CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
Khái quát chung về kế toán công nợ trong các DNXL
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của DNXL a) Khái niệm
Doanh nghiệp xây lắp, hay còn gọi là nhà thầu, là đơn vị kinh tế cơ sở có vai trò quan trọng trong việc sản xuất và kinh doanh Nhiệm vụ chính của họ là sử dụng tư liệu lao động và đối tượng lao động để tạo ra các sản phẩm xây lắp, đồng thời góp phần tạo nguồn tích lũy cho nhà nước.
Sản xuất và xây lắp là hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo hoặc hiện đại hóa các công trình thuộc nhiều lĩnh vực trong nền kinh tế, như giao thông, thủy lợi, khu công nghiệp, quốc phòng, an ninh và công trình dân dụng Hoạt động này nhằm tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho mọi ngành trong nền kinh tế Đối với doanh nghiệp xây lắp, kế toán cần ghi chép đầy đủ và kịp thời tình hình hoạt động để ghi nhận doanh thu và chi phí theo hợp đồng xây dựng, từ đó xác định lợi nhuận kế toán Thông tin này sẽ hỗ trợ người quản trị trong việc đưa ra quyết định xử lý và đầu tư hiệu quả.
Một số đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp cần lưu ý như sau:
Sản xuất xây lắp là một loại sản xuất công nghiệp đặc biệt theo đơn đặt hàng, sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ
Mỗi công trình xây dựng yêu cầu kinh nghiệm, kết cấu và hình thức phù hợp, được xác định cụ thể trong thiết kế dự toán riêng biệt Do tính chất độc lập và đơn chiếc của từng đối tượng, chi phí thi công các công trình xây dựng thường rất lớn và kết cấu không đồng nhất so với các sản phẩm công nghiệp.
Kế toán xây dựng xây lắp cần phải theo dõi và ghi nhận chi phí một cách chi tiết, tính giá thành sản phẩm và đánh giá kết quả thi công cho từng công trình cụ thể.
Lắp đặt riêng biệt cho từng công trình hoặc nhóm sản phẩm xây lắp theo thiết kế mẫu tại cùng một địa điểm giúp kế toán xác định chi phí sản xuất và tính giá thành chính xác hơn Đối tượng xây lắp thường có khối lượng và giá trị lớn, đồng thời thời gian thi công kéo dài.
Trong hoạt động xây lắp, thời gian thi công không được xác định cố định hàng tháng như các doanh nghiệp khác, mà phụ thuộc vào đặc điểm của từng công trình Điều này ảnh hưởng đến phương thức thanh toán giữa nhà thầu và khách hàng Việc xác định đúng đối tượng và kỳ tính giá thành là cần thiết để quản lý chi phí hiệu quả, phản ánh tình hình quản lý và thi công trong từng giai đoạn, đồng thời giúp nhà thầu tránh tình trạng căng thẳng về vốn.
Sản xuất xây lắp thường diễn ra ngoài trời và chịu ảnh hưởng trực tiếp từ các yếu tố môi trường, do đó, quá trình thi công xây lắp mang tính chất thời vụ.
Sản xuất xây lắp diễn ra tại các địa điểm cụ thể, với sản phẩm có tính chất cố định gắn liền với vị trí xây dựng Khi hoàn thành, sản phẩm không được lưu kho như ở các ngành nghề khác.
Hoạt động xây lắp đóng vai trò then chốt trong nền kinh tế, tạo ra cơ sở vật chất cần thiết cho sự phát triển Do đó, việc nắm bắt các đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp sẽ giúp cải thiện công tác kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp.
1.1.2 Khái niệm và đặc điểm về kế toán công nợ trong DNXL a) Khái niệm
Kế toán công nợ là bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, liên quan đến việc quản lý các khoản nợ phải thu và phải trả Hoạt động này diễn ra liên tục trong suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo sự ổn định tài chính và hiệu quả trong quản lý dòng tiền.
Công nợ phải thu bao gồm số tiền từ việc bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng mà doanh nghiệp chưa thu hồi Ngoài ra, công nợ này còn bao gồm thuế GTGT được khấu trừ và các khoản phải thu khác.
Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và kiểm soát các khoản tạm ứng, nhằm tránh tình trạng nợ công kéo dài gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động doanh nghiệp Để đảm bảo ngân sách không bị thâm hụt quá lớn, việc quản lý hạn mức công nợ là rất cần thiết.
Khoản phải thu khách hàng là tài sản thương mại của doanh nghiệp, phát sinh từ các giao dịch mua – bán Nó thể hiện quyền lợi của doanh nghiệp về số tiền, hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ thu hồi trong tương lai Khoản nợ phải thu là tài sản đang bị chiếm dụng bởi các tổ chức kinh tế và cá nhân khác, mà doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi.
Công nợ phải trả bao gồm các khoản tiền doanh nghiệp nợ nhà cung cấp về vật tư, công cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa và dịch vụ, cũng như thuế GTGT và tiền lương cho người lao động mà chưa thanh toán Kế toán công nợ cần liên tục cập nhật thông tin về công nợ phải trả và đối chiếu sổ sách để đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ chi trả cho các đối tác.
Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi nhận tài sản, tham gia cam kết hoặc phát sinh nghĩa vụ pháp lý Khoản nợ này có thể được hiểu là nguồn vốn doanh nghiệp chiếm dụng từ các đơn vị khác theo các chính sách kinh tế tài chính trong một khoảng thời gian nhất định, và sau đó doanh nghiệp cần hoàn trả lại.
Vai trò và ý nghĩa của kế toán trong các Doanh nghiệp xây lắp
Các khoản phải thu và phải trả đóng vai trò quan trọng trong kế toán của doanh nghiệp Kế toán công nợ là một phần hành thiết yếu, giúp doanh nghiệp sử dụng vốn hiệu quả, tránh tình trạng chiếm dụng vốn Đồng thời, kế toán công nợ tối ưu hóa khả năng quản lý vốn, đảm bảo uy tín và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Kế toán công nợ hoạt động hiệu quả sẽ thúc đẩy sự phát triển tài chính của doanh nghiệp Đồng thời, kế toán công nợ cần xây dựng các phương án giải quyết các khoản nợ phải trả thông qua việc lập kế hoạch cụ thể.
8 cụ thể và có đề xuất cho doanh nghiệp để kịp thời giải quyết ổn thỏa các khoản công nợ của doanh nghiệp.
Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác kế toán công nợ trong Doanh
nghiệp xây lắp 1.3.1 Quy mô, cơ cấu tổ chức của DNXL
Doanh nghiệp lớn thường có khoản công nợ phức tạp hơn, đòi hỏi cơ cấu tổ chức chặt chẽ để quản lý hiệu quả Việc kế toán công nợ được thực hiện tốt sẽ cung cấp số liệu chính xác và kịp thời, giúp nhà quản trị hiểu rõ tình hình tài chính và đưa ra quyết định thanh toán cũng như lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
1.3.2 Trình độ đội ngũ cán bộ Đây là một trong những nguồn lực quan trọng ảnh hưởng đến công tác kế toán công nợ trong DNXL và cũng là một ‘mắt xích’ để bộ máy có thể hoạt động Trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên kế toán cao sẽ góp phần đưa ra những biện pháp quản lý công nợ hiệu quả Cán bộ quản lý có trình độ cao sẽ đưa ra các quyết định, chính sách thích hợp nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả nhất và đặt được các mục tiêu đề ra Ngoài ra, các kế toán luôn cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời để ban quản trị có thể đề ra kế hoạch kinh doanh Kế toán thực hiện thiết lập, quản lý hệ thống thông tin, hạn chế rủi ro và tăng cường các mối quan hệ với ngân hàng và các nhà đầu tư
Môi trường kinh tế đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán công nợ của doanh nghiệp, bao gồm các yếu tố như lạm phát, tốc độ tăng trưởng kinh tế và mức độ cạnh tranh trên thị trường Khi nền kinh tế phát triển ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng vốn hiệu quả hơn, đảm bảo khả năng thanh toán các khoản vay nợ và tận dụng cơ hội huy động vốn Điều này giúp doanh nghiệp lựa chọn khách hàng tốt hơn, giảm thiểu rủi ro chiếm dụng vốn, từ đó nâng cao hiệu quả trong quản lý và hạch toán công nợ.
Khi nền kinh tế phát triển và khoa học kỹ thuật tiến bộ, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với môi trường cạnh tranh khốc liệt Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần linh hoạt và đổi mới trong chiến lược kinh doanh của mình Việc áp dụng công nghệ mới và cải tiến quy trình sản xuất là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả và tăng cường sức cạnh tranh.
Doanh nghiệp cần thích ứng để tồn tại, vì vậy việc đầu tư vào công nghệ và thiết bị hiện đại là rất quan trọng để tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng Sự gia tăng khoản phải thu từ khách hàng yêu cầu kế toán áp dụng các biện pháp hiệu quả hơn trong việc theo dõi Ngược lại, tình trạng suy thoái kinh tế có thể gây khó khăn cho tài chính doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của cả doanh nghiệp và khách hàng.
Kế toán công nợ
1.4.1 Kế toán nợ phải thu
1.4.1.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng a) Khái niệm Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay b) Nguyên tắc hạch toán Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá
Trong vòng 12 tháng kể từ ngày báo cáo, doanh nghiệp cần ghi chép chi tiết từng lần thanh toán Đối tượng thu hồi bao gồm các khách hàng có mối quan hệ kinh tế với doanh nghiệp, liên quan đến việc mua sản phẩm, hàng hóa, nhận dịch vụ, cũng như các tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính.
Trong hạch toán chi tiết tài khoản phải thu, kế toán cần phân loại các khoản nợ thành nợ có khả năng trả đúng hạn, nợ khó đòi và nợ không thu hồi được Việc này giúp xác định số trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi và có biện pháp xử lý phù hợp Các chứng từ sử dụng bao gồm Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Phiếu thu, Phiếu xuất kho, Giấy báo có của Ngân hàng, Biên bản bù trừ công nợ và các chứng từ liên quan khác trong việc ghi nhận và thanh toán khoản phải thu từ khách hàng.
10 d) Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán
Số tiền phải thu từ khách hàng là tổng số tiền mà khách hàng còn nợ sau khi đã thanh toán một phần Trong kỳ bán sản phẩm, số tiền này bao gồm cả số tiền khách hàng đã trả nợ và số tiền đã nhận ứng trước cho hàng hóa, dịch vụ Việc theo dõi số tiền phải thu và các khoản ứng trước từ khách hàng là rất quan trọng để quản lý tài chính hiệu quả.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
Số dư bên Nợ Số dư bên Có
- Phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng
Hình 1.1: Sơ đồ phải thu khách hàng
1.4.1.2 Kế toán tạm ứng a) Khái niệm
Khoản tạm ứng là số tiền hoặc vật tư doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc công việc được phê duyệt Người nhận tạm ứng phải là nhân viên của doanh nghiệp và những người nhận tạm ứng thường xuyên cần có sự chỉ định bằng văn bản từ Giám đốc Người nhận tạm ứng có trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận và chỉ được sử dụng cho mục đích đã được phê duyệt Nếu số tiền tạm ứng không sử dụng hết, họ phải nộp lại quỹ, và không được chuyển nhượng cho người khác Số tiền tạm ứng không hoàn lại sẽ bị trừ vào lương, trong khi doanh nghiệp sẽ chi bổ sung nếu có chi vượt quá số tạm ứng đã nhận.
Để nhận tạm ứng kỳ sau, cần thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước Kế toán phải lập sổ chi tiết theo dõi từng người nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận và thanh toán tạm ứng cho từng lần Các chứng từ sử dụng bao gồm Giấy xin tạm ứng, Bảng thanh toán tạm ứng và các chứng từ gốc liên quan đến việc sử dụng vật tư, tiền vốn tạm ứng Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán cũng cần được xác định rõ ràng.
- Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho - Các khoản tạm ứng đã được người lao động của doanh nghiệp thanh toán
Số dư bên Nợ Số dư bên Có
- Phản ánh số tạm ứng chưa thanh toán
Sơ đồ hạch toán (đính kèm ở phục lục)
1.4.1.3 Kế toán các khoản phải thu nội bộ a) Khái niệm Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với đơn vị cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới trực thuộc doanh nghiệp độc lập b) Nguyên tắc hạch toán Tài khoản 136 phải hạch toán chi tiết theo từng đơn vị cấp dưới có quan hệ thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ Doanh nghiệp cần có biện pháp đôn đốc giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải thu nội bộ trong kỳ kế toán
Cuối kỳ kế toán, cần kiểm tra và xác nhận số phát sinh, số dư của tài khoản 136 "Phải thu nội bộ" và tài khoản 336 "Phải trả nội bộ" với các đơn vị cấp dưới liên quan đến từng nội dung thanh toán Tiến hành thanh toán bù trừ cho từng khoản của các đơn vị cấp dưới và hạch toán bù trừ trên hai tài khoản này Nếu phát hiện chênh lệch trong quá trình đối chiếu, cần nhanh chóng tìm nguyên nhân và điều chỉnh Các chứng từ sử dụng bao gồm hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn thông thường, hóa đơn vận chuyển kiêm phiếu xuất kho nội bộ, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho nội bộ, biên bản bù trừ công nợ nội bộ và sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ nội bộ.
Kinh phí do chủ đầu tư giao cho BQLDA bao gồm việc thu hồi vốn và quỹ từ đơn vị cấp Các khoản thu khác được ghi nhận dưới dạng tăng số phải thu của chủ đầu tư đối với BQLDA, cùng với số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ.
- Các khoản phải thu nội bộ khác
Số dư bên Nợ Số dư bên Có
- Phản ánh số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ
Sơ đồ hạch toán (đính kèm dưới phụ lục)
1.4.1.4 Kế toán các khoản phải thu thuế được khấu trừ a) Khái niệm
Kế toán các khoản phải thu thuế khấu trừ phản ánh số thuế GTGT đầu vào mà doanh nghiệp được khấu trừ, đã khấu trừ và còn khả năng khấu trừ Nguyên tắc hạch toán cần tuân thủ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận các khoản thuế này.
