CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ TRONG CÁC
Khái quát chung về kế toán công nợ tại các doanh nghiệp dịch vụ
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ a Khái niệm
Theo Luật giá năm 2012, dịch vụ được định nghĩa là hàng hóa vô hình, với quá trình sản xuất và tiêu dùng không thể tách rời Các loại dịch vụ này được quy định trong hệ thống ngành sản phẩm Việt Nam theo pháp luật hiện hành.
Theo Luật doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được định nghĩa là tổ chức có tên riêng, tài sản và trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký theo quy định pháp luật với mục đích kinh doanh.
Doanh nghiệp dịch vụ là tổ chức có tên riêng, tài sản và trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký theo quy định pháp luật dưới các hình thức như công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn hay doanh nghiệp tư nhân Mục tiêu chính của các doanh nghiệp này là kinh doanh các loại dịch vụ như tư vấn, vận chuyển, mỹ phẩm, giáo dục và nhiều dịch vụ khác nhằm đạt được lợi nhuận.
Kinh doanh dịch vụ là một tập hợp các hoạt động không có yếu tố vật chất và không tồn tại dưới dạng vật thể.
Tính không đồng nhất trong ngành dịch vụ thể hiện qua việc đánh giá sản phẩm dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, không nhất thiết phải tuân theo tiêu chuẩn cụ thể Kinh doanh dịch vụ không thể cung cấp những dịch vụ giống hệt nhau trong các thời điểm khác nhau, và chất lượng dịch vụ thường phụ thuộc vào cảm nhận của khách hàng Vì vậy, một dịch vụ có thể nhận được nhiều đánh giá khác nhau, thậm chí trái ngược nhau từ người tiêu dùng.
Sản phẩm của kinh doanh dịch vụ không thể tách rời khỏi quá trình sản xuất và tiêu thụ Hoạt động kinh doanh dịch vụ chỉ diễn ra khi khách hàng có nhu cầu sử dụng, cho thấy sự liên kết chặt chẽ giữa cung cấp và tiêu dùng.
(Nguồn: Luật Minh Khuê năm 2022)
1.1.2 Khái niệm và đặc điểm của kế toán công nợ tại các doanh nghiệp dịch vụ
1.1.2.1 Khái niệm về kế toán công nợ tại các doanh nghiệp dịch vụ
Kế toán công nợ là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán, đảm nhiệm việc hạch toán các khoản phải thu và phải trả liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp dịch vụ (DNDV).
1.1.2.2 Đặc điểm của kế toán công nợ tại các doanh nghiệp dịch vụ
Trong một DNDV, quan hệ thanh toán giữa người bán và người mua thường diễn ra qua việc cung ứng dịch vụ cho khách hàng hoặc giữa các cá nhân trong nội bộ đơn vị Dựa trên các mối quan hệ này, khoản phải thu và khoản phải trả xuất hiện, được gọi là nợ phải thu và nợ phải trả trong kế toán Bài luận này sẽ tập trung nghiên cứu khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán.
Theo VAS 01, Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp, phát sinh từ các sự kiện và giao dịch đã xảy ra, mà doanh nghiệp phải thanh toán bằng nguồn lực của mình.
Nợ phải trả người bán là tình hình thanh toán của doanh nghiệp dịch vụ đối với nhà cung cấp theo hợp đồng đã ký Đây là nghĩa vụ hiện tại phát sinh từ các giao dịch mua bán mà doanh nghiệp phải thanh toán bằng nguồn lực của mình Nợ phải trả người bán cũng có thể hiểu là nguồn vốn doanh nghiệp chiếm dụng từ đơn vị khác theo thỏa thuận và sẽ hoàn trả trong một khoảng thời gian nhất định.
Tài khoản này thể hiện các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của DNDV với khách hàng liên quan đến việc cung cấp dịch vụ.
Khoản phải thu khách hàng của DNDV là số tiền mà doanh nghiệp chưa nhận được từ khách hàng sau khi cung cấp dịch vụ Đây là tài sản của doanh nghiệp, phản ánh quyền nhận tiền từ các giao dịch cung ứng dịch vụ Khoản phải thu khách hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng các khoản phải thu của doanh nghiệp, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro về việc chiếm dụng vốn và khả năng thu hồi nợ.
