TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HOA SAN
Sự hình thành, phát triển và đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu của công ty
1.1.1 Thông tin chung về công ty
Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Hoa San
Tên giao dịch: Hoa San Company Limited
Hình thức pháp lý: Công ty trách nhiệm hữu hạn có 2 thành viên trở lên Ngành nghề kinh doanh chính:
- Sản xuất, buôn bán các sản phẩm nhựa, giầy dép
- Buôn bán nguyên vật liệu, hóa chất, phế liệu, phế phẩm ngành nhựa
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa Địa chỉ: 26 Hàng Vải - Phường Hàng Bồ - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội Tài khoản ngân hàng: 4211431100300059 tại Ngân hàng Đông Á – Chi nhánh Hồ Gươm Điện thoại: 04 9231304
E mail: cty_hoasan@yahoo.com
1.1.2 Quá trình ra đời và phát triển công ty
1.1.2.1 Thời điểm thành lập công ty
Công ty TNHH Hoa San với tiền thân là cơ sở sản xuất Hoa San ra đời ngày 21/10/2002, khi đó chỉ có 2 thành viên góp vốn Công ty ban đầu sản xuất các loại dép cùng các sản phẩm thương mại như giày dép, mặt hàng bảo hộ lao động Lúc bấy giờ, đất nước đang trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hội nhập khu vực và thế giới, tạo điều kiện thuận lợi cho công ty phát triển.
1.1.2.2 Các giai đoạn phát triển chủ yếu của công ty
Trong giai đoạn này có tên là cơ sở sản xuất Hoa San với nhiệm vụ đơn thuần là sản xuất giầy dép sau đó bán lại theo đơn đặt hàng, cơ sở chưa có bộ máy quản lý mà đơn thuần chỉ là công việc nhập nguyên liệu đầu vào sau đó qua quá trình sản xuất tạo thành sản phẩm đầu ra theo đúng một quy trình và một công thức nhất định Và trong giai đoạn này mọi công việc từ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đến lưu kho sản phẩm đều do lao động trực tiếp (công nhân) thực hiện Và hai người góp vốn có thể được coi như đốc công có nhiệm vụ thúc đẩy công nhân làm việc và phụ trách các vấn đề về kinh doanh như ký hợp đồng, vấn đề tiền công, tiền lương, giao hàng , cơ sở không sử dụng thêm một nhân viên quản lý nào khác Cơ sở sản xuất Hoa San được đặt tại Gia Lâm- Hà Nội.
* Giai đoạn 2: Từ năm 2002 đến nay
Công ty TNHH Hoa San được thành lập năm 2002, chuyên kinh doanh giày dép và đồ bảo hộ lao động tại địa chỉ 26 Hàng Vải, Hà Nội Xưởng sản xuất tại khu công nghiệp Sài Đồng, Hà Nội, sản xuất dép nhựa theo đơn đặt hàng, với máy móc thiết bị hiện đại đáp ứng nhu cầu sản xuất ngày càng tăng Năm 2004, công ty có thêm thành viên góp vốn, đồng thời ổn định sản xuất và quản lý, với phân công nhiệm vụ rõ ràng, tránh chồng chéo.
Ngày 16/06/2005, công ty tiến hành đăng ký thay đổi lần thứ 2 và có thêm một thành viên góp vốn Sau đó, công ty tiếp tục bổ sung máy móc, thiết bị để hoàn thiện dây chuyền sản xuất và mở rộng quy mô Bằng nỗ lực tự hoàn thiện không ngừng, công ty đã từng bước đáp ứng nhu cầu thị trường, nâng cao năng lực sản xuất để theo kịp sự phát triển của ngành.
1.1.3 Đặc điểm kinh tế- kỹ thuật chủ yếu của công ty
1.1.3.1 Đặc điểm về sản phẩm
- Hiện nay, công ty TNHH Hoa San có một loại sản phẩm chủ yếu đó là dép nhựa được sản xuất tại xưởng của công ty Ngoài ra, công ty còn nhập các loại giầy và các mặt hàng bảo hộ lao động để buôn bán ra thị trường Do công ty mới tách ra thành lập trong một thời gian ngắn nên chưa mở rộng sản xuất ra nhiều loại sản phẩm mới, chủng loại ít, chủ yếu là sản xuất các loại dép nhựa vào mùa đông và dép xỏ ngón vào mùa hè với đủ các cỡ Mẫu mã cũng không nhiều, chỉ sản xuất theo mẫu sẵn có chứ chưa có một bộ phận chuyên trách về mẫu mã của sản phẩm.
- Sản phẩm của doanh nghiệp đã là một sản phẩm hoàn thiện nên hầu hết là phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng không phục vụ cho nhu cầu sản xuất Các loại dép của doanh nghiệp được sản xuất ra là đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng, sản phẩm đã được gắn mác Hoa San và đã được người tiêu dùng chấp nhận từ rất lâu và hiện nay công ty đang ngày càng có nhiều đơn đặt hàng mới, điều đó đã khẳng định được chỗ đứng của sản phẩm trên thị trường cũng như được người tiêu dùng chấp nhận về chất lượng sản phẩm Tuy nhiên doanh nghiệp nhìn chung chưa có hoạt động quản lý chất lượng một cách chuyên nghiệp, hiện nay doanh nghiệp đang từng bước xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng ngày càng tốt hơn khách hàng của mình.
Sản phẩm cốt lõi của doanh nghiệp là các loại dép, được chế tác từ phế liệu tái sử dụng kết hợp với nhựa Đây là mặt hàng chủ lực, đóng góp 60 - 70% doanh thu của công ty Các sản phẩm cụ thể gồm:
Bảng 1 : Danh mục các loại sản phẩm của công ty TNHH Hoa San Đơn vị tính: đồng
STT Tên sản phẩm Giá thành đơn vị
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
1.1.3.2 Đặc điểm về thị trường
Công ty chủ yếu sử dụng hình thức bán hàng gián tiếp, không sử dụng hình thức bán hàng trực tiếp, chủ yếu là bán qua trung gian, qua các nhà bán buôn,bán lẻ Chính sách bán hàng này có thể giúp doanh nghiệp giảm bớt được chi phí đối với các nhân viên bán hàng và doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian hơn tập trung vào việc chuẩn bị hàng hóa Tuy nhiên , doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc nắm bắt yêu cầu của khách hàng Mạng lưới tiêu thụ hàng hóa của công ty có thể được mô tả như sau:
Người tiêu dùng cuối cùng
Sơ đồ 1 : Hệ thống kênh phân phối sản phẩm của công ty
Quy mô thị trường của doanh nghiệp là tương đối rộng bởi vì sản phẩm của doanh nghiệp là sản phẩm tiêu dùng cuối cùng và là mặt hàng thiết yếu trong đời sống xã hội hiện nay, là mặt hàng cần thiết phục vụ cho nhu cầu của mỗi con người.
Sản phẩm của công ty chỉ được tiêu thụ ở thị trường trong nước, chủ yếu là ở các tỉnh như: Hà Nội, Bắc Giang, Hưng Yên, Đaklak, Nghệ An, Đà Nẵng, Nam Định Sản phẩm của doanh nghiệp được tiêu thụ ở hầu hết ở các chợ như chợ Đồng Xuân và các cửa hàng nhỏ lẻ ở các tỉnh Do tiêu thụ ở nhiều nơi như vậy nhưng số sản phẩm sản xuất ra mỗi năm không nhiều nên mỗi nơi chỉ có một số lượng nhỏ sản phẩm của doanh nghiệp, doanh nghiệp đang từng bước mở rộng sản xuất để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Nhìn chung, thị trường của doanh nghiệp là tương đối rộng và doanh nghiệp đang cố gắng để ngày càng mở rộng thị trường của mình ra thêm nhiều tỉnh khác trong nước như các tỉnh ở phía nam nước ta và đáp ứng ngày càng tốt hơn những khách hàng hiện tại của mình Hiện nay doanh nghiệp đang từngbước tạo dựng được uy tín của mình trên thị trường, nâng cao khả năng cạnh tranh để có thể vươn ra đuợc các thị trường khác ngoài thị trường của mình.
1.1.3.3 Đặc điểm về công nghệ, cơ sở vật chất và trang thiết bị
Máy móc thiết bị của doanh nghiệp hầu hết được nhập khẩu từ nước ngoài (Đài Loan), chỉ có các thiết bị như: máy tính, máy in, xe ô tô là được mua ở thị trường nội địa, còn các máy móc dùng để phục vụ cho sản xuất thì hầu hết là được đặt mua ở thị trường nước ngoài Bởi vì công ty Hoa San là một doanh nghiệp sản xuất vì thế trang thiết bị máy móc của công ty là một phần tài sản rất có giá trị. Dưới đây là danh mục các loại công nghệ, máy móc thiết bị của doanh nghiệp.
Bảng 2 : Bảng phân bố khấu hao tài sản cố định Đơn vị tính: đồng
TT Chỉ tiêu Tháng/năm sử dụng
2 Bộ máy tính, máy in 01/ 01/ 03 03 7.060.000 21.182.000 588.333
7 Máy ép dép thủy lực 04/ 08/ 04 05 6.000.000 30.000.000 500.000
11 Dây chuyền dán sấy nhựa 04/ 08/ 04 05 4.000.000 20.000.000 333.333
12 Máy bóp quai thủy lực 04/ 08/ 04 05 5.600.000 28.000.000 466.667
14 Máy băm nhựa 2 bánh đà 14/ 10/ 04 05 5.000.000 25.000.000 416.667
15 Máy ép đế thủy lực 28/ 04/ 05 05 5.600.000 28.000.000 466.667
Nhìn vào bảng trên ta thấy máy móc thiết bị hầu như là mới được đưa vào sử dụng nên máy móc vẫn còn mới, có đủ điều kiện để tạo ra những sản phẩm phù hợp với yêu cầu, không chậm trễ trong việc sản xuất ra hàng hóa Nhờ thế nó có tác dụng thúc đẩy tốt đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Hơn nữa, số năm sử dụng của các loại máy móc này là ngắn, chỉ từ 3 –
5 năm, có một số ít máy là 7 – 8 năm nên máy móc ở công ty hoạt động khá tốt, không có nhiều vấn đề trục trặc xảy ra trong quá trình vận hành sản xuất ra sản phẩm đảm bảo việc sản xuất sản phẩm luôn được thông suốt.
Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm qua
1.2.1 Bảng đánh giá tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Kết quả hoạt động kinh doanh của bất kỳ một công ty nào đều được thể hiện qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh, nó cho thấy doanh nghiệp hoạt động trong các năm ra sao, năm sau so với năm trước như thế nào Sau đây là bảng báo cáo kết quả kinh doanh qua các năm của công ty TNHH Hoa San:
Bảng 7 : Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp các năm 2001; 2002; 2003 Đơn vị tính: đồng
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
4 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Doanh thu hoạt động tài chính
8 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
10 Tổng lợi nhuận trước thuế
11 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp
12 Lợi nhuận sau thuế 34.188.311 13.986.428 11.574.968(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Bảng 8 : Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp các năm 2004; 2005 Đơn vị tính: đồng
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
4 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Doanh thu hoạt động tài chính 0 1.247.500
8 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
10 Tổng lợi nhuận trước thuế 9.496.845 47.731.488
11 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 8.259.117 13.364.817
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Qua 2 bảng trên ta thấy doanh thu của công ty năm sau cao hơn năm trước, cụ thể là năm 2002 tăng 1,08 lần so với năm 2001, năm 2003 tăng 1,09 lần so với năm 2002, năm 2004 tăng 1,1 lần so với năm 2003, năm 2005 tăng 1,11 lần so với năm 2004 Ta thấy doanh thu qua mỗi năm đều tăng hơn so với năm trước và càng về sau thì càng tăng nhiều hơn, nó cho thấy doanh nghiệp hoạt
Lợi nhuận sau thuế của công ty cũng được thể hiện một cách chi tiết ở 2 bảng trên, cụ thể là: năm 2002 lợi nhuận giảm xuống, chỉ đạt 60% so với năm
2001, năm 2003 lợi nhuận so với năm 2002 vẫn giảm chỉ đạt 83,3%, từ năm
2004 tăng 1,82 lần so với năm 2003, năm 2005 tăng 1,62 lần so với năm 2004.
Có năm lợi nhuận tăng nhưng cũng có năm giảm xuống, điều này có thể được lý giải như sau: Năm 2002 lợi nhuận giảm so với năm 2001 là do đến tháng 10/
2002 doanh nghiệp mới được tách ra thành lập riêng, nhân công đang làm việc ổn định ở bên xưởng Gia Lâm thì đến gần cuối năm lại chuyển địa điểm sản xuất nên phát sinh rất nhiều chi phí như chi phí đi lại, những hao phí về thời gian dẫn đến lợi nhuận giảm sút Sang đến năm 2003 thì công ty phải đầu tư cho tài sản cố định là rất lớn để phục vụ cho việc sản xuất, doanh nghiệp gần như phải đầu tư lại nhà xưởng, máy móc thiết bị, tuyển thêm nhân công nên lợi nhuận giảm xuống là điều có thể hiểu được Nhưng bắt đầu từ năm 2004 trở đi, lợi nhuận của doanh nghiệp bắt đầu tăng cho thấy doanh nghiệp đang dần dần đi vào ổn định sản xuất, và ngày càng hoạt động có hiệu quả hơn Vì công ty hoạt động có hiệu quả hơn sẽ dẫn đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng khá hơn, từ đó thúc đẩy mọi người làm việc tốt hơn thì lại dẫn đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng thu được nhiều thành quả.
Ta có thể thấy rõ hơn sự thay đổi của doanh thu và lợi nhuận qua các biểu đồ sau:
( Nguồn: tác giả tự xây dựng)
(Nguồn: tác giả tự xây dựng)
1.2.2 Những thuận lợi và khó khăn chủ yếu đối với sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay
Bất kỳ một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đang hoạt động sản xuất kinh doanh trên một thị trường ngày càng có xu thế cạnh tranh khốc liệt hiện nay đều có những thuận lợi và khó khăn nhất định Công ty TNHH Hoa San cũng không
Biểu đồ 4: Doanh thu của công ty qua các năm
Biểu đồ 5: Lợi nhuận của công ty qua các năm
2001 2002 2003 2004 2005 lợ i n hu ận nằm ngoài quy luật đó Sau đây là một số thuận lợi và khó khăn đang xảy ra đối với công ty:
Doanh nghiệp được hưởng lợi từ môi trường kinh doanh thuận lợi nhờ vào hệ thống chính trị và kinh tế ổn định, được điều tiết bởi nhà nước Vị trí trụ sở chính tại Hà Nội - trung tâm của cả nước - đem lại sự thuận tiện trong giao dịch với đối tác, mở rộng quan hệ làm ăn và tiếp cận những xu hướng mới Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai và đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình.
- Sản phẩm của công ty là sản phẩm thiết yếu rất cần thiết cho đời sống xã hội bởi vì nó là sản phẩm tiêu dùng hàng ngày vì thế những thị trường tiềm năng luôn luôn mở rộng đối với công ty giúp công ty có thể tăng được thị phần của mình nhưng vấn đề chính là công ty phải biết nắm bắt lấy cơ hội, vấn đề này đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ biết sản xuất theo những đơn đặt hàng sẵn có mà cần phải biết sáng tạo ra những mẫu mã mới để tạo ra được thương hiệu của riêng mình để có thể đứng vững trên thị trường trước hết là ở trong nước.
- Bởi vì xưởng sản xuất của công ty nằm trong khu công nghiệp nó đòi hỏi công ty phải làm ăn một cách chuyên nghiệp hơn, không đơn thuần chỉ sản xuất ra rồi bán.
- Hiện nay, xưởng sản xuất của doanh nghiệp đã tương đối đầy đủ về các thiết bị lao động và nhân công nên quy trình sản xuất diễn ra thường ít khi bị gián đoạn Hơn nữa, máy móc thiết bị mà công ty nhập về đều là trang thiết bị có chất lượng nên luôn đảm bảo những yêu cầu đặt ra Hiện công ty vẫn đang tiếp tục nhập những trang thiết bị mới để chuẩn bị cho mục tiêu mở rộng thị trường của mình.
- Do mới thành lập cách đây không lâu và hiện nay xưởng sản xuất của công ty vẫn còn đang tiếp tục được hoàn thiện nên sản xuất dường như vẫn chưa được ổn định, điều đáng nói nhất là bộ máy quản lý của công ty vẫn còn đang trong quá trình hoàn thiện nên việc phân công nhiệm vụ, trách nhiệm của từng người chưa được rõ ràng, còn có sự chồng chéo trong bộ máy quản lý.
Mặt hàng của doanh nghiệp cần phải đổi mới liên tục trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trên thị trường, nơi các đối thủ cạnh tranh liên tục xuất hiện Nếu doanh nghiệp không đầu tư vào đổi mới để tạo ra sản phẩm tiên tiến, sản phẩm của doanh nghiệp sẽ trở nên lỗi thời và đánh mất khách hàng vào tay các đối thủ cạnh tranh có khả năng đáp ứng nhu cầu của họ tốt hơn.
Doanh nghiệp thiếu vắng bộ phận chuyên trách thiết kế mẫu mã sản phẩm, khiến họ chỉ có thể sản xuất theo đơn đặt hàng có sẵn Điều này dẫn đến lãng phí trang thiết bị máy móc hiện đại, tăng chi phí bảo quản mà giá bán sản phẩm không đổi, làm giảm lợi nhuận của công ty.
1.2.3 Các kết quả hoạt động khác của doanh nghiệp
* Về lĩnh vực Marketing: Nhìn chung công ty chưa chú trọng đến vấn đề marketing theo một cách đúng nghĩa, công ty có trụ sở giao dịch nằm ở 26 Hàng Vải cũng là phòng kinh doanh của công ty Đây chính là nơi diễn ra các hoạt động marketing của công ty Tại đây có bầy bán những sản phẩm của công ty sản xuất và cả những mặt hàng mà công ty nhập về để giới thiệu và bán, đây cũng là nơi để công ty có thể thu thập ý kiến khách hàng một cách trực tiếp. Chính vì hoạt động marketing không chuyên nghiệp như vậy mà doanh nghiệp chưa sản xuất ra những mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng mà chỉ sản xuất những mặt hàng theo những hợp đồng sẵn có từ trước.
* Về hoạt động quản trị vật tư: Vì là doanh nghiệp sản xuất nên doanh nghiệp đặc biệt chú ý đến hoạt động này Doanh nghiệp có phòng vật tư riêng với một trưởng phòng và một nhân viên có nhiệm vụ nhập nguyên vật liệu, giải nguyên vật liệu và sản phẩm Để tiện cho công việc sản xuất, kho của công ty nằm ngay trong xưởng nên rất thuận lợi cho việc sản xuất sản phẩm Từ đó tạo điều kiện cho việc sản xuất được tiến hành một cách trôi chảy.
Các mặt hoạt động quản trị doanh nghiệp chủ yếu
1.3.1 Cơ cấu sản xuất của công ty
Công ty TNHH Hoa San là một doanh nghiệp sản xuất nhỏ, số lượng công nhân ít và cả công ty chỉ có một dây chuyền sản xuất dép nhất định theo một quy trình khép kín nên cả công ty chỉ có một phân xưởng và trong phân xưởng đó chia ra nhiều bộ phận Phân xưởng của công ty bao gồm các bộ phận sau: Bộ phận dán, quét đế 2 màu, trộn; Bộ phận cao tần, cắt quai; Bộ phận in quai, lót vải mặt đế; Bộ phận xi; Bộ phận cắt viền quai; Bộ phận cắt vải; Bộ phận đóng gói gắn đề can; Bộ phận ép; Bộ phận ép quai, ép phom; Bộ phận dán, xỏ quai Ở mỗi bộ phận sẽ có một tổ trưởng phụ trách công việc chính ở đó và sẽ đóc thúc công nhân ở bộ phận mình làm việc sao cho có hiệu quả. Ở trong cả phân xưởng thì có 2 quản đốc quản lý cả phân xưởng, 2 quản đốc này sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc và có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban trong công ty để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình 2 quản đốc phải quán xuyến được công việc cả phân xưởng, đôn đốc công nhân làm việc và kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình sản xuất 2 quản đốc này thì 1 người là nam 1 người là nữ, quản đốc nữ có trách nhiệm quản lý công nhân nữ và quản lý những công việc nhẹ nhàng, còn quản đốc nam có nhiệm vụ quản lý công nhân nam và phụ trách những công việc ví dụ liên quan đến máy móc thiết bị, những công việc nặng nhọc hơn.
