thu được lợi nhuận để phát triển hoạt động kinh doanh Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, nâng cao được khối lượng bán ra tức là doanh nghiệp đã nâng cao được khả năng cạnh tranh trên thị trường và tỏ rõ thế lực của doanh nghiệp trên thị trường.
Thị trường luôn luôn biến động, thay đổi không ngừng vì thế bán hàng không còn là vấn đề mới mẻ nhưng nó luôn mang tính thời sự cấp bách, và là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp Vậy các doanh nghiệp phải tổ chức và thực hiện bán hàng như thế nào để đem lại lợi nhuận cao đáp ứng tốt nhu cầu và không gây ách tắc trong lưu thông Thực tế đã chứng minh doanh nghiệp nào có hệ thống bán hàng hợp lý khoa học sẽ giảm đến mức thấp nhất giá cả hàng hoá vì nó giảm đáng kể chi phí lưu thông Mặt khác hệ thống bán hàng tốt sẽ góp phần đẩy nhanh tốc độ chu chuyển hàng hóa, tăng nhanh vòng quay của vốn.
Phân loại lực lượng bán hàng và các hình thức bán hàng
1.2.1 Phân loại lực lượng bán hàng
Lực lượng bán hàng là cầu nối quan trọng giữa công ty và thị trường Lực lượng bán hàng của các công ty kinh doanh các mặt hàng khác nhau hay có quy mô khác nhau có thể được tổ chức dưới một số hình thức Lực lượng bán hàng được chia làm ba loại: lực lượng của công ty, đại lý và lực lượng hỗn hợp.
1.2.1.1 Lực lượng bán hàng của công ty
Bao gồm tất cả những nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng Lực lượng này gồm hai loại: bên trong và bên ngoài.
- Lực lượng bán hàng bên trong: Hầu hết lực lượng này thường tập trung tại văn phòng và ít khi tiếp xúc trực diện với khách hàng Phần lớn họ liên lạc với khách hàng qua điện thoại với trách nhiệm chủ yếu là xúc tiến cho hoạt động bán hàng hay cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, theo dõi đơn hàng, kiểm soát hàng dự trữ, tồn kho… Lực lượng này có thể được dùng như lực lượng chính yếu tại công ty hoặc là lực lượng hỗ trợ mạnh mẽ cho lực lượng bán hàng bên ngoài.
- Lực lượng bán hàng bên ngoài: Lực lượng này thường được tổ chức theo vùng địa lý Nhân viên bán hàng có trách nhiệm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng thông thường là tại địa bàn kinh doanh của khách hàng Đây là lực lượng được dùng khá phổ biến trong các ngành hàng tiêu dùng, dịch vụ và hàng công nghiệp Lực lượng này thường khá đông đảo tuy nhiên, họ thường được đào tạo khá bài bản, am hiểu tốt về sản phẩm và thường có tinh thần cầu tiến, mong muốn có thu nhập tốt và cơ hội thăng tiến; do vậy cần thiết lập chính sách và cách thức quản lý sao cho hiệu quả nhất là công việc rất cần thiết của những nhà quản trị.
1.2.1.2 Đại lý theo hợp đồng
Có nhiều dạng đại lý nhưng nhìn chung họ đều là những nhà kinh doanh hoạt động tương đối độc lập với công việc là đại diện cho nhà sản xuất và thường hưởng hoa hồng đại lý Các đại lý của công ty có thể có tên gọi, quy mô khác nhau song đều có những đặc điểm chung như: hoa hồng, chi phí và doanh số có liên hệ trực tiếp với nhau; do vậy, các công ty có thể sẽ sử dụng các đại lý để giảm bớt khoản chi phí cho lực lượng bán hàng Những đại lý thường đã được phân chia khu vực địa lý rõ ràng, có lực lượng bán hàng tại chỗ khá thường xuyên nên sẽ đảm bảo số lượng khách hàng trong vùng khá nhanh chóng; nếu tự thân công ty xâm nhập vào những khu vực địa lý này thì khó khăn và mất công hơn nhiều đặc biệt là đối với những sản phẩm mới Như vậy việc sử dụng đại lý thường sẽ giúp cho công ty tiết kiệm chi phí, xâm nhập thị trường thuận lợi hơn và quản lý hiệu quả hơn đối với các mạng lưới phân phối.
1.2.1.3 Lực lượng bán hàng hỗn hợp
Khá nhiều công ty sử dụng loại hình lực lượng bán hàng hỗn hợp để nhanh chóng chiếm lĩnh bao phủ thị trường Công ty sử dụng cả lực lượng bán hàng của công ty và cả mạng lưới đại lý để xâm nhập nhiều loại thị trường khác Chẳng hạn một công ty cung ứng các sản phẩm vật liệu xây dựng và trang trí nội thất có thể sử dụng lực lượng bán hàng của công ty để tiếp cận và cung ứng hàng hóa cho các nhà thầu chủ chốt tại địa bàn thành phố còn đối với những khu vực địa lý còn lại như vùng ven và các tỉnh thì công ty sử dụng các đại lý tại chỗ Mô hình này được duy trì khá hiệu quả khi công ty huấn luyện tốt nhân viên của mình và cung cấp chính sách tốt cho hệ thống các đại lý.
1.2.2 Các hình thức bán hàng
Trong hoạt động kinh doanh, người mua và người bán có quyền lựa chọn những hình thức và phương thức bán hàng thuận tiện phù hợp với điều kiện của mình Hình thức và phương thức bán hàng phản ánh mối quan hệ giữa người mua và người bán trong giao dịch mua bán, thanh toán và vận chuyển Thực tiễn hoạt động kinh doanh thương mại thế giới và trong nước có các hình thức bán sau:
1.2.2.1 Theo địa điểm bán hàng
Có ba loại là bán tại kho, bán qua cửa hàng và bán tại địa điểm tiêu dùng.
Bán tại kho của người cung ứng hay tại kho của doanh nghiệp thương mại: Thích hợp với nhu cầu lớn, tiêu dùng ổn định và người mua có sẵn phương tiện vận chuyển.
Bán hàng qua cửa hàng, quầy hàng: Thích hợp với nhu cầu nhỏ, danh mục hàng hóa nhiều, chu kì tiêu dùng không ổn định.
Bán tại địa điểm tiêu dùng: Là hình thức tạo thuận lợi cho người mua, sử dụng chủ yếu nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và cạnh tranh lẫn nhau giữa những người bán
Có hai loại là bán buôn và bán lẻ.
Bán buôn: Khối lượng lớn, theo hợp đồng và thanh toán thường không dùng tiền mặt Do không phải lưu kho, bảo quản, sắp xếp hàng hóa tại cửa hàng nên giá bán buôn thấp hơn, doanh số cao hơn so với bán lẻ.
Bán lẻ: Đáp ứng nhu cầu nhỏ lẻ nhưng cần kịp thời của người tiêu dùng cuối cùng, thanh toán ngay Giá bán lẻ thường cao hơn so với giá bán buôn nhưng doanh nghiệp có thể nhận được nhiều thông tin từ phía khách hàng.
Có bốn loại là bán theo hợp đồng và đơn hàng, thuận mua vừa bán, bán đấu giá và xuất khẩu.
Bán theo hợp đồng và đơn hàng: Tùy thuộc vai trò quan trọng của hàng hóa và yêu cầu của người bán có thể người mua phải ký kết hợp đồng và gửi đơn hàng cho người bán Thông thường hàng hóa quan trọng, bán với khối lượng lớn, để tạo điều kiện cho người bán chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu của người mua, trong quá trình thực hiện hợp đồng, hai bên cùng thể hiện trách nhiệm và tôn trọng lợi ích của nhau.
Thuận mua vừa bán, không cần ký kết hợp đồng: Đối với hàng hóa không quan trọng có thể thuận mua vừa bán không cần ký kết hợp đồng, không cần gửi đơn hàng
Bán đấu giá: Một số loại hàng hóa cần bán với số lượng lớn, hàng khó tiêu chuẩn hóa, hàng chuyên dùng, người ta dùng phương pháp đấu giá để tìm người mua với giá cao nhất.
Xuất khẩu: Là phương thức bán hàng đặc biệt cần tuân theo các quy định xuất nhập khẩu của Chính phủ và cũng chỉ các đơn vị được phép kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện.
1.2.2.4 Theo mối quan hệ thanh toán
Gồm hai loại là mua đứt đoạn và trả góp.
Mua đứt đoạn: Là mua bán và thanh toán ngay khi giao nhận hàng hóa Nó có ưu điểm là doanh nghiệp thu được tiền ngay, đảm bảo an toàn trong kinh doanh, nhưng cũng gây trở ngại cho những khách hàng không có tiền ngay mà nhất là họ không có đủ tiền nhưng muốn mua trả góp.
Quy trình bán hàng
Xây dựng quy trình bán hàng về bản chất là xây dựng các bước thực hiện trong việc bán hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp.
Các bước trong quy trình bán hàng sẽ quyết định được câu chuyện doanh nghiệp có bán được hàng, tạo sức cạnh tranh trên thị trường và đạt được hiệu quả kinh doanh hay không?
Do đó việc tuân thủ các bước trong quy trình bán hàng là hết sức quan trọng.
Nó tạo ra tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn
Sau đây là 5 bước bán hàng cơ bản, áp dụng cho các doanh nghiệp hiện nay:
Bước 1: Lên kế hoạch bán hàng cụ thể Để bán được hàng, trước hết doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch bán hàng một cách kỹ lưỡng Doanh nghiệp càng cẩn thận trong giai đoạn đầu thì các công đoạn về sau càng tránh được các rủi ro, sai sót bấy nhiêu. Để lên kế hoạch chi tiết và xác định rõ mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, cần chú trọng những nội dung sau:
Thứ nhất, chú trọng chất lượng sản phẩm Doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại trên thị trường bền vững khi sản phẩm thật sự chất lượng Bạn hãy quan tâm hơn về hình thức, bao bì để ghi điểm trong mắt khách hàng.