1.1.3 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán công nợ tại các doanh nghiệp dịch vụ 1.1.3.1 Vai trò của kế toán công nợ tại các doanh nghiệp dịch vụ Đối với các doanh nghiệp và đặc biệt là các DNDV, khoản phải thu và phải trả giữ một vai trò hết sức quan trọng Do đó, trong toàn bộ công tác kế toán của một DNDV, kế toán công nợ là một phần hành kế toán khá quan trọng Kế toán công nợ giúp doanh nghiệp sử dụng vốn hiệu quả hơn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn; đồng thời tối ưu hóa khả năng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp sao cho đảm bảo uy tín và khả năng thanh toán của đơn vị Kế toán công nợ được tổ chức, vận hành tốt sẽ góp phần ổn định tình hình tài chính, thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp
1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán công nợ tại các doanh nghiệp dịch vụ Để có thể đảm bảo công tác kế toán công nợ đem lại hiệu quả tốt nhất, người kế toán cần thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong việc theo dõi, phân tích, đánh giá nhằm thu được thông tin chính xác và kịp thời về tình hình công nợ của đơn vị Cụ thể là: Kế toán cần phản ánh và theo dõi chặt chẽ và khoa học các khoản phải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tượng, khoản nợ, mặt hàng, thời gian hệ thống chứng từ, sổ sách, tổng hợp về công nợ cần được ghi chép chính xác, cập nhật đầy đủ Cung cấp kịp thời về tình hình công nợ (nợ trong hạn, nợ quá hạn) cho bộ phận quản lý để có biện pháp xử lý Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành các kỷ luật về thanh toán tài chính, tín dụng
1.2 Nội dung kế toán công nợ tại doanh nghiệp dịch vụ
1.2.1 Kế toán nợ phải thu khách hàng a Nguyên tắc hạch toán
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, tài khoản nợ phải thu khách hàng (TK 131) được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu và theo dõi tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp và khách hàng liên quan đến dịch vụ cung cấp.
Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác kế toán công nợ tại doanh nghiệp dịch vụ 21 1 Nhân tố chủ quan
1.3.1.1 Quy mô, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp dịch vụ
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, các khoản công nợ trở nên phức tạp và đa dạng hơn, đòi hỏi một cơ cấu tổ chức chuyên nghiệp để quản lý hiệu quả Sự quản lý công nợ tốt giúp nhà quản trị dễ dàng đưa ra quyết định thanh toán và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với khả năng tài chính, từ đó đảm bảo quyền lợi và tối đa hóa lợi nhuận Điều này phụ thuộc vào công tác kế toán công nợ được thực hiện kịp thời và chính xác.
Mỗi doanh nghiệp cần có một chính sách bán chịu phù hợp nhằm bảo vệ quyền lợi của khách hàng và doanh nghiệp Chính sách này được điều chỉnh dựa trên khả năng thanh toán của từng khách hàng, quy mô dịch vụ, giá bán và các chi phí phát sinh liên quan đến khoản nợ Mặc dù việc hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu có thể kích thích nhu cầu và tăng doanh thu, nhưng nó cũng dẫn đến khoản phải thu và chi phí đi kèm Do đó, ban lãnh đạo cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa lợi ích và rủi ro Một chính sách bán chịu hợp lý không chỉ giúp duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng mà còn cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Các yếu tố bên ngoài, ngoài những yếu tố nội tại của doanh nghiệp, có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán của doanh nghiệp dịch vụ.
Khi nền kinh tế tăng trưởng mạnh, doanh nghiệp có khả năng sử dụng vốn hiệu quả, chi trả nợ vay và huy động vốn dễ dàng hơn, từ đó giảm thiểu tình trạng chiếm dụng vốn từ bên thứ ba Việc quản lý và hạch toán công nợ theo đúng tiến độ quy trình sẽ mang lại hiệu quả cao hơn Tuy nhiên, trong môi trường cạnh tranh khốc liệt và sự phát triển công nghệ, doanh nghiệp không thích ứng sẽ đối mặt với nguy cơ giải thể Ngược lại, khi nền kinh tế suy thoái, tình hình tài chính doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn, khả năng vay vốn giảm, thu hồi nợ từ khách hàng trở nên khó khăn, dẫn đến khả năng không đủ thanh toán các khoản nợ đến hạn.
Nghiên cứu và đáp ứng nhu cầu khách hàng là yếu tố quan trọng mà mọi doanh nghiệp dịch vụ cần chú trọng Doanh nghiệp cần đầu tư hợp lý vào việc nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và các phương thức tiếp cận khách hàng để đưa ra quyết định đúng đắn về dịch vụ cung cấp Khi nhu cầu khách hàng gia tăng, doanh nghiệp phải cải thiện hiệu quả quản lý tài chính, kế toán công nợ và xử lý dữ liệu để đáp ứng số lượng khách hàng ngày càng tăng.
Nhà cung cấp đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo nguồn lực cho doanh nghiệp Sự gắn kết chặt chẽ với nhà cung cấp giúp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục và giữ chân khách hàng Họ cũng là yếu tố quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình mở rộng Nhà cung cấp được xem như đối tác chiến lược, ảnh hưởng đến từng khâu trong chuỗi hoạt động của doanh nghiệp Khi quy mô kinh doanh tăng lên, tiêu chí lựa chọn và số lượng nhà cung cấp cũng cần được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu mới.
Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc điều tiết nền kinh tế, ảnh hưởng đến tình hình tài chính và công tác kế toán công nợ của doanh nghiệp Sự thay đổi trong chính sách thuế và vay vốn tác động trực tiếp đến hoạt động cung cấp dịch vụ, quy mô nợ phải thu và nợ phải trả của doanh nghiệp Điều này dẫn đến khó khăn trong việc xử lý công nợ và điều chỉnh công tác kế toán Ngoài ra, các thông tư, quyết định và chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành cũng ảnh hưởng đến việc ghi nhận và hạch toán công nợ của doanh nghiệp.