Công nhân làm việc ở trong phân xưởng chủ yếu ăn và ngủ ở công ty do họ chủ yếu là những người ở quê xa Hơn nữa, công ty có chỗ ăn ở ngay cạnh xưởng sản xuất cho công nhân nên rất thuận tiện cho họ.
Dưới đây là dây chuyền sản xuất sản phẩm trong phân xưởng của công ty:
* Quá trình tạo ra đế dép:
Sơ đồ 2 : Quá trình tạo đế dép
Máy băm Đập đế > Rửa đế > Dây chuyền sấy nhựa -> Băm nhựa
Máy ép đế Đế dép xào thủy lực
(Nguồn: Phòng vật tư) Đầu tiên từ những nguyên liệu là các loại dép cũ, các phế liệu, các loại nhựa, người ta đập cho sạch sau đó rửa thật sạch những nguyên liệu đó, cho chúng vào máy băm nhựa để băm nhỏ Sau khi băm, những nguyên liệu này có kích thước nhỏ khoảng bằng hạt đỗ xanh Sau đó chúng được xào lên bằng cách cho vào máy xào cao tốc, và rồi được qua một dây chuyền để tạo thành một đế dép hoàn chỉnh (qua máy ép đế thủy lực).
* Quá trình tạo ra quai dép
Có nhiều loại quai dép, đối với loại quai vải hoặc quai nhựa thì doanh nghiệp tự sản xuất lấy, còn đối với loại quai dép làm bằng những chất liệu đặc biệt thì doanh nghiệp phải đặt hàng từ bên ngoài.
Sơ đồ 3 : Quy trình sản xuất quai
Máy ép quai Máy bóp quai
Cắt vải > in hình -> ép nóng -> bóp quai Cao tần thủy lực cắt quai (Nguồn: Phòng vật tư)
Sơ đồ trên có thể được diễn tả như sau: đầu tiên cũng từ những nguyên liệu sẵn có, đó là vải hoặc phế liệu nhựa, người ta cắt thành hình cái quai dép Sau khi in đưa miếng vải hoặc miếng nhựa đó qua máy ép cao tần, nó sẽ làm cho những hình trên quai dép dính chặt xuống và không bị mờ đi, rồi đưa sản phẩm đó qua máy bóp quai thủy lực, sau khi để nguội, công nhân bộ phận cắt quai sẽ làm nhiệm vụ cắt lại một lần nữa những chỗ bị thừa ra cho phù hợp với đế dép đã sản xuất.
* Sau khi sản xuất xong đế dép và quai dép người ta sẽ tiến hành một quy trình cuối cùng để hoàn tất sản phẩm, đó là quy trình dán đế dép và quai dép lại với nhau Quy trình đó được thực hiện như sau:
Sơ đồ 4 : Quy trình dán dép
Máy ép dép Máy sấy
Quét keo dán > Dán quai -> ép dép -> sấy khô dép thủy lực nhựa buộc dép < - lồng bao < xỏ mác (Nguồn: Phòng vật tư)
Sau khi hoàn tất hai quy trình sản xuất đế dép và quai dép, quy trình cuối cùng là dán dép Đầu tiên, họ lấy những thành phẩm sau khi sản xuất đế dép và quai dép, sau đó tiến hành dán chúng lại với nhau Quá trình này đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác để đảm bảo độ bền và tính thẩm mỹ của sản phẩm.
Phòng tài chính kế toán
Phòng hành chính tổng hợp
Xưởng sản xuất dở dang là quai dép và đế dép rồi quét một lớp keo đặc biệt để dán đế dép và quai dép lại với nhau Sau đó đưa chiếc dép đã được dán qua máy ép dép thủy lực để dính cho chắc Sau khi đã dính chắc rồi thì đưa qua máy sấy để sấy cho dép khô, sau đó xỏ mác của công ty Hoa San đã được đặt làm sẵn từ trước Tiếp theo cho đôi dép hoàn chỉnh vào bao nilon, tại đây cũng là nơi kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng do quản đốc nữ phụ trách Sau đó người ta xếp thành
5 đôi dép cho vào một cái bao to rồi xếp vào kho chuẩn bị để bán ra thị trường.
1.3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty
Giống như các doanh nghiệp khác, bộ máy tổ chức của công ty Hoa San được phân thành các phòng ban Sơ đồ bộ máy này giúp doanh nghiệp phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng trong hoạt động kinh doanh.
Sơ đồ 5 : Bộ máy tổ chức quản lý của công ty
(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp)
Bởi vì công ty TNHH Hoa San là một công ty tương đối nhỏ nên bộ máy quản lý khá là đơn giản Đứng đầu là giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chung mọi việc, công ty không có phó giám đốc Dưới giám đốc là các phòng ban chức năng, mỗi phòng ban có nhiệm vụ riêng hình thành nên một bộ máy quản lý của doanh nghiệp Giữa các phòng ban có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và cùng phấn đấu vì một mục tiêu chung mà công ty đã đề ra.
Giám đốc công ty Hoa San đóng vai trò kép, vừa là người góp vốn nhiều nhất vừa là người chịu trách nhiệm cao nhất về mọi mặt sản xuất kinh doanh Trách nhiệm của giám đốc bao gồm: lãnh đạo chung toàn công ty, đề ra mục tiêu phấn đấu và định hướng phát triển cả ngắn hạn lẫn dài hạn.
* Phòng kinh doanh (đặt tại 26 Hàng Vải - phường Hàng Bồ - quận Hoàn Kiếm – Hà Nội): gồm 1 trưởng phòng kinh doanh và có 1 nhân viên giúp việc cho trưởng phòng, phòng kinh doanh ở đây lại nằm tách biệt với các phòng ban khác của công ty Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chủ yếu là buôn bán và giới thiệu sản phẩm đến với người tiêu dùng, cũng là văn phòng giao dịch của công ty Ngoài ra, có nhiệm vụ tiếp xúc với khách hàng; thăm dò, lập kế hoạch tiêu thụ đáp ứng đúng theo yêu cầu thị trường.
* Phòng vật tư: bao gồm 2 người, 1 trưởng phòng và 1 nhân viên Phòng vật tư chịu trách nhiệm chính là nhập xuất nguyên vật liệu theo đúng thời hạn, kịp với nhu cầu sản xuất, giải quyết những vấn đề phát sinh liên quan đến vật tư; lập kế hoạch mua sắm, xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệp; tổ chức quản lý việc lưu kho vật tư và những sản phẩm đã hoàn thành Phòng vật tư cần phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán để hoàn thành nhiệm vụ của mình
Phòng tài chính kế toán giữ vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình tài chính, hoạt động sản xuất, tiêu thụ, giá thành sản phẩm và lương bổng của doanh nghiệp Bộ phận này chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu, phân tích tình hình tài chính và lập báo cáo tài chính cho công ty, cung cấp bức tranh toàn cảnh về sức khỏe tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
* Phòng hành chính tổng hợp: chịu trách nhiệm về mặt tổ chức nhân sự của công ty, tổ chức cán bộ, tổ chức quản lý con dấu của nhà máy và tiến hành thực hiện các công việc hành chính trong nội bộ nhà máy Tham mưu cho giám đốc về sắp xếp, bố trí nhân lực và các chính sách về chế độ lao động, tiền lương và là bộ phận hành chính văn thư của công ty.
* Xưởng sản xuất: là nơi tạo ra sản phẩm của công ty, có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác để làm tốt nhiệm vụ được giao.
CHẤT LƯỢNG VÀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY TNHH HOA SAN
Hoạt động quản lý chất lượng của công ty
Hiện nay, doanh nghiệp chưa thực hiện hoạt động quản lý chất lượng một cách có hệ thống nhưng cũng đã có sự phân chia trách nhiệm đối với việc kiểm tra chất lượng sản phẩm Sau đây là mô hình hoạt động quản lý chất lượng trong công ty TNHH Hoa San
Sơ đồ 6 : Mô hình hệ thống quản lý chất lượng ở công ty TNHH Hoa San
Tại Công ty TNHH Hoa San, quản lý chất lượng được hiểu như hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm của đơn vị Quá trình kiểm tra sản phẩm được tiến hành theo các bước nhất định.
* Giám đốc công ty: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về chất lượng sản phẩm của công ty, là người giải quyết các công việc khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm Giám đốc là người đưa ra các quyết định về chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp, đưa ra các chính sách liên quan đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp ( nếu có) Giám đốc là người xác định mục tiêu, chính sách và các phương tiện, nguồn lực và biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu chất lượng sản phẩm Giám đốc là người đưa ra các phương hướng để mọi người trong công ty thực hiện theo, chịu trách nhiệm với những công việc đó Ngoài ra, giám đốc công ty còn là người cuối cùng cùng với các quản đốc phân xưởng kiểm tra lại một lượt sản phẩm trước khi giao hàng cho khách hàng và là người chịu trách nhiệm cao nhất với những sai hỏng của sản phẩm Giám đốc truyền đạt thông tin xuống cấp dưới và cũng nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới đưa lên từ đó đưa ra biện pháp xử lý và cách giải quyết cũng như đưa ra các phương pháp đúng đắn đối với vấn đề chất lượng Giám đốc có nhiệm vụ xem xét và ký kết những văn bản có liên quan đến chất lượng.