Kế toán cần phân biệt rõ ràng giữa thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ Nếu không thể hạch toán riêng, số thuế GTGT đầu vào sẽ được ghi vào tài khoản 133 Cuối kỳ, kế toán phải xác định chính xác số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ theo quy định pháp luật hiện hành.
Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ sẽ được tính vào giá trị tài sản mua, giá vốn hàng bán ra hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
Việc xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kê khai và nộp thuế cần tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ hợp lệ như hóa đơn GTGT, chứng từ nộp thuế GTGT trong khâu nhập khẩu và các tài liệu liên quan khác để đảm bảo tính chính xác trong việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
15 d) Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán
- Số thuế GTGT đầu vào được khấu - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trừ
- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
- Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại
Số dư bên Nợ Số dư bên Có
- Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng
Sơ đồ hạch toán (đính kèm ở phụ lục 1)
1.4.1.5 Kế toán các khoản phải thu khác a) Khái niệm Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu (TK 131, 136, 133,141) và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:
Các khoản phải thu từ bồi thường vật chất do cá nhân hoặc tập thể, cả trong và ngoài doanh nghiệp, gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa và tiền vốn đã được xử lý để yêu cầu bồi thường.
Các hình thức kế toán
1.5.1 Hình thức kế toán nhật ký chung a) Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ và báo cáo chủ yếu như Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ Cái, sổ và thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính Trình tự ghi sổ trong kế toán Nhật ký chung cần được thực hiện một cách rõ ràng và chính xác để đảm bảo tính hợp lệ của các báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán
Theo hình thức kế toán nhật ký chung
Hình 1.3: Sơ đồ trình tự kế toán hình thức nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, số liệu từ sổ Nhật ký chung được sử dụng để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có sổ, thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, quý và năm, cần cộng số liệu trên Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, đảm bảo số liệu khớp đúng giữa Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết, thông tin này sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính.
Theo nguyên tắc kế toán, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải tương đương với tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung, cũng như trên các sổ Nhật ký đặc biệt trong cùng kỳ, sau khi đã loại trừ các số trùng lặp.
1.5.2 Hình thức nhật ký – sổ cái a) Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái bao gồm nhiều loại sổ và báo cáo kế toán như Nhật ký - Sổ Cái, các sổ và thẻ kế toán chi tiết, sổ quỹ, bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, bảng tổng hợp chi tiết, và báo cáo tài chính Trình tự ghi sổ trong hình thức này rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán
Theo hình thức kế toán nhật ký – sổ cái
Hình 1.4: Sơ đồ trình tự kế toán hình thức nhật ký – sổ cái
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, cần xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để tiến hành ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ kế toán vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, đồng thời cập nhật các sổ, thẻ kế toán chi tiết Sau đó, kế toán tiến hành cộng số liệu phát sinh từ phần Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản.
Sổ Cái là công cụ quan trọng để ghi nhận các phát sinh vào cuối tháng Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và số phát sinh trong tháng hiện tại, ta có thể tính toán số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng Ngoài ra, từ số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán, ta xác định được số dư cuối tháng (cuối quý) cho từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
1.5.3 Hình thức kế toán chứng từ - ghi sổ a) Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "Chứng từ ghi sổ" Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
26 và Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ bao gồm các loại sổ và báo cáo kế toán như: Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, Sổ và Thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chứng từ, sổ quỹ, bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính Quy trình ghi sổ trong kế toán Chứng từ ghi sổ được thực hiện theo một trình tự nhất định.
Trình tự ghi sổ kế toán
Theo hình thức kế toán chứng từ - ghi sổ
Hình 1.5: Sơ đồ trình tự kế toán hình thức chứng từ ghi sổ
Hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ Sau khi có Chứng từ ghi sổ, kế toán sẽ ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
Số 27 được sử dụng để ghi vào Sổ Cái, trong khi các chứng từ kế toán sau khi lập Chứng từ ghi sổ sẽ được dùng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cần khóa sổ để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng Điều này bao gồm việc ghi chép tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Dựa vào Sổ Cái, lập Bảng Cân đối số phát sinh để có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
Khái quát về Công ty cổ phần BOT Đại Dương
2.1.1 Tổng quan về Công ty cổ phần BOT Đại Dương
- Tên công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN BOT ĐẠI DƯƠNG
- Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: OCEAN BOT JOINT STOCK
- Tên công ty viết tắt: OCEAN BOT., JSC
- Địa chỉ trụ sở chính: Phòng 15.03 tòa nhà Plaschem số 562 Nguyễn Văn Cừ, Phường Gia Thụy, quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Email: BOT.daiduong2010@gmail.com
Vốn điều lệ:240.000.000.000 đồng (Hai trăm bốn mươi tỷ đồng) Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng; tổng số cổ phần: 24.000.000
- Người đại diện của công ty: Lương Đức Minh – Chủ tịch hội đồng quản trị
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho công ty cổ phần được cấp lần đầu vào ngày 12/11/2010 và đã trải qua 16 lần thay đổi, với lần thay đổi gần nhất vào ngày 03/09/2019, do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội - Phòng Đăng ký kinh doanh cấp.
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ phần BOT Đại Dương, được thành lập vào tháng 11 năm 2010, có cổ đông lớn nhất là Công ty cổ phần Phát triển Đại Dương, thành lập từ tháng 4 năm 2008.
Kể từ khi thành lập, Công ty đã tập trung vào hai lĩnh vực đầu tư kinh doanh chính: (1) xây dựng, kinh doanh và chuyển giao các công trình giao thông đường bộ, và (2) quản lý thu phí giao thông đường bộ.
Từ năm 2011 đến 2014, Công ty đã được Bộ Giao thông Vận tải tín nhiệm lựa chọn để thực hiện Dự án Cải tạo và nâng cấp Quốc lộ 18 đoạn qua thành phố Uông Bí.
Dự án BOT xây dựng tuyến đường từ Km77+300 đến Km107+400 tại thành phố Hạ Long có tổng mức đầu tư 2.838,875 tỷ đồng và chiều dài 30,1 km Thời gian thực hiện dự án là 36 tháng, bắt đầu từ ngày 16/10/2011.
Nhà đầu tư và các nhà thầu đã tích cực thi công toàn tuyến với 15 gói thầu xây lắp, 16 gói thầu tư vấn đầu tư xây dựng và kiểm định, cùng 3 gói thầu chi phí khác, bao gồm rà phá bom mìn, bảo đảm an toàn giao thông và bảo hiểm công trình Dự án đã hoàn thành và đưa vào sử dụng vào ngày 19/10/2014, đảm bảo tiến độ thi công theo cam kết trong Hợp đồng BOT Giá trị quyết toán của Dự án đã được Bộ GTVT thỏa thuận tại văn bản số 14713/BGTVT-TC ngày 12/12/2016, và đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền như Kiểm toán Nhà nước và Thanh tra kiểm tra.