Kế toán công nợ là một vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp dịch vụ, đặc biệt là các công ty cung cấp dịch vụ đại lý vé máy bay Bài khóa luận này đã trình bày lý luận chung về kế toán nợ phải thu và nợ phải trả, giúp hiểu rõ hơn về ứng dụng kế toán trong lĩnh vực đại lý vé máy bay Chương 1 cung cấp nền tảng lý thuyết về kế toán công nợ, trong khi chương 2 đánh giá thực trạng kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia Cuối cùng, chương 3 đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán công nợ tại công ty.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
Khái quát về Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia
2.1.1 Tổng quan về công ty
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia
- Tên nước ngoài: Nguyen Gia Tourist and Aviation services joint stock company
- Tên gọi khác: phòng vé HPT
- Địa chỉ: Số 15 Nguyễn Khắc Nhu, Phường Trúc Bạch, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Người đại diện: Giám đốc Lê Bằng Giang
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia Được thành lập ngày 1/5/2012, Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia với các ngành nghề kinh doanh chính như: Đại lý vé máy bay, vận chuyển, du lịch & dịch vụ Với sự lãnh đạo đúng đắn, sự nhiệt thành và tâm huyết của Ban giám đốc và tập thể cán bộ công nhân viên, công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể trong lĩnh vực kinh doanh của mình
Sau hơn 10 năm phát triển, Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia đã trở thành một trong những công ty lữ hành hàng đầu, đại diện cấp 1 cho hầu hết các hãng hàng không trong nước và quốc tế Công ty tự hào là một trong ba đại lý triệu đô của China Airlines từ năm 2013, đứng trong top 3 đại lý có doanh số cao nhất của Japan Airlines từ 2018, và nằm trong top 5 đại lý có lượng xuất vé lớn nhất của hệ thống GDS Abacus Ngoài ra, công ty còn nhận nhiều kỷ niệm chương từ các hãng hàng không như VietJet Air, Vietnam Airlines, China Southern Airlines, và Emirates, khẳng định uy tín và chất lượng dịch vụ đối với khách hàng.
2.1.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia chủ yếu hoạt động tại Hà Nội, nhưng trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trên thị trường đại lý vé máy bay, công ty đã quyết định mở rộng hoạt động kinh doanh ra toàn quốc.
Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty: cung cấp dịch vụ đại lý vé máy bay
Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia cam kết kết nối khách hàng với các điểm đến thông qua dịch vụ tối ưu nhất, bao gồm cung cấp vé máy bay và tour du lịch trong nước cũng như quốc tế Sứ mệnh của công ty là “Luôn đồng hành trên mỗi bước hành trình của khách hàng”.
Với vị thế là một trong những đại lý bán vé máy bay hàng đầu trong hệ thống GDS Abacus, phòng vé HPT đặt mục tiêu trở thành công ty uy tín hàng đầu về dịch vụ vé máy bay và du lịch, không chỉ phục vụ khách hàng trong nước mà còn xây dựng thương hiệu đáng tin cậy trên thị trường quốc tế.
(Nguồn: Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia năm 2023)
*Một số chỉ tiêu hoạt động của công ty Đơn vị tính: đồng,%
Các chỉ tiêu Năm 2022 Năm 2021 Chênh lệch ± %
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 304,340,523,579 44,176,355,772 260,164,167,807 588.92
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 11,602,969,699 2,397,727,690 9,205,242,009 383.92
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu hoạt động tài chính 4,187,152 2,228,866 1,958,286 87.86
- Trong đó: Chi phí lãi vay - - - -
8 Chi phí quản lý kinh doanh 2,254,595,453 1,663,112,180 591,483,273 35.56
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (125,182,504) 61,396,128 (186,578,632) (303.89)
15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
(Nguồn: Trích từ BCTC Công ty năm 2021,2022
Doanh thu thuần của Công ty trong năm 2022 đã có sự tăng trưởng mạnh mẽ so với năm 2021 Năm 2021, doanh thu chỉ đạt 41,78 tỷ đồng do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 đến toàn ngành kinh tế, đặc biệt là lĩnh vực cung cấp dịch vụ vé máy bay.
Năm 2022, du lịch bắt đầu hồi phục sau đại dịch với doanh thu đạt 292,74 tỷ đồng, tăng 600,69% so với năm trước Điều này cho thấy Công ty đã triển khai các biện pháp phục hồi hiệu quả Tuy nhiên, chi phí phục hồi sau đại dịch Covid đã ảnh hưởng đến lợi nhuận, khiến doanh nghiệp lỗ so với năm 2021 Công ty vẫn chưa kiểm soát chi phí hiệu quả, phản ánh thách thức lớn mà các doanh nghiệp phải đối mặt trong bối cảnh kinh tế sau đại dịch.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia hiện có cơ cấu tổ chức bao gồm Ban giám đốc và ba phòng ban chính: phòng Kinh doanh, phòng Ticketing và phòng Kế toán.
2.1.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
(Nguồn: Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia năm 2023)
Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận
Ban Giám đốc là cơ quan lãnh đạo, chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia, theo quy định của Luật Doanh Nghiệp và Điều lệ tổ chức Ban Giám đốc đưa ra chiến lược và mục tiêu cho từng bộ phận, đồng thời quản lý và điều hành dựa trên các mục tiêu và chiến lược đã được công ty đề ra.