* Trưởng phòng vật tư: là người đại diện cho giám đốc xử lý các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm cũng như nguyên vật liệu Là người trực tiếp tiếp nhận nguyên vật liệu nên trưởng phòng vật tư phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về những vấn đề xảy ra đối với nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, sai hỏng Là người trực tiếp thực hiện các công việc được giám đốc giao phó, truyền đạt những công việc cần làm đến cấp dưới, giao việc cho họ và trực tiếp xem xét, đôn đốc những công việc có liên quan đến chất lượng sản phẩm. Trưởng phòng vật tư chịu trách nhiệm đánh giá những sai hỏng của sản phẩm, tìm ra nguyên nhân để khắc phục; giải quyết khiếu nại của khách hàng trong quyền hạn cho phép Phòng vật tư có nhiệm vụ đưa ra các yêu cầu cần phải đạt được đối với sản phẩm
* Quản đốc phân xưởng: Đây là người trực tiếp giám sát quá trình sản xuất ở dưới phân xưởng, là người nắm rõ và hiểu biết về những vấn đề của sản phẩm nhất Họ cũng là những người kiểm tra sản phẩm cuối cùng trước khi lồng vào túi, chịu trách nhiệm về những sai hỏng của sản phẩm và báo cáo những sai hỏng này lên giám đốc để giám đốc đưa ra cách giải quyết phù hợp Họ cũng là người đôn đốc mọi người trong phân xưởng làm việc có trách nhiệm kiểm tra sản phẩm ở giai đoạn trước trước khi tiến hành công việc của mình và truyền đạt thông tin của cấp trên giao phó cho mọi người trong toàn phân xưởng hiếu rõ Vì công ty TNHH Hoa San là một công ty nhỏ, số lượng nhân công ít nên chỉ cần 2 người quản đốc phụ trách toàn phân xưởng của doanh nghiệp.
* Công nhân các bộ phận sản xuất: Là người trực tiếp sản xuất ra sản phẩm của công ty Đó là những người có trách nhiệm phải kiểm tra sản phẩm dở dang của giai đoạn sản xuất trước trước khi tiến hành tiếp tục thực hiện công việc của mình xem chất lượng của sản phẩm đó đã phù hợp chưa Nếu đã phù hợp thì tiếp tục sản xuất, còn nếu chưa phù hợp thì chuyển về bộ phận trước để làm lại Cứ thế cho đến khi hoàn thành sản phẩm
Như vậy, có thể nói hoạt động quản lý chất lượng ở công ty TNHH HoaSan thực chất là một quá trình kiểm tra chất lượng sản phẩm Thực ra ở công ty chưa tiến hành một hoạt động quản lý chất lượng đúng nghĩa, công ty hầu như chỉ kiểm tra sản phẩm ở giai đoạn cuối cùng trước khi xuất xưởng Việc phân chia người quản lý chỉ có tính chất tương đối, mọi người trong công ty hầu như chưa ý thức được vấn đề chất lượng do tất cả các sản phẩm làm ra đều theo một khuôn mẫu có sẵn từ trước và do đơn đặt hàng của khách hàng nên việc kiểm tra chất lượng không được tiến hành đầy đủ và thường xuyên cũng như vấn đề quản lý chất lượng ở công ty là chưa được coi trọng cho lắm.
Khảo sát hệ thống hiện tại
Hiện tại, chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp chưa được quan tâm đúng mức, vẫn còn dựa vào các khuôn mẫu cũ và chỉ chấp nhận sản xuất lại khi có lỗi quá nghiêm trọng Các quy trình kiểm tra giữa các giai đoạn sản xuất diễn ra nhanh chóng, chủ yếu bằng thủ công và không có phòng kỹ thuật chuyên đưa ra thông số kỹ thuật để kiểm tra chất lượng sản phẩm Do đó, doanh nghiệp chưa có sự cải tiến về chất lượng sản phẩm và cũng không có các sản phẩm mới Hiện tại, đánh giá về chất lượng sản phẩm của công ty chủ yếu dựa vào sự thỏa mãn của khách hàng thông qua số lượng đơn đặt hàng Để giải quyết vấn đề này, điều cần thiết trước tiên là doanh nghiệp xây dựng hệ thống đánh giá chất lượng sản phẩm hiệu quả hơn.
Về mặt quản lý chất lượng ở công ty thì do công ty đã không mấy chú trọng đến vấn đề chất lượng nên việc quản lý chất lượng cũng không được mấy quan tâm Tuy công ty đã có sự phân công lao động về vấn đề quản lý chất lượng nhưng lại chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa những người làm công tác quản lý cũng như còn thiếu sót những bộ phận cần thiết trong công ty để công tác quản lý chất lượng được thuận lợi hơn Nói một cách khác, bộ máy quản lý của công ty vẫn còn đang trong quá trình hoàn thiện nên các công việc đôi khi vẫn mắc phải một số vấn đề Vậy thì hoạt động quản lý chất lượng trong công ty chưa thể làm tốt được, bởi vì công tác này mới chỉ dừng lại ở mức kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Trước tình hình như vậy, ban lãnh đạo công ty quyết định sẽ tiến hành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 Nhưng để áp dụng thành công bộ tiêu chuẩn này còn rất nhiều khó khăn Với chất lượng sản phẩm và công tác quản lý chất lượng của công ty như trên thì công ty hiện đang có những khó khăn và thuận lợi sau:
Hiện nay, ISO 9001: 2000 đã không còn mấy xa lạ với các chủ doanh nghiệp nước ta nếu không muốn nói là hệ thống này càng ngày càng phổ biến, ở nước ta có rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 và con số này sẽ tiếp tục tăng vì thế công ty TNHH Hoa mình Theo số liệu của trung tâm thông tin, đến nay cả nước có khoảng 1300 giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000 Là người đi sau nên doanh nghiệp gặp khá nhiều thuận lợi trong việc tiếp cận với bộ tiêu chuẩn này bởi vì bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 giờ đây đã trở nên rất thông dụng đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam.
Do nước ta đã chú trọng hơn đến việc đào tạo cán bộ chất lượng, các chuyên gia tư vấn về lĩnh vực này cũng dễ dàng được tìm thấy hơn, cùng với đó là sự gia tăng về số lượng người có trình độ chuyên môn về chất lượng Thêm vào đó, các cơ quan quản lý về chất lượng đã được thành lập và ngày càng hoạt động hiệu quả hơn.
- Lãnh đạo công ty TNHH Hoa San cũng đã ý thức được rất rõ sự cần thiết phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 Đây là một điều kiện hết sức thuận lợi bởi muốn xây dựng bất cứ một hệ thống quản lý chất lượng nào thì điều kiện đầu tiên cũng là sự cam kết của lãnh đạo, có được điều kiện này rồi thì mới thực hiện được các bước tiếp theo của hệ thống quản lý chất lượng Ở đây giám đốc công ty đã hết sức nhiệt tình ủng hộ việc xây dựng này bởi vì giám đốc công ty nhận thấy rằng việc xây dựng này là vô cùng cần thiết, nếu thành công thì doanh nghiệp sẽ có rất nhiều thuận lợi trong công cuộc chinh phục những thị trường mới Sự ủng hộ của lãnh đạo là điều kiện đầu tiên và rất quan trọng bởi nếu không có sự ủng hộ này thì việc áp dụng hệ thống chất lượng không thể có và càng không thể thành công.
- Như trên đã thấy, máy móc trang thiết bị công nghệ dùng trong quá trình sản xuất đều là những trang thiết bị hiện đại, nhập từ nước ngoài, có thời gian sử dụng ít nên khi doanh nghiệp áp dụng ISO 9001: 2000 sẽ không cần phải thay đổi máy móc quá nhiều, tạo cho việc áp dụng thuận lợi hơn Vì là một doanh nghiệp sản xuất nên trang thiết bị máy móc là vô cùng quan trọng, có được những điều kiện tiền đề về máy móc như vậy cũng hết sức thuận lợi trong việc áp dụng thành công bộ tiêu chuẩn này.
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp đã triển khai hệ thống kiểm tra chặt chẽ tại từng khâu sản xuất Việc kiểm tra chất lượng được thực hiện xuyên suốt nhằm giảm thiểu tối đa các lỗi sai từ khâu nhỏ nhất Chính sách kiểm soát chất lượng này được ban lãnh đạo ủng hộ, tạo điều kiện để toàn thể nhân viên nâng cao nhận thức và thực hiện nghiêm ngặt quy trình kiểm tra, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty.
- Công ty TNHH Hoa San cũng đã xây dựng được một bộ máy quản lý tuy là chưa hoàn thiện nhưng cũng đã có sự phân công lao động trong vấn đề quản lý chất lượng Mỗi người có nhiệm vụ riêng, làm công việc của mình và có sự trao đổi qua lại giữa các cấp với nhau Cấp dưới tuân theo sự chỉ đạo của cấp trên và cấp trên lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người trong công ty.
- Mặc dù nhà nước đã chú trọng đến việc đào tạo những cán bộ về chất lượng nhưng số lượng đào tạo vẫn quá ít, chưa đủ đáp ứng yêu cầu của đất nước. Hơn nữa, những cán bộ này trình độ, kiến thức có nhưng khi làm tư vấn thì lại ít sát sao thực tế hay nói cách khác là xa rời thực tế, rập khuôn theo lý thuyết vì vậy khi các doanh nghiệp làm theo sẽ có rất nhiều khó khăn mà trong thực tế gặp phải Đội ngũ tư vấn này chưa thực sự đủ mạnh, còn non yếu về chuyên môn, nghiệp vụ và bị phân tán, chia tách theo cơ chế thị trường Nhiều tổ chức tư vấn có quá ít cán bộ tư vấn lại kém về chuyên môn và thiếu kinh nghiệm làm cho chất lượng tư vấn không đảm bảo, đặc biệt đối với những doanh nghiệp không nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống.
- Về quản lý của công ty: Hiện nay, công ty TNHH Hoa San đã có một bộ máy quản lý nhưng sự làm việc chưa được ăn ý, một người phải làm quá nhiều loại công việc khác nhau Muốn áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng thì phải xây dựng một bộ máy quản lý rõ ràng, gồm những người có trình độ để có thể thực hiện được những công việc quản lý của mình Hơn nữa, vấn đề về quản lý chất lượng lại chưa được quan tâm một cách đúng mức, mà mọi người trong công ty cũng có ít hiểu biết về chất lượng nên công tác quản lý chất vấn đề chất lượng nhưng cần phải làm cho tất cả mọi người trong công ty cũng tin tưởng vào việc áp dụng thành công bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 thì hoạt động quản lý chất lượng ở công ty mới hoàn thiện được.
