TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
Tên công ty: Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Tên giao dịch: FEG.,JSC Địa chỉ: 134 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (84) 04.35 33 24 64 Fax: (+84) +4 35 14 99 79
Tổng giám đốc: Ông Tô Mạnh Hiệp
1.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông tiền thân là một bộ phận văn phòng phẩm của Công ty TNHH Viễn Đông II.
Công ty TNHH Viễn Đông II, thành lập năm 1995, có trụ sở chính tại 5B Hòa Mã, Hai Bà Trưng, Hà Nội, chuyên hoạt động trong ba lĩnh vực chính: thương mại, xây dựng và sản xuất.
Kể từ khi thành lập, Công ty Viễn Đông II đã đạt được nhiều thành công lớn trong việc trúng thầu, cung cấp và thi công các công trình tại Việt Nam, khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường Sự phát triển không ngừng của công ty đã dẫn đến việc thành lập nhiều chi nhánh và văn phòng đại diện tại các tỉnh, thành phố lớn, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng Đến năm 2008, Công ty Viễn Đông II đã chính thức cổ phần hóa thành 6 công ty thành viên, bao gồm Công ty Cổ phần Galaxy, thể hiện sự mở rộng và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông, Công ty Cổ phần Xây dựng và trang trí nội thất Viễn Đông, Công ty Cổ phần Thiết bị Viễn Đông, và Công ty Cổ phần Saiko Việt là những doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực văn phòng phẩm, xây dựng, trang trí nội thất và thiết bị, đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh tế và ngành công nghiệp tại Việt Nam.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Nam, Công ty Cổ phần Cơ điện Saiko Công ty Viễn Đông II nay là Công ty Cổ phần Tập đoàn Địa ốc Viễn Đông.
Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông đã hoạt động độc lập từ ngày 01 tháng 2 năm 2005 và đã phân phối nhiều mặt hàng đa dạng ra thị trường.
Năm 1997, công ty bắt đầu hoạt động với vai trò là nhà phân phối các sản phẩm như dập ghim và máy đóng số của MAX Co., Nhật Bản Đồng thời, công ty cũng trở thành đơn vị độc quyền phân phối tại Việt Nam cho bút xóa K310EX và F310 của Marujyu Kaisei Co., Nhật Bản, sản phẩm này nhanh chóng trở thành mặt hàng bán chạy nhất trong thời điểm đó.
Năm 1998, Paoshen Enterprise từ Đài Loan đã ký hợp đồng độc quyền phân phối mặt hàng dập lỗ và bấm ghim mang nhãn hiệu “KW-triO” tại Việt Nam Thương hiệu này được người tiêu dùng ưa chuộng nhờ vào chất lượng vượt trội và mức giá hợp lý.
Năm 1999: Là nhà phân phối chính mặt hàng Hộp bút xoay các loại của
Morning Sky Co., Nhật Bản.
Năm 2001: Độc quyền phần phối tại Việt Nam mặt hàng bút xóa của SAILOR
Công ty Pronoti International INC là nhà sản xuất giấy nhắc việc nổi tiếng tại Nhật Bản, hiện đang độc quyền phân phối sản phẩm này tại Việt Nam Pronoti được người tiêu dùng đánh giá cao và nằm trong top ba thương hiệu giấy được tin cậy nhất trên thị trường.
Năm 2002: Là nhà phân phối độc quyền tại Việt Nam mặt hàng bút dạ bảng, bút nhớ, bút dạ màu và dạ kính của Delo - Đài Loan.
Năm 2003: Công ty mở rộng hệ thống thương mại tham gia phân phối sản phẩm cho các thương hiệu như: Learderart 500, Kokusai
Năm 2005: Công ty xây dựng dòng sản phẩm dập ghim, dập lỗ mang thương hiệu FEG.
Vào ngày 1 tháng 6 năm 2006, Chi nhánh Công ty Văn phòng phẩm Viễn Đông được thành lập tại Hồ Chí Minh, đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong việc phát triển thị trường văn phòng phẩm tại Việt Nam Công ty trở thành đơn vị độc quyền phân phối các loại kẹp của thương hiệu MING, cung cấp sản phẩm chất lượng cao cho khách hàng.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Năm 2007: Mở rộng ngành hàng máy văn phòng: máy hủy tài liệu mang thương hiệu Deli, máy đóng gáy xoắn mang thương hiệu Supu…
Tháng 10/2007: thành lập chi nhánh công ty tại Hải Phòng và Đà Nẵng.
