Báo cáo thực tập tại trung tâm lưu trữ quốc gia iii

Trung tâm Lu trữ Quốc gia III Lời mở đầu Nh đà biết, tin học ngành khoa học chuyên nghiên cứu vấn đề tổ chức, quản lý xử ký thông tin công cụ tính toán đại nhằm tạo thông tin cã Ých phơc vơ ngêi ChÝnh v× vËy, bÊt kỳ lĩnh vực hoạt động ngời cần xử lý thông tin có chỗ cho tin học phát huy tác dụng Thấy đợc vai trò quan trọng tin học việc nâng cao trình ®é tin häc ®ang lµ mét vÊn ®Ị cÊp thiÕt ngời Là sinh viên thực tập, sau hai năm đợc học tập giảng dạy Trờng Trung học bán công kỹ thuật tin học Hà Nội - ESTIH, em đà nắm đợc kỹ năng, thao tác làm việc chơng trình Tin học văn phòng Và sau hai tháng rỡi thực tập Trung tâm Lu trữ Quốc gia III, gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức đà học vào thực tế, song nhờ giúp đỡ tận tình cô, chú, anh, chị Trung tâm em đà hoàn thành đợt thực tập có hiệu học hỏi đợc nhiều kinh nghiƯm bỉ Ých Mai ThÞ H – V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III Phần I Giới thiệu Trung tâm Lu trữ Quốc gia III Tên đầy đủ quan : Trung tâm Lu trữ Quốc gia III Địa chỉ: 34 Phan Kế Bính - Ba Đình - Hà Nội Số điện thoại: 7626621 Giám đốc: Nguyễn Thị Mận Phó giám đốc: Nguyễn Minh Sơn Nông Thị Đẹp Vũ Xuân Hởng I.Vài nét khái quát 1.Quá trình hình thành phát triển Trung tâm Lu trữ Quốc gia III đợc thành lập ngày 10.6.1995 theo định số 118/QĐ - TCCP Trởng Ban tổ chức - C¸n bé ChÝnh phđ Tỉ chøc bé m¸y cđa Trung tâm Lu trữ Quốc gia III bao gồm: *Ban Giám đốc: 01 Giám đốc 03 phó Giám đốc * 07 phòng chức năng: Thu thập bổ sung tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tỉ chøc sư dơng tµi liƯu; Tin häc vµ lu trữ phim ảnh - ghi âm; Tin học công tra cøu; Xëng tu bỉ phơc chÕ tµi liƯu cấu tổ chức Trung tâm a Giới thiệu cấu tổ chức Mai Thị Huệ V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III Ban Giám đốc: 01 Giám đốc 03 phó Giám đốc * 07 phòng chức năng: Thu thập bổ sung tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tỉ chøc sư dơng tµi liƯu; Tin häc vµ lu trữ phim ảnh - ghi âm; Tin học công tra cøu; Xëng tu bỉ phơc chÕ tµi liƯu Các hoạt động Trung tâm Lu trữ Quốc gia III a.Vị trí Chức năng: Trung tâm Lu trữ Quốc gia III tổ chức nghiệp Cục Văn th Lu trữ nhà nớc có chức su tầm, thu thập, bổ sung; bảo quản vµ tỉ chøc sư dơng tµi liƯu, t liƯu lu trữ quan, tổ chức Trung ơng; nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu nớc Việt Nam dân chủ cộng hoµ vµ Céng hoµ x· héi chđ nghÜa ViƯt Nam có trụ sở đóng lÃnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở phía Bắc; quan, tổ chức cÊp kú, cÊp liªn khu, cÊp khu cđa níc ViƯt Nam dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976; hồ sơ địa giới hành chính, đồ địa giới mốc địa giới hành cấp theo qui định pháp luật b Nhiệm vụ quyền hạn * Thu tập, bổ sung tài liệu, t liệu lu trữ quan, tổ chức cá nhân nớc thuộc thẩm quyền đợc giao Mai Thị Huệ V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III * Kiểm tra, đôn đốc, hớng dẫn quan, tổ chức, cá nhân thuộc nguồn nộp lu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lu trữ Quốc gia III theo quy định Nhà nớc * Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lu trữ đà nộp vào Trung tâm * Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lu