Thứ hai, xác định khách hàng tiềm năng: Từ việc nắm rõ tính năng, ưu điểm của sản phẩm bạn cần xác định đối tượng khách hàng mình hướng tới.
Ví dụ: Bạn đang kinh doanh mặt hàng sữa bầu thì đối tượng khách hàng tiềm năng sẽ là phụ nữ mang thai hoặc các chị em đang có con nhỏ.
Thứ ba, chú trọng việc lên giá bán, chính sách khuyến mãi, ngân sách, hình ảnh, quảng cáo…
Bước 2: Tiếp cận khách hàng
Sau khi bạn chuẩn bị về sản phẩm, ngân sách và lên kế hoạch cụ thể cho công đoạn bán hàng, đây là khâu bạn bắt đầu bắt tay vào thực hiện kế hoạch kinh doanh của mình.
Khi ra mắt bất cứ một sản phẩm mới nào bạn đừng vội vàng muốn có thêm nhiều khách hàng mới, hãy tiếp cận khách hàng thân thiết của doanh nghiệp trước.
Khách hàng trung thành sẽ là những người mang lại lượng khách hàng tiềm năng trong tương lai bởi mỗi một khách hàng hài lòng về sản phẩm sẽ có xu hướng giới thiệu cho 3 người thân thiết Do vậy bạn hoàn toàn có thể có thêm 3 khách hàng tiềm năng nếu bạn chăm sóc khách hàng tận tình.
Bên cạnh đó, chúng ta phải thừa nhận rằng lượng khách hàng lần đầu rất quan trọng đối với người bán hàng Do đó doanh nghiệp cần có những chính sách khuyến mãi khi tung sản phẩm mới để thu về nhiều tệp khách hàng hơn trong danh sách khách hàng của mình.
Bước 3: Giới thiệu sản phẩm và thuyết phục khách hàng
Giới thiệu sản phẩm là việc bạn cho khách hàng biết đến sản phẩm của mình, do vậy buổi giới thiệu không được phép là một buổi thuyết trình Bạn hãy lắng nghe vấn đề của khách hàng nhiều hơn là việc bạn trình bày quá nhiều về sản phẩm của bạn. Nhân viên bán hàng là người cần am hiểu sản phẩm nhất, sau khi nghe những yêu cầu và vấn đề mà khách hàng gặp phải, bạn hãy đi thẳng vào giải pháp mà sản phẩm của bạn có thể giúp họ
Thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của bạn là một kỹ năng không dễ dàng. Bởi trước khi biết đến bạn họ đã tìm hiểu rất nhiều đơn vị cung cấp khác Khách hàng nắm rất rõ về giá cả thị trường và tính năng cơ bản của sản phẩm họ muốn mua.
Do đó không nên “ múa rìu qua mắt thợ” lúc này, bạn nên đi sâu giải quyết những khó khăn hoặc đáp ứng những mong muốn của họ thay vì lòng vòng và nói quá nhiều về sản phẩm.
Bước 4: Tư vấn, giải đáp thắc mắc và chốt đơn hàng
Theo tâm lý thông thường, khách hàng sẽ đưa ra ý kiến và phản đối về giá để giảm giá sản phẩm Trong trường hợp này, với một người nhân viên giỏi họ sẽ tìm cách để chứng tỏ với khách hàng rằng lợi ích mà sản phẩm mang lại sẽ nhiều hơn so với chi phí họ bỏ ra để sở hữu sản phẩm đó.
Bước cuối cùng trước khi bán hàng bạn nên hỏi khách hàng của mình về những vấn đề còn khúc mắc và chủ động giải đáp các thắc mắc đó Đây là điều tưởng chừng như rất nhỏ nhưng mang lại cho bạn một điểm cộng trong lòng khách hàng bởi bạn tạo cho họ cảm giác quan trọng và được quan tâm.
Bước 5: Chăm sóc khách hàng sau bán hàng Để xây dựng một quy trình bán hàng chuyên nghiệp, doanh nghiệp không thể bỏ qua bước chăm sóc khách hàng sau bán.
Quản trị hoạt động bán hàng
Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những người thuộc lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm những hoạt động chính như phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra hoạt động bán hàng Quá trình quản trị việc bán hàng có thể được mô tả bằng quy trình như sau:
( Nguồn: Kỹ năng và quản trị bán hàng – NXB Thống kê – 2009)
Sơ đồ 1.1 Quá trình quản trị bán hàng
1.4.1 Xây dựng mục tiêu bán hàng
Xây dựng mục tiêu bán hàng là một trong những công việc đầu tiên và quan trọng nhất đối với một quản trị viên bán hàng Việc xây dựng mục tiêu bán hàng thường xoay quanh các mục tiêu chính như: mục tiêu doanh số hay sản lượng (Sale Volume/ SaleValue), mục tiêu bao phủ thị trường (Coverage Distribution), mục tiêu phát triển thị trường mới (New Market), mục tiêu thị phần (Market Share), và mục tiêu lợi nhuận(Profit).
Mục tiêu doanh số - sản lượng
Mục tiêu doanh số là tổng giá trị hàng hóa hay dịch vụ cuối cùng cần đạt được qua những nỗ lực bán hàng trong những khoảng thời gian xác định Mục tiêu doanh số phải được xây dựng cụ thể (giá trị hàng hóa hay dịch vụ cần bán được - Specific), đo lường được (tổng giá trị cần bán và phương pháp hay tiêu chuẩn đo lường -
Xây dựng mục tiêu và hoạch định chiến lược bán hàng
Xây dựng cấu trúc tổ chức lực lượng bán hàng
Tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng
Giám sát, đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng
Measurable), có khả năng đạt được (có thể đạt được – Achievable), có kết quả cụ thể và liên quan đến mục tiêu (Result/ Relevant), xác định thời gian hoàn thành cụ thể (Time) Ngoài ra, các quản trị viên bán hàng còn có thể xây dựng mục tiêu về sản lượng – là lượng sản phẩm cần bán được trong một khoảng thời gian cụ thể bên cạnh mục tiêu doanh số Thêm vào đó, khi xây dựng mục tiêu cần phải dựa trên một số cơ sở như: Kết quả bán hàng năm trước, tỷ lệ phát triển ngành, dự báo xu hướng tiêu thụ, tình hình cạnh tranh,… Các số liệu này thường lấy từ các báo cáo kết quả bán hàng và từ bộ phận Marketing.
Mục tiêu bao phủ thị trường
Mục tiêu bao phủ thị trường được thể hiện qua độ bao phủ thị trường mà doanh nghiệp muốn đạt được, bao gồm số lượng các điểm bán hàng có sự hiện diện sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trường (Numeric Distribution - thường được tính bằng tỷ lệ phần trăm giữa số điểm bán hàng đã có bày bán sản phẩm của doanh nghiệp với tổng số điểm bán hàng có thể bày bán sản phẩm đó – sản phẩm cùng loại) và số lượng các đơn vị sản phẩm (SKU- Stock Keeping Unit) có tại mỗi điểm bán (Weighted Distribution) Trong thực tiễn kinh doanh, các doanh nghiệp thường đặt mục tiêu bao phủ thị trường bao gồm cả số lượng các điểm bán và số lượng các sản phẩm tại mỗi điểm bán.
Mục tiêu phát triển khách hàng mới
Phát triển khách hàng mới đóng vai trò rất quan trọng và là cơ sở tạo sự tăng trưởng Trong lĩnh vực bán hàng thì khách hàng mới có thể là khách hàng mới trong kênh bán hàng hiện tại (do tăng độ phủ) hoặc khách hàng mới do phát triển kênh bán hàng mới hoặc do mở rộng địa bàn bán hàng Do tính chất như vậy nên các quản trị viên bán hàng thường xây dựng mục tiêu phát triển khách hàng gắn liền với mục tiêu bao phủ thị thị trường
Thị phần là tỷ lệ phần trăm giữa số lượng khách hàng hiện tại so với tổng số khách hàng tiềm năng có thể có trong thị trường mục tiêu Mục tiêu thị phần là tỷ lệ phần trăm giữa khách hàng có được trong tổng số khách hàng mục tiêu cần đạt được trong một khoảng thời gian xác định sau khi tiến hành các nỗ lực bán hàng Mục tiêu thị phần cũng yêu cầu tính xác định: Có kết quả cụ thể, khả thi, xác định thời hạn thực hiện, dễ đo lường Cơ sở để xây dựng mục tiêu thị phần là dựa vào thị phần hiện tại, thị phần của các hãng khác, dung lượng thị trường và nguồn lực đầu tư vào thị trường.