Năm 2008 đến nay: Độc quyền phân phối tại Việt Nam máy đếm tiền của
1.1.3 Một số thành tựu cơ bản của Công ty
Nhờ sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ và nhân viên, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đang có những bước phát triển mạnh mẽ trên mọi phương diện.
Năm 2006, công ty đã thành lập chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh Hiện tại, cơ cấu tổ chức và mạng lưới kinh doanh tại chi nhánh này đã ổn định và đang có xu hướng phát triển mạnh mẽ.
Hệ thống kênh phân phối của công ty rộng khắp các tỉnh thành trên cả nước.
Công ty luôn đảm bảo lợi nhuận tăng hàng năm.
1.1.4 Những thuận lợi và khó khăn của Công ty
Công ty đã duy trì và phát huy truyền thống và uy tín nhiều năm qua, thu hút cả bạn hàng truyền thống và mới Dù đối mặt với nhiều khó khăn trong cơ chế thị trường, doanh nghiệp vẫn hoạt động hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước, đảm bảo thu nhập ổn định cho người lao động Với nhiều năm kinh nghiệm, công ty đã xây dựng được uy tín lớn trên thị trường trong và ngoài nước, sở hữu đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ và tâm huyết Sản phẩm của công ty có sức cạnh tranh cao và trong hai năm liên tiếp, công ty được công nhận là Công ty Cổ phần hiệu quả nhất trong hệ thống các Công ty Thành viên Viễn Đông.
Tình hình thế giới đang trải qua nhiều biến động với giá cả và lãi suất gia tăng mạnh mẽ, trong khi các yếu tố đầu vào cũng không ngừng tăng, dẫn đến việc giá hàng bán không tăng tương xứng Điều này đã tạo ra thách thức lớn trong việc huy động vốn cho các doanh nghiệp.
Chuyên đề thực tập cuối khóa gặp nhiều thách thức, đặc biệt về nhân lực Mặc dù nhân viên đã trải qua các khóa đào tạo chuyên môn và nâng cao trình độ, nhưng Công ty vẫn chủ yếu dựa vào đội ngũ cán bộ cũ có kinh nghiệm từ Công ty Viễn Đông II Một số vị trí mới cần thêm thời gian để tích lũy kinh nghiệm và phát huy năng lực.
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Trong suốt nhiều năm, thương mại đã trở thành lĩnh vực hoạt động chủ lực của Công ty, giúp Công ty thiết lập một mạng lưới giao thương rộng rãi trên toàn quốc.
Công ty chuyên cung cấp các mặt hàng đồ dùng và thiết bị văn phòng.
Các mặt hàng văn phòng phẩm do Công ty kinh doanh đều có mặt tại các tổng đại lý phân phối văn phòng phẩm trên cả nước.
Nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động chính:
Xây dựng, mở rộng và phát triển thị trường.
Xây dựng và phát triển hệ thống bán hàng qua mạng
Xây dựng dịch vụ sau bán hàng
Xây dựng và phát triển thương hiệu Công ty
Tiếp cận, thiết lập mối quan hệ và tham gia đấu thầu các dự án cung cấp đồ dùng văn phòng phẩm cho một số các Công ty lớn.
Mở rộng hệ thống đại lý thông qua các nhà sách, các trung tâm thương mại, các siêu thị lớn.
1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông chuyên cung cấp đa dạng các sản phẩm đồ dùng và thiết bị văn phòng, hoạt động với mô hình hạch toán độc lập.
Hiện nay công ty đang kinh doanh các mặt hàng sau:
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Máy văn phòng: máy in, máy photo, máy fax, máy hủy tài liệu, máy đóng gáy, máy cắt giấy, máy chiếu, máy ép plastic.
Văn phòng phẩm: giấy pronoti, bút xóa, dập ghim…
Thiết bị ngân hàng: máy đếm tiền.
Thiết bị siêu thị: máy tính tiền, máy in, két đựng tiền.