trữ quốc gia lập bảo hiểm tài liệu lu trữ đặc biệt quý, thuộc phạm vi quản lý Trung tâm Lu trữ Quốc gia III * Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lu trữ thuộc Cục Văn th Lu trữ nhà nớc để thực việc tu bổ, phục chế khử nấm mốc, khử trùng, khử axit tài liệu lu trữ bảo quản Trung tâm Lu trữ Quốc gia III * Xây dựng quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, t liệu lu trữ, thực thống kê báo cáo thống kê lu trữ lên Cục Văn th Lu trữ nhà nớc * Thực thông báo, giới thiệu, công bố phục vụ sử dụng tài liệu, t liệu lu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm Lu trữ Quốc gia III * Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng thành tựu khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác Trung tâm Lu trữ Quốc gia III Mai Thị Huệ V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III * Quản lý tổ chức, biên chế, sở vật chất kỹ thuật, vật t, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật qui định phân cấp Cục trởng Cục Văn th Lu trữ nhà nớc Thái độ tinh thần làm việc nhân viên quan Qua đợt thực tâp này, điều để lại cho em ấn tợng sâu sắc tình cảm, tinh thần làm việc hăng say tất cán bộ, nhân viên Trung tâm Tuy quan hành Nhà nớc, nhng không giống quan hành Nhà nớc khác nhân viên Trung tâm có tác phong làm việc đại khoa học Trong công việc, cán nhân viên ý thức đợc nghĩa vụ, trách nhiệm mình, chấp hành nghiêm chỉnh nội quy quan, tác phong nhanh nhẹn nổ sáng tạo công việc Cơ sở vật chất Trong phòng ban có lắp đặt máy vi tính Pentium IV đợc nối mạng, có 02 máy điều hoà, 01 quạt thông gió máy điện thoại đợc nối rộng Phần mềm mà Trung tâm thờng sử dụng chủ yếu để phục vụ cho công tác lu trữ, văn phòng nh (Access, Manger, …).) Mai ThÞ H – V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III II Đơn vị đợc bố trí thực tập Chức hoạt động Phòng Tin học Công cụ tra cứu *Xây dựng sở liệu phục vụ công tác quản lý khai thác sử dụng tài liệu lu trữ Quốc gia bảo quản Trung tâm Lu trữ Quốcgia theo phầm mềm Cục Lu trữ Nhà nớc * Xây dựng, quản lý sở liệu Văn th lu trữ thực báo cáo thống kê Nhà nớc công tác Văn th lu trữ Trung tâm * Chủ trì phối hợp với phòng Tổ chức sử dụng tài liệu xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lu tr÷ qc gia * KiĨm tra, híng dÉn øng dơng công nghệ thông tin đơn vị thuộc Trung tâm * Là đầu mối mạng thông tin nội Trung tâm, đảm bảo việc kết nối mạng thông tin Trung tâm với mạng thông tin Cục Lu trữ Nhà nớc Văn phòng Chính phủ * Quản lý, bảo trì thiết bị công nghệ thông tin Trung tâm Lu trữ Quốc gia III phần II Néi dung thùc tËp Mai ThÞ H – V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III I Nội dung công việc đợc giao Nhập liệu phông Phủ Thủ tớng Công việc nhập liệu phông Phủ Thủ tớng đợc nhập phần mềm chuyên dụng quản trị liệu Access Nhằm giúp cho hoạt động quản lý, lu trữ xử lý thông tin cách dễ dàng Mặt khác phần mềm chuyên dụng Access tham gia vào việc xếp liệu cách hợp lý để cập nhật, bổ sung, sửa chữa, loại bỏ) hồ sơ, truy cập khai thác thông tin theo yêu cầu khác nhau) Soạn thảo văn Word Công việc soạn thảo em soạn thảo văn hành thông thờng bao gồm: công văn, báo cáo, thông báo, tờ trình) Văn bao gồm nhiều yếu tố cấu thành nên đợc viết nhiều vị trí quy