Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 để cải thiện quản lý chất lượng tại công ty TNHH Hoa San
MỤC LỤC
Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm qua
Bảng đánh giá tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
2002 doanh nghiệp mới được tách ra thành lập riêng, nhân công đang làm việc ổn định ở bên xưởng Gia Lâm thì đến gần cuối năm lại chuyển địa điểm sản xuất nên phát sinh rất nhiều chi phí như chi phí đi lại, những hao phí về thời gian dẫn đến lợi nhuận giảm sút. Vì công ty hoạt động có hiệu quả hơn sẽ dẫn đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng khá hơn, từ đó thúc đẩy mọi người làm việc tốt hơn thì lại dẫn đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng thu được nhiều thành quả.
Những thuận lợi và khó khăn chủ yếu đối với sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay
- Sản phẩm của công ty là sản phẩm thiết yếu rất cần thiết cho đời sống xã hội bởi vì nó là sản phẩm tiêu dùng hàng ngày vì thế những thị trường tiềm năng luôn luôn mở rộng đối với công ty giúp công ty có thể tăng được thị phần của mình nhưng vấn đề chính là công ty phải biết nắm bắt lấy cơ hội, vấn đề này đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ biết sản xuất theo những đơn đặt hàng sẵn có mà cần phải biết sáng tạo ra những mẫu mã mới để tạo ra được thương hiệu của riêng mình để có thể đứng vững trên thị trường trước hết là ở trong nước. - Hiện tại doanh nghiệp chưa có một bộ phận chuyên trách để tạo ra những kiểu dáng, mẫu mã mới cho sản phẩm của mình nên doanh nghiệp vẫn chỉ chủ yếu sản xuất sản phẩm theo những đơn đặt hàng sẵn có, tạo nên tình trạng rất lãng phí tức là không sử dụng được hết những chức năng của trang thiết bị máy móc hiện đại mà công ty đã và đang mua về, nếu tình trạng này kéo dài sẽ dẫn đến chi phí tăng cao do phải bảo quản máy móc thiết bị mà giá của sản phẩm bán ra vẫn không thay đổi làm giảm sút lợi nhuận.
Các kết quả hoạt động khác của doanh nghiệp
Riêng về lĩnh vực này thì công ty cũng có một phòng riêng để làm các nhiệm vụ liên quan đến tài chính như vấn đề về lương bổng, hạch toán các chi phí phát sinh..Doanh nghiệp có hồ sơ lưu trữ nên việc lỗ lãi hoặc những vấn đề khúc mắc về lương bổng thì sẽ được giải quyết ổn thỏa. * Ngoài ra doanh ngiệp luôn luôn thực hiện theo đúng các yêu cầu, chính sách mà nhà nước đã ban hành đối với những vấn đề liên quan đến doanh nghiệp, chấp hành và tuân thủ những quy định của pháp luật, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với nhà nước, tham gia các hoạt động tình nguyện, thực hiện chế độ khen thưởng và phê bình đối với những cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.
Các mặt hoạt động quản trị doanh nghiệp chủ yếu
Cơ cấu sản xuất của công ty
2 quản đốc này thì 1 người là nam 1 người là nữ, quản đốc nữ có trách nhiệm quản lý công nhân nữ và quản lý những công việc nhẹ nhàng, còn quản đốc nam có nhiệm vụ quản lý công nhân nam và phụ trách những công việc ví dụ liên quan đến máy móc thiết bị, những công việc nặng nhọc hơn. Sau khi in đưa miếng vải hoặc miếng nhựa đó qua máy ép cao tần, nó sẽ làm cho những hình trên quai dép dính chặt xuống và không bị mờ đi, rồi đưa sản phẩm đó qua máy bóp quai thủy lực, sau khi để nguội, công nhân bộ phận cắt quai sẽ làm nhiệm vụ cắt lại một lần nữa những chỗ bị thừa ra cho phù hợp với đế dép đã sản xuất.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty
Phòng vật tư chịu trách nhiệm chính là nhập xuất nguyên vật liệu theo đúng thời hạn, kịp với nhu cầu sản xuất, giải quyết những vấn đề phát sinh liên quan đến vật tư; lập kế hoạch mua sắm, xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệp; tổ chức quản lý việc lưu kho vật tư và những sản phẩm đã hoàn thành. Trong công ty, tùy theo trách nhiệm, lĩnh vực cụ thể mà các thành viên trong công ty từ giám đốc, các trưởng phòng ban, các quản đốc đến toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, mỗi người có một chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng lại phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo cho sự vận hành của công ty được thông suốt.