Xây dựng quy trình hoạt động và xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận là rất quan trọng Cần chỉ đạo và hướng dẫn triển khai thực hiện các mục tiêu kế hoạch đã đề ra Điều này giúp đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên, bộ phận và phòng ban Đồng thời, thiết lập và triển khai hệ thống báo cáo quản trị cho từng hoạt động của mỗi phòng ban và nhân viên cũng là một yếu tố cần thiết để nâng cao hiệu suất làm việc.
+ Phòng Kế toán: Thực hiện công tác tài chính kế toán, quản lý tài chính của công ty
Phòng Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm thị trường và định hướng phát triển kinh doanh cho công ty Đội ngũ này chịu trách nhiệm xây dựng các chiến lược marketing hiệu quả cho các sản phẩm và dịch vụ, đồng thời cập nhật thường xuyên các chính sách giá để phù hợp với nhu cầu thị trường.
Phòng Ticketing đảm nhiệm việc xuất vé máy bay thông qua các hệ thống của các hãng hàng không và đại lý cấp 2 Họ làm việc trực tiếp với khách hàng để thu thập thông tin cần thiết cho việc xuất vé.
2.1.3 Giới thiệu tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia
2.1.3.1 Bộ máy kế toán a Chức năng của phòng Kế toán
Phòng Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tư vấn cho Ban lãnh đạo về giám sát, quản lý và thực hiện các hoạt động tài chính của công ty Nhiệm vụ chính của phòng Kế toán bao gồm việc theo dõi và báo cáo tình hình tài chính, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính của công ty
- Kiểm soát dòng tiền phục vụ cho công tác quản lý, điều hành công ty
- Thực hiện công tác hạch toán kế toán, hệ thống sổ sách, chứng từ báo cáo và lưu giữ chứng từ kế toán
- Quản lý công tác sử dụng hóa đơn, chứng từ, hợp đồng
- Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo theo quy định c Quyền hạn của phòng Kế toán
- Từ chối thanh toán hóa đơn, chứng từ không đúng theo quy định của công ty cũng như quy định của pháp luật
- Yêu cầu các phòng ban, cá nhân cung cấp tài liệu, chứng từ hoặc báo cáo liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty
- Từ chối cung cấp thông tin liên quan đến công tác tài chính, kế toán cho đối tượng không liên quan trong và ngoài công ty
2.1.3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia năm 2023)
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chung và theo dõi hạch toán các tài khoản Họ chịu trách nhiệm lập báo cáo, tham mưu định mức chi phí, ký duyệt chứng từ thu chi và hồ sơ bồi thường Ngoài ra, kế toán trưởng thực hiện báo cáo tổng hợp tình hình kinh doanh của công ty, kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân Họ cũng có trách nhiệm đọc và ký duyệt hồ sơ bồi thường có số tiền phải trả dưới 5 triệu đồng, cùng với việc hạch toán tăng giảm tài sản của đơn vị.
Kế toán công nợ bao gồm:
Kế toán nợ phải thu là quá trình theo dõi và quản lý công nợ khách hàng toàn công ty, bao gồm hạch toán lương, thưởng, các khoản phải thu, hoa hồng hãng và nhân viên, cũng như tính bảo hiểm Công việc này còn bao gồm thu, chi tiền mặt, theo dõi và hạch toán các khoản tạm ứng của khách hàng, hoàn tiền, hợp thức hóa đơn, và kiểm tra chứng từ thanh toán chi phí Ngoài ra, kế toán nợ phải thu cũng chịu trách nhiệm xuất hóa đơn GTGT đầu ra, kiểm tra chứng từ và ghi nhận các giao dịch phát sinh doanh thu của toàn đơn vị.
Kế toán công nợ Kế toán quỹ Kế toán thuế
Thực trạng kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia
2.2.1 Quy trình ghi nhận công nợ
Dưới sự hướng dẫn của kế toán trưởng, chúng tôi đã đặt ra các câu hỏi nhằm hiểu rõ hơn về quy trình ghi nhận và theo dõi công nợ tại Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia Quy trình này sẽ được trình bày chi tiết trong phần dưới đây.
2.2.1.1 Quy trình ghi nhận khi xuất vé trên IATA, BAMBOO, VNA, VJ
STT Cá nhân/ Bộ phận thực hiện
Công việc cụ thể Bộ phận phối hợp
1 Kế toán đầu vào Tải báo cáo xuất vé Bộ phận TKT/ Sales
2 Kế toán đầu vào Import báo cáo xuất vé Kế toán đầu vào
3 TKT TKT nhập dữ liệu báo cáo và post vé lên hệ thống
4 Kế toán đầu vào Kiểm tra báo cáo TKT
5 Kế toán đầu ra Xử lý nghiệp vụ Kế toán đầu vào/
Theo dõi và lưu trữ chứng từ
Kế toán đầu vào/ Kế toán đầu ra
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
* Mô tả chi tiết sơ đồ quy trình
Công ty cổ phần du lịch và dịch vụ hàng không Nguyễn Gia thực hiện việc xuất vé máy bay trên các hãng IATA, Bamboo, Vietjet và VNA Hàng ngày, kế toán đầu vào tải báo cáo vé của ngày hôm trước theo thông tin từng mã nhà cung cấp Sau khi tải xong dữ liệu, kế toán chỉnh sửa định dạng của file để nhập đúng vào mã TKT đã báo xuất Đồng thời, họ đối chiếu với báo cáo nhanh về số lượng vé đã xuất do TKT cung cấp để đảm bảo số lượng vé tải về khớp với số lượng đã được nhập.