Bộ GTVT cùng các cơ quan như Đoàn giám sát Quốc hội tỉnh Quảng Ninh và Tổng cục đường bộ Việt Nam đã thực hiện thanh kiểm tra đầy đủ theo kế hoạch đối với Dự án BOT Các kết luận từ các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đều ghi nhận và đánh giá tích cực về hiệu quả đầu tư, công tác triển khai, quản lý xây dựng và thu phí của dự án, tuân thủ đúng quy trình và các quy định pháp luật Hiện tại, dự án đã hoàn thành và đang khai thác thu phí ổn định trong nhiều năm qua.
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh của công ty
Công ty được thành lập theo Nghị định số 108/2009/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2019 của Chính phủ, với nhiệm vụ duy nhất là thực hiện dự án cải tạo Quốc lộ.
Dự án BOT 18 đoạn từ TP Uông Bí đến TP Hạ Long là dự án duy nhất, giúp quản lý và công khai minh bạch, không chồng chéo doanh thu và chi phí với các dự án khác Theo hợp đồng BOT, Công ty có một số nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện.
- Xây dựng, cải tạo, nâng cấp tuyến đường giao thông đường bộ đoạn Uông Bí –
- Kinh doanh (thu phí hoàn vốn) dự án trên trong thời gian 16 năm 4 tháng
- Hết thời gian thu phí sẽ chuyển giao lại cho Nhà nước
Kể từ khi thành lập, công ty đã tập trung vào hai lĩnh vực đầu tư kinh doanh chính: xây dựng, kinh doanh và chuyển giao công trình giao thông đường bộ, cùng với quản lý thu phí giao thông đường bộ.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
2.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức
BAN TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN
Kế Kế Thủ toán toán quỹ tổng công hợp nợ
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN, THU PHÍ BAN HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
Trạm Phòng Phòng Phòng thu Kế Kỹ thuật hành nhân phí hoạch – Chất chính sự lượng
( Nguồn: Ban Hành chính – nhân sự của Công ty Công ty Cổ phần BOT Đại Dương )
2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban a) Ban Giám đốc
Giám đốc ( Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm )
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công
Phụ trách công tác tài chính và ký kết các Hợp đồng Kinh tế
- Phó Giám đốc thường trực
Phụ trách chung toàn bộ dự án BOT
Phụ trách công tác tài chính, kế toán Phụ trách nộp nghiệp của công ty Phụ trách pháp lý của công ty;
- Phó Giám đốc phụ trách thi công
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác thi công Dự án BOT và thực hiện các công việc theo ủy quyền của Giám đốc
Đảm bảo sự minh bạch và công khai trong tài chính cũng như các hoạt động của công ty là rất quan trọng để duy trì đúng tiến độ, tuân thủ đạo đức và pháp luật Các phòng ban trực thuộc cần thực hiện các biện pháp phù hợp để hỗ trợ cho mục tiêu này.
Ban Hành chính – Nhân sự
Công tác quản lý nhân sự:
Xây dựng và quản lý bộ máy tổ chức Công ty Công tác quản lý hành chính:
Xây dựng chương trình, nội dung tổ chức các sự kiện cho Công ty.
Công tác văn thư lưu trữ:
Thực hiện công tác văn thư; in ấn và phát hành tài liệu
Quản lý, sử dụng con dấu của Công ty theo đúng quy định của pháp luật.
Ban Tài chính – Kế toán
Thực hiện công tác tài chính:
Xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm theo kế hoạch hoạt động đầu tư kinh doanh của Công ty
Lập kế hoạch và các phương án sử dụng vốn là rất quan trọng để huy động vốn và đầu tư tài chính hiệu quả Việc cân đối các nguồn vốn cần thiết phải phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty, nhằm đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững.
Thực hiện công tác Kế toán:
Quản lý mọi khoản thu chi, thanh toán tiền lương.
Lập sổ theo dõi thu nhập cá nhân và tính thu nộp thuế thu nhập cá nhân.
Tính toán, trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách, nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước theo luật
Quản lý các khoản công nợ, tài sản, vật tư, hàng hóa
Lập báo cáo tài chính
Ban Quản lý Dự án, thu phí
Ban Quản lý Dự án gồm có 2 phòng: phòng Kế hoạch và phòng Kỹ thuật –
Xây dựng, theo dõi và điều chỉnh kế hoạch, tiến độ của Dự án
Lập biểu thanh toán khối lượng cho Nhà thầu Phòng Kế hoạch – Chất lượng
Giám sát của Chủ đầu tư tại công tường; tham gia nghiệm thu, xác nhận khối lượng phát sinh ngoài hiện trường.
Kiểm tra, theo dõi dự toán thi công xây dựng công trình làm cơ sở kiểm tra, duyệt hồ sơ thanh toán cho Nhà thầu
Chịu sự quản lý điều hành từ Ban Hành chính – nhân sự và Ban Tài chính – Kế toán
2.2.3 Một số chỉ tiêu hoạt động của công ty
1.Doanh thu bán hàng và
3 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 51.086.065.033 61.501.296.239 120%
4.Doanh thu hoạt động tài
- Trong đó: Chi phí lãi vay 112.300.967.540 102.308.358.511
6 Chi phí quản lý doanh
7 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {30 = 20 + (65.502.271.248) (47.389.114.691) (72%) (21-22) – (25+26)}
11 Tổng lợi nhuận kế toán
12 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60 = (65.382.654.063) (46.879.355.769) (72%) 50–51–52)
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
(Nguồn: BanTài Chính – Kế toán)
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho thấy doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty đã giảm dần qua các năm Cụ thể, vào năm 2019, doanh thu thuần đạt 157.772.281.817 đồng, giảm gần 60 tỷ đồng so với năm 2018 Đến năm 2020, doanh thu tiếp tục giảm khoảng 50 tỷ đồng, còn 116.342.590.902 đồng Mặc dù lợi nhuận âm, điều này đã được dự tính trong hợp đồng BOT do tổng mức đầu tư lớn của dự án giao thông, dẫn đến chi phí vay ngân hàng cao trong khi doanh thu thấp Tuy nhiên, khi vốn vay giảm và doanh thu tăng nhờ vào sự gia tăng lưu lượng phương tiện và việc tăng giá vé ba năm một lần, doanh nghiệp sẽ có khả năng tạo ra lợi nhuận và hoàn vốn đầu tư.
Theo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tổng lợi nhuận trước thuế của đơn vị trong những năm qua đều âm, do đó, đơn vị không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) Bên cạnh đó, theo quy định pháp luật, các dự án BOT được hưởng ưu đãi thuế, cụ thể là trong 4 năm đầu, Công ty sẽ được miễn thuế TNDN và trong 9 năm tiếp theo, thuế này sẽ được giảm 50%.
2.2.4 Vị trí thực tập tại Công ty cổ phần BOT Đại Dương
Sau khi tham gia phỏng vấn tại Công ty cổ phần BOT Đại Dương và nhận được giấy giới thiệu thực tập từ Học viện Ngân hàng, tôi đã chính thức được nhận vào vị trí thực tập sinh kế toán tại Ban Tài chính - Kế toán.