- Về chất lượng sản phẩm: Ở công ty chỉ đơn thuần thực hiện công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm, chủ yếu là kiểm tra ở công đoạn cuối cùng chứ không phải là kiểm soát sản phẩm Chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp chưa được đo lường theo những tiêu chuẩn, những thông số kỹ thuật cho trước mà chỉ là kiểm tra thủ công nên rất khó xác định được hiện nay chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp là như thế nào Đây cũng là một khó khăn mà doanh nghiệp cần phải khắc phục.
- Về thiết kế: Doanh nghiệp chủ yếu sản xuất theo những đơn đặt hàng của khách hàng, mẫu mã đã có sẵn hoặc do khách hàng yêu cầu, doanh nghiệp chưa có một bộ phận chuyên thiết kế sản phẩm Vì vậy, sản phẩm của công ty rất đơn giản, ít chủng loại nên chưa có sức cạnh tranh cao so với các doanh nghiệp khác ở trên thị trường Ở doanh nghiệp do chưa có một phòng ban chuyên trách nên chưa thể có những mẫu mã sản phẩm mới ra được, doanh nghiệp chỉ giữ mức ở thị trường ổn định với những đơn đặt hàng dài hạn, ít có hợp đồng mới do đó doanh nghiệp chưa thể mở rộng được thị trường.
- Về lao động: Cán bộ công nhân viên trong công ty hiện nay đơn thuần chỉ làm những công việc được giao, nhất là công nhân họ chỉ làm một công việc như nhau ngày này qua ngày khác nên rất dễ gây ra nhàm chán Có cảm giác mọi người làm chỉ vì được nhận lương chứ không hề có hứng thú đối với công việc của mình Trình độ của người lao động trong công ty nhìn chung là thấp, số người có trình độ đại học và cao đẳng chiếm tỷ lệ rất ít, số người có hiểu biết về chất lượng hầu như là không có nên phải đào tạo rất nhiều Vì vậy việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng sẽ gặp không ít khó khăn.
- Công ty TNHH Hoa San chưa có một bộ phận chuyên trách về chất lượng, hầu như không thực hiện một hoạt động chất lượng nào từ khi thành lập đến nay Còn về vấn đề khách hàng cũng không có các dịch vụ chăm sóc, chỉ là khách hàng đến đặt hàng thì doanh nghiệp làm sau đó giao hàng cho họ xong là coi như hết nhiệm vụ.
Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001
2.4.1 Nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty
Có được một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 sẽ đem đến cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh vì thông qua việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9001: 2000 doanh nghiệp sẽ có bằng chứng đảm bảo với khách hàng là sản phẩm của họ phù hợp với chất lượng mà họ đã cam kết Những người tiêu dùng luôn mong muốn là những sản phẩm mà họ mua về có chất lượng đúng như chất lượng mà nhà sản xuất đã khẳng định, vì thế nếu doanh nghiệp áp dụng thành công ISO 9001:
2000 thì chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp sẽ được nâng cao tạo lòng tin cho khách hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt mang tính quốc tế như hiện nay, chất lượng được coi là một giải pháp cơ bản có lợi rất lớn, một vũ khí tham gia cạnh tranh Khi đời sống của người dân được nâng lên và sức mua của họ được nâng cao, tiến bộ khoa học công nghệ được tăng cường thì chất lượng sản phẩm là yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh Hơn nữa, công ty TNHH Hoa San là một công ty nhỏ, mới tách ra được thành lập trong một khoảng thời gian không được coi là dài nhưng cũng không phải là ngắn Việc tạo dựng chỗ đứng trên thị trường hiện nay là rất quan trọng đối với công ty, và để làm được điều đó trước hết công ty phải đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong thời đại ngày nay, tạo ra khả năng cạnh tranh ngày càng cao của doanh nghiệp Vì thế, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiện nay đối với công ty là một bước đi đúng đắn để có thể tạo được lòng tin của khách hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp cũng như tạo ra khả năng cạnh tranh cho doanh
2.4.2 Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty
Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000 giúp công ty tăng năng suất và giảm giá thành sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:
2000 giúp bạn thực hiện mọi thứ đúng từ lần đầu tiên, giúp bạn kiểm soát chặt chẽ quy trình, từ đó giảm tải khối lượng công việc làm lại, giảm chi phí xử lý sản phẩm lỗi, tiết kiệm thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực và tiền bạc Những điều này đồng thời giúp giảm chi phí kiểm tra, tiết kiệm cho cả công ty và khách hàng.
Với nền kinh tế quốc dân, đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm sẽ tiết kiệm được lao động xã hội do sử dụng hợp lý, tiết kiệm tài nguyên, sức lao động, công cụ lao động, tiền vốn Nâng cao chất lượng có ý nghĩa tương tự như tăng sản lượng mà lại tiết kiệm được lao động Trên ý nghĩa đó, nâng cao chất lượng cũng có ý nghĩa là tăng năng suất.
Nhờ có sự kiểm soát chặt chẽ trong từng giai đoạn thực hiện công việc mà có thể tránh được những tổn thất do mắc phải sai lầm, giúp cho các công việc được thực hiện một cách nhanh chóng, trơn tru hơn góp phần vào việc nâng cao năng suất, giảm giá thành sản phẩm giúp công ty thu về lợi nhuận cao hơn, đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được nâng cao Do đó họ càng hăng hái làm việc tạo ra những sản phẩm tốt hơn cho công ty góp phần ngày càng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Mặt khác, nhờ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế sẽ kích thích được tính năng động, sáng tạo của người lao động trong sản xuất kinh doanh, phát huy nhiều sáng kiến cải tiến kỹ thuật làm doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng cao đồng thời tạo điều kiện thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng ngày một tốt hơn Đặc biệt việc áp dụng ISO 9001: 2000 sẽ tạo được nếp sống văn minh trong giao tiếp, ứng xử với khách hàng, tạo được việc làm ổn định và thu nhập ngày càng tăng cho người lao động.
2.4.3 Giúp cho công ty hoạt động một cách chuyên nghiệp hơn
Công ty hiện nay mặc dù đã có bộ máy quản lý và đã có sự phân công công việc nhưng dường như nhiều công việc vẫn bị chồng chéo, nhiều người vẫn phải cùng một lúc thực hiện nhiều việc Nếu áp dụng thành công bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 thì công ty sẽ có một đội ngũ nhân lực có trình độ cao hơn, làm việc một cách chuyên nghiệp hơn, các công việc sẽ được phân công một cách rõ ràng và mọi người sẽ có hứng thú làm việc hơn Mọi người trong công ty sẽ hoạt động theo một mục đích nhất định, lợi ích của công ty sẽ đặt lên trước hết Nếu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 thì các chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, các yêu cầu kỹ thuật của nguyên liệu, bán thành phẩm, các hướng dẫn công việc được xây dựng thành văn bản rõ ràng, đầy đủ và được đào tạo, hướng dẫn cho từng thành viên trong công ty. Nhờ vậy mà vấn đề quản lý chất lượng trong công ty sẽ trở thành công việc chung của tất cả mọi thành viên chứ không còn là việc riêng của những người làm công tác KCS.
2.4.4 Công ty sẽ cung ứng cho xã hội những sản phẩm có chất lượng tốt
Một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với bộ tiêu chuẩn ISO 9001:
2000 sẽ giúp công ty quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hệ thống và kế hoạch, giảm thiểu và loại trừ các chi phí phát sinh sau kiểm tra, chi phí bảo hành và làm lại Cải tiến liên tục hệ thống chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn sẽ dẫn đến cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm Việc sản xuất sản phẩm lại luôn luôn được kiểm soát trong tất cả các giai đoạn, giảm thiểu đến mức thấp nhất những sản phẩm sai hỏng mà nếu có thì cũng có hành động khắc phục Như vậy, hệ thống quản lý chất lượng rất cần thiết để cung cấp sản phẩm có chất lượng.
PHẦN III CÁC BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG ISO 9001: 2000 TRONG CÔNG
Lên kế hoạch để tiến hành các bước thực hiện ISO 9001: 2000
Với 15 bước trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 có thể chia ra làm 4 giai đoạn và thời gian thực hiện như sau (dự kiến bắt đầu từ ngày 1/ 8/ 2006 đến tháng 7/ 2007)
- Từ bước 1 đến bước 3: Giai đoạn chuẩn bị ( tiến hành trong 2 tuần)
- Từ bước 4 đến bước 8: Giai đoạn lập kế hoạch ( tiến hành trong 6 tuần)
- Từ bước 9 đến bước 12: Giai đoạn áp dụng ( tiến hành trong 8 tháng)
- Từ bước 13 đến bước 15: Giai đoạn chứng nhận (tiến hành trong 1 tháng) Điều đó đ ược thể hiện trong bảngsau:
Bảng 13 : Các giai đoạn tiến hành thực hiện ISO 9001: 2000 trong công ty TNHH Hoa San
( Nguồn: t ác giả t ự x ây dựng)
Các bước để áp dụng và thực hiện ISO 9001: 2000 là:
3.1.1 Bước 1: Cam kết của lãnh đạo
Lãnh đạo công ty phải có cam kết bằng văn bản đối với việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống đó và thông báo cho toàn bộ tổ chức biết rằng tổ chức sẽ áp dụng bộ tiêu chuẩn này vào thời điểm nào.
- Giám đốc công ty phải hiểu được sơ bộ về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000
Cuộc họp mở đầu đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng ISO, nơi giám đốc giải thích rõ bản chất của tiêu chuẩn ISO và nhấn mạnh cam kết của công ty trong việc triển khai thành công hệ thống này Sự hiểu biết rõ ràng về ISO sẽ tạo nền tảng vững chắc cho toàn bộ quá trình áp dụng.
Để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, lãnh đạo doanh nghiệp cần có cam kết bằng văn bản thể hiện quyết tâm đầu tư vào chất lượng sản phẩm/dịch vụ Cam kết này nên được dựa trên phân tích toàn diện tình trạng quản lý hiện tại và định hướng hoạt động tương lai, cũng như nghiên cứu xu hướng thị trường để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hoạt động cam kết của lãnh đạo diễn ra trong tuần đầu tiên của kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000.