Mục tiêu lợi nhuận là khoản lợi nhuận mà doanh nghiệp mong muốn đạt được qua hoạt động tổ chức bán hàng trong khoảng thời gian cụ thể Khoảng lợi nhuận này có thể là tổng lợi nhuận hoặc lợi nhuận cho mỗi dòng sản phẩm Tuy nhiên, để dễ tính toán, các quản trị viên bán hàng thường sử dụng tỷ lệ phần trăm lợi nhuận cần đạt được làm mục tiêu bán hàng thay vì xác định một khoản lợi nhuận cụ thể Bên cạnh đó, khi xây dựng mục tiêu lợi nhuận cũng cần chú ý đến yếu tố “xác định” như: dễ đo lường, khả thi, xác định thời gian thực hiện và phải có căn cứ Một số căn cứ để xây dựng mục tiêu lợi nhuận như: mục tiêu của toàn doanh nghiệp, doanh số bán hàng, giá thành sản phẩm, quản lý, khuyến mãi, v.v
1.4.2 Xây dựng cấu trúc, tổ chức lực lượng bán hàng
Một sơ đồ tổ chức hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có thể đạt được những mục tiêu chiến lược tổng thể Việc thiết kế tổ chức này phải cung cấp một cách có hiệu quả trình độ dịch vụ do khách hàng yêu cầu và đồng thời phải đạt được những mục tiêu về doanh số và lợi nhuận đã đề ra Mặc dù có rất nhiều phương án tổ chức khác nhau cho từng tình huống cụ thể của từng doanh nghiệp, chúng có thể xếp lại thành bốn nhóm như sau: Theo khu vực địa lý, theo sản phẩm, theo từng loại khách hàng và một số phương án hòa trộn giữa những dạng trên đây.
Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý
Tổ chức theo khu vực địa lý là cách tổ chức theo lãnh thổ cơ bản nhất Đại diện bán hàng có "toàn quyền" quyết định việc kinh doanh sản phẩm của doanh nghiệp cho tất cả khách hàng trong khu vực địa lý ấy Việc tổ chức bán hàng theo từng vùng lãnh thổ này triệt tiêu hoàn toàn khả năng hai hay nhiều đại diện bán hàng của cùng doanh nghiệp đến tiếp xúc chào bán cho cùng một khách hàng Tính chất đơn giản của cơ cấu tổ chức này đảm bảo giảm được chi phí quản lý, người quản lý dễ dàng đảm nhiệm công việc hơn, nhân viên cũng dễ dàng thấy rõ hơn nấc thang thăng tiến của họ và mức độ tin tưởng giữa đại diện bán hàng vào các cấp quản lý và số cấp quản lý của cơ cấu này cũng ít hơn Một khi những sản phẩm bán ra tương đối đồng dạng và không có nhu cầu, đòi hỏi đặc biệt nào từ sản phẩm hay từ khách hàng thì đây quả là cơ cấu tổ chức bán hàng rất hiệu quả
Cơ cấu tổ chức dựa trên sản phẩm
Cơ cấu tổ chức này phân chia theo tính chất của sản phẩm Đại diện bán hàng giờ đây trở thành những chuyên gia về một sản phẩm nào đó hoặc một số những sản phẩm tương đối giống nhau Cơ cấu tổ chức này đặc biệt phù hợp khi sản phẩm bán ra đòi hỏi mức độ chuyên môn hóa, trình độ kỹ thuật, kiến thức cao về bản chất, tính năng của sản phẩm Điều này cho phép các doanh nghiệp tận dụng và phát triển những nhân viên bán hàng rất giỏi cả kiến thức lẫn năng khiếu về một số loại sản phẩm. Trong nhiều doanh nghiệp, lực lượng bán hàng vừa được kết hợp tổ chức theo cơ cấu sản phẩm, vừa được tổ chức theo vùng địa lý, để đảm bảo chiếm lĩnh thị trường Chỉ còn một điểm không mấy hiệu ích và cần phải cân nhắc thêm, ấy là việc có thể có nhiều đại diện bán hàng khác nhau đến giao dịch tiếp xúc với cùng một khách hàng và đôi khi họ lại cạnh tranh lẫn nhau.
Cơ cấu tổ chức theo khách hàng Đặc điểm của dạng cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng theo dạng này là nhân viên chỉ bán hàng theo những nhóm khách hàng nhất định đồng thời đại diện bán hàng phải am hiểu khách hàng Mặt khác, do địa bàn hoạt động rộng nên nhân viên phải di chuyển nhiều Trong cơ cấu tổ chức dạng này có thể dùng những chuyên gia chuyên ngành để bán hàng Ví dụ như sử dụng đội ngũ các dược sĩ là đại diện bán hàng (trình dược viên) Dạng cơ cấu tổ chức bán hàng này có một số ưu điểm là khả năng hiểu nhu cầu khách hàng rất cao, phục vụ khách hàng chu đáo, quản lý khách hàng tốt đồng thời nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong tiếp xúc bán hàng cho cùng một nhóm khách hàng và có thể xây dựng được các chương trình bán hàng phù hợp Tuy nhiên dạng cơ cấu tổ chức này có nhược điểm là tốn nhiều công sức của nhân viên do di chuyển nhiều, công ty tốn nhiều chi phí cho việc di chuyển của nhân viên và trả lương cho các khoảng thời gian “nhàn rỗi” khi đi lại đồng thời việc đánh giá kết quả làm việc giữa các nhóm rất khó khăn và dễ tạo ra mâu thuẫn Trường hợp áp dụng dạng cơ cấu tổ chức này thường tại những công ty bán các sản phẩm đặc thù như dược phẩm, bảo hiểm, quảng cáo…
Cơ cấu tổ chức hỗn hợp
Những doanh nghiệp nào chuyên môn hóa lực lượng bán hàng của mình theo hướng sản phẩm hay theo hướng đặc thù của khách hàng (như đã nêu trên) thường có cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng theo lãnh thổ địa lý có chuyên môn hóa theo hai hướng này Về cơ bản, một cơ cấu tổ chức hỗn hợp là nỗ lực nhằm tận dụng cả hướng chuyên môn hóa theo khách hàng và theo sản phẩm một cách hiệu quả, tận dụng những lợi điểm về quản lý của loại cơ cấu tổ chức theo lãnh thổ địa lý.
1.4.3 Tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng
1.4.3.1 Tuyển dụng nhân viên bán hàng
Tuyển dụng bán hàng là một chuỗi hoạt động được tạo ra để sắp xếp những người mà họ có thể phù hợp yêu cầu của doanh nghiệp về nhân viên bán hàng Mục tiêu của giai đoạn tuyển dụng là phát triển nhóm người dự tuyển có xu hướng chuyên môn hóa càng rộng càng tốt Ở giai đoạn này cần lưu ý không để sa đà với những người không có đủ phẩm chất Quá trình tuyển dụng có thể được chia ra thành các loại chính thức và không chính thức.
Quá trình tuyển dụng chính thức
Trong tuyển dụng chính thức nhà quản trị bán hàng sẽ tìm kiếm để bù đắp một lĩnh vực thiếu đặc biệt Nhà quản trị tiến hành một hoặc nhiều hoạt động như thực hiện các chuyến đi tuyển dụng tại trường đại học được tổ chức gần vào mùa tốt nghiệp, viết quảng cáo, tiến hành tư vấn, phỏng vấn lực lượng bán hàng để tìm được những người dự tuyển thích hợp, thu hút người cung cấp hoặc các nhân viên của đối thủ.
Quá trình tuyển dụng không chính thức
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng
1.5.1 Các yếu tố bên ngoài
1.5.1.1 Môi trường văn hoá xã hội
Một cách đơn giản có thể hiểu: Thị trường chính là hàng hoá và túi tiền của khách hàng Như vậy, việc cần thiết là phải nghiên cứu khách hàng và túi tiền của họ để đưa ra một cách chính xác về sản phẩm và cách thức phục vụ khách hàng Ở đây nó bao gồm các nhân tố như về dân số, xu hướng vận động của dân số, thu nhập, phân bổ thu nhập v.v… Từ đó xem xem nó ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng như thế nào.
1.5.1.2 Môi trường chính trị và pháp luật
Sự ổn định về chính trị, đường lối ngoại giao, sự cân bằng các chính sách của nhà nước, vai trò và chiến lược phát triển kinh tế của Đảng và Chính phủ, sự điều tiết và khuynh hướng can thiệp của Chính phủ vào đời sống kinh tế xã hội, các quyết định bảo vệ người tiêu dùng, hệ thống pháp luật, sự hoàn thiện và hiện thực thi hành chúng có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
Môi trường kinh tế có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động bán hàng Kinh tế phát triển ổn định thì sẽ làm nhu cầu tăng lên, rồi lạm phát cũng ảnh hưởng rất lớn và nhất là khả năng quan hệ ngoại thương với nước ngoài đó là buôn bán với nước ngoài, là khả năng cạnh tranh với hàng nhập ngoại.
1.5.1.4 Cung cầu hàng hoá trên thị trường Đây là yếu tố ảnh hưởng đến giá cả hàng hoá, nếu cung hàng hoá trên thị trường tiêu thụ tăng sẽ ảnh hưởng tiêu cực và ngược lại nếu cung hàng hóa giảm sẽ kích thích khả năng tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp Mặt khác, nếu cầu hàng hóa tăng thì quy mô thị trường của doanh nghiệp sẽ tăng lên và nếu ngược lại sẽ gây ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp.
1.5.1.5 Đối thủ cạnh tranh Đó là đối thủ cạnh tranh có mặt hàng giống như mặt hàng của doanh nghiệp hoặc các mặt hàng có thể thay thế nhau người ta phân chia các đối thủ cạnh tranh như sau: Các doanh nghiệp đưa ra sản phẩm, dịch vụ cho cùng một khách hàng ở cùng một mức giá tương tự (đối thủ sản phẩm); các doanh nghiệp cùng kinh doanh một hay một số sản phẩm (đối thủ chủng loại sản phẩm); các doanh nghiệp cùng hoạt động kinh doanh trên một lĩnh vực nào đó; các doanh nghiệp cùng cạnh tranh để kiếm lời của một nhóm hàng nhất định.
