GIỚI THIỆU NGHIÊN CỨU
Sự cần thiết của nghiên cứu
Trong môi trường kinh doanh phức tạp, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự Kế toán cần đảm bảo thanh toán đầy đủ và đúng hạn tiền lương cho người lao động, từ đó tăng cường sự ổn định và nâng cao năng suất làm việc Việc hoàn thiện quy trình kế toán lương và các khoản trích sẽ bảo vệ quyền lợi của nhân viên, tạo sự công bằng, tin tưởng và động lực làm việc cho họ.
Quản lý tài chính là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp hoạt động ổn định, đảm bảo doanh thu hàng năm đủ chi trả chi phí và tích lũy cho mở rộng sản xuất Doanh nghiệp cần chính sách giảm thiểu chi phí, đặc biệt là tiền lương và các khoản trích theo lương Bằng cách đánh giá năng lực nhân viên và áp dụng chính sách đãi ngộ hợp lý, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, thưởng đúng người, đúng việc, từ đó giữ chân nhân tài, nâng cao năng suất lao động và thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc áp dụng các công cụ quản lý kế toán hiện đại trong công tác tiền lương là cần thiết để nâng cao cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp Trong thời gian thực tập tại Công ty Ltech, tôi nhận thấy công ty luôn đổi mới tư duy và phương thức quản lý để cạnh tranh hiệu quả trên thị trường Công ty tuân thủ các chế độ hiện hành và có chế độ đãi ngộ tốt, cùng với việc chi trả lương kịp thời Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, vì vậy tôi đã quyết định nghiên cứu sâu hơn về đề tài này.
“Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Ltech”
Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Ltech nhằm đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả và độ chính xác trong quy trình kế toán tiền lương.
- Phân tích, đánh giá quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Ltech
- Đề xuất giải pháp cụ thể giúp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty.
Câu hỏi nghiên cứu
Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Ltech có những ưu điểm như tính chính xác trong việc tính toán lương, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ các quy định pháp luật Tuy nhiên, cũng tồn tại một số hạn chế như quy trình thực hiện còn phức tạp, việc cập nhật thông tin chưa kịp thời và thiếu sự linh hoạt trong quản lý dữ liệu, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và sự hài lòng của nhân viên.
Để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Ltech, cần áp dụng một số giải pháp quan trọng Đầu tiên, nâng cao năng lực đội ngũ kế toán thông qua đào tạo chuyên sâu về quy định và phần mềm kế toán hiện đại Thứ hai, cải tiến quy trình thu thập và xử lý dữ liệu lương để đảm bảo tính chính xác và kịp thời Thứ ba, áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý tiền lương nhằm tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót Cuối cùng, thường xuyên kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh các chính sách lương thưởng để phù hợp với tình hình thực tế và khuyến khích nhân viên.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Quy trình kế toán nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Ltech
- Không gian: Nghiên cứu tại phòng kế toán của Công ty Ltech
- Thời gian: Các thông tin và số liệu được thu thập trong tháng 12 năm 2022.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập số liệu tại Công ty Ltech bao gồm việc nghiên cứu và thu thập các tài liệu quan trọng như văn bản pháp luật, quy định nội bộ, bảng chấm công, bảng lương, báo cáo tài chính, sổ cái, sổ chi tiết và các chứng từ liên quan Tất cả các tài liệu này được tập trung tại phòng Kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Phương pháp quan sát trực tiếp quy trình kế toán tiền lương tại Công ty Ltech giúp nắm bắt thông tin về quy trình hiện tại, đồng thời ghi chú và ghi lại các tương tác, hoạt động liên quan đến các khoản trích theo lương.
Phương pháp khảo sát được thực hiện bằng cách tạo bảng câu hỏi và gửi đến các nhân viên liên quan nhằm thu thập ý kiến về quy trình kế toán tiền lương Điều này bao gồm việc đánh giá các vấn đề hiện tại, mức độ hài lòng của nhân viên và các đề xuất cải tiến quy trình.
Phương pháp phân tích và tổng hợp dữ liệu là cần thiết để xác định những khó khăn và yếu tố cần cải thiện trong quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Ltech Việc tổng hợp và phân tích dữ liệu thu thập được từ các phương pháp khác nhau sẽ giúp tối ưu hóa quy trình này.