3.1.2 Bước 2: Thành lập ban chỉ đạo/ nhóm công tác và chỉ định người đại diện lãnh đạo
Công ty phải thành lập ra một nhóm công tác, nhóm công tác này là những người làm việc trong công ty, đó sẽ là những người định hướng, là những người đi tiên phong trong phong trào áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Công ty phải tạo những tiền đề cơ bản để chuẩn bị áp dụng ISO, như về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc , phải cử ra một người đại diện lãnh đạo về chất lượng Ví dụ như ở công ty TNHH Hoa San là trưởng phòng vật tư sẽ là người thay mặt lãnh đạo giải quyết các vấn đề có liên quan đến chất lượng trong một giới hạn cho phép.
Thành phần ban chỉ đạo bao gồm lãnh đạo cấp cao trong tổ chức và trưởng phòng hành chính tổng hợp, trưởng phòng tài chính kế toán, trưởng phòng kinh doanh và quản đốc phân xưởng Ban chỉ đạo có nhiệm vụ:
- Lập chính sách chất lượng
- Lựa chọn, bổ nhiệm người đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm về chất lượng Ở công ty Hoa San là trưởng phòng vật tư.
- Lập kế hoạch tổng thể của dự án
- Lựa chọn tổ tư vấn
- Điều phối, phân công công việc của dự án cho các bộ phận
- Theo dõi và kiểm tra dự án Đại diện lãnh đạo có các nhiệm vụ sau đây:
- Thường trực chỉ đạo việc triển khai dự án
- Xác định, thu thập và phân phối các nguồn lực cần thiết để triển khai dự án.
- Tổ chức các hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ
- Làm công tác đối ngoại về các vấn đề liên quan đến chất lượng
Nhịp cầu nối giữa lãnh đạo, ban chỉ đạo với nhân viên xuyên suốt quá trình triển khai dự án, ban điều phối dự án có vai trò truyền tải thông tin về tình hình thực hiện, đồng thời tiếp nhận và giải quyết kịp thời các vướng mắc, khó khăn phát sinh, đảm bảo dự án tiến hành suôn sẻ, đáp ứng mục tiêu và tiến độ đề ra.
Hoạt động này diễn ra song song với bước đầu tiên tức là cũng được thực hiện trong tuần đầu tiên của quá trình xây dựng.
3.1.3 Bước 3: Lựa chọn tư vấn
Hầu hết tất cả các tổ chức ở Việt Nam khi áp dụng ISO đều phải thuê tư vấn, đó là những người chuyên tư vấn cho các công ty là phải làm như thế nào,làm những công việc gì để công ty có thể đạt được những yêu cầu trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Vì thế, công ty có thể tìm và chọn một tư vấn thích hợp với công ty mình Công ty lúc đó cũng phải lập ra một tổ chuyên điều phối các hoạt động chất lượng trong tổ chức Tổ này có thể là nhóm công tác của tổ chức; tư vấn chỉ là người lên kế hoạch những việc mà tổ chức cần phải làm còn những công việc cụ thể thì chính tổ chức phải làm.
- Ban chỉ đạo cần phải tìm kiếm và lựa chọn tổ chức tư vấn phù hợp nhất với công ty của mình Hiện nay, có rất nhiều các tổ chức tư vấn, doanh nghiệp có thể tham khảo kinh nghiệm lựa chọn tư vấn của các công ty đi trước hoặc tìm hiểu qua báo chí, mạng internet để lựa chọn
Tiến hành họp mặt tại trụ sở của công ty tư vấn do doanh nghiệp lựa chọn, sau đó ký kết hợp đồng ghi rõ thỏa thuận giữa hai bên về các điều khoản cần thực hiện.
- Sau đó sẽ mời họ về công ty để họ có thể tư vấn cho tổ chức xem tổ chức cần phải làm như thế nào để đạt được các yêu cầu của tiêu chuẩn Với sự giúp đỡ của các chuyên gia tư vấn, việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000 có thể rút ngắn được thời gian, tiết kiệm được các nguồn lực cũng như nhanh chóng khai thác được những lợi ích do hệ thống này mang lại. Bước 3 này sẽ được thực hiện trong tuần thứ 2.
3.1.4 Bước 4: Lên kế hoạch sơ bộ
Tổ chức cần phải lên kế hoạch tổng quát như thời điểm bắt đầu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, thời gian tiến hành là bao nhiêu lâu, các công việc trong thời gian tiến hành là gì?
- Thời điểm bắt đầu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng: ngày 1/8/2006 và được thực hiện trong 11 tháng
- Các công việc trong thời gian tiến hành: bao gồm 15 bước (được thực hiện trong 4 giai đoạn)
+ Giai đoạn 1: Từ bước 1 đến bước 3: Giai đoạn chuẩn bị ( tiến hành trong
+ Giai đoạn 2: Từ bước 4 đến bước 8: Giai đoạn lập kế hoạch ( tiến hành trong 6 tuần)
+ Giai đoạn 3: Từ bước 9 đến bước 12: Giai đoạn áp dụng ( tiến hành trong
+ Giai đoạn 4: Từ bước 13 đến bước 15: Giai đoạn chứng nhận (tiến hành trong 1 tháng)
Bước này được thực hiện trong tuần đầu tiên của giai đoạn 2
3.1.5 Bước 5: Đào tạo nhận thức
Tổ chức phải tiến hành đào tạo nhận thức cho tất cả các thành viên đang làm việc trong công ty hiểu được tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng này bởi vì mọi người có hiểu được và có thấy được tầm quan trọng thì mọi người mới làm theo, mới có thể mạnh dạn thay đổi cách làm việc đã quá quen thuộc của mình, đây là một bước hết sức quan trọng trong quá trình áp dụng ISO 9001: 2000 Công ty TNHH Hoa San là một công ty nhỏ nên có thể đào tạo theo kiểu là sẽ cử một số cán bộ chủ chốt của công ty như các trưởng phòng đi học trước sau đó sẽ về đào tạo nhận thức cho các nhân viên dưới quyền, cứ thế cho đến những công nhân cũng cần phải am hiểu về hệ thống này.
Nhu cầu đào tạo của tổ chức cần được xác định rõ ràng Do đang trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 nên mọi thành viên trong tổ chức cần nắm vững kiến thức về hệ thống này, dẫn đến nhu cầu đào tạo hiện nay của công ty là rất cao.
- Lựa chọn phương thức đào tạo: Công ty nên lựa chọn phương thức đào tạo theo hình cây, đầu tiên ban chỉ đạo của công ty sẽ được đào tạo sau đó những người này sẽ trực tiếp hướng dẫn cho nhân viên cấp dưới của mình sao cho tất cả mọi người trong công ty đều nhận thức được tầm quan trọng và hiểu rõ về ISO 9001: 2000 Doanh nghiệp cũng nên lựa chọn phương thức đào tạo bên trong tức là mời chuyên gia về giảng dạy trực tiếp tại công ty, như thế kiến thức sẽ được thu hẹp và chuyên sâu hơn vào vấn đề mà công ty cần quan tâm.
- Chương trình đào tạo: đào tạo về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000.
- Đánh giá đào tạo: Các tiêu thức đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo chú trọng vào các kết quả cuối cùng như sau:
+ Phản ứng của người được đào tạo đối với nội dung và quy trình đào tạo.
+ Kiến thức cũng như những điều học hỏi được qua chương trình đào tạo. + Những thay đổi về hành vi nhờ có sự đào tạo.
Bước đào tạo nhận thức này sẽ được tiến hành trong vòng 2 tuần đầu của giai đoạn 2.
3.1.6 Bước 6: Khảo sát hệ thống hiện có
Dự kiến về hệ thống văn bản ở công ty trách nhiệm hữu hạn Hoa San
3.2.1 Quá trình lập văn bản của hệ thống quản lý chất lượng
- Chỉ định người chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng hệ thống tài liệu Ở công ty TNHH Hoa San thì người chịu trách nhiệm chính chính là đại diện lãnh đạo về chất lượng: trưởng phòng vật tư
- Nghiên cứu và diễn giải các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2000
Xác định và phân tích các giai đoạn quan trọng trong quá trình kinh doanh là điều thiết yếu để đảm bảo hoạt động diễn ra liền mạch và hiệu quả Các giai đoạn này bao gồm: tiếp nhận hợp đồng, lập kế hoạch thực hiện, thực hiện dự án, kiểm tra chất lượng và giao sản phẩm cho khách hàng Mỗi giai đoạn đóng vai trò riêng biệt nhưng đều liên kết với nhau để mang lại đầu ra cuối cùng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Xem xét khái quát từng quá trình dựa trên những yêu cầu của ISO 9001:
2000 để qua đó quyết định yêu cầu nào của tiêu chuẩn là có thể áp dụng, đồng thời nhận biết những quá trình mới nào cần phải tiến hành để thỏa mãn mọi yêu cầu cần thiết của tiêu chuẩn.
* Bước 3: Phân tích chi tiết từng quá trình để đánh giá trình độ hiện tại của quá trình, xác định những điểm cần phải thay đổi cho phù hợp với tiêu chuẩn. Nội dung các công việc cần phải làm trong bước này là:
- Xem xét cách thức tiến hành hiện hành của quá trình: mục đích, phạm vi và trách nhiệm các công việc cấu tạo nên quá trình, trình tự và các kết quả đầu ra của chúng.
- So sánh với các yêu cầu của tiêu chuẩn để tìm ra các lỗ hổng, trên cơ sở đó lập kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức.
* Bước 4: Viết hệ thống tài liệu bao gồm cả việc xem xét, thử nghiệm, phê duyệt và ban hành
- Danh mục các tài liệu cần viết bao gồm: chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng; sổ tay chất lượng; các quy trình, thủ tục được lập thành văn bản; hướng dẫn công việc; hồ sơ.
- Việc phân công người viết như sau:
+ Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng do giám đốc chịu trách nhiệm.+ Sổ tay chất lượng do trưởng phòng vật tư viết.
Quy trình, thủ tục và hồ sơ được phân công hợp lý cho nhân viên các bộ phận liên quan thực hiện biên soạn Sau khi hoàn thiện, các tài liệu này sẽ được trình lên đại diện lãnh đạo để phê duyệt về chất lượng Một ví dụ điển hình là quy trình đánh giá nội bộ được biên soạn bởi nhân viên phòng chất lượng của công ty.