1.5.2 Các yếu tố bên trong
1.5.2.1 Tiềm lực tài chính của doanh nghiệp
Nguồn vốn đó là sức mạnh của doanh doanh nghiệp Do vậy việc doanh nghiệp huy động các nguồn vốn vào kinh doanh, khả năng phân phối, khả năng quản lý có hiệu quả các nguồn vốn trong kinh doanh đều ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng Một doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh, tăng khả năng bán hàng thì phải có tiền để đầu tư vào các khâu, các công việc mà doanh nghiệp lựa chọn cho chiến lược phát triển của mình.
Chính con người với năng lực thật của họ mới lựa chọn đúng cơ hội và sử dụng các sức mạnh khác mà họ đã và sẽ có: vốn, tài sản, kỹ thuật công nghệ một cách có hiệu quả để khai thác và vượt qua cơ hội kinh doanh Tiềm năng của con người gồm lực lượng lao động, nếu nó có năng suất, có khả năng phân tích và sáng tạo thì nó sẽ đáp ứng được yêu cầu của hoạt động bán hàng Chiến lược con người và phát triển nguồn nhân lực đó là sự chủ động phát triển sức mạnh con người của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu tăng trưởng và đổi mới thường xuyên, cạnh tranh và thích nghi với điều kiện của thị trường.
Tiềm lực vô hình tạo nên sức mạnh của doanh nghiệp trong hoạt động thương mại thông qua khả năng “bán hàng” gián tiếp của doanh nghiệp Sức mạnh thể hiện ở khả năng ảnh hưởng và tác động đến sự lựa chọn, quyết định và mua hàng của khách hàng Sức mạnh về tài sản vô hình thể hiện: Hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trên thương trường Một hình ảnh “tốt” về doanh nghiệp liên quan đến hàng hoá, dịch vụ, chất lượng sản phẩm, thái độ với khách hàng là cơ sở tạo ra sự quan tâm của khách hàng, kích thích khách hàng đến mua sản phẩm của doanh nghiệp Uy tín và mối quan hệ lãnh đạo doanh nghiệp: Nó có ảnh hưởng đến các giao dịch thương mại, đặc biệt trong hình thức bán hàng ở “cấp cao nhất”, trong các hợp đồng lớn (doanh nghiệp lớn, vừa) hoặc trong giao dịch bán hàng ở các doanh nghiệp nhỏ.
1.5.2.4 Khả năng kiểm soát, chi phối độ tin cậy của nguồn cung cấp hàng hoá của doanh nghiệp
Yếu tố này ảnh hưởng đến đầu vào của doanh nghiệp và tác động mạnh mẽ đến kết quả thực hiện các chiến lược kinh doanh cũng như khâu cuối cùng là tiêu thụ sản phẩm Sự thay đổi quá mức ở đầu vào sẽ ảnh hưởng đến giá đầu vào, chi phí, khối lượng cung cấp, thời điểm giao hàng Do vậy sẽ gây ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ của doanh nghiệp Dự trữ hợp lý hàng hoá luôn có sẵn để cung cấp nhu cầu liên tục của khách hàng sẽ làm cho họ yên tâm hơn.
1.5.2.5 Ảnh hưởng của sản phẩm
Mỗi loại sản phẩm có đặc điểm riêng về mẫu mã, công dụng, chất lượng phù hợp với người tiêu dùng, từng mức thu nhập, từng vùng Do vậy, việc tung ra thị trường các loại sản phẩm khác nhau có ý nghĩa tương đối quan trọng trong việc nâng cao khả năng bán hàng của doanh nghiệp Mọi sản phẩm có chất lượng vừa đủ phù hợp với túi tiền của khách hàng thì sẽ thu hút được khách hàng đến và mua hàng của doanh nghiệp Và ngược lại nếu chất lượng kém giá cả không hợp lý thì khách hàng sẽ đến với đối thủ cạnh tranh
Giá cả sản phẩm của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến khả năng bán hàng của doanh nghiệp Nếu cùng chất lượng mà giá và dịch vụ cung cấp của doanh nghiệp cho khách hàng không hơn đối thủ thì khách hàng họ sẽ đến với đối thủ cạnh tranh.
1.5.2.6 Ảnh hưởng của phương thức thanh toán
Phương thức thanh toán nhanh gọn đảm bảo an toàn chắc chắn sẽ thu hút được nhiều khách hàng hơn Ngược lại những quy định về thanh toán rườm rà, qua nhiều khâu trung gian sẽ gây ức chế về mặt tâm lý cho khách hàng Vì vậy, các doanh nghiệp phải áp dụng phương thức thanh toán thuận tiện để thu hút nhiều khách hàng.
1.5.2.7 Ảnh hưởng của công tác xúc tiến
Xúc tiến là công cụ quan trọng đẩy mạnh hoạt động bán hàng; nó giúp người mua hiểu biết về sản phẩm, thế lực của doanh nghiệp Xúc tiến tạo điều kiện đưa nhanh hàng vào lưu thông.
Ngoài ra còn một số nhân tố khác cũng ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp như vị trí địa lý, cơ sở vật chất - kỹ thuật của doanh nghiệp, mục tiêu, khả năng định theo đuổi mục tiêu của ban lãnh đạo doanh nghiệp và người tham gia kiểm soát, quản lý doanh nghiệp
Tóm lại, trong chương một đã đưa ra những cái nhìn tổng quan nhất về bán hàng và quản trị bán hàng Những khái niệm căn bản này sẽ là tiền đề để một doanh nghiệp thương mại dựa vào đó để lập ra các kế hoạch nghiên cứu, cũng như các giải pháp để thúc đẩy việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng hiệu quả hơn Tiếp sau những nội dung đã được đưa ra trong chương một, chương hai của khóa luận sẽ trình bày về thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cùng với các kế hoạch, giải pháp mà doanh nghiệp đã áp dụng, từ đó chỉ ra những tồn tại và hướng khắc phục cho thời điểm hiện nay.
THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TM&DV DU LỊCH HIỆP TRÍ PHÁT
Khái quát về công ty
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
- Tên quốc tế: HTP CO.,LTD
- ☷ Tên viết tắt: HTP CO.,LTD
- Địa chỉ thuế: 35 – Nguyễn Chánh, Phường Hoà Khánh Bắc, Quận Liên Chiểu, Đà Nẵng
- Đại diện pháp luật: HOÀNG THỊ HIỆP
STT TÊN NGÀNH MÃ NGÀNH
1 Đại lý môi giới, đấu giá G4610
4 Buôn bán tổng hợp G46900 (chính)
5 Buôn bán sản phẩm thuốc lá, thuốc lào G46340
6 Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh G46722
7 Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh G467230
8 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ H4933
Bảng 2.1 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức tại công ty
2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ
Tổng giám đốc: là người có cấp bậc cao nhất tại công ty, đại diện cho toàn thể công nhân viên trong công ty và điều hành quản lý công ty theo chế độ một thủ trưởng. Chịu mọi trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiệm vụ an ninh quốc phòng, quan hệ kinh tế đối ngoại, ổn định đời sống cán bộ công nhân viên Thực hiện quyền hạn của mình theo các quy định của nhà nước và Quân đội, để quản lý điều hành, tuyển dụng và sử dụng lao động, tổ chức bộ máy quản lý, điều hành và ủy quyền cho các phó giám đốc điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt.
Phó giám đốc: Là người giúp việc giám đốc công ty điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của Giám đốc Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền thực hiện.
Phòng nhân sự hành chính: Tham mưu trong các hoạt động về công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, các công tác thi đua khen thưởng, thanh tra, quản lý các mặt hàng, chính trị sự nghiệp, quản lý tài sản văn phòng, tiếp khách và chăm lo đến đời sống của cán bộ công nhân viên Đề xuất với giám đốc về việc sắp xếp, bố trí cán bộ, soạn thảo các văn bản
P Kỹ thuật quyết định công tác, công tác tổ chức cán bộ, theo dõi, kiểm tra hướng dẫn thực hiện các quy định đó Lập kế hoạch lương và phân bổ kế hoạch tiền lương của các xí nghiệp, xây dựng các chế độ bảo hộ lao động, thực hiện các nghĩa vụ công nhân viên hưu trí, mất sức, tử tuất, …Có kế hoạch hướng dẫn triển khai, công tác bảo vệ , chính trị nội bộ, bảo vệ tài sản chung của công ty Xây dựng củng cố lực lượng dự bị, tự vệ.
Phòng kế hoạch kinh doanh: Có chức năng kế hoạch hóa và điều hành sản xuất kinh doanh Tức là điều tra nghiên cứu thị trường, xây dựng các kế hoạch ngắn hạn cũng như dài hạn để cấp trên xem xét và phê duyệt Tiếp cận khai thác, trực tiếp đàm phán và đôn đốc, theo dõi, chỉ đạo sát sao các hợp đồng đã ký, lưu giữ và xây dựng các quy chế trong hợp đồng Về công tác quản lý và cung cấp vật tư, phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch mua sắm dựa vào các hợp đồng đã ký, tổ chức mua sắm, tiếp nhận, đảm bảo an toàn, đúng chất lượng và số lượng vật tư, yêu cầu bảo quản đúng kỹ thuật, cấp phát vật tư đúng yêu cầu sản xuất kinh doanh, tổ chức kiểm kê định kỳ trong 6 tháng để từ đó đề xuất giám đốc thanh lý các vật tư ứ đọng trong kho.