Đóng góp của đề tài
Đề tài nghiên cứu này nhằm đề xuất các giải pháp hiệu quả để cải thiện những hạn chế hiện tại trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty.
Công ty CP Thương mại và Kỹ thuật Ltech cam kết nâng cao tính chính xác, công bằng và minh bạch trong quản lý tài chính và nhân sự, nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Kết cấu khóa luận
Chương 1: Giới thiệu nghiên cứu
Chương 2: Các nghiên cứu trước và cơ sở lý thuyết
Chương 3: Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Chương 4: Kết luận và hàm ý
CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC VÀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Các nghiên cứu trước
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một chủ đề phổ biến trong các dự án nghiên cứu khoa học và luận văn Mỗi nghiên cứu có thể cho kết quả khác nhau tùy thuộc vào thị trường kinh tế và cách thức hoạt động của không gian nghiên cứu Tuy nhiên, mục tiêu chung vẫn là hoàn thiện và tối ưu hóa quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Trước đây, đã có một số nghiên cứu tập trung vào vấn đề này.
Nghiên cứu của Suryanto (2011) về "Thiết kế và Phân tích: Hệ thống Thông tin Kế toán Tiền lương" đã chỉ ra tầm quan trọng trong quản lý tiền lương tại doanh nghiệp Mục tiêu của nghiên cứu là thiết kế một hệ thống kế toán tiền lương hiệu quả nhằm cải thiện kiểm soát nội bộ và giải quyết các vấn đề liên quan Tác giả đã áp dụng nhiều phương pháp thu thập dữ liệu, bao gồm nghiên cứu tài liệu và khảo sát thực địa với các nhân viên kế toán, quản lý và nhân sự Kết quả cho thấy có nhiều rủi ro trong quy trình kế toán tiền lương, dẫn đến sai sót dữ liệu Tác giả đã đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện quy trình này, nhấn mạnh việc áp dụng hệ thống thông tin kế toán tiền lương hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong thanh toán Điều này không chỉ mang lại sự hài lòng cho người lao động mà còn tăng năng suất và hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Fio Alfiandi (2014), trong nghiên cứu "The Implementation of Payroll Accounting System as an Effort to Improve the System of Internal Control (a Study at Pdam Kota Malang)", đã chỉ ra rằng việc áp dụng hệ thống kế toán tiền lương là giải pháp quan trọng để nâng cao kiểm soát nội bộ Nghiên cứu sử dụng các phương pháp mô tả, phỏng vấn và thu thập dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết Kết quả cho thấy việc phân quyền rõ ràng trong quy trình tiền lương là rất cần thiết Tác giả cũng đề xuất công ty nên cung cấp thêm thông tin về thuế thu nhập cá nhân khấu trừ từ lương nhân viên, với mong muốn cải thiện quy trình trả lương để đạt hiệu quả cao hơn.
Nguyễn Thị Sương (2019) đã nghiên cứu về chế độ kế toán tiền lương và những lưu ý quan trọng trong việc hạch toán tiền lương tại doanh nghiệp Bài viết nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng đúng chế độ kế toán tiền lương để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính Đồng thời, tác giả cũng đề cập đến các vấn đề thường gặp trong quá trình hạch toán, nhằm giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Kế hoạch Đà Nẵng đã cung cấp những lưu ý quan trọng về quản lý và hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp, nhấn mạnh việc tuân thủ quy định pháp luật để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kế toán tiền lương Bài viết xuất bản trên Tạp chí Tài chính vào tháng 11/2019 chỉ ra tầm quan trọng của việc xác định đúng các khoản thuế và trích theo lương, đồng thời tăng cường kiểm soát báo cáo tiền lương để tránh xử phạt Nghiên cứu của Nguyễn Thị Mỹ Duyên (2019) tập trung vào thực trạng kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Phát triển và Dịch vụ du lịch Hướng Dương, thông qua phỏng vấn và điều tra, tác giả đã phân tích quy trình tính lương và các khoản bảo hiểm Nghiên cứu đã đưa ra giải pháp để cải thiện công tác kế toán tiền lương, mặc dù chưa đề cập đến hình thức kế toán hiện tại của công ty Tác giả cũng gợi ý cần có thêm phản hồi từ nhân viên để nâng cao tính thuyết phục trong phân tích và đánh giá.