Bước 5: Công bố việc phổ biến tài liệu trong toàn bộ tổ chức Giám đốc công ty sẽ triệu tập một cuộc họp trong toàn công ty để công bố về vấn đề này.
* Bước 6: Sau khi viết và công bố các tài liệu này thì công ty cần phải duy trì việc tuân thủ các tài liệu mà tổ chức đã ban hành.
3.2.2 Dự kiến về hệ thống văn bản ở công ty TNHH Hoa San
3.2.2.1 Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
* Chính sách chất lượng của tổ chức
Chính sách chất lượng của công ty TNHH Hoa San nhằm đảm bảo đáp ứng các yêu cầu và mong muốn của khách hàng mọi lúc mọi nơi Ban giám đốc công ty đặt việc xây dựng chính sách chất lượng là một trong những chiến lược kinh doanh hàng đầu của công ty, qua việc cung cấp các sản phẩm đảm bảo thời gian, giá cả hợp lý và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty để luôn phù hợp với nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Ban giám đốc công ty cam kết dành mọi ưu tiên để xây dựng, áp dụng, duy trì và thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.
Chính sách chất lượng này được đọc và giải thích cho mọi nhân viên của công ty TNHH Hoa San.
* Mục tiêu chất lượng năm 2006 của tổ chức
- Số lượng sản phẩm của doanh nghiệp năm sau sẽ tăng hơn so với năm trước là 15%
- Tổng doanh thu năm sau sẽ cao hơn so với năm trước là 20%
- Tỷ lệ sai hỏng bình quân sẽ giảm là 10% so với năm 2005
- Số lượng phàn nàn của khách hàng cũng sẽ giảm dần, cụ thể là giảm 20% so với năm trước
3.2.2.2.1 Phần đầu của cuốn sổ tay chất lượng
* Trang kiểm soát của sổ tay chất lượng (trang đầu tiên):
Sổ tay chất lượng Mã: STCL
Trang kiểm soát Ngày ban hành:
TT Bộ phận được phân phối Ngày phân phối Sửa đổi
TT Phần sửa đổi Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Người viết Người xem xét Người phê duyệt ( kí tên) ( kí tên) ( kí tên)
* Trang mục lục của sổ tay chất lượng:
Sổ tay chất lượng Mã:
Mục lục Ngày ban hành:
Lần sửa đổi: Đề mục Trang số Lần sửa đổi
3.2.2.2 2 Phần nội dung của sổ tay chất lượng
Sổ tay chất lượng sẽ có cấu tạo gồm 2 phần như sau:
* Phần thứ nhất: Giới thiệu chung về tổ chức
- Giới thiệu về tổ chức
Công ty TNHH Hoa San được thành lập vào ngày 21/10/2002 với tiền thân là cơ sở sản xuất Hoa San và lúc đầu chỉ có 2 thành viên góp vốn Đến nay,doanh nghiệp đã có thêm 2 thành viên nữa góp vốn, công ty đã và đang tiếp tục xây dựng và hoàn thiện cơ sở sản xuất về mọi mặt để theo kịp với xu thế phát triển chung trong thời đại hiện nay.
Doanh nghiệp chuyên về sản xuất và phân phối các mặt hàng nhựa, giày dép, đồng thời kinh doanh nguyên vật liệu, hóa chất, phế liệu, phế phẩm ngành nhựa Công ty đóng vai trò là đại lý mua, đại lý bán và đại lý ký gửi hàng hóa Sản phẩm chính của doanh nghiệp là dép nhựa, được sản xuất tại khu công nghiệp Sài Đồng, Gia Lâm, Hà Nội Trụ sở giao dịch của công ty đặt tại 26 Hàng Vải, phường Hàng Bồ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Công ty chỉ sản xuất theo yêu cầu đơn đặt hàng của khách hàng, mẫu mã và chủng loại sản phẩm rất ít Khách hàng của doanh nghiệp chủ yếu ở các tỉnh như: Bắc Giang, Bắc Ninh, Hà Nội Hiện nay, doanh nghiệp đang tiếp tục cố gắng để mở rộng thị trường của mình đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.
- Giới thiệu về hệ thống chất lượng của tổ chức
Một số giải pháp đưa ra để thực hiện ISO 9001: 2000 trong công ty
3.3.1.1 Sự cần thiết và mục tiêu của công tác đào tạo tại công ty TNHH Hoa San Để thực hiện và duy trì công tác quản lý chất lượng thì một điều quan trọng là phải có một đội ngũ cán bộ và người lao động luôn hiểu được vai trò,trách nhiệm và công việc của mình Với công ty TNHH Hoa San, việc đào tạo con người lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi công ty đang tiến hành xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 bởi để có thể đối mặt và vượt qua những thử thách mới, mỗi một doanh nghiệp phải chuẩn bị cho lực lượng lao động của mình một hành trang đầy đủ trước khi bắt tay vào một công việc mới Hơn nữa, trong bối cảnh áp lực cạnh tranh ngày càng tăng cao trong nền kinh tế thị trường, các công ty phải không ngừng cải tiến và phát triển sắc bén để chống lại áp lực cạnh tranh là chiến dịch giáo dục và đào tạo, thông qua chiến dịch trang bị kiến thức mới và kỹ năng mới.
Công tác đào tạo, khi được tiến hành tốt sẽ mang lại cho không chỉ doanh nghiệp mà cả những người lao động những lợi ích cụ thể, thiết thực Đối với doanh nghiệp thì các lợi ích cụ thể đó là: tăng khả năng sinh lợi cho công ty; cải thiện kỹ năng và nhận thức nghề nghiệp ở tất cả các cấp trong công ty; tăng nhuệ khí của người lao động; làm cho mọi người nắm được các mục tiêu của tổ chức; làm cho mọi người thấy được một bức tranh tốt đẹp hơn về công ty; cải thiện mối quan hệ giữa người quản lý và cấp dưới; tạo ra động lực phát triển công ty; giúp công ty đưa ra các quyết định và giải quyết tồn tại một cách hiệu quả hơn; tăng cường kỹ năng lãnh đạo, sự khuyến khích, lòng trung thành, thái độ làm việc cho người quản lý cũng như người công nhân; giảm chi phí trong nhiều khâu như sản xuất, quản lý nhân sự Bên cạnh các lợi ích trên, công tác đào tạo còn mang đến cho người công nhân một số lợi ích, nhưng tựu chung lại cũng là lợi ích của công ty như: giúp cho các cá nhân đưa ra các quyết định và giải quyết vấn đề một cách tốt hơn; làm cho con người tự tin và tự phát triển; giúp cho con người xử lý được mâu thuẫn, sự căng thẳng và thất vọng; tăng sự hãnh diện và thỏa mãn về nghề nghiệp; hướng con người vươn tới các mục tiêu cá nhân đồng thời với việc cải thiện kỹ năng tác động qua lại lẫn nhau; loại bỏ cảm giác sợ hãi khi nhận những nhiệm vụ mới.
Công tác đào tạo góp phần cải thiện các mối quan hệ giữa các cá nhân, nhóm và trong việc triển khai chính sách Đào tạo giúp tăng cường trao đổi thông tin, cung cấp thông tin chính xác, phát triển kỹ năng cá nhân, truyền đạt rõ ràng các chính sách của công ty, thúc đẩy sự gắn kết nhóm và tạo ra môi trường học tập, phát triển và hợp tác Nhờ đó, đào tạo giúp nâng tầm vị thế của công ty trong công việc và cuộc sống Tóm lại, mục đích đào tạo của công ty là trang bị cho người lao động những kỹ năng và kiến thức mới.
Chính sách chất lượng Đào tạo
Kiểm định tính hiệu lực Đánh giá kết quả
Thực thi và theo dõi
Chương trình và tài liệu Nêu nhu cầu đào tạo
Xây dựng tổ chức đào tạo Xác định mục tiêu
Phân công trách nhiệm tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng hàng hóa nhằm thỏa mãn nhu cầu thị trường trong các điều kiện xác định.
3.3.1.2 Chu kỳ của đào tạo về chất lượng Đối với công ty TNHH Hoa San thì mục đích là đào tạo cho tất cả mọi người trong công ty từ cấp lãnh đạo cao nhất đến những người mới nhất và thấp nhất hiểu rõ được hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 Vì thế công ty sẽ thực hiện chương trình đào tạo ngắn hạn để đào tạo cho các cán bộ của mình. Trách nhiệm về đào tạo chất lượng cho các cán bộ nhân viên thuộc về người cán bộ lãnh đạo ở các cấp, đặc biệt là những cán bộ chịu trách nhiệm điều phối hoạt động thực thi chương trình chất lượng Đào tạo chất lượng xuất phát từ chính sách chất lượng và được thực hiện theo một chu trình kín Chu trình này được mô tả như sau:
Hình 1 : Chu trình đào tạo chất lượng
3.3.1.3 Đào tạo cán bộ quản lý và nhân viên trong công ty
3.3.1.3.1 Đào tạo cấp lãnh đạo cao nhất và cán bộ quản lý trong tổ chức
Người lãnh đạo cao nhất quyết định chính sáh và chiến lược chất lượng. Đào tạo huấn luyện có vai trò làm cho người lãnh đạo nhận thức rõ nội dung, ý nghĩa của chương trình quản lý chất lượng để họ cam kết, bắt tay thực sự vào thực thi chương trình Ngoài ra, một cán bộ quản lý “ tham mưu” là trưởng phòng chất lượng (đối với công ty là trưởng phòng vật tư) cũng cần phải được đào tạo đặc biệt Trưởng phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm quản lý hệ thống chất lượng kể cả việc thiết kế, vận hành và kiểm tra hệ thống chất lượng đó.