Phòng kế toán: Có nhiệm vụ lập kế hoạch lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện các kế hoạch tài chính, quản lý các nguồn vốn, giám sát kiểm tra việc thực hiện sử dụng vốn, hướng dẫn và trực tiếp chỉ đạo các phòng ban trong công ty thực hiện tốt công tác kiểm kê Tức là phải lập kế hoạch tài chính của công ty và trình lên cấp trên phê duyệt, hướng dẫn các xí nghiệp lập kế hoạch tài chính, kiểm tra giám sát các chế độ tài chính, sử dụng nguồn vốn, trực tiếp giao dịch để giải quyết mọi thủ tục tài chính với cơ quan chuyên ngành ở địa phương và cấp trên, tổng hợp báo cáo quyết toán theo định kỳ 6 tháng, 9 tháng, 1 năm Lưu trữ sổ sách, quyết toán các loại chứng từ liên quan đến công tác tài chính theo quy định Có quyền kiểm tra định kỳ và đề xuất với giám đốc công ty kiểm tra đột xuất về công tác tài chính trước cơ quan quản lý cấp trên và hữu quan các văn bản giấy tờ trong phạm vi nội bộ Chủ động mọi biện pháp để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình.
Phòng kỹ thuật: Phòng Kỹ thuật – Tư vấn là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của
Công ty, có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho HĐQT, Giám đốc để triển khai chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra giám sát của Công ty đối với các đơn vị trực thuộc về: khoa học công nghệ, kỹ thuật thi công, chất lượng sản phẩm công trình xây dựng, phòng chống bão lụt, sáng kiến cải tiến, quản lý thiết bị thi công, quy trình quy phạm kỹ thuật của ngành của Nhà nước liên quan đến ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nhiệm Vụ: Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật trong việc phối hợp với các phòng nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc tổ chức sản xuất và phục vụ kinh doanh.
Quản lý thiết bị, theo dõi, trình duyệt phương án sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị theo định kỳ và khi bị hư hỏng. Định kỳ phối hợp với các phòng ban có liên quan để kiểm kê, kiểm tra kỹ thuật thiết bị đề xuất thanh lý tài sản cố định hư hỏng, không sử dụng đến hoặc không còn sử dụng được.
Phân tích thực trạng hoạt động công tác bán hàng của công ty
2.2.1 Phân tích khái quát tình hình kinh doanh sản phẩm của công ty
2.2.1.1 Tình hình tài sản và nguồn vốn
Dưới đây là bảng báo cáo cân đối kế toán tại công ty TNHH TM & DV du lịchHiệp Trí Phát trong thời gian 2020-2022 ĐVT: 1000 VNĐ.
Bảng 2.2 Bảng cân đối kế toán 3 năm 2020 – 2022 ĐVT: 1000 VNĐ
TÀI SẢN Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%)
A Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 968,476 1,242,311 1,606,050 273,835.2 28.27% 363,738.7 29.28% Tiền và các khoản tương đương tiền 56,870 58,870 60,571 2,000.0 3.52% 1,700.9 2.89%
Các khoản phải thu ngắn hạn 148,006 213,751 459,800 65,745.2 44.42% 246,048.8 115.11% Tài sản ngắn hạn khác 395,700 620,789 480,079 225,089.0 56.88% (140,710.0) -22.67%
B Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 600,900 740,000 494,548 139,100.0 23.15% (245,452.0) -33.17% Các khoản phải thu dài hạn 48,759 107,352 87,615 58,593.0 120.17% (19,737.0) -18.39%
Bất động sản đầu tư 270,025 - - (270,025.0) -100.00% -
Tổng tài sản dài hạn khác 32,116 342,648 258,033 310,532.0 966.91% (84,615.0) -24.69%
B Nguồn vốn chủ sở hữu 790,780 1,069,301 933,189 278,521.0 35.22% (136,111.9) -12.73%
Tổng Tài sản Tài sản ngắn hạn Tài sản dài hạn
Biểu đồ 2.1 Biểu đồ so sánh tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn 3 năm 2020-2022
Tổng nguồn vốn Vốn chủ sở hữu Nợ phải trả
Biểu đồ 2.2 Biểu đồ so sánh vốn chủ sở hữu và nợ phải trả 3 năm 2020-2022
2.2.1.2 Tình hìnhkết quả hoạt động kinh doanh
Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được trình bày qua bảng sau:
Bảng 2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020 -2022 ĐVT: 1000 VNĐ
1 Tổng doanh thu hoạt động kinh doanh 7,852.23 10,912.56 5,242.34 3060.33 39.0% -5670.22 -52.0%
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 552.30 673.46 124.75 121.16 21.9% -548.72 -81.5%
6 Doanh thu hoạt động tài chính 1,678.10 2,756.78 1,219.74 1078.68 64.3% -1537.04 -55.8%
-Trong đó: Chi phí lãi vay 1,680.00 2,025.63 1,958.76 345.63 20.6% -66.87 -3.3%
8 Phần lợi nhuận hoặc lỗ trong công ty liên kết liên doanh - - - 0.00 0.00
10 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1,767.60 2,745.75 1,428.70 978.15 55.3% -1317.05 -48.0%
11 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 210.49 533.72 32.18 323.23 153.6% -501.55 -94.0%
15 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 421.29 887.06 153.67 465.77 110.6% -733.39 -82.7%
16 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành 105.32 221.76 38.42 116.44 110.6% -183.35 -82.7%
17 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 315.97 665.29 115.25 349.33 110.6% -550.04 -82.7%
Doanh thu Giá vốn Lợi nhuận
Biểu đồ 2.3 Biểu đồ so sánh doanh thu, giá vốn và lợi nhuận 3 năm 2020-2022 Nhận xét: Qua bảng, ta thấy tình hình tổng tài sản của công ty thay đổi rõ rệt qua các năm, năm 2021 tổng tài sản tăng 26.31% so với năm 2020 từ 1,569,376 tăng lên 1,982,311 tương đương với giá trị 412,935.2 Điều này chứng tỏ, các hoạt động tài sản của công ty có sự gia tăng rõ rệt ở năm 2021 Đến năm 2022, tổng tài sản của công ty tăng lên 2,100,598 với tỷ lệ 5,97% so với năm 2021, sự tăng này là do một trong các tài sản của công ty tăng lên Sau đây là một số tài sản biến đổi dẩn đến sự biến đổi của tổng tài sản qua các năm 2020 – 2022
- Tài sản ngắn hạn: Ở năm 2020 tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng 61.7% trong tổng tài sản, đến năm 2021 tài sản ngắn hạn tăng với tỷ lệ 28.27%, từ 968,476 lên 1,242,311 Đến năm 2022 tăng 29,28% so với năm 2020, tăng lên với một lượng giá trị 363,738 Nguyên nhân:
(1) Tiền và các khoản tương đương tiền ở năm 2021 tăng 3.52% so với năm
2019, lượng giá trị tăng thêm là 2000, ở năm 2020 tiền và các khoản tương đương tiền chiếm tỷ trọng 3.62% (56,870) so với tổng tài sản và năm 2021 chiếm 2.97% (58,870) tỷ trọng so với tổng tài sản Đến năm 2022 khoản này tăng 2,89% so với năm 2020 và chiếm tỷ trọng 2.88% Ta có thể thấy, tiền mặt công ty luôn dự trữ ở mức khoảng 2.5%
- 3%, chứng tỏ công ty luôn dữ trữ một khoảng tiền để nhằm để thanh khoản ngay một số hóa đơn khi cần thiết trong quá trình hoạt động Công ty đã nhận biết được dự trữ tiền mặt quá nhiều làm giảm cơ hội đầu tư từ dự án khác.
(2) Hàng tồn kho: năm 2020 chiếm tỷ trọng 23.44%, năm 2021 chiếm tỷ trọng 27.04% trong tổng tài sản và tăng 64.61% so với năm 2020, tức là tăng từ 367,900 đến 605,900 Đến năm 2022 khoản chỉ tiêu này giảm 42.39% so với năm
2021, giảm còn 348,901 Điều này cho thấy, công ty bị tồn trữ hàng tồn kho quá nhiều ở năm năm 2020 khi tình hình dịch covid bắt đầu diễn ra, và đến năm 2021 nguyên nhân cùng tại thời gian này tình hình dịch covid diễn ra từ tháng 5/2021 – gần nửa cuối năm 2020 thì thị trường mới dần dần đi vào hoạt động Đây là một điều này cho thấy ở công ty bán nợ cho khách hàng rất lớn và trong việc thu nợ từ khách hàng còn hạn chế, đây là một dấu hiệu xấu, một phần chứng tỏ công ty không tìm kiếm được khách có khả năng thanh khoản nhanh, mặt khác, cũng không chưa có thể nói lên điều gì nếu trong những năm này việc kinh doanh cũng như việc thu hồi nợ ngắn hạn đều diễn ra đúng theo kế hoạch của công ty trước đó Tuy nhiên, ở năm 2021 chỉ tiêu này ở công ty giảm xuống mạnh, qua đó một phần chúng ta có thể thấy được công ty có một chính sách thu hồi nộp thích hợp trong thời điểm hiện tại.
(3) Các khoản phải thu ngắn hạn: ở năm 2020 chiếm tỷ trọng 9.43% và ở năm
2020 chiếm tỷ trọng 10.78% so với tổng tài sản đồng thời tăng 44.42% so với nam
2020, tức là tăng từ 148,00 đến 213,751 tương ứng với lượng giá trị 65,745 Đến năm
2022, chỉ tiêu này tăng lên 115.11% tức là tăng lên đến 459.800 Đây là một điều này cho thấy ở công ty bán nợ cho khách hàng rất lớn và trong việc thu nợ từ khách hàng còn hạn chế, đây là một dấu hiệu xấu, một phần chứng tỏ công ty không tìm kiếm được khách có khả năng thanh khoản nhanh, mặt khác, cũng không chưa có thể nói lên điều gì nếu trong những năm này việc kinh doanh cũng như việc thu hồi nợ ngắn hạn đều diễn ra đúng theo kế hoạch của công ty trước đó Tuy nhiên, ở năm 2022 chỉ tiêu này ở công ty tăng mạnh nguyên nhân do diễn biến tình hình covid dẫn đến việc ngừng hoạt động của công ty trong thời gian dài, qua đó một phần chúng ta có thể thấy được công ty có kế hoạch kinh doanh tốt nhưng những rủi ro bất khả kháng, đặc biệt là rủi ro từ thiên tai ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh công ty.