Công ty hoạt động chủ yếu dưới hình thức giao bán buôn.
Công ty đang mở rộng thị trường trên toàn quốc, với mạng lưới đại lý phân phối sản phẩm được hưởng chiết khấu cao Hiện tại, thị trường của công ty khá rộng lớn, và đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp đã được triển khai để phục vụ các tỉnh, nhằm tối ưu hóa mạng lưới phân phối trên toàn quốc.
1.2.3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông
Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông chuyên kinh doanh thương mại, với hoạt động chính là mua và bán hàng hóa trên thị trường Quy trình mua bán hàng hóa của công ty được thể hiện rõ qua các sơ đồ minh họa.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Sơ đồ 1-1: Quy trình mua hàng
Chức danh người thực hiện Nội dung Yêu cầu
Cán bộ phòng hành chính Kiểm tra tình hình văn phòng phẩm, sự hợp lý khi bổ sung, các đề xuất Tổng giám đốc
Cán bộ phòng hành chính
Cán bộ phòng hành chính
Cán bộ phòng hành chính
- Lấy xác nhận của cán bộ đề nghị đã nhận
- Làm đề nghị thanh toán
Bàn giao cho các bộ phận, cá nhân đề xuất
Lập phiếu đề xuất mua
Tập hợp các đề nghị thành đề nghị chung Xét đề xuất
Tổ chức thực hiện Duyệt đề nghị
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Sơ đồ 1-2: Quy trình bán hàng
Chức danh người thực hiện
Cán bộ điều phối bán hàng
- Ký nhận người lập và lấy chữ ký của thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền vào tất cả các liên lập
- Cán bộ điều phối lưu lại 01 liên.
- Giao cho nhân viên giao hàng 03 liên.
- Ký nhận lệnh giao hàng
Ký nhận đã xuất hàng vào tất cả các liên Yêu cầu bên nhận hàng ký và ghi rõ họ tên
Nhân viên giao hàng, người nhận hàng
Ký vào 01 liên và giao ngay cho thủ kho để thủ kho vào thẻ kho, sau đó thủ kho nộp lại lệnh cho kế toán phụ trách hàng hóa.
Nhân viên giao hàng, người nhận hàng
Khi lấy ký nhận, cần ghi rõ họ tên của người nhận vào 02 liên Sau đó, nộp lại 01 liên có chữ ký của người nhận cho cán bộ thu hồi công nợ, và giữ lại 01 liên cho người nhận.
Cán bộ thu hồi công nợ
Nhân viên giao hàng hoặc cán bộ kinh doanh sẽ nhận lệnh ký nợ từ khách hàng, và điều này cần được ghi lại trong sổ ký nhận bàn giao lệnh ký nợ của khách hàng.
Yêu cầu mua hàng của khách hàng, CB kinh doanh
Tiếp nhận lệnh xuất hàng Lập lệnh xuất hàng
Kiểm tra hàng hóa Xuất hàng
Bàn giao lệnh ký nợ của khách hàng Đồng ý Chuyên đề thực tập cuối khóa
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG
1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy
Sơ đồ 1-3: Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty
Bộ phận bán đại lý
Ban Giám Đốc Chi nhánh
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty.
Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị Tập đoàn Địa ốc Viễn Đông.
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty.
Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
Quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong Công ty.
Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty và quyết định của Hội đồng quản trị.
Phòng marketing đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu công ty và các sản phẩm mà công ty phân phối Ngoài ra, phòng marketing còn chịu trách nhiệm xây dựng uy tín và danh tiếng của công ty, đồng thời tìm kiếm cơ hội kinh doanh và khách hàng mới để mở rộng thị trường.
Phòng kinh doanh là bộ phận chủ chốt trong việc thực hiện các hoạt động tiếp thị và bán hàng, nhằm đạt được mục tiêu doanh số và thị phần của công ty Bộ phận này phối hợp chặt chẽ với Marketing và kế toán để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Ngoài ra, phòng kinh doanh còn nghiên cứu và tìm kiếm thị trường, đồng thời tư vấn cho Tổng giám đốc về các chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn.
Phòng Tổ chức - Hành chính: gồm bộ phận hành chính và bộ phận kế toán.