Bùi Thị Thu Hiền (2018) trong luận văn "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất thương mại Bình An Phú" đã hệ thống hóa lý thuyết về tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp Tác giả phân tích và đánh giá thực trạng kế toán tiền lương tại Công ty Bình An Phú, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm cải thiện quy trình kế toán, đảm bảo tính chính xác và tạo động lực cho nhân viên.
Các nghiên cứu trước đây đã chỉ ra tầm quan trọng của quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương, tập trung vào cải thiện quy trình kế toán Việc áp dụng nhiều phương pháp nghiên cứu đã giúp thu thập thông tin đa chiều về thực trạng và những khó khăn doanh nghiệp gặp phải Một số nghiên cứu nhấn mạnh việc tăng cường kiểm soát nội bộ để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong thanh toán lương, đồng thời khẳng định tầm quan trọng của việc thanh toán lương đúng hạn đối với người lao động Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên về quy trình này Đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Ltech” sẽ kế thừa và mở rộng những ưu điểm của các nghiên cứu trước, đồng thời thực hiện khảo sát ý kiến để đánh giá khách quan quy trình kế toán tiền lương, từ đó cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về công tác này tại công ty.
Cơ sở lý thuyết về tiền lương và các khoản trích theo lương
2.2.1 Một số vấn đề chung về tiền lương
2.2.1.1 Khái niệm về tiền lương
Theo Công ước số 95 của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), tiền lương được định nghĩa là khoản trả công hoặc thu nhập, không phân biệt tên gọi hay phương pháp tính toán, và có thể được biểu hiện bằng tiền mặt Khoản tiền này được xác định thông qua thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, hoặc theo quy định của pháp luật quốc gia Người sử dụng lao động có trách nhiệm thanh toán tiền lương cho người lao động dựa trên hợp đồng lao động cho công việc đã thực hiện hoặc sẽ thực hiện, cũng như cho các dịch vụ đã cung cấp hoặc sẽ cung cấp.
Theo Bộ luật lao động số 45/2019/QH14, tiền lương được định nghĩa là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động dựa trên thỏa thuận để thực hiện công việc Tiền lương bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, cùng với các phụ cấp và khoản bổ sung khác.
Văn kiện Đại hội XI của Đảng khẳng định rằng tiền lương và tiền công cần được xem như giá trị của sức lao động, được hình thành dựa trên cơ chế thị trường nhưng vẫn phải có sự quản lý từ Nhà nước.
Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chính của người lao động, mà còn phản ánh giá trị công việc và đóng góp của họ vào tổ chức Nó đáp ứng nhu cầu cơ bản về sinh hoạt hàng ngày và ảnh hưởng đến động lực làm việc, sự hài lòng và hiệu suất của nhân viên Ngoài tiền lương, người lao động còn có cơ hội nhận thưởng khi đạt hiệu quả công việc cao.
2.2.1.2 Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp
Quỹ tiền lương là tổng số tiền mà doanh nghiệp dành để trả lương cho nhân viên, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản trích theo lương Quỹ tiền lương đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và nhân sự, giúp đảm bảo các khoản chi trả cho lao động được thực hiện đúng hạn và theo quy định.
Quỹ tiền lương bao gồm các khoản sau:
Tiền lương chính là khoản tiền cơ bản mà doanh nghiệp chi trả cho nhân viên, dựa trên thời gian làm việc hoặc số lượng sản phẩm/dịch vụ mà họ thực hiện.
Tiền lương phụ là các khoản thanh toán dành cho nhân viên trong những trường hợp ngoài công việc chính, như thời gian nghỉ phép, ngày lễ, tham gia hội họp, đi học, hoặc trong thời gian dừng sản xuất.
Các khoản phụ cấp bao gồm tiền bù đắp cho khả năng, nhiệm vụ hoặc điều kiện đặc biệt, như tiền ăn trưa, tiền ăn ca, tiền làm thêm giờ, tiền tăng ca và các khoản phụ cấp khác.