định với cách viết font chữ, cỡ chữ đợc quy dịnh cặt chẽ nhằm bảo đảm cho văn tính pháp lý, tính quyền lực văn Trực điện thoại Giao tiếp qua điện thoại hình thức giao tiếp gián tiếp, c«ng viƯc hÕt søc quan träng ë bÊt kú C«ng ty Ngời nhận điện cần nhanh chóng nhấc máy nghe thấy chuông điện thoại, chậm sau hồi chuông, lu ý nhấc máy chuông reo Bớc đầu Mai Thị Huệ V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III nhận điện chào hỏi, cần ý xng tên quan nhấc máy để tránh trờng hợp nhầm số Kết thúc việc nhận điện phải chào tạm biệt, hứa hẹn cảm ơn) điều quan trọng trả lời điện thoại phải nói dọng dõng dạc, dễ nghe II Đánh giá chất lợng hiệu công việc đợc giao Hiệu chất lợng công việc đợc giao Dới giúp đỡ bảo tận tình cô, anh, chị Trung tâm Lu trữ Quốc gia III em đà hoàn thành tốt đợc công việc Mặc dù có nhiều thiếu sót song lại kinh nghiệm để em sửa chữa cho tốt Tự đánh giá u điểm khuyết điểm thân a u điểm - Thực tốt nội quy quan - Tôn trọng lễ độ với cán quan - Cố gắng, nhiệt tình với công việc b Khuyết điểm - Còn thiếu khả sáng tạo công việc Mai Thị Huệ V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III Phần III Chuyên đề: Viết hoa văn I tóm tắt nội dung Viết hoa đanh từ riêng tên ngời a Đối với danh từ riêng tên ngời Việt Nam b Đối với danh từ riêng tên ngời nớc đà đợc phiên âm tiếng Việt Viết hoa đanh từ riêng Địa danh a Đối với danh từ riêng địa danh Việt Nam b Đối với danh từ riêng địa danh nớc Viết hoa danh từ phơng hớng mang ý nghĩa định danh a Đối với danh từ phơng hớng Viết hoa tên riêng quan đảng, nhà nớc tổ chức xà hội a Tên riêng quan Trung ơng Đảng, tổ chức xà hội b Tên riêng quan Nhà nớc, Quốc hội Chính Phủ c Tên riêng tổ chức xà hội d Danh tõ chung døng tríc tªn riªng cđa ngêi, địa danh đặc trng, đợc tôn kính Viết hoa chức danh Đảng nhà nớc Mai Thị Huệ V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III a Chức danh trọng yếu Đảng Nhà nớc viết hoa chữ đầu âm tiết thứ b Chøc danh Trëng (Phã) Ban, Chđ nhiƯm (Phã Chđ nhiƯm) ban, Bé trëng (Thø trëng) c¸c Bé, Thđ trởng quan ngang Bộ, cáccơ quan thuộc Chính phủ Chủ tịch (Phó chủ tịch) UBND, HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng c Các chức danh khác quan Đảng Nhà nớc Viết hoa tên hoạt động xà hội, ngày lễ, ngày kỷ niệm a Tên hoạt động xà hội b Tên kỷ niệm, ngày lễ II Đánh giá tiếp thu chuyên đề Phần iv Đề tài thực tập ứng dụng Microsoft Word công tác soạn thảo văn I Lý ý nghĩa đề tài Lý viết đề tài Mai Thị Huệ V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III Microsoft Word hệ chơng trình ứng dụng có chức mạnh soạn thảo trình bày văn bản, đồ hoạ môi trờng Windows Các thao tác sử dụng Microsoft Word đợc đơn giản hoá để sử dụng nhờ khả hiển thị thớc đo lề, mép biên tập hợp nút biểu tợng chứa lệnh cụm lệnh Word Bằng cách trình bầy gọn gàng, rõ đẹp dễ sử dụng Word giúp cho công tác soạn thảo văn văn phòng thật dễ dàng hữu hiệu ý nghĩa đề tài Chơng trình Microsoft Word giúp ta soạn thảo, trang trí, trình bày) tất công văn, hợp đồng, báo cáo, tạo lập bảng biểu) cách nhanh chóng thuận tiện Đặc biệt việc soạn thảo Word đợc áp dụng công việc hàng ngày ban, ngành, công ty) nên việc hiểu năm rõ đợc ứng dụng Word yêu cầu quan trọng I Nội dung đề tài Các thao tác