Bộ phận hành chính nghiên cứu và soạn thảo nội quy, quy chế tổ chức lao động trong Công ty, đồng thời tư vấn cho Tổng giám đốc về chính sách và chế độ cho người lao động theo Bộ luật Lao động Ngoài ra, bộ phận này còn đề xuất các phương án cải tiến quản lý hiệu quả.
Chuyên đề thực tập cuối khóa sắp xếp cán bộ, nhân viên cho phù hợp với tình hình phát triển kinh doanh của Công ty.
Bộ phận Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng giám đốc Công ty thực hiện công tác Tài chính – kế toán, giúp quản lý nguồn vốn hiệu quả Phòng kế toán có nhiệm vụ lập báo cáo định kỳ và phân tích các hoạt động kinh tế, đồng thời tổ chức, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ quản lý Qua đó, phòng kế toán kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch và việc quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và tài chính của công ty Tại các chi nhánh, các phòng ban cũng thực hiện chức năng và nhiệm vụ tương tự.
TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông giai đoạn 2010-2012
Chuyên đề thực tập cuối khóa
2.Các khoản giảm trừ doanh thu 125,356,268 112,436,738 155,578,988 -12,919,530 -10.31 43,142,250 38.37
3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 16,124,196,030 14,123,208,484 17,790,588,009 -2,000,987,546 -12.41 3,667,379,525 25.97
5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2,267,917,083 2,244,314,929 2,534,902,780 -23,602,154 -1.04 290,587,851 12.95
6.Doanh thu hoạt động tài chính 15,203,075 25,368,235 26,123,668 10,165,160 66.86 755,433 2.98
7.Chi phí hoạt động tài chính 20,586,236 23,258,847 24,368,123 2,672,611 12.98 1,109,276 4.77
9.Chi phí quản lý doanh nghiệp 917,811,178 981,086,485 895,824,331 63,275,307 6.89 -85,262,154 -8.69
10.Lợi nhuần thuần từ hoạt động
14.Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 559,277,099 443,088,427 707,208,047 -116,188,672 -20.77 264,119,620 59.61
Bảng 1-1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2010 – 2012 Đơn vị tính: VNĐ (Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty năm 2010, 2011, 2012)
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2010-2012 cho thấy sự biến động của lợi nhuận qua các năm, đồng thời phản ánh ảnh hưởng của các nhân tố đến lợi nhuận của Công ty.
Lợi nhuận của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông bao gồm hai phần chính: lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh và lợi nhuận khác Trong đó, lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn, nhấn mạnh vai trò quan trọng của hoạt động kinh doanh trong tổng lợi nhuận của công ty.
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2011 đạt 442,859,940 đồng, giảm 20.78% so với năm 2010, tương ứng với 116,196,925 đồng Nguyên nhân chính của sự giảm sút này là do doanh thu năm 2011 giảm hơn 2 tỷ đồng, có thể do biến động thị trường và mất khách hàng Tuy nhiên, vào năm 2012, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty đã tăng đáng kể so với năm trước.
Năm 2011, tỷ lệ tăng trưởng đạt 59.94%, nhưng doanh thu sụt giảm đã ảnh hưởng đến lợi nhuận Năm 2012, công ty đã thực hiện các biện pháp marketing và mở rộng thị trường, dẫn đến doanh thu tăng và chi phí tăng ít hơn, tạo điều kiện cho lợi nhuận tăng Cụ thể, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2011 là 318,699,646 đồng, giảm 20.86% so với năm 2010, trong khi năm 2012, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế tăng 190,495,148 đồng, tương ứng với mức tăng 59.77%.
Sau ba năm, Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông đã trải qua những biến động trong hoạt động kinh doanh do tác động của thị trường sản phẩm Nếu công ty tiếp tục cải cách trong phát triển sản phẩm, mở rộng mạng lưới kinh doanh và tiết kiệm chi phí, hiệu quả hoạt động kinh doanh sẽ rất cao.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Bảng 1-2: Một số chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán Đơn vị tính: đồng Năm
Nợ phải trả 2,468,368,223 26.34 2,895,217,767 29.8 2,935,557,667 29.52 Vốn chủ sở hữu 6,902,679,511 73.66 6,818,694,646 70.2 7,009,189,794 70.48
(Nguồn Bảng cân đối kế toán năm 2010, 2011, 2012)
Cơ cấu tài sản và nguồn vốn tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông:
Về cơ cấu tài sản:
Tài sản ngắn hạn chiếm 60.11% trên tổng số Tài sản
Tài sản dài hạn chiếm 39.89% trên tổng số Tài sản
Vào năm 2010, cơ cấu tài sản của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông cho thấy tài sản ngắn hạn chiếm ưu thế hơn so với tài sản dài hạn.