Các khoản thưởng cho nhân viên bao gồm tiền thưởng vượt chỉ tiêu KPI, thưởng cho những đóng góp vào dự án, và thưởng vì những thành tích đặc biệt đạt được.
- Các khoản trích theo lương: Bao gồm các khoản tiền được trích từ mức lương của nhân viên như BHXH, BHYT, thuế TNCN và các khoản trích khác
2.2.1.3 Các hình thức trả lương và cách tính lương
Các hình thức trả lương:
Có 3 hình thức trả lương chính: trả lương theo thời gian, theo sản phẩm và trả lương khoán [Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, 2020, Điều 54] a) Trả lương theo thời gian
Hình thức trả lương dựa trên thời gian làm việc thực tế của người lao động bao gồm các loại như lương tháng, lương tuần, lương ngày và lương giờ, tùy thuộc vào cấp bậc và thang lương.
Lương tháng là khoản tiền mà người lao động nhận được sau một tháng làm việc, đây là hình thức trả lương phổ biến nhất Nhân viên sẽ nhận lương hàng tháng dựa trên mức lương đã được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
2 Lương tuần: Tiền lương trả cho người lao động theo tuần, thường áp dụng cho những đối tượng làm thời vụ có thời gian làm việc không ổn định
3 Lương ngày: Tiền lương trả cho người lao động theo ngày, thường áp dụng cho đối tượng những ngày hội họp, học tập hoặc lao động ngắn hạn
4 Lương giờ: Tiền lương trả cho người lao động trực tiếp theo số giờ làm việc b) Trả lương theo sản phẩm
Trả lương theo hiệu suất là phương thức chi trả dựa trên năng suất làm việc của nhân viên trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ cho công ty Thay vì nhận lương cố định hàng tháng, nhân viên sẽ được trả dựa trên số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đã hoàn thành Hình thức này khuyến khích nhân viên nâng cao hiệu quả công việc và đóng góp tích cực vào sự phát triển của công ty.
Hình thức trả lương khoán trong ngành xây dựng được áp dụng cho các công việc như bốc vác, vận chuyển hàng hóa và nguyên vật liệu Các công việc này thường có thời gian thực hiện cụ thể và mức lương đã được thỏa thuận trước Việc trả lương dựa trên khối lượng, chất lượng công việc và thời gian hoàn thành, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình thanh toán.
Cách tính lương bao gồm tiền lương tháng, tiền lương cơ bản, số ngày làm việc trong tháng và số ngày làm việc thực tế Tiền lương hàng tháng được tính dựa trên tiền lương cơ bản và số ngày làm việc thực tế trong tháng.
Mức lương theo sản phẩm là hình thức trả lương dựa trên số lượng sản phẩm mà người lao động hoàn thành trong một ngày làm việc Điều này có nghĩa là người lao động sẽ nhận được tiền lương tương ứng với sản phẩm họ sản xuất ra Hệ thống lương khoán cũng được áp dụng, trong đó mức lương sẽ được tính dựa trên sản phẩm hoàn thành, khuyến khích năng suất làm việc cao hơn.
Xem chi tiết tính lương và quy định mức lương tối thiểu ở Phụ lục I
2.2.2 Các khoản trích theo lương
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại Và Kỹ thuật Ltech
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty
3.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Tên công ty: Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Ltech
Người đại diện theo pháp luật: Lăng Quốc Thịnh – Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: 686 Trương Công Định, Phường Nguyễn An Ninh, Thành phố Vũng Tàu,
Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, Việt Nam Điện thoại: 0254 3838 388
Hình 3 1 Logo Công ty Cổ ph n hương mại và Kỹ thuật Ltech
Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Ltech, được thành lập vào ngày 24-09-2018, đã tích lũy nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế, giám sát, thi công và lắp đặt hệ thống máy móc cho các công trình dầu khí, công nghiệp, dân dụng và PCCC Trong gần 05 năm hoạt động, công ty đã thực hiện nhiều dự án lớn nhỏ tại Bà Rịa – Vũng Tàu và các khu vực lân cận, từng bước xây dựng niềm tin với các chủ đầu tư Hiện tại, Ltech đã ổn định và khẳng định vị thế trên thị trường.