Sau khi điều chỉnh định dạng báo cáo phù hợp với phần mềm kế toán ABCsys, kế toán đầu vào tiến hành import và chuyển dữ liệu để gán đúng mã vé đã xuất Cần kiểm tra toàn bộ số vé đã chuyển để đảm bảo mã được gán chính xác Nếu có vé chưa được gán mã, kế toán trưởng sẽ thực hiện việc gán lại mã của TKT, nhằm đảm bảo rằng trong lần chuyển báo cáo sau, vé sẽ tự động được gán đúng mã đã xuất.
TKT cần nhập dữ liệu và đăng vé lên hệ thống sau khi vé đã được gán mã đúng Báo cáo phải đầy đủ thông tin như mã nhà cung cấp, giá mua, giá bán, hoa hồng, ghi chú và tình trạng vé, và phải được nộp trước 12 giờ hàng ngày Nếu nộp muộn không quá 14 giờ, TKT cần thông báo cho kế toán Sau 12 giờ, kế toán sẽ kiểm tra lại các vé còn sót trong quick post Nếu có vé void (giá tiền bằng 0) hoặc vé đã gộp, kế toán sẽ tự động xóa Nếu còn sót vé, kế toán sẽ nhắc TKT kiểm tra và đăng lên hệ thống.
Sau khi các vé được đăng tải lên phần mềm, kế toán đầu vào tiến hành kiểm tra và đối chiếu với báo cáo xuất vé để xác nhận thông tin TKT có chính xác và đầy đủ hay không Nếu phát hiện sai sót, như sai giá tiền hoặc tỷ giá khi nhập vé bằng USD, kế toán sẽ thông báo cho TKT và thực hiện unpost vé để TKT chỉnh sửa Báo cáo xuất vé đã được đăng tải trên hệ thống sẽ khớp dữ liệu và tổng tiền theo ngày tải báo cáo.
Xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa quy trình hạch toán các vé đã post, với phần mềm tự động gán mã khách hàng do kế toán trưởng chỉ định Kế toán đầu ra sẽ xuất dữ liệu vé theo từng mã khách hàng, gửi bảng kê và hóa đơn cho khách Nếu có sai lệch về giá thu, kế toán đầu ra sẽ thông báo cho TKT và thực hiện unpost để chỉnh sửa thông tin cho chính xác.
Theo dõi và lưu trữ chứng từ là một bước quan trọng trong quy trình kế toán Sau khi kiểm tra và đối chiếu báo cáo xuất vé, kế toán đầu vào cần theo dõi các vé đã xuất và thực hiện thanh toán cho hãng đúng hạn.
Kế toán đầu ra quản lý và lưu trữ các chứng từ liên quan, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng cho các vé đã xuất Trong khi đó, kế toán đầu vào thực hiện việc lưu trữ bảng kê và hóa đơn đầu vào của các vé đã xuất theo từng kỳ.
2.2.1.2 Quy trình ghi nhận công nợ khi xuất vé trực tiếp trên hãng, đại lý cấp 2
STT Cá nhân/ Bộ phận thực hiện
Công việc cụ thể Bộ phận phối hợp
1 TKT/Sales Tạo đề xuất xuất vé trực tiếp trên hãng, đại lý cấp 2
Kế toán đầu vào/ Kế toán đầu ra
2 Kế toán đầu ra, Kế toán đầu vào
Kiểm tra xác nhận thông tin TKT/Sales
3 Kế toán trưởng/ Giám đốc
Phê duyệt/ Thanh toán Kế toán đầu ra/ Kế toán đầu vào
4 Kế toán đầu vào Kiểm tra báo cáo TKT
5 Kế toán đầu ra Xử lý nghiệp vụ Kế toán đầu vào/
6 Kế toán đầu vào/ Kế toán đầu ra
Theo dõi và lưu trữ chứng từ Kế toán đầu vào/ Kế toán đầu ra
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
* Mô tả chi tiết sơ đồ quy trình
Để tạo đề xuất xuất vé trực tiếp trên hãng hoặc đại lý cấp 2, công ty Nguyễn Gia cần thanh toán trước cho các vé đoàn Sau khi thống nhất thông tin với hãng, TKT/Sales sẽ tạo đề xuất thanh toán trên base để Ban giám đốc phê duyệt Đề xuất này phải bao gồm đầy đủ số lượng, code vé, số tiền, tên khách, tên nhà cung cấp và các chứng từ như hình ảnh báo giá của nhà cung cấp và email xác nhận vé từ hãng Khi đề xuất được phê duyệt, phần mềm quản trị Base sẽ thông báo cho kế toán liên quan để xác nhận thông tin.