Tương tự ở các năm 2011 và 2012, tài sản ngắn hạn cũng chiếm tỷ trọng lớn hơn trên tổng số tài sản
Ta thấy Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông là doanh nghiệp thương mại nên cơ cấu tài sản như trên là hợp lý.
Về cơ cấu nguồn vốn:
Nợ phải trả chiếm 26.34% trên tổng Nguồn vốn
Vốn chủ sở hữu chiếm 73.66% trên tổng Nguồn vốn
Năm 2011, 2012, Nợ phải trả cũng chiếm tỷ trọng nhiều hơn Vốn chủ sở hữu.
Cơ cấu Nguồn vốn như trên cho thấy Công ty kinh doanh chủ yếu bằng Vốn chủ sở hữu, khả năng độc lập, tự chủ về tài chính cao.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
Sơ đồ 2-1: Sơ đồ bộ máy kế toán 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành, quan hệ tương tác
Mỗi vị trí trong bộ máy kế toán lại nắm giữ những vai trò khác nhau.
Là người tham mưu cho giám đốc, trực tiếp báo cáo cho Tổng giám đốc về tình hình tài chính tại công ty.
Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng.
Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán và phù hợp với hoạt động của Công ty.
Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
Có ý kiến bằng văn bản với Tổng giám đốc về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ.
Kế toán hàng hóa Thủ quỹ
Thủ kho Kế toán tổng hợp
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Yêu cầu các bộ phận liên quan trong Công ty cung cấp tài liệu đầy đủ và kịp thời để hỗ trợ công việc kế toán và giám sát tài chính của Kế toán trưởng.
Báo cáo bằng văn bản cho Tổng giám đốc khi phát hiện các vi phạm phát luật về tài chính, kế toán trong Công ty.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng tại công ty, chịu trách nhiệm cho hầu hết các phần hành kế toán như kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, quản lý tiền lương và tài sản cố định.
Hạch toán thu nhập, chi phí, tiền lương, khấu hao, TSCĐ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế.
Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp.
Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh
Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp.
Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết.
Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán.
Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở.
Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo.
Thống kê, tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.
Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ cho cơ quan thuế, kiểm toán và thanh tra là nhiệm vụ quan trọng của phòng kế toán, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định.
Kế toán hàng hóa: (kiêm kế toán công nợ)
Theo dõi và ghi chép kịp thời về tình hình mua hàng là rất quan trọng, bao gồm số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng và giá cả hàng hóa Cần đối chiếu hàng nhận với hóa đơn để đảm bảo tính chính xác Nếu phát hiện thiếu sót, lập biên bản và thông báo cho các bên liên quan là điều cần thiết.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Theo dõi và giám sát việc thực hiện kế hoạch mua hàng từ từng nguồn hàng, nhà cung cấp, cũng như theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp theo từng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ
Theo dõi tổng hợp và chi tiết bán hàng ra.
Theo dõi bán hàng theo chi nhánh, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.
Tính thuế GTGT của hàng hóa bán ra.
Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng.
Xuất, nhập hàng hóa theo yêu cầu của ban giám đốc hoặc người được ủy quyền.
Nhập số liệu hàng hóa xuất, nhập vào thẻ kho đầy đủ.
Thường xuyên kiểm tra hàng tuần hệ thống phòng cháy chữa cháy, điện có khả năng cháy nổ, đảm bảo an toàn cho kho hàng.
Sắp xếp hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc lấy hàng và bảo quản hàng hóa.
Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa khi nhập kho, lập các biên bản cần thiết nếu hàng hóa thiếu hoặc chất lượng không đảm bảo.
Nhập hàng hóa xuất nhập vào thẻ kho trong ngày.
Nộp phiếu xuất kho vào đầu giờ làm việc của ngày tiếp theo.