Đội ngũ cán bộ của Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Ltech được đào tạo chuyên sâu và giàu kinh nghiệm trong quản lý, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 cùng với các phần mềm quản lý dự án hiện đại Công ty không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ để đáp ứng yêu cầu khắt khe của khách hàng Với đội ngũ kỹ sư năng động, công nhân lành nghề và trang thiết bị hiện đại, Ltech tự tin mang đến sự hài lòng cho khách hàng trong nước và quốc tế qua nhiều dự án trong lĩnh vực dầu khí, hàng hải và công nghiệp.
3.1.1.2 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ Thương mại và Kỹ thuật, bao gồm xây lắp, bảo trì, dịch vụ PCCC, và gia công chế tạo Chúng tôi phục vụ các ngành PCCC, Dầu khí, cùng với các công trình công nghiệp và dân dụng.
Công ty chuyên cung cấp vật tư cơ khí và thiết bị lắp đặt trong xây dựng, đồng thời thực hiện mua sắm máy móc, phụ tùng, cũng như các loại nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan, phục vụ cho các công trình và dự án mà công ty đang quản lý.
- Gia công, sản xuất, chế tạo các sản phẩm cơ khí dùng cho các công trình dầu khí
Chúng tôi chuyên thi công và lắp đặt các thiết bị và hệ thống xây dựng, bao gồm hệ thống điện lạnh, điện trong nhà, bơm, bể chứa, ống nước và điều hòa không khí Ngoài ra, chúng tôi còn lắp đặt máy móc cho hệ thống phòng cháy chữa cháy, camera an ninh, thiết bị chống sét, cùng với các thiết bị trong ngành công nghiệp dầu khí, hàng hải và điện tử.
- Xây dựng các công trình dân dụng, công trình giao thông, công trình điện,
Khảo sát công trình kỹ thuật là bước quan trọng trong quá trình thiết kế và quản lý dự án xây dựng Việc kiểm định chất lượng công trình giúp đảm bảo tính an toàn và bền vững của công trình Đồng thời, xác định và đánh giá nguyên nhân sự cố công trình là cần thiết để đưa ra các biện pháp khắc phục hiệu quả Quản lý dự án xây dựng đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các giai đoạn khảo sát, thiết kế và kiểm định, nhằm đạt được kết quả tốt nhất cho công trình.
3.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Xem trách nhiệm của từng bộ phận/phòng ban ở Phụ lục IV ơ đồ 3 1 ơ đồ tổ ch c bộ máy quản lý
(Nguồn: Công ty Cổ ph n hương mại và Kỹ thuật Ltech)
3.1.2 Giới thiệu về tổ chức công tác kế toán tại công ty
3.1.2.1 Cơ cấu bộ máy kế toán
Bộ phận kế toán có 3 nhân viên: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán viên và 1 thủ quỹ ơ đồ 3 2 ơ đồ bộ máy kế toán
(Nguồn: Công ty Cổ ph n hương mại và Kỹ thuật Ltech)
Xem trách nhiệm của từng vị trí trong phòng kế toán ở Phụ lục V
3.1.2.2 Chính sách kế toán tại công ty
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam (VND)
- Ngôn ngữ kế toán: Tiếng Việt
- Kỳ kế toán: Kỳ kế toán năm của Công ty theo dương lịch, bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc ngày 31 tháng 12 hằng năm
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, được quy định tại Thông tư số 133/2016/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017 Thông tư này hướng dẫn chế độ kế toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
- Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Công ty hiện tại đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, toàn bộ công việc kế toán sẽ được thao tác trên phần mềm
Công ty đang áp dụng phần mềm Kế toán Việt Nam (KTVN) nhằm tối ưu hóa quy trình hạch toán, giảm tải khối lượng công việc cho phòng kế toán và hạn chế việc ghi chép tay, từ đó giảm thiểu sai sót trong xử lý số liệu.