(4) Tài sản ngắn hạn khác: Ở năm 2020 chiếm tỷ trọng 25.21% và ở năm 2021 chiếm tỷ trọng 31.32% so với tổng tài sản và năm 2021 chỉ tiêu này tăng lên 56.88% so với năm 2020 Đến năm 2022, tài sản ngắn hạn giảm 22.67%, tức là từ 480,079 xuống còn 225,089.
- Tài sản dài hạn: Ở năm 2021 tăng 23.15% so với năm 2020, nguyên nhân do các khoản phải thu dài hạn; tài sản cố định; tài sản dài hạn khác ở năm 2021 tăng lần lượt 120,17%; 16%; 966.91%, mặt khác bất động sản đầu tư giảm 100% tuy nhiên, mức giảm này không đáng để so với lượng tăng (Bảng 2.2) Đến năm 2022 tài sản dài hạn giảm 33.17%, nguyên do các chỉ tiêu tài sản dài hạn đều giảm: các khoản phải thu dài hạn; tài sản cố định; tài sản dài hạn khác tương ứng với tỷ lệ giảm lần lượt là 18.39%; 48.66% và 24.69% Qua đây, ta cũng dể thấy ở năm 2022 sự giảm này có lẻ ảnh hưởng phần lớn từ covid nên việc thu về từ các tài sản dài hạn ở năm có sự khó khăn.
Nguồn vốn của công ty ở năm 2021 tăng 26.31% so với năm 2020 từ 1,569,376 đến 2,199,010 Đến năm 2022 nguồn vốn tăng 5.97%, giá trị tăng lên là 118,286. Nguyên nhân:
- Nợ phải trả: ở năm 2021 tăng 17.26% so với năm 2019, và năm 2021 tăng 27.85% so với năm 2020 Trong đó:
(1) Nợ ngắn hạn: Ở năm 2020 và 2021 đều chiếm tỷ trọng là 28.91% và 31.04%, tương ứng với lượng giá trị lần lượt là 453,762 và 615,212 Ở năm 2021 nợ ngắn hạn tăng 35.58% Đến năm 2022 tăng 20.21% so với năm 2020 với lượng tăng thêm là 113,700
(2) Nợ dài hạn: Ở năm 2021 giảm với tỷ lệ 8.32% so với năm 2020 từ 324,834 giảm xuống còn 297,798 Đến năm 2022 giảm xuống tỷ lệ 31.85%, giảm xuống còn 181,798.
- Vốn chủ sở hữu: nhìn chung vốn chủ sở hữu ở năm 2021 tăng 35.22% so với năm 2020 từ 790,780 – 1,286,000 và năm 2022 giảm 12.73% so với năm 2020
Qua đó, ta thấy công tình hình nợ ngắn hạn của công ty tăng mạnh ở năm 2021 và đến năm 2022 giá trị nợ ngắn hạn lại tăng thêm so với năm 2021 Điều này cho thấy công ty đang gặp phải vấn đề thanh khoản, sở dĩ công ty gặp vấn đề này một trong những nguyên nhân chính là công ty thu hồi khoản thu từ khách hàng quá chậm, vì vậy không có khoảng bù đắp vào để thanh khoản nợ Ngược lại nợ dài hạn công ty giảm do công ty vẫn phải trích tiền từ các nguồn khác để trả nợ cho ngân hàng, các nguồn vay khác… Một trong những khoản trích đó là từ lợi nhuận để hỗ trợ cho việc kinh doanh.
⇨ Nhìn chung, tổng tài sản và nguồn vốn của công ty tăng ở năm 2020 bởi không có sự rào cản ngắn hạn từ dịch bệnh hay rủi ro bất thường khác, hoạt động kinh doanh đi đúng hướng, đến năm 2021 sự tăng về tài sản nguồn vốn này cũng không có nghĩa là thật sự tốt bởi do có sự bùng nổ dịch bệnh đã khiến cho công ty đình trệ các hoạt động kinh doanh Làm cho các hoạt động kinh doanh bị đình trệ, đặc biệt ở việc thu hồi nợ của công ty gặp phải khó khăn trong giai đoạn này.
2.2.2 Thực trạng cấu trúc tổ chức lực lượng bán hàng
Do hoạt động phân phối bán hàng là hoạt động chính của công ty nên cơ cấu nguồn lực bán hàng sẽ được phân bổ như sau:
Qua bảng phân bổ lao động theo phòng ban cho thấy lực lượng bán hàng của công ty có 7 người, trong đó phòng Kinh doanh có 3 thành viên có nhiệm vụ nắm bắt doanh số, tiếp nhận các đơn hàng bán hàng buôn và chăm sóc các khách hàng là đại lý, nhà bán buôn của công ty Cứ hai tháng một lần, trưởng phòng Kinh doanh trực tiếp đi khảo sát thực tế Thứ nhất, thông qua sự khảo sát công ty có thể hiểu rõ hơn các nhà cung ứng, hiểu được khả năng sản xuất cũng như chất lượng sản phẩm, từ đó tỏ ý thiện chí có mối quan hệ làm ăn lâu dài.
Bảng 2.4 Kết cấu lao động của công ty 2 năm 2021-2022
- Trình độ ĐH, trên ĐH 08 50 10 66.67
- Trình độ CĐ, TC và PTTH 08 50 05 33.33
(Nguồn: Phòng kế toán) Hiểu rõ nguồn cung ứng một phần nhưng điều quan trọng là công ty phải nắm được khả năng tiêu thụ của mình là bao nhiêu thì từ đó mới có thể cân đối giữa nguồn cung cấp và khả năng tiêu thụ Thông qua việc trực tiếp đến từng nhà bán sỉ cũng như lẻ của công ty, trưởng phòng Kinh doanh có thể hiểu rõ khả năng bán hàng của công ty ở từng điểm này, cũng như việc động viên khuyến khích lợi ích vật chất và trách nhiệm vật chất đối với các nhân viên ở khu vực này Hơn nữa, phòng Kinh doanh còn nắm được thông tin phản hồi của khách hàng về sản phẩm, giá cả, dịch vụ và uy tín của công ty ở từng khu vực như thế nào để từ đó phòng Kinh doanh điều chỉnh cho phù hợp với từng nơi Việc khảo sát thực tế không thể nắm bắt được các điểm bán hàng liên tục của từng ngày, từng tuần được nên mỗi tuần các nơi đều báo cáo tình hình xuất nhập, dự trữ tồn kho lên cho phòng kinh doanh Từ đây phòng Kinh doanh có thể điều chỉnh hợp lý giữa các điểm bán hàng ở các tỉnh tránh hiện tượng hàng thì thiếu ở nơi này nhưng lại ứ đọng ở nơi khác
Phòng Kinh doanh và bộ phận Bán hàng đều đã thể hiện được vai trò của mình, là nơi cung cấp các thông tin cho khách hàng, trưng diện hàng hoá, tạo lập các mối quan hệ làm ăn với các đối tác, và nhất là từ phòng Kinh doanh có thể nắm được tình hình kinh doanh của toàn công ty Tuy nhiên trình độ nhân lực công ty còn thấp, lực lượng bán hàng hầu như chưa qua đào tạo về kỹ năng nghề nghiệp, điều này là do qui mô công ty còn nhỏ, và công ty chưa thật sự đầu tư nhiều cho công tác này.
2.2.3 Thực trạng tuyển dụng và đào tạo nhân viên
Đánh giá chung về hoạt động công tác bán hàng của công ty
2.3.1 Những thành tựu đạt được
Thành tựu đầu tiên phải nói đến đó là công ty đã lựa chọn được đội ngũ cán bộ nhân viên có chuyên môn được đào tạo chính quy và khá trẻ nên tương đối nhạy bén nắm được nhu cầu thị trường tiêu thụ để xây dựng kế hoạch kinh doanh hợp lý Hiện nay, trình độ cán bộ công nhân viên không ngừng tăng lên, việc phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, từng bộ phận, cá nhân đã tạo được nề nếp làm việc tốt, nâng cao ý thức làm chủ, tự lập trong công việc của mỗi người.
Lãnh đạo công ty đã đề ra được một chế độ lương, thưởng hợp lý cùng với nhiều chính sách chăm lo đến đời sống của cán bộ công nhân viên, tạo sự đoàn kết nhất chí cao đây chính là động lực thúc đẩy quá trình bán hàng được tốt và đạt hiệu quả cao hơn.
Công tác nghiên cứu thị trường của công ty cũng được cải thiện rõ ràng Công ty đã có sự phối hợp tốt giữa các kỹ thuật xúc tiến bán như PR, quảng cáo….Các sản phẩm của công ty thì đa dạng, từ loại trung bình tiêu chuẩn đến loại cao cấp Điều này giúp cho công ty có khả năng cung ứng cho hầu hết nhu cầu của khách hàng Bên cạnh các sản phẩm sữa IDP có doanh thu chiếm tỷ trọng cao thì các sản phẩm mặc dù không được chú trọng quảng bá lại đang thể hiện sự tăng trưởng vượt bậc trong tỷ trọng doanh thu.