Công việc cụ thể của thực tập sinh gồm có:
Thu thập, ghi chép các số liệu từ các ban, phòng khác để hỗ trợ kế toán viên làm các báo cáo liên quan
Tổng hợp, phân tích và kiểm tra các khoản thu và các khoản theo dõi chi tiết và tổng hợp về các chủ nợ và khách nợ
Hỗ trợ lập bảng thanh toán lương cho CBNV và các khoản khấu trừ của người lao động;
Hỗ trợ kê khai thuế GTGT hàng tháng, và lập chứng từ nộp Ngân sách;
Hỗ trợ các công việc như phô tô tài liệu, sắp xếp và phân loại chứng từ, lập phiếu thu và phiếu chi, cũng như thực hiện ủy nhiệm chi và giao dịch với ngân hàng.
Tổ chức kế toán của Công ty cổ phần BOT Đại Dương
2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Bộ máy kế toán của Công ty cổ phần BOT Đại Dương hiện tại bao gồm 4 thành viên, trong đó có 1 kế toán trưởng, 2 kế toán viên (bao gồm kế toán tổng hợp và kế toán công nợ) và 1 thủ quỹ.
- Kế toán trưởng có vai trò:
Tổ chức xây dựng xây dựng kế hoạch kế hoạch tài chính ngắn hạn ngắn hạn, trung hạn và và dài hạn theo kế hoạch SXKD của Công ty
Quản lý về tài chính trong việc ký kết, thực hiện các hợp đồng kinh tế thế, hợp đồng BOT, hợp đồng tín dụng, hợp đồng với nhà thầu,
Tham gia kiểm tra, thẩm định dự án, hồ sơ nghiệm thu thanh toán, quyết toán các hợp đồng kinh tế
Tổ chức thực hiện công tác báo cáo tài chính kế toán, báo cáo quản trị, báo cáo thuế, kiểm toán và kiểm kê tài sản, vật tư, tiền vốn Đảm bảo đánh giá lại tài sản và vật tư theo đúng chế độ quy định.
Quản lý, thực hiện công tác hạch toán kế toán, kế toán các phần hành
Chúng tôi thực hiện công tác kế toán thuế, kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng, kế toán tiền lương, kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ, kế toán vật tư hàng hóa, kế toán giá thành, cũng như kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
Kiểm tra và phối hợp các khoản chi phí theo kế hoạch được phê duyệt, đồng thời tổng hợp và phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí và doanh thu của công ty để đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng vốn.
Kế toán tổng hợp thực hiện các công việc kế toán trừ các khoản liên quan đến công nợ
Thực hiện công tác công nợ phải thu, phải trả, kế toán thuế, kế toán tiền lương, tạm ứng,
Quản lý và thực hiện công tác tài chính kế toán là rất quan trọng trong việc thực hiện các hợp đồng kinh tế và hợp đồng với nhà thầu của công ty Việc kiểm tra hồ sơ đầy đủ và chính xác đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình quản lý tài chính.
39 tạm ứng, thanh toán, quyết toán; thực hiện công tác thanh toán cho nhà thầu
Quản lý, kiểm soát công tác bảo lãnh tạm ứng, bảo lãnh thực hiện hợp đồng
Dựa vào phiếu thu và phiếu chi, thủ quỹ thực hiện việc thu chi và cập nhật số liệu vào sổ quỹ tiền mặt hàng ngày Việc đối chiếu số liệu thường xuyên và báo cáo tình hình tồn quỹ tiền mặt là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác.
2.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ tại Công ty
Hiện tại, Công ty đang thực hiện theo đúng chế độ hệ thống chứng từ kế toán dựa trên các nhóm chứng từ sau:
- Nhóm chứng từ liên quan đến lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương,
- Nhóm chứng từ liên quan đến hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, bảng kê mua hàng, bảng kê bán hàng,
- Nhóm chứng từ liên quan đến bán hàng: Hóa đơn GTGT,
- Nhóm chứng từ liên quan đến tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán,
- Nhóm chứng từ liên quan đến tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ,
- Nhóm chứng từ liên quan đến nộp ngân sách: Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN; Giấy nộp tiền vào NSNN…
- Nhóm chứng từ liên quan ngân hàng (tiền vay, tiền gửi): Giấy nhận nợ vay, Báo Nợ, Báo Có, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi…
Công ty thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán theo 4 bước sau:
Vào phần mềm và in các sổ sách liên quan
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ
(Nguồn: Ban Tài chính - Kế toán)
Các phòng ban có nhiệm vụ chuyển chứng từ đến Ban Tài chính - Kế toán Tại đây, kế toán sẽ tiếp nhận, kiểm tra và phân loại chứng từ một cách chi tiết và hợp lệ Sau đó, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và in các sổ sách liên quan.
Cuối cùng, các chứng từ sẽ được lưu trữ bản chính và bảo quản an toàn cho đến khi hết hạn sử dụng Việc sử dụng các chứng từ này cần tuân thủ đúng mục đích của nghiệp vụ kế toán.
2.3.3 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Hiện nay, Công ty cổ phần BOT Đại Dương đang sử dụng phần mềm kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Sổ cái ;Sổ tổng hợp
Sổ chi tết Phần mềm kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Ghi chú: Máy vi tính
Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
In sổ, báo cáo cuối tháng, năm
- Báo cáo kế toán quản trị
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của Công ty Cổ phần BOT Đại Dương
(Nguồn: Ban Tài chính - Kế toán)
Sau khi phân loại và kiểm tra tính hợp lý của chứng từ kế toán, kế toán sẽ định khoản và nhập số liệu vào phần mềm kế toán Đồng thời, kế toán cũng cập nhật số liệu vào bảng tổng hợp chứng từ và phản ánh các phần hành tương ứng hàng ngày Phần mềm kế toán tự động kết chuyển một số bút toán và tạo ra các sổ sách cùng báo cáo tài chính Kế toán có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu các sổ Nhật ký chung, sổ tổng hợp, sổ chi tiết, cũng như báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Cuối tháng hoặc cuối năm, kế toán viên sẽ in ra các sổ và báo cáo quản trị, cùng với báo cáo tài chính của năm đó.
2.3.4 Vận dụng chính sách kế toán công nợ tại Công ty
Hiện nay, công tác kế toán ở Công ty cổ phần BOT Đại Dương đang áp dụng theo chế độ chính sách kế toán được Bộ Tài chính quy định
- Đơn vị tiền tệ chủ yếu được sử dụng cho công tác hạch toán và sử dụng cho ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VND)
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính, cùng với các Thông tư sửa đổi, bổ sung đến thời điểm lập báo cáo.
- Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Nhà nước tính trên thu nhập chịu thuế của Công ty
- Các loại thuế khác theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Thực trạng kế toán công nợ tại Công ty cổ phần BOT Đại Dương
2.4.1 Đặc điểm về kế toán công nợ tại công ty
Do Công ty Cổ phần BOT Đại Dương mang loại hình xây lắp nên các nghiệp vụ kế toán công nợ tại công ty có đặc điểm như sau:
Kế toán các khoản nợ phải thu thường có ít phát sinh, với số lượng khách hàng không nhiều và số dư nợ thấp Thời gian nợ ngắn giúp giảm khả năng bị chiếm dụng vốn, do đó công tác kế toán phải thu trở nên đơn giản hơn.