CHẤT LƯỢNG VÀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY TNHH HOA SAN
- Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 ở công ty
Việc phân chia người quản lý chỉ có tính chất tương đối, mọi người trong công ty hầu như chưa ý thức được vấn đề chất lượng do tất cả các sản phẩm làm ra đều theo một khuôn mẫu có sẵn từ trước và do đơn đặt hàng của khách hàng nên việc kiểm tra chất lượng không được tiến hành đầy đủ và thường xuyên cũng như vấn đề quản lý chất lượng ở công ty là chưa được coi trọng cho lắm. Nhờ có sự kiểm soát chặt chẽ trong từng giai đoạn thực hiện công việc mà có thể tránh được những tổn thất do mắc phải sai lầm, giúp cho các công việc được thực hiện một cách nhanh chóng, trơn tru hơn góp phần vào việc nâng cao năng suất, giảm giá thành sản phẩm giúp công ty thu về lợi nhuận cao hơn, đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được nâng cao.
CÁC BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG ISO 9001: 2000 TRONG CÔNG TY TNHH HOA SAN
Lên kế hoạch để tiến hành các bước thực hiện ISO 9001: 2000
Tổ chức phải tiến hành đào tạo nhận thức cho tất cả các thành viên đang làm việc trong công ty hiểu được tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng này bởi vì mọi người có hiểu được và có thấy được tầm quan trọng thì mọi người mới làm theo, mới có thể mạnh dạn thay đổi cách làm việc đã quá quen thuộc của mình, đây là một bước hết sức quan trọng trong quá trình áp dụng ISO 9001: 2000. - Lựa chọn phương thức đào tạo: Công ty nên lựa chọn phương thức đào tạo theo hình cây, đầu tiên ban chỉ đạo của công ty sẽ được đào tạo sau đó những người này sẽ trực tiếp hướng dẫn cho nhân viên cấp dưới của mình sao cho tất cả mọi người trong công ty đều nhận thức được tầm quan trọng và hiểu rừ về ISO 9001: 2000.
Dự kiến về hệ thống văn bản ở công ty trách nhiệm hữu hạn Hoa San
Trong thời gian giấy chứng nhận có hiệu lực, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát theo định kỳ cứ 6 tháng 1 lần hoặc đánh giá đột xuất đối với công ty để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng này vẫn tiếp tục hoạt động có hiệu quả, phù hợp với những yêu cầu của tiêu chuẩn được áp dụng. Ban giám đốc công ty đặt việc xây dựng chính sách chất lượng là một trong những chiến lược kinh doanh hàng đầu của công ty, qua việc cung cấp các sản phẩm đảm bảo thời gian, giá cả hợp lý và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty để luôn phù hợp với nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Một số giải pháp đưa ra để thực hiện ISO 9001: 2000 trong công ty
Đối với doanh nghiệp thì các lợi ích cụ thể đó là: tăng khả năng sinh lợi cho công ty; cải thiện kỹ năng và nhận thức nghề nghiệp ở tất cả các cấp trong công ty; tăng nhuệ khí của người lao động; làm cho mọi người nắm được các mục tiêu của tổ chức; làm cho mọi người thấy được một bức tranh tốt đẹp hơn về công ty; cải thiện mối quan hệ giữa người quản lý và cấp dưới; tạo ra động lực phát triển công ty; giúp công ty đưa ra các quyết định và giải quyết tồn tại một cách hiệu quả hơn; tăng cường kỹ năng lãnh đạo, sự khuyến khích, lòng trung thành, thái độ làm việc. Không những thế, công tác đào tạo còn cải thiện các mối quan hệ giữa người với người, các mối quan hệ trong nhóm, giữa các nhóm và trong việc thực thi chính sách như: cải thiện sự trao đổi qua lại giữa các nhóm và các cá nhân; cung cấp thông tin một cách công bằng và chắc chắn; cải thiện kỹ năng bản thân; làm cho các chủ trương, chính sách và các quy định của công ty trở nên rừ ràng; tạo ra sự gắn kết trong nhúm; tạo ra khụng khớ học tập, phỏt triển và hợp tác; tạo cho công ty một vị thế mới trong công việc cũng như trong cuộc sống.