Kế toán đầu vào cần kiểm tra thông tin trên đề xuất để đảm bảo khớp với xác nhận qua email từ TKT/Sales và hãng hoặc đại lý cấp 2 Đồng thời, kế toán đầu ra sẽ xác minh ủy nhiệm thu của khách hàng đã thanh toán vé, kiểm tra mã khách hàng và số tiền đã chuyển về công ty Nếu phát hiện thiếu thông tin cần thiết, kế toán sẽ thông báo cho TKT/Sales để sửa đổi và bổ sung đầy đủ thông tin.
- Phê duyệt: Sau khi các thông tin được tập hợp đầy đủ, kế toán trưởng phê duyệt, giám đốc phê duyệt Thủ quỹ tiến hành chi tiền
Sau khi công ty Nguyễn Gia chi tiền, nhà cung cấp cung cấp số vé cho đại lý, TKT tiến hành nhập thông tin vé vào phần mềm kế toán Kế toán đầu vào kiểm tra xem tổng tiền vé mua vào có khớp với khoản chi ra hay không, trong khi kế toán đầu ra kiểm tra tổng tiền phải thu có khớp với số tiền khách thanh toán Nếu phát hiện sai sót, vé sẽ được unpost để TKT chỉnh sửa thông tin cho chính xác.
- Xử lý nghiệp vụ, theo dõi: tương tự khi xuất vé qua IATA, BAMBOO, VNA,
2.2.2 Kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn
2.2.2.1 Kế toán nợ phải thu a Tài khoản sử dụng
Tài khoản thu khách hàng (TK 131) được sử dụng để ghi nhận tình hình nợ phải thu từ khách hàng, giúp quản lý chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Các chứng từ và sổ sách liên quan sẽ hỗ trợ trong việc theo dõi và kiểm soát tình hình thu hồi nợ.
Các chứng từ kế toán thường được sử dụng trong công ty bao gồm Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng và Hợp đồng cung cấp dịch vụ Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến khoản phải thu khách hàng, sử dụng các loại sổ kế toán như Số cái TK 131, Sổ chi tiết, Sổ Nhật ký chung và Bảng cân đối số phát sinh TK 131 Nguyên tắc hạch toán cũng cần được tuân thủ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Khoản phải thu khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng mã khách hàng và phản ánh số tiền nhận ứng trước Việc phân loại khoản phải thu theo thời gian thanh toán và đối tượng giúp dễ dàng kiểm soát và thanh toán Không được bù trừ số dư giữa các tài khoản Nợ, Có TK 131 tổng hợp Cần thực hiện kiểm tra và đối chiếu định kỳ theo quý và cuối niên độ đối với các khoản phải trả người bán, bao gồm số đã trả và số còn phải trả, đặc biệt là với khách hàng có giao dịch thường xuyên và số dư nợ lớn Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là rất quan trọng.
TH1: Nghiệp vụ công ty bán chịu cho khách hàng (Chu kỳ công nợ: thanh toán theo ngày cụ thể, thanh toán 1 tháng 1 lần, )
Vào ngày 5 tháng 1 năm 2023, Công ty cổ phần hàng không Nguyễn Gia đã xuất vé đi châu Âu cho hành trình HANQHFRAQHHAN của hãng bay BAMBOO, theo yêu cầu của Công ty TNHH Thương mại Homes Space (SHOME) với số lượng 2 khách Giá vé là 52.904.076 đồng mỗi người và chưa thu tiền từ khách hàng Lịch thanh toán cho mã khách hàng SHOME được quy định là vào thứ ba gửi bảng kê và chứng từ, và thứ sáu sẽ thực hiện thanh toán.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH VÀ DỊCH VỤ HÀNG KHÔNG NGUYỄN GIA
Định hướng phát triển, sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia
Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia đặt mục tiêu chiến lược năm 2023 là cung cấp dịch vụ vé máy bay tốt nhất, tạo lợi nhuận hợp lý, góp phần tạo việc làm và phát triển cộng đồng Với phương châm “lấy khách hàng làm trung tâm”, công ty cam kết đáp ứng nhu cầu khách hàng bằng sự thân thiện và chuyên nghiệp, đồng thời không ngừng đổi mới hệ thống quản trị để trở thành đại lý vé máy bay uy tín Công ty cũng chú trọng đến việc phát triển bền vững, tuân thủ pháp luật và hoàn thành nghĩa vụ thuế, nhằm thu hút đầu tư lâu dài Mục tiêu dài hạn là trở thành đại lý cung cấp vé máy bay hàng đầu tại Việt Nam, với doanh thu tăng trưởng trên 32% mỗi năm, giảm chi phí và nâng cao chuyên môn hóa, từ đó tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
3.1.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán công nợ
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp cần phát triển mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ổn định tài chính doanh nghiệp thông qua kiểm soát và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế Thông qua các chứng từ và báo cáo kế toán, Ban giám đốc có thể nắm bắt thông tin chính xác về tình hình tài chính và dòng tiền Báo cáo tài chính cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị và các đối tác bên ngoài để đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn Do đó, Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia cần cải tiến và đổi mới công tác kế toán để phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế hiện nay.