Hàng tuần tiến hành đối chiếu với cán bộ kế toán về lượng xuất nhập hàng trong tuần, có chữ ký xác nhận 2 bên trên thẻ kho.
Không làm mất mát, hư hỏng hàng hóa trong kho.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Thủ quỹ thực hiện thu chi tiền dựa trên phiếu thu và phiếu chi theo quy định của công ty Họ cần lưu giữ chứng từ một cách cẩn thận và cập nhật sổ quỹ một cách nhanh chóng và kịp thời.
Kiểm tra giữa tồn quỹ trên sổ sách và trên thực tế số tiền trong két
Lấy chứng từ ở ngân hàng thông qua nộp, rút tiền mặt tại ngân hàng.
Phát lương cho cán bộ công nhân viên.
Thủ quỹ có quan hệ kiểm tra đối chiếu với kế toán tiền mặt.
TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
2.2.1 Các chính sách kế toán chung
Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định QĐ15/2006QĐ-BTC, được ban hành vào ngày 20 tháng 3 năm 2006.
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kỳ kế toán: đồng Việt Nam.
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: phương pháp khấu trừ.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng.
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: phương pháp bình quân gia quyền.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: theo chuẩn mực 14
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông thực hiện chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán, nghị định số 129/2004/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán được xây dựng tuân thủ theo chế độ chứng từ quy định trong quyết định 15.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Chỉ tiêu tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, các chứng từ liên quan đến Ngân hàng như Giấy báo Nợ, Giấy báo Có…
Chỉ tiêu tiền lương: Bảng chấm công, giấy đi đường, giấy đề nghị thanh toán, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng…
Chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…
Chỉ tiêu TSCĐ: Hóa đơn GTGT, Biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản thanh lý
Chỉ tiêu bán hàng: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, …
Tất cả chứng từ kế toán, dù do công ty lập hay từ bên ngoài gửi đến, đều phải được gửi đến bộ phận kế toán Bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra và xác minh tính hợp pháp của các chứng từ trước khi sử dụng chúng để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại công ty:
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Tổng giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo QĐ15/2006QĐ-BTC.
Hệ thống một số tài khoản tại Công ty:
TK nhóm 1: TK 111, TK 112, TK 131, TK 133, TK 141, TK 156…
TK nhóm 2: TK 211, TK 213, TK 214…
TK nhóm 3: TK 311, TK 331, TK 334, TK 338, TK 341, 353
TK nhóm 4: TK 411, TK 412, TK 414, TK 421
TK nhóm 5: TK 511, TK 515, TK 521, TK 531, TK 532
TK nhóm 6: TK 632, TK 641, TK 642
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Một số tài khoản được mở chi tiết như: TK 112, TK 511, TK 421 Cụ thể:
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 11211: Tiền Việt Nam - Ngân hàng Techcombank Thăng Long
TK 11212: Tiền Việt Nam - Ngân hàng MB Điện Biên Phủ
TK 11213: Tiền Việt Nam Ngân hàng ACB - Phòng giao dịch Hoàng Cầu
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 51111: Doanh thu bán hàng hóa Hà Nội
TK 51112: Doanh thu bán hàng hóa Chi nhánh Đà Nẵng
TK 51113: Doanh thu bán hàng hóa Chi nhánh Hồ Chí Minh
Tương tự TK 5111, TK 4212 cũng được mở chi tiết cho từng chi nhánh của Công ty.
2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty hiện đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán EFFECT để thực hiện các công việc kế toán trên máy tính.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Sơ đồ 2-2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Cuối kỳ, kế toán thực hiện ghi chép và đối chiếu số liệu bằng cách nhập dữ liệu từ các chứng từ hợp lệ vào hệ thống Chương trình kế toán tự động cập nhật sổ Nhật ký chung và sổ kế toán chi tiết hàng ngày Vào cuối tháng, hệ thống tự động lập báo cáo tổng hợp, thực hiện bút toán kết chuyển và phân bổ Dữ liệu từ sổ kế toán chi tiết được chuyển vào bảng tổng hợp, trong khi số liệu từ sổ Nhật ký chung được chuyển vào Sổ cái tài khoản và Bảng cân đối số phát sinh Kế toán tổng hợp cần đảm bảo số liệu trên Sổ cái khớp với các báo cáo đã lập.