Hình 3 2 Biểu tư ng ph n mềm KTVN
- Trình tự ghi sổ kế toán ơ đồ 3 3 Trình t ghi sổ theo hình th c kế toán trên máy tính
(Nguồn: Công ty Cổ ph n hương mại và Kỹ thuật Ltech)
Ghi cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Xem chi tiết trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính ở Phụ lục
3.1.2.4 Hệ thống báo cáo kế toán
Doanh nghiệp hiện đang sử dụng bộ báo cáo Tài chính ban hành theo thông tư số 133/2016TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính), bao gồm:
• Báo cáo tình hình tài chính (mẫu B01a – DNN)
• Bảng cân đối kế toán (Mẫu số F01 – DN)
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DNN)
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DNN)
• Thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu số B09 – DNN)
Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại và Kỹ thuật Ltech
3.2.1 Đặc điểm quản lý lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương
3.2.1.1 Đặc điểm quản lý, sử dụng lao động
Ltech là một doanh nghiệp đặc thù trong ngành Kỹ thuật, với hơn 80% lao động là nam giới, trong khi nữ giới chủ yếu làm việc trong các bộ phận Kế toán và Thương mại Công ty áp dụng hai loại hình lao động: lao động dài hạn và lao động ngắn hạn, nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự.
Lao động dài hạn bao gồm các cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, được tuyển dụng trực tiếp qua các kênh tuyển dụng như báo đài, mạng internet Tất cả nhân viên lao động dài hạn đều yêu cầu có bằng cấp đại học hoặc cao đẳng cùng với kinh nghiệm làm việc.
Lao động ngắn hạn chủ yếu là công nhân thi công tại các công trình, có thể ký hợp đồng không xác định thời hạn hoặc hợp đồng thời vụ tùy thuộc vào yêu cầu tuyển dụng Nguồn lao động này thường dễ dàng tìm thấy và không yêu cầu trình độ bằng cấp.
Công ty cam kết quản lý lao động chặt chẽ và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về lao động, đảm bảo chi trả tiền lương đúng hạn Nhân viên cần có năng lực để hoàn thành công việc được giao Công ty cũng đánh giá cao năng lực của nhân viên và thực hiện khen thưởng hợp lý nhằm khích lệ hiệu suất làm việc.
3.2.1.2 Đặc điểm quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương
Công ty cam kết trả lương cho nhân viên đúng hạn và theo hình thức đã thỏa thuận, cụ thể là hàng tháng Mức lương sẽ dựa trên chức vụ của từng cá nhân, với mỗi cán bộ công nhân viên nhận mức lương cố định.
Hàng tháng Công ty sẽ trả lương cho người lao động làm 2 kỳ:
• Kỳ 1: Tạm ứng cho nhân viên diễn ra từ ngày 20 đến 25 hàng tháng
• Kỳ 2: Thanh toán tiền lương diễn ra từ ngày 05 đến ngày 10 hàng tháng
Kế toán viên sử dụng Bảng chấm công hàng tháng để tính lương dựa trên số ngày làm việc Theo quy định, mỗi ngày làm việc là 8 giờ và một tuần làm 6 ngày, với 26 ngày công chuẩn từ thứ Hai đến thứ Bảy, nghỉ Chủ Nhật Người lao động cũng được nghỉ vào các ngày lễ như Quốc tế Lao Động, Tết Nguyên Đán, 30/4, 1/5 và Quốc khánh hàng năm Ngoài ra, cán bộ nhân viên các phòng ban được hưởng 12 ngày nghỉ phép trong năm.
Tiền lương của cán bộ công nhân viên được tính như sau:
Lương thực lĩnh được tính bằng công thức: (Lương cơ bản chia cho số ngày công chuẩn theo quy định) nhân với số ngày công thực tế, cộng với các khoản phụ cấp, tiền tăng ca và thưởng, sau đó trừ đi các khoản khấu trừ vào lương và thuế TNCN phải nộp.
Ngoài ra, Công ty còn có các khoản phụ cấp, thưởng theo lương như sau:
- Đối với Bộ phận Hành chính, Quản lý như Giám đốc, Trưởng phòng sẽ có thêm khoản phụ cấp trách nhiệm là 1.000.000 đồng/tháng
Vào các dịp lễ, Tết hoặc trong suốt năm, công ty thường có chương trình thưởng cho nhân viên nhằm khích lệ tinh thần làm việc Mức thưởng dao động từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào chức vụ của người lao động.