Các khoản nợ phải trả bao gồm các khoản thuế và nộp ngân sách, cũng như các khoản phải trả cho người lao động thường được thanh toán ngay trong tháng sau, giúp giảm bớt công tác kế toán Tuy nhiên, các khoản phải trả cho nhà thầu lại phát sinh nhiều hơn do đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp với thời gian thi công dài và giá trị gói thầu lớn, đòi hỏi kế toán phải theo dõi sát sao để hạch toán kịp thời.
2.4.2 Kế toán nợ phải thu
2.4.2.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Công ty sử dụng các chứng từ như hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu thu và giấy báo có của ngân hàng Để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung với các loại sổ kế toán bao gồm sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 131, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và bảng cân đối số phát sinh TK 131.
Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ việc thu phí các phương tiện giao thông tại Trạm thu phí Đại Yên, với 5 loại vé dịch vụ có giá từ 30.000 đến 160.000 đồng, phù hợp với quy định tại Thông tư số 44/2014/TT-BTC Ngoài ra, Trạm còn cung cấp vé tháng và vé quý cho các phương tiện thường xuyên qua lại.
Việc thu phí đường bộ thường được thực hiện ngay bằng tiền mặt hoặc qua thẻ không dừng ETC, trong đó Công ty VETC là đơn vị thu phí ETC Thông thường, tiền thu phí sẽ được chuyển trả vào tài khoản của Công ty BOT Đại Dương vào ngày hôm sau Vì vậy, kế toán cần hạch toán các khoản phải thu khách hàng dựa trên việc thu phí ETC từ Công ty VETC.
Hình 2.1: Biểu thu phí sử dụng đường bộ
(Nguồn: Thông tư số 44/2014/TT-BTC)
Ví dụ 1: Nghiệp vụ dưới đây được trích từ doanh thu một ngày của Trạm thu phí Đại
Phát sinh nợ phải thu
Vào ngày 03/12/2020, Công ty cổ phần BOT Đại Dương đã ghi nhận doanh thu từ trạm Đại Yên với số tiền 90.560.000 đồng (bao gồm thuế GTGT), tuy nhiên, công ty VETC vẫn chưa thực hiện chuyển khoản (Giá/phí vé được đính kèm ở phụ lục 1).
- Hạch toán nghiệp vụ này như sau:
Vào ngày 01/12/2020, Công ty Cổ phần BOT đã ghi nhận doanh thu từ việc thu phí tại Trạm Đại Yên đạt 145.370.000 đồng (bao gồm thuế GTGT), tuy nhiên Công ty ETC vẫn chưa thực hiện việc chuyển tiền.
- Ngày 02/12/2020, Công ty VETC chuyển khoản tiền doanh thu từ việc thu phí trạm Đại Yên ngày 01/12/2020 một khoản là 145.370.000 đồng
Hình 2.2: Giấy báo nợ Ngân hàng
(Nguồn: Ban Tài chính - Kế toán)
- Hạch toán nghiệp vụ này như sau:
(Nguồn: Ban Tài chính - Kế toán)
(Nguồn: Ban Tài chính - Kế toán)
2.4.2.2 Kế toán các khoản phải thu thuế GTGT được khấu trừ
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ bao gồm Hóa đơn GTGT, Phiếu thu và Giấy báo có của ngân hàng Để hạch toán và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tài khoản 133, công ty thực hiện việc ghi chép qua các loại sổ kế toán như Sổ Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết và Bảng cân đối số phát sinh.
Vào ngày 01/12/2020, Công ty cổ phần BOT Đại Dương đã nhận giá trị hoàn thành cho công trình QLBDTX thuộc dự án cải tạo và nâng cấp Quốc lộ 18, đoạn qua TP Uông Bí.
TP Hạ Long được triển khai theo hình thức BOT vào quý III/2020, dựa trên hợp đồng số 3212/2020/HĐ-BDTX ký ngày 31/12/2019 và phụ lục hợp đồng số 01/3212/2020/PLHĐ-BDX ký ngày 15/6/2020, với tổng giá trị 1.283.346.476 đồng, chưa bao gồm thuế GTGT Tổng thuế GTGT là 128.334.648 đồng.
(Nguồn: Ban Tài chính - Kế toán)
- Hạch toán giao dịch trên như sau:
(Nguồn: Ban Tài chính - Kế toán)
2.4.2.3 Kế toán phải thu nội bộ khác
Công ty không có phát sinh giao dịch phải thu nội bộ khác từ Ban Tài chính -
Kế toán Ngoài ra, vì hạch toán theo hình thức tập trung nên công ty không có đơn vị phụ thuộc
2.4.2.4 Kế toán các khoản phải thu khác
Công ty không có bất cứ phát sinh giao dịch phải thu khác từ Ban Tài chính -
Ngoài các chứng từ cơ bản như Hóa đơn GTGT và ủy nhiệm chi, kế toán cần thêm Giấy đề nghị tạm ứng và Bảng thanh toán tạm ứng Công ty ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản 141 thông qua các hình thức ghi sổ kế toán như Sổ Nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết.
Vào ngày 18 tháng 12 năm 2020, Công ty cổ phần BOT Đại Dương đã tạm ứng 10.000.000 đồng cho chi phí hành chính của Trạm thu phí Đại Yên thông qua hình thức gửi tiền ngân hàng.
Hình 2.7: Giấy đề nghị tạm ứng (Nguồn: Ban Tài chính -
(Nguồn: Ban Tài chính - Kế toán)
- Hạch toán giao dịch trên như sau:
(Nguồn: Ban Tài chính - Kế toán)
Cuối tháng, nhân viên Trần Thị Thơm cần thực hiện quyết toán tạm ứng, đảm bảo số tiền tạm ứng đã chi vừa đủ và có đầy đủ chứng từ kèm theo Kế toán sẽ tiến hành hạch toán các khoản chi này.
Có TK 141: 10.000.000 Các sổ được mở và ghi chép tương tự như TK 131 (Chi tiết cho đối tượng khách hàng là nhân viên Trần Thị Thơm)
2.4.3 Kế toán các khoản phải trả
2.4.3.1 Kế toán phải trả người bán
Kế toán viên cần chuẩn bị các chứng từ quan trọng như Giấy đề nghị thanh toán, Biên bản nghiệm thu, Biên bản quyết toán A-B, Hóa đơn GTGT và Ủy nhiệm chi Khi đã có đầy đủ hồ sơ cần thiết, kế toán sẽ tiến hành hạch toán khoản phải trả người bán Việc ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 331 sẽ được thực hiện theo các hình thức ghi sổ kế toán phù hợp.
50 toán sau: Sổ Nhật ký chung, sổ cái, sổ tổng hợp, sổ chi tiết và bảng cân đối số phát sinh
- Ngày 01/12/2020 Công ty thực hiện ghi nhận giá trị hoàn thành công trình QLBDTX đường bộ Dự án cải tạo nâng cấp Quốc lộ 18 đoạn TP Uông Bí – TP
Hạ Long đã triển khai hình thức BOT trong quý III/2020, theo hợp đồng số 3212/2020/HĐ-BDTX ký ngày 31/12/2019 và phụ lục hợp đồng số 01/3212/2020/PLHĐ-BDX ký ngày 15/6/2020, với tổng giá trị 1.283.346.476 đồng, bao gồm thuế GTGT là 128.334.648 đồng.