Với các chính sách vận chuyển hợp lý, công ty đã giảm cước phí vận tải, chi phí kho bãi, có khả năng thích ứng nhanh trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường Bằng việc trưng bày sản phẩm tại các cửa hàng của mình, công ty đã và đang đảm bảo tốt hơn nhu cầu cũng như chất lượng phục vụ cho khách hàng Về kênh phân phối, việc công ty có chính sách ưu đãi cho các khách hàng là đại lý của mình là hợp lý vì khi mua càng nhiều sản phẩm thì mức giá chiết khấu càng cao
Nhìn chung, công ty đang tạo dựng được quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài với các nhà cung ứng chính Ngoài ra, việc công ty có quan hệ làm ăn với khách hàng truyền thống theo phương châm “uy tín chất lượng là sức mạnh” đã tạo cho khách hàng sự tin tưởng và trung thành với các sản phẩm của mình.
Hiện nay, công ty đã chủ động hơn trước sự thay đổi về giá, có được kết quả này là do công ty đã đề ra mục tiêu là tăng nhanh lượng lưu chuyển bằng các hình thức khuyến mại, giảm giá một số hàng tồn kho cho khách hàng.
2.3.2 Những hạn chế cần khắc phục
Thứ nhất, hiện nay công ty đang làm ăn thua lỗ, doanh thu từ hoạt động kinh doanh hàng tổng hợp giảm đi đáng kể về quy mô.
Thứ hai, đó là việc thiết lập các chiến lược bán hàng và ứng phó với lạm phát mới chỉ dừng lại ở các bước đi chính và chưa hiệu quả Bên cạnh đó với hai mục tiêu bán hàng của công ty là: Tăng doanh số bán và tăng cao lợi nhuận, cho thấy công ty dễ bị ảnh hưởng trước các đối thủ cạnh tranh trong ngành.
Thứ ba, một hạn chế nữa là về tình hình dự báo thị trường và lên kế hoạch chưa được chính xác do đó các chính sách của công ty thường bị động, mang tính đối phó với những thay đổi của thị trường Từ đó dẫn đến tình trạng lập chiến lược bán hàng chưa được hợp lý.
Thứ tư, về cơ sở vật chất của công ty chưa được đảm bảo tuy dần được khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế Các cửa hàng là nơi trưng diện hàng hoá trong khi đó thì ở các nơi này làm chưa được tốt Quang cảnh xung quanh cửa hàng còn chưa được thông thoáng, tạo cảm giác dễ chịu khi khách hàng đến với công ty như mặt tiền còn hơi chật hẹp, xung quanh cửa hàng còn có các quán nước nhỏ, hay bốt điện án ngữ.
Thứ năm, công tác đào tạo cho nhân viên bán hàng của công ty chưa được quan tâm đúng mức Đội ngũ nhân viên bán hàng ở các cửa hàng còn thiếu các kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp và không thể thích hợp ngay với điều kiện mới của thị trường Sự hiểu biết, nhận thức về vị trí vai trò của công tác đẩy mạnh hoạt động bán hàng của nhân viên công ty chưa được nhất quán, rõ ràng Kéo theo nó là công tác tổ chức cũng như quản trị bán hàng và ngân sách cho nó không được quan tâm đúng mức Công tác kiểm tra đánh giá thành tích nhân viên mới chỉ thiên về định lượng còn vấn đề định tính chưa được chú ý nhiều Việc đánh giá ý thức của nhân viên cũng chưa được công ty kiểm tra đôn đốc thường xuyên.
Thứ sáu, sự chỉ đạo của công ty còn chưa có bài bản, chưa có yêu cầu người bán phải thực hiện đúng nội dung chào bán hàng Việc thu hút thêm các khách hàng mới đến với công ty chưa thực sự được đẩy mạnh và có hiệu quả.
Thứ bảy, thủ tục thanh toán của công ty còn nhiều bất cập Chính sách thanh toán trả ngay hiện nay của công ty đã gây không ít khó khăn cho một số khách hàng bán buôn, bán lẻ.
Thứ tám, chính sách thù lao của công ty chưa thu hút và khuyến khích năng lực cá nhân để cống hiến cho sự phát triển chung cũng như cho công tác bán hàng trực tiếp của công ty.
Cuối cùng, về nguồn vốn, hiện công ty vẫn duy trì lượng vốn tự có ban đầu là 1 tỷ đồng cùng với vốn có trong lưu thông để kinh doanh Trong khi đó kinh doanh hàng hóa thì cần nhiều vốn lưu động với khối lượng lưu chuyển lớn, tốc độ lưu chuyển nhanh nên cần nhiều vốn và như vậy sẽ gây khó khăn trong việc huy động vốn vào kinh doanh Bên cạnh đó, hiệu quả đầu tư của công ty cũng chưa thực sự cao.
2.3.3 Nguyên nhân của các tồn tại
Hoạt động xúc tiến thương mại và xúc tiến bán nói riêng là hình thức khá mới mẻ ở Việt Nam Vì vậy công ty chưa có điều kiện để vận hành nó một cách có hệ thống nên hiệu quả mang lại chưa như ý muốn Các đối thủ cạnh tranh của công ty cũng liên tục tiến hành các đợt khuyến mại giảm giá khiến cho lượng khách hàng của công ty bị giảm sút.
NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC BÁN HÀNG CÔNG TY TNHH TM&DV DU LỊCH HIỆP TRÍ PHÁT
Định hướng phát triển của công ty về sản phẩm
Đất nước ta đang chuyển mình, dần khẳng định được vị thế của mình với bạn bè năm châu Tiến tới vào năm 2022 cơ bản đất nước ta là một nước công nghiệp cùng với xu hướng toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới Tính cạnh tranh trên thị trường trong nước ngày càng gia tăng Do đó để tồn tại và phát triển lâu dài, công ty TNHH TM&DV Du lịch Hiệp Trí Phát phải thắng thế trên thị trường cạnh tranh, phải đạt được 3 mục tiêu: Lợi nhuận, an toàn và vị thế Muốn đạt được 3 mục tiêu trên thì trước hết công ty phải thực hiện được mục tiêu trung gian đó là tiêu thụ hàng hoá Vậy chỉ có bằng cách đẩy mạnh hoạt động bán hàng công ty mới có khả năng tăng được doanh thu tiêu thụ của mình.
Con người là nhân tố then chốt trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực thương mại với tỷ trọng lao động cao Nhiệm vụ đầu tiên của công ty là xây dựng một lực lượng bán hàng trung thành và năng động Thực trạng lao động của công ty có nhiều vấn đề cần được khắc phục như số lao động có bằng cấp cao còn ít, số lao động có độ tuổi trên 30 nhiều, nó sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến kinh doanh trong năm tới, chính vì thế công ty đã đề ra mục tiêu phát triển nhân sự như sau: sắp xếp lại lao động có hiệu quả hơn, đào tạo - huấn luyện - tuyển dụng thêm những người lao động có triển vọng và những người nắm vị trí quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh, có các biện pháp khuyến khích người lao động hăng say công tác, có chế độ khen thưởng - kỷ luật kịp thời để tạo ra một tập thể lao động đoàn kết vững mạnh.
Giữ gìn và phát triển lượng khách hàng là điều kiện sống còn của mọi doanh nghiệp, ý thức được điều này, các cấp lãnh đạo và toàn thể nhân viên bán hàng của công ty phải tập trung tìm kiếm và đáp ứng các dịch vụ văn minh thương mại cao nhất có thể được cho khách hàng của công ty Trong thời gian tới công ty sẽ tiến hành nghiên cứu sâu hơn về khách hàng trên các lĩnh vực như thị hiếu, sở thích, độ tuổi, cách thức mua, Ngoài ra công ty sẽ tối đa hóa những ý kiến đóng góp, phàn nàn về công ty để tìm cách khắc phục.
Về cơ sở vật chất: Với điều kiện thuận lợi sẵn có, công ty vẫn không ngừng nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ tốt hơn cho khách hàng và giảm cường độ lao động vất vả cho cán bộ công nhân viên Sở dĩ có sự thay đổi như vậy là do xu hướng văn minh thương mại chung của thời đại nếu không nắm bắt kịp sẽ tự tiêu diệt chính mình trong cạnh tranh.
Về phân phối, trưng bày hàng hoá: Công ty sẽ thiết kế dòng vận động vật lý hàng hóa tối ưu nhất Hàng hoá được phân thành những nhóm, phân loại một cách chi tiết hơn để đảm bảo chất xếp, vận chuyển, trưng bày cho phù hợp Công ty cũng sẽ thực thi các biện pháp nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm về nghiệp vụ bán hàng của cán bộ nhân viên Bởi họ là những người kích đẩy quyết định mua hàng của khách, họ là cầu nối thông tin giữa khách hàng với công ty để đạt được mức tương hợp cao nhất giữa hai bên tham gia trong quá trình mua bán.
Chiến lược cạnh tranh: Thông qua việc nắm rõ thế mạnh, điểm yếu của mình, kết hợp với thời cơ và cơ hội trên thị trường, công ty có thể đề ra mục tiêu trước mắt và lâu dài trong 10 năm Đây là chiến lược chung cho việc phát triển và bồi dưỡng nhân lực, nghiên cứu, gìn giữ khách hàng hữu hiệu, khai thác, mở rộng mặt hàng kinh doanh đi đôi với công nghệ bán phù hợp với khách hàng, cách thức phân phối và kích đẩy sức mua thông qua giao tiếp với khách hàng.