Ví dụ: Tính lương tháng 12/2022 cho Giám đốc là ông Lăng Quốc Thịnh như sau:
+ Xăng, công tác phí: 8.300.000 đồng
• Tiền thưởng Tết dương lịch, sinh nhật: 5.000.000 đồng
• Ngày công chuẩn trong tháng là: 26 – Số ngày công đi làm thực tế là: 26
Tổng thu nhập ự ế Lương cơ bản Các khoản phụ cấp Thưởng Tiền t ng ca
Số ngày công thực tế
• Lương đóng bảo hiểm xã hội = Lương cơ bản + Phụ cấp trách nhiệm
Tổng số tiền bảo hiểm ông L ng Quốc Thịnh phải đóng
• Giảm trừ gia cảnh 11.000.000 đồng và giảm trừ người phụ thuộc 8.800.000 đồng
• Thu nhập chịu thuế TNCN = Tổng thu nhập - Tiền phụ cấp không tính thuế
• Thu nhập tính thuế TNCN = Thu nhập chịu thuế - Các khoản khấu trừ vào lương - Giảm trừ gia cảnh - Giảm trừ người phụ thuộc
Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế 5
Tổng số lương thực lĩnh tháng 12/2022 của ông Lăng Quốc Thịnh được tính như sau:
Lương thực lĩnh Tổng thu nhập thực tế - Các khoản khấu trừ vào lương - Thuế TNCN phải nộp = 24.000.000 – 766.500 – 65.175 23.168.325 đồng
3.2.2 Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
3.2.2.1 Quy trình kế toán tiền lương và thanh toán lương tại công ty
Bước 1: Thực hiện chấm công hằng ngày
Do quy mô công ty còn nhỏ nên cách thức chấm công vẫn là ghi chép thủ công
Tổ trưởng bộ phận xưởng có trách nhiệm kiểm tra số lượng nhân viên làm việc hàng ngày và báo cáo cho phòng Kế toán, nhằm đảm bảo tính chính xác của bảng chấm công.
- Đối với bộ phận văn phòng: Nhân viên phòng Kế toán sẽ trực tiếp chấm công
Kế toán viên sẽ kiểm tra số công chấm hàng ngày và tập hợp các chứng từ liên quan để ghi vào bảng chấm công tổng hợp Cuối tháng, bảng chấm công tổng hợp sẽ được gửi cho toàn bộ nhân viên để kiểm tra trước khi tiến hành tính lương Nếu có khiếu nại hoặc sai sót về lương, kế toán viên sẽ chỉnh sửa theo yêu cầu.
Bước 3: Sau khi xác nhận số công từ toàn bộ nhân viên, kế toán sẽ tính toán lương, thưởng, phụ cấp, tiền tăng ca và các khoản trích theo lương, cũng như các khoản phải nộp cho người lao động Sau đó, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương và gửi cho kế toán trưởng để kiểm tra.
Xem bảng chấm công ở Phụ lục VII, bảng thanh toán tiền lương ở Phụ lục VIII
Kế toán trưởng thực hiện kiểm tra bảng chấm công và bảng lương Nếu các thông tin hợp lệ, kế toán trưởng sẽ ký duyệt và chuyển cho Giám đốc để xem xét và ký duyệt tiếp theo.
Giám đốc sẽ xem xét và ký duyệt bảng lương nhân viên cùng các giấy tờ liên quan, sau đó chuyển lại cho phòng kế toán Thủ quỹ sẽ tiến hành chi lương cho người lao động, trong khi kế toán trưởng sẽ hạch toán phiếu chi trên phần mềm KTVN.
Xem phiếu chi lương ở Phụ lục IX ơ đồ 3 4 Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty
CP hương mại và Kỹ thuật Ltech
3.2.2.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng
- Hợp đồng lao động – Xem ở phụ lục X
- Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương
- Sổ cái các tài khoản (111, 112, 154, 334, 335, 338, 642) – Xem ở Phụ lục XI
- Sổ chi tiết tài khoản (111, 112, 154, 334, 335, 338, 642) – Xem ở Phụ lục XII
- Phiếu chi lương cho nhân viên
- Phiếu tạm ứng – Xem ở phụ lục XIII
- Phiếu hạch toán lương – Xem ở phụ lục XIV
- Phiếu hạch toán thuế TNDN phải nộp – Xem ở phụ lục XV
- Phiếu trích BHXH, BHYT, BHTN – Xem ở phụ lục XVI
Trong công tác kế toán tiền lương tại công ty, kế toán áp dụng Tài khoản 334 – Phải trả người lao động để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến khoản phải trả đối với người lao động.