Nội dung các công việc cần phải thực hiện để áp dụng ISO 9001: 2000 tại công ty TNHH Hoa San
Hệ thống quản lý chất lượng
+ Chính sách chất lượng phải phù hợp với mục đích của tổ chức, bao gồm việc cam kết và đáp ứng các yêu cầu và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. - QMR có nhiệm vụ thiết lập và duy trì văn bản kiểm soát hồ sơ chất lượng; thu thập, phân loại, khắc phục sai lỗi, lên thư mục, lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ chất lượng.
Trách nhiệm của lãnh đạo
- Là người trực tiếp thực hiện kế hoạch sản xuất được công ty giao, được quyền giao dịch với khách hàng trong việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng theo yêu cầu của khách hàng. - Các báo cáo định kỳ về hệ thống quản lý chất lượng cho ban lãnh đạo cấp cao - Ở các cấp cần phải có các kênh thông tin được truyền như thế nào để làm cho nhu cầu về khách hàng được tất cả các nhân viên thấu hiểu.
Quản lý nguồn lực
- Đào tạo nâng bậc: Văn bản đề cập đến việc đào tạo nâng bậc cho công nhân hàng năm, gồm các nội dung: thông báo tiêu chuẩn thi nâng bậc, lập danh sách các cá nhân dự thi, lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và ra quyết định nâng bậc. - Nhà xưởng, đường sá, văn phòng phải được xây dựng theo đúng quy hoạch thiết kế đáp ứng được quá trình sản xuất sản phẩm của công ty, thường xuyên tu sửa, vệ sinh; nâng cấp, sửa chữa trong trường hợp cần thiết.
Tạo sản phẩm
Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất được tiến hành một cách bình thường và nguyên vật liệu của nhà cung cấp cho doanh nghiệp đạt được các yêu cầu mà doanh nghiệp đề ra thì doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào tại cơ sở sản xuất của nhà cung cấp. Công ty phải thiết lập phương pháp nhận biết, xác định sản phẩm từ khi nhận nguyên vật liệu đến sản phẩm cuối cùng để tránh sử dụng nhầm lẫn sản phẩm không đúng quy cách hay sản phẩm không phù hợp vào trong quá trình sản xuất và để tạo điều kiện thuận lợi tìm ra lỗi để khắc phục.
Đo lường, phân tích và cải tiến
Công ty lập và duy trì quy trình dạng văn bản để đề ra, thực hiện và kiểm tra các hoạt động khắc phục nhằm loại bỏ những nguyên nhân gây ra sự không phù hợp đối với sản phẩm, để ghi nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng nhằm nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng. Công ty cần phải đề ra việc thực hiện biện pháp phòng ngừa nhằm loại bỏ những nguyên nhân gây ra sự không phù hợp tiềm ẩn đối với sản phẩm và hệ thống nhằm mục đích duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, và hành động phòng ngừa cần phải được áp dụng trong toàn thể các bộ phận của công ty.