Việc lựa chọn người đến công ty để đào tạo là một việc làm vô cùng quan trọng Công ty sẽ tìm và lựa chọn ra người huấn luyện phù hợp nhất và có đủ năng lực, trình độ để mời đến công ty thực hiện chương trình đào tạo Việc đào tạo về chất lượng đối với cán bộ quản lý công ty Hoa san có thể được thực hiện như sau: không nên thực hiện việc đào tạo từ bên ngoài, cán bộ công nhân viên ở công ty sẽ phải đi học tại các trường học và trung tâm đào tạo, như vậy kiến thức sẽ chung và rộng Doanh nghiệp nên tìm và thuê chuyên gia về chất lượng đến công ty để đào tạo,như vậy là thích hợp đối với doanh nghiệp bởi hiện tại doanh nghiệp rất cần kiến thức chuyên sâu về hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000 để tiến hành áp dụng các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn này, chương trình đào tạo sẽ được thực hiện ngay chính tại công ty Chương trình lớp học cần kéo dài khoảng 30 giờ và bao gồm các nội dung sau:
- Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000: nhận thức, cam kết, chính sách, chi phí, khâu cung ứng và khách hàng.
- Kiểm tra chất lượng một cách có hệ thống.
- Khả năng của quy trình và yêu cầu của thị trường: quy trình, xác định khả năng, kiểm soát bên trong, các chỉ số khả năng
- Đồ thị kiểm soát quy trình đối với các biến số và thuộc tính: tập hợp các dữ kiện, mức trung bình và biên độ.
- Đo lường mức biến động
- Kiểm soát sản phẩm: sử dụng phương pháp lấy mẫu, rủi ro
- Kiểm soát các quy trình của tổ chức.
3.3.1.3.2 Đào tạo cho mọi nhân viên khác
Nhận thức được vấn đề rằng nếu chương trình quản lý chất lượng không đến được với những người lao động ở cấp cơ sở thì chương trình ISO 9001:
2000 đã được các nhà lãnh đạo cao cấp khởi thủy sẽ không thể thành hiện thực. Đối với các cán bộ nhân viên, nội dung đào tạo bao gồm những nội dung cơ bản của chất lượng, đặc biệt phải chú ý đến việc sử dụng những ví dụ minh họa đơn giản, dễ hiểu để giải thích các thuật ngữ và khái niệm Hầu hết mọi người đều có thể liên hệ vấn đề chất lượng và quản lý chất lượng vào trong cuộc sống riêng, cuộc sống gia đình của họ Mỗi nhân viên cần được huấn luyện tỉ mỉ về các quy trình chất lượng liên quan đến công việc của họ Họ cần phải được đào tạo đầy đủ về kỹ thuật nghiệp vụ, nhưng họ cũng cần phải nắm được nhu cầu của khách hàng của mình Điều quan trọng là chương trình đào tạo chất lượng phải có mối quan hệ khăng khít, hữu cơ với các nhiệm vụ của người nhân viên Việc đào tạo thích hợp đối với công ty hiện nay là đào tạo theo hình cây, tức là chuyên gia sẽ đào tạo cho các cán bộ chủ chốt trong công ty (ban lãnh đạo, các trưởng phòng ) sau đó những người này sẽ truyền đạt lại kiến thức về ISO cho cấp dưới của mình Cứ như vậy cho đến người cuối cùng trong công ty làm sao cho tất cả mọi người đều hiểu, đều biết về ISO 9001: 2000 có như vậy việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000 mới có thể thành công.Ngoài việc đào tạo về chất lượng như trên, công ty cần phải gắn kết mọi người lại với nhau, làm cho mọi người cảm thấy hứng thú với công việc của mình, sáng tạo trong công việc, làm cho họ có thể phát biểu ý kiến riêng của mình để đóng góp cho công ty Việc làm này cần sự nỗ lực rất lớn của ban lãnh đạo công ty Bởi vì bất kỳ một công việc nào muốn thành công thì đều cần phải có sự đồng tâm hiệp lực của tất cả mọi người, đó là điều kiện vô cùng quan trọng đối với bất kỳ một tổ chức nào.
3.3.2 Thành lập thêm một số bộ phận cần thiết trong công ty
- Bộ phận chất lượng: Muốn xây dựng thành công một hệ thống quản lý chất lượng thì cần phải có một bộ phận chuyên trách về chất lượng Bộ phận này sẽ thực hiện tất cả các công việc có liên quan đến chất lượng nhưng cần có sự hỗ trợ của các phòng ban khác và chịu trách nhiệm trước giám đốc về vấn đề chất lượng trong tổ chức Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm về các công việc như: thuê chuyên gia tư vấn, lập các kế hoạch về chất lượng, kiểm tra chất lượng sản phẩm, thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa Bộ phận chất lượng như ở trong công ty có thể được thành lập theo hướng như sau: chọn ra một người trong công ty để thực hiện các công việc quản lý về chất lượng, cụ thể là trưởng phòng vật tư sẽ chịu trách nhiệm là người đại diện lãnh đạo về chất lượng của công ty Còn nhân viên phòng vật tư sẽ kiêm nhiệm thêm công việc chất lượng, nhưng chất lượng là công việc chung của tất cả mọi người, đây sẽ chỉ là bộ phận chỉ ra đường lối để thực hiện các kế hoạch về chất lượng.
Bộ phận thiết kế đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi nhu cầu của khách hàng thành những thông số kỹ thuật cụ thể, đảm bảo chất lượng sản phẩm Việc đa dạng hóa mẫu mã sản phẩm thông qua bộ phận thiết kế góp phần mở rộng thị trường và thúc đẩy hoạt động kinh doanh Để thực hiện nhiệm vụ này hiệu quả, doanh nghiệp có thể đào tạo nhân viên phòng hành chính tổng hợp hoặc tuyển dụng thêm nhân sự Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ vì vẫn tập trung chủ yếu vào sản xuất theo đơn đặt hàng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiện tại trước khi mở rộng thị trường.
3.3.3 Gắn kết mọi người trong công ty lại với nhau bằng cách xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là tập hợp các giá trị, niềm tin, thái độ, tập quán, quy định, cá tính, những nhân vật điển hình, những nét đặc trưng riêng của một doanh nghiệp Văn hóa là khía cạnh con người, hình thành nên sự đoàn kết và sự hợp tác để thực hiện mục đích của doanh nghiệp đặt ra Vì vây, trước hết là lãnh đạo công ty cần xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, một nền nếp tốt nhằm khuyến khích nhân viên tiếp thu được các chuẩn mực đạo đức và thái độ tích cực, ở đó mọi người đều có hứng thú với công việc của mình. Các sản phẩm văn hóa có thể là giá trị, niềm tin, lễ nghi, thủ tục, chuyện kể, biểu tượng, ngôn ngữ và các nhân vật điển hình Một văn hóa lành mạnh sẽ làm cho các nhân viên nhận thức tốt hơn những việc mà họ làm và vì vậy dẫn dắt họ làm việc tích cực hơn, gắn bó mọi người với nhau hơn nhằm đạt được các mục đích của doanh nghiệp Như vậy, văn hóa là toàn bộ đời sống tinh thần của con người và xã hội, là sự tổng hòa của mọi giá trị tinh thần do con người tạo ra Môi trường văn hóa đóng vai trò cực kỳ quan trọng và tác động trực tiếp tới việc hình thành nhân cách, đạo đức, lối sống, lương tâm, trí tuệ, khả năng phát huy sáng tạo của con người Tóm lại, văn hóa là một khái niệm liên quan chặt chẽ đến con người, là sự phát huy các năng lực bản chất của con người, nên văn hóa có mặt ở bất cứ hoạt động nào của con người, dù đó là những hoạt động trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội hay cách cư xử, giao tiếp thậm chí trong công tác xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2000 và các tiêu chuẩn khác trong doanh nghiệp
Ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp được thể hiện rõ nét trong bối cảnh thực tiễn so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và những nguyên tắc quản lý chất lượng cốt lõi.
- Định hướng bởi khách hàng: Để làm ra một sản phẩm dịch vụ, có thể một số hoặc hầu hết mọi người trong doanh nghiệp đều có liên quan trực tiếp hay gián tiếp Nếu như doanh nghiệp có văn hóa coi thường khách hàng, lừa dối khách hàng, vô trách nhiệm với khách hàng hoặc không quan tâm đến khách hàng thì không bao giờ có thể cung ứng những sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu thực sự của khách hàng. Như vậy, nguyên tắc đầu tiên định hướng bởi khách hàng này thường sẽ bị phá vỡ Do vậy cần vận dụng chức năng nhận thức của văn hóa để giáo dục và đào tạo làm cho mọi cá nhân trong doanh nghiệp, đặc biệt là lãnh đạo cấp cao nhất của doanh nghiệp phải có định hướng bởi khách hàng, hay nói cách khác sự tôn trọng khách hàng là một điều kiện tiên quyết trong cơ chế thị trường và hội nhập kinh tế ngày nay.
- Vai trò quyết định của lãnh đạo
“ Một người lo bằng một kho người làm” chứng tỏ vai trò lãnh đạo là hết sức quan trọng quyết định định hướng và chiến lược phát triển của một tổ chức. Một tập thể mạnh cần đến một đội ngũ lãnh đạo mạnh và ngược lại một đội ngũ lãnh đạo mạnh thì mới có thể có một tập thể mạnh Tính cách, phong cách lãnh đạo, lối sống tâm hồn của người lãnh đạo sẽ quyết định cơ bản một môi trường làm việc lành mạnh, tinh thần làm việc hăng say chính là tạo ra một môi trường văn hóa của doanh nghiệp đó.
Để xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực, trách nhiệm và phát huy tối đa tiềm năng sáng tạo, cần áp dụng các phương pháp lãnh đạo, đào tạo và sử dụng cán bộ hợp lý, hợp tình Lãnh đạo có vai trò định hướng, tạo môi trường làm việc tốt, nơi cán bộ hiểu rõ nhiệm vụ, mục tiêu chung để cùng nỗ lực phấn đấu.
Ngược lại, nếu một tập thể lãnh đạo có lối sống không lành mạnh, không có một định hướng, chiến lược cụ thể và rõ ràng, không coi trọng chất lượng thì không thể làm ra sản phẩm, dịch vụ có chất lượng và tập thể đó không thể tồn tại là một tập thể mạnh hay trên đà phát triển Không khí làm việc ở doanh nghiệp cũng sẽ bị ảnh hưởng và đời sống tinh thần của cán bộ không thể tốt và lành mạnh.
- Tham gia của mọi thành viên