(Nguồn: Ban Tài chính - Kế toán)
- Hạch toán nghiệp vụ trên như sau:
Đánh giá thực trạng
- Về hạch toán các kế toán các khoản phải thu
Công tác hạch toán các khoản nợ phải thu được thực hiện kịp thời thông qua việc sử dụng sổ chi tiết để theo dõi tình hình công nợ của từng đối tượng Điều này giúp kế toán cung cấp thông tin chính xác về công nợ cho nhà quản lý, từ đó giúp họ nắm bắt nhanh chóng tình hình tài chính của công ty và đưa ra các chiến lược, kế hoạch phù hợp với thực trạng hiện tại.
- Về hạch toán các kế toán các khoản phải trả
Công ty cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định của Nhà nước, đảm bảo thực hiện đầy đủ các khoản nợ ngân sách Đồng thời, công ty cũng thanh toán kịp thời và đầy đủ các khoản phải trả cho người lao động, bao gồm lương và các khoản bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp Chính sách tiền lương của công ty có nhiều ưu điểm, với mức lương tương đối cao, thu hút lực lượng lao động có tay nghề và chuyên môn giỏi đến làm việc.
Đối với các khoản phải trả cho nhà thầu trong doanh nghiệp xây lắp, quy trình lựa chọn và quản lý thi công rất chặt chẽ do thời gian thi công dài và giá trị gói thầu lớn Các dự án thường được thực hiện tại một địa điểm cố định và phải tuân thủ nhiều quy định từ các cơ quan quản lý nhà nước Dự án sẽ được kiểm toán bởi Kiểm toán Nhà nước, giám sát bởi đoàn Giám sát Quốc Hội và thanh tra của Bộ GTVT, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình thanh quyết toán.
Lựa chọn nhà thầu: căn cứ vào thiết kế kỹ thuật, Chủ đầu tư lập hồ sơ yêu cầu để mời thầu
Phát hành thư mời thầu
Nhà thầu lập Hồ sơ đề xuất, Chủ đầu tư đánh giá Hồ sơ đề xuất
Mở thầu và lựa chọn nhà thầu (đấu thầu hoặc chỉ định thầu)
Quản lý thi công là quá trình giám sát tiến độ và chất lượng công trình theo Hợp đồng đã ký kết Trong quá trình thi công, Chủ đầu tư và Nhà thầu Tư vấn Giám sát cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo chất lượng công trình Công việc thi công được thực hiện theo từng giai đoạn, tương ứng với tiến độ hợp đồng, và nghiệm thu cũng diễn ra theo từng giai đoạn Về thanh toán, Nhà thầu thường nhận tạm ứng từ 15%-20% từ Chủ đầu tư, sau đó sẽ được thanh toán tiếp theo từng đợt dựa trên kết quả nghiệm thu, thường là khoảng 9 đến 10 đợt Hồ sơ thanh toán cho mỗi đợt cần được chuẩn bị đầy đủ.
Hồ sơ hoàn công bao gồm các tài liệu như Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành, Biên bản kiểm nghiệm chất lượng công trình, Phiếu giá, Đề nghị thanh toán và Hóa đơn GTGT Chủ đầu tư sẽ thanh toán đến 90% giá trị hợp đồng dựa trên Hồ sơ thanh toán (Điều 22, Hợp đồng thi công xây lắp), trong khi 10% giá trị còn lại sẽ được giữ lại để đảm bảo nghĩa vụ bảo hành và chờ quyết toán của Bộ GTVT Khi quyết toán gói thầu, Nhà thầu cần lập Hồ sơ quyết toán dựa trên Hồ sơ Thiết kế đã được duyệt và Hồ sơ hoàn công, sau đó trình Chủ đầu tư phê duyệt Quyết toán A-B phải được kiểm toán bởi đơn vị độc lập trước khi nộp Hồ sơ quyết toán cho Bộ GTVT Sau khi hoàn thành nghĩa vụ bảo hành và được Bộ GTVT phê duyệt quyết toán, Chủ đầu tư sẽ thanh toán phần còn lại và hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng.
- Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán được tổ chức một cách gọn nhẹ và chặt chẽ, theo mô hình tập trung, giúp các kế toán viên nắm rõ quy trình điều hành từ kế toán trưởng Mỗi kế toán phụ trách một phần hành cụ thể, với kinh nghiệm dày dạn và năng lực chuyên môn cao, phối hợp hiệu quả để nâng cao năng suất công việc Nhờ đó, việc quản lý không bị chồng chéo và các vấn đề trong hạch toán số phát sinh trong kỳ được giải quyết một cách suôn sẻ.
- Về hệ thống tài khoản và chứng từ được sử dụng
Quy trình luân chuyển chứng từ được thiết kế hợp lý, đảm bảo việc thu thập chứng từ đầy đủ và phản ánh trung thực, chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
Kế toán luôn kiểm tra cẩn thận, xác minh tính chính xác trong từng quy trình và xử lý những sai sót trong chứng từ một cách nhanh chóng
- Về hệ thống sổ sách kế toán
Kế toán ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung là lựa chọn phù hợp cho quy mô và đặc thù hoạt động của công ty, nhờ vào tính đơn giản và dễ áp dụng cho các nghiệp vụ kinh tế Hệ thống sổ sách rõ ràng, với các nghiệp vụ được sắp xếp theo trình tự thời gian, giúp thuận tiện trong việc rà soát và kiểm tra dữ liệu Hình thức này cũng tương thích tốt với phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng, đảm bảo việc cập nhật nhanh chóng và chính xác thông qua phần mềm Effect.
- Về ứng dụng của phần mềm kế toán Effect trong công tác kế toán
Hệ thống kế toán của công ty đã ứng dụng phần mềm máy vi tính, giúp đơn giản hóa việc xử lý thông tin Điều này cần thiết để lãnh đạo nắm bắt kịp thời thực trạng công ty và khắc phục sai sót trên sổ sách Ngoài ra, việc này cũng giúp tìm ra phương hướng giải quyết cho những hạn chế hiện tại.
Phần mềm Effect hỗ trợ công việc hạch toán và tạo lập chứng từ, giúp quy trình kế toán trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn trong quản lý và hạch toán.
Phần mềm in ra các chứng từ đúng theo mẫu của Bộ Tài chính, giúp kế toán tiết kiệm thời gian tìm kiếm mẫu và đảm bảo các chứng từ hợp lý, hợp lệ, giảm thiểu sai sót trong quá trình lập chứng từ.
- Đối với ứng dụng phần mềm Effect
Phần mềm kế toán mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng tồn tại một số hạn chế Các lỗi lập trình hệ thống do virus, cập nhật phiên bản hoặc sự cố mạng có thể làm cho kế toán trở nên thụ động Hơn nữa, sự phụ thuộc quá mức vào phần mềm có thể dẫn đến sai sót trong hạch toán nếu kế toán viên không cẩn thận, buộc phải điều chỉnh bút toán trong kỳ sau.