Sổ theo dõi của kế toán chi tiết.
Bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh là cơ sở quan trọng để lập bảng cân đối kế toán cùng với các báo cáo kế toán khác.
Giao diện phần mềm kế toán như sau:
Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Chuyên đề thực tập cuối khóa
2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập tuân thủ theo
Theo QĐ15/2006QĐ-BTC của Bộ Tài Chính, Công ty phải lập báo cáo tài chính vào cuối niên độ kế toán và nộp cho cơ quan thuế cũng như các cơ quan nhà nước trong thời gian quy định.
Kỳ lập báo cáo tài chính: năm.
Nơi nộp báo cáo tài chính: Chi cục Thuế Quận Ba Đình.
Hệ thống báo cáo tài chính tại Công ty:
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng thuyết minh báo cáo tài chính
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Công tác kế toán quản trị chưa được chú trọng.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách gọn nhẹ và linh hoạt, với kế toán trưởng giàu kinh nghiệm và nhân viên có trình độ đại học, thành thạo máy tính và nhiệt tình trong công việc Mỗi kế toán đảm nhận nhiều phần hành khác nhau nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc không kiêm nhiệm Thủ quỹ được tách biệt với phần hành kế vốn bằng tiền, đảm bảo kiểm tra chéo giữa thủ quỹ và kế toán vốn Kế toán trưởng thường xuyên cập nhật và tham khảo các thay đổi về Luật thuế, Chính sách thuế và Luật doanh nghiệp để áp dụng vào công ty, nhằm tránh sai sót trong công tác tài chính kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông tuy gọn nhẹ nhưng đang gặp phải hạn chế lớn Trong bối cảnh công ty đang phát triển và mở rộng quy mô hoạt động, số lượng kế toán viên hiện tại là khá ít Nhân viên kế toán tổng hợp phải đảm nhiệm nhiều phần hành khác nhau, dễ dẫn đến chồng chéo công việc, tạo ra áp lực và có nguy cơ gây ra sai sót trong việc phản ánh thông tin.
ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG
Công ty áp dụng đúng chính sách kế toán.
Chứng từ hạch toán ban đầu được Công ty tổ chức một cách khoa học và nghiêm ngặt Các chứng từ này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn tuân thủ đầy đủ chế độ kế toán do Nhà nước quy định.
Chuyên đề thực tập cuối khóa được tổ chức vào cuối tháng, bao gồm việc sắp xếp, phân loại, đánh giá và kiểm tra của các bộ phận liên quan cùng với phòng kế toán Chứng từ được lưu trữ tại kho theo tháng và năm, giúp thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu khi có yêu cầu.
Phần mềm kế toán mang lại nhiều lợi ích cho công ty, bao gồm tự động hóa các thao tác thủ công, nâng cao độ chính xác trong công tác kế toán, dễ dàng đối chiếu số liệu và kiểm tra, đơn giản hóa quy trình báo cáo thuế, tiết kiệm chi phí và giúp đội ngũ quản lý giảm bớt gánh nặng lao động.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán một cách hợp lý và khoa học là rất quan trọng Các sổ sách kế toán cần được thiết lập một cách hệ thống, trung thực và hiệu quả, điều này có thể đạt được thông qua việc sử dụng chương trình kế toán máy.
Công ty đã mở rộng hệ thống tài khoản kế toán bằng cách tạo các tài khoản chi tiết cho TK 112 và TK 511, giúp kế toán theo dõi hoạt động kinh doanh một cách cụ thể Điều này cũng hỗ trợ nhà quản lý trong việc giám sát tình hình tài chính của Công ty hiệu quả hơn.
Hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với bộ máy kế toán và việc ứng dụng phần mềm kế toán.
Công ty chưa chú trọng đến công tác kế toán quản trị, dẫn đến việc thiếu thông tin quan trọng về hoạt động nội bộ Điều này làm cho các quyết định của lãnh đạo về phương hướng kinh doanh tại từng thời điểm và giai đoạn không có cơ sở cụ thể.
Chi phí thu mua hàng hóa không được theo dõi riêng, gây khó khăn trong quản lý và kiểm soát.
Chuyên đề thực tập cuối khóa