bắt đầu bớc vào soạn thảo văn Chọn chế độ hiển thị hình: Normal, Page Layout, Outline & Master Document, Full screen Mai ThÞ Huệ V9C1 1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III -Tạo đờng viền giả bao quanh văn bản: Nháy vào View / Page Layout (Print Layout) Nháy vào Tool / Options / View đánh dấu vào Text boundaries / OK Các yếu tố cấu thành nên văn Các ứng dụng công tác soạn thảo văn a Chèn thích trân trang văn bản: Đặt trỏ vào từ cần thích - Nháy vào Insert / Footnote xt hiƯn hép tho¹i Footnote and Endnote Nếu ta chọn vào Footnote: trỏ chuột nhảy đến chân trang bạn gõ nội dung thích vào b Chèn ngày cho văn Nháy vào Insert / Date time Sau ta chọn ngày, môc Available formats råi OK c ThiÕt lËp trang däc, trang ngang - ThiÕt lËp trang n»m ngang, trang đứng: đặt trỏ vào chữ cuối hàng cuối + Nháy vào Insert / Break nháy vào Next Page + Vµo File / Page Setup vµo nh·n Page Size, nháy vào Landscape để chọn giấy ngang Portrait giÊy däc / OK Mai ThÞ H – V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III d Chia trang giấy làm mở hộp thoại Page Setup / Marginrt - Đánh dấu chọn vào pages per sheet Bấm OK e Tách bảng làm phần Đặt trỏ vị trí cần tách bảng làm phần, nháy vào Table / Split Table f Một bảng đà tách làm nhiều phần muốn nhập lại - Đặt trỏ vào khoảng trống bảng bị tách ấn Delete để nhập phần tách thành bảng g Tạo hàng tiêu đề tự động cho bảng - Bôi đen hàng tiêu đề, nháy vào Table - Đánh dấu chọn vào Heading Rows Repeat h Sắp xếp tên tiếng Việt theo vần ABC bảng kẻ cột phụ đa tên ngời vào cột phụ Bôi đen cột định xếp từ A-Z, nháy vào Table / Sort / Ascending / OK l Sắp xếp số thứ tự Bôi đen cột lơng định xếp nháy vào Table / Sort Ascending / OK Mai Thị Huệ V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III Những tình thờng gặp soạn thảo văn a Đánh từ sau ấn phím cách chữ lại biến thành Nừu Nháy vào Tools / Autocorrect huỷ dấu ô Replace text as you Type / OK b Xo¸ sè thø tự đếm dòng - File / Page Setup / Layout / Line Number - Huû dÊu Add Line Numbering, bấm OK - Nháy vào Default để mặc định chọn Yes c Khi chỉnh lề in chữ tiêu đề tiêu đề dới có nửa chữ Tăng số ô Header = cm vµ Footer = 1,5 cm vµ thư in lại d Làm vừa vặn trang - File / Preview, nháy vào nút Shrink to Fit / Colse e Chữ i cuối biến thành chữ I in Toos / Autocorretct đặt trỏ vào ô Replace gõ vào chữ i ngắn, nháy vào chữ i xuất hàng dới, nháy vào Delete để huỷ bỏ, bấm OK III Đánh giá kết đề tài Từ đề tài mà công việc soạn thảo văn em không bỡ ngỡ nh trớc mà đợc rút ngắn thời Mai Thị Huệ V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III gian soạn thảo lại, nhiều bớc làm không thủ công nh trớc mà tự động lệnh Phần V Thu hoạch sau thực tập Em đà học hỏi đợc nhiều kinh nghiệp quý giá từ cac cô, anh chị Trung tâm đà hớng dẫn bảo em Đó cách soạn thảo nhanh trình bày văn cho đẹp thể thức, cách tạo lập bố trí bảng liệu hay chỉnh liệu thật cân đối trớc in) Phần VI Kết luận Qua em nhân thấy đợt thực tập tốt nghiệp lần thực bổ ích giúp cho học sinh thâm nhập khảo sát đợc công việc nh học hỏi thêm đợc tinh thần, trách nhiệm công việc Hơn nữa, dịp sinh viên trau dồi kiến thức vững vàng bớc vào công việc sau Mai Thị Huệ V9C1 Trung tâm Lu trữ Quốc gia III Mai Thị Huệ – V9C1