Cách thức huy động vốn: Đây là yếu tố đầu vào không thể thiếu được Để quá trình kinh doanh được thuận lợi thì công ty có thể huy động vốn ở nhiều nguồn khác nhau như: quỹ đầu tư phát triển của công ty, vay vốn ở ngân hàng, hợp tác liên doanh với chủ hàng và huy động vốn nhàn rỗi của cán bộ công nhân viên trong công ty, Đảm bảo kinh doanh theo nguyên tắc hạch toán độc lập, tức là công ty phải trang trải chi phí trong quá trình kinh doanh bằng thu nhập từ hoạt động kinh doanh của bản thân công ty và đảm bảo có lãi Ngoài ra công ty còn phải phân tích các chỉ tiêu của công ty trong thời điểm hiện tại để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch hoạt động kinh doanh cho công ty trong những năm tới.
Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác bán hàng
3.2.1 Xây dựng mục tiêu bán hàng phù hợp với tình hình kinh doanh
Việc xác định các mục tiêu của công ty phải dựa trên tính đặc trưng và vị thế của công ty trên thị trường đó Công ty phải xem xét vai trò của quá trình bán hàng, phục vụ nhu cầu khách hàng một cách cạnh tranh có hiệu quả.
Theo cách nhìn hiện đại thì mục tiêu quản trị bán hàng là phải phân tích các dữ liệu về tiêu thụ, đo lường tiềm năng về thị trường, thu thập thông tin và biết triển khai cho kế hoạch tiếp thị để thực hiện mục tiêu chung Trong giai đoạn hiện nay công ty đã xây dựng cho mình mục tiêu bán hàng mang tính tổng hợp, và nó tỏ ra khá phù hợp với công ty trong thời điểm hiện tại đó là: Mục tiêu tăng doanh số bán và mục tiêu tăng cao lợi nhuận.
Những mục tiêu trên đã thể hiện ý chí quyết tâm của doanh nghiệp nhằm tác động vào thị trường của mình nhưng để công ty có thể tác động vào thị trường mạnh hơn nữa, nhằm đảm bảo cho sự phát triển lâu dài của mình thì công ty cần bổ sung thêm hai mục tiêu khác là: Mục tiêu nâng cao khả năng cạnh tranh nhằm tạo sự chủ động (không dễ bị ảnh hưởng) cho công ty trước các đối thủ cạnh tranh và mục tiêu đạo đức trong kinh doanh để nâng cao hơn nữa trách nhiệm của công ty đối với xã hội.
Các mục tiêu trên sẽ giúp cho công ty có một hình ảnh hết sức đẹp đẽ trong con mắt khách hàng và cũng giúp cho quá trình cạnh tranh được thuận lợi hơn Để tiến hành được các mục tiêu trên thì nhà quản trị bán hàng cần xây dựng một kế hoạch để tiến hành tuyển chọn, đào tạo, nâng cao kiến thức, tính trách nhiệm cho đội ngũ bán hàng, cho họ thấy được vai trò, tầm quan trọng của họ đối với tiến trình bán hàng của công ty Đồng thời tiến hành quản lý chặt chẽ đội ngũ bán hàng một cách khoa học nhằm hướng họ vào các mục tiêu đã đề ra.
Ngoài ra để hoạt động bán hàng mang lại hiệu quả như mục tiêu đề ra, thì công tác quản trị và tổ chức lại là điểm then chốt và là khâu quyết định để tạo ra một kết quả kinh doanh đạt được hiệu quả cao và đạt được mục tiêu đã đề ra.
3.2.2 Giải pháp về cấu trúc, tổ chức lực lượng bán hàng
Trong kinh doanh, con người là yếu tố quan trọng nhất Các nhà chuyên gia cho rằng trong kinh doanh hiện đại lợi thế về “yếu tố con người” trong cạnh tranh là lợi thế lâu dài nhất Do đó, việc xây dựng một đội ngũ nhân viên bán hàng giỏi có chuyên môn, nhanh nhẹn, linh hoạt, giàu sức sáng tạo và lịch sự là vấn đề đặt ra hàng đầu đối với công ty TNHH TM&DV Du lịch Hiệp Trí Phát nói riêng và các công ty kinh doanh trong cơ chế thị trường nói chung Để quản lý nhân viên bán hàng có hiệu quả yêu cầu công ty phải mạnh dạn trong khâu tổ chức cán bộ, cần sử dụng đúng người đúng việc, chỉ giữ lại những người có năng lực thật sự.
Hiện nay số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học còn thấp do vậy chưa đáp ứng được yêu cầu của một công ty có tiềm năng đang kinh doanh trong cơ chế thị trường Trong thời gian tới, công ty cần tuyển dụng thêm đội ngũ bán hàng trẻ, linh hoạt, tài năng và có năng lực bán hàng thông qua hình thức tuyển dụng bằng phỏng vấn công khai và nên có những bài kiểm tra nhỏ đối với các ứng viên để xem họ có đủ trình độ đáp ứng các nhu cầu của công ty đưa ra hay không Từ đó mới phân công đến thử việc ở những vị trí thích hợp Dưới đây là một vài tiêu chí mà công ty có thể xem xét trong quá trình tuyển dụng nhân viên mới:
Tố chất và sở thích: Có diện mạo cá nhân đẹp, thích làm việc trong ngành buôn bán tổng hợp, thông minh, năng động, tự tin, đam mê học hỏi và có tinh thần vượt khó.
Có định hướng và mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng.
Kiến thức và kinh nghiệm làm việc: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên Có kinh nghiệm quản lý các cửa hàng tổng hợp…
Về kỹ năng: Giải quyết công việc hiệu quả trong môi trường năng động, giao tiếp tốt và thông minh trong các hành vi ứng xử.
3.2.3 Giải pháp về tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng
Phân cấp đào tạo theo đối tượng cán bộ Thực tế trình độ cán bộ không đồng đều, nhu cầu đào tạo đa dạng, do vậy phải phân cấp đào tạo theo đối tượng cán bộ để có kế hoạch đào tạo phù hợp; đối với đối tượng đào tạo lại cần dành cho cán bộ nghiệp vụ, nội dung tập trung vào hai mục tiêu chính sau:
Giỏi về kỹ năng nghiệp vụ: giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, có khả năng tiếp nhận và sử dụng văn bản mới thành thạo.
Kỹ năng giao tiếp tốt: giỏi về tiếp thị và luôn có thái độ đúng đắn trong giao tiếp, ứng xử Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học để đảm bảo đáp ứng nhu cầu công việc.
Nội dung đào tạo phải được đổi mới và đa dạng cho phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế như: Kiến thức về kinh tế, các hình thức bán hàng mới và tiếp xúc với tin học, ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình bán hàng… Công ty hoàn toàn có thể thuê ngoài việc đào tạo này để giảm thiểu chi phí mà vẫn hiệu quả.
3.2.4 Giải pháp về xây dựng và triển khai kế hoạch bán hàng
Do doanh thu của công ty chủ yếu là doanh thu bán buôn nên việc ký kết hợp đồng với các khách hàng lớn có ý nghĩa vô cùng quan trọng Nó sẽ quyết định doanh thu, lợi nhuận cùng các chỉ tiêu khác của công ty Vì vậy, để có được các hợp đồng với các khách hàng lớn không phải là đơn giản Điều đó đòi hỏi cán bộ thị trường không những phải có trình độ hiểu biết và nghiệp vụ kinh doanh mà phải có kinh nghiệm, khả năng giao tiếp,thuyết phục và có mối quan hệ rộng rãi.
Trong thời gian tới, công ty cần thành lập một đội ngũ nhân viên có đầy đủ năng lực làm công tác giới thiệu hàng hoá Tuy nhiên việc đàm phán, ký kết các hợp đồng quan trọng vẫn phải do trưởng phòng kinh doanh thực hiện Ngoài ra, công ty có thể sử dụng một số phương thức xúc tiến sản phẩm khác như: Quảng cáo, PR, và Marketing trực tiếp…
Hiện nay vấn đề quảng cáo chưa được công ty quan tâm đúng mức Do quan niệm phân phối độc quyền các sản phẩm liên quan đến sữa và hàng hóa tổng hợp nên hiện nay tại công ty đã có mạng lưới khách hàng trung thành với mình nên công ty gần như không có chi phí cho hoạt động quảng cáo Như vậy, có thể khách hàng truyền thống có mối quan hệ làm ăn lâu năm với công ty thì họ tiếp tục hợp tác với công ty. Những vấn đề thu hút khách hàng mới sẽ gặp khó khăn, nhất là do yêu cầu mở rộng kinh doanh ra toàn quốc Vậy nên trong thời gian tới, công ty phải tích cực tham gia các chương trình quảng cáo qua các phương tiện thông tin đại chúng, có thể qua báo, đài hay trên Internet, vì nó có thể giảm chi phí, phù hợp với ngân sách cho quảng cáo còn hạn hẹp của mình Công ty có thể sử dụng chính các hình thức thu thập dữ liệu phục vụ cho nghiên cứu thị trường như được nêu ở mục 3.6.1 để quảng cáo một cách hiệu quả.
Quảng cáo qua tạp chí về thiết bị như: Tạp chí liên quan đến hàng hóa tổng hợp, tạp chí Tiếp thị và tiêu dùng… hoặc công ty cũng có thể cho đăng quảng cáo trên các báo dành cho tuổi trẻ và doanh nghiệp như: Tuổi trẻ, tạp chí Doanh nhân… Quảng cáo trên báo sẽ giúp công ty có thể đưa ra nhiều thông tin cùng một lúc, và sẽ tạo điều kiện cho những ai muốn tìm hiểu sâu hơn về sản phẩm.