Khi thực hiện các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác để ghi nhận và kiểm tra Trong tài khoản này bao gồm các mục như TK 3383 (Bảo hiểm xã hội - BHXH), TK 3384 (Bảo hiểm y tế - BHYT) và TK 3386 (Bảo hiểm thất nghiệp - BHTN).
- Các tài khoản có liên quan khác: TK 154, 642, 3335, 111, 112,
Tổng hợp bảng chấm công
Tính lương và lập bảng thanh toán lương
Sau khi tính lương NLĐ, Kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm KTVN Các bước hạch toán được thực hiện như sau:
(1) Đầu tiên khởi động phần mềm, chọn nhập chứng từ phát sinh
Hình 3 3 Hình ảnh minh họa ước 1 khi hạch toán trên ph n mềm
(Nguồn: Công ty Cổ ph n hương mại và Kỹ thuật Ltech)
(2) Tiếp theo, chọn loại chứng từ tùy theo nghiệp vụ phát sinh
Hình 3 4 Hình ảnh minh họa ước 2 khi hạch toán trên ph n mềm
(Nguồn: Công ty Cổ ph n hương mại và Kỹ thuật Ltech)
(3) Sau đó thêm mới chứng từ và bắt đầu nhập các nội dung chính sau:
- Họ tên, địa chỉ của các bên liên quan
- Diễn giải (Nội dung chính của chứng từ)
- Hạch toán nghiệp vụ phát sinh
Và một vài nội dung khác như hình minh họa
Hình 3 5 Giao diện ph n mềm trước khi tiến hành hạch toán
(Nguồn: Công ty Cổ ph n hương mại và Kỹ thuật Ltech)
Căn cứ vào bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương, kế toán hạch toán các nghiệp vụ cụ thể phát sinh trong tháng 12/2022 như sau:
Nghiệp vụ 1: Hạch toán tiền lương phải trả trong tháng cho người lao động
+ Lương bộ phận quản lý kết chuyển vào chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Lương bộ phận xưởng kết chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Trên phần mềm, Kế toán chọn phân hệ phiếu hạch toán, bắt đầu nhập liệu:
Hình 3 6 Hạch toán tiền lương tháng 12/2022 trên ph n mềm (Nguồn: Công ty Cổ ph n hương mại và Kỹ thuật Ltech)
Nghiệp vụ 2: Trích khoản bảo hiểm BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
+ Trích vào chi phí doanh nghiệp
+ Trích vào lương công nhân viên
Tương tự nghiệp vụ 1, kế toán phân hệ phiếu hạch toán và diễn giải như hình dưới:
Hình 3 7 Hạch toán các khoản trích theo lương tháng 12/2022 trên ph n mềm
(Nguồn: Công ty Cổ ph n hương mại và Kỹ thuật Ltech)
Nghiệp vụ 3: Tính thuế TNCN phải nộp
Hình 3 8 Hạch toán thuế TNCN phải nộp tháng 12/2022 trên ph n mềm
(Nguồn: Công ty Cổ ph n hương mại và Kỹ thuật Ltech)
Nghiệp vụ 4: Trích trước tiền lương tháng 13
+ Bộ phận phận quản lý
+ Bộ phận xưởng thi công
Hình 3 9 Hạch toán trích trước tiền lương tháng 13 cho nhân vi n tr n ph n mềm
(Nguồn: Công ty Cổ ph n hương mại và Kỹ thuật Ltech)
Nghiệp vụ 5: Thực hiện thanh toán tiền lương bằng tiền mặt cho công nhân viên
Hình 3 10 Hạch toán chi lương tháng 12/2022 cho nhân viên trên ph n mềm
(Nguồn: Công ty Cổ ph n hương mại và Kỹ thuật Ltech)