- Đối với khoản phải thu khách hàng
Theo hệ thống kế toán hiện tại của Công ty, bảng tình hình thanh toán khách hàng chỉ thể hiện số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ và số dư phát sinh trong kỳ Tuy nhiên, bảng này chưa phản ánh số tiền mà khách hàng đã quá hạn, lãi chậm trả và các khoản tiền phạt (nếu có).
- Đối với các khoản phải trả nhà thầu
Dự án giao thông có tổng mức đầu tư lớn, với 85% vốn từ Ngân hàng BIDV, tương đương khoảng 1.284 tỷ đồng, dẫn đến lãi suất vay cao Để tiết kiệm chi phí lãi vay, chủ đầu tư thường thanh toán chậm cho các nhà thầu, điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của họ mà còn có thể làm chậm tiến độ thi công do nhà thầu thiếu vốn để triển khai.
Quy trình thanh toán trong xây dựng thường phức tạp và chịu sự giám sát của nhiều cơ quan quản lý nhà nước Đặc biệt, khâu thanh quyết toán có thể dẫn đến việc cắt giảm một phần giá trị thanh toán, gây thiệt thòi cho nhà thầu Điều này làm cho quyền lợi của nhà thầu không được đảm bảo, dẫn đến nguy cơ xảy ra tranh chấp.
68 Đối với thanh toán các khoản phải trả người lao động
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
Định hướng phát triển của Công ty cổ phần BOT Đại Dương
Công ty chúng tôi là một doanh nghiệp tư nhân trẻ, năng động và đầy nhiệt huyết, luôn sẵn sàng tham gia các dự án phát triển hạ tầng theo hình thức BOT Mặc dù gặp nhiều khó khăn và thách thức, chúng tôi xem đây là cơ hội để trưởng thành và phát triển, không chỉ cho bản thân mà còn cho các thành viên và đối tác.
Sau gần 11 năm hoạt động, Công ty đã phát triển vượt bậc nhờ vào việc đầu tư vào các dự án hạ tầng lớn, yêu cầu nguồn vốn và nhân lực đáng kể Với tinh thần dám đầu tư và sẵn sàng đối mặt với khó khăn, Công ty đã đạt được hiệu quả đầu tư ấn tượng.
Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ
- Đối với phần mềm kế toán Effect
Bộ phận kỹ thuật cần thường xuyên kiểm tra và nâng cấp hệ thống mạng để tránh sự cố kết nối và tấn công virus Nhân viên kỹ thuật phải luôn sẵn sàng hỗ trợ qua điện thoại khi có vấn đề về mạng hoặc máy tính Do đó, công ty nên xem xét việc mua hoặc nâng cấp phần mềm kế toán bản quyền, phần mềm diệt virus, và nâng cấp hệ thống mạng, hoặc thuê đơn vị chuyên môn để bảo trì hệ thống mạng.
Để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán, kế toán viên cần thường xuyên cập nhật kiến thức về cách sử dụng phần mềm, đặc biệt là khi có phiên bản mới Việc nắm bắt nhanh chóng các thay đổi và tính năng mới sẽ giúp họ vận dụng phần mềm một cách hiệu quả nhất.
- Đối với hệ thống các chứng từ và tài khoản đang sử dụng
Kế toán cần đảm bảo rằng tất cả chứng từ đều được tiếp nhận đầy đủ và không bị mất mát Họ phải kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh và liên hệ kịp thời với các bộ phận liên quan để thông báo và nhắc nhở Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán phải ghi nhận và hạch toán ngay lập tức, không để tồn đọng sang kỳ sau.
Để thực hiện các khoản thanh toán nợ phải thu, Công ty có thể xem xét tăng hạn mức thời gian thanh toán cho những khách hàng và đối tác có mối quan hệ lâu dài và uy tín trong việc thanh toán.
Sổ kế toán chi tiết các khoản phải thu của công ty hiện tại có cấu trúc đơn giản, nhưng việc theo dõi nợ đến hạn của khách hàng chưa đạt hiệu quả cao Do đó, kế toán nên thiết kế mẫu sổ chi tiết mới để theo dõi khách hàng đã thanh toán, đến hạn thanh toán hoặc quá hạn thanh toán Điều này giúp công ty lập kế hoạch thu hồi nợ hợp lý và đúng hạn, tránh tình trạng chiếm dụng vốn kéo dài.
- Đối với việc thực hiện thanh toán các khoản nợ phải trả
Kế toán cần thường xuyên kiểm tra và đối chiếu các khoản phải trả với khả năng thanh toán của công ty Điều này giúp xác định các khoản cần thanh toán ngay lập tức và những khoản có thể thanh toán lâu dài Hơn nữa, công ty cũng có thể nắm bắt được giá trị cần thanh toán khi đến hạn.
Công ty cần bổ sung thời hạn cho các khoản phải trả để quản lý hiệu quả hơn, giúp nhận diện những khoản đến hạn và có khả năng kéo dài thời gian thanh toán Điều này sẽ hỗ trợ công ty trong việc xây dựng phương án thanh toán hợp lý cho khách hàng, từ đó tránh mất uy tín và giảm thiểu rủi ro kiện tụng.
Công ty cần thiết lập kỳ hạn thanh toán và tạm ứng hợp đồng cụ thể cho các gói thầu dự án nhằm tránh việc tích lũy quá nhiều giá trị phải chi trả Điều này sẽ giúp công ty dễ dàng huy động vốn để thanh toán và tạm ứng cho nhà thầu, hoặc vay dài hạn từ ngân hàng, đảm bảo hoàn thiện các dự án đúng hạn.
- Đối với việc thanh toán lương và các khoản trích theo lương của người lao động
Kế toán cần đảm bảo thanh toán kịp thời lương và các khoản trích theo lương để bảo vệ quyền lợi cho người lao động Việc nâng mức đóng BHXH, BHYT, BHTN, và KPCĐ dựa trên mức lương thực tế sẽ giúp đảm bảo quyền lợi lâu dài cho người lao động.
Kiến nghị
- Công ty nên tạo điều kiện các nhân viên kế toán tìm hiểu, cập nhập những thông tư, chế độ kế toán mới nhất
Kế toán cần cập nhật phần mềm kế toán kịp thời nhằm giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu do các yếu tố bất ngờ như virus tấn công, sự cố mạng hoặc mất điện.
Công ty cần thiết lập các quy chế thưởng cụ thể và định kỳ dựa trên hiệu quả và năng suất công việc, nhằm nâng cao tinh thần làm việc của cán bộ công nhân viên.
Nhà nước cần khẩn trương thống nhất các hệ thống pháp lý và văn bản pháp luật liên quan đến chế độ kế toán Đồng thời, chế độ kế toán cũng cần được ban hành đầy đủ và hoàn chỉnh, bao gồm hệ thống văn bản và thông tư phù hợp với các chuẩn mực và quy định pháp lý hiện hành.
Chương III của khóa luận tập trung vào các giải pháp cải thiện hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần BOT Đại Dương Bài viết nêu rõ các biện pháp khắc phục những hạn chế đã được xác định trước đó, đồng thời đưa ra một số kế hoạch và kiến nghị nhằm nâng cao công tác kế toán công nợ tại công ty.