Hoạt động kinh doanh chính của công ty là cung cấp dịch vụ, do đó, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến khoản nợ phải thu và nợ phải trả rất phong phú Việc quản lý công nợ hiệu quả là cần thiết để công ty sử dụng vốn một cách hợp lý và mở rộng hoạt động kinh doanh Bộ phận kế toán công nợ cần theo dõi liên tục các khoản phải thu và phải trả, đồng thời hoàn thiện các báo cáo để giúp Ban giám đốc hiểu rõ khả năng thanh toán và thu hồi nợ của công ty Điều này giúp tránh tình trạng chiếm dụng vốn và thanh toán chậm, từ đó bảo vệ hình ảnh và uy tín của công ty Vì vậy, công tác kế toán công nợ cần được cải tiến liên tục để đóng góp vào sự phát triển bền vững của công ty.
3.1.3 Nguyên tắc hoàn thiện kế toán công nợ
Để hoàn thiện kế toán công nợ, công ty cần tuân thủ chế độ tài chính, chuẩn mực kế toán và thông lệ quốc tế, đồng thời phù hợp với quy chế và chính sách của công ty Hệ thống chứng từ như giấy báo có, giấy báo nợ, hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu thu phải đảm bảo tính đầy đủ, trung thực và hợp pháp, tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán và ghi sổ Ngoài ra, cần cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, chính xác và kịp thời cho ban giám đốc và các bộ phận liên quan, với cơ sở lập thông tin dựa trên chứng từ gốc và có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
Công ty cần hoàn thiện công tác kế toán công nợ nhằm tối ưu hóa chi phí và giảm tải khối lượng công việc cho bộ phận kế toán, đồng thời đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quy trình làm việc.
Giải pháp hoàn thiện kế toán công nợ công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia
Sau ba tháng thực tập tại công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ hàng không Nguyễn Gia, qua việc quan sát và phỏng vấn các nhân viên kế toán, tôi nhận thấy công tác kế toán công nợ có nhiều điểm tích cực nhưng cũng tồn tại một số hạn chế Để cải thiện tình hình này, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán.
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Để đạt được sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, đặc biệt là giữa kế toán công nợ và các bộ phận khác, Ban giám đốc công ty cần thiết lập một quy trình làm việc chi tiết và rõ ràng, được ban hành nội bộ để các phòng ban thực hiện Điều này sẽ giúp tránh xung đột giữa các bên Tôi xin đề xuất giải pháp cụ thể để xử lý tình trạng Topup tiền lên hãng của kế toán công nợ.
Nhà cung cấp Duy trì số dư tối thiểu Thời gian cập nhập
( Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Kế toán công nợ đầu vào hàng ngày thông báo số dư tiền còn lại trên các hãng hàng không vào các thời điểm 8h, 13h và 17h Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, cần theo dõi và kiểm soát số dư tối thiểu mà các nhà cung cấp yêu cầu Nếu số dư tiền dưới mức tối thiểu, kế toán sẽ đề xuất thủ quỹ thực hiện việc Topup tiền Đồng thời, cần quy định các mức phạt cụ thể cho việc không kiểm soát số dư tiền, nhằm tránh tình trạng TKT không đủ tiền để xuất vé trên các hãng hàng không.
Thứ hai, kế toán công nợ chỉ cần đảm nhiệm công nợ phải thu hoặc công nợ phải trả, tuyển dụng thêm nhân viên kế toán công nợ
Công nợ hãng và công nợ khách hàng được phân chia rõ ràng, với công nợ hãng là khoản phải trả và công nợ khách hàng là khoản phải thu Sự phân chia này không chỉ giúp giảm tải công việc cho nhân viên kế toán mà còn đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong công tác kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Với sự mở rộng quy mô công ty, lượng công việc hàng ngày tăng lên, đặc biệt là đối với khách hàng là các bộ ban ngành và công ty du lịch cần chuẩn bị nhiều giấy tờ hợp đồng Để giảm tải khối lượng công việc cho hai kế toán công nợ hiện tại, công ty nên xem xét việc thuê thêm một kế toán công nợ.
Để nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót trong quản lý tài chính, thủ quỹ nên giao nhiệm vụ cho một người phụ trách riêng Việc này giúp phân tách rõ ràng giữa công việc kế toán công nợ và kiểm kê quỹ, đặc biệt khi khối lượng tiền cần kiểm kê hàng ngày ngày càng lớn, từ đó dễ dàng kiểm soát và quản lý vốn hiệu quả hơn.
3.2.2 Hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng
Kế toán công nợ phải thu cần gửi biên bản đối chiếu công nợ theo chu kỳ để xác nhận cụ thể công nợ giữa công ty và khách hàng Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng về số dư nợ, thời điểm nợ, cũng như kỳ hạn thanh toán Để duy trì sự chính xác, kế toán nên thực hiện gửi biên bản xác nhận hàng tháng cho khách hàng thường xuyên hoặc mỗi ba tháng cho các khách hàng khác.
Đối với mã khách hàng có số lượng vé vừa và thấp, cần thực hiện biên bản đối chiếu công nợ đầy đủ thông tin, chữ ký và xác nhận giữa hai bên Kế toán sẽ lưu thành hai bản và quét lưu trữ trên phần mềm Base Drive của công ty.
Thứ hai, theo dõi phát sinh đoàn theo thời điểm phát sinh
Theo nguyên tắc thanh toán trước khi xuất vé đoàn (trên 10 vé), kế toán phải thu theo dõi khoản cọc khách hàng đã chuyển, thường là 30% tổng giá trị đoàn Đối với các mã khách hàng có nhiều đoàn, cần ghi chép cụ thể số tiền cọc cho từng đoàn để tránh nhầm lẫn Do thời gian thanh toán khác nhau giữa các đoàn, kế toán phải gạt ủy nhiệm thu của khoản cọc và thanh toán đầy đủ để dễ dàng theo dõi các khoản cọc chưa thanh toán Vé xuất lẻ và vé đoàn của mỗi mã khách hàng chỉ được theo dõi trên một mã công nợ, vì vậy kế toán cần yêu cầu TKT ghi chú rõ ràng trong phần Remarks của mỗi vé để phân biệt giữa vé lẻ chưa thanh toán và vé đoàn đã thanh toán.
Thứ ba, cảnh báo công nợ quá hạn
Mặc dù mỗi khách hàng có thời hạn thanh toán riêng, công ty Nguyễn Gia cũng gặp phải những khách hàng khó đòi Kế toán công nợ phải quản lý nhiều mã công nợ, do đó cần kiểm soát chặt chẽ công nợ quá hạn Việc gửi và theo dõi công nợ cần thực hiện hàng ngày để tránh bỏ sót Cần ghi chú rõ ràng thời gian thanh toán, khách hàng quá hạn, số ngày quá hạn và số tiền nợ để có phương án xử lý kịp thời, phối hợp với nhân viên phụ trách khách hàng Sự can thiệp của Ban giám đốc là cần thiết khi số tiền lớn và thời gian nợ quá dài, nhằm bảo vệ dòng tiền của công ty.
Thứ tư, xuất hóa đơn theo ngày phát sinh
Theo nguyên tắc, tiền chuyển vào tài khoản công ty tháng nào phải xuất hóa đơn trong tháng đó Tuy nhiên, do áp lực công việc, kế toán thường xuất hóa đơn vào cuối tháng, dẫn đến nguy cơ sót hóa đơn và ảnh hưởng đến kê khai thuế Để khắc phục, kế toán công nợ cần theo dõi chi tiết các khoản tiền khách hàng chuyển vào tài khoản theo ngày và thông báo thời gian xuất hóa đơn cho khách Xuất hóa đơn nên được thực hiện trong tuần cho mỗi khoản tiền chuyển vào Cần kiểm soát số tiền xuất hóa đơn khớp với số tiền khách chuyển Nếu khách yêu cầu xuất tách thành hai hóa đơn, kế toán phải thông báo cho kế toán thuế để thuận tiện cho việc theo dõi Để hạn chế sót hóa đơn hoàn, kế toán nên xuất hóa đơn hoàn gửi lại khách trước khi hoàn tiền, thực hiện theo trình tự và có sự đồng thuận của khách hàng.
Thứ năm, trả lại tiền hoàn cho khách theo kỳ được hoàn về
Để đảm bảo quy trình thu hồi công nợ và hoàn tiền cho khách hàng diễn ra suôn sẻ, kế toán phải thu cần phối hợp chặt chẽ với kế toán đầu vào trong việc theo dõi tiền hoàn từ hãng về công ty Việc hoàn tiền cần được thực hiện đúng chu kỳ để khách hàng nhận lại khoản tiền trong kỳ đó, có thể hoàn trả trực tiếp hoặc trừ vào công nợ kỳ tiếp theo Đặc biệt, mỗi giao dịch hoàn tiền cần có xác nhận qua form hoàn tiền có chữ ký để đảm bảo tính minh bạch Hiện tại, công ty chưa triển khai quy trình này, vì vậy tôi xin đề xuất một mẫu form hoàn tiền cụ thể để thực hiện.
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Vào thứ sáu, việc quản lý nợ phải thu và thắt chặt tín dụng đối với các khách hàng lớn, đặc biệt là các bộ ban ngành nhà nước và công ty có vốn đầu tư nước ngoài, cần được chú trọng, nhất là với những khách hàng thường xuyên chậm thanh toán Để cải thiện tình hình, tôi đề xuất công ty quy định hạn thanh toán công nợ tối đa 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn, trừ trường hợp có sự phê duyệt của Ban giám đốc.
Kính gửi : Công ty cổ phần du lịch và dịch vụ Hàng Không Nguyễn Gia Địa chỉ: 149 Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội
Tên Đại lý: Công ty TNHH Thương mại FC Việt nam
Người phụ trách đại lý: Lê Bằng Giang
STT Số vé Họ tên khách Chặng đề nghị hoàn
Lý do đề nghị hoàn tại phòng vé: Khách không sử dụng
Hà Nội, ngày tháng năm
Đại lý chúng tôi xin xác nhận đã hoàn tất việc báo cáo hoàn các vé tại Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ Hàng không Nguyễn Gia.
Đại lý cam kết rằng việc đề nghị hoàn vé là theo yêu cầu của khách hàng và sẽ chịu trách nhiệm giải quyết mọi vấn đề phát sinh liên quan Địa chỉ liên hệ là Số 15 Nguyễn Khắc Nhu, Phường Trúc Bạch, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội.
Nội – Việt Nam ty Cụ thể chính sách thu hồi nợ áp dụng đối với từng nhóm khách hàng, tuổi